La ganancia es primero Mike Michalowicz

Con frecuencia los empresarios confunden flujo de efectivo con rentabilidad. La
ganancia es primero hace que el proceso sea tan fácil que ya no tendrás excusa
para no tener un negocio rentable ¡Y contar con flujo de efectivo!
GREG CRABTREE, autor de Simple Numbers, Straight Talk, Big Profits!
Mike no sólo es uno de los autores más innovadores en el tema de los pequeños
negocios, sino que su sistema Profit First, el cual es fácil de aplicar y da
resultados impactantes, puede marcar la diferencia entre estar caminando siempre
por la cuerda floja financiera o tener la seguridad de que eres rentable. Y saber
que tu negocio es rentable no sólo es menos estresante y más gratificante, sino que
te permite enfocarte en lo que realmente importa... ¡servir a tus clientes!
BOB BURG, coautor de The Go-Giver y The Go-Giver Leader
¿Por qué hay tan pocos negocios que realmente son rentables para sus dueños? La
ganancia es primero modifica la sabiduría popular y muestra la verdadera razón
por la que los dueños de negocios luchan por tener buenos resultados. Este libro
te muestra cómo llevar más dinero a casa casi de inmediato.
DORIE CLARK, autora de Stand Out
La ganancia es primero es una revelación. Sólo desearía haber sabido de este
sistema cuando puse mi primer negocio.
JOHN JANTSCH, autor de Duct Tape Marketing y SEO for Growth
¡Los empresarios y los asesores de pequeños negocios por fin tienen una serie de
herramientas prácticas para incrementar la rentabilidad! Todo el que esté
relacionado con el mundo de los pequeños negocios debería leer y aplicar estos
principios completamente revolucionarios.
JOE WOODARD, director ejecutivo de Woodard Events y Woodard Consulting
Después de leer el primer capítulo, me comprometí y empecé a implementar el
sistema Profit First. Para cuando iba a la mitad del libro mi negocio ya me había
dado ganancias.
BARRY MOLTZ, autor de How to Get Unstuck
SÍGUENOS EN
@Ebooks
@megustaleermex
@megustaleermex
Para mi hija, Adayla, y su alcancía de cochinito
Prólogo
El coco de los emprendedores
Sofía Macías*
Hacer rentable un negocio desde el primer día tal vez suene a sueño imposible,
reservado sólo para algunos elegidos, experimentados y millonarios hombres de
negocios, pero Mike Michalowicz tiene la fórmula para que cualquier
emprendedor pueda lograrlo.
Muchos emprendedores creen que ser rentable depende exclusivamente de
tener una buena idea de negocios que genere cantidades astronómicas de dinero.
Jamás les pasaría por la cabeza que gran parte de su éxito o fracaso tiene que ver
con la manera en que administran su negocio.
Así como el “quítamelo que me lo gasto” —esto es, separar el ahorro en
cuanto recibes tus ingresos—, es la base de unas finanzas personales sanas;
priorizar y tomar tus utilidades desde el inicio —así sea el 1%— permitirá que tu
negocio tenga ahorros y una base para crecer, al tiempo que te disciplina con los
costos operativos.
El sistema de Mike es, sin duda, contraintuitivo, pero muchas de las cosas que
más funcionan en la vida y los negocios son así.
De hecho, si manejas tu negocio como casi todo el mundo, es prácticamente
imposible obtener resultados extraordinarios y mucho menos ser rentable desde el
primer día. Es más, si sigues la “sabiduría convencional”, lo más seguro es que
termines en bancarrota. Suficiente razón para devorar La ganancia es primero,
¿no crees?
Aceptémoslo, la gran mayoría de los emprendedores son grandes
“solucionólogos”, grandes creativos o técnicos, o espectaculares vendedores,
pero rara vez buenos administradores.
Es más, “problemas de administración” es la causa por la que una de cada
cuatro empresas de nueva creación fracasan de acuerdo con la Comisión
Económica para América Latina y el Caribe.
Para muchos, la peor pesadilla es sentarse frente al balance de su empresa o
tener una cita con su contador, a quien sienten que les habla en ruso. Es justo ahí
donde entra Mike: antes de meterte con términos complicados y montones de
hojas de Excel lo que necesitas es un sistema práctico para organizar cómo usas
el dinero en tu negocio. Si tienes el sistema será mucho más fácil que las cuentas
salgan bien, que las entiendas y puedas decidir mejor sobre tus recursos.
Algo que me cautivó cuando leí La ganancia es primero es la gran
experiencia que Mike tiene como emprendedor, y lo cálido y sencillo que es.
Mike es el amigo que ya pasó por lo que tú vives y hasta por problemas peores a
los que en este momento enfrentas, y siempre está dispuesto a ahorrarte dolorosos
tropiezos contándote su secreto.
Como estás a punto de descubrir en unas páginas, Mike logró levantar y
vender en millones de dólares no una, sino dos compañías… y también logró
gastarse hasta el último centavo de esos hitazos e irse a la quiebra. Tú no
necesitas quebrar para aprender las lecciones que harán que tu negocio sea
rentable, Mike te las comparte en este fabuloso libro.
Muchos de los emprendedores que Mike ha ayudado eran personas que vivían
con una veladora puesta y los dedos cruzados para que los proveedores pagaran a
tiempo y hubiera suficiente dinero para pagar la nómina y la renta. ¿Reconoces
esa angustia?
Dudo que “sobrevivir y estar constantemente angustiado por las cuentas” sea
el objetivo por el que la gente emprende, así que si quieres salir de ese círculo
vicioso y realmente recoger los frutos de tu negocio, urge que implementes las
estrategias de La ganancia es primero.
Los emprendedores son el motor más importante de la economía —no en vano
son quienes generan ocho de cada diez empleos en países como México—,
además, los cambios en las dinámicas laborales harán que voluntaria e
involuntariamente más gente lo sea.
No podemos darnos el lujo de ver si “hay suerte” y “sobrevive” nuestro
negocio. Necesitamos ayuda en una de las áreas más críticas: la de saber cómo
manejar el dinero. El flujo de efectivo es la sangre del negocio, lo mantiene vivo.
Y Mike no sólo te enseña a por lo menos “salir tablas”, también a que tu negocio
sea una fuente de prosperidad para ti, tu familia y, ¿por qué no?, tu comunidad y tu
país.
Los negocios se emprenden con pasión e ilusión, pero para tener éxito
necesitas grandes herramientas. Acabas de encontrar una de las que más te servirá
al emprender. ¡Feliz lectura y rentables negocios!
* Sofía Macías es autora de la serie de libros Pequeño Cerdo Capitalista y del sitio:
«www.pequenocerdocapitalista.com», especialista en educación financiera y ferviente fan del trabajo de Mike
Michalowicz.
Introducción
“Soy una tonta.”
Nunca olvidaré el día en que Debbie Horovitch se echó a llorar frente a mí.
Entre lágrimas, no dejaba de balbucear “soy una tonta” una y otra vez.
Debbie, la empresaria que fundó la agencia Social Spark & Shine, una firma
de Toronto, California, que se especializa en servicios de redes sociales, se había
acercado para hablar conmigo en un evento de creativeLive en San Francisco. Yo
había ido para enseñar estrategias de crecimiento de negocios tomadas de mi
segundo libro, The Pumpkin Plan. Durante una de las sesiones del evento,
expliqué el concepto básico del sistema Profit First (La ganancia es primero).
Una de las herramientas de este sistema es la Evaluación Instantánea, una forma
de medir rápidamente la salud financiera real de tu negocio. Cuando llevé a cabo
la evaluación en el negocio de uno de los asistentes, que se ofreció como
voluntario, el sistema Profit First les hizo clic a todos los que estaban presentes.
Todas las presentaciones de creativeLive se transmiten en vivo por internet y
8 000 espectadores estaban conectados para mi evento. De todas partes del mundo
comenzaron a llegar comentarios y mensajes de Twitter. Como la Evaluación
Instantánea es tan fácil y rápida, yo no estaba muy sorprendido que digamos de
ver la gran cantidad de comentarios de espectadores en línea que decían que
acababan de evaluar sus negocios justo en ese momento. Empresarios, directores
de empresas, dueños de negocios y gente freelance, todos decían lo aliviados que
se sentían de haber aprendido ese sencillo método. Era como si hubieran
experimentado una claridad total repentina, un aumento de confianza instantáneo
con respecto al lado financiero de su negocio.
Entonces, Debbie se me acercó durante el descanso y me dijo:
—¿Podríamos aplicarle la Evaluación Instantánea a mi negocio?
—Claro —le dije—. No toma más de uno o dos minutos.
Con una pluma en la boca y rodeados de gente por todos lados, aplicamos la
Evaluación Instantánea en ese preciso momento, como si Debbie y yo
estuviéramos en un mundo aparte. Anoté en el pizarrón la cifra de su ganancia
anual. Sacamos los porcentajes. Debbie vio los resultados y comenzó a sollozar.
No podía soportar ver en dónde estaba o en dónde decía la Evaluación
Instantánea que debería estar.
—He sido una tonta —dijo, con lágrimas en los ojos—. Todo lo que he hecho
en los últimos diez años está mal. Qué tonta soy. Qué tonta. Qué tonta.
Debo admitirlo: yo siempre lloro con los demás. Cuando alguien llora, yo
lloro con ellos. En cuanto Debbie empezó, mis ojos se llenaron de lágrimas y la
pluma que tenía en la boca se cayó al piso. La abracé y traté de consolarla.
Durante diez años, Debbie había puesto todo su corazón en su negocio,
dándole todo lo que tenía, sacrificando su vida personal para darle vida a su
negocio y no tenía un centavo (ni un negocio exitoso) como prueba de ello. Por
supuesto, estaba consciente de sus dificultades, pero había elegido evadir la
verdad y seguir viviendo en la negación.
Matarte trabajando es una forma muy fácil de cubrir un negocio que tiene
problemas. Pensamos que si trabajamos más, por más tiempo y mejor, es decir, si
logramos resistir, algo bueno sucederá algún día. Algo grande está esperando a la
vuelta de la esquina, ¿verdad? Algo mágico que borrará todas las deudas, el
estrés financiero y las preocupaciones. Después de todo, ¿no nos lo merecemos?
¿No es así como se supone que debe terminar la historia?
No, amigo mío, eso sólo pasa en las películas. Nada de eso sucede en la vida
real.
Después de que Debbie realizó la Evaluación Instantánea, tuvo que enfrentar
su realidad: su negocio se estaba hundiendo. En los últimos diez años había sido
una lucha mantenerse a flote y, al irse a pique, se estaba llevando también la vida
de Debbie. No dejaba de repetir lo mismo: “Soy una tonta. Soy una tonta”.
Esas palabras me llegaron a lo más profundo, porque había pasado por la
misma situación. Entendía perfectamente cómo se sentía enfrentar la cruda
realidad sobre mi negocio, mi cuenta bancaria, mis estrategias y mi éxito, que
tanto me habían costado.
Cuando diseñé Profit First, al principio lo hice para resolver mis propios
problemas financieros. Funcionó. De hecho, más que eso: fue un milagro. Años de
dificultades y problemas financieros se resolvieron, no voy a decir que de la
noche a la mañana, pero sí en unas horas. Me preguntaba si Profit First sólo me
funcionaría a mí y a mi extraño cerebro o si también podría resultarle útil a otras
personas.
Así que lo puse a prueba en otro negocio del que soy en parte dueño, una
pequeña fábrica de piel en San Luis. Funcionó. Lo probé en otros negocios,
grandes y pequeños. Funcionó. Escribí al respecto en mi primer libro The Toilet
Paper Entrepreneur, en un párrafo pequeño, que fácilmente podía pasarse por
alto. Y luego algo sucedió: comencé a recibir correos de otros empresarios que
decían que lo habían puesto a prueba y habían visto resultados. Escribí al
respecto en The Wall Street Journal y aparecieron más historias de éxito.
Después de que escribí mi segundo libro, The Pumpkin Plan, incluí en mis
charlas el sistema Profit First, pero, hasta después de conocer a Debbie en el
evento de creativeLive me di cuenta de que los empresarios necesitaban más que
sólo un párrafo o un capítulo sobre el tema. Demasiados líderes de negocios
vivían como esclavos de sus empresas. Si quería marcar una diferencia real para
todas las Debbies (y Mikes) del mundo, sabía que tenía que escribir un libro
sobre Profit First.
La edición en inglés de La ganancia es primero se publicó en 2014 y, desde
entonces, decenas de miles de empresarios han implementado el sistema y han
transformado sus negocios. No sólo están generando ganancias reales, sino que
están haciendo crecer mucho sus negocios. Dos pájaros de un tiro.
Mientras escribo esta versión actualizada del libro, estoy a 35 000 pies de
altura volando en algún punto de Pensilvania o Texas… o tal vez es Rusia. Viajo
tanto en estos días que el piloto es quien tiene que decirme donde estoy. Los
demás pasajeros van viendo una película que ya han visto cuatro veces, se están
poniendo al corriente con pendientes del trabajo o están “descansando los ojos”
con la boca abierta y un ronquido ocasional. Algunos van viendo las nubes por la
ventana. ¿Y yo? Yo voy pensando en todos los negocios que estamos
sobrevolando. Debe de haber miles de negocios debajo de nosotros a cada
segundo.
La Administración de Pequeños Negocios (SBA, por sus siglas en inglés)
afirma que hay 28 millones de pequeños negocios en Estados Unidos. La SBA
define un pequeño negocio como una empresa que genera 25 millones de dólares
o menos como ganancia anual. Eso incluye mis negocios y sospecho que también
los tuyos. De hecho, incluye hasta los de Justin Bieber (su “pequeño negocio” de
música obtuvo sólo 18 millones de dólares el año pasado). Así que somos 28
millones de empresarios “raros”, nada más en Estados Unidos. Si ves el tamaño
completo de nuestra familia empresarial global, te darás cuenta de que el número
de pequeños negocios supera los 125 millones.1 Esos son muchos empresarios,
mucha gente con agallas, cerebro y determinación que decidieron que tenían algo
de valor que ofrecer al mundo y corrieron el riesgo de crear algo.
Eso eres tú, amigo, un empresario. Puede que estés en la fase inicial de
montar el negocio, con tus planes y sueños escritos en una servilleta (o en un trozo
de papel de baño… ¡saben a quién me refiero!) Si apenas estás empezando,
¡felicitaciones! Te estarás enfocando en la ganancia desde el día uno, lo cual
salvará tu salud mental, tu cuenta bancaria y tu pellejo.
Quizá ya hayas creado un negocio o estés dirigiendo uno. Tal vez leíste la
primera versión de mi libro y quieres mejorar tu sistema Profit First. Sin importar
cuál sea tu estatus como empresario, puedes hacer milagros, por decirlo así.
Conviertes ideas en realidad. Encuentras clientes, haces cosas para ellos, les
proporcionas un servicio, te pagan por ello. Sigues sonriendo, sigues cumpliendo,
sigues administrando el dinero. Todos somos inteligentes y estamos motivados
por algo. Realmente inteligentes y realmente motivados. Pero hay un problema
muy molesto y aterrador: ocho de cada diez negocios fracasan y la razón número
uno de su fracaso es la falta de rentabilidad. De acuerdo con un reporte de
Babson College: “La falta de rentabilidad es, en todos los casos, la razón
principal que se da para cerrar un negocio”.2 ¿Te sorprende? Probablemente no.
A mí no me sorprendió. Es cierto. Y me dan ganas de ahogar mis penas en
margaritas. La mayoría de los negocios pequeños, medianos e incluso algunos
grandes apenas logran sobrevivir. El tipo que maneja un Tesla, a cuyos hijos un
chofer lleva a su escuela privada, que vive en una mansión y dirige una compañía
de tres millones de dólares, está a un mes de declararse en bancarrota. Si no lo
sabré yo… ¡es mi vecino!
La empresaria que en el evento dijo que los negocios iban muy bien es la
misma que, debido a las lágrimas, luego trató de hacerme una pregunta
indescifrable en el estacionamiento. Está llorando porque no ha sido capaz de
pagarse un sueldo por más de un año y pronto la van a desalojar de su casa. Es tan
sólo una de muchas conversaciones similares que he tenido con empresarios que
tienen miedo a decir la verdad sobre el estado de sus finanzas.
La persona que recibió el premio Joven Empresario del Año de la SBA, que
está cambiado el mundo, a quien alaban diciendo que pertenece a la siguiente
generación de genios y que está destinada a estar en la portada de la revista
Fortune por su talento para los negocios, tras bambalinas, está pidiendo un
préstamo bancario tras otro y está acumulando una terrible deuda en su tarjeta de
crédito para pagar la nómina. Cómo no voy a saberlo, si yo era esa persona.
¿Cómo es posible? ¿Qué hay de malo en nosotros? Lo que quiero decir es que
todo lo demás lo hacemos bastante bien, o casi. Creamos algo de la nada. Y,
entonces, ¿por qué nuestro negocio no es más rentable?
Yo solía presumir por el tamaño de mi negocio. Me daba palmaditas en la
espalda por contratar más empleados, por mudarme a una oficina elegante, por
hacer ventas grandes. La verdad es que usaba todo eso como una excusa para
cubrir un hecho espantoso: mi negocio jamás había dado ganancias. La realidad
era que mi negocio (y yo como resultado) se estaba ahogando y yo seguía tratando
de hacerlo crecer para mantener la cabeza a flote. Solía decir: “No quiero obtener
ganancias, claro, sólo quiero salir tablas. Así podré ahorrar en impuestos.” En
otras palabras, prefería perder 10 dólares que tener que pagarle tres al gobierno.
Seguía hundiéndome mes con mes. Año tras año. En constante estrés.
De hecho, sobreviví de un cheque a otro desde el día en que empecé mi
negocio hasta el día en que lo vendí y cobré. ¡No sabes qué alivio! Mi negocio me
había estado arrastrando y por fin me había deshecho de él. Pero ese alivio tenía
un sabor amargo. Cuando empecé el negocio, mi meta no era nada más sobrevivir.
Lo que quiero decir es que sobrevivir es la meta de los refugiados, no es lo que
buscaría un empresario. Estaba convencido de que yo era el problema. Por mucho
tiempo, pensé que había algo malo en mí, que mi cerebro estaba descompuesto.
Me tomó mucho tiempo preguntarme qué tal si yo no era el problema, qué tal si el
sistema que me habían enseñado estaba mal.
Profit First funciona porque no trata de arreglarte. Trabajas mucho, tienes
buenas ideas, ya le das el cien por ciento a tu negocio. Así es. Mueve los brazos y
no sólo vas a sobrevivir a la terrible caída, te vas a elevar por las alturas. ¿No es
así? ¿Te estás hundiendo y estás a punto de estrellarte? ¡Rápido! Mueve los
brazos más fuerte.
Mover los brazos para volar es una locura porque los humanos no pueden
volar.
Seguir una fórmula financiera que no está diseñada para la manera en que los
humanos proceden por naturaleza es como pedirles a tus brazos que se muevan
cada vez más rápido hasta que logres despegar. Lo siento, amigo, no va a
funcionar sin importar cuánto te esfuerces.
El sistema de rentabilidad que hemos estado usando desde el comienzo de los
tiempos es totalmente estúpido. De hecho, es horrible. Sí, claro, tiene sentido en
términos matemáticos, pero no tiene ningún sentido en términos humanos. Algunos
negocios que tienen éxito siguiendo el viejo sistema son la excepción, no la regla.
Basarte en métodos de contabilidad tradicionales para generar rentabilidad es el
equivalente a decirte que saltes de un precipicio y muevas los brazos a toda
velocidad. Tal vez dos o tres millones de personas que lo intentan, por algún
milagro, logran sobrevivir. Pero señalar a los sobrevivientes y decir “¿ves? ¡Sí
funciona!” es ridículo. Millones mueren y unos cuantos sobreviven. No obstante,
seguimos diciendo ciegamente que el sistema de mover los brazos y saltar por el
precipicio es la mejor forma de volar. Es absurdo.
Si tu negocio no es rentable, es natural pensar que no has crecido lo
suficientemente rápido. Les tengo noticias… No hay nada malo con ustedes. No
necesitan cambiar. Lo que está mal es la vieja fórmula para lograr ganancias.
Necesita cambiar.
Ya sabes de qué fórmula estoy hablando: ventas – gastos = ganancias. Esa
fórmula, que si fuera una persona olería a viejo, usaría lentes bifocales y estaría
siempre malhumorada, a primera vista parece tener sentido. Vende lo más que
puedas, luego paga las cuentas y lo que quede es la ganancia. El problema es que
nunca queda nada. Batir de alas y directo al piso.
La vieja fórmula de las ganancias crea monstruos de los negocios. Monstruos
comedinero. Pero nos mantenemos fieles a la fórmula y las cosas empeoran.
La solución es muy simple: Toma primero tu ganancia.
Sí, es así de simple.
Lo que estás a punto de aprender es tan simple y tan efectivo que quizá te
golpees la cabeza y digas: “¿Por qué demonios no hice esto antes?” Pero a veces
puede parecer difícil porque no lo has hecho nunca antes. Te va a representar un
reto porque vas a tener que dejar de mover los brazos. Vas a tener que dejar de
hacer lo que no estaba funcionando. (Es muy difícil dejar de hacer algo aunque no
te esté funcionando. Recuerda la última cruda cuando dijiste que nunca más ibas a
volver a beber. ¿Cuánto tiempo duró eso?)
Profit First te va a desafiar porque tendrás que cambiar por completo tu forma
de pensar con respecto a los negocios. Y el cambio es aterrador. La mayoría de
las personas son malísimas para probar cosas nuevas y ni qué decir de seguir
nuevos sistemas. Es probable que al principio consideres probar Profit First, pero
luego te digas a ti mismo que es mucho más fácil seguir haciendo las cosas de la
manera antigua, a pesar de que la manera antigua los esté hundiendo a ti y a tu
negocio, lenta pero segura. Así que, antes de que empecemos, permíteme contarte
sobre la gente valiente que antes que tú se subió en el vuelo inaugural de Profit
First.
En este mismo segundo, hay 128 contadores, administradores y asesores que
están trabajando mano a mano conmigo para guiar a los nuevos empresarios en la
implementación de Profit First. (No te preocupes. Puedes hacerlo perfectamente
tú solo, pero, para algunas personas, funciona mejor tener un socio de
contabilidad que conoce todos los detalles de la industria en la que se desarrollan
y puede guiarlos paso a paso.) De esos 128 profesionales de Profit First, en
promedio, hemos dirigido la implementación de Profit First de diez compañías
por cabeza. Eso significa que hemos guiado al éxito a 1 280 negocios empleando
este sistema.
Sin embargo, la mayoría de las personas que han leído el libro hasta el
momento (supongo, pues no puedo asegurarlo), han seguido el proceso por sí
solas. Recibo alrededor de cinco correos al día de empresarios que me dicen que
han empezado el proceso Profit First o que lo han usado para transformar sus
negocios. En un periodo de dos años, eso equivale a 3 650 correos electrónicos
sobre nuevas implementaciones. Pero sé que hay aún más personas que leen el
libro y lo ponen en práctica sin decir nada. Así que mi cálculo es que más de 30
000 compañías están siguiendo el sistema Profit First. Aún con ese calculo,
apenas estamos en la superficie. Treinta mil es un buen número, pero en
comparación con 125 millones de negocios, no estamos siquiera en la línea de
salida. Así que vamos a avanzar… y empezaremos contigo.
Pero, primero, me gustaría presentarte a Keith Fear.
Desde hace mucho Keith ha sido admirador de mis libros. Lo sé porque me
escribió cuando publiqué The Pumpkin Plan. Se enamoró del libro, según dice, y,
como resultado, su negocio de globos aerostáticos se fue a las nubes. Su negocio
crecía, pero sus ganancias no. De hecho, rebasó el millón de dólares de ingreso y,
no obstante, Keith tenía que tener un empleo de tiempo completo aparte para
poder llegar a fin de mes. Luego leyó La ganancia es primero. Y no hizo nada.
¡Nada de nada! ¿Por qué? Porque Keith no creía que el sistema Profit First
funcionaría. Había estado tratando de mover los brazos toda la vida, lo cual es
particularmente extraño cuando te dedicas a los globos aerostáticos, y la
retroalimentación había sido la misma: mueve los brazos con más fuerza. El
concepto de tomar primero su propia ganancia, antes que cualquier otra cosa, le
era tan poco familiar que no parecía posible. Pero después de dos años más de
sobrevivir de un cheque a otro y de un pánico a otro, se rindió, dejó de lado lo
que le era familiar y decidió darle una oportunidad. Los resultados fueron…
bueno, dejaré que Keith te lo explique, con las palabras de su correo:
Mike y equipo:
Pensé en tomarme un momento y compartir algo con ustedes. Acabo de leer La ganancia es
primero por enésima vez y de hecho tuve que comprar un nuevo ejemplar. Había desgastado
algunas partes del que tenía y luego se lo di a un amigo para ayudarlo. Dirijo y soy dueño de una
empresa de paseos en globo. Operamos en San Luis, Missouri; Albuquerque, Texas; Taos, Nuevo
México, y ahora también en Cottonwood, Arizona, cerca de Sedona.
Cuando leí tu libro por primera vez, pensé que estabas loco. De ninguna manera eso podía
funcionar. Así que durante los primeros meses de 2014 no hice nada. Seguí haciendo las cosas como
siempre. Después de todo, estaba obteniendo un poco de ganancia, a pesar de que mi flujo de
efectivo no era el mejor. Honestamente, era lo único que podía hacer para lidiar con los problemas
de efectivo. Luego, a comienzos de este año, leí el libro de nuevo y, esta vez, comencé a ponerlo a
prueba.
Para que te des una idea de lo que ha hecho por nosotros, en un punto a principios de 2015, la
ganancia anual que habíamos tenido año con año hasta el 2014 se incrementó en 1 721%. No. No es
un dedazo. Y de verdad no estoy bromeando. Terminamos el 2015 con una ganancia neta de
335.3%. Además, ¡tuvimos un porcentaje de ganancias netas de 22%!
Keith
El negocio de Keith se salvó gracias al sistema Profit First. Hoy en día, su
negocio es exitoso. Y el mío también.
Profit First salvó mi negocio y me garantizó que todo nuevo negocio que
empezara sería rentable desde el primer día. Sí, desde el primero. El día en que
abrí mi empresa más reciente, Profit First Professionals, hice dos cosas: firmé los
documentos del registro y luego fui directo al banco a abrir mis cinco cuentas
fundacionales de Profit First. Hasta la fecha, Profit First Professionals es el
negocio más rentable que he tenido... por mucho. No es el más grande que he
tenido, al menos no todavía, pero está produciendo ganancias que son 1 000%
mayores que el mejor año de cualquiera de mis empresas anteriores, las cuales se
vendieron por millones de dólares. No es un dedazo: 1 000% más rentable. Esta
empresa ni siquiera tiene dos años de vida todavía y está creciendo tan
sólidamente que es probable que se convierta en la empresa más grande (con base
en las ganancias) que haya tenido en mi vida.
Te prometo que el sistema Profit First hará lo mismo contigo. Si necesitas
obtener tus primeras ganancias o simplemente quieres aumentar las que ya tienes,
éste es el camino.
Mi misión en la vida es ayudarte a ti y a otros empresarios a tener negocios
más rentables. Estoy viajando por todo Estados Unidos y por otros países dando
conferencias sobre el sistema Profit First. Mañana hablaré frente a un público de
más de 1 100 dueños de farmacias en un evento en Houston, luego frente a 25
personas (si tengo suerte) en Casper, Wyoming, y después me voy a Nueva
Orleans para hablar frente a 200 personas por la mañana y luego, en un ataque de
pánico, tendré que trasladarme (por avión, tren y Uber) a Washington D. C., para
una charla que daré en la noche. Luego viajaré al extranjero para asistir a más
eventos. En el inter, daré entrevistas para aproximadamente cuatro podcasts
diarios, grabaré mi propio podcast (claro, el podcast de Profit First) y, por la
noche, actualizaré este libro. Hago todo eso con gusto. Le enseñaré este sistema a
todo el que quiera aprenderlo. No me detendré. Estoy aquí para erradicar la
pobreza empresarial.
En creativeLive, después de que Debbie se calmó un poco, dije: “Los últimos
diez años no se fueron a la basura. Entiendo cómo te sientes en este momento,
pero no es verdad. Necesitabas experimentar esos años para estar en donde estás,
aquí conmigo, haciendo esto. Necesitabas alcanzar un punto en el que ya no
podías aguantar más”. Para cambiar, Debbie necesitaba llegar al punto en que no
pudiera aguantar más. A todos nos pasa igual.
La verdad es que Debbie no es ninguna tonta. Los tontos nunca buscan
respuestas. Los tontos nunca se dan cuenta de que hay un camino diferente, aun
cuando lo tienen enfrente. Los tontos no admiten que necesitan cambiar. Debbie
enfrentó la situación, se dio cuenta de que lo que estaba haciendo no estaba
funcionando y decidió que no aguantaría más. Debbie es lista y valiente... y
también es una heroína. Me rogó que incluyera su historia en este libro y que no
cambiara su nombre. Debbie quería que supieras que no estás solo.
Empezaste tu negocio, sospecho, por dos razones. Primero, para hacer algo
que amas. Y, segundo, para obtener libertad financiera. Lo hiciste para obtener
algún nivel de riqueza. Para poner ganancias en tu bolsa.
Ésa es la razón por la que existe este libro. Vamos a poner ganancias en tu
bolsa. Empezando hoy mismo. Literalmente hoy. Tus ganancias empezarán hoy y
seguirán llegando permanentemente.
Lo único que necesitas hacer es comprometerte a estudiar esto y luego
hacerlo. No te saltes la parte que implica hacerlo. ¡Por favor no te la saltes! No
puedes leer este libro, pensar que “la idea es estupenda” y seguir haciendo
negocios como siempre. Necesitas levantar tu trasero de la silla. Como hizo
Debbie, necesitas eliminar los sentimientos pasados que tienes guardados sobre
las decisiones que tomaste en el pasado. Y, como Keith, necesitas ponerlo en
acción a medida que vayas leyendo este libro y seguir los pasos de cosas por
hacer que encontrarás al final de cada capítulo. Tu vida (rentable) depende de
ello.
Que logres obtener ganancias es lo que más deseo en el mundo. Sé que le dará
estabilidad a tu negocio y a tu vida. Y sé que eres la semilla para otros
empresarios, para tus empleados y contactos y quizá incluso familiares y amigos
sigan tus pasos. Ven conmigo. Vamos a erradicar juntos la pobreza empresarial.
Desde que publiqué la primera edición del libro La ganancia es primero hace
dos años, he recibido toneladas de retroalimentación y preguntas que me han dado
ideas para mejorarlo. También he aprendido decenas de atajos y soluciones que
algunas personas han descubierto en su propia implementación del sistema Profit
First y que tuvieron la amabilidad de compartir conmigo. Todas esas mejoras,
nuevos conceptos avanzados y soluciones se encuentran en esta edición revisada y
ampliada de La ganancia es primero. Si lees la primera edición del libro, verás
que el sistema medular no ha cambiado en nada. Sus cimientos son idénticos. Pero
esta versión, revisada y ampliada, está llena de nuevos conocimientos, nuevas
historias y técnicas más sencillas.
Si eres nuevo en el sistema Profit First, tienes en tus manos lo mejor de lo
mejor. La implementación de Profit First en tu negocio será más fácil, más rápida
y mejor que antes.
Prepárate. Vamos a hacer que tu negocio sea rentable para siempre,
empezando con tu próximo depósito.
1
http://www.ifc.org/wps/wcm/connect/9ae1dd80495860d6a482b519583b6d16/MSME-CI-AnalysisNote.pdf?
MOD=AJPERES
2 Global Entrepreneurship Monitor, GEM 2015-2016 Global Report.
Capítulo 1
Tu negocio es un monstruo comedinero
fuera de control
Sin importar cuántos años te hayas estado esforzando, probablemente estás muy
consciente del hecho de que casi 50% de los negocios fracasa en los primeros
cinco años. ¡Lo que no te dicen es que esos empresarios que fracasaron en
realidad son los afortunados! La mayoría de los negocios que sobreviven están
ahogados en deudas y las personas que están a la cabeza siempre están estresadas.
La mayoría de los empresarios están viviendo una pesadilla financiera, una
pesadilla poblada por la versión más aterradora de Freddy Kruger o
Frankenstein. De hecho, estoy convencido de que yo soy el doctor Frankenstein.
Si lees Frankenstein, el clásico de la literatura, de Mary Shelley, sabrás
exactamente de qué estoy hablando. El doctor bueno generó vida. Usando partes
del cuerpo disímiles, logró formar un ser vivo más monstruo que humano. Por
supuesto, su creación al principio no era un monstruo. No. Al principio era un
milagro. El doctor Frankenstein le dio vida a algo que, sin su idea extraordinaria
y sin su trabajo arduo, no existiría.
Eso es lo que yo hice. Y también lo que hiciste tú. Le dimos vida a algo que
no existía antes de que nosotros lo soñáramos; creamos un negocio a partir de la
nada. ¡Impresionante! ¡Milagroso! ¡Hermoso! O por lo menos hasta que te diste
cuenta de que tu creación en realidad era un monstruo.
Formar un negocio con diversas partes sin nada más que una excelente idea,
tus talentos únicos y los pocos recursos que tienes a la mano es por supuesto un
milagro. Y también se siente como tal, hasta el día en que te das cuenta de que tu
negocio se ha convertido en un monstruo comedinero gigante, terrorífico y que te
está devorando el alma. Ése es el día en que descubres que tú también eres
miembro de la familia Frankenstein.
Y, tal como sucedió en el libro de Shelley, lo que resulta es un tormento físico
y mental. Intentas domar al monstruo, pero no puedes. El monstruo genera
destrucción a cada paso: cuentas bancarias vacías, deudas en tarjetas de crédito,
préstamos y una lista que sigue creciendo de gastos “que hay que pagar”. También
se come tu tiempo. Te despiertas antes de que salga el sol para trabajar y sigues
mucho después de que el sol se ha puesto. Trabajas sin parar y, no obstante, el
monstruo sigue acechando. Tu trabajo constante no te libera. Te ahoga aún más.
Tratar de mantener al monstruo a raya antes de que destruya tu mundo entero es
agotador. Padeces noches de insomnio, te preocupas por las llamadas de
cobranzas (a veces de tus propios empleados) y tienes un pánico constante sobre
cómo cubrir las cuentas de la próxima semana con apenas unos cuantos billetes en
la cartera. ¿No empezaste un negocio para poder ser tu propio jefe? Ahora
pareciera que ese monstruo es tu jefe.
Si crees que dirigir tu negocio está más cerca de una historia de terror que de
un cuento de hadas, no estás solo. Desde que escribí mi primer libro, The Toilet
Paper Entrepreneur, he conocido a decenas de empresarios y, déjame decirte, la
mayoría siguen teniendo dificultades para domar a la bestia de sus negocios.
Muchas empresas —incluso las que parecen tenerlo todo bajo control, incuso los
grandes que parecen dominar sus industrias— están a un mes de distancia del
colapso total.
Mi propia llamada de atención provino de la alcancía de cochinito de mi hija.
La alcancía de cochinito que cambió mi vida
Perdí el camino el día que recibí un cheque por 388 000 dólares. Fue el primero
de muchos cheques que recibiría por venderle mi segunda empresa a una
compañía de Fortune 500. Se trataba de un negocio multimillonario de
investigaciones forenses por computadora del que yo era cofundador. Había
construido y vendido dos compañías y ese cheque era la prueba que necesitaba
para creer lo que mi familia y amigos decían: que en lo que respecta a hacer
crecer un negocio, yo tenía el toque del rey Midas.
El día en que recibí el cheque, compré tres coches: un Dodge Viper (el coche
que soñaba desde la universidad y que luego descubrí que mucha gente identifica
como “si tiene ese coche es porque debe tener un pene chiquito”), algo que me
prometí a mí mismo que me compraría justo “el día en que la hubiera armado”.
También compré una Land Rover para mi esposa y uno extra, un BMW de lujo.
Siempre había creído en vivir con sencillez, pero ahora era rico (¡y mi ego
tenía que estar a la altura!). Me inscribí en un club privado, el típico club que
cuanto más dinero das, pone tu nombre más alto en la pared de miembros. Y renté
una casa en una isla remota de Hawái para que mi esposa, mis hijos y yo
pudiéramos pasar las próximas tres o seis semanas experimentando cómo sería
nuestro nuevo estilo de vida. Ya sabes… experimentando “cómo vive la otra
mitad”.
Pensé que había llegado el momento de disfrutar del dinero que había creado.
Lo que no sabía era que estaba a punto de aprender la diferencia entre generar
dinero (ingreso) y obtener dinero (ganancia). Son dos cosas muy, pero muy
distintas.
Inicié mi primer negocio con nada excepto aire y ambiciones, durmiendo en
mi coche o debajo de las mesas de las salas de conferencias para evitar pagar un
hotel cuando iba a ver a clientes. Así que imagínate la mirada de sorpresa de mi
esposa, Krista, cuando le pregunté al vendedor cuál era la Land Rover más cara
que tenía. No la mejor. No la más segura. La más cara. Él, de inmediato, se
acercó al gerente aplaudiendo con gesto de codicia.
Krista me miró y me dijo:
—¿Estás loco? ¿De verdad lo podemos pagar?
Con mucho sarcasmo, dije:
—¿Que si lo podemos pagar? Tenemos más dinero que Dios.
Nunca olvidaré la estupidez que salió de mi boca ese día, esas palabras tan
desagradables, prueba de un ego desagradable. Krista tenía razón. Había perdido
la cabeza… y, por lo menos, por el momento, también el alma.
Ese día fue el comienzo del fin. Estaba a punto de descubrir que, aunque sabía
cómo generar millones de dólares, en lo que realmente era un maestro era en
perderlos.
No fue sólo el estilo de vida que empecé a tener lo que ocasionó mi caída
financiera —las trampas del éxito eran un síntoma de mi arrogancia— sino que
creí en mi propia mitología. Era la reencarnación del rey Midas. No podía
equivocarme. Y, como tenía el toque de oro y sabía cómo crear un negocio
exitoso, decidí que acercarme a una docena de empresas que estaban empezando
era la mejor manera de usar mi talento. Después de todo, sólo era cuestión de
tiempo antes de que mi genio empresarial tocara esas prometedoras empresas.
¿Que si me importaba lo que estaban haciendo los cofundadores de esas
empresas? No... Yo tenía todas las respuestas (lee esta oración con un gran
énfasis de idiota). Asumí que mi toque dorado compensaría mi falta de
experiencia en el negocio. Contraté un equipo para administrar la infraestructura
de todas esas empresas: contabilidad, mercadotecnia, redes sociales, diseño web.
Estaba seguro de que tenía la fórmula para el éxito: una empresa prometedora, la
infraestructura y mi inigualable toque mágico (más énfasis de idiota).
Luego comencé a hacer cheques: 5 000 dólares a una persona, 10 000 dólares
a otra, cada vez más y más cheques. Una vez hice un cheque por 50 000 dólares
para cubrir los gastos de una de esas empresas. Estaba enfocado en una sola cosa:
crecer. Arrojar dinero de manera descuidada a empresas que estaban empezando
ni siquiera tenía que ver con mis valores financieros. Era impulsivo y estaba
orgulloso de serlo. No obstante, era ciego a los errores. No era más que un farol.
Pensaba en hacer crecer un negocio y luego venderlo. En retrospectiva, estaba
claro que no sería capaz de hacer crecer todas esas empresas al punto en que
lograran convertirse en autoridades de sus nichos de mercado, como había hecho
con mis dos empresas anteriores. Nunca había suficientes ganancias para cubrir la
montaña de cuentas que no dejaba de acumularse.
Debido a mi enorme ego, no permití que las buenas personas que habían
empezado esos negocios se convirtieran en verdaderos empresarios. No eran más
que mis peones. Ignoré las señales y seguí inyectando dinero en mis inversiones,
seguro de que el rey Midas sería capaz de arreglarlo todo.
En doce meses, todas las compañías en las que había invertido, excepto una,
estaban patas para arriba. Cuando comencé a hacer cheques para pagar las
cuentas de empresas que de por sí ya tenían problemas, me di cuenta de que no
era un ángel inversionista, era el ángel exterminador.
Fue un desastre monumental. Corrijamos. Yo fui un desastre monumental. En
un par de años había perdido casi todo el dinero de la fortuna que había hecho
con tanto trabajo. Más de medio millón de dólares de ahorros había
desaparecido. Una cantidad mucho mayor (vergonzosamente mayor) de inversión
había desaparecido. Lo peor es que no tenía ingresos. Para el 14 de febrero de
2008 me quedaban mis últimos 10 000 dólares.
Nunca olvidaré ese día de San Valentín. No porque estuviera muy lleno de
amor (aunque sí lo estuvo), sino porque fue el día en que me di cuenta de que el
viejo dicho “cuando tocas fondo lo único que queda es volver a subir” era una
absoluta mentira. Ese día descubrí que, cuando tocas fondo, a veces te ves
arrastrado por ese fondo, golpeándote la cara con cada una de las piedras hasta
que terminas deshecho, herido y ensangrentado.
Esa mañana en mi oficina, recibí una llamada de Keith, mi contador (no lo
confundas con el otro Keith, el de los globos). Me dijo: “Buenas noticias, Mike,
acabo de trabajar en tus impuestos de este año y ya terminé tu declaración anual
de 2007. Sólo debes 28 000 dólares.
Sentí un dolor agudo en el pecho, como si un cuchillo me estuviera
apuñalando. Recuerdo haber pensado: “¿Así se sentirá cuando te da un ataque
cardiaco?”.
Debía hacer malabares para conseguir 18 000 dólares que no tenía y luego
idear cómo pagar la hipoteca del mes siguiente, más todos los gastos recurrentes e
inesperados que, sumados, eran un dineral.
Cuando Keith estaba por terminar la llamada, dijo que la factura por sus
honorarios llegaría el lunes.
—¿Cuánto es? —le pregunté.
—Dos mil dólares.
Sentí que el cuchillo se retorcía. Tenía 10 000 dólares y deudas por el triple
de esa cantidad. Cuando colgamos, puse la cabeza en el escritorio y me eché a
llorar. Me había alejado tanto de mis valores y de mi esencia personal que lo
había destruido todo. Ahora, no sólo no podía pagar mis impuestos; no sabía
cómo iba a mantener a mi familia.
En el hogar de la familia Michalowicz, San Valentín es una celebración muy
importante… al nivel del Día de Acción de Gracias. Tenemos una cena especial
juntos, intercambiamos tarjetas y decimos qué nos gusta de los demás. Por eso
San Valentín es mi día favorito del año. Por lo general, yo acostumbraba llegar a
casa con flores o globos, o los dos. Ese día de San Valentín llegué con las manos
vacías.
Aunque intenté esconderlo, mi familia sabía que algo estaba mal. Cuando
estábamos sentados a la mesa, Krista me preguntó si estaba bien. No se necesitó
más para que el dique se rompiera. La vergüenza era demasiada. En cuestión de
segundos, pasé de sonreír forzadamente a ponerme a sollozar. Mis hijos se me
quedaron mirando, impactados y horrorizados. Cuando por fin dejé de llorar y
pude hablar, dije: “Lo he perdido todo. Hasta el último centavo”.
Silencio total. Me hundí en la silla. La vergüenza era demasiada para
enfrentar a mi familia, cuando había perdido todo el dinero que había ganado para
mantenerlos. No sólo había fallado en proveer a mi familia, mi ego me la había
arrebatado. Sentí una vergüenza total y absoluta por lo que había hecho.
Mi hija, Adayla, que tenía 9 años en esa época, se levantó de la mesa y corrió
a su recámara. No podía culparla. Yo también quería correr.
El silencio continuó durante dos dolorosos minutos hasta que Adayla regresó
de su cuarto con su alcancía de cochinito, que había recibido de regalo al nacer.
Estaba muy bien cuidada, a pesar de todos esos años de uso, y no tenía ni un solo
rasguño. Había asegurado la tapa usando una combinación de cinta adhesiva y
ligas para el cabello.
Adayla puso la alcancía en la mesa del comedor y me la acercó. Luego dijo
unas palabras que tendré grabadas hasta el día en que me muera: “Papá, vamos a
salir adelante”.
Ese día de San Valentín, me desperté sintiéndome como se sintió Debbie
Horovitch después de su Evaluación Instantánea: como un tonto. Pero al terminar
ese día, gracias a mi hija de nueve años, había aprendido lo que es realmente el
valor neto. Ese día también aprendí que ninguna cantidad de talento, ingenuidad,
pasión o habilidad cambiaría el hecho de que el efectivo sigue siendo el rey.
Aprendí que una niña de nueve años había dominado la esencia de la seguridad
financiera: ahorra tu dinero y bloquea el acceso a él para que no sea robado…
¡por ti! Y aprendí que podía decirme que mi aptitud natural para los negocios, mi
impulso incansable y mi sólida ética de trabajo lograrían superar cualquier crisis
de efectivo, pero sería una mentira.
Aplicar la Evaluación Instantánea puede ser como que te dejen caer en la
cabeza una cubeta de hielo (si hace unos años hiciste el reto de la cubeta de hielo,
conoces el escalofrío que te recorre la espalda del que estoy hablando). O puede
parecer como el momento más humillante de tu vida, como cuando tu hija ofrece
los ahorros de toda su vida para salvar el desastre que hiciste. Pero, sin importar
qué tan agudo sea el dolor, es mejor enfrentarlo que continuar viviendo y
dirigiendo tu negocio en total negación.
Problemas económicos
Probablemente has invertido mucho trabajo en tu negocio. Probablemente eres
bueno o incluso excelente en lo que haces. Eso es genial. Y sin lugar a dudas es la
mitad de la ecuación. Pero un crecimiento colosal sin salud financiera de todas
formas acabará con tu negocio. Con este libro tienes la oportunidad de controlar
el dinero.
El dinero es la base. Sin dinero, no podemos llevar al mundo nuestro mensaje,
productos o servicios. Sin suficiente dinero, somos esclavos del negocio que
hemos fundado. Me parece muy gracioso porque, en gran medida, empezamos
nuestro propio negocio porque queríamos ser libres.
Sin dinero suficiente no podemos realizar nuestro ser auténtico. El dinero
amplifica quienes somos. No me cabe ni la menor duda de que estás destinado a
hacer algo grande en este planeta. Llevas la capa de quien yo considero como uno
de los mejores superhéroes: el empresario. Pero tus poderes de superhéroe sólo
pueden producir el poder que proporciona tu fuente de energía. Dinero. Necesitas
dinero, superhéroe.
Cuando me senté a evaluar en qué me había equivocado, me di cuenta de que,
aunque mis gastos y mi arrogancia definitivamente habían tenido que ver, también
me faltaba conocimiento. Había dominado cómo hacer crecer rápido un negocio,
pero en realidad nunca me había graduado en entender la rentabilidad. Había
aprendido a juntar dinero, por supuesto, pero nunca había aprendido a
conservarlo, controlarlo y aumentarlo.
Sabía cómo hacer crecer un negocio de la nada, trabajando con los recursos
que tenía; pero, a medida que los ingresos aumentaban, también aumentaban mis
gastos. Descubrí que ésa era mi forma de dirigir tanto mi vida personal como mis
negocios. Me enorgullecía hacer milagros con centavos en mi bolsillo, pero en
cuanto lograba una buena cantidad de efectivo, me aseguraba de tener una buena
razón para gastarla. Vivía de un cheque a otro, siempre y cuando las ventas se
mantuvieran y no se fueran a pique.
Aunque mis empresas crecían de manera explosiva, seguía dirigiéndolas con
esa mentalidad de vivir de un cheque a otro… y no tenía idea de que era un
problema. El punto era crecer, ¿no? Aumenta las ventas y las ganancias llegarán
solas, ¿verdad?
Eso no es cierto. Muchos problemas se presentan cuando suceden dos cosas:
Las ventas bajan. El problema de operar de un cheque a otro es obvio y las
ventas bajan: cuando tu único cliente grande se va o cuando se cae el trato que
estabas esperando y no tienes suficiente dinero para cubrir los gastos.
Las ventas se aceleran. El problema aquí no es tan obvio, pero es agudo. A
medida que tu ingreso aumenta, los gastos rápidamente le siguen. Los depósitos
grandes se sienten muy bien, pero son irregulares. Un flujo de efectivo consistente
es difícil de mantener. Un gran trimestre te puede engañar haciéndote creer que tu
negocio está en un progreso permanente y puede que empieces a gastar como si
eso fuera normal. Pero los periodos de sequía llegan rápido y sin avisar,
ocasionando un gran vacío de flujo de efectivo.
Y reducir los gastos es casi imposible porque nuestro estilo de vida de
negocios (y también el personal) están fijados en nuestro nuevo nivel. Cambiar el
auto que acabas de rentar por uno más modesto, despedir empleados porque hay
personal de más o decir no a tus socios… todo eso es muy difícil de hacer a causa
de los acuerdos y promesas que hicimos. No queremos admitir que nos hemos
equivocado en la forma en que hicimos crecer nuestro negocio. Así que, en vez de
reducir nuestros costos de una manera significativa, luchamos por cubrir la
situación de manera ridícula con gastos muy altos. Le robamos a Pedro para
pagarle a Juan, esperando que caiga otro pago grande.
¿Te suena familiar? Eso pensé. En los últimos ocho años, he conocido
empresarios de todos los niveles y esta metodología de vivir de un cheque a otro
y este tipo de mentalidad (enfocarse en los ingresos) es más común de lo que
podrías pensar. Asumimos que las empresas multimillonarias producen grandes
ganancias, pero es poco común encontrar un negocio realmente rentable. La
mayoría de los empresarios apenas logran cubrir sus gastos mensuales (o ni eso)
y acumulan un montón de deudas.
Sin entender en qué consiste la rentabilidad, todo negocio, sin importar qué
tan grande o qué tan “exitoso” sea, es un castillo de naipes. Yo hice mucho dinero
con mis primeros dos negocios, pero no porque estuviera al timón de un barco
fiscal estricto. Simplemente tuve la suerte de haber mantenido un ritmo de
crecimiento lo bastante rápido como para que alguien más quisiera comprarlo y
arreglar los problemas financieros.
Más grande no es sinónimo de mejor
¿Por qué demonios constantemente el éxito se define aplicando a los negocios el
principio de las tallas extra? ¿Tener un mayor ingreso significa que eres más
exitoso? No. Conozco demasiados negocios cuyos propietarios están en pánico
total y usan muebles usados para decorar sus casas porque han invertido cada
centavo en su negocio para evitar que se hundiera. ¿Eso es éxito? Para nada.
Crecer es el grito de guerra de casi cualquier empresario y líder de negocios.
¡Crecer! ¡Crecer! ¡Crecer! Ventas más grandes. Clientes más grandes.
Inversionistas más grandes. Pero, ¿para qué? Sin lugar a dudas, negocios más
grandes significan problemas más grandes. No obstante, a todas luces no
garantizan ganancias más grandes, en especial cuando la ganancia es un residuo
que uno tiene la esperanza de obtener.
Crecer es sólo la mitad de la ecuación. Es una mitad importante, pero sigue
siendo sólo la mitad. ¿Alguna vez has visto en el gimnasio a esos tipos que tienen
brazos fornidos pero tienen senos, que están tronados como toros pero tienen
piernas de palillo? Sólo están trabajando la mitad de la ecuación y, como
resultado, se han convertido en unos tipos poco saludables de aspecto muy
extraño. Claro, ese tipo puede dar un puñetazo tremendo, pero Dios no quiera que
tenga que dar una patada o moverse un poco. Sus enclenques piernas cederán de
inmediato, caerá al piso y llorará como un bebé. Como un bebé mutante.
La mayoría de los dueños de negocios intentan eliminar sus problemas
creciendo y creen que la salvación será la próxima gran venta o el próximo
cliente o inversionista grande que llegue, pero el resultado simple y sencillamente
es un monstruo más grande. (Y cuanto más grande se vuelva tu empresa, más
ansiedad tendrás. Un monstruo comedinero de 300 000 dólares es mucho más fácil
de manejar que uno de 3 millones de dólares. Lo sé porque he sobrevivido a
ambos.) Es un crecimiento constante sin atender la salud. Y el día en que la gran
venta o el cliente o inversionista grande no llegan, caerás al piso y te echarás a
llorar como un bebé.
Jason Fried, cofundador de Basecamp, escribió un artículo para Inc.1 en el
que habla sobre la clausura de su pizzería favorita en Chicago. Los dueños
hicieron todo bien, salvo que crecieron demasiado rápido. Después de consolidar
su negocio lentamente, de repente pasaron de tener 20 a tener 40 locales. Las
ventas no pudieron equiparar el ritmo de su deuda y la amada cadena de pizzas de
Fried se vio obligada a cerrar. ¿Cuál es el tamaño perfecto para tu negocio?
Llegará de manera natural, cuando tomes primero tu ganancia. Revertirás todos
los elementos de tu negocio y, como dice Fried, “el tamaño adecuado te
encontrará”.
Entonces, ¿por qué los empresarios están programados para buscar crecer y
crecer y crecer? Porque se asume que en algún punto todos esos ingresos
generarán una ganancia. Piensas que necesitas otro proyecto grande u otro nuevo
cliente o sólo un poco más de tiempo y al final esa ganancia aparecerá. Pero
nunca sucede. La ganancia siempre está frente a nosotros, pero nunca la
alcanzamos. Es como el burro que camina persiguiendo una zanahoria colgada por
encima de su cabeza. El idiota sigue trabajando cada vez más duro, pero nunca
alcanza la zanahoria. Siempre está a un paso más de distancia. El problema es que
el idiota… eres tú. (Perdón por la honestidad brutal. Te lastimo porque te quiero.)
Lo que sucede es esto, amigo: las ganancias no son un evento. Las ganancias
no son algo que sucede al final del año o al final de tu plan de cinco años o de
algún día. Las ganancias no son algo que espere a mañana. Las ganancias deben
ocurrir ahora y siempre. Las ganancias deben formar parte de tu negocio. Cada
día, en cada transacción, en cada momento. Las ganancias no son un evento. Son
un hábito.
¿Conoces el dicho “el ingreso es vanidad, la ganancia es sanidad y el efectivo
es rey”? Es un breve recordatorio de que tu trabajo es maximizar las ganancias,
sin importar cuál sea su tamaño actual. A medida que te enfoques en las
ganancias, descubrirás nuevas formas de consolidar y hacer crecer tu negocio. No
funciona al revés. La mentalidad común de crecer primero con la esperanza de
encontrar ganancias en el proceso es tan ilógica que me vuelve loco.
Hace poco di una charla en el pequeño pueblo de Georgetown, Colorado, en
un evento organizado por mi querida amiga Michelle Villalobos. Como sucede a
menudo en mis presentaciones del sistema Profit First, una de las empresarias
dijo: “Todo eso suena genial y demás, pero necesito crecer. Necesito volver a
invertir todo mi dinero en mi negocio para lograrlo”.
Quizá estás pensando lo mismo en este momento. Si es así, es porque estás
atrapado en la mentalidad “crece ahora, obtén ganancias algún día”.
Le pregunté:
—¿Por qué quieres crecer?
—Quiero crecer para que mi empresa pueda tener más clientes y generar más
ventas —respondió.
—¿Y por qué quieres eso?
Me miró como si yo fuera un extraterrestre.
—Para que mi empresa sea más grande, Mike.
—¿Y para qué quieres una empresa más grande? —pregunté.
—Para poder ganar más dinero —respondió.
Podía saber por su tono que se estaba exasperando.
—¡Exacto! —dije. Por fin logramos roer ese viejo hueso de Georgetown,
Colorado. ¿Por qué no ganar dinero desde ahora?
Quieres crecer y crecer y crecer para poder obtener ganancias algún día. Por
otro lado, si quieres crecer para alimentar tu ego y alardear, es una verdadera
tontería (estooo… eso es exactamente lo que hice en el pasado… estooo… es
algo muy vergonzoso). Si quieres crecer para hacer dinero algún día, estás
jugando a patear hacia adelante la lata de las ganancias.
Ésta es la realidad si quieres lograr un crecimiento saludable y constante, lo
cual, no es de sorprender, traerá consigo más crecimiento saludable. Necesitas
revertir este proceso para obtener ganancias. No puedes resolver tu problema de
ganancias creciendo. Necesitas arreglar primero las ganancias y luego crecer.
Debes descubrir las cosas que generan ganancias y botar las que no. Cuando te
enfocas en crecer, es inevitable acabar creciendo a toda costa. Sí, a toda costa
(incluyendo tu calidad de vida). Cuando te enfocas primero en las ganancias,
inevitablemente descubres cómo obtener ganancias de manera consistente.
Rentabilidad. Estabilidad. Sanidad. Para siempre.
De un cheque a otro y de un ataque de pánico a otro
¿Alguna vez has llegado a pensar que el universo sabe exactamente cuánto dinero
extra tienes? Un cliente paga una factura de 4 000 dólares que habías entregado
hace meses y más adelante esa misma semana tu camión repartidor se
descompone… para siempre. Adiós 4 000 dólares. Consigues un nuevo cliente y
un montón de dinero te cae en las manos; apenas unos minutos después, recuerdas
que este mes toca pagar tres sueldos más. Bueno, al menos ahora podrás pagarlos.
O recibes un reembolso en tu tarjeta de crédito por un cobro equivocado (¡viva!,
¡dinero!), sólo para descubrir otro cargo en tu tarjeta de crédito de algo que
habías olvidado por completo.
No es que el universo sepa cuánto tenemos en nuestra cuenta bancaria. Somos
nosotros. Fracasamos en administrar el dinero de nuestro negocio al hacer lo que
yo llamo “contabilidad de cuenta bancaria”.
Si eres como la mayoría de los empresarios, y como yo, las cosas son así:
revisas tu cuenta bancaria y te das cuenta de que tiene dinero. ¡Yupi! Te sientes
genial durante diez minutos y luego decides pagar todas las cuentas que se habían
estado acumulando. La cuenta queda en ceros y muy pronto vuelves a sentir esa
sensación familiar de opresión en el pecho.
¿Qué hacemos cuando, en vez de una cuenta bancaria decente, vemos que no
queda casi nada? Entramos en pánico de inmediato. Nos ponemos en modo “de
avance automático”: ¡tenemos que vender rápido! ¡Necesitamos hacer llamadas
de cobranzas! Necesitamos fingir que las cuentas nunca llegaron o mandar
cheques y “accidentalmente” olvidar firmarlos. Cuando sabemos que nuestra
cuenta bancaria está súper baja (de verdad baja), haremos lo que sea para
comprar lo único de lo que nos podemos dar el lujo: tiempo.
