1 “DISEÑO DEL PLAN DE MEJORA AL SISTEMA DE INVENTARIOS DE LA EMPRESA LA COSECHA TROPICAL S.A.S.” RUBEN ALFONSO JIMENEZ CORVACHO JHON JAIRO ARRIETA BORNACHERA UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES Y COMERCIO INTERNACIONAL PROGRAMA ACADEMICO SANTA MARTA 2020 1 2 “DISEÑO DEL PLAN DE MEJORA AL SISTEMA DE INVENTARIOS DE LA EMPRESA LA COSECHA TROPICAL S.A.S.” RUBEN ALFONSO JIMENEZ CORVACHO JHON JAIRO ARRIETA BORNACHERA Trabajo presentado como modalidad de Grado optar el Título Profesional en Contaduría Pública. Asesora: PhD: Iris Cantillo UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES Y COEMERCIO INTERNACIONAL PROGRAMA ACADEMICO SANTA MARTA 2020 2 3 Nota de aceptación _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ Asesor ________________________________ Evaluador _________________________________ Evaluador Santa Marta, 30 de Enero de 2020. 3 4 DEDICATORIA El presente trabajo está dedicado a Dios, mis padres, mi familia por haber sido mi apoyo a lo largo de toda mi carrera universitaria y a lo largo de mi vida. Brindándome su amor, paciencia y esfuerzo. A todas las personas especiales que me acompañaron en esta etapa, aportando a mi formación tanto profesional y como ser humano. Rubén Jiménez. Este trabajo está dedicado principalmente a Dios, a mis padres a mi hijo y hermanos que son mi fuente de motivación y a todas las personas que creyeron en mi y que con su apoyado contribuyeron a que esta meta se hiciera palpable, a los amigos y compañeros que sin esperar nada a cambio compartieron sus conocimientos, alegrías, tristeza para que este sueño se hiciera real. Jhon Arrieta. 4 5 AGRADECIMIENTOS Agradecemos la gloria de Dios por darnos la oportunidad de cada día abrir nuestros ojos y dar ese gran regalo para nosotros que es la vida, ser la luz en nuestro camino para afrontar con humildad con gozo y fortaleza todos los momentos vividos hasta ahora, y los venideros por afrontar de la mano de Dios. A nuestros padres por ser las piezas fundamentales y brindarnos su apoyo incondicional por esos valores, confianza, paciencia, regaños, esfuerzos y por su amor incondicional. Asimismo, por ser el pilar de nuestras vidas y forjar unas buenas columnas para nuestra vida porque hijo eres y en padre te convertirás. A la Universidad Cooperativa de Colombia campus Santa Marta por abrirnos las puertas a una mejor educación y a los docentes que participaron en nuestro día a día de aprender y de ellos compartir sus conocimientos como personas y profesionales que dan buena fe de su labor y que con llevo a formarnos como profesionales. Agradecemos de manera especial a la doctora Iris Cantillo, tutora del diplomado por ser la persona que nos guio en este proceso para crecer profesionalmente y como personas. A lo largo de nuestro proceso universitario brindarnos su apoyo, incondicional. De escucharnos en todo momento y enriqueciendo con su saber inteligencia y valores, para formarnos como profesionales. Gracias infinitas a todos nuestros amigos y futuros colegas que nos brindaron su ayuda y apoyo en estos años de constancia y perseverancia para llegar a la meta. 5 6 CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN ......................................................................................................... 13 1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA…………………………………………169 1.3. OBJETIVOS ............................................................................................................. 20 1.3.1. Objetivo General. .......................................................................................................................... 20 1.3.2. Objetivos específicos. ................................................................................................................... 20 1.4. MARCO TEÓRICO ................................................................................................. 21 1.4.3. Antecedentes ................................................................................................................................. 24 1.4.4. Marco legal. .................................................................................................................................. 27 1.5. METODOLOGÍA ..................................................................................................... 29 1.5.1 Método e instrumentos de investigación. ............................................................................................. 30 2. DESCRIPCIÓN Y NATURALEZA DE LA ORGANIZACIÓN ................................. 31 2.1. RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA ................................................................................................... 32 2.2. NATURALEZA ........................................................................................................... 32 2.3. MISION ....................................................................................................................... 33 2.4. VISIÓN ......................................................................................................................... 33 2.5. VALORES .................................................................................................................... 34 2.7. ORGANIGRAMA ....................................................................................................... 36 2.8. REQUERIMIENTOS DE LA ORGANIZACIÓN ................................................... 37 2.9. INFORMACIÓN DE LA PERSONA DE CONTACTO ......................................... 37 6 7 2.1. ACTIVIDADES REALIZADAS ............................................................................. 38 3. PROPUESTA DE VALOR............................................... ¡Error! Marcador no definido. 3.1. ANALISIS SITUACIONAL DE LA EMPRESA .................................................. 39 3.1.1. Movimientos en el stock...................................................................................................................... 38 3.1.1.1. Entrega de solicitudes. ...................................................................................................................... 38 3.1.1.2. Toma física del inventario. ............................................................................................................... 39 3.2 DESARROLLO DE LA PROPUESTA DE VALOR ................................................ 39 Nos basaremos en el método de primeras en entrar primeras en salir (PEPS). ........... 59 4. CONCLUSIONES ......................................................................................................... 42 5. RECOMENDACIONES ............................................................................................... 63 6. REFEENCIAS BIBLIOGRAFICAS ............................................................................ 64 7 8 LISTA DE GRÁFICOS Gráfica 1. Organigrama de la empresa La Cosecha Tropical S.A.S…………………13 Gráfica 2. Flujo grama del proceso de inventario y almacenamiento………………..40 8 9 LISTA DE TABLAS Tabla 1. Marco Legal…………………………………….…………………….28 Tabla 2. Cronograma de actividades…………………….………………….….29 9 10 LISTA DE IMÁGENES Imagen 1. Análisis FODA de la empresa………………………………………….38 10 11 RESUMEN El presente estudio tuvo como propósito diseñar un sistema de gestión de inventarios a la empresa La Cosecha Tropical S.A.S. A partir de una consultoría empresarial realizada, en el marco del convenio interinstitucional entre la empresa y la Universidad Cooperativa de Colombia. Así mismo aplicar conocimientos y competencias desarrolladas en el Diplomado de Gerencia Logística Internacional. La metodología consistió en un estudio descriptivo en el cual se expresó un análisis realizado al proceso de inventarios de la empresa, en dicho análisis se aplicó la matriz FODA que permitió desarrollar estrategias de mejoramiento. También se investigó a través de bases de datos indexadas modelos y sistema de gestión de inventarios de acuerdo a las dinámicas mundiales en la actualidad, que podrían contribuir al mejoramiento de la empresa; Así mismo, se desarrolló una investigación aplicada, la cual permitió realizar una propuesta de valor para aplicación en la empresa, que radicó en un sistema integral de gestión de inventarios adecuada, de acuerdo a las necesidades identificadas en el análisis. Los aportes realizados a la empresa en el sistema de gestión propuesto fueron: el diseño de un instructivo de toma física de inventario, soporte de las entradas y salidas del almacén, requesón interna de materiales, uso de la tarjeta Kardex y un sistema de rotulación y codificación de los insumos y mercancías de la empresa. Palabras claves: Inventarios, sistema de control, gestión. 11 12 ABSTRACT The purpose of this study was to design an inventory management system for La Cosecha Tropical S.A.S. From a business consultancy carried out, within the framework of the inter-institutional agreement between the company and the Cooperative University of Colombia. Also apply knowledge and skills developed in the International Logistics Management Diploma. The methodology consisted of a descriptive study in which an analysis was made to the company's inventory process, in which analysis the DOFA matrix was applied that allowed the development of improvement strategies. We also investigated through indexed databases models and inventory management system according to the current world dynamics, which could contribute to the improvement of the company; Likewise, an applied research was developed, which allowed a value proposal to be applied for application in the company, which was based on an adequate integral inventory management system, according to the needs identified in the analysis. The contributions made to the company in the proposed management system were: the design of a physical inventory taking instructions, support for the warehouse's entrances and exits, internal materials requirement, use of the Kardex card and a signage system and coding of the inputs and merchandise of the company. Keywords: Inventories, control system, management. 