Proceso administrativo ( PDFDrive )

Proceso
administrativo
REBECA CORDOVA LOPEZ
Red Tercer Milenio
PROCESO ADMINISTRATIVO
PROCESO ADMINISTRATIVO
REBECA CORDOVA LOPEZ
RED TERCER MILENIO
AVISO LEGAL
Derechos Reservados  2012, por RED TERCER MILENIO S.C.
Viveros de Asís 96, Col. Viveros de la Loma, Tlalnepantla, C.P. 54080, Estado de México.
Prohibida la reproducción parcial o total por cualquier medio, sin la autorización por escrito del titular de
los derechos.
Datos para catalogación bibliográfica
Rebeca Córdova López
Proceso administrativo
ISBN 978-607-733-083-7
Primera edición: 2012
Revisión editorial: Eduardo Durán Valdivieso
DIRECTORIO
José Luis García Luna Martínez
Director General
Jesús Andrés Carranza Castellanos
Director Corporativo de Administración
Rafael Campos Hernández
Director Académico Corporativo
Héctor Raúl Gutiérrez Zamora Ferreira
Director Corporativo de Finanzas
Bárbara Jean Mair Rowberry
Directora Corporativa de Operaciones
Alejandro Pérez Ruiz
Director Corporativo de Expansión y Proyectos
ÍNDICE
Introducción
6
Mapa conceptual
7
Unidad 1. La empresa como unidad económica
8
Mapa conceptual
9
Introducción
10
1.1. Concepto
11
1.2. Importancia
12
1.3. Clasificación
13
1.4. Áreas funcionales de las empresas
19
1.5. Recursos
24
1.6. El empresario
26
1.7. Ética empresarial
27
Autoevaluación
31
Unidad 2. Administración
34
Mapa conceptual
35
Introducción
36
2.1. Antecedentes
37
2.2. Concepto
41
2.3. Importancia
44
Autoevaluación
49
2
Unidad 3. Proceso administrativo
50
Mapa conceptual
51
Introducción
52
3.1. Concepto de proceso administrativo
53
3.2 Importancia
57
3.3 Etapas
57
Autoevaluación
60
Unidad 4. Planeación
63
Mapa conceptual
64
Introducción
65
4.1. Concepto de planeación
66
4.2. Importancia y beneficios
67
4.3. Principios
69
4.4. Etapas
70
4.5. Tipos de planeación
80
Autoevaluación
84
3
Unidad 5. Organización
89
Mapa conceptual
90
Introducción
91
5.1. Concepto de etapa de organización
92
5.2. Importancia
93
5.3. Principios
94
5.4. Etapas
96
5.5. Tipos de organización
97
5.6. Técnicas de organización
99
Autoevaluación
108
Unidad 6. Dirección
109
Mapa conceptual
110
Introducción
111
6.1. Concepto de dirección
112
6.2. Comunicación
115
6.3. Motivación
119
6.4. Supervisión
123
6.5. Autoridad
125
6.6. Liderazgo
127
6.7. Toma de decisiones
132
Autoevaluación
135
4
Unidad 7. Control
136
Mapa conceptual
137
Introducción
138
7.1. Concepto de control
139
7.2. Importancia
142
7.3. Etapas
143
7.4. Técnicas para el control
147
Autoevaluación
151
Bibliografía
153
Glosario
156
5
INTRODUCCIÓN
Todos los días nos relacionamos con empresas o al concluir nuestros estudios
vamos a trabajar en una de ellas. Las empresas nacieron antes de que se
originara el capitalismo industrial con el objeto de cubrir las necesidades
primarias del hombre, como: el tallado de la piedra, el trabajo de los metales, la
manufactura de prendas de vestir y ornamentales, etc.
La empresa se formó primero como fuente de abastecimiento de bienes
para el consumo, pero posteriormente funcionó como activador del desarrollo
de las fuerzas productivas. Al principio las empresas eran los pequeños talleres
artesanales, pero con la Revolución Industrial se generaron varios cambios en
la sociedad, crecieron las ciudades y el comercio, dando como consecuencia el
establecimiento de múltiples empresas cuyo objetivo era satisfacer las
necesidades de las personas.
Al crecer las empresas se necesitó realizar un cambio en su manejo, que
se llevaba de forma empírica a científica, siendo en la época de la Revolución
Industrial cuando empezamos a encontrar bibliografía de Administración, cuya
finalidad era establecer bases para el correcto manejo de las empresas.
Después del surgimiento de la administración en el siglo XIX, se han
presentado diversas corrientes administrativas con la intención de conducir a
las empresas, para que crezcan y tengan permanencia en el mercado. La gran
mayoría de estas corrientes indican que para ser correctamente administradas
las empresas y lograr los objetivos propuestos, deben de seguir una serie de
pasos que se conoce como proceso administrativo, que está formado por la
planeación, organización, dirección y control.
El objetivo de este material es ser una guía para el estudiante para que
identifique
la
importancia
de
la
administración
utilizando
el
proceso
administrativo, que le servirá no solo en su vida profesional, sino en la personal,
por que hoy es necesario administrar adecuadamente el tiempo, recursos
financieros, recursos materiales y tecnológicos, para lograr los objetivos
establecidos.
6
MAPA CONCEPTUAL
PROCESO ADMINISTRATIVO
Empresa
Etica empresarial
Pública
Privada
Funcionarios
Empresario
Clientes empleados
acreedores socios
Administrar
Recursos
Materiales
Técnicos
Humanos
Financieros
Proceso
Administrativo
Operativa, táctica,
estratégica
Planeación
Corto, mediano y
largo plazo
Misión, valores, objetivos, estrategias, políticas,
programas, presupuestos, procedimientos, manuales.
Organización
División del trabajo, organigrama, manuales, descripción
de puestos
Dirección
Comunicación, motivación, supervisión, autoridad, toma
de decisiones
Control
Estándares, medición, retroalimentación
Logro de
Objetivos
Permanencia
y/ó crecimiento
de la Empresa
7
UNIDAD 1
LA EMPRESA COMO UNIDAD ECONÓMICA
OBJETIVO:
El estudiante conocerá la importancia de la empresa como unidad económica,
a partir de su concepto, importancia, clasificación, áreas funcionales y recursos
necesarios para operar. También definirá al empresario y la ética empresarial.
Temario
1.1. Concepto
1.2. Importancia
1.3. Clasificación
1.4. Areas funcionales de las empresas
1.5. Recursos
1.6. El empresario
1.7. Etica empresarial
8
MAPA CONCEPTUAL
9
INTRODUCCIÓN
El hombre para poder subsistir ha tenido que realizar una diversidad de
actividades al principio solo y después en grupo, estas agrupaciones han
existido a lo largo de la historia, pero es hasta la edad media con el desarrollo
del comercio que se concretaron formando los talleres artesanales. Con el
nacimiento de máquina de vapor y los avances tecnológicos que se presentaron
en la Revolución industrial surge la empresa que se concibe hasta la actualidad.
Las empresas juegan un papel muy importante en la sociedad, porque
satisfacen las necesidades de bienes y servicios, crean fuentes de empleo,
fomentan la capacitación e investigación, además de ser fuente de ingresos del
gobierno, por lo se han tenido que clasificar. Para que las empresas puedan
funcionar necesitan recursos y realizar una división del trabajo, formando áreas
especializadas, para optimizar tiempos y recursos.
El empresario es una pieza importante para la permanencia y
crecimiento de la empresa, debe tener ciertas características que empujan el
desarrollo de su empresa, sobre todo contar con una ética empresarial que
contagie a los integrantes de la misma.
En esta unidad se desarrolla el tema de la empresa como unidad
económica, donde se habla de su concepto, importancia, clasificación, recursos,
áreas funcionales, el empresario y la ética empresarial
10
1.1. CONCEPTO
La palabra “empresa” proviene del latín emprenderé que significa iniciar una
actividad.1
A continuación mencionamos algunos conceptos de empresa:
Autor
Anthony Jay
Concepto
“Institución para el empleo eficaz de los recursos
mediante
un
gobierno
(junta
directiva),
para
mantener y aumentar la riqueza de los accionistas y
proporcionarle
seguridad
y
prosperidad
a
los
2
empleados”.
Concepto
Diccionario
“La entidad integrada por el capital y el trabajo, como
de la Real
factores de producción y dedicada a actividades
Academia
industriales,
mercantiles
de
prestación
de
Española
servicios, con fines lucrativos y la consiguiente
Isaac
“Es la unidad económico-social en la que el capital, el
Guzmán
trabajo y la dirección se coordinan para lograr una
Valdivia
producción que responda a los requerimientos del
José Antonio
“Es la unidad productiva o de servicio que,
Fernández
constituida según aspectos prácticos o legales, se
Arena
integra por recursos y se vale de la administración
responsabilidad”.3
medio humano en el que la propia empresa actúa”.4
para lograr sus objetivos”.
Concepto
o
“Petersen y
5
“Actividad en la cual varias personas cambian
Munch Lourdes, Administración, escuelas, proceso administrativo, áreas funcionales y
desarrollo emprendedor, p. 132.
2
Munch Lourdes, Fundamentos de Administración, p. 43.
3
Idem, p. 44.
4
Idem.
5
Idem.
1
11
Plowman
algo de valor, bien se trate de mercancías o
servicios, para obtener una ganancia o utilidades
mutuas”.6
Roland
“Conjunto de actividades humanas colectivas,
Caude
organizadas con el fin de producir bienes o rendir
beneficios”.
7
ACTIVIDAD APRENDIZAJE
1. Elabore una definición personal de empresa.
1.2. IMPORTANCIA
Propician
rendimientos
a los
inversionistas
Fomentan la
inversión
Satisfacen
necesidades de
la comunidad,
bienes y
servicios
Propician la
investigación y
el desarrollo
tecnológico
Empresa
Crean
fuentes de
empleo
(Importancia)
fuente de ingresos (trabajadores,
proveedores y
emprendedores.
Promueven el
desarrollo
económico y
social
Fomentan la
capacitación
y desarrollo
de
habilidades
6
7
Idem.
Idem.
Fuente de
ingresos
sector público
(impuestos)
12
1.3. CLASIFICACIÓN
Los avances científicos, tecnológicos, sociales, culturales y económicos han
originado la existencia de una gran diversidad de empresas que satisfacen las
necesidades de bienes y servicios:
Las siguientes son algunas características para clasificar las empresas:
I)
Actividad o Giro
II) Origen del Capital
III) Magnitud de la Empresa
IV) Criterio Económico
V) Constitución Legal8
I) Actividad o Giro
a) Industriales: Su propósito principal es producir bienes materiales de transformación
y/o la extracción de materias primas, asimismo, se dividen en:
2) “Extractivas: Cuando explotan recursos naturales, renovables y no renovables,
(empresas pesqueras, madereras, mineras y petroleras, etcétera)”.
3) “Manufactureras: Son empresas que transforman las materias primas en
productos terminados y pueden ser de dos tipos:
 De consumo final.- producen bienes que satisfacen directamente la necesidad
del consumidor; ejemplo (productos alimenticios, prendas de vestir, aparatos y
accesorios eléctricos).
 Producción de bienes de producción.- satisfacen preferentemente la demanda
de las industrias de bienes de consumo final, ejemplo productoras de papel,
maquinaria
pesada,
materiales
de
construcción,
productos
químicos,
9
maquinaria ligera etcétera”.
b) “Comerciales: son intermediarias entre productor y consumidor; su función
primordial es la compraventa de productos terminados y pueden clasificarse en:
8
9
Munch Lourdes, Fundamentos, pp. 44-48.
Íd.
13
1) Autoservicio: son grandes empresas comercializadoras que venden al público,
(supermercados, tiendas departamentales, grandes almacenes)”.10
2) Comercializadoras: distribuyen y venden una serie de productos de
productores nacionales e internacionales.
3) Mayoristas: cuando realizan ventas en gran escala a otras empresas
(minoristas) las cuales distribuyen el producto al consumidor.
4) Minoristas ó detallistas: éstas venden el producto al menudeo ó en
pequeñas cantidades al consumidor.
5) Comisionistas: venden mercancía que los productores les dan a
consignación, recibiendo por esta función una ganancia o comisión.
c) Servicio: dan servicios a la comunidad y pueden o no percibir gnancias
económicas por ello:
1) Transporte.
2) Turismo.
3) Instituciones financieras.
4) Servicios públicos varios:
a) Comunicaciones.
b) Energía.
c) Agua.
5) Servicios privados varios:
a) Asesoría.
b) Diversos servicios contables, jurídicos y administrativos.
c) Promoción y ventas.
d) Agencias de publicidad.
6) Educación.
7) Salubridad (hospitales).
8) Fianzas, seguros11
II) Origen del Capital.
10
11
Íd.
Munch Lourdes, Administración., p. 148.
14
De acuerdo con el origen del dinero o aportación y del carácter a quienes
dirijan sus actividades. Las empresas se dividen en:
a) Públicas. En éstas el capital pertenece al estado y, usualmente, tiene el
propósito de cubrir necesidades de carácter social, (Secretarias de
Estado, PROFECO).
b) Privadas. Si el dinero invertido proviene de privados y su finalidad puede
Empresas Privadas
ser lucrativa o altruista y pueden ser:
Nacionales
Los inversionistas son nacionales (Bimbo,
Grupo Carso)
Extranjeras
y La inversión es de origen extranjero y las
transnacionales
utilidades se reinvierten en su país de
origen (Volkswagen)
Multinacionales
El capital pertenece a varios países (CocaCola)
Globalizadas
Son de carácter mundial (Coca-Cola)
Controladoras
Un grupo de inversionistas maneja múltiples
empresas de diversos giros aunque no
Empresas Privadas
tengan relaciones entre sí. (Grupo Salinas)
Maquiladoras
Producen
bienes
para
diversas
organizaciones (sobre todo se encuentran
en las fronteras del país)
Franquiciatarias
Son empresas que venden su marca y su
Know-how
(forma
de
organización)
a
inversionistas independientes), ejemplo: Mc
Donalds
Familiares
Los socios de la empresa como los
directivos son miembros de una familia
(Televisa)
15
III) Magnitud de la Empresa.
La dimensión de la empresa se da por diversos factores como son el:
a) Financiero. Basado en el monto de su capital.
b) Personal ocupado. El número de empleados que laboran en una empresa es
comúnmente el parámetro que se utiliza para definir, la micro, pequeña,
mediana y gran empresa, Nacional Financiera
12
maneja un criterio que a
continuación se menciona:
Clasificación por número de empleados
Tamaño
Industria
Sector
Servicios
Comercio
Microempresa
1-30
1-5
1-20
Pequeña empresa
31-100
6-20
21-50
Mediana empresa
101-500
21-100
51-100
Gran Empresa
500 en
101 en
101 en
adelante
adelante
adelante
Fuente: Nafin
c) Producción. El grado de maquinación del proceso de producción define el
tamaño de la empresa. En una pequeña empresa por lo general la producción
es artesanal y sí en ocasiones está mecanizada requiere aún de mucha mano
de obra. La empresa mediana cuenta con más maquinaria y menos mano de
obra. La gran empresa está altamente mecanizada y/o sistematizada.
d) Ventas. Define el tamaño de la empresa con relación a la cobertura de
mercado y monto de ventas.
IV) Criterio Económico.
Este criterio lo define Diego López Rosado economista mexicano y las clasifica
en:
12
Nacional Financiera, Institución del Gobierno Federal, Banca de Desarrollo (Banco
de Segundo Piso), su misión es fomentar el desarrollo de la pequeña y mediana
empresa por medio de financiamiento, capacitación y asistencia técnica, desarrollo
del mercado financiero, con el fin de promover el crecimiento regional y la creación de
empleos para el país. Su página es http://www.nafin.gob.mx, México, 2010.
16
a) Nuevas.- Se dedican a la manufactura o fabricación de mercancías que no se
producen en el país, siempre que no se trate de sustitutos de otros que ya se
producen y que contribuyen en forma importante al desarrollo económico del
mismo.
b) Necesarias.- Tienen por objeto la manufactura o fabricación de mercancías que
se producen en el país en cantidades insuficientes para satisfacer las
necesidades del consumo nacional, siempre y cuando el mencionado déficit
sea considerable y no tenga su origen en causas transitorias.
c) Básicas.- Aquellas industrias consideradas primordiales para una ó más
actividades de importancia para el desarrollo agrícola o industrial del país.
d) Semi-básicas.- Producen mercancías destinadas a satisfacer directamente las
necesidades vitales de la población.
e) Secundarias.- Fabrican artículos no comprendidos en los grupos anteriores.13
V) Constitución Legal.
Este criterio se toma de acuerdo a la clasificación que considera la Ley General
de Sociedades Mercantiles y los tipos de sociedades son:
a) Sociedad en nombre colectivo
b) Sociedad en comandita simple
c) Sociedad de responsabilidad limitada
d) Sociedad anónima
e) Sociedad en comandita por acciones
13
14
Actividad o
s
Empresa
ión de las
Clasificac
f) Sociedad cooperativa14
Giro
 Industriales
 Extractivas
 Renovables
 No Renovables
 Manufactureras
 De consumo final
 Producción de bienes
de producción
Munch Lourdes, Fundamentos, pág. 48.
Ley General de Sociedades Mercantiles, Diario Oficial, Fuente:
http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/144.pdf, México, 2010.
17
 Comerciales
 Servicios



Autoservicio
Comercializadoras
Mayoristas
Minoristas ó detallistas
Comisionistas
Transporte
Turismo
Instituciones financieras
Servicios públicos varios:
 Comunicaciones
 Energía
 Agua
Servicios privados varios
 Asesoría
 Diversos servicios contables, jurídicos y
administrativos
 Promoción y ventas
 Agencias de publicidad
Educación
Salubridad (hospitales)
Fianzas, seguros








Nacionales
Extranjeras y transnacionales
Multinacionales
Globalizadas
Controladoras
Maquiladoras
Franquiciatarias
Familiares










 Públicas
Origen del
 Privadas
Capital
Magnitud de
la Empresa
Criterio
Económico
Constitución
Legal
15
 Financiero
 Personal ocupado
 Producción
 Ventas
 Nuevas
 Necesarias
 Básicas
 Semibásicas
 Secundarias






Sociedad en nombre colectivo
Sociedad en comandita simple
Sociedad de responsabilidad limitada
Sociedad anónima
Sociedad en comandita por acciones
Sociedad cooperativa
Elaboración de Rebeca Córdova López.
15
18
ACTIVIDADES APRENDIZAJE
1. Mencione mínimo 5 avances tecnológicos que han servido a las empresas
en los últimos años.
2. Investigue nombre de empresas, producto ó servicio que satisfacen y valores
que tienen y complete el siguiente cuadro:
Giro
Nombre de la empresa
Producto ó servicio
Valores
Extractiva
Manufacturera
Comercial
Turismo
Salud
Pública
1.4. ÁREAS FUNCIONALES DE LAS EMPRESAS
Para que las empresas logren sus objetivos es necesario realizar varias
actividades, para simplificarlas y facilitarlas se crea la división del trabajo y la
especialización, agrupando las actividades en áreas funcionales. Usualmente
una empresa se conforma de 5 áreas funcionales y fundamentales, al igual se
nombran áreas de responsabilidad, departamentos o divisiones y están de
manera interna relacionadas con la actividad de la empresa y son:
a) Producción
b) Mercadotecnia
c) Finanzas
d) Recursos Humanos
e) Sistemas.
Una empresa no es exitosa por la efectividad de un área, sino por la
coordinación de sus áreas.
Claro que es importante identificar el tamaño de la empresa, por que en una
empresa micro y pequeña, algunas de estas áreas se encontrarán integradas
en una sola área.
19
PRODUCCION
SISTEMAS
MERCADOTECNIA
AREAS
FUNCIONALES
RECURSOS
HUMANOS
FINANZAS
a) Producción.
En este se formulan y desarrollan los métodos para la elaboración de los
productos y/o servicios, al suministrar y coordinar: mano de obra, equipo,
instalaciones, materiales, y herramientas que se necesitan.
 Diseño del producto
1) Ingeniería del Producto
 Pruebas de ingeniera
 Asistencia a mercadotecnia
2) Ingeniería de la planta
 Diseño de instalaciones
 Mantenimiento y control del equipo
 Estudio de métodos
3) Ingeniería industrial
 Medida del trabajo
 Distribución de la planta
4) Planeación y control de la
Producción
producción
 Programación
 Informes de avances de la producción
 Estándares
 Tráfico
 Embarque
5) Abastecimiento
 Compras locales e internacionales
 Control de inventarios
 Almacén
6) Fabricación
7) Control de Calidad
 Manufactura
 Servicios
 Normas y especificaciones
 Inspección de prueba
20
 Registros de inspecciones
 Métodos de recuperación
16
17
b) Mercadotecnia
Cada día es necesario que las empresas conozcan las necesidades de sus
clientes, así como los factores que influyen en el mercado, para poder
satisfacerlos y ser competitivas. El área de mercadotecnia se encarga de crear,
promover, distribuir y vender bienes y servicios, en el momento y lugar más
conveniente, con calidad.
Esta área tiene como funciones:
1) Investigación de mercados
2)
Mercadotecnia
Planeación y desarrollo del producto ( Empaque, marca)
3) Precio
4) Distribución y logística
5) Ventas
6) Comunicación (Promoción, publicidad y relaciones públicas)
c) Finanzas
Todas las empresas tienen que trabajar con movimientos de dinero y el área
encargada es finanzas. Esta área se encarga de la obtención de recursos
monetarios y aplicación correcta de ellos, para adecuado funcionamiento de la
empresa, el objetivo es el máximo aprovechamiento y administración de los
recursos financieros.
16
17
Munch Lourdes, Fundamentos, pp. 52-53.
Elaboración de Rebeca Córdova López.
21
Finanzas
Financiamiento
 Planeación financiera
 Relaciones financiera
 Tesorería
 Obtención de recursos
 Inversiones







