PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE Guia No. 10 Efectivo y Equivalentes de Efectivo Denominación del Programa de Formación: Contabilización de operaciones comerciales y financieras. Código del Programa de Formación: 133100 Versión 1 Nombre del Proyecto: Creación de una empresa didáctica para aplicar criterios de reconocimiento y medición de los hechos económicos. Fase del Proyecto: Planeación - Estructurar la Empresa didáctica, de acuerdo con requerimientos contables, legales y administrativos. Actividad de Proyecto AP_3: Identificar la estructura administrativa, organizacional y tributaria del ente económico según normativa. Actividad de Aprendizaje AA_10: Reconocer el efectivo y equivalente de efectivo requerido en el desarrollo del objeto social de la unidad didáctica, debidamente soportado con base a la normativa. Competencia: 210303022 Reconocer recursos financieros de acuerdo con metodología y normativa Resultados de Aprendizaje Alcanzar: 210303022-3 Reconocer activos de acuerdo con los criterios de medición establecidos en la normativa. Duración de la Guía: 48 Horas 1 crédito 2. PRESENTACIÓN Las empresas obtienen recursos de sus actividades económicas, estos fondos son utilizados en la mayoría de los casos para responder de forma inmediata a compromisos u obligaciones con terceros y que tienen que ver con el desarrollo diario de su objeto social. Es por ello que las organizaciones deben definir políticas y tomar decisiones que garanticen la gestión eficiente del flujo de efectivo, ya que de esto depende que se puedan cubrir las erogaciones previstas e imprevistas y reducir el riesgo de una crisis de liquidez. GFPI-F-019 V03 Querido aprendiz lo invitamos a definir un plan de trabajo, en el que estime tiempos, recursos, trabajo colaborativo y evidencias de aprendizaje necesarias para lograr el éxito en su proceso de formación y en su propósito de vida. 3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE 3.1 Actividades de Reflexión inicial Duración de la actividad: 2 Hora (96 minutos trabajo directo – 24 minutos trabajo independiente) Imagen 1 Para el desarrollo de la reflexión inicial lo invitamos a que realice las siguientes actividades de forma individual y desescolarizada. Posteriormente en el ambiente de formación serán socializadas con el grupo de trabajo diferente a su GAES, para finalmente compartir las principales ideas con el resto del grupo bajo la orientación de su Instructor. Vea y analice el siguiente video(fábula) “La gallina de huevos de oro” de Esopo en versión de Félix María Samaniego, en el siguiente enlace https://www.youtube.com/watch?v=4yliQacSSBY 3.1.1. Después de haber visto y analizado el video, realice un escrito de media hoja, donde se evidencie su reflexión sobre la historia dando respuesta a los siguientes cuestionamientos: ¿Qué representan para el granjero los huevos de oro? Escriba 2 cualidades y 2 defectos del granjero. Escriba que acción diferente hubiera podido hacer el granjero con la gallina y el resultado que hubiera obtenido de ello. El instructor tomará aleatoriamente algunos trabajos para que sean expuestos en el ambiente de formación y entre todos construir una moraleja de la fábula. 3.1.2. Indague con sus padres, familiares y/o amigos cercanos, acerca de la relación que tienen con los bancos y responda las siguientes preguntas de acuerdo con la información obtenida: ¿Tiene cuentas bancarias? ¿Cuántas cuentas tienen para depositar o manejar el dinero que reciben? ¿Todos los ingresos que reciben los gastan o tienen algún mecanismo para generar un ahorro? GFPI-F-019 V03 El instructor tomará aleatoriamente algunos trabajos para que sean expuestos en el ambiente de formación conocer la relación de los bancos y las familias. Recuerde tener las anteriores actividades resueltas dentro de su portafolio de evidencias y esté atento a la retroalimentación de su instructor a las actividades antes planteadas. 3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje Duración de la actividad: 3 Hora (144 minutos trabajo directo – 36 minutos trabajo independiente) Estimado aprendiz: Tenga presente que su formación profesional integral en el SENA es por proyectos, por lo tanto, lo invitamos a que realice y aplique en su proyecto “Creación de una empresa didáctica para aplicar criterios de reconocimiento y medición de los hechos económicos”.los diferentes conocimientos teóricos y prácticos que se proponen en esta guía, la cual tiene como objetivo bridarle las herramientas que le permiten identificar el proceso de reconocimiento y medición de los hechos económicos que contienen efectivo o equivalentes de efectivo. Para lograrlo, iniciaremos con distinguir la importancia que reviste este tema dentro de su proyecto formativo y para ello realice las siguientes actividades de forma individual y posteriormente socialícelas con un grupo de trabajo diferente a su GAES, para finalmente compartir las principales ideas con el resto del grupo bajo la orientación de su Tutor. Recuerde leer previamente las actividades y llevar al ambiente de formación los materiales y recursos requeridos para el desarrollo y elaboración de las actividades y no olvide conservar las evidencias escritas dentro de su portafolio individual. 3.2.1 Apreciado aprendiz consulta en internet o cualquier otro medio como se “Arma una billetera y alcancía con materiales reciclados” para la elaboración de una billetera en material tetrapack y una alcancía en material plástico, busque los materiales necesarios, ponga manos a la obra y con imaginación haga el paso a paso hasta obtener los objetos allí plasmados. Una vez elaboradas las manualidades; de forma personal e individual dibuje y escriba en el siguiente cuadro ¿qué característica en la custodia del dinero tiene la billetera y la alcancía? y ¿cuál es la utilización que se le da a los recursos allí depositados o los bienes y servicios en los cuales se gastan o se invierten estos recursos? CARACTERISTICAS/ TIPO DE GASTOS O INVERSIÓN GFPI-F-019 V03 DIBUJO En el ambiente de formación con las manualidades realizadas y el cuadro resuelto, el instructor escogerá aleatoriamente a cinco aprendices para que expongan su trabajo y entre todos definan las características y los usos más comunes para estos objetos. 3.2.2.Estimado aprendiz realice de forma individual una entrevista, está la puede ser a un trabajador dependiente o independiente familiar o amigo. Debe hacer las siguientes preguntas y escribir las respuestas en una hoja la cual debe ser almacenada en su portafolio individual. ¿A qué actividad se dedica? ¿Qué tipo de retribución recibe por realizar esa actividad? ¿Los recursos que recibe los administra directamente o a través de una entidad financiera? Como distribuye los recursos que recibe entre los siguientes conceptos: Concepto % Concepto Alimentación Transportes Vivienda Salud Educación Recreación Ahorro ¿Otros cuál? % ¿Cuál es el medio por el cual cancela los bienes o servicios que adquiere? ¿Si ahorra como lo hace, qué herramienta utiliza para esto? 3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización) Duración de la actividad: 22 Horas (1056 minutos trabajo directo – 264 minutos trabajo independiente) GFPI-F-019 V03 Apreciado aprendiz: Ya que ahora puede reconocer la importancia que reviste el contenido de esta Guía, lo invitamos a construir conocimiento alrededor de ella en colaboración de sus compañeros e instructor, por medio del desarrollo de las siguientes actividades: 3.3.1.Realice una indagación de forma individual y autónoma, por medio de internet en portales como actualícese, gerencie.com y otros recursos electrónicos que estén a su alcance, sobre “efectivo y equivalentes de efectivo”, a continuación dibuje y defina en el siguiente cuadro los términos que allí se proponen, recuerde almacenar esta actividad en su portafolio individual. “Todas las personas naturales y las empresas tienen diversas formas de conseguir los recursos necesarios para su funcionamento y sostenimiento para desarrollar su actividad comercial. Estos recursos que recibe la empresa deben ser clasificados según su disponibilidad o su uso” TERMINO DIBUJO CONCEPTO Y CARACTERISTICAS EQUIVALENTE DE EFECTIVO CONCILIACIÓN BANCARIA El instructor hará una exposición magistral del concepto, características y componentes del efectivo y equivalentes, teniendo en cuenta lo que representa el dinero para las empresas, con el propósito que sean aclaradas todas las dudas. 3.3.2.De forma individual realice una lectura comprensiva del material de apoyo “Contabilidad General. Enfoque práctico con aplicaciones informáticas” en las páginas 91-93. Luego en grupo de máximo 3 aprendices diferentes al grupo de GAES, elaboren una historieta donde se evidencie: Usos de la caja general y caja menor. Apertura de la caja menor. Políticas para la administración y control de la caja general y caja menor. Responsables de estos fondos. Reembolso de caja menor y soportes de los gastos. Arqueo de caja menor y procedimiento. El instructor escogerá aleatoriamente los grupos para que hagan la exposición de su historieta y hará las conclusiones del tema y los ejercicios. 3.3.3.Con base al material de apoyo “Contabilidad General. Enfoque práctico con aplicaciones informáticas” defina los siguientes aspectos: ¿Cómo surgieron los bancos? ¿Cuál es la función de los bancos actualmente? Definición de la cuenta Bancos Dinámica de la cuenta bancos y de dos ejemplos de cada una GFPI-F-019 V03 Definición del libro auxiliar bancos Defina que es un extracto bancario Defina que es conciliación bancaria y cuál es el procedimiento para realizarla El instructor escogerá aleatoriamente los aprendices para que hagan la exposición y hará las conclusiones del tema y realizara alguno sjercicios contables respecto a las definiciones. 3.3.4.Otra forma de gestionar el efectivo de una empresa es a través de la apertura de productos financieros conocidos como inversiones, realice lectura comprensiva del pdf “Contabilidad General. Enfoque práctico con aplicaciones informáticas” en las páginas 95-97. Tenga en cuenta que uno de los criterios para que sea definido como inversiones temporales de efectivo y equivalentes de efectivo es su periodicidad que no debe ser mayor a 3 meses. Realiza de forma individual una consulta e indague sobre los tipos de inversiones y los beneficios que ofrecen actualmente el mercado financiero. Imagen 2 Estimado Aprendiz: Es pertinente recordarle que debe mantener las anteriores actividades en su portafolio de evidencias, teniendo en cuenta la retroalimentación de su instructor ya que se constituye en un insumo importante para su proceso formativo de aprendizaje. 3.4. Actividades de transferencia del conocimiento. Duración de la actividad: 16 Horas (768 minutos trabajo directo – 192 minutos trabajo independiente) GFPI-F-019 V03 Felicitaciones estimado aprendiz, Luego de haber construido toda una serie de conocimientos teóricos, en conjunto con sus compañeros e instructor, es momento que demuestre todo lo que ha asimilado acerca de esta Guía. Por lo tanto, desarrolle el taller práctico No. 10 “EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO” propuesto por su instructor dando respuesta a su proyecto formativo y consérvelo dentro de su portafolio de evidencias. Este atento a la estrategia de revisión y valoración que plantee su instructor. 4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN Duración de la actividad: 5 Horas (Evidencia de Conocimiento 1 hora, Evidencia de Desempeño 2 hora, Evidencia de Producto 2 horas) Evidencias de Aprendizaje Evidencias de Conocimiento : Tipos de efectivo y equivalentes de efectivo aplicables a una organización. Reconocimiento y medición del efectivo y equivalentes de efectivo. Identificación de efectivo y equivalentes de efectivo sobre otros elementos de los Estados Financieros. Criterios de Evaluación ● Mide las operaciones relacionadas con efectivo y equivalente de efectivo, de acuerdo con la normativa ● Registra hechos económicos manuales y sistematizados usando software contable, según requerimientos de la organización. Técnicas e Instrumentos de Evaluación Conocimiento: Instrumento: Cuestionario Técnica: Formulación de Preguntas Evidencias de Desempeño: Identifica y clasifica los activos de efectivo y equivalentes de efectivo. Realiza el reconocimiento y medición de los activos de efectivo y equivalentes de efectivo, según la normativa. Identifica el impacto de efectivo y equivalentes de efectivo en la unidad didáctica creada Desempeño: Instrumento: Lista de chequeo Técnica: Observación Sistemática Evidencias de Producto: Realiza el taller No. 10 Efectivo y equivalentes de efectivo Propuesto, aplicado al proyecto formativo . Producto: Instrumento: Lista de chequeo Técnica: Taller proyecto formativo GFPI-F-019 V03 5. GLOSARIO DE TÉRMINOS ACTIVO: Es el conjunto de los bienes y derechos tanto tangibles como intangibles de propiedad de una persona natural o jurídica. Por lo general son generadores de renta o fuente de beneficios. EFECTIVO: El efectivo constituye un recurso que puede ser utilizado para varios fines, generalmente está integrado por billetes y monedas, cheques, giros bancarios, depósitos a la vista y deposito a plazos. CAJA: se refiere a la parte de la cuenta donde se registran las entradas de dinero en efectivo o por cheques o en valores representativos de sumas dinerarias, y los egresos también de dinero efectivo o de cheques. Tiene por finalidad ordenar las entradas y salidas de dinero. CONCILIACIÓN BANCARÍA: Es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario. ENTIDADES FINANCIERAS: son intermediarios del mercado financiero y pueden ser: Bancos o cajas de ahorros, intermediarios que administran y prestan dinero; empresas financieras, que son otro tipo de intermediarios financieros, que sin ser bancos, ofrecen préstamos o facilidades de financiamiento en dinero. POLÍTICAS CONTABLES NIIF: Las políticas contables son las convenciones, reglas y acuerdos necesarios para que la empresa pueda determinar cómo va a reconocer, medir, presentar y revelar sus transacciones; estas políticas contables definen qué tratamiento darle en los estados financieros a cada tipo de transacción en un período determinado. 6. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS Centro universitario de desarrollo intelectual. (2017). Recuperado el 11 de Septiembre de 2017, de REDCUDI: http://www.redcudi.com/mwginternal/de5fs23hu73ds/progress?id=01pAAg6zaQxkdjCli5fZyTBrUOuAT-KCJJHwMZBrVlA,&dl IASB. (2015). IAS 7 Efectivo y Equivalentes de Efectivo. En IASB, IFRS 2015. IASB Foundation. Moya Moreno, L. H. (2015). Manual de Políticas contables en la aplicación de NIIF para pymes. Bogotá: LEGIS. https://www.youtube.com/watch?v=4yliQacSSBY Biblioteca virtual SENA Ingrese a la base de datos SENA. Puede acceder a colecciones de libros, revistas, artículos, índices bibliográficos, resúmenes y tesis en texto completo en inglés y español, que pueden ser consultadas desde la red del SENA. http://biblioteca.sena.edu.co/ dar clic en bases de datos y puede acceder a: e-brary, Gale, Galé Cengage Learning, Océano para administración, Knovel, Océano universitas P&M, Proquest Imagen 1 https://www.pinterest.com.au/pin/855332154201953957/ Consultado mayo 2020 Imagen 2 GFPI-F-019 V03 https://www.pinterest.com.au/pin/689895236645522036/ Consultado mayo 2020 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA PLANTILLA TALLER Denominación: Nombre y código del Programa de formación: Versión: 03 TALLER No. 10 Efectivo y equivalentes de efectivo Contabilización de operaciones comerciales y financieras. 133100 versión 1 Guía de aprendizaje No. 1O Efectivo Taller Efectivo y Equivalentes de Fase: Planeación - Estructurar la Empresa didáctica, de acuerdo con requerimientos contables, legales y administrativos. Actividad de Proyecto AP_3: Identificar la estructura administrativa, organizacional y tributaria del ente económico según normativa. Identificación del taller Actividad de Aprendizaje AA_10: Reconocer el efectivo y equivalente de efectivo requerido en el desarrollo del objeto social de la unidad didáctica, debidamente soportado con base a la normativa. Competencia: 210303022 Reconocer recursos financieros de acuerdo con metodología y normativa. Duración estimada horas y fecha de entrega: Estrategias didácticas activa Modalidad del trabajo: Ambiente de formación: Materiales de formación: Resultado de Aprendizaje: 210303022-3 Reconocer activos de acuerdo con los criterios de medición establecidos en la normativa. 16 Horas Se aplicarán estrategias de: Estudio de caso, Trabajo colaborativo, Exposición. Presencial y desescolarizada Ambiente convencional dotado en Centro de formación o móvil y ambiente taller dotado de equipos de cómputo, herramientas ofimáticas, aplicativos, recursos de papelería, formatos, marcadores, borradores para el desarrollo de la formación. Consumible: - Elementos de papelería. Devolutivo: - Tablero, Computadores, Sillas, Televisor, Mesas - Elementos de conectividad y medios audiovisuales 1 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA PLANTILLA TALLER I. Versión: 03 PRESENTACIÓN Luego de realizar las actividades de aprendizaje enunciadas en la guía No. 10 Efectivo y Equivalentes de Efectivo, es importante implementar el saber – hacer dentro de su proyecto formativo teniendo en cuenta su actividad económica y los diferentes conceptos relacionados en el material de apoyo. Por lo tanto, lo invitamos a que a través de los conocimientos apropiados hasta este momento desarrolle las actividades enunciadas en este taller que le permitirá reforzar sus habilidades en el reconocimiento y medición de los activos considerados como efectivo y equivalente de efectivo partida que debe revelarse dentro de los elementos de los estados. II. OBJETIVO(S) Identificar los activos que pertenecen al efectivo y equivalentes de efectivo Apropiar el proceso de reconocimiento y medición inicial del efectivo y equivalentes de efectivo. Realizar el reconocimiento y medición posterior del efectivo y equivalentes de efectivo. Relacionar los soportes contables y no contables requeridos en el reconocimiento del efectivo y equivalentes de efectivo. III. DESCRIPCIÓN DEL TALLER Imagen 1 2 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA PLANTILLA TALLER Versión: 03 Este taller hace parte del proyecto formativo y está orientado para que el aprendiz ponga en práctica los conocimientos adquiridos en el desarrollo de la guía No. 10, que permitirá aplicarlo en su vida laboral, así como en el apoyo a quienes tengan en mente crear una empresa. Estimados aprendices, A continuación, se plantean varias actividades las cuales deben estar resueltas con su equipo de estudio, de acuerdo a los conocimientos apropiados hasta este momento, Ahora demuestre sus habilidades aplicando lo aprendido en su proyecto formativo. Muy importante revisar en proyecto formativo la recepción de aportes iniciales: De acuerdo con el tipo de persona o sociedad que constituyeron cada dueño o socios deben hacer entrega del capital en un 100% con cheque o cheques de bancos diferentes al de la empresa. Revisar la caja general de la empresa. 1. Apertura de Cuenta Bancaria: Una vez recibidos los aportes, estos por política de manejo de efectivo (seguridad, inicio de imagen financiera, control de los recursos) son trasladados de caja a una cuenta bancaria. 2. Gastos Legales: De acuerdo con el tipo de persona o sociedad que se constituyó, será necesario realizar el pago de los gastos de constitución de la empresa 3. Apertura del Fondo de Caja Menor: Ahora que todos los recursos se encuentran depositados en el banco, por políticas de la empresa para el manejo de efectivo se realiza la apertura del fondo de caja menor con el propósito de responder a los gastos de menor cuantía, tener en cuenta: Acta de apertura del fondo de caja menor: Establecer políticas de manejo del fondo y de la solicitud del reembolso, así como establecer un monto que este dentro del rango entre $300.000 y $600.000, designar a un responsable del fondo, establecer como gastos de menor cuantía todos aquellos que no superen el 10% del fondo de caja menor, establecer como condición para la solicitud del reintegro utilizar hasta el 70% de dicho fondo, es decir, que deberá realizar mínimo 10 gastos en total. Tener en cuenta “El acta debe contener: Fecha, lugar, domicilio, asistentes de la reunión y firmas del encargado del fondo y del auditor del fondo” 4. Apertura del CDT: Con el propósito de crear una imagen financiera de la empresa, tener recursos disponibles y del buen manejo de los recursos, de acuerdo con el diagrama 3 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA REGIONAL DISTRITO CAPITAL - CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS INSTRUMENTO PARA VALORAR EL DESEMPEÑO O EL PRODUCTO SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral Apoyo INFORMACIÓN GENERAL FECHA DE APLICACIÓN: DURACION DE EVALUACIÓN: 2 Horas CÓDIGO PARA IDENTIFICACIÓN DEL INSTRUMENTO: Guía No. 10 Efectivo y Equivalente de Efectivo. Fase: Planeación - Estructurar la Empresa didáctica, de acuerdo con requerimientos contables, legales y administrativos. Actividad de Proyecto AP_3: Identificar la estructura administrativa, organizacional y tributaria del ente económico según normativa. Actividad de Aprendizaje AA_10: Reconocer el efectivo y equivalente de efectivo requerido en el desarrollo del objeto social de la unidad didáctica, debidamente soportado con base a la normativa. Competencia: 210303022 Reconocer recursos financieros de acuerdo con metodología y normativa. Resultado de Aprendizaje: 210303022-3 Reconocer activos de acuerdo con los criterios de medición establecidos en la normativa. NOMBRE Y CÓDIGO DEL PROGRAMA DE FORMACIÓN: contabilización de operaciones comerciales y financieras.133100 Versión 1 No. DE FICHA: CRITERIOS DE EVALUACIÓN ASOCIADOS: ● Mide las operaciones relacionadas con efectivo y equivalente de efectivo, de acuerdo con la normativa ● Registra hechos económicos manuales y sistematizados usando software contable, según requerimientos de la organización. NOMBRE DEL INSTRUCTOR- TUTOR: NOMBRE DEL APRENDIZ: LISTA DE VERIFICACION PARA VALORAR EL Desempeño Producto Estimado Aprendiz Le invito tener en cuenta la información suministrada en este Instrumento de evaluación, el cual ha sido preparado por su instructor para observar, verificar y /o valorar: Manejo del efectivo , Tenga presente las recomendaciones dadas por su instructor Esta actividad evaluativa hace parte de su proceso de formación y permite identificar su grado de aprehensión frente a los procesos y/o procedimientos asociados a su programa de formación. 