Voy a hacer una apuesta y suponer que sólo a veces revisas tu estado de cuenta
financiero. Sospecho que muy pocas veces ves tus cuentas de flujo de efectivo o
tu saldo. Y si lo haces, dudo que revises esos documentos a diario o que entiendas
lo que dicen exactamente. Pero apuesto a que revisas tu cuenta bancaria todos los
días, ¿verdad? Está bien. Si todos los días revisas tu cuenta bancaria, te quiero
felicitar porque significa que eres una persona común, un líder de negocios
común. Así es como se comporta la mayoría de los empresarios.
Es nuestro deseo natural como empresarios encontrar problemas y arreglarlos.
Así es como administramos el dinero. Cuando tenemos suficiente dinero en el
banco, pensamos que no tenemos problemas financieros y entonces nos enfocamos
en otros desafíos. Cuando vemos que no tenemos suficiente dinero en el banco,
estamos en alerta roja y actuamos de inmediato para arreglar nuestros problemas,
por lo general, tratando de recopilar ingresos lo más pronto posible o vendiendo
algo grande, o una combinación de ambas cosas.
Usamos el dinero que tenemos para pagar las cuentas que debemos. Cuando
no tenemos suficiente para cubrirlo todo, tratamos de conseguir más dinero
vendiendo y cobrando lo que nos deben. Lo malo es que, para fomentar ese nuevo
ingreso, ahora tenemos un montón de nuevos gastos relacionados, de modo que el
ciclo vuelve a comenzar. Si no lo has hecho ya, al final, la única “solución” es
endeudarte (hipotecar de nuevo tu casa, usar una línea de crédito poniendo tus
instalaciones como garantía, echar mano de un montón de tarjetas de crédito). Así
es como muchos empresarios terminan operando sus negocios, de un cheque a
otro y de un ataque de pánico a otro.
Así que déjame hacerte unas preguntas: ¿qué tan seguro estás de que podrías
hacer crecer tu negocio si operaras de esta forma? ¿Crees que alguna vez
lograrías bajarte de esa montaña rusa? ¿Podrías salir de deudas usando este
sistema? Por supuesto que no.
Y, no obstante, la “contabilidad de cuenta bancaria” es naturaleza humana. No
nos gustan los cambios. Los cambios son difíciles. Aun con las mejores
intenciones, cambiar tus tendencias humanas para operar tu negocio con base en
cuánto efectivo puedes ver en tu cuenta bancaria tomaría años. No sé, tú dime…
¿Tienes años para hacer tu transformación antes de que tu monstruo lo destruya
todo? Te aseguro que yo no tenía años.
Por esa razón, si vamos a liberarnos de vivir de un cheque a otro y de un
ataque de pánico al siguiente, estaremos atrapados tratando de salir de nuestros
problemas vendiendo. Vender más. Vender más rápido. Obtener la mayor cantidad
posible de dinero. Es una trampa, una trampa peligrosa que haría que incluso
Frankenstein se hiciera en los pantalones. Es la “trampa de la sobrevivencia”.
La trampa de la sobrevivencia
Figura 1. Trampa de la sobrevivencia.
Ernie, el chico que cuida el pasto de mi casa, es un buen ejemplo de alguien que
está atrapado en la trampa de la sobrevivencia. Como sucede con muchas
personas que se dedican a lo mismo en el noreste del país, Ernie gana buen dinero
quitando hojas del pasto de sus clientes. A pesar de eso, siempre necesita más
ingresos. El otoño pasado, tocó a mi puerta y dijo que había visto hojas en las
canaletas del techo y que con mucho gusto las quitaría. Tenía un cliente cautivo
(yo) y ahora me ofrecería otro servicio. Dinero fácil. Cuando estaba en el techo,
notó que las tejas necesitaban reparación. Él también reparaba techos. ¿Y, de
paso, por qué no reparar también la chimenea?
Suena como un tipo listo, ¿cierto? Excepto porque es un idiota. Permíteme ser
claro. Ernie es una muy buena persona. De verdad lo es. Tiene metas y
ambiciones excelentes. Lo que es una idiotez es su decisión de expandir su oferta
más y más. Cualquier venta se siente como una buena venta porque vender nos
levanta de la crisis temporalmente.
Observa la Figura 1. Ernie está en el punto A (que en realidad se llama crisis)
y quiere llegar al punto B (que es su visión del futuro). Lo que pasa es que, como
sucede con muchos de nosotros, su visión es muy vaga. En vez de tener una
descripción clara de sus productos o servicios y de los clientes a los que quiere
atender, Ernie podría enunciar su meta más o menos así: “Quiero mucho dinero y
necesito menos estrés”. La conexión entre el punto A y el punto B nunca está más
definida que: “Vende. Vamos ¡Véndele algo a alguien!”. Al ver el cuadro, podrás
darte cuenta de que muchas de las decisiones que tomamos con la idea de “sólo
vender” en realidad nos alejan aún más de nuestra verdadera visión. Cuando
Ernie me ofrece un nuevo servicio porque hará dinero rápido, no ha contemplado
que eso no tiene nada que ver con en qué quiere que se convierta su empresa o a
quién quiere que atienda su empresa.
Es muy fácil pasar de ser un tipo que cuida el pasto a un tipo que arregla
chimeneas por la oportunidad de obtener “dinero fácil” de clientes cautivos. Tal
vez sea dinero fácil. Pero, ¿cuáles son los costos de hacer todo tipo de cosas? Las
personas que cuidan el pasto son inútiles cuando están trabajando en techos o en
chimeneas. Ahora este tipo necesita escaleras, equipo para techos, ladrillos y
demás materiales. Y, lo más importante, necesita las habilidades necesarias para
llevar a cabo esas tareas, lo que significa contratar mano de obra con experiencia
o volver a la escuela para aprender a poner tejas, limpiar canaletas y arreglar
techos y chimeneas. Cada nueva “venta fácil” alejó a Ernie un poco más de su
negocio de cuidado del pasto.
La trampa de la sobrevivencia te promete dinero rápido, pero, cuando
estamos atrapados en ella como Ernie, rara vez pensamos en el enorme costo de
oportunidad y la mayor parte del tiempo no podemos discernir un ingreso rentable
de un ingreso que nos generará deudas. En vez de ser el mejor del mundo en algo,
dominando el proceso de hacer eso a la perfección y de una manera súper
eficiente, terminamos haciendo una gran variedad de cosas y volviéndonos menos
eficientes a cada paso mientras administrar nuestro negocio resulta cada vez más
difícil y más costoso.
La trampa de la sobrevivencia no consiste en llevarnos hacia nuestra visión.
Consiste en actuar, de cualquier manera posible, para salir de la crisis.
Cualquiera de las acciones que se muestran en la Figura 1 nos sacarán de una
crisis inmediata. Al llevar a cabo acciones como las del lado izquierdo del
círculo, salimos de la crisis, es cierto, pero vamos en la dirección opuesta de
nuestra visión, que se encuentra en el punto B. Aceptamos dinero de quien sea (y
realmente me refiero a quien sea) que esté dispuesto a pagarnos. Dinero de
clientes malos. Dinero de proyectos malos. Dinero de nuestro propio bolsillo (si
aún tienen algo más allá de dos centavos, unos chicles y una pelusa). De esta
forma, nos quedamos atrapados en la montaña rusa que es sobrevivir de un cheque
a otro y de un ataque de pánico al siguiente.
Otras acciones que se muestran en el diagrama no nos llevan en dirección
opuesta, pero son erróneas. Sólo cuando estás en el canal de las líneas punteadas
horizontales puedes convertir en realidad la visión que tienes para tu negocio.
La trampa de la sobrevivencia es engañosa porque nos hace creer que estamos
caminando hacia nuestra visión, como si nuestro comportamiento reaccionario en
realidad fuera “inteligente” o fuera evidencia de nuestros buenos instintos y al
final fuera a conducirnos a la tierra prometida: la libertad financiera. Mira las
acciones del lado derecho de la Figura 1. Por ejemplo, un enfoque que implique
“sólo vender”, de pura casualidad, podría llevarnos hacia nuestra visión y
fácilmente podemos engañarnos creyendo que vamos en buen camino. A veces
tomamos una decisión basándonos en la crisis, sin considerar nuestra visión ni el
camino que nos llevará a ella y logramos tener éxito. Las casualidades suceden.
En ese punto, decimos: “¡Ves! Estoy logrando llegar. Las cosas están
funcionando”. Sin embargo, eso es puro azar, resultado de la crisis, no enfoque ni
claridad y, por tanto, es falso. Es como creer que, porque una vez saliste
premiado en la lotería instantánea, una buena estrategia de inversión es jugar a la
lotería. Y es el tipo de mentalidad que rápidamente nos vuelve a poner en modo
de crisis.
La trampa de la sobrevivencia es una bestia horrible. Te permite ganar
tiempo, pero el monstruo se vuelve cada vez más grande. Y en algún punto se
volverá hacia ti y te destruirá sin piedad.
Tener una rentabilidad constante depende de la eficiencia. No puedes volverte
eficiente en plena crisis. Cuando estamos en crisis, justificamos el hacer dinero a
cualquier costo, ahora mismo, aunque signifique no pagar impuestos o venderle
nuestra alma al diablo. En momentos de crisis la trampa de la sobrevivencia se
convierte en nuestro modus operandi, hasta que nuestras estrategias de
sobrevivencia crean una nueva crisis, aún más devastadora, que de plano nos
aterroriza o, más comúnmente, aterroriza a nuestro negocio.
Parte del problema es la llamada “contabilidad de cuenta bancaria”, que
consiste en pensar que el dinero de tu cuenta bancaria es un fondo con el que
puedes operar tu negocio sin primero atender temas de impuestos o tu propio
sueldo, sin pensar siquiera en las ganancias. Esto lleva a la mentalidad de
enfocarse en los ingresos primero, después y al final. Esa forma de pensar se ve
reforzada aún más por el método de contabilidad tradicional que las empresas
públicas tienen que usar y que muchos negocios pequeños eligen usar, llamados
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
La contabilidad tradicional está matando tu negocio
Desde el origen de los tiempos, o poco después, los negocios han llevado un
registro de sus ganancias y gastos usando esencialmente el mismo método:
ventas – gastos = ganancias
Si manejas los números como la mayoría de los empresarios, empiezas con ventas
(la parte más arriba) y luego restas los costos directamente relacionados con lo
que implica proveer tu servicio o producto. Luego restas todos los demás costos
que implica la administración de tu negocio: renta, utilidades, sueldos de tus
empleados, suministros de oficina y demás gastos administrativos, comisiones por
ventas, comidas con el cliente, seguros, etcétera. Luego pagas tus impuestos.
Después, y sólo hasta ese momento, tomas tu parte como dueño (sueldo del dueño,
reparto de utilidades, etcétera).
Seamos honestos, los empresarios rara vez obtienen algo cercano a un
sueldo… y buena suerte cuando le digas al gobierno que decidiste saltarte los
impuestos este año para poderte pagar. Por último, después de todo eso, ves
cuáles fueron las ganancias de la empresa. Y, si tu experiencia es como la de la
mayoría de los empresarios, nunca llegas a “por último”. Cuando estás esperando
sobras, a lo mucho obtendrás migajas.
Los métodos de contabilidad tradicionales que usamos hoy se formalizaron a
comienzos del siglo XX. Los detalles se adaptan a menudo, pero el sistema
medular sigue siendo el mismo. Comienza con las ventas. Resta los costos
directos (los costos a los que incurres para crear y proporcionar el producto o
servicio). Paga el sueldo de los empleados. Resta los costos indirectos. Pagas
impuestos. Paga a los dueños (participación de los socios). Guarda o distribuye
las ganancias (último elemento en la cadena). Ya sea que subcontrates a alguien
para que lleve tu contabilidad o tengas una caja de zapatos llena de recibos
debajo de la cama, la idea básica es la misma.
Lógicamente, los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados tienen
todo el sentido del mundo. Sugieren que vendamos lo más posible, que gastemos
lo menos que se pueda y que guardemos la diferencia. Pero los seres humanos no
somos lógicos (un solo episodio del programa de televisión de novias
enloquecidas llamado Bridezillas lo demuestra claramente). Sólo porque los
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados tienen sentido en términos
lógicos no significa que tengan sentido en términos humanos. Estos principios
reemplazan nuestro comportamiento natural y nos hacen creer que “más grande”
equivale a “mejor”. Así que intentamos vender más. Intentamos con todas nuestras
fuerzas vender para alcanzar el éxito. Hacemos todo lo posible para llegar al
punto más alto de crecimiento (ingreso) de modo que algo, lo que sea, logre llegar
a la parte del fondo. Se vuelve un círculo vicioso que consiste en perseguir
cualquier objeto brillante disfrazado de oportunidad (sí, ya saben a lo que me
refiero).
A lo largo de este proceso azaroso y desesperado, nuestros gastos se van a la
basura… y que se pierdan nos cuesta dinero. Todos son necesarios, ¿cierto?
¿Quién sabe? ¡Estamos demasiado ocupados cazando ventas y tratando de cumplir
nuestras promesas para preocuparnos por el impacto de nuestros gastos!
Tratamos de gastar menos sin considerar inversiones versus costos. No
pensamos en controlar nuestros gastos para sacar mayor provecho de gastar
menos. No podemos. Cuantas más cosas vendemos, más se elevan nuestros costos
de hacer negocios. Dicen que se necesita dinero para hacer dinero, pero nadie
nunca nos dice en qué se traduce eso en el mundo real: se necesita más dinero
para hacer menos dinero.
A medida que nuestro monstruo se hace más grande, su apetito se sale de
control. Ahora debemos enfrentar el cubrir los gastos de tener más empleados,
más cosas y más de todo. El monstruo crece. Y crece. Y crece. Mientras tanto,
seguimos lidiando con los mismos problemas, sólo que más grandes: más cuentas
bancarias vacías, pilas más altas de facturas de tarjetas de crédito, mayores
préstamos y una lista cada vez más larga de gastos “que hay que pagar”. ¿Te suena
familiar, doctor Frankenstein?
El defecto fundamental de los Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados es que van en contra de la naturaleza humana. Sin importar cuánto
ingreso generemos, siempre vamos a encontrar una forma de gastarlo… todo. Y
tenemos buenas razones para hacer gastos. Todo está justificado. Muy pronto, lo
que teníamos en el banco se reduce a nada a medida que luchamos por cubrir cada
gasto “necesario”. Y ahí es cuando nos encontramos en la trampa de la
sobrevivencia.
Un defecto secundario es el siguiente: los Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados nos enseñan a enfocarnos primero en las ventas y los
gastos. Una vez más, funcionan en contra de nuestra naturaleza humana, la cual nos
incita a crecer aquello en lo que nos enfocamos. Es algo que se denomina “efecto
primario” (hablaremos más al respecto en el siguiente capítulo): nos enfocamos
en lo primero (ventas y gastos) y de hecho nos volvemos ciegos a lo que está al
último. Sí, los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados nos vuelven
ciegos a las ganancias.
Hay un dicho que dice “lo que se puede medir se puede realizar”. Los
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados hacen que midamos primero
las ventas (después de todo, es el primer eslabón de la cadena) y, en
consecuencia, vendemos como locos mientras que los gastos son considerados un
mal necesario que debemos soportar… adivinaste… más ventas. Gastamos todo
lo que tenemos porque creemos que debemos hacerlo. Y usamos términos como
“reinversión” para no sentirnos mal al respecto. ¿Ganancias? ¿Tu sueldo? Sólo
ideas. Sobras.
Otro problema con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados
es su abrumadora complejidad. Necesitas contratar un contador para tener éxito y,
cuando le pides al contador los detalles de estos principios a menudo se
confunde. El sistema cambia y da margen a la interpretación. Y podemos jugar
con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados: si mueves algunos
nombres y cambias de lugar las cosas, los números se verán distintos. Sólo
pregúntale a Enron; pudieron sacar ganancias al mismo tiempo que se iban a la
bancarrota. ¡Qué horror!
Antes de que sigamos, quiero asegurarme de que tú y yo estemos en el mismo
canal cuando hablo de ganancias. Porque la forma en que los contadores piensan
en las ganancias puede ser muy diferente.
Esto es a lo que me refiero: un par de años antes de escribir The Toilet Paper
Entrepreneur, estaba en la oficina de mi contador, viendo cómo anotaba algo con
lápiz en una libreta. Borró algo, luego escribió otra nota. Luego miró la pantalla
de su computadora, apretó algunos botones y la impresora escupió un informe.
—Sí. Justo como pensé, Mike —dijo Keith asomando los ojos por encima de
sus lentes estilo John Lennon.
—¿Qué? —dije.
—Tuviste una ganancia de 15 000 dólares este año. Felicidades. No está nada
mal.
Por un segundo sentí orgullo. Había una ganancia. Me di una palmadita en la
espalda. Luego sentí un hoyo en el estómago. ¿Dónde estaba ese dinero? No había
un centavo en las arcas de la empresa y menos en mi bolsillo.
Entonces, avergonzado por no saber la respuesta, le pregunté:
—Oye, Keith, ¿y dónde están las ganancias?
Señaló el informe que la impresora acababa de escupir. Encerró algo en un
círculo con su elegante lápiz del número dos.
—Sí, Keith, puedo ver la ganancia en el papel, pero, ¿dónde está el dinero?
Quiero sacarlo y celebrar un poco. Quiero la ganancia para mí.
Hubo un momento de silencio incómodo. Keith hizo su mayor esfuerzo para
evitar hacerme sentir estúpido. Se me quedó viendo y luego dijo:
—Se trata de una ganancia de contabilidad. Ya te gastaste ese dinero en algo.
No significa que haya dinero realmente en este momento. De hecho, en tu cuenta
ya no está. Esto es el registro contable de lo que ya pasó.
—¿Me estás diciendo que tengo una ganancia pero que no hay nada en el
banco para mí en este momento?
—Exactamente —dijo el imitador de John Lennon.
—¡Qué barbaridad! Es terrible.
—Tal vez el próximo año —dijo Keith.
¿El próximo año? ¿Por qué el próximo año? ¿Por qué no empezar mañana?,
pensé.
Los contadores definen “ganancias” de una forma ligeramente distinta que los
empresarios. Señalan un número ficticio al final de un informe de contabilidad.
Nuestra definición de ganancia es muy simple: dinero en el banco. Dinero
contante y sonante. Para nosotros.
Al final del día, empiezan un nuevo día y, en cada segundo intermedio, lo
único que importa es el dinero. Es la sangre que da vida a nuestros negocios. ¿Lo
tienes o no? Si no, estás en problemas y si sí, puedes seguir adelante.
Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados nunca se pensaron
para administrar sólo efectivo. Es un sistema para entender todos los elementos
de tu negocio. Tiene tres reportes clave: el estado de cuenta de los ingresos, el
estado de cuenta del flujo de efectivo y el saldo. No cabe duda de que necesitas
entender estos tres reportes (o trabajar con un contador que sí los entienda),
porque te dan una visión integral de tu empresa; son herramientas poderosas y
muy útiles. Es una fórmula que crea monstruos. Es la fórmula de Frankenstein.
Para administrar con éxito un negocio, necesitamos un sistema súper sencillo
de administración de nuestro dinero, un sistema que podamos entender en
segundos, sin ayuda de un contador. Necesitamos un sistema diseñado para seres
humanos, no para el señor Spock.
Necesitamos un sistema que nos pueda decir al instante cuál es la verdad con
respecto a la salud de nuestros negocios; un sistema que podamos ver y saber al
instante qué tenemos que hacer para que nuestro negocio sea saludable y se
mantenga así; un sistema que nos diga qué es lo que podemos gastar y qué
debemos guardar; un sistema que no necesite que cambiemos pero que funcione de
manera automática con nuestros comportamientos naturales. El sistema Profit First
es la respuesta.
El sistema Profit First está hecho para seres humanos
¿Cuántas veces el señor Spock miró fijamente al capitán Kirk y dijo: “Eso es
altamente ilógico”? Bueno, igual que tú, el capitán Kirk era humano y los humanos
no somos lógicos. Somos bestias emocionales con cerebro de mono. Nos gustan
los objetos brillantes. Nos atascamos cuando hay pizza gratis. Compramos diez
kilos de comida para gato sólo porque está en oferta, aunque no tengamos un gato
(bueno, tal vez eso sólo lo hago yo). Pero también sabemos confiar en nuestras
intuiciones, seguir nuestros instintos, tomar atajos y ser creativos sobre la marcha
de modo que podamos avanzar y hacer más cosas.
Si eres como el señor Spock, maestro de la lógica de Viaje a las estrellas,
además de orejas puntiagudas y un uniforme extrañamente apretado, es probable
que hayas seguido todas las instrucciones de contabilidad necesarias para ubicar
tus números. Es probable que cada semana estudies tu estado de cuenta de
ingresos, lo compares con tu saldo y, por supuesto, hagas un análisis de tu flujo de
efectivo. Luego es probable que saques las proporciones más importantes, como
el índice de efectivo para operación, y compares todo eso con tu presupuesto y tus
predicciones. Luego, evaluarías los indicadores de desempeño clave asociados.
Harías todo eso y sabrías exactamente en dónde están tus ganancias en cualquier
momento. Pero, ¿lo haces? No estás ni cerca de hacerlo. Yo no lo hago. De hecho,
sigo sin ser capaz de leer bien esos documentos. (Por eso contrato a algunos
señores Spock para que lleven la contabilidad.) Soy humano. Y tú también. Y
sospecho que eres como el capitán Kirk. Y eso es bueno, porque eres la persona
perfecta para dirigir tu barco corporativo en el camino de las ganancias.
Como cualquier ser humano, es probable que tengas ciertas tendencias. Es
probable que revises tu cuenta bancaria cada pocos días, o quizá varias veces al
día, para ver cuál es tu saldo. Probablemente tomas decisiones instintivas basadas
en los saldos que ves. Si tienes muchos depósitos, te sientes bien. ¡El negocio está
prosperando! ¡Hay que llevar a nuestros clientes a tomar margaritas! ¡Compremos
ese futbolito para la oficina! Si no hay dinero, se instaura el pánico. ¡Hay que
empezar a hacer llamadas de cobranzas! ¡Vendamos el futbolito! ¡Vendamos las
máquinas dispensadoras! ¡Vendamos todas las sillas! ¡Al fin y al cabo estar
sentado hace daño! Todo esto mientras rezamos para que alguien nos invite una
margarita. Éstos y otros comportamientos humanos normales ponen a los
negocios, de manera no intencional, en un estado de flujo constante.
Pero te tengo buenas noticias. Diseñé Profit First para que no tengas que
cambiar en lo absoluto. Es un punto crítico. Siempre has tenido la oportunidad de
cambiar y leer tus estados financieros, sincronizar las cuentas de ingresos y
pagos, asegurarte de que estás dentro del presupuesto y verificar que todas las
proporciones financieras están bien. Si hiciste todo eso, deberías saber en dónde
están tus ganancias todo el tiempo. Pero sólo el señor Spock y los contadores (y
de hecho no todos) pueden hacer eso. La mayoría de los empresarios se contentan
con revisar su cuenta bancaria y con seguir su instinto. ¿Por qué?
Como explica Charles Duhigg en El poder de los hábitos, es naturaleza
humana revertir los hábitos establecidos en momentos de estrés. Y adivina qué…
La definición de empresario implica un estrés constante. Así que buscamos atajos
y respuestas rápidas, en especial con respecto a nuestras finanzas. La buena
noticia es que el sistema Profit First está en tu camino natural. Está directamente
en concordancia con el atajo de analizar tu cuenta bancaria. Es inevitable, está
diseñado para complementar tus comportamientos humanos naturales y, por lo
tanto, funciona.
Los hábitos arraigados son difíciles de modificar. Entonces, ¿para qué tratar
de cambiar tus hábitos? Es preferible usar un sistema que funcione con los hábitos
que ya tienes.
El sistema Profit First estará al frente de tu contabilidad. Te dirá cuándo
tengas una señal de alarma y necesites clavarte más a fondo en la contabilidad
(con ayuda de un contador2 calificado) y te mostrará exactamente dónde está tu
efectivo en cualquier momento. Sabrás cuál es tu rentabilidad, tus reservas de
impuestos, lo que te están pagando y la cantidad con la que cuentas para llevar a
cabo tus operaciones de negocios. Todo eso y más.
Felices por siempre
El final de Frankenstein (advierto que esto puede arruinarles la novela) es uno de
los finales felices más conmovedores de la literatura. El doctor Frankenstein y el
monstruo hablan y reconcilian sus diferencias, se vuelven mejores amigos y hacen
negocios juntos para crear una marca de helados muy exitosa: Frank y Stein.
Siempre me deja llorando de la emoción.
Bromeo. Si has leído el libro, sabes que el monstruo destruye todo lo que hay
en la vida del doctor Frankenstein: su esposa, su familia, sus esperanzas en el
futuro, así que él decide vengarse y matar a su creación. La cacería del monstruo
le cobra factura al doctor Frankenstein y muere arruinado, con el monstruo a
pocos pasos de alcanzarlo. Frankenstein es un paralelismo aterrador de los
extremos que implica la vida de empresario. Hay negocios monstruosos que han
acabado con matrimonios, han deshecho familias y, para algunos empresarios, han
diezmado cualquier esperanza de tener una buena vida. Ese milagro empresarial
que creamos puede terminar ocasionando un sufrimiento insólito. Cuando eso
sucede, el odio que el doctor Frankenstein sentía por su monstruo a menudo se
apodera de las emociones que tienen los empresarios hacia sus negocios.
Pero tu historia no tiene que terminar de ese modo. Puedes tener tu final feliz.
La buena noticia es que, aunque tu negocio parezca un monstruo con control de tu
vida, también es poderoso. Sin importar que tu ingreso anual sea de 50 000, 500
000 o incluso 50 millones de dólares, tu negocio se puede convertir en un motor
generador de ganancias.
Nunca olvides el poder de tu “monstruo”. Sólo tienes que entender cómo
dirigirlo y controlarlo. Cuando aprendas este sencillo sistema, tu negocio ya no
será un monstruo, se volverá una vaquita obediente, de la que ordeñarás efectivo.
Una vaquita muy fuerte, por cierto.
Lo que estoy a punto de compartir contigo hará que tu negocio se vuelva
rentable de inmediato y de manera decisiva. No me importa de qué tamaño sea tu
negocio ni cuánto tiempo hayas estado sobreviviendo de un cheque a otro y de un
ataque de pánico al siguiente, mes tras mes y año tras año. Estás a punto de ser
rentable. Para siempre. No más sobras para ti: llegó el momento de que tú comas
primero.
El trato es el siguiente: Sólo hay una forma de arreglar tus problemas
financieros: enfrentando tus finanzas. No puedes ignorarlas. No puedes permitir
que alguien más se ocupe de ellas. Necesitas atender los números. Pero hay
buenas noticias: el proceso es muy, muy simple. De hecho, lo entenderás a la
perfección y podrás implementarlo en unos cuantos capítulos más.
Pon manos a la obra: mándame un correo electrónico
Es momento de trazar una línea en la arena y comprometerse.
Mándame un correo electrónico en este preciso momento (mi dirección es
[email protected]) con el asunto: “He trazado una línea en la arena”
y dime que estás comprometido con la rentabilidad. Dime también que harás lo
que sea necesario para que tu negocio sea rentable de manera permanente de una
vez por todas. Si estás dispuesto a hacerlo, quiero saberlo. Mándame un correo.
Comprométete. Hagamos esto.
1
“Why Growing Fast Will Make Your Company More Mediocre” [Por qué crecer hará que tu empresa sea
más mediocre], mayo de 2016.
2 Para encontrar un contador o asesor contable calificado que pueda apoyarte con tu negocio, te aconsejo que
consultes ProfitFirstProfessionals.com y elijas la opción Find (encontrar). He reclutado a los mejores de todo
el mundo, los he capacitado en las minucias del sistema Profit First y he trabajado con ellos constantemente
(mientras ellos trabajan con sus clientes) para aumentar sus habilidades. Mi equipo con gusto te presentará al
experto en el sistema Profit First que consideremos la mejor opción para ti. Y si llamas en los próximos cinco
minutos obtendrás un juego de cuchillos Ginsu de acero inoxidable. (Es una broma. Me refiero a la parte de los
cuchillos. Los especialistas de Profit First son muy serios, te lo aseguro.)
Capítulo 2
Los principios fundamentales de Profit
First
Pensarás que el que mi hija me haya dado su alcancía de cochinito como una
forma de evitar la ruina financiera me habrá obligado a cambiar. Te equivocas.
Ese día de San Valentín fue un momento decisivo, sin lugar a dudas. El
problema era que no tenía idea de cómo ni por dónde empezar. En realidad, las
llamadas de atención rara vez son como se ve en las películas. No escuché la
canción “Eye of the Tiger” como banda sonora de mi vida, impulsándome a seguir
mi entrenamiento. No bebí huevos crudos, no eliminé mis deudas a fuerza de
puñetazos ni subí escaleras para levantar los puños en la gloria de un giro
empresarial radical. En cambio, entré en un periodo muy oscuro de depresión e
insomnio. La vergüenza que sentía era abrumadora: por mi idiotez, por mis
mentiras por omisión, por no haber tenido el valor de decirle la verdad a mi
esposa sobre lo mal que había hecho las cosas.
Comparto esto contigo no en busca de tu compasión, sino porque pienso que
tal vez tengas tu propia versión de esta historia y quiero que sepas que no estás
solo. Y, si no has caído en el lugar oscuro, es importante que sepas que es posible
evitarlo. Lo creo con toda certeza. El sistema Profit First es la solución al
desastre inminente en los negocios.
Así fue como lidié con la depresión: recurrí a las botellas (botellas de
cerveza, de hecho, y muchas…). En realidad no bebo mucho, pero empecé a
considerarlo mi escape. Esa decisión me llevó a tener más vergüenza, la cual
escondí lo mejor que pude, si se le puede llamar esconder a estar tirado en el
sillón, viendo infomerciales, rodeado de latas de Bud Light. Imagíname vestido
con una camiseta blanca cubierta de manchas de Cheetos. No es una imagen
agradable. Y ni siquiera me gustan los Cheetos.
¿Por qué estaba viendo infomerciales, cuando ahora tenemos 2 976 canales
para elegir? Porque cuando la regué, lo primero en irse fue la televisión por
cable. Eso me dejó con una antena de conejo (si eres muy joven y no las conoces,
busca en Google cómo eran) y cinco canales de televisión que a las tres de la
mañana transmiten la venta de productos como el más reciente triturador de
verduras o un cinturón eléctrico de ejercicios, ambos con la promesa de lograr un
abdomen marcado.
Cansado de los infomerciales, sintonicé PBS. Un experto en acondicionamiento
físico estaba explicándole a la audiencia que las curas milagrosas que venden en
los infomerciales nocturnos de dietas no funcionaban y no eran sostenibles. Dijo
que en realidad lo que necesitábamos eran estilos de vida más sencillos que
cambiaran lo que comemos sin que siquiera nos diéramos cuenta. ¿Y su primera
sugerencia de solución? Platos más pequeños.
Picado, seguí viendo el programa. El hombre explicó que nuestro
comportamiento humano natural consiste en llenar nuestro plato con comida y,
como mamá nos lo decía, vaciar el plato comiendo todo lo que hay en él.
(Todavía no entiendo la lógica de las mamás: ¿hay niños muriendo de hambre en
África así que yo me tengo que atascar?) A mí me habían inculcado el
comportamiento “limpia tu plato” y probablemente a ti también. El mensaje está
interiorizado. Cambiar ese hábito por un día no es difícil, ¿pero cambiarlo de
manera permanente? Eso sí es difícil. Por esa razón muchas personas que hacen
dieta recuperan el peso perdido, por eso la gente rara vez cumple los propósitos
de Año Nuevo más allá de finales de enero y por eso es tan difícil ser
disciplinados con nuestros gastos.
Mientras seguía viendo el programa, el experto dijo que, cuando usamos
platos más pequeños, nos servimos porciones más pequeñas y, por lo tanto,
comemos menos calorías sin cambiar el comportamiento que tenemos
interiorizado que implica servir un plato lleno y comer todo lo que hemos
servido.
Me senté en el sillón, con la mente alerta por esta nueva revelación. La
solución no es tratar de cambiar los hábitos que ya tenemos interiorizados, lo cual
realmente es difícil de lograr y casi imposible de mantener, sino más bien
cambiar la estructura que nos rodea y aprovechar esos hábitos.
Fue entonces cuando me di cuenta: cada centavo que mi empresa ganaba se
estaba yendo a un enorme plato y yo me lo estaba tragando todo, usando hasta la
última migaja para operar mi negocio. Cada dólar que entraba se iba a una cuenta,
mi cuenta de operaciones, y yo me lo estaba “comiendo” todo.
Duele admitirlo, pero nunca fui bueno para administrar el dinero. Mientras a
mi negocio le estaba yendo bien, era fácil pensar que yo era bueno administrando
dinero, pero, en retrospectiva, me doy cuenta de que ése nunca fue el caso. En un
principio pensé que era austero y que era un empresario hábil, pero, la verdad es
que era austero sólo cuando no quedaba de otra. Cuando empecé mi primera
empresa, un integrador de redes de computadora (hoy lo llamaríamos proveedor
de servicio administrado), no tenía dinero. Era capaz de vender, dar un servicio,
dirigir mi oficina… y encontré maneras de hacer todo eso prácticamente sin
dinero porque no tenía ni un centavo.
A medida que crecía el negocio, empecé a gastar. Cuanto más dinero entraba,
más gastaba y creía que (borra eso, estaba convencido) de que todos los gastos
eran necesarios. Necesitábamos mejor equipo, una mejor oficina (un sótano no es
lugar para un negocio) y más empleados para hacer el trabajo de modo que yo
pudiera enfocarme en las ventas. Cada paso hacia adelante en el crecimiento de
las ventas requería un avance paralelo en mi infraestructura, recursos humanos,
espacio de oficina grado A, todos términos elegantes que en realidad quieren
decir gastos.
Después de perderlo todo, descubrí que trabajo con lo que me pongan
enfrente. Dame cien dólares y lo haré realidad. Dame cien mil y lo haré realidad.
Y aunque es más fácil hacer que las cosas se hagan realidad con cien mil dólares
en la mano también es mucho más fácil cometer errores. Desperdicia por
completo unos cientos de dólares cuando tienes miles a tu disposición y no
sentirás nada. Desperdicia por completo unos cuantos cientos cuando sólo tienes
unos cuantos cientos y sentirás un dolor agudo.
Figura 2. Ingresos versus costos.
Viendo mis empresas en retrospectiva, me di cuenta de que las había hecho crecer
demasiado rápido, pero seguía sobreviviendo de un cheque a otro y sólo gané
dinero al momento de venderlas. A medida que el dinero entrante aumentaba (la
línea punteada de la gráfica), mis gastos aumentaban a un ritmo similar (línea
entera). La única vez en que lograba tener una ganancia era cuando el ingreso se
elevaba rápido y yo no tenía tiempo de gastar al mismo ritmo (punto A). Sin
embargo, rápidamente aumentaba mis gastos para equiparar mi “nuevo nivel de
ventas” (punto B). Luego las ventas se estabilizaban o bajaban, mientras que mi
nuevo nivel de gastos se mantenía más alto (punto C), lo cual significaba que
empezaba a acumular pérdidas, lo que me llevaba a querer vender más y más
rápido de manera desesperada a cualquier costo (lo cual, a su vez, incrementaría
aún más mis gastos).
Cuando el programa de PBS se terminó y dio paso a la programación infantil de
las mañanas, puse en silencio la televisión y comencé a unir los puntos (lo cual
también estaba haciendo el Conde Contar de Plaza Sésamo, quien literalmente
estaba uniendo puntos en la pantalla). Si reducía el “tamaño del plato” de la
cuenta de operaciones de mi negocio, gastaría de otra manera. Así que, en vez de
tratar de contener mi hábito de gastar, crearía la experiencia de contar con menos
dinero del que realmente tenía, y entonces encontraría formas de lograr que las
cosas siguieran funcionando. ¿Cómo sabía que esto funcionaría? Porque ya les
funciona a millones de personas con cada quincena: piensa en lo que les quitan
para su retiro. Como explican Richard Thaler y Cass Sunstein en su fascinante
libro Nudge, cuando la gente empieza a participar voluntariamente en fondos de
pensión, rara vez se detiene. La clave es empezar, de modo que tanto la cuenta de
ahorros como el estilo de vida se ajusten a la reducción del pago.
Si los fondos de pensión fueran una cuenta de ahorros normal, para la gente
resultaría demasiado tentador disponer de los ahorros en cualquier momento. La
razón por la que no lo son es porque las cuentas de inversión cobran
penalizaciones y hacen que sea más difícil retirar el dinero en cualquier momento.
Del mismo modo, podía hacerme creer y comportarme como si sólo contara con
mi dinero “del plato chico” (y no estoy hablando de un plato chico más una
charola enorme en la mesa).
Pero, ¿qué haría con el “demás dinero”? ¿Podía usarlo para —la sorpresa
más grande del mundo— pagarme un sueldo? ¿Pagar mis impuestos?
A ver, a ver, espera. Espera un momento. ¿Podía apartar algo de ganancia
antes de pagar las cuentas?
Y en ese momento fue cuando me di cuenta: ¿qué tal si tomaba mi ganancia
primero?
Para alguien que ha creado dos negocios con la mentalidad de estar enfocado
en los ingresos, esta idea fue una revelación. A las seis de la mañana, con aliento
a cerveza, manchas de Cheetos en la playera y el cabello en más direcciones que
el de Einstein, sonaba como una locura. ¿Quién tendría la audacia de tomar
primero la ganancia? Yo.
Los cuatro principios fundamentales del sistema Profit
First
Tomémonos un momento para hablar sobre dieta. Sin quejarse, por favor. Es un
tema fascinante.
En 2012, un informe realizado por Van Ittersum y Brian Wansink, publicado en
el Journal of Consumer Research, concluyó que el tamaño del plato promedio
usado en Estados Unidos había aumentado 23% entre 1900 y 2012, pasando de 24
centímetros a 29.5 centímetros. Si hacemos cuentas, el artículo explica que si este
incremento en el tamaño del plato hace que un individuo consuma cincuenta
calorías más al día, esa persona subirá alrededor de dos kilos anuales. Año tras
año, eso se va sumando hasta convertirnos en verdaderos puerquitos.
Pero usar platos más pequeños es sólo un factor. Un pastelillo en un plato
pequeño sigue siendo un pastelillo. Una dieta saludable implica muchas cosas
más y se basa en los cuatro principios de la pérdida de peso y la nutrición:
1. Usa platos más pequeños. Usar platos más pequeños genera una reacción
en cadena. Cuando ves un plato pequeño, te sirves una porción más
pequeña, lo cual significa que consumes menos calorías. Cuando
consumes menos calorías de lo normal, comienzas a bajar de peso.
2. Sirve en secuencia. Si comes primero las verduras, ricas en nutrientes y
vitaminas, saciarán tu hambre. Cuando pasas al siguiente plato, tus
macarrones con queso o puré de papa (¡las papas no cuentan como
verduras!) automáticamente comerás menos. Al cambiar la secuencia de tu
comida comiendo primero las verduras, de manera automática generas un
balance nutricional en tu dieta.
3. Elimina las tentaciones. Elimina cualquier tentación alimenticia. La gente
se mueve por conveniencia. Si te pareces a mí, cuando hay una bolsa de
Doritos en la cocina, te llama constantemente, incluso cuando no tienes
hambre. Si no tienes comida chatarra en casa, es probable que no salgas a
la tienda a comprarla (eso implicaría tener que vestirte). Te vas a comer
la comida saludable que tienes.
4. Adquiere un ritmo. Si esperas hasta tener hambre para comer, ya es
demasiado tarde y te vas a atascar de comida. Así, es muy probable que
comas demasiado y te llenes de más. Pasas de estar muerto de hambre a
estar llenísimo y luego a estar muerto de hambre otra vez. Esas crestas y
valles en el hambre resultan en un consumo de calorías muy alto. En
cambio, hay que comer con regularidad (muchos investigadores sugieren
hacer cinco comidas al día) para nunca sentir hambre. Sin las crestas y
valles, en realidad comerás menos calorías.
Aunque no se dé cuenta, la gente de la industria alimenticia sabe muy bien cómo
hacer crecer un negocio saludable. Examinemos esos principios uno por uno:
1. Ley de Parkinson. ¿Por qué tu negocio es como un tubo
de pasta de dientes?
En los años desde que descubrí estos cuatro principios de la salud física, me
clavé cada vez más en por qué importan. Los cuatro principios que el experto en
acondicionamiento físico de PBS compartió están basados en la ciencia del
comportamiento. Saber qué es lo que te mueve, te da una enorme ventaja sobre ti
mismo. La ciencia del comportamiento te da la ventaja de vencer a tu mayor
competidor, es decir, tú.
Empecemos con los platos pequeños. En 1955, un filósofo moderno llamado
C. Northcote Parkinson, por intuición, descubrió la Ley de Parkinson, que
establece que la demanda de algo se expande para igualar la oferta. En economía,
esto se llama demanda inducida y explica por qué hacer más grandes los caminos
para reducir el tráfico nunca funciona a largo plazo, porque siempre hay más
conductores que llegan para ocupar esos lugares adicionales.
En otras palabras, si fueras a un bar de tapas español donde sirven esos platos
pequeños, comerías menos. Pero si fueras al bufet “todo lo que puedas comer” de
Ponderosa, donde tienen platos del tamaño de la tapa de una coladera, comerías
hasta que te saliera comida por las orejas. (Es un bufet de “todo lo que puedas
comer”… ¡reto aceptado!)
De manera similar, si un cliente te da una semana para terminar un proyecto,
es probable que te tomes toda la semana, pero, si sólo te da un día, lo tendrás
listo en un día. Cuanto más tenemos de algo, más lo consumimos. Esto resulta
cierto para todo: comida, tiempo, hasta pasta de dientes.
¿Cuánta pasta de dientes usas cuando tienes un tubo de pasta nuevo? Un
montón, ¿cierto? ¿Por qué no? Después de todo, tienes un tubo de pasta completo.
Así que sirves una buena ración en tu cepillo de dientes. Luego, antes de empezar
a cepillarte, abres la llave del agua para humedecer un poco el cepillo. Y
sucede… chin… la pasta se cae en el lavabo. Pero, a quién le importa, ¿verdad?
Lo único que hay que hacer es abrir el tubo ¡y ya! Tienes muchísima pasta. Así
que pones otra enorme ración en tu cepillo.
Pero cuando abres el cajón del baño y encuentras un tubo casi vacío… Dios
mío… cómo cambian las cosas. Todo empieza apretando la pasta como loco a
más no poder, para al final dejar salir un poco de pasta que, como una tortuga a la
que un niño de tres años está molestando con un palito, se vuelve a meter al tubo
en cuanto acercas el cepillo. En este punto te dan ganas de gritar algunas
groserías, pero no puedes porque ya estás en la etapa 2 de la extracción de pasta:
estás succionando el tubo directamente. Con un precario equilibrio que implica
succionar y apretar con una mano mientras con la otra tratas de que las cerdas
alcancen algo de pasta, logras la victoria. Una gotita de pasta, que es suficiente
para esa sensación de aliento fresco.
¿No es gracioso cómo cambiamos en función de lo que tenemos disponible?
Esto es lo fascinante: la Ley de Parkinson detona dos comportamientos cuando la
demanda es escasa. Cuando tienes menos, haces dos cosas. La primera es obvia:
te vuelves austero. Cuando hay menos pasta en el tubo, usas menos para lavarte
los dientes. Ésa es la parte obvia. Pero sucede algo más, mucho más impactante:
te vuelves extremadamente innovador y descubres todo tipo de formas de extraer
la última gota del tubo.
Si hay algo que puede cambiar para siempre tu relación con el dinero es
comprender la Ley de Parkinson. Intencionalmente, necesitas hacer que haya
menos pasta (dinero) disponible para lavarte los dientes (operar tu negocio).
Cuando hay menos, automáticamente diriges tu negocio de una forma más austera
(lo cual está bien) y lo harás de una forma más innovadora (¡lo cual es genial!).
Si primero quitas de la vista tu ganancia, te quedará un tubo de pasta casi
vacío para dirigir tu negocio. Cuando hay menos dinero disponible para dirigir tu
negocio, encontrarás formas de obtener los mismos o mejores resultados con
menos. Al tomar primero tu ganancia, te verás obligado a pensar con más
creatividad y a innovar más.
2. El “efecto de primacía”. ¿Por qué importa la palabra
First (primero) del sistema Profit First?
El segundo principio de comportamiento que necesitas entender sobre ti mismo se
denomina “efecto de primacía”. El principio es el siguiente: otorgamos
importancia adicional a aquello que encontramos primero. A continuación hay una
pequeña demostración que podría ayudarte a entender.
Te mostraré dos series de palabras. Una describe a un pecador y la otra a un
santo. La meta es, lo más rápido posible, determinar cuál es cuál. ¿Entendiste?
Bien. Ahora mira las dos series de palabras que aparecen abajo y determina cuál
describe al pecador y cuál al santo.
a. maldad, odio, enojo, alegría, cuidado, amor
b. amor, cuidado, alegría, enojo, odio, maldad
A primera vista, es probable que hayas identificado la primera serie de palabras
con el pecador y la segunda con el santo. Si así fue, buenas noticias, porque
significa que eres humano y que estás experimentando el efecto de primacía. En
otras palabras, tendrás mucho éxito con el sistema Profit First. Si trataste de
averiguar cuál era el truco a medida que realizabas el ejercicio, también son
excelentes noticias: significa que eres empresario y estás dispuesto a romper
viejos sistemas (como leer únicamente de izquierda a derecha), lo cual también
significa que tendrás éxito con el sistema Profit First.
Ahora mira de nuevo la serie de palabras. Verás que ambas series son
idénticas, sólo que se trata de la secuencia opuesta.
Así que, cuando ves maldad y odio al inicio de la serie, tu mente asigna un
mayor peso a esas palabras y un menor peso a las restantes. Cuando la serie
empieza con amor y cuidado, pones el peso ahí.
Cuando seguimos la fórmula convencional de ventas – gastos = ganancia,
tendemos a enfocarnos en las primeras dos palabras: ventas y gastos, y tratamos
la ganancia como algo secundario. Luego, actuamos en conformidad con esto.
Vendemos lo más posible, luego usamos el dinero que ganamos para pagar los
gastos. Nos quedamos atrapados en el ciclo de vender para pagar las cuentas, una
y otra vez, preguntándonos siempre por qué nunca vemos ganancia alguna. ¿Quién
es ahora el pecador?
Cuando Profit First, es en lo que nos enfocamos, y nunca se nos olvida.
3. Elimina las tentaciones. Una vez que hayas tomado tu
ganancia primero, evita que esté a la mano.
Mi mayor debilidad son unos pastelillos llamados Chocodiles, están cubiertos de
chocolate oscuro, rellenos de crema y envueltos en amor. Por fortuna, dejaron de
fabricarlos.1 Pero si uno se colara en mi casa, aunque hubiera caducado en 1972,
me devoraría ese delicioso elixir de amor y grasas saturadas. Ahora siempre me
aseguro de tener cerca opciones saludables y no hay comida chatarra por ningún
lado.
El dinero funciona de la misma manera. A medida que implementes el sistema
Profit First, vas a usar el gran poder de “si está fuera de la vista, está fuera de la
mente”. A medida que generes ganancias (lo cual, recuerda, empieza hoy mismo),
vas a eliminar el dinero de tu acceso inmediato. No lo verás, así que no tendrás
acceso a él. Y, justo como cualquier cosa a la que no tienes acceso, encontrarás
una forma de funcionar sin aquello que no tienes y no te preocuparás por eso.
Luego, cuando tu cuenta de ganancias te dé dinero, te servirá como un bono.
4. Adquiere un ritmo.
Así como evita que muramos de hambre y nos atasquemos de comida, adquirir un
ritmo funciona también con el dinero.
Cuando entramos en un ritmo (en el capítulo 6 explicaré un método bimestral
que llamo La Regla 10/25), no estamos en el modo reactivo de gastar a lo loco
cuando nos llegan depósitos grandes ni de entrar en pánico cuando tenemos un
bajón de dinero importante. No estoy diciendo que el dinero aparecerá
automáticamente y que siempre tendrás efectivo a tu disposición, pero establecer
un ritmo te sacará del pánico diario.
De hecho, establecer un ritmo también será un gran indicador de flujo de
efectivo general. Este sistema es la forma más fácil de medir el flujo de efectivo.
En vez de leer el estado de cuenta de flujo de efectivo (honestamente, ¿cuándo fue
la última vez que lo hiciste?), puedes medir tu flujo de efectivo al revisar tus
cuentas bancarias, algo que de cualquier manera haces.
Cuando entres en un ritmo en la administración de tu efectivo, tendrás el dedo
puesto en el pulso de tu negocio. Podrás monitorear la posición de tu dinero todos
los días con sólo ver tu cuenta bancaria. Entras. Pasas dos segundos viendo tus
saldos. Sales. Sabrás en dónde estás parado así de rápido. Piensa en tu flujo de
efectivo como olas que mojan la playa. Si la ola de efectivo es grande, lo notarás
y actuarás en consecuencia (aquí es donde ver los informes con la guía de un
profesional resulta útil). Cuando las olas son pequeñas, con toda seguridad
también lo notarás. La mayor parte del tiempo, espero que las olas de efectivo
sean normales y no se requerirá ninguna acción. Pero, sin importar nada, siempre
lo sabrás. Porque seguirás haciendo lo que haces normalmente: entrar a tu cuenta
bancaria.
PERO, SI APARTO MIS GANANCIAS, ¿CÓMO VOY A CRECER?
Ésta es una pregunta que me hacen mucho. Para este momento, espero haberte convencido de que
perseguir el crecimiento por sí solo es la forma de terminar quebrado y sin negocio. Pero eso no
quiere decir que el crecimiento no importe o que no debas desearlo.
Las estrategias de crecimiento han formado parte de mi rollo por años. He escrito muchos libros
sobre la idea de lograr un crecimiento rápido y orgánico (como mi libro Surge). Pero, como muchos
empresarios, siempre solía pensar que era una cosa o la otra. O podías crecer o podías ser
rentable… ciertamente no podías hacer las dos cosas. Estaba equivocado.
Lo que he descubierto es que el crecimiento más rápido y saludable proviene de negocios que
priorizan las ganancias. Y eso no se debe a que vuelvan a invertir el dinero en el negocio. Los
negocios que vuelven a invertir el dinero no son verdaderamente rentables; sólo tienen el dinero de
manera temporal (simulación de ganancias), luego lo gastan, como cualquier otro gasto.
El sistema Profit First conduce a un crecimiento más rápido porque aplica un proceso de
ingeniería reversible a tu rentabilidad. Cuando tomas tu ganancia primero, tu negocio te dirá de
inmediato si puede pagar los gastos en los que estás incurriendo; te dirá si estás lo suficientemente
simplificado; te dirá si tienes los márgenes adecuados. Si descubres que no puedes pagar tus cuentas
después de haber tomado primero tu ganancia, debes atender todos esos puntos y hacer los ajustes
correspondientes.
Tomar primero la ganancia te ayudará a descubrir cuáles de las muchas cosas que haces
generan dinero y cuáles no. Luego la dirección es obvia: hacer más de lo que resulta rentable y
arreglar (o eliminar) lo que no lo es. Te enfocarás en lo que te genera ganancias, de manera natural,
y cada vez serás mejor en eso. Y, cuando te vuelvas mejor en lo que tus clientes de por sí ya
quieren, les vas a gustar más. Todo esto se traduce en un crecimiento rápido y saludable.
Algunos especialistas, como quienes se dedican a hacer cirugías del corazón, conocen el secreto.
Sigue haciendo unas pocas cosas (como cirugías del corazón), muy, muy bien y atraerás a los
mejores clientes, obtendrás las mejores primas y verás crecer tu consultorio hasta lograr renombre
internacional. Por el contrario, el médico general hace de todo (desde uñas enterradas hasta
salpullidos, toses y resfriados), pero nunca se especializa y, por tanto, atrae a los clientes generales.
Y, cuando el asunto se vuelve grave para el paciente, por ejemplo, que esa tos en realidad es un
síntoma de un problema cardíaco, el médico general lo canaliza con un especialista (que se lleva la
mayor suma de dinero por sus servicios). Los especialistas tienen las mejores casas de la ciudad,
mientras que los médicos generales no pueden ni pagar sus préstamos de la universidad.
Para crecer más y más rápido, necesitas ser el mejor en lo que hagas. Y para volverte el mejor
en algo primero necesitas determinar en qué eres mejor y hacerlo mucho mejor todavía. Para llegar
a ese punto, toma primero tu ganancia y las respuestas de cómo ser el mejor en algo se revelarán
después.
La nueva fórmula de contabilidad
Ahora sabes cómo es la psicología detrás de tu manera de trabajar. El siguiente
paso es montar un sistema alrededor de tu manera normal de ser. Y comenzamos
con una sencilla fórmula del sistema Profit First:
ventas – ganancia = gastos
Lo que estás a punto de aprender no es nada nuevo (ni siquiera para ti). Sospecho
que es algo de lo que has estado consciente (completamente o por lo menos en
parte), pero nunca has hecho. Es cuando el concepto de “págate a ti primero” se
suma a “raciones en platos pequeños” y al “sistema de administración de dinero
en sobres que tenía la abuela” y a tus tendencias humanas naturales preexistentes.
La forma en que debes aplicar los cuatro principios es la siguiente:
1. Usa platos pequeños. Cuando el dinero entra en tu cuenta principal de
ingresos, simplemente actúa como una bandeja para las demás cuentas.
Luego, periódicamente, distribuyes todo el dinero de la cuenta de ingresos
a distintas cuentas en porcentajes predeterminados. Cada una de esas
cuentas tiene un objetivo distinto: una es para ganancias, otra para la
compensación del dueño, otra para impuestos y otra para gastos de
operación. En conjunto, esas son las cinco cuentas fundacionales (ingreso,
ganancia, compensación del dueño, impuestos y gastos de operación) y en
donde deberías empezar, pero los usuarios avanzados usarán cuentas
adicionales, lo cual se explica en el capítulo 10.
2. Sirve en secuencia. Siempre, siempre distribuye primero el dinero con
base en los porcentajes de las cuentas. Nunca, jamás de los jamases,
pagues primero las cuentas. El dinero se mueve de la cuenta de ingresos a
tus cuentas de ganancias, compensación del dueño, impuestos y gastos de
operación. Luego pagas cuentas sólo cuando hay dinero en la cuenta de
gastos de operación. Sin excepción. ¿Y qué pasa si no queda suficiente
dinero para los gastos? Esto no significa que necesitas tomar dinero de las
demás cuentas. Lo que sí significa es que tu negocio te está diciendo que
no puedes darte el lujo de hacer esos gastos y que tienes que deshacerte de
ellos. Eliminar gastos innecesarios hará que tu negocio sea más saludable
de lo que hayas podido imaginar.
3. Elimina las tentaciones. Pon fuera del alcance la cuenta de ganancias y
otras cuentas “tentadoras”. Haz que sea muy difícil y doloroso llegar a ese
dinero, eliminando la tentación de “tomarlo prestado” (léase robarlo) para
ti. Usa un mecanismo de contabilidad para evitar el acceso, salvo por la
razón adecuada.
4. Adquiere un ritmo. Distribuye el dinero y realiza los pagos dos veces al
mes (específicamente el día 10 y el día 25). No pagues sólo cuando hay
dinero acumulado en la cuenta. Adquiere el ritmo de distribuir tu ingreso y
pagar las cuentas dos veces al mes de modo que puedas ver cómo se
acumula el efectivo y a dónde va realmente el dinero. Esto es una
administración de flujo de efectivo controlada y recurrente, no una
administración improvisada, según la ocasión.
Cuando comencé a aplicar la filosofía del plato pequeño a las finanzas de mi
empresa, estaba trabajando como asesor y dando conferencias sobre el mundo
empresarial. También apliqué mi nuevo sistema Profit First a mi única inversión
que había sobrevivido: Hedgehog Leatherworks. Había dejado la cerveza y los
infomerciales como mecanismos para lidiar con la dificultad y mi depresión había
quedado atrás. En ese momento, estaba dándole los toques finales a mi primer
libro de negocios, The Toilet Paper Entrepreneur, en el cual incluí una pequeña
sección sobre el concepto de Profit First. Luego de que salió el libro, seguí
perfeccionando el sistema, explorándolo y poniéndolo en práctica, y todo cambió.
Comencé a implementarlo con otros empresarios. Funcionó. Me funcionó a mí, a
ellos y a mis lectores.
Motivado por mi pasión por el mundo empresarial y mi determinación de
lograr rentabilidad hoy, no en una fecha indeterminada del futuro, me dispuse a
perfeccionar mi sistema. En ese proceso, descubrí a otros empresarios y líderes
de negocios que estaban dirigiendo sus empresas de un cheque a otro y que
necesitaban desesperadamente el sistema Profit First. Pero también encontré
empresarios y líderes de negocios que habían estado implementando un sistema
similar con gran éxito. Personas como Jesse Cole, dueño de dos equipos de
beisbol AAA, quien, mientras hacía crecer su negocio, pagaba casi un millón de
dólares de préstamos. Y Phil Tirone, quien, mientras estaba creando su primero
negocio multimillonario altamente rentable, seguía rentando el mismo estudio
hasta que decidió que había logrado suficientes ganancias para rentar un lugar
mejor: un departamento de una sola recámara.
En las próximas páginas, compartiré historias de personas que estaban en
sintonía con sus ganancias e historias de personas que, como tú y como yo, lo
estaban dando todo, pero a pesar de eso apenas lograban salir tablas en los
mejores días… personas que ahora cuentan con una ganancia mensual y disfrutan
los frutos de su trabajo. Personas como José y Jorge, dos empresarios que
comenzaron a usar el sistema Profit First en los primeros meses tras el
lanzamiento de su negocio y han experimentado no sólo un crecimiento muy
respetable, sino que de modo permanente se llevan de 7 a 20% de ganancia mes
tras mes.
Baja las expectativas
En su libro Switch, Chip y Dan Heath explican el concepto de “bajar las
expectativas”. Los empresarios estamos programados para “subir las
expectativas”. Pensar en crecer. Vivir con valentía. Querer más. Pero he
descubierto que no siempre es la mejor forma de ganar impulso. Y si pretendes
ser rentable es momento de empezar con un pequeño paso de “expectativas
bajas”. Quiero que des un pequeño paso, un paso simple y fácil que te pondrá en
el camino de la rentabilidad permanente. No hay excusa porque es muy fácil.
En este momento, quiero que abras tu cuenta de ganancias. Es el primer paso
del sistema Profit First, así que hazlo ahora. Llama a tu banco (o hazlo en línea) y
abre una nueva cuenta. No te enredes en si debería ser una cuenta de ahorros o de
otro tipo. Los cinco segundos que pasarás pensando en eso te costarán más que el
minúsculo interés que te dará. Tu meta es sólo empezar y no detenerte.
