Contextualización Un inventario es una lista o relación de bienes, productos, recursos o cualquier objeto que pertenezca a una empresa, organización o persona. Gracias a este listado se pueden contabilizar las pertenencias y su valor. El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero antes de venderlos, en un periodo económico determinados. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes. Es uno de los activos más grandes existentes en una empresa. El inventario aparece tanto en el balance general como en el estado de resultados. En el balance General, el inventario a menudo es el activo corriente más grande. En el estado de resultado, el inventario final se resta del costo de mercancías disponibles para la venta y así poder determinar el costo de las mercancías vendidas durante un periodo determinado. Los Inventarios son bie nes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y p roductos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito. ¿Qué es un inventario? Como se adelantó en las líneas de este contenido, un inventario es una herramienta que permite llevar el control de los bienes y recursos de una empresa o persona. En contabilidad y negocios, toma gran importancia, pues un inventario en una empre sa se considera como un activo. El concepto de inventario más conocido es el de un documento que enlista la mercancía de un negocio para conocer las ventas, compras e identificar fugas de dinero por robo, pérdida, caducidad o daño de productos. Sin embargo , un inventario tiene más funciones. Es decir, dependiendo del tipo de inventario puede registrar y contabilizar: propiedades inmobiliarias, vehículos, equipos de cómputo, cuentas por cobrar, dinero que está invertido en el banco, etc., por lo que no solo sirve para contabilizar las mercancías de una empresa. Aclarado esto, vamos a revisar para qué es útil un inventario. ¿Para qué sirve un inventario? En general, además de ofrecer el valor de los recursos de una empresa, esta información es de suma importa ncia para tomar decisiones o crear estrategias. Por otro lado, mientras más bienes, productos o recursos se posean, es más difícil llevar un control de ellos, por lo que su gestión se complica. Por ejemplo, una empresa que se dedica a importar necesita sab er la cantidad de existencias para calcular un estimado de ventas y determinar el tiempo en que deberá solicitar más producto. Otros casos que ejemplifican la utilidad de un inventario son conocer si es indispensable agilizar el proceso de cobranza para in crementar el flujo de efectivo o si se necesita contratar algún técnico para reparar equipo que está almacenado por estar descompuesto. 1 Estos ejemplos solo son algunos de los muchos casos donde un inventario se convierte en una herramienta indispensable p ara las empresas. Ahora bien, la logística y funcionamiento de una empresa no termina con la creación del inventario, existe lo que se conoce como gestión o control de inventarios. Se necesitan fórmulas y cálculos que permitan conocer la cantidad de piezas en existencia y determinar el valor del inventario. Adicionalmente, suele ser una herramienta que facilita la determinación de costos de producto, aunque existen otros métodos como la estructura de costos. Además, ayuda a prevenir el desabasto o sobre abasto de recursos o productos en una empresa y por esa razón es igual de importante la creación como el control de los inventarios. Características de un inventario Existen diferentes tipos de inventario y métodos para su control, pero en términos generales, sus características o elementos esenciales son los siguientes: Nombre del objeto inventariado Código de identificación Valor del artículo que se registra Costo Descripción detallada de lo que se contabiliza Cantidad de artículos con las mismas c aracterísticas Tipo de movimiento (entradas o salidas) Estado o estatus del objeto Periodo de revisión a) Nombre del objeto inventariado Permite identificar de manera sencilla los artículos, bienes o servicios que se están registrando para su control y manejo. Este elemento de los inventarios facilita la labor de ventas y otras actividades con fines comerciales. b) Código de identificación Los códigos SKU funcionan de forma similar al nombre, pero están diseñados para mejor control interno en la cadena de producción o de suministro. Son más sencillos de leer para máquinas, personas y sistemas de control de inventarios, además reducen el riesgo de errores. c) Precio del artículo que se registra Principalmente en los inventarios de control de mercancías, el pre cio es uno de los datos más importantes. En una venta especial o fecha de muchas ventas como fin de año, es indispensable tener el precio actualizado para evitar pérdidas de dinero o equivocaciones que deriven en denuncias por incumplimiento de precio o pu blicidad engañosa como lo marca la de Protección al Consumidor. 