1 Ítem 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 CUMPLE SI NO Indicadores y/o variables OBSERVACIONES En el desarrollo del proceso formativo se evidencia que: Identifica los activos del efectivo y equivalentes del efectivo. Reconoce la importancia de los activos del efectivo y equivalentes del efectivo en el ciclo normal de la organización. Clasifica los activos del efectivo y equivalentes del efectivo de acuerdo con los requerimientos legales. Realiza el reconocimiento inicial de la apertura de cuenta bancaria Realiza el reconocimiento inicial de la apertura de caja menor de acuerdo a las condiciones de la empresa Realiza el reconocimiento inicial de la apertura de un CDT Genera los pagos con cheque Identifica los documentos que soportan cada pago En el proceso de aprendizaje se observa que: Presenta disposición al aprendizaje entregado por el proyecto formativo Presenta disposición al desarrollo de las actividades propuestas en la guía. Demuestra trabajo en equipo Cumple con responsabilidad con las actividades propuestas EVALUACIÓN OBSERVACIONES: RECOMENDACIONES: JUICIO DE VALOR: APROBADO FIRMA DEL INSTRUCTOR FIRMA DEL APRENDIZ CONTROL DEL DOCUMENTO Nombre Autor (es) Carmelo José Torres. Jasbleidy Beltrán DEFICIENTE Cargo Tapia Instructor Contreras Instructor Dependencia Fecha Coordinación Contabilidad, Mayo 2020 finanzas e Impuestos. CSF Distrito Capital Coordinación Contabilidad, Mayo 2020 finanzas e Impuestos. CSF - 2 Programa de Formación: Técnico en Contabilización de Operaciones Comerciales y Financieras INSTRUMENTO LISTA DE CHEQUEO DE PRODUCTO PROYECTO FORMATIVO Nombre del Proyecto: Contabilización de operaciones comerciales y financieras. Código: 133100 Versión 1 Esta lista de chequeo tiene como finalidad verificar si en el desarrollo del Proyecto formativo se está cumpliendo con los elementos basicos necesarios para el logro de resultados. Puede ser modificada y/o complementada según la dinamica del grupo. El proyecto se debe realizar creando un sistema de informacion en EXCEL FICHA: NOMBRE EMPRESA: PARTICIPANTES: Guía FECHA: cumple Item a verificar no cumple GUÍA No. 10 EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO Política contable de efectivo Apertura de cuenta bancaria: Reconocimiento y documentos soportes Apertura de caja menor: Reconocimiento y documentos soporte Arqueo de caja: Reconocimiento y documentos soportes Apertura del CDT - reconocimiento y soportes Realizar el pago de la constitución de la empresa- gastos legales Pagos: Realizar los pagos de los reconocimientos aplicados en su proyecto desde el taller No.7 Fundamentación tributaria, en el cual registro compras, servicios y gastos. Guía "Muy Importante" los siguientes reconocimientos deben realizarse en No. cada mes de contabilidad en su proyecto formativo. 10 Reconocimiento inicial de: (regímenes) Gastos por concepto de arrendamiento Servicios generales Honorarios Servicios públicos Vigilancia Diversos Demás gastos necesarios aplicando impuestos Reconocimiento de compras mínimo 2 por cada régimen Pago cuota de prestamo bancario Soportes Los soportes contables correspondientes a cada transación realizada en el item de reconocimiento observaciones Instructor Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes deposita sobre los responsables del manejo de tesorería y la fácil sustracción por falta de facturación de vales de directivos (desórdenes en caja). La cultura de respeto por el efectivo debe derivarse desde los propietarios y directivos hasta el personal responsable de recibirlo y consignarlo, cualquier manejo suspicaz de los directivos da elementos suficientes de desorden que pueden ser aprovechados por empleados y extraños. El buen manejo del efectivo es garantía de la liquidez (capital de trabajo suficiente para cubrir obligaciones), facilita el desarrollo del objeto social y evita la pérdida de imagen ante proveedores e instituciones financieras y hasta con los mismos empleados. Esto exige que la empresa planee sus actividades para que prevea los requerimientos mínimos de efectivo que necesita en forma razonable para cumplir con todas las obligaciones ordinarias que se propone alcanzar. Capítulo 3 Efectivo y equivalente al efectivo Núcleo del problema Cuéntame y lo olvidaré, enséñame y lo recordaré, involúcrame y lo aprenderé. Benjamín Franklin El efectivo y el equivalente al efectivo merecen especial control de caja y bancos, por el constante mal uso de los disponibles por personas inescrupulosas, el cual se resuelve con el manejo de cuentas corrientes, consignaciones al día siguiente de su recaudo, pagos por medio de cheques, arqueos sorpresivos de caja y conciliaciones bancarias. En la cuenta caja general no es costumbre guardar otros valores constitutivos de dinero como lingotes de oro, piedras preciosas, monedas extranjeras débiles, porque su control representa mucho esfuerzo administrativo y, por otra parte, si la moneda extranjera no es fuerte, se corre el riesgo de la devaluación. Dependen de la moneda funcional los valores que se manejen en caja general, por ejemplo si la mayoría de transacciones (más del 50%) se hacen en dólares, esta será la moneda funcional, pero si es en pesos colombianos, que es la moneda local, esta será la moneda funcional. La moneda local y la funcional se dan en países como Colombia y Bolivia que tienen transacciones en dos o más monedas. El manejo del efectivo y equivalente al efectivo se debe centrar en el control de caja, bancos y valores equivalentes a efectivo, por las características de su naturaleza y la facilidad de cometer fraudes, debido a la confianza que se 47 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. 1. Marco conceptual del efectivo El marco conceptual del efectivo y equivalente al efectivo se concibe bajo el estudio de la S11: Instrumentos financieros básicos, especialmente los que cumplen los requisitos de la S11.8 y S11.9. Instrumentos financieros básicos Conceptos Efectivo Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Se considera efectivo y equivalente al efectivo [disponible] todo valor representativo en dinero (papel moneda, representado en billetes y metálico) y otros valores representados en cheques de la clientela, comprobantes (váucher) de tarjetas débito y crédito que se tienen tanto en la caja general como en bancos nacionales en cuentas corrientes, las remesas en tránsito, cuentas de ahorro y los fondos especiales para fines múltiples, sin embargo, no hay que desconocer que también lo son los títulos valores a corto plazo y de alta rentabilidad y convertibilidad al efectivo. Instrumentos de deuda que cumplan las condiciones del S11.9 Cuentas, pagarés, préstamos por cobrar o pagar Compromiso de recibir un préstamo No liquidable su importe neto en efectivo y se espera que cumpla el S11.9 Instrumentos de patrimonio Inversión en acciones preferentes no convertibles y acciones preferentes u ordinarias sin opción de venta El efectivo es, por excelencia, el instrumento financiero, porque es el generador de flujos de efectivo en el momento de recuperar una cuenta por cobrar, de hacer un préstamo, pagar una cuenta por pagar y, en especial, recuperar la inversión. Según las NIIF no se compromete con un plan de cuentas, sino que lo deja a merced de cada empresa y en el caso local se retoman las anteriores cuentas, porque aún tienen vigencia aunque algunas se modifican de acuerdo con los requerimientos de las NIIF, que tienen las siguientes definiciones sobre el grupo 48 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Capítulo 3. Efectivo y equivalente a efectivo [disponible] Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes de cuentas de efectivo y equivalente, que también se manejan al momento de elaborar el plan general de cuentas bajo NIIF: maneras el ingreso por apreciación o devaluación se lleva a la contabilidad como gasto contra caja o ingreso por diferencia en cambio extranjero. Grupo 11. Efectivo y equivalente al efectivo Algunas empresas realizan operaciones de cobertura de riesgo al negociar un precio de la moneda extranjera para una fecha determinada cuando se vende una obligación, sobre la cual paga un valor, el cual se pierde si no se cumplió la expectativa pero se gana si esta superó el precio de cotización. [Comprende las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata, total o parcial con que cuenta el ente económico y puede utilizar para fines generales o específicos, dentro de los cuales podemos mencionar la caja, los depósitos en bancos y otras entidades financieras, las remesas en tránsito y los fondos (descripción grupo 11)]. Moneda local y moneda funcional La moneda local es la determinada por el Estado en particular con la cual se lleva a cabo la mayoría de los negocios y se toman decisiones, pero si un ente económico hace sus transacciones en su mayoría (más del 50%) en moneda distinta a la local esa será la moneda funcional. Según la S11: Instrumentos financieros básicos, el concepto de efectivo y equivalente al efectivo encierra todos los valores en caja, bancos, remesas en tránsito, cuentas de ahorro, inversiones temporales y fondos, considerados en valores efectivos para apoyar las actividades operacionales. Cada entidad identificará su moneda funcional. La moneda funcional de una entidad es la moneda del entorno económico principal en el que opera dicha entidad (S30.2). También se conocen como valor equivalente al efectivo las inversiones temporales de rendimientos mesurados (CDT, CDAT, aceptaciones bancarias) y de alta convertibilidad en efectivo que tienen en las entidades financieras y cooperativas de ahorro y crédito para disponer de ellas cuando las necesidades del servicio y el giro normal del negocio así lo requieran. El entorno económico principal en el que opera una entidad es, normalmente, aquel en el que esta genera y emplea el efectivo. Por lo tanto, los factores más importantes que una entidad considerará al determinar su moneda funcional son los siguientes: Restricciones: el efectivo o equivalente al efectivo está sujeto a restricciones cuando parte del efectivo se consigna en cuenta corriente con carácter especial para pagar una obligación como redención de bonos, pagos de beneficios a empleados, etc., comprende los sueldos, prestaciones sociales, proveedores, obligaciones bancarias; un caso muy particular es la cuenta de fideicomiso en la administración de emisiones de bonos, donde el reglamento de emisión exige como contraprestación la creación del fondo para amortización de intereses y otro fondo en la medida en que se vence el período para la redención de bonos, como requisitos al momento de constituir el fideicomiso para la venta de bonos. Los contratos de fideicomiso son fondos restringidos, y un caso especial, para la administración de recursos de terceros o del ente económico para cumplir obligaciones de pago. Moneda extranjera: en la cuenta caja general se puede tener moneda extranjera por la venta de bienes o servicios y también se pueden abrir cuentas corrientes en moneda extranjera para pagar proveedores del exterior, con lo que se permite a los valores en caja no perder valor por devaluación al momento de pagar obligaciones o tener que cubrir el aumento con más moneda local; de todas 49 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. El concepto de efectivo y equivalente al efectivo es amplio porque comprende valores efectivos o no, que se encuentran en caja, bancos, inversiones altamente convertibles en dinero, en tanto que el concepto de efectivo implica la utilización inmediata sin ningún tipo de restricción o compromiso. a) La moneda: i) Que influya fundamentalmente en los precios de venta de los bienes y servicios (con frecuencia será la moneda en la cual se denominen y liquiden los precios de venta de sus bienes y servicios), y ii) Del país cuyas fuerzas competitivas y regulaciones determinen fundamentalmente los precios de venta de sus bienes y servicios. b) La moneda que influya fundamentalmente en los costos de la mano de obra, de los materiales y de otros costos de proporcionar bienes o suministrar los servicios (con frecuencia será la moneda en la cual se denominen y liquiden estos costos) (S30.3). Colombia tiene como moneda funcional el peso colombiano, pero no existen impedimentos para que pueda ser cualquier moneda extranjera en la cual fluyan sus operaciones o flujos de efectivo, y también que influyan en sus costos de operación. Control del efectivo Para el correcto manejo del efectivo y equivalente al efectivo se tienen en cuenta las siguientes reglas de control interno: • Todo dinero recibido ingresa a caja general mediante recibo oficial de caja y al día siguiente hábil se deposita en la cuenta bancaria mediante consignación en cuenta corriente. 50 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Capítulo 3. Efectivo y equivalente a efectivo [disponible] Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes • Las funciones del responsable del manejo de efectivo se deben separar de otras funciones tales como ventas, registros contables, consignación. • El funcionario no debe estar incurso en las incompatibilidades e inhabilidad de ley para desempeñar el cargo de tesorería. • Debe existir un manual de procedimiento y otro de funciones para desempeñar estos cargos. • Tanto la caja general como la caja menor deben estar reglamentadas. • Los recibos de caja y los comprobantes de egresos o pagos deben estar preenumerados consecutivamente. • No se debe realizar ningún pago por caja general porque todo pago se hace mediante cheque de cuenta bancaria (muchas empresas con el fin de no pagar el 4‰ como impuesto o Gravamen a los Movimientos Financieros, GMF, no cumplen con esta disposición y aumentan el fraude). • Para los gastos menores se constituye el fondo fijo de caja menor y se estipula el tope máximo de constitución y de los pagos de factura de gastos. • El responsable de la caja menor debe aplicar los conceptos de retención en la fuente cuando el monto del pago cumpla los requisitos de la base impositiva. • De ser posible, se debe considerar la consignación el mismo día de su ingreso cuando se manejan cifras considerables o para no dejar tentaciones durante días inhábiles. • Los responsables del manejo del efectivo deben establecer a favor de la empresa pólizas de manejo con las aseguradoras. • Los títulos valores se protegen en cajas de seguridad. • Se deben establecer arqueos de caja en forma impredecible y concurrente. • Se deben implementar otras formas de pago de las facturas mediante las sucursales virtuales de los bancos. Es común encontrar cajas mal organizadas, con vales de sus socios o propietarios, cheques sin fondos, cheques posfechados sin soporte de recibo de caja, lo que facilita la posibilidad de un fraude, pues a través de estos débiles procedimientos y soportes de contabilidad se pueden ocultar grandes cantidades de dinero que aparecen represadas en caja de forma intencional. Soporte contable: todo soporte contable debe incluir: • • • • Registro contable: es toda anotación en los libros de contabilidad, de la cual se exige que tenga los siguientes elementos: • • • • Código Cuenta 1105. Caja general: corresponde a todos los valores representativos en dinero que están disponibles en forma inmediata en la cuenta llamada caja general, los cuales deben ser consignados en el banco de la empresa]. [Registra la existencia en dinero efectivo o en cheques con que cuenta el ente económico, tanto en moneda nacional como extranjera, disponible en forma inmediata (descripción cuenta 1105)]. 51 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Cuentas Débitos Créditos Razón de la transacción Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. 2. Caja general Código de la cuenta (mínimo seis dígitos). Nombre de la subcuenta que se debita y la que se acredita. Valor de la transacción en el débito o crédito. Razón o concepto de la transacción. El siguiente es el modelo para el registro de las operaciones diarias, que bien pueden exponerse tácitamente en el comprobante de caja, egresos, facturas de venta, etc. Facilita la codificación del documento elaborado con motivo de la transacción y el ingreso de operaciones al computador. [De acuerdo con la normatividad jurídica, a una persona que gire un cheque o que realice cualquier retiro, sea en cajero automático o directamente en la caja del banco, se le debe descontar el impuesto del 4 por mil. Si bien para buena parte del sector bancario este impuesto no constituye un incentivo para que las personas hagan uso de los servicios del sector financiero, existen aquellos defensores del tributo que consideran imposible tapar el hueco fiscal que quedaría en el presupuesto general de la nación (http://www.portafolio.co/finanzas-personales/conozca-cuando-debe-pagar-el-4-mil). El nombre del documento. El concepto. La descripción de la operación. Codificación. Código de cuenta: es el número con el cual se identifican y clasifican una serie de transacciones comunes y se denomina código de registro o cuenta para acumular en un mismo concepto de cuenta todas las operaciones similares de un período. El código se coloca en cada soporte de contabilidad, sea este un comprobante de pago, una factura de venta, nota de contabilidad, etc. Cuenta real o del estado de situación financiera: es el nombre de una serie de transacciones comunes (en el ente contable) con capacidad de dar o recibir información en forma sistemática. Se denominan cuentas reales o del estado de situación financiera [balance general] porque son las que se exponen en dicho estado y son obligatorias hasta el cuarto dígito del plan de cuentas, como por ejemplo la 1105. Caja, 1110. Bancos, etc. Cuentas nominales o del estado del resultado integral: recogen las transacciones de las operaciones de ingresos y gastos para, al final de un período contable, 52 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Capítulo 3. Efectivo y equivalente a efectivo [disponible] Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes mediante la cuenta de cierre de las operaciones, mostrar el rendimiento del ente económico en calidad de utilidad o pérdida del ejercicio. El libro auxiliar de contabilidad está compuesto, en primer lugar, por una hoja de control donde se registra el total del comprobante de contabilidad y, en segundo lugar, por el conjunto de hojas (cuentas corrientes para las subcuentas) en las cuales se identifican los terceros, que son los nombres de las personas con quienes se realiza una operación, y los conceptos del comprobante. Subcuenta: muestra el detalle de las transacciones y está compuesta por los seis primeros dígitos, por ejemplo 110505. Caja general, 130505. Cuentas por cobrar donde se recoge la cantidad de transacciones por cada uno de los clientes. Hoy con las aplicaciones informáticas de contabilidad (cualquiera de las ofrecidas en el mercado) es costumbre no editar los libros auxiliares porque constituyen un gasto adicional de papelería, al igual, porque se tiene toda la información en segundos para disponer de ella, ya sea por pantalla o por medio impreso, tales como el auxiliar de caja, de bancos, cuentas corrientes de terceros, además de otros elementos como la correspondencia del cliente, etc. Cuenta auxiliar: existen contabilidades de códigos de ocho o más dígitos porque la naturaleza del negocio requiere crear auxiliares y subauxiliares por los requerimientos de la información. [Un ejemplo son los requerimientos de la Administración de Impuestos que exige gran detalle en la cuenta ventas donde se discrimen en ventas gravadas, exentas, no gravadas, ventas de contado, ventas a crédito, ventas con tarjetas de crédito y/o tarjeta débito junto a otros ingresos]. El sistema permite crear terceros por un método más práctico y con todas las características [régimen de impuesto a las ventas, nivel de responsabilidad frente al IVA, retenedor en la fuente a título de IVA, ICA, etc.] para que al momento de elaborar la factura de venta se liquiden todas las obligaciones tributarias respecto al tercero, las cuales se identifican en el Registro Único Tributario [RUT] o el equivalente en su país de origen. Valor de la transacción: es la medición económica inicial de la transacción que se verifica mediante el cálculo de cantidades por precio unitario y se lleva al débito si la cuenta recibe o al crédito si la cuenta entrega. Elaboración de la contabilidad: la contabilidad se elabora mediante una serie de soportes o comprobantes de contabilidad internos (que contiene las transacciones que realiza la empresa) tales como facturas, recibos de caja, comprobantes de pago, notas de contabilidad y los externos (los que entregan los clientes); los comprobantes internos se complementan con los comprobantes externos que sirven para verificar la contabilidad (ver libro de contabilidad general), los soportes internos se resumen en el comprobante de contabilidad para registrar en los libros auxiliares y libros mayores o principales en forma manual, si la contabilidad es sistematizada mediante un computador y un software de contabilidad, los soportes internos se pueden digitar directamente en el sistema en comprobantes de diario y al final del registro editar los libros auxiliares y principales de la contabilidad o cuando la administración los exija junto con otros reportes que requiera la junta directiva o junta de socios. Libro auxiliar de contabilidad: es un libro opcional debidamente semitabulado con los conceptos de fecha, detalles, débito, crédito y saldo, donde se hacen los registros que afectan una cuenta en particular, vienen en varias formas: • Cocido o empastado. • Hojas sueltas con pasta dura. • Hojas continuas para computador. 53 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Una recomendación especial cuando se maneja la contabilidad en programas por computador es la de sacar una copia (backup) en forma permanente, con el fin de no perder información valiosa. 1105. Caja 110505. Caja general Fecha Detalle 01-02-08 Aportes socio Gilberto 02-02-08 Consignación en banco Débito Crédito Saldo 100.000 100.000 100.000 0 …… Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Razón de la transacción: es el concepto o detalle de la transacción u operación interna o externa que identificará los elementos necesarios de la operación o contrato, por ejemplo: recibo de efectivo por venta de mercancía, factura n.º 388 a crédito, pago de la factura, cobro de la factura número, gastos por intereses financieros, etc. [Medios magnéticos: en el ingreso de información al sistema se requiere que se identifiquen los terceros (cédula y nombre de los beneficiarios del pago o abonos = causación) porque es una necesidad para los contribuyentes del país, que cumplen con el requisito de reportar información en medios magnéticos a la DIAN respecto de la información que constituya costo o deducción para el contribuyente o den derecho a impuesto descontable incluida la compra de activos fijos. Igualmente los empleados o asalariados (beneficios a empleados, honorarios, comisiones, servicios) y demás pagos acumulados tales como los cuatro beneficios a empleados, aportes parafiscales, aportes obligatorios para salud y fondo de pensiones, cargos diferidos, donaciones, rendimientos financieros, arrendamientos, impuestos y otros costos]. 