MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CUENTAS INACTIVAS MAYO 2002 HOJA DE APROBACIÓN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CUENTAS INACTIVAS POR MEDIO DE EL PRESENTE SE NOTIFICA QUE ESTE MANUAL CONTIENE Y DESCRIBE ADECUADAMENTE EL SISTEMA DE INFORMACIÓN/ PROCESO. ____________________________ Presidente ____________________________ Representante de la Junta Directiva ______________________________ Vicepresidente Consultoría Jurídica Fecha de Aprobación: _____/_____/__________ ____________________________ Representante de la Junta Directiva ____________________________ Vicepresidente de Contraloría HOJA DE REVISIÓN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CUENTAS INACTIVAS POR MEDIO DE LA PRESENTE SE NOTIFICA QUE ESTE MANUAL FUE REVISADO A FIN DE VERIFICAR SU CUMPLIMIENTO CON LAS NORMAS INTERNAS ESTABLECIDAS. ______________________________ Vicepresidencia Sucursales y Agencias ______________________________ Vicepresidencia de Sistemas Fecha de Aprobación: _____/_____/__________ ____________________________ Vicepresidencia de Operaciones ____________________________ Gerencia de Procesos HOJA RESUMEN Nombre del Proceso: Cuentas Inactivas Dependencia o Unidad a Instalarse / Alcance: Vicepresidencia de Sistemas, Gerencia de Servicios al Computador, Vicepresidencia de Contraloría, Gerencia de Presupuesto y Estadísticas y Sucursales y Agencias. Resumen: El presente manual de Normas y Procedimientos de Cuentas Inactivas contiene los lineamientos a seguir para el control de las cuentas de Ahorros/Rentahorros/Corrientes/Rentacorrientes que tengan la condición de inactivas y de esta manera poder garantizar la protección del depositante lo cual está establecido en el artículo 28 de la nueva Ley de Bancos. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ÍNDICE ÍNDICE .............................................................................................................................. 5 INTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 6 OBJETIVO ........................................................................................................................ 7 ALCANCE ......................................................................................................................... 7 FORMULARIOS UTILIZADOS .......................................................................................... 7 NORMAS GENERALES .................................................................................................... 8 PROCEDIMIENTO CUENTAS INACTIVAS ...................................................................... 9 5 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS INTRODUCCIÓN El manual de Normas y Procedimientos de Cuentas Inactivas fue elaborado con la finalidad de establecer los lineamientos que deben cumplirse en el seguimiento y control de las cuentas de Ahorros, Rentahorros, Corrientes y Rentacorrientes que por un lapso de un (1) año continuo que no hayan tenido movimientos por depósitos o retiros, y de esta manera cumplir con lo establecido en el artículo 28 de la nueva Ley de Bancos para garantizar la protección del depositante. La Vicepresidencia de Contraloría es responsable de velar por el cumplimiento de la normativa establecida en el presente manual. 6 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS OBJETIVO Establecer la normativa y procedimiento a seguir a fin de Controlar y realizar el seguimiento de las cuentas inactivas en las Sucursales y Agencias del Banco. ALCANCE Aplica a todas las Sucursales y Agencias del Banco. FORMULARIOS UTILIZADOS Reporte BSALM223 “Cuentas Inactivas” 7 MANUAL DE NORMASY PROCEDIMIENTO Área: Operaciones Procedimiento Cuentas Inactivas NORMAS GENERALES 1. Las cuentas Corrientes y Rentacorrientes que por un lapso de tres (3) meses no hayan tenido movimientos por depósitos o retiros, automáticamente el sistema les colocará la condición de cuentas inactivas. 2. Las cuentas de Ahorros/Rentahorros que por un lapso de seis (6) meses no hayan tenido movimientos por depósitos o retiros, automáticamente el sistema les colocará la condición de cuentas inactivas. 