CICLO ADMINISTRATIVO Proceso administrativo El proceso administrativo se da como un flujo continuo y conectado de actividades de planeación, dirección, organización y control, establecidas para lograr el aprovechamiento del recurso humano, técnico, material y cualquier otro, con el que cuenta la organización para desempeñarse de manera efectiva. Este conjunto de actividades, está regido por ciertas reglas o políticas empresariales cuya finalidad es reforzar la eficiencia en el uso de recursos. Son aplicadas en las organizaciones para lograr sus objetivos y satisfacer sus necesidades lucrativas y sociales. La labor de los administradores y gerentes en este sentido es importante, se dice que el desempeño de los mismos se mide conforme el cumplimiento del proceso administrativo dichos recursos. FUNCIONES Las funciones del proceso administrativo son especificas para las diferentes etapas (planificación, organización, dirección y control) y deben ser aplicables a los objetivos generales de la organización. ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Fase mecánica: Planificación ¿Qué se debe hacer? y Organización ¿Cómo se debe hacer? En esta se establece lo que se va a hacer y se dispone una estructura para hacerlo. Fase dinámica: Dirección ¿Cómo se está haciendo? y Control ¿Cómo se realizó? Se puntualiza el cómo se maneja el organismo que se ha estructurado anteriormente. Actividades y funciones del proceso administrativo Es el primer paso a dar, consiste en saber por anticipado las «metas y acciones», qué se va a hacer, la dirección a seguir, qué se quiere alcanzar, qué hacer para alcanzarlo, quién, cuándo y cómo lo va a hacer. Responder???? ¿Como lograr la calidad del proceso requerida por el cliente y la organización? ¿Cuando generar nuevos proyectos o nuevos servicios? ¿Cuando revisar la planificación de lo ya existente? ASEGURAR EL ÉXITO DEL PROCESO PASOS DE LA PLANEACION FECHAS TAREAS RECURSOS RESPONSABLES PASOS DE LA PLANEACIÓN Investigación interna y del entorno (se pueden usar herramientas como las 5 fuerzas de Porter y el análisis FODA). Planteamiento de propósitos, estrategias y políticas. Establecimiento de acciones a ejecutar a corto, medio y largo plazo. Las 5 Fuerzas de Porter – Clave para el Éxito de la Empresa Las 5 fuerzas de Porter: MODELO ESTRATEGICO para definir el nivel competitivo de una empresa. Determinar la rentabilidad de un sector. Permite analizar y medir los recursos frente a estas 5 fuerzas. Permite establecer condiciones de planificación y estrategias que potencien las oportunidades o fortalezas, y enfrentar las amenazas y debilidades. Plantea establecer: «La misión de una empresa es el motivo por el que existe dicha empresa, su razón de ser». Debe ser una frase inspiradora, que hable del fin último de sus actividades. ... En qué mejora el mundo gracias a las actividades de la compañía. MISION: EJ DE MISION DE E.FARMACEUTICO MISIÓN. Somos una organización empresarial dedicada a comercializar productos que a nuestros clientes les brinde bienestar y salud, trabajando con honestidad y eficiencia, buscando que la excelencia en servicio sea nuestro pilar fundamental de crecimiento, fomentando desarrollo y nuevas fuentes de trabajo en el Ecuador. Somos una empresa especialista en medicamentos dedicados a la salud humana, que antepone la salud a cualquier otro interés. (F. CH.) VISIÓN «Describe el objetivo que espera lograr en un futuro». Se trata de la expectativa ideal de lo que quiere alcanzar la organización, indicando además cómo planea conseguir sus metas contemplando que estas sean realistas y alcanzables. Deben ser coherentes. Refleja la imagen mental para su trayectoria Ej. de visión Ser líderes con alta eficiencia en la comercialización de productos y servicios para la salud y bienestar de los clientes, con una cultura diferenciadora en atención al cliente, mejoramiento continuo, crecimiento del personal y rentabilidad de la empresa. Ser líderes del mercado nacional y en la preferencia del corazón de cada boliviano, con una excelente y responsable gestión comercial y administrativa. VALORES Son principios que permiten crear pautas de comportamiento que guiaran las acciones y dotaran de personalidad a la farmacia. Se debe destacar lo que hace a tu empresa única y la diferencia de las demás. Responde a la pregunta ¿qué es importante para mi empresa? Establecer los valores da una ventaja competitiva , pues te permite dirigir esfuerzos y comenzar siempre con un fin en la mente. 7 Valores corporativos 1) Confianza: Se refiere a la calidad de las relaciones que se establecen en el interior de una empresa. Si las dinámicas son fluidas y eficaces, el nivel de confianza entre los trabajadores será alto y las relaciones muy productivas. 2) Transparencia y cultura abierta: No toda la información corporativa puede ser pública, sí que es necesario que los miembros puedan acceder a los datos o estados de cuentas de interés colectivo. Los negocios deben ser abiertos para promover la participación de sus miembros en la toma de decisiones 3) Responsabilidad Entendemos como el cumplimiento de las funciones, dentro de la autoridad asignada. 