54 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Capítulo 3. Efectivo y equivalente a efectivo [disponible] Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes Cuatro son los tipos de beneficios a empleados: a) b) c) d) Aporte de socio en efectivo: si el aporte es del socio Gerardo Trujillo en una sociedad de responsabilidad limitada, esto es, de la sociedad Todo Carro Ltda., el registro cambiaría solamente en el grupo de cuentas de capital social, de acuerdo con el tipo de sociedad. Beneficios a corto plazo. Beneficios posempleo. Otros beneficios a largo plazo. Beneficios por terminación (S28). Códigos Cuentas Débitos Créditos 110505 Caja general 10.000.000 311505 Cuotas o partes de capital 10.000.000 Registra el aporte del socio Gerardo Trujillo a Todo Carro Ltda. Ingresos y egresos de caja Son múltiples las situaciones por las cuales se pueden ingresar dineros a la cuenta caja general y las salidas solamente mediante consignaciones para la cuenta bancos: Aporte de accionista: cuando la sociedad es anónima primero se registra el capital por suscribir de 120.000.000 u. m. contra el capital autorizado, compuesto por 100 acciones de valor nominal de 1.200.000 u. m., en segundo lugar los contratos individuales de suscripción de acciones, el capital suscrito por cobrar 10.000.000 u. m. contra capital por suscribir y, por último, cuando se recibe el dinero, caja general contra la cuenta capital suscrito por cobrar. • Constitución de negocios, mediante aportes en efectivo de personas naturales. • Constitución de sociedades de personas por socios donde es costumbre que el asociado lo consigne directamente en cuentas bancarias de la empresa para ese fin. • Cobro de contratos de suscripción de acciones en sociedades anónimas. • Apertura de cuenta corriente. • Ventas de mercancías de contado. • Cobro o recuperación de cartera de ventas a crédito. • Venta de desechos industriales o de empaques. • Ventas con tarjeta de crédito. • Ingresos diferidos por suscripciones. • Venta de inmuebles. • Préstamos de terceros. • Consignación en bancos, como única salida (egresos) de la cuenta caja. Códigos Cuentas Débitos Créditos 310510 Capital por suscribir 120.000.000 310505 Capital autorizado 120.000.000 Registra el capital autorizado de Todo Carro S. A., mediante escritura pública n.º Códigos Cuentas Débitos Créditos 310515 Capital suscrito por cobrar 60.000.000 310510 Capital por suscribir 60.000.000 Registra los contratos de suscripción de cincuenta acciones de cinco socios cada uno de 12.000.000 Reconocimientos en caja general Códigos Cuentas Débitos 110505 Caja general 313005 Capital de personas naturales Créditos 100.000 100.000 Registra el efectivo de Gilberto Facundo, para constituir su negocio personal El registro del negocio de persona natural daría todos los elementos para elaborar un estado de situación financiera inicial, el cual se presenta así: Gilberto Facundo Morera Estado de situación financiera a 29 de febrero de 2016 Activos Pasivos y patrimonio Códigos Cuentas Valor Códigos Cuentas Valor 1105 Caja 100.000 3130 Capital personal 100.000 Total activos 100.000 Total pasivos y patrimonio 100.000 Firmas: administrador y contador 55 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Aporte de persona natural en efectivo: Gilberto Facundo dispone de sus recursos, 100.000 u. m., para organizar su propio negocio; el efectivo se lleva a la cuenta caja general que recibe el valor, contra la cuenta de capital persona natural que lo entrega. En una sociedad por acciones se debe registrar en el momento de la constitución por lo menos el 50% del capital autorizado (60.000.000 u. m.) y pagarse la tercera parte del capital suscrito (20.000.000 u. m.). Códigos Cuentas Débitos Créditos 110505 Caja general 60.000.000 310515 Capital suscrito por cobrar 60.000.000 Registra el ingreso de los contratos de suscripción de acciones de cinco accionistas Apertura de cuenta corriente: una vez recibido el aporte de los asociados se hace la apertura de cuenta corriente en el banco de sus preferencias, con el fin de proteger la existencia del efectivo y poder controlar mejor su uso en el pago de obligaciones. En este registro intervienen las cuentas de bancos y caja. 56 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Capítulo 3. Efectivo y equivalente a efectivo [disponible] Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes Códigos Cuentas Débitos Créditos 111005 Bancos moneda nacional 60.000.000 110505 Caja general 60.000.000 Registra la apertura de cuenta corriente Banco Colombia n.º 077-1002000-5 Códigos 130505 Cuentas Débitos Créditos Cuentas por cobrar clientes nacionales 553.000 Retención en la fuente a las ganancias 135515 12.500 2,5% 135517 Impuesto a las ventas retenido 15% 12.000 135518 Impuesto de ICA retenido 5‰ 2.500 413505 Venta de mercancía 500.000 240804 IVA generado en ventas 80.000 Registra la causación de la venta de mercancía a crédito y retenciones en la fuente Consignación local: las consignaciones en cuenta corriente, son una medida de protección del disponible y de control para hacer los pagos con cheques. Códigos Cuentas Débitos Créditos 111005 Bancos moneda nacional 553.000 110505 Caja general 553.000 Registra consignación en cuenta corriente Banco Colombia n.º 077-1002000-5 Códigos Cuentas 110505 Caja general 130505 Cuentas por cobrar Registra el cobro de cartera Ingresos de actividades ordinarias Partes relacionadas: la contabilidad está influenciada en sus distintas operaciones con partes relacionadas, entendidas como miembros clave en la administración, que ejercen controles en las operaciones o por intermedio de votos, que influyen en las decisiones gerenciales, las cuales limitan o influyen afectando positiva o negativamente la estructura financiera y los resultados de la entidad (S33.2: Información a revelar sobre partes relacionadas). Estas cuentas deben separarse de las 1305. Cuentas por cobrar comerciales y 1310. Cuentas por cobrar con partes relacionadas. Venta de mercancías: son ingresos ordinarios (S23: Ingresos de actividades ordinarias) a caja cuando se vende de contado, los que se exponen después del gráfico de retenciones. Esta sección se aplicará al contabilizar ingresos de actividades ordinarias procedentes de las siguientes transacciones o sucesos: Aquí resultan varios conceptos que es necesario comenzar a explicar, así sea sucintamente para ir avanzado en la exposición de los activos con todas las implicaciones de carácter fiscal, porque todos los conceptos se complementan y nutren al momento de hacer contabilidad. Causación y cobro de cuentas por cobrar: para ejecutar el cobro de cartera de 500.000 u. m. necesariamente se ha debido realizar la causación de la venta con su registro de cuentas por cobrar, retenciones en la fuente, ventas de mercancías y el impuesto a las ventas por pagar, para luego proceder hacer el cobro. Impuesto a las ventas El impuesto a las ventas está generalizado en Latinoamérica, de tal manera que cada país tiene su propio modelo. [El impuesto a las ventas se causa en cualquiera de estos momentos: Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. a) La venta de bienes (si los produce o no la entidad para su venta o los adquiere para su reventa). b) La prestación de servicios. c) Los contratos de construcción en los que la entidad es el contratista. d) El uso, por parte de terceros, de activos de la entidad que produzcan intereses, regalías o dividendos (S23.1). Los registros operan también para la venta de prestación de servicios de contado o a crédito [con retención en la fuente del 4%, cuando quien presta el servicio tiene la calidad de declarante del impuesto de renta, o del 6% cuando no tiene esta calidad], con todos los demás requerimientos de las NIIF para las pymes. Débitos Créditos 553.000 553.000 a) En las ventas, en la fecha de emisión de la factura o documento equivalente y a falta de estos, en el momento de la entrega, aunque se haya pactado reserva de dominio, pacto de retroventa o condición resolutoria. b) En los retiros a que se refiere el literal b) del artículo 421, en la fecha del retiro. c) En las prestaciones de servicios, en la fecha de emisión de la factura o documento equivalente, o en la fecha de terminación de los servicios o del pago o abono en cuenta, la que fuere anterior. d) En las importaciones, al tiempo de la nacionalización del bien. En este caso, el impuesto se liquidará y pagará conjuntamente con la liquidación y pago de los derechos de aduana. Parágrafo. Cuando el valor convenido sufriere un aumento con posterioridad a la venta, se generará el impuesto sobre ese mayor valor, en la fecha en que este se cause (art. 429 E. T.)]. (http://www.dian.gov.co/dian/15servicios.nsf/etributario?openview) 57 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. 58 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Capítulo 3. Efectivo y equivalente a efectivo [disponible] Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes [En Colombia el impuesto a las ventas es un impuesto al consumo de bienes y servicios gravados, a diferentes tarifas: Bienes o servicios gravados: la empresa comercializadora descuenta los impuestos pagados de la cuenta impuesto a las ventas por pagar por concepto de compras de mercancías no fabricadas por la empresa y el IVA en los gastos necesarios para producir esas ventas. Si la empresa tiene ventas gravadas y no gravadas el descuento del impuesto a las ventas pagado en gastos debe ser proporcional de acuerdo con el volumen de ventas gravadas y no gravadas]. • 0% servicios no gravados: aplica a los exportadores y otros vienen mencionados en el artículo 481, E. T. • 2% bienes gravados: excluidos según Ley 1111 de 2006 la cual derogó al artículo 468-2 del E. T. • 5% bienes gravados (agrícolas): quedan gravados con la tarifa del cinco por ciento (5%) según el artículo 468-1, E. T. • 5% servicios gravados: quedan gravados con la tarifa del cinco por ciento (5%) según el artículo 468-3, E. T. • 16% tarifa general: la cual se aplicará también a los servicios, con excepción de los excluidos expresamente. Igualmente, la tarifa general será aplicable a los bienes de que tratan los artículos 446, 469 y 474 y a los servicios de que trata el artículo 461. E. T. y el 468 E. T. • 35% o del 20% gravado: los bienes incluidos en este artículo están sometidos a la tarifa diferencial del treinta y cinco por ciento (35%), cuando la venta se efectúe por quien los produce, los importa o los comercializa, o cuando fueren el resultado del servicio a que se refiere el parágrafo del artículo 476. Las empresas productoras y de servicios descuentan los impuestos por concepto de compras de materia prima, insumos y gastos indirectos de fabricación en la producción de bienes y servicios. [Al momento de contabilizar el impuesto a las ventas por concepto de prestación de servicios, honorarios, gastos varios, etc. se debe ser muy cuidadoso porque si no está identificado con la actividad propia de ventas no es deducible de la cuenta 240802 y se debe llevar a la cuenta 511570 si es gasto de administración o 521570 si está relacionado con ventas, por ejemplo el contador, el revisor fiscal, el gerente o el director]. [Clases de bienes y servicios: son gravados, excluidos y exentos: Bienes excluidos del impuesto cuya venta o importación no causan el impuesto a las ventas utilizan la Nomenclatura Arancelaria Andina, Nandina, vigente contenida en el artículo 424 del Estatuto Tributario. (http://www.dian.gov.co/dian/15servicios.nsf/etributario?openview) [La responsabilidad de pagar el impuesto a las ventas a la Administración de Impuestos es del vendedor de bienes y servicios, el productor y el importador (tanto grandes contribuyentes y pequeños contribuyentes pertenecientes ambos al régimen común). Se exoneran los del régimen simplificado que no cobran ni declaran el IVA]. Busque el artículo del Estatuto Tributario en esta página de la DIAN: http:// www.dian.gov.co/dian/15servicios.nsf/etributario?OpenView&Start=1&Co unt=1000&Expand=4#4 para ubicar las tarifas del impuesto a las ventas para productos y servicios de acuerdo con la última reforma tributaria y las normas vigentes. [Bienes o servicios excluidos: si la empresa vende bienes excluidos del impuesto a las ventas cuando pague el IVA en las compras este impuesto hace parte del mayor valor del costo y no genera impuesto al momento de vender los bienes nuevamente a un cliente. Bienes o servicios exentos: si vende bienes exentos el impuesto pagado por concepto de IVA en las compras deberá solicitarlo como devolución ante la DIAN después de presentar la declaración del IVA. 59 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Para el mejor manejo de la cuenta Impuesto sobre las ventas por pagar se proponen de manera opcional los siguientes códigos para recoger cada uno de los conceptos: Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Así mismo, quien compra el producto o servicio debe pagar lo incluido en la factura y lo descontará del impuesto a las ventas generado (siempre y cuando tenga un negocio y sea responsable), cuando posteriormente transfiera el producto en calidad de venta. Débito 240801 240802 240803 Crédito 240804 240805 240806 Nombre de la cuenta Impuesto pagado a la DIAN Impuesto a las ventas pagado en compras Impuesto asumido en operación con el régimen simplificado Impuesto a las ventas generado Impuesto a las ventas por devolución en ventas Impuesto a las ventas por devolución en compras [Regímenes de impuesto a las ventas: dos son los regímenes de impuesto a las ventas: el régimen común y el régimen simplificado, pero los responsables del impuesto a las ventas del régimen común a su vez se clasifican en cuatro grupos de contribuyentes, a los cuales se deben acoger con el fin de recaudar y pagar de acuerdo con las leyes vigentes: Empresas del Estado: tienen la labor de hacer los gastos del Estado, al tiempo de pagar y hacer las retenciones a que haya lugar. Grandes contribuyentes: la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, mediante resolución al finalizar el año, califica los entes económicos como 60 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Capítulo 3. Efectivo y equivalente a efectivo [disponible] Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes grandes contribuyentes o notifica la pérdida de la investidura y los califica como de régimen común, una vez evaluados el volumen de sus activos y la capacidad de ventas, para establecer quiénes deberán rendir informes especiales de acuerdo con el Estatuto Tributario. Como el caso de ventas tiene grandes implicaciones en la generación de impuestos para el Estado se exponen los registros de contabilidad para los grupos de contribuyentes, para observar las dos contabilidades después de tratar los siguientes temas. Autorretenedor: igualmente la DIAN otorga el permiso para que los contribuyentes sean autorretenedores, siempre que cumplan algunos requisitos y se les facilite el manejo de las retenciones que son un dolor de cabeza cuando tienen que recoger certificados, y en algunas ocasiones la pérdida de un descuento valioso para la sociedad. Valores UVT Salario mínimo legal vigente Auxilio de transporte Régimen común: son todos los contribuyentes excepto aquellos que cumplan las condiciones del artículo 499 del Estatuto Tributario contempladas para pertenecer al régimen simplificado. 61 2017 Retención en la fuente a título de impuesto a las ganancias [de renta]: las sociedades comerciales deben aplicar la retención en la fuente a título de impuesto de renta y complementarios por todo pago que haga como ordenadora de compras o gastos al contribuyente beneficiario del pago por considerar el ingreso susceptible de generar incremento patrimonial para quien lo recibe; no se debe aplicar a los no contribuyentes o autorretenedores que para el efecto exponen en parte visible de la factura de venta el número de la resolución de la Administración de Impuestos. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. 2016 28.279 644.350 74.000 [La retención es el mecanismo creado por el Estado para recaudar de manera anticipada diferentes clases de impuestos: a las ganancias [de renta y complementarios], IVA e ICA, de forma tal que garantice la consecución de recursos, los cuales son parte vital para el funcionamiento del plan de desarrollo de la nación y para el gasto social. [Al régimen simplificado del impuesto sobre las ventas pertenecen las personas naturales comerciantes y los artesanos, que sean minoristas o detallistas; los agricultores y los ganaderos, que realicen operaciones gravadas, así como quienes presten servicios gravados, siempre y cuando cumplan la totalidad de las siguientes condiciones: PARÁGRAFO 1. Para la celebración de contratos de venta de bienes o de prestación de servicios gravados por cuantía individual y superior a 3.300 UVT, el responsable del régimen simplificado deberá inscribirse previamente en el régimen común]. 2015 27.485 616.000 72.000 Retención en la fuente Régimen simplificado: este régimen ha sido objeto de permanentes cambios en la legislación tributaria colombiana, por esta razón se expone según el artículo 499 del Estatuto Tributario. 1. Que en el año anterior hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de la actividad, inferiores a cuatro mil (4.000) UVT. 2. Que tengan máximo un establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio donde ejercen su actividad. 3. Numeral declarado inexequible. 4. Que en el establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio no se desarrollen actividades bajo franquicia, concesión, regalía, autorización o cualquier otro sistema que implique la explotación de intangibles. 5. Que no sean usuarios aduaneros. 6. Que no hayan celebrado en el año inmediatamente anterior ni en el año en curso contratos de venta de bienes o prestación de servicios gravados por valor individual y superior a 3.300 UVT. 7. Que el monto de sus consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras durante el año anterior o durante el respectivo año no supere la suma de 4.500 UVT. 2014 Retención en la fuente del régimen común: la retención en la fuente va en doble vía, esto quiere decir que todos los contribuyentes responsables del impuesto a la renta que sean contribuyentes del régimen común se hacen retención en la fuente excepto las empresas del régimen simplificado, como se puede ver en el gráfico de retención. Retención en la fuente de personas naturales: las personas naturales también hacen retención en la fuente cuando tienen ingresos superiores en el año inmediatamente anterior y un patrimonio bruto o ingresos brutos superiores a 30.000 UVT (30.000 * 28.279 = 848.370.000 u. m.]. Concepto Base UVT Enajenación de activos fijos donde el No aplica vendedor no es agente Adquisición vehículos Arrendamiento bienes muebles Arrendamiento bienes raíces 27 62 Base pesos 100% 100% 100% 764.000 Tarifa 1% 1% 4% 3,5% Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Capítulo 3. Efectivo y equivalente a efectivo [disponible] Arrendamiento bienes raíces no obligados a declarar Comisiones sector financiero Compra café pergamino Compra productos agropecuarios sin procesar Compra de combustibles Consultoría en obras públicas Contratos de construcción Diseño de páginas web Honorarios y comisiones Salarios No aplica Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes 100% 3,5% 160 100% 4.525.000 0,5% 92 2.602.000 1,5% No aplica No aplica No aplica No aplica 128,96 100% 100% 100% 100% 100% Ver tabla Gráfico n.º 2. Retenciones en la fuente, modelo de Bogotá (*) Clase Compra 0,1% 2% 2% 3,5% 10/11% No aplica Vende Compra Vende Descargue la tabla completa de la siguiente página Web: http://www. comunidadcontable.com/BancoNorma/T/tabla_de_retencion_en_la_ fuente_de_renta_2015/tabla_de_retencion_en_la_fuente_de_renta_2015. asp?CodSeccion=106 Vende Compra (*) 63 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Estado Régimen simplificado Gran contribuyente Gran contribuyente Régimen común Gran contribuyente Régimen común Régimen simplificado (**) Gran contribuyente Régimen simplificado Régimen común Régimen común Gran contribuyente Régimen común Régimen simplificado (**) Régimen común Régimen simplificado (**) Régimen simplificado Régimen simplificado Régimen simplificado En el modelo de Bogotá la retención en la fuente a título de renta e ICA la hace el contribuyente de igual jerarquía tributaria. La retención en la fuente a título de IVA solamente la hace el de mayor jerarquía tributaria. (**) Ver el gráfico siguiente. Una forma de memorizar el procedimiento para la retención en la fuente a título de renta o de ICA es asumir que todos los contribuyentes son del régimen común, independientemente de que se llamen Estado, gran contribuyente o régimen común, por consiguiente son de la misma jerarquía]. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. [Con los siguientes gráficos se puede dar claridad al tema sobre las retenciones en la fuente, a título de impuesto de renta y complementarios, impuesto a las ventas e impuesto de industria y comercio. En Colombia hay dos modelos de retenciones: Régimen común Vende [Retención en la fuente de ICA modelo de Bogotá: el tercer tipo de retención en la fuente es sobre el impuesto de industria y comercio, tableros y avisos, que se comporta de igual manera que el IVA (en algunas ciudades del país, como por ejemplo Bogotá), y la hace el comprador de bienes y servicios y la paga bimestralmente a la tesorería municipal respectiva. En el tema de impuestos, gravámenes y tasas está implícito el tema de renta, ventas e industria y comercio, que se verá en el libro Contabilidad de pasivos, con el fin de que el estudiante adquiera los conocimientos suficientes y pueda desempeñar la asesoría contable y tributaria. IVA Estado Gran contribuyente Compra [Retención en la fuente de IVA: el segundo tipo de retención en la fuente es la del impuesto a las ventas y consiste en que el comprador, al momento de causar la compra, retiene al vendedor el 15% del valor del IVA (art. 437-2 E. T.) (se aplica del de mayor al de menor jerarquía: Estado a gran contribuyente, de este a régimen común y, por último, al régimen simplificado) y lo paga bimestralmente a la Administración de Impuestos]. Retención en la fuente de ICA modelo de Cali: para aplicar el concepto se tiene en cuenta que la retención en la fuente a título de renta y sobre el impuesto a las ventas y del ICA se hace siempre que el comprador (quien paga la factura) sea de mayor rango o jerarquía. Por consiguiente si están dentro del mismo rango no se hacen retención en la fuente de IVA ni de ICA, como se puede observar en la gráfica de resumen de retención en la fuente (modelo Cali)]. Impuesto de Renta e ICA [En el procedimiento del IVA hay que respetar las jerarquías de esos contribuyentes: Estado, gran contribuyente, régimen común. Gráfico n.º 3. Retención en la fuente, modelo de Cali (*) Clase Impuesto de renta Compra Vende Compra Vende IVA e ICA Estado Gran contribuyente Régimen común Estado Régimen simplificado Gran contribuyente Gran contribuyente Régimen común Gran contribuyente Régimen común Régimen simplificado (**) Gran contribuyente Régimen simplificado 64 Régimen común Régimen simplificado (**) Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Capítulo 3. Efectivo y equivalente a efectivo [disponible] Compra Vende Régimen Común Gran contribuyente Compra Régimen común Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes La retención en la fuente del IVA es el 15%, la retención a título de impuesto de renta es el 2,5% sobre compras y la retención en la fuente a título de impuesto de industria y comercio es del 0,5% (5‰), sobre la base de 10.000.000 u. m. Se utilizarán los valores de esta factura para los ejemplos que se reseñan a continuación. Régimen Común Régimen simplificado (**) Régimen simplificado Régimen simplificado Régimen simplificado Vende 1 En el modelo de Cali la retención en la fuente a título de renta es independiente, en tanto que la retención de IVA e ICA son iguales. 