12 13 1. INTRODUCCIÓN Hoy en día para que una organización este a la vanguardia y sea competitiva, debe optar por hacer uso de la tecnología e innovación y utilizar mecanismos tecnológicos que le proporcionen resultados para toma de decisiones de la compañía internos o externos, a su vez el mismo medio se lo exige en su proyección al mercado que se dirigen, entonces es indispensable aplicar estos sistemas para ser competitivos en los mercados internacionales. De acuerdo a lo anterior, la empresa La Cosecha Tropical S.A.S. como comercializadora internacional, debe contar con sistemas de gestión en sus procesos internos que le permita una proyección internacional a través de certificaciones que le reconozcan mayor competitividad en los mercados internacionales, siendo consecuente con ello es importante que en su proceso logístico de gestión de suministros cuente con un excelente sistema de inventarios que le permitan dar respuesta a negociaciones internacionales de su capacidad productora y de proyección en la misma. Fernández, A.C. (2018). Menciona qué, el inventario consiste en un listado ordenado, detallado y valorado de los bienes de una empresa. Dependiendo de las características del bien, son agrupados según su similitud y valor. Es así como el inventario es el registro documental de los bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. 13 14 De esta manera, debe establecerse el uso de una política de calidad como la norma ISO 9001 que pretende mejorar sistemas de gestión de calidad en una organización, por lo tanto en sus procesos, trata de establecer los objetivos en termino de costos de inventario, tiempos de ciclo y nuevas cantidades de pedido; de esta forma la organización puede llevar a cabo la comercialización eficientemente y maximizar su flujo de caja y SARLAFT Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación al Terrorismo (en adelante SARLAFT), Las cuales debe dar respuesta acerca de los estándares que deben tenerse en cuenta al momento de la ejecución de la acción. En el presente trabajo se propone un sistema adecuado de control de información de Inventario para una empresa del sector agroindustrial llamada La Cosecha Tropical S.A.S. donde se procesan tostón de plátano hawaiano, tajadas de plátano maduro, el proceso que lleva sus productos es meramente artesanal procesado por el personal de talento humano de su organización, donde se esmera por desarrollar productos de calidad y sostenibles con el medio ambiente. La tecnología implementada para la elaboración de las tajadas de plátano maduro y tostones de plátano está muy diversificada; esta es una nueva iniciativa de mercado y consiste en transformar el plátano maduro en rodajas, para que luego este sea semi - frito y por último congelado para mantener su duración. Los productos fabricados se distribuyen en Puerto Rico y Estados Unidos donde se encuentran sus principales clientes o consumidores. Cómo estudiantes de Contaduría Pública, conocedores de control interno y logística, es grato transferir conocimientos al sector productivo. En este caso, a la empresa La Cosecha Tropical S.A.S. Nos permitió diseñarle un sistema de gestión de inventario, así 14 15 como también explicarles la forma de cómo se debe llevar un adecuado inventario de los materiales que son utilizados para la elaboración y distribución de sus productos, ya que la empresa actualmente lo manejan por una plantilla de Excel sin el adecuado control que este importante proceso necesita para que la empresa no incurra tanto en sobrecostos y otros problemas de tipo económico. El presente documento se encuentra divido en cuatro partes: En primer lugar, se hace un análisis situacional del sistema actual de la empresa La Cosecha Tropical S.A.S, en el cual se pudo evidenciar que no se cuenta con un sistema de gestión de inventarios óptimo para soportar las funciones que se realizan dentro de la empresa. Así mismo se observó el comportamiento de la empresa ante la falta de un sistema de inventarios eficaz. También se logró identificar que los sistemas de inventarios establecidos anteriormente no están cumplimento las expectativas de lo que se plantea según la normativa colombiana. En segundo lugar se indaga sobre indicadores de gestión de inventarios, los cuales no se aplican en la empresa, pero de igual modo se investigan en fuentes indexadas para soporte de una propuesta futura. Posteriormente se investigan sistemas de gestión de inventario para empresas del sector agroindustrial, pertinentes para aplicación en la empresa la cosecha tropical S.A.S. Luego de investigar sistemas de gestión pertinente, se propone un sistema de gestión de inventarios para la empresa, que permita mejorar y llevar un adecuado control de información de los Inventarios para todos los miembros de las áreas encargadas y competente de la empresa, mediante el apoyo que le ofreceremos de acuerdo a los conocimientos adquiridos académicamente en la Universidad; brindando una 15 16 ilustración de lo que son los números generadores, los rendimientos con los que se calculan los costos de insumos y materiales de la actividad, así como sus duraciones y se finaliza con las conclusiones. Los alcances que pretende este trabajo son de poder ayudar en gran medida en el presente como en el futuro, puesto que puede servir de base para los propósitos o proyectos de esta empresa. Un problema que se podría presentar al no tomar en cuenta los requerimientos correctivos suministrados es que sus inventarios en cualquier momento pueden colapsar lo cual nos parece significativo en cuanto a los sobrecostos que esto puede generarse a esta empresa. 1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA La mayoría de las empresas se desarrollan en un ambiente de constantes cambios, es por eso la importancia de analizar los diferentes factores que se manifiestan alrededor de ellas. Es necesario conocer estos cambios debido a que las empresas deben estar conscientes de que sus competidores están constantemente buscando estrategias para generar ventajas competitivas, cabe resaltar que esto se debe realizar bajo un marco de legalidad teniendo en cuenta lo establecido por la Ley. En este sentido empresa como La Cosecha Tropical S.A.S como exportadora colombiana que es, está sujeta a cumplir con estándares internacionales y certificaciones de calidad, realizando sus actividades en el marco legal colombiano según sus operaciones; así mismo en su entorno existen factores que le demandan estar en una 16 17 dinámica de cambios tecnológicos y de procesos. Siendo consecuente con lo anterior es importante describir algunos problemas evidenciados en la visita empresarial y en la entrevista realizada a la administradora donde se halló que en los procesos internos en el rubro de inventarios no existe un control adecuado o un sistema de inventarios que le permita verificar a la organización la existencia real de los productos o materiales con que cuenta, en un momento determinado para el proceso de producción. El inventario es una relación detallada, ordenada y valorada de un conjunto de bienes o elementos que componen el patrimonio de una empresa o persona en un momento determinado, con este concepto surgió la necesidad de realizar la siguiente pregunta ¿Qué control de inventario se maneja en la empresa la Cosechas Tropical S.A.S?, al formular esta pregunta a la administradora nos respondió que se lleva en una hoja de Excel, que solo lo utilizan en ocasiones especiales y solo el material del cartón. Encontrando las siguientes causas internas como: la no planeación estratégica, las mediciones y evidencias que permitan llevar un proceso de inventario como lo son: un diseño que control de los inventarios de una manera que estos ayuden a despachos de material, órdenes de compra; que permita llevar un control general de inventario físico vs kardex o sistema; no contar con un sistema de costo que refleje indicadores de materiales faltantes o sobrantes tanto en la producción como en inventarios; no contar con una clasificación de materiales e insumos para su debida rotación siendo de alta media o baja rotación. Los efectos de no gestionar un sistema adecuado de inventarios conllevaría a lo siguiente: No poder cumplir con los requisitos exigidos en los trámites para certificaciones 17 18 como las normas ISO y SARLAFT, que permitan el óptimo desarrollo en sus funciones, así como también evitar confundir el ingreso de dinero por medio de una acción mercantil, con malversaciones financieras que se pueden presentar al obtener dinero no justificado ante las autoridades. Por tal motivo, es importante una adecuada planeación que facilite la reducción de costos de fletes y compras de emergencia, internamente reducir y prevenir robos y mermas que afecte a la compañía. En la Comercialización, dado que desea el más alto nivel de servicio al cliente, se busca series de producción larga y económica, también está inventarios disponibles, en las finanzas por el contrario, se desea los más bajos niveles de inventarios para incrementar su ciclo de rotación, reducir los activos de la empresa y lograr la mejor utilización del capital. Motivo por el cual, nacen los siguientes interrogantes. ¿Es