Contraloría
Contabilidad general
Contabilidad de costos
Presupuestos
Auditoría interna
Estadísticas
Crédito y cobranzas
Impuestos
d) Recursos Humanos
“En todas las empresas se cuenta con recursos humanos, siendo el recurso más
importante, el área encargada de su correcto manejo es Recursos Humanos, su
finalidad es conseguir y conservar un grupo humano de trabajo cuyas características
vayan de acuerdo con los objetivos de la empresa, a través de programas adecuados
de reclutamiento, selección, capacitación y desarrollo, las funciones principales de esta
área son”:18
1) Contratación y empleo
2) Capacitación y desarrollo
Recursos
Humanos
3) Sueldos y salarios
4) Relaciones laborales
5) Servicios y prestaciones
18
Íd.
 Reclutamiento
 Selección
 Contratación
 Introducción ó inducción
 Promoción, transferencia y ascensos
 Entrenamiento
 Capacitación
 Desarrollo
 Análisis y valuación de puestos
 Calificación de méritos
 Remuneración y vacaciones
 Comunicación
 Contratos colectivos de trabajo
 Disciplina
 Investigación de personal
 Relaciones de trabajo
 Actividades recreativas
 Actividades culturales
 Prestaciones
22
6) Higiene y seguridad
 Servicio médico
 Campañas de higiene y seguridad
 Ausentismo y accidentes
industrial
7) Planeación de recursos
 Inventario de recursos humanos
 Rotación
 Auditoria de personal
humanos
e) Sistemas.
En los últimos años se han creado diferentes tecnologías de información y
comunicación
(TIC),
que
incluyen
hardware,
software,
sistemas
de
comunicación (intranet), redes, entre otros; el área encargada de su
administración es el área de sistemas.
Esta área tiene como propósito satisfacer las necesidades de información
de la empresa de manera veraz y oportuna.
Sus
principales
funciones
son:
análisis
y
diseño
de
sistemas,
programación, operación, soporte técnico, capacitación, seguridad informática,
asesoría técnica, establecimiento de métodos y procedimientos informáticos.
Direccion
General
Producción
1) Ing. del producto
2) Ing. de la planta
3) Ing. Industrial
4) Planeac. y control
5) Abastecimiento
6) Fabricación
7) Control de calidad
Mercadotecnia
1) Inv. Mercados
2) Planeac. y
desarrollo
3) Precio
4) Distribución y
logística
5) Admón. y ventas
6) Comunicación
7) Estrategia de
mercadeo
Finanzas
1) Financiamiento
2) Contraloria
Recursos Humanos
1) Contratación y
2) empleo
3) Capacitación y
desarrollo
4) Sueldos y salarios
5) Relac. Laborales
6) Serv. y prestaciones
7) Higiene y seguridad
8) Planec. Rec. Hum.
Sistemas
1) Análisis y diseño
de sistemas
2) Programación
3) Operación
4) Soporte técnico.
5) Capacitación
6) Seguridad
informática
7) Asesoría técnica
8) Métodos y
procedimientos
informáticos
ACTIVIDAD APRENDIZAJE
1. Investigue que otros nombres reciben las áreas de:
23
Producción
Mercadotecnia
Recursos
Finanzas
Sistemas
Humanos
1.5. RECURSOS
Las empresas para que puedan lograr sus objetivos necesitan una serie de
recursos que son:
a) Recursos materiales.- se refiere a bienes tangibles, propiedad de la
empresa como:
 Planta y equipo: se conforma de edificios, terrenos, instalaciones,
maquinaria, equipos, instrumentos, herramientas, entre otros.
 Materias primas: incluye insumos para la producción, productos en
proceso y terminados.
b) Recursos técnicos.- son las herramientas e instrumentos auxiliares como:
 Sistemas de producción, sistemas de ventas, cobranza, administrativos,
etc.
 Marcas, fórmulas, patentes, etc.
c) Recursos humanos.- se refiere al personal de la empresa y su
importancia radica en que de ellos depende el manejo y funcionamiento
adecuado de los otros recursos. Las características de este recurso son:
creatividad, ideas, imaginación, sentimientos, experiencia, habilidades,
etc, que los diferencian unos con otros, están formados por:
 Obreros.- calificados y no calificados.
 Oficinistas.- calificados y no calificados.
 Supervisores.
 Técnicos.
 Ejecutivos.
 Directivos.
d) Financieros.- son los elementos monetarios internos y externos:
 Internos.- dinero en efectivo, aportaciones de socios, utilidades.
24
 Externos.- préstamos, crédito de proveedores ó instituciones bancarias,
emisión de valores.
OBJETIVOS
RECURSOS
EMPRESA
HUMANOS
FINANCIEROS
MATERIALES
TECNOLÓGICOS
ACTIVIDADES APRENDIZAJE
1. De una empresa comercial, de servicios e industrial indique los recursos
que necesitan.
Recursos
Empresa Industrial
Empresa servicios
Empresa comercial
Materiales
Técnicos
Humanos
Financieros
2. Imagine que va iniciar una empresa conteste lo siguiente:
a) Tipo de bienes ó servicios que va a producir.
b) Competencia
c) Recursos que necesita para funcionar.
25
1.6. EL EMPRESARIO
Es aquella persona que es impulsada por el deseo de ser independiente, de no
trabajar para otros, crea y desarrolla una idea que representa la posible
solución a los deseos o necesidades del consumidor, y que organiza, dirige y
asume los riesgos medidos de la creación y operación de su propio negocio. En
este proceso está latente la intención de vencer dificultades, esperadas e
inesperadas, que se cruzan por su camino.
¿Por qué lo hace?
1) Por su necesidad intrínseca de hacer las cosas a su manera, sin tener
que dar cuentas a nadie.
2) Por circunstancias inesperadas, como pérdida del empleo, alguna
enfermedad repentina, o una modificación en su situación económica
(herencia, lotería, etc.).
3) Atraído por una necesidad de mercado que está seguro que puede
satisfacer a un precio razonable y con una buena calidad.19
El empresario juega un papel muy importante para el desarrollo y
estabilidad de las empresas.
Cualidades del empresario:
a) Valentía.- les gusta tomar riesgos.
b) Visión.- tienen habilidad para plantear el
futuro.
c) Perseverancia.- constancia para lograr los
objetivos.
d) Autoconfianza.- poseen seguridad en sí
mismos, creen y enfrentan retos y los
Bill Gates (Microsoft)
superan.
19
Cualidades del empresario según Nafin fuente:
www.nafin.com/portalnf/get?file=/pdf/.../cualidades_empresario.pdf, México, 2010
26
e) Orientación hacia los resultados.- se orientan hacia la acción, son
realizadores.
f) Liderazgo.- conducen gente.
g) Creatividad.- crean algo nuevo ó novedoso.20
Muchas veces se considera que el empresario y el emprendedor es lo
mismo, porque ambos emprenden.
El espíritu empresarial está relacionado con la administración, pues si una
empresa logra sus objetivos es gracias a una buena administración, pero en
muchas ocasiones el empresario no es el administrador, porque la empresa es
dirigida por una persona que domina las técnicas y conocimientos
administrativos y el empresario es el que aporta los recursos financieros.
1.7. ÉTICA EMPRESARIAL
Tanto a nivel político y económico escuchamos a diario sobre beneficios
indebidos por fraudes, sobornos, corrupción, privilegios, competencia desleal,
productos en mal estado, etc., y esto es por falta de una ética empresarial, pero
que es la ética.
Etica proviene del latín ethica que es parte de la filosofía que estudia las
costumbres y la moral, es decir, las buenas costumbres.21
La ética pretende determinar una conducta ideal del hombre, trata de los
deberes que se imponen al hombre según los distintos aspectos o campos en
que se desarrolla su vida, de ahí su importancia en el desarrollo del ejercicio
profesional de los individuos y empresas.
Todas las empresas tienen una obligación ética hacia los grupos que las
constituyen: propietarios, accionistas, empleados, clientes, proveedores y la
comunidad en general; no solo en términos de normas y deberes como reglas,
sino en términos de valores: la libertad, la igualdad, la solidaridad, el respeto
20
21
Munch Lourdes, Administración, pp. 234-235.
Hernández Sergio, Administración, pensamiento, proceso, estrategia y vanguardia,
p. 22.
27
activo y el diálogo. Las empresas deben lograr los elementos éticos
fundamentales que permitan el desarrollo de los valores empresariales y no
orientarse solo a las utilidades, sin importar en entorno humano y ambiental.
La ética empresarial es una rama de la ética aplicada, que estudia las
cuestiones normativas de naturaleza moral que se plantean en el mundo de los
negocios, desde la gestión empresarial, la organización de una corporación, las
conductas en el mercado, las decisiones comerciales, etc.22
Aunque las organizaciones las componen personas, es vital el perfil ético
de los directores, porque si las decisiones corporativas están por encima de las
personas y los valores corporativos, no se va a lograr mucho.
Para la institucionalización de la ética empresarial
se utilizan: códigos de ética empresariales, documentos
formales, programas de formación, comités específicos,
asesorías, procedimientos documentados de decisión,
sistemas de gestión, entre otros.
En resumen podemos decir que la ética empresarial tiene que ver con la
verdad y la justicia de la empresa ante la sociedad, los consumidores, los
empleados, la competencia, publicidad, las relaciones públicas, responsabilidad
social y el comportamiento tanto en su país de origen como en el extranjero.
La revista Fortune23 indica que las 500 mejores empresas del mundo se
caracterizan por tener una ética empresarial.
ACTIVIDADES APRENDIZAJE
1. Describe la responsabilidad y compromiso de las empresas ante la sociedad
y el medio ambiente (mínimo media cuartilla)
22
La ética como fuente de ventaja competitiva. Fuente:
http://www.losrecursoshumanos.com/contenidos/297-definicion-y-enfoque-de-laetica-empresarial.html, México, 2010.
23
Revista que se publica en Estados Unidos y está especializada en negocios y
finanzas.
28
29
2. Investigue dos casos de empresas que tuvieron comportamientos no éticos.
Fecha
Nombre de la empresa
Caso
3. Define los siguientes valores:
No.
Valor
1
Justicia
1
Respeto
2
Colaboración
3
Dignidad
4
Calidad
5
Honestidad
6
Confianza
Significado
30
AUTOEVALUACIÓN
Anote en el paréntesis una “V” si la oración es verdadera ó una “F” si es falsa.
1) 1Las empresas nacieron después de la primera guerra mundial.
2) 2El objetivo de las empresas es satisfacer bienes y servicios.
3) 3Una importancia de las empresas es que son fuente creadora de
empleo.
4) 4Una empresa controladora es un grupo que maneja múltiples
empresas de diversos giros.
5) 5Se considera una pequeña empresa del sector comercio cuando
tiene de 101 a 500 empleados.
6) 6En el área de mercadotecnia se formulan y desarrollan los métodos
para la elaboración de los productos y/o servicios.
7) 7El área de mercadotecnia es indispensable en una empresa de
servicios únicamente.
8) 8 Los recursos materiales incluyen materias primas.
9) 9Las
empresas
comerciales
pueden
ser
extractivas
y
manufactureras.
10) 1Los recursos técnicos de una empresa incluyen los préstamos y los
0créditos.
11) 1Los recursos humanos pueden carecer en una empresa industrial.
12) 1Si el capital de una empresa pertenece al estado podemos afirmar
2que es una empresa de servicios.
13) 1El empresario es una persona dependiente, que le gusta trabajar
3como subordinado.
14) 1Cuando una empresa daña el medio ambiente está actuando con
4ética.
15)
Al empresario le gustan los retos y tiene confianza en sí mismo.
31
Respuestas:
1) F
2) V
3) V
4) V
5) F
6) F
7) F
8) V
9) F
10) F
11) F
12) F
13) F
14) F
15) V
Relacione las columnas y anote en el paréntesis la letra correspondiente a la
respuesta correcta:
1)
( )
Este tipo de empresas explotan recursos
naturales, renovables y no renovables.
a) Empresa
2)
( )
Cuando el capital pertenece al estado es una
empresa.
b) Franquicia
3)
( )
Empresa vende mercancía que los
c) Area de
Finanzas
productores les dan a consignación, recibiendo
por esta función una ganancia o comisión.
4)
( )
En esta área se encarga de crear, promover,
distribuir y vender bienes y servicios,
d) Extractivas
5)
( )
Conjunto de actividades humanas colectivas,
organizadas con la finalidad de producir bienes
o servicios.
e) Recursos
técnicos
6)
( )
Las marcas, fórmulas, patentes, etc., forman
f) Comercialcomisionista
parte de:
7)
( )
Son empresas que venden su marca y su
Know-how.
g) Empresario
8)
( )
Cuando se tiene habilidad para plantear el
h) Pública
futuro, se dice que se posee.
9)
( )
Persona que es impulsada por el deseo de ser
independiente, de no trabajar para otros.
i) Etica
10)
( )
Su propósito es el máximo aprovechamiento y
j) Visión
administración de los recursos financieros.
11)
( )
Es parte de la filosofía que estudia las
k) Mercadotecnia
32
costumbres y la moral.
Respuestas:
1) d
2) h
3) f
4) k
5) a
6) e
7) b
8) j
9) g
10) c
11) i
33
UNIDAD 2
ADMINISTRACIÓN
OBJETIVO:
Al concluir esta unidad el estudiante conocerá los antecedentes y el concepto
de la administración, además de identificar su importancia para el hombre.
Temario
2.1. Antecedentes
2.2. Concepto
2.3. Importancia
34
MAPA CONCEPTUAL
35
INTRODUCCIÓN
El fenómeno administrativo nació con la humanidad desde la época primitiva y
se sigue presentando hasta nuestros días.
La administración se aplica en todos los ámbitos geográficos y culturales,
desde el norte hasta el sur, con los asiáticos, europeos, africanos y americanos.
Cada día usamos la administración en varios momentos de nuestra vida para
aprovechar adecuadamente los recursos.
Una de las formas más cotidianas y sencillas de aplicación de la
administración en nuestra sociedad es en el hogar, donde se busca optimizar el
tiempo, el gasto, los ingresos, entre otros, y una de las más complejas es la
administración pública, por la cantidad de recursos que maneja.
En las empresas es vital la administración para poder coordinar los
recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos. Actualmente no
podemos desperdiciar los recursos, tenemos que optimizarlos y aprovecharlos
al máximo para poder ser más productivos y competitivos ante este mundo
globalizado.
En esta unidad se hablará de los antecedentes de la administración, su
concepto e importancia, para que el estudiante identifique lo elemental de su
aplicación.
36
2.1. ANTECEDENTES
La administración se ha dado desde los orígenes del ser humano, cuando era
nómada tenía que planear donde asentarse y organizarse para cubrir sus
necesidades, posteriormente siendo sedentario y formar grupos, sociedades y
pueblos, tuvo
que realizar las
actividades apoyadas en métodos y
procedimientos para lograr mayor productividad y eficiencia.
Para entender los antecedentes de la administración es un requisito
redescribir la relación del trabajo, ya que ahí es donde se enseña el fenómeno
administrativo.
A continuación se mencionan las relaciones de trabajo en las diferentes
épocas históricas, donde el hombre tuvo que planear, organizar, dirigir y
controlar:
Época primitiva
 “Los miembros de la tribu realizaban actividades de caza, pesca y recolección.
 Los jefes de familia tomaban las decisiones de mayor importancia.
 Se conoció en forma primitiva la división del trabajo, generado por la diferencia de
capacidad entre los sexos y edad.
 El hombre empieza a trabajar en grupo y surge la administración como una
asociación de esfuerzos para lograr un fin determinado con la participación de
varias personas”.24
Periodo agrícola
 “Aparece la agricultura y la vida sedentaria.
 Se da mayor importancia a la división del trabajo por edad y sexo.
 La organización social de tipo patriarcal se acentúa.
 La economía agrícola de subsistencia deja en segundo lugar a la caza, pesca y
recolección.
 El crecimiento demográfico obliga a optimizar los esfuerzos en el grupo social.
24
Munch Lourdes, Fundamentos., p. 17.
37
 Aparece el estado y surge la ciencia, la literatura, la religión, la organización
política, la escritura y el urbanismo.
 En Mesopotamia y Egipto se manifiesta el surgimiento de clases sociales.
 El control del trabajo colectivo y el pago de tributos en especie exigen mayor
complejidad.
 Se da la figura de funcionario, que se encargaba de aplicar las políticas tributarias
del estado y de manejar a un gran número de personas cuando se realizaba
grandes construcciones.
 Se diseña el código de Hamurabi, donde se ilustra la jerarquización de la sociedad,
los salarios, entre otros”.25
Antigüedad grecolatina
 “Aparece el esclavismo.
 La administración se caracteriza por su orientación hacia una estricta supervisión
del trabajo y el castigo corporal como medida disciplinaria.
 Hay bajo rendimiento productivo debido al descontento por el trato inhumano que
sufrían los esclavos.
Esta forma de organización llevo a la caída del Imperio Romano”.26
Época feudal
 “Las relaciones sociales se caracterizan por un régimen de servidumbre.
 La administración del feudo estaba sujeta al criterio del señor feudal.
 Los siervos se vuelven trabajadores independientes, dando origen a los talleres
artesanales y a un sistema de oficios con nuevas estructuras de autoridad.
 Surgen nuevas formas de administración: estructuras de trabajo extensas y niveles
de supervisión escasos.
 Surgen los gremios (son las organizaciones antecedentes del sindicato), que
regulaban los horarios, salarios y demás condiciones de trabajo”.27
25
Idem, p. 17-18.
Idem, p. 18.
27
Idem, p. 19-20.
26
38
Revolución industrial
 “Aparecen diversos inventos que propician el desarrollo industrial.
 Desaparecen en gran parte los talleres artesanales.
 Se centraliza la producción y da origen a un sistema de fábricas donde el
empresario es dueño de los medios de producción y el trabajador vende su fuerza
de trabajo.
 Surge la especialización y la producción en serie.
 Se da la explotación inhumana del trabajador con: horarios excesivos, ambiente de
trabajo insalubre, labores peligrosas.
 Aparecen especialistas en administración derivado de la complejidad del trabajo”.28
Siglo XX
 “Se da un gran desarrollo tecnológico e industrial, nuevas formas de administrar.
 Surge la administración científica con Frederick Winslow Taylor (padre de la
administración).
 Surgen numerosos investigadores de la administración, dando un desarrollo a esta
disciplina.
 La administración se torna indispensable en el manejo de cualquier empresa”. 29
Se ha visto los antecedentes a nivel mundial, pero es importante identificar
cómo se han presentado en México y América Latina, para realizarlo
separamos la historia en épocas:
Administración en México
 Época precolombina: en ésta predominaron las culturas: Maya, Olmeca y
Azteca, las cuales contaban estructura organizacional, sistemas económicos
y políticos bien definidos, además de tener ejércitos, sindicatos, sistemas
culturales, comercio, etc.
 Época Colonial: en esta época fueron implantados sistemas que provenían
del viejo continente que no beneficiaron en mucho el aspecto administrativo.
28
29
Idem, p. 20.
Idem, pp. 20-21.
39
 México independiente: esta época se caracterizó por la inestabilidad, debido
a que existían diferentes corrientes y cada una pretendía imponer su forma
de administrar.
 Reforma: en esta época se dieron cambios relevantes como la separación
de la iglesia del Estado, la nacionalización de los bienes eclesiásticos y la
libertad de cultos, esto permitió que los aspectos administrativos tuvieran
gran avance.
 Porfiriato: aquí se dieron cambios importantes en aspectos industriales,
eléctricos, ferroviarios y de liberalismo económico, generando cambios
administrativos importantes.
 Revolución Mexicana: se caracterizó por un desequilibrio y desorden en el
aspecto económico, político, social, dando un desequilibrio y descontento en
los aspectos administrativos.
 Régimen pos-revolucionarios: surge la Constitución Mexicana y en el
artículo 123 que hace referencia a las relaciones laborales, se crean los
sindicatos.
 Época moderna: en esta época se encuentran estructuras bien definidas en
las empresas con el propósito de ser competitivas.30
Administración en América latina
 Época prehispánica: En esta época evolucionan grandes civilizaciones
basándose en la administración de los estados, de los grupos colectivos
de trabajo, de los tributos y de los mercados.
 Época colonial: administración de las colonias, con base en las Reformas
Borbónicas, métodos usados en España.
 Siglo XIX: administración de fábricas conforme a los sistemas vigentes
en occidente.
30
Idem, pp. 20-21.
40
 Siglo XX: administración que depende de las técnicas Estadounidenses.31
Influencia de la iglesia católica en la administración
La iglesia Católica ha sido un modelo en la administración por la
autoridad, obediencia y jerarquía que son básicos para el funcionamiento de
una organización.32
Influencia de la organización militar
 Manejan una dirección lineal, es decir, cada subordinado tiene un solo
superior y este a su vez tiene un jefe.
 Están organizados por especialidades: caballería, infantería, ingenieros,
transmisores, etc.
 Dividen sus territorios en zonas militares, las empresas se dividen en
áreas funcionales, y en las empresas también.
ACTIVIDAD APRENDIZAJE
3. En qué etapa histórica considera que la administración fue más
importante, porqué (mínimo media cuartilla)
2.2. CONCEPTO
Usualmente se dice que administrar es hacer algo bien y en ocasiones a través
de otros, pero etimológicamente proviene de las palabras Ad (hacia) Ministratio
(subordinación, dependencia ó servicio):
31
Idem, pp. 21-22.
Hernández Sergio, Administración, pensamiento, proceso, estrategia y vanguardia,
p.31.
32
41
A continuación se darán algunos conceptos para que quede más claro.
Henry Sisk y Mario Sverdlik: “Es la coordinación de todos los recursos a
través del proceso de plantación, dirección y control, a fin de lograr objetivos
33
establecidos.”
Robert F. Buchele: “El Proceso de trabajar con y a través de otras personas a
fin de lograr los objetivos de una organización formal”.34
Harold Koontz y Cyril O’Donnell: “Es la dirección de un organismo social y su
efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus
35
integrantes”.