3 (**) La retención del IVA que se le hace al régimen simplificado la asume el contribuyente y se incluye en la cuenta 240802 si la compra es de mercancías para la venta o lo reconoce como un mayor valor del gasto si no está relacionado con las ventas, en la cuenta 511570 o 521570, en tanto que el impuesto de industria y comercio, al igual que la retención del impuesto de renta lo paga el régimen simplificado. La única persona que no hace retención en la fuente a cualquier título es el régimen simplificado, independientemente de que el régimen simplificado no declare, las retenciones en la fuente que le practiquen son los impuestos que debe pagar]. 5 11 Método de retención Bogotá 13 (*) 7 9 [En esta edición se aplicará el modelo de Bogotá en el manejo de la retención en la fuente, el estudiante debe averiguar con la respectiva secretaria municipal cuál de los métodos aplica para su región]. 1. Gran contribuyente compra a gran contribuyente Manejo de las cuentas de retención: las siguientes cuentas son manejadas por los contribuyentes. Si vende mercancías o servicios debe contabilizar en el activo la retención, porque quien paga hace las retenciones respectivas Códigos Cuentas 143536 Mercancías no fabricadas por la empresa 240802 Impuesto a las ventas en compras 236540 Retención en la fuente en compras 2,5% Código Cuenta 236840 ICA retenido 5‰ 135515 Retención en la fuente renta 220505 Proveedores 135517 IVA retenido 135518 Impuesto ICA retenido Si compra mercancías o servicios debe contabilizar en el pasivo la retención, la cual debe pagar a la Administración de Impuestos Nacionales Código Cuenta 236540 Retención en compras 236740 IVA retenido en compras 236840 Impuesto de ICA retenido Para comprender mejor el tema de retenciones en la fuente, de acuerdo con la legislación de cada país se asumen como ciertas las tarifas: se compran mercancías por 10.000.000 u. m., con un costo de 8.000.000 u. m., e impuesto al valor agregado del 16%. 65 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Gran contribuyente compra a gran contribuyente 2 Gran contribuyente vende a gran contribuyente Gran contribuyente compra a régimen común 4 Régimen común vende a gran contribuyente Gran contribuyente compra a régimen simplificado 6 Régimen simplificado vende a gran contribuyente Régimen común compra a gran contribuyente 8 Gran contribuyente vende a régimen común Régimen común compra a régimen común 10 Régimen común vende a régimen común Régimen común compra a régimen simplificado 12 Régimen simplificado vende a régimen común Régimen simplificado compra a régimen simplificado 14 Régimen simplificado vende a régimen simplificado Débitos Créditos 10.000.000 1.600.000 250.000 50.000 11.300.000 Registra la compra mediante factura n.º 8000 a Éxito S. A. Observe que entre grandes contribuyentes, al utilizar la metodología Bogotá, se hacen retención en la fuente a título de renta e ICA según el gráfico n.º 2. Códigos Cuentas Débitos Créditos 220505 Proveedores nacionales 11.300.000 111005 Moneda nacional 11.300.000 Registra el pago de la factura n.º 8000 a Éxito S. A. mediante comprobante de pago 2. Gran contribuyente vende a gran contribuyente Códigos 130505 135515 Cuentas Cuentas por cobrar Retención en la fuente Débitos Créditos 11.300.000 250.000 66 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Capítulo 3. Efectivo y equivalente a efectivo [disponible] 135518 IVA retenido 5‰ 413536 Venta de electrodomésticos y muebles 240804 Impuesto sobre las ventas por pagar Registra la venta de la factura n.º 8000 a Carrefour S. A. Códigos Cuentas 613536 Costo de ventas 143536 Mercancías no fabricadas por la empresa Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes Códigos Cuentas Débitos Créditos 220505 Proveedores 11.060.000 111005 Banco moneda nacional 11.060.000 Registra el pago de la factura n.º 5000 a Muebles Luis XV Ltda. 50.000 10.000.000 1.600.000 Débitos 4. Régimen común vende a gran contribuyente Créditos Para la persona a la cual se le hace la retención esta se constituye en un impuesto pagado por anticipado (anticipo de impuestos y contribuciones o saldos a favor y maneja la cuenta 135515 para renta, 135517 para el IVA retenido y la 135518 para el ICA retenido, entre otras); el valor retenido en la fuente le sirve al contribuyente para descontarlo del valor a pagar del impuesto de renta y complementarios de la siguiente vigencia cuando presente la declaración. 8.000.000 8.000.000 Registra el costo de la mercancía vendida Códigos Cuentas 110505 Caja general 130505 Cuentas por cobrar Registra el recaudo a clientes Carrefour S. A. Débitos Créditos 11.300.000 11.300.000 Códigos Cuentas 130505 Cuentas por cobrar 135515 Retención en la fuente 2,5% 135518 ICA retenido 5‰ 413536 Venta de electrodomésticos y muebles 240804 Impuesto sobre las ventas por pagar Registra la venta de la factura n.º 5000 a Éxito S. A. Se recomienda que la cuenta de inventarios de mercancías no fabricadas por la empresa lleve el mismo dígito de la actividad de ventas de comercio al por mayor y por menor que es 413536. Venta de electrodomésticos y muebles para tener coherencia entre las actividades; además toda venta que se realice debe contabilizarse contra la cuenta cuentas por cobrar para soportar la elaboración de la factura en el momento de pago y se ha de generar el recibo de caja que soporta el pago total o parcial. Observe que el régimen común le hace retención en la fuente a título de renta y de ICA según se muestra en el gráfico n.º 2. Códigos Cuentas 613536 Costo de ventas 143536 Mercancías no fabricadas por la empresa Registra el costo de la mercancía vendida Códigos Cuentas 143536 Inventarios 240802 Impuesto a las ventas Débitos Créditos 10.000.000 1.600.000 236540 Retención en compras 2,5% 250.000 236740 IVA retenido en compras 15% 240.000 236840 ICA retenido en compras 5‰ 220505 Proveedores nacionales 50.000 11.060.000 Registra la compra de la factura n.º 1395 a Muebles Luis XV Ltda. Observe que el gran contribuyente le hace todo tipo de retenciones al régimen común porque tiene categoría superior. 67 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. 3. Gran contribuyente compra a régimen común Para quien hace las retenciones en la fuente porque compra estas constituyen una obligación que tiene que pagar en el período fiscal siguiente (236540 para retención en la fuente, 236740 para el IVA retenido, 236840 para el ICA retenido), en la declaración de retención en la fuente del mes siguiente, y en las declaraciones de impuestos a las ventas y de industria y comercio en el bimestre siguiente. Débitos Créditos 11.300.000 250.000 50.000 10.000.000 1.600.000 Débitos Créditos 8.000.000 8.000.000 Códigos Cuentas Débitos Créditos 110505 Caja general 11.300.000 130505 Cuentas por cobrar 11.300.000 Registra la recepción del dinero en venta de la factura n.º 5000 a Éxito S. A. El IVA retenido le sirve para descontarlo del valor a pagar del impuesto a las ventas bimestral. El ICA retenido le sirve al contribuyente para descontarlo del valor a pagar del impuesto de industria y comercio, tableros y avisos del bimestre o del siguiente año. 5. Gran contribuyente compra a régimen simplificado Códigos 143536 240802 Cuentas Mercancías no fabricadas por la empresa IVA asumido en compras a régimen simplificado 68 Débitos Créditos 10.000.000 240.000 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Capítulo 3. Efectivo y equivalente a efectivo [disponible] Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes 236540 Retención en compras 2,5% 236740 IVA retenido en compras a R. simplificado 236840 ICA retenido 220505 Proveedores Registra la compra mediante factura n.º 3000 a Julio César Celis Códigos Cuentas 220505 Proveedores 111005 Bancos moneda nacional Registra el pago de la factura n.º 3000 a Julio César Celis 250.000 240.000 50.000 9.700.000 Códigos Cuentas 220505 Proveedores 111005 Moneda nacional Débitos Créditos 11.300.000 11.300.000 Registra el pago de la factura n.º 3000 a Éxito S. A. El gran contribuyente hace lo propio en su contabilidad, lleva 11.200.000 u. m. a cuentas por cobrar clientes y las retenciones en las cuentas apropiadas de retención en la fuente y la venta y generación de IVA como se verá en el siguiente ejemplo. Débitos Créditos 9.700.000 9.700.000 8. Gran contribuyente vende a régimen común 6. Régimen simplificado vende a gran contribuyente Códigos Cuentas 130505 Cuentas por cobrar 135515 Retención en la fuente renta 135518 Retención en la fuente ICA 413536 Venta de electrodomésticos 240802 Impuesto a las ventas Registra la venta de la factura n.º 8989 a Repuestos Ltda. Aunque el régimen simplificado no está obligado a generar factura en sus operaciones de venta ni a llevar contabilidad, por formalidad y control se deberían generar los respectivos soportes contables y realizar su respectiva contabilización. Códigos Cuentas 130505 Cuenta por cobrar Débitos 135515 Retención en la fuente 135518 ICA retenido 413536 Venta de electrodomésticos y muebles Créditos 9.700.000 Débitos Créditos 11.300.000 250.000 50.000 10.000.000 1.600.000 Igualmente el gran contribuyente contabiliza el costo de la mercancía vendida y el recibo de caja por pago del cliente. 250.000 50.000 10.000.000 Códigos Cuentas Débitos 110505 Caja general 11.300.000 130505 Cuentas por cobrar Registra el recaudo de la factura n.º 8989 a Repuestos Ltda. Registra la venta de la factura n.º 3000 a Éxito S. A. El régimen simplificado contabiliza el costo de ventas por 8.000.000 u. m., contra los inventarios. También el respectivo recibo de pago del cliente. Créditos 11.300.000 Cuentas 110505 Caja general 130505 Cuentas por cobrar Débitos Créditos 9.700.000 9.700.000 Registra el recaudo de la factura n.º 5000 a Éxito S. A. 7. Régimen común compra a gran contribuyente Códigos Cuentas 143536 Mercancías no fabricadas por la empresa 240802 Impuesto a las ventas en compras 220505 Proveedores 236540 Retención en la fuente 2,5% 236840 Retención ICA Registra la compra mediante factura n.º 8989 a Éxito S. A. 69 Débitos Créditos 10.000.000 1.600.000 11.300.000 250.000 50.000 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. 9. Régimen común compra a régimen común Códigos Códigos 143536 Cuentas Electrodomésticos y muebles 240802 IVA descontable en compras Débitos Créditos 10.000.000 1.600.000 220505 Proveedores 236540 Retención en compras 236840 ICA retenido en compras Registra la compra mediante factura n.º 3033 a Distribuidora Oriente S. A. 11.300.000 250.000 50.000 Códigos Cuentas Débitos Créditos 220505 Proveedores 11.300.000 111005 Moneda nacional 11.300.000 Registra el pago de la factura n.º 3033 a Distribuidora Oriente S. A. 70 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Capítulo 3. Efectivo y equivalente a efectivo [disponible] Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes 10. Régimen común vende a régimen común Códigos Cuentas 130505 Cuentas por cobrar 135515 Retención en la fuente 135518 Retención ICA 413536 Venta de electrodomésticos y muebles 240804 Impuesto sobre las ventas por pagar 12. Régimen simplificado vende a régimen común Débitos Códigos Cuentas Débitos Créditos 130505 Cuentas por cobrar 10.000.000 413536 Venta de electrodomésticos y muebles 10.000.000 Registra la venta mediante documento equivalente n.º 8.000 a Tornillos Ltda. Créditos 11.200.000 350.000 50.000 10.000.000 El régimen simplificado si hace factura no requiere liquidar retenciones en la fuente, de acuerdo con el procedimiento Bogotá. 1.600.000 Registra la venta de la factura n.º 3033 a Almacén Campeón Ltda. El régimen simplificado contabiliza el costo de la mercancía vendida y el recibo de pago del cliente. El régimen común contabiliza el costo de la mercancía vendida por 8.000.000 u. m. y el correspondiente recibo de caja por pago del cliente. Por lo regular en el régimen simplificado el costo de venta se determina por juego de inventarios. Códigos Cuentas Débitos Créditos 613536 Costo de ventas 8.000.000 143536 Electrodomésticos y muebles 8.000.000 Registra el costo de venta de la factura n.º 3033 a Almacén Campeón Ltda. Códigos Cuentas 110505 Caja general 130505 Cuentas por cobrar Débitos Créditos 10.000.000 10.000.000 Registra el recaudo de la factura n.º 8000 a Tornillos Ltda. Códigos Cuentas Débitos Créditos 110505 Caja general 11.300.000 130505 Cuentas por cobrar 11.300.000 Registra el recaudo de cartera según factura n.º 3033 a Almacén Campeón Ltda. 13. Régimen simplificado compra a régimen simplificado Por su parte, el contribuyente inscrito en el régimen simplificado no hace retención en la fuente a título de renta, de IVA ni de ICA y procede con el respectivo registro de la compra de mercancías no fabricadas por la empresa. 11. Régimen común compra a régimen simplificado Códigos Cuentas 220505 Cuentas por pagar 111005 Bancos moneda nacional Débitos Créditos 9.700.000 9.700.000 Registra el pago del documento equivalente n.º 8.000 a Nelly Aroca 71 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Cuentas Débitos Créditos Electrodomésticos y muebles 10.000.000 Impuesto a las ventas descontable 240802 240.000 (asumido) 236540 Retención en la fuente Compras 250.000 236740 IVA retenido asumido 240.000 236840 ICA retenido 50.000 220505 Proveedores 9.700.000 Registra la compra mediante documento equivalente n.º 8000 a Nelly Aroca Como el régimen simplificado no lleva control de inventarios, el valor de la factura lo lleva a la cuenta compras. Códigos 143536 Códigos Cuentas Débitos Créditos 620535 Compras de electrodomésticos y muebles 10.000.000 220505 Cuentas por pagar 10.000.000 Registra la compra mediante factura n.º 3648 a Repuestos del Sur Ltda. Códigos Cuentas Débitos Créditos 220505 Cuentas por pagar 10.000.000 111005 Bancos moneda nacional 10.000.000 Registra el pago de la factura n.º 3033 a Repuestos del Sur Ltda. El régimen simplificado en el momento de hacer la venta a un gran contribuyente o a uno del régimen común no está obligado a facturar, no genera IVA ni hace retención en la fuente, porque no llena los requisitos para hacerlo. 72 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Capítulo 3. Efectivo y equivalente a efectivo [disponible] Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes Sin embargo, si el contribuyente es persona natural y obtuvo un volumen de ingreso y patrimonio bruto en el año inmediatamente anterior superior a 30.000 UVT y está inscrito en el régimen común de impuesto a las ventas se le debe practicar retención en la fuente a título de renta y de IVA cuando compra al régimen simplificado y presentar sus respectivas declaraciones. • Régimen de impuesto a las ventas. • Si es agente retenedor. • El tipo de actividad de industria y comercio a la cual pertenece. [Por consiguiente, cuando se elabora la factura, el programa liquida todos los impuestos implícitos si son procedentes, así: [Al régimen simplificado le hacen retención en la fuente a título de renta y de industria y comercio porque, independientemente de su naturaleza, debe pagar impuestos de renta y complementarios al igual que el de industria y comercio, cuantificado en el valor de las retenciones que le hayan practicado durante el período fiscal las cuales se constituyen en el impuesto que paga por la vigencia contable. Factura de venta Características del artículo 617, E. T. Relación de artículos por referencia, su cantidad y valor unitario y total + Valor factura de venta 100% + Impuesto a las ventas 16% – Retención en la fuente a título de impuesto 2,5% – Retención del impuesto a las ventas 15% – Retención del impuesto de industria y comercio (*) 0,5% Total a pagar El caso se complica porque si tienen que asumir la retención del IVA (el cual siempre ha estado en la disyuntiva de constituir un mayor valor del costo de la mercancía, un impuesto descontable o un gasto descontable del resultado). El valor asumido se lleva a un impuesto descontable siempre y cuando genere ventas para el negocio]. (*) Códigos Cuentas Débitos Créditos 130505 Cuentas por cobrar 10.000.000 413536 Venta de electrodomésticos y muebles 10.000.000 Registra la venta de la factura n.º 3020 a María Ángel Caquimbo 15. Agente autorretenedor gran contribuyente vende a régimen común Si la empresa vendedora está calificada por la Administración de Impuestos Nacionales como agente autorretenedor deberá autopracticarse la retención en la fuente a título de renta, impuesto a las ventas e industria y comercio, guardando siempre el concepto de procedimiento a seguir: Todo el procedimiento anterior fue necesario explicarlo en cada uno de los casos porque cuando la empresa elabora la factura de venta mediante la computadora esta dispone con anticipación de la base de datos del cliente con base en el [RUT]: • Nombre del cliente. • Identificación. 73 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. El régimen simplificado contabiliza el costo de venta por el sistema de inventario periódico y el recibo de caja por el pago del cliente. Se disponen todas las transacciones en forma de registro de contabilidad de acuerdo con la codificación de todos los soportes de contabilidad y en la parte baja del registro el concepto general de la operación para que se facilite el acceso a programas de contabilidad para manejar los procedimientos en la computadora. El porcentaje del ICA es de carácter general para efectos de la retención, pero cada actividad tiene su propia base y porcentaje igual que cada departamento y cada país. Una vez generada la factura para registrar la venta, queda pendiente el pago total o parcial de la venta que será registra mediante la elaboración del respectivo recibo de caja]. 14. Régimen simplificado vende a régimen simplificado Códigos Cuentas Débitos Créditos 110505 Caja general 10.000.000 130505 Cuentas por cobrar 10.000.000 Registra el pago de la factura n.º 3020 a María Ángel Caquimbo 10.000.000 1.600.000 250.000 240.000 50.000 11.060.000 Códigos Cuentas Débitos Créditos 130505 Cuentas por cobrar 11.600.000 413536 Venta de electrodomésticos y muebles 10.000.000 240802 Impuesto a las ventas descontable 1.600.000 Registra la venta de la factura n.º 1000 a Repuestos del Sur Ltda. Al momento de la venta envía la factura a su cliente por el total de la venta más el impuesto al valor agregado. Códigos Cuentas Débitos Créditos 110505 Caja general 11.600.000 130505 Cuentas por cobrar 11.600.000 Registra la venta de la factura n.º 1000 a Repuestos del Sur Ltda. Posteriormente promueve en su contabilidad la causación de las retenciones, para disponer los valores a llevar a la [DIAN] (SENIAT en Venezuela, SIREN en Bolivia). 74 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Capítulo 3. Efectivo y equivalente a efectivo [disponible] Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes • Un autorretenedor de mayor jerarquía calcula todas las retenciones en la fuente. Ejemplo de gran contribuyente autorretenedor a régimen común. Códigos Cuentas Débitos Créditos 143536 Electrodomésticos y muebles 10.000.000 240802 Impuesto de IVA descontable en compras 1.600.000 220505 Proveedores nacionales 11.600.000 Registra la compra mediante factura n.º 1000 a Cacharrería Mundial S. A. Códigos Cuentas Débitos Créditos 135515 Retención en la fuente compras 2,5% 250.000 135517 IVA retenido 15% 240.000 135518 ICA retenido 50.000 236575 Autorretención 540.000 Registra la autorretención sobre la factura de venta n.º 1000 a Repuestos del Sur Ltda. Recuperación de cartera: en la práctica comercial no se generan simultáneamente la factura de venta y el recibo de caja en las ventas de contado, además son dos procesos, por esta razón toda venta se causa (como ingreso en el estado de resultados) y acumula en las cuentas por cobrar y posteriormente viene el devengo (ingreso al flujo de efectivo) (anteriormente se usaba causación o acumulación hoy, con las NIIF, se dice acumulación o devengo, esto quiere decir que primero se acumula en la cuenta por cobrar y luego se devenga el efectivo en la cuenta caja). • Un autorretenedor de menor jerarquía calcula las retenciones que le sean apropiadas. Ejemplo de régimen común a régimen común pero gran contribuyente. Códigos Cuentas Débitos Créditos 135515 Retención en la fuente compras 250.000 135518 ICA retenido 50.000 236575 Autorretención 300.000 Registra la autorretención sobre la factura de venta n.º 1000 a Repuestos del Sur Ltda. Cuando se realiza la venta a crédito necesariamente se da un período más o menos largo para recuperar la cartera, y será el momento para elaborar el recibo de caja, el que se acompaña con el documento externo comprobante de pago del cliente. Se recomienda formalizar este procedimiento de elaboración de documentos, para obtener mayor orden y control contable. • Un autorretenedor de mayor jerarquía con respecto al régimen simplificado, calcula las retenciones de la siguiente forma: Además el sistema de contabilidad que se reconoce en las NIIF es el de acumulación o devengo. Quedan demostrados los siguientes procedimientos: Se aplicó la autorretención independientemente de si es régimen común o simplificado. [Cuando el contribuyente causa las retenciones debe pagarlas oportunamente así el cliente no haya hecho el pago de la factura porque son obligaciones totalmente independientes]. El registro correspondiente a la autorretención, evita que al momento de hacer la declaración de renta, IVA e ICA deba ponerse a recolectar los certificados de retención donde se compruebe que verdaderamente le fueron practicadas. Como se observa en los registros anteriores: uno por la venta de la mercancía y otro por las retenciones en la fuente mediante la nota de contabilidad. 16. Compra al contribuyente autorretenedor El comprador de mercancías al contribuyente con el sistema de autorretención hace el siguiente registro: 75 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Códigos Cuentas Débitos Créditos 135515 Retención en la fuente Compras 250.000 135517 IVA retenido asumido 240.000 135518 ICA retenido 50.000 236575 Autorretención 540.000 Registra la autorretención sobre la factura de venta n.º 1000 a Repuestos del Sur Ltda. 1. El comprador registra en nota de contabilidad la compra en inventarios porque la factura de venta que recibe del proveedor no es documento suficiente para la contabilidad del ente económico, que siempre debe tener su documento interno que contenga: • Inventarios más los fletes. • Impuesto al valor agregado descontado. • Retenciones en la fuente practicadas en la compra. • Proveedores por el neto a pagar de la factura. 2. Cuando paga lo hace en un comprobante de pago: • Proveedores. • Bancos moneda nacional. Es por esta razón que el comprobante de pago no lleva ningún descuento por retenciones, solamente el descuento por pronto pago, cuando se haya pactado y cumplido el requisito. El vendedor, registra al momento de la venta, mediante su factura de venta: • • • • Clientes nacionales. Retenciones en la fuente que practicará. Ventas. Impuesto a las ventas generado. 