necesario diseñar un plan de mejora para el sistema de inventarios de la empresa La Cosecha Tropical S.A.S.? ¿De qué manera beneficiaría al acto operacional la futura implementación de un sistema de control de inventarios en la empresa La Cosecha Tropical S.A.S.? Desde las habilidades y conocimientos adquiridos en la carrera de Contaduría pública de la Universidad Cooperativa de Colombia, campus Santa Marta. ¿Cómo se puede implementar un control de inventario según las normativas legales y financieras establecidas a nivel nacional e internacional a la empresa La Cosecha Tropical S.A.S? 1.2. JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA 18 19 La consultoría realizada a la empresa La Cosecha Tropical S.A.S en el desarrollo de este trabajo es pertinente porque se busca desarrollar un sistema de control de inventario teniendo como base la documentación necesaria que se necesita para estos procesos y las herramientas que optimicen la comunicación y el rendimiento productivo, para este tipo de empresa, aportando al sector exportador desde los desafíos que enfrenta en proceso de internacionalización y acoplamientos regionales y globales del mercado como los tratados de libre comercio que hacen de esta una oportunidad de negocio con una dinámica especialmente versátil que debe atender a las variabilidades de su entorno de manera eficiente y oportuna. En este sentido, no sólo el mejoramiento de la productividad, sino también la excelencia en la implementación de su planeación estratégica, hacen la diferencia a la hora de afrontar los retos de competitividad que una pequeña o mediana empresa debe superar para mantenerse en el escenario de los negocios. Como futuros profesionales en Contaduría pública, este trabajo nos permite expandir nuestros horizontes y palpar la importancia de tener un control interno en cualquier ámbito empresarial, identificar controles que carezca una empresa y aplicar nuestra experiencia como profesional, tener una excelente ética profesional dar buena fe de nuestro trabajo. Estos proceso de articulación que se da con el sector productivo permite llevar de manera practica la relación directa que existe entre lo que le ofrece la academia al estudiante para que este aplique de forma puntual a las organizaciones los 19 20 conocimientos éticos y profesionales que a su vez pueda servir como un proceso de autoevaluación para la Universidad. A partir de esta investigación, buscamos exponer la importancia de la implementación de un sistema de inventarios que cumpla con lo que contemplan las normas y que sea viable para que la empresa pueda ejecutar el curso normal de sus funciones, conllevando a esta un impacto positivo dentro de su ejercicio mercantil. 1.3. OBJETIVOS 1.3.1. Objetivo General. Diseñar un plan de mejora al sistema de gestión de inventario para la empresa La COSECHA TROPICAL SAS 1.3.2. Objetivos específicos. Analizar sistema actual de gestión de inventario de la empresa tropical S.A.S. Investigar sistemas actuales de la gestión de inventario para empresas del sector agroindustrial, pertinentes para aplicación en la empresa la cosecha tropical S.A.S. 20 21 Proponer un sistema de gestión de inventarios para la empresa la cosecha tropical S.A.S. 1.4. MARCO TEÓRICO 1.4.1. Marco conceptual Almacenamiento: Según la RAE, (f). Disposición de las cargas en su ubicación con el objeto de retenerlas hasta su puesta a disposición. Bodega: Según la RAE, (f). Espacio destinado al almacenamiento de distintos bienes. Se encuentran generalmente en industrias, puertos y aeropuertos. Especificaciones Técnicas: Según el Diccionario del Español Jurídico, Son aquellas normas, exigencias y procedimientos empleados y aplicados para trabajos de construcción, fabricación de equipos, entre elaboración de estudios. Factura: Para Donoso, A. (2019). es un documento de carácter administrativo que sirve de comprobante de una compraventa de un bien o servicio y, además, incluye toda la información de la operación. 21 22 Insumos: De acuerdo con Pedroza, S. (2019)Se definen todas aquellas cosas susceptibles de dar servicio y paliar necesidades al ser humano, es decir todas las materias primas que son objeto de producir nuevos elementos o consumirlos. Inventario: Para Bayas. G. & Martínez C. (2017).es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero antes de venderlos, es un periodo económico determinado. Proveedor: en Palabras de Sánchez, J. (2019) Puede ser una persona o una empresa que promueva o suministre profesionalmente un determinado bien o servicio. Siendo esta su actividad económica o una contra prestación de un servicio. Requerimiento de Material: Es un documento en el cual se manifiesta la cantidad y descripción del articulo a necesitar. Recepción y Despacho: Es el lugar donde se recibirán los materiales tanto adquiridos a proveedores y aquellos que sean devueltos por razones de no haberse utilizado. De igual forma es aquí donde se efectuará la entrega de los materiales a los usuarios para su consumo o activación en los casos que corresponda. Las zonas de recepción y despacho deberán estar claramente delimitadas para evitar confusiones entre la aceptación y expedición de materiales 22 23 Salida de bienes: Según lo indicado por la Alcaldía de Bogotá, El control de salidas, es un recuento numérico o control de calidad y el embarque en el medio de transporte correspondiente son funciones con las que finaliza el proceso. Control interno: para el Committee Of Sponsoring Organization of the Treadway Commission, (1992) COSO, por sus siglas en inglés, el control interno es Un proceso llevado a cabo por el consejo de la administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objetivo de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos relacionados con las operaciones, la información y el cumplimiento. (Pág, 3). Inventario fisico: En palabras de Westreicher, G. (2019) El inventario físico es el conteo manual de todas las existencias de una empresa. Esto, considerando los insumos, productos en proceso, bienes finales, activo fijo, entre otros. Calidad: Según el Diccionario de la Real Academia Española. Calidad (f.), es la adecuación de un producto o servicio a las características especificadas. Propiedad o conjunto de propiedades inherentes a algo, que permiten juzgar su valor. 23 24 1.4.2. Antecedentes De acuerdo a una revisión realizada en distintas bases de datos, se halló un amplio número de antecedentes relacionados a la gestión de inventarios, sin embargo, es importante resaltar algunos estudios actuales sobre el tema. Ratificando el dinamismo del cambio tecnológico y empresarial a nivel mundial. Dentro de los cuales se encontraron: Título: Gestión de inventario y almacenamiento de materias primas en el sector de alimentos concentrados. Revista EIA, 2018. Autor: José Cardona Tunubala, Juan Pablo Orejuela Cabrera, Carlos Rojas Trejos. Aporte: Clasificación del producto para almacenar de manera óptima, realizando pronósticos de durabilidad. A través de un orden de inventarios y ubicaciones estratégicas de bodegas. Título: Estrategia de administración de inventarios de materia prima para la empresa Café Bombons C.B.S.A. Universidad Laica Vicente Rocafuerte de Guayaquil. 2018. Autor: Wilton Wilson Quimis Pacha. Aporte: Elaboración de un manual como estrategia de la administración del inventario de la materia prima. Encontrar estrategias a la problemática presentada en la empresa a la cual se le realizó el estudio y diseñar una propuesta basada en las normas ISO. Los anteriores antecedentes, nos aportan sobre quienes, que, cuando y como se debe 24 25 implementar y ejecutar un sistema de gestión de inventarios a una empresa de procesamiento de materias primas. Dándonos a conocer acerca de las amenazas a las que se puede estar expuesto al no tener un sistema funcional en la empresa La Cosecha Tropical S.A.S. así como también el cumplimiento de las normativas para este tipo de operaciones. 1.4.3. Marco referencial Un Sistema de inventario es lo que utilizan las organizaciones para registrar las cantidades de mercancías existentes y para establecer el costo de la mercancía vendida, también incorpora los métodos permitidos por la teoría contable para controlar las existencias, reflejar el valor de los inventarios y el costo de las unidades vendidas en la información financiera. Tradicionalmente se han definido dos métodos para llevar a cabo esta labor los cuales son el inventario periódico y el inventario permanente. Inventario permanente. Es un sistema de inventario ágil y oportuno, permite conocer en cualquier momento el valor de los inventarios y del costo de ventas. Es un método obligado para todas las sociedades que deban presentar las declaraciones tributarias firmadas por contador público o revisor fiscal. Este método plantea que las cuentas de inventario y de costo de ventas en la contabilidad reflejan en todo momento el costo real, sin embargo, en la práctica lograr esto es muy complejo, por un lado es casi imposible, en empresas con procesos productivos complejos, conocer los costos reales en cualquier momento, por lo que la mayoría de ellas recurre a costos predeterminados, y por otro, es probable que muchas de ellas solo al cierre del mes puedan tener el dato cierto; razón por la cual las normas tributarias han permitido la 25 26 utilización de costos predeterminados durante el ciclo de costos y realizar ajustes al cierre de mes para ajustarlo al real. Roldán, M. I. D., Agudelo, J. A. O., & Hernández, D. M. A. (2010). Así mismo como hay un sistema para los inventarios también hay métodos específicos para llevar a cabo la aplicación de estos, existen varios métodos para llevar el control de los inventarios, entre los más conocidos están: el método PEPS, el UEPS y el Ponderado. De los métodos mencionados anteriormente consideramos que el más adecuado y que se ajusta con al tema de inventarios que se propone para utilizar en la empresa La Cosecha Tropical SAS, con relación a sus actividades es el método PEPS, el cual consiste básicamente en darle salida del inventario a aquellos productos que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios quedarán aquellos productos comprados más recientemente. Bajo el método PEPS, se asume que el costo de los inventarios que quedan tiene un mayor valor y los inventarios que se venden tienen un menor costo. Bajo el método UEPS se asume que el costo de los inventarios que quedan tiene un menor valor y los inventarios que se venden tienen un mayor valor (Jesswein, 2010). La elección del método PEPS está basada en el principio contable de asociación de ingresos con gastos y costos del mismo periodo. Por otra parte, la elección del método UEPS está basada en los beneficios impositivos y de aumento de flujo de caja, ya que, como el costo de los inventarios, la utilidad y el impuesto de renta por pagar es menor (Jesswein, 2010). Bohórquez Forero, Nohora del Pilar (2015). 