Isaac Guzmán Valdivia: “Es la dirección eficaz de las actividades y la
colaboración de otras personas para obtener determinados resultados”.36
George R. Ferry: “Consiste en lograr un objetivo mediante esfuerzo ajeno”.37
American Management Association: “La administración es la actividad por la
cual se obtienen determinados resultados a través del esfuerzo y la cooperación de
otros”.38
José A. Fernández Arena: “Es una ciencia social que persigue la satisfacción
de objetivos institucionales por medio de una estructura y a través del esfuerzo
39
humano coordinado”.
33
Munch Lourdes, Fundamentos., p. 25.
Idem.
35
Idem.
36
Idem.
37
Idem.
38
Idem.
39
Idem.
34
42
Joseph L. Massie: “Método por el cual un grupo de cooperación dirige sus
acciones hacia metas comunes. Este método implica técnicas mediante las cuales un
grupo principal de personas (los gerentes) coordinan las actividades de otras”.40
Figura elaborada por el autor.
ACTIVIDAD APRENDIZAJE
1) Elabore una definición personal de administración.
Objetivos de la Administración
1. Alcanzar en forma eficiente y eficaz los objetivos de un organismo social
2. Permite a la empresa tener una perspectiva más amplia del medio donde
opera.
3. Asegura que la empresa produzca y/o preste sus servicios con calidad.
40
Idem.
43
2.3 IMPORTANCIA
Se da por lo trascendente en la vida del ser humano, pues a lo largo de la
historia siempre la administración lo ha acompañado y ayudado al avance de la
sociedad, a saber, en relación con los siguientes aspectos:
a) Mejorando el funcionamiento de cualquier organismo social.
b) Al simplificar el trabajo.
c) Al establecer principios, métodos y procedimientos para lograr mayor
rapidez y efectividad.
d) Optimizando los recursos.
e) Ayudando en la productividad.
f) Mejorando la eficiencia y eficacia.
g) Contribuyendo
al
bienestar
de
la
sociedad,
porque
proporciona
lineamientos.
h) Mejorando la calidad de vida y generando empleos.
i) Estableciendo la estructura donde se basa el desarrollo económico y social
de la comunidad.41
Se puede resumir que la administración se presenta en cualquier
organismo social, claro que será más necesaria cuanto mayor y más complejo
sea éste.
El éxito de un organismo social depende en gran parte de su buena
administración.
Para las pequeñas y medianas empresas (Pymes) es vital la
administración para lograr la optimización de sus recursos y por ende estas
crezcan.
Para los países en desarrollo es importante mejorar la calidad,
productividad, optimización de sus recursos, y esto se puede lograr con la
administración.
41
Munch Lourdes, Administración, escuelas, p. 22.
44
Se ha hablado de eficaz y eficiente, pero qué significan: eficaz es la
capacidad de lograr un efecto deseado o esperado, es decir, lograr los
objetivos. Eficiente es la capacidad de lograr los objetivos, pero en menos
tiempo y utilizando los mismo o menos recursos.
A continuación encontramos una gráfica donde se ejemplifican, siendo lo
más idóneo ser eficiente y eficaz.
42
ACTIVIDADES APRENDIZAJE
1) Mencione cinco puntos por los cuales la administración es importante en
su vida diaria.
2) Entreviste a una persona y pregunte en qué momento de su vida utiliza la
administración.
42
Eficiencia vs eficacia, fuente:
http://www.rrhhmagazine.com/inicio.asp?url=/articulo/gestion14.asp. España, 2010.
45
3) Indique si usted considera que es eficiente y eficaz en las actividades que
realiza y por qué.
Para que la administración actúe adecuadamente, se apoya de otras disciplinas
que le van ayudar a optimizar los recursos (humanos, técnicos, financieros y
materiales. Estas disciplinas son:
1. Ciencias sociales.
Sociología. Estudia los fenómenos sociales y sus estructuras.
Psicología. Estudia el fenómeno del comportamiento humano.
Derecho. Da las leyes jurídicas que rigen a la sociedad y empresas.
Economía. Analiza la producción, distribución y consumo de los bienes y
servicios.
Antropología. Analiza el hombre, su cultura y desarrollo en sociedad.
2. Ciencias exactas.
Matemáticas. Ayuda a la administración en modelos administrativos,
simulación, estadística e investigación de operaciones.
3. Disciplinas técnicas.
Ingeniería industrial. Se encarga de la optimización de los recursos en el
área de producción.
Contabilidad. Registra y obtiene información financiera que ayuda en la
toma de decisiones.
Ergonomía. Analiza la interrelación entre las máquinas, instrumentos,
ambiente de trabajo y el hombre.
Cibernética. Ciencia de la información y del control.
ACTIVIDAD APRENDIZAJE
1) Entreviste algunos especialistas en la materia de las siguientes áreas y
pregunte qué aportaciones hacen sus disciplinas a la administración,
utilice el siguiente cuadro:
46
No.
Disciplina
1
Sociología
2
Psicología
3
Derecho
3
Economía
4
Antropología
5
Matemáticas
6
Ingeniería Industrial
7
Contabilidad
8
Ergonomía
9
Cibernética
Aportación
El campo de actuación de la administración es:
También, un campo de actuación es en la vida personal, si nos
administramos adecuadamente tendremos una mejor productividad, un
adecuado manejo del tiempo y de recursos, que se reflejarán en una
disminución del nivel de estrés.
La administración, para que funcione correctamente, debe seguir una
serie de etapas que se conoce como proceso administrativo, el cual se
desarrolla en la siguiente unidad.
47
ACTIVIDADES APRENDIZAJE
1) En una hoja mencione 10 situaciones en las cuáles ha tenido que
administrar recursos materiales, humanos y financieros (puede ser uno
solo o combinación de recursos), en media cuartilla.
2) Entreviste a un administrador y preguntar cuáles han sido las estrategias
que ha usado para lograr el éxito profesional.
48
AUTOEVALUACIÓN
Relacione las columnas y anote en el paréntesis la letra correspondiente a
la respuesta correcta:
a) Eficiencia
1
(_j_)
b) Eficaz
2
(_ _)
c) Organización
Militar
3
(_ )
d) Revolución
industrial.
4
(_ )
e) Derecho
5
(
)
f)
Ingeniería
industrial
g) Antecedentes de
la administración
6
(
)
7
( __)
h) Ergonomía
8
(
i)
Administración
9
(_ _)
j)
Porfiriato
10
( __)
)
En esta época se dieron cambios
importantes en aspectos industriales,
eléctricos, ferroviarios y de liberalismo
económico en México.
Es el proceso de trabajar mediante otras
personas con el propósito de lograr los
objetivos de una organización formal.
Analiza la interrelación entre las máquinas,
instrumentos, ambiente de trabajo y el
hombre.
Se ha dado desde los orígenes del
hombre, cuando era nómada tenía que
planear donde asentarse y organizarse
para cubrir sus necesidades
Están organizados por especialidades:
caballería,
infantería,
ingenieros,
transmisores, etc.
Disciplina que da las leyes jurídicas que
rigen a la sociedad y empresas.
Es la capacidad de lograr los objetivos,
pero en menos tiempo y utilizando los
mismos ó menos recursos.
En esta época se origina la especialización
y la producción en serie.
Se encarga de la optimización de los
recursos en el área de producción.
Es la capacidad de lograr un efecto
deseado o esperado.
Respuestas:
1. j
2. i
3. h
4. g
5. c
6. e
7. a
8. d
9. f
10. b
49
UNIDAD 3
PROCESO ADMINISTRATIVO
OBJETIVO:
El estudiante conocerá que es el proceso administrativo y las etapas que lo
componen.
Temario
3.1
Concepto de proceso administrativo
3.2
Importancia
3.3
Etapas
3.3.1. Planeación
3.3.2. Organización
3.3.3. Dirección
3.3.4. Control
50
MAPA CONCEPTUAL
PROCESO ADMINISTRATIVO
Empresa
Administración
Proceso
Administrativo
Etapas
Planeación
Qué se quiere hacer,
qué se va hacer
Organización
Cómo se va hacer
Dirección
Ver que se haga
Control
Cómo se ha realizado
51
INTRODUCCIÓN
La empresa es un sistema, porque cuenta con un conjunto de partes
(departamentos) y elementos (recursos: humanos, materiales, tecnológicos y
financieros) organizados y relacionados que interactúan entre sí, para producir
y/ó prestar de bienes ó servicios. Los sistemas para obtener el producto final
deben de seguir una serie de pasos que en administración se conoce como
proceso administrativo.
El proceso administrativo permite a la administración cumplir con su
misión, de producir o prestar bienes y servicios. El proceso administrativo no
solamente se lleva en la alta dirección, sino desde los niveles más bajos es
necesario que se realice una planeación, organización, dirección y control de
las actividades a realizar que son las etapas que conforman el proceso
administrativo.
En esta unidad se define al proceso administrativo, se indica su
importancia y se habla de cada una de las etapas que lo componen en forma
muy general, pues derivado de su importancia en las siguientes unidades se
considera una unidad para cada una de ellas, por el valor que representa de
conocimiento para el estudiante.
52
3.1. CONCEPTO DE PROCESO ADMINISTRATIVO
“En términos generales, un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarios para
llevar a cabo una actividad o lograr un objetivo, es una forma sistemática de hacer las
cosas”.43
“El proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través
de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un
proceso integral con el propósito de alcanzar los objetivos que se desean”.44
“Las
etapas
que
forman
al
proceso
administrativo
son:
planeación,
45
organización, dirección y control”.
Administración
Proceso administrativo
-Planeación
- Organización
- Dirección
- Control
Objetivos de la
empresa
Se dice que es un proceso porque cuando se realiza el control se obtienen
desviaciones entre lo planeado y lo realizado, estas sirven de retroalimentación
para la nueva planeación y así sucesivamente.
43
44
45
Íd.
Munch Lourdes, Fundamentos, p. 31.
Íd.
53
En cada una de las etapas se realizan actividades diferentes como se
pueden identificar en el siguiente cuadro:
El
proceso
administrativo
es
una
metodología
que
permite
al
administrador, gerente, ejecutivo, empresario o cualquier otra persona manejar
eficazmente una organización, y responde a las preguntas: ¿Qué?, ¿Para qué?,
¿Cómo?, ¿Con quién?, ¿Cuándo? y ¿Dónde?, utilizar los recursos.
IV. Control
- Cómo se ha
realizado
-
III. Dirección
- Ver que se haga
I.
-
Planeación
Qué se quiere inicia
Para qué
Qué se va hacer
-
II. Organización
Cómo se va hacer
Con quién
Con qué recursos
Cuándo, dónde
A las dos primeras etapas (planeación y organización) se les conoce
como fase mecánica, donde se determina la finalidad y el rumbo, a las otras dos
(dirección y control) son la fase dinámica.
54
La fase mecánica es donde se realiza la estructura (se establece lo que
se debe hacer) y la dinámica es la operativa donde se maneja la empresa.
Existen diversas opiniones en cuanto al número y nombre de las etapas que
forman el proceso administrativo. A continuación se presenta un cuadro donde
se indica el autor y las etapas que considera dentro del proceso
55
administrativo.
46
Como puede observarse, los autores en ocasiones tienen coincidencias o
diferencias en las etapas, pero en esencia las tareas a realizar son las mismas,
el propósito es lograr el objetivo de la organización.
En esta materia solo se considerarán las etapas de planeación,
organización, dirección y control.
ACTIVIDAD APRENDIZAJE
4. Menciona un ejemplo de un proceso natural y explica brevemente cómo se
realiza.
5. Menciona un ejemplo de un proceso artificial y explica cuáles son sus
etapas.
46
Rodríguez Valencia Joaquín, Cómo Administrar pequeñas y medianas empresas,
p.168.
56
3.2. IMPORTANCIA
La importancia del proceso administrativo se presenta porque:
1. Es una guía práctica y metodológica para la administración.
2. Permite sistematizar y controlar las operaciones.
3. Da las bases para estructurar (organizar) el trabajo y dividirlo en
departamentos y jerarquías de acuerdo a las necesidades y los recursos.
4. Permite establecer un sistema de selección de individuos de acuerdo a
las necesidades.
5. Permite el desarrollo de capacidades y competencias laborales.
6. Facilita la dirección, al darle estrategia y control a quien la conduce.
7. Facilita el análisis de problemas para su solución.
8. Es un importante instrumento de reorganización.47
3.3. .. ETAPAS
3.3.1. Planeación
La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse,
estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones
para realizarlo, y la determinación de tiempos para su realización.48
Es el primer
paso del proceso administrativo por medio del cual se define un problema, se analizan
las experiencias pasadas y se embozan planes y programas.
Las actividades más importantes de la planeación son las siguientes:
 Definir los propósitos, pronósticos, objetivos y estrategias a seguir.
 Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.
 Elaborar los programas para lograr los objetivos.
 Elaborar presupuestos.
47
48
Hernández Sergio, Introducción a la Administración, p. 194.
Reyes Ponce Agustín, Administración moderna, p.18.
57
 Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el
trabajo.
 Establecer el plan general.
 Anticipar los posibles problemas futuros.
3.3.2. Organización
Es el diseño y fijación de las estructuras, procesos, funciones, responsabilidades,
métodos y técnicas que ayudan a simplificar el trabajo, con el propósito de obtener la
maximización de los recursos materiales, financieros, tecnológicos y humanos, para la
49
realización de los fines que la empresa persigue.
Las actividades más importantes de la organización son las siguientes:
 Elaborar el organigrama de la empresa subdividiendo el trabajo en
unidades operativas (departamentos)
 Agrupar las obligaciones operativas en puestos y determinar sus
requisitos.
 Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.
 Elaboración de manuales.
3.3.3. Dirección
Es la ejecución de las actividades desarrolladas en la planeación y
organización, conduciendo y orientando los recursos, mediante la toma de
decisiones, comunicación, motivación y liderazgo. Se trata de controlar las
operaciones por medio de la cooperación y esfuerzo de los subordinados, con
el fin de lograr altos niveles de productividad.50
Las actividades más importantes de la dirección son:
 Poner en práctica la filosofía de participación por todos los afectados por
la decisión o acto.
49
50
Munch Lourdes, Administración, p. 45.
Idem, p. 51.
58
 Conducir o retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.
 Motivar a los miembros.
 Comunicar con efectividad.
 Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.
 Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien
hecho.
 Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el
trabajo.
3.3.4. Control
En esta etapa se establecen estándares para evaluar los resultados obtenidos,
con el objeto de corregir desviaciones, prevenirlas y mejorar continuamente las
operaciones.51
Las actividades más importantes del control son las siguientes:
 Comparar los resultados con los planes en general.
 Avaluar los resultados contra los estándares de desempeño.
 Idear los medios efectivos para medir las operaciones.
 Comunicar cuales son los medio de medición.
 Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones
y variaciones.
 Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.
 Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.
 Ajustar el control de acuerdo a los resultados.
ACTIVIDAD APRENDIZAJE
1) Menciona una actividad donde hayas utilizado las etapas del proceso
administrativo, (ejemplo: fiesta, presentación en la escuela, etc.) mínimo
media cuartilla.
51
Idem, p. 55.
59
AUTOEVALUACIÓN
Selecciona la respuesta correcta:
1. ¿Considera que la empresa es un sistema?
a. No
b. Sí
2. ¿Cómo se le conoce al conjunto de fases o etapas sucesivas con las cuales
se realiza la administración?
a. Proceso contable
b. Proceso administrativo
c. Proceso sistemático
3. ¿En esta etapa se da la respuesta a la pregunta que se hagan las
actividades?
a. Planeación
b. Organización
c. Dirección
4. ¿Etapa en la que se fija el curso de acción que ha de seguirse?
a. Planeación
b. Organización
c. Dirección
5. ¿Una de las actividades que se realiza en esta etapa es subdividir el trabajo
en unidades operativas?
a. Organización
b. Control
c. Dirección
60
6. ¿Una de sus actividades es comparar los resultados con los planes en
general?
a. Planeación
b. Control
c. Dirección
7. ¿Se trata de etapas que son parte de la fase mecánica del proceso
administrativo?
a. Planeación y Control
b. Planeación y organización
c. Planeación y dirección
8. ¿Se trata de etapas que conforman la fase dinámica del proceso
administrativo?
a. Dirección y Organización
b. Planeación y organización
c. Dirección y Control
9. ¿Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado es una
actividad que se realiza en la etapa de?
a. Dirección
b. Organización
c. Control
10. ¿Avaluar los resultados contra los estándares de desempeño es una
actividad que se realiza en la etapa de?
a. Dirección
b. Organización
c. Control
61
Respuestas:
1. b
2. b
3. c
4. a
5. a
6. b
7. b
8. c
9. b
10. c
62
UNIDAD 4
PLANEACIÓN
OBJETIVO:
El estudiante conocerá la importancia de la planeación, los principios por lo que
se rige y los tipos que existen.
Temario
4.1
Concepto de planeación
4.2
Importancia y beneficios
4.3
Principios
4.4
Etapas
4.5
Tipos de planeación
Alicia en el país de las maravillas le pregunta
al gato Cheshire que camino debe seguir
para salir de ahí.
El gato le responde: depende a dónde
quieres llegar.
Alicia dice que no le importa.
El gato responde entonces no importa el
camino que tomes.
En la vida y sobre todo en las empresas
debemos saber hacía dónde vamos, es
decir, debemos planear.
52
Carroll Lewis, Cuento Alicia en el país de las maravillas, p.22.
52
63
MAPA CONCEPTUAL
PLANEACION
Proceso
Administrativo
Planeación
Concepto
Fija el curso de acción, secuencia de operaciones
Importancia
Son los cimientos y guía de cualquier actividad
Etapas
Tipos
Propósitos
Misión
Investigación-premisas
Suposiciones del futuro
Objetivos
Resultados que se esperan obtener.
Estrategias
Curso de acción-mejor alternativa
Políticas
Guías para orientar la acción
Programa
Esquema que establece secuencia de actividades
Presupuestos
Expresión cuantitativa de los objetivos
Procedimientos
Secuencia de actividades rutinarias
Planes
Resultado de la planeación
Estratégica
Altos mandos y largo plazo
Táctica
Mandos medios y mediano plazo
Operativa
Mandos bajos y corto plazo
64
INTRODUCCIÓN
Alguna vez han escuchado a una persona decir que no sabe a dónde va, o lo
que quiere, pero le urge llegar o terminar cuanto antes; pero si no sabe a dónde
ir, cómo va a llegar, lo que dice no tiene sentido, dirección, ni finalidad. Antes de
emprender cualquier actividad, sobre todo, si es importante, toda persona debe
preguntarse para qué la va a realizar, cómo la va a llevar a cabo, con qué y qué
pasos seguir para lograrlo, esto es planeación.
Al planear definimos hacia donde queremos llegar, es decir, que
objetivos queremos lograr. Planear permite identificar los obstáculos que se
pueden presentar en el logro de los objetivos, conociendo los obstáculos se
consigue pensar en estrategias para reducirlos.
Cuando se delimitan los objetivos, se pueden precisar los pasos a seguir,
los recursos que se necesitarán y el tiempo para lograrlo.
La planeación es el cimiento de las siguientes etapas del proceso
administrativo, por eso es importante dedicarle tiempo. Las empresas
actualmente no pueden omitir esta actividad, porque de hacerlo generará que
las siguientes etapas administrativas: organización y dirección, no estén bien
estructuradas y, por consiguiente, el control no sea efectivo.
En esta Unidad se desarrolla el tema de planeación, las etapas que la
componen, los tipos que existen, y que ayudarán al estudiante en su desarrollo
profesional, independientemente de la carrera que estudie. La planeación
también es muy importante en la vida personal, porque marca las líneas de
acción que se quieren seguir.
65
4.1. CONCEPTO DE PLANEACIÓN
La vida es un ciclo que puede tener varios caminos a seguir, pero si somos
como Alicia en el país de las maravillas, donde no importa a donde se llegue,
entonces no es necesario definir lo que se quiere. Las personas como las
empresas necesitan planear, para establecer hacia dónde se van dirigir y qué
requieren llevar a cabo para lograrlo.
Como estudiantes, tienen en mente varios objetivos, entre ellos terminar
una carrera universitaria, poner un negocio, casarse, entre otros. Por su parte,
las empresas requieren definir qué productos van a vender, dónde los van a
vender, cuál es el mercado meta, etc., en ambos casos, necesitan planear para
lograr los objetivos que se están marcando.
La planeación es la primera etapa del proceso administrativo, es
indispensable que se realice adecuadamente pues es la base de las siguientes
etapas del proceso. A continuación se expondrán algunos conceptos de
planeación con el propósito de establecer una definición.
“La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse,
estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones
para realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su
realización”, según A. Reyes Ponce.53
“Determinación del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y el de los
pasos necesarios para alcanzarlos a través de técnicas y procedimientos definidos”,
indica Ernest Dale”.54
“La planeación es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual
se define un problema, se analizan las experiencias pasadas y se embozan planes y
programas”, expresa J. A. Fernández Arenas.55
“En conclusión, se puede decir que planeación es fijar el curso de acción a
seguir, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de
53
Munch Lourdes, Fundamentos, p. 63.
Idem.
55
Idem.
54
66
operaciones y tiempo para realizarlo. Es la base de las siguientes etapas del proceso
administrativo”.56