4) Integridad: Una empresa es íntegra cuando se presenta ante sí misma y ante los demás tal como es. No es más ni menos de lo que ya es. Tiene claro que cada una de sus actuaciones debe estar regulada por la moral. 5) Disponibilidad al cambio: Las empresas deben estar dispuestas a adoptar cambios cuando sea necesario. Si son demasiado estáticas, generalmente dejan de ser productivas a medio o largo plazo. La disponibilidad al cambio se define como innovación, apertura, búsqueda de nuevos mercados y proyección. 6) Pasión: No hay nada más contraproducente en términos empresariales que un negocio que no inspire pasión por su actividad. Pasión es querer lo que hacemos y luchar día a día por mejorar lo que ofrecemos. 7) Transformación: Es la capacidad de las empresas por generar cambios en el entorno en el que operan. Esto tiene que ver con la Responsabilidad Social Corporativa y con extender los beneficios de la actividad comercial a otros ámbitos. OTROS VALORES HONESTIDAD Nos guiamos por la sinceridad y la coherencia de nuestras acciones dentro de un marco de franqueza y transparencia, tanto con la organización como consigo mismo. EFICIENCIA Utilizamos de forma adecuada los medios y recursos con los cuales contamos, para alcanzar nuestros objetivos y metas programadas, optimizando el uso de los recursos y el tiempo disponibles. EXCELENCIA EN EL SERVICIO Satisfacemos continuamente las expectativas de nuestros clientes internos y externos, con actitud, agilidad y anticipándonos a sus necesidades. ANÁLISIS FODA Es una herramienta de planificación estratégica, diseñada para realizar una análisis interno (Fortalezas y Debilidades) y externo (Oportunidades y Amenazas) en la empresa. UTILIDAD: Explorar nuevas soluciones a los problemas Identificar las barreras que limitarán objetivos Decidir sobre la dirección más eficaz Revelar las posibilidades y limitaciones para cambiar algo. OBJETIVO DE LA MATRIZ FODA Fortalezas: los atributos o destrezas que una industria o empresa contiene para alcanzar los objetivos. Debilidades: lo que es perjudicial o factores desfavorables para la ejecución del objetivo. Oportunidades: las condiciones externas, lo que está a la vista por todos o la popularidad y competitividad que tenga la industria u organización útiles para alcanzar el objetivo Amenazas: lo perjudicial, lo que amenaza la supervivencia de la empresa que se encuentran externamente, las cuales, pudieran convertirse en oportunidades, para alcanzar el objetivo. EJEMPLOS DE MATRIZ FODA Ejemplos de Fortalezas Agradable lugar de trabajo calidad del producto final créditos para los clientes y /o empleados las oficinas deben estar bien equipadas y con artículos de oficina en excelente condiciones y calidad. Recursos humanos motivados y contentos Procesos técnicos y administrativos de calidad Servicios de alto nivel Base de clientes Ejemplos de Debilidades Salarios deficientes y pagos no puntuales Equipo de oficinas dañadas, deficientes y desactualizados. No capacitar al personal Problemas financieros Bajo nivel de venta Falta de planeación Falta de experiencia gerencial No dar incentivos o créditos al personal EJEMPLOS DE MATRIZ FODA Ejemplos de Oportunidades Constante crecimiento de la industria Alta demanda de servicios o productos Bajas tarifas Necesidad del producto Entrar en nuevos mercados Ejemplos de Amenazas Fuerte competencia Aumento de precios Poca o baja contratación de empleados Competencia consolidada en el mercado Bajo crecimiento de la organización o empresa. Cambio e necesidades o gustos de la población Objetivos Deben estar correctamente formulados: porque de ello depende la actividad de la farmacia. Deben responder al análisis y a la planificación Estar respaldados por la misión, visión y valores CARACTERISTICAS: Especifico Medible Alcanzable Realista Posible en un determinado tiempo FORMULACION DE OBJETIVOS 1.IDENTIFICACION DE OBJETIVOS: Deben ser realista ya alcanzables. Que puedan afrontar las necesidades económicas de recursos. Haber realizado el análisis FODA Revisar las rutinas de trabajo Determinar índices de calidad de productos y de atención. 2.REDACTAR LOS OBJETIVOS. Pueden ser objetivos generales, específicos, cuantitativos, cualitativos, a corto o largo plazo. Deben contemplar todas las áreas de la farmacia Lideradas por del titular (motivación) 3. EVALUACIÓN DE OBJETIVOS: Realizar una ultima revisión para evaluar la calidad y reformulación de los mismos. Deben guardar relación con la misión y visión Usar una forma comprensible Ser viables. ACTIVIDADES DE LA PLANEACIÓN Predefinición de objetivos y metas a lograr durante un determinado tiempo. Implantar una estrategia con métodos y técnicas oportunos a llevar a cabo. Anticipar acciones frente a posibles problemas futuros. Esclarecer, ampliar y determinar los objetivos. Implantar las condiciones de trabajo. Seleccionar y enunciar las tareas a desarrollar para cumplir los objetivos. Construir un plan general de logros acentuando nuevas maneras de desempeñar el trabajo. Establecer políticas, métodos y procedimientos de desempeño. Modificar los planes basados en el resultado del control. Implica coordinar y ordenar los recursos materiales y humanos de la organización. VEO CON QUE RECURSOS