26 27 Con el método PEPS se considera que lo primero que se vende es lo primero que entro al almacén, por lo que el Inventario queda valuado a los precios de las últimas adquisiciones y en forma más realista. 1.4.4. Marco legal. En el desarrollo del proceso de inventario para empresa La cosecha Tropical S.A.S. Es necesario conocer la manera en que una organización lleva a cabo los sistemas de ingresos y egresos a partir de una estructura implementada por los mismos. De manera que, al momento de ejecutar el debido plan de inventario, se respeten las normativas establecidas a nivel nacional e internacional, relacionados con las obligaciones comerciales de la empresa. Así mismo, el ejercicio de la empresa debe ejecutarse bajo la norma ISO 9001 del 2015. La cual le exige altos estándares de calidad en sus procesos y productos con el objetivo de satisfacer al cliente. El Sistema de administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo, conocido sus siglas como SARLAFT, el cual es una medida de seguridad que permite verificar el comportamiento del estado financiero de la empresa para evitar inconvenientes debido a las irregularidades que se pueden presentar. Y las normas técnicas ICONTEC, que se refiere a establecer acuerdos comerciales según el tipo de negocio que exista entre proveedor y cliente. 27 28 TIPO Norma ISO 9001 del 2015 TITULO Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente. Norma ISO 9001 del 2015 Tipo y alcance de control. Norma ISO 9001 del 2015 INCOTEC II Norma ISO 9004 del 2015 Información para los proveedores externos Evaluación de proveedores. Gestión de compras DESCRIPCIÓN ARTIC ULO La empresa tiene que estar segura de que los productos, procesos y servicios que se suministran de forma externa se encuentran conformes a los requisitos. 8.4. La empresa tiene: a) Estar segura de que los procesos que se suministran de forma externa permanecen dentro del control del sistema de gestión de la calidad) Se deben definir los controles que pretenden aplicar a un proveedor externo y a los que quiere aplicar las salidas. 8.4.2 a) Conocer los procesos, productos y servicios que proporciona. b) La aprobación de Productos y servicios. Métodos, equipos y procesos. Libera productos y servicios. c) La competencia, incluye la calificación requerida de las personas. d) La interacción del proveedor externo con la empresa. E) El control y el seguimiento del desempeño del proveedor externo. Son las actividades que ICONTEC lleva a cabo en nombre de una organización y que requieren la homologación de la capacidad de sus proveedores para suministrar productos y servicios, según unos requerimientos y especificaciones dadas. La norma ISO 9004 define que el propósito de una organización es identificar y satisfacer las necesidades y expectativas de sus clientes y otras partes interesadas como: empleados, proveedores, propietarios, sociedad para lograr una ventaja competitiva y para hacerlo de una manera eficaz y eficiente. APLICACIÓN Es importante su aplicación en el proceso para poder asegurar al cliente interno que los productos cuentan con la calidad esperada, adicional la empresa tiene que conservar la información documentada por si en algún momento fuera necesario realizar una revisión. Debe tener en consideración: Ya que la empresa tiene que asegurarse de que todos los procesos, los productos y los servicios se suministran de forma externa y no afectan negativamente a la capacidad que tiene la empresa para entregar productos y servicios de forma 36 coherente para sus clientes. Es una parte muy importante de la norma ISO 9001:2015 ya que las empresas tienen que estar atentas a los sus procesos, productos y servicios, ya que son suministrados de forma externa estando conformes con los requisitos específicos. 8.4.3. Organizaciones que requieran verificar el cumplimiento de requisitos para la selección y evaluación de sus proveedores. Adopta un sistema de gestión de calidad o sea que está influenciado por diferentes necesidades, objetivos particulares, los productos que proporciona, los procesos que emplea y el tamaño y estructura de la organización. 28 29 Tabla 1. Marco Legal. 1.5. METODOLOGÍA El presente trabajo se desarrolló metodológicamente como una investigación de enfoque cualitativo. Strauss, A., & Corbin, J. (2016). Describen la investigación cualitativa como la necesidad de querer comprender una situación a partir de un análisis del entorno y unos datos previamente establecidos. Se busca crear estrategias que propongan la recopilación de información sin tener que utilizar un instrumento netamente ceñido a un proceso. Es por ello que la investigación cualitativa es el enfoque que más se adapta a las necesidades comprendidas en este estudio. Se cataloga de naturaleza descriptiva, puesto que se busca describir la problemática que se presenta en la empresa siendo una alternativa para poder elaborar un diagnóstico previo a la propuesta de valor que se desea implementar. Morales, F. (2010) Plantea la investigación descriptiva en llegar a conocer las situaciones, costumbres y actitudes predominantes a través de la descripción exacta de las actividades, objetos, procesos y personas. Su meta no se limita a la recolección de datos, sino a la predicción e identificación de las relaciones que existen entre dos o más variables. 29 30 1.5.1 Método e instrumentos de investigación. De acuerdo a la naturaleza de la investigación, el método utilizado durante el estudio es exploratorio, así mismo el instrumento que permite tomar información de manera asertiva es la entrevista. “Las entrevistas constituyen uno de los procedimientos más frecuentemente utilizados en los estudios de carácter cualitativo, donde el investigador no solamente hace preguntas sobre los aspectos que le interesa estudiar, sino que debe comprender el lenguaje de los participantes y apropiarse del significado que estos le otorgan en el ambiente natural donde desarrollan sus actividades.” Troncoso, C. & Daniele, E. (2003) En síntesis, esta investigación cualitativa con enfoque exploratorio, la cual plantea un escenario en el que se tomara información pertinente de la empresa, para así poder plantear un diagnóstico y llevara a cabo un plan de acción. En la siguiente tabla mostramos el paso a paso de los objetivos que se pretende desarrollar en el presente estudio para La Cosecha Tropical S.AS 30 31 Tabla 4. Cronograma de actividades, Implementación de un sistema de control Inventario La Cosecha Tropical S.A.S 2. DESCRIPCIÓN Y NATURALEZA DE LA ORGANIZACIÓN 31 32 C.I LA COSECHA TROPICAL S.A.S. Es una empresa, dedicada al procesamiento de tajada de plátano maduro pre-fritas y congeladas bajo las marcas de nuestros clientes. Para garantizar que sus productos son seguros para el consumo humano, la cosecha implementará un SGIA basado en los requisitos establecidos en la norma ISO 22000:2005, “Sistema de gestión de la inocuidad alimentaria requisitos para cualquier organización de la cadena alimentaria. Para promover y dar seguimiento a este sistema; orienta su misión, visión, política y objetivos de inocuidad alimentaria a los lineamientos establecidos por el SGIA; todo esto para garantizar la inocuidad de sus productos mediante la calidad en el desempeño de su proceso productivo. 2.1. RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA La Cosecha Tropical S.A.S 2.2. NATURALEZA 32 33 La empresa La Cosecha Tropical, tiene como naturaleza ser una sociedad por acciones simplificadas. De acuerdo con Villamizar, F. (2010). Es una sociedad de naturaleza comercial que tendrá capital para ejecutar dicha acción, siempre y cuando sea su objeto social. Regida por la normativa colombiana, que busca promover el emprendimiento. A través de facilidades y flexibilidades para su funcionamiento. 2.3. MISION Somos una empresa pujante que se ha destacado en el mercado de los Estados Unidos en producir una de las mejores TAJADAS DE PLÁTANO MADURO con una excelente calidad y un sabor propio de la fruta colombiana. Trabajamos de la mano junto con todo el personal en cumplir los más estrictos estándares de calidad, productividad y competitividad para satisfacer a nuestros clientes en los mercados internacionales garantizando un desarrollo sostenible y un bienestar laboral a cada una de las familias que hacen parte de la empresa. 