Luego de abrir esta nueva cuenta bancaria, llámala “cuenta de ganancias” y,
de ahora en adelante, por cada depósito que recibas en tu cuenta normal,
transfiere 1% a tu cuenta de ganancias. Luego procede con tu negocio, tus
procesos y la administración del dinero como lo has hecho en el pasado.
Simplemente suma dinero a la cuenta de ganancias y nunca lo toques (hasta que
llegues a la sección de este libro en la que explico cómo hacerlo).
Si recibes un depósito de 1 000 dólares, ya te dije, empezando hoy mismo,
transfiere 10 dólares a tu cuenta de ganancias. Si puedes dirigir tu negocio con 1
000 dólares, te aseguro que puedes hacerlo con 990. Si recibes 20 000 dólares,
transfiere 200 dólares a tu cuenta de ganancias. Si puedes dirigir tu negocio con
20 000 dólares, sin duda alguna puedes hacerlo con 19 800. Nunca olvides que es
1%. Es una expectativa baja.
No obstante, algo mágico sucederá. Comenzarás a probar el sistema tú mismo.
No te volverás rico de la noche a la mañana de esta forma, pero obtendrás un
montón de confianza en ti mismo. Tendrás una probada de lo poderoso que es
reservar tu ganancia con anticipación. Tu trabajo es seguir dando este pequeño
paso por un tiempo. Observa cómo se acumula tu ganancia. Sí, es sumamente
pequeña, pero es ganancia. La meta aquí es ganarle a tu mente. La meta es que te
des cuenta de que este proceso poco familiar de tomar primero tu ganancia no es
tan aterrador después de todo. Luego, una vez que estés en sintonía con la vibra
de Profit First, estarás listo para un mayor éxito. Porque estarás preparado a la
perfección para implementar el resto del sistema y tu corazón estará ahí. Por
completo.
Actúa: sencillos primeros pasos
1. Confía en el proceso. Esto funciona, pero resulta poco familiar. Así que
resiste. Comprométete, por ahora, a vencer la resistencia y confort que
implican hacer lo que hacías en el pasado. Primero, confía en el proceso.
Luego demuéstratelo.
2. Abre sólo una nueva cuenta. La de ganancias. Por simplicidad, que sea
una cuenta de cheques. No te preocupes por la insignificante tasa de
interés de los ahorros y otras cuentas. Por ahora, tu meta es empezar de
inmediato y de manera decisiva.
3. Transfiere 1% de tu dinero actual a la cuenta de ganancias. Has
“sembrado” la cuenta. No lo toques. No lo retires. Por ahora, sólo déjalo
ahí.
1
Para aquellos que, como yo, también son amantes de los Chocodiles, supuestamente Hostess ha vuelto a
introducir el producto en el mercado, ligeramente reformulado. A pesar de que la distribución es escasa, he
probado algunos. Aunque son una nueva fórmula, saben igual a los que se vendían desde 1972… y siguen
siendo deliciosos.
Capítulo 3
Cómo implementar en tu negocio el
sistema Profit First
Cuando era adolescente, mi mamá tenía un trabajo de medio tiempo en Lenze
Corporation, una empresa con sede en Alemania que distribuía piezas de
máquinas. Cada quince días, después de recoger su cheque, dividía su dinero.
Todavía puedo verla sentada en la mesa de la cocina, colocando billetes de cinco
y de diez en sobres rotulados “comida”, “hipoteca”, “comunidad”,
“entretenimiento” y “vacaciones”. Tenía otro sobre, rotulado con una frase en
alemán, que podría traducirse como “en caso de emergencia”. La mitad de su
dinero se iba al sobre de “hipoteca”. Luego ponía 15% en el sobre de
“vacaciones”, 5% en el de “entretenimiento” y 10% en los de “comida”,
“comunidad” y en el sobre para malos momentos que decía “Nur für den Notfall”.
A pesar del hecho de que sus horarios fluctuaban, mamá siempre tenía
suficiente dinero para comida. Ahora, déjame dejar algo claro: esto no significa
que siempre tuviera la misma cantidad de dinero. Siempre tenía suficiente.
Algunas semanas trabajaba menos horas porque estaba enferma o porque se había
ofrecido como voluntaria en mi escuela. (Es de lo más vergonzoso cuando tu
mamá aparece en tu salón con títeres alemanes para enseñar folklore alemán…
cuando estás a punto de terminar la prepa.) Otras semanas trabajaba tiempo extra.
Su ingreso variaba (¿te suena familiar?), no obstante, mamá siempre tenía
suficiente porque, en cuanto ponía el dinero en los sobres, los mantenía sellados
hasta que lo necesitaba. Nunca tomó dinero prestado de otros sobres si se
quedaba corta. Se dirigía al supermercado y, hasta que estacionaba el coche,
abría el sobre que decía “comida”.
Mamá hacía las compras con el dinero que tenía para esa semana. Si era una
semana de poco dinero, para el almuerzo tocaba un sándwich y para la comida
arroz con frijoles. Más dinero significaba carnes frías para el almuerzo y pollo y
arroz para la cena. Y cuando había mucho dinero era salchicha alemana todo el
día. Sólo a mi mamá le gustaban las salchichas alemanas, así que, cuando estaba
trabajando extra y era seguro que esa semana llegaría a casa con más dinero, mi
hermana y yo tratábamos de hacer que pasara más tiempo en casa para que no
pudiera comprar las salchichas alemanas. Si nunca las has probado, considérate
afortunado, porque son de hígado. ¿Ves? ¿A ti tampoco te gusta?
Tal vez te estés preguntando qué pasaba con el sobre de “hipoteca”. Si su
pago de esa semana había sido poco, no era como que pudiera ir al banco y decir
que este mes pagaría menos de hipoteca. Mamá sabía que, cuando trabaja un
horario normal, 40% de su pago sería suficiente para la hipoteca. Pero, como
todos sabemos muy bien, lo normal no siempre es tan normal. Pasan cosas. Así
que, intencionalmente, apartaba 50% para la hipoteca. Al poner siempre 10% más
de lo necesario, siempre había un colchón cuando las contribuciones “normales”
se quedaran cortas. Y cuando sucediera una hecatombe (lo cual nunca pasó,
probablemente porque estaba preparada), mamá tenía su sobre “Nur für den
Notfall” de respaldo.
El sistema de los sobres no es exclusivo de mi mamá. Ella forma parte de la
gran generación y sobreviviente del casi constante bombardeo de su pueblo
durante la Segunda Guerra Mundial. Desde que publiqué la primera edición del
libro La ganancia es primero, he recibido incontables correos electrónicos de
lectores cuyos padres o abuelos usaban sistemas similares. De sobres a frascos, a
una caja de metal con distintos compartimentos que usa un lector en Suecia,
muchos lectores adaptaron estos sistemas para su propio uso. En parte, Profit
First es un sistema de sobres aplicado a los negocios y modernizado a través del
uso de cuentas bancarias. El sistema le funcionó a la perfección a mi mamá y
sospecho que ha hecho lo mismo por alguien de tu árbol genealógico.
¿Cómo aplicas este sistema a tu negocio? Te he dado un proceso paso a
paso… sin sobres, frascos ni cajas de metal.
Contabilidad de saldo bancario
El sistema de administración financiera que muchos empresarios usan por default
es lo que yo llamo “contabilidad de saldo bancario”. Irónicamente, es lo que los
contadores nos dicen que no hagamos: “No veas tus cuentas bancarias”, dicen.
“Ve tu sistema de contabilidad”.
¿No te fascina ver tu sistema de contabilidad? Justo como esas miles de
“hermosas” fotografías de sus vacaciones que te enseña tu amigo, con una
“historia divertida” detrás de cada una. Podrías estar viéndolas todo el día. La
verdad no.
Si sigues las instrucciones de tu contador al pie de la letra, esto es lo que se
espera de ti cuando revisas tu sistema de contabilidad para saber cuánto dinero
tienes, una vez que has cotejado todas las cuentas para tener precisión, que has
revisado tus ganancias y pérdidas y que has analizado tus estados de cuenta de
flujo de efectivo y luego has comparado los números con tu hoja de balance; a
continuación, harás todos los cálculos críticos, como sacar el índice de efectivo
para operación, el giro de inventario y tanto tu índice de solvencia como el de
liquidez; luego los compararás con tus indicadores de desempeño clave y al fin
podrás saber cuál es la salud de tu negocio. Ah, y antes de que se me olvide,
tienes que hacerlo cada semana. Entonces entenderás claramente dónde está tu
negocio. O eso dice el contador.
Sólo hay un problema: no tengo idea de cómo leer y cotejar todos esos
documentos e índices. De hecho, es la razón por la que contraté a mi contador. La
cabeza me da vueltas de sólo escribir esto. Tal vez son los malos recuerdos. Es
horrible, amigo, realmente horrible. Cuando pienso en informes financieros me
empieza a dar temblorina y, si veo números por demasiado tiempo,
inevitablemente termino debajo de mi escritorio chupándome el pulgar (lo cual
sigue siendo cien veces mejor que comer salchicha alemana).
Entonces, ¿qué hago? ¿Qué hace la mayoría de los empresarios? Recurrimos a
la contabilidad de saldo bancario. ¿Y qué es eso? Entramos a nuestras cuentas,
tomamos nota de nuestro saldo y, entonces, con base en lo que vemos, tomamos
decisiones sobre cómo proceder. Cuando nuestro saldo está bajo, hacemos
llamadas de cobranzas y vendemos mucho. Cuando nuestro saldo está alto,
invertimos en equipo y expansión. Funciona. Bueno, más o menos.
La contabilidad de saldo bancario parece funcionar porque es como estamos
programados para ver indicadores rápidos (por ejemplo si nuestra cuenta tiene
suficiente dinero). Luego confiamos en nuestro instinto y actuamos en
consecuencia. Sin embargo, este sistema no funciona a la perfección, porque
parece que nunca nos queda suficiente dinero para pagarnos a nosotros mismos.
Por eso creé el sistema Profit First.
Este sistema está diseñado de manera que puedas (y así deberías hacerlo)
seguir llevando a cabo tu contabilidad de saldo bancario. El sistema está
sincronizado con tus cuentas bancarias de modo que puedas entrar, ver cuál es tu
saldo y tomar decisiones con base en eso.
Eso es lo que ya estás haciendo, así que no necesitas cambiar. El sistema
Profit First tiene múltiples cuentas bancarias de modo que, cuando entres, sabrás
para qué es ese dinero. Abres tu sobre, ves con cuánto cuentas para trabajar y
tomas tus decisiones. ¿Será arroz con frijoles o una salchicha alemana?
Con el sistema Profit First, no vamos a cambiar tu comportamiento; le vamos
a poner un barandal. No sólo te vamos a permitir que hagas lo que siempre has
hecho, te vamos a animar a hacerlo.
Las cinco cuentas fundacionales
Si ya has llegado a este punto del libro, asumo que estás convencido con la idea
de Profit First. Es momento de dar tu primer paso: alistar tus sobres o platos.
Hazlo ahora mismo. No lo dejes para después. Es momento de levantar tu trasero
y ponerlo en marcha.
Lo que estás a punto de hacer es el cimiento del sistema Profit First. Es la
estructura con base en la cual se construirán tus ganancias. Todos los músculos
del mundo son inútiles si no están conectados a una estructura ósea fuerte. Estas
cuentas son los huesos.
A continuación, hay cinco cuentas que tienes que abrir:
1. Ingresos
2. Ganancias
3. Compensación del dueño
4. Impuestos
5. Gastos de operación
Asegúrate de abrirlas como cuentas de cheques. La flexibilidad que ofrecen las
cuentas de cheques supera por mucho los minúsculos intereses que obtienes de tus
cuentas de ahorro. Llama a tu banco y abre las cinco cuentas fundacionales. La
mayoría de los bancos te permite asignar un nombre a la cuenta, el cual aparece
en línea y en los estados de cuenta, además del número correspondiente. Justo
como mi mamá rotulaba sus sobres, titula tus cuentas según su función.
Puedes usar la cuenta de banco que ya tienes como una de esas cinco cuentas.
Ponle el nombre de cuenta de gastos de operación porque probablemente ya pagas
los gastos con el dinero de esa cuenta. En cuanto a los depósitos, vamos a
colocarlos en tu cuenta de ingresos. Eso debería ser facilísimo para los cheques,
simplemente ponlos en una nueva cuenta. Para otro tipo de depósitos, como pagos
de tarjeta de crédito o transferencias, tendrás que actualizar tu información
bancaria cuando sea necesario. El proceso tomará como media hora, si tienes
muchos pagos automatizados, quizá una hora. Haz el esfuerzo y deja esto listo.
Dos cuentas “sin tentaciones”
Ahora que has abierto tus cinco cuentas fundacionales en tu banco principal, el
siguiente paso es abrir tus cuentas “sin tentaciones”. Vamos a quitar tus impuestos
de tu vista y de tu mente. Y vamos a hacer lo mismo con tu cuenta de ganancias.
Tal vez estés pensando: “¿Por qué necesito todo esto? Ya tengo cuentas de
impuestos y ganancias en mi banco principal. ¿Por qué duplicar?”. La razón por la
que tenemos estas cuentas secundarias es para mantener fuera de tu vista el dinero
que destinas a los impuestos y las ganancias. Porque cuando algo no está
disponible para consumirlo no lo haces.
Si algo no está disponible, es poco probable que hagamos cosas
extraordinarias para consumirlo. Tu ganancia es para ti y, si puedes tener acceso a
ella con facilidad, es probable que te sientas tentado a “tomar dinero prestado” de
ahí para cubrir tus gastos. ¿Y qué hay del dinero de los impuestos? Ese dinero le
pertenece al gobierno. Vamos a asegurarnos de que nunca tomes dinero prestado
(un eufemismo de “robar”) de esas cuentas.
Si tomas dinero de tu cuenta de ganancias y lo vuelves a invertir en tu
negocio, básicamente estás diciendo que estás dispuesto a buscar la forma de
dirigir tu negocio con los gastos de operación que tienes destinados. Si tomas
dinero de tu cuenta de impuestos, dinero que tienes reservado para pagarle al
gobierno, básicamente le estás robando al gobierno. Y sospecho que ya lo sabes,
al gobierno eso no le gusta nada.
Busca un nuevo banco con el que nunca hayas trabajado. En ese caso, no
estarás moviendo mucho el dinero y rara vez llevarás las cuentas a cero (a menos
que estés corto de impuestos). Así que, con este banco, puedes estar menos
preocupado por las cuotas que cobran por no tener el saldo mínimo.
En el segundo banco, abre dos cuentas de ahorros (aquí es donde reunirás los
intereses porque tu dinero estará ahí por un tiempo). Las dos cuentas son:
ganancias guardadas e impuestos guardados. Luego, vincula esas dos cuentas con
las cuentas respectivas de ganancias e impuestos de tu banco principal de modo
que puedas transferir dinero.
En breve te explicaré cuándo transferir dinero y con qué frecuencia lo harás.
Por ahora, quiero responder la pregunta más importante que tienes. Puede que
estés pensando: “¿Por qué debería tener cuentas de ganancias e impuestos tanto en
mi banco principal como en mi banco de ‘no tentaciones’? ¡Soy un empresario!
¡Me gustan los atajos! ¿No puedo simplemente transferir dinero de mi cuenta de
ingresos del banco principal a las cuentas de ganancias guardadas e impuestos
guardados de mi banco de ‘no tentaciones’?” Aunque técnicamente hablando
puedes hacerlo, es una mala idea por dos razones:
1. Las transferencias de un banco a otro no son instantáneas. Puede tardar
tres días o más (los fines de semana y los días feriados suman tiempo) y,
cuando entras a tu cuenta principal, pareciera que el dinero sigue ahí.
2. La meta con el sistema Profit First es darte conocimiento instantáneo y
preciso de en dónde está tu dinero. Cuando mueves dinero de una cuenta a
otra del mismo banco, la transferencia por lo general es instantánea. Al
mover dinero de tu cuenta de ingresos a la de ganancias y a la de
impuestos (junto con las demás cuentas), de manera inmediata verás en
dónde está tu dinero, en sus respectivos platos. Ahora que tu dinero está
en el “plato” correcto en tu banco principal, inicia la transferencia a las
cuentas de ganancias guardadas e impuestos guardados. Ahora, cada vez
que entres a tu banco principal sabrás exactamente en dónde estás, aunque
la transferencia a tu banco de “no tentaciones” aún no se haya completado.
DOS PREGUNTAS MUY COMUNES
Hablo sobre el sistema Profit First en alrededor de treinta conferencias importantes al año, así como
en algunas conferencias más pequeñas, seminarios web y charlas. De manera inevitable, cuando
empieza la parte de preguntas y respuestas, surge una o dos de las siguientes preguntas:
1. “En el pasado, nunca he tenido un negocio rentable, así que ¿cómo
puedo tomar mi ganancia ahora?”
La gente tiene dificultad para aceptar la idea de que pueden empezar a tomar ganancias de
inmediato porque parece un engaño de contabilidad. No lo es (de hecho, la contabilidad normal es la
que emplea engaños). Al tomar primero tu ganancia, estás cambiando de manera fundamental la
forma como diriges tu negocio. Cuando escucho esta pregunta, siempre explico la Ley de Parkinson:
gastas cada centavo que tienes y estiras hasta el último billete en los tiempos de vacas flacas para
que tu negocio se siga moviendo hacia adelante. Simple y sencillamente te estoy pidiendo que quites
primero tu ganancia y operes con menos. Lo has hecho antes y has encontrado la forma. Hay un
dicho que dice: “Nada cambia si nada cambia”. Si no cambias la manera en que tomas tu ganancia,
nunca tendrás una ganancia.
2. “¿No puedo hacer esto en una hoja de cálculo o en mi sistema de
contabilidad? ¿Por qué tengo que hacerlo en el banco?”
Esta pregunta la respondo haciendo una pregunta: ¿Y eso para qué te ha servido hasta ahora? ¿Qué
no ya estás siguiendo tu flujo de efectivo todos los días en una hoja de cálculo? ¿No estás revisando
tu sistema de contabilidad todos los días, viendo los números? No. Exactamente. Así que instalar el
sistema Profit First en tu sistema de contabilidad es sólo una ligera modificación de algo que se
supone que ya estás “haciendo” y en lo cual no estás teniendo éxito.
Sin importar lo que digan esas hojas de cálculo y esos informes mensuales, el saldo actual de tu
cuenta bancaria siempre va a ser un elemento más determinante de su comportamiento. La razón
por la que debes abrir las cuentas del sistema Profit First en tu banco es porque es la única manera
de insertar el sistema en tu comportamiento normal. Al echarlo a andar en tu banco, no podrás
equivocarte respecto a tus números cuando entres a consultar tus cuentas.
Cómo elegir un banco
Al elegir tus bancos, enfócate en las facilidades, en un caso, y en las dificultades,
en el otro. En tu banco principal quieres un fácil acceso para consultar todas tus
cuentas (platos o sobres). Quieres tener la capacidad de transferir dinero de la
cuenta de ingresos a las demás. Y quieres ser capaz de pagar las facturas con el
dinero de la cuenta de gastos de operación. En tu banco secundario, no quieres
que haya facilidades. Recuerda: si está fuera de la vista, está fuera de la mente.
Lo que no podemos ver, no nos preocupa. Trabaja con lo que tengas aquí y ahora.
Peter Laughter, un amigo de toda la vida, conocía el poder de eliminar la
tentación. Cuando aplicó el sistema Profit First en su empresa, fue a un nuevo
banco y pidió ayuda al gerente de la sucursal para abrir sus cuentas. El gerente
estaba encantado de hablar con Peter porque muy buen dinero iba a entrar en el
banco. En su actitud de vendedor, el gerente compartió todas las maravillosas
facilidades que Peter tendría con sus nuevas cuentas: banca en línea, cheques y
una nueva y brillante tarjeta para el cajero automático.
Peter miró al gerente de la sucursal y dijo: “No quiero nada de eso. Estoy
buscando las opciones con menos facilidades que tengan. De hecho, la única
forma en la que quiero poder retirar dinero de este banco es si vengo en persona a
la sucursal y le pido que me dé un cheque certificado a mi nombre. Y, cuando
llegue ese día, sólo para asegurarse de que usaré ese dinero por la razón
adecuada, quiero que me dé un par de cachetadas cuando le pida que me haga el
cheque”.
Para los fans de Gene Wilder, esto es como la escena de El joven
Frankenstein, cuando el doctor Frankenstein se encierra en un cuarto con su
monstruo y dice: “Sin importar lo que escuches, sin importar cuánto te ruegue o
cuán terriblemente grite, no abras esta puerta o tirarás por tierra todo aquello en
lo que he trabajado”.
El gerente de la sucursal se quedó boquiabierto, pero aceptó hacer que las
cosas fueran lo más difíciles posible para Peter.
Los bancos no siempre trabajan con base en tus necesidades. En 2005, cuando
tenía mi negocio forense, depositaba (y más a menudo retiraba y tomaba
prestados) millones de dólares todos los años. Estaba haciendo muchos negocios
con cierto banco, pero no era flexible y no se ajustaba a mis necesidades. Luego
llegó el Commerce Bank. Estaban haciendo lo que nunca antes se hubiera
pensado: mantenían abierto hasta tarde todos los días de la semana y abrían los
fines de semana. Estaban disponibles para hacer negocios cuando yo estaba
haciendo negocios, lo cual era después del horario de oficina. Fui a mi sucursal y
dije que quería cerrar todas mis cuentas porque quería cambiarme al Commerce
Bank. La gerente salió y me preguntó por qué. Se rio como la villana de una
película y dijo: “Regresarás”. Literalmente lo dijo. Nunca he vuelto y mi dinero
tampoco.
Tú también puedes cambiar de banco. Su trabajo es servirte. Así como no te
arriesgarías a que te diera botulismo por comer pollo mal cocinado en un
restaurante, ¿por qué deberías aceptar una relación envenenada con tu banco?
La retroalimentación que he recibido de muchas personas que están
implementando el sistema Profit First demuestra que algunos (pero muy pocos)
bancos más grandes están dispuestos a trabajar contigo reduciendo sus
comisiones. Pero muchos bancos locales y regionales y fondos de crédito federal
estarán felices de trabajar contigo y, en muchos casos (como en mi propia
experiencia), en primer lugar no tienen todas esas locas comisiones. Los bancos
pequeños y los fondos de crédito son ideales para el sistema Profit First. Algunos
bancos grandes también.1
La forma de proceder es la siguiente: si te gusta tu banco actual, di que los
requerimientos de tener un “saldo mínimo” y “cuotas de transferencias” y todas
esas reglas que tienen no te funcionan. Pídeles que eliminen el requerimiento del
saldo mínimo y otras comisiones. Sí, puedes hacerlo. Tu banco puede cumplir o
no tu petición. Si lo hace, bien por ti. Si no, ve con otro banco.
Ya has dado tres pasos hacia un negocio rentable: me enviaste un correo
electrónico diciendo que estás comprometido (capítulo1), abriste una cuenta de
Profit First y transferiste 1% de tu dinero actual. Tienes el impulso, ahora es
momento de poner en marcha el sistema Profit First y experimentar de primera
mano la simple, pero poderosa, transformación. No diré que funciona como
magia, pero es bastante asombroso ver cómo crecen tanto tu ganancia como tu
negocio día con día y depósito tras depósito. No te detengas ahora. Actúa.
Actúa: prepara tu negocio para que esté listo para las
ganancias
Paso 1: Abre las cinco cuentas fundacionales: una cuenta de ingresos, una
cuenta de ganancias, una cuenta de compensación del dueño, una cuenta de
impuestos y una cuenta de gastos de operación.
En la mayoría de los casos, es probable que ya tengas una o dos cuentas
con tu banco. Mantén la cuenta de cheques principal que ya tienes como tu
cuenta de gastos de operación y abre las cuentas restantes: ingresos,
ganancias, compensación del dueño e impuestos. Por cuestiones de
simplicidad, que todas sean cuentas de cheques.
Algunos bancos pueden cobrar comisiones o exigir un saldo mínimo. No
dejes que eso te desanime. Pide hablar con el gerente y negocia las
comisiones y los requerimientos. Si el gerente no está dispuesto a negociar,
busca un nuevo banco.
Paso 2: Abre dos cuentas de ahorros más, externas, en otro banco que no sea
el que usas para tus operaciones diarias. Una cuenta será tu cuenta de
ganancias guardadas sin tentaciones. La otra será tu cuenta de impuestos
guardados sin tentaciones. Al abrirlas verifica que sea posible retirar dinero
directamente de las cuentas de cheques respectivas de tu banco principal.
Paso 3: No busques que tus dos cuentas externas, sin tentaciones, tengan
ninguna facilidad. No necesitas ni quieres ver esas cuentas en línea. No
quieres que tengan chequera. Y, definitivamente, no quieres tarjetas de débito
vinculadas. Lo único que quieres es depositar tus ganancias y tus impuestos y
olvidarte de su existencia… por ahora.
1
Hago mi mejor esfuerzo por mantener actualizada la lista de bancos que, en Estados Unidos, resultan buenas
opciones para el sistema Profit First. Puedes consultarla en MikeMichalowics.com/Resources.
Capítulo 4
Cómo evaluar la salud de tu negocio
Después de que terminé de escribir La ganancia es primero, puse un aviso en
busca de voluntarios que me ayudaran a editar mi libro. Mi equipo profesional de
edición está compuesto de gente muy valiosa, pero me parece invaluable obtener
también retroalimentación detallada de empresarios que ya han leído mis demás
libros. La asesora de negocios Lisa Robbin Young fue una de mis editoras
voluntarias. De hecho, comenzó a implementar el sistema Profit First cuando
estaba revisando el libro. “Era demasiado bueno, demasiado útil y tenía
demasiado sentido como para esperar”, dijo. (Lisa es alguien muy proactivo,
como yo. Ella puso manos a la obra no sólo antes de terminar de leer el libro,
sino antes de que estuviera siquiera publicado.)
No todo fue miel sobre hojuelas. Digamos que me alegra no haber estado ahí
cuando Lisa terminó su Evaluación Instantánea. “¡En unos minutos estaba
furiosa!”, me contó Lisa. “Quiero decir, realmente enojadísima por haber estado
gastando de más en lo que yo consideraba infraestructura importante y necesaria
para mi negocio”.
En los años que han pasado desde que publiqué la primera edición de La
ganancia es primero, incontables lectores han compartido sus reacciones
iniciales al completar el primer paso del proceso, la Evaluación Instantánea. No
es poco común escuchar que algunos lectores se sintieron impactados y
abrumados y, como Lisa, francamente furiosos al completar este paso. Aquí es
cuando tomas en serio tus finanzas. Es un proceso simple, pero, caray, enfrentar la
verdad puede ser muy doloroso.
Si estás leyendo este libro en un punto de estrés financiero, tal vez no quieras
enfrentar la Evaluación Instantánea. Porque lo sabes, ¿verdad? Sabes que
enfrentar la dura verdad va a ser horrible, sumamente horrible. Por duro que sea
llevar a cabo esta tarea para los empresarios que están teniendo dificultades, es
aún más impactante para los empresarios que “creen” que les está yendo bien
porque no están preparados para las malas noticias.
O podrías dejar a un lado este libro, decirte a ti mismo que tu negocio va muy
bien y seguir haciendo lo que has estado haciendo hasta ahora. La negación es
algo maravilloso, te deja ignorar la realidad hasta que la realidad te da un golpe
en la cara. No recibas un golpe en la cara; no dejes que te agarren desprevenido.
Cuanto antes aceptes la verdad sobre tu negocio, más rápido podrás hacer algo al
respecto.
Cuando Lisa hizo su Evaluación Instantánea, estaba en una transición
empresarial y, aunque tenía un flujo de efectivo de cinco cifras, su dinero estaba
por todas partes. “Los únicos sentimientos que tenía sobre mis finanzas eran
números. Estaba gastando de más, pero no me daba cuenta, porque seguía
habiendo más entrada que salida de dinero, pero nunca sentí que estuviera
progresando. Luego el libro La ganancia es primero me ayudó a entender por
qué.”
Después de un poco de resistencia inicial, Lisa aceptó la realidad de su
Evaluación Instantánea y comenzó a implementar el sistema Profit First, paso a
paso. En los dos años siguientes desde que abrió su primera cuenta de ganancias,
el negocio de Lisa experimentó un cambio significativo: “Mi ‘ganancia’ solía ser
algo de lo que me enteraba al momento de presentar mis impuestos. Ya sabes,
cuando Hacienda me hacía una devolución de cuatro o cinco mil dólares”, explicó
Lisa. “Ahora tengo un bono trimestral que puedo ‘sentir’, más un salario fijo.
También he incrementado la ganancia guardada a 10%, porque los gastos básicos
de mi negocio son mucho más bajos ahora que he reducido mis gastos y he
desarrollado sistemas que benefician al negocio”. Lisa también pasa mucho
menos tiempo en su negocio. “Antes, prácticamente me estaba matando y ahora
sólo trabajo unas horas a la semana. Logré enfocarme en los grandes obstáculos
que estaban bloqueando mi camino en vez de pasármela apagando un fuego tras
otro”.
Una vez que Lisa se puso en marcha en el camino de Profit First, se dio cuenta
de que no estaba trabajando con todo su potencial ni sirviendo a su mejor
audiencia. Como su dinero, sus servicios estaban por todas partes. Lisa cambió la
audiencia de su negocio y formó Ark Entertainment Media, una incubadora de
negocios para empresarios creativos.
El ingreso de Lisa se ha duplicado cada mes desde que hizo el cambio.
Desde hace tiempo sé que el sistema Profit First genera crecimiento porque nos
exige enfocarnos, modernizar y renovar nuestro negocio, cada nueva confirmación
es emocionante. Cuando escuché sobre el crecimiento exponencial de Lisa, me
alegré muchísimo.
¿A Lisa la está golpeando la realidad? No. Su negocio está teniendo mucho
éxito y cada vez tiene más clientes.
“Casi dos años después, luego de una reestructuración empresarial y un
cambio de audiencia, el enfoque de Profit First ha hecho que todo sea sin
esfuerzo. Este año terminé mis impuestos antes que en los últimos cinco años y
había apartado suficiente, sin problemas. ¡Y tenía ganancias! ¡Imagínate! Era
maravilloso”.
Hacer la Evaluación Instantánea es fácil. Enfrentar la verdad sobre las
finanzas de tu negocio, por otro lado, está casi al nivel de una colonoscopía. Pero
es un paso necesario que te pondrá en marcha hacia las ganancias, el crecimiento
y la satisfacción laboral (¡genial!). Así que manos a la obra.
La evaluación (casi) instantánea
Ya sea que tu negocio simplemente no sea tan rentable como te gustaría que fuera
o que esté a punto del ataque cardiaco, debes estar dispuesto a mantener los ojos
bien abiertos. Para que el sistema Profit First funcione, necesitas entrar sin
vendas en los ojos. Ahora es momento de llegar al meollo del asunto. Te resultará
útil tener algunos documentos disponibles para llevar a cabo esta siguiente fase.
Pero si no tienes los documentos (los enlisto en el siguiente paso) o no puedes
conseguirlos, está bien. Podemos acercarnos lo suficiente sin ellos.
Profit First es un sistema de administración de dinero. Es muy simple:
¿Recibiste el dinero o no? ¿Y lo gastaste o no? Punto. Nada más importa
realmente a menos que haya dinero. Así que por eso nuestro enfoque está
exclusivamente en el dinero. Si te estás preguntando de qué manera el sistema
Profit First trata la depreciación o las cuentas, sigues pensando en dinero ficticio.
Sólo vamos a medir las transacciones de dinero real. Dinero que entra. Dinero
que sale. Dinero real. Punto.
A medida que realices la Evaluación Instantánea, recuerda que diferentes
negocios tienen diferentes configuraciones. En el siguiente capítulo te ayudaré a
llegar a los números perfectos, específicamente para tu negocio. Por ahora debes
saber que en este capítulo proporciono números aproximados a los que he llegado
a partir de entrevistar a una variedad de empresas muy rentables.
Antes de empezar la Evaluación Instantánea, ten a la mano tus ganancias y
pérdidas del año pasado, las devoluciones de impuestos de cada uno de los
dueños del negocio correspondientes a ese año fiscal y tu balance de ese año. Tu
programa de contabilidad (si usas uno) te puede dar estos datos fácilmente; todo,
salvo tus devoluciones de impuestos. Si no tienes acceso a tu balance o a tus
ganancias y pérdidas, está bien, aun así podemos lograr bastante precisión.
¿Estás listo? No tienes excusas. Debes seguir adelante con esto. Prepárate
para el desafío, al estilo Profit First.
La figura 3 es el formato de Evaluación Instantánea de Profit First”. ¡Llena el
formato en este preciso momento! Puedes escribir directamente en el libro (o si
estás usando un iPad, un Kindle o algún otro dispositivo electrónico, puedes
descargar e imprimir una copia desde la sección Recursos de la página
MikeMichalowicz.com). Ve al final de este libro (Apéndice 2) para ver una
versión de este formato del tamaño de una página completa.
Figura 3. Formato de Evaluación Instantánea de Profit First.
A1. En la columna que dice “real”, celda A1, coloca tu ingreso total de los
últimos 12 meses. Se trata de tu ingreso total de las ventas y debería estar en
la línea superior (o cerca) de tus datos de ganancias y pérdidas. Algunas
etiquetas usadas comúnmente en la línea superior son “ingreso total”, “ventas
totales”, “ingresos por impuestos”, “ventas” o “ventas totales”.
A2. Si eres fabricante, minorista o más de 25% de tus ventas se derivan de la
reventa o reagrupamiento de inventario, coloca los costos de los materiales
(no de la mano de obra) de los últimos 12 meses en la celda “materiales y
personal subcontratado”, A2. No es lo mismo, repito, no es lo mismo que
“costo de bienes vendidos”. Esto corresponde sólo a materiales y únicamente
si tus materiales cuestan 25% más que tus ventas.
Si subcontratas gente y esas personas realizan la mayor parte del servicio
que ofreces, pon en la celda “materiales y personal subcontratado”, A2, el
costo de lo que cuesta subcontratarlas por esos 12 meses. (El personal
subcontratado es aquel que trabaja para ti por proyecto, pero tiene la
capacidad de trabajar de manera autónoma y de trabajar para otros. No están
en tu nómina; les pagas los honorarios del proyecto, comisiones o tarifa por
hora y ellos se encargan de presentar tus impuestos, beneficios y demás.) En
algunos casos, tendrás costos tanto de materiales como de personal
subcontratado (piensa en la construcción de casas, por ejemplo). En ese caso,
pon la cantidad acumulada de esos dos costos en la celda A2. Recuerda poner
ahí sólo los costos de los materiales y del personal subcontratado, pero no de
la mano de obra de tu personal.
Si eres una empresa de servicios y tus empleados proporcionan la
mayoría de tus servicios (incluyéndote), pon 0 en la celda A2.
Si tus costos de materiales y personal subcontratado son menos de 25% de
tu ingreso total, pon 0 en la celda A2. (En breve reflejaremos esos gastos en
“gastos de operación”).
Si no estás seguro de qué poner en la sección “materiales y personal
subcontratado”, pon 0. No lo pienses demasiado. Y no lo uses para hacer
ajustes nominales. La meta aquí es sólo ajustar el ingreso de tu empresa para
representar lo que realmente gana como ingreso si la mayoría de los costos
son de materiales, suministros y personal subcontratado. De nuevo, si estás
aunque sea un poco inseguro, pon 0 en la celda A2. Te servirá más a largo
plazo al volverte más crítico de tus costos.
A3. Ahora resta tu cifra de “materiales y personal subcontratado” de tu
“ingreso total” para calcular tu “ingreso real”. Si pusiste N/A en la sección de
“materiales y personal subcontratado”, sólo copia la cifra del “ingreso total”
en la celda de “ingreso real”, A3.
La meta aquí es obtener tu número de “ingreso real”, es decir, el dinero
real que gana tu empresa. De las demás cosas (suministros, materiales,
etcétera), es probable que ganes un margen, pero no es el motor principal de
rentabilidad porque tienes poco control sobre él. Éste puede ser un momento
de verdadera revelación para los empresarios. La agencia de bienes raíces
que gana cinco millones de dólares de ingreso anual y tiene una docena de
agentes (subcontratados), lo cual implica 4 millones de dólares en
comisiones, en realidad es un negocio de un millón de dólares que coordina
agentes de bienes raíces que ganan cuatro millones, no un negocio de 5
millones de dólares. La firma de contratación de personal que gana 3 millones
de dólares al año y que subcontrata personal para que hagan el trabajo y les
paga 2 millones 500 mil dólares, en realidad es un negocio de 500 000
dólares. La firma de arquitectura, que factura 2 millones de dólares anuales de
honorarios y tiene un personal interno que hace prácticamente todo el trabajo,
tiene un ingreso real de dos millones de dólares al año. El número de ingreso
real es una forma simple y rápida de poner en términos iguales a todas las
empresas (sus cifras de ingresos totales).
Los ingresos totales se distinguen de las ganancias netas en que el ingreso real
es tu ingreso total menos los materiales y el personal subcontratado que se
requiere para crear y proporcionar el servicio o producto. “Ganancias netas”,
por otro lado, es un término de contabilidad que se calcula como el ingreso
total menos materiales, personal subcontratado y el tiempo que cualquiera de
tus empleados invierte para crear y proporcionar el servicio o producto. Es
una diferencia sutil, pero muy importante. La ganancia neta incluye una parte
del tiempo tuyo y de tus empleados. Pero lo importante es esto: por lo general
les pagas a tus empleados por su tiempo, sin importar si vendiste mucho o
poco ese día. Probablemente les pagas lo mismo si arreglaron la caja de
transmisiones de un coche en cuatro horas o en cinco. Así que, para
simplificar las cosas, clasificamos a cualquier empleado que tengas, de medio
tiempo o de tiempo completo, como un costo de operación del negocio, no
como un costo de los bienes vendidos. Además, la ganancia neta puede ser
manipulada al mover los números. Excelente, ¿verdad? Queremos que tus
números sean claros. Así que, al calcular el ingreso real para la Evaluación
Instantánea, evita usar cualquier cosa excepto el costo que implican tus
materiales y el personal que subcontratas.
A4. Ahora que sabemos cuál es tu ingreso real, empecemos con el sistema
Profit First. (¿Ves cómo funciona?) Escribe tu ganancia real de los últimos
doce meses en la celda A4, titulada “ganancia”. Se trata de la ganancia
acumulativa que tienes en el banco o que te has repartido (a ti y a tus socios)
como un bono adicional a tu sueldo (pero no para complementarlo). Si crees
que tienes una ganancia, pero no está en el banco y nunca te fue repartida
como bono, significa que en realidad no tienes una ganancia. (Si resulta que
tienes menos ganancias de lo que pensaste que tendrías, es probable que la
hayas usado para pagar las deudas de años anteriores).
A5. En la celda A5, “compensación del dueño”, pon cuánto te pagaste (a ti y a
otros dueños del negocio) en los últimos doce meses. Considera las
distribuciones de nómina regulares, no el reparto de utilidades.
A6. En la celda A6, “impuestos”, pon cuánto ha pagado de impuestos tu
empresa. Esto es fundamental: no se trata de cuánto has pagado tú de
impuestos. Es cuánto pagó tu empresa (o te reembolsó) de impuestos. El rubro
de impuestos incluye los ingresos por impuestos de todos los dueños y
cualquier otros impuestos corporativos. La probabilidad de que tu empresa
haya pagado tus impuestos por ti es muy baja (eso también lo vamos a
arreglar). Así que lo más seguro es que también en esa sección vas a poner un
enorme 0. Si tus ingresos por impuestos fueron deducidos del pago que
recibes de tu empresa o si al final del año tuviste que poner dinero de tu
bolsa, la empresa definitivamente no pagó tus impuestos y debes poner un
gran 0 en la celda A6.
A7. En la celda A7, “gastos de operación”, suma el total de gastos que tu
negocio ha pagado en los últimos 12 meses, todo, excepto tu ganancia,
compensación del dueño, impuestos, y materiales y personal subcontratado,
que ya has contemplado. Los gastos están enlistados en el estado de cuenta de
tus ingresos. Ahora, aquí es donde la gente se confunde. Está bien si los
números no empatan a la perfección. No es contabilidad y no necesitas dar
cuenta de cada centavo. Es simplemente un sistema que nos dice dónde
estamos y hacia dónde nos tenemos que dirigir. La meta no es tener números
perfectos; es sólo entender en qué punto estamos. Y, al hacerlo, podemos
empezar a trabajar en un plan de ganancias para nuestro negocio. Éste es
simplemente un punto de partida. A medida que implementamos por primera
vez el sistema Profit First, de manera automática ajustaremos y obtendremos
los números perfectos para tu negocio. Sólo tienes que empezar.
Revisa dos veces tu trabajo sumando tu ganancia (A4), compensación del
dueño (A5), impuestos (A6) y gastos de operación (A7) para obtener tu cifra
de ingreso real (A3). Si no obtienes este número, algo está mal. Revisa dos
veces tus cifras para ver si te faltó algo. Una vez que estés seguro de que
todos los números son lo más precisos posibles, ajusta el número de los
gastos de operación hacia arriba o hacia abajo para que se equilibre el
ingreso real. Esto les da horror a muchos contadores, pero, una vez más, la
meta es sólo saber en dónde estás parado; no se trata de hacer una maestría en
contabilidad. Ahora suma tu ingreso real a los costos de materiales y personal
subcontratado y deberías obtener la cifra de ingreso total. Asegúrate de que
cuadre. Ahora que hemos hecho el trabajo duro en la primera columna,
podemos seguirnos con lo fácil.
B4-B7. A continuación, coloca los porcentajes del sistema Profit First en la
columna titulada PDM , basada en tu rango de ingreso real (llena las celdas B4 a
B7). Usa los porcentajes de la figura 4. Yo los denomino “porcentajes de
distribución meta” (PDM ), es decir, el porcentaje de cada depósito que será
distribuido a diferentes elementos de tu negocio. Los PDM no son tu punto de
partida. Son los objetivos hacia los cuales te estás moviendo. Por ejemplo, si
tu ingreso real de los últimos meses es de 722 000 dólares, deberías usar la
columna C de la figura 4. Si tu negocio tiene 225 000 dólares de ingreso real,
usa la columna A. Si diriges una división (o tienes tu propia empresa) que
gana 40 millones, usa la columna F.
C3-C7. En la columna GN$ copia la cifra del ingreso real (celda A3) de tu
columna “real” y pon ese número en la celda de “ingreso real GN$” (C3).
Luego, multiplica esa cifra de ingreso real por el porcentaje de distribución
meta de cada fila y escribe el número en la celda GN$ correspondiente. Por
ejemplo, para determinar tu ganancia GN$, multiplica el número de la celda
C3 (ingreso real) por el número de la celda B4 (los porcentajes de
distribución meta de ganancias) para obtener el número de C4 (el objetivo de
ganancia del sistema Profit First). Haz el mismo proceso para calcular cada
celda en GN$.1 Esas cifras son tus cantidades meta de GN para cada
categoría. Bienvenido al momento de la verdad. (Espero que podamos seguir
siendo amigos.)
D4-D7. En la columna “delta”, toma el número de la celda “real” y resta el
número de la GN$. Es muy probable que esto dé como resultado un número
negativo de ganancia o de compensación del dueño o de los tres. Es tu delta.
Si el número es negativo, significa que estás sangrando dinero en esas
secciones. A veces sólo hay problemas en una categoría, pero, en la mayoría
de los casos, los negocios están sangrando en las cuentas de ganancias,
compensación del dueño e impuestos y tienen un número positivo (lo cual
significa que hay un exceso) en la cuenta de gastos de operación. En otras
palabras, estamos pagando muy poco en ganancias, compensación del dueño e
impuestos y estamos pagando demasiado en gastos de operación.
E4-E7. La columna final (celdas E4 a E7), denominada “arreglar”, no tendrá
números, sino sólo la palabra aumentar o disminuir junto a cada categoría. Si
el número de la sección “delta” es negativo, pon incrementar en la celda
“arreglar” correspondiente, porque necesitamos incrementar nuestra
contribución a esta categoría para corregir “delta”. En cambio, si hay un
número positivo en la sección “delta”, pon disminuir en la celda “arreglar”,
ya que ésta es una categoría en la que necesitamos gastar menos dinero si
queremos arreglarla.
Figura 4. Porcentajes de distribución meta.
¿Qué significan esos números y porcentajes?
Los números de la figura 4 son rangos comunes que he encontrado al trabajar con
numerosas empresas a lo largo de los años y al dirigir las mías. Y representan lo
que, en mi opinión, son números muy saludables. Pero el truco es éste: los
porcentajes no son perfectos, pero son un excelente punto de partida. Cuando
lleves a cabo tu Evaluación Instantánea, es probable que descubras que tus
porcentajes reales no están ni tantito cerca de los números de la figura 4, pero
está bien porque esos porcentajes son sólo tus metas, hacia donde debes caminar.
Vamos a acercarnos a esas metas a través de pasos pequeños. Pronto hablaremos
de eso más a fondo, pero a continuación están los detalles detrás de esos
porcentajes.
Al determinar esos porcentajes de distribución meta, he dividido las empresas
en seis escenarios:
1. Cuando una empresa gana menos de 250 000 dólares de ingresos, por lo
general tiene un empleado: tú. Tú eres el empleado clave y por lo general
el único (con algunos colaboradores externos, personal de tiempo parcial
o posiblemente alguien de tiempo completo). En esta etapa, las empresas
contratan a mucha gente por honorarios y, si son elegidos para quedarse,
deberían ser capaces de incrementar las ganancias y pagar porcentajes aún
más altos de lo que he enlistado porque estas empresas no tienen que
gastar en empleados ni necesitan incurrir en los gastos necesarios para
mantener a muchos empleados.
2. En el rango de 250 000 a 500 000 dólares, es probable que tengas
empleados. Será necesario contar con servicios básicos (como una
herramienta de administración de clientes compartida para tu equipo),
equipo, etcétera, además de que necesitarás pagarle a tu gente, así que los
gastos de operación se incrementan. La compensación del dueño
disminuye en consecuencia (y seguirá disminuyendo) a medida que des el
primer paso en ser menos un empleado y más un accionista, cuando otras
personas comiencen a hacer el trabajo y tú obtengas las ganancias a través
de tus distribuciones.
3. En el rango de 500 000 a un millón de dólares, las tendencias y patrones
de crecimiento continúan con más sistemas y más personas. Enfócate en
incrementar las ganancias porque, para muchos negocios, el crecimiento
de un millón a 5 millones de dólares es el más difícil. Querrás tener un
poco de reserva.
4. De un millón a 5 millones de dólares, los sistemas ya no se suman sólo
porque tenerlos es bueno; ahora los sistemas se vuelven absolutamente
obligatorios. Ya no puedes tenerlo todo en tu cabeza. A menudo la mayor
inversión en el negocio necesita suceder en este momento, dado que todo
el conocimiento que tienes se necesita convertir en sistemas, procesos y
listas de verificación. Esto significa que se deben llevar a cabo
distribuciones más grandes a la cuenta de gastos de operación. Aquí es
cuando tú ya no estás haciendo la mayor parte del trabajo; es cuando, si tu
negocio está destinado a crecer, invertirás una parte significativa de tu
tiempo pensando en el negocio (no trabajando ahí) y el resto del tiempo lo
invertirás en vender proyectos grandes.
5. En el rango de 5 millones a 10 millones de dólares, por lo general un
equipo de administración entra a una empresa para llevarla a la siguiente
etapa y se empieza a formar un claro segundo nivel administrativo. El
fundador comienza a enfocarse cada vez más en sus fortalezas especiales.
El dueño está en la nómina y la mayor parte del ingreso que se lleva a
casa proviene de la rentabilidad de la empresa, no de su sueldo.
6. En el rango de 10 millones a 50 millones de dólares, un negocio a menudo
se estabiliza y logra un crecimiento predecible. El ingreso del fundador
está constituido casi exclusivamente de las distribuciones de las
ganancias. Los sueldos de los dueños dependen del papel que desempeñan
en la empresa, pero por lo general son insignificantes. Los negocios de
este tamaño pueden aprovechar la eficiencia de muchas maneras para
maximizar la rentabilidad.
Ejemplo de un formato de Evaluación Instantánea
Figura 5. Evaluación Instantánea con la información de un despacho de abogados.
La figura 5 es un ejemplo de un formato lleno con la información de un despacho
de abogados al que le acabo de presentar este proceso. La Evaluación Instantánea
revela algunas cosas (dolorosas). Este negocio no es lo suficientemente
rentable… Debería estar llenando los cofres de ganancias con 118 000 dólares
adicionales (celda D4) todos los años. Con 5 000 dólares en la cuenta de
ganancias (celda A4), es un negocio que apenas sale tablas. Si tiene un mal mes,
la empresa se irá a la quiebra.
Los dos dueños, en conjunto, tienen un sueldo de 190 000 (celda A5), lo cual
es demasiado para un negocio de este tamaño. Probablemente los dueños tienen un
estilo de vida más elegante de lo que el negocio puede permitir y necesitan
reducir sus sueldos en 67 000 dólares (celda D5).
A medida que el negocio se vuelva más saludable, es probable que los
impuestos aumenten (celda C6). (Más impuestos, por doloroso que sea pagarlos,
es señal de un negocio saludable: cuanto más ganas, más pagas… hasta que ganas
tanto que sobornas a los políticos y no pagas nada. No me hagas hablar al
respecto.) Y los gastos de operación son demasiado altos, en una cifra de más de
141 000 (celda D7).
Al ver la Evaluación Instantánea, resulta obvio que los líderes de esta
empresa necesitan hacer que su negocio sea saludable: Reducir los sueldos de los
dueños (celda E5) y cortar los costos de operación (celda E7), posiblemente
incluyendo al personal. Esto liberará flujo de efectivo para las ganancias, que
necesitamos mejorar (celda E4) y nos permitirá reservar más dinero para pagar
los impuestos de los dueños y del negocio (celda E6). Esto va a requerir valor y
va a ser doloroso.
La Evaluación Instantánea trae consigo claridad rápida y puede ser un crudo
despertar. No más posponer las cosas. No más esperar que ese cliente importante,
ese cheque jugoso o cualquier otra cosa te salve del pánico del día a día.
Sabemos exactamente lo que necesitamos.
Una empresa con finanzas saludables es el resultado de una serie de pequeñas
victorias financieras diarias, no de un gran momento. La rentabilidad no es un
evento, es un hábito.
¡Que no cunda el pánico!
Quizá recuerdes que durante mi periodo de “reconstrucción” escribí mi primer
libro, The Toilet Paper Entrepreneur, cuyas bases son una serie de principios que
usé para iniciar mi negocio. El principio más importante es la frugalidad: yo de
verdad creía que cualquier empresario podía iniciar un negocio con poco o nada
de dinero y hacerlo crecer sin importar cuánto tuviera en el banco. El libro está
lleno de consejos sobre cómo ahorrar dinero al iniciar y dirigir un negocio y,
desde su publicación original, he oído de miles de empresarios que siguieron ese
consejo (o alguna variante) al empezar u operar sus propios negocios.
Y, déjame decirte, no sólo hablaba de dientes para afuera sobre la frugalidad.
Después de mi etapa de gastar como loco, después de mi momento decisivo (y
con “decisivo” quiero decir “de casi bancarrota”), volví a mis raíces.
Completamente. Esta vez no porque tuviera que hacerlo, sino porque quería
hacerlo. Me empeñé en que mi misión fuera obtener lo que necesitaba para mi
negocio de la manera más barata posible y me enorgullecía de ello. Mi oficina
costaba apenas 1 000 dólares al mes (nada en comparación con los 14 000 dólares
mensuales que pagaba antes). Conseguí una sala de conferencias con un
maravilloso descuento de 75%. Mi pizarrón blanco estaba hecho a mano, con el
material blanco que se usa para los baños, hilo dental y un poco de cera para
autos (¡toma eso, McGyver!).
Así que imagina mi sorpresa cuando apliqué la Evaluación Instantánea a mi
negocio y descubrí que, a pesar de mis superpoderes ahorrativos, seguía en
números rojos. No es una exageración decir que me sorprendió mucho
descubrirlo: “¿Hasta dónde puedo hacer que las cosas sean más económicas?”,
pensé, sumamente frustrado.
Luego caí en la cuenta… ¡qué tonto! El problema no era cuánto estaba
gastando en suministros. Era que no debía gastar nada en eso. Por ejemplo, en
realidad no necesitaba un espacio de oficina. No estaba viendo clientes ni
recibiendo compradores. Estaba escribiendo un libro y creando una carrera como
conferencista, lo cual implicaba que pasaba mucho tiempo solo, viajando y en
juntas por teléfono y por Skype. El personal que subcontrataba también podía
trabajar desde su casa sin ningún problema.
La verdad es que quería ese espacio de oficina porque me hacía sentir
legítimo. Y, luego de mi epifanía con la alcancía de cochinito, necesitaba sentir
eso. Pero la conclusión era que no podía mantenerlo si quería obtener una
ganancia cada mes. Así que dejé mi oficina y encontré un trato estupendo en una
fábrica de galletas: un espacio de trabajo y de juntas gratuito que me iba a prestar
un amigo de confianza. Eliminé los gastos en suministros innecesarios hasta que
dejé de estar en números rojos y vi crecer mi negocio y mi ganancia. Y un bono
extra era que tenía galletas gratis. Y, cuando digo bono, me refiero a un bono de
tres kilos más alrededor de la cintura. Así que, después de todo, no era un bono
tan bueno.
En los años desde esa epifanía, reducir costos se ha convertido en el desafío
estratégico que más disfruto. Pero, para disfrutar el proceso, primero tienes que
enfrentar algunas verdades terribles. He aplicado la Evaluación Instantánea a
incontables negocios y las reacciones van de “¿en serio? ¿Puedo hacer eso?” a
“¿quién diablos crees que eres, Mike, diciéndome dónde debería estar mi
negocio?” a rodillas temblorosas y lágrimas en los ojos. Es difícil enfrentar la
dura realidad de que tu negocio está peor de lo que pensabas. Pero ahora lo
sabes, el conocimiento es poder. Ahora podemos arreglarlo.
No eres ningún tonto. No has hecho nada mal y no tienes nada de qué
avergonzarte. Tienes este libro en tus manos. Estás descubriendo la verdad y otra
manera de llegar a donde quieres ir. Ya no te estás preguntando: “¿Cómo puedo
hacer que mi negocio sea más grande?”. Te estás preguntando: “¿Cómo puedo
hacer que mi negocio sea mejor?”.
SI TU NEGOCIO ES NUEVO
¿Cómo funciona el sistema Profit First si acabas de lanzar tu negocio y no tienes ingresos?
¿Deberías esperar hasta que los tengas para usar este sistema? Claro que no. Empezar de cero, con
todo tu futuro empresarial por delante, en realidad es el mejor momento para empezar a usar el
sistema Profit First. ¿Por qué? Porque te permitirá formar un hábito desde el inicio, cuando tu
negocio se está formando y, quizá lo más importante, impedirá desarrollar malos hábitos financieros
que pueden ser difíciles de romper.
Además, en las primeras etapas de la creación de un negocio, necesitas pasar el mayor tiempo
posible vendiendo y poniendo manos a la obra; los sistemas y procesos vendrán después. Por esas
razones, es mejor no preocuparse por obtener con toda precisión los porcentajes exactos para tu
negocio.
Simplemente usa los porcentajes en la Evaluación Instantánea para saber cuál debe ser la meta
de tus distribuciones, pero empieza distribuyendo 1% a la cuenta de ganancias (¿por qué 1%? Lo
descubrirás en el siguiente capítulo), 50% a la de compensación del dueño y 15% a la de impuestos.
Haz ajustes trimestrales para subir a porcentajes más altos y para llevar a tu negocio un poco más
cerca de los PDM recomendados en este libro. Y en cuanto a las estrategias del sistema Profit First
que comparto al final del libro, no te preocupes por nada de eso hasta que tu negocio haya estado
activo por lo menos un año. La meta de un nuevo negocio es formar la base del buen hábito de
Profit First y luego pasar cada segundo fortaleciendo a tu bebé.
Actúa: lleva a cabo la Evaluación Instantánea
Paso 1 (el primero y único): Todo este capítulo en realidad plantea una tarea en
un solo paso, así que, si todavía no le has aplicado la Evaluación Instantánea a tu
negocio, hazla ahora. ¿Puedes obtener mucho de este libro si dejas este ejercicio
para cuando tengas más tiempo o tengas ganas de enfrentar la realidad? Claro. ¿Le
sacarás el máximo jugo a la lectura de este libro y verás resultados rápidamente
si no la haces? No. Así que hazla en este instante. Te estoy esperando… hazla ya.
Por favor lee esto
Si te sientes abrumado, mal contigo mismo y con las decisiones que has tomado, o
si te sientes enojado con los números que salieron en tu Evaluación Instantánea,
hay algo que quiero que sepas: eres normal. Total y completamente, cien por
ciento normal.
Si estás teniendo problemas para enfrentar el resto del libro en este momento,
está bien. Haz una pausa y regresa cuando te sientas listo para enfrentarlo. Pero
haz una cosa: abre una cuenta de ganancias en otro banco y, cada vez que tengas
un depósito, pon el 1% en esa cuenta. Sé que es muy poco y que tal vez pienses
que esa cantidad es demasiado pequeña como para tener un impacto en tu negocio,
pero es la razón por la cual vas a mantener bajo el porcentaje de distribución de
ganancias. Puedes dirigir tu negocio como siempre lo has hecho y no sentirás nada
distinto, pero empezarás el hábito que cambiará tu negocio para siempre. Pronto,
la sensación de estar abrumado, el enojo y la frustración se desvanecerán a
medida que se fortalezca tu nuevo hábito de apartar la ganancia. Entonces, puedes
regresar a este libro y leer el resto del sistema Profit First.
1
Para obtener la GN$ de la fila “ganancia” (celda C4), la fórmula es C3 x B4 = C4. Para obtener la GN$ de
la compensación del dueño (C5), la fórmula es C3 x B5 = C5. Para obtener la GN$ de la fila “impuestos” (C6),
la fórmula es C3 x B6 = C6. Y para obtener la GN$ de los gastos de operación (C7), la fórmula es C3 x B7 =
C7.
Capítulo 5
Porcentajes de distribución
Hace años, un colega me compartió una historia inspiradora sobre alcanzar
metas financieras. Una prometedora conferencista motivacional fue a un curso de
oratoria. Durante una de las sesiones, el instructor explicó cómo lograr ventas
espectaculares. Dijo: “Cuando siguen este método, 80% de la audiencia les
comprará su producto al final del evento”.
Con páginas de anotaciones y toneladas de entusiasmo, nuestra aprendiz de
oradora entró en el circuito de las conferencias. Al inició, logró una venta sólo de
25% de su audiencia. Intentando alcanzar ese 80%, hizo ajustes para mejorar su
estrategia y su discurso de ventas, revisando sus notas constantemente. Con el
tiempo, llegó a 50% y luego a 60%. Después de un año más, luego de su discurso,
le estaba vendiendo a 75% de la audiencia. Había alcanzado resultados
extraordinarios, pero no al nivel que su instructor había prometido.