2 d) Costo Esta información auxilia en la fijación de precios de un negocio, pero también permite evaluar compras de mobiliario, maquinaria o equipo en las empresas. Por ejemplo, para medir el éxito de la inversión en un lote de sillas de escritorio que terminaron inservibles en un tiempo reducido o viceversa. e) Descripción detallada de lo que se contabiliza Así como las descripciones de producto de una tienda en línea o catálogo digital, las descripciones de los inventarios ofrecen información adicional en caso de que existan artículos con nombres o códigos similares. f) Cantidad de artículos con las mismas características La cantidad total de objetos inventariados de un mismo artículo permite evit ar sobreventa de inventario, adquisición de mercancía, insumos o mobiliario que podría caducar o quedar obsoleto y convertirse en pérdidas para la empresa. g) Tipo de movimiento (entradas o salidas) Las entradas (adquisiciones o compras) y salidas (ventas, p érdidas, robos, etc.) ayudan a mantener la cantidad total de artículos actualizada. En inventarios automatizados, ahorran el trabajo de actualizar manualmente diferentes campos de información. h) Estado o estatus del objeto El estado o estatus brinda informa ción especial de la empresa que opera el inventario y el tipo de mercancía o artículos que enliste. Para alimentos perecederos, el estatus puede ser el tiempo de vida y para un inventario de mobiliario de operación, si la máquina u objeto está en uso o dis ponible para asignar a un colaborador. i) Periodo de actualización y revisión En la actualidad, cada vez son menos comunes los inventarios manuales. Un sistema de inventarios de una empresa grande se modifica automáticamente en tiempo real; incluso los que s e llevan en Excel pueden automatizarse. Por otro lado, la periodicidad de revisión y cotejo de información se convierten en otras características personalizables de los inventarios. Para determinarla periodicidad de revisión, se realiza una predicción (ta mbién conocido como forecast) de vida del inventario y se realizan revisiones de control dentro de ese periodo de tiempo o se realiza de manera permanente, según las necesidades de la empresa. Dependiendo de las cosas que queramos contabilizar en los inven tarios encontramos una gran variedad de tipos de inventarios, los cuales poseen diferentes objetivos concretos, en la siguiente table encontrarás una clasificación de inventarios que puede darte un panorama de los más importantes. 3 Ventajas y Desventajas de los Inventarios a. b. c. d. e. f. g. Ventajas Manejo fluido y eficiente de las operaciones. Lleva un control específico de las operaciones de la empresa. Contiene una mejor estabilidad en las cargas de trabajo. Lleva un control de la economía de producción. Economías de producción con tamaño de lotes adecuados. Estabilización de las cargas de trabajo. La empresa puede satisfacer las demandas de sus clientes con mayor rapidez. * Reducir costos de pedido. * Reducir costos por material faltante. * Reducir costos de adquisición. * Reducir costos de calidad por arranque. 4 a. Desventajas Al tener un inventario en exceso origina gastos innecesarios y eso produce la inmovilización del capital de una empresa. b. El no tener inventario puede ser el causante de un paro de producción por la falta de materia prima ó bien sea de una reducción en las ventas por falta de producción al entregarle al cliente. c. Implica un costo generalmente alto el mantener el inventario (almacenamiento, manejo, rendimiento, renta del local). d. Peligro de obsolescencia (caída en desuso de máquinas, equipos y tecnologías motivada no por un mal funcionamiento de este, sino por un insuficiente desempeño de sus funciones en comparación con las nuevas máquinas, equipos y tecnologías introducidos en el mercado). e. Reducción en las ventas por falta de productos terminados para entregar a los clientes. Tipos de inventario Inventario inicial. Informa sobre los productos, artículos, materiales, etc. y su v alor al comienzo de un periodo o ejercicio contable. Coincide con el inventario final del periodo anterior. Por supuesto, existen diferentes tipos de inventarios que responden a ciertas necesidades o funcionan mejor con bienes específicos. Así que a continuación te mencionamos los más importantes para que conozcas cuál o cuáles convienen a tu empresa. Según su ubicación Físicos Aquí nos referimos a todos los bienes materiales, tangibles, que tiene una empresa. Incluye desde el mobiliario y equipo par a trabajar hasta los artículos que se guardan en los almacenes y que venden a sus clientes. Intangibles Son los bienes que no pueden contabilizarse porque no son físicos. Se incluyen activos intangibles, activos corrientes, deudas, saldos de cuentas banca rias, cuentas por cobrar, licencias de software, derechos de autor, marcas, etc. Según su tipo de producto De materias primas Tiene en cuenta todos los materiales que se utilizan para producir la oferta que vende la empresa o negocio y que todavía no se p rocesan. De productos en proceso de fabricación Engloba todo lo que se adquiere de proveedores manufactureros o industriales que está en producción todavía. Se considera la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de fabricación según la fecha de cierre. De productos terminados Son los bienes ya terminados que se compran a proveedores manufactureros o industriales, listos para venderse. 