2.4. VISIÓN Consolidarnos como una empresa líder en la exportación de TAJADA DE PLÁTANO MADURO. Incursionar en todo el resto de los Estados Unidos como uno de 33 34 los mejores productos colombianos. Hacer parte de las soluciones para preservar el medio ambiente. Crear fuentes de empleo con los subproductos que la empresa genera. 2.5. VALORES Honestidad: Es el eje sobre el que fundamentamos nuestras acciones y decisiones. Garantizamos la integridad, el respaldo y seguridad de nuestras operaciones. Cumplimiento: Actuamos con la seguridad de hacer realidad los compromisos adquiridos con nuestros colaboradores, clientes y sociedad. Compromiso: Actuamos con pasión, conocimiento y destreza para lograr satisfacer a nuestros clientes y actividades asignadas. Trabajo en equipo: reconocemos los beneficios de la sinergia, promovemos la colaboración y el trabajo en equipo en nuestros colaboradores con el propósito de aprender, transmitir confianza, y brindar soluciones rápidas y eficientes a nuestros clientes. Bienestar: Estamos comprometidos con el desarrollo de la región y con el mejoramiento continuo en la calidad de vida de nuestros colaboradores, la promoción del desarrollo personal y profesional, que repercuta en el bienestar de cada uno de ellos y nuestras familias. Responsabilidad: Bajo firmes principios de Disciplina y Equidad, Procuramos siempre asegurar la puntualidad y el cumplimiento de nuestras labores. Brindamos lo mejor a nuestros clientes y comunidad adicional Brindamos a nuestros empleados capacitación y entrenamiento que garantizan el mejoramiento continuo de sus habilidades y responsabilidades. 34 35 Eficiencia: A través de ella medimos el grado y calidad de las tareas ejecutadas por cada uno de nuestros empleados, así cumplimos para satisfacción permanente de nuestros clientes. Confianza: Confiamos en la labor y el compromiso de cada uno de los proveedores, empleados y directivos de nuestra empresa y a través de ella, garantizamos la calidad de nuestros productos y servicios y la satisfacción permanente del consumidor final. Lealtad: Propendemos por el trabajo en equipo, es el amor al trabajo y la transparencia a la organización sin perjudicar a los demás. Solidaridad: Buscamos cooperar con los demás para lograr el éxito de todos, es tener una mente abierta llena de buenos deseos para nuestros compañeros, socios comerciales, terceros y para nuestra organización. 35 36 2.7. ORGANIGRAMA Gráfica 1. Organigrama de la empresa La Cosecha Tropical S.A.S. 36 37 2.8. REQUERIMIENTOS DE LA ORGANIZACIÓN Con el propósito de salvaguardar sus intereses, La Cosecha Tropical SAS, nos exige la firma de un contrato de confidencialidad para el suministro de datos internos de la empresa. Para el ingreso a las instalaciones de la empresa, debemos utilizar implementos como: guantes, mascarillas, batas, botas y gorros que protegen los alimentos de posibles cabellos. Para el ingreso a las áreas de transformación se deben cumplir las políticas internas de la empresa, no se pueden tener accesorios, no se puede tener aplicado esmaltes de uñas, cremas, perfumes u otros. 2.9. INFORMACIÓN DE LA PERSONA DE CONTACTO Sandra Yanime Carrascal Silva. Representante legal de la cosecha tropical SAS. Tel. 3008055348 Dirección: Bodega N° 2 ojo de agua, vereda Quinina, Gaira. E-Mail: [email protected] 37 38 2.1. ACTIVIDADES REALIZADAS Visitas a la empresa con un pequeño recorrido por la planta, conociendo el proceso. Entrevista con la representante legal para conocer aspectos sobre el manejo administrativo de la empresa. Diagnóstico acerca de la situación encontrada en la empresa. Creación del plan de mejora al sistema de inventarios de La Cosecha Tropical S.A.S. Socialización del proyecto “DISEÑO DEL PLAN DE MEJORA AL SISTEMA DE INVENTARIOS DE LA COSECHA TROPICAL S.A.S.” 3. Contextualización General Se debe crear un diagnostico que nos permita realizar la propuesta, a partir de las necesidades de la empresa. La propuesta que se quiere presentar, es el diseño de un sistema de gestión de inventario para la empresa exportadora, LA COSECHA TROPICAL S.A.S.” a partir del análisis interno realizado y los modelos investigados pertinentes para la empresa. Es de vital importancia en el sector empresarial y logístico adoptar procedimientos que permitan el desarrollo contable y financiero de la empresa, a partir de una serie de mecanismos donde se pueda suministrar información verídica acerca de los procesos que se realizan en el entorno operacional para su aceptación y ejecución. 38 39 3.1. ANALISIS SITUACIONAL DE LA EMPRESA En la empresa La Cosecha Tropical S.A.S. no se tiene establecido un sistema de inventarios, por lo tanto, no se lleva un debido control de las operaciones que se realizan. En el caso de los ingresos y egresos, no hay documentación alguna que soporte los movimientos en el stock. Siendo este el motivo por el cual se busca implementar un plan de mejora en el sistema de inventarios. Para Apunte, R.& Rodríguez, R. (2016). La ausencia de un sistema de control de inventarios promueve el descontrol y el estancamiento de la organización en el desarrollo institucional. También la falta de recepción de la información de manera eficiente y eficaz arrojando resultados negativos, puesto que no hay datos verídicos. Se plantea el análisis FODA, con la finalidad de poder entender el entorno situacional de la empresa, de la misma manera, nos permita ver cuáles son los factores externos que pueden ocasionar debilidades y amenazas, así como también lograr identificar las oportunidades y fortalezas que se pueden presentar al momento del diseño del sistema de gestión de inventarios. En la presente grafica damos a conocer de forma concreta la situación que presenta la organización y su situación actual, como las ventajas e inconvenientes que se posee para una mejor comprensión del presente trabajo. 39 40 Imagen 1. Análisis FODA de la empresa La Cosecha Tropical S.A.S. Al realizar la visita a la empresa y observar el proceso de inventarios nos encontramos con que no cuenta con un debido proceso de inventarios, adicional no cuenta con una persona especializada, con el perfil y la experiencia que requiere el cargo siendo de vital importancia para el cumplimiento de control interno costos e inventarios. Por tanto, no cuentan con un adecuado proceso de almacenamiento de materiales e insumos con el fin de minimizar los riesgos internos y estándares de calidad, simplemente se basan en el 40 41 criterio de confianza creado por un proceso diario de la parte productiva y transformación de materia prima. Asimismo, incurren en mayores gastos por no llevar un debido control de rotación y stock de materiales e insumos que aumentan ese riego en la planta, generando así mayores costos en la transformación. Por otra parte, no cuentan con el manejo de documentos equivalentes como salidas entradas requisiciones, generando ciertos desordenes internos con la información veraz y eficaz. 3.2. Sistemas actuales de la gestión de inventario para empresas del sector agroindustrial, pertinentes para aplicación en la empresa la cosecha tropical S.A.S. Sistema de gestión de inventarios Los sistemas de gestión de inventario buscan los bienes a través de toda la cadena de suministro o la forma en la que opera un negocio. Esto cubre todo, desde la producción hasta el comercio minorista, almacenamiento y envío, y todos los movimientos de existencias y partes entre bodegas y/o sucursales. Prácticamente, significa que una empresa puede ver todas las pequeñas partes móviles de sus operaciones, lo que le permite tomar mejores decisiones e inversiones. Los diferentes administradores de inventario se enfocan en diferentes partes de la cadena de suministro, aunque las pequeñas empresas generalmente están más interesadas en el resultado final de la cadena de pedidos y ventas. 41 42 La gestión de inventarios El rol que juegan los inventarios en una compañía manufacturera y comercializadora es de vital importancia para la misma, dado que representan una proporción significativa de sus activos y por ende de sus procesos productivos. Por tal consideración, se requiere de una administración efectiva de las materias primas, así como de los productos en proceso y terminados. El seguimiento administrativo presenta una constante oportunidad de mejora en el sistema de control de inventarios. Krajewski y Ritzman (2000), establecen que uno de los grandes desafíos de la gestión de inventarios consiste en mantener la cantidad adecuada para que la empresa alcance sus prioridades competitivas con mayor eficiencia y productividad. Por consiguiente, se hace necesario desarrollar conjuntos de medios y métodos pertinentes para llevar a cabo la distribución de recursos de la organización, lo que se denomina la logística, con el fin de garantizar las cantidades, lugar y tiempo adecuados para cada proceso. Para ello deben considerarse los retos competitivos inmersos en los desafíos de globalización, el incremento en la diversidad de productos y la incertidumbre en la demanda, entre otros factores (Krajewski y Ritzman, 2000). El área logística ha evolucionado hasta convertirse en lo que hoy se conoce como cadena de abastecimiento, área que comprende los procesos logísticos internos y externos de toda organización: compras, despachos, recepción de materias primas, planeación de inventarios, etc. Pocas son las organizaciones que actualmente poseen un área de cadena de abastecimiento estructurada como tal, pero si se tiene en cuenta la importancia de integrar desde el proveedor hasta el cliente final en el manejo de los inventarios, no pasará mucho tiempo para encontrar que las empresas del mundo estructuren dicha área. PINZÓN G., I.; PÉREZ O., G.; ARANGO