Una mañana fue a desayunar con unos colegas y resultó que el instructor
estaba ahí. No podía esperar para hablar con él para que le diera instrucciones de
qué podía ayudarla a conseguir ese huidizo 5% que le faltaba. ¿Cuál era el
secreto para lograr ese 80%? Cuando le contó su historia al instructor, se quedó
boquiabierto: “¿Ochenta por ciento? ¿Pensaste que dije ochenta por ciento? Dije
dieciocho”.
Te cuento esta historia para ilustrar algo que considero cierto porque lo he
experimentado en carne propia: sin importar de qué número se trate, si trabajas
para conseguirlo, y creo que es una posibilidad, no sólo lo lograrás, rebasarás los
números “razonables” que otros han fijado.
El sistema Profit First funciona en muchos niveles. Comienza fijando
porcentajes de distribución, es decir, la cantidad que vas a transferir a tus cuentas
de ganancias, compensación del dueño e impuestos, lo cual vamos a establecer en
este capítulo. Para cuando termines de leerlo, tendrás una evaluación de tu
negocio hecha a la medida. Si prefieres empezar ya y comenzar a implementar el
sistema Profit First, ve al capítulo 6. Siempre puedes regresar a este capítulo más
adelante y modificar tus porcentajes. De cualquier manera, siempre y cuando
estés trabajando con el sistema Profit First, ya estás ganando.
Dos problemas comunes
La Evaluación Instantánea está basada en rangos. Cada negocio es ligeramente
distinto (aunque tu negocio y tu ramo no son tan únicos como podrías pensar). Los
números que obtuviste con la Evaluación Instantánea no serán perfectos, pero
probablemente están más cerca de lo que obtendrás luego de una evaluación más
detallada.
Antes de que entremos en materia, quiero darte información sobre dos
problemas comunes que enfrentan los empresarios cuando deciden comenzar a
seguir el sistema Profit First… y no van de la mano.
1. No dejes que te abrumen los detalles: Primero, algunos empresarios
cometen el error de quedar atrapados en los detalles y pasan horas, días,
semanas o más perfeccionando sus porcentajes antes de hacer algo. Lo
peor es que algunos empresarios que quedan atrapados en las minucias
nunca logran hacer nada. Es nuestra vieja némesis: parálisis de análisis.
En este capítulo, entraremos en materia, pero si en algún momento piensas
que estás perdido investigando y que estás en el agujero negro de los
porcentajes, haz un alto y pasa al siguiente capítulo. El perfeccionismo
puede matar todos los sueños. Mejor empezar de una vez.
2. Mira antes de saltar: Por otro lado, si eres como yo, quizá cometas el
típico error de poner manos a la obra muy rápido y muy en grande. Yo soy
del tipo que empieza antes de tener toda la información porque la mayor
parte del aprendizaje de cualquier manera se da sobre la marcha. Pero
pongo en riesgo el éxito cuando entro en una situación estando mal
preparado. En esos casos, mi ego culpa al sistema a pesar de que los
errores simplemente se debieron al hecho de que no me preparé lo
suficiente.
He visto a empresarios empezar a implementar su sistema Profit First tomando un
porcentaje de ganancia de 20% de inmediato. Dicen: “Esto es súper fácil. Lo
entiendo perfecto. ¡Listo! ¡Veinte por ciento! Hecho. Siguiente problema”. ¡No tan
rápido, señor! Éste es un error clásico, un error que yo mismo he cometido. Entrar
a toda velocidad al sistema Profit First en el primer día es como donar quince
litros de sangre la primera vez que te la sacan en tu vida. ¿Sabes lo que te pasaría
si lo intentas? Te morirías. El cuerpo tiene menos de siete litros de sangre
bombeando por sus venas, así que de cualquier forma morirías antes de haber
logrado la meta de quince litros. Sin embargo, hay una forma de alcanzar tu meta
de una manera segura. Si donamos cantidades pequeñas de sangre, al final
habremos logrado donar quince litros… acumulativamente.
Los porcentajes de distribución meta, que denominamos PDM , simple y
sencillamente son las metas hacia las cuales te estás moviendo. Para ser claros,
los PDM no son (repito, no son) tu punto de partida. Los tomé de encuestas y
evaluaciones realizadas a aproximadamente mil de las empresas de élite más
eficaces, en todos los ramos y de todos los tamaños, así como al realizar un
análisis a miles de empresas que han implementado el sistema Profit First y, como
resultado, se han sumado a la élite fiscal. Aspira a alcanzar los PDM . En este
punto, tal vez estés pensado: “Mike, no conoces mi ramo. Nunca podré lograr
esos números”. Aquí es donde tengo que sacar la artillería pesada, gente como
Henry Ford, que decía: “Ya sea que pienses que puedes hacerlo o que no puedes,
estás en lo correcto”. Sé optimista cuando asumas las capacidades de ganancias
de tu empresa o tu ramo. En otras palabras, piensa que puedes hacerlo.
Quizá actualmente tu negocio tenga mejores números que los PDM . Si es así,
¡felicidades! Sin embargo, esto no significa que puedas disminuir el ritmo.
Necesitas empujarte hacia adelante. Intenta convertirte en la élite de la élite.
Porcentajes de distribución actuales (PDA)
Los porcentajes de distribución (PDA) actuales indican en dónde se encuentra hoy
tu negocio. Es la cifra que ajustarás en forma lenta pero consistente con el tiempo
para acercarte cada vez más a los PDM . Por ejemplo, puede que los PDM de
ganancia para el tamaño de tu negocio sean de 20%, pero tus distribuciones
históricas de ganancia quizá sean de 0%. (Si ése es tu caso, no te asustes; es
común). Si hasta ahora no has tenido distribuciones de ganancias, entonces tu PDA
de ganancia es 0%.
Para que tu empresa se una a la élite fiscal, de manera lenta, deliberada y
consistente, debes avanzar hacia los PDM . Lo que harás es pasar de 0% de PDA a
1%. Luego, el siguiente trimestre, lo incrementarás a 3% y el siguiente a 5%.
Algunas personas escuchan lo que acabo de decir sobre los PDA y siguen
pensando: “Me enseñaron a hacer las cosas en grande o no hacer nada, así que
voy a ir con todo y me voy a quedar con cada centavo de mis ganancias”. Si te
comes toda la comida de la mesa, no le estás dejando nada de combustible a tu
negocio. Recuerda, tu negocio, no tú, ahora está viviendo de las sobras. Pero las
sobras tienen que ser suficientes para que tu negocio pueda seguir teniendo éxito.
La clave para una implementación exitosa del sistema Profit First consiste en
reunir una serie de muchos pasos pequeños en un patrón repetido. Así que tómalo
con calma.
Al mismo tiempo que comenzarás a fortalecer tus músculos de Profit First,
también te vamos a meter en un sencillo patrón repetido. Los empresarios por lo
general manejan su dinero a un ritmo errático y escandaloso que ocasiona
confusión y pánico. Pero, para cuando termines de leer el siguiente capítulo, te
pondremos en un ritmo simple que te dará claridad y control sobre tus finanzas.
Aquí vamos.
Tu porcentaje de distribución meta de ganancias (PDM de
ganancias)
La Evaluación Instantánea es un punto de partida para todos tus porcentajes de
distribución meta (PDM ). Si eres una persona analítica, puedes refinar aún más los
PDM para que sean aún más específicos para tu ramo. A medida que avances y
ajustes tus PDA, de manera natural descubrirás lo que funciona en tu caso.
Ahora necesitas hacer un poco de investigación para fijar cifras meta más
específicas. Algunas formas de hacerlo son las siguientes:
1. Investiga empresas públicas. Analiza los informes financieros que las
empresas públicas tienen que poner a disposición. Haz una rápida
investigación por internet usando el término “revisión financiera de
mercado” y encontrarás docenas de sitios que informan cómo son las
finanzas de las empresas públicas. Observa por lo menos cinco empresas
en tu industria o en una industria similar. Si no encuentras tu nicho, trata de
ser flexible. Por ejemplo, si no encuentras empresas públicas de DJ, sé
flexible y busca empresas de entretenimiento y selecciona cinco que se
acerquen. (Un consejo: mi preferida es Marketwatch.com para ese tipo de
informes, porque es un sitio muy fácil de navegar. También puedes probar
en Yahoo! Finanzas y Google Finanzas.)
Para nuestros propósitos, analiza los estados de cuenta de ingresos de
los últimos tres a cinco años. Si realmente quieres investigar en detalle,
también revisa los saldos y estados de cuenta de flujo de efectivo de esas
empresas.
En cada año, divide la cifra del ingreso neto (ganancia) entre las
ventas totales / cifra de ingresos.1 Luego saca el promedio. Así es como
encontrarás cuál es el porcentaje de ganancia de cualquier empresa
pública. Hazlo para cada una de las cinco empresas que analices y
descubrirás cuál es el promedio de ganancias global de ese ramo. Usa ese
promedio de ganancias globales del ramo como tu PDM de ganancia.
2. Revisa tus devoluciones de impuestos de los últimos tres a cinco años
para determinar cuál fue tu año más rentable, con base en porcentajes, no
en cantidades de dinero. ¿Por qué queremos el porcentaje? Porque una
empresa multimillonaria que reporta sólo un millón de dólares de
ganancia está en grandes problemas. Aunque tuviera tan sólo un mal día,
un millón de dólares no sería suficiente para sacarla del problema. Pero
una empresa de cinco millones de dólares que reporta un millón de
ganancias está haciéndolo de maravilla. Esa pequeña empresa se ríe de
los días malos.
3. O, la forma más sencilla, simplemente elige tu porcentaje de ganancia con
base en el ingreso que tienes proyectado para este año, usando el ingreso
de los últimos doce meses que se encuentra en el formato de la Evaluación
Instantánea que realizaste en el capítulo 4. (Sí la hiciste, ¿verdad?)
Recuerda, el formato también está disponible de manera gratuita y puedes
descargar la versión en inglés en la sección Recursos de la página
MikeMichalowicz.com.
Tal vez nunca logres alcanzar los PDM a los que aspiras. Pero te obligarán a pensar
constantemente en lo que estás haciendo y en cómo lo estás haciendo, de tal
manera que logres acercarte. O quizá puedas lograr los PDM sin problema. Tal vez
tus PDM lleguen a convertirse en el nuevo estándar del ramo. Eso sería genial.
Cuando rebases tus PDM , dímelo. Quiero poder decírselo a todos los demás para
que mejoren su desempeño.
Como en este punto tu cuenta de ganancias será el fondo de tus distribuciones
de ganancias y servirá como un fondo para días malos, querrás que tu PDA crezca
más allá de 5% rápidamente. Si ahorras 5% del ingreso anual de tu empresa, por
ejemplo, eso representa alrededor de 21 días de dinero para operación, lo cual te
ayudaría a mantener a flote tu negocio si tu ingreso se desploma. (Si tu ingreso se
acabara, dejarías de contribuir a tu cuenta de ganancias y a tu cuenta de impuestos
y dejarías de dar reparto de utilidades a los dueños.) Tres semanas no es mucho
tiempo para arreglar el problema, pero el Armagedón sucede con poca
frecuencia. Lo más probable es que el ingreso disminuya poco a poco y que
tengas alguna entrada en época de vacas flacas. Una especie de “Aguantagedón”
en vez del Armagedón. (Es un mal chiste. Lo sé. Pero me gusta, así que se queda.)
Si tus ventas se detuvieran por completo y no entrara ni un solo depósito, una
buena regla para saber por cuánto tiempo podrías sobrevivir es la siguiente:
•
•
•
5% de porcentaje de distribución de ganancias = 3 semanas de efectivo de
operación.
12% de porcentaje de distribución de ganancias = 2 meses de efectivo de
operación.
24% de porcentaje de distribución de ganancias = 5 meses de efectivo de
operación.
LOS MÁRGENES GORDOS GENERAN UNA DURA COMPETENCIA
La meta es hacer que tu porcentaje de distribución de ganancias sea lo más alto posible. Sin
embargo, porcentajes de ganancias súper altos no son sostenibles. Por lo menos no por mucho
tiempo y, definitivamente, no si tu ingreso sigue estancado. La razón de esto es que si puedes
obtener ganancias gordas de manera sistemática, digamos 50% destinado a ganancias y sólo 10%
del ingreso para gastos de operación, tus competidores descubrirán lo que estás haciendo. Entonces,
para hacer más negocios, bajarán los precios (si tienen los márgenes de ganancia para hacerlo).
Cuando eso suceda, tú también tendrás que bajar los precios para mantenerte en el negocio. Para los
tiburones competitivos, los márgenes gordos pueden ser como sangre en el agua. La única forma de
mantener los márgenes gordos es sacarles todo el provecho posible cuando los tienes y seguir
innovando para encontrar nuevas maneras de aumentar la rentabilidad.
PDM
de la compensación del dueño
Lejos han quedado los días en que les pagabas a todos menos a ti y tenías que
mantenerte con tarjetas de crédito y préstamos de tus suegros. Recuerda que se
supone que tu negocio debe servirte a ti; ¡tú no estás al servicio de tu negocio!
¡No más sobras para ti!
La compensación del dueño es la cantidad que tú y otros dueños de acciones
toman como pago por el trabajo que llevan a cabo. Sospecho que estás
familiarizado con el término “dueño operador”, que significa que eres dueño del
negocio (tienes acciones) y operas el negocio (trabajas como empleado de la
empresa). La compensación del dueño es el dinero que reservamos para ti y
cualquier otro dueño operador del negocio como pago por el trabajo que hacen
por la empresa. (Los accionistas de la empresa que no trabajan en ella sólo
obtienen un reparto de utilidades.) Tu sueldo debería estar en sintonía con el
trabajo que llevas a cabo; en otras palabras, debes considerarlo como el sueldo
que le tendrías que pagar a tu reemplazo.
Hay dos opciones que debes tomar en cuenta al elegir tu PDM de compensación
del dueño:
1. Considera de manera realista el trabajo que llevas a cabo. Si tienes una
empresa pequeña, por ejemplo de cinco empleados, tal vez te llames
“director ejecutivo”, pero eso no es más que un puesto en una tarjeta de
presentación. Es probable que estés haciendo gran parte del trabajo. Quizá
pasas mucho tiempo vendiendo, realizando proyectos, lidiando con
clientes y con asuntos de recursos humanos. En realidad, alrededor de 2%
de tu tiempo se destina al trabajo real de un director ejecutivo: planeación
a futuro, negociaciones estratégicas, adquisiciones, juntas con
inversionistas, atención a la prensa, etcétera. Determina tu sueldo con
base en lo que haces 80% del tiempo y según lo que les pagarías a otros
empleados por hacer esas tareas. Luego, evalúa el pago de todos los
dueños accionistas que trabajan en la empresa.
Suma los sueldos que representan tu total de compensaciones de los
dueños. El porcentaje de ingreso que fijas como PDM de la compensación
del dueño, cuando menos, debe cubrir el total de compensaciones de los
dueños. Recuerda, es probable que obtengas aumentos, quizá hasta un
bono por buen desempeño. Así que establece que el porcentaje será 1.25
veces la cantidad que definas para tus salarios, de modo que puedas hacer
ajustes para las fluctuaciones de ingresos. Digamos que trabajas con
cuatro dueños accionistas en una empresa que tiene un ingreso de un
millón de dólares y cada uno tiene un sueldo de 50 000 dólares; necesitas
fijar tu PDM de la compensación del dueño por lo menos en 25%. O bien…
2. Toma el porcentaje que sugerí en la Evaluación Instantánea, con base en tu
rango de ingresos. (Consulta la figura 4.) El dinero que se transfiere a esta
cuenta se divide entre todos los empleados accionistas. No tiene que
dividirse en partes iguales ni tampoco con base en los porcentajes de los
accionistas. La compensación del dueño es un acuerdo que se negocia.
¿Por qué deberías tener una cuenta separada si tú y los demás accionistas que
trabajan en el negocio son simplemente empleados? Porque eres el empleado más
importante. Si tuvieras que despedir gente, sospecho que despedirías a todos
antes que a ti. Piensa en tu mejor empleado. Te apuesto a que haces cosas extra
por cuidar a esa persona. Te apuesto a que harías todo lo que estuviera en tus
manos para mantener felices a tus empleados, incluyendo pagarles lo que
merecen, ¿verdad? Bueno, pues adivina qué… Tú eres tu mejor empleado, el más
importante. Tenemos que cuidarte.
En lo que respecta a los pagos, distintos tipos de negocios te exigen que tomes
la compensación del dueño de distinta formas. Una empresa que no está registrada
es distinta de una con responsabilidad limitada o con propiedad exclusiva. La
distribución de la compensación del dueño sigue funcionando de la misma forma;
sólo necesitas trabajar con tu contador para asegurarte de que el dinero fluye de
manera legal y adecuada. Te recomiendo mucho que contrates un contador
certificado como especialista de Profit First, que sepa exactamente cómo apoyar
tu negocio con este sistema.
No le pagues menos de lo que merece a tu empleado más
importante
Estaba cenando con mi amigo Rodrigo cuando me contó que su negocio generaba
350 000 dólares de ingreso anual, pero él estaba viviendo con el salario mínimo.
Mientras una tormenta se aproximaba, tomé la servilleta que tenía menos
manchas de salsa y escribí los números de Rodrigo. Multipliqué sus 350 000
dólares de ingreso real por 35% (de la Evaluación Instantánea) y la cifra que
obtuve fue de más de 122 000 dólares.
—¿Cuántos socios trabajan en el negocio? —pregunté.
—Yo y uno más —contestó.
Al dividir en dos, la cantidad de la compensación del dueño era de un poco
más de 61 000 para cada uno, pero eso sería así si los dos hicieran el mismo
trabajo, lo cual garantizaría una división de 50% para cada uno. Como
comentamos en la sección anterior, la compensación del dueño debería
corresponder al trabajo que llevas a cabo.
Cuando le pedí a Rodrigo que diera más detalles sobre su propio sueldo, me
dijo:
—Me quedo con apenas 30 000 dólares al año y mi socio se fue para tener un
trabajo de tiempo completo, así que él ahora no gana nada. Tenemos tres
empleados de tiempo completo que ganan 65 000 dólares al año cada uno y yo los
dirijo.
—Si tus tres empleados decidieran irse el mismo día, ¿qué harías? —le
pregunté.
—Yo haría todo el trabajo y mi socio tendría que regresar.
—¿Y por qué no hacen eso? —le pregunté.
—Porque entonces yo estaría atrapado haciendo el trabajo y no podríamos
crecer —explicó Rodrigo—. No quiero hacer el trabajo, quiero lograr
crecimiento para el negocio.
La idea de Rodrigo era buena, pero la estaba poniendo en práctica de una
forma equivocada.
Michael Gerber, en su libro clásico, y que no debes perderte, titulado El mito
del emprendedor, explica que deberíamos trabajar sobre nuestros negocio, no en
él. Esta filosofía de “sobre versus en” es muy simple y, no obstante, la mayoría de
los empresarios tienen problemas para llevarla a la práctica. Trabajar sobre el
negocio no significa contratar un montón de personas que hagan el trabajo y luego
pasar todo el día respondiendo preguntas interminables sobre cómo hacer el
trabajo (el trabajo que tú solías hacer). Trabajar sobre el negocio significa
construir sistemas. Punto.
Sin embargo, lo que Rodrigo y tantos empresarios no ven es que hacer crecer
una empresa no es algo que se haga de la noche a la mañana, pasando de hacer
todo el trabajo tú mismo a no hacer nada. La transición de trabajar en el negocio a
trabajar sobre el negocio sucede de manera paulatina: lenta, deliberadamente, un
paso a la vez seguido de otro más. (¿Estás empezando a ver de qué se trata?) Éste
es el razonamiento que hay detrás de los porcentajes de la compensación del
dueño en la Evaluación Instantánea: porcentajes más grandes para los dueños
cuando la empresa es pequeña y porcentajes más pequeños cuando la empresa
crece.
En los primeros días de la empresa, cuando los ingresos anuales eran de
menos de 250 000 dólares, no sólo eras el empleado más importante;
probablemente eras el único. Si tu ingreso anual es de menos de 500 000 dólares y
tienes uno o dos empleados, tú sigues siendo el empleado clave. Y eso significa
que debes de estar haciendo 90% del trabajo. Estás llevando a casa el tocino y lo
estás friendo en el sartén.
El otro 10% del tiempo lo pasas grabando todo de modo que puedas
sistematizarlo para que tus demás empleados o el personal subcontratado puedan
hacerlo sin tu ayuda. Básicamente, eres un verdadero empresario (creando
sistemas) 10% del tiempo y un empleado que suda la gota gorda 90% del tiempo.
Por eso es que desde el principio obtienes un buen sueldo. No más quedarte
con lo que sobra. No puedes vivir con el salario mínimo ni con menos. Dilo otra
vez, ahora con sentimiento: “Mi negocio está a mi servicio; yo no estoy al
servicio de mi negocio”. Pagarte casi nada por trabajar mucho es esclavitud.
Siempre empieza con los PDM (donde estás ahora) y aumenta 1% cada trimestre.2
Cuando tu ingreso anual supere los 500 000 dólares, pasarás más tiempo
construyendo sistemas. Ahora desarrollarás sistemas 20% del tiempo, serás
gerente 10% y empleado 70%. (Observa que cuanto mejor seas para crear
sistemas, menos trabajo de administración se requerirá porque la receta de cómo
hacer las cosas es consistente.) Cuando tu ingreso anual supere un millón de
dólares, tu porcentaje de sueldo bajará aún más porque estarás trabajando cada
vez menos en el negocio y más sobre el negocio.
Sin embargo, recuerda que es probable que siempre trabajes en tu negocio.
Porque, aun si eres un maestro en la creación de sistemas y dedicas 80% de tu
tiempo a esa zona mágica, pasarás apenas 20% de tu tiempo realizando ventas
importantes. Casi todos los empresarios-directores ejecutivos están a cargo de las
ventas importantes. Podrías apostar tu mano derecha a que Jeff Bezos está
presente cuando Amazon está cerrando un trato por cien millones de dólares. Y
cuando los tratos importantes están sobre la mesa, ahí estarás, a la cabeza.
Irónicamente, regresar al negocio es la mejor manera de crear sistemas. Y a
medida que los implementas y tu ingreso aumenta para ajustarse a ellos, puedes ir
incorporando poco a poco a personas geniales que implementarán esos excelentes
sistemas.
La conclusión es: no reduzcas tu sueldo para que los números funcionen. La
meta de todo negocio es ser saludable y eso se logra con eficiencia. Tu síndrome
del mártir no le está haciendo favores a nadie. Convertirte en el cordero
sacrificado no fomenta la eficiencia, la inhibe.
Tu PDM de impuestos
A Greg Eckler le encanta el momento de pagar impuestos. Greg, el dueño de
Denver Realty Experts, leyó el borrador de La ganancia es primero y comenzó a
aplicarlo a su negocio. Somos amigos desde la universidad y estuvimos en la
misma fraternidad, Delta Sigma Pi, así que fue muy amable al leer el borrador y
darme retroalimentación. Y como chantaje para que pusiera manos a la obra, le
dije que si terminaba de leer el libro e implementaba el sistema Profit First, nunca
revelaría el apodo que tenía en la fraternidad, que era Elk Turd. Upss…. Lo
siento, Greg.
Volvamos a Greg y a su extraño amor por el momento de pagar impuestos.
Quiero decir, ¿a quién le gusta el momento de pagar impuestos? Bueno, pues a Elk
Turd. Y, ¿por qué le gusta? Porque uno de los beneficios de usar el sistema Profit
First es que Greg ya no se preocupa por si tiene o no suficiente dinero para pagar
sus impuestos.
“Entrego todos mis documentos a mis contadores alrededor del 4 de enero
porque no puedo esperar a que me digan cuánto debo. Tenía 30 000 dólares en mi
cuenta de impuestos al final del 2015 y sólo necesitaba 10 000 para cubrir mi
cuenta. ¡Yupi! ¡Hora de un bono!”
Greg me contó que se enganchó con el sistema Profit First desde que empezó a
implementarlo y que no ve ninguna razón para dejar de hacerlo. “Es una
tranquilidad saber que todo está bajo control al abrir la aplicación de mi banco.
Entro y… paz.”
El sistema Profit First no se trata de llevar la contabilidad hasta el último
centavo. Eso es lo que hacen tus contadores. Se trata de tener un manejo veloz y
fácil de tu contabilidad con números lo más precisos posible. Establecemos
porcentajes de la cifra de ingreso real y esto es cierto para todas las cuentas de
“plato pequeño”.
El plato de los impuestos, sólo para que estemos claros, está diseñado para
pagar las responsabilidades fiscales del negocio y (esto es muy importante) los
impuestos personales por los ingresos de los dueños. Permíteme repetirlo porque
a menudo se deja de lado: tu empresa (asumiendo que eres el dueño), reservará
tus impuestos personales y luego los pagará. Ésta es la razón: iniciaste tu negocio
en parte para lograr libertad financiera. Así que, si eso es cierto, ¿tu empresa no
debería pagar tus impuestos? Por supuesto que sí. Pues eso es exactamente lo que
va a suceder.
Cuando llegue la fecha de pagar tus impuestos y entregues tus documentos, la
empresa realizará tu pago. No te claves aquí en los pequeños detalles. Este
sistema también funciona si tus impuestos se descuentan de tu pago mensual (quizá
no tomas utilidades de parte de la empresa sino que estás en la nómina), entonces
la empresa te reembolsará tus impuestos. Todos los impuestos (incluyendo,
corrijo, especialmente los tuyos) se pagan del negocio, no de tu bolsa.
¿Entendiste? Excelente.
El primer paso para obtener tu PDM de impuestos es determinar tu tasa de
impuestos según ingreso. Los impuestos varían mucho, dependiendo de la
cantidad de ingreso personal y ganancia corporativa, así como de la zona en
donde vives. Mientras escribo este libro, muchos empresarios tienen una tasa de
impuestos según un ingreso promedio de 35% más o menos; para otros será menor
y en algunos países puede ser de 60% o más.
Una meta del sistema Profit First es que la empresa se ocupe de cualquier
forma de impuesto. Es obligatorio que hables con tu contador de modo que pueda
aconsejarte sobre los impuestos que deberá pagar tu negocio.
Las diferentes formas de determinar tus PDM de impuestos son las siguientes:
1. Observa tus devoluciones de impuestos personales y empresariales. Suma
tus impuestos y luego determina el porcentaje de impuestos que pagaste en
comparación con tu ingreso real. Hazlo de nuevo para los dos años
anteriores. Observar tus impuestos como un porcentaje del ingreso real
durante los últimos tres años te dará una buena idea de tu responsabilidad
fiscal constante.
2. Pide a tu contador que te entregue el estimado de impuestos para tu
negocio a la fecha y luego determina el porcentaje de impuestos de tu
ingreso real anual a la fecha.
3. O simple y sencillamente usa 35%, que es lo que tienen que pagar los
negocios en Estados Unidos. Si tienes un negocio en otro país, sólo usa
como cifra de impuestos la tasa promedio de impuestos que debe pagar un
individuo en tu rango de ingresos. Quizá no sea perfecto, pero por lo
general es muy efectivo. Y aunque el número óptimo no te haga pagar
impuestos adicionales al final del año ni tampoco hará que recibas un
reembolso, es mejor apostarle un poco a lo alto, obtener un reembolso y
pensar qué hacer con el dinero adicional que recibir una llamada de tu
contador, Keith, porque no tienes suficiente dinero y tener que pedir
prestada la alcancía de cochinito de tu hija. Créeme.
Pero, espera: si la tasa de impuestos es de 35% (repito, para los ciudadanos
norteamericanos con un nivel de ingresos alto), ¿por qué sólo aparto 15% para
impuestos?, (como pudiste notarlo en la Evaluación Instantánea que te compartí).
Hagamos unas cuentas sencillas.
Unas cuentas sencillas
Ahora vamos a determinar el porcentaje que se queda en tu cuenta de operaciones
después de que has movido tu dinero a tu cuenta de ganancias, a tu cuenta de
compensación del dueño y a tu cuenta de impuestos. Es probable que la cantidad
que quede para gastos sea más o menos de 40 a 60%. Es el dinero que tendrás
disponible para pagar todos tus gastos.
A continuación, resta ese porcentaje del 100%. Así que si tu cuenta de
operaciones está en 55%, te quedas con 45%. Ese 45% es la cantidad sobre la
cual tendrás que pagar impuestos. (Lo más frecuente es que no se cobre impuestos
sobre los gastos. Por esa razón, algunos contadores te animan a comprar equipo o
a hacer otras compras más grandes al final del año.) Ahora multiplica tu
porcentaje de no operación (en este caso, 45%) por tu porcentaje de ingreso
tasable (en este caso, 35%). Terminarás con un porcentaje de aproximadamente
16%, que es tu porcentaje de impuestos.
Ahora que tienes una idea más precisa de tus porcentajes reales, estás listo
para empezar. En el siguiente capítulo te explicaré cómo implementar el sistema
Profit First durante el primer año y más, y te diré todo lo que necesitas saber
desde el día uno. ¡Felicidades! Sobreviviste. Mándame una selfie.
Puedo sentir tu hambre de poner esto en práctica en tu negocio. Actívate y
vamos a poner manos a la obra.
Actúa: aplica tu conocimiento avanzado
Paso 1: Siguiendo los pasos explicados antes, determina tus porcentajes de
ganancia, de compensación del dueño y de impuestos con base en tu ramo y en
otros factores. Fíjalos como tu PDM , tus metas. Es la X en el mapa de hacia
dónde nos dirigimos, pero no es el punto de partida.
Paso 2: Como elegiste ponerte a trabajar y determinar tus porcentajes exactos
de ganancia, de compensación del dueño y de impuestos, haz un alto y ajusta
los números en tu formato de Evaluación Instantánea.
Paso 3: Fija tus PDA. En este trimestre fija tus PDA 1% “mejor” de como lo
hubieras hecho históricamente, lo cual significa incrementar tu ganancia,
compensación del dueño e impuestos 1% y reducir tus gastos de operación
3%. Cada trimestre empujaremos el PDA a un mejor porcentaje. Con el tiempo
seguirás avanzando constantemente hacia una empresa cada vez más saludable
y una cartera cada vez más gorda.
1
Si más de 25% de lo que tu empresa vende proviene de materiales en lugar de mano de obra o software,
como sucede con los fabricantes, restaurantes y minoristas, usa la ganancia total (a veces se denomina ingreso
total) como tu número de ingreso real. La ganancia total se calcula de una manera más o menos similar a
como te sugerí determinar tu ingreso real y necesitas evaluar tu negocio con base en eso. Cuando hagas los
números para tu negocio, o evalúes los de otros, siempre debes basarte en el ingreso real (ganancia total).
2
A veces puedes (y deberías) ajustar tus PDM de una manera más radical. Otras deberías ser más cauteloso.
Hacer ajustes trimestrales a tus PDM es un excelente ejemplo de algo en lo que un experto externo es de
enorme valor. Consulta ProfitFirstProfessionals.com, da clic en la opción Find (encontrar) y estarás en
contacto con un experto que podrá ayudarte a ajustar tus PDM .
Capítulo 6
Cómo echar a andar el sistema Profit
First
Jorge Morales y José Pain están considerados, de manera no oficial, como los
primeros dueños de negocios en implementar el sistema Profit First después de
haber leído mi libro. No éste, sino The Toilet Paper Entrepreneur, que tenía una
pequeña sección en la que se planteaba brevemente la idea de que Profit First.
Después de que publiqué el libro, me reuní con mis primeros lectores en Newark,
Nueva Jersey (un sitio vacacional popular, a la par de Corea del Norte). Jorge y
José hicieron el viaje desde Florida del Sur. Habían pagado el viaje con su cuenta
de ganancias, pero no se trataba sólo de un viaje de negocios; llevaron a sus
esposas y, después del evento, hicieron un tour por Nueva York (una vez que
agotaron todos los lugares turísticos de Newark). Jorge y José le habían entrado
con todo al sistema Profit First, basándose en los pequeños dos párrafos que
escribí al respecto, y estaban viendo resultados.
Cuando Jorge Morales y José Pain comenzaron su empresa, Specialized ECU
Repair, en 2007, soñaban con que un día disfrutarían lo que ellos consideraban la
octava maravilla de ser dueños de un negocio: ganancias, o dinero extra para sus
propios fines, todo trabajando menos.
Aquí es cuando muchos empresarios experimentados sonríen sarcásticamente
porque piensan que Jorge y José eran soñadores ingenuos. ¿No saben que ser
empresario tiene que ver con un sacrificio personal? La única razón por la cual
existe el tiempo libre es para que puedas trabajar más. Y, a menos que tengan
muchísima suerte, pasará mucho tiempo antes de que hayan ganado suficiente
dinero extra para sus pasatiempos, ¿cierto?
Error.
Tras dos años de operar negocios propios, Jorge y José habían decidido que
la única forma en la que podían cosechar los beneficios de ser empresarios sería
incrementar sus sueldos un poco cada año. (Ya estaban mejor que la mayoría de
los empresarios en el hecho de que sí contaban con suficiente dinero para sus
propios sueldos y no habían caído en la trampa de la deuda.)
Luego leyeron la pequeña sección sobre el sistema Profit First que se incluía
en The Toilet Paper Entrepreneur y comenzaron a aplicar el sistema casi de
inmediato. En los años siguientes, Jorge y José hicieron que el sistema Profit First
se adaptara a su negocio, que estaba creciendo muy rápido. Ajustaron sus
porcentajes de ganancia y permitieron que el sistema controlara ese crecimiento
de modo que nunca terminaran ahorcados debido a grandes compras ni a una
nómina ridículamente alta.
En 2013, rebasaron las proyecciones de ingreso que tenía su contador. Cada
año han incrementado su ingreso por ventas y están en camino para romper la
marca de un millón de dólares de ingreso anual en los próximos dos años. Su
personal se ha triplicado, pero, gracias a su cuidadosa planeación con el sistema
Profit First, no se las están viendo negras bajo el peso de demasiados costos de
operación. Lo más importante es que su negocio está trabajando para ellos, con
ventas apropiadas para la posición que tienen y el trabajo que realizan en
Specialized ECU Repair y con una cuenta de ganancias significativa que les ha
permitido tener el estilo de vida que soñaron cuando empezaron el negocio. El
sueño de todos los empresarios —que nuestro negocio mejore nuestra calidad de
vida— ahora es una realidad para Jorge y José. Ellos no están al servicio de su
negocio; su negocio está al servicio de ellos.
Cuando estaba escribiendo esta versión revisada y ampliada de La ganancia
es primero, me puse en contacto con Jorge y José para preguntarles cómo les
estaba funcionando el sistema años después. Emocionado, primero Jorge habló
sobre sus viajes para surfear… es un aventurero. Luego empezamos a hablar de
negocios.
“Ahora tenemos seis empleados y nuestros sueldos son los más altos del
ramo”, dijo Jorge. “Hemos podido comprar en efectivo equipo costoso que, con
el tiempo, nos ayudará a estar actualizados y tener más ganancias. E
incrementamos nuestro porcentaje de ganancia a 9%”. (Déjame recordarte que ese
9% de ganancia es, por mucho, más alto que los excelentes cheques que se pagan
a sí mismos cada quincena.)
Jorge explicó que seguir el sistema Profit First significa que siempre tienen
suficiente dinero a la mano para aprovechar oportunidades que les ahorran
dinero, como descuentos al pagar anticipadamente un año de algún servicio. Y una
vez que estaba implementado, el sistema Profit First rápidamente les permitió
tomar decisiones de compras sin preocuparse por si podían darse el lujo o no.
Aunque en un inicio no estaba seguro, ahora su contador está convencido de
que Jorge y José no son sólo dos tipos con suerte; están usando un sistema que
trae consigo ganancias en cada transacción. Su contador ahora está totalmente
convencido y los apoya en cada paso del camino.
El sistema Profit First funciona. Punto. Ya sea que uses los porcentajes que te
di en la Evaluación Instantánea o que elijas el camino de evaluar todas las
minucias de tu negocio y tu ramo (ver capítulo 5) y llegues a tus propios
porcentajes de distribución meta, funcionará. Te estarás preguntado cómo es
posible que funcione con porcentajes diferentes. Porque tus PDM de ganancia,
compensación del dueño e impuestos son metas simplemente… no vas a empezar
con ellos, vas a caminar hacia allá. Y, a medida que vayas construyendo,
transformarás tu negocio en una máquina de eficiencia que genera ganancia en
cada depósito, sin importar lo pequeña que sea.
En este capítulo te enseñaré exactamente cómo implementar el sistema Profit
First, paso a paso, día a día, mes a mes. Tu porcentaje de ganancia quizá parezca
difícil de alcanzar, pero para finales de este año estarás más cerca de él de lo que
hubieras pensado. Tal vez incluso lo rebases por mucho.
Día Uno
1. Dile a tu gente
Desde el principio, Jorge y José incluyeron a sus profesionales de las finanzas en
la implementación del sistema Profit First. “Cuando supimos del sistema Profit
First, nos pareció que tenía sentido”, me contó Jorge en una de nuestras muchas
llamadas telefónicas sobre sus progresos. “Hice los números y luego, con nuestro
contador, hicimos una proyección para el año. Después trabajamos en el
porcentaje con el cual queríamos empezar para la cuenta de ganancias.
Con la aprobación de su contador de los principios y procesos del sistema
Profit First, Jorge y José han sido capaces de aplicar el método de manera
sistemática en su negocio con mucho éxito. Su contador les ayuda a cumplir sus
metas y a mantenerse en el camino.
Sin embargo, no todos los especialistas en contabilidad lo van a entender.
Puede que les cuentes del sistema y digan que son tonterías. En un momento te
diré como lidiar con ellos. Sólo debes saber que puedes tener éxito si lo haces
solo, o mejor aún, si consigues el apoyo de otro contador que sí lo entienda.”
Para hacerte la vida más fácil, he compilado una lista de contadores y
especialistas en planeación financiera que no sólo entienden el sistema Profit
First, sino que lo están aplicando ellos mismos. Imagina un corredor de bolsa que
te dice que debes meterle todo a X acción y luego él no lo hace. ¿Entonces no
cree de verdad en la acción? Obviamente no lo suficiente para invertir en ella
todos los ahorros de su vida. Yo no invertiría en el consejo de alguien que no
sigue su propio consejo. Los profesionales que recomendamos no sólo entienden
el sistema Profit First, lo usan ellos mismos y lo aplican con sus clientes. Para ver
la lista de profesionales financieros que se especializan en el sistema Profit First,
ve a ProfitFirst.com y te pondremos en contacto con el que más te convenga (o
con un equipo completo si así lo prefieres) que puede ayudarte en pocos minutos.
Y que lo hará por el tiempo que lo necesites.
Sube a bordo a tu contador
Cuando tu personal que se ocupa del dinero escuche sobre el sistema Profit First,
prepárate para que frunzan el ceño. No obstante, es posible que tu contador lo
entienda. Tal vez se porte muy entusiasta al respecto y esté listo para apoyarte.
Por desgracia, por experiencia propia, no es así.
Para tu contador, que sugieras siquiera tomar primero tu ganancia puede hacer
que la cabeza le dé vueltas, como la famosa escena de El exorcista. Necesitas
entender su perspectiva. Tu especialista en contabilidad se ha formado con las
leyes y reglas del pasado. La contabilidad es como es hoy porque así ha sido
siempre. Si quieres administrar el flujo de efectivo, la vieja regla es fijar un
presupuesto que corresponda y apegarte a él. Sólo haz lo que diga tu contador,
nunca te desvíes y tu negocio será rentable.
Si tienes un contador moderno, estará encantado con el sistema Profit First.
Buscará formas de apoyarte más y mejor para que tu tarea de lograr ganancias sea
más fácil. Para empezar, dile que lea este libro y que no deje de registrarse entre
los especialistas de Profit First de modo que pueda tener acceso a una
capacitación especial y a herramientas para profesionales de la contabilidad.
Sin embargo, ¿qué hacer si tu contador mantiene su postura y te dice que no
implementes el sistema Profit First? Te sugiero lo siguiente: pregúntale si tiene
experiencia en la implementación de este sistema (o de alguno similar que busque
pagarte primero) y, si la tiene, pídele que te explique por qué no funciona.
Prepárate para que se te quede viendo con cara de que no tiene ni idea. Porque si
ha implementado adecuadamente planes destinados a que te pagues primero, sabrá
que funciona. Siempre.
Si tu contador te dice que “nadie más hace eso”, deberías darle una cachetada
(figuradamente, por supuesto). Porque el hecho de que no le haya hablado a sus
pocos clientes al respecto, no significa que no funcione para mucha gente. De
hecho, es lo contrario. Cada vez más negocios están siguiendo el sistema Profit
First.
Si tu contador sigue necio, dile: “¿Cuántos de tus clientes tienen negocios
rentables bajo tu dirección? ¿Todos? ¿La mitad? ¿Ninguno?”. Espera para que
trague saliva o llore o se haga el harakiri.
Muchos contadores que usan el viejo método de administración de dinero
tienen la suerte de tener algunos clientes con negocios rentables. Casi todos los
clientes restantes están luchando por mantenerse a flote. Ésta debería ser una
llamada de atención.
Pídele a tu contador que lea La ganancia es primero de principio a fin y que
te apoye en el proceso. Si está dispuestos a escucharte (recuerda, tú eres el
cliente, y su trabajo es apoyarte para maximizar tu rentabilidad), busca otros
profesionales de la contabilidad que no sólo apoyen el sistema Profit First sino
que tengan capacitación al respecto. (Si no sabes por dónde empezar, consulta
ProfitFirstProfessionals.com.) Y cuando dejes a tu viejo contador, dale un
ejemplar de este libro como regalo de despedida y una foto mía tamaño póster en
la que me vea enseñando la lengua.
2. Abre tus cuentas
Antes de empezar, lo mejor es que ya tengas listas tus cinco cuentas fundacionales
en tu banco principal (ingresos, ganancias, compensación del dueño, impuestos y
gastos de operación) y las dos cuentas en tu banco de no tentaciones (ganancias
guardadas e impuestos guardados). Si aún no lo has hecho, ¿qué estás esperando?
¿Cómo vamos a hacer progresos juntos si no estás haciendo tu parte? No intentes,
repito, no intentes hacer un “cortocircuito” y hacerlo en una hoja de cálculo o en
tu sistema de contabilidad. Y de ninguna manera intentes hacerlo sólo en tu
cabeza. No esperes ni un segundo más. ¡Abre esas cuentas ahora mismo!
Ahora vas a ponerle un nombre a cada una de esas cuentas, añadiendo el PDA
junto al nombre de la cuenta. También pon entre paréntesis tu PDM . Por ejemplo, si
estás poniendo el nombre a tu cuenta de ganancias y el PDA es 8% y el PDM es 15%,
ponle el nombre “ganancia 8% (PDM 15%)”. Esto te permitirá identificar
rápidamente qué dinero va a dónde, así como el porcentaje de distribución final
que estás tratando de lograr. Segundos después de entrar a tu cuenta bancaria,
tendrás muy claro cuánto dinero está disponible para qué, cuánto debes distribuir
y cuál es la meta que has establecido para tu flujo de efectivo.
Al final, tus cuentas deberían verse más o menos así (por supuesto, con los
PDA y PDM que has estipulado para tu negocio):
Ingreso *8855
Ganancia 8% (PDM 15%) *8843
Compensación del dueño 20% (PDM 25%) *8833
Impuestos 5% (PDM 15%) *8839
Gastos de operación (PDM 45%) *8812
: comienza fácilmente
¡Ya vamos progresando! Tenemos listas las cuentas en tu banco y los nombres son
súper prácticos. Hemos definido los porcentajes de distribución meta (PDM ) de
cada cuenta durante la fase de la Evaluación Instantánea. Pero los PDM son
simplemente la proyección a futuro. Los PDM indican a dónde nos dirigimos. No
son el punto de partida. Vamos a empezar con una ganancia manejable, una
compensación del dueño factible y una reserva de impuestos que permita contar
con tiempo suficiente para reducir gastos, empezar a buscar oportunidades de
ganancias dentro de tu negocio y ajustarte al nuevo sistema. Los porcentajes que
estamos a punto de asignar a cada cuenta se van a llamar porcentajes de
distribución actuales (PDA).
En cuanto a tus PDA, comenzaremos con nuestros niveles de contribución para
el “día cero”1 por cada cuenta y luego sumaremos 1%, lo cual nos llevará al “día
uno”2 de implementación del sistema Profit First. Esto puede significar que en tu
día cero no tengas nada de nada en algunas cuentas. Si tu negocio nunca ha
producido ganancias, o si a veces has tenido ganancias y otras veces pérdidas, tu
ganancia ha sido cero. En consecuencia, nuestro sencillo inicio del día uno para
la cuenta de ganancias será de 1% de PDA (es decir 0% histórico más 1%,
empezando hoy) y aumentará a medida que vayamos adquiriendo nuestro ritmo
trimestral.
PDA
Si tu empresa históricamente ha pagado impuestos3 de 5% del total de tu ingreso,
vamos a fijar tu PDA de impuestos en 6% al sumar 1% a tu distribución de
impuestos del “día cero”, que era de 5%. Si tu pago representaba 17%, sumamos
1% y tenemos 18% como PDA de la compensación del dueño. Y así sucesivamente.
Aunque nuestras metas son mucho más altas, empezamos con lo que tenemos, más
1% de ganancias, compensación del dueño e impuestos. Luego reducimos los
gastos de operación acumulando los ajustes de porcentajes que hicimos a las otras
tres cuentas.
¿Por qué empezar con porcentajes pequeños cuando podríamos hacer más? La
meta principal aquí es que establezcas una nueva rutina. Quiero que las
cantidades sean tan pequeñas que ni siquiera las sientas. La meta es establecer de
inmediato esas distribuciones automáticas y luego ajustar los porcentajes cada
trimestre hasta que correspondan a los porcentajes de distribución meta. Da pasos
pequeños y fáciles y obtendrás un impulso poderoso.
Como son dos personas muy prácticas, Jorge y José empezaron con un
modesto porcentaje de ganancia de 2%. Como tomaron esa decisión hace más de
cinco años, antes de que yo perfeccionara este sistema, su cifra no estaba basada
en la regla de 1% que te acabo de compartir. Eligieron una distribución de 2%
porque en un inicio Jorge estaba renuente a la implementación del sistema Profit
First, aunque sabía que tenía mucho sentido.
“Creo que al ir lento, fui capaz de ver cómo podía funcionar el sistema Profit
First”, me comentó Jorge. “Me di cuenta de que con 2% no había razón para no
intentarlo. Porque, si tu negocio no puede apartar 2% de tu ingreso, es probable
que no sea un negocio que valga la pena impulsar.”
Comienza lento. Muy lento. Pon los porcentajes en un nivel en el que no haya
excusa para no intentarlo.
Esos PDA iniciales que estableces son tus porcentajes de distribución
trimestral. Vamos a usarlos para el resto de este trimestre, sin importar que el
siguiente trimestre comience la próxima semana o en noventa días.
Muchos negocios nunca antes han tomado una ganancia y sólo pagan al dueño
lo más cercano posible a un sueldo habitual. En este caso, la “ganancia del día
cero” será 0%. No te preocupes por eso. La mayoría de las empresas no tienen
ganancias históricas. Estás entre amigos. En otros casos, los dueños sacan dinero
del negocio cada vez que hay y no están seguros de si ese dinero se considera
compensación del dueño o ganancia. La respuesta es simple: todo eso es
compensación del dueño y nada es ganancia. En este caso, tu porcentaje de
“ganancia del día cero” es 0%. Luego, hay circunstancias en las que el estado de
cuenta de tus ingresos dice que hay ganancias, pero lo único que hiciste fue tomar
dinero para mantener tu estado de vida personal lo mejor posible. Para otros
fines, ésta es de nuevo una situación sin ganancias. Establece la ganancia del día
cero en 0%.
Tu compensación del dueño del día cero es el pago que recibiste de la
empresa este año, ya sea como pagos de nómina o distribuciones y que todavía no
se ha clasificado como ganancia (como expliqué en el párrafo anterior). Y para
ser sumamente claros, es probable que no hayas tenido ninguna ganancia, así que
la compensación del dueño será todos los pagos que tuviste. Divide tu
compensación del dueño entre el ingreso real de tu empresa y tendrás el
porcentaje histórico de compensación del dueño.
Si todavía no tienes claro qué va a ganancias y qué va a compensación del
dueño, simplemente haz esto: pon 0% en ganancias y cualquier dinero que tú o los
demás dueños del negocio hayan recibido en la categoría de compensación del
dueño y calcula el porcentaje histórico de ingreso real. Por cierto, si ves las
devoluciones de impuestos de todos los dueños de tu negocio, puedes encontrar la
compensación del dueño. Sólo súmalo.
Tu impuesto del día cero es la cantidad de impuestos que tu negocio (no tú
personalmente) ha pagado de impuestos. ¿Tu empresa le ha pagado impuestos
directamente al gobierno? ¿Sí? Entonces suma esa cantidad. ¿La empresa le ha
pagado al gobierno impuestos tuyos directamente? Es decir, ¿obtuviste un
comprobante de impuestos por tus ingresos personales y luego la empresa te dio
un cheque para pagarlos? ¿Sí? Entonces súmalo. Pero, ¿obtuviste pagos de nómina
o distribuciones de tu empresa y luego pagaste los impuestos de tu bolsa? En ese
caso, pagaste tus propios ingresos, no el negocio y no lo vas a sumar a tus
cálculos. En la mayoría de los casos, los negocios nunca han pagado los
impuestos de sus dueños (aunque deberían), así que aquí el cálculo es fácil. Fijas
los impuestos del día cero en 0% o quizá en un porcentaje muy bajo que dé cuenta
de los impuestos corporativos pagados.
La norma para la mayoría de los negocios, y por tanto sospecho que también
el tuyo, es que el negocio ni le pagó una ganancia a los dueños ni tampoco pagó
sus impuestos. Así que, en este caso, fijamos la ganancia en 0% y los impuestos
en 0% y las compensaciones del dueño en la suma del total de pagos hechos por
este concepto, divididos entre el ingreso real. Y si esto te confunde mucho, no te
preocupes de nada. El sistema Profit First está pensado para corregirse sobre la
marcha. Sólo establece la ganancia y los impuestos históricos en 0% y calcula el
porcentaje de compensación del dueño.
El porcentaje histórico de los gastos de operación es todo lo demás. Se
debería reflejar en el estado de cuenta de tus ingresos. Incluye todos tus gastos,
desde costos de bienes que vendes hasta costos de ventas, costos generales y
administrativos y cualquier otro costo que exista. (La única excepción es si hiciste
o no un ajuste para el ingreso real, como expliqué antes en el libro.) Luego, tus
gastos son todos gastos, salvo lo que ajustaste para obtener el ingreso real. Si
sigues confundido, está bien, lo haremos muy fácil; sólo pon ahí todos tus gastos.
Luego divide el ingreso real entre la cifra correspondiente a los gastos (tu ingreso
real y el ingreso total serán el mismo número) y después mantén ese porcentaje.
Esos números no necesitan ser perfectos. Si eres alguien a quien le gusta hacer
la contabilidad, querrás que esto esté calculado al centavo. Pero eso no es
necesario, no es posible y ni siquiera es útil. La meta aquí es establecer un
porcentaje de partida. El sistema Profit First está diseñado para que puedas
empezar en este mismo momento —ésa es la meta principal— y, con el tiempo, se
ajuste para obtener porcentajes perfectos.
Después de revisar estos pasos, tus porcentajes del día cero podrían verse
más o menos así:
Ingreso *8855
Ganancia (0%) *8843
Compensación del dueño (4%) *8833
Impuestos (0%) *8839
Gastos de operación (96%) *8812
A través de estos porcentajes podemos ver que la empresa no había tenido
ganancia histórica, que le había pagado el dueño (compensación del dueño) del
negocio 4% del ingreso (ingreso real) y que 96% del dinero que ingresa se
emplea para pagar las cuentas. De hecho, esto es más que un ejemplo; son los PDA
de uno de mis negocios anteriores de hace muchos años. Sólo por diversión
decidí analizar mi viejo negocio, Olmec Systems, de finales de los noventa, antes
de que desarrollara el sistema Profit First. En esa época el negocio sobrevivía de
un cheque a otro, con una sola cuenta bancaria. En 1999, el negocio ganó más de
un millón de dólares de ingreso, mi socio y yo ganamos 40 000 dólares y la
empresa tuvo 960 000 dólares de gastos. No fue muy divertido que digamos. Era
horrible y yo no tenía idea. Es como si alguien me hubiera atado las manos detrás
de la espalda, me hubiera cegado, me hubiera puesto una pelota en la boca (no
estoy sugiriendo que haya experimentado esto) y luego me hubiera puesto en una
de esas máquinas que echan dinero con aire. Como una esfera de nieve de tamaño
humano, sin poder atrapar nada con las manos.
Esos porcentajes eran mi realidad y no me sorprendería si fueran también los
tuyos.
Ahora que conocemos tus porcentajes para el día cero, vamos a entrar en el
sistema Profit First. Para hacerlo, simplemente suma 1% a tus impuestos y reduce
tus gastos de operación en 3%.
En mi ejemplo, para mi antigua empresa, la ganancia del día cero era de 0%,
así que añadiendo 1%, el nuevo PDA de ganancia es 1%. Mi distribución de
impuestos del “día cero” también era 0%, así que sumé 1% y mi PDA de impuestos
se convirtió en 1%. Mi compensación del dueño era de 4%, así que ahora la fijé
en 5%. Mis gastos de operación eran de 96%, así que ahora se ajusta en tres
puntos porcentuales y queda en 93%. Las cuentas se ven más o menos así:
Ingreso *8855
Ganancia 1% (PDM 10%) *8843
Compensación del dueño 5% (PDM 10%) *8833
Impuestos 1% (PDM 15%) *8839
Gastos de operación 93% (PDM 65%) *8812
Con suerte verás las implicaciones inmediatas de mi negocio de un millón de
dólares. La compensación de mi socio de negocios y la mía inmediatamente
pasarían de 40 000 a 50 000 dólares al año, tendríamos una ganancia de 10 000
dólares al final del primer año completo y también tendríamos 10 000 dólares
guardados para impuestos con el fin de ayudar a cubrir nuestras propias cuentas
personales. Y ahora nos vemos obligados por mi empresa a dirigir un negocio de
930 000 dólares al año, en vez de un negocio de 960 000. Estoy seguro de que
podríamos (y podemos) encontrar una forma porque ahora está claro como el agua
lo que debo hacer.
3. Haz tus primeras distribuciones
¿Conoces el dicho “hoy es el primer día del resto de tu vida”? Me encanta. Para
mí representa la profunda conciencia de que podemos cambiar nuestras vidas (y
nuestros negocios) en un momento. Ahora es el momento. En este preciso
momento obtendremos ganancia para tu negocio y será rentable de ahí en adelante.
Por favor no leas esto y simple y sencillamente pases al siguiente capítulo. Quiero
que actúes hoy.
En este momento, justo ahora, ve cuál es el saldo en tu cuenta primaria
original, a la cual le habremos cambiado el nombre por “cuenta de gastos de
operación”. Luego resta cualquier cheque y pago sobresaliente que tengas de esa
cuenta. Transfiere lo que reste de dinero a tu cuenta de ingresos.
Ahora vamos a hacer nuestra primera distribución. Divide el dinero que hay
en la cuenta de ingresos y repártelo en las demás cuentas (ganancias,
compensación del dueño, impuestos y gastos de operaciones) conforme a los PDA
que has establecido. Ésta es tu primera distribución y será lo único que harás con
la cuenta de ingresos, además de recibir futuros depósitos por las ventas.
Hagamos la distribución en este preciso momento. Supongamos que tienes 5
000 dólares en tu cuenta de banco principal. Ya le has cambiado el nombre por
“cuenta de gastos de operación” y has determinado que tienes 3 000 dólares en
cheques y en pagos por cobrar. Eso significa que tienes 2 000 dólares disponibles
actualmente. Transfiere los 2 000 dólares a la cuenta de ingresos. Luego,
transfiere todo el dinero de la cuenta de ingresos a las cuentas respectivas con
base en los porcentajes.
Saca tus porcentajes con base en esos 2 000 dólares y transfiere ese dinero a
las cuentas. Siguiendo con mi ejemplo, repartiría los 2 000 dólares de la siguiente
manera.
Ingreso *8855 → Esta cuenta, que tenía los 2 000 dólares, quedará en ceros
cuando todo el dinero sea repartido a las cuentas de ganancias, compensación
del dueño, impuestos y gastos de operación, con base en los PDA que hemos
establecido:
Ganancia 1% (PDM 10%) *8843 → aquí van 20 dólares.
Compensación del dueño: 5% (PDM 10%) *8833 → aquí van 100 dólares.
Impuestos 1% (PDM 15%) *8839 → aquí van 20 dólares.
Gastos de operación: 93% (PDM 65%) *8812 → aquí van 1 860 dólares.
Cuando veas la distribución de las cantidades, te darás cuenta de que, aunque los
porcentajes no son geniales, es obvio que una enorme porción de tu dinero se está
yendo a los gastos. Se siente bien saber que ahora tienes un sistema que tiene
claridad, pero el panorama inmediato no es bonito. Y eso es lo que queremos
porque con el tiempo estarás motivado a hacer la distribución de porcentajes cada
vez mejor. Estarás motivado a reducir los gastos y, quizá lo más importante,
encontrarás formas de incrementar tu ganancia (a través de innovaciones,
pensando pasos nuevos, mejores y más eficientes). Este sistema hará que sea
claro como el agua cuánto dinero tienes y para qué se está usando. Y, con esta
claridad, puedes tomar mejores decisiones para mejorar la salud de tu negocio.
Ahora que has visto un ejemplo, ¿tienes depósitos que hacer hoy? Si es así,
suma los depósitos, ponlos en el banco y luego, inmediatamente, distribuye el
dinero a todas las demás cuentas. Hazlo para todos los depósitos que recibas de
hoy en adelante. (Si recibes muchos depósitos, no te preocupes, no necesitas
hacerlo todos los días ni muchas veces al día. En breve vamos a hacer que entres
en un ritmo bimestral que hará que este proceso sea manejable.)
4. Nuestro primer día, nuestra primera celebración
¡Felicidades! No lo digo a la ligera. Acabas de dar un gran paso. Es probable que
sea la primera vez de toda tu vida empresaria que de manera deliberada has
decidido que tu ganancia es primero. Antes que cualquier otra cosa, te aseguraste
de haber atendido tu ganancia, tu ingreso personal y tus responsabilidades
fiscales. Es algo muy importante. Y es un gran paso hacia un negocio muy, pero
muy saludable. Bien por ti. Tómate una margarita hoy, a menos que no te gusten
las margaritas. En ese caso, dime y yo me tomaré una en tu honor.