CUENTO? Organización SE DISEÑA LA METODOLOGIA PARA LLEVAR ACABO LOS OBJETIVOS PLANTEADOS EN LA PLANEACION. COMO? Procedimientos operativos estandarizados (POE) Sistema de información Asesores internos y externos Referencias (estándares superiores) Puntos críticos Infraestructura física según grado de complejidad Recursos humano idóneo calificado y suficiente (relacionada con las aptitudes físicas e intelectuales de cada trabajador). Dotación de equipamiento, instrumentos o bibliografía Programas de capacitación, actualización, adiestramiento, comunicación efectiva del recurso humano. La principal intención de la organización es detallar el objetivo asignado a cada actividad para que se cumpla con el mínimo gasto y con un grado máximo de satisfacción ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACION Realizar la selección minuciosa y detallada de cada trabajador para los diferentes puestos. Subdividir las tareas en unidades operativas. Escoger una potestad administrativa para cada sector. Proporcionar los materiales y recursos a cada sector. Concentrar las obligaciones operativas en puestos de trabajo por departamento. Mantener claramente establecidos los requisitos del puesto. Suministrar facilidades personales y otros recursos. Ajustar la organización basado en los resultados del control Es como los encargados dirigen e influencian a los subordinados, haciendo que efectúen las tareas. Cada grupo de trabajo se rige por normas y medidas que buscan mejorar su funcionamiento Puntos críticos CADENA DE SUMINISTRO Presentación de los servicios farmacéuticos a los usuarios (selección, adquisición, recepción, almacenamiento, dispensación, y distribución ) que satisfacen las necesidades de atención en salud NORMA CALIDAD Actividades del S.F. están en conformidad a normas y procedimientos institucionales y de la autoridad de salud Adecuada prestación del servicio disminuye la morbimortalidad y mejora la calidad de los pacientes RECURSOS SISTEMA INFORMATICO Ejecución y uso optimo de recursos permiten adecuada prestación de servicios al paciente Sistema informático actualizado, veraz y oportuno de medicamentos e insumos, que responden a un plan de compra adecuado a la empresa Actividad tangible y requiere trabajar directamente con las personas: guiando, apoyando , enseñando. La dirección se puede ejercer a través de: El liderazgo jefe La motivación La comunicación. ACTIVIDADES DE LA DIRECCIÓN Ofrecer motivación al personal. Recompensar a los empleados con el sueldo acorde a sus funciones. Considerar las necesidades del trabajador. Mantener una buena comunicación entre los diferentes sectores laborales. Permitir la participación en el proceso de decisiones. Influenciar a los trabajadores para que hagan su mejor esfuerzo. Capacitar y desarrollar a los trabajadores para utilicen todo su potencial físico e intelectual. Satisfacer las diferentes necesidades de los empleados mediante el reconocimiento de su esfuerzo en el trabajo. Ajustar los esfuerzos de la dirección y ejecución de acuerdo a los resultados del control. Es asegurarse que la organización siga la dirección correcta en la obtención de las metas, siguiendo los procesos e instrucciones. CONTROL = MEDICION El control de las actividades ofrece un análisis de los altos y bajos de las mismas, para que en base a los resultados se hagan modificaciones que sean factibles llevarse a cabo para corregir las debilidades y puntos bajos percibidos. PUNTOS CRITICOS 1. Establecer las normas de desempeño: Como lo vamos a hacer? Donde lo llevo a cabo? Bajo que norma? (POEs) 2. Evaluar y medir el desempeño y compararlo con las normas establecidas, a través de: Evaluación de desempeño y Perfil del cargo 3. Tomar medidas para corregir malos desempeños o incumplimientos. (planes de mejoramiento) Finalidad del control El gerente mantiene la organización en la vía correcta sin permitir desviaciones para el logro de los objetivos. ACTIVIDADES DEL CONTROL Seguir, evaluar y analizar los resultados obtenidos. Contrastar los resultados contra estándares de desempeño. Comparar los resultados obtenidos con los planes establecidos. Definir e Iniciar acciones correctivas. Discurrir medios efectivos para medir la operatividad. Comunicar y participar a todos acerca de los medios de medición. Transferir información detallada que muestre las variaciones y comparaciones efectuadas. Sugerir diversas acciones correctivas cuando fuesen necesarias. Indicadores de gestión Instrumento que permite medir el logro de un objetivo o una intervención. TIPOS DE INDICADORES: Indicadores de estructura: 20 tareas---- 15% cumplimiento Indicadores de proceso: # de despacho, # devoluciones Indicadores de resultado: despacho en el tiempo promedio, cantidad de errores de despacho. IMPORTANCIA DEL P. ADMINSITRATIVO La importancia del proceso administrativo reside en la previsión de los hechos futuros y el control adecuado de los recursos en forma ordenada. Es necesario que las reglas, políticas y las actividades de cada proceso se apliquen de manera efectiva y en línea con los objetivos y metas de la empresa, para de esta forma mantener la eficiencia del sistema y por ende la rentabilidad y beneficio económico.