S., M. D. | Mejoramiento en la gestión de inventarios Gestión de inventarios de proceso de fabricación gira en torno a las órdenes de trabajo y las listas de materiales. La gestión de inventario en este punto del proceso consiste en vincular las órdenes de trabajo y las facturas a sus materiales existentes. Eso significa que encontrará 42 43 seguimientos de materiales, niveles de inventario, integración con erp o software de mantenimiento Gestión de Administrar un almacén es una tarea diferente y requiere diferentes características de un sistema. Los almacenes están más interesados en donde esta un artículo. Tener el numero correcto de existencia a la mano y adicional el valor real de inventario físico. Sistema de cantidad fija o Sistema Q. Si optás por este sistema, realizarás pedidos de igual volumen o igual cantidad, cada vez que tu inventario alcance el "punto de pedido" que hayas definido previamente. Al ser el tamaño del lote fijo, lo que varía es el tiempo entre los pedidos, ya que dependerá del mayor o menor consumo de tus existencias. Para lograr un manejo eficiente de este sistema, es necesario llevar un control de inventario de forma continua (a través de un software de gestión de stock, por ejemplo), para conocer con exactitud el "punto de pedido". Sistema de período fijo o Sistema P. En este sistema lo que se fija es el momento de realizar el pedido, por ejemplo cada quince días o todos los fines de mes. En esa fecha establecida, se realiza un chequeo del inventario y se realiza un pedido para completar las existencias hasta el nivel deseado: en algunas ocasiones serán grandes compras, y en otras sólo algunos artículos (lote variable). No es necesario llevar un control de stock continua, alcanza con una revisión periódica al momento de realizar una nueva compra: una vez por semana, una vez por mes. Just in time. Este sistema alternativo desarrollado en los años 80 por la compañía Toyota y luego expandido por el mundo, contempla la gestión de inventarios como parte de una filosofía de gestión integral de la producción que busca minimizar desperdicios y reducir al mínimo los stocks. El 43 44 concepto de "justo a tiempo" que presenta sólo funciona cuando se trabaja en forma integrada con los proveedores para asegurar el flujo necesario de materias primas o mercaderías. Autores Andrés Velásquez Contreras Resumen Este artículo describe los fundamentos teóricos para el mejoramiento de la gestión de producción y logística de las PyMES. Esta es una época de constantes cambios donde los mercados, los productos y los competidores se transforman tan rápido que las organizaciones colombianas difícilmente responden a las nuevas circunstancias. Es realmente complejo mantener un nivel de competitividad lo suficientemente sólido y sostenible como para garantizar una posición en el mercado. Las empresas apelan a las distintas estrategias conocidas; sin embargo, cómo y con quién se pondrá en práctica tales estrategias es lo que asegura la diferenciación, el valor agregado y el éxito. Este artículo presenta un modelo de gestión para los sistemas de operaciones de la PyME. En él se destaca la gestión de producción con relación a la logística. Este modelo es resultado de una investigación descriptiva realizada a un centenar de empresas de distinto tamaño. MODELO DE GESTIÓN DE OPERACIONES De manera breve se presenta la gestión como “el conjunto de decisiones y acciones Que llevan al logro de objetivos previamente establecidos” en tres niveles: 44 45 1. Gestión estratégica: puesta en acción del sistema de finalidades y de las estrategias Corporativas. 2. Gestión táctica: puesta en acción de las estrategias de las distintas unidades de negocio. 3. Gestión operativa: ejecución de programas, funciones y controles. El modelo de gestión de la producción y logística se desarrolló sobre una concepción renovada de la teoría general de sistemas. El fin práctico del modelo es administrar la producción y la logística en forma gerencial, sin descuidar la táctica y la acción. Los modelos requieren de un proceso de adaptación a cada compañía; es virtud del Gerente establecer las bondades y deficiencias que puedan presentarse. El modelo propuesto ofrece una guía de acción coherente y sencilla para empresas innovadoras en pleno desarrollo. Los propósitos del modelo son entonces: • Administrar todos los factores relacionados con el proceso de manufacturera y la logística. • Re planificar con mayor rapidez y certeza. 45 46 • Facilitar el desarrollo integral del sistema de información. • Plantear escenarios de simulación para mejoramiento. • Prestar mejor servicio al cliente. Plan maestro de almacenamiento Permite conocer las necesidades y características del sistema de almacenamiento: diseño de bodegas, direcciones de ubicación, espacios de movilización, clasificación, frecuencias y niveles máximos de los inventarios, sistemas y equipos de manutención, flujos de materiales, tecnología de información, talento humano, sistemas de seguridad industrial, energía requerida, etc. Este plan se realiza tanto para la materia prima como para el producto terminado y está implícito en la gestión de inventarios. Plan de recursos de distribución Permite prever las necesidades y características de los centros de distribución, capacidad y tipo de los vehículos, modalidades de contratación, designación de rutas y horarios, etc. En resumen, el plan maestro de logística pretende: • Menores plazos de gestión de pedidos. • Optimización del transporte. • Reducción de la manipulación del inventario. • La automatización de operaciones. • Reducción de plazos de servicio. 46 47 • Reducción del nivel de inventarios. https://www.academia.edu/4400075/INDICADORES_DE_GESTION_LOGISTICOS Por: Ing. Luis Aníbal Mora G., Gerente General High Logistics Ltda. . OBJETIVOS DE LOS INDICADORES LOGÍSTICOS Identificar y tomar acciones sobre los problemas operativos Medir el grado de competitividad de la empresa frente a sus competidores nacionales e internacionales Satisfacer las expectativas del cliente mediante la reducción del tiempo de entrega y la optimización del servicio prestado. Mejorar el uso de los recursos y activos asignados, para aumentar la productividad y efectividad en las diferentes actividades hacia el cliente final. Reducir gastos y aumentar la eficiencia operativa. Compararse con las empresas del sector en el ámbito local y mundial (Benchmarking) 47 48 2. INVENTARIOS INDICADOR DESCRIPCIÓN Índice de Rotación de Mercancías Proporción entre las ventas y las existencias promedio. Indica el número de veces que el capital invertido se recupera a través de las ventas. Índice de duración de Mercancías Proporción entre el inventario final y las ventas promedio del último período. Indica cuantas veces dura el inventario que se tiene. Exactitud del Inventario Se determina midiendo el costo de las referencias que en promedio presentan irregularidades con respecto al inventario lógico valorizado cuando se realiza el inventario físico FÓRMULA Ventas Acumuladas x 100 Inventario Promedio Inventario Final x 30 días Ventas Promedio Valor Diferencia ($) Valor Total de Inventarios IMPACTO (COMENTARIO) Las políticas de inventario, en general, deben mantener un elevado índice de rotación, por eso, se requiere diseñar políticas de entregas muy frecuentes, con tamaños muy pequeños. Para poder trabajar con este principio es fundamental mantener una excelente comunicación entre cliente y proveedor. Altos niveles en ese indicador muestran demasiados recursos empleados en inventarios que pueden no tener una materialización inmediata y que esta corriendo con el riesgo de ser perdido o sufrir obsolescencia. Se toma la diferencia en costos del inventario teórico versus el físico inventariado, para determinar el nivel de confiabilidad en un determinado centro de distribución. Se puede hacer también para exactitud en el número de referencias y unidades almacenadas 48 49 3. ALMACENAMIENTO INDICADOR DESCRIPCIÓN Consiste en relacionar el costo del Costo de almacenamiento y Almacenamiento el número de por Unidad unidades almacenadas en un período determinado Costo por Unidad Despachada Porcentaje de manejo por unidad sobre las gastos operativos del centro de distribución. Nivel de Cumplimiento Del Despacho Consiste en conocer el nivel de efectividad de los despachos de mercancías a los clientes en cuanto a los pedidos enviados en un período determinado. Costo por Metro Cuadrado Consiste en conocer el valor de mantener un metro cuadrado de bodega FÓRMULA IMPACTO (COMENTARIO) Sirve para comparar el costo por unidad almacenada y así Costo de almacenamiento decidir si es mas rentable Número de unidades subcontratar el servicio de almacenadas almacenamiento o tenerlo propiamente. Costo Total Operativo Bodega Unidades Despachadas Número de despachos cumplidos x 100 Número total de despachos requeridos Costo Total Operativo Bodega x 100 Área de almacenamiento Sirve para costear el porcentaje del costo de manipular una unidad de carga en la bodega o centro distribución. Sirve para medir el nivel de cumplimiento de los pedidos solicitados al centro de distribución y conocer el nivel de agotados que maneja la bodega. Sirve para costear el valor unitario de metro cuadrado y así poder negociar valores de arrendamiento y comparar con otras cifras de bodegas similares. 