Semana 1: Reduce los gastos
Ahora que estamos moviendo dinero a tus cuentas de ganancias, compensación
del dueño, impuestos y gastos de operaciones, necesitamos que el dinero salga de
algún lado. Sólo hay dos formas de hacer eso: incrementando las ventas y
reduciendo los gastos. Incrementar las ventas es algo muy factible (sí leíste mis
libros The Pumpkin Plan y Surge, ¿verdad?) y es clave para lograr un
crecimiento rentable colosal. Pero toma tiempo y no sucederá de la noche a la
mañana. Reducir los gastos por lo general es un proceso muy rápido y por lo
general es muy fácil. Por todos los negocios que he conocido, puedo decir que a
la mayoría les resulta muy fácil reducir 10 a 20% de los gastos de la noche a la
mañana, por ejemplo, costos frívolos como membresías que no se usan a menudo,
espacio de oficina que no impresiona a nadie, ese auto costoso que está
“justificado” porque es un gasto y quizá incluso personal extra que no está
ayudándote mucho. Reducir gastos innecesarios puede traer consigo un poco de
dolor psicológico, pero es mucho más fácil que tratar de lograr nuevas ventas de
la nada.
Jorge y José dirigen su negocio con base en lo que pueden pagar hoy, no
esperando ser capaces de poderlo pagar algún día. Esto significa que a veces
tienen que esperar para contratar a alguien o para hacer una compra importante.
“Cuando hay gastos fuertes nos sentamos y nos preguntamos si realmente lo
necesitamos”, dice Jorge. “Si vemos que afectará nuestras ganancias a finales de
año, entonces no lo compramos.”
Aquí hemos planteado ya la distribución de por lo menos 3% de nuestro
ingreso (1% en cada una de las cuentas de ganancias, compensación del dueño e
impuestos), así que necesitamos cubrir eso reduciendo 3% de nuestros gastos.
Para ello, necesito que tengas clarísimas dos cosas:
1. Tus gastos de los últimos doce meses.
2. Cualquier gasto recurrente que tengas: renta, suscripciones, acceso a
internet, capacitación, clases, revistas, etcétera.
Ahora suma todos los gastos y luego multiplica ese número por 10%. Debes
reducir tus costos 10%. ¡Ahora! ¡Sin peros!
Entonces, ¿por qué reducir por lo menos 10%, si “sólo necesitamos 3%”?
Porque reducir costos no significa que las facturas desaparecen de la noche a la
mañana. Puede que tardes un mes o dos en pagar las cuentas de los gastos
eliminados. Lo más importante es que necesitamos empezar a crear reservas de
efectivo porque, para el inicio del siguiente trimestre, vamos a pasar otro 3% a
tus cuentas de ganancias, compensación del dueño e impuestos, y luego otro 3% al
siguiente trimestre. Así que distribuiremos muy rápido el dinero.
Muy fácil puedes reducir tu primer 10% haciendo alguna de las siguientes
cosas:
1. Cancelar cualquier cosa que no necesites para administrar de manera
eficaz tu negocio y mantener felices a tus clientes.
2. Negociar todos los gastos restantes, excepto la nómina.
En los siguientes capítulos hablaré mucho más acerca de cómo reducir gastos.
Estás a punto de convertirte en un empresario frugal, no tacaño. Aprenderás a usar
sólo lo que necesitas para no desperdiciar. Pagarás de un modo justo lo que uses,
pero usarás menos. Y te va a encantar.
Dos veces al mes: el 10 y el 25
Hace muchos años le expliqué el sistema Profit First a mi amiga Debra Courtright.
Debra dirige DAC Management, un negocio de contabilidad. (Te daré una
oportunidad para que adivines a qué se refiere la inicial de en medio.) Desde el
día en que se integró al sistema Profit First, Debra lo ha usado para salvar una
empresa tras otra. De hecho, ha hecho más que sólo salvar empresas; siempre las
convierte en minas de oro.
Cuando le enseñé por primera vez a usar el sistema Profit First con sus
clientes, fui a su oficina en Fairfield, Nueva Jersey, para pasar el día revisando
sus estrategias avanzadas. Una hora después de nuestro día de entrenamiento, ella
no sólo dominaba los conceptos sino que estaba al teléfono con uno de sus
clientes, ayudándole a abrir una cuenta de ganancias.
Siempre llevo conmigo mi oficina portátil (una mochila con mi laptop, otros
aparatos electrónicos y algunos salvavidas, como galletas de menta). Así que
mientras Debra repasaba los fundamentos con su cliente, yo hice algunas cosas de
mi lista de pendientes. Sabía que tenía algunas cuentas pendientes por pagar, así
que entré a mi banca en línea para abrir mi cuenta de gastos de operación y me
aseguré de que todos los pagos estuvieran al corriente. Sí, la cuenta de ganancias
estaba al día. La cuenta de impuestos se veía muy bien. La cuenta de
compensación del dueño, palomita. Otras cuentas avanzadas que abordaremos
más adelante en este libro también se veían muy bien. Era momento de pagar los
gastos con la cuenta de gastos de operación.
“¿Por qué estás pagando tus cuentas hoy?”, preguntó Debra mirándome. Yo no
tenía idea de que estaba atrás de mí, viendo la pantalla por encima de mi hombro
y yo prácticamente escupí mi café. Si conocieras a Debra, nunca adivinarías que
es una ninja con entrenamiento sofisticado. Debe serlo porque tiene la habilidad
de aparecer junto a ti sin que te des cuenta, en especial cuando estás a punto de
hacer algo estúpido con tus finanzas.
Confundido, contesté: “Bueno… porque tengo tiempo y porque es la fecha
límite”.
Debra dijo: “Eso es una tontería”. (Los ninjas no bromean con las palabras.)
Fue entonces cuando Debra me enseñó el ritmo del 10 y el 25 para el flujo de
efectivo, es decir, pagar los gastos dos veces al mes, los días 10 y 25. Y ése fue
el día en que ese proceso se volvió parte integral del sistema Profit First.
¡Gracias, Debra! (Si de verdad ése es tu nombre.)
Implementé de inmediato el proceso en mi negocio. Dejaba que las cuentas se
acumularan y depositaba el ingreso, pero eso era todo. Ya no hacía la
contabilidad cuando tenía tiempo ni cuando alguien llamaba para asegurarse de
que hubiera recibido una factura. Establecí un ritmo. Hacía mi contabilidad todos
los días 10 y 25 (o el día laborable previo si el 10 o el 25 caían en fin de semana
o en día feriado).
Primero, sumaba todos los nuevos depósitos que se habían acumulado en las
últimas semanas y hacía las distribuciones del sistema Profit First, pasando
dinero a cada una de las cuentas. Luego sumaba las facturas por pagar y las ponía
en el sistema.
Empezó a suceder algo mágico. Me volví cada vez menos reactivo en relación
con las cuentas por pagar. No veía de inmediato la cuenta bancaria cuando recibía
una factura grande ni me preguntaba por qué había gastado tanto y cuándo sería
capaz de hacer el pago. En cambio, comenzaba a sentirme más bajo control. Al
ver mis cuentas y mis depósitos dos veces al mes, siempre los mismos días, pude
ver un patrón. Noté que 80% de las cuentas había que pagarlas a principios de
mes y unas cuantas en la segunda mitad. Y vi cómo mis depósitos estaban
distribuidos de igual forma a lo largo del mes.
Me di cuenta de que tenía muchas “pequeñas” cuentas recurrentes que
sumaban mucho dinero y eran gastos innecesarios. Comencé a ver tendencias y a
entender mi flujo de efectivo. No empecé a acumular facturas por pagar, pagando
las que podía y apilando para después en un montón las que no. Empecé a
administrar mis cuentas y a cancelar cosas innecesarias. Comencé a pagar las
cuentas a tiempo. Cada una de las facturas.
Liz Dobrinska, la especialista en diseño que hizo mi sitio de internet, me dijo:
“No sé qué pasó Mike, pero ahora siempre pagas a tiempo. Desearía que todos
mis clientes fueran como tú”.
Antes de que empezara a seguir el consejo de Debra, le pagaba a Liz de
manera irregular. A veces le pagaba el día que llegaba la factura. Otras, me
retrasaba 60 o 90 días. No era que estuviera tratando de aprovecharme de ella;
simplemente tenía una actitud reaccionaria. Mi método de contabilidad no era una
forma efectiva de entender mi flujo de efectivo ni de mantener felices a mis
proveedores más importantes. El ritmo del 10 y el 25 cambió eso.
Así es cómo debes empezar:
Paso uno: Deposita todo tu ingreso en la cuenta ingreso.
Paso dos: Todos los días 10 y 25 del mes, transfiere el total de los depósitos
de las dos semanas anteriores a cada uno de tus cuentas de “platos pequeños”,
según tus PDA y suma eso a cualquier dinero (si es que lo hay) que ya tengas en
la cuenta. Por ejemplo, digamos que tienes 10 000 dólares de depósitos
totales por las últimas dos semanas. Con base en el siguiente ejemplo de
porcentajes, así es como distribuirías los 10 000 dólares:
Ingreso *8855 → Esta cuenta, que tenía los 10 000 dólares, queda en ceros
cuando todo el dinero se reparte.
Ganancia 1% (PDM 10%) *8843 → Aquí van 20 dólares + 100 dólares que ya
había en la cuenta = 120 dólares.
Compensación del dueño 5% (PDM 10%) *8833 → Aquí van 100 dólares +
500 dólares = 600 dólares.
Impuestos 1% (PDM 15%) *8839 → Aquí van 20 dólares + 100 dólares = 120
dólares.
Gastos de operación 93% (PDM 65%) *8812 → Aquí había 1 869 dólares + 9
300 dólares = 11 160 dólares.
Paso 3: Transfiere el saldo completo de tu cuenta de impuestos y de tu cuenta
de ganancias a las cuentas respectivas de tu segundo banco (banco de no
tentaciones).
Ingreso *8855→ 0 dólares.
Ganancia 1% (PDM 10%) *8843 → 120 dólares se transfirieron a la cuenta de
ganancias guardadas.
Compensación del dueño 5% (PDM 10%) *8833 → 600 dólares.
Impuestos 1% (PDM 15%) *8839 → 120 dólares se transfirieron a la cuenta de
impuestos guardados.
Gastos de operación 93% (PDM 65%) *8812 → 11 160 dólares.
Paso 4: Tienes 600 dólares en la cuenta de compensación del dueño de la cual
te pagas tu sueldo. Considera sólo lo que has distribuido como tu sueldo
quincenal y deja que el resto se acumule. Para este ejemplo, diremos que tu
sueldo es de 500 dólares. Esto dejaría 100 dólares en la cuenta.
Antes de continuar, sé que estás viendo esos porcentajes y esa distribución de
dinero y estás pensando: “¿¡Qué demonios?! Nadie puede vivir con esas cifras.
Todo el dinero se está yendo por la ventana”. ¡Exactamente! Este sistema traerá
claridad inmediata respecto a cuánto dinero entra a tu negocio. Igual que una
cubeta llena de hoyos. Pronto ajustaremos esos porcentajes y seguiremos
haciéndolo sin parar a lo largo del tiempo. Pero por ahora, aun si resulta
doloroso, contempla la claridad (es decir, la dura claridad).
Paso 5: Con los 11 160 dólares restantes en la cuenta de gastos de operación
paga lo que debes. Para este ejemplo, digamos que tienes 10 000 dólares de
gastos por pagar este periodo (lo cual debería darte dolor de estómago;
vamos a restarlo). Deja los 1 160 dólares en la cuenta.
Al terminar este proceso, la cuenta debería verse más o menos así:
Ingreso *8855 → 0 dólares.
Ganancia 1% (PDM 10%) *8843 → 0 dólares.
Compensación del dueño 5% (PDM 10%) *8833→ 100 dólares.
Impuestos 1% (PDM 15%) *8839 → 0 dólares.
Gastos de operación 93% (PDM 65%) *8812 → 1 160 dólares.
Y en tu banco de no tentaciones, que recibió sus primeros depósitos en la historia,
tus cuentas deberían verse así:
Ganancias guardadas *99453 → 120 dólares.
Impuestos guardados *9967 → 120 dólares.
Las cuentas de ganancias guardadas e impuestos guardados son para guardar el
dinero que se va a acumular en tu segundo banco. A medida que llegan nuevos
depósitos, los depositarás en la cuenta de ingresos y los días 10 y 25 repetirás los
mismos cinco pasos.
Una nota importante aquí: existe la posibilidad de que no tengas suficiente en
tus cuentas para pagar lo que debes o para pagarte a ti el sueldo que necesitas.
Ésta debería ser una llamada de atención que no puedes pasar por alto. Cuando no
tienes dinero suficiente para pagar tus deudas, significa que tu negocio está
gritando a todo pulmón, advirtiéndote que no tienes los medios para encarar los
gastos a los que estás recurriendo. O, si no hay dinero suficiente para pagarte un
sueldo adecuado, significa que tu negocio está gritando que no lo puedes
administrar como lo has hecho hasta ahora; de lo contrario, siempre te verás
afectado tú. Implementar el sistema Profit First no ocasionó esta crisis, sólo te
ayudó a darte cuenta de que está ahí. Estás gastando más dinero del que tu negocio
puede soportar. Pero no entres en pánico. Al usar tus PDA, te ajustarás al ritmo de
los días 10 y 25 de la manera más cómoda posible. Aun cuando no puedas pagar
todo en esas fechas, debes entrar en ese ritmo porque te permitirá tener la
sensación de acumulación y flujo de dinero. De la misma manera en que un
corazón bombea sangre rítmicamente, formando un latido del corazón, el dinero
debería fluir a un ritmo similar, no con un bombeo irregular, lleno de pánico, por
aquí y por allá, cuando no tienes fondos.
Trimestre uno
Distribución trimestral
El nuevo trimestre ha llegado. ¡Qué felicidad! Estás a punto de recibir el primer
cheque de distribución trimestral de ganancias de tu vida. Así es, amigo mío. Tu
negocio te está sirviendo a ti ahora. Vas a recibir un cheque de distribución
trimestral de ganancias cada trimestre. Cada noventa días te compartirán las
ganancias. Aquí es cuando tu monstruo Frankenstein comienza a volverse una
bestia amable y poderosa y te ofrece una cena elegante servida en charola de
plata con un maridaje perfecto de un pinot noir californiano. ¿No quieres
agarrarle los cachetes a ese monstruo regordete?
La distribución de ganancias es un premio para los dueños de las acciones (tú
y todo aquel que haya invertido en el negocio dinero o sudor) por tener el valor y
la tolerancia al riesgo para empezar el negocio. No confundas la distribución de
ganancias con la compensación del dueño, que es el pago por trabajar en el
negocio. La ganancia es una recompensa por ser dueño del negocio. Así como
obtienes un reparto de utilidades cuando tienes acciones en una empresa pública,
para la cual no hiciste trabajo de mano de obra, de modo que obtienes una parte
de las ganancias de tu propia empresa. La ganancia es una recompensa para los
dueños de las acciones y la compensación del dueño es el pago para quienes son
dueños operadores del negocio.
Los trimestres4 de cada año son los siguientes:
Trimestre 1: 1 de enero al 31 de marzo
Trimestre 2: 1 de abril al 30 de junio
Trimestre 3: 1 de julio al 30 de septiembre
Trimestre 4: 1 de octubre al 31 de diciembre
El primer día de cada nuevo trimestre (o del primer día laboral posterior),
tendrás una distribución de ganancias. Recuerda, la cuenta de ganancias sirve
como:
1. Recompensa económica para los dueños de las acciones del negocio.
2. Medida del crecimiento.
3. Reserva de efectivo para emergencias.
Considera la cantidad total de ganancias que hay en la cuenta (pero no sumes
ningún porcentaje de distribución trimestral de los depósitos que has recibido este
día) y toma 50% del dinero como ganancia. El otro 50% permanece en la cuenta,
como reserva.
Sin importar el día en que empieces a implementar el sistema Profit First,
toma una distribución correspondiente al trimestre actual el primer día del nuevo
trimestre. Por ejemplo, digamos que decides implementar el sistema Profit First
el 12 de agosto. Distribuyes el dinero a tus múltiples cuentas a partir de entonces.
Luego, el 1 de octubre, o el primer día del nuevo trimestre según tu contabilidad,
distribuyes la ganancia a la cuenta de ganancias. Ya sea que empieces este
proceso el 3 de julio o el 13 de septiembre, el siguiente trimestre empezará el 1
de octubre, así que ese día distribuyes las ganancias del trimestre anterior. No
importa cuándo comenzaste a usar el sistema Profit First; lo que importa es que
entres en el ritmo trimestral.
Bienvenido a las grandes ligas. Ahora realizarás una distribución cada
trimestre, justo como harías en el caso de una empresa pública más grande. Esas
empresas anuncian su ingreso trimestral y luego distribuyen una parte a los
accionistas. Y eso es exactamente lo que vamos a hacer (ya eres un adulto de
verdad). Cada trimestre es un ritmo excelente, por cierto. Es un tiempo lo bastante
largo entre una distribución y otra como para esperarlo con ansias, pero no es tan
frecuente que terminan sintiéndose como una parte normal de tu ingreso personal.
Cada trimestre, tomarás 50% de lo que está en la cuenta y dejarás el otro
50%. Por ejemplo, digamos que has ahorrado 5 000 dólares en tu cuenta de
ganancias durante el primer trimestre de la implementación del sistema Profit
First. El primer día del nuevo trimestre, tomarás 2 500 dólares como una
distribución para los dueños de las acciones y dejarás intacto el otro 50%.
Si tu empresa tiene muchos dueños, la ganancia que se distribuye se divide
con base en el porcentaje que tiene cada uno de los dueños de las acciones.
Conforme al escenario anterior, si eres dueño de 60% de la empresa, otro socio
tiene 35% y hay un inversionista ángel con 5%, la distribución sería de 1 500
dólares (para ti, el dueño de 60%), 875 dólares (para la persona que tiene el
35%) y 125 dólares (para el inversionista).
La clave es la siguiente: la distribución de ganancias nunca puede regresar a
la empresa. No puedes usar términos elegantes como reinversión ni retención de
ganancias. Ningún término que uses cubrirá el hecho de que le estás robando a
Pedro para dárselo a Pablo. Tu negocio necesita marchar con el dinero que genera
para sus gastos de operación. Reinvertir la ganancia significa que no estás
operando de una manera lo bastante eficiente como para que el negocio marche
con los gastos de operación. Y si devuelves la ganancia, no experimentarás esa
importante recompensa que es que tu empresa está trabajando para ti.
Simplemente estarás dejando suelto al monstruo otra vez. Así que siempre cada
trimestre toma tu ganancia, y úsala para tus propios fines. ¡Es momento de
celebración!
¡Momento de celebración!
Cuando tomas tu distribución de ganancias, el dinero se usa sólo para un fin: tu
beneficio personal. Se pretende que la ganancia sea tu recompensa por haber
tenido las agallas para invertir en un negocio propio. Úsala para lo que a ti te dé
más alegría personal. Quizá quieras salir a cenar con tu familia. Quizá sientas
alegría al acumular un montón de dinero en tu cuenta para el retiro. Quizá
compres ese sillón maravilloso al que le has echado el ojo. Quizá disfrutes unas
vacaciones de ensueño.
En los últimos cinco años en que Jorge y José comenzaron a implementar el
sistema Profit First en su negocio, han hecho muchos viajes de ensueño:
Bermudas, Europa, Centroamérica, Australia… Newark, Nueva Jersey, y han
compartido esas vacaciones con sus seres queridos. ¡Estos chicos saben cómo
celebrar!
“Antes de que empezáramos a usar el sistema Profit First, estábamos un poco
perdidos y nos preguntábamos cuando despegaría nuestro negocio y mejoraría
nuestras vidas”, me contó Jorge. “No creo que nadie quiera trabajar sólo por el
dinero que recibe a cambio. Necesitas más incentivos. Ahora, al final del
trimestre, realmente anhelamos planear qué vamos a hacer con ese dinero extra.”
Sea lo que sea, debes usar las ganancias en ti. ¿Por qué? Porque así es como
conviertes a Frankenstein, el monstruo comedinero, en una fuente constante de
efectivo que no deja de darte y mantenerte. Cada trimestre, con cada ganancia que
celebres, te enamorarás más y más de tu negocio.
Págale al gobierno
Cada trimestre también pagarás tu estimado trimestral de impuestos.5 Tu contador
probablemente te dará estimados de cuánto debes de impuestos cada trimestre. De
hecho, va a disminuir un poco del dolor que sientes cuando pagas estimados
porque ese mismo día del trimestre también recibirás tu ganancia,
independientemente de tu sueldo.
Un pequeño paso
Cada trimestre necesitas evaluar tus porcentajes actuales y hacer que se acerquen
más a tus PDM . Puedes mover cualquier porcentaje que quieras hacia tus PDM , pero
debes saber esto: la meta es nunca dar un paso hacia atrás. Preferiría que dieras
un paso más cerca hacia tu porcentaje de ganancia meta que un gran salto que
luego implique retroceder un mes después.
Si estás ajustando tus porcentajes con prudencia, sugiero que lo hagas tres
puntos porcentuales cada trimestre. Lo cual significa que podrías mover tu cuenta
de ganancias de 5 a 8%. O podrías mover tu cuenta de impuestos de 11 a 12%; tu
cuenta de ganancias, de 5 a 6%, y tu cuenta de compensación del dueño, de 23 a
24%.
Si puedes ajustarlo aún más, hazlo, por supuesto. Sólo recuerda que no puedes
“echar para atrás tus porcentajes” porque eso afectará el hábito que has
establecido. Y no olvides que, al inicio del siguiente trimestre, lo estarás
haciendo otra vez. Piensa por un segundo en lo que estás haciendo. Ahora estás
distribuyendo las ganancias cada trimestre, lo cual te obliga a operar de una
manera más eficiente. ¿No es maravilloso? Tu pequeña empresa ahora está
haciendo lo mismo que los peces grandes del ramo. Mientras Bloomberg Radio
alardea sobre el reparto de utilidades a los accionistas y las ganancias
trimestrales “más altas de lo esperado” por parte de X empresa, puedes sonreír y
sentir compasión por los accionistas públicos y las magras porciones que
obtienen porque tú eres dueño de muchas acciones de tu empresa. Vaya que se
siente bien.
Año uno
Como estás en el ritmo trimestral de evaluar y acercarte a tus porcentajes de
distribución meta (PDM ), celebrando tus ganancias y reconsiderando tus gastos, no
hay algo especial que tengas que hacer anualmente. Lo único que necesitas
agregar a tu administración financiera al final del año es el término de tus
impuestos.
Determina cuánto debes y qué tan lejos estabas en tus cálculos. Si debes más
de lo que tienes en tu cuenta de impuestos, es probable que algunas cosas hayan
salido mal. Probablemente no ahorraste un porcentaje lo suficientemente grande
en tu cuenta de impuestos o no lo revisaste trimestralmente con tu contador para
ver cómo te estaba yendo a lo largo del año con tu reserva de impuestos.
Si debes impuestos al final del año y no tienes dinero en tu cuenta de
impuestos, es la única ocasión en que puedes tomar dinero de tu cuenta de
ganancias para una razón distinta de hacer el reparto de las ganancias. De hecho,
tienes que hacerlo. No vas a ir a la cárcel si no tienes ganancias para distribuir a
los dueños, pero sí irás a la cárcel si no pagas tus impuestos. (A menos que
decidas arriesgarte a jugar al gato y al ratón con Hacienda, lo cual no te
recomiendo. Recuerda que ni Martha Stewart logró escapar.) En este caso, saca el
dinero de tu cuenta de impuestos y de tu cuenta de ganancias para pagar los
impuestos. Luego, ajusta los porcentajes de tu cuenta de impuestos para garantizar
que tengas lo suficiente para el próximo año.
Cuando ajustes tu porcentaje de impuestos, reduce tu porcentaje de ganancias
en la misma cantidad. Sí, estás afectando las ganancias, pero al siguiente trimestre
trabajarás para obtener de nuevo esas ganancias. La clave es asegurarte de que
estés bien preparado para pagar tus impuestos.
Si tienes dinero de más en tu cuenta de impuestos, felicidades. Puedes pasar
ese dinero a tu cuenta de ganancias y hacer la distribución correspondiente. Quizá
también puedas reducir tu PDM de impuestos e incrementar tus porcentaje de
distribución de ganancias en esa misma cantidad. Sólo verifícalo primero con tu
experto en finanzas.
Fondo para tiempos difíciles
A medida que tus ganancias se acumulan en tu cuenta de ganancias y sólo tomas
50% como distribución de ganancias, el recordatorio actuará como fondo para
tiempos difíciles. Es como si te convirtieras en tu banco. Eso es algo bueno, pero
tener demasiado dinero en la mano puede ser un pasivo (tristemente, a la gente le
gusta demandar a los adinerados) y el dinero debería invertirse, no permitir que
se quede parado, estacado mes tras mes y año tras año.
¿Recuerdas que hace poco mencioné que, idealmente, hay que contar con una
reserva de tres meses de efectivo para tu negocio, es decir, cuando tienes
suficiente dinero ahorrado para operar tu negocio sin problemas durante tres
meses si las ventas cayeran drásticamente y no entrara ni un centavo más al
negocio? Bueno, la cuenta de ganancias es donde se acumula esta reserva, sólo
por si eso llegara a suceder. Si ves que el dinero que tienes ahí supera la reserva
de tres meses, es buen momento para reinvertir en el negocio, para hacer algunas
inversiones de capital adecuadas que te generen un poco más de crecimiento y
muchas más ganancias o para transferirlo a tu cuenta bóveda (te acabo de
adelantar algo que vas a aprender un poco más adelante).
El sistema Profit First es una forma de vida
Jorge y José están viviendo el sueño americano. Si les preguntas, te dirán que sin
lugar a dudas están viviendo la vida que querían tener cuando abrieron por
primera vez las puertas de Specialized ECU Repair. Si sigues los pasos que se
describen en este libro, tú, también mirarás en retrospectiva con asombro y
aprecio tu primer año siguiendo este sistema.
Cuando estaba por terminar mi llamada con Jorge el otro día, le pregunté:
“¿Crees que alguna vez rebasarás el sistema?”
Hubo un silencio. Y luego Jorge dijo levantando la voz: “¿De qué estás
hablando? No. ¿Por qué? El sistema Profit First es un estilo de vida. Para toda la
vida”.
Una forma de vida. Me encanta.
“Después de desarrollar tu idea de negocios. Lo siguiente que deberías hacer
es implementar el sistema Profit First. Tienes una idea, te enamoras de ella, pero,
al final del día, tienes que sobrevivir. Por lo menos tienes que lograr tus
expectativas respecto a la vida que quieres vivir.”
Bien dicho, Jorge. Te quiero más de lo que probablemente considerarías
adecuado.
Cuando logres llegar al millón de dólares de ingreso, iré a surfear contigo
junto con mi esposa, Krista, y a tomar unas deliciosas margaritas en la preciosa
cocina de Jorge, que remodeló con su distribución de ganancias.
Actúa: ¡prepárate para un año excelente!
Paso 1: Comienza una “lista de celebración”. Piensa ideas de cómo gastar tu
distribución del dueño trimestral. Incluye consentimientos pequeños y
caprichos grandes. Coloca la lista donde puedas verla, para que te inspire y te
motive; como un recordatorio cuando llegue el trimestre y te convenzas de que
hay formas más prácticas de usar ese dinero. Sería genial si uno de esos
caprichos fuera viajar a alguno de mis eventos para contarme tu historia de
éxito de Profit First. Pero si es pagarme un viaje para que vayamos a surfear
juntos, también sería realmente genial.
Paso 2: Para siempre, aparta los días 10 y 25 en tu calendario. Necesitas
aproximadamente cinco minutos para hacer el proceso medular de revisar los
estados de cuenta de tus cinco cuentas fundacionales para ver cómo está todo,
para hacer la distribución de fondos y transferir el dinero correspondiente a
las cuentas de ganancias e impuestos del banco de no tentaciones. Si tienes un
contador, puede hacer lo demás, como pagar las cuentas, hacer los cotejos
financieros y aplaudirte por ser una máquina de generar dinero.
1
En el “día cero” los niveles de contribución son los porcentajes históricos que estabas asignando a cada
categoría antes de implementar el sistema Profit First.
2 El “día uno” es el primer ajuste que haces a tus nuevos PDA para cada cuenta. El “día cero” es anterior a la
implementación del sistema Profit First y el “día uno” es el primer día en que tienes ya establecidos los
porcentajes de distribución.
3 Recuerda: esto representa lo que tu empresa ha pagado directamente en impuestos, tanto los del negocio
como los que corresponden a los ingresos personales de los dueños y/o lo que ha reembolsado a los dueños por
los impuestos que pagaron (o que les ha retenido automáticamente de su quincena).
4 Algunos negocios eligen establecer trimestres fiscales que no coinciden con el calendario. En ese caso,
sincroniza la distribución de tus ganancias y otras actividades trimestrales relacionadas con el sistema Profit
First para que correspondan al año fiscal. En cualquiera de los dos casos, consulta un especialista de Profit
First para saber cuál organización trimestral es mejor para tu organización.
5 A algunos dueños de negocios, con base en la estructura de su empresa, les descontarán sus impuestos
directamente de la nómina. En este caso, trimestralmente, el negocio “reembolsa” al dueño del negocio por los
impuestos que han retenido de manera automática al transferir dinero a la cuenta de impuestos guardados de
los dueños.
Capítulo 7
Destruye tus deudas
No puedes salir de deudas “con una dieta milagro”
Aunque esté bien vestida, la pobreza sigue siendo pobreza. Sólo porque tu
negocio esté produciendo mucho dinero no significa que te lo estés quedando.
Demasiados empresarios creen que derrochar dinero es lo que define el éxito y
actúan en conformidad con esto. Aparece un nuevo cliente y el empresario
expande la oficina. Cae una venta grande y viene acompañada de una cena
elegante. Es como ponerle un esmoquin al monstruo de Frankenstein y hacer que
baile y cante al ritmo de la música. Quizá parezca que el monstruo tiene el acto
bajo control, pero no es así. Un pequeño problema, como cuando un cliente
decide no pagar las cuentas, y el monstruo se vuelve loco y todo se viene abajo.
Cuando estaba escribiendo la primera versión de La ganancia es primero,
recibí una llamada de mi amigo Pete. Estaba esperando esa llamada… teníamos
planes de cenar en Nueva York ese fin de semana y como Pete es residente de la
Gran Manzana, conoce todos los lugares. Pensé que llamaba para confirmar los
planes. La llamada no fue lo que esperaba.
—Perdón, Mike. No puedo ir a cenar este fin de semana —dijo Pete con voz
quebrada.
—Es una lástima —dije viendo mi agenda—. ¿Qué pasó? ¿Vas a salir de la
ciudad?
—Más o menos… Bueno, en realidad no —respondió Pete.
Luego suspiró y dijo:
—Este… Estoy en bancarrota, Mike. En bancarrota.
Pete me explicó que su banco le había cancelado la cuenta. Si no estás
familiarizado con esta experiencia, así es como funciona: obtienes una línea de
crédito revolvente del banco. Es una cuenta bancaria que funciona como una
tarjeta de crédito, en el sentido de que puedes sacar todo el dinero que quieras,
hasta tu límite de crédito, y luego lo pagas. Siempre y cuando pagues tus intereses
y te asegures de hacer el pago mínimo cada mes, no tienes problemas.
Salvo por el hecho de que hay una pequeña regla engañosa impresa en letras
chiquitas que dice que el banco puede cancelar el préstamo completo en cualquier
momento. Aun si has estado pagando tu porcentaje mensual cada mes, aun si no
tienes un saldo muy alto, el banco puede cancelar tu cuenta sin decirte una sola
palabra. Y una vez que el banco te notifica que está cerrando tu cuenta, tienes
treinta días para pagar hasta el último centavo.
Pete recibió esa llamada. ¿Su cuenta? Un millón de dólares. ¿La cantidad que
había retirado de la cuenta? Un millón de dólares. ¿La cantidad en las reservas de
su empresa con la que podía contar? Cero. Sobra decir que la cena en Manhattan
se canceló.
Luchando por sacar las palabras, Pete dijo:
—Mike, ¿puedes ayudarme? Seguiré tus instrucciones. Haré lo que sea. Si me
dijeras que corriera desnudo por la calle, lo haría.
Obviamente acepté ayudarlo a encontrar una forma de salir de esa inmensa
deuda. Correr desnudo por las calles de Nueva York podría atraer mucha atención
y darme suficiente material para burlarme de él en los años por venir, pero no iba
a hacer nada por su deuda. Así que pasamos dos horas hablando por teléfono esa
noche, repasando en detalle el sistema Profit First.
Al principio, Pete estaba confundido. ¿Por qué estaba hablando de ganancias
en este momento? Quizá tú también te sientas así. Lo entiendo. Es sumamente
difícil pensar en ganancias, y más aún planearlas, cuando tu situación es tan grave
como la de Pete. Tal vez no tengas una deuda de un millón de dólares, pero
apuesto a que la deuda que tienes, sea cual sea, a veces se siente como si fuera un
millón de dólares.
Éste es el momento de supervivencia más difícil. Si enfocas toda tu energía en
pagar tus deudas, eso es lo único que vas a lograr. Seguirás atrapado en la trampa
de pensar en derrochar el dinero, lo que con toda seguridad traerá como resultado
más deuda.
Podemos rastrear casi todos los cambios importantes a un momento
definitorio en que el dolor de mantenerte de cierta forma es mayor que el esfuerzo
de ser consciente de que el problema desaparezca. Lo llames un punto de quiebre
o una llamada de atención, la decisión es la misma. ¿Resolverás la crisis o la raíz
del problema?
Cuando la vida “cancela la cuenta” tenemos que actuar. El problema es que la
mayoría de las veces nuestra acción es una reacción y nos enfocamos en aliviar el
dolor inmediato. Movemos cielo, mar y tierra para salir del atolladero sin pensar
cómo crear un cambio permanente. ¿Por qué tantas personas que han bajado de
peso lo recuperan? Porque en cuanto logran su meta, regresan a los malos hábitos.
Claro, la gente no quiere beber cinco litros de agua y comer toronja todas las
mañanas por el resto de sus vidas ni pasar tanto tiempo en la caminadora. El
dolor de ser gordo ha desaparecido, así que ¿qué sentido tiene tomar otra clase de
spinning?
Una vez que el dolor desaparece, la acción que decidimos llevar a cabo en
ese momento clave se desvanece. La toronja es reemplazada por galletas. El agua
se convierte en refresco y la caminadora termina arrumbada en el sótano a donde
van a morir todas las buenas intenciones. ¿Es de sorprendernos que cuando el
peso regresa lo hace con una venganza? Después de todo, ahora tu mente sabe que
puedes bajar de peso en un abrir y cerrar de ojos. ¿A quién le importa si subes un
par de kilos? Siempre puedes hacer otra dieta milagro, ¿no es cierto? ¿Concursar
en The Biggest Loser? Y por supuesto siempre está la opción de una “cirugía”.
Lo que mi amigo Pete intentaba hacer era lo mismo en una crisis diferente.
Tuvo el equivalente a un ataque cardiaco financiero. En cuanto llegó su momento
decisivo, se volvió un hombre con una misión: ¡liquidar esa deuda de inmediato!
Sus acciones (o reacciones) fueron el equivalente a hacer una “dieta milagro”.
No estaba pensando para nada en cómo lograr que su negocio fuera saludable de
manera permanente.
Si Pete logra sobrevivir a la crisis con su “dieta milagro”, ¿qué
probabilidades tiene de encontrarse en una situación similar (o peor) en unos
meses o en unos años? Las probabilidades son altas, tan altas que me atrevería a
decir que es una apuesta segura.
Aun cuando tú y tu negocio están endeudados hasta el tope, debes generar el
hábito de poner en primer lugar tu ganancia. De cualquier manera (y siempre)
debes pagarte a ti primero. Cuando hagas el hábito de tener una salud fiscal
basada en este sistema, arreglarás el problema de manera permanente. Las crisis
financieras serán cosa del pasado, porque, si alguien te llama para decirte que
cancela tu cuenta, tendrás el dinero para cubrir la deuda.
Lo que le dije a Pete fue lo siguiente: “Si tienes una deuda, sea de mil, de un
millón o de lo que sea necesitas liquidarla de una vez por todas al tiempo que
generas ganancias de forma lenta y metódica.
El sistema Profit First que te estoy enseñando te mantendrá enfocado en un
negocio súper saludable, trabajando con todo para producir bienes y proporcionar
servicios para clientes ideales. Este enfoque automáticamente mantendrá tus
costos bajos, lo cual te permitirá pagar tus deudas más rápido e incrementar tu
porcentaje de ganancias. El truco es que, cuando distribuyes tus ganancias, 99%
del dinero se va al pago de la deuda. El 1% restante se va a recompensarte. De
esta forma, la deuda es atendida de una forma igual de agresiva, pero sin que
dejes de fortalecer el hábito de poner en primer lugar la ganancia.
En resumen, si esperas para implementar el sistema Profit First hasta después
de pagar tus deudas, es menos probable que llegues a crear la eficiencia
empresarial que erradicará de manera permanente tus deudas y generará un flujo
de ganancias perpetuo. Comienza con ese hábito hoy y, al final, ese 99% se irá a
construir tus reservas de efectivo y tu propia distribución del dueño.
Disfruta ahorrar más de lo que disfrutas gastar
Un lunes por la mañana estaba cambiando los canales de la televisión cuando vi a
Suze Orman explicando su estrategia financiera personal a un grupo de 50
personas. En mitad de su charla, se detuvo, miró a su alrededor y dijo: “La
solución a la deuda es muy simple: si quieren salir de deudas, deben disfrutar más
ahorrando dinero de lo que disfrutan gastándolo”.
Esas palabras hicieron que se me prendiera el foco. Puse a un lado mi taza de
café y miré por la ventana. Suze seguía hablando, pero yo estaba atrapado en mi
momento de epifanía. No escuchaba nada. Sólo seguía repitiendo en mi cabeza
una y otra vez lo que ella había dicho de ahorrar versus gastar dinero. Eso es,
pensé. La riqueza es un juego emotivo. Todo se reduce a la historia que nos
contamos sobre lo que estamos haciendo: “¿Lo que hago me está haciendo feliz o
no?”.
Cuando algo te hace feliz en el momento, seguirás haciéndolo. Si gastar te
hace feliz, gastarás más. Y esos gastos podrían ser cualquier cosa, desde unos
pantalones nuevos hasta contratar un nuevo empleado o hasta acumular montañas
de deudas. Si ahorrar te hace feliz, buscarás todas las oportunidades para ahorrar
más. Cupones, ofertas, ventas especiales... el paraíso. ¿Ahorrar el cien por ciento
porque eliminaste los gastos por completo? El Nirvana.
Al escuchar a Suze ese día, toda esa motivación de “dolor y placer” de la que
Anthony Robbins ha estado hablando durante años por fin tuvo sentido para mí. El
momento del dolor es la patada en el trasero, cuando por fin dices que ya basta.
El dolor te da una buena sacudida. Para mí, el momento de dolor fue cuando mi
hija me dio su alcancía de cochinito, tratando de salvar a nuestra familia de la
ruina financiera total. Para Pete, fue la llamada de su banco. Pero el dolor te lleva
a actuar lo suficiente como para librarte del dolor inmediato. Luego deja de
funcionar. Suze me estaba enseñando la otra mitad: el placer. (No lo hagas. No
permitas que tu mente vuele en ese sentido. Ya voló… Pervertido.)
La premisa es simple: evitamos el dolor y nos movemos hacia el placer,
poniendo un énfasis significativo en el momento y muy poco énfasis en el largo
plazo. El dolor inmediato pone a rodar la pelota, pero el dolor absoluto la
mantiene en movimiento. Probablemente compraste este libro a causa del dolor y
es probable que veas resultados rápido gracias a tus esfuerzos por reducir el
dolor. Pero la única forma en que serás capaz de hacer que esto funcione para
siempre es si obtienes placer inmediato cada vez que pones en práctica tus nuevos
hábitos. Justo como el caso del gimnasio, el dolor de verte gordo en el espejo
sólo te motivará a hacer ejercicio hasta que decidas que no vale la pena el
esfuerzo. La única forma de convertirlo en un hábito constante es empezar a
disfrutar tus entrenamientos.
Procura sentir más alegría cuando eliges no gastar dinero que cuando eliges
gastarlo. Procura sentir más alegría cuando tus fondos crecen, no sólo el dinero
que se ve en la superficie. Procura sentir más alegría cuando tu porcentaje de
ganancia aumenta.
Cuando optes por no gastar dinero, felicítate. Date una palmada en la espalda.
Baila de alegría. Celebra cada vez que ahorres, ya sean 10 dólares o 10 000. Pon
tu música favorita y disfrútala, ponte muy, muy feliz. Avergüenza a tus hijos en el
centro comercial. O, mejor aún, avergüénzate a ti mismo. Con el tiempo
entrenarás a tu mente a igualar felicidad y celebración con elegir ahorrar dinero
en lugar de gastarlo.
Prepárate para tu peor mes
Los empresarios somos muy optimistas. Así tiene que ser. Se requiere de mucho
valor y más que unos lentes color rosa para hacer lo que hacemos. Ese optimismo
nos sirve hasta que… bueno… no. La trampa en la que caemos es creer que el
excelente mes que acabamos de tener es nuestra nueva normalidad. Luego
comenzamos a dirigir el negocio según esa “normalidad”. Cuando, al mes
siguiente, o dos meses después, las cosas caen, nos agarra desprevenidos.
Para impedir un comportamiento miope pero mantener el optimismo, siempre
mira tu ingreso promedio de los últimos doce meses (y los números
relacionados). Al comparar cifras, compara tu mes actual con ese mismo mes el
año anterior. Las comparaciones y los promedios te darán una idea mucho más
clara de en dónde estás parado.
Hasta que tu mejor mes se convierta en tu mes promedio, no es la norma; es la
excepción. Cuando basas tus decisiones en el mes en que mejores ingresos has
tenido, te quedarás sin dinero… rápido. Las deudas comenzarán a acumularse. Y
tú volverás a la vieja dinámica: “Vender más… ¡crecer, crecer, crecer!”. Actuar
como si tu mejor mes fuera la norma es una forma segura de mantenerte encerrado
en la trampa de la sobrevivencia.
De hecho, los contadores tienen un chiste local al respecto. En una llamada
que tuve con Andrew Hill y Gary Nunn, los fundadores de Solutions Tax &
Bookkeeping en Frisco, Texas, conversamos sobre los hábitos de gasto de los
empresarios y me contaron un chiste local que tienen los contadores. Cada vez
que un cliente se les acerca diciendo que acaban de recibir un montón de dinero,
el cliente, inevitablemente, dice: “Ni siquiera sé cómo voy a poder gastar todo
este dinero”.
Cada vez, Andrew y Gary tienen la misma respuesta: “Ya encontrarás una
forma. Probablemente lo averigües el mes que viene”.
Quizá ese chiste local no hace que te mueras de la risa, pero a Andrew y a
Gary les parece divertidísimo. Todo el tiempo escuchan los mismos comentarios
de los empresarios y, en todos los casos, al siguiente mes el dinero ha
desaparecido.
Por esta razón los porcentajes son una herramienta tan valiosa. Como
empresario, tu ingreso varía. Algunos meses son excelentes, otros meses son
terribles y la mayoría son promedio. Pero es un comportamiento típico de los
empresarios ver su mejor mes y decirse que es su nuevo parámetro de normalidad
y luego empezar a gastar y a sacar dinero del negocio conforme a esta idea.
Los porcentajes están basados en resultados reales: el dinero que está en el
banco. Sin trucos ni ideas hipotéticas, sin pensar “lo compensaremos el próximo
mes”. Las proyecciones son una opinión. El dinero es un hecho.
Los porcentajes ponen una suma variable de dinero en tus diferentes cuentas,
como la cuenta de compensación del dueño, cada 10 y 25 del mes y luego tú tomas
tu propio sueldo de esa cuenta con base en la cantidad que has establecido. Si
tienes más dinero en la cuenta del que te pagas como sueldo, la diferencia se
queda y se acumula. De esta forma, (observa que dije “si”) cuando se presenta un
mes lento, el dinero se ha acumulado en tu cuenta de compensación del dueño y tu
sueldo sigue siendo consistente. Si el dinero en la cuenta de compensación del
dueño no es suficiente para pagar tu sueldo, no puedes tomarlo. Necesitas tomar
una decisión difícil con respecto a reducir otros costos y más vale también
conseguir clientes importantes.
Entonces, ¿cómo predices el sueldo del dueño que tu empresa puede pagar?
Observa los tres meses más lentos que hayas tenido y promédialos. Eso es lo más
bajo a lo que quizá llegará tu ingreso. Luego, determina el porcentaje de este
ingreso que será distribuido a la compensación del dueño (35%, por ejemplo, por
el ingreso mensual promedio de los últimos tres meses más difíciles). Cada
trimestre haremos un aumento de sueldo basado en cuánto dinero hay en la cuenta
destinada para ello y en si se está acumulando más rápido de lo que lo retiramos.
Toma una cantidad razonable con base en el promedio de los últimos doce meses.
Siempre y cuando la cuenta acumule más dinero o se mantenga igual, estás
tomando un sueldo saludable (un sueldo que tu empresa puede pagar sin
problemas).
El congelador de deudas
Te he enseñado cómo garantizar que tu negocio sea rentable de inmediato, desde
tu siguiente depósito. Ahora te voy a enseñar cómo dejar de acumular deudas de
inmediato y cómo destruir las que ya tienes. Al método que estás por aprender lo
llamo congelador de deudas. Guiará tu negocio para pagar rápidamente las
deudas acumuladas y congelar las nuevas, sin dejar de lado tu hábito de Profit
First.
Ahora, no entres en pánico. No te estoy pidiendo que vendas todo y te mudes a
vivir a una camioneta junto al río. Ni siquiera te estoy pidiendo que dejes de
gastar por completo. Eso puede dañar tu negocio de manera irreparable. Simple y
sencillamente te estoy pidiendo que te comprometas implementando un
congelador de gastos que te liberará de las deudas que te debilitan.
La meta aquí es reducir costos, no poner en riesgo tu negocio. Puedes
despedir a toda la gente, cancelar tu sitio de internet, negarte a pagarle un centavo
a cualquiera y mudarte en serio a vivir a una camioneta junto al río con tu nuevo
compañero, el orador motivacional Matt Foley… pero estarías fuera del negocio.
Lo que quieres es reducir la grasa de tu negocio, lo que no está generando ni
fomentando el ingreso de tu empresa. Pero no quieres mermar el músculo, lo que
necesitas hacer para proporcionar un servicio o producto.
Para aquellos de nosotros que nos ponemos felices cuando ahorramos, el
congelador de deudas es una fiesta loca. A continuación están los pasos para
empezar la fiesta. Lo único que necesitarás es una pluma.
Imprime y subraya tus documentos.
1. Imprime el estado de cuenta actual de tus ingresos de los últimos doce
meses, así como tu informe actual de cuentas por pagar, los estados de
cuenta de tus tarjetas de crédito, los estados de cuenta de tus préstamos y
cualquier otro estado de cuenta relacionado con deudas, así como tus
últimos doce meses de pagos realizados desde cualquiera de tus cuentas
empresariales. Si todavía no tienes un estado de cuentas de ingresos, sólo
junta los demás documentos.
2. Revisa línea por línea cada gasto (pasado y presente), aun cuando ya no
estés incurriendo en ese gasto y, con una pluma, marca con una G los
gastos que directamente generan ganancias (GN). Pon una R junto a
cualquier gasto que, aunque necesario, pueda ser reemplazado con una
alternativa más barata y pon una I junto a cualquier gasto que sea
innecesario para proporcionar tu servicio.
3. Revisa todos los gastos, incluyendo los sueldos, comisiones y bonos de
los empleados, la renta de espacio de oficina, equipo, servicios de salud,
materias primas, la suscripción de Spotify para tu oficina. Todo. Si sale
dinero del negocio, tenemos que clasificarlo en G, R o I. Sé que estas
cosas pueden ser muy subjetivas, así que usa un lápiz. También considera
pedir ayuda externa1 a lo largo de este proceso.
4. Ahora, encierra en un círculo cualquier gasto recurrente (aunque esté en
una cantidad diferente), lo cual significa que volverá a presentarse por lo
menos una vez en el próximo año, o incluso más a menudo, por ejemplo
mensual o semanalmente. Para que tengas todo muy claro categorizamos
nuestros gastos, incluyendo aquellos en los que no hemos incurrido por un
tiempo; son indicadores de lo que puede estarnos esperando.
Ahora hagamos cuentas.
1. Suma todos los gastos del año. Esto incluye todo lo que has etiquetado y/o
encerrado en un círculo. Excluye cualquier pago de impuestos y cualquier
sueldo o distribución del dueño. Ahora divide ese número entre doce para
determinar tu mes promedio, la cantidad total que has decidido que
necesitas para cubrir cada mes.
2. Determina la diferencia entre tus gastos de operación mensuales actuales y
el número que debería ser de acuerdo con tu Evaluación Instantánea. Por
ejemplo, si actualmente tienes 52 000 dólares en gastos mensuales
promedio y tu Evaluación Instantánea tiene tus gastos mensuales en 30 000
dólares, necesitas reducir tus gastos de operación en 22 000 dólares. No
habrá ningún error que justifique gastos pasados, nada de decir que
necesitas todo. No es cierto. Tu competencia, un negocio saludable y que
está floreciendo, lo sabe. Necesitas fajarte los pantalones y aceptar que
has gastado demasiado y hoy es el día en que lo arreglaremos.
3. Es más fácil que las curitas se desprendan cuando las arrancas. Haz un
plan para reducir gastos hasta que estés operando 10% por debajo de la
cifra meta de tus PDM de gastos de operación de la Evaluación Instantánea.
Comienza reduciendo los gastos I. Luego, busca formas de reducir los
gastos R con reemplazos o alternativas. Y evalúa los gastos G para ver si
los puedes estructurar de una manera más favorable.
Pero, ¿por qué hacer un plan para reducir 10% adicional de tu PDM de gastos de
operación? Porque, cuando reduces gastos, quizá te des cuenta de que hay algo
que tiene un efecto negativo en tu negocio y puedes reemplazarlo con otra
alternativa. Tal vez necesites retomar algunos gastos. Yo lo llamo “rebote de
gastos”… sólo tenemos que estar preparados para ello.
Construye un equipo más compacto
Los costos de mano de obra por lo general son la parte más cara de operar
cualquier negocio. Tus costos de mano de obra, sumados, pueden darte una tasa
de gastos G. Obviamente necesitas a algunas de esas personas, pero
probablemente no a todas. Así que evalúa tus costos de mano de obra de manera
individual y separa los G de los R y los I.
Si tu empresa tiene deudas, con mucha frecuencia se debe a que los costos de
mano de obra son demasiado altos. El problema con la reducción de mano de
obra es que nuestra mente rápidamente se pone a defender y justificar por qué la
gente debería quedarse: yo soy el dueño de la empresa, no puedo hacer todo el
trabajo; necesito dirigir a mi equipo para que ellos hagan el trabajo. Además,
necesitan un trabajo (lo cual es verdad); son parte de la empresa (probablemente
también es cierto); la empresa se irá a pique sin ellos (muy poco probable); y si
me deshago de ellos, no tendré a nadie que haga el trabajo (casi nunca es cierto).
Los empresarios que tienen personal de más han tratado de evitar cuanto antes
hacer el trabajo ellos mismos (tienden a pensar que ahora son directivos o, mejor
todavía, que necesitan pasar una cantidad de tiempo extraordinaria en la “visión”
corporativa), o bien, creen que los sistemas no son fundamentales para un negocio
(sí lo son). Necesitas reducir el personal. Y tienes que darte cuenta de que pasar
de trabajar en el negocio a trabajar sobre el negocio no es como apretar un botón.
Es algo gradual. A menudo el empleado menos utilizado en la empresa eres tú, el
dueño. Es momento de que vuelvas a hacer el trabajo y en el futuro, lentamente,
haremos la transición de en a sobre.
Ahora, de vuelta a tu empresa con personal de sobra. Evalúa a cada persona y
determina si su puesto es obligatorio para que las operaciones continúen (no la
persona, sino el puesto). Si una persona usa muchas camisetas (por ejemplo, es tu
recepcionista, pero también es la vendedora), pregúntate si cada uno de esos
papeles es obligatorio para que las operaciones continúen.
A continuación, evalúa a los miembros de tu equipo. Si no se encuentran en el
concepto G, o necesitas moverlos al interior del negocio para que generen más
rentabilidad o necesitas eliminarlos de la empresa. Ahora es momento de planear
los despidos. Antes de pasar a esto, quiero que sepas que sé lo devastador que es
esto. Sé lo mucho que querrás resistirte a hacerlo, porque yo lo hice. Hubo un día
en que tuve que despedir a 10 personas de mi empresa de 25 empleados. Fue el
día más difícil de mi vida profesional. Tuve que despedir a casi la mitad de mi
equipo, no porque hubieran hecho algo malo, sino porque lo había hecho yo:
había hecho un desastre con los números, había contratado muy rápido y en
muchos casos innecesariamente.
También quiero que sepas que, sin importar lo devastador que sea, despedir
gente es necesario. Tratar de mantener algunos empleados que tu empresa no
puede pagar sólo la afectará, lo cual garantizará que todos los empleados pierdan
sus empleos. Y, al priorizar el despido de personal que no está capacitado o
cuyos puestos no son esenciales para la empresa, no sólo estás ahorrando los
costos de conservar a esas personas, también estás creando una infraestructura
más eficiente.
Ten en mente que al despedir a esas personas, las estás dejando en libertad
para que puedan encontrar trabajos mejores para ellas. Sí, es horrible que tengas
que despedir gente que contrataste de buena fe, pero sería peor si las conservas
en un empleo que no tiene futuro. Lo sé de primera mano. Justo esta mañana vi los
perfiles de LinkedIn de las diez personas que despedí ese terrible día. Todas
tienen mejores empleos hoy.
Cuando despidas gente, elige a una segunda persona (tal vez tu socio de
negocios, tu director de RRPP o, si no tienes a nadie interno, trae a tu abogado…
éste es uno de los pocos costos que querrás pagar.2 Esto con el fin de que esa
persona sea testigo de los despidos y te ayude a explicar la situación en tu reunión
con cada empleado. Con la aprobación de tu abogado (1) explica la razón por la
que estás despidiendo al empleado, y (2) proporciona el apoyo que puedas, como
reenviar su currículum o incluso darle una indemnización.
Una vez que hayas despedido a todos, haz una junta de personal con los
empleados restantes. Coméntales lo que has hecho y diles por qué. Explica lo
difícil que fue tener que hacerlo y que asumes la responsabilidad tanto del
problema financiero en el que está la empresa como de la solución. Asegúrale a tu
equipo que todas las personas restantes están ahí para quedarse y que has actuado
para estabilizar de inmediato a la empresa.
Por ningún motivo le pidas a la gente que acepte una reducción de sueldo. Yo
lo hice con terribles consecuencias. Pedirle a la gente que siga trabajando tanto o
más por menos dinero es peor para el bienestar emocional de tu empresa que
despedir a alguien más. Casi la mitad de mis empleados restantes empezaron a
buscar otro trabajo en una empresa más estable. De repente muchos se reportaron
enfermos y uno de mis elementos clave decidió aceptar un empleo en otra parte.
Tiempo de más recortes
Ahora que la parte más difícil está hecha, llama a tu banco para pedir que detenga
todos los retiros automáticos de tus cuentas, excepto los gastos que has etiquetado
con una G. Luego, notifica a tus proveedores que ya no harás depósitos, sino que
pagarás con cheque a partir de ahora. De ninguna manera estoy sugiriendo que no
pagues lo que debes ni que faltes a tus compromisos. Simplemente quiero que
estés muy consciente de cada pago que lleves a cabo.
Llama a cada una de tus tarjetas de crédito y pide que te den una nueva tarjeta
con un nuevo número. Pide a los proveedores de las tarjetas que ninguno de los
pagos que se te cobraban a la antigua tarjeta se debe transferir a la nueva.
(Muchas empresas de tarjetas de crédito lo hacen por tu comodidad, pero es una
comodidad que no quieres.) Necesitas hacerlo porque tus tarjetas están en
riesgo… por tu culpa. Este paso detendrá los cargos automáticos. Luego, justo
como hiciste en el paso anterior, notifica a cada proveedor que estás eliminando
los cargos automáticos. Es una forma simple y efectiva de identificar cualquier
gasto que se te haya pasado al etiquetar G, R e I.
Esos cargos recurrentes pueden ser insidiosos. Yo me quedé atrapado en una
mensualidad recurrente del gimnasio. La veía en mi tarjeta de crédito y, como
eran “sólo 29 dólares” al mes, lo dejaba pasar. Ya no estaba yendo al gimnasio,
pero me decía: “No voy a cancelar el cargo porque voy a ir al gimnasio este mes
en algún momento”.
Luego, un día, me reemplazaron la tarjeta de crédito por actividades
sospechosas. (Tal vez a la empresa de la tarjeta de crédito le parecía sospechoso
que tuviera una membresía por tanto tiempo en el gimnasio y al mismo tiempo
fuera un cliente tan habitual de McDonalds.) El día en que me cancelaron la
tarjeta, el pago de la membresía del gimnasio se detuvo.
Pero la historia no termina aquí. En ese momento fue cuando me di cuenta de
que no estaba haciendo suficiente ejercicio, así que llamé a algunos amigos y
comencé a hacer ejercicio con ellos. Uno era miembro de ese mismo gimnasio y
puede llevar gratis un invitado una vez a la semana. ¿Adivina quién va con él?
Ahora entreno en promedio más de cincuenta veces al año en ese mismo gimnasio,
sin ningún costo. Y él también está haciendo más ejercicio porque tiene un
compañero motivado.
El punto es el siguiente: reducir costos es algo que muy fácilmente podemos
dejar para otro día. Es el síndrome de mañana… Lo haré mañana. Y para mí (y
para ti también, sospecho) esos días de posponer las cosas terminan
convirtiéndose en un año o más, muy pronto). Serás incapaz de posponer reducir
costos con el simple hecho de pedir que te den nuevas tarjetas.
Te diré lo que sí puede esperar más de un día: esa compra que estabas
planeando hacer hoy. ¿Recuerdas la historia de cómo perdí mi primera fortuna al
convertirme en el ángel exterminador? Tal vez recuerdes que, al final, todas las
empresas en las que invertí, excepto una, se fueron a pique. La que sobrevivió fue
Hedgelock Leatherworks. El dueño, Paul Scheiter, es un tipo fantástico. Lo
considero mi mejor amigo.
Hace unos años, en uno de mis viajes a visitarlo en San Luis, Missouri,
pasamos por un Home Depot de camino a su tienda de artículos de piel. Al verlo,
Paul dijo: “Oh, necesito unas cosas de electricidad para la oficina”. Luego sonrió
y siguió manejando.