76 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Capítulo 3. Efectivo y equivalente a efectivo [disponible] Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes Cuando recibe el pago de la venta lo hace mediante recibo de caja: de ingresos (aprovechamientos) y los segundos constituyen un mayor valor del costo de producción y venta. • Caja. • Cuentas por cobrar. Códigos Cuentas Débitos Créditos 110505 Caja general 150.000 429505 Aprovechamientos 150.000 Registra la venta de desechos industriales a Enrique Mazabel Observe un recibo de caja y notará que no hay lugar para descontarle al cliente los valores que ha retenido. [Un error frecuente en la contabilidad del cliente: cuando llega la factura registra inventarios y el valor del proveedor y cuando paga la factura registra las retenciones y las descuenta en el comprobante de pago, con lo cual pierde la posibilidad de descontarlas oportunamente cuando presenta las declaraciones de IVA y retención en la fuente, además de ser un mal procedimiento, que puede acarrear sanciones]. Ventas con tarjeta de crédito Tienen dos formas de registros: la primera cuando se pasa la tarjeta y se elabora el documento de pago o pagaré (váucher) por la máquina mecánica para imprimir el número de la tarjeta y recibir otros datos del cliente. El segundo sistema es mediante el datáfono, con el cual se registra en forma inmediata en la cuenta bancaria del vendedor el valor que le corresponde, y se derivan automáticamente los descuentos del saldo del dueño de la tarjeta débito o crédito. Ejemplo de la venta de un pasaje aéreo: Bajo el enfoque NIIF, el cliente no espera que llegue la factura para contabilizar, porque es un requisito formal, y la forma o realidad económica inicia desde el momento en que ejerce el control y asume el riesgo de la mercancía, debe llevarla a libros, otro caso bien distinto son los aspectos fiscales. También un cliente puede vender sin tener inventarios, y llevar a caja contra un ingreso anticipado y cuando llegue la mercancía factura y le asocia a la venta su costo y realiza la venta como ingreso ordinario. CREDIBANCO VISA Pagaré de venta MasterCard T. n.º BB25874587 Compra 115.200 Certificados de retención Impuesto portuario 9.400 Otro factor importante es llevar a cuentas por cobrar [clientes] por su valor neto, porque puede acontecer que la administración proyecta el efectivo que recuperará en los siguientes períodos y encuentra datos incoherentes, cuando se lleva el total de la factura puede darse un dato que no corresponde a la realidad económica del negocio, como en el ejemplo clásico de ventas por 11.600.000 u. m., y el gerente se compromete pagar ese valor sobre una obligación pendiente de pago, pero al momento de recaudarlos aparece disminuido por la retención en la fuente del IVA y del ICA. Otros ingresos a caja Venta de desechos industriales Son residuos del proceso industrial que sirven de materia prima para otros procesos. Otra cosa bien distinta son aquellos que tienen que reprocesarse para no contaminar el medio ambiente. Los primeros son objeto de venta por concepto 77 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Total 124.600 Pagaré incondicionalmente y a la vista a la orden de: Aires S. A. El valor total de este pagaré junto con los intereses a las tasas máximas permitidas por la ley. Firma Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. El cliente debe ser muy cuidadoso con los certificados de retención en la fuente por los diferentes conceptos, porque sin ellos no procede ningún descuento a los impuestos en las declaraciones: de renta, impuesto al valor agregado, e impuesto de industria y comercio. En cualquier momento las autoridades pueden hacer las verificaciones de las declaraciones de impuestos y sus soportes de certificación. Códigos Cuentas Débitos Créditos 110505 Caja general 124.600 414545 Agencias de viaje 115.200 281505 Valores recibidos para terceros 9.400 Registra la venta con tarjeta de crédito de pasaje Neiva-Bogotá-Neiva Lo moderno hoy es tener una pasarela de pagos para que el cliente pague por Internet dando los datos de la tarjeta. [Retención en la fuente a las tarjetas débito: las tarjetas débito y las tarjetas crédito están sometidas a retención en la fuente a las tarifas que fija el gobierno nacional, la cual debe ser practicada por las respectivas entidades emisoras de las tarjetas]. [Comisiones por uso de dinero plástico: las comisiones por el uso del dinero plástico ha variado desde el 7 hasta el 10% incluyendo el valor del IVA 78 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Capítulo 3. Efectivo y equivalente a efectivo [disponible] Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes que debe pagar la financiera que expide la tarjeta, sin embargo, han existido intentos por bajar las tasas con el fin de incentivar el uso, como acontece con la reciente norma del Gobierno al devolver dos puntos del IVA por la compra con dinero plástico (algo que ha sido reversado para el año 2015). Códigos Cuentas Débitos Créditos 111005 Moneda nacional 1.077.175 530515 Comisiones bancaria (*) 7% 70.000 135515 Retención en la fuente 12.825 110505 Caja general 1.160.000 Registra la consignación de los pagarés de las ventas con tarjeta de crédito Comisiones exentas del impuesto al valor agregado: las comisiones recibidas por las sociedades fiduciarias por concepto de administración de negocios están exentas del IVA]. (*) Las comisiones son consideradas en NIIF como un ingreso ordinario y según el modelo de estado de resultado lo presentará el desglose de los gastos de acuerdo a su naturaleza o función (S5.11). Ingresos diferidos por suscripciones El recibo de ingresos recibidos de forma anticipada por compra de revistas o de mercancías se lleva a la cuenta de caja. Consignación tarjeta Códigos Cuentas Débitos Créditos 110505 Caja general 120.000 270530 De suscriptores 120.000 Registra el recibo de suscripción a la revista Visión Universitaria, por un año La consignación de tarjetas débito o crédito por los dos sistemas corresponde al siguiente registro de contabilidad. La comisión negociada de la empresa emisora de la tarjeta es del 5% sobre el valor de 115.200 u. m., valor de la factura. La retención en la fuente es sobre el 85,5% de la factura, se aplica el 1,5% (se recomienda verificar la liquidación presentada como ejemplo, para cada una de las empresas transportadoras aéreas). Cuando se entregue el bien objeto del anticipo se realiza la venta (se reconoce el ingreso) y se llevará a caja el excedente que corresponda y se castigará el anticipo. Códigos Cuentas 270530 Ingresos recibidos por anticipado 413530 Venta de libros, revistas y/o. 240804 Impuesto a las ventas Registra la entrega de la revista Visión Universitaria n.º 1 Códigos Cuentas Débitos Créditos 111005 Moneda nacional (*) 117.363 530515 Comisiones en ventas 5.760 135515 Retención en la fuente 1.477 110505 Caja general 124.600 Registra la consignación del pagaré por transporte aéreo Venta de mercancías con tarjeta de crédito Al suponer que el valor de la venta es de 1.000.000 u. m., el pagaré quedará elaborado por 1.160.000 u. m. Códigos Cuentas 110505 Caja general 413536 Venta de electrodomésticos 240804 Impuesto a las ventas por pagar Registra la venta de mercancía con tarjeta de crédito Débitos 1.160.000 Créditos 1.000.000 160.000 Al consignar el pagaré en la cuenta corriente de la empresa se liquidarían los siguientes elementos. 79 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Débitos 10.000 Créditos 8.600 1.400 CA1. Cuentas por cobrar con pago aplazado Observe que se había proyectado el efectivo de 124.600 u. m., pero al momento de consignarlo en cuenta corriente disminuyó en el valor de retención y la comisión. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. (*) La base para aplicar la retención y la comisión no incluye el valor del IVA del producto o servicio. En las ventas de bienes o servicios a crédito pendientes de cobro por 10.000.000 u. m., que se conceden por un tiempo determinado de seis meses, deben gestionarse el cobro de la factura, la financiación al 1% y el IVA sobre los intereses, por el pago aplazado superior a 90 días. Además la empresa paga un seguro del 1% sobre el valor de la factura por una sola vez. Los datos del problema son: revisar el ejercicio CA1. Cartera con pago aplazado. Valor factura Impuesto a las ventas 10.000.000 16% Total factura 1.600.000 11.600.000 Seguro 1% Interés mensual 1% Crédito en meses 6 80 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. 100.000 Capítulo 3. Efectivo y equivalente a efectivo [disponible] Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes Contabilidad de acuerdo con los PCGA En primer lugar se hace la amortización de la factura que tiene un capital de 10.000.000 u. m., 1.600.000 u. m. de impuesto al valor agregado y el costo del seguro es de 200.000 u. m. Amortización de los intereses sobre la cuenta por cobrar Período Factura Intereses Capital Cuota fija Generación IVA/ intereses 10.000.000 1 8.374.516 100.000 1.625.484 1.725.484 16.000 33.333 2 6.732.778 83.745 1.641.739 1.725.484 13.399 33.333 3 5.074.622 67.328 1.658.156 1.725.484 10.772 4 3.399.884 50.746 1.674.737 1.725.484 8.119 5 1.708.400 33.999 1.691.485 1.725.484 5.440 33.333 6 0 17.084 1.708.400 1.725.484 2.733 33.333 352.902 10.000.000 10.352.902 56.464 200.000 Intereses Capital Cuota fija Cuentas Seguro cumplimiento cartera 33.333 111005 Banco moneda nacional 33.333 Registra el pago del seguro 0 1.600.000 1 1.339.923 16.000 260.077 276.077 2.017.561 2 1.077.244 13.399 262.678 276.077 2.014.960 3 811.940 10.772 265.305 276.077 2.012.333 4 543.982 8.119 267.958 276.077 2.009.680 5 273.344 5.440 270.638 276.077 2.007.001 6 0 2.733 273.344 276.077 2.004.294 56.464 1.600.000 1.656.464 12.065.831 El registro de la venta con IVA bajo los PCGA se lleva por el valor de la factura de venta y el IVA. En estos ejercicios se omiten las retenciones en la fuente, para poder superar primero los cálculos de esta metodología de costo amortizado. 81 Crédito 11.600.000 1.600.000 10.000.000 Débito Crédito 200.000 200.000 Los intereses liquidados sobre el valor de la factura y sobre el valor del IVA se acumulan en la cuenta por cobrar, así mismo el IVA generado sobre el valor de los intereses de la factura, porque a los intereses que se cobren por el financiamiento IVA de la factura, no se les liquida el IVA. Se aprovecha este ejercicio de causación para amortizar el gasto diferido por el seguro de cumplimiento. Cuota fija total Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Venta de mercancía 170520 Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Saldo IVA Impuesto a las ventas 413536 Código Para determinar la cuota fija fue necesario utilizar las herramientas de Excel PAGOINT y PAGOPRIN, que se pueden verificar en el ejercicio que se anexa a este libro. Período 240804 Débito El valor del seguro de cumplimiento se lleva a un gasto diferido, que se asociará en el estado de resultados por los seis meses del crédito. El valor del capital y los intereses suman 10.352.902 u. m., el valor total del IVA pagado es de 1.656.464 y el total de pagos incluido el IVA nuevo que se genera y debe pagar el cliente es de 12.065.831 u. m. Amortización de los intereses sobre el IVA Cuentas Cuentas por cobrar Registra la venta de mercancías Gasto diferido 0 Código 130505 Código Cuentas 130505 Cuentas por cobrar Débito 513010 Seguro de cumplimiento 170520 Seguro de cumplimiento cartera 240804 Impuesto a las ventas 421005 Intereses Crédito 132.000 33.333 33.333 16.000 116.000 Registra la capitalización de los intereses y el IVA El cliente debe reportarse con los pagos mensualmente, a los cuales se les da ingreso a caja general. Código Cuentas 110505 Caja general 130505 Cuentas por cobrar Débito Crédito 2.017.561 2.017.561 Registra el pago de los intereses y el IVA, además del IVA sobre intereses Como la entidad había generado un IVA en la venta y otro sobre los intereses, se procede a pagar a la DIAN. 82 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Capítulo 3. Efectivo y equivalente a efectivo [disponible] Código 420801 111005 Cuentas Pagos a la DIAN Banco moneda nacional Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes El costo amortizado de un activo financiero o un pasivo financiero en cada fecha que se informa es el neto de los siguientes importes: Débito Crédito 1.629.399 1.629.399 a) El importe al que se mide en el reconocimiento inicial el activo financiero o el pasivo financiero, b) Menos los reembolsos del principal, c) Más o menos la amortización acumulada, utilizando el método del interés efectivo, de cualquier diferencia existente entre el importe en el reconocimiento inicial y el importe al vencimiento, d) Menos, en el caso de un activo financiero, cualquier reducción (reconocida directamente o mediante el uso de una cuenta correctora) por deterioro del valor o incobrabilidad. Registra el pago del IVA generado y sobre intereses primer bimestre Así mismo se procede con los siguientes cinco registros de reconocimiento de intereses y de IVA sobre intereses, de los cuales puede hacer el seguimiento en la hoja de Excel que se anexa digitalmente, donde puede recrearse cambiando los datos y formular otros aspectos que se han omitido, tales como las retenciones, tenga en cuenta que los intereses están sometidos a la tarifa del 7% a título de retención en la fuente por montos superiores (http://www.gerencie.com/tablade-retencion-en-la-fuente-ano-2012.html). Los intereses que se pagan por financiación hacen parte para el calculo del IVA siempre y cuando se incluyan dentro de la factura de venta]. Los activos financieros y los pasivos financieros que no tengan establecida una tasa de interés y se clasifiquen como activos corrientes o pasivos corrientes se medirán inicialmente a un importe no descontado de acuerdo con el párrafo 11.14(a). Por lo tanto, el apartado (c) anterior no se aplica a estos (S11.15). Contabilidad bajo el enfoque NIIF Si el cobro va más allá del término del período corriente (política de crédito), la cartera se registra por su valor actual, mediante la aplicación del costo amortizado. Esto se conoce como costos incrementales significativos, porque se hizo un gasto asociado a un pasivo financiero como en el caso de los proveedores cuando se deba pagar la obligación. Observe que la tasa de interés explícita es del 1% y la de interés efectivo es del 1,59% por los efectos del pago del seguro del valor de la factura, porque la realidad económica es de 10.000.000 u. m., solo se recuperan 9.800.000. Esto permite determinar el valor actual para contabilizar por el método de costo amortizado. Flujos de efectivo Costo amortizado de la factura Período Factura Factura Intereses 0 –9.800.000 9.800.000 1 1.725.484 8.230.438 155.921 Capital 1.569.562 Cuota fija IVA por pagar 1.725.484 2 1.725.484 6.635.903 130.949 1.594.535 1.725.484 16.000 3 1.725.484 5.015.999 105.579 1.619.904 1.725.484 13.399 10.772 4 1.725.484 3.370.321 79.806 1.645.677 1.725.484 5 1.725.484 1.698.461 53.623 1.671.861 1.725.484 8.119 6 1.725.484 0 27.023 1.698.461 1.725.484 5.440 VNA 9.800.000 552.902 9.800.000 10.352.902 TIR 1,59% 2.733 56.464 83 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Si son costos decrementales como en el caso de los activos financieros, hacen parte de un menor valor que se recibirá de un tercero para obtener el recaudo de una cuenta por cobrar. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Pero, como en este caso tiene otros valores de intereses y de IVA, es necesario calcular su valor, al igual que la tasa de interés efectiva, y recalcular los intereses, los cuales se reconocen en la medida que pasa el tiempo como mayor valor de los intereses, porque por PCGA fueron 352.902 u. m. y ahora son 552.902, de tal manera que los intereses se reestructuran, en la liquidación de este activo financiero. Flujos de efectivo Costo amortizado del IVA Período Saldo IVA Intereses Capital Cuota fija total Cuota fija 0 –1.600.000 1.600.000 1 276.077 1.339.923 16.000 260.077 276.077 2.017.561 2 276.077 1.077.244 13.399 262.678 276.077 2.014.960 3 276.077 811.940 10.772 265.305 276.077 2.012.333 4 276.077 543.982 8.119 267.958 276.077 2.009.680 5 276.077 273.344 5.440 270.638 276.077 2.007.001 6 276.077 0 2.733 273.344 276.077 2.004.294 56.464 1.600.000 1.656.464 12.065.831 VNA TIR 1.600.000 1% Observe que la tasa explícita no fue modificada por la tasa de interés efectiva. Con base en los anteriores datos se procede a su contabilización. Código Cuentas 130505 Cuentas por cobrar Débito 511095 Gasto por diferencia valor actual Crédito 11.400.000 84 200.000 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Capítulo 3. Efectivo y equivalente a efectivo [disponible] 240804 Impuesto a las ventas 413536 Venta de mercancía Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes Las diferencias que se presenten al efectuar el arqueo de caja se contabilizarán en la subcuenta 136530. Responsabilidades de empleados, esto quiere decir que por ninguna circunstancia es un gasto de la empresa, así mismo, los sobrantes se llevan a la 238095. Sobrantes en caja, hasta que se logre aclarar la causa que lo originó y luego si no es posible determinarla se lleva a la cuenta de otros ingresos diversos: 429554. Ingresos por sobrantes de caja. 1.600.000 10.000.000 Registra la venta de mercancías con pago aplazado La diferencia entre el total de la venta incluido el IVA y el valor actual, se maneja como un diferido y se amortiza durante el período del plazo convenido. Código Cuentas 530515 Gasto seguro de cartera 111005 Banco moneda nacional Débito El jineteo del efectivo es una práctica que consiste en tener un título valor representativo de dinero (cheques sin fondos, cuenta cancelada, vales del gerente) para mostrar un aparente efectivo cuando esa no es la realidad económica, pero que es importante para el responsable porque puede mostrar su «delicado» manejo en el momento de hacer el arqueo de caja. Crédito 200.000 200.000 Registra el pago del seguro de cumplimiento Las erogaciones que no cumplen con la definición de activo se llevan a gastos. Código Cuentas 130505 Cuentas por cobrar 170520 Gasto diferido 240804 Impuesto a las ventas 421005 Intereses Débito El arqueo de caja debe practicarse por el auditor interno o revisor fiscal cuando este sea procedente, en compañía de un testigo de la misma empresa para dejar constancia de lo actuado. Crédito 187.921 171.921 16.000 171.921 Registra la capitalización de los intereses y el IVA primer mes Observe que el ingreso por intereses en PCGA es igual a NIIF, solo que se reestructura el valor que se capitaliza en las cuenta por cobrar. Código Cuentas 110505 Caja general 130505 Cuentas por cobrar Débito Crédito 2.017.561 2.017.561 Este es el mismo valor que se recibió en la amortización con base en los PCGA. Continúe el seguimiento al ejercicio en Excel CA1. Cuentas por cobrar, y observe también el pago del IVA bimensual al igual que la elaboración de los libros auxiliares de gran utilidad en la comprensión del ejercicio. Arqueo de caja Es la revisión sorpresiva de los recaudos recibidos hasta ese momento del día, o de un período de tiempo en el cual se quiere comprobar: • Que todo ingreso esté sustentado con su respectivo recibo de caja previamente enumerado. • Que el valor recibido en documentos sea igual al dinero efectivamente encontrado en caja. • Que el arqueo dé como resultado el faltante o sobrante en caja para darlo a conocer a la gerencia y a los órganos de control. 85 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Registra el cobro de cartera de intereses e IVA El Computador para Todos Ltda. Junio 15 de 2016 Arqueo de caja Hora: 5:00 p. m. Ingresos totales según recibos Números 389 al 425 Cantidad Denominación Extensión Valor Billetes 10 10.000 100.000 5 2.000 10.000 7 1.000 7.000 117.000 Moneda 15 500 7.500 7.500 Cheques Girado por: Importe 03 José Ramos 60.000 75.500 17 Alex Rojas 15.500 Sumas 200.000 Faltante 10.000 Sumas iguales 210.000 Auditor Cajero responsable Testigo 210.000 210.000 Después de un arqueo de caja se puede encontrar alguna de las siguientes situaciones: • Exactitud entre los valores (efectivo) contados físicamente y los recibos de caja reseñados. • Faltante por defectos en las devoluciones de efectivo o también por substracciones fraudulentas de dinero. • Sobrante por exceso en los cobros o por falta de elaboración del recibo de caja o también por defectos en las devoluciones de efectivo. La primera situación, de exactitud, es la que comúnmente se espera encontrar dada la normalidad y responsabilidad de los empleados. 86 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Capítulo 3. Efectivo y equivalente a efectivo [disponible] Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes El faltante como el sobrante en caja, son situaciones anormales, las cuales se dirimen de acuerdo con las políticas contables de la cuenta de efectivo tenga la empresa, por ejemplo, hay empresas que manejan grandes volúmenes de ventas al menudeo y esto representa mayores transacciones en caja, que aumentan el riesgo de equivocación, situación que es permitida por la empresa siempre que no pase de determinados valores y se contabiliza en la cuenta nominal de gastos 529505. Diversos: faltantes en caja. Esta es una propuesta pero debe ser autorizada por la gerencia, de lo contrario vuelva al concepto de responsabilidades. Sobrante mayor en caja: si la cuantía es de consideración que induzca a un error en la devolución de efectivo o cancelación de una cuenta por cobrar, se lleva a la cuenta de 2380. Acreedores varios hasta que se investigue la procedencia del sobrante y sea devuelto a la persona con quien se haya podido cometer el error. Códigos Cuentas 110505 Caja general 238095 Sobrantes en caja a favor de terceros Registra el sobrante en caja según arqueo del auditor Faltante menor en caja: el soporte de contabilidad interno que debe acompañar un arqueo de caja con faltante es la nota de contabilidad de ajuste por valor de los 10.000 u. m., siempre y cuando esté autorizado por la gerencia. Cuando aparezca la persona dueña del sobrante se le cancela con los fondos en cuenta corriente bancaria. Códigos Cuentas 238095 Sobrantes en caja a favor de terceros 111005 Moneda nacional Registra la devolución del sobrante en caja Códigos Cuentas Débitos Créditos 529505 Responsabilidades de empleados 10.000 110505 Caja general 10.000 Registra faltantes en caja según arqueo de la auditoría interna Faltante mayor en caja: cuando el faltante es desproporcionado se denuncia ante las autoridades competentes para que se ordene la investigación a fondo y se esclarezca la responsabilidad de los hechos, de acuerdo con la materialidad. Llamado también boletín de tesorería, es el informe diario del movimiento de caja y bancos con el fin de que la gerencia conozca oportunamente los valores disponibles para tomar decisiones relacionadas con: Códigos Cuentas 110505 Caja general 429554 Ingresos por sobrantes de caja Registra el sobrante en caja, según arqueo de caja 87 Débitos Créditos 5.000 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. 5.000 Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Sobrante menor en caja: cuando el sobrante es de poca consideración y no se presentan en forma consuetudinaria o tienen antecedentes, se lleva a la cuenta 4295. Diversos que en poca proporción afecta los resultados, siempre que sea una política contable de la empresa. Débitos Créditos 600.000 600.000 Boletín diario de caja Códigos Cuentas Débitos Créditos 136530 Responsabilidades de empleados 100.000 110505 Caja general 100.000 Registra faltantes en caja según arqueo de la auditoría interna • La política contable para con los faltantes en caja es la de llevarlo a la cuenta personal del responsable de la caja (cuenta 136530 siempre que la situación no sea consuetudinaria y este autorice descontar de sus salarios), sin embargo, nunca se compensarán los sobrantes con los faltantes en caja. Una entidad no compensará activos y pasivos o ingresos y gastos a menos que se requiera o permita por esta NIIF (S2.52). Débitos Créditos 600.000 600.000 • Pago anticipado de pasivos para obtener los descuentos por pronto pago. Según las NIIF el pasivo se causa por su valor neto sin rebajas y descuentos siempre que se tenga seguridad que se acogerá el descuento, dado el caso que se demore su pago la entidad incurre en un costo financiero. Los descuentos comerciales, las rebajas y otras partidas similares se deducirán para determinar el costo de adquisición (S13.6). • Compra de mercancías de contado con descuentos por escalas. • Inversión de excedentes de caja en títulos de alto rendimiento financiero en tanto que se requiere para el pago de obligaciones. • Pago oportuno de dividendos (sociedades anónimas y asimiladas) o participaciones (sociedades de responsabilidad limitada y asimiladas). • Pago de la nómina. • Adquisición de activos fijos. El Computador para Todos Ltda. Boletín de tesorería Caja general Saldo anterior + Ventas de contado + Cobro de cartera u. m. Fecha Recibos de caja del n.