3. Es responsabilidad del Gerente y Subgerente de la oficina revisar mensualmente por el Sistema de Información en Línea el Reporte BSALM223 “Cuentas Inactivas”. 4. Es responsabilidad del Gerente o Subgerente de la oficina verificar que los depósitos presentados para las cuentas inactivas de los clientes del Banco, sean realizados por el titular de la cuenta o persona autorizada. 5. En caso de presentarse una persona a realizar un depósito a una cuenta inactiva y éste no sea el titular de la misma, el Gerente o Subgerente de la oficina, no deberá quitar la condición de inactividad a la cuenta hasta que no se confirme con el titular la presentación de dicho depósito. 6. Todos los retiros que se realicen a las cuentas de Ahorros/Rentahorros/Corrientes/Rentacorrientes que tengan la condición de cuentas inactivas, deberán ser autorizados por el Gerente o Subgerente de la oficina. Área: Procedimiento: Operaciones Cuentas Inactivas VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS Gerencia de Procesos VIGENCIA MAYO 2002 ACTUALIZACIÓN 8 MANUAL DE NORMASY PROCEDIMIENTO 7. Es responsabilidad del Vicepresidente de Región revisar semanalmente por el Sistema de Información en Línea el Reporte BSALM223 “Cuentas Inactivas” que tengan en saldo disponible la cantidad de un millón (1.000.001) inclusive y en adelante. 8. Toda cuenta inactiva no permitirá operaciones de debito generadas de cobro de comisión. 9. La Gerencia de Servicios al Computador es responsable de la publicación en Línea de los reportes de cuentas inactivas. 10. Las cuentas de Ahorros/Rentahorros/Corrientes/Rentacorrientes que por un lapso de un (1) año continuo no hayan tenido movimientos por depósitos o retiros, deberán ser objeto de seguimiento especial por parte de la Vicepresidencia de Contraloría a través de la unidad Auditoria financiera. 11. La Vicepresidencia de Contraloría es responsable de revisar en los Reportes de las cuentas inactivas de las Sucursales y Agencias del Banco, los siguientes datos: 12. Código de cuenta cliente, Nombre del titular, Fecha del último movimiento, Monto. Es responsabilidad de la Gerencia de Presupuesto y Estadísticas informar semestralmente a la Superintendencia de Bancos sobre las cuentas que presenten la condición de cuentas inactivas. Área: Procedimiento: Operaciones Cuentas Inactivas PROCEDIMIENTO CUENTAS INACTIVAS VICEPRESIDENCIA DE CONTRALORÍA VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS Gerencia de Procesos VIGENCIA MAYO 2002 ACTUALIZACIÓN 9 MANUAL DE NORMASY PROCEDIMIENTO GERENCIA DE AUDITORIA FINANCIERA 1. Procede a revisar en el Sistema Integral de Información en la opción Reporte de Cuentas Inactivas por Agencia, las cuentas que no hayan tenido movimientos por depósitos o retiros en un lapso de un (1) año continuo. 2. Solicita a la Gerencia de Servicios al Computador los Reportes BSALM223 “Cuentas Inactivas”, a fin de realizar el seguimiento y control. GERENCIA DE SERVICIOS AL COMPUTADOR DEPARTAMENTO DE OPERACIONES 3. Genera Reportes de cuentas inactivas y envía a la Vicepresidencia de Contraloría y Gerencia de Presupuesto y Estadísticas. VICEPRESIDENCIA DE CONTRALORÍA GERENCIA DE AUDITORIA FINANCIERA 4. Revisa en los Reportes BSALM223 “Cuentas Inactivas” los siguientes datos: Código de cuenta cliente Nombre del titular Fecha en que la cuenta pasó a inactiva monto Área: Procedimiento: Operaciones Cuentas Inactivas VICEPRESIDENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS GERENCIA DE PRESUPUESTO Y ESTADÍSTICA VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS Gerencia de Procesos VIGENCIA MAYO 2002 ACTUALIZACIÓN 10 MANUAL DE NORMASY PROCEDIMIENTO 5. Recibe semestralmente de la Gerencia de Servicios al Computador los Reportes BSALM223 “ Cuentas Inactivas” y procede a revisarlos, a fin de verificar el período del último movimiento y los datos contenidos en el mismo. 6. Envía información semestral a la Superintendencia de Bancos sobre las cuentas que presenten la condición de inactivas y carta explicativa del proceso. VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS Gerencia de Procesos VIGENCIA MAYO 2002 ACTUALIZACIÓN 11