—¿Por qué no pasamos a comprarlas? —pregunté.
—Ya lo haré —respondió—. Dentro de un día.
Al día siguiente pasamos por ese mismo Home Depot. Paul miró el letrero,
sonrió de oreja a oreja y se siguió. Yo dije:
—¿Que no necesitamos los suministros eléctricos?
—Claro que sí. En un día más.
Este patrón se repitió toda la semana. Y, al final de mi visita, cuando Paul me
estaba llevando al aeropuerto, le pregunté por qué no había comprado los
suministros eléctricos que necesitaba. Entonces, compartió conmigo su técnica de
“un día más”.
Cuando Paul necesita comprar algo, se desafía a pasar un día más sin esa
cosa. Cada vez que renuncia a la oportunidad de comprar algo que necesita, se
emociona. Le encanta pasar un día más sin esa cosa.
A veces, al jugar este juego, Paul descubre que ya no necesita el producto o
servicio que pretendía comprar. Planear el juego abre otras posibilidades y pone
a prueba realmente qué tanto necesitas algo. A veces puedes prescindir de esa
cosa, tienes que gastar dinero en algo porque de verdad lo necesitas. Pero, al
esperar “sólo un día más”, no sólo estás manteniendo dinero para operar en tu
cuenta por un día más; te estás dando otro día para buscar alternativas.
1. Elimina cualquier gasto I. Si dudas si realmente puedes hacerlo,
elimínalo. Siempre es fácil volver a agregar un gasto. En el caso de los
gastos R, es tiempo de negociar. Cuando algo se puede reemplazar (R), te
pone en la posición de poder negociar. Y todo está sujeto a negociación:
tu renta, las tasas de tu tarjeta de crédito, las facturas de tus proveedores,
tus licencias de software, tu factura por el servicio de internet, tu peso, tu
altura, tu edad, todo. Tu tarea ahora consiste en ponerte en contacto con
todos los proveedores y hacer que se reduzcan los costos de la forma más
significativa posible sin afectar la relación. Pero no sólo hagas una
llamada, primero investiga un poco. Busca una alternativa, proveedores
menos caros y prepárate para optar por las alternativas.
2. Comienza negociando los gastos pequeños, necesarios. Lo que quieres es
entrenar tu músculo de la negociación.3 Luego pasa a los gastos más
grandes. La negociación es todo un tema en sí mismo, por ahora, es
importante que estés consciente de que ser agresivo no siempre es la
forma más efectiva de negociar. Estar informado, ser firme y estar
dispuesto a ceder de modo que ambos lados ganen es el mejor método. La
meta es obtener los mismos resultados a un costo más bajo. No significa
que tengas que quedarte con lo que tienes y conseguirlo más barato;
también puedes encontrar alternativas: tal vez algo diferente, más barato.
Por ejemplo, algunos hoteles cobran por tener acceso a internet en el
cuarto y otros no. Si no puedes lograr que un hotel elimine o reduzca el
cargo por tener acceso a internet en el cuarto, pide la contraseña del lobby
y trabaja ahí.
3. En cada gasto que logres eliminar de manera permanente, pon una línea
punteada. En cada gasto que reduzcas, pon una línea recta. Ahora suma el
total de ahorros para ver si obtienes tu cifra. Recuerda que la meta es 10%
menos que el PDM de gastos de operación. Si todavía no alcanzas el
número, está bien. Volveremos. Por ahora, el trabajo está hecho. Y, si
lograste tu reducción de gastos meta, te diré que hiciste un buen trabajo.
Respira por unos momentos. Siente cómo se disipa el estrés de los gastos
abrumadores. Fue un día difícil, pero, al haberlo logrado, te has
preparado para obtener más y mejores ganancias.
Ahora estás listo para hacer crecer tu negocio en una forma eficiente.
Reducir costos es vergonzoso. Tienes una reputación. Siempre invitas la cena
o conduces un auto elegante. Eres el jefe “buena onda” que les invita pizza a los
empleados y da bonos por vacaciones. Permíteme tranquilizarte y decirte que el
alivio que sentirás cuando termines de congelar tus deudas es mucho más
poderoso que la vergüenza.
Sin importar de qué magnitud sea tu deuda, sabes que hay una salida. Más que
eso, debes saber que no eres la primera persona que ha estado ahí. Muchas
personas se han recuperado de situaciones financieras terribles y la clave es
hacer todo cuanto esté en tus manos.
La nueva definición de éxito no es tener el mayor ingreso, empleados y
espacio de oficina, sino las mayores ganancias, generadas a través de la menor
cantidad posible de empleados y con el espacio de oficina más económico. Haz
que sea un juego ganar con base en la eficiencia, la frugalidad, la innovación y no
el tamaño y la apariencia. Tenemos la misión de cambiar la perspectiva de un
negocio exitoso de “ganar mucho” a “ahorrar mucho”. Tenemos la misión de
erradicar la pobreza empresarial y, para lograrlo, el congelador de deudas
siempre es lo óptimo.
Si le debes al banco un millón de dólares…
En la industria bancaria hay un dicho: “Si le debes al banco 1000 dólares, es tu
problema. Si le debes al banco un millón de dólares, es su problema”. ¿Te
acuerdas de Pete? Después de nuestra llamada, abrió una cuenta de ganancias,
redujo gastos como loco y luego habló al banco. Casi todo es negociable y,
cuando le debes al banco un millón de dólares y no los tienes, escucharán tus
ideas. Pete consiguió un plan de pagos muy factible y, en tres meses, ya había
pagado 5% de la deuda y se había quedado con ganancia. Y se hizo miembro de
un grupo de contabilidad. El mío. Desde entonces, durante varios años nos hemos
estado cuidando mutuamente y, aunque le debo confidencialidad a Pete,
permíteme decir sólo esto: ha sido genial. Pete, como era de suponerse, era un
manojo de nervios cuando me llamó esa noche hace muchos años. Hoy es el
epítome de la seguridad. Y lo hizo al implementar el poder de las pequeñas
acciones, una serie de pasos consistentes que producen grandes resultados.
Pete es no es para nada el único que ha sido capaz de pagar una deuda
millonaria mediante los principios del sistema Profit First. Cuando estaba
terminando de revisar este libro, recibí una carta de Jesse Cole, dueño de
Savannah Bananas, un equipo de beisbol de ligas menores. Jesse incluyó su
tarjeta de beisbol; en la fotografía llevaba un traje color amarillo banana. Yo
estaba feliz. A todas luces Jesse es de mi estilo.
La nota de Jesse explicaba que había leído La ganancia es primero hacía un
año y, siguiendo el sistema, había llevado su franquicia a un nuevo nivel. Como
sólo me quedaban cuatro días antes de entregarle el libro a mi editor, llamé a
Jesse para hacerle una entrevista. Tenía que incluir su historia en el libro. ¿El
sistema Profit First había salvado a un equipo de beisbol? Eso era maravilloso.
Ahora mismo estoy hinchado de orgullo de sólo pensarlo.
Como dueño de dos equipos, los Savannah Bananas y los Gastonia Grizzlies,
Jesse los ha revitalizado al cambiar su enfoque hacia el entretenimiento. Aunque
la mayoría de los demás dueños de equipos trabajan para crear mejores equipos
de beisbol; Jesse cambió las metas de modo que el equipo no sólo estuviera
jugando beisbol sino también divirtiendo a los fans. Contrató un coreógrafo que
les enseñara a los jugadores a bailar en el campo entre una entrada y otra.
Organizó concursos de belleza para abuelitas y empezó a vender comida
interesante, incluyendo todas las variedades que se te ocurran de plátanos en puré
o cortados. En unos meses, la franquicia pasó de llenar alrededor de doscientos
asientos a vender cuatro mil.
En este punto, Jesse y su esposa optaron por salir de una deuda de más de un
millón de dólares, en la cual habían incurrido dos años atrás.
“Pensamos en nuestra calidad de vida, en el estrés que teníamos, en el hecho
de que sólo dormíamos un par de horas por la noche y decidimos que usaríamos
el sistema Profit First para salir de deudas”, explicó Jesse. “Funcionó. Hemos
pagado una gran parte de la deuda y, en dos años, les habremos pagado 1.3
millones de dólares a los dueños anteriores de los Grizzlies y las Bananas.
Estaremos libres de deudas al cien por ciento.”
Ahora, quiero que hagas una pausa y te convenzas de elegir tener ganancia a
pesar de que tengas deudas. De hecho, cuando tienes deudas, necesitas, más que
nunca, optar por la ganancia. Algunas personas dicen que no pueden pensar en
rentabilidad hasta estar libres de deudas, pero eso no es verdad. La única forma
de salir de deudas es siendo rentable. La deuda se acumula porque tienes más
gastos que dinero para pagarlos, así que lo pides prestado. Pides un préstamo, una
línea de crédito, una pila de tarjetas de crédito brillantes. Y, no obstante, la única
forma de tener más dinero del que tienes actualmente es siendo rentable.
Para que no haya duda, Jesse y su esposa dirigen dos equipos de beisbol
rentables. Lo que los distingue es que están usando su distribución de ganancias
para erradicar sus deudas. No están gastando más de lo que pueden. De hecho,
están cosechando el que quizá sea el beneficio más grande del sistema Profit
First: innovación por necesidad. Por ejemplo, la mayoría de los clubes de beisbol
contrata un sistema de venta de boletos que cuesta alrededor de 30 000 dólares
por temporada, más una comisión por cada boleto vendido. Aunque tenían el
dinero necesario para seguir el statu quo, son empresarios de Profit First y sabían
que tenían que buscar una alternativa para ese costoso sistema de venta de
boletos.
“Terminamos comprando 100 000 boletos impresos en forma de plátano por 6
000 dólares”, dice Jesse. “Fue fácil, es nuestra marca y cuesta una fracción del
otro sistema.” Los boletos sirven para otro fin: son recuerdos del partido. La
innovación máxima es extraer más beneficio de recursos menos costosos.
Por cada gasto, Jesse se pregunta si corresponde a quienes son como marca
(entretenimiento por encima del beisbol) y si lo necesita de verdad. Si la
respuesta es sí, busca una forma de intercambio o trata de conseguir un buen
descuento.
El éxito de Jesse es sorprendente: a través de su motivación e ingenuidad ha
rescatado dos equipos de beisbol que tenían dificultades. Si, como Jesse, la
reducción de deudas es tu objetivo principal en este momento, entonces por lo
menos quédate con una pequeña porción de ganancias para ti. La mayor parte de
la distribución de ganancias se irá a pagar la deuda, pero una pequeña porción
(1%) será tu recompensa. Quizá un delicioso banana split.
Menos esfuerzo, mayores resultados
Tú también debes utilizar el poder de las acciones pequeñas. ¿Cuál es la mayor
ganancia con el menor esfuerzo? En lo que respecta a arreglar cosas, necesitamos
generar un impulso emocional. Es como ir al gimnasio. Si vuelves al gimnasio por
primera vez en diez años y entrenas como loco tal vez ese día te sientas muy bien,
pero, en un día o dos, estarás tan adolorido y tendrás tanto dolor que es probable
que nunca vuelvas a ir. El impulso pocas veces ocurre como un esfuerzo
desquiciado. Se genera lentamente, pero sin cesar. Acciones pequeñas, repetitivas
y continuas, encadenadas, generan un impulso poderoso.
En su extraordinario libro, The Total Money Metauer, Dave Ramsey explica
la “bola de nieve de las deudas”. Es contrario a la lógica, pero tiene que ver con
la psique de todos los seres humanos. Ramsey nos dice que la lógica indicaría
que debemos pagar primero las deudas con la tasa de interés más alta, pero eso
no genera impulso emocional. Romper un estado de cuenta, cualquiera porque
está completamente pagado, es lo que te da la sensación de impulso y hace que
estés listo para taclear el siguiente. Ramsey explica que deberías liquidar todas
tus deudas, de la menor a la mayor, sin importar las tasas de interés. Sólo cuando
las deudas sean de cantidades similares uno debería optar por pagar primero la
de la tasa de interés más alta.
Ramsey nos dice que hagamos el pago mínimo de todas las deudas, salvo la
que encabeza la lista, la más pequeña. Luego, hay que invertir todo nuestro poder
financiero en liquidar esa primera deuda lo más rápido posible. Una vez que la
primera deuda sea eliminada, atiende la siguiente en la lista añadiendo al pago
mínimo el dinero que estabas usando para pagar la primera. Una vez que la
segunda esté pagada, sigue con la otra, añadiendo al pago de la tercera todo el
dinero que habías estado usando para pagar la segunda deuda. ¿Ves cómo crece la
bola de nieve? ¿Y ves cómo aumenta también tu entusiasmo por erradicar tus
deudas? Obtendrás cada vez más placer de no gastar que el que antes obtenías
gastando. Suze y Dave estarían orgullosos de ti.
Pero el truco del método de Ramsey y el de Suze y el mío (y el de cualquiera
con un ápice de sentido común) es el siguiente: no puedes añadir nuevas deudas
mientras pagas las que ya tienes. Eso es simplemente mover dinero de un lado a
otro, pagando una deuda mientras generas otra. Necesitas poner en marcha
primero tu congelador de deudas. Y luego destruirlo, de una vez por todas.
Actúa: ¡acaba con las deudas!
Paso 1: Implementa el congelador de deudas. Cancela todos los pagos
recurrentes y elimina todo lo que no necesites. Haz todo lo que te sea posible
para reducir tus gastos mensuales para lograr que estén 10% más abajo de lo
que tu Evaluación Instantánea indica que deberían estar.
Paso 2: Usa 99% de tu distribución de ganancias para liquidar tus deudas.
Con 1% restante, necesitas celebrar. Sé que no será una cantidad muy grande,
pero, aun así, puedes recompensarte. Aunque estés apabullado por las deudas
que estás erradicando, necesitas celebrar el proceso y recibir una distribución
de ganancias, por pequeña que sea, te permite hacerlo.
Paso 3: Pon en marcha la “bola de nieve de las deudas”. Paga todas tus
deudas pequeñas primero. A medida que liquides todas tus cuentas con pagos
recurrentes, usa esos pagos recién liberados para pagar la siguiente deuda
más pequeña de la lista.
1
Te aconsejo un especialista de Profit First.
Para consultar una lista de abogados que también son especialistas Profit First, consulta la página
ProfitFirstProfessionals.com y da clic en Find (encontrar).
3
Para ejercitar tu músculo de la negociación, comienza primero negociando los gastos pequeños,
reemplazables (R). Sigue adelante con los gastos más grandes. La negociación es todo un tema y te sugiero
leer Obtenga el sí, de Roger Fisher, William Ury y Bruce Patton. Bueno, hasta que yo escriba un libro al
respecto. Entonces aconsejaré ése.
2
Capítulo 8
Encuentra dinero dentro de tu negocio
Tu empresa tiene más dinero de lo que crees. Sólo que no sabes dónde
encontrarlo. Todavía.
Después de dar una conferencia sobre el sistema Profit First, me invitaron a
una cena con los miembros de la mesa directiva de Vistage, una organización para
dueños de negocios, presidentes y ejecutivos; se autodenominan la Liga Mundial
de la Dirección Ejecutiva. Fue una situación única porque, en vez de estar parado
frente a cientos de personas, hablando durante sesenta minutos para luego salir
del escenario por el lado izquierdo, en esta ocasión estuve sentado en una mesa
redonda durante algunas horas para responder un bombardeo de preguntas sobre
el sistema Profit First.
Un ejecutivo, el único asesor en la mesa, dijo por qué pensaba que este
sistema no funcionaría. Para proteger su identidad, lo llamaré Señor Equivocado.
Dio todos los argumentos clásicos: “Si en este momento no tienes ganancias, no
puedes empezar a cobrarlas de repente”, dijo el Señor Equivocado en tono de
regaño, buscando aprobación entre los demás. “La ganancia tiene que ser lo
último”, agregó. “Las empresas que están empezando no pueden contener sus
gastos si quieren crecer.” Bla, bla, bla. Equivocado. Muy equivocado. Ese último
mito de verdad me molesta porque es el tipo de mentalidad que impide a los
dueños de negocios no sólo beneficiarse de todo su trabajo duro y buena voluntad,
sino que también obstaculiza el crecimiento.
Luego, otro caballero, lo llamaré Señor Innovador, tuvo una epifanía y, sin
pensar, dijo: “Chócalas. Chócalas. Chócalas”. Todo el mundo lo vio como si
estuviera un poco zafado y luego explicó: “Creé una empresa de 50 millones de
dólares poniendo en práctica mi propia versión de Profit First”.
El Señor Innovador explicó que su empresa surtía gasolina a dos destinatarios
principales: negocios que almacenaban cientos de galones a la vez, como Jiffy
Lube, y las tiendas de venta al menudeo que ponen cuartos de gasolina en
anaqueles, como Walmart. Surtían la gasolina usando dos tipos de camiones: un
camión tipo cisterna para surtirle a todos los clientes tipo Jiffy Lubes y un camión
de reparto para surtirle a Walmart. Casi todos los aspectos de su negocio estaban
duplicados. Dos camiones, dos entregas, dos equipos de servicio al cliente… dos
de todo.
“Los costos eran demasiado altos. Apenas lográbamos sobrevivir”, dijo.
El Señor Innovador sabía que tenía que reducir costos para lograr sus metas
de rentabilidad. Así que se desafió a reducir sus costos por lo menos en una
tercera parte sin dejar de atender al mismo número de clientes. Seguía haciéndose
la misma pregunta importante: ¿cómo podemos seguir haciendo lo que hacemos
con una tercera parte del costo?
Luego, un día se dio cuenta. “¿Qué tal si tomáramos un camión de reparto y lo
dividiéramos en dos?”, comentó que había pensado. “Un lado para la cisterna y el
otro para la mercancía de anaqueles”. Ahora su empresa surtiría gasolina tanto a
sitios tipo Jiffy Lubes como a sitios tipo Walmart usando un solo camión, operado
por un solo conductor. El Señor Innovador puso en marcha la idea y terminó
rebasando su meta, reduciendo los costos casi a la mitad. Este sencillo cambio le
permitió hacer crecer su negocio que tenía dificultades y convertirlo en una
empresa de 50 millones de dólares, con un excelente margen de ganancia.
El Señor Equivocado no volvió a decir ni una palabra. Y el Señor Innovador
pagó la cuenta de la mesa completa con una sonrisa.
El dinero está en todas partes.1 Siempre es posible encontrar dinero
modernizando e innovando y eso comienza haciéndose preguntas. Haz preguntas
imposibles. Las preguntas que nadie más se atrevería a hacer. Nadie más que tú.
Es más inteligente construir un pozo que hacer que llueva
Aún no he conocido a un empresario que no quiera contratar a alguien que haga
llover, ese vendedor mágico que, como las empresas que dicen que te pueden dar
acceso a la fortuna de tu tatarabuela Sally que nadie reclamó, salvará el día al
efectuar una venta importante. Sin importar el hecho de que nosotros, los dueños y
líderes que amamos nuestras empresas y lo que hacemos, somos los que realmente
logramos hacer que llueva; es esta forma de pensar sobre cómo resolver crisis de
flujo de efectivo lo que hace que las empresas no puedan avanzar. Presionar al
equipo de ventas para que haga que llueva no va a ayudar a tu empresa si no
optimizas los gastos, ya que, cualquier ingreso que generes por un nuevo cliente
generará costos correspondientes. Y es probable que esos gastos no sean
revisados.
Si quieres incrementar la rentabilidad (y obviamente es lo que quieres), debes
optimizar gastos. Enfocarte sólo en incrementar las ventas es como colocar un
montón de barriles para la lluvia junto a tu casa y hacer una frenética danza de la
lluvia al tiempo que ignoras que bajo tus pies se encuentra una enorme fuente de
agua.
Piensa, por ejemplo, en Idaho. Las personas originarias de ahí disfrutan de un
promedio de 45 centímetros de lluvia cada año, 50 centímetros menos que el
promedio nacional. Por tanto, 95% del suministro de agua del estado viene de
debajo de la tierra. El río Big Lost, que mide 217 kilómetros, reúne agua de las
Montañas Rocosas a medida que recorre Idaho y luego simplemente desaparece y
se vuelve subterráneo. El agua del río Big Lost, del río Snake y de otras fuentes
de agua subterráneas se reúne en el acuífero del río Snake, que mide 643
kilómetros de ancho. Ésa es agua suficiente para atender la mayoría de las
necesidades agrícolas de Idaho. Así que quienes consumen verduras de Idaho se
lo deben al suministro de agua subterránea, no a una danza de la lluvia que los
originarios de Idaho aprendieron en internet (por cierto, las personas de Idaho
tienen muy buen ritmo).
¿Por qué deberías preocuparte por Idaho y sus lagos subterráneos? Porque
95% de la rentabilidad de tu empresa depende de lo que sucede debajo de la
superficie (después de las ventas), no de lo que pasa en el cielo (las ventas en sí).
Y por eso lo que está sucediendo “debajo” te ayudará a “encontrar” mucho
dinero.
Exprimiendo las ganancias
Hace unos años, me pidieron que diera una conferencia en los premios Global
Student Entrepreneur, en Washington D. C., donde se reúnen empresarios
universitarios líderes de todo el mundo, a quienes se les ofrece reconocimiento
por su increíble impacto. En el desayuno la mañana del evento, me tocó sentarme
junto a Greg Crabtree, quien es autor de Simple Numbers, Straight Talk, Big
Profits! Greg atrajo mi atención de inmediato mientras hablaba sobre futbol con
otra persona de nuestra mesa. Me sumé a la conversación (“¡Arriba los Hokies!”)
y muy pronto la conversación derivó hacia empresarios y rentabilidad. Recuerdo
haber pensado: “Un momento, pero si estamos hablando de futbol universitario y
de rentabilidad. ¡Claro que hay un Dios!”.
Después de que Greg nos compartió información que comparte en su libro
sobre cómo maximizar la rentabilidad, le pregunté: “¿Existe algo que pueda
considerarse demasiada ganancia? ¿Existe un tope?”.
“Uno siempre quiere expandir sus ganancias”, respondió. “De hecho, debes
hacerlo, porque hay fuerzas externas que siempre incrementarán tu ganancia, o
incluso si no es así, tu competencia está haciendo lo mismo. Todo el mundo está
tratando de ser más rentable. Y, a medida que los negocios se vuelven más
rentables, aparece la presión de la competencia y los precios bajan para atraer
más clientes.
”Cuando descubres un gran salto en la rentabilidad, la competencia se da
cuenta y es sólo cuestión de tiempo antes de que empiecen a hacer lo mismo.
Luego, alguien baja los precios para atraer más clientes y, todos los demás,
incluyéndote a ti, tienen que hacer lo mismo para mantenerse en el negocio. Así es
como se exprimen las ganancias.”
Hemos visto una y otra vez este fenómeno del que habla Greg. Piensa, por
ejemplo, en las televisiones planas. Se volvieron populares comercialmente a
inicios de 2000, pero seguían siendo un artículo de lujo para 2005, cuando los
precios comenzaron a bajar 25% cada año. Para finales de la década, los
vendedores habían bajado tanto los precios que parecía que las tiendas
prácticamente las regalaban. Luego, como fabricar televisiones se volvió cada
vez más fácil, las ganancias se elevaron, pero sólo por poco tiempo. No pasó
mucho antes de que todo el mundo empezara a bajar los precios otra vez para
capturar la demanda, al punto en que ahora pareciera que las tiendas tienen que
pagarte para que te lleves una pantalla pequeña o un modelo del año pasado.
James Li, director ejecutivo de Syntax Groups Corporation, fabricante de la
marca Olivia de pantallas planas, dice de su competencia: “Si ellos la venden en
3 000 dólares, yo la pongo en 2 999”.
Las ganancias son un animal escurridizo. Cuando los márgenes de ganancia
son grandes, usualmente más de 20%, la gente por lo general comienza de
inmediato a duplicar lo que se está haciendo y busca maneras de hacerlo mejor,
más rápido y, sobre todo, más barato que tu empresa. De ninguna manera estoy
diciendo que deberías dejar de invertir en eficiencia y, por tanto, aumentar
(temporalmente) tus ganancias. Lo que estoy diciendo es que, si crees que estás
bien con la ganancia, no es así. La competencia te exprimirá tarde o temprano…
más temprano que tarde, así que es importante que sigas buscando formas de
hacer lo que haces mejor, más rápido y más barato. Lo bueno es que, si mantienes
consistente tu porcentaje de distribución meta, de manera automática te verás
obligado a encontrar formas de que suceda. Por ejemplo, cuando la competencia
aparece y los precios bajan, tu distribución de ganancias sentirá que la
exprimieron, lo cual significa que es momento de volver a innovar.
Doble resultado con la mitad de esfuerzo
A estas alturas ya te habrás dado cuenta de que enfocarte sólo en la parte inicial
de la cadena (¡ventas, ventas y más ventas!) no conduce a obtener rentabilidad.
De hecho, vender más, sin eficiencia, te vuelve menos rentable. Así que quizá
necesites disminuir el ritmo o detener las ventas mientras buscas nuevas formas
de hacer eficientes tus procesos, antes de que puedas enfocarte en ventas, primero
necesitas dominar las bases de la eficiencia. ¿Recuerdas la analogía de la pasta
de dientes? Piensa en este proceso como si cambiaras tu tubo de pasta de tamaño
normal por uno de bolsillo. ¿Cómo lograrás que dure? Recuerda, la Ley de
Parkinson es tu aliada. Un tubo completo de pasta de dientes puede durar cuatro
semanas y también uno que está casi vacío. Sólo se necesita equilibrio de la
frugalidad (usar con mesura) e innovación (retorcer, voltear y exprimir tus ideas)
para lograr lo que nadie siquiera ha contemplado antes.
La eficiencia incrementa tus márgenes de ganancia o la cantidad de dinero que
ganas como ganancia de cada producto o servicio que ofreces. Un aumento en los
márgenes de las ganancias incrementará las ganancias de tu empresa sin
necesidad de incrementar las ventas. Y, entonces, cuando vuelvas a poner en
marcha la máquina de las ventas (de lo cual hablaremos más adelante), las ventas
se irán por los cielos. Así que el método es simple: logra mayor eficiencia
primero, luego vende más, luego mejora aún más tus procesos ya de por sí
eficientes y luego vende más. Con el tiempo, acelera el camino entre eficiencia y
ventas hasta que las dos se den de manera simultánea.
Hacer que tu empresa sea más eficiente va más allá de rechazar que haya más
pausas para tomar café y reajustar tus gastos. Para aprovechar el río de ganancias
que se encuentra debajo de la superficie de tu empresa, necesitas buscar
eficiencia en todos los aspectos del negocio. Servir al mismo tipo de clientes
(geniales) que tienen los mismos problemas (o muy similares) y perfeccionar tus
soluciones de modo que puedas usarlas para resolver dichos problemas son dos
caminos hacia la eficiencia. Querrás duplicar a tus mejores clientes, los que
tienen una necesidad consistente, y querrás reducir la variedad de cosas que haces
por los clientes menores. Piensa en McDonald’s. Esa empresa es una máquina de
hacer dinero porque alimentan gente hambrienta (a la cual no le importa tanto su
salud como su hambre, al menos en ese momento) con una lista limitada de
productos: hamburguesas, papas fritas y pollo empanizado. Hacer menos cosas
repetidamente para atender la misma necesidad de varios clientes: eso es
eficiencia.
¿Cómo puedes obtener el doble de resultados con la mitad de esfuerzo?
El esfuerzo implica costos financieros y costos de tiempo (tu tiempo, el
tiempo de tu equipo, el tiempo de tus programas de computación, el tiempo de tus
máquinas). Por ejemplo, si eres dueño de una empresa que se dedica a quitar la
nieve y actualmente limpias un estacionamiento por hora, yo te pediría que
descubras cómo limpiar dos estacionamientos (el doble de resultados) en treinta
minutos (la mitad de tiempo).
Seguramente lo primero que estás pensando es: “¡Para ti es muy fácil decirlo!
¡Eso es imposible, Mike! ¡No conoces mi ramo! ¡Estás loco!”. No me ofenden las
críticas, ni siquiera las que provienen de personas que ni siquiera han leído el
libro, porque sé que muchos detractores lo que tienen es miedo. Tal vez tú tienes
miedo también. Tal vez has hecho algunos sacrificios personales por tu negocio,
sacrificios que quizá ya no puedas justificar, porque tendrás tiempo para tu
familia y amigos. Tal vez tienes miedo de que hacer más en menos tiempo te
volverá menos importante. Tal vez te preocupa que tus clientes quieran pagarte
menos si descubren que puedes hacer más con menos.
Sea cual sea la razón, si crees que es imposible incrementar la eficiencia de
esta forma, estás atrapado en la mentalidad “deja que otro descubra cómo
hacerlo”. Lo malo, amigo mío, es que otro descubrirá cómo hacerlo. Es sólo
cuestión de tiempo.
Si más bien pensaste: “Vaya… lo voy a considerar. Voy a encontrar una
forma”, pondrás a tu empresa en el camino de lograr una rentabilidad por las
nubes. ¿Por qué? Porque la innovación ocurre en pequeños pasos, a saltos largos
y en todos los formatos intermedios. Duplicar los resultados con la mitad del
esfuerzo es una meta grande que obliga a pensar en grande y trae consigo
progresos pequeños y grandes… todos los cuales llegan hasta el último eslabón
de la cadena.
Hacer más con menos recursos ha tenido un impacto significativo en mis
negocios. Soy muy activo en Hedgehog Leatherworks y la implementación del
sistema Profit First detona grados de innovación que sospecho fuertemente nadie
más en el ramo ha logrado alcanzar. Eliminar la compra de equipo costoso
tradicional usado en la industria de la piel nos obligó a encontrar formas nuevas y
más económicas de lograr los mismos (y en muchos casos mejores) resultados. Es
sorprendente lo que puedes conseguir cuando estás peinando todas las tiendas
habidas y por haber tipo Home Depot para hacer lo que necesitas. (Un poco de
cinta para aislar hace maravillas, amigo.) Inventamos nuevos sistemas que logran
mejores resultados que los estándares de la industria a una centésima parte del
costo. Como implementamos Profit First, hicimos cientos de innovaciones:
cambios, ajustes, nuevos sistemas y todo lo que se te ocurra. Todo porque
teníamos que hacerlo. Mi editor me rogó que diera detalles sobre lo que
descubrimos, pero, como nuestro proceso está patentado, tuve que dejarlo en
ascuas. Lo siento, Kaushik… ¡no quiero que dejes de dedicarte a los libros para
abrir un negocio de pieles como competencia!
La mayoría de los empresarios se enfocan sólo en pequeñas mejoras. “¿Cómo
puedo lograr esto unos minutos más rápido?” Preguntas pequeñas producen sólo
respuestas pequeñas. Quieres lograr mejoras importantes y descubrimientos
fundamentales y ambos los encontrarás por medio de grandes preguntas.
Limpiar la nieve de un estacionamiento cinco minutos más rápido no va a
tener un gran impacto en el final de la cadena. Ni tampoco dejar de hacer una
pausa para tomar café ni “aguantarte” las ganas de ir al baño cuando quieras ir.
Sin embargo, cuanto más te enfoques en mejorar sustancialmente la eficiencia,
como usando una máquina que limpie la nieve el doble de rápido, más te
acercarás a lograr el doble de resultados con la mitad de esfuerzo. Y descubrirás
todos los pequeños pasos que, en conjunto, te aproximan a ganar. Esta ganancia en
eficiencia se amplifica cuanto más vendas. Ése es el poder de los porcentajes.
Como ahora limpias los estacionamientos de una manera más eficiente, cada
nuevo cliente es la oportunidad de incrementar tu ganancia.
¿Recuerdas al Señor Innovador? Él preguntó: “¿Cómo puedo reducir los
costos en una tercera parte y al mismo tiempo seguir atendiendo a la misma
cantidad de clientes?” Dividiendo el camión…
Te voy a contar otra historia relacionada con camiones: ¿sabías que un camión
de United Parcel Service (UPS) casi siempre da la vuelta a la derecha? En 2006,
UPS se atrevió a formular la pregunta de la eficiencia en relación con el costo de la
gasolina. Descubrieron que cuanto menos tiempo pasaban los conductores de UPS
dando vuelta desde el carril izquierdo, menos combustible quemaban esperando a
que se pusiera el siga y cruzar el tráfico y menos tiempo de ocio tenía cada
conductor. UPS actualmente tiene ganancias de 6 millones de dólares al año por ese
cambio.
La empresa de los “camiones cafés” no se detuvo con el primer
descubrimiento de eficiencia. La próxima vez que veas a un empleado entregando
un paquete, obsérvalo y trata de ver sus llaves. Déjame darte una pista. No están
en su bolsillo. Los conductores de UPS descubrieron que buscar la llave en su
bolsillo al regresar al camión les tomaba de cinco a diez segundos (o más) cada
vez. UPS descubrió que era más eficiente que las llaves colgaran de sus dedos.
Ahora, los conductores de UPS giran la muñeca y tienen las llaves a la mano.
Multiplica esos cinco segundos por cincuenta paradas al día y por 5 millones de
conductores y tendrás un ahorro realmente considerable.
Y tampoco se detuvieron ahí. También descubrieron que podían ahorrar
millones si lavaban sus camiones cada tercer día en lugar de hacerlo diario. Con
el tiempo, esto les permitió ahorrar enormemente en tiempo, energía y agua… y
los camiones se veían igual de relucientes.
Mira, podría parecer imposible cuando escuchas por primera vez mi desafío,
pero, si nunca te lo has preguntado seriamente, hazlo: “¿Cómo puedo lograr el
doble de resultados con la mitad de esfuerzo?”. ¿Cómo sabes que no puedes? Tal
vez te estés perdiendo tu propio milagro de eficiencia a través de pequeños
detalles y ni siquiera te das cuenta.
Elimina gastos
Wesley Rocha no tuvo un aumento en diez años. El fundador de LinkUSystems,
una empresa que proporciona servicios de mercadotecnia, herramientas y diseño
web para la industria de los bienes raíces y pequeños negocios, Wesley vio
crecer a su empresa al tiempo que su ingreso se mantenía estancado. “No entendía
por qué parecía que, a pesar de que podíamos hacer más dinero, nunca nos
sobraba nada. Me sentía estresado todo el tiempo con respecto a las finanzas.”
Wesley leyó completo La ganancia es primero en un fin de semana y muy
rápido se dio cuenta de que sus gastos estaban fuera de control. “No podía
implementar de inmediato la reducción de costos sin perjudicar mucho los
proyectos o el negocio. Literalmente necesitaba a todos mis empleados y 90% de
todo lo que habíamos estado pagando porque estábamos atrapados y
comprometidos”, dijo Wesley. “Tenía miedo de lo que pudiera salir mal si
implementaba demasiado rápido el sistema Profit First. Así que tuve que empezar
a pensar cómo podría eliminar los gastos con mucho cuidado.”
Poco a poco, Wesley comenzó a reducir sus gastos. “En el transcurso del año
pasado, por desgracia, tuve que despedir a seis empleados, pero he podido
reemplazar sus esfuerzos al eliminar productos y servicios que no eran rentables,
al recrear y optimizar procesos y al modernizar otras partes del negocio”, explica
Wesley. “Ahora soy capaz de determinar qué gasto está permitido (para un
proyecto) antes de asumirlo. De lo contrario, tenemos que buscar otra solución.”
Buscar otra solución. Música para mis oídos. No un “tenemos que buscar más
dinero para pagarlo”. Nada de eso. Es hora de arremangarse la camisa y buscar
otra forma de salir del laberinto, porque no va a venir un helicóptero a
rescatarnos.
En el primer año de implementación del sistema Profit First, Wesley fue capaz
de duplicar sus ganancias, lo que le permitió incrementar su ingreso anual en
aproximadamente 46%, entre su sueldo y sus compensaciones. “He logrado
apartar dinero para impuestos y usar las ganancias para juntar el enganche de una
casa, lo que antes hubiera parecido imposible.”
Ahí está de nuevo esa palabra: imposible. Al principio, Wesley pensó que no
había forma en que pudiera reducir gastos y seguir sirviendo a sus clientes. Y, no
obstante, después de un año, fue capaz de hacerlo, lo cual le permitió hacer esas
otras cosas “imposibles”, algo que no había sido capaz de hacer en más de diez
años de luchar en los negocios: ahorrar para el enganche de una casa. Y, no
obstante, al reducir gastos y modernizar sistemas, encontró dinero dentro de su
negocio.
No tienes que poner manos a la obra en el preciso momento en que acabes de
leer este libro. Puedes tomarlo con calma. Pero empieza.
Despide a los clientes malos
Si leíste The Pumpkin Plan, sabes que, aunque se dice que en ese libro se detalla
un sistema para ayudar a los líderes de negocios a que sus empresas crezcan y se
conviertan en gigantes de la industria, en realidad es un libro sobre eficiencia.
Dejar ir a los clientes que nos exprimen y que se acaban nuestro margen de
ganancias es una forma de hacer espacio para clientes que pueden servirnos de
maravilla para hacer lo que hacemos mejor con menos recursos. Se trata sobre
mejorar no sólo la primera parte de la cadena, sino también la última.
Un estudio realizado por Strategex, una empresa con sede en Chicago que se
encarga de asesorar en materia de crecimiento, consistió en analizar los ingresos,
costos y ganancias de mil empresas. Lo que descubrieron no se parece en nada a
una epifanía, como cuando te das cuenta de que eso ya lo sabías, sino que se
parecía más a cuando te das cuenta de que ya sabías algo pero, a pesar de ello, no
habías hecho nada al respecto.
Strategex dividió a los clientes de cada empresa en cuatro secciones, en orden
descendiente con base en su ingreso. Por ejemplo, si una empresa tenía 100
clientes, los 25 clientes que generaban mayores ingresos eran ubicados en el
primer grupo, los siguientes 25 con el mayor ingreso en el segundo grupo, y así
sucesivamente. Strategex descubrió que el primer grupo generaba 89% del
ingreso total, mientras que el cuarto grupo sólo representaba un escaso 1% del
ingreso total.
Se pone peor. El estudio descubrió que cada grupo de clientes requirió más o
menos la misma cantidad de esfuerzo (costo y tiempo). Esto significa que les
implicó el mismo esfuerzo servir a clientes que proporcionaban un ingreso mayor
que a clientes que apenas generaban ganancias.
Luego llegó el momento incómodo de la revelación. El análisis de ganancias
de Strategex mostró que el primer grupo generaba 150% de las ganancias de una
empresa. Los dos grupos intermedios en realidad estaban parejos y el cuarto
grupo, el que generaba 1% del ingreso total, resultó en una pérdida de ganancias
de 50%. Al final, las ganancias generadas por los clientes del primer grupo, en
parte, se usan para pagar las pérdidas que genera servir a los clientes del cuarto
grupo.
Estoy seguro de que conoces muy bien este escenario. Clientes que te pagan
migajas y que, no obstante, se quejan constantemente por lo que cobras y porque
según ellos todo lo haces mal. Son los clientes que te piden que retrabajes por
tercera vez lo que has hecho y luego nunca te pagan o nunca te pagan a tiempo…
esos clientes te cuestan dinero. Deshazte de ellos. ¡Rápido!
Botar a cualquier cliente que te da a ganar dinero (aunque sea el peor cliente
del mundo) tal vez pueda parecer contraproducente al principio. Pero nunca
olvides lo que dije antes. No todo el ingreso es igual. Si eliminas a los clientes
que te dan a ganar menos, así como los costos que ahora son innecesarios de
atenderlos, verás un aumento de rentabilidad y una reducción de estrés, a menudo
en pocas semanas. Igualmente importante, tendrás más tiempo para atender y
clonar a tus mejores clientes. He perdido la cuenta de la cantidad de lectores que
han compartido conmigo historias de cómo toda su cadena mejoró después de que
implementaron ésta y otras estrategias de crecimiento que revelo en The Pumpkin
Plan. Sé que suena como si estuviera presumiendo, pero no es así. El sistema no
es ningún milagro que inventé; son matemáticas.
Sé que es aterrador botar a cualquier cliente cuando estás luchando por pagar
la nómina de esta semana, en especial, si te las viste negras para conseguir a ese
cliente. Pero recuerda que las ganancias tienen que ver con porcentajes, no con un
número. Así que tómalo con calma. Comienza tirando una calabaza podrida de tu
huerto cada vez, aquella con la que fantaseas con dejar en una isla desierta o
mandar en un cohete a Marte. La distracción emocional que el cliente les causa a
ti y a tu equipo desaparecerá de inmediato. Las ganancias que obtuviste de los
demás clientes y que estabas gastando en este cliente malo ahora se quedarán en
tu bolsillo. Y, como sus requerimientos especiales ya no serán atendidos, tendrás
tiempo para buscar a otro cliente, uno mejor… un cliente ideal, un clon de tus
mejores clientes.
Clona a tus mejores clientes
Por un momento, quiero que pienses en tu cliente favorito: la llamada que siempre
atiendes, la persona a la que tu empresa le dice que sí sin dudarlo. Ése es el
cliente que te paga lo que vales, a tiempo y sin regatear. Es el cliente que confía
en ti, te respeta y sigue tus instrucciones. Es el cliente al que le tienes cariño y que
te tiene cariño. Ahora imagina que este cliente tuviera 5 empresas idénticas que
quisieran trabajar contigo. ¿Verdad que eso le daría un gran empujón a tu
negocio? ¿No sería más fácil atender a esos clientes? ¿No te ayudaría a mantener
tu cadena saludable? Ahora imagina 10 clones o 100 clones.
Para casi cualquier negocio pequeño del mundo, conseguir 100 clones de su
mejor cliente los pondría al borde del colapso. Los dominaría. Lo mismo es
cierto para cualquier negocio mediano. Si sólo un pequeño 10% de sus clientes se
comportara como su cliente número uno, esos negocios tendrían éxito.
Tener clientes con necesidades y comportamientos muy similares ofrece
algunos beneficios mágicos para generar ganancias:
1. Te volverías súper eficiente, porque ahora atiendes pocas necesidades
muy consistentes, en vez de un montón de necesidades diferentes.
2. Te encantaría trabajar con esos clones, lo que significa que, de manera
natural y automática, proporcionarás un mejor servicio. Cuidamos a las
personas que nos importan.
3. La mercadotecnia será automática. Dios los hace y ellos se juntan. De
verdad. Y eso significa que tus mejores clientes frecuentan a otros líderes
de negocios que poseen las cualidades de “mejor cliente” que has estado
buscando. Tus mejores clientes son geniales, ¿recuerdas? Los amas y ellos
te aman a ti y eso significa que hablarán bien de ti en todas las
oportunidades que tengan.
Los clones son tus mejores clientes y son la definición misma de eficiencia, razón
por la cual son oro molido. Encuéntralos. Cuídalos. Y luego descubre dónde hay
clientes aún mejores y cultívalos también.
EL PRINCIPIO DE PARETO TRASLAPADO
Probablemente estés familiarizado con el Principio de Pareto, que se conoce comúnmente como la
regla 80/20. Paréntesis histórico: Vilfredo Federico Damaso Pareto fue un economista italiano que
estudió la distribución de la riqueza en Italia a finales del siglo XIX. Descubrió que 20% de la
población italiana era dueña de 80% de la tierra. Luego vio su jardín y se dio cuenta de que 20% de
las vainas tenían 80% de los chícharos. Luego miró sus pies y exclamó: “¡Dios mío! Tengo cinco
pares de zapatos y, sin embargo, uso estas botas 80% del tiempo”.
El Principio de Pareto también se aplica a tus clientes en el hecho de que 20% de ellos produce
80% de tus ingresos. Y va más allá: 80% de tu ganancia se deriva de 20% de los productos y/o
servicios que ofreces.
La clave para esta estrategia avanzada es conectar a ambos: tus clientes y tu oferta. Algunos de
tus clientes más importantes compran la mayor parte de tu oferta rentable; algunos de tus clientes
más importantes optan por la oferta con el margen de ganancias más bajo. De manera similar,
algunos de tus clientes más débiles compran de manera consistente algunos de tus productos
rentables y otros más, simple y sencillamente, son débiles y compran una y otra vez el mismo
producto que no es rentable.
Una vez que te das cuenta de cómo se traslapa esto, las decisiones se vuelven muy fáciles.
Deshazte de los clientes “malos” que sólo quieren tus productos y servicios menos rentables. Estás
perdiendo dinero con esto, atendiendo clientes que no son adecuados para tu empresa.
Encuentra una nueva forma de tratar con los clientes débiles que compran tus productos más
rentables. A menudo clientes “malos” se pueden volver mejores si hablas con ellos con el fin de
establecer nuevas expectativas y métodos de comunicación. También reúnete con tus mejores
clientes que no compran productos rentables. Descubre cómo puedes darles productos y/o servicios
rentables.
Cuando te enfocas en Profit First, aun al elegir a los clientes con los que estás dispuesto a
trabajar, incrementas drásticamente tu ganancia. No sólo ahorras dinero al reducir los gastos
relacionados con atender a clientes débiles que no te compran productos rentables, también liberas
tiempo, energía y creatividad para enfocarte en los clientes a los que amas y que son los que
generan las ganancias. Aplicado a tu cliente base, el Principio de Pareto es una técnica avanzada del
sistema Profit First que mata dos pájaros de un tiro: ahorras dinero y obtienes ganancias. ¡Te
encantará!
Vende de manera inteligente
Ya he hablado un poco de Ernie, el tipo que se ocupa de cortar mi pasto, pero
quiero que sepas algo más sobre su historia, la cual demuestra lo rápido que las
cosas pueden irse al hoyo. En otoño le pago por limpiar las hojas secas al
servicio que se ocupa de cortar el pasto. Hace unos años, Ernie, el dueño del
negocio, tocó a mi puerta. Dijo: “Me he dado cuenta de que hay hojas en las
canaletas”. Se ofreció a quitarlas a cambio de una cantidad. Y yo, amigos míos,
fui lo que se denomina una “venta fácil”.
Ernie acababa de expandir su oferta de negocios: ¡dinero fácil! Para poder
hacer el trabajo, Ernie compró escaleras para su camión. Mientras estaba en el
techo, se dio cuenta de que necesitaba una herramienta para destapar los tubos de
bajada pluvial. También vio en ello más oportunidades: tejas dañadas, una grieta
en la chimenea y una zona del techo que se necesitaba reforzar pues era señal de
que la madera estaba podrida. De nuevo, me preguntó si quería que los arreglara;
dije que sí y él corrió a comprar algunas herramientas para el techo, una
herramienta para destapar las canaletas, cemento y ladrillos y contrató mano de
obra temporal. Al final del día, Ernie todavía no terminaba. Incluso compró unos
reflectores para mantener iluminada el área de trabajo cuando estuviera oscuro.
Al final del día le pague 1 500 dólares por todo su trabajo. Nada mal para
Ernie, considerando que le pagan “sólo” 200 dólares por limpiar el pasto. Pero
los 1 500 dólares que ganó le costaron a Ernie una inversión de aproximadamente
2 000 dólares en herramientas y suministros ese día, más muchas idas y vueltas y
el pago de la mano de obra.
Ernie perdió dinero conmigo, pero incrementó mucho sus ventas. En el futuro
pretende usar sus herramientas y equipos nuevos para atender a otros clientes y,
en teoría, recuperará su dinero y luego obtendrá ganancias. El problema es que
eso pocas veces sucede. A medida que las facturas se acumulan, crece la presión
por vender cada vez más y terminas trabajando en proyectos en los que tienes
poca experiencia y a veces poco interés.
A medida que aumenta la variedad de cosas que haces, necesitas comprar más
equipo y herramientas y contratar mano de obra especializada. Y nada de eso se
usa en su máximo potencial porque haces muchas cosas diferentes, no sólo una.
Tus cosas están subutilizadas. Mientras te ocupas del pasto, tus escaleras están
ahí nada más. Mientras arreglas techos, la máquina para soplar hojas está
guardada en el camión.
Te ves atrapado por la trampa de la sobrevivencia y terminas sin hacer un
buen trabajo en una sola cosa. Por ejemplo, cuando Ernie terminó la jornada,
dijo: “Mañana vendré a limpiar el pasto otra vez”.
¿Por qué? Porque arrojó las hojas de las canaletas al pasto que acababa de
limpiar, al igual que las tejas y otras cosas. Su trabajo adicional implicó rehacer
su trabajo original, mientras todo el equipo que había comprado estaba en su
camión, sin ser usado, muerto de risa. ¿Qué tiene eso de eficiente? Nada.
En la calle de enfrente, mis vecinos Bill y Liza contratan a otra persona,
Shawn, para que limpie sus hojas en otoño. También les cobra 200 dólares. El
mismo día que Ernie trabajó en mi casa y ganó 1 500 dólares, Shawn le dio
servicio a cuatro propiedades más e incluso tocó la puerta de otras casas que, a
juzgar por la apariencia de sus jardines, necesitaban ayuda. Sospecho que, si
Ernie y Shawn se hubieran tomado una cerveza esa noche, Ernie habría presumido
por haber ganado más que Shawn, pero Shawn hubiera terminado pagándole la
cuenta. Shawn ha logrado eficiencia y reconoce que es el ingrediente secreto de la
rentabilidad: hacer más de lo mismo con resultados mucho mejores, usando
menos recursos.
Vender más es la forma más difícil de incrementar las ganancias porque, en
los mejores escenarios, los porcentajes se mantienen igual y, en los peores, que
son los más comunes, los gastos generados para mantener las ventas se
incrementan más rápido, lo cual resulta en porcentajes más pequeños y un margen
de ganancias menor.
Vender sin implementar primero medidas y sistemas para fomentar la
eficiencia es un juego peligroso que sólo conduce a más gastos y menos clientes
ideales. Aplicar estrategias de eficiencia al inicio de tu cadena: despedir a los
clientes malos, clonar a los buenos, refinar tu oferta para obtener el mayor
provecho de tus recursos y luego vender de una manera inteligente es una forma
infalible de incrementar la rentabilidad.
Actúa: libérate del peso muerto
Paso 1: Enfócate en un aspecto de tu negocio (que beneficie a tus mejores
clientes), desafíate para encontrar formas de conseguir el doble de resultados
con la mitad de esfuerzo.
Paso 2: Usando los parámetros que detallamos en este capítulo, identifica
quiénes son tus clientes más débiles. A continuación, despídelos. No estoy
sugiriendo que seas grosero. No te cierres las puertas. Termina la relación
amablemente. Ya no saldrán juntos, pero pueden seguir siendo amigos.
1
“El dinero está en todas partes.” Yo no creía esa frase, hasta que conocí a Becky Blanton. Cuento su historia
en mi libro Surge.
Capítulo 9
Técnicas avanzadas de Profit First
Estás invitado a ProfitCON, la convención de Profit First. Puede que se trate del
primer congreso del mundo dedicado exclusivamente al tema de la rentabilidad.
Comencé a organizar este congreso en 2015 y, por más que lo intenté, no logré
encontrar ninguno similar. En nuestra primera reunión sólo había contadores y
asesores de negocios que estaban aprendiendo formas de ayudar a sus clientes y a
sí mismos a incrementar la rentabilidad. Desde entonces ha crecido para incluir
todo tipo de empresarios, profesionales de la contabilidad y expertos en negocios
que quieren aprender y compartir estrategias sobre cómo lograr mayor
rentabilidad.1
En la convención más reciente, Erin Moger (le decimos Mo), de nuestra
oficina, estaba dando una sesión de preguntas y respuestas sobre el sistema Profit
First, cuando uno de los asistentes levantó la mano y dijo que las cinco cuentas
fundacionales de Profit First no funcionaban en el caso de su negocio debido a sus
requerimientos únicos.
Mo miró hacia los asistentes desde arriba del escenario y dijo: “Cuando
dudes, agrega una cuenta”.
Ahí lo tienes. Tal vez tengas un negocio que se guía por temporadas en las que
el dinero sube y baja. Otra cuenta, específicamente una cuenta llamada “otros”, te
resultará muy útil en ese caso. Tal vez necesites disponer de grandes sumas de vez
en cuando para comprar equipo, en ese caso, una cuenta llamada “equipo” sería
muy útil.
Llevar al siguiente nivel el sistema Profit First y adaptarlo a las necesidades
de tu negocio es muy simple. Sigue la regla de Mo: agrega otra cuenta.
Cuando empieces a agregar nuevas cuentas para atender tus necesidades
únicas, puedes considerarte un usuario avanzado del sistema Profit First.
El asunto es el siguiente: estás a punto de aprender el equivalente de Profit
First a correr tu primer maratón. Necesitas estar en forma y haber calentado bien
antes de empezar. Así que por favor continúa la lectura, pero no implementes esto
hasta que hayas completado por lo menos dos trimestres completos (180 días)
aplicando lo que aprendiste sobre el sistema Profit First. ¿Estás haciendo tus
distribuciones quincenales? ¿Estás acumulando algo de ganancia, por pequeña que
sea? ¿Has recibido una distribución de ganancias? ¿Estás participando de alguna
manera en tu contabilidad? Si respondiste que sí (un sí real) a las cuatro preguntas
anteriores, si has dominado el no romper las reglas, estás listo para ponerte tus
zapatos para correr y avanzar.
Empezaste lento, dándole una vuelta caminando a la cuadra. Luego, alternaste
trotar y caminar. Comenzaste a correr más rápido y distancias más largas. Ahora
eres uno de ellos: un corredor. Hora de entrenar para un maratón.
Simplificación avanzada
Unos años después de implementar el sistema Profit First yo mismo, me di cuenta
de que realmente podía llevar mi administración financiera al siguiente nivel si
exprimía aún más mi sistema. Lo que te enseñé al inicio del libro estaba
funcionando bien, pero algunas veces seguía teniendo la necesidad de hacer el
trabajo de contabilidad para entender el estado de salud financiera de mi negocio.
A veces mis depósitos no eran el resultado de ventas, simplemente eran
reinversiones por gastos. Otras veces, un cliente pagaba por adelantado un trabajo
que yo iría haciendo poco a poco a lo largo del siguiente año. A veces necesitaba
hacer compras más grandes y quería ahorrar para hacerlo. El mío no era el único
negocio que necesitaba ajustes, todas las personas a las que había consultado los
necesitaban. Y tú también. El proceso es simple. Sólo necesitas algunas cuentas
más.
Aunque no parezca que abrir cuentas adicionales simplifique nada. Sin
ninguna duda así es. Siempre que puedas obtener una imagen clara y precisa de
cuánto tienes que gastar en un aspecto específico de tu negocio, tomarás mejores
decisiones y será menos probable que te comprometas con proyectos,
proveedores o gastos que no están en consonancia con los saldos de esas cuentas.
De manera similar, si sabes exactamente cuánto dinero está fluyendo hacia tu
negocio en un momento determinado, puedes tomar mejores decisiones sobre en
dónde necesitas enfocar tus esfuerzos.
Ya tienes abiertas tus cinco cuentas fundacionales del sistema Profit First:
ingreso, ganancia, impuestos, compensación del dueño y gastos de operación, más
tus dos cuentas que no se tocan y que abriste en el banco de no tentaciones:
ganancias guardadas e impuestos guardados. A continuación describiré las
cuentas adicionales que, dependiendo de las necesidades de tu negocio, te
recomiendo abrir:
La bóveda
Empecemos acumulando algo de dinero, porque eso es lo que me gusta hacer. “La
bóveda” es una cuenta que da intereses y es de súper bajo riesgo, que puedes usar
para emergencias a corto plazo. En cierto punto, dejar 50% en tu cuenta de
ganancias para que actúe como un fondo de tiempos difíciles no es prudente
porque el flujo de dinero es un poco impredecible. Un trimestre malo no va a
contribuir mucho a la cuenta de ganancias. Luego sacas 50% para el reparto de
utilidades y ahora la cuenta podría parecer demasiado pequeña como para
sostener un negocio grande. Todo negocio debería tener una reserva de tres
meses, lo cual significa que, si no surge ninguna venta, todos los costos podrían
seguirse cubriendo durante tres meses (un trimestre). La pregunta no es si vas a
tener un mal día (tu proveedor deja de dar servicio, tu mayor cliente queda en
bancarrota, tus mejores empleados se van para poner una empresa que será tu
competencia directa y tus clientes deciden irse con ellos, etcétera) La pregunta es
cuándo. La cuenta bóveda está ahí para eso.
Cuando abres la bóveda, también debes establecer ciertas reglas para su uso.
Lo que quiero decir es que, cuando tienes una situación tan terrible que necesitas
tener acceso a este dinero, también tienes las instrucciones escritas con
anticipación sobre cómo proceder. Por ejemplo, si debes sacar el dinero debido a
una caída en las ventas, también reducirás todos los costos relacionados en los
próximos dos meses si las cosas no han mejorado. Pocas personas tienen la
disciplina de pensar con claridad y actuar adecuadamente en momentos de pánico
y por eso tenemos una serie de sencillas instrucciones para actuar con
anticipación.
La idea detrás de la bóveda y de todo el sistema Profit First es que podrás
tomar buenas decisiones frente a cualquier crisis económica. Puede que las
dinámicas de tu negocio no mejoren, pero tu manera de tomar decisiones será
mucho mejor frente al impacto financiero. Así que la meta de la bóveda no es
ganar tiempo; puede conceder algo de tiempo para atender problemas
inesperados, pero en realidad consiste en tomar decisiones importantes desde el
principio, de modo que tu negocio no caiga en crisis (ya sabes, de regreso a la
trampa de la sobrevivencia).
Cuenta para surtir
Se trata de una cuenta destinada a compras importantes y a financiar el surtido de
tu inventario. Por ejemplo, RoofDeck Solutions, una empresa de mi amigo JB que
está dedicada a maderas para techo, vende los materiales que los contratistas
requieren para sus proyectos. JB incluye algunas tuercas y tornillos con cada
orden, por lo general 50 o 100 de cada una; no obstante, su proveedor exige una
orden mínima de 10 000 cada vez, lo cual le cuesta a JB casi 5 000 dólares. Cada
orden le dura a JB diez meses o más, así que abrió una cuenta llamada cuenta de
compras grandes a la cual destina 1/20 (250 dólares cada vez) de los fondos que
necesita para la siguiente gran compra de tuercas y tornillos. ¿Por qué 1/20?
Porque sabe que va a necesitar la siguiente orden en diez meses y sigue el ritmo
del día 10 y el 25. Diez meses, dos veces al mes, equivale a veinte depósitos
antes de su próxima compra. Al hacer esto, JB es capaz de enfrentar la factura
incluso antes de que suceda. Luego, cuando llega el momento de desembolsar los
5 000 dólares para la próxima compra de tuercas y tornillos, está listo. En el
pasado, esta factura lo tomó desprevenido y tuvo que hacer malabares para
pagarla. Ahora apenas siente los 250 dólares que deposita en esta cuenta dos
veces al mes.
