Caso de Estudio Adquisición de Recurso Informático Actividad N°8 Integrantes: Caso de Estudio • Identifique los problemas que presenta la compañía ▪ ▪ • Lenguaje obsoleto: puesto que llevan utilizando la misma aplicación por 25 años. Se mantienen distintas actualizaciones del sistema dificultando la recolección de los datos de manera correcta. ▪ En vista de que el departamento de ventas cuente con una aplicación mas sencilla para la comunicación con los clientes y al parecer no ser compartida a los demás departamentos, ni explicarle a los mismos como utilizarla, cada departamento esta trabajando con la aplicación que ellos conocen dificulta la comunicación con los demás departamentos de la empresa. ▪ No ponerse de acuerdo con el momento de que base de datos utilizar esta generando que existan datos duplicados y errores lo cual provoca que la información de los clientes en muchas ocasiones sea inexistente. ▪ También el problema de la base de datos hace que no se pueda contactar con los proveedores y los puntos de distribución provocando que exista desabastecimientos de material. ▪ No se han dados las debidas capacitaciones a los usuarios principalmente porque el lenguaje y las distintas aplicaciones existentes en la empresa no se tiene conocimiento de en cual centrarse para dar las capacitaciones ▪ Se esta producción en exceso de papelería aumentando los gastos en la empresa debido a mala organización en la producción por culpa de las distintas aplicaciones que posee la empresa. Detalle las necesidades de la compañía y las diferentes alternativas ▪ • La compañía necesita buscar un nuevo hardware y software que permita que todos los departamentos puedan llevar sus actividades de manera optima y sin complicaciones. ▪ Actualizar su base de datos para que no exista elementos inexistentes, duplicados y eliminados en el sistema. ▪ Dar capacitación con urgencia a los usuarios. ▪ También se debería organizar la producción de inventario en todas las sedes de formas iguales para no tener que solicitar a las demás sedes que hagan abastecimiento del inventario, lo cual puede ocasionar un retraso en la producción si hay algún problema ya sea con la información o con el transporte de la mercancía. Que criterios tomara en cuenta para la selección del hardware y del software Los criterios para seleccionar hardware son: a. Equipos: ❖ La configuración debe estar acorde a las necesidades de la carga del procesamiento de datos. ❖ Debe tener una capacidad de crecimiento vertical (en el mismo equipo), horizontal (con otros equipos). ❖ Fabricante de calidad (muy bueno), reconocido prestigio mundial. ❖ Tiempo de garantía. ❖ Tecnología de "punta" b. Proveedor: Debe tener las siguientes características: ❖ ❖ ❖ ❖ ❖ Reconocido prestigio local. Soporte de mantenimiento: personal especializado, stock de repuestos. Tiempo de atención, local apropiado, comunicación rápida. Cartera de clientes con equipos equivalentes a los adquiridos. Tiempo de entrega oportuno. c. Precios: Se debe considerar lo siguiente: ❖ ❖ ❖ ❖ Se han considerado las Condiciones de pago. Detallado por componentes de la configuración. Descuentos por volumen. Costo de mantenimiento. El software para Computadores se puede clasificar en los siguientes tipos: ❖ Sistema operacional: conjunto de programas que controla las actividades operativas de cada Computadora y de la Red. ❖ Paquete de Usuario Final: Mediante los cuales el usuario de una manera sencilla elaborara sus procesos, por ejemplo, hojas de cálculo, manejadores de bases de datos, procesadores de palabras, etc. ❖ Paquete de Sistemas Aplicativos: En los que, a diferenciar de los anteriores, el usuario es simplemente quien los usa. La programación y el desarrollo es compleja, realizada por el Departamento de Sistemas o adquiridos a proveedores externos, por ejemplo, sistema de nómina, sistema de Contabilidad, sistemas de Inventarios, etc. ❖ Software Autorizado: Se considerará como Software autorizado, tanto los sistemas operacionales como aquellos paquetes de usuario final y de sistemas aplicativos, que el departamento de sistemas ha instalado, previo visto bueno para su adquisición y con la Autorización legal del proveedor para su uso. • Realice el estudio de viabilidad. (técnica, económica, financiera, operativa, legal) Este estudio de viabilidad brinda las evidencias necesarias para que la alta dirección tomara la decisión de automatizar la ejecución del sistema manual en un plazo considerado adecuado por la dirección de la empresa, por lo que el equipo de investigación desarrolló un prototipo de sistema de información de gestión de inventario y facturación. 1. Factibilidad técnica Esto permite que el desarrollo del sistema anticipe los recursos de software y hardware, lo que garantiza una mayor eficiencia de implementación. a. Análisis de los recursos de hardware: La empresa cuenta con el equipamiento técnico necesario y las funciones requeridas por las nuevas plataformas del mercado, que deben permitirle un correcto funcionamiento a la hora de tratar los datos. b. Análisis de los recursos de software: En la empresa se está utilizando el lenguaje Cobol puesto que es óptimo para el desarrollo de sistemas automatizados, debido a que su objetivo es crear un lenguaje de programación general que pueda ser utilizado en cualquier computadora y esté principalmente orientado a los negocios, la llamada informática de gestión. 