“La planeación es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo
social, cuando se planea adecuadamente se pueden prever las contingencias y
cambios del futuro, y con ello establecer las medidas necesarias para afrontarlos”.57
4.2. IMPORTANCIA Y BENEFICIOS
La importancia de la planeación radica, principalmente, en que ésta establece
planes de trabajo, desarrolla métodos, marca cursos de acción, lo que permite
que sean más eficientes los tiempos y recursos utilizados. Además, reduce la
incertidumbre, porque al planear necesitamos investigar los obstáculos que se
pueden presentar en el logro de los objetivos, y así fijar estrategias para
minimizarlos.
Como es una actividad que deben desarrollar todas las áreas de una
empresa u organización, se eleva la moral de los integrantes, porque se sienten
tomados en cuenta y se comprometen. Cada departamento debe de realizar su
planeación, ejemplo: ventas (qué nuevos productos venderá, qué promociones
hará, etc.), recursos humanos (programas de capacitación, incrementos de
sueldos, etc.).
La planeación es fundamental porque es la base del control, es necesario
que estén claros los objetivos, sobre todo en el aspecto cuantitativo.
56
57
Íd.
67
Otro de los beneficios es que al planear se tiene una administración
proactiva y no reactiva.
Importancia de la planeación
Limitaciones de la planeación
58
58
Hernández Sergio, op. cit., p. 65.
68
Muchas empresas no toman en consideración los puntos expuestos
sobre todo las Mipymes (Micro, pequeñas y medianas empresas), es decir, no
efectúan una planeación, lo que las lleva al fracaso.
El éxito de las grandes empresas es que planean y no sólo a un año,
sino a varios años.
Para los países también es importante planear, por ejemplo, en México
en el Plan Nacional de Desarrollo se encuentra la planeación de 25 años del
país. Australia está manejando su planeación del país a 100 años.
4.3. PRINCIPIOS
Para que la planeación sea efectiva debe contar con principios:
I.
Factibilidad: lo que se concibe debe ser viable.
II. Objetividad y cuantificación: se deben apoyar los objetivos en
estadísticas, estudios de mercado, cálculos probabilísticas, modelos
matemáticos, entre otros y datos numéricos, para que cuando se
elaboren los planes se reduzcan al mínimo los riesgos.
III. Flexibilidad: es necesario establecer márgenes de holgura, para afrontar
acontecimientos imprevistos.
IV. Unidad: es indispensable que todos los planes específicos de la empresa
se integren a un plan general y dirigirlos al logro de los propósitos e
intenciones generales.
V. Cambio de estrategias: cuando un plan es a largo plazo en ocasiones se
debe modificar las estrategias.59
59
Munch Lourdes, Fundamentos, pp. 74-77.
69
4.4. ETAPAS
La planeación es básica y es el punto de partida de toda actividad, está
compuesta de una serie de etapas para su establecimiento, que a continuación
se mencionan:
Etapas de la planeación
1.Propósitos
8. Presupuestos
9. Procedimientos
2. Investigación
7. Programas
10. Planes
3. Premisas
6. Políticas
4. Objetivos
5. Estrategias
1) Propósitos
Todas las empresas tienen una misión, un propósito, una función o tarea
fundamental. Son aspiraciones primordiales o finalidades de tipo cualitativo que
un grupo sociañ persigue en forma continua o semipermanente.
El propósito, por lo general, se define como la misión de la empresa, es la
razón de ser. Se recomienda que la misión la elaboren los altos ejecutivos para
que se comprometan con ella y no sea unilateral del director o dueños de la
empresa.
Misión Aliat Universidades
Dar una educación en base a una antropología filosófica, en la cual el ser
humano, es visto como persona, la cual posee como nota integradora, la
libertad, en alma y cuerpo.
70
Como podemos apreciar el propósito de nuestra universidad es en forma
cualitativa y la distingue de las demás universidades.
Los propósitos poseen ciertas características como son:
Características de los propósitos:
Por ejemplo, el propósito de Pemex es buscar petróleo, producir, refinar y
vender una gran variedad de productos derivados de éste. Desde combustible
hasta sustancias químicas. El propósito del Sistema de Transporte Colectivo
Metro, es dar más y mejor servicio a sus usuarios en cada una de sus líneas.
Los propósitos antes mencionados son en forma general, parten de una
acción o actividad principal, al definirlos se establecen los planes para lograrlos
y sólo van existir durante la vida de la empresa. Además, no expresan la
cantidad de porcentaje de utilidades, ni tampoco se establece un tiempo
específico para lograrlos, pero son necesarios para continuar con la planeación.
Importancia
 Son la base para los demás elementos de la planeación.
 Orientan a los responsables de la planeación sobre los cursos de acción.
 Delimitan a la empresa ante el personal y la sociedad con una imagen de
compromiso.
71
ACTIVIDADES APRENDIZAJE
1. Investigue la misión de una empresa nacional e internacional y comente
en clase.
2. Describa cuál es su misión personal y comente.
2) Investigación
Se trata del proceso mediante el cual se adquiere información importante y
fidedigna con la finalidad de explicar, definir y predecir la conducta de los
fenómenos que serán presentados en el futuro y permitirán adquirir una
planeación más real.
3) Premisas
Con la investigación realizada en el punto anterior, se pueden elaborar las
premisas, que son situaciones o suposiciones futuras que pueden afectar los
planes y por ende se deben considerar para que éstos sean lo más cercano a la
realidad.
Por su naturaleza las premisas se clasifican en:
4) Objetivos
Significan los resultados que se pretenden obtener, ,esto es, los fines que se
desean alcanzar y que se establecen cuantitativamente. Ejemplo: aumento de
72
ventas en 15%, incremento de 100% en la prestación de servicios para el
siguiente año.
Deben ser específicos, si por ejemplo: se indica que el objetivo es
incrementar las ventas para el siguiente año y no se determina la cantidad o
porcentaje, será lo mismo un incremento de 1 o de 10%. Además, deben ser
alcanzables, supongamos que la tendencia en incremento de ventas ha sido en
los últimos 3 años de 5%, y el objetivo para el siguiente año es incrementar en
50%, con los mismos productos, promociones, puntos de venta, es imposible
alcanzarlo.
5) Estrategias
Las estrategias son los pasos, cursos de acción o alternativas que se deben
seguir para alcanzar los objetivos. Las estrategias muestran el uso de recursos
y esfuerzos para alcanzar los objetivos.
Las estrategias nacen como una respuesta para afrontar los retos de la
competencia. Por ejemplo: si queremos incrementar las ventas en 50%, algunas
de las estrategias deben ser las siguientes: introducir nuevos productos, tener
más puntos de venta, realizar más promociones, incrementar la publicidad,
capacitar mejor al personal, realizar ventas por Internet, entre otras.
Para definir las estrategias se deben seguir una serie de etapas, a saber:
Etapas de las estrategias
1.Determinación de los
cursos o alternativas . Se
identifican varias
alternativas para lograr los
objetivos. Ejemplo: para
incrementar los clientes las
alternativas serían: dar
más crédito, realizar
descuentos, dar
capacitación a
vendedores, crear
franquicias, etc.
2. Evaluación: se analizan y
evaluan las alternativas,
identificando: tiempo,
costo, ventajas y
desventajas.
3. Selección de
alternativas, de acuerdo a
la evaluación se
selecciona.
73
Para que las estrategias sean funcionales y se cumplan, se debe considerar lo
siguiente:
a) Asegurarse de que sean aplicables (ejemplo: la estrategia es lanzar un
nuevo producto, pero la empresa no tiene recursos financieros para
hacerlo).
b) Contribuyan al logro del objetivo (ejemplo: estrategia dar cursos de
capacitación a los empleados, para incrementar las ventas, pero los cursos
son de mecánica y cocina).
c) Se determinen con claridad (ejemplo: estrategia dar mayor crédito a los
clientes para vender más, pero no se define el monto máximo y los
requisitos).
d) Se estudien las situaciones que pudieran presentarse al aplicarlas (ejemplo:
el otorgar más crédito, requiere de un incremento de personal en el
departamento de crédito y cobranzas, mayores recursos financieros).
ACTIVIDAD APRENDIZAJE
Investigue estrategias que han utilizado algunas empresas de su localidad y
que les han permitido estar bien posicionadas en el mercado.
6) Políticas
Las políticas son pasos a seguir para dirigir la acción, son criterios, lineamientos
generales para el momento de tomar decisiones, sobre problemas que se
repiten frecuentemente dentro de una organización.
Como ejemplo de políticas en una empresa, considérense las siguientes:
 Las comisiones de los vendedores serán de 2% sobre el volumen de
ventas efectuadas.
 Los vendedores del área de joyería siempre serán del sexo femenino.
Se recomienda que las políticas estén definidas y no ambiguas.
74
Requisitos de las políticas
Requisitos de las políticas
Establecerse Redactarse
por escrito y claramente y
dar validez con precisión
Darlas a
Coordinarse
conocer a
todos los
con las
demás
niveles
donde se van
políticas
aplicar
Revisarse
periódicamente
Estable en su
formulación
Ser flexible
Ser
aplicables
Estar acorde
a los
objetivos de
la empresa
7) Programas
Ya delimitados los elementos anteriores de la planeación, se requiere elaborar
el programa, esto es, un esquema donde se establecerá la secuencia de
actividades específicas para alcanzar los objetivos, así como, el tiempo
necesario para llevaros a cabo.
El procedimiento para realizar un programa es:
Una de las técnicas que más se utiliza para elaborar un programa es la
gráfica Gantt60 y a continuación se ejemplifica:
60
Es una gráfica de barras donde se programan las actividades, existe un software que ayuda a
su realización que se llama Microsoft Project.
75
Programa de Trabajo
Hoja:
Fecha:
Gráfica de Gantt
Area: Gerencia de Operaciones
Departamento: Ventas
Objetivo: Iniciar ventas en el estado de Yucatán
No.
Actividad
Responsable
1
2
Identificar posibles puntos de venta en Yucatán.
Visitar puntos de venta, hacer negociaciones y
firmar contratos
Enviar mercancía a los puntos de venta donde
se firmo contrato
Juan Pérez Gerente
Lourdes Mtz./Rafael Glez.
(Ejecutivos de venta)
Rafael Luna (Encargado
de Bodega) y Ana López
Supervisor de vetnas
3
4
etc.
Elaboro
Reviso
Días
2
Duración
Abril
4 5 6 7 8 11 12
6
1
Autorizo
61
Como se puede ver, del lado izquierdo están las actividades a realizar en
forma secuencial, después el responsable e indicando el puesto y, por último,
con barras se representan los días, semanas, o meses dependiendo de la
duración del proyecto.
Importancia
 Suministran información e indican el estado de avance de las actividades.
 Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control.
 Identifican a las personas responsables de llevarlos acabo.
 Determinan los recursos que se necesitan.
 Disminuyen los costos.
 Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizar
específicamente.
 Determinan el tiempo de iniciación y terminación de las actividades.
 Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias.
 Evitan la duplicidad de esfuerzos.
8) Presupuestos
61
Elaboración de Rebeca Córdova López.
76
Son la expresión cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la
administración de la empresa en un período, con la adopción de estrategias
necesarias para lograrlo.
Cada área realiza su presupuesto y éste se integra en el presupuesto
maestro que esta formado por el:
Presupuesto de
operación.
incluye: ventas,
producción,
compras, mano de
obra, gastos
diversos.
Presupuestos
de capital
incluye:
inversiones en
activos fijos
como:
maquinaria,
equipo,
edificios,
construcciones
y mobiliario.
Presupuesto
financiero. Está
formado por el
balance
general, estado
de resultados,
de origen y de
aplicación de
recursos y de
flujo de caja
Presupuesto
Maestro
9) Procedimientos
Establecen la secuencia para efectuar las actividades rutinarias o específicas, se
establecen de acuerdo con la situación de cada empresa, de su estructura
organizacional, clase de producto, turnos de trabajo, disponibilidad del equipo y
material, incentivos, entre otros factores.
Los procedimientos establecen el orden cronológico la secuencia de actividades
que debe seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.
De igual forma determinan el orden en que debe realizarse un conjunto de
actividades, mas no la manera de hacerse, pues de eso se encargan los métodos,
mismos que van implícitos en el procedimiento.
Un ejemplo de éste puede ser la fabricación de una silla de madera.
Para que los procedimientos cumplan su función, son necesarios los
siguientes requisitos:
77
62
Cuando se establecen procedimientos se estandarizan las actividades en
las empresas, en las Mipymes es muy raro que se elaboren los procedimientos
de manera formal por escrito, por lo regular se presentan en forma verbal o
cualquier escrito informal. En las grandes empresas y franquicias son muy
importantes los procedimientos para que se realicen las actividades de la
misma manera en las diferentes sucursales.
Cuando las empresas se certifican en el ISO63 correspondiente a su
actividad, es un requisito primordial contar con procedimientos.
10) Planes
Son el resultado de la planeación, para que sean aplicables son necesarios los
siguientes lineamientos:
I. Autorización: sólo los planes oficialmente autorizados son los que se
deben ejecutar, en algunas empresas el director general informa sobre los
planes del siguiente año a todos los empleados, esto es muy estimulante
para el colaborador, pues sube la moral y genera sentido de pertenencia.
II. Objetividad: deben estar fundamentados por las áreas.
62
Munch Lourdes, Fundamentos, pp. 113-114.
La ISO (International Standarization Organization) es la entidad internacional que se
encargada de establecer las normas que dan los lineamientos para estandarizar la calidad.
63
78
III. Actualización: deben estar al día.
IV. Confidencialidad: existen ciertos planes que no deben ser conocidos por
todos los integrantes de la empresa, porque puede generar que se filtre
información hacia la competencia (ejemplo: los planes a largo plazo de la
universidad con respecto a nuevas alianzas, colegiaturas, apertura de
nuevas carreras).
V. Sencillez: deben ser comprensibles por las personas que los van a
ejecutar.
VI. Adecuación: deben adaptarse a las necesidades de operación (ejemplo:
cambiar los planes de estudio a forma cuatrimestral, porque así está el
mercado).
VII. Completo: que abarque todas las actividades necesarias para el logro de
los objetivos.
VIII. Ventajoso: que proporcione ventajas para que sea atractivo para los
ejecutores.64
Desde los objetivos hasta los planes, éstos se realizan en forma
estratégica, táctica u operativa.
65
64
Munch Lourdes, Fundamentos, p. 115.
79
En el siguiente punto se habla más detalladamente de ellos.
ACTIVIDAD APRENDIZAJE
Suponga que usted tiene una empresa, elabore la misión, los objetivos,
estrategias, políticas (de estos últimos tres, mínimo 5 de cada uno), y programa
(utilice gráfica de Gantt).
4.5. TIPOS DE PLANEACIÓN
La planeación se clasifica de acuerdo al responsable de su elaboración en
planeación:
a) Estratégica.
b) Táctica.
c) Operativa.
a) Planeación Estratégica.
Es la planeación de tipo general proyectada al logro de los objetivos
institucionales de la empresa, tiene como finalidad básica el establecimiento de
guías generales de acción. Además en esta planeación se decide sobre los
recursos que serán utilizados y las políticas generales que orientarán la
adquisición y administración de ellos. Los planes estratégicos implican años y a
veces décadas. Por ejemplo, el objetivo de la empresa Bimbo era ser la
panificadora número uno de la República Mexicana, además llegar a todos los
poblados, como vemos es un objetivo a largo plazo, es general y quien lo
propuso fue el fundador, don Lorenzo Servitje Sendra, cuando era Director
General, y a la fecha lo ha logrado.
La planeación estratégica tiene ciertas características que la diferencian
de los otros tipos de planeaciones que son:
65
Idem, p.105.
80
Características
66
b) Planeación táctica.
Para lograr la planeación estratégica es necesario realizar varios planes
específicos en cada uno de los departamentos de la empresa. Estos planes se
dan mediano plazo (a más de un año y menos de 3 años) y se conoce como
planeación táctica.
La planeación estratégica se refiere a toda la empresa y la táctica a un
departamento. Siguiendo con nuestro ejemplo, Bimbo para lograr ser la
panificadora número uno ha innovado sus productos, creado productos,
mejorado la logística (distribución del producto), abrir diversas plantas
productoras en la República Mexicana, comprar empresas panificadoras, entre
otros.Como se ve, estas actividades han ayudado a lograr la estrategia.
Características
66
Hernández Sergio, op. cit., pp. 80-81.
81
67
c) Planeación operativa.
Nace por los lineamientos establecidos en la planeación táctica y se refiere a la
asignación de tareas específicas que deben realizar las personas en cada una
de sus unidades de operaciones, su plazo es a corto plazo (menor a un año). La
planeación operativa de Bimbo es la programación diaria de producción, de
entrega, la capacitación, las comisiones, búsqueda de nuevos puntos de venta.
Características
68
67
68
Idem., pp. 81-82.
Idem., p. 83.
82
ACTIVIDAD APRENDIZAJE
1. Investigue la planeación estratégica, táctica y operativa que ha utilizado una
empresa (si es en internet busque en el informe anual de la empresa).
2. Realice la planeación estratégica, táctica y operativa personal (ejemplo: la
estratégica ser un profesionistas sobresaliente).
83
AUTOEVALUACIÓN
Anote en el paréntesis una "E" si es una planeación estratégica, una "T" si es una
planeación táctica y una "O" si es operativa.
a)
Incrementar el volumen de producción al 15% en los siguientes dos
(
)
años.
b)
Adquirir una utilidad neta de veinte millones de pesos durante los
( )
próximos cinco años
c)
Incrementar en 50 % la penetración en el mercado durante el año
( )
actual.
d)
Fabricar semanalmente mil piezas del artículo X.
( )
e)
Bajar las mermas al 1% en los próximos 6 meses.
( )
f)
Capacitar al personal en el uso de software en los siguientes dos meses.
( )
g)
Exportar los productos a Europa en un plazo menor a 3 años.
( )
h)
Ser la tienda departamental más importante del país.
( )
Respuestas:
a) T
b) E
c) O
f) 0
g) T
h) E
d) O
e)0
Anote en el paréntesis una "V si la aseveración es verdadera o una "F" si es
falsa.
1. Los objetivos son un esquema donde se establece la secuencia de ( )
actividades específicas.
2. En el procedimiento, se debe establecer el orden cronológico de la ( )
secuencia de actividades que se seguirá en la realización de un trabajo
repetitivo.
3. La organizaciónse trata de una etapa de planeación.
( )
4. Las políticas solo son emitidas por los niveles altos (directores).
( )
84
5. La etapa de dirección y control se pueden realizar en paralelo con la ( )
planeación.
6. Las premisas son supuestos sobre las condiciones futuras que afectan ( )
el desarrollo de un plan.
7. La planeación estratégica es a corto plazo
( )
8. El propósito está implícito en la misión.
( )
9. El propósito de los presupuestos es establecer los objetivos en forma ( )
cualitativa.
10. La planeación estratégica es la que determina planes específicos para ( )
cada uno de los departamentos de la empresa
Respuestas:
1. F
2. V
3. F
4. F
5.F
6. V
7. F
8. V
9.F
10.F
Caso Perfumes El Buen Olor, S. A.
El químico Martínez y el licenciado Trinidad deciden iniciar una fábrica, desean
obtener utilidades de 5 millones de pesos en los próximos cinco años y una
utilidad neta de 300 mil pesos el primer año. Van a fabricar primero perfumes
y posteriormente otros productos de cuidado personal que tengan mayor calidad
de los existentes en el mercado. Piensan tener una producción mensual de 20
000 unidades de perfumes en la presentación de 100 mililitros; y se estima
que se venderán el primer mes 60% de la producción, el segundo y tercer
mes 80% y a partir del cuarto mes 90%. De acuerdo a un estudio realizado
esperan que la situación económica del país permanezca estable y que el
personal labore 80 % de eficiencia.
Los resultados obtenidos al realizar una investigación de mercado les
indican que en las tiendas departamentales existe mucha competencia, por los
pequeños establecimientos, además de las ventas en los tianguis. De acuerdo
con sus costos unitarios, para obtener una utilidad de 35 % sobre la
inversión, deben introducir el producto a un precio promedio de $ 350. Se
estima que los gastos mensuales para promoción del producto en un periodo
de tres meses serán los siguientes:
85
Sueldos de 10 promotores
$ 2 000 c/u
Publicidad en revistas y periódicos
$ 15 000 mensual
Anuncios en radio
$ 30 000 mensual
Honorarios para la agencia de publicidad
$ 10 000 mensual
Viáticos y gastos de representación
$ 3 000 c/u x 5
promotores
Se desea que ocho de los promotores visiten cada semana mínimo 8
establecimientos, todas las ventas se realizarán al contado, y solo se otorgara
crédito después de 3 compras en efectivo. El personal del área de ventas debe
ser de sexo masculino, mayor de 18 años y menor de 35 años.
Con la información anterior conteste lo siguiente:
a) Misión de la empresa.
b) Investigación y premisas.
c) Los objetivos generales.
d) Políticas del área de ventas.
e) Presupuesto de ventas de los primeros seis meses.
f) Presupuesto de promoción de 3 meses.
g) Planeación estratégica.
Respuesta:
a) Misión de la empresa. Ser una empresa dedicada a la producción de
perfumes y productos de cuidado personal con la mejora calidad en el