º al n.º Cuenta Bancos, cuentas corrientes 89765 Saldo anterior u. m. + Consignaciones n.º N.º 88 Cuenta 89766 u. m. Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Capítulo 3. Efectivo y equivalente a efectivo [disponible] + Anticipo de clientes + Otros ingresos + Ventas de activos Total disponible en caja – Consignaciones – Consignaciones – Consignaciones Saldo que sigue Elaboró u. m. u. m. Aprobó N.º + Nota crédito bancaria N.º. Total disponible en bancos u. m. – Cheque n.º – Cheque n.º. – Nota débito bancaria Saldo siguiente u. m. Auditor Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes retención y las tarifas de su país; por ello muchas veces para que no se presenten inconvenientes con las retenciones, los valores máximos autorizados por caja menor no superan las bases mínimas que causan retención. u. m. Libro de caja menor: registra todos los recibos o documentos equivalentes por todos los conceptos que utilizan los dineros del fondo fijo de caja menor pero no constituido en un comprobante de contabilidad que afecte la contabilidad, como acostumbran algunos, sino que se lleva el libro para controlar el saldo y poderlo verificar en cualquier momento y elaborar sobre él la relación de reembolso de caja menor. Para conocer el efectivo y equivalente al efectivo con el uso del software de contabilidad se imprime una copia del libro auxiliar de caja y bancos para que la gerencia analice la disponibilidad de efectivo. O simplemente el gerente con su nombre y su clave en el sistema puede hacer la revisión de la información en el momento que lo desee. Los registros en el libro de caja menor no se llevan al comprobante de contabilidad ni su correspondiente registro en la contabilidad general, pues este se elabora con base en los respectivos recibos de pago porque solamente cumple funciones de control. Los registros son: 3. Caja menor 1. El importe de constitución de la caja menor (DB). 2. Los gastos realizados según conste en cada recibo de caja menor (CR). 3. Cuando requiera el reembolso solicita a la tesorería con la aprobación del gerente, el reembolso de la caja menor (DB). 4. Los aumentos y las disminuciones del fondo también son autorizadas por el gerente (DB/CR). 5. La cancelación del fondo de la caja menor al finalizar el año (DB). [Cuenta 110510. Caja menor: registra la existencia en dinero efectivo en los fondos de caja menor disponible para los gastos menores]. El concepto de fondo fijo es porque siempre debe aparecer en la contabilidad por su valor, independientemente de que se encuentre en efectivo o combinado con comprobantes de gastos, por esta razón es muy importante depurar el fondo, esto es, hacer el reembolso de los gastos en la fecha que se informa, para que efectivamente sea fijo, y en efectivo, al momento de la presentación del estado de situación financiera. La gerencia debe exponer en una política contable el procedimiento para el manejo de la existencia de la caja menor en cuanto al monto, valor de los pagos que se pueden realizar y las garantías que debe otorgar, ante aseguradoras, el responsable de su manejo. Los documentos utilizados en la caja menor se denominan recibos de caja menor porque se considera que la empresa los prepara para que el beneficiario con su nombre y cédula firme haber recibido el efectivo (y tenga validez como costo o gasto deducible del impuesto a las ganancias S29), los cuales están preenumerados y especifican su valor y concepto. Una de las obligaciones del responsable de caja menor es hacer las retenciones en la fuente respectivas en cada pago teniendo en cuenta las bases mínimas de 89 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. La cuenta caja general tiene una subcuenta denominada cajas menores, también llamada en algunos textos como fondo fijo de caja menor, el que se constituye para realizar todos los gastos menores que se requieran para el desarrollo de la actividad y evitar el trámite de pagos por la cuenta bancos debido a la premura de las necesidades. 1105. Caja 110510. Caja menor 11051001. Martha Elena Pérez Fecha Detalle Débitos Créditos Saldo 02-12-15 Constitución caja menor 250.000 250.000 05-12-15 RC. 01. Estampillas 3.000 247.000 08-12-15 RC. 02. Peajes 10.000 237.000 10-12-15 RC. 03. Fletes y acarreos 87.000 150.000 15-12-15 RC. 04. Atención empleados 60.000 90.000 18-12-15 RC. 05. Servicio de teléfono 80.000 10.000 20-12-15 Cheque n.º 385. Reembolso de caja 240.000 250.000 En el caso de que se utilicen varias cajas menores se identifican los fondos: caja menor de administración, ventas, almacén, etc. y los reembolsos se especifican por cada uno de los responsables. Registros en cuenta de caja menor: en cambio la cuenta del estado de situación financiera, que es un componente importante, solo se registra, en cuatro eventos, mediante un soporte adecuado a la naturaleza de la operación, lo siguiente: 90 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Capítulo 3. Efectivo y equivalente a efectivo [disponible] Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes 1. La constitución del fondo de caja menor (DB). (Comprobante de pago). 2. Los aumentos del fondo autorizados por la gerencia (DB). (Comprobante de pago). 3. Las disminuciones del fondo también autorizadas por el gerente (CR). (Recibo de caja general). 4. Devolución de la caja menor al final del año para dejarla en cero (DB). (Nota de contabilidad). Reembolso de caja menor Cada vez que se utiliza el 80% o más del efectivo de la caja menor el responsable solicita al tesorero general el reembolso de la caja menor, para tener siempre la cantidad equivalente al efectivo del fondo fijo para los gastos chicos. La solicitud del reembolso se prepara mediante la relación que debe ser auditada y autorizada por la gerencia, para que el tesorero proceda a girar el cheque que se sustentará con el siguiente informe: Constitución de la caja menor: la gerencia constituye el fondo fijo por valor de 250.000 u. m., con referencia en el estudio sobre la cantidad de gastos menores que puede resultar en un período corto de una semana o un mes, a favor de la responsable Martha Elena Pérez. El Computador para Todos Ltda. Reembolso de caja menor Código Nombre del beneficiario RC. 01. Correos nacionales RC. 02. Instituto Nacional de Vías RC. 03. Coomotor Ltda. RC. 04. Clara Cecilia Fierro RC. 05. Telecom S. A. Total solicitado del reembolso Saldo fondo fijo de caja menor Total fondo fijo Responsable Auditor Códigos Cuentas Débitos Créditos 110510 Caja menor 300.000 111005 Moneda nacional 300.000 Registra cheque n.º 879 a favor de Martha Elena Pérez para constituir la caja menor Aumento de la caja menor: el mismo registro se elabora cuando la gerencia decide aumentar el fondo fijo de caja menor por insuficiencia para cubrir los gastos menores en un período dado. Disminución de la caja menor: cuando se disminuye el saldo de caja menor se hace la reversión de los fondos dada la situación de inutilidad o por restricciones del gasto. Códigos Cuentas Débitos Créditos 110505 Caja general 100.000 110510 Caja menor 100.000 Registra la reversión del fondo a cargo de Martha Elena Pérez Cancelación de la caja menor: cuando se cancela el fondo fijo, el efectivo se lleva nuevamente a la cuenta caja general. Es costumbre cancelar el fondo al finalizar el ejercicio para no dejar ningún gasto pendiente de legalizar que pueda afectar la vigencia contable siguiente y la realidad económica. Códigos Cuentas Débitos 110505 Caja general 250.000 110510 Caja menor Registra la cancelación caja menor a cargo de Martha Elena Pérez 91 Créditos 250.000 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Concepto Valor total Estampillas Peajes Fletes Agasajo empleados Servicio de teléfono 3.000 10.000 57.000 60.000 70.000 200.000 50.000 250.000 Gerente Es necesario revisar en cada reembolso el saldo del libro para comprobarlo con el efectivo existente, o también mediante arqueos sorpresivos para verificar que el fondo fijo está representado en efectivo o en recibos por los gastos realizados. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Códigos Cuentas Débitos Créditos 110510 Caja menor 50.000 111005 Moneda nacional 50.000 Registra cheque n.º 890 a favor de Martha Elena Pérez para aumentar el fondo de caja menor Fecha: 30 de junio de 2016 Registro del reembolso de caja menor: con motivo del reembolso siempre aparecerá el siguiente registro contable que lleva a las cuentas de gastos [operacionales] de administración (51), o gastos [operacionales] de distribución y ventas (52) y gastos [no operacionales] financieros (53) y pérdidas [no operacionales] (55) los valores pagados sin necesidad de afectar el saldo mínimo, simplemente el proceso restituye el fondo por su valor. Una vez conocido el total del reembolso, contabilidad hace el registro en nota de contabilidad y la tesorería elabora el comprobante de pago y gira el cheque a nombre de Martha Pérez por valor de 200.000 u. m. Códigos Cuentas Débitos Créditos 513540 Correo, portes y telegramas 3.000 513595 Servicios: otros 10.000 513550 Transporte, fletes y acarreos 57.000 515095 Otros: atención al personal 60.000 513535 Servicios: teléfono 70.000 238020 Reintegro caja menor 200.000 Registra la causación de los gastos de caja menor a cargo de Martha Elena Pérez 92 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Capítulo 3. Efectivo y equivalente a efectivo [disponible] Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes 3. La indicación de ser pagadero a la orden o al portador (art. 713 C. Co.). Códigos Cuentas Débitos Créditos 238020 Reintegro caja menor 200.000 111005 Moneda nacional 200.000 Registra el reintegro de la caja menor con cheque n.º 395 a favor Martha Elena Pérez El librador debe tener provisión de fondos disponibles en el banco librado y haber recibido de este autorización para librar cheques a su cargo. La autorización se entenderá concedida por el hecho de que el banco entregue los formularios de cheques o chequeras al librador (art. 714 C. Co.). Una de las dificultades con el manejo de la caja menor es que el auxiliar contable quiere llevar las erogaciones directamente al gasto correspondiente y acreditar la caja menor. Si esto ocurre por una parte se estarían haciendo varios registros en el fondo de caja menor y solamente se ha dicho que cuando se crea, aumenta, disminuye y cancela. El cheque será siempre pagadero a la vista. Cualquier anotación en contrario se tendrá por no puesta. El cheque posdatado será pagadero a su presentación (art. 717, C. Co.)]. Sobregiro bancario provisional: el sobregiro bancario hace referencia a los pagos que hace el banco que exceden el saldo de la cuenta del cuentahabiente. 4. Bancos moneda nacional [Cuenta 1110. Bancos: registra el valor de los depósitos constituidos por el ente económico en moneda nacional y extranjera, en bancos tanto del país como del exterior. Cuando una empresa abre una cuenta corriente con un determinado valor puede girar cheques por un valor que sea igual o inferior al que tiene en saldo de la cuenta, pero en algunos casos, el banco autoriza girar cheques por un valor superior al saldo en la cuenta corriente y es allí cuando se produce el sobregiro bancario, ese mayor valor que el banco paga sobre e saldo del banco constituye un pasivo financiero. Para el caso de las cuentas corrientes bancarias poseídas en el exterior su monto en moneda nacional se obtendrá de la conversión a la tasa de cambio representativa del mercado en la fecha sobre la que se informa (descripción cuenta 1110)]. [Pago de cheques en descubierto: cuando el banco pague cheques por valor superior al saldo de la cuenta corriente, el excedente será exigible a partir del día siguiente al otorgamiento del descubierto, salvo pacto en contrario. El crédito así concedido ganará intereses en los términos previstos en el artículo 884 del Código de Comercio (art. 125, D. 663 de 1993 Estatuto Orgánico del Sistema Financiero)]. Mediante el contrato de cuenta corriente entre el banco y la empresa se permite a esta la utilización de los servicios de guarda y retiro de efectivo y equivalente al efectivo [fondos disponibles] por medio de consignaciones y giro de cheques. Todo depósito constituido a la vista se entenderá entregado en cuenta corriente bancaria, salvo convenio en contrario (art. 1382, C. Co.)]. Las cuentas bancarias se pueden llevar en pesos moneda nacional o en funcional (moneda en la cual fluyen las operaciones normales de la empresa), de tal manera que ya no está prohibido tener cuentas en dólares, también con intereses sobre saldos (depende de la institución financiera). [Cheque: el cheque solo puede ser expedido en formularios impresos de cheques o chequeras y a cargo de un banco. El título que en forma de cheque se expida en contravención a este artículo no producirá efectos de título-valor (art. 712 C. Co.). El cheque deberá contener, además de lo dispuesto por el artículo 621: 1. La orden incondicional de pagar una determinada suma de dinero; 2. El nombre del banco librado, y 93 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. [Contrato de cuenta corriente: por el contrato de depósito de cuenta corriente bancaria el cuentacorrentista adquiere la facultad de consignar sumas de dinero y cheques en un establecimiento bancario y de disponer, total o parcialmente, de sus saldos mediante el giro de cheques o en otra forma previamente convenida con el banco. Apertura de cuenta corriente El registro de apertura se realizó al momento de recibir los aportes de los socios o accionistas en efectivo, solamente se debe agregar que para la apertura, es necesario el certificado de existencia y representación legal de la sociedad (de la Cámara de Comercio de su país) donde se autoriza al gerente hacer este tipo de transacción. La apertura debe ser por un monto considerable para hacer los primeros gastos de puesta en marcha del negocio. Códigos Cuentas Débitos 111005 Banco moneda nacional 150.000.000 110505 Caja general Registra la apertura de cuenta 0760760-1 del Banco Colombia Créditos 150.000.000 Chequera: es el talonario que entrega el banco al dueño de la cuenta corriente, para que haga los retiros de dineros disponibles, mediante el giro de cheques, así: Códigos Cuentas Débitos 530505 Gastos bancarios 150.000 111005 Banco moneda nacional Registra el pago de la chequera de 100 cheques n.º 034501 al 034600 94 Créditos 150.000 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Capítulo 3. Efectivo y equivalente a efectivo [disponible] Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes El primer cheque que se elabora es para constituir la caja menor para los gastos chicos. Los siguientes son para pagar las propiedades, planta y equipo que requiere el ente económico y las mercaderías para la venta, igualmente el pago de los servicios públicos y la nómina. Control cheques devueltos: cuando la devolución de los cheques tiene como causal fondos insuficientes o cuenta cancelada, en todos los casos, el banco envía una nota débito para hacer conocer la causal por la cual no pagó el cheque. En estos casos la realidad económica es que se ha deteriorado la situación del girador y hay que restablecer la obligación y cuantificar el deterioro de las cuentas por cobrar en la medida en que se conocen los indicios de deterioro del deudor. Consignación local: la forma más común de consignación es la local, con los dineros recibidos en caja del día anterior por concepto de ventas de contado y abonos de cuentas por cobrar de períodos anteriores. Códigos Cuentas Débitos Créditos 130505 Cuentas por cobrar a clientes 1.200.000 111005 Banco moneda nacional 1.200.000 Registra la devolución del cheque n.º 392 por fondos insuficientes Códigos Cuentas Débitos Créditos 111005 Banco moneda nacional 5.800.000 110505 Caja general 5.800.000 Registra consignación en cuenta 0760760-1 del Banco Colombia Mediante los PCGA se contabiliza la provisión cartera, en tanto que con NIIF se debe reconocer en forma individual en calidad de deterioro: Las consignaciones bancarias son documentos donde se identifican: Nombre del banco. Tipo de cuenta. Número de cuenta corriente. Nombre del titular. Nombre del depositante. Ciudad y fecha (suprimida por algunos bancos). Total efectivo en billetes y moneda. Código del banco, número de cuenta del cheque, número del cheque y valor de los cheques que se depositan en cuenta corriente. • Número de cheques y valor total cheques. • Firma y sello del banco que recibe. • [Muchos bancos han suprimido totalmente la boleta de consignación y con solo el número de la cédula reciben la consignación y emiten un desprendible de la transacción]. Cheques devueltos Cuando los bancos devuelven cheques por situaciones subsanables, como es el caso la falta de sello o que no coincide en valor en números con las letras, se resuelve el problema corrigiendo el error mediante certificación de la persona que giró el cheque y se reconsigna, sin embargo se lleva otra vez a caja. El banco devolvió un cheque por 1.200.000 u. m. y le falta una firma y un sello, se puede dar ingreso otra vez a caja y reconsignarlo cuando se cumplan los requisitos. Códigos Cuentas Débitos Créditos 110505 Caja general 1.200.000 111005 Banco moneda nacional 1.200.000 Registra la devolución cheque n.º 392 de Rodrigo Monje por requisitos de forma 95 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Códigos 519910 Cuentas Débitos Créditos Deudores 200.000 Deterioro cuentas por cobrar [provisión 139905 200.000 clientes] Registra la devolución y control del cheque n.º 392 por fondos insuficientes [Además, con base en los PCGA, estos casos y durante el tiempo que dure sin fondos, este debe registrarse en las cuentas de orden, para su debido control. Códigos Cuentas Débitos Créditos 839515 Cheques devueltos 1.200.000 869515 Cheques devueltos 1.200.000 Registra la devolución cheque n.º 392 de Rodrigo Monje por fondos insuficientes Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. • • • • • • • • Cuando el cheque adolece de fallas relevantes se lleva nuevamente a las obligaciones de deudores]. Las cuentas desaparecen de los registros contables pero su utilidad se sigue llevando en forma extracontable. Los cheques devueltos son muy diferentes a los cheques posfechados. Consignación nacional: el registro de la consignación nacional no difiere de la local, solamente requiere de una buena comunicación para poderlo llevar a cabo, de lo contrario, hay que esperar el final de mes para conciliar movimientos de clientes con la ayuda del teléfono, tarea muy dispendiosa. Para evitar tanto desgaste se acostumbra que el cliente tan pronto como haga la consignación avise para hacerle seguimiento virtual en línea y consultar el estado de cuenta [reporte por fax o correo electrónico de la consignación escaneada para tener el soporte] y hacer el registro de contabilidad, pues en NIIF no se requiere el soporte, que se fundamentará en la evidencia de la operación. 96 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Capítulo 3. Efectivo y equivalente a efectivo [disponible] Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes El mismo registro acontece cuando la consignación es hecha por una cuenta por cobrar clientes, una letra por cobrar como en el caso de Antonio María Ocampo que adeuda 5.000.000 u. m., consignación sobre la cual el banco cobra el 0,4% por concepto de comisión. La nota de contabilidad que emite el banco por concepto de gastos bancarios o ingresos obtenidos por tener la cuenta bancaria se consideran en la contabilidad de la empresa en sentido contrario, esto es, si el banco envía una nota crédito por intereses devengados sobre el CDT la empresa debe elaborar su correspondiente nota de contabilidad debitando la cuenta bancaria, por consiguiente aumenta el saldo a favor en bancos contra la cuenta de ingresos 426005. Intereses bancarios, caso contrario, si el banco envía una nota débito por comisiones e IVA la empresa debe elaborar la nota de contabilidad acreditando la cuenta bancos para disminuir el saldo a favor, debitando la cuenta de 530515. Gastos intereses. Códigos Cuentas Débitos Créditos 111005 Banco moneda nacional 4.976.800 519505 Comisiones 20.000 240802 Impuestos a las ventas por pagar 3.200 130505 Cuentas por cobrar clientes 5.000.000 Registra la consignación en cuenta del Banco Colombia por cancelación de letra Rendimientos CDT: el banco envía la nota crédito informando los rendimientos del CDT a 180 días que tiene firmado por valor de 5.000.000 u. m., a razón del 0,5% mensual (3% semestral) los cuales fueron consignados en cuenta corriente. Dado que las comisiones tienen una relación directa con las decisiones administrativas de los recursos se procede llevar a gastos administrativos y por consiguiente a descontar el impuesto al valor agregado, porque tiene relación con cartera. Si el banco paga los rendimientos al finalizar el semestre junto con el capital, la empresa previamente comienza a crear la cuenta ingresos por cobrar al banco por los intereses devengados mensualmente por la certeza que tiene sobre las instituciones bancarias, caso contrario, si estuviera en problemas la institución, no ejecutaría el registro. De todas maneras en el extracto de la cuenta bancaria al final de mes aparecerá una nota débito por el valor de la comisión y del impuesto al valor agregado, así: 20.000 u. m., que corresponde al 0,4% sobre el valor de la consignación y 3200 u. m., por el 16% de IVA sobre la comisión: Códigos Cuentas Débitos Créditos 134510 Ingresos por intereses por cobrar 22.500 135515 Retención en la fuente 2.500 426005 Intereses bancarios 25.000 Registra los rendimientos del CDT a 180 días al 0,5% mensual Banca virtual: muchos cuentahabientes de instituciones financieras manejan sus cuentas a través de Internet, mediante la sucursal virtual, la cual requiere de registro previo de sus proveedores, por seguridad, para hacerle transferencias de dinero, mediante el manejo de la clave de seguridad. Una recomendación es que la página debe empezar con el protocolo de seguridad: https://, como se detalla en la siguiente referencia bancaria: https://bancolombia.olb.todo1.com/olb/Init cualquier otro hipervínculo no debe reconocerlo, aunque le pidan información para desbloquear su cuenta. Gráfico n.º 4. Sucursal virtual Notas débito y crédito bancarias: se manejan muy diestramente en el sistema bancario porque por toda transacción ellos elaboran una nota débito (formato azul) y una nota crédito (formato rosado), en tanto que en la contabilidad general solamente se elabora la nota de contabilidad. 