Cuenta de tránsito
Algunos negocios reciben ingresos que no deben depositarse en la cuenta de
ganancias ni en la cuenta de compensación del dueño. A veces, puedes
proporcionar un servicio o un producto a tu cliente por un monto determinado y
otras veces puede que te reembolsen por ciertos costos. Por ejemplo, yo viajo
mucho por razones de trabajo y casi en todos los casos mis clientes me
reembolsan mis viáticos. Ese ingreso no es para pagar la nómina ni se suma a la
cuenta de ganancias. Está en tránsito y va directamente a esta cuenta y luego al
proveedor correspondiente para pagar la factura. Si pagué por anticipado, el
dinero se deposita a la cuenta de tránsito y luego (el día 10 o 25) se transfiere a la
cuenta de gastos de operación, desde la cual pagué la factura inicial. Por cierto,
con todas estas cuentas avanzadas, el nombre que les pongas depende de ti por
completo. Yo a ésta la llamo “cuenta de reembolsos”.
Como no quieres que este dinero afecte tu cuenta de ingresos, haz que ésta sea
una cuenta de cheques y deposita el dinero de reembolso (o en tránsito) directo a
esta cuenta.
Cuenta de materiales
Si la mayor parte de tu ingreso (como se indica en la Evaluación Instantánea) cae
en el primer tipo de ingreso y no llega a ser ingreso real, entonces la mayor parte
de tu ingreso es de tránsito y la esencia de tu negocio es básicamente la
administración de ese dinero en tránsito. Si ése es el caso, abre una cuenta de
materiales para el dinero destinado específicamente para la compra de
materiales. No lo distribuyas para nada más. (¡Nunca!) Si por alguna razón queda
dinero al final del trimestre (en otras palabras tuviste un margen de ganancias más
grande de lo que esperabas), mueve ese saldo a tu cuenta de ingresos y haz el
reparto correspondiente. La cuenta de materiales funciona de la misma manera en
que funciona una cuenta de tránsito, pero está por separado para que sepas que
ese dinero es exclusivamente para materiales.
Cuentas de comisiones /de personal subcontratado
Si tu negocio no compra materiales, pero subcontrata gente o paga por
comisiones, abre una cuenta de comisiones o de personal subcontratado para
distribuir los fondos que hay que pagarles a estas personas. Dale el mismo
tratamiento que a la cuenta de materiales, pero aplícala al personal subcontratado
y a los miembros del equipo que trabajan por comisiones. En caso de que
compres materiales y tengas personal subcontratado, usa ambas cuentas: la cuenta
de materiales y la de personal subcontratado.
Cuenta de nómina de empleados
Es relativamente fácil predecir el pago de los empleados: los de tiempo completo
y de medio tiempo tienen un sueldo y, la mayoría, trabaja un número promedio de
horas a la semana. Esto significa que puedes saber cuál es la suma del pago de tus
empleados además de los impuestos por nómina que deberás pagar y distribuir
fondos de tu cuenta de ingresos (si estás usando el sistema avanzado de Profit
First) o de la cuenta de gastos de operación (si usas el sistema básico de Profit
First) a la cuenta de nómina de empleados los días 10 y 25. Si usas un servicio de
nómina, pídeles que tomen el dinero de esta cuenta (no de tu cuenta de gastos de
operación).
Cuenta de equipo
Como tu cuenta para surtir, esta cuenta es para compras grandes que puedas
necesitar hacer, como computadoras nuevas o una moderna impresora 3D. Calcula
cuánto tendrías que gastar en compras de equipo a futuro, divídelo en el número
de meses que necesitas ahorrar para ello, divide ese número entre dos y
distribuye esa cantidad todos los días 10 y 25 para acumular el dinero suficiente
para esa compra grande.
Cuenta de anticipos
Esta cuenta es para anticipos, enganches y prepagos por trabajos que llevará a
cabo tu empresa en un periodo largo de tiempo y para los cuales todavía tienes
que gastar recursos. Digamos que consigues un proyecto grande (por cierto,
felicidades) y el cliente te paga 120 000 dólares por adelantado por un trabajo
que llevarás a cabo cada mes durante un año. Eso significa que cada mes en
realidad estarás ganando 10 000 dólares. Así que, cuando te den el cheque, pon
los 120 000 en la cuenta de anticipos y luego, automáticamente, transfiere 10 000
dólares a la cuenta de ingresos cada mes (o mejor, 5 000 los días 10 y 25). No
toques nada del saldo de esta cuenta. Sólo harás repartos cuando transfieras parte
de los fondos (en este caso, los 10 000 dólares de cada mes) a la cuenta de
ingreso.
La cuenta de anticipos te ayudará a administrar el verdadero flujo de efectivo
del dinero ganado de modo que puedas administrar tus gastos y costos. Por
ejemplo, la mano de obra que se requiere para hacer el trabajo se pagará mes con
mes. Ayudé a implementar una cuenta de anticipos con mis amigos de TravelQuest
International, en Prescott, Arizona. Ellos proporcionan a su clientela viajes únicos
en la vida, desde ver eclipses solares desde las mejores ubicaciones del mundo
hasta visitar el Polo Sur para ver la aurora boreal o experimentar la gravedad
cero en el espacio exterior. Las personas reservan estos viajes hasta con cinco
años de anticipación, mientras que la mayoría de los gastos de la empresa
suceden durante el año del evento. Aquí es muy útil una cuenta de anticipos.
Cuenta de gastos menores
Abre una cuenta y pide una tarjeta de débito para compras pequeñas, como las
comidas con los clientes. Luego transfiere una cantidad regular de tu cuenta de
gastos de operaciones a tu cuenta de gastos menores. ¿Yo? Yo transfiero 100
dólares cada quince días para mí y también para algunos empleados que lo
requieren. Lo siento… Si yo invito, probablemente no vamos a pedir ocho
platillos. Si no está en mi cuenta de gastos menores, no está en mi presupuesto.
Cuenta de prepago
Como expliqué en el capítulo 6, puedes ahorrar una cantidad considerable de
dinero pagando anticipadamente por algunos servicios. Los seguros de coche
cuestan menos cuando los pagas por seis meses en lugar de por mes y algunos
servicios te dará mayores descuentos si pagas un año completo por adelantado.
Abre una cuenta especialmente para apartar fondos para pagar servicios por
adelantado de modo que puedas aprovechar esas oportunidades cuando se
presenten. Si no te ofrecen el descuento y tienes dinero suficiente para pagar
varios meses o un año de servicio, ofrece pagarlo así a cambio de un descuento.
La mayoría de los negocios estarán felices de hacerlo así.
Cuenta de impuestos por ventas
Si tu negocio cobra impuestos por ventas, hasta el último centavo del impuesto
por ventas se va de inmediato a esta cuenta. Por ejemplo, si vendes algo en 100
dólares y el impuesto por la venta es de 5%, depositarás 105 dólares en tu cuenta
de ingresos. Primero, transfiere esos 5 dólares a tu cuenta de impuestos por
ventas, luego, distribuye el dinero correspondiente a los 100 dólares restantes. El
impuesto por ventas ni siquiera es legalmente tu dinero; tú sólo estás actuando
como agente recolector para el gobierno, así que nunca jamás trates este dinero
como ingreso. Sólo felicita a quien haya hecho la venta y dale el dinero al rey (el
gobierno).
La figura 6 muestra cómo están organizadas mis cuentas. Los números están
inventados, por supuesto, y los saldos no representan mis cifras reales.
Figura 6. Cuenta de impuestos por ventas de Mike.
Pero muestran una típica distribución del dinero y los nombres de las cuentas son
los nombres reales que he asignado a mis cuentas. Junto a cada nombre puse la
cantidad de dinero o el porcentaje que va en cada cuenta al momento de la
distribución (los días 10 y 25). Entre paréntesis puse el PDM al que estoy tratando
de llegar en el caso de esa cuenta. Tú deberías hacer lo mismo.
Al ver los números, puedo darme cuenta de inmediato de en dónde está mi
negocio. Puedo hacer una Evaluación Instantánea en cualquier momento. Para este
ejemplo, fijé mi ingreso mensual requerido en 10 000 dólares al mes. A partir de
ahí, instantáneamente puedo calcular el total del ingreso que necesita ganar mi
negocio entre cada periodo de distribución.
Escribe el proceso
Crea un documento de una sola página que defina la función de cada cuenta.
Explica cuál es el propósito de cada una y el proceso que seguirás. Por ejemplo,
documenta que los días 10 y 25 del mes todo el dinero en tu cuenta de ingresos
será distribuido a las cuentas de ganancias, compensación del dueño, impuestos y
gastos de operación con base en los porcentajes respectivos. Luego, pon las
cantidades específicas (75 dólares para la cuenta de gastos menores y 1 500
dólares para la nómina de empleados) que deben transferirse de la cuenta de
gastos de operación a las cuentas correspondientes. Por último, el dinero total que
hay en las cuentas de ganancias e impuestos del banco 1 se transfieren al banco 2.
El proceso es un sistema, así que necesita ser documentado. Necesitas que tu
contador te ayude con esto. De otro modo, quizá bebas demasiado una noche y
olvides las reglas que estableciste para tus cuentas. Podrías terminar transfiriendo
todo tu dinero a tu fondo para el “Club de fans de Erik Estrada”, un club en el
cual tú eres el único miembro (hasta Erik se salió).
Cambia el foco de la “locura mensual”
La famosa “locura mensual” es una horrible distracción. Está justo a la par de las
repeticiones de Jersey Shore. La locura mensual de la mentalidad que
simplemente nos indica cuál es la cantidad que necesitamos para mantener las
puertas abiertas. Y eso es una tontería. La locura mensual se enfoca (adivinaste)
en los gastos, no en las ganancias. El concepto te hace enfocarte en los gastos y en
hacer todo lo posible por ganar ese dinero con suficientes ventas. En otras
palabras, nos hace poner los costos primero y convierte en una meta el cubrir los
gastos, no mejorar la rentabilidad. ¿Recuerdas la trampa de la sobrevivencia?
Justamente…
Obtienes aquello en lo que te enfocas, así que deja de enfocarte en los gastos.
Enfócate en las ganancias y los gastos serán atendidos por default. Deja de pensar
en la locura mensual. Mejor enfócate en tu ingreso requerido para distribución
(IRD), es decir, el dinero que necesitas depositar los días 10 y 25 para tener un
negocio saludable, para pagar los sueldos que necesitas y para tomar las
ganancias que mereces. Punto.
Mi socio de negocios, Obi-Ron Kenobi (a todo el mundo le pongo apodos,
por si no te has dado cuenta), enseña un método muy simple para lograr esto.
Toma tu ingreso requerido para distribución mensual y divídelo entre dos porque
te pagan dos veces al mes. Luego, divide ese número entre el porcentaje que
distribuyes a la cuenta de compensación del dueño. Usando las cantidades
(inventadas) de la figura 6, yo dividiría 5 000 dólares entre 0.31. El resultado es
alrededor de 16 000 dólares de ingreso, lo cual significa que para el día 10 y 25
de cada mes, necesito reunir y depositar 16 000 dólares en la cuenta de ingresos
para cubrirlo. Es realmente simple.
Hay 24 distribuciones al año. Así que, para verlo en un esquema anual,
multiplica esos 16 000 dólares por 24 y tendrás tu ingreso anual requerido, que,
en este caso es de 384 000 dólares. Para que tengas 5 000 dólares en cada
periodo, necesitas generar 384 000 dólares y, por supuesto, vivir conforme a los
porcentajes de distribución.
Así que cuando veo mi cuenta de ingresos (arriba), sé de inmediato que
actualmente me están faltando 3 000 dólares y necesito mover las ventas. Cada
quince días, la cuenta de ingresos queda en ceros cuando se realizan las
distribuciones correspondientes y necesito que vuelva a tener 16 000 dólares o
más. Sí, hay una buena cantidad en mi cuenta de anticipos, pero ese dinero es para
servicios que voy a prestar a lo largo de doce meses, así que sólo representa
alrededor de 1 000 dólares por cada periodo de distribución. Usando mi sistema,
el mínimo ingreso por ventas requerido se vuelve muy, muy claro.
Cuando el negocio tiene más de un dueño
Sólo una cosa más sobre la compensación del dueño: si tienes uno o varios socios
a quienes también les pagas, necesitas sumar los requerimientos de ingreso total
de los dueños. Así que si tú necesitas 10 000 dólares al mes y tu socio también, el
pago total a los dueños es de 20 000 dólares. Divide ese número entre dos; luego
vuelve a dividirlo entre 0.31 y obtendrás tu IRD de más de 32 000 dólares.
¿Por qué las ganancias y los impuestos en el banco 1 son
de 0.00 dólares?
Tal vez hayas notado que la cuenta de ingresos (15%) del banco 1 está en ceros.
Esto se debe a que es sólo una bandeja que conserva el dinero guardado por uno o
dos días. El dinero se distribuye de la cuenta de ingresos y va a la de ganancias
(15%) en el banco 1. Luego, el mismo día, comienzo a transferir al banco 2 para
sacar todo el dinero de la cuenta de ganancias (15%) del banco 1 y ponerla en la
cuenta de ganancias guardadas del banco 2. Ahí es donde se acumula la ganancia.
Y puedo ver que tendré una celebración de más de 7 000 dólares de ganancias en
este trimestre. Es un cálculo simple: 14 812.11 por 50%. ¡Día de cobrar!
Esta misma bandeja que guarda temporalmente el dinero para mi cuenta de
impuestos (15%). Distribuye y luego elimina la tentación de inmediato.
También puedes notar que en esta tabla no hay ningún “gran total” como en los
resúmenes del banco. No se suman todas las cuentas automáticamente para
mostrar un saldo combinado total. Muchos bancos hacen esto para tu
conveniencia, pero te sugiero que deshabilites esta opción (si puedes hacerlo). El
gran total de todas tus cuentas otra vez muestra todo el dinero en un solo plato
grande… exactamente lo que queremos evitar. Ver un gran total confunde tu mente,
así que no lo hagas.
Conseguir capital
Conseguir capital es una tarea arriesgada. Yo por lo general no lo recomiendo, a
menos que tengas muchísima confianza de que el dinero de la inversión generará
muchas ganancias. ¿Cómo sabes si una inversión traerá muchas ganancias? Sólo
lo sabes si tu negocio ya es rentable. Haz que tu negocio sea rentable primero y,
cuando sepas exactamente qué elementos de tu negocio te están generando esas
ganancias, puedes considerar usar dinero externo para amplificar lo que está
funcionando. Hay muchas otras cosas que considerar además de sólo eso, pero la
rentabilidad es un requerimiento básico. Además, antes de empezar a buscar el
dinero, espero que consultes a un contador o experto en finanzas que entienda en
qué consiste conseguir capital.
Si consigues el dinero, rápidamente necesitas aplicar una técnica avanzada de
Profit First. Adivinaste: abrir otra cuenta. Llámala capital externo. Todo el dinero
va ahí y se usa en los tiempos y para los fines que acordaste con el inversionista.
Si la dinámica de tu negocio cambia y hay un mejor uso de los fondos, acuerdas
un nuevo plan con el inversionista. Y, si no necesitas el dinero todavía, déjalo ahí
hasta que se presente el momento y la razón para usarlo adecuadamente. De
hecho, TSheets, una empresa de rápido crecimiento dedicada a software para
medir el tiempo, hizo justo eso. Matt Ritter, el cofundador, consiguió 15 millones
de dólares para su empresa. Obtuvo los fondos y, luego, de una forma muy
inteligente, los guardó hasta que se presentaran el momento justo y la oportunidad
perfecta de usar el dinero para amplificar lo que ya estaba haciendo.
Nota: Todo lo dicho en esta sección también aplica para los préstamos.
Espera hasta que tu negocio sea rentable y luego usa los fondos para crecer.
Cómo determinar si puedes pagar un nuevo empleado
Hay una fórmula muy simple para determinar si puedes pagar una nueva
contratación o saber si tu negocio actualmente tiene menos o más empleados de
los que debería. Por cada empleado de tiempo completo, tu empresa debería
generar un ingreso real de 150 000 dólares a 250 000 dólares (idealmente más,
pero esto sería lo mínimo). Así que si quieres tener una empresa multimillonaria,
debes poder pagar entre 4 y 6 empleados (incluyéndote). Esto es sólo un
aproximado. Cada negocio es único. Pero no uses como excusa que eres súper
diferente para contratar más gente.
La eficiencia siempre es la meta. Siempre. No contratar al primo de tu esposo
que está teniendo una mala racha y a quien “un trabajo le caería de perlas”. Ni
tampoco buscarle un espacio al jovencito brillante que tiene toneladas de buenas
ideas que podrías usar… algún día. Ahora eres una persona enfocada en el
extremo final de la cadena, ¿recuerdas? Estás pensando en la ganancia en primer
lugar. Y por eso te ves obligado a ser cuidadoso con tus gastos.
Y, recuerda, estamos hablando de ingreso real no del ingreso superficial.
Resta tu material y tus costos secundarios antes de dividir entre el número mágico
para obtener tu cantidad ideal de empleados.
Te repito, éste no es un sistema exacto ni perfecto, pero te permitirá
comprender mejor y de manera más realista lo que significa tener empleados de
más o de menos. La razón por la que estos números no son perfectos es que el
costo de la mano de obra es muy variable. Una persona que se dedica a freír
papas en McDonald’s ganará mucho menos que la mujer que diseñó la nueva
generación de teléfonos inteligentes. En este ejemplo, la mano de obra barata
significa menores costos pero también tiene un impacto similar en el ingreso. La
persona que trabaja en McDonald’s sólo facilita la venta de papas fritas, pero la
ingeniera crea un producto completamente nuevo y, con ello, un flujo de dinero.
Según Greg Crabtree, autor de Simple Numbers, Straight Talk, Big Profits, tu
ingreso real debe ser dos veces y media el total del costo de tu mano de obra si
diriges un negocio de tecnología. Esto se debe a que la industria de la tecnología
por lo general requiere de mano de obra cara (personas muy capacitadas que
tienen un gran impacto en el ingreso). Si, por otro lado, estás en un ramo de mano
de obra barata, como el ejemplo de los restaurantes de comida rápida que
mencioné antes, tu ingreso real debes ser cuatro veces el total del costo de tu
mano de obra.
Por ejemplo, supongamos que eres un fabricante con 6 millones de dólares de
ingreso real. Si contratas mano de obra barata, como personal de ensamblaje de
línea, dividirás 6 millones entre cuatro, lo cual da un millón y medio de dólares.
Esto significa que el costo total de tu mano de obra (la gente que está en la planta
y la gente que está en la oficina) no debería exceder el millón y medio de dólares.
Y, si eres un fabricante con 6 millones de dólares de ingreso real, pero haces uso
de mano de obra cara, como científicos e ingenieros, divide esa cantidad de
dólares de ingreso real entre dos, lo cual da un costo de la mano de obra de 2
millones 400 mil dólares.
Minitácticas de poder
Algunas estrategias avanzadas del sistema Profit First requieren muy poco tiempo
y son súper efectivas. Constantemente estoy mejorando y modernizando mi
sistema, así que, si quieres conocer mis descubrimientos más recientes y
compartir los tuyos, visita mi blog en MikeMichalowicz.com. Mis favoritas (hasta
ahora) son:
El dinero del gobierno
Es fácil pedir dinero “prestado” de nuestra cuenta de impuestos. (En realidad es
robar, pero no necesitas que te diga eso. Bueno, acabo de hacerlo de cualquier
forma.) El dinero está ahí, tentándonos con todos esos ceros a los que podríamos
darles un buen uso. Cuando sacamos dinero de la cuenta de impuestos no sentimos
el dolor de inmediato. Pero, cuando llega el momento de pagar impuestos,
realmente podemos meternos en muchos problemas. Deber más impuestos de lo
que tenemos para pagar significa que, como mínimo, estaremos pagando intereses
y posiblemente penalizaciones por la cantidad que debemos. Una táctica
inteligente es primero mover esta cuenta a un tercer banco que no veas y luego
cambiar el nombre de la cuenta impuestos a dinero del gobierno. Ahora, sospecho
que, como yo, estarás mucho más renuente a “robarle dinero al gobierno” que a
“tomar dinero prestado de la cuenta de impuestos”.
Cuentas escondidas
Siguiendo la teoría de “si está fuera del alcance de la vista está fuera de la
mente”, es menos probable que justifiques o retires fondos de tus cuentas si no
puedes verlos. Algunos bancos te permiten tener cuentas “escondidas” de modo
que no puedas verlas al entrar a tu banca en línea. Intenta esconder todas tus
cuentas, salvo tu cuenta de gastos de operación. Con esta táctica, puedes seguir
haciendo desembolsos y usando todo el sistema de Profit First; sólo significa que
ahora no considerarás las demás cuentas cuando tomes decisiones de gastos.
Cuentas de ingresos externos
Es probable que, a medida que tu negocio madure, añadirás una variedad de
cuentas para reunir ingresos. Puede que tengas una cuenta de PayPal para cobrar
dinero o una cuenta para transferencias locales o negocios internacionales. El reto
con estas cuentas es que empieces a verlas como “extra”, como tu cuenta de
gastos menores personal. No son extra. Son parte de tu ingreso y necesitas
asegurarte de proteger y distribuir los fondos de la misma forma en que harías con
cualquier depósito de tu cuenta bancaria principal.
Para esta táctica, programa todas tus cuentas de ingresos externos de tal forma
que cualquier ingreso sea transferido a tu cuenta de ingresos principal todos los
días. Algunos bancos te permiten programar una transferencia automática del
saldo total de la cuenta externa, lo cual es ideal, siempre y cuando mantengas el
saldo mínimo que se requiere para evitar comisiones administrativas.
Si no puedes programarlo de manera automática, simplemente transfiere el
dinero a tu cuenta de ingresos cuando hagas las distribuciones quincenales. Sólo
ten en cuenta que esas transferencias pueden tardar algunos días, así que no
tendrás el dinero de inmediato en tu cuenta de ingresos y tendrás que esperar a tu
siguiente periodo de distribución de dinero para moverlo a todas las cuentas
individuales.
Control de cuentas
Para llevar un registro de tus cuentas, programa notificaciones automáticas para
tus cuentas clave vía correo electrónico o mensaje de texto. Pide al banco que te
envíe el informe de tus cuentas de ingresos y gastos de operación los días 10
(cuando todo el dinero se ha acumulado) y los días 15 (cuando todo tu dinero ha
sido distribuido y se han elaborado todos los cheques) y de nuevo el 24
(acumulado) y el 30 (distribuido). Programa notificaciones diarias del saldo de tu
cuenta de gastos menores. Revisa las demás manualmente.
Este rápido informe garantizará que estás consciente de cuánto dinero entra
(cuenta de ingresos) y de cuánto hay disponible para que salga del negocio
(cuenta de gastos de operación) y de tu propio margen de gasto (cuenta de gastos
menores).
Cheques bancarios
Hasta que veamos que se ha completado un pago, seguimos pensando que el
dinero es nuestro. Y a veces olvidamos que dimos un cheque, lo que significa
pagar cargos por fondos insuficientes y sacar un boleto directo al noveno círculo
del infierno. Esta técnica cambia esa dinámica de inmediato. En vez de pagar
cheques que haces a mano y mandas por correo (si no pierdes el sobre en el piso
de tu coche), paga con cheques bancarios.
Sí, el banco gana dinero por eso y tú pierdes cualquier interés que hayas
podido ganar en los pocos días que tardaría tu pago en ser recibido y procesado
por los proveedores, pero yo digo que a quién le importa. El punto es éste: si
manejas cientos de millones o miles de millones de dólares al procesar cheques y
transferencias manualmente, es una buena estrategia aferrarte a tu dinero por unos
días, porque los intereses ganados en tan solo unos días son significativos. Pero,
para la mayoría de los empresarios, el interés ganado con el retraso es
vergonzosamente minúsculo, por lo general alrededor de cinco dólares al año, y
gastarás más que eso en mandar por correo tus pagos. Así que por qué no dejar
que el banco haga el trabajo sucio.
Actúa: plan de avance
Elige una de las estrategias o tácticas avanzadas que se detallan en este capítulo y
súmala a tu lista de pendientes de los próximos seis meses. Tal vez te parezca
tonto agregar cosas por hacer en este momento, pero, si no lo tienes en el radar,
puede ser que se te termine olvidando que hay estrategias avanzadas que te
pueden ayudar a ti y a tu empresa a llevar Profit First al siguiente nivel.
1
Lo digo en serio. Me encantaría verte en ProfitCON y poder compartir contigo las estrategias de rentabilidad
más recientes. Para información sobre nuestros próximos eventos, visita (adivinaste)
ProfitFirstProfessionals.com y ve directamente a ProfitCON.us.
Capítulo 10
Cómo es la vida según el sistema Profit
First
“Cuando ganas suficiente dinero, no tienes que tener un presupuesto.”
En el capítulo 6 compartí contigo el caso de Jorge, dueño y cofundador de
Specialized ECU Repair. Hacia el final de nuestra conversación, me dejó caer la
bomba. Debo admitir que el monstruo frugal en mí en un inicio rechazó el
comentario de Jorge por considerarlo totalmente fuera de lugar. Pero Jorge es mi
surfista estrella y alumno consentido de Profit First, así que mantuve la boca
cerrada mientras me explicaba lo que quería decir.
“Mi mamá tenía un buen trabajo como ejecutiva de una farmacéutica”,
comenzó Jorge. “Hace mucho tiempo, cuando estaba en la universidad, estábamos
de compras en Bed Bad & Beyond. Ella estaba comprando cosas como loca.
Como en esa época yo tenía como 60 dólares en mi cuenta bancaria y no podía
imaginar comprar tantas cosas, le pregunté: ‘¿Alguna vez haces un presupuesto
para las cosas que compras?’ Fue entonces cuando me dijo: ‘Cuando ganas
suficiente dinero, no tienes que tener un presupuesto’”.
“Podría parecer incorrecto, pero, como uso el sistema Profit First, no tengo
que hacer tantos presupuestos”, continuó Jorge. “Cuando salimos de vacaciones,
hacemos lo que queremos. No estamos locos; no nos hospedamos en el Four
Seasons, pero vamos a donde queremos y hacemos todas las actividades que se
nos antojan. Nunca pensamos si podemos pagarlo o no. No soy millonario, pero,
como sigo el sistema Profit First, no tengo que restringirme cuando viajo ni pagar
de mi bolsa.”
Ah, entiendo. Un presupuesto, en este caso, es una restricción. Y, en lo que
respecta al sistema Profit First, implementamos muchas restricciones (buenas)
para lograr que el negocio sea rentable. Pero cuando el dinero sale y llega el
momento de las recompensas, las restricciones, dentro de lo razonable, se dejan
de lado.
Como a mí, a Jorge no le gusta usar tarjetas de crédito. Como sigue el sistema
Profit First, no tiene necesidad de hacerlo. Él y José simplemente observan las
ventas y, cuando llegan al mínimo de cada mes, saben que todo está bien. Han
creado un estilo de vida que aman y que pueden costear porque saben que pronto
van a recibir sus ganancias y que su negocio puede seguir creciendo sin ellas.
El sistema Profit First te ayuda a crear el estilo de vida que quieres, aunque
estés comenzando apenas a implementarlo. Laurie Dutcher, directora ejecutiva y
dueña de Secretly Spoiled, una empresa que comenzó a usar el sistema Profit First
hace tres años, compartió conmigo que llevó a su familia a sus primeras
vacaciones en Disney usando las ganancias trimestrales que había recibido por
primera vez en la vida (lo cual fue hace dos años y nueve meses).
“Estaba viviendo de un cheque a otro”, me dijo Laurie. “No estaba cobrando
un sueldo.”
Todo eso cambió en cuanto Laurie comenzó a implementar Profit First en su
bien organizado sistema. En meses, sus finanzas personales se estabilizaron y,
para cuando llegó la distribución del primer trimestre, tuvo suficiente dinero para
llevar a su familia a su primer viaje a Disney.
“El viaje fue maravilloso y hemos hecho algunos más desde entonces”, cuenta
Laurie. “Pero lo que en verdad me sorprendió, después de haber metido todo mi
dinero en mi negocio pensando que era la única forma de hacerlo crecer, fue que,
de hecho, ¡mi negocio comenzó a crecer más rápido cuando comencé a pagarme a
mí primero y a poner la ganancia en primer lugar!”
Como muchos de nosotros que estamos acostumbrados a “no hacer nada” para
construir nuestros negocios (incluyendo no tener un sueldo o retrasar
indefinidamente nuestra recepción de ganancias), Laurie tuvo que aprender cómo
darse permiso de usar el dinero que había ganado con tanto esfuerzo no sólo para
pagar su sueldo, sino para disfrutar y proporcionar experiencias a su familia que
mejoraran su calidad de vida y crearan recuerdos que podrían atesorar de por
vida. El negocio ya no era un monstruo comedinero. Ni por asomo. Más bien les
deseaba suerte a Laurie y su familia cuando partían a Disney por séptima vez.
Nadie se cansa de ese lugar.
Esto no te sorprenderá: todo lo que acabas de aprender sobre crear un
negocio en el que la ganancia esté primero se aplica también a tu vida personal.
Generas ingresos y gastas dinero. Tu ingreso a veces varía. Nunca sabes cuándo
pueda haber una crisis que haga mella en tu cuenta bancaria. Y tienes una visión
para tu vida, al igual que tienes una visión para tu negocio, la cual, antes de leer
este libro, tal vez creías que dependía de un boleto de la lotería o de algún otro
golpe de suerte.
Ahora ya lo sabes. Sabes que para ahorrar suficiente dinero para los tiempos
difíciles y para poder disfrutar los placeres de la vida, necesitas sacar ese dinero
antes de que te lo gastes en otras cosas. Sabes que un plato más pequeño te
ayudará a reducir la grasa de tu estilo de vida, a lograr lo que es más importante
para ti y a encontrar soluciones divertidas y creativas para conseguir lo que
quieres. Y sabes que la gran visión que tienes para tu vida no depende de la suerte
ni del destino. Puede ser ganada, no con dos dólares del Melate, sino con un
simple cambio de hábito, practicado de manera consistente.
¿Sabes qué? Eso es algo muy, pero muy importante. Has creado el milagro que
es hoy en día tu negocio, al implementar el sistema de Profit First, has asegurado
su grandeza, no sólo en términos de rentabilidad, sino también en términos del
impacto positivo que tu negocio puede tener en el mundo.
El estilo de vida de Profit First
La meta más importante del estilo de vida de Profit First es la libertad financiera,
que yo defino como hacer lo que elijas hacer cuando quieras hacerlo. Eso
cambiará con el tiempo. Jorge y José usaban sus ganancias para pagar muchas
vacaciones en Centroamérica, Canadá, Europa y Australia. Hoy, sus decisiones
son distintas. A Jorge le siguen encantando las aventuras, pero ahora está más
enfocado en ayudar a su esposa a terminar sus estudios de Derecho. José, su socio
de negocios, se enfocó en comprar y renovar una casa increíblemente hermosa
para su familia, la cual, es tan asombrosa que hasta ha sido usada en comerciales.
La libertad financiera significa que has alcanzado un punto en el que el dinero que
has ahorrado produce suficientes intereses como para que puedas mantener tu
estilo de vida y sigue creciendo sin parar. El camino hacia la libertad financiera
está lleno de pequeños y simples cambios de hábito que se sistematizan y aplican
tanto a tus negocios como a tus finanzas personales.
Ahora bien, no escribí este libro para darte lecciones sobre tu presupuesto
familiar ni sobre tu plan de retiro, pero sí sé esto: si eres dueño de un negocio, la
salud de tus finanzas personales depende de la salud financiera de tu negocio. De
hecho, la analogía de que tu negocio es como tu hijo es sólo precisa parcialmente.
Una mejor analogía es que tu negocio es tu gemelo siamés. Separarte de él es algo
que debe hacerse con absoluta precisión quirúrgica y, aunque la operación sea
exitosa, siempre compartirán una misma alma.
Así que, alma gemela, necesitas aplicar también a tu vida todo lo que estás
haciendo (y planeando hacer) para arreglar tu negocio mediante el sistema Profit
First.
1. Enfrenta la música. Este paso debería ser más fácil ahora que has
enfrentado la verdad sobre las finanzas de tu empresa. Suma todas las
facturas mensuales, más tus facturas anuales y la deuda que tienes.
2. Si no puedes pagar ninguna de tus deudas, deja de adquirir más. Congela
todas las compras que no puedas realizar en efectivo.
3. Establece un hábito personal de Profit First. Programa un retiro
automático de modo que, cada vez que te paguen, lo cual debería suceder
dos veces al mes, el día 10 y el 25, se transfiera de inmediato un
porcentaje a tu cuenta de ahorro para el retiro. Si tienes alguna deuda,
mantén ese porcentaje en 1% hasta que la deuda esté pagada. Usa para
liquidar la deuda cada centavo que te quede luego de haber pagado todos
los gastos innecesarios:
4. Establece tus “pequeños platos”. Crea cinco cuentas fundacionales,
múltiples cuentas para los gastos cotidianos y cuentas para los eventos
importantes:
a. Una cuenta de ingresos. Ésta es la cuenta en la cual harás los
depósitos. De esta cuenta vas a distribuir el dinero a las demás
cuentas. No lo uses para ningún otro fin.
b. La cuenta bóveda. En un inicio, ésta es la cuenta para emergencias, el
ahorro que debes tener a la mano para llegar a fin de mes si (borra
eso) algo malo sucede. Ahora, Suze Orman recomienda ahorrar el
equivalente a ocho meses de nuestros gastos, pero eso no es factible
de inmediato para el ser humano promedio que vive en este planeta.
Sin embargo, trabajarás para conseguirlo lenta y metódicamente. Ya
sabes, al estilo Profit First. Un buen saldo de inicio para la bóveda es
un mes de renta o de hipoteca. Si puedes disponer de ese dinero en
este momento, transfiérelo a la bóveda de inmediato. Recuerda, esta
cuenta debe ser de difícil acceso (por ejemplo, estar en un banco
diferente, no tener servicio de banca en línea, no tener chequera,
etcétera). Una vez que hayas erradicado las deudas, la bóveda crecerá
y crecerá, con la intención de que el efectivo que ahorras aquí llegue a
convertirse en una fuente de ingresos. Aquí es cuando el dinero te
genera aún más dinero.
c. Una cuenta de pagos recurrentes. Esta cuenta es para pagar tus
cuentas recurrentes, incluyendo las fijas (como la hipoteca o el
préstamo del coche), las variables (como las cuentas de servicios) y
las de corto plazo (como los plazos del tratamiento dental de tus
hijos). Determina el promedio mensual de tus cuentas recurrentes, más
10%. Luego, suma tus cuentas fijas. Suma los dos totales más el costo
de tus cuentas recurrentes de corto plazo: ésa es la cantidad que vas a
transferir de tu cuenta de ingresos a tu cuenta de pagos recurrentes
cada mes. Si la tienes, transfiere esa cantidad en este momento.
d. Cuenta de gastos del día a día (múltiple, si es necesario). Hay
muchos costos del día a día que son necesarios para mantener una
familia: comida, las galletas que venden las scouts, ropa, útiles
escolares, paseos, tenis, las galletas que venden las scouts, niñeras,
artículos de baño, llantas para la nieve, las galletas que venden las
scouts… bueno, está bien, tal vez he comido muchas de ésas. Sólo una
más. ¿No? Está bien. Ni una más.
Abre una cuenta de gastos del día a día para todas las personas de
la casa que sean responsables de pagar ese tipo de gastos y transfiere
la cantidad que esa persona necesita, los días 10 y 15, de la cuenta de
ingresos según los requerimientos. Por ejemplo, tanto mi esposa como
yo compramos cosas para la casa. Yo soy el rey de Costco, ella
compra el súper. Y los dos le ponemos gasolina al coche y pagamos
los gastos de los niños. Consigue una tarjeta de débito para cada
persona de modo que las compras se deduzcan de esa cuenta de
inmediato.
e. Cuenta para destruir las deudas. Esta cuenta recibe todo el dinero
restante que se va directamente a erradicar las deudas. Sigue el
consejo de Dave Ramsey, haz el pago mínimo de cada deuda. Luego,
sin importar las tasas de interés (a menos de que sean extremas), paga
primero la deuda más pequeña. Acaba con ella y luego pasa a la
siguiente. Ramsey dice sabiamente que liquidar una deuda, por
pequeña que sea, crea un impulso mental que te motiva a pagar el resto
de tus deudas más rápido. Recuerda, somos bestias emocionales, no
lógicas.
Tendrás acontecimientos importantes en tu vida, como comprar una casa, comprar
coches, pagar tus bodas (es más probable que tengas que pagar las de tus hijos…
quizá las tuyas), pagar la universidad una vez, otra vez y por último la de tu tercer
hijo. En cuanto a eso, hay buenos programas financieros. Ésta es sólo una lista de
ideas de algunas cuentas de las que te puedes beneficiar y que no son obligatorias.
Si tienes deudas, quiero que elimines tus tarjetas de crédito. Recuerda, es
mucho más fácil ceder a un comportamiento humano que resistir, así que eliminar
la tentación es la mejor solución.
Sin embargo, tengo una excepción. El ingreso de un empresario puede ser muy
impredecible. Podrías tener un mes excelente seguido de un mes con cero
ingresos, seguido de un mes no tan malo y luego de un mes que te lleva a pensar si
vale la pena tomarte todas esas molestias. Si sigues el sistema Profit First, tu
cuenta de compensación del dueño debería atender este asunto y tu ingreso
debería ser consistente. Pero, al inicio, probablemente no será así. Y, si eres una
empresa que está empezando, puede que al inicio no recibas nada de dinero. Por
esas razones, creo en mantener una tarjeta de crédito en caso de momentos
difíciles. Ponla en un sobre sellado que diga “Sólo para emergencias” y dásela a
un amigo en quien confíes. Hablo en serio. Debes eliminar cualquier tentación.
Así es como debes administrar tu tarjeta de crédito para emergencias al estilo
Profit First:
Cada trimestre, a medida que hagas avances en el pago de la deuda, reduce tu
límite de crédito en 50% de la cantidad que pagaste. Supongamos que tienes una
tarjeta de crédito con 10 000 dólares de crédito. Al final del trimestre habrás
logrado pagar 3 000 dólares de esa deuda (bien hecho, amigo mío). Ahora tienes
7 000 dólares de deuda y 10 000 de límite. Lo que quiero que hagas es que llames
a la empresa responsable de esa tarjeta y que les pidas que reduzcan tu límite de
crédito 1 500 dólares, es decir, 50% de la cantidad que pagaste en el primer
trimestre. Ahora tu deuda es de 7 000 dólares y tu límite de crédito es de 8 500
dólares. Al hacerlo, pones una barrera, un mecanismo que te protege y mantiene
bajo control el total de tu deuda (convéncete de que no está bien volver a
endeudarte con la tarjeta de crédito), mientras conservas una línea de crédito en
caso de que necesites fondos de emergencia en un mes lento.
Sigue este método cada trimestre hasta que el saldo de la tarjeta sea cero y tu
límite de crédito sea de 5 000 dólares. Pon esa tarjeta en un sobre sellado y
almacénala en un lugar seguro (sobra decir que tu tarjeta no es un lugar seguro).
Mejor aún, que tu amigo te la guarde. Es tu línea de crédito para emergencias.
Ahora, para aquellos de ustedes que dicen: “Pero, Mike, si cancelo mis
tarjetas, mi historial de línea de crédito bajará y mis tasas de interés se elevarán”.
Para eso, mi respuesta es ¡a quién le importa!
La meta aquí es eliminar el estrés financiero de tu vida al erradicar las
deudas, no consiguiendo mejores tasas de interés ni más deudas. ¿Recuerdas a
Jesse Cole, el dueño de las Savannah Bananas? Si él pudo eliminar 1.3 millones
de dólares de deudas en menos de dos años, tú puedes comprometerte a liquidar
las tuyas. Así es, quémalas. Tómate un par de licuados saludables, llénate de
energía y quema tus deudas. Conviértelas en cenizas.
Arranca la curita
El día en que mi hija me dio su alcancía de cochinito en un esfuerzo por ayudarme
a resolver la crisis financiera que yo mismo había generado, seguía teniendo
estacionados mis tres autos de lujo. Seguía siendo miembro del country club al
que nunca iba y tenía toneladas de gastos recurrentes que, con toda honestidad y
total vergüenza, ni siquiera era capaz de enlistar.
En las semanas y meses que llevaron a ese momento, sabía que se me estaba
acabado el tiempo, pero seguía aferrado a las trampas del estilo de vida que me
había ganado (pero que no había aprendido a administrar), el estilo de vida que
pensaba que merecía y al cual no quería renunciar. Pero el asombroso acto de
generosidad de mi hija me despertó a la realidad de que nada de eso importaba.
Es común para los seres humanos emocionales que somos renunciar
paulatinamente a las cosas que ya no somos capaces de pagar. Seguimos
esperando que algo “aparezca” y “nos salve” y, por tanto, nos revolcamos en el
dolor, con pequeños incrementos, tratando de ganar tiempo. Lo hacemos porque
odiamos perder. Más específicamente, tenemos un deseo mucho mayor de evitar
perder algo que de adquirir algo. Esta respuesta conductual se llama “aversión a
perder”.
La aversión a perder está en todas partes y es sumamente poderosa.
Combínala con el “efecto de la posesión”, la teoría que dice que le damos mucha
más importancia a algo que poseemos que a una cosa idéntica que no poseemos…
y estás tratando con una necedad similar a la de un niño de tres años enfrascado
en una guerra por conservar su amada mantita (“¡Es míaaa!”).
Por ejemplo, el hermoso Porsche rojo que has estado viendo… sería genial
tenerlo, claro, pero, una vez que lo tienes, es mucho más que “genial”. Ahora es
lo máximo (y tú también). Enceras el coche. Llevas de paseo a tus amigos. Te
tomas selfies con esa belleza roja al fondo de cada foto (sólo por accidente,
claro). Lo amas porque, ahora que lo tienes, tu relación con él ha cambiado,
aunque es el mismo coche que alguna vez admirabas en la agencia.
Luego te avisan que no hiciste otro pago. Si te vuelves a saltar otro, te
quitarán a tu bebé. Tu bebé. Entonces, ¿qué haces? ¿Regresas el coche? No,
cancelas la clase de ballet de tu hija (de todas formas ni le gustaba) y tu
membresía del gimnasio (de todas formas ni te gustaba) y el viaje a Los Cabos
(porque todo el mundo sabe que ir a Los Cabos es horrible… mucho). Comes
sopa instantánea todas las noches. Hasta cancelas el seguro del maldito coche y lo
mantienes seguro, estacionado en tu garaje hasta que vengan “tiempos mejores”.
¿Qué importa si no lo puedes manejar? Por lo menos no lo perdiste. Por lo menos
sigue siendo tuyo.
Yo me comporté de esa misma manera. Reduje todos los gastos que pude,
pero no los que debía. Luego, cuando no pude pagar una cuenta y las tarjetas de
crédito estuvieron al tope, eliminé algunas cosas más para sobrevivir. Al mes
siguiente eso volvió a pasar, sólo que todavía peor. Hacer malabares con las
cuentas y sacar dinero de abajo de las piedras eran una fuente de constante estrés.
Esa noche después de mi revelación con la alcancía, recordé lo que solía
hacer en el pasado, cuando el dinero era escaso en los primeros tiempos de
empezar un nuevo negocio: no reducía los gastos a cuentagotas. Los eliminaba
todos.
Era momento de regresar a lo que había funcionado. Era momento de arrancar
la curita.
Elimine todo. ¿Los autos de lujo? Adiós. (Reemplacé los tres coches con dos
modelos austeros usados). ¿La membresía del club elegante? Adiós. Las pequeñas
extravagancias como la cuenta de Netflix? Adiós. Y lo que lo hizo más fácil fue
que a nadie le importaba un comino. Quiero decir que de verdad a nadie le
importa. Supongo que ni te enteraste de cuando estaba pasándola fatal y no te
preguntaste ni por un segundo: “Mmm, ¿cómo le estará yendo con sus finanzas al
buen Mike?”. Y apuesto a que no estás llorando por mí tampoco en este momento.
Y está bien porque la realidad es así.
Muerte a las deudas
Ahora tu negocio te estará enviando trimestralmente un cheque por las ganancias
del periodo. ¡Yupi! ¡Hora de celebrar! ¿Y sabes cuál es la mejor manera de
celebrar cuando tienes una deuda personal enorme? Haz una fiesta de “muerte a
las deudas”. Es súper divertido y es más o menos así: en cuanto recibas tu cheque
por las ganancias, pon una canción que te prenda (yo elegiría “Seek and Destroy”
de Metallica, pero si no eres fan, pon lo que quieras. Pero, por el amor de Dios,
no vayas a poner “Escape” (la canción de la piña colada) de Barry Manilow
cantada por Rupert Holmes… queremos destruir las deudas, no hacerles el amor.
Luego, asegúrate de que tienes una copa de alcohol o de lo que te guste tomar.
Por último, toma 99% de las ganancias recibidas y úsalo para pagar deudas
(primero la más pequeña). Llama por teléfono y pide que te hagan el cargo a tu
tarjeta de crédito o hazlo en línea, pero hazlo de inmediato. Entonces, y sólo
entonces, levanta tu copa y di: “¡Salud por mí!”. Luego bailamos (o nos
sacudimos de atrás hacia adelante hasta sudar al ritmo de Metallica). La fiesta
termina como en diez minutos, ¿pero esa deuda? Se ha ido para siempre. ¿No fue
lo más divertido del mundo?
Tal vez pienses que estoy siendo sarcástico, pero no. Para mí, pagar las
deudas es ganar y ganar es divertido.
Usa el 1% restante de tus ganancias como mejor te parezca, pero tiene que
sentirse como una recompensa. Sal a cenar. Si no tienes lo suficiente para una
cena, compra un helado. Sin importar en qué lo gastes, disfrútalo. Celebra. Tu
negocio sigue trabajando para ti y al mismo tiempo está aniquilando tus deudas.
Las recompensas son una característica importante del sistema Profit First.
Debemos celebrar. Muchos expertos te dicen que sólo erradiques las deudas. El
problema es que, aunque reducir las deudas alivia el dolor, no proporciona mucho
placer que digamos. Experimentar ambas cosas es ideal, le da más impulso.
Destruir las deudas se siente bien y recordar el momento en que rompiste el
estado de cuenta de tu tarjeta al tiempo que disfrutabas de una buena botella de
vino se siente aún mejor.
Después de que hayas erradicado tus deudas principales: tarjetas de crédito,
préstamos bancarios y de la universidad, comienza a usar 45% de tus ganancias
de cada trimestre para liquidar las deudas a largo plazo que todavía tengas y
quédate con 55% para tu objeto o experiencia de consentimiento. Ésta es otra
táctica psicológica. Es más gratificante obtener la rebanada de pastel más grande
de tu trabajo y gastarla en lo que quieras que usar en eso la parte más pequeña.
Así que usa 45% para acelerar el pago de deudas a largo plazo, más allá de los
pagos mensuales habituales (hipoteca, letras del coche) y quédate con el resto
para cualquier locura que quieras. (¿Qué? Yo no juzgo. Puedes hacer lo que
quieras.)
Después de que seas dueño de tus autos y de tu casa y hayas eliminado las
deudas de cada rincón de tu vida, 100% de las ganancias es tuyo. Y más vale que
tu momento de celebración sea en grande. Me refiero a contratar un grupo de
música y tomar buen alcohol, tal vez pizza con doble queso en vez de la normal. Y
más vale que nos invites a mi esposa y a mí. Iremos encantados.
Congela tu estilo de vida
De acuerdo con la Ley de Parkinson, si tienes 10 dólares en la bolsa, gastarás 10
dólares. A medida que nuestro ingreso aumenta, la Ley de Parkinson entra en
acción y gastamos cada centavo extra que tenemos.
Ahora que sabes cuál es tu sueldo y que lo recibes, necesitas vivir lo que eso
significa. Luego vas a garantizar tu estilo de vida. Lo que eso significa es que, sin
importar qué tan bien resulten las cosas (y esto va a ser un reto porque ahora que
sigues el sistema Profit First las cosas se pondrán maravillosas), elevarás tu
estilo de vida en respuesta. Necesitas acumular efectivo (mucho) y eso significa
que no vas a comprar coches nuevos, ni muebles elegantes, ni vacaciones
exóticas. Durante los próximos cinco años, vas a dejar todo igual y vas a disfrutar
del estilo de vida que estás diseñando ahora de modo que toda la ganancia
adicional se acumule para darte la recompensa final: libertad financiera.
No entres en pánico ahora. No te estoy diciendo que no debes salir a cenar
con tu pareja o irte de fin de semana (¿Estabas pensando en un hotelito pequeño?
A mí me gustan los hoteles pequeños.) Necesitas disfrutar la vida. Lo entiendo y
lo apoyo. Lo que te estoy diciendo es que, para que el sistema Profit First tenga un
impacto permanente en tu vida, necesitas crear una brecha lo más amplia posible
entre lo que ganas y lo que gastas. Cuanto más dinero reúnas, mejor, porque en
cierto punto el dinero comenzará a darte a ganar más dinero, por sí solo. El
dinero produce intereses y retorno por inversión. Y, recuerda, una vez que el
dinero que has acumulado produzca más dinero al año del que gastas, habrás
logrado la libertad financiera.
A continuación hay cinco reglas que te ayudarán a congelar tu estilo de vida
por los próximos cinco años:
1. Siempre empieza por buscar una opción gratis.
2. Nunca compres algo nuevo cuando te puedes beneficiar de eso mismo
usado. (En cuanto lo usas ya está usado de todas formas.)
3. Nunca pagues el precio total si puedes evitarlo.
4. Primero negocia y busca alternativas.
5. Retrasa compras grandes hasta que hayas escrito diez alternativas para
hacer la compra y hayas revisado cada una de ellas. Guarda tus antojos
para cuando llegue el momento de contar con tus ganancias trimestrales.
¡Yupi!
El estilo de vida de Profit First es un estilo de vida modesto, sin lugar a dudas.
Pero modesto no es lo mismo que tacaño. Puedes y vas a vivir muy bien (de hecho
mejor) cuando eres modesto que cuando quieres pasar por alguien que gasta
mucho. ¿Por qué? Porque la frugalidad elimina el estrés financiero, permitiéndote
apreciar y disfrutar mejor las cosas y experiencias que compraste. Las personas
que gastan mucho compran las mismas cosas, pero sus compras están
acompañadas de un estrés enorme. ¿Quién tiene tiempo para eso? Recuerda, la
pobreza bien vestida sigue siendo pobreza.
Si pensar en los próximos cinco años es demasiado para ti, está bien. Te tengo
un plan B. (Y si en cinco años eres un éxito, éste es tu siguiente paso después de
congelar tu estilo de vida.) Se llama “la plataforma”, un término que por un
tiempo ha estado flotando en los círculos empresariales, y que, hasta donde yo sé,
fue acuñado por Brian Tracy. La idea de esta plataforma es mejorar tu estilo de
vida gradualmente (y con conciencia) a medida que tu ingreso aumenta. Cada vez
que tu ingreso aumente, aparta la mitad del aumento para ahorro de modo que no
vas a mejorar tu estilo de vida, como sugiere la Ley de Parkinson, “usando todos
los recurso disponibles”.
Así que, por ejemplo, si ganas 100 000 dólares (luego de descontar los
impuestos, pagados por tu negocio) y tu estilo de vida de Profit First implica que
estás ahorrando 20 000 dólares al año y estás viviendo con 80 000; ahí es en
donde empiezas tu plataforma. La mitad de cualquier aumento en tu ingreso por
encima de 100 000 dólares irá directo a la bóveda. La bóveda comienza a
acumular dinero y pasa de ser el fondo “Dios mío, no tengo dinero” a “Válgame,
Dios. ¡Cuánto dinero!”
Digamos que tu ingreso se eleva a 135 000 dólares, un aumento de 35 000
dólares con respecto al año anterior. Tomarías 50% de los 35 000 dólares (17 500
dólares) y los pondrías en la bóveda. Esto te deja un poco más de 117 000
dólares. Como vives conforme al estilo de vida de Profit First, ahora tomas 20%
y lo apartas como ahorro. Con el incremento de tu ingreso, ahora esa cifra es de
23 400 dólares. Eso hace que tus ahorros anuales sean de alrededor de 50 000
dólares. Y ahora también estás viviendo con más dinero, 93 600 dólares para ser
exactos, un aumento de más de 13 000 dólares. Tu vida se mueve hacia adelante,
pero el sistema de la plataforma, combinado con el de Profit First, permite que tus
ahorros aumenten muy rápido, acercándote cada vez más a la libertad financiera.
Los niños y Profit First
Sin importar cómo consigues tu dinero, el universo parece encontrar una forma de
hacer que lo ganemos. Por esta razón, yo no les doy dinero semanal o mensual a
mis hijos. En cambio, hago una lista de tareas (distintas de sus labores cotidianas)
con tarifas de pago y la coloco en el refrigerador. (Puedes descargar una de la
sección Recursos en MikeMichalowicz.com.) Los niños deciden cuánto ganan
según cuánto trabajo realizan. Mientras escribo esto, mi hija está de vacaciones
por seis semanas en Hawái y las pagó con su propio dinero. Hace tres años se fue
a España con sus propios recursos. Claro que estoy presumiendo un poco como
padre orgulloso, pero también quiero dejar claro el punto de que para los niños la
meta de Profit First es lograr que aprecien el valor del dinero, aprendan a
administrarlo y dejen de lado cualquier idea de que tienen privilegios. Los
fundamentos para lograrlo son los siguientes.
Dales a tus hijos unos sobres para cartas y pídeles que los rotulen de la
siguiente manera:
1. Uno para el gran sueño, como el caballo de mi hija. Haz que ahorren en
este sobre 25% del dinero que ganan con las tareas domésticas.
2. Uno para ayudar a la familia. Ésta debe ser una cifra constante, por
ejemplo, cinco dólares a la semana para contribuir a comprar el súper o a
costear los entretenimientos familiares. La clave es tener una cuota fija de
modo que se habitúen a pagar algo con regularidad. Asegúrate de que la
cifra sea adecuada según la edad.
3. Uno para ayudar a la comunidad. Haz que ahorren de 5 a 10% en este
sobre para donarlo a alguna obra de caridad de su elección o para que lo
usen de alguna forma significativa… como empezar su propio negocio,
¡algo que ayude a la comunidad y genere dinero!
4. Uno para la bóveda. Aquí es donde van a ahorrar 10% de sus fondos para
alguna emergencia (esperemos que tus hijos nunca tengan una emergencia,
pero querrás que estén preparados desde el “día uno”). Este dinero se
convertirá en una fuente de inversión a medida que se vaya acumulando.
5. Uno para gastar en lo que ellos quieran: juguetes, música, libros, etcétera.
¡Déjalos ganar dinero y divertirse!
Sobra decir que los niños deben seguir la regla de oro de Profit First: siempre
distribuir el dinero en cuentas diferentes (sobres) antes de cualquier otra cosa.
Este sistema les enseñará mucho sobre el valor del dinero, cómo administrarlo,
cómo ganarlo, cómo financiar sus sueños. Puede que al principio se sienta extraño
(les estoy hablando a ustedes, padres sobreprotectores) y seguramente tendrán
algunos obstáculos, pero se trata de un enorme regalo para ellos. Imagina lo
distinta que hubiera sido tu vida financiera si alguien te hubiera enseñado estas
importantes lecciones y estrategias. O, si tienes la suerte de que tus padres te lo
enseñaron, sólo piensa lo mucho que te ha servido y lo mucho que les servirá a tus
hijos.
Es curioso. La historia de la “alcancía de cochinito” es la que más mencionan
los lectores. Les resulta memorable; sin duda, para mí lo fue. Está grabada para
siempre en mi cerebro y sé que será mi último pensamiento antes de morir.
Mi hija, Adayla, ya creció y fue aceptada para estudiar en Virginia Tech, mi
alma máter (¡Vamos Hokies!). Cuando la llevé a la orientación, nos detuvimos en
un restaurante. Mientras comíamos, mencioné la historia de la alcancía; no
habíamos hablado al respecto desde que tenía nueve años.
“¿De qué estás hablado?”, me dijo.
Le conté la historia y ella negó con la cabeza. No la recordaba en lo absoluto.
Por un segundo, me entristeció que un momento tan importante para ella fuera sólo
un recuerdo borroso. Luego caí en cuenta. Claro que no se va a acordar. Para
ella, ofrecerme el dinero que había ganado con esfuerzo, monedas y centavos, era
algo automático, como mantener la puerta abierta para que pase un anciano. Una
buena administración financiera y cuidar a los demás simple y sencillamente son
automáticos para ella. No necesita pensarlo ni tener habilidades adicionales; es
parte de su forma de ser.
Cuando dejé a Adayla en el campus, le dije el rollo habitual de aprovechar al
máximo la universidad, etcétera, etcétera. Krista y yo les pedimos a nuestros hijos
que participen en los gastos de su educación universitaria. Lo que Adayla aún no
sabe es que las últimas distribuciones de ganancias que he recibido ya pagaron su
universidad. El dinero que ella puso para eso en realidad se va a destinar para su
boda… y para un pastel de bodas en forma de alcancía de cochinito.
Actúa. Vive conforme a Profit First
Paso 1: Abre cuentas separadas para tus gastos personales siguiendo la
filosofía de Profit First.
Paso 2: Con base en tu ingreso más reciente y en “congelar tu estilo de vida”,
como expliqué en este capítulo, calcula con cuánto dinero estarás viviendo.
Paso 3: Reúnete con toda tu familia y hablen de números. Diles lo que estás
haciendo con el sistema Profit First y háblales del impacto positivo que tendrá
a largo plazo en la salud financiera. Y, si resulta de utilidad, puedes decirles a
los niños que este método fue algo que sugirió su “tío Mike”.
Capítulo 11
Cómo evitar que todo se derrumbe
El peor enemigo del sistema Profit First no es la economía, tu personal, tus
clientes ni tu suegra. (Bueno, podría ser tu suegra.) El peor enemigo del sistema
Profit First eres tú. El sistema es simple, pero tienes que tener la disciplina
necesaria para implementarlo de manera consistente y ahí es en donde muchos
fallamos. No congelamos las deudas por completo. No reducimos los gastos
relacionados con nuestro personal ni nos mudamos a una oficina más económica.
No desafiamos en lo absoluto las normas de la industria y tratamos de innovar.
Pero sí nos robamos a nosotros mismos, tomando dinero que originalmente estaba
destinado a ser ganancia para pagar las cuentas. Robamos de nuestra cuenta de
impuestos para pagarnos nuestro sueldo. Tomamos dinero prestado. Suplicamos.
Nos robamos. Y cuando dejamos que el sistema Profit First se derrumbe, ¿cuál es
la razón? Nosotros.