49 50 http://www.cyta.com.ar/ta1502/v15n2a2.htm Agüero Zardón, Liset Facultad de Ingeniería Industrial, Instituto Superior Politécnico José Antonio Echeverría (cujae), La Habana, Cuba. [email protected] Urquiola Garcia, Idalianys Facultad de Ingeniería Industrial, Instituto Superior Politécnico José Antonio Echeverría (cujae), La Habana, Cuba. [email protected] Martínez Delgado, Edith Facultad de Ingeniería Industrial, Instituto Superior Politécnico José Antonio Echeverría (cujae), La Habana, Cuba. [email protected] El control de inventarios es un proceso de vital importancia para alcanzar el éxito en la administración de cualquier negocio. Mantener inventarios implica altos costos, por lo que se deben minimizar las existencias, de forma tal que se garantice una producción eficiente sin afectar el nivel de servicio al cliente. Para alcanzar esta meta, es imprescindible contar con un 50 51 adecuado procedimiento que permita gestionar los inventarios dentro de cualquier organización. En el presente artículo se realizó una comparación entre procedimientos aplicados en instituciones de diversos países, lo que permitió determinar aquellos elementos importantes a tener en cuenta en la gestión de los inventarios. El estudio fue desarrollado a partir del uso de métodos teóricos como el análisis documental y la síntesis bibliográfica, y de métodos empíricos como la entrevista. A partir de los resultados obtenidos se propuso un procedimiento que permite gestionar los inventarios de manera eficiente y que garantiza la integración de la empresa con su entorno. http://scielo.sld.cu/pdf/rii/v34n2/rii11213.pdf Un modelo de gestión de inventarios para una empresa de productos alimenticios La gestión de los inventarios es uno de los temas más complejos en Logística. Uno de sus principales problemas es su administración, puesto que siempre hay demasiado de lo que no se vende o consume, y muchos productos agotados de lo que sí se vende, lo cual se debe a la falta de información precisa y oportuna sobre la demanda en el punto de consumo. La aplicación de un Sistema de Gestión de Inventarios es una de las alternativas más influyentes en el esfuerzo por reducir los costos y mejorar la eficiencia económica, ya que incrementa los niveles de servicio al cliente, aumenta la liquidez y permite a las organizaciones estar prevenidas frente a las fluctuaciones de la demanda; manteniendo un óptimo nivel de seguridad y logrando mantener los inventarios necesarios del producto. La gestión de inventarios se asocia a un problema de toma de decisiones cuyas variables más significativas son: ¿cuánto producir o adquirir? y ¿cuándo pedir?, ya que reduciendo el 51 52 inventario se minimiza la inversión, pero se corre el riesgo de no poder satisfacer la demanda y de obstaculizar las operaciones de la empresa. La gestión de inventarios permite determinar la cantidad de inventario del producto que debe mantenerse. Diversos métodos de gestión de los inventarios se aplican para desarrollar un sistema de gestión de inventarios que se adecue con el comportamiento de los datos. Estos modelos para la Administración del Inventario se agrupan en 2 categorías principales, según sean sistemas determinísticos o sistemas probabilísticos. Sistema determinístico: Tiene muchas restricciones y se basa en el modelo de Wilson del Lote Económico de compra (EOQ) y en la Demanda conocida. No tiene variaciones en el tiempo. Sistemas probabilístico: Considera las fluctuaciones aleatorias en la demanda, en las entregas del proveedor y otros factores incontrolables. Estos sistemas se clasifican a su vez según el tipo de demanda, ya sean dependientes o independientes. Para adoptar las decisiones más oportunas en un sistema de inventarios hay que tomar en cuenta el comportamiento de la demanda y los niveles de servicio que se pretenden alcanzar. Pronosticar la demanda implica la estimación anticipada del valor de una variable, convirtiéndose en una herramienta fundamental para la toma de decisiones dentro de las organizaciones. Otros http://publicaciones.eafit.edu.co/index.php/revista-universidad-eafit/article/view/751/662 52 53 https://books.google.es/books?hl=es&lr=&id=Dw9aDwAAQBAJ&oi=fnd&pg=PT5&dq=indi cadores+de+gesti%C3%B3n+de+inventarios&ots=AQDUnvla4C&sig=dCdaktApF2M8dxOn4z MqFsQ9kmA#v=onepage&q=indicadores%20de%20gesti%C3%B3n%20de%20inventarios&f=f alse Indicadores de gestión de un sistema de inventario Modelo teórico y conceptual Concepto de indicador de gestión Un indicador de gestión es una unidad de medida gerencial que permite Evaluar el desempeño de una organización frente a sus metas, objetivos, Responsabilidades con los grupos de referencia (trabajadores, accionistas, Comunidad, clientes, proveedores, gobierno, etc). En tal sentido, es la relación entre las metas, los objetivos y los resultados, procurando un mejoramiento continuo en la organización, ya que: “lo que no se mide con hechos y datos, no puede mejorarse” (Serna, 1997). Resaltando la importancia que para la gerencia moderna representan como instrumento de acción y evaluación, de procesos y resultados, tanto en la construcción de objetivos dentro de planes como en su implementación, ejecución, evaluación. Los indicadores de gestión son ante todo información, es decir, agregan valor, no son solo datos. Siendo información, los indicadores de gestión deben tener unos atributos, tanto en forma individual, como cuando se presentan agrupados (Senn, citado por Beltrán, 1998) 53 54 Utilizar indicadores de rendimiento en la gestión de inventario, es esencial para medir el estado de los objetivos trazados. La historia de una organización puede ayudar a comprender procesos que a partir de cualquier acción organizacional traen consecuencias sobre su cultura organizacional y tienen relación directa con su contexto o entorno. Cada etapa de la historio empresarial contiene variables explicitas o implícitas para identificar esta cultura, presente en forma de acciones formales. La historia empresarial de Baterias MAC con todos sus eventos, es tomada de su página web www.mac.com.co, en ella pueden observarse, diversos factores que van haciendo parte de su cultura organizacional como la calidad, la preocupación por el medio ambiente, las relaciones familiares, entre otros. Uribe Macías, Mario Enrique U, 2014. INDICADORES DE RENDIMIENTO Hoy en día es muy importante contar con las métricas adecuadas para medir el funcionamiento de una organización. Estas, disponen a los miembros de una organización en un punto de evaluación en relación a los objetivos planteados. Los indicadores de rendimiento, muestran lo bien o mal que una empresa está funcionando en un área en particular. Estos pueden ser utilizados tanto a nivel externo como interno. Sin embargo, para ambos casos se deben primero definir los indicadores adecuados, dependiendo de los objetivos trazados por la empresa. Además, se deben establecer los valores que evaluarán a cada indicador. "Lo que no se puede medir no se puede controlar, lo que no se puede controlar no se puede administrar". 54 55 Los indicadores de rendimiento deben permitir la captura de información tanto cuantitativa como cualitativa. De esta manera, podremos determinar con certeza la magnitud de un problema. Como resultado, no sólo nos enfocaremos en mejorar números o porcentajes, sino que también competencias y habilidades. Es así como finalmente se contribuye al mejoramiento continuo y desarrollo de una organización. Enfocándonos en los indicadores de rendimiento en la gestión de inventario, para cada una de las perspectivas del Cuadro de Mando Integral, proponemos medir los siguientes tipos de indicadores: Financiero: Cuota de mercado Volumen de negocio/márgenes/rentabilidad Stock Depreciación de stock Descuentos Proceso: Productos introducidos a tiempo Información a tiempo en los sistemas Pedidos completados Venta perdida Obsolescencia 55 56 A continuación se nombran algunos indicadores utilizados en el proceso como son: Indicador de rotación de mercancía Es controlar las salidas de referencias y cantidades del centro de distribución y se calcula indica el número de veces que el capital invertido se recupera atreves de las ventas (Mora, 2008, p.31) Indicador de duración del inventario Controlar la duración de los productos en el centro de distribución indica cuantas veces dura los inventarios que se tiene en periodo determinado. (Mora, 2008, p.32) Exactitud en inventario Controlar la confiabilidad de la mercancía que se encuentra almacenada se determina midiendo el numero referencias que presentan descuadres con respecto al inventario lógico cuando se realiza el inventario físico (Mora, 2008, p.45). La información que se recopila de los indicadores es fundamental porque habla sobre la organización en cuanto a su: efectividad, eficiencia, productividad, calidad entre otros aspectos, tal como lo afirma Beltrán: “Los indicadores de gestión se convierten en los signos vitales de la organización, y su continuo monitoreo permite establecer las condiciones e identificar los diversos síntomas que se derivan del desarrollo normal de las actividades” Beltrán, J. (2010). Gracias a los indicadores, y como afirman los autores anteriormente referenciado, se pueden identificar estas características que permiten medir de forma cuantitativa y cualitativa los inventarios, cómo fluyen en la cadena de suministro y por ende qué decisiones estratégicas se pueden tomar y qué modelos se pueden utilizar para ser más productivos y competitivos en el mercado. Finalmente, es necesario entender que el valor del indicador o puede convertirse n la meta, en palabras de Beltrán Con esto, el indicador pierde su naturaleza esencial de ser guía y apoyo para el control, y se convierte en un factor negativo de consecuencias nefastas tanto para 56 57 las personas como para la organización. Insistimos: lo sindicadores no son fines, sino medios para ayudarnos a lograr los fines”. Beltrán, J. (2010) 3.2 DESARROLLO DE LA PROPUESTA DE VALOR La propuesta que se busca plantear para la empresa La Cosecha Tropical es el diseño de un plan de mejora al sistema de inventario, suministros e insumos el área de producción y administrativa de La Cosecha Tropical S.A.S. teniendo en cuenta su integración con los procesos de producción e inventario buscando estructurar su forma de operar con procesos y políticas de calidad. De manera que, se permita realizar un diagnóstico del proceso de inventarios de la empresa, con la finalidad de su respectiva aprobación y posterior implementación para mejora de su proceso de inventarios y control de costo. Es necesario para una adecuada gestión de inventario realizar: 3.1.1. Movimientos en el stock. 