2. Factibilidad operativa Implica analizar los requisitos y en base a esto, determinar los beneficios que se pueden derivar de la implementación del sistema. no hay proyecto No existe una comunicación directa entre las áreas de ventas y el almacén, por lo que es manual, lo que provoca demoras en el proceso. Retrasos constantes en el proceso de pago. Hay mucho tráfico durante las horas pico, por lo que el tiempo de respuesta es lento. Sin integración automática con otras regiones, lo que limita el rendimiento. Sin optimización de proyectos Crear una mejor comunicación entre las áreas de venta y el almacén. Reubicar a los empleados para aumentar la eficiencia. Áreas de la organización que más necesitan mejorar. Situación con proyecto Cuando se instalan en una LAN, los sistemas de automatización pueden conectarse directamente y acceder a archivos de información compartidos. Los departamentos de ventas tienen acceso a los datos que necesitan para reducir los tiempos de espera de los clientes. Los informes de todas las regiones tendrán información precisa. 3. Factibilidad económica: Proporciona los datos necesarios para determinar si el proyecto es factible, es decir, si aceptarlo o rechazarlo. a. Beneficios tangibles: ❖ Simplifica y optimiza las tareas diarias. • ❖ Reduzca el tiempo dedicado al procesamiento automatizado de la información en comparación con los procesos manuales. ❖ Reducir los costes financieros del proceso. ❖ Control de inventario general y detallado. b. Beneficios intangibles: ❖ Seguridad y confiabilidad de la información. ❖ Portabilidad del sistema. ❖ El mejor servicio al cliente. ❖ Apoye la toma de decisiones proporcionando flexibilidad en la publicación de informes con información actualizada y fáctica. ❖ Control de acceso de usuarios c. Fiabilidad legal: Un estudio de factibilidad legal, generalmente realizado por un experto, tiene como objetivo averiguar si existen normas legales o reglamentarias que obstaculicen la ejecución o la operación del proyecto. d. Fiabilidad financiera: Por otro lado, para asegurar la fiabilidad financiera, los aspectos legales están relacionados con la recopilación de información financiera del marco regulatorio, lo que afecta el flujo de caja del proyecto y, por lo tanto, la ejecución del proyecto. Metodología para la adquisición del hardware y del software. La metodología propuesta para la evaluación de componentes de hardware o software que se integrarán a la infraestructura tecnológica incluye seis grandes pasos: 1. Identificación de alternativas: El primer paso es identificar las alternativas disponibles en el mercado, para lo cual se debe invitar a los distintos proveedores del mercado a que proporcionen materiales descriptivos para su evaluación. Además, recopilar información en Internet puede ser de gran ayuda para identificar candidatos y recopilar información sobre ellos. 2. Preselección: El propósito de este paso es identificar los componentes que encajan en la infraestructura técnica de la empresa: hardware, sistema operativo, administrador de base de datos, etc. Se deben eliminar aquellos componentes que sean incompatibles con la infraestructura o que puedan ser muy difíciles de integrar. 3. Definición de características a ser evaluadas: Una vez finalizada la preselección de paquetes, se debe preparar un formulario de evaluación que describa las características a considerar al evaluar cada paquete. Durante el ejercicio de análisis/diseño, se prepara una lista de propiedades a evaluar en base a las especificaciones desarrolladas para cada unidad de diseño. Para preparar el formulario de evaluación se deben seguir los siguientes pasos: a. Especificar los equipos y características que debe cumplir el componente. b. Los ajustes se utilizarán para limitar el rango de valores para cada función. c. Determinar la importancia de cada característica en relación con otras características, asignar pesos para que las características más importantes tengan más peso. Es probable que determinar la importancia de las características identifique características significativas, es decir, las funciones incompatibles excluirán automáticamente las alternativas. 4. Evaluación técnica: Una vez preparado el formulario de evaluación, se preparará una copia del formulario de evaluación para cada alternativa con el nombre apropiado en el título. Mediante estos formularios de evaluación se calificará la idoneidad de cada función por cada alternativa previamente seleccionada. Es importante señalar que, si en la evaluación de una alternativa se encuentra que no cumple con alguna de las características esenciales, dicha alternativa debe ser descartada. 5. Evaluación de proveedores: Además del porcentaje de coincidencia de características y comodidades que ofrece cada alternativa que se evalúa, a menudo es necesario evaluar los servicios y el apoyo que puede brindar el proveedor de cada alternativa. Para ello, se deben tener en cuenta los siguientes factores: ▪ Tiempo del proveedor en el mercado ▪ Experiencia comercial con proveedores. ▪ Experiencia con otras empresas y proveedores (referencia) ▪ Número de empresas que utilizan este componente ▪ Experiencia de otras empresas con este componente (referencia) ▪ Proveedor de servicios Personal de apoyo ▪ Valor añadido proporcionado por el proveedor de servicios La evaluación de estos factores se puede realizar de la misma forma que la evaluación de las características técnicas para lograr la calificación del proveedor. 6. Selección Cuando se completan todos los pasos de la evaluación de los componentes, los resultados de la evaluación deben organizarse en un resumen de la evaluación, que puede organizarse en una tabla de comparación que muestre la siguiente información: 1. 2. 3. 4. Nombre del componente La calificación se obtuvo en una inspección técnica. Calificación del proveedor de servicios costos de los componentes El resumen debe indicar la alternativa que el grupo de trabajo considera mejor y las razones de esta consideración. El resumen de la evaluación será presentado a la gerencia del programa para su revisión, a fin de que, con base en la evaluación, el directorio pueda tomar la decisión más conveniente para la empresa.