97 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Redención del título CDT: al momento de redención del título castigará los valores acumulados y dará entrada a la cuenta banco moneda nacional. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. No es ningún negocio que consignen a nivel nacional en las cuentas corrientes valores menores por el costo de las comisiones, por ejemplo la comisión de 7.000 u 8.000 u. m., que se paga por una cuantía de 100.000 u. m., es gastar el 7% en gastos de la consignación. Un caso extremo son las consignaciones de 5.000 u. m., cuando la comisión es mayor. Códigos Cuentas Débitos Créditos 111005 Banco moneda nacional 5.135.000 135515 Retención en la fuente 2.500 426005 Intereses bancarios 25.000 134510 Ingresos por intereses por cobrar 112.500 122570 Certificados de depósito a término 5.000.000 Registra el pago de intereses y capital sobre el CDT n.º 15248667 Consignación tarjeta de crédito: las tarjetas crédito son aceptadas directamente por el banco donde se tiene la cuenta, las cuales se detallan en el comprobante de consignación especial donde hay que tener en cuenta el valor del descuento sobre la tarjeta para llevarlo como gasto operacional contra caja. Un cliente hace una compra de 1.000.000 u. m. con tarjeta de crédito, la cual tiene una comisión de 7% para la entidad creadora de la tarjeta por valor de 70.000 u. m. y sobre la venta de mercancía o prestación de servicios se aplica el impuesto sobre las ventas, así: 98 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Capítulo 3. Efectivo y equivalente a efectivo [disponible] Códigos Cuentas 110505 Caja general 413536 Venta de electrodomésticos y muebles 240804 Impuesto sobre las ventas por pagar Registra la venta de mercancías gravadas Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes Hasta tanto los pagarés entregados por los cuentahabientes a la empresa no hayan sido consignados en el banco se consideran como efectivo en caja]. Débitos Créditos 1.160.000 1.000.000 160.000 Devolución de dos puntos del IVA [Desde el año 2004 se encuentra vigente la norma del Artículo 850-1 del Estatuto Tributario que contempla el derecho que tienen todas las personas naturales de todo tipo (responsables y no responsables de IVA, declarantes o no declarantes de renta, etc.) a que la DIAN les devuelva, en los extractos de sus tarjetas débito o crédito, el equivalente a dos puntos del IVA que hayan pagado con dichas tarjetas sobre cualquier bien o servicio gravado con tarifas del 10% o del 16%]. El vendedor consigna el pagaré resultado de la venta con tarjeta de crédito menos el descuento del valor de la comisión y el valor del IVA sobre la comisión. Códigos Cuentas Débitos Créditos 111005 Moneda nacional 1.078.800 519505 Comisiones 70.000 240802 Impuesto a las ventas 11.200 110505 Caja general 1.160.000 Registra la consignación de tarjetas de crédito y las comisiones del 7% y el IVA El periódico El Colombiano confirmó en exclusiva que dentro del articulado final de la Reforma Tributaria (2014) se incluirá uno con el que se eliminarían los dos puntos de la devolución del IVA por las compras que se realicen con tarjeta débito y crédito. [El seguimiento de la retención en la fuente sobre las ventas por tarjetas se hace sobre el extracto bancario porque ellos son los que la liquidan y aparece como Cargo de Retención Tarjeta de Crédito (CR-TC) liquidado sobre el valor de la venta a la tasa fija del banco. Para el presente caso sobre el 1.160.000 u. m., la retención en la fuente es de 14.877 u. m., después de hacer las operaciones (del 85,5% sobre la base de la consignación a la tasa del 1,5%, verificar con la institución bancaria). Las devoluciones a los usuarios por este concepto ascienden a cerca de 400.000 millones de pesos anuales. Esta figura para estimular la bancarización y disminuir el uso de efectivo, cumplió 10 años y según las autoridades ya dejó de cumplir el objetivo por el que fue creado. Tal como confirmaba El Colombiano la Ley 1739 de 2014 eliminó la devolución de los dos puntos del IVA en las compras realizadas con tarjetas débito y crédito (http:// actualicese.com/actualidad/2014/12/23/sancionada-ley-de-reforma-tributaria/). Otras tarjetas como Credencial, Master Card, Diners Club y de Red Multicolor se consignan primero en el banco especial, para que este retribuya el dinero a la empresa y pueda hacer la consignación local. En estos casos el comprobante de consignación en bancos especializados viene con la liquidación del descuento y la retención en la fuente, lo cual requiere del siguiente registro, una vez el tesorero tenga el cheque del efectivo devuelto de Diners Club a la tarifa de comisión del 8% (verificar con la institución). Códigos Cuentas 111005 Banco moneda nacional 529810 Comisiones en tarjetas de crédito 240804 Impuesto a las ventas 135515 Retención en la fuente 110505 Caja general Registra la consignación de tarjeta Diners Club 99 Débitos 1.063.923 70.000 11.200 14.877 Créditos 1.160.000 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. CA2. Préstamo bancario Este ejemplo es de un pasivo financiero que genera un ingreso de efectivo al banco en moneda nacional, por consiguiente se recomienda seguir el ejercicio CA2. Préstamo bancario. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Códigos Cuentas Débitos Créditos 135515 Retención en la fuente 14.877 111005 Banco moneda nacional 14.877 Registra retención en la fuente sobre tarjeta de crédito, según extracto Cuando la entidad recibe de la institución bancaria un préstamo por 10.000.000 u. m., este le envía la nota crédito donde informa al cliente que ha acreditado su cuenta por concepto del préstamo con garantía personal o prendaria a cinco años, con tasa de interés trimestre vencido del 12%, los gastos de estudio técnico son del 3% iguales a 300.000 u. m., que lo descuenta del valor del préstamo, esto hace que reciba un menor valor. Contabilización préstamo bancario bajo PCGA El registro en PCGA para efectos de la contabilidad se convierte en una nota de contabilidad que aumenta el saldo disponible en bancos (10.000.000 u. m.) y se acredita la obligación pagaré. Posteriormente se registra el gasto por asesoría técnica (300.000 u. m.) y se acredita la cuenta banco moneda nacional. La siguiente es la tabla de amortización que presenta el banco a su cliente, fuente de información que se debe tener en cuenta tanto en PCGA y NIIF. 100 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Capítulo 3. Efectivo y equivalente a efectivo [disponible] Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes Los intereses se liquidan con el = PAGOINT (tasa, período, número de período, valor actual). El capital se liquida con = PAGOPRIN (tasa, período, número de período, valor actual). Códigos Cuentas Débitos Créditos 530515 Comisiones 60.000 530520 Intereses 1.200.000 233505 Gastos financieros por pagar 1.200.000 170515 Gasto de estudio técnico 60.000 Registra la causación de intereses y la comisión por el primer año de la deuda Amortización que presenta el banco Mes Saldo Intereses Capital Cuota Comisión cuota 0 10.000.000 1 8.425.903 1.200.000,0 1.574.097 2.774.097,3 0 2 6.662.914 1.011.108,3 1.762.989 2.774.097,3 0 3 4.688.366 799.549,6 1.974.548 2.774.097,3 0 4 2.476.873 562.603,9 2.211.493 2.774.097,3 0 5 0 297.224,7 2.476.873 2.774.097,3 0 3.870.487 10.000.000 13.870.487 300.000 Total pagos 300.000 Servicio de la deuda: los pagos posteriores que se hacen al banco para pagar el capital y los intereses se denominan pago del servicio de la deuda y consisten en pagar las cuotas de capital, esto se logra en la medida en que la empresa tenga la capacidad suficiente para generar fondos y la voluntad de devolver el préstamo. Los pagos pueden darse por la autorización de compensación de saldos en las cuentas corrientes, mediante orden del gerente de la empresa al banco donde tiene la cuenta corriente, como aparece en el primer pago de capital e intereses, o simplemente por la sucursal virtual. Los gastos de comisión (asesoría o asistencia técnica), con base en los PCGA al momento del otorgamiento del préstamo, se difieren y se amortizan durante los cinco años. Pago del primer año de la deuda: la entidad debe pagar trimestralmente la cuota de capital y los intereses sobre saldos. El pago será la cuota fija compuesta por los intereses y el capital del préstamo, calculados con las funciones de Excel. Débitos Créditos 10.000.000 10.000.000 Códigos Cuentas Débitos Créditos 170515 Gastos de estudio técnico 300.000 111005 Banco moneda nacional 300.000 Registra los gastos de comisión amortizable en el primer año. Cuando el banco exige reciprocidades para hacer el préstamo, como el promedio en cuenta corriente durante los últimos tres meses o constituir un CDT por tres meses con el fin de hacer promedio para prestarle un número de veces, el valor debe llevarse a inversiones hasta que se cumpla la fecha de maduración del título, con lo cual se incrementa la tasa de interés efectivo, porque se mantiene un efectivo ocioso como contraprestación. Amortización de intereses y comisión: los gastos por concepto de intereses se amortizan anualmente según el ejercicio (puede ser mensualmente) llevándolos al grupo de cuentas de gastos no operacionales: intereses. En el presente caso la comisión es a un año y los intereses son anuales. 101 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Débito Crédito 1.574.097 1.200.000 2.774.097 Causación y pago de los siguientes años de la deuda: la entidad debe causar y pagar trimestralmente la cuota de capital y los intereses sobre saldos, además de amortizar los gastos del estudio técnico. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Códigos Cuentas 111005 Banco moneda nacional 210510 Pagarés Registra préstamo bancario mediante pagaré Código Cuentas 210505 Pagarés por pagar 233505 Gastos financieros por pagar 111005 Bancos moneda nacional Registro de pago de la cuota fija de la deuda del pagaré Código Cuentas 530515 Gastos de estudio técnico 530520 Intereses 233505 Gastos financieros por pagar 170515 Gastos de estudio técnico Débito Crédito 60.000 1.011.108 1.011.108 60.000 Registro de amortización segundo trimestre del gasto de asesoría e intereses Este registro de causación se debe continuar por los siguientes trimestres, igualmente el pago de los intereses y la cuota de capital. Código Cuentas 210505 Pagarés por pagar Débito 1.762.989 233505 Gastos financieros por pagar 1.011.108 111005 Bancos moneda nacional Crédito 2.774.097 Registro de pago de la cuota fija de la deuda del pagaré 102 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Capítulo 3. Efectivo y equivalente a efectivo [disponible] Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes Luego se contabiliza la asesoría técnica, como un gasto del resultado. Códigos Cuentas Débitos Créditos 210510 Pagarés 415.286 233505 Gastos por intereses por pagar 224.027 111005 Moneda nacional 655.286 Registra el pago de intereses y capital del tercer trimestre En el tercer año también procede la causación, pago y amortización del estudio técnico, que se puede seguir en el ejercicio CA2. Obligación bancaria. En NIIF el manejo de ese préstamo tiene una realidad económica diferente: Contabilización del préstamo bancario bajo NIIF Gastos por comisión inicial 111005 Bancos moneda nacional Códigos Cuentas 530520 Gasto por intereses 223505 Gastos por pagar Débito Crédito 300.000 300.000 Débito Crédito 1.114.211 1.114.211 Observe que los gastos por pagar por concepto de intereses son los mismos que los liquidados con base en PCGA pero los gastos que se acumulan por pagar difieren en el ajuste del gasto diferido. Reliquidación de la amortización bajo NIIF Período Saldo Capital Cuota fija Códigos Cuentas 210510 Obligación financiera, pagarés Débito 111005 Bancos Crédito 2.774.097 2.774.097 Registra cancelación de los intereses y abono a capital 0 –10.300.000 10.300.000 1 2.774.097 8.640.114 1.114.211 1.659.886 2.774.097 La base de este registro es la tabla de amortización bajo el modelo NIIF. 2 2.774.097 6.800.668 934.652 1.839.446 2.774.097 3 2.774.097 4.762.239 735.668 2.038.429 2.774.097 4 2.774.097 2.503.301 515.159 2.258.938 2.774.097 Se recomienda hacer el seguimiento de los siguientes años en el modelo en Excel, para lograr su entendimiento, también con la ayuda de los libros auxiliares. 5 2.774.097 0 270.797 2.503.301 2.774.097 13.870.487 TIR 10,82% 3.570.487 10.300.000 VA 10.300.000 –300.000 300.000 Esta situación genera una reestructuración en la composición de los intereses y el capital, este último aumenta en 300.000 u. m., a costa de una disminución en los intereses por igual valor. De tal manera que los gastos por intereses van hacer menores por el ajuste en el reconocimiento actual de la obligación financiera y por el efecto del gasto por la asesoría financiera. Al reliquidar la amortización con la nueva tasa de interés efectiva los intereses involucran los pagos que se hicieron por los gastos de intereses sobre préstamo y la asesoría técnica, los cuales, para hacer el análisis posterior y mostrar la realidad económica, se calculan por diferencia entre los intereses reliquidados y los realmente pagados al banco. Códigos Cuentas Débito Crédito 111005 Bancos moneda nacional 10.000.000 511095 Diferencia con el valor actual 300.000 210510 Pagarés 10.300.000 Registro del ingreso del efectivo a banco y los gastos implícitos no causados 103 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Pasivos en general Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Flujo de efectivo Intereses Cuentas 530515 Registro de causación de los gastos por intereses por pagar La primera diferencia entre las NIIF y los PCGA, es que la tasa efectiva anual vencido no es del 12% sino del 10,82% porque los gastos que se pagaron en la asesoría de 300.000 u. m., aumentan el saldo en bancos, además el pago total de la deuda no son los 10.000.000 u. m., sino de 10.300.000 u. m. Valor Códigos Son pagos que se hacen por concepto de cuentas por pagar, impuesto a las ganancias, beneficios a empleados, pagos basados en acciones y provisiones de obligaciones futuras con alto grado de probabilidad y otros pasivos [de la cuenta 23 Cuentas por pagar, 24 Impuestos gravámenes y tasas, 25 Obligaciones laborales, 26 Pasivos estimados, 28 Otros pasivos, 29 Bonos y papeles comerciales y 36 Pago de dividendos]. Gastos bancarios: son pagos por concepto de chequeras, seguros de vida, gastos de papelería, comisiones, impuesto al valor agregado en consignaciones de otras plazas que cobra el banco a los cuentahabientes. Códigos Cuentas 530505 Gastos bancarios 111005 Moneda nacional Registra los gastos bancarios por chequeras 104 Débitos Créditos 120.000 120.000 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Capítulo 3. Efectivo y equivalente a efectivo [disponible] Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes El mal manejo de la cuenta bancaria trae graves consecuencias para la gerencia al no conocer el disponible y perder oportunidades de negocios y descuentos en el pago de proveedores. Consignación de cheques posfechados: al momento de hacer efectivo el cheque posfechado se le da ingreso a la cuenta bancos contra la cuenta por cobrar [clientes]; si el cheque se hace efectivo se hace reversión de las cuentas de control inicial y se termina el control sobre el cheque. [Basta recordar que los cheques tienen un período especial para su cobro y su caducidad, formulado en el Código de Comercio: • • • • Códigos Cuentas 111005 Banco moneda nacional 130505 Clientes nacionales Registra la consignación del cheque posfechado Quince (15) días si va a ser cobrado en el sitio de origen, Treinta (30) días en el mismo país, Sesenta (60) días en el mismo continente, y Noventa (90) días si va hacer cobrado en distinto continente]. Esto hace presumir que los dineros se deben mantener en la cuenta bancaria por el tiempo de la caducidad del cheque en calidad de disponible, de lo contrario se incurre en la sanción [de indemnización del 20% a favor del beneficiario. Así mismo si el banco se abstuviere de pagar sin justa causa este deberá pagar a título indemnizatorio el mismo 20%. Códigos Cuentas Débitos Créditos 869505 Cheques posfechados 2.320.000 839505 Cheques posfechados 2.320.000 Registra la terminación del control sobre el cheque posfechado [Si por alguna razón el cheque no es pagado se convierte en una obligación por cobrar y su control se mantiene en las cuentas de orden, como se explicó anteriormente]. Las acciones legales contra el cheque prescriben a los seis meses, tales como el cobro, protesto, indemnización, etc., en otras palabras la vida de un cheque es de seis meses]. Al hacer el análisis de los cheques posfechados como una práctica comercial, resulta que la realidad económica del hecho o suceso no cumple con los requerimientos de un activo, pasivo, ingreso, gasto o patrimonio, sin embargo la política contable dirá cómo se procede frente a esta situación. Cheques posfechados [En estos casos el beneficiario lleva el cheque posfechado a la cuenta de control porque la circulación está restringida al pacto de los comerciantes y es una orden de pago sin restricciones a una fecha cierta; su existencia se controla mediante cuentas de orden para dar explicación exacta del disponible. Códigos Cuentas 839505 Cheques posfechados 869505 Cheques posfechados Registra el control de cheques posfechados] Débitos Créditos 2.320.000 2.320.000 En las NIIF se puede optar por no reconocer el pacto comercial, porque la realidad económica es la cancelación de un pasivo o pago de un gasto, pero puede suceder lo contrario. 105 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. [Se utiliza como pacto de cobro entre el librador y el beneficiario de acuerdo con las costumbres mercantiles, el cual presta garantía de pago de la cartera en forma oportuna. La naturaleza del cheque es la «de orden de pago a la vista» y no varía, porque cualquier tenedor legítimo lo puede pasar por ventanilla y el banco deberá pagarlo. Contablemente el librador registra en sus libros auxiliares el pago de las obligaciones así todavía no tenga los valores disponibles en el banco, lo cual le hace ir previendo al girador las necesidades de efectivo para cumplir la obligación. Débitos Créditos 2.320.000 2.320.000 Puede considerarse simplemente que son formalidades legales muy particulares que no afectan la contabilidad financiera bajo NIIF y su reconocimiento se hace en el momento de salida del efectivo de la cuenta banco para quien emite el documento, así tenga una fecha de antelación. Para el beneficiario tampoco tiene impacto en su estructura financiera el cheque posfechado y se reconocerá el ingreso cuando entre a la corriente del efectivo o equivalente al efectivo. Sería interesante reflexionar que los cheques posfechados generan dos tipos de obligaciones, una donde existe un pasivo que llena todos los requisitos para ser un pasivo en NIIF y otra alternativa en un cheque posfechado, con el cual se cancela el pasivo, lo cual no es considerada en las NIIF porque la realidad económica es para pagar obligaciones de acuerdo con las normas de la cuenta corriente. Sobregiro en libros [Es costumbre comercial girar cheques posfechados y hacer su registro inmediato en los libros de contabilidad; esto hace que permanentemente los libros auxiliares de bancos se encuentren con saldos créditos (o en rojo) sin que ello implique que la empresa esté sobregirada en el banco. Se maneja esta eventualidad bajo dos criterios: el primero debita la cuenta proveedores, cuentas por pagar, beneficios a empleados y se acredita la cuenta bancos: sobregiro bancario]. 106 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Capítulo 3. Efectivo y equivalente a efectivo [disponible] Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes Códigos Cuentas Débitos Créditos 220505 Proveedores 1.000.000 230505 Cuentas por pagar 2.000.000 111005 Banco moneda nacional 3.000.000 Registra el giro de cheques sin respaldo de la cuenta corriente bancaria Gráfico n.º 5. Conciliación bancaria Conciliación del mes anterior Libro auxiliar del bancos del mes Extracto bancario del mes Esta situación en un hecho donde solo se han cruzado documentos de pago, pero sin el respaldo económico del banco, de tal manera que en las NIIF no tienen su reconocimiento como elemento del estado de situación financiera, porque su realidad económica es que el cheque tiene restricciones en el contrato que han hecho el girador y el beneficiario. Conciliación bancaria del mes anterior La conciliación del mes anterior es fundamental en el seguimiento de los valores conciliados porque ella contiene información que puede aclarar ciertos valores del extracto, tales como: • En la conciliación anterior aparecen los cheques pendientes de cobro (o cheques en mano) a los cuales se les hace seguimiento en el extracto actual, si no aparecen seguirán para la siguiente conciliación. • Las remesas en tránsito no registradas en el libro auxiliar durante el mes pero que aparecen al inicio del extracto. 2. El proceso de verificación es para encontrar algunas de las siguientes situaciones: • Giro de cheques a la vista, acreditados en el libro de bancos y debitados en el extracto bancario, los cuales coinciden y no se realiza ninguna operación de ajuste. • Consignaciones en el libro auxiliar enfrentadas con las del extracto. • Giro de cheques posfechados acreditados en el libro de bancos, pero que el banco no conoce o no han sido presentados para su pago. Esta situación se presenta en la conciliación disminuyendo el saldo del libro. • Consignaciones nacionales conocidas por la empresa mediante fax y que no han sido hechas efectivas por el banco. La mejor forma de presentarla es en la cuenta 111505. De remesas en tránsito. Sobregiro bancario Consiste en una práctica muy arraiga en la banca, pero esta vez con la autorización otorgada por la gerencia del banco al cuentacorrentista de girar cheques por un valor y tiempo determinado definidos, con el compromiso de reconocer intereses superiores a los préstamos bancarios; se acostumbra en los momentos de iliquidez por cuanto los recursos previstos no ingresan oportunamente. Este hecho contiene un equivalente al efectivo que es la autorización del banco de girar hasta por un monto de dinero, del cual puede disponer el cuentahabiente, de manera que es una situación de préstamo provisional que hace el banco al cuentacorrentista, y al cabo de un período corto debe hacer consignaciones suficientes para cubrir el sobregiro. Débitos Créditos 100.000.000 100.000.000 Esta práctica se debe considerar una obligación bancaria, porque cumple con las características de un pasivo. Conciliación bancaria Al finalizar cada mes los bancos envían a sus clientes el extracto de la cuenta corriente, donde se detallan todas las operaciones realizadas durante el período mensual. La conciliación bancaria consiste en poner de acuerdo el saldo del libro auxiliar de bancos con el saldo del extracto bancario, mediante el siguiente procedimiento de identificación de los valores y registro tanto en libros como en el extracto: 1. Para la elaboración de la conciliación bancaria, debe tener los siguientes elementos. 