mercado. Investigación y premisas.
b) Investigación:
1) Situación económica del país estable.
2) De
acuerdo
a
una
investigación
de
mercado,
las
tiendas
departamentales tienen mucha competencia, por los pequeños
establecimientos, además de las ventas en los tianguis.
Premisa:
86
1) El personal laborará 80 % de eficiencia.
2) Se estima que se venderán el primer mes 60% de la producción, el
segundo y tercer mes 80% y a partir del cuarto mes 90%.
c) Los objetivos generales.- tener mayor calidad de los existentes en el
mercado.
d) Políticas del área de ventas.
1) Ocho de los promotores debe visitar cada semana mínimo 8
establecimientos.
2) Todas las ventas se realizarán al contado.
3) Solo se otorgara crédito después de 3 compras en efectivo.
4) El personal del área de ventas debe ser de sexo masculino, mayor
de 18 años y menor de 35 años
e) Presupuesto de ventas de los primeros seis meses.
Presupuesto de ventas
Mes
1
2
3
4
5
6
a) Producción en
unidades
20,000
20,000
20,000
20,000
20,000
20,000
b) % venta estimada
60%
80%
80%
90%
90%
90%
c) Venta estimada
en unidades (a * b)
12,000
16,000
16,000
18,000
18,000
18,000
d) Precio de venta
$
350 $
350 $
350 $
350 $
350 $
350
Importe de ventas
(c*d)
$ 4,200,000 $ 5,600,000 $ 5,600,000 $ 6,300,000 $ 6,300,000 $ 6,300,000
87
f) Presupuesto de promoción de 3 meses.
Presupuesto de promoción
Publicidad en
revistas y periódicos
Anuncios en radio
Honorarios para la
agencia de
publicidad
Total
Mes
1
2
3
15,000
30,000
15,000
30,000
15,000
30,000
10,000
55,000
10,000
55,000
10,000
55,000
g) Planeación estratégica. adquirir utilidades de cinco millones de pesos
en los próximos cinco años.
88
UNIDAD 5
ORGANIZACIÓN
OBJETIVO:
El estudiante identificará el concepto, importancia, etapas, tipos y
técnicas de organización necesarias para que la empresa trabaje.
TEMARIO
5.1 Concepto de organización
5.2 Importancia
5.3 Principios
5.4 Etapas
5.5 Tipos de organización
5.6 Técnicas de organización
89
MAPA CONCEPTUAL
ORGANIZACIÓN
Concepto
Organización de actividades para lograr los objetivos
Importancia
División del trabajo, jerarquización, departamentalización, coordinación.
Principios
Unidad de mando, excepción, extensión de control, geometría de la
relación, tramo de control, jerarquización y especialización
División del trabajo
Proceso
Administrativo
Organización
Etapas
Coordinación
Tipos de
organización
Formal e informa
Tipos de
estructuras
Funcional, lineal y asesoria
Técnicas de
organización
Organigramas, manuales,
diagramas de flujo y
descripción de puestos
Jerarquización, departamentalización,descripción de funciones
90
INTRODUCCIÓN
Una vez establecidos los objetivos en la planeación, esto es, lo que se quiere
hacer, se requiere indicar las medidas que se utilizarán para lograrlo, es decir,
cómo hacerlo, lo cual se deberá definir en la organización.
La organización es la segunda etapa del proceso administrativo donde se
van a dividir las actividades a realizar, por ejemplo, una empresa se va a
dedicar a comercializar ropa, necesita un área de compras, ventas, recursos
humanos, pero además requerimos saber qué actividades debe cumplir cada
área y persona; ahí es donde se definen los jefes, niveles de autoridad,
comunicación y coordinación.
Si no efectuamos una adecuada organización podemos tener empleados
confundidos porque no tienen bien identificado el propósito de la empresa, del
departamento, quién es su jefe y, sobre todo, las actividades a realizar, que
generará cuellos de botella, una duplicidad de funciones, cargas de trabajo o
tiempos muertos.
En esta unidad se pretende que el alumno se familiarice con los temas de
jerarquización, departamentalización, manuales, diagramas, entre otros.
91
5.1 CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN
Una vez que hemos planeado es importante organizar, por ejemplo, cuando
vamos hacer una fiesta, en la planeación establecemos el objetivo de la fiesta
(festejar un cumpleaños, integración del grupo, etc.), la fecha de realización, los
posibles lugares donde se efectuará, los invitados, la comida, entre otros. En la
organización vamos a dividir las actividades a realizar entre los organizadores
para que se cumpla el objetivo que es hacer una fiesta. Cuando nosotros
dividimos las actividades optimizamos los tiempos, además de los recursos,
porque si una sola persona realiza la organización se verá muy presionada y no
tendrá el tiempo para ver las diferentes opciones de salones, de comida, de
adornos, hacer las invitaciones o hablar a los invitados; además, puede ser que
no se cumpla con el objetivo o si se logra no es de la satisfacción esperada.
Pero, qué es la organización.
Agustín Reyes Ponce: “Organización es la estructura de las relaciones que
deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y
humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de
los planes y objetivos señalados”.69
Issac Guzmán V :“Organización es la coordinación de las actividades de todos
los individuos que integran una empresa con el propósito de obtener el máximo de
aprovechamiento posible de elementos materiales, técnicos y humanos, en la
70
realización de los fines que la propia empresa persigue”..
Como vemos es indispensable la organización no sólo en la vida
empresarial, sino también en la vida personal, cada uno de nosotros organiza
su tiempo y dinero. En la escuela igualmente es necesaria la organización para
realizar tareas, o en los trabajos por equipo tendremos que dividir las
actividades para su elaboración, generando equidad y dando como resultado
una labor más completa. En casa si se dividen y asignan responsabilidades a
69
70
Munch Lourdes, Fundamentos, p. 85.
Idem.
92
cada uno de los miembros de la familia con respecto a quehaceres y gastos se
tendrá una mayor limpieza y equidad financiera.
Esta actividad ha cobrado tanta importancia que actualmente existen los
organizadores de eventos sociales, empresariales, despachos que se encargan
de elaborar la organización de la empresa y en las empresas grandes existe un
departamento que se encarga de la organización que se denomina
“Organización y métodos.”
ACTIVIDADES APRENDIZAJE
1. Realice su propio concepto de organización.
2. Mencione un ejemplo donde ha tenido que utilizar la organización y que
beneficios se presentaron en el uso de los recursos financieros y tiempo.
Actividades de la organización:
1) Dividir y subdividir el trabajo, creando las diferentes áreas y
departamentos.
2) Definir el organigrama, generando los niveles de autoridad, comunicación
y delegación.
3) Definir los requisitos, actividades a realizar, conocimientos y actitudes del
puesto.
4) Seleccionar y colocar al individuo en el puesto adecuado.
5) Proporcionar instalaciones, recursos tecnológicos, financieros y humanos
a cada área.
El resultado de la organización es la división del trabajo, distribución
del trabajo y delegación de autoridad.
5.2 IMPORTANCIA
La organización es relevante porque define las áreas, crea los niveles de
autoridad, comunicación, delegación, divide el trabajo, crea métodos y
asigna los recursos para el logro de los objetivos.
93
Esta actividad se debe realizar adecuadamente para no cometer errores
como los siguientes:
No delegar
autoridad y
responsabilidad
Dar
responsabilidades
equivocadas
Definición
inadecuada de
departamentos
Definición
inadecuada de
funciones
Relaciones
confusas
Errores de la
organización
Deficiencia en
la asignación
de recursos
Error en la
descripción de
puestos
Autoridad
Múltiple
Mal uso de la
autoridad
ACTIVIDAD APRENDIZAJE
1. Mencione un ejemplo donde haya identificado alguno de los errores
antes mencionados e indique la razón por lo que se dio, y las
consecuencias que se presentaron.
5.3. PRINCIPIOS
Los fundamentos de la organización son los principios por los que nace, para
explicar los principios tomaremos como base una tienda departamental:
a) Del objetivo. Las actividades que se establecen se relacionan con los
objetivos del puesto. Ejemplo: acomodar la mercancía, realizar el cobro a
clientes son actividades que efectúa el vendedor, cuyo objetivo es atender
al cliente.
94
b) Especialización. El trabajo se elaborará de manera más sencilla si se
divide. Entre más específico y menor sea el campo de acción de un
empleado, mayor eficiencia y destreza se obtendrá. En tiendas
departamentales se divide el trabajo por áreas, creando vendedores para
el área de damas, caballeros, electrónica, entre otros, creando la
especializan en su área.
c) Jerarquía. Es necesario establecer centros de autoridad para
supervisar que se realice el trabajo y se tomen decisiones para
solución de problemas. Existen jefes de departamento, gerentes de
tienda.
d) Igualdad
de
autoridad
y
responsabilidad.
A
cada
grado
de
responsabilidad se debe establecer una autoridad. Un vendedor sólo
tiene la autoridad de cambiar la prenda por talla o color, en caso que un
cliente quiera cambiar su mercancía por otra, el vendedor no puede
realizarlo, la responsabilidad y autoridad para hacerlo la tienen el jefe
de departamento o el gerente de tienda.
e) Unidad de mando. El empleado sólo puede tener un único jefe. Si el
vendedor está en el área de caballeros, su jefe es el de esa área y no
el de electrónica.
f) Difusión. Las responsabilidades y autoridades deben publicarse y
ponerse por escrito. Anteriormente se usaban los manuales impresos,
ahora se hace por medio de intranet,71 donde se difunden los
manuales, que contienen las políticas, procedimientos, descripciones
de puestos y comunicados de la empresa. Además también se usan
folletos.
g) Amplitud o tramo de control. Debe de existir un límite en el número de
subordinados. (Lyndall Urwick dice que no debe ser mayor a seis
subordinados). En caso del centro de distribución (bodega central)
existe el jefe de bodega, pero como son muchos empleados en esa
71
Es una red privada dentro de una empresa que utiliza tecnología de Internet donde se
comparte información interna para uso exclusivo de los empleados.
95
área,
se
crearon
los
supervisores
para
que
puedan
vigilar
correctamente las actividades de los subordinados
h) De la coordinación. Los departamentos deben estar coordinados para
llegar a los objetivos de la empresa. El departamento de compras se
debe coordinar con ventas para identificar cuáles son los productos que
más se venden para seguirlos comprando. Compras con tesorería para
establecer pagos a proveedores, entre otros.
i) Continuidad. Una vez establecida la organización se debe mantener,
actualizar y difundir.72 Cuando se elabora el organigrama, manuales
(con políticas y procedimientos), se deben de actualizar para que no
pierdan su efecto, además difundir para que sean del conocimiento de
los empleados y puedan realizar sus actividades de acuerdo a los
objetivos de la empresa.
5.4. ETAPAS
72
Munch Lourdes, Fundamentos, pp. 122-126.
96
Las etapas son dos: división del trabajo y coordinación.
1. División del trabajo
a)Jerarquización
Separación y delimitación de Es la separación por rango, grado de
actividades, para incrementar autoridad ó importancia, independientela eficiencia por medio de la mente de la función que realicen.
especialización.
Implica la definición de la estructura de
la empresa.
Al principio se uso en la Iglesia, con
Organización
sacerdotes con grados escalonados.
b)Departamentalización
Es la división en base actividades
específicas
(recursos
humanos,
finanzas).
c) Descripción de Funciones
Es definir las labores y actividades de
cada puesto.
2. Coordinación
Es la sincronización de los
recursos y los esfuerzos de un
grupo.
5.5 TIPOS DE ORGANIZACIÓN
Los tipos de organización son:
a) Formal.
b) Informal.
97
a) Organización formal.- está basada en la
división del trabajo, es aprobada por la
dirección y comunicada a todos a través
de
organigramas,
manuales
de
organización, descripción de puestos,
reglas,
procedimientos,
etc.
Es
la
organización formalmente oficializada.
a) Organización informal.- Es la que se
origina de manera espontánea y natural
entre las personas que realizan una labor
en la organización formal y desde las
relaciones establecidas entre sí como
ocupantes de cargos. Se forma a partir
de las relaciones de amistad o de
antagonismo o del surgimiento de grupos
informales
que
organigrama,
o
no
en
aparecen
cualquier
en
el
otro
documento formal.
ACTIVIDAD APRENDIZAJE
1. Mencione un ejemplo de organización informal e indique si existe un líder
dentro de ella y que características posee para considerado así.
Una manera de representar a la organización formal es por medio de
estructuras formales conocidas como organigramas, que son diversos modelos
que representan la estructura orgánica de la empresa y se expresan como las
cartas u organigramas, se complementan con la descripción de puestos. Este
tema de los organigramas se desarrolla en el siguiente punto.
98
5.6 TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN
a) Organigrama.
Técnicas de organización
b) Manual.
c) Diagramas de flujo o flujogramas.
d) Descripción de puestos.
a) Organigramas. Son representación de la estructura orgánica de la empresa.
Los tipos de estructura:
1) Lineal.
2) Funcional y de Línea.
3) Lineal y staff.
1) Organización lineal o militar: se fundamenta en la autoridad y
responsabilidad.
Ventajas. Es sencilla, clara, facilita la acción, es usada en la micro
empresa.
Desventajas. No tiene especialización, es poco flexible en crecimiento, los
jefes están saturados, provoca trastornos administrativos, por estar soportada
en los jefes.73
2) Organización funcional o de Taylor: se organiza en departamentos ó
secciones.
Ventajas. Aumenta la capacidad y eficiencia, hay especialización,
adaptación rápida a los cambios.
73
Reyes Agustín, Administración de Empresas, p.221.
99
Desventajas. Dificulta definir la autoridad y responsabilidad de cada jefe.74
3) Organización lineal y staff: Se origina por causa de las grandes
empresas y del avance de la tecnología, lo que provoca la necesidad de ayuda
en el manejo de detalles a través de especialistas. Se da la organización en
línea pero existe staff (asesoría) por parte de especialistas.
Ventajas. Existe la especialización planeada, se contrata a personal
externo.
Desventajas. Puede existir confusión en las líneas de mando con los
asesores, no se aceptan las recomendaciones de los asesores.75
Estos organigramas se pueden clasificar por:
1) Su contenido.
2) Por su ámbito.
3) Por su presentación.
74
75
Idem, pp. 223-224.
Idem, pp. 224-225.
100
Clasificación
1.Por su
contenido
Subclasificación
1.1Estructurales
1.2 Funciones
1.3 Integración
de puestos
Descripción
Muestran sólo la estructura administrativa del
organismo social.
Muestran la estructura, las unidades,
relaciones y principales funciones de los
departamentos..
Indican los puestos y el número de plazas.
Clasificación
Subclasificación
Descripción
2. Por su
ámbito de
aplicación.
2.1 Generales
2.2 Específicos
Presenta toda la organización, se llama
también carta maestra.
Representan un departamento ó sección de
una empresa.
Clasificación
Subclasificación
Descripción
3.1Verticales
3. Por su
presentación
3.2Horizontales
3.3Mixtos
3.4De Bloque
3.5Circulares
3.6Escalares
Presentan a las unidades, ramificadas de
arriba hacia abajo.
Presentan a las unidades ramificadas de
izquierda a derecha.
Combina verticales y horizontales.
Es variante de los verticales y representan un
mayor número de unidades en espacios.
Presentan los puestos en círculos y niveles
concéntricos.
Es como listado y los niveles se representan
con sangrías.
A continuación se ejemplifican:
101
ACTIVIDAD APRENDIZAJE
1. Los señores Martínez y González se unieron para formar una empresa,
el señor Martínez será el director general y el señor González el
encargado de la administración. La empresa se va a dedicar a la compra
venta de muebles, salas, recámaras; indica cuál sería la estructura
(organigrama propuesto) al principio.
b) Manual. Documento en el cual se encuentra de manera sistemática las
instrucciones, bases o procedimientos para ejecutar una actividad. Es un
instrumento de control sobre la actuación del personal, muestra la
estructura organizacional, representa un medio de comunicación.
Objetivos del manual
1) Instruir al personal: en objetivos, funciones, relaciones, políticas,
procedimientos, etc.
2) Precisar funciones y relaciones.
3) Ayudar en la ejecución de labores.
102
4) Ser un medio de integración y orientación del personal.
5)
Proporcionar información básica para la planeación e implantación de
reformas administrativas.
103
A continuación se muestra el contenido de un manual:
El contenido del manual variará dependiendo del tipo de manual que
corresponda.
Algo muy importante del manual es la estructura de cada hoja, se recomienda lo
siguiente:
Logo
Nombre del tipo de Manual ejemplo:
Área:
empresa
Manual de Políticas
Fecha de Elaboración:
Contenido
Nombre de quién elaboró
Nombre de quién revisó
Nombre de quién autorizó
104
ACTIVIDAD APRENDIZAJE
1. Busque un manual y conteste lo siguiente:
a) De qué empresa es.
b) Tiene fecha de elaboración y esta actualizado, no más de 2 años.
c) Qué tipo de manual de acuerdo al contenido.
d) Tiene índice.
e) Indica el objetivo del manual.
f) Indica el ámbito de aplicación.
g) Esta actualizado.
h) La redacción es accesible ó es muy técnica.
i) Tiene firmas de quién elaboro, revisó y autorizó.
c) Diagramas de flujo o flujogramas es la presentación gráfica que muestra la
sucesión de los pasos de que consta un procedimiento, así como los
departamentos involucrados para su realización, para su elaboración es
necesario usar una simbología.
Simbología. Es el uso de figuras,
se recomienda no usar una gran
cantidad en los flujogramas, por
que puede confundir al lector. Los
símbolos más usuales son:
105
A continuación se muestra un ejemplo del procedimiento de un servicio
de lavado de auto en una empresa de ese giro.
Como podrán observar, se usan pocos símbolos además de separar las
actividades por áreas. Se recomienda que sólo se realice un flujograma por
cada actividad, de lo contrario su elaboración y lectura será difícil de realizar.
Por ejemplo, no se puede poner en el mismo flujograma el pago de
nómina con el servicio de autolavado.
ACTIVIDAD APRENDIZAJE
1. Elabore un flujograma de una actividad personal o entreviste alguna
persona que trabaje en una empresa.
d) Descripción de puestos.
Es un documento que enumera las tareas o funciones del puesto y lo
diferencia de los demás cargos de la empresa; nos indica qué se hace en
106
el puesto, deberes, responsabilidades, periodicidad de la ejecución, los
objetivos del cargo
Para realizar la descripción de puestos primero se debe efectuar el
análisis de puestos, que es un procedimiento para determinar las tareas y
requisitos de un puesto y el tipo de personas que se deberían contratar.
El contenido de una descripción de puestos es la siguiente:
1. Nombre del puesto:
Fecha elaboración
Fecha revisión
2. Código del puesto:
3. Departamento:
4. Depende de:
Supervisa a:
5. Horario de trabajo:
Hora de comida:
6. Días de descanso
7. Organigrama resaltando el puesto:
8. Descripción general:
9. Descripción detallada:
10. En lo fundamental, tareas o atribuciones son los elementos que conforman
un papel de trabajo y que debe cumplir el ocupante. Se recomienda que
se separe por actividades diarias, semanales, mensuales y esporádicas.
11. Relaciones internas.
12. Relaciones externas.
13. Aptitudes:
14. Experiencia:
15. Conocimientos:
16. Educación
17. Requisitos físicos
18. Condiciones de trabajo.
Las descripciones de puestos ayudan a la supervisión de las actividades,
así como son las guías de acción de los empleados con respecto a sus
actividades.
ACTIVIDADES APRENDIZAJE
1. Busca un formato de análisis de puesto y aplica a un empleado.
2. Con el análisis de puesto realizado elabora una descripción de puestos.
3. Obtén una descripción de puestos y comenta.
107
AUTOEVALUACIÓN
Anote en el paréntesis una "V si la aseveración es verdadera o una "F" si es
falsa.
11.
La organización es la tercera etapa del proceso administrativo.
( )
12.
Organizar es reunir las actividades requeridas para lograr objetivos ( )
específicos, así como, establecer a cada grupo un administrador con
autoridad.
13.
La organización impide la lentitud e ineficiencia de las
( )
actividades, al reducir los costos e incrementando la productividad.
14.
Uno
de
los
errores
de
la
organización
es
delegar
( )
Las etapas de la organización se separan en: división del
( )
adecuadamente.
15.
trabajo, previsión y coordinación.
16.
Un manual es un documento en donde se encuentra de manera
( )
sistemática las instrucciones, bases ó procedimientos para ejecutar
una actividad.
17.
Una descripción de puestos es un documento donde plasma en
( )
forma cuantitativa los objetivos.
18.
Un diagrama de flujo es la presentación gráfica que representa
( )
la sucesión del procedimiento de una actividad.
19.
Por su relación es una forma de clasificación de los organigramas.
20. La estructura funcional es más usada en las microempresas.
( )
( )
Respuestas:
1. F
2. V
3. V
4. F
5.F
6. V
7.F
8.V
9.F
10.F
108
UNIDAD 6
DIRECCIÓN
OBJETIVO:
El estudiante conocerá el concepto de dirección, las etapas que la conforman y
su importancia para el logro de los objetivos empresariales.
Temario
6.1 Concepto de dirección
6.2 Comunicación
6.3 Motivación
6.4 Supervisión
6.5 Autoridad
6.6 Liderazgo
6.7 Toma de decisiones
109
MAPA CONCEPTUAL
DIRECCION
Concepto
Importancia
Coordinar esfuerzos para lograr los objetivos
Optimiza recursos, pone en marcha lo establecido en la planeación y
organización
Comunicación. Transmisión y recepción de información
Motivación. Proveer de estimulos para que se adopte un comportamiento
deseado
Proceso