5 De suministros de fábrica Son los materiales necesarios para la producción de un artículo, pero no se pueden cuantificar de forma exacta, como la pintura, los lubricantes, lijas, etc. Según su función De seguridad o de reserva Se guardan en almacén como medida de previsión en caso de que haya escasez del material o aumento no planeado de la demanda de los clien tes. De desacoplamiento Es necesario cuando hay dos etapas o tareas que complementan un proceso y materiales que no pueden sincronizarse. Este inventario permite que haya existencias suficientes para cada uno y que el proceso se complete. En tránsito Incluye los bienes que avanzan en la cadena de valor, que se han pedido pero no se han recibido aún. De ciclo Es necesario cuando la cantidad de artículos que se compran (o producen) es mayor que las necesidades inmediatas. Se hace con el fin de reducir cost os por unidad de compra y es ideal para aquellos artículos no perecederos. Estacional Se requiere cuando aumenta la producción o existencia de un artículo durante una época de baja demanda, para que haya suficiente cuando esta se incremente. Se utiliza cuando se identifica un periodo en el que siempre se repite este aumento, como la época de compras de fin de año o de inicio del verano. Según la logística En ductos Son inventarios en tránsito que existen en los diferentes niveles de suministro. Para la especulación Se realiza cuando se adquieren ciertos materiales sujetos a la especulación (como el oro), además es una forma de asegurar que existan los suficientes para complacer la demanda estacional o actual. De naturaleza regular o cíclica Garantiza la demanda que debe satisfacerse entre intervalos de reabastecimientos sucesivos. De seguridad También se usa como método de previsión. El inventario de seguridad asegura la existencia de materiales o productos en caso de que haya una variación entre la demanda y el tiempo de reaprovisionamiento. 6 De existencias obsoletas, muertas o perdidas Incluye aquellos artículos que, cuando se almacenan por mucho tiempo, se deterioran, caducan, roban o pierden. Independientemente de que utilices algún programa o pl ataforma para automatizar el proceso, es buena idea que sepas cómo hacerlo desde su forma más sencilla, para que tengas conocimiento de los elementos que debe tener para realmente cumplir con su propósito: que sea parte del registro de los bienes de tu emp resa y que refleje el valor que representa a nivel contable y patrimonial. Cómo crear un inventario: Registra las existencias que integran el inventario Quizá es la tarea más ardua de todas, pues es importante hacer un registro exhaustivo de lo que se desea inventariar. Si es la primera vez que se implementará es posible que no sea viable hacerlo de manera electrónica (con código de barras, por ejemplo), así que habrá que dedicar unos días especialmente a este proceso. Esto también significa que debes hacer una clasificación de los artículos o materiales para que su gestión sea más eficiente. Por ejemplo, ¿este inventario es para registrar los productos que se venden, las materias primas? Identifica en dónde se almacena todo el inventario En ocasiones, un solo almacén no es suficiente. Si es necesario visitar varias locaciones, quizá es buena idea crear un mapa de recorrido o coordinar varios equipos de personas que se encarguen de cada espacio, y así optimizar el tiempo invertido. Lo que nos lleva al siguiente punto. Cuenta con un equipo dedicado al inventario La gestión del inventario es una responsabilidad importante. La gente que se encargue de eso deberá dedicarse con atención a todas sus etapas, ya que de ella depende que exista una rotación adecu ada de la mercancía, que no haya pérdidas, exceso de artículos o deterioros que se traduzcan en pérdidas de ingresos. Busca las herramientas adecuadas para gestionar el inventario Aquí hablamos de aquellas que permiten que las tareas sean más sencillas. C omo software de gestión, que ayuda a integrar en un solo espacio todos los procesos, desde el registro de materiales hasta los canales por los que se vende la oferta final. Con él es más sencillo seguirles el paso a las existencias en tiempo real y, por lo tanto, planear estrategias para que el inventario sea lo más eficiente posible. Establece métodos y frecuencias para administrar el inventario Este punto va de la mano con el anterior, y seguro presientes la razón. Según el tipo de artículos y materiales que guardes en tu almacén, es posible elegir un método de control de inventarios que se desempeñe como hecho a la medida. No todos funcionan para todas las actividades de negocio de las empresas, así que te recomendamos que investigues cuál resuelve los p roblemas que afectan a la tuya en particular para que también decidas qué tan frecuente es buena idea revisar tu inventario. 