107 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Códigos Cuentas 111005 Moneda nacional 210505 Sobregiros bancarios Registra el sobregiro provisional en el banco Conceptos Giro de cheques a la vista Consignaciones bancarias Giro cheques posfechados Consignación nacional Consignación local cheques Rendimientos bancarios Chequeras Préstamos bancarios Servicio de la deuda interés Servicio de la deuda cuota Comisiones bancarias Débito Libro Crédito x Extracto Débito Crédito x x x Coinciden Coinciden Cheques en mano Remesas tránsito x Remesas tránsito x x x x x 108 Ingresos financieros Gastos financieros Préstamos x Gastos financieros x x Pago obligaciones Gastos Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Capítulo 3. Efectivo y equivalente a efectivo [disponible] Cuota de manejo Cheques devueltos Impuesto del 4‰ x x x Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes Gastos Cuentas por cobrar Gastos • Los rendimientos bancarios que están registrados por el banco en nota crédito por los conceptos de CDT, devolución de intereses, rendimientos de fondos de inversión no están contabilizados por la empresa, por consiguiente requieren de un asiento contable de ajuste, CHEQUES N.º N.º Valor Saldo a oct. 31/16 Valor 6239 2.000.000 CR-TC 6240 3.000 4.197.000 CONSIGNACIONES CB DÉBITOS: 5 14.000.000 DÍA 5.000.000 3.000.000 01 05 2.000.000 10 3.000.000 CB 6241 3.000.000 CR-TC 6.000 6242 3.500.000 CRÉDITOS: 6 12.706.000 SALDO 15 15 1.000.000 22 22 25 30 PROMEDIO: 2.447.000 1.200.000 6.200.000 7.200.000 9.200.000 12.197.000 8.000.000 9.000.000 6.000.000 5.994.000 2.494.000 • Ingresos varios soportados por nota crédito bancario por concepto de ingresos por giros de terceros consignados en la cuenta corriente, consignaciones de terceros por pleitos pendientes no contabilizados por la empresa; se reconocen en nota de contabilidad para debitar la cuenta auxiliar de bancos contra una cuenta de ingresos. Con el extracto bancario de Banco Colombia y el reporte del libro auxiliar de bancos se procede a realizar la conciliación individual, que por su importancia es la recomendada en todo tipo de empresa. • Cualquier otra diferencia que contenga de más el extracto, o viceversa, son objeto de ajuste contable, hasta demostrar el saldo del extracto bancario certificado. El estudiante para su práctica debe conseguir un extracto bancario, para conocer todas las especificaciones y convenciones de cada transacción, un reporte del libro auxiliar de banco para que elabore una conciliación bancaria. Los valores determinados en el extracto y no contabilizados en los libros auxiliares requieren ajustes contables mediante notas de contabilidad en el período contable en que se detectan porque se busca la objetividad de la información en la fecha que se informa. El procedimiento de la conciliación es comparar los débitos y los créditos del extracto con los débitos y créditos realizados en el libro auxiliar de bancos, si lo prefiere puede resaltar o señalar los datos concordantes: Con el uso del programa de contabilidad se tendrá la oportunidad de editar el libro auxiliar de bancos para conciliar el extracto bancario. Clases de conciliaciones bancarias Existen dos clases de conciliaciones bancarias comunes: la individual y la conjunta, las cuales requieren, para su elaboración, el extracto de cuenta corriente, el reporte del libro auxiliar de bancos y la conciliación bancaria anterior. BANCO COLOMBIA NEIVA PÁG. 1 CUENTA N.º CLÍNICA DE MOTOS 077-1002000-5 CRA. 9 5-92 077-05500-3 EXTRACTO EN Neiva, ZONA POSTAL NOV/30/2016 Informar sus reparos o inquietudes directamente a su oficina, en su defecto a la contraloría del banco: apartado aéreo 241609, Bogotá. 109 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. CR-TC: tarjeta de crédito. CD: cheque devuelto. CB: Credibanco. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. • Gastos soportados por notas débito bancarias por concepto de chequeras, intereses por préstamos, sobregiros, pago de obligaciones bancarias, hipotecarias, comisiones de remesas de otras plazas, intereses por sobregiro bancario, cheques devueltos que el banco registra; se debe llevar en una nota de contabilidad de ajuste al gasto de la empresa contra la cuenta de bancos. CHEQUES 1110. Bancos 111005. Moneda nacional 11100505. Libro auxiliar de Banco Colombia n.º 077-1002000-5 2016 Débitos Créditos Saldos 01-11 Saldo inicial 1.200.000 01-11 Consignación 5.000.000 6.200.000 05-11 Cheque 6239 Julio Celis 2.000.000 4.200.000 05-11 Consignación 7.200.000 3.000.000 10-11 Consignación 2.000.000 9.200.000 15-11 Cheque 6240 Pedro Martínez 4.197.000 5.003.000 15-11 Consignación 3.000.000 8.003.000 22-11 Cheque 6241 Fernando A. Fierro 3.000.000 5.003.000 22-11 Consignación 1.000.000 6.003.000 30-11 Cheque 6242 nómina noviembre 3.500.000 2.503.000 30-11 Cheque 6243 reembolso caja menor 300.000 2.203.000 Saldo que pasa: 14.000.000 12.997.000 Conciliación bancaria individual: consiste en colocar de acuerdo el saldo del libro auxiliar de bancos con el saldo mostrado en el extracto bancario, mediante los ajustes contables que sean necesarios para actualizar el saldo del libro auxiliar. 110 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Capítulo 3. Efectivo y equivalente a efectivo [disponible] Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes El método consiste en comparar las operaciones que realizó el banco y las operaciones que reconoció la empresa durante el período contable y otras que habían sido contabilizadas en el anterior que se observan en la conciliación anterior, para reconocer las diferencias en la conciliación bancaria y llevarlas en notas de contabilidad al comprobante de contabilidad de ajustes y registrarlas en el libro de bancos y otros libros principales. Retenciones practicadas por el banco: del caso anterior resultó una retención en la fuente hecha por el banco sobre las consignaciones de tarjetas de crédito por la suma de 9000 u. m. (3000 + 6000) que no había sido tenida en cuenta por la empresa, asimismo el banco no había registrado un cheque porque no había sido cobrado por el beneficiario, situaciones que fueron conciliadas. El único ajuste contable que resulta de esta conciliación es la nota de contabilidad por las retenciones practicadas por el banco por concepto de tarjetas de crédito bancario. La validez del libro auxiliar de bancos se comprueba cuando contiene todas las operaciones realizadas durante el ejercicio contable del mes demostradas y verificadas en el extracto bancario. Clínica de Motos Conciliación bancaria Banco Colombia cuenta n.º 077-1002000-5 Saldo según extracto 30/11/16 Saldo según libro auxiliar (+) Cheques en mano: Cheque 6243 Martha Pérez (–) Notas débito bancarias: Retenciones en la fuente Sumas iguales: Códigos Cuentas Débitos Créditos 135515 Retenciones en la fuente 9.000 111005 Banco moneda nacional 9.000 Registra el pago de retenciones por concepto de consignaciones de tarjeta Igualmente la conciliación bancaria puede arrojar otros casos, dependiendo del volumen de las operaciones, tales como: 2.494.000 2.203.000 Gastos chequera: si por alguna razón se olvidó registrar el valor de la chequera por el valor de 150.000 u. m. se procede en consecuencia: 300.000 (9.000) 2.494.000 Gastos por función o naturaleza 2.494.000 Los gastos en NIIF son ordinarios [no existe la nomenclatura de gastos extraordinarios] y se pueden clasificar de acuerdo con su naturaleza o función: Clínica de Motos Conciliación bancaria Banco Colombia cuenta n.º 077-1002000-5 Saldo según extracto 30/11/16 Saldo según libro auxiliar (–) Cheques en mano: Cheque n.º 6243 Martha Pérez (–) Notas débito bancarias: Retenciones en la fuente Sumas iguales: 2.494.000 2.203.000 (300.000) (9.000) 2.194.000 2.194.000 Los valores conciliados en este caso son solo las notas débito bancarias que son objeto de ajuste al libro auxiliar de bancos porque los valores dejados de contabilizar por el banco se ejecutarán en el siguiente mes y serán objeto de seguimiento hasta que se cumpla la transacción. Ajustes generados en la conciliación Aquellos valores que no se encuentran registrados en los libros de contabilidad deben ser objeto de ajustes contables. 111 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Gastos por función 51 Gastos de administración 52 Gastos de distribución y ventas 53 Gastos financieros 54 Gastos de impuesto a las ganancias 59 Cierre del ciclo contable Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Conciliación bancaria conjunta: como su nombre lo indica lleva a la par los dos saldos y en cada saldo se ajusta de acuerdo con las operaciones que le son propias y en perspectiva con el siguiente período o porque de todas maneras se realizarán en el ejercicio económico siguiente, poniendo de acuerdo los dos saldos de los libros: el bancario y el auxiliar. Gastos por naturaleza Gastos de personal Honorarios Impuestos Arrendamientos Seguros Servicios Gastos legales Mantenimiento y reparaciones Gastos de viajes Depreciaciones Deterioro Amortizaciones Comisiones bancarias: se pueden dar por múltiples conceptos, por consignaciones de otras plazas o cobro de cheques, si el extracto reporta 20.000 u. m. por este concepto se tiene: Códigos Cuentas 530515 Comisiones 111005 Banco moneda nacional Registra el gasto por concepto de comisiones bancarias 112 Débitos Créditos 20.000 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. 20.000 Capítulo 3. Efectivo y equivalente a efectivo [disponible] Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes Cuota de manejo de tarjetas: cuando el banco le vende todo el paquete a la empresa, por ejemplo: chequera, tarjeta débito para los directores, tarjetas de crédito, etc., estos servicios tienen una cuota de manejo que se lleva a las cuentas: cará, ya que quedó como letra muerta y de acuerdo con la nueva reforma de la Ley 1739 de 2014 se mantendrá el gravamen hasta el año 2018]. Códigos Cuentas 530505 Gastos bancarios 111005 Banco moneda nacional Registra el gasto por concepto de manejo de cuota Débitos El impuesto se detalla en los extractos bancarios al finalizar cada mes y se lleva a la cuenta 521595. Otros: contribuciones. Ejemplo: por retiros de 200.000.000 u. m. durante el mes se genera un impuesto de 800.000 u. m. Créditos 20.000 20.000 Códigos Cuentas Débitos Créditos 521590 Gravamen a los movimientos financieros 800.000 111005 Moneda nacional 800.000 Registra el descuento del 4 por 1000 sobre retiros de cuenta corriente Ingresos bancarios: se pueden dar por conceptos de rendimientos de títulos valores, por fondos especiales en bancos, por cuentas de ahorro; se registran si cumplen con el requisito de ingreso (S23). Códigos Cuentas 111005 Moneda nacional 421005 Intereses por rendimientos financieros 421045 Descuentos bancarios Registra el ingreso por concepto de intereses Débitos ¿Qué valores se suman y se restan en la conciliación? Los valores que se suman o restan de los saldos dependen de la metodología de conciliación: Créditos 50.000 20.000 30.000 Conciliación individual Saldo del libro auxiliar Se suman: Cheques en mano Notas crédito bancario Los ingresos se clasifican en los siguientes grupos: 41. Ingresos de actividades ordinarias, 42. Ingreso financiero, 43. Ganancias y pérdidas. Dos de estas corresponden a la S23 y lo del ingreso financiero es una propuesta académica por la importancia del valor del dinero en el tiempo. Se restan: Consignaciones en tránsito Notas débito bancario Servicio de la deuda: es posible que el banco haya descontado de la cuenta el servicio de la deuda compuesta por 1.250.000 u. m., cuota de capital, y 200.000 u. m., por concepto de intereses. Gravamen a los movimientos financieros (GMF) [En Colombia a partir del 1 de enero de 2004 se implementó el impuesto del 3 por 1000 como gravamen a los movimientos financieros, ahora se aplica el 4 por 1000 por cada retiro que se haga de las cuentas bancarias: ahorros, tarjeta débito o cuenta corriente. El valor del impuesto inicialmente se consideró como una contribución, pero el legislador le dio carácter de impuesto agregándose a la carga tributaria del impuesto de renta, todo parece indicar que el desmonte a partir del 2015 no se apli- 113 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Saldo del libro auxiliar Códigos Cuentas Débitos Créditos 210510 Pagarés 1.250.000 530520 Intereses 200.000 111005 Moneda nacional 1.450.000 Registra el pago del servicio de la deuda de capital e intereses Saldo del extracto bancario Conciliación conjunta Saldo del extracto bancario Se suman: Notas crédito bancario Se suman: Consignaciones en tránsito Se restan: Notas débito bancario Se restan: Cheques en mano 5. Remesas en tránsito Es importante que al hacer el reconocimiento de una partida que no está explícitamente en las NIIF para las pymes se tenga como principio la realidad económica, por ejemplo si solo se tiene como información un correo electrónico, no se tendrá en cuenta ese hecho, la empresa solo reconocerá la partida cuando se encuentre el efectivo en caja o bancos. [Cuenta 1115. Remesas en tránsito: registra el valor de los cheques sobre otras plazas nacionales o del exterior que han sido negociados por el ente económico, los cuales se encuentran pendientes de confirmación (descripción cuenta 1115)]. 114 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Capítulo 3. Efectivo y equivalente a efectivo [disponible] Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes Son aquellas consignaciones hechas por las cuentas por cobrar comerciales [clientes] de la empresa de otras plazas, las que se conocen mediante el fax o correo electrónico pero que el banco no reporta por encontrarse en compensación entre las instituciones bancarias, de acuerdo con sus procedimientos, durante tres días. Es esta la razón de no alcanzar a mostrarse en saldos disponibles antes de finalizar el mes, sino en el siguiente extracto bancario. Esta situación se presenta en la cuenta puente de remesas en tránsito para no dejarla en el libro auxiliar de bancos. Apertura de cuenta de ahorros: se utilizan como valores de efectivo o equivalente al efectivo [disponible] para el cumplimiento de algunas de las siguientes situaciones: En las NIIF su reconocimiento se hace una vez la entidad tiene conocimiento mediante la verificación de la consignación en cuenta corriente. Códigos Cuentas Débitos Créditos 112005 Cuentas de ahorro: bancos 475.000 111005 Banco moneda nacional 475.000 Registra el giro de cheque para apertura de cuenta de ahorros en banco • • • • 1. Remesas en tránsito: no se detectó en el extracto la consignación de Raúl Rivera, pero se tiene en el correo electrónico. 7. Fondos especiales Códigos Cuentas Débitos Créditos 111505 Remesas en tránsito: moneda nacional 1.200.000 130505 Cuentas por cobrar: nacionales 1.200.000 Registra consignación de Raúl Rivera no reconocida en extracto bancario Los fondos en NIIF tienen el mismo procedimiento del efectivo o equivalente al efectivo para su reconocimiento y se trata con especial atención el tema de la restricción del efectivo en cuenta fiduciarias. [Cuenta 1125. Fondos: registra el valor de los dineros del ente económico en poder de funcionarios del mismo que son manejados en efectivo o en cuentas corrientes bancarias y están destinados para atender fines especiales o cierta clase de gastos que requieren un tratamiento especial, dadas las necesidades urgentes de la prestación de servicios o adquisición de elementos (descripción cuenta 1125)]. Cuando se conozca la normalización del registro en el extracto, se procede a la reversión del registro anterior. Códigos Cuentas 111005 Bancos moneda nacional 111505 Remesas en tránsito: moneda nacional Registra la consignación de Raúl Rivera en bancos Débitos Créditos 1.200.000 1.200.000 [Cuenta 1120. Cuenta de ahorros: registra la existencia de fondos a la vista o a término constituidos por el ente económico en las diferentes entidades financieras, las cuales generalmente producen algún tipo de rendimiento (descripción cuenta 1120)]. [Documento idóneo: los depósitos recibidos en cuenta de ahorros estarán representados en un documento idóneo para reflejar fielmente el movimiento de la cuenta. Los registros hechos en el documento por el banco serán plena prueba de su movimiento (art. 1396, C. Co.)]. Hoy, con la disponibilidad del Internet, la realidad económica no se sustenta en un documento idóneo, pues hay otros medios para verificar saldos, extractos, movimientos en cuentas corrientes, de ahorro, etc. 115 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. 6. Cuentas de ahorros Las cuentas de ahorros en NIIF tienen el mismo procedimiento del efectivo o equivalente al efectivo para su reconocimiento. Cuota de reciprocidad para obtener el cupo para el préstamo. Pago de obligaciones especiales. Restringir el uso del efectivo. Ganar rendimientos financieros. La diferencia entre fondos y reservas o fondos patrimoniales se fundamenta en que los fondos son valores disponibles restringidos en cuentas de ahorro o papeles de alto rendimiento que tienen como fin el cumplimiento de obligaciones especiales tales como el pago de bonos y prestaciones sociales, la reservas son constituidas como una parte de las utilidades líquidas de un ejercicio económico, los fondos patrimoniales también denominados patrimonios autónomos se constituyen con el fin de delegar la administración de bienes y derechos, para que sean explotados y se entregue a cambio un beneficio a un tercero o a su propietario. Fondos de amortización Con frecuencia la gerencia constituye fondos en los bancos con fines específicos que se llaman fondos, porque tienen la característica de proporcionar dineros suficientes para el pago de obligaciones tales como: intereses sobre bonos, bonos por pagar, hipotecas, titularización, dividendos, etc. Constitución del fondo de amortización: con el siguiente ejemplo se crea el fondo de amortización, exigido en el reglamento de emisión de bonos, para el pago de la redención de los bonos emitidos hace tres años por 100.000.000 u. m. y el pago de los últimos intereses pendientes. 116 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Capítulo 3. Efectivo y equivalente a efectivo [disponible] Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes Códigos Cuentas Débitos Créditos 112525 De amortización moneda nacional 100.000.000 111005 Banco moneda nacional 100.000.000 Registra la creación del fondo de amortización intereses y la redención de bonos Utilización del fondo de inversión: el efectivo disponible en los fondos puede ser utilizado cuando se vencen las obligaciones para las cuales fueron creados. En el siguiente caso se pagan los intereses liquidados sobre los bonos en circulación, posteriormente también se utilizará para redimir el valor de los bonos. Algunos fondos son administrados por instituciones fiduciarias y están restringidos para destinaciones específicas y, además, si las obligaciones son a largo plazo, deben separarse de los activos corrientes. Códigos Cuentas Débitos Créditos 530520 Financieros: intereses 2.000.000 112525 De amortización moneda nacional 2.000.000 Registra el pago de intereses a los tenedores de bonos, mediante el fondo de amortización • Fondo rotatorio moneda nacional cuando cumple la actividad específica en entidades públicas como por ejemplo: fondo rotatorio educativo para dotar de libros a los colegios públicos, fondo rotatorio hospitalario para dotar a los hospitales. • Fondos especiales moneda nacional para la compra de un bien. • Fondo de amortización moneda nacional cuando son para el pago de obligaciones hipotecarias, bonos, titularización, etc. 8. Análisis, presentación y revelación Análisis financiero El análisis de valores del efectivo y equivalente al efectivo se hace a partir de una serie de razones financieras: de liquidez, eficiencia, eficacia, productividad y endeudamiento. Las primeras comprenden: la razón de liquidez, el capital de trabajo y capital neto de trabajo; las demás razones se evacuarán en la medida que se exponen otros rubros del estado de situación financiera. Las retenciones en la fuente que hacen los fondos rotatorios y especiales, como los fideicomisarios, en el pago de intereses sobre bonos, son de su responsabilidad el recaudo y la declaración de acuerdo con los procedimientos exigidos. Liquidez: (L = AC ÷ PC) es la relación que existe entre el activo corriente sobre el pasivo corriente, para mostrar cuántos pesos se tienen en el activo corriente por cada peso que la empresa debe a bancos, beneficios a empleados, impuestos, etc. Si esta razón da como resultado dos y como todo número entero tiene como denominador la unidad (2/1), entonces se deduce que por cada peso que la empresa debe, tiene dos para pagar. Rendimientos financieros: los rendimientos son obtenidos por inversiones en los fondos, llámense fondos de inversión mobiliaria, inmobiliaria, de reparto de utilidades o capitalización, también por los títulos valores llamados CDT, pagarés, etc., que generan rendimientos financieros que permiten, por una parte, recuperar la corrección monetaria (poder del dinero en el tiempo) y, por otra, obtener un rendimiento real, los cuales se registran según el tipo de inversión realizada; estos se actualizan en el valor hasta el momento de su uso, cuando no son capitalizables en el mismo fondo se llevarán a la cuenta de ingresos por cobrar en calidad de exigibles, en todo caso contra la cuenta de ingresos 421005. Intereses, como se expone en el siguiente caso de capitalización de los rendimientos por su valor neto, descontando la retención del 7% sobre intereses. Códigos Cuentas Débitos Créditos 112525 De amortización moneda nacional 186.000 135515 Retención en la fuente 14.000 421005 Intereses del fondo para bonos 200.000 Registra la capitalización de intereses del fondo de amortización El segundo caso se trata como exigible, mediante el cambio en el registro anterior de la cuenta de capitalización 112525, en la cuenta por cobrar 134510. Ingresos por cobrar intereses por valor de 186.000 u. m. 117 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Copyright © 2015. Ecoe Ediciones. All rights reserved. Estos fondos no son atractivos por sus tasas de interés sino por la seguridad y manejo de los recursos de la empresa. La interpretación depende mucho de la naturaleza de la empresa y no del valor calculado, porque hay que tener en cuenta la capacidad de conversión de los activos en efectivo, cartera, inventarios, activos para la venta; por ejemplo: se pueden tener tres pesos por cada peso de deuda, los que se convierten así: la cartera a sesenta días, inventarios cada sesenta días, luego cada sesenta días se convierte en efectivo el capital de trabajo, en tanto que los pasivos son cobrados cada treinta días, puede notarse el desfase real del manejo de la liquidez. Capital de trabajo: (CT = AC) hace referencia al conjunto de valores equivalente al efectivo [disponibles, exigibles o realizables] con el fin de realizar las operaciones propias del objeto social. Hacen parte de este grupo: el efectivo y equivalentes al efectivo, las cuentas por cobrar, inventarios, inversiones a corto plazo y activos para la venta (los gastos pagados por anticipado no existen en NIIF). Esta definición es desde el punto de vista del negocio en marcha, también utilizada en los proyectos de inversión, en tanto que la siguiente es desde el punto de vista de la liquidación que es de carácter contable. Capital neto de trabajo: (CNT = AC – PC) está representado por la diferencia entre el activo corriente menos el pasivo corriente; esta razón muestra cuál es 118 Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes (4a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4422282. Created from senavirtualsp on 2020-06-23 08:40:40.