Administrativo
Dirección
Etapas
Supervisión. Vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las
actividades se realicen adecuadamente
Autoridad. Facultad formal que se le da a una persona para poder dar
órdenes y hacer que estas sean cumplidas por el personal a su cargo
Liderazgo. Capacidad de influir, inspirar y guiar a las personas por medio de
la comunicación, para que de forma voluntaria se esfuercen para el logro
de los objetivos esperados
110
INTRODUCCIÓN
Desde épocas primitivas los grupos sociales siempre han sido dirigidos por un
miembro del grupo, en la familia por el padre, en la sociedad y pueblo por el
patriarca, matriarca, rey, emperador, presidente, gobernante, entre otros, siendo
su objetivo guiarlos, representarlos.
Dentro de la administración, la dirección es un factor indispensable para
poner en marcha los lineamientos establecidos en la planeación y organización.
Esta etapa del proceso administrativo es conocida por algunos autores
como ejecución, comando o liderazgo, se trata de una función demasiado
trascendental que se piensa en la administración y la dirección como uno solo;
sin embargo, esta última forma parte de la primera.
Dirigir una empresa representa un gran reto y compromiso, no basta sólo
con tener la autoridad, se deben poseer habilidades de comunicación,
integración de equipos de trabajo, motivación, supervisión y toma de decisiones
que permitan lograr los objetivos institucionales.
Cuando una empresa no es dirigida adecuadamente, no se optimizan los
recursos, lo que puede traer como consecuencia problemas de liquidez, cartera,
inventarios, de negociación con proveedores, atracción de nuevos clientes,
rotación excesiva de personal, entre otros.
Es necesario que las empresas estén bien dirigidas para su permanencia
y crecimiento, no sólo por personas con un título profesional, sino que tengan la
capacidad y habilidad para tener una visión interna y externa que les permita
encauzar correctamente al personal para el logro de los objetivos.
111
6.1 CONCEPTO DE DIRECCIÓN
Las empresas y los países en el mundo crecen y son competitivos por una
buena dirección que les ha permito lograr sus objetivos. No basta con tener lo
último en tecnología, contar con suficientes recursos financieros, materiales y
humanos, se necesita que las personas que dirigen una empresa, país, tengan
la capacidad suficiente para poder influenciar a las personas que están a su
cargo para que realicen sus actividades, es decir, ejecuten una buena dirección.
Pero, qué es la dirección:
Robert B. Buchele: “comprende la influencia interpersonal del administrador a
través de la cual logra que sus subordinados obtengan los objetivos de la organización,
mediante la supervisión, la comunicación y la motivación”.76
Burt K. Scanlan: “consiste en coordinar el esfuerzo común de los
subordinados, para alcanzar las metas de la organización”.77
Podemos decir, que la dirección en la capacidad de poder influenciar a
las personas que están a su cargo para el logro de los objetivos. En caso de no
alcanzar los objetivos, las empresas deben de reaccionar de manera inmediata,
capacitando, removiendo ó despidiendo al dirigente, como ha sucedido con los
directores técnicos de los equipos de futbol, que los cambian por no alcanzar
los objetivos.
Ser un buen dirigente no es solo tener un título, ni un puesto, ni la
autoridad, sino tener la capacidad de comunicación, supervisión, motivación y
liderazgo con los empleados o el grupo que tengan a su cargo, para que cumpla
con lo establecido en la planeación y organización.
Importancia
Pone en marcha lo establecido en la planeación y organización, persuade a los
empleados para lograr una conducta deseable y crea un adecuado clima
76
77
Munch Lourdes, Fundamentos, p. 167.
Idem.
112
organizacional que permite lograr los objetivos. Asimismo, mejora los recursos
de la empresa.
Es tan importante esta etapa del proceso administrativo, que empresas
que no han manejado una buena dirección han desaparecido como ha sido el
caso de:
1. En EUA. La empresa Enron en el 2002 después de 15 años en el
mercado se declara en banca rota por malos manejos de su dirección,
siendo galardonada solo dos años atrás con el premio de la "Compañía
de Energía del Año" que da el Financial Times y en el 2001 la Revista
Fortune la considero como el séptimo grupo empresarial de mayor valor
en Estados Unidos.
2. En México. Empresas privadas como Taesa, o paraestatales como el
Centro de Producción Artística y Desarrollo Cultural de Michoacán
(Proart),78 que una mala dirección las llevó a cerrar sus puertas.
Es tan importante la dirección que cifras dadas por la Secretaria de
Economía nos indican que 43% de las Mipymes (Micro, pequeñas y medianas
empresas), cierran derivado de una mala administración dada por la dirección.
78
Cierre de la paraestatal Centro de Producción Artística y Desarrollo Cultural de
Michoacán Proart), Fuente:
http://www.lajornadamichoacan.com.mx/2008/12/11/index.php?section=cultura&
article=016n1cul, México, 2010.
113
79
Pero también hay empresas que por ser bien dirigidas tienen presencia
internacional como: Grupo Modelo, Cemex, Grupo Bimbo, Telcel.
La dirección para que se realice completamente debe contar con
diversos elementos que son:
1) Comunicación.
2) Motivación.
3) Supervisión.
4) Autoridad.
5) Liderazgo.
6) Toma de decisiones.
No existe una secuencia establecida, pueden presentarse en forma
indistinta de acuerdo con las necesidades.
79
Fracaso Pymes, Fuente:
http://mujer.mundoejecutivo.com.mx/articulos.php?id_sec=2&id_art=16, México, 2010.
114
6.2 COMUNICACIÓN
El cuerpo humano es un sistema donde deben de estar comunicadas todas sus
partes para que funcione adecuadamente el hombre, como: el sistema
respiratorio con el nervioso, entre otros. Las empresas también son un sistema,
por consiguiente deben estar comunicadas todas sus partes que la integran
para lograr los objetivos, por poner un ejemplo podemos mencionar: el área de
ventas, debe indicar a compras que productos son los que no se venden para
que no se compren más, también debe informar a recursos humanos que
capacitación necesita el personal del área que les ayude a vender más).
La comunicación es un proceso indispensable que permite a las
empresas transmitir y recibir datos, información, ideas, opiniones y actitudes,
tanto internas (de empleados, funcionarios, socios) o externas (proveedores,
acreedores, inversionistas y gobierno), para alcanzar los objetivos de una
empresa.
“Es el proceso a través del cual se transmite y
se recibe información en un grupo social”.80
La comunicación permite que fluya la información de los empleados
hacia los jefes o viceversa, se formen grupos de trabajo, se integren los
departamentos, se reciban quejas o sugerencias de clientes, los proveedores
proporcionen información sobre nuevos los productos, entre otros.
Elementos de la comunicación
80
Munch Lourdes, Fundamentos, p. 180.
115
a) Emisor o fuente de la comunicación. Es la persona o grupo que origina la
comunicación, envía palabras, símbolos, ideas o gestos.
b) Receptor de la comunicación. Es la persona o grupo a quién va dirigida la
comunicación, traduce e interpreta el mensaje.
c) Medio. Enlaza al emisor y al receptor, es el canal de comunicación o
transmisor, es como se realiza la comunicación: palabra hablada
(reuniones, juntas, teléfono), palabra escrita (carta, correo electrónico, fax),
gestos, actitudes o signos.
d) Mensaje o contenido de la comunicación. Es lo que queremos comunicar.
e) Código. Son los signos y símbolos que el emisor transmite y varían de
acuerdo a su entorno como son: el idioma, en caso de informática uso de
algoritmos, códigos especiales como usan los marinos, en aviación, entre
otros.
Algo primordial dentro de la comunicación es la respuesta (reacción del
receptor), por eso es importante que el mensaje sea claro, el medio y el código
sean los adecuados.
Clasificación
Clasificación de la comunicación
Por su forma
a) Verbal (escrita u oral)
b) No verbal
Por su contenido
a) Formal. Se da en las empresas
(correspondencia, instructivos,
manuales, etc.), puede ser
ascendente y descendente.
b) Informal. Se da en los grupos informales y no
sigue
los
(comentarios,
canales
formales
chismes,
rumores,
opiniones, etc.).
Por
razón
receptor
del a) Individual. Cuando va dirigida a una persona
en concreto.
116
b) Genérica. Cuando va dirigida a un grupo sin
precisar nombres de personas.
a)
Por su sentido
Vertical.
Cuando
fluye
de
un
nivel
administrativo superior a uno inferior o
viceversa,
como
instrucciones,
son:
quejas,
órdenes,
reportes,
sugerencias.
b) Horizontal. Se da en niveles jerárquicos
semejantes: memorándum, circulares,
juntas, etcétera.
Barreras de la comunicación:
1) Físicas y fisiológicas. Físicas son las que están en el medio cuando se
transmite el mensaje (ruidos, iluminación, distancia, falla o deficiencia de
los medios), fisiológicas las poseen las personas que intervienen en la
comunicación (voz débil, pronunciación defectuosa, sordera, problemas
visuales, etc.).
2) Semánticas. Cuando se emplea una palabra con determinado significado
y el otro elemento de la comunicación lo interpreta de diferente manera.
3) Psicológicas. Se presenta por estados emocionales (temor, odio, tristeza,
alegría), prejuicios, o por el agrado o rechazo hacia el receptor o emisor,
que origina aprobar o desaprobar el mensaje.
Fallas de la comunicación
Emisor
Receptor
1. No se pone al nivel intelectual y 1. No pone atención.
emotivo.
2. Añade
2. Mezcla sus ideas y emociones
al
mensaje
puntos
con el mensaje y lo modifica.
117
confusos e innecesarios.
3. Agrede al emisor.
3. Su conducta no corresponde al 4. Se distrae con el significado.
mensaje, (dice que está feliz y su 5. No pregunta sobre dudas.
cara no lo demuestra)
6. Busca lo negativo.
4. No respeta a la persona.
5. No
confirma
si
el
receptor
entendió.
Requisitos para una comunicación efectiva:
 Estar siempre alerta.
 Hacer contacto visual.
 Ser paciente.
 Mostrar
movimientos
 Ser considerado.
afirmativos
 Ser entusiasta.
faciales adecuados
 Formular preguntas.
y
expresiones
 Evitar actitudes de distracción o
 Evitar interrumpir al orador.
gestos
 No hablar en exceso.
aburrimiento
que
sugieran
La comunicación en las empresas es un proceso necesario porque es el
medio de enlazar a los empleados con los objetivos de la empresa.
ACTIVIDADES APRENDIZAJE
1. Realice la dinámica de teléfono descompuesto. El docente dará un
mensaje largo (dos renglones como mínimo) al oído a un primer alumno, y
este a su vez se lo transmitirá al oído a su compañero que tiene al lado y
este segundo se lo dará al siguiente y así sucesivamente. En caso que el
receptor no escuche el mensaje no se podrá repetir.
Cuando se ha terminado de dar el mensaje entre los alumnos, el último
receptor dirá en voz alta el mensaje que le dieron y a vez el docente dirá
cuál era el mensaje original. El objetivo de esta dinámica es identificar
118
como se distorsiona el mensaje, por las diferentes barreras que se
presentan.
2. Efectúe la escenografía de una comunicación eficaz y una no eficaz.
3. Mencione un ejemplo donde se haya presentado un problema de
comunicación y que consecuencias se presentaron.
6.3. MOTIVACIÓN
Motivación proviene de la palabra latina “motus” y representa “el dar
movimiento”, conducir, impulsar a la acción.81
Ricardo Solana, indica que “es lo que hace que un individuo actúe y se
comporte de una determinada manera. Es una combinación de procesos
intelectuales, fisiológicos y psicológicos que decide, en una situación dada, con
qué vigor se actúa y en qué dirección se encauza la energía.” 82
Motivar a una persona es proveer ciertos estímulos para que adopte un
comportamiento deseado, por ejemplo: de niños nuestros padres nos
estimulaban para sacar buenas calificaciones o comportarnos bien.
La principal función del dirigente es motivar y estimular a la gente para
que actúe y pueda trabajar eficientemente para que se logren los objetivos.
Para poder estimular más fácilmente a una persona es recomendable
conocer sus necesidades; cuando se crean las necesidades nacen las
motivaciones. Las costumbres son una fuente creadora de motivaciones.
Al nacer una necesidad se da una tensión (motivación) que aumenta
hasta que es satisfecha, si no es satisfecha en ocasiones puede cambiar la
personalidad del sujeto, reducir transitoriamente los valores, principios o hasta
la ética.
81
82
Munch Lourdes, Administración, p. 52.
Solana Ricardo, Administración de organizaciones, p. 208.
119
Existen motivaciones primarias y secundarias. Las primeras se presentan
por impulsos biológicos (hambre, sed, respiración, descanso, etc.), las
segundas son adquiridas por experiencias y aprendizaje (jugar futbol, comer
cierta comida, entre otros).
MOTIVACIÓN
HUMANA
Necesidades
Primarias
Secundarias
Existen varias teorías motivacionales, pero la más común es la de
Abraham Maslow, donde se maneja una jerarquía de las necesidades.
1) Necesidades fisiológicas. Comer,
dormir, abrigo, deseo sexual, entre
otras. Son instintivas y nacen con
el individuo, se relacionan con la
supervivencia y la preservación de
la especie.
2) Necesidades de seguridad. Son la
preocupación por la estabilidad, la
protección contra todo lo extraño
120
que aceche sus intereses.
Jerarquía de las necesidades humanas Maslow
83
3) Necesidades sociales: Cuando las necesidades primarias fisiológicas y de
seguridad se encuentran satisfechas el individuo tiene la necesidad de
afiliación, de asociación, de participación, de afecto, de amor.
4) Necesidades de autoestima: Es la posición o el status en que se valora el
individuo. La autopercepción, la autoconfianza; independencia y autonomía.
Si no resuelve estas necesidades el individuo se siente frustrado, inferior,
dependiente y desamparado.
5) Necesidades de autorrealización: Son las necesidades humanas más
elevadas. El individuo se crea retos en todo lo que emprende; la mejora
continua y la calidad en todo lo que realiza son su carta de presentación.
Cuando el individuo no encuentra su autorrealización se encuentra en un
estado de mediocridad y poco creativo en sus tareas.
Tipos de motivación
Intrínseca.
Es
la
que
Extrínseca
siente
la Es la que mueve a la Es la motivación que se
persona, producida por la persona
conducta
o
tarea beneficio
realizada y puede ser:
subjetivo
a)
Trascendente
por
un da por el beneficio que
obtenido obtiene un tercero.
como resultado de su
(gustos, desempeño: incentivos,
vocación.
premios y castigos
b) objetivo (calidad de la
tarea en sí).
Para
aumentar
motivación
se
esta
debe
mejorar: la calidad de
83
Chiavaneto Idalberto, Introducción a la teoría general de la administración, pp. 409-410.
121
vida laboral.
Fuentes de motivación
en el trabajo
Relaciones
interpersonales
Oportunidades para
demostrar la
capacidad
Recompensas
Proyectos que
impliquen retos
Desarrollo
personal.
Causas que ocasionan desmotivación en las
empresas:
 Pobre planificación y comunicación.
 Explicaciones inadecuadas.
 Reglas y regulaciones confusas.
 Precisiones no razonables.
 Trabajo excesivo.
 Personal no cooperativo.
 Carga laboral que afecte la calidad del
trabajo.
 Planificación de plantilla insuficiente.
Reglas de la motivación en las empresas
 Motivarse a sí mismo.
 Seleccionar gente motivada.
 Tratar cada persona como un individuo.
 Fijar metas realistas y desafiantes.
 Recordar que el progreso motiva.
 Crear un ambiente de motivación.
 Recompensas justas.
 Manifestar reconocimiento
 Realización de tareas ajenas.
122
 Trabajar bajo la supervisión de directivos no calificados.
Consecuencias de la desmotivación.
 Reducción de la productividad.
 Aumento del ausentismo laboral.
 Poca permanencia en el trabajo.
ACTIVIDAD APRENDIZAJE
1. Menciona 10 maneras que utilizarías para motivar.
6.4. SUPERVISIÓN
En las familias, grupos sociales, talleres artesanales, siempre ha existido la
necesidad de vigilar que se cumplan con las actividades encomendadas o las
políticas establecidas.
En la Revolución industrial con el florecimiento de empresas y producción
en forma continua, fue necesario vigilar que los trabajadores y obreros
cumplieran con las actividades en forma y tiempo, derivado de esta necesidad
nace de manera formal la supervisión.
Supervisión deriva de super: sobre y de visum: ver, entonces es ver
sobre, revisar, vigilar.84
“Consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma
que las actividades se realicen adecuadamente”.85
La supervisión la deben realizar todos los jefes, sin embargo, por lo
general se identifica con los niveles inferiores (obreros, trabajadores).
Para que el supervisor realice adecuadamente su trabajo debe contar
con ciertas características como:
84
85
Reyes Agustín, Administración de empresas, p. 340.
Munch Lourdes, Fundamentos, p. 185.
123
Criterio
técnico
Liderazgo
Motivador
Ordenado
Seriedad
Características
del supervisor
Capacidad de
organización
Sepa
Delegar
Experiencia de
lo que va a
supervisar
Honesto
Además un supervisor debe de estar bien preparado.
Beneficios de la supervisión:
a) Mejora la productividad del personal.
b) Permite fluidez en la comunicación.
c) Optimiza la relación jefe-subordinado.
d) Corrige errores.
e) Identifica
necesidades,
inquietudes,
deseos,
temores
de
los
empleados.
Funciones del supervisor:
a) Distribuir el trabajo.
b) Saber tratar a su personal (relaciones humanas).
c) Evaluar a su personal.
d) Instruir y capacitar a su personal.
e) Recibir, tratar y dar soluciones a las quejas del personal a su cargo.
124
f)
Mejorar los sistemas a su cargo.
g) Coordinarse con otras áreas.
h) Conservar la disciplina.
Con el crecimiento de las empresas, mejoramiento de la calidad,
optimización de los tiempos y recursos, día a día es más necesaria la
supervisión, y no sólo la encontramos en las empresas productoras, sino
también en la de servicios, en las escuelas, en el gobierno y hasta en la vida
personal tenemos que supervisar a las personas que nos ayudan a realizar
alguna actividad.
ACTIVIDAD APRENDIZAJE
1. Mencione alguna actividad que no haya llegado a su objetivo por falta de
supervisión y cuáles fueron las consecuencias.
6.5. AUTORIDAD
La autoridad es la facultad formal que se le da a una persona para poder dar
órdenes y hacer que estas sean cumplidas por el personal a su cargo.
Elementos de la autoridad
a) Mando. Es la práctica de la autoridad, es poner en acción las políticas de
la organización, por medio de órdenes o instrucciones. Las órdenes
transmiten la indicación y las instrucciones son las normas que indican
como se deben realizar las actividades que son en forma repetitiva
(manuales, instructivos, circulares).
b) Delegación. Se trata de la autoridad y responsabilidad que le concede un
superior a un subordinado, es hacer a través de otros. Esta actividad es
vital que la realicen los jefes para no saturarse de trabajo y se aumenta
la eficiencia administrativa.86
86
Reyes, op. cit., pp. 340-343.
125
Para poder delegar, se debe primero capacitar y sobre todo supervisar
las actividades, para no perder el control.
Al delegar se comparte la responsabilidad y las actividades, lo que
motiva al subordinado.
Cuando se delega se debe indicar por escrito el nivel de autoridad,
responsabilidad, objetivos a lograr, vigilar las actividades encomendadas,
retroalimentar al empleado y reconocer su labor.
Tipos de autoridad:
1.Formal
a) Lineal. Se da sobre una
Se refiere a la autoridad que un
superior
sobre
otorga
otras
para
persona o grupo.
ejercerla
b) Funcional. Se ejerce sobre
personas.
uno ó varios jefes, sobre
Generalmente es una cadena.
funciones
Tipos de autoridad
Ejemplo:
Finanzas
sobre
distintas.
director
tiene
de
autoridad
tesorería,
contabilidad, presupuestos.
2.Técnica o staff
Se origina de los conocimientos
especializados de quién la tiene
Ejemplo:
en
un
proyecto
se
contrata a un especializada, en
ese momento el tiene la autoridad.
3. Personal.
Surge de la derivación de la
personalidad del individuo.
La autoridad se gana, no es simplemente tener un documento donde se
mencione. Es fundamental que el jefe sea capaz, tenga los conocimientos,
experiencia, sea integro, honesto, equitativo, responsable, motivador.
126
6.6 LIDERAZGO
Durante la historia han existido personas que han inspirado y guiado a grupos,
a estas personas se les identifica como líder. Madre Teresa de Calcuta, Gandhi,
Papa Juan Pablo II.
El liderazgo es la capacidad de
influir, inspirar y guiar a las personas
por medio de la comunicación, para
que de forma voluntaria se esfuercen
para
el
logro
de
los
objetivos
esperados.
El líder es quien da movimiento a las personas y genera la acción, funge
como guía, como ejemplo a seguir, como motivador.
El liderazgo no es una técnica, es una relación interpersonal dinámica.
127
Habilidades del líder.
a)
Sobre lo que guía.
b)
Sobre solución de problemas y reducción de conflictos.
c)
De relación y comunicación.
d)
Para enseñar.
Cualidades del líder.
Energía,
serenidad,
conocimiento
de
relaciones,
empatía,
objetividad,
motivación personal, autoestima elevada, persistente, original, con iniciativa,
gran negociador, convincente, don de mando.
128
Enfoques del liderazgo.
El liderazgo se debe analizar desde dos enfoques:
1) Cualidad personal. Son las características que posee el individuo,
comúnmente se conocen como líderes carismáticos, ejemplo: Juan Pablo
II.
129
2) Como función. Lo otorga la empresa y lo obtiene una persona con un
nivel jerárquico mayor. Se trata del proceso de administrar las
actividades de trabajo de los miembros de un grupo y de contribuir en
ellas.
“Se necesitan líderes en las empresas y no solamente gerentes”.
A continuación se muestra tabla entre diferencia de un gerente y líder.
Gerente
Líder