Cuando escribí la versión original de este capítulo, estábamos teniendo un
invierno muy duro en la Costa Este. Sé que otras partes del país también la
pasaron difícil, pero yo había estado tratando de quitar la nieve de mi casa
durante lo que parecían 84 años. Recuerdo no querer poner el canal del clima por
miedo a volverme loco de una vez por todas. No estoy seguro de qué estado la
pasó peor, pero, aunque mi corazón siente que fue mi amado Jersey, estoy casi
seguro de que fue Minnesota. De hecho, sé a ciencia cierta que fue Minnesota.
Anjanette Harper, una de mis mejores amigas (del tipo de amigos con quien
puedes compartir el desodorante en un viaje) y la mejor escritora de este planeta,
vive justo cruzando la frontera en Nueva York. Estábamos intercambiando
historias de guerra por teléfono sobre lo mucho que la tormenta había afectado
nuestras ciudades, cuando dijo: “Mike, sobreviví una caminata de 1.5 kilómetros
en el bosque de Minnesota… en enero. Nos mandaron a caminar con la nieve
cubriéndonos hasta la cintura, sin nada más que una brújula, unos cerillos y una
bolsa de granola. Este invierno no fue nada para mí”.
Luego, Anjanette me contó una historia muy graciosa sobre el Campamento
Widjiwagan (sí, ése es su nombre real), un campamento de invierno al que asistió
con sus compañeros de la escuela cuando tenía trece años y que está cerca de Ely,
Minnesota.
“Fue ridículo. Éramos un grupo de chicos de ciudad a los que habían enviado
a un campamento lo más al norte posible durante el mes más frío del año. No nos
permitían usar el único baño que había adentro, salvo para lavarnos los dientes
(en serio, la taza del baño estaba sellada con cinta) y teníamos que ponernos tres
capas de ropa más zapatos para la nieve para salir e ir a hacer pipí en el bosque.
Sólo intenta ir al baño en mitad de una noche muy oscura en un asiento congelado
dentro de una diminuta cabaña de madera, con dos manadas de lobos aullando
cerca de ahí”.
Me reí tanto que Anjanette me siguió contando más aventuras en el
Campamento Widjiwagan, pero no fue sino hasta que explicó cómo lograron los
consejeros que los asistentes al campamento cambiaran sus hábitos de
desperdicio cuando me di cuenta de que tenía que compartir esta historia contigo.
“La primera noche, luego de cenar, nos pidieron que pusiéramos las sobras de
comida de nuestros platos en una cubeta. Uno de los consejeros pesó las sobras y
anunció que habíamos logrado desperdiciar varios kilos de comida. Como éramos
un montón de niños ricos, respondimos con un: sí, ¿y qué?
”Entonces, nos dieron un sermón de cómo unos cuantos kilos de comida,
repetidos diariamente, se convierten en toneladas de desperdicios y, pronto, eso
llega a ser terrenos completos llenos de basura. Luego, nos dieron un ultimátum:
teníamos que reducir los desperdicios de cada comida a apenas unos centímetros
para finales de la semana. No recuerdo cuáles eran las consecuencias exactas si
no lo hacíamos, pero era algo horrible, como obligarnos a bailar unos con otros.”
Anjanette me explicó cómo, en los días siguientes, ella y sus compañeros de
la escuela se supervisaban unos a otros en relación con la comida que dejaban en
sus platos al final de cada comida. Hicieron estrategias y al final idearon
soluciones, entre las cuales la más importante era comer porciones más pequeñas
para empezar.
“Nos ayudamos entre todos”, dice Anjanette. “Si después de comer seguía
teniendo puré de papas vegano en mi plato y Ted y Brian querían otra ración, les
pasaba mis sobras. Nos animábamos unos a otros (o nos gritábamos, según el
caso) cuando nuestros platos tenían demasiada comida. Hacia el final, cuando
parecía que no íbamos a lograr nuestra meta, realmente nos presionábamos unos a
otros. Porque, hay que decirlo, acabábamos de llegar a la pubertad. Hubiéramos
hecho lo que fuera por evitar tener contacto con el sexo opuesto, mucho menos
bailar.
En la última cena, Anjanette y sus demás amigos se sorprendieron incluso a
ellos mismos: redujeron la cubeta a cero desperdicios. Cero. Nada de nada. Y
evitaron el baile.
En esencia, lo que Anjanette y sus amigos hicieron fue trabajar juntos para
garantizar el logro de su meta. Los beneficios de tener un grupo que pueda
apoyarte son numerosos. Los principales son:
1. Es más fácil que no desertes porque alguien más depende de ti y una buena
competencia tampoco le hace daño a nadie.
2. Cuando pasas por un proceso doloroso con alguien más, ese dolor
disminuye.
3. La acción de cumplir un plan o sistema con alguien más garantiza que es
más probable que hagas tu parte.
4. Cuando te reúnes habitualmente con tu amigo o grupo, entras en un ritmo
que hace que sea más fácil seguir en marcha y lograr tu meta. Las grandes
metas aspiracionales se fragmentan en metas más pequeñas y fáciles de
realizar.
El sistema Profit First funciona y tener algún amigo con quien compartir la
responsabilidad garantizará el éxito.
Hacerlo solo es el mayor error de todos (error número 1) que cometen los
empresarios al implementar el sistema Profit First, pero hay otros más. En este
capítulo, te compartiré algunos errores comunes y te diré cómo evitarlos a medida
que trabajas en la implementación de este sistema. No te preocupes. Ninguna de
mis soluciones implica que tengas que bailar. (Sin ofender a los lectores a los que
sí les gusta bailar.)
Error número 2: demasiado, demasiado pronto
Es extremadamente común que los empresarios nuevos en el sistema Profit First
empiecen a poner 20% o incluso 30% en sus cuentas de ganancias desde el inicio.
Al siguiente mes se dan cuenta de que no pueden darse ese lujo y sacan ese dinero
para pagar las cuentas, lo cual da al traste al proceso completo. Debes distribuir
las ganancias y no tocarlas, así que tienes que estar seguro de que tu negocio
pueda soportar la reducción correspondiente del ingreso de operaciones.
Para incrementar tus ganancias, necesitas volverte más eficiente, para dar los
mismos o mejores resultados a un costo más bajo. El sistema Profit First funciona
de la meta final hacia atrás. Hace tiempo, solías tratar de ser más eficiente para
obtener más ganancias. Ahora, al tomar primero tu ganancia, debes ser eficiente
para poder seguir con este proceso. Mismo resultado, pero al revés.
Por esta razón te sugiero que empieces con un pequeño porcentaje. No caigas
en la trampa de engolosinarte, apartando demasiada ganancia para luego tener que
regresar la mayor parte a tu cuenta de gastos de operación cuando llegue el
momento de pagar la nómina. Comienza con un pequeño porcentaje para generar
el hábito. Cada trimestre, mueve tus porcentajes de distribución cada vez más
cerca de tu meta al incrementarlos en 1 o 2% adicionales. Comenzar lento y
moverte lento y de manera deliberada te obligará a buscar formas de ser cada vez
más eficiente en lo que haces, si no te sentirás tentado a arrojar la toalla en cuanto
al sistema completo porque la presión es demasiado grande o sentirás la tarea
imposible.
Jorge y José, quienes una vez estuvieron motivados por los resultados que
obtuvieron con porcentajes bajos, distribuyeron 20% a su cuenta de ganancias y
muy pronto se dieron cuenta de que su negocio no podría mantener al mismo
tiempo esa cantidad de ganancia y su ritmo de crecimiento. Así que ajustaron el
porcentaje hasta que lograron un equilibrio con su distribución de la cuenta de
ganancias. Descubrieron que 9% de ganancia es lo suficientemente alto como para
marcar una diferencia real en sus fondos de emergencia y de celebración, pero lo
suficientemente baja como para no afectar su estrategia actual de dominio del
mercado.
Su estrategia es una innovación constante del ramo. Para lograrlo, pusieron en
marcha un plan de retención poderoso que consiste en pagarles a sus empleados
30% más de lo que indica la norma del ramo. Sí, les pagan más que la
competencia, lo cual les permite conservar a los mejores ingenieros del mercado,
mientras siguen siendo sumamente rentables en comparación con su ramo. Ése es
el poder de hacer a la inversa el proceso para obtener ganancias. Identificas los
elementos que favorecen las ganancias, en este caso, excelentes empleados que se
quedan contigo a largo plazo, te comprometes con eso y tiras a la basura lo que
no.
Jorge y José ajustaron los porcentajes de la cuenta de ganancias con
regularidad, incluyendo necesidades a corto y largo plazo. Han hecho todo bien.
Y, como prueba, tienen un negocio exitoso.
“Tener demasiado de algo bueno” es posible, incluso en lo que respecta a ver
crecer rápidamente tu cuenta de ganancias. Ya sea que cometas este error al inicio
de la implementación del sistema Profit First o más adelante cuando el futuro se
ve especialmente brillante, asegúrate de corregirlo lo antes posible, o te
encontrarás resbalando de regreso a la trampa de la sobrevivencia.
Error número 3: crecer primero (y dejar las ganancias para
después)
“Me gusta la idea del sistema Profit First, pero quiero que mi empresa crezca.”
Ésta es probablemente la objeción más común que escucho cuando comparto
este sistema con los demás. Demasiados empresarios creen que puedes tener sólo
una cosa o la otra: ganancias o crecimiento. Me enferma que tantos empresarios
piensen que esto es así. Eliges crecimiento o eliges ganancia, pero no puedes
tener los dos. ¡Mentira! Las ganancias y el crecimiento van de la mano. Las
empresas más saludables averiguan primero cómo ser rentables de manera
consistente y luego hacen todo lo posible para crecer conforme a eso.
Tal vez el atractivo de las cuatro o cinco mágicas historias de éxito que
escuchamos una y otra vez es la causa de este mito sobre las ganancias y el
crecimiento entre los empresarios. Ya sabes, historias sobre empresas que crecen
exponencialmente y, después de que suficientes inversionistas les dan dinero, se
convierten en grandes generadoras de ganancias. ¿No quieres ser el siguiente
Google o Facebook? Si es así, el camino es claro: cópiales. El problema con esta
estrategia es que las empresas que están detrás de estas mismas mágicas historias
de éxito son las que se ganan la lotería del juego empresarial. No son la norma, ni
por asomo. Son éxitos de uno en un millón, donde la forma correcta de actuar era
crecer, crecer y crecer y eso trajo consigo ganancias. No obstante, pensar en
“crecer a toda cosa” rara vez resulta en ganancias. De hecho, incluso es difícil
encontrar historias de este tipo porque la mentalidad de “crecer a toda costa” ha
producido un sinfín de negocios acabados, destruidos y hechos polvo de los que
jamás has escuchado porque nadie habla sobre los fracasos (y ésa es otra cosa
engañosa de nuestro comportamiento, llamada “sesgo de selección). Pero tal vez
estés familiarizado con Twitter.
Después de diez años en el negocio, Twitter sigue sin ser rentable. Ha perdido
2 000 millones de dólares desde 2011 y todavía tiene que descubrir cómo lograr
tener ganancias. Sigue contratando nuevos equipos gerenciales, nuevos líderes,
nuevo de todo para descubrir una manera de ser rentables, pero no lo logran. ¿No
es una locura? ¿Crecer primero y luego tratar de descubrir cómo generar
ganancias? Twitter está tratando de hacer justo eso y, a menos que aparezca un
milagro, su pozo de capital de inversión se va a secar. En el momento en que se
imprime este libro, por años han estado circulando rumores de que la empresa
está a la venta, pero nadie parece estar interesado. Tal vez los compradores están
volviéndose más exigentes y han decidido que, si una empresa no es capaz de
descubrir cómo ser rentable, ellos tampoco lo pueden hacer.
La ironía es que Twitter es sólo un ejemplo visible de lo que sale mal cuando
te enfocas en el crecimiento, dejando para después el tema de las ganancias. Esta
mentalidad está en todas partes1 y el escenario se repite en negocios de todos los
tamaños. Crecer a toda costa. Hasta que no quede dinero y la única alternativa sea
una muerte miserable y solitaria. Qué divertido.
Cuando Profit First, tu negocio de manera automática te mostrará el camino
del crecimiento. Me pregunto qué tan diferente sería Twitter si sus fundadores se
hubieran comprometido con tener un negocio rentable desde el día uno. A todas
luces sería una empresa muy distinta y mucho más saludable.
Tal vez las palabras de Mark Cuban, un empresario súper exitoso que
participó en el programa de televisión Shark Tank, dejarán las cosas claras. En un
post de su blog, de febrero de 2009, titulado “El plan de estímulos de Mark
Cuban” describe lo que se necesita para que los negocios tengan éxito y para que
él invierta dinero en su crecimiento. Mis puntos favoritos son el número 1 y el
número 4:
1. Puede ser un negocio que ya tenga tiempo de existencia o que esté
empezando.
4. Debe ser rentable en noventa días.
Yo creo que tienes que ser rentable empezando hoy mismo. Uno de los
inversionistas más famosos del mundo te da su bendición. Y te da un trimestre
completo.2
Error número 4: reducir los costos equivocados
Para este momento ya sabes que soy un fan de la frugalidad. Me fascina ahorrar
dinero y lo que más me gusta es cuando encuentro una forma de eliminar un gasto
por completo. Sin embargo, no se deben eliminar todos los gastos. Necesitamos
invertir en activos y yo defino activos como las cosas que dan más eficiencia a tu
negocio al permitirte obtener más resultados a un menor costo por resultado. Así
que, si un gasto te facilita obtener mejores resultados, adelante.
Una vez hice un recorrido por la fábrica de una empresa que hace cuchillos.
Cuando señalé que estaban usando herramientas viejas, uno de los dueños dijo:
“Sí. ¡Incluso tenemos sistemas de los años sesenta! Ahorramos mucho dinero
conservando nuestro equipo”.
Durante el recorrido, también me di cuenta de que los cuchillos que producían
no eran consistentes en términos de calidad. Algunos de los cuchillos estaban
afilados y otros no. Los mangos casi nunca eran uniformes. Por coincidencia, esa
misma semana había estado en otra empresa de cuchillos y noté que en una hora
de trabajo acumulativo eran capaces de hacer un cuchillo perfecto tras otro a un
volumen cuatro veces más que la empresa que estaba atrapada en la época de Los
Beatles y el amor libre.
El dinero se genera con eficiencia… invierte en eso. Si una compra va a
elevar tus ganancias y va a generar eficiencia significativa, busca formas de
reducir otros costos y considera conseguir equipo diferente o en descuento (o
recursos o servicios) en lugar de sacrificar la eficiencia a cambio de lo que tú
crees que será un ahorro.
Error número 5: “reinvertir”
Usamos términos elegantes para justificar el retirar dinero de nuestras diversas
cuentas para cubrir gastos. El más usado es “reinversión”, que no es otra cosa que
una forma de decir “pedir dinero prestado”. Yo lo he hecho. He “reinvertido”
dinero de mi cuenta de ganancias para cubrir gastos de operación y vaya que me
he arrepentido.
Cuando no tienes dinero suficiente en tu cuenta de gastos de operación para
cubrir los gastos, es una enorme señal de alarma de que tus gastos son demasiado
altos y necesitas encontrar una forma de arreglarlos rápido. En un caso entre un
millón, podría significar que estás distribuyendo demasiado dinero a la cuenta de
compensación del dueño o a la de ganancias. Esto sólo sucede cuando dispones
un porcentaje alto para esas cuentas. Y, cuando eso sucede, es porque estás
tomando un porcentaje de ganancia o un pago que no eres capaz de mantener;
todavía no se han implementado elementos que generen eficiencia y que puedan
mantener tu rentabilidad. Pero, una vez más, esta rara vez es la razón por la que tu
cuenta de gastos de operación está en números rojos.
Por otra parte, algunos empresarios siguen usando sus tarjetas de crédito para
operaciones cotidianas y las llaman líneas de crédito. Esto no es preciso. Es
dinero que no tienes. Tu límite de gastos en una tarjeta de crédito casi nunca es un
puente para llevar a flote a un negocio en momentos de escasez de flujo de
efectivo (por ejemplo, cuando un trabajo muy redituable no está pagando la cuenta
a tiempo, como debería). No. Las tarjetas de crédito se usan para pagar gastos, lo
cual genera deudas, simple y llanamente. Usar una tarjeta de crédito para cubrir lo
que no puedes pagar también es una llamada de atención de que tus gastos son
demasiado altos. Deja de usar las tarjetas de crédito y resérvalas para
emergencias legítimas o circunstancias únicas (como para hacer una compra que
te permitirá generar ingresos).
Cuando te encuentres en una situación en la que sientas que necesitas
“reinvertir” tus ganancias, haz un alto para reevaluar. Siempre hay una forma
mejor y más sustentable de mantener la salud de tu negocio. Necesitas reinvertir
ideas, no dinero.
Error número 6: asaltar la cuenta de “impuestos”
En el primer año o dos de implementar el sistema Profit First, puede que estés
atrapado en el embrollo de los impuestos porque sólo pagas los estimados. Por
ejemplo, quizá tu contador prepare estimados con base en el ingreso y las
ganancias que tuvo tu negocio en el año anterior y te diga que deberías hacer
pagos de 5 000 dólares cada trimestre.
A medida que crece tu cuenta de ganancias y de impuestos, tal vez te
sorprenda ver que estás reservando alrededor de 80 000 dólares de impuestos
cada trimestre. Viendo esto, tal vez pienses: “Oye, mi contador dijo que debería
pagar 5 000 dólares por trimestre. Estoy ahorrando demasiado para impuestos”.
Una vocecita dentro de tu cabeza quizá incluso te diga: “No toques ese dinero;
probablemente lo vas a necesitar para impuestos”. Y luego hay una voz más fuerte
que dice: “No. No te preocupes. Probablemente no lo vas a deber y, aunque así
fuera, tienes tiempo. Haz un retiro de 3 000 dólares para pagar tu sueldo y las
cuentas”. (Una voz aún más fuerte, que yo mismo he escuchado, podría decir:
“¿Por qué no empezar a rentar un auto deportivo con ese dinero? No sólo es un
gasto de negocios, sino que de inmediato te convertirás en el más sexy del
planeta”. ¡No escuches! ¡Peligro, Will Robinson! ¡Peligro!)
Gran error.
A medida que crece tu rentabilidad, tus impuestos también crecerán. De
hecho, pagar más impuestos es un indicador de que la salud de tu negocio está
mejorando. Ahora, no estoy diciendo que deberías pagar más impuestos de lo
necesario (los impuestos son sólo un gasto, como cualquier otro), pero debes
darte cuenta de que tus impuestos aumentarán a medida que lo haga la salud de tu
negocio. Así que no robes de la cuenta de impuestos, pensando que no necesitas
ese dinero para impuestos. Lo vas a necesitar.
A veces, incluso lo vas a necesitar más de lo que crees. Un año, me equivoqué
al pagar los impuestos estimados de cada trimestre y luego usé el dinero extra
para incrementar mi cuenta de compensación del dueño cuando descubrí que
quedaba dinero. ¡Idiota! Los estimados de impuestos están basados en el ingreso
del año pasado. Si ganas más este año (lo cual va a suceder), pagarás más
impuestos, pero tus estimados de impuestos no van a cambiar. Si gastas el dinero
“sobrante” de tu cuenta de impuestos simplemente porque distribuiste más de lo
que se calculó, estarás en shock cuando llegue el momento de pagar impuestos.
Habla con un contador que se especialice tanto en maximizar las ganancias
como en minimizar los impuestos (si no estás seguro de si es así, pídeles que
compartan su método)3 cada trimestre para evaluar cómo te está yendo con los
impuestos. ¡Y no saques dinero de la cuenta de impuestos! Tu negocio está
creciendo a saltos agigantados y definitivamente eso implica pagar impuestos más
altos en el futuro.
Otro problema relacionado con los impuestos tiene que ver con pagar las
deudas. Yo lo llamo pagar por tus pecados, porque, si tienes deudas que necesitas
liquidar, implementar el sistema Profit First va a ser doloroso en un inicio. Yo lo
sé muy bien, porque me pasó.
El problema es el siguiente: el gobierno te da beneficios fiscales por los
gastos, pero no considera como un gasto el dinero que apartas para pagar deudas.
Los cargos de tu tarjeta de crédito y los intereses y cuotas de la tarjeta de crédito
se pueden considerar como gastos, pero no los pagos que haces a tus tarjetas de
crédito.
No puedo creer que esté diciendo esto, pero, en este caso, el gobierno tiene
razón. Obtienes el beneficio fiscal el año en que haces la compra, sin importar si
pagaste por ese gasto en efectivo, con tarjeta de crédito o con fondos de un
préstamo bancario o línea de crédito. A medida que te vuelves rentable y liquidas
la deuda, pagarás impuestos por ese ingreso. Eliminar la deuda y pagar impuestos
se sentirá como una doble recompensa. Bueno, no tanto. Sólo necesitas pagar por
tus “pecados”.
Error número 7: agregar complejidad
A medida que el sistema Profit First ganó popularidad, descubrí un fracaso
completamente inesperado: la gente piensa que necesita ser más complejo. Es un
fenómeno extraño, pero muchos empresarios están tan acostumbrados a luchar con
detalles de contabilidad que sienten que necesitan luchar también con el sistema
Profit First. Y, si no tienen dificultades, piensan que algo debe andar mal. Así que
inventan reglas para agregar confusión. Sé que suena extraño, pero lo he visto una
y otra vez.
He visto a empresarios modificar sus estados de cuenta bancarios al
introducir depreciación o amortización de cosas. No lo hagas. El dinero es
dinero. O lo tienes o no lo tienes.
He visto a empresarios tomar una distribución de ganancias, ponerla en sus
ahorros y luego pagar con eso una compra o una contratación y decir que no es un
gasto porque salió de su bolsa. ¡Ah! Es una trampa. Y es un gasto. Las ganancias
son una recompensa (en la forma de distribución de efectivo) para los dueños de
las acciones del negocio y están muy por encima de su pago por trabajar en el
negocio (compensación del dueño).
El sistema es súper sencillo. Ha sido diseñado para que trabajes como estás
acostumbrado a hacerlo, por lo tanto, es fluido. No lo pienses en exceso. No le
agregues complejidad. No trates de hacer “más inteligente” el sistema. Sólo
siéntete cómodo con el hecho de que a veces obtener los resultados que quieres es
mucho más fácil de lograr que todo el trabajo que has invertido en lograr los
resultados que no querías.
Error número 8: no abrir las cuentas bancarias
Algunas personas intentan simplificar el sistema Profit First al no abrir las
cuentas bancarias. Simplemente le piden al contador que lo administre. Después
de todo, ellos son empresarios y no tienen tiempo para detalles “insignificantes”.
Así que usan una hoja de cálculo o modifican la tabla de cuentas en su sistema de
contabilidad para emular las cuentas bancarias estilo “plato pequeño” del sistema
Profit First. Luego, de inmediato, el sistema fracasa. Cuando esto sucede, culpan
al sistema, pero el problema es que no usaron el sistema.
El sistema Profit First está diseñado para estar en total consonancia con el
comportamiento natural que tienes tú, el empresario. Como entras a tu cuenta
bancaria para ver tu saldo y tomar decisiones, ahí es en donde debes tener Profit
First. Las hojas de cálculo y los informes generales de tu sistema de contabilidad
también son excelentes, pero al mismo tiempo llegan demasiado tarde. No los ves
en el momento en que tomas decisiones financieras; los ves después del hecho.
Idear un plan de batalla después de que la batalla ha terminado es inútil.
Con el sistema Profit First en el banco, estará frente a ti cada vez que veas tus
cuentas, lo cual te permitirá administrar tu rentabilidad y tus decisiones de flujo
de efectivo en tiempo real. Abrir tus cuentas significa que no puedes evitarlo y así
es exactamente como tiene que ser.
Profesionales especializados en Profit First
Aunque sin duda alguna puedes implementar el sistema Profit First y evitar los
errores más comunes tú solo, trabajar con un especialista de Profit First
(contadores, asesores de negocios y demás expertos capacitados y certificados
para ayudarte a generar rentabilidad en tu negocio) hará que sea más fácil.
Quieres trabajar con alguien que ha visto problemas en otras empresas antes que
tú (lamentablemente) los descubras por ti mismo. Es como trabajar con un
entrenador en el gimnasio en vez de entrenar solo. Los entrenadores te ayudan a
alcanzar más rápido tus metas de ejercicio; los especialistas del sistema Profit
First te ayudan a lograr ganancias más rápido y con menos problemas. Cuando
tienes un entrenador esperándote en el gimnasio, generas una responsabilidad y
tus sesiones de entrenamiento serán más seguras y más efectivas.
Si estás teniendo problemas para que tu contador se suba al barco del sistema
Profit First, te pido humildemente que consideres trabajar con un especialista de
Profit First. Lo puedes encontrar en ProfitFirstProfessionals.com
Mi propio negocio (y mi vida) han cambiado para mejor gracias al sistema
Profit First. Estoy eternamente agradecido por la estabilidad financiera que me ha
dado. Pero también sé lo fácil que es salirse del carril. Antes de que Debra, mi
contadora ninja comenzara a meterme en cintura, a mí me pasó, y he visto cómo
sucede en muchos negocios. La gente no sólo se sale del carril, se estrella contra
el muro.
Es fácil volver a caer en los viejos hábitos porque parecen tener sentido (no
es así) o porque nuestro contador dice que no deberíamos molestarnos (sí
deberíamos) o porque creemos que seremos más felices haciendo las cosas como
antes (no es así).
Te dejaré con una cita del gran atleta, Sir Roger Bannister, quien derribó el
mito de que no se podía correr una milla en menos de cuatro minutos: “Aquel que
sea capaz de forzarse un poco más allá de cuando el esfuerzo se vuelve doloroso
es aquel que ganará”.
Bien dicho, Sir Roger.
Actúa: ten una conversación seria con tu contador
Siéntate con tu contador o asesor (idealmente con los dos), de preferencia un
especialista en el sistema Profit First, e ideen un plan para garantizar que no
termines destinando demasiado de tu ingreso a tu cuenta de ganancias y, en
cambio, destines lo suficiente para tu cuenta de impuestos. Programa revisiones
trimestrales para asegurarte de que estás acumulando tus ganancias y demás
porcentajes de distribución al tiempo que estás reduciendo tus gastos de
operación.
Y, si por la razón que sea, no has implementado el sistema Profit First en el
banco, por lo que más quieras, hazlo ahora. Sigue el ejemplo de Claudio Santos,
quien me escribió desde Sudáfrica justo cuando estaba escribiendo las palabras
finales de este capítulo y me dijo: “Acabo de empezar tu libro. No lo puedo
soltar. Bueno, sólo estoy siguiendo tus instrucciones y haciendo lo que dices”.
Claudio abrió sus cuentas y me envió un correo para contarme al respecto, justo
como te pedí que hicieras en el capítulo 1. Sospecho que está a punto de ver un
giro positivo en sus ganancias.
Así es. Sólo hazlo.
1
Un artículo del 18 de febrero de 2016 titulado “Uber Says It Is Now Profitable in US” [Uber declara que ya
es rentable en EE. UU.] de Dan Primack, afirma que Uber declara que ya es rentable en todo Estados Unidos,
pero no queda claro cómo se están distribuyendo los gastos a lo largo de la presencia global de Uber y, en
consecuencia, no queda claro a partir de cuándo o cuán rentable es Uber. Sospecho que si usaran el sistema
Profit First, sería muy claro… ve la cuenta de ganancias: http://money.cnn.com/2016/03/21/technology/twitter10th-anniversary/
2
Consulta la estrategia completa de Cuban en su sitio web, en http://blogmaverick.com/2009/02/09/the-markcuban-stimulus-plan-open-source-funding/
3
He creado una lista de profesionales de Profit First que se especializan no sólo en maximizar tus ganancias
sino también en reducir tus impuestos. Elige la opción Find (encontrar) en http://ProfitFirstProfessionals.com y
te recomendaremos un experto.
Epílogo
Rick Barry es uno de los mejores tiradores de todos los tiempos. Ha sido
estrella de la NBA doce veces y es miembro del Salón de la Fama del Basquetbol,
mejor conocido como Naismith Memorial. Su récord de tiros libres es de 89.3%.
En la NBA, el porcentaje es de 75% y muchos jugadores fallan la mitad de las
veces. Dos de los mejores jugadores de basquetbol de todos los tiempos,
Shaquille O’Neal y Wilt Chamberlain, tenían un porcentaje de tiros libres de
menos de 53% y ambos fallaron más de 5 000 intentos de tiros libres en el curso
de sus carreras.
¿Cómo le hizo Barry para lograr tantos tiros libres? Tiraba al “estilo
abuelita”, es decir, por debajo del hombro.
En el tiro que se realiza por debajo del hombro, las manos del jugador toman
los lados de la pelota y ésta se coloca a la altura de la cintura. Luego el tiro se
realiza al llevar los brazos hacia arriba y arrojar la pelota hacia adelante.
Suceden dos cosas interesantes. Primero, el movimiento del brazo se simplifica
mucho. En oposición a un tiro por encima del hombro que requiere de la
coordinación de muchas más articulaciones (lee eso como más variables), el tiro
por debajo del hombro mantiene los brazos en un mismo lugar y las muñecas fijas
(lee eso como menos variables). El resultado es un tiro mucho más consistente. La
otra parte es que hace que el balón gire mucho más, lo que le permite caer en una
mejor posición. Si toca el aro, rebota verticalmente más a menudo, lo que permite
a la bola quedarse cerca del aro y significa que es más probable que entre.
Si intentas hacer un tiro al estilo abuelita de Rick Barry, tu porcentaje de tiros
libres disminuirá drásticamente. Y, no obstante, es probable que no lo vayas a
hacer frente a tus amigos. ¿Jugadores de basquetbol universitario o profesional
adoptando el estilo abuelita? Por supuesto que no. Aunque a los jugadores
profesionales les pagan millones por hacer puntos y usar el estilo abuelita al
momento de tirar les ayudará a anotar más puntos, los jugadores profesionales no
lo aprovechan. El miedo a verse estúpidos o inexpertos gana por encima de la
lógica, que les dice que un tiro por debajo del hombro les dará una tasa de éxito
más alta. También podría ayudarles a entrar a los libros de récords. Verás, Wilt
Chamberlain, el jugador que tenía el porcentaje más bajo de tiros libres, se
convirtió en una leyenda, en parte, cuando hizo cien puntos (rompiendo un récord)
a favor de los Guerreros de Filadelfia en un partido contra los Knicks de Nueva
York en 1962 y lo hizo lanzando tiros libres. De hecho, en ese juego rompió un
récord de tiros libres. ¿Cómo lo hizo? En ese juego, Chamberlain tiró al estilo
abuelita.
¿Quién diría que el estilo abuelita sería tan bueno? Me gustaría tirar como mi
abuela. Olvida eso. Quisiera seguir tirando como ella (porque lo hacía cuando era
niño) y nunca me volví demasiado cool para poner en riesgo el ganar puntos. Y
nunca, nunca he sido demasiado cool para poner en riesgo las ganancias (a pesar
de que nadie más pone las ganancias en primer lugar).
No podría estar más feliz de que el sistema Profit First está siendo adoptado
por mucha gente. Pero las probabilidades indican que aun así serás el primero de
tus amigos en implementar este sistema. Y, justo como hacen los amigos cuando
eres el primero en probar algo nuevo, se burlarán de ti. Bienvenido al tiro estilo
abuelita de la contabilidad y la administración financiera: Profit First. Al
implementar este sistema, las probabilidades de lograr éxito y satisfacción en los
negocios ahora están a tu favor. Pero para quienes no están familiarizados con el
sistema, podría parecer un enfoque raro o demasiado simplista de la contabilidad.
Cuando vayas rumbo a tu propia línea de tiros libres (el banco) y abras un
montón de cuentas que sabes cambiarán tu vida, puede que escuches palabras de
burla o desaliento. Está bien. Al igual que Barry, sabes que funciona. Y estás en
buena compañía. Diario, literalmente todos los días, recibo por lo menos cinco o
seis correos de gente que leyó el libro La ganancia es primero y que me cuenta
que aplicar el sistema ha cambiado por completo su negocio. Eso es sólo el
correo electrónico. También recibo constantemente posts de Facebook, tuits,
correo tradicional (aunque no lo creas) y llamadas, y algunas personas incluso
han escrito artículos sobre sus historias de éxito de Profit First. Algunas de esas
historias las he compartido contigo en este libro. Otras las he compartido en mis
conferencias. A algunas personas las entrevisto en mi podcast de Profit First. Y
todas están grabadas o fotografiadas y almacenadas en mi disco duro para la
eternidad. Erradicar la pobreza empresarial es mi misión de vida y mis lectores
son parte de ello. Tú eres parte de ello.
Me cuesta trabajo recordar todos los nombres, pero recuerdo las historias.
Como la de la granjera orgánica que, después de catorce años de pérdidas,
decidió rendirse y cerrar su granja. Antes de llevar a cabo su decisión, decidió
probar el sistema Profit First. En seis meses había visto sus primeras ganancias.
Se sintió revigorizada y su negocio estaba creciendo y siendo rentable. Una
pareja que cría caballos en mitad de Australia, en un pueblo con una población de
diez habitantes, me escribió hace poco. Su matrimonio estaba en juego porque su
negocio les estaba chupando el alma lentamente. Luego, leyeron La ganancia es
primero y pusieron en práctica lo que aprendieron. Esto salvó su negocio y su
matrimonio. He tenido noticias de incontables directores ejecutivos y empresarios
que recuperaron su confianza, su alegría y su salud mental, así como sus fines de
semana, y de personas que ya no están llenas de ansiedad, insomnio y otros males
ocasionados por el reto de dirigir un negocio que no es rentable.
En cuanto a mí, dirigir un negocio estilo Profit First me ha dado confianza
total en mis propias finanzas y me liberó de la interminable búsqueda de un pago
grande. Ya no estoy buscando el Santo Grial… no lo necesito. No espero que un
día alguien llegue y me salve del negocio que está acabando conmigo y que me
tiene viviendo de un cheque a otro. Hoy mis negocios son rentables y seguirán
siéndolo mañana, el próximo mes y los años siguientes. Estoy libre de deudas y
disfruto ganar una pequeña batalla financiera tras otra… todos los días 10 y 25
del mes.
La respuesta normal para arreglar problemas es tratar de cambiar nuestros
hábitos. En El poder de los hábitos, Charles Duhigg dice que los hábitos son un
“clic, zumbido”. Detonados por algo (como una cuenta bancaria vacía), clic,
entramos en nuestra rutina reaccionaria, como hacer llamadas de cobranza
basadas en el pánico, por ejemplo, zumbido. Como Duhigg señala en el libro,
cambiar nuestros hábitos es posible pero también es muy, pero muy, difícil. En
cambio, los sistemas simples que capturan las partes buenas de nuestros hábitos y
nos protegen de las partes malas traerán consigo un cambio positivo y
permanente, rápido.
Eso es justo lo que es el sistema Profit First: un sistema simple que funciona
con nosotros tal y como somos. Lo único que tienes que hacer es seguirlo. No
necesitas tener una maestría ni un curso de contabilidad ni empezar a devorar
artículos del Wall Street Journal. Ni siquiera necesitas saber cómo leer tu estado
de cuenta, tu informe de flujo de efectivo o tu hoja de balance. No tienes que
cambiar ni “arreglar” lo que eres para que esto funcione. Simplemente es así.
¿Por qué te pediría que cambiaras lo que eres? Has sido capaz de hacer
crecer tu propio negocio maravilloso haciendo lo que haces y eso es asombroso
en todo sentido. Ahora lo único que necesitamos es capturar tus hábitos buenos
para el dinero y erradicar los malos con el fin de protegerte de tu “humanidad”.
Es así de sencillo. Vamos a poner primero la ganancia. Punto.
Fíjate en la meta. Ignora a los que te quieran desanimar. Agarra la pelota y
lanza un tiro al estilo abuelita. No prestes atención a lo que otros piensen;
simplemente todavía no lo entienden. Justo como Barry (y Chamberlain en ese
juego legendario) acumularon puntos, tú verás crecer tus ganancias y tu negocio
mientras haces lo que te resulta natural. Y, confía en mí, estoy seguro de que no te
verás como una abuelita, más bien te verás como un empresario genio.
No necesitas un milagro, ni una noche de suerte en Las Vegas. No necesitas
dinero caído del cielo, ni un cliente colosal ni un fenómeno a nivel mundial para
cumplir la visión que has tenido para tu negocio desde que abriste tu primer juego
de cartas de negocios. Simple y sencillamente necesitas poner primero la
ganancia y todo lo demás caerá en su sitio. No es gran ciencia y no necesitas el
karma para lograrlo. La libertad financiera realmente está a unos platos pequeños
de distancia.
Agradecimientos
Si hubiera tenido que hacer este proyecto solo, me habría tomado diez veces
más y este libro sería una décima parte de lo que es hoy. Mientras hojeo las
páginas por última vez antes de que se vaya a la imprenta, se me pone la piel de
gallina. Realmente creo que este libro va a cambiar al mundo. Y la razón por la
cual lo hará es gracias al incansable esfuerzo de un ejército de colegas y amigos
maravillosos, todos movidos por el deseo de servir a los empresarios y ayudarlos
a que sus negocios se vuelvan rentables de manera permanente.
Lo más importante, quiero agradecer a Anjanette Harper, quien escribió este
libro conmigo. Cuando hicimos la primera versión de La ganancia es primero, la
meta era simplemente “escribir un libro que pudiera cambiar al mundo”.
Modificar esa primera versión para que se convierta en este segundo libro, ha
hecho que esto sea aún mejor y puedo afirmar con orgullo que “va a cambiar al
mundo”. Anjanette, eres el yin de mi yang. ¡Llevamos cinco libros y nos faltan
otros veinte!
Cuando un hombre ordena un sándwich de betabel y cuatro cafés a la hora de
la comida, sabes que estás trabajando con alguien que juega en el siguiente nivel.
Kaushik Viswanath, mi editor en Portfolio, revisó página por página, oración por
oración, docenas de veces para lograr que La ganancia es primero fuera aún más
fácil de dominar, sin afectar el sistema, el tono ni mi estilo. Gracias, Kaushik por
empoderar aún más el concepto de Profit First y por empoderarme a mí aún más.
Gracias a Liz Dobrinska, mi diseñadora gráfica, quien dijo “tengo una idea” y
le dio una poderosa visualización a conceptos vagos. Un gran hurra para Go
Leeward (goleeward.com), sin duda, la mejor agencia de conferencistas del
planeta, la cual me ha ayudado a viajar por todo el mundo para hablar sobre el
sistema Profit First frente a cualquier persona que tenga ganas de escuchar.
Hay algunas personas que están tras bambalinas y que pasan todos los días
capacitando a contadores, asesores y empresarios en el sistema Profit First. Son
verdaderos guerreros de las ganancias. Quiero agradecer a Ron Saharyan (mejor
conocido como Obi-Ron Kenobi), quien es uno de los mayores admiradores del
sistema Profit First. Si alguna vez te encuentras en la calle a Obi-Ron, es
probable que te dé una estampa, un libro o una camiseta de Profit First. Mil
gracias a Kristina Bolduc (mejor conocida como Kebby), quien mantiene en
marcha al equipo de profesionales de Profit First y a Erin Moger (mejor conocida
como Mo), así como a Mike Scalice (mejor conocido como el leñador hawaiano),
quienes, en conjunto, ayudan a un negocio tras otro a dominar el sistema Profit
First.
Mis agradecimientos no estarían completos sin agradecerte a ti, el valiente
empresario. Tú eres la definición de superhéroe. Estás luchando por lograr
rentabilidad para ti, tu familia, tus empleados, tu comunidad y nuestro mundo.
Sigue luchando, superhéroe. Sigue luchando.
Y, por último, pero sin duda alguna la primera en mi alma, gracias a Krista. Te
vivo y te amo.
Apéndice 1
Guía rápida para echar a andar el sistema Profit First
Lo que tienes que hacer una sola vez
Abre las cinco cuentas fundacionales con tu banco actual. Que sean cuentas de
cheques. A este banco lo llamaremos banco 1. Las cuentas son: 1. ingresos; 2.
ganancias; 3. compensación del dueño; 4. impuestos; 5. gastos de operación.
Abre dos nuevas cuentas en un banco diferente. A este banco lo llamaremos
banco 2. El objetivo aquí es eliminar la tentación de “pedir dinero prestado” de
esas cuentas: 1. ganancias guardadas; 2. impuestos guardados.
Determina los PDM (porcentaje de distribución meta) de tu negocio, usando la
Evaluación
Instantánea
(ve
el
apéndice
2
o
entra
a
MikeMichalowicz.com/Resources). Pero comienza implementando los PDA
(porcentajes de distribución actuales) que tu negocio puede afrontar de manera
razonable para el resto del trimestre actual.
Todos los días
Todos los ingresos generados por ventas y por otros negocios se van directo a la
cuenta de ingresos.
Si estás usando cuentas avanzadas de Profit First, deposita los ingresos de
reembolsos, retenciones, etcétera, en las cuentas respectivas.
Dedica unos minutos diarios a revisar los saldos de tus cuentas del banco 1
para ver tendencias de flujo de efectivo para los aspectos clave de tu negocio.
¡No necesitas invertir más tiempo para ver cómo va todo!
Todos los días 10 y 25
Transfiere todos los fondos que se han acumulado a la cuenta de ingresos y a las
demás cuentas del banco 1 con base en los PDA que estás usando.
Transfiere todo el dinero de tu cuenta de ganancias del banco 1 a la cuenta de
ganancias guardadas del banco 2. Transfiere todo el dinero de tu cuenta de
impuestos del banco 1 a tu cuenta de impuestos guardados del banco 2. Esto
dejará un saldo de 0.00 para la cuenta de ganancias e impuestos en el banco 1.
Si estás usando técnicas avanzadas de Profit First, transfiere la nómina de los
empleados y otras cantidades fijas de la cuenta de gastos de operación a las
cuentas respectivas.
Toma los sueldos del dueño o dueños del negocio de la cuenta de
compensación del dueño. Deja en esa cuenta cualquier dinero restante.
Paga las facturas de la cuenta de gastos de operación.
Cada trimestre
Toma 50% del dinero que has acumulado en la cuenta de ganancias guardadas
como distribución de ganancias. Recuerda, este dinero es para los dueños del
negocio y no debe “reinvertirse” en la empresa.
Paga tus impuestos de la cuenta de impuestos guardados.
Reúnete con tu contador o con el especialista de Profit First que te asesora y
ajusten sus PDA para las cuentas de ganancias, impuestos, compensación del dueño
y gastos de operación para maximizar tu salud financiera.
Cada año
Revisa tus finanzas con tu contador, tus expertos en finanzas o con el especialista
de Profit First que te asesora.
Haz contribuciones anuales a la bóveda y a las cuentas para el retiro o haz
compras de capital adecuadas según lo determinen tú y tu experto en finanzas.
Apéndice 2
Formato de Evaluación Instantánea
Apéndice 3
Glosario de términos clave
AVERSIÓN A LA PÉRDIDA: Relacionada con el “efecto de la posesión”, la aversión a la
pérdida es el fenómeno psicológico que nos hace resistirnos a renunciar a lo que
ya tenemos, aunque sea por una ganancia igual o mayor.
BOLA DE NIEVE DE LAS DEUDAS: Término acuñado por Dave Ramsey, la “bola de nieve
de las deudas” es un enfoque que indica que hay que liquidar las deudas
empezando por la más pequeña. Esto ayuda a generar impulso para liquidar tus
deudas más grandes y lograr libertad financiera.
CONGELADOR DE DEUDAS: Poner las deudas en el congelador significa más que sólo
“no adquirir deudas nuevas”. Es un proceso riguroso, paso a paso, para reducir
gastos innecesarios con el fin de dejar de incurrir en nuevos gastos y encontrar
formas de volverte más rentable.
CONVENCIÓN DE PROFIT FIRST : Mi congreso anual de Profit First. Más detalles en
www.ProfitCON.us.
DÍA CERO / DÍA UNO: El “día cero” es el día anterior a la implementación del sistema
Profit First. El “día uno” es el día en que empiezas a implementar el sistema.
EFECTO DE LA POSESIÓN: Estudios de economía del comportamiento han demostrado
que tendemos a valorar mucho más lo que poseemos que lo que no.
EFECTO DE PRIM ACÍA: Nuestra tendencia a poner mayor énfasis en lo primero que
vemos. Así que, si las ganancias son importantes para ti, ponlas primero.
THE TOILET PAPER ENTREPRENEUR: Mi primer libro dedicado a cómo crear un negocio
con dinero, educación o experiencia limitados o nulos.
EVALUACIÓN INSTANTÁNEA: Los estados de cuenta y hojas de balance de ingresos
pueden ser tediosos y confusos. La Evaluación Instantánea es una herramienta que
te da una visión rápida y clara de la salud financiera actual de tu negocio.
INGRESO REAL: Al aplicar la Evaluación Instantánea, usamos el ingreso real como
una alternativa para las ganancias netas. En los casos en los que hay un uso
significativo de materiales y/o personal subcontratado, esos costos se restan del
ingreso para obtener el ingreso verdadero (es decir, el ingreso real) que genera la
empresa. En la contabilidad tradicional, los cálculos de las ganancias netas
pueden variar con base en distintas interpretaciones. El objetivo del ingreso real
es simplificar la variación de los cálculos.
LA PLATAFORM A: Un sistema que indica que debes mejorar tu estilo de vida
gradualmente a medida que tu ingreso aumenta.
LEY DE PARKINSON: La afirmación de C. Northcote Parkinson de que el trabajo se
expande para llenar el tiempo disponible es la misma tendencia que afirma que tu
negocio tiene que usar todos sus recursos disponibles. Esto también se conoce
como demanda inducida. Es la razón principal por la cual necesitas apartar tus
ganancias antes de que encuentres maneras de gastarlas.
MARGARITA: Un coctel delicioso hecho con tequila, triple seco y limón. Siempre se
sirve con sal escarchada. Te animo a que te tomes una como recompensa por
haber llegado al final de este libro.
(PORCENTAJES DE DISTRIBUCIÓN ACTUAL): Son los porcentajes actuales que usas para
distribuir el dinero a las diversas cuentas. Un PDM de 5% significa que, dos veces
al mes, vas a transferir 5% de tu saldo de la cuenta de ingresos a tu cuenta de
ganancias.
PDA
(PORCENTAJES DE DISTRIBUCIÓN M ETA): El porcentaje ideal de ingreso al que deberías
aspirar para realizar las distribuciones correspondientes a las cuentas de
ganancias, impuestos, compensación del dueño y gastos de operación. Poco a
poco vas a incrementar tus PDA para que se aproximen a tus PDM de ganancias,
impuestos y compensación del dueño. Poco a poco irás disminuyendo tu PDA para
los gastos de operación.
PDM
PRINCIPIO DE PARETO: También conocido como la regla 20/80, el Principio de Pareto
afirma que 80% de los efectos vienen de 20% de las causas. En otras palabras,
80% de tu ingreso tiende a provenir de 20% de tus clientes. Para aumentar tu
ingreso, intenta replicar y hacer más negocios con ese 20% de clientes.
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALM ENTE ACEPTADOS: Se trata de una serie de estándares
y procedimientos de contabilidad que usa la mayoría de los negocios. Estos
principios asumen que ventas – gastos = ganancias, con lo cual tratan las
ganancias como algo secundario.
PROFESIONALES DE PROFIT FIRST : Expertos en contabilidad certificados que conocen a
fondo
el
sistema
Profit First.
Para
encontrar
uno,
ve
a
www.ProfitFirstProfessionals.com.
SURGE: Mi libro sobre cuándo y cómo aprovechar la ola de la demanda de los
consumidores.
THE PUMPKIN PLAN: Mi libro sobre cómo optimizar tu negocio para lograr el máximo
de crecimiento.
TRAM PA DE LA SOBREVIVENCIA: Cuando operas tu negocio de un cheque al siguiente, te
encuentras en la trampa de la sobrevivencia, haciendo lo que sea por generar
ingreso, aunque vaya en contra de la visión de tu compañía y esté fuera de los
límites de las necesidades de tus clientes.
VENTAS – GASTOS = GANANCIA: La fórmula de la contabilidad tradicional que vamos a
cambiar por: ventas – ganancias = gastos.
Testimonios sobre
La ganancia es primero
Darnyelle Jervey: “Se siente bien estar construyendo un negocio que trabaja para
mí. La ganancia es primero me está ayudando a hacer realidad mi misión en mi
negocio.”
Darnyelle Jervey es dueña de Incredible One Enterprises, una empresa de
consultoría para optimizar negocios que asesora a empresarios experimentados y
a dueños de pequeños negocios que producen millones de dólares. En enero de
2015, comenzó a aplicar en su negocio el sistema Profit First. Había estado
ahorrando 10% de lo que ganaba y tenía un flujo de efectivo consistente, pero no
había estado obteniendo ganancias. Cualquier ganancia obtenida se quedaba en el
negocio con fines de reinversión.
Antes de que implementara el sistema Profit First, el fondo que Darnyelle
tenía, por ahorrar 10%, era de aproximadamente 65 000 dólares. En el último año
y tres meses, Darnyelle sumó a su cuenta otros 231 763.20 dólares de ganancias.
En el último año, Incredible One Enterprises ha crecido 258%.
Resultado: 296 763.20 dólares de ganancia, 258% de crecimiento del ingreso
y más de un millón de dólares en ventas.
Carrie Cunnington: “Las finanzas de mi negocio están limpias y bien organizadas.
Mi empresa es rentable (¡qué maravilla!), disciplinada, motivada y está bajo
control.”
Carrie Cunnington es fundadora de Cunnington Shift, una empresa de
consultoría que empodera a profesionistas exitosos para crear cambios positivos
y tener más satisfacción en sus vidas. Cuando en 2014 comenzó a aplicar el
sistema Profit First en su negocio, tenía un flujo de efectivo constante y, aun así,
vivía al día. Sin importar cuánto se esforzara, no lograba tener el control de las
finanzas de su negocio.
Con la dirección de Shannon Simmons, una de las especialistas que trabajan
en Profit First, Carrie implementó en su negocio el sistema Profit First y, después,
inspirados por lo que el modelo había hecho por su negocio, ella y su esposo
comenzaron a implementarlo también en sus finanzas personales. Para finales de
2016 habían erradicado todas sus deudas y habían enseñado a sus hijas a usar el
modelo.
Resultado: Libres de deudas y con ganancias trimestrales.
Christian Maxin: “Ahora sólo necesito 60 minutos a la semana para administrar
mis finanzas.”
Christian Maxin es el dueño de dP elektronik GmbH, una empresa con sede en
Isernhagen, Alemania, líder en soluciones de seguridad electrónica para puertas,
rejas, elevadores y bardas. Antes de usar el sistema Profit First, Christian se
sentía presionado todo el tiempo y estaba “siempre inseguro” acerca de las
finanzas de su empresa. Cada semana pasaba horas planeando y actualizando
hojas de cálculo.
Desde que implementó el sistema Profit First, en 2014, ahora Christian
invierte sólo una hora a la semana en la planeación financiera, se siente relajado
con respecto a las finanzas de su empresa ¡y duerme suficiente! Ha acumulado un
“colchón” significativo, que permite a su negocio compensar las pérdidas a corto
plazo que tienen lugar por las ventas y realizar sin ningún problema los pagos
mensuales de impuestos. En menos de dos años, Christian incrementó las
ganancias en 50%, lo cual se traduce en más de 250 000 dólares, e hizo crecer su
negocio 20%.
Resultado: Christian puede ver claramente la salud de su negocio: 250 000
dólares de nuevas ganancias y 20% de crecimiento para el negocio.
Paul Finey: “En cuanto tienes efectivo empiezan a aparecer oportunidades como
nunca.”
Paul Finney es dueño de October Kitchen, un servicio gastronómico que
ofrece comidas preparadas, frescas y congeladas, que se venden en tiendas de
comida para llevar y cuenta con envío a domicilio en Hartford y Connecticut. Paul
y su esposa, Alison, estaban frustrados porque no podían obtener más flujo de
efectivo por su arduo trabajo. No estaban cobrando un sueldo y eso estaba
afectando su motivación. En 2015, Paul encontró en Amazon el libro La ganancia
es primero y poco después comenzó a trabajar con un especialista de Profit First.
Desde la implementación del sistema Profit First, Paul siente que “ha
renacido”. Las ventas de October Kitchen han aumentado de 3 000 a 15 000
dólares por semana. Logró reducir los costos de los alimentos en 20% y la
empresa tiene una tasa de crecimiento anual estable de 10 a 15%. Tener efectivo
disponible permitió que Paul y Alison identificaran y aprovecharan las
oportunidades de crecimiento. October Kitchen espera una ganancia anual de un
millón de dólares en 2017.
Resultado: crecimiento de 500% en ventas semanales; reducción de costos de
20%.
Helen y Rob Faulkner: “Después de 18 años de estar en el negocio, por fin
sentimos que somos un éxito.”
Helen y Rob Faulkner dirigen y son dueños de Saddle Camp, campamento
para montar a caballo y escuela de equitación para niñas, ubicado a las afueras de
Sídney, Australia. Para cumplir un sueño que tenía desde pequeña, Helen abrió el
negocio a los 21 años. Después de veinte años de altibajos, estaba lista para
rendirse. El negocio estaba mal, pronto tendrían que reemplazar algunos ponis y
no tenían dinero guardado. Al borde de la desesperación, Helen le preguntó a
Siri, en su iPhone, si era momento de renunciar a su sueño. Luego le preguntó
cómo podría hacer que el negocio fuera más rentable y la respuesta que salió fue
Profit First.
En las primeras cuatro semanas de implementar el sistema Profit First, Helen
y Rob pagaron todas sus cuentas, pusieron en marcha un sistema para asignar
fondos para gastos y compras importantes y tuvieron su primer reparto de
utilidades. Consideran que el sistema Profit First es el “ingrediente que faltaba”
en su negocio, el cual les permitió mantenerlo.
Resultado: Helen y Rob cambiaron por completo su negocio y disfrutaron de
su primer reparto de utilidades a las cuatro semanas de haber iniciado el sistema
Profit First.
Haz que tu negocio trabaje para ti, obtén
ganancias de todos tus ingresos y garantiza
la rentabilidad de tu empresa.
En su manera franca y entretenida, Mike Michalowicz revela por
qué la fórmula tradicional ventas - gastos = ganancia no sólo es
contraria a la conducta humana, sino un mito que te encierra en un ciclo
interminable de vender más y aprovechar menos.
La ganancia es primero adopta un enfoque conductual de la contabilidad y
propone la siguiente fórmula: ventas - ganancia = gastos. Al obtener beneficios
en primer lugar y emplear sólo lo que queda en los gastos, transformarás al
instante tu negocio de un monstruo comedinero a una máquina generadora de
efectivo.
Usando el sistema de Profit First aprenderás, entre muchas cosas más, que:
• Con cuatro principios sencillos puedes simplificar la contabilidad y
facilitar la gestión de un negocio rentable revisando los saldos de las
cuentas bancarias.
• Un negocio pequeño y rentable puede valer mucho más que un negocio
grande que sobrevive al borde de su capacidad.
• Las empresas que logran una rentabilidad temprana y sostenida tienen una
mejor oportunidad para lograr un crecimiento a largo plazo.
Con docenas de estudios de casos, consejos prácticos y su característico sentido
del humor, Michalowicz ofrece el mapa a seguir para que cualquier empresario
gane tanto dinero como siempre soñó.
Sobre el autor
MIKE MICHALOWICZ creó y vendió dos compañías multimillonarias y es
cofundador de Profit First Professionals, una organización de contadores y
entrenadores de negocios que enseñan el sistema Profit First. Es excolumnista de
The Wall Street Journal, además de un reconocido orador que ha compartido sus
estrategias de negocio y emprendimiento en TEDx, creativeLIVE, INCmty y otros.
Es autor de los bestsellers The Pumpkin Plan y The Toilet Paper Entrepreneur.
Sus columnas han aparecido en Entrepreneur Magazine, Open Forum y Harvard
Business Review.
La ganancia es primero
Transforma tu negocio en una máquina de hacer dinero y logra una rentabilidad inmediata
Título original: Profit First
Publicado por acuerdo con Portfolio Penguin, un sello de Penguin Random House LLC
Primera edición digital: noviembre, 2017
D. R. © 2014, 2017, Mike Michalowicz
D. R. © 2017, derechos de edición mundiales en lengua castellana:
Penguin Random House Grupo Editorial, S.A. de C.V.
Blvd. Miguel de Cervantes Saavedra núm. 301, 1er piso,
colonia Granada, delegación Miguel Hidalgo, C.P. 11520,
Ciudad de México
www.megustaleer.com.mx
D. R. © Karl Spurzem, por el diseño de cubierta
D. R. © Mat Robinson / Enduring Images, por la fotografía del autor
D. R. © María Andrea Giovine, por la traducción
D. R. © Sofía Macías, por el prólogo
Penguin Random House Grupo Editorial apoya la protección del copyright.
El copyright estimula la creatividad, defiende la diversidad en el ámbito de las ideas y el conocimiento,
promueve la libre expresión y favorece una cultura viva. Gracias por comprar una edición autorizada de este
libro y por respetar las leyes del Derecho de Autor y copyright. Al hacerlo está respaldando a los autores y
permitiendo que PRHGE continúe publicando libros para todos los lectores.
Queda prohibido bajo las sanciones establecidas por las leyes escanear, reproducir total o parcialmente esta
obra por cualquier medio o procedimiento así como la distribución de ejemplares mediante alquiler o préstamo
público sin previa autorización.
Si necesita fotocopiar o escanear algún fragmento de esta obra diríjase a CemPro (Centro Mexicano de
Protección y Fomento de los Derechos de Autor, http://www.cempro.com.mx).
ISBN: 978-607-315-999-9
/megustaleermexico
@megustaleermex
Conversión eBook: eGIANTS, Pre-Impresión y Edición Digital
Índice
La ganancia es primero
PRÓLOGO. El coco de los emprendedores
INTRODUCCIÓN
CAPÍTULO 1. Tu negocio es un monstruo comedinero fuera de control
CAPÍTULO 2. Los principios fundamentales de Profit First
CAPÍTULO 3. Cómo implementar en tu negocio el sistema Profit First
CAPÍTULO 4. Cómo evaluar la salud de tu negocio
CAPÍTULO 5. Porcentajes de distribución
CAPÍTULO 6. Cómo echar a andar el sistema Profit First
CAPÍTULO 7. Destruye tus deudas
CAPÍTULO 8. Encuentra dinero dentro de tu negocio
CAPÍTULO 9. Técnicas avanzadas de Profit First
CAPÍTULO 10. Cómo es la vida según el sistema Profit First
CAPÍTULO 11. Cómo evitar que todo se derrumbe
EPÍLOGO
AGRADECIM IENTOS
APÉNDICE 1. Guía rápida para echar a andar el sistema Profit First
APÉNDICE 2. Formato de Evaluación Instantánea
APÉNDICE 3. Glosario de términos clave
Testimonios sobre La ganancia es primero
Sobre este libro
Sobre el autor
Créditos