3.1.1.1. Entrega de solicitudes. El operario realiza la solicitud del material a través de la Requisición Interna de Materiales debidamente firmada, esta es presentada al Almacenista quien debe conservar como evidencia de la trazabilidad del proceso. 57 58 El almacenista es el encargado de notificar por medio de un correo electrónico el listado del material solicitado al Asistente Administrativo, para que este proceda con su solicitud al proveedor. 3.1.1.2. Toma física del inventario. El inventario es tomado a partir del comportamiento en el balance general. De acuerdo con José, J. (2007). El balance general es un documento que presenta la situación financiera de la empresa. El cual permite tomar decisiones gerenciales acerca del funcionamiento de las operaciones. El proceso de almacenamiento e inventario de la empresa, no se encuentra descrito entonces en nuestro aporte se diseña de la siguiente forma Diseño nodos de inventario la cosecha proveedor almacenamien to proceso entrada inventario de materia prima proces o salida proceso devolucion proceso produccion inventario de productos en proceso 58 59 Gráfica 2. Flujo grama del proceso de inventario y almacenamiento. Al ver la anterior gráfica, podemos entender la importancia que tiene el sistema de gestión de inventarios que debe utilizar la empresa ya que no cumple unos lineamientos importantes en el desarrollo de sus funciones, ocasionando problemáticas internas al no cumplir con los procesos y soportes necesarios. Siendo este nuestro punto de partida para socializar nuestra propuesta de diseñar una serie de procesos y soportes que permitan un correcto orden en el sistema de inventarios y almacenamiento. Para ello, se diseñaron los formatos de los siguientes documentos: Instructivo de toma física del inventario. Salida y entrada del almacén. Requisición interna de materiales. Tarjeta KARDEX Sistema de rotulación y codificación. Nos basaremos en el método de primeras en entrar primeras en salir (PEPS). Este método consiste básicamente en darle salida del inventario a aquellos productos que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios quedarán aquellos productos comprados más recientemente. Para salvaguardar los insumos y materiales perecederos de la compañía la Cosecha Tropical S.AS. Adicional nos soportaremos de un sistema de inventario en donde la compañía o empresa tiene un registro continuo. Este consiste en registrar las operaciones de mercancías de tal manera 59 60 que se pueda conocer en cualquier momento el valor del inventario final, el costo de lo vendido y la utilidad o la pérdida bruta. En el sistema de Inventario Perpetuo, el negocio mantiene un registro continuo para cada artículo del inventario. Los registros muestran por lo tanto el inventario disponible todo el tiempo. Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. Teniendo en cuenta que este sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario están siempre actualizados. Así ayudaremos con este método a los administradores de la compañía La Cosecha tropical S.A.S a que pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, la fijación de precios al cliente y los términos de venta a ofrecer. 60 61 4. CONCLUSIONES En el proceso de gestión de inventario debemos hacerlo partiendo de su conceptualización. La gestión de inventarios se incluye dentro de la rama de la contabilidad de costos y se define como la coordinación y eficacia de la administración adecuada de los materiales necesarios para la actividad de una compañía, adicional de un registro, compra y salida de inventario dentro de la empresa. El sistema de gestión de inventarios es un punto determinante en el manejo estratégico de toda organización. En la entrevista y visita se logró evidenciar que no aplicaban manejos ni controles de inventario, pero a su vez la compañía contaba con una excelente estructura desde la parte administrativa y operacional teniendo los estándares para el proceso interno de producción y documentos legales para su funcionamiento y posteriormente la exportación del producto. Motivo por el cual accedieron a tomar nuestras sugerencias para poder mejorar los aspectos donde se presentaron falencias. De manera qué nos permitieron diseñar un plan de inventario dándole una armonía y mejor control a sus inventarios y tener la información veraz y eficaz contemplando los costos de materia prima y otros insumos de materiales. Las tareas correspondientes a la gestión de un inventario se relacionan con la determinación de los métodos de registro, los puntos de rotación, las formas de clasificación y los modelos de inventario, determinados por los métodos de control y busca la coordinación y eficacia en la administración de los materiales necesarios para la actividad de la empresa. La importancia de este trabajo se puede manifestar en los siguientes aspectos: Un 61 62 efectivo y estructurado plan de mejoramiento de inventario tiene profundas y positivas implicaciones en la gestión de una organización o empresa en general, esta gestión se reflejará en los procesos administrativos, comerciales de producción y toma de decisiones. 62 63 5. RECOMENDACIONES Nuestra recomendación a partir de la visita realizada a las instalaciones de la empresa La Cosecha Tropical S.A.S. y posterior consultoría, es acerca de las modificaciones en el espacio y adecuación de la bodega para las materias primas. Así como también tener un orden en los stocks, que les permita un fácil proceso de selección de la mercancía, por otro lado, rotular los insumos y materiales para que su rotación de pueda lograr de una manera correcta y no presentar inconvenientes. Realizar inventarios aleatorios para verificar el orden de los productos y un inventario de cierre de mes para identificar que productos fueron vendidos, cuantos quedaron en stock y cuantos pudieron se extraviados. Implementar dentro de sus funciones el uso de la Tarjeta Kardex, para identificar las salidas y entradas del almacén a partir del sistema implementado en ellas, PEPS Y UEPS. 63 64 6. REFEENCIAS BIBLIOGRAFICAS Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Procedimieto, salida de bienes.Recuperado de http://www.ipes.gov.co/images/informes/SDE/PR-068_SALIDA_DE_BIENES.pdf Angel, S., Carmona, M., & Villegas, R. (2001). Gestión ambiental en proyectos de desarrollo (No. Doc. 21580) CO-BAC, Bogotá). Apunte-García, R. M., & Rodríguez-Piña, R. A. (2016). Diseño y aplicación de sistema de gestión en Inventarios en empresa ecuatoriana. Ciencias Holguín, 22(3), 1-14. https://obedalvarado.pw/blog/que-es-un-sistema-de-gestion-de-inventario-y-quecaracteristicas-necesito/ https://www.buenosnegocios.com/notas/costos/3-sistemas-gestionar-inventarios-n622 Uribe Macías, Mario Enrique;Reinoso Lastra. Indicadores de gestión. Bogotá: Ediciones de la U, 2014. 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ENTREGADA DEVUELTA CONSUMIDA 73 74 ENTREGADO POR: AUTORIZADO POR: RECIBIDO POR: PROG BANANERO: CONTABILIZADO POR: REQUISICIÓN (ES) No. ANEXO B. SALIDA DE ALMACEN 74 75 ANEXO C. REQUISIÓN INTERNA DE MATERIALES 75 76 ANEXO D. ENTRADA DE ALMACÉN 76 77 ANEXO E. TARJETA KARDEX 77 78 ANEXO F. SISTEMA DE CODIFICACIÓN Y ROTULACIÓN DE PRODUCTOS E INSUMOS. 78 79 ANEXO G. ENCUESTA REALIZADA EN LA EMPRESA ENCUESTA SOBRE: CONTROL DE INVENTARIO. La presente encuesta tiene como objetivo recopilar los datos relevantes para realizar culminar con el proceso de un trabajo. Esta encuesta servirá para verificar las posibles causas y efectos del proceso que se está tratando, por tal motivo se le agradece de forma muy especial su colaboración para poder responder las preguntas que se detallara a continuación. Los datos que se que se muestran serán tratados con profesionalismo, discreción y responsabilidad al igual que su nombre no será revelado. FECHA: ______________ EDAD: _______ A continuación encontrará un grupo de aspectos sobre los cuales deseamos conocer su opinión. Para dar su calificación, marque con una “X” en la casilla que usted considera que describe mejor su percepción sobre dicho aspectos. Sus respuestas son de carácter confidencial y por tal razón no es necesario que escriba su nombre. ¿Sabe usted si la empresa La cosecha Tropical S.A.S cuenta con un sistema de inventarios? 79 80 SI____ NO ____ ¿Cree usted que la empresa La cosecha Tropical S.A. cuenta con políticas en donde esté incluido un adecuado control de inventarios? SI____ NO ____ ¿Su empresa cuenta con las herramientas necesarias para llevar los inventarios? SI ____ NO ____ ¿Sabe usted si la empresa puede arrojar un informe real de inventario en el momento indicado? SI____ NO ____ Cree usted que la empresa La cosecha Tropical S.A. tiene controla eficaz del presupuesto del almacén. SI____ NO ____ 80 81 ¿Considera usted que al área encargada de suministrar los insumos ó elementos necesarios para la producción de la empresa, le hace falta implementar un mejor control de los inventarios? SI____ NO __ 81