Administra

Administra e Innova

Es una copia de otro

Es original

Mantiene lo institucionalizado.

Desarrolla

Acepta la realidad

Investiga la realidad

Descansa en los controles

Descansa en la confianza

Tiene un corto rango de visión

Tiene un largo rango de visión

Pregunta cómo y cuando

Pregunta qué y por qué

Imita

Origina

Acepta el Status

Cambia

Clásico buen soldado

Tiene personalidad
Gerente Vs Líder
87
Estilos de liderazgo
a) Autocrático. Solo el líder fija las
directrices,
sin
participación
del
grupo. El trabajo solo se realiza con
la presencia del líder.
El grupo se siente tenso y frustrado.
Un ejemplo: el señor Hugo Chávez
presidente de Venezuela
87
Rodríguez Joaquín, Dirección moderna de organizaciones, pp. 259-260.
130
b) Democrático. Las directrices son c)
Liberal.
El
líder
determinadas y decidas por el
completa
para
grupo, estimulado y asistido por el
grupales
o
líder.
participación es mínima del líder.
Existen grupos de amistad entre el
Ejemplo un asesor de tesis.
las
da
Libertad
decisiones
individuales,
la
jefe y subordinado. Ejemplo, el
señor Lorenzo Servitje dueño de
Grupo Bimbo
131
ACTIVIDADES APRENDIZAJE
1. Mencione que características tiene de líder.
2. Describa la importancia del líder en el hogar, empresa y país (mínimo
media cuartilla)
6.7. TOMA DE DECISIONES
Una decisión es una elección que se hace entre dos o más alternativas, para
alcanzar un objetivo.
132
Es importante llevar a cabo una toma de decisión adecuada, porque de
ello depende en gran parte el éxito personal (selección de carrera, escuela) ó
de una empresa (producto a vender, precio).
La toma de decisiones transcendentales en las empresas por lo general
la realizan gerentes y directivos.
Etapas en la toma de decisiones.
1) Definir el problema. Determinar el problema a resolver.
2) Análisis del problema. Identificar causas.
3) Desarrollo de alternativas. Elaborar alternativas o caminos para resolver el
problema.
4) Evaluar alternativas. Calificar alternativas.
5) Selección de la alternativa. De acuerdo a la evaluación se elige la alternativa
más factible.
6) Puesta en práctica de alternativa. Se pone en práctica la alternativa y se
comprueba que fue la mejor alternativa.
En caso que no se hayan obtenido los resultados esperados se deben
identificar las causas, corregir o cambiar la alternativa.
Para tomar decisiones es necesario que se cuente con la información
necesaria para el desarrollo y evaluación de alternativas. Esta información
puede ser de carácter interno (reportes, análisis previos) o externo (de tipo
económica-financiera, política, social, demográfica).
Elementos que intervienen en una toma de decisión:
1) Puesto o nivel jerárquico.
De acuerdo al nivel será el tipo de decisión, los niveles son:
a) Nivel Inferior u operativo. Toma de decisiones operativa básica (cambio
de rutas del día, exhibición de mercancía).
133
b) Nivel Medio o gerencial. Toma de decisiones táctica, incluye áreas de
control, asignación de recursos, reporte de resultados a los niveles altos
(reducción de presupuesto para el siguiente año al departamento de
recursos humanos del 5%).
c) Nivel Alto o directivo. Toma de decisiones estratégica, implica riesgos y
requieren información interna y externa para seleccionar la más idónea.
2) Tipo de Decisión.
a) Decisiones Estructuradas. Son las que son de manera rutinaria y
requieren sólo la información necesaria y básica para realizarse, no se
corren riesgos al llevarlas a cabo (en época de mayor venta se contrata
personal eventual).
b) Decisiones No estructuradas. Son las no rutinarias, requieren información
para ser tomadas por las variables que intervienen (introducción de un
nuevo producto o servicio).
3) Otros factores, variables controlables (internos, ejemplo: reducir gastos)
y no controlables (externos, incremento en el precio de las materias
primas).
ACTIVIDAD APRENDIZAJE
1. Mencione cinco ejemplos de toma decisiones que tomen:
a) Nivel operativo.
b) Nivel medio.
c) Nivel alto.
2. Indique dos tomas de decisiones importantes de su vida y cuál fue el
procedimiento para elegirlas.
134
AUTOEVALUACIÓN
Relacione las columnas y anote en el paréntesis la letra correspondiente a
la respuesta correcta:
a) Líder
1
(_j_)
b) Medio
2
(_ _)
c) Técnica ó staff
3
(_ )
d) Delegación
4
(_ )
e) Supervisión
5
(
)
f)
6
(
)
g) Democrático
7
(
)
h) Reglas de
motivación
i) Motivación
8
(
)
9
(_ _)
j)
10
(
Nivel medio
Toma de
decisiones
)
Es proveer ciertos estímulos para que
adopte un comportamiento deseado
Motivarse a sí mismo, fijar metas
realistas y desafiantes, forman parte de
Las directrices son determinadas y
decidas por el grupo, estimulado y
asistido por el líder. Es el estilo de
liderazgo
Se trata de vigilar y guiar a los
subordinados formaron la finalidad de
que las actividades se realicen de
manera adecuada
Definir el problema, desarrollo de
alternativas son etapas de
Se trata del tipo de autoridad originada
de los conocimientos especializados de
quien la tiene.
Es quien da movimiento a las personas
y genera la acción, funge como guía,
como ejemplo a seguir, como motivador
Enlaza al emisor y al receptor
Se trata de la
autoridad y
responsabilidad otorgadas por un
superior a un subordinado, esto es,
hacer a través de otros
La toma decisiones táctica es manejada
por el
Respuestas:
1. i
2. h
3. g
4. e
5. j
6. c
7. a
8. b
9. d
10. f
135
UNIDAD 7
CONTROL
OBJETIVO:
El estudiante identificará como el control ayuda al logro de los objetivos, cuáles
son sus etapas y las técnicas existentes para controlar.
Temario
7.1.
Concepto de control
7.2.
Importancia
7.3.
Etapas
7.4.
Técnicas para el control
El control no es sólo la
medición del tiempo o
tener un látigo, es un
proceso completo que
permite lograr los objetivos
personales y
empresariales
136
MAPA CONCEPTUAL
CONTROL
Concepto
Actividad que se encarga de cerciorarse que se realice lo planeado
Importancia
Mejora calidad, salvaguarda los activos de la empresa, establece medidas
para corregir desviaciones, retroalimenta la planeación
Identificación de estándar
Medición de resultados
Proceso
Administrativo
Control
Etapas
Comparación
Detección de desviaciones
Corrección
Retroalimentación
Tipos
Preliminar, coincidente y retroalimentación
Principios
Equilibrio, estándares,oportunidad, desviaciones, costeabilidad,
Elementos
Relación con lo planeado, estándares, detectar desviaciones y establecer
medidas correctivas
137
INTRODUCCIÓN
Todo proceso tiene un fin, y el administrativo no es la excepción, el control
como última etapa del proceso administrativo no es una actividad reciente, ha
sido utilizado desde la antigüedad por el hombre, primero en forma empírica, en
actividades como la agricultura, la pesca, la caza, la producción de artefactos
para uso diario, entre otros; donde comparaba lo que espera producir, pescar
con lo real. En la Revolución Industrial, el control se hizo más necesario y se
formalizó su aplicación utilizando diversas técnicas que hasta la fecha se
ocupan.
La aplicación del control ha permitido mejorar las actividades por que al
comparar lo planeado con lo realizado, identificar desviaciones y las causas que
lo generaron, retroalimenta la forma de hacer las cosas. Un ejemplo muy
sencillo fue la producción de maíz, al comparar que no se producía lo mismo
que años anteriores, se identificaron las causas y se llegó a la conclusión que
se debió a la falta de agua o minerales que la tierra no poseía, entonces se
crearon sistemas de riego y uso de fertilizantes.
El control no solamente se debe realizar hasta el final, es importante que
en cada etapa del proceso administrativo se controle, con el propósito utilizar
adecuadamente los recursos asignados.
En esta última Unidad se desarrolla el tema del control, cuyo objetivo es
identificar que el proceso administrativo es utilizado en cualquier disciplina.
138
7.1 CONCEPTO DE CONTROL
El proceso administrativo consta de las etapas de planeación, organización,
dirección y control, cuando se han puesto en marcha las tres primeras, es
necesario llevar a cabo una revisión de lo planeado, organizado y ejecutado,
con el objeto de ofrecer una retroalimentación, ahí es donde entra la fase de
control.
El control, como última etapa del proceso administrativo, mide y corrige el
desempeño individual, departamental y organizacional, con el propósito de
identificar si concuerda con los planes y objetivos de la empresa. En esta fase
se identifican las desviaciones tanto en forma cualitativa como cuantitativa, con
el fin de retroalimentar a la planeación.
A continuación mencionaremos algunas definiciones del control con la
intención de tener un mayor conocimiento.
Burt K. Scanlan: “el control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos
88
vayan de acuerdo con los planes establecidos”.
George R. Terry: “el proceso para determinar lo que se está llevando a cabo,
valorizándolo y, si es, necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la
ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado”.89
En conclusión, podemos decir que el control previene y mejora las
operaciones, es un medio de retroalimentación que sirve para reiniciar el
proceso administrativo.
El control debe estar relacionado con lo planeado, sino se planea, qué
podemos controlar. Cuando se planea deben ser muy claros los objetivos, por
ejemplo, si nuestro objetivo para el siguiente año es un incremento en las
ventas, pero no se determina el %, será lo mismo tener un incremento del 1% o
del 10%, por eso se deben establecer estándares en forma cuantitativa y
cualitativa, para detectar las desviaciones y poder establecer las medidas
88
89
Munch Lourdes, Fundamentos, p. 191.
Idem., p. 192.
139
correctivas. Se debe contar con elementos de control para realizar esta
actividad.
Elementos del control
Principios del control
Cuando se ejecuta el control, se debe identificar que exista un equilibrio entre lo
que se delega y el control establecido,90 que existan estándares que ayuden a
identificar las desviaciones que se presenten, analizando las causas y que
éstas se entreguen con oportunidad para que se tomen las medidas correctivas.
Establecer el control no debe ser caro, se debe estudiar el costo-beneficio,
además, el que controla debe ser independiente a lo que controla, lo que
permitirá tener libertad de criterio.
90
No podemos delegar y no controlar, de ser así posteriormente las actividades se van
a salir de control.
140
Lo
anterior,
se
esquematiza
de
la
siguiente
manera:
Principios del control
Equilibrio.
Estándares
Oportunidad
Desviaciones
Costeabilidad
A cada grupo de
Deben existir
El control debe Se deben analizar La implementación de
sus causas
delegación se le debe estándares para ser oportuno para
un sistema de control
proporcional el grado
poder medir
tomar
no debe exceder en
de control
correcciones.
costo.
correspondiente
Excepción
El control debe
aplicarse a las
actividades más
representativas
Función
controlada.
Debe ser
diferente el área
que controla a
la controlada
Tipos de control
Durante el desarrollo diario de operaciones de las empresas, se identifican tres
clases de control, las cuales siguen el siguiente proceso:
141
ACTIVIDAD APRENDIZAJE
2. Mencione una actividad donde haya utilizado los diferentes tipos de
control.
7.2. IMPORTANCIA
 Determina y analiza las causas de las desviaciones.
 Proporciona información sobre la ejecución de las actividades.
 Implanta medidas para corregir las actividades y alcanzar los
objetivos.
 Al controlar se salvaguardan los recursos de la empresa.
 Retroalimenta a la nueva planeación.
 Mejora calidad.
 Agregar más valor a la empresa.
 Facilitar la delegación del trabajo.
Propósito y función del control
El propósito del control es garantizar que los planes tengan éxito, porque al
detectar desviaciones con oportunidad, se pueden adoptar acciones de
corrección que permitan lograrlos. Para conseguir los objetivos, se deben
considerar los siguientes factores para controlar:
a) Cuantitativos.
Cantidad
(mide
volumen),
tiempo
(determina
estimaciones de tiempo) y egresos (desembolsos realizados).
Ejemplo: el objetivo es aumentar las ventas en 15% dentro de los
siguientes cuatro meses, para lograrlo se estima incrementar las
promociones con un presupuesto de $50 000, manejando los factores
tenemos los siguiente:
Cantidad: Aumento en ventas de 15%.
Tiempo: cuatro meses.
Egreso: $ 50 000.
142
b) Cualitativo. Calidad, es la combinación de esfuerzos para realizar una
actividad.
Calidad. Aumentar las ventas en los siguientes cuatro meses no
disminuirá la atención a los clientes
La función del control es proporcionar los elementos adecuados a los
supervisores, gerentes, directores, para garantizar que se cumpla con los
planes establecidos.
Consideramos que les surge la duda, ¿quién es el que controla?, y la
respuesta es sencilla:
1)
Cada uno de nosotros controla sus actividades en costo y tiempo.
2)
Los supervisores, jefes de departamento, gerentes, directivos deben
controlar las actividades que realizan sus subordinados.
3)
El gobierno controla las actividades de sus funcionarios públicos y de
sus diferentes dependencias (ejemplo: Secretarias de Estado).
4)
Los profesores controlan el acceso al salón de clases, así como la
entrega de tareas, participaciones, entre otros.
Como se puede ver, en los diferentes sistemas existentes se
establecen estándares con el objeto de llegar a objetivos y el control viene a
identificar que se cumplan, en caso de no hacerlo, obtiene las desviaciones y
las causas, corrige y retroalimenta con el propósito de mejorar los objetivos.
ACTIVIDAD APRENDIZAJE
1. Mencione un ejemplo de objetivos donde se manejen los factores
cuantitativos y cualitativos.
7.3 ETAPAS
El control no sólo se realiza con una sola actividad, sino existen diferentes
etapas, a saber:
143
Para ilustrar las etapas, se utilizará el ejemplo anterior: donde el objetivo
era aumentar las ventas en 15% dentro de los meses de septiembre a
diciembre, para lograrlo se incremento el presupuesto de promoción a $50 000.
En el mes de enero del siguiente año, se identifica que en el periodo de
septiembre a diciembre aumentaron las ventas en 16% y los gastos de
promoción fueron de $80 000.
1) Identificar el estándar. Aumento en ventas de 15% y gastos de
promoción incremento de $50 000.
2) Medición de resultados. Aumento de septiembre a diciembre en
ventas de 16%, y en gastos de promoción se gastaron $80 000.
3) y 4) Comparación y detección de desviaciones. Para esta etapa se
recomienda utilizar un cuadro comparativo como se ilustra a
continuación:
144
Concepto
Ventas
Periodo
Sept-Dic
Importe
Importe
Diferencia
Diferencia
estimado
real
en Pesos
en %
100 000
116 000
16 000
16%
Observación
Lo planeado era
15%,
real
fue
16%, derivado de
promoción
y
nuevos contratos
Promoción
Sept-Dic
50 000
80 000
30 000
60%
No se realizaron
correctamente los
presupuestos.
En este cuadro solo aparece de septiembre a diciembre, pero se
recomienda manejar el acumulado del año, así como un comparativo con el año
anterior. Entre más información se tenga sobre el tema que se trate, nos
permitirá tomar mejores decisiones, pero no hay que exagerar con la
información.
5) Corrección. Derivado de las causas de las desviaciones serán las
medidas de corrección aplicar. Estas medidas van desde la corrección
en la planeación, llamadas de atención, suspensión o liquidación de
los
responsables
de
su
realización,
supervisores,
jefes
de
departamento, gerentes o hasta directores.
6) Retroalimentación. El resultado de los puntos anteriores nos permitirá
tener nuevos elementos para la nueva planeación, para que esté lo
más cercano a la realidad. Además de poder desarrollar cursos
opcionales de acción.
El control eficaz exige la alimentación adelantada.
ACTIVIDAD APRENDIZAJE
1. Mencione un ejemplo donde pueda aplicar las etapas de control.
145
Control por áreas funcionales
Cada una de las áreas funcionales de la empresa maneja su proceso
administrativo, por lo tanto deben controlar las actividades con el objeto de
lograr los objetivos propuestos en la planeación. En el siguiente diagrama
esquematizamos las áreas funcionales de la empresa con algunas de las
actividades que realizan y que deben ser sujetas a control:
Las actividades que se mencionan son enunciativas más no limitativas,
de acuerdo con las necesidades de las empresas, existirán más acciones de
control a realizar.
ACTIVIDAD APRENDIZAJE
1. Investigue con algún conocido que medidas de control se establecen en
el área donde trabaja y en caso de no cumplir con los objetivos, cuáles
han sido las medidas correctivas.
146
7.4. TÉCNICAS DE CONTROL
Son
las
herramientas
que
utilizan
los
jefes,
gerentes,
directivos
y
administradores para poder realizar el control.
Son muchas las técnicas que se usan, en este apartado sólo las
mencionaremos de manera informativa.
1) Contabilidad. Preparación de estados
financieros.
(Financiera-
2) Auditoria. Revisión de actividades.
3) Presupuestos.
Sistemas de
información
Estimación
administrativa)
de
ingresos, gastos, intereses.
4) Reportes. Ejemplo: asistencia, ventas,
gastos, etc.
5) Informes. Semanales, mensuales.
Técnicas de control
6) Formas. Ejemplo: solicitud de cheque,
vacaciones, traspaso mercancía, etc.
7) Archivos.
expedientes
Ejemplo:
de
personal,
facturas,
créditos
bancarios, etc.
1) Procesos.
Ejemplo:
compras,
devoluciones).
2) Procedimientos. Ejemplo: pago de
GráficasDiagramas
nómina, pago a proveedores, otorgamiento de crédito, etc.
3) Gráficas de Gantt. Establece tiempo y
responsable
de
realización
de
actividades.
Estudio
de  Tiempos y movimientos.
métodos
147
Métodos
 Redes.
Camino
cuantitativos  Modelos matemáticos.
y PERT
crítico
 Investigación de operaciones.
 Estadística.
 Cálculos probabilísticos.
 Programación dinámica.
Control
interno
91
Por su relevancia, se explicará, brevemente, qué es el camino crítico y
PERT.
Las gráficas de Gantt se usan cuando los proyectos contengan
actividades cortas o sean secuenciales, pero cuando se poseen varias
actividades, se debe tener relación entre ellas y la técnica que se usa es PERT
(Program Evaluations and Review Technique), técnicas de evaluación y revisión
de programas. El PERT es la base para encontrar la ruta crítica (CPM), que
determina actividades y costos. La forma de representación varía, en ocasiones
se usan líneas, en otras círculos, o en como la siguiente, cuadrados:
91
Munch Lourdes, Fundamentos, p. 218.
148
Ahora se explica en qué consisten las técnicas.
Son los medios de donde se obtiene información. Los
Sistemas de
información
sistemas de información son variables en cada
empresa de acuerdo a sus necesidades. Deben ser
oportunos, confiables, accesibles en su costo y
Técnicas de control
manejo.
Gráficas
GráficasDiagramas
se
refiere
a
la
esquematización
de
actividades y tiempos.
Diagramas
presentan
la
continuidad
de
las
actividades.
Estudio de
Analiza las actividades en tiempo y movimientos, con
métodos
el propósito de mejorarlos.
Métodos
Sistemas que controlan programas, costos, tiempos,
cuantitativos
Control interno
secuencias, relación de actividades, entre otros.
Es el establecimiento de políticas y procedimientos
para la salvaguarda de los activos de la empresa.
Se pueden usar varias técnicas a la vez, lo importante es que de acuerdo
con los resultados obtenidos, se retroalimente y se dé seguimiento a las
medidas correctivas.
Errores comunes del control
 En ocasiones el sistema parece una cacería de brujas, busca culpables,
en lugar de causas y soluciones.
 Es agresivo y provoca hostigamiento, o que el personal se sienta
atacado.
 Obsesivo, existen demasiadas inspecciones, provocando que sea
costoso.
149
 Es recursivo, repetitivo en lo que paso lo que limita la toma de medidas
correctivas.
ACTIVIDAD APRENDIZAJE
1. Investigue como se aplica el control en México, Estados Unidos y Japón,
elabore cuadro comparativo.
2. Seleccione una empresa e investigue las técnicas de control que utiliza.
3. Si lo contrataran en una empresa donde va a realizar actividades a fin de
la carrera que estudia, que medidas de control implementaría y para qué.
150
AUTOEVALUACIÓN
Anote en el paréntesis una “V” si la aseveración es verdadera o una “F” si es
falsa.
1)
El estándar es un requisito para establecer el control.
(
)
2)
La evaluación de la actuación es un estándar cuantitativo.
(
)
3)
El control solo se debe aplicar a las actividades más representativas
(
)
(
)
(
)
(
)
medidas (
)
de recursos humanos.
4)
El
control
se
debe
aplicar
aunque
su
costo
sea
muy
representativo.
5)
El control facilita información acerca de la ejecución de los planes.
La medición de resultados es la primera etapa del proceso de
6)
control.
La
7)
retroalimentación
9)
que
se
establezcan
correctivas en los planes.
Se deben
8)
permite
establecer
sistemas
de control en todas
las
(
)
El control significativo se realiza de manera esporádica.
(
)
La contabilidad es una técnica de control.
(
)
actividades de la empresa.
10)
Respuestas:
1. V
2. F
3. F
4. h
5. b
6. a
7. d
8. f
9. c
10. e
151
Relacione las columnas y anote en el paréntesis la letra correspondiente a la
respuesta correcta:
a) Sistemas de
información.
b) Control
preliminar.
1
(_j_)
2
(_ _)
c) Control interno.
3
(_ )
d) Cualitativo.
e) Producción.
4
5
(_ )
( )
f)
Identificación de
estándares.
g) Técnicas de
control.
h) Cuantitativo.
6
(
)
7
(
)
8
(
)
i)
9
(_ _)
10
(
j)
Técnica de
estudio de
métodos.
Ventas.
)
El control de servicio al cliente se realiza
por parte del área de
Son las herramientas que utilizan los
jefes, gerentes y administradores para
controlar
Analiza las actividades en tiempo y
movimientos, con el propósito de
mejorarlos
El tiempo es un factor de control de tipo
Se da previamente a la acción para
asegurar que se preparen los recursos.
La contabilidad es considerada una
técnica de
La calidad es un factor de control de tipo
Es la primera etapa del proceso de
control.
Se refiere al establecimiento de políticas
y procedimientos para la salvaguarda de
los activos de la empresa.
Área que se encarga del control de
inventarios
Respuestas:
1. j
2. g
3. i
4. h
5. b
6. a
7. d
8. f
9. c
10. e
152
BIBLIOGRAFÍA
Libros:
Carroll, Lewis, Cuento Alicia en el país de las maravillas, España, Saldaña,
2008.
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México, Mc Graw Hill, 2002.
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pensamiento,
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estrategia y
vanguardia, México, Mc Graw Hill, 2006.
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2004.
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153
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Páginas Web
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Michoacán Proart), Fuente:
http://www.lajornadamichoacan.com.mx/2008/12/11/index.php?section=cultura&
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http://www.nafin.com/portalnf/get?file=/pdf/.../cualidades_empresario.pdf
Eficiencia vs eficacia, Fuente:
http://www.rrhhmagazine.com/inicio.asp?url=/articulo/gestion14.asp
Fracaso Pymes, Fuente:
http://mujer.mundoejecutivo.com.mx/articulos.php?id_sec=2&id_art=16
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http://www.losrecursoshumanos.com/contenidos/297-definicion-y-enfoque-de-laetica-empresarial.html, México, 2010.
154
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http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/144.pdf, México, 2010.
Misión Nafin, Fuente: http://www.nafin.gob.mx, México, 2010.
155
GLOSARIO
Actitud
Actuación evaluativa favorable o desfavorable ejercida hacia algo o alguien, que
se representa en nuestras creencias, sentimientos o conducta percibida por las
demás personas.
Actividad/tarea
Situaciones laborales que consumen tiempo y recursos, y permiten un resultado
concreto en un plazo determinado.
Administración
Disciplina que tiene como propósito la coordinación eficaz y eficiente de los
recursos de un grupo social con la finalidad de lograr sus objetivos con la
máxima productividad y calidad.
Administrador
Es la persona que influencia a los subordinados, para el logro de objetivos tanto
personales como organizacionales o institucionales.
Alternativa
Opción entre dos cosas o más.
Análisis
Acción de fragmentar una cosa o problema en tantas partes como sea
necesario, para descubrir la naturaleza de éstas, sus relaciones y obtener
conclusiones objetivas del todo.
Auditoria
Revisión, verificación, comprobación, y evidencia aplicada a la empresa.
156
Autoridad
Derecho delegado que se da a una persona o departamento para controlar
procesos, practicas, políticas u otros asuntos específicos, relacionados con
actividades que lleva acabo el personal a su cargo.
Calidad
Se refierea las características especificas del producto que responden a las
demandas del cliente.
Cargo
Conjunto de tareas y responsabilidades que establecen el trabajo concedido a
un solo empleado.
Clima organizacional
Concepto referente a las percepciones del personal de una organización sobre
el ambiente global en que desempeña sus funciones.
Compensación
Todo tipo de estímulo que los individuos reciben a cambio de su trabajo.
Comportamiento organizacional
Análisis de los individuos y de los grupos en el ámbito de la organización.
Controlar
Acción de medir y registrar los resultados alcanzados por un agente del sistema
de organización en un tiempo y espacio definidos.
Coordinar
Controlar el rumbo armónico que este concordado con todos los elementos que
laboran en el trabajo
157
Creatividad
Reproducción de una idea nueva.
Delegar
El acto de asignar a un supervisado la autoridad y la responsabilidad formales
con el fin de realizar actividades específicas.
Departamentalización
Fase del estudio administrativo que se ocupa de analizar y dividir el trabajo
como un Todo, estableciendo los niveles de especialización y complejidad de
todas los elementos o componentes del trabajo y dando figura al organigrama.
Dirigir
Motivar a los grupos humanos para que logren sus objetivos y vean los
resultados con determinados recursos
Dirección
Proceso de administrar e influir en las actividades de los elementos de la
organización relacionadas con las tareas.
División del trabajo
Acto de fragmentar el trabajo total de una organización, por especializaciones y
niveles de dificultad.
Eficacia
Capacidad para definir los objetivos precisos “hacer lo indicado”.
Eficiencia
Capacidad para reducir al mínimo los recursos usados para alcanzar los
objetivos de la organización “hacer las cosas bien”.
158
Estrategia
Esquema cuyo contenido es la determinación de los objetivos o propósitos de
largo plazo de la empresa y los cursos de acción a seguir. Es la forma de
organizar los recursos.
Evaluar
Acción de comparar y enjuiciar los resultados alcanzados en un momento y
espacio
específicos.
Es
buscar
las
causas
de
su
comportamiento,
comprenderlas e introducir medidas correctivas oportunas.
Franquicia
Contrato para otorgar una licencia, a través de éste una empresa vende un
paquete que pertenece a una marca registrada, maquinaria, materiales y
lineamientos administrativos.
Gerente
Personal de una organización que posee autoridad para decidir sobre asuntos
que comprometen a empresa.
Influencia
La habilidad para hacer que otro realice algo, sin utilizar poder ni autoridad.
Fines
Son los efectos que se adquieren con el logro de los objetivos.
Flujograma
Gráfica que representa el flujo y número de operaciones secuenciales de un
proceso o procedimiento con la finalidad de generar un bien o un servicio.
Concierne a la ingeniería de sistemas y también se nombra también algoritmo,
lógica o diagrama de flujo. La ingeniería industrial utiliza otro diagrama conocido
159
como de “proceso, recorrido u hoja de ruta” con una simbología diferente a la de
sistemas. Al igual que el primero, se utiliza en el diseño de procesos y
procedimientos.
Función
Precepto formal permanente e impersonal de una estructura o de un puesto de
trabajo.
Gerencia
Función por medio de la cual las empresas y el Estado consiguen resultados
para satisfacer sus respectivas demandas.
Liderazgo
Proceso
para
administrar
y
movilizar
personas
y/o
ideas.
Influencia
interpersonal ejercida en una situación,cuyo fin es la consecución de un
objetivo.
Manual
Documento cuyo contenido es información válida y clasificada sobre una
determinada materia de la organización. Se trata de un compendio, una
colección de textos seleccionados y fácilmente localizables.
Manual de funciones
Documento equivalente al Manual de Organización. Cuyo contenido es
información
válida
y
clasificada
sobre
las
funciones
y
productos
departamentales de una organización. Trata de la descripción departamental,
de funciones y de productos.
160
Manual de organización
Documento cuyo contenido es información válida y clasificada sobre la
estructura, funciones y productos departamentales de una organización. Su
contenido trata de organigramas y descripción departamental, de funciones y de
productos.
Manual de políticas
Documento cuyo contenido es información válida y clasificada sobre las
políticas, normas e instrucciones regidoras del quehacer de corto, mediano y
largo plazo de los funcionarios de una organización. Su contenido trata de
políticas, normas e instrucciones.
Manual de procedimientos
Documento cuyo contenido es válida y clasificada sobre la estructura de
producción, servicios y mantenimiento de una organización. Su contenido se
refiere a los procedimientos de trabajo, que requieren especificación de su
naturaleza y alcances, la descripción de las operaciones secuenciales con la
finalidad de lograr el producto, las normas que le afectan y una gráfica de
proceso (hoja de ruta, flujograma).
Manual de puestos
Documento cuyo contenido es información válida y clasificada sobre la
naturaleza y funciones de cada puesto o cargo de trabajo, con sus respectivos
requisitos de ingresos y valoración, de cierta organización. Su contenidose
refiere a los puestos de trabajo, especificaciones de su naturaleza y alcances,
valoración, la descripción de sus funciones y el perfil de los productos de salida.
Manual técnico
Documento cuyo contenido es información válida y clasificada sobre la
estructura y modo de controlar un aparato. Su contenido destina un porcentaje
161
menor a la descripción y uno mayor a la gráfica. Ejemplos Manuales de TV y
Sonido, CPU, vehículos, etcétera.
Meta
Es el parámetro del objetivo específico. Muestra la cantidad y unidad de medida
del producto deseado y el tiempo y lugar para realizarlos. Se compone de
Verbo+cantidad+unidad de medida+tiempo+localización.
Método
Proceso lógico de pasos o etapas para lograr un objetivo específico.
Misión
Intención, finalidad que persigue en forma permanente o semipermanente una
organización, un área o un departamento. Motivo principal de una organización.
Modelo
Observación de la realidad para representar de manera simplificada algunos
fenómenos del mundo real.
Negociación
Proceso interactivo, a través de éste, dos o más actores buscan maximizar sus
beneficios individuales por medio de un acuerdo en una situación de
interdependencia y con intereses en conflicto.
Normas
Pautas para la conducta aceptada y esperada. Patrones de conducta
aceptables en un grupo y compartidos por todos sus elementos.
Objetivo específico
162
Se trata de la especificación de una parte del objetivo general. El conjunto de
propósitos específicos logran el objetivo general.
Objetivo general
Se especifica como “un deseo a lograr”.
Organizar
Acto de acopiar e integrar de manera dinámica y racional los recursos de una
organización o plan, con la finalidad de lograr resultados previstos por medio de
la operación.
Organigrama
Es la presentación en una gráfica de la estructura formal de cierta organización,
según su división especializada de trabajo y niveles jerárquicos de autoridad.
Plan
Grupo de programas y proyectos que se relacionan entre sí y conducen a un
objetivo común. También conjunto armónico de actividades con la finalidad de
alcanzar un resultado concreto.
Planificación
Proceso racional y sistémico de preveer, organizar y utilizar los recursos
escasos con el fin de alcanzar objetivos y metas en un tiempo y espacio
predefinidos.
Política
Grupo de estrategias, normas y parámetros de una organización, las cuales
dirigen la actuación de los funcionarios con el fin de logras sus objetivos y
metas en un lugar y plazo dados. Es un marco general de actuación.
Presupuesto
163
Plan financiero de ingresos y egresos de corto plazo formado por programas,
proyectos y actividades
que deben realizarse por una organización, se
presentan en determinadas clasificaciones.
Problema
Situación que no se considera normal, respecto a las conductas o hechos
frecuentes, en un momento o lugar determinado.
Procedimiento
Ciclo de operaciones que implica a varios trabajadores que laboran en diversos
sectores y que se establece con la finalidad de asegurar el tratamiento uniforme
de todas las operaciones que forman arte de la producción de un determinado
bien o servicio.
Producto
Es el resultado parcial o total (bienes y servicios), tangible o intangible,
originado de una actividad realizada.
Programa
Conjunto total de objetivos, políticas, metas y actividades a realizar en un
tiempo y espacio determinados y con recursos específicos. Sus finalidades son
"servicios".
Proyecto
Conjunto organizado de objetivos, políticas, metas y actividades a realizar en un
tiempo y espacio definidos, con recursos establecidos. Sus resultados son
"bienes de capital".
Puesto
Conjunto de responsabilidades que una persona debe realizar; ésta goza de
ciertos requisitos y remuneración.
164
Recursos
Son los medios que se utilizan para la realización de actividades. Generalmente
son seis: humanos, financieros, materiales, mobiliario y equipo, planta física y
tiempo.
Responsables
Son aquellas personas que reciben órdenes de sus superiores o las tienen en
virtud del puesto que realizan, sobre actividades a su cargo. Hay de dos clases:
unidades organizativas o funcionarios.
Sistema
Es un proceso formado por un conjunto de partes que se relacionana entre sí,
capaces de transformar insumos en productos para satisfacer necesidades de
su ambiente. Hay diversos tipos: insumos-proceso-productos-ambiente, al igual
que, abiertos y cerrados.
Supervisar
Se trata de vigilar los hechos de un trabajo para que se realicen conforme a las
normas preestablecidas y en el tiempo y lugar acordados.
Trabajo
Acción humana, individual o colectiva, que funciona para obtener un
producto o a la prestación de un servicio en un tiempo y espacio definido;
cuenta con el apoyo de otros recursos.
165