7 Una de las herramientas que puede ayudarte, sobre todo si no tienes volúmenes muy grandes, es la hoja de cálculo. Te permite regis trar tus artículos y actualizarlos rápidamente en un documento que estará a la mano de todo el equipo que trabaja en almacén. A continuación, te compartimos un ejemplo de la creación básica de un inventario. Función de los inventarios en una empresa se gún sus tipos Para muchas empresas, la función de los inventarios es ser uno de los activos más importantes en el flujo continuo de los procesos internos. Entendiendo por inventario como uno de los sistemas de administración y control que abarca el registr o de todos los movimientos de materia prima, mercancía y demás bienes de una organización. En este sentido, cuando se desequilibra el control de inventarios puede ser fatal para el funcionamiento de las distintas áreas en la cadena de suministro. Ya que se rá difícil conocer con precisión la entrada y salida de activos, exponiéndose a la falta o exceso de materiales, así como al incremento de costos adicionales por las diferencias entre utilidades y pérdidas. Por esta razón, conocer las funciones y propósito s de los inventarios es de suma importancia a fin de evitar los posibles fallos de operaciones internas y externas de la empresa. Así como también para impulsar el funcionamiento interno, ofreciendo un mejor servicio a los consumidores. ¿Cuál es el propósito de los inventarios? El principal propósito de los inventarios en logística es proveer a la empresa de los materiales básicos para su continuo funcionamiento. Asimismo, permite agregar flexibilidad a las operaciones de la empresa con el fin de imp ulsar la eficiencia y ganancias. Esto significa que con el control de inventarios se buscará organizar una logística de procesos efectiva que responda a los objetivos y necesidades de la empresa. Al mismo tiempo, la idea es aumentar la rentabilidad y elimi nar las posibles irregularidades en la entrada y salida de materia prima, así como de mercancía final. Funciones de los inventarios según sus tipos Hasta ahora, hemos visto que la función de los inventarios en una empresa es proporcionar un control confiable sobre la compra, venta y almacenamiento de bienes. Por otro lado, de acuerdo con la naturaleza y necesidades de cada empresa, puede haber distintos tipos de inventarios, cada uno teniendo propósitos distintos. A continuación, veamos las funciones de los inventarios según sus tipos: Función de los inventarios iniciales Se trata del registro de materiales o productos que se realiza al comienzo de cualquier ejercicio contable. La función de los inventarios iniciales es detectar las posibles variaciones entre este y el registro del día anterior. También, sirve como base para analizar las entradas y salidas, hasta calcular el inventario final del periodo. Función de los inventarios finales Los inventarios finales son un tipo de registro que el comerciante r ealiza en el cierre de un ejercicio económico. Las funciones de los inventarios finales son servir de 8 historial al inicio de nuevas operaciones de una empresa logística, así como también visualizar los movimientos de entrada y salida de un determinado peri odo. Función de los inventarios perpetuos Se trata del registro contable que se lleva a cabo con el flujo de movimientos dentro del almacén, por lo tanto pueden integrarse a sistemas WMS (Warehouse Management Systems o sistemas de gestión de almacenes). La función de los inventarios perpetuos es servir como registro de unidades en las secciones del almacén de acuerdo a la cuenta física. Así como también permite hacer evaluaciones mensuales, trimestrales o provisionales del estado financiero del almacén. Función de los inventarios intermitentes El propósito de los inventarios intermitentes es la evaluación de la cadena de suministro de forma periódica varias veces al año. Puede recurrirse a él por diversas razones, generalmente se emplea para suplir otros reg istros contables. Función de los inventarios permanentes Se trata de un registro de seguimiento de cuentas. Por lo tanto, la función de los inventarios permanentes es representar las existencias, auxiliando el cálculo del saldo, el cual debe coincidir en c ualquier periodo con el valor del stock. Función de los inventarios disponibles La función de los inventarios disponibles es visualizar aquellos productos o materiales que se encuentran a la mano, para responder las demandas de venta o, bien, abastecer los procesos de producción. Función de los inventarios de previsión Estos inventarios se realizan con el propósito de cubrir una necesidad definida, conocida con una certeza razonable. Por ejemplo, la cantidad de materiales para la producción, el costo logíst ico para su traslado, etc. Por lo tanto, puede integrarse al sistema MRP o plan de requerimiento de materiales. Función de los inventarios en tránsito Generalmente, es realizado por el coordinador de logística, pues dentro de las funciones y propósitos de los inventarios en tránsito está el aprovisionamiento en logística y distribución para la continua comunicación entre proveedores, compañía y clientes. Este tipo de registro existe exclusivamente en el tiempo de transporte. En este sentido, para optimizar la función de los inventarios en tránsito las empresas pueden potenciar las actividades de logística apoyándose en software especializados. Por ejemplo, para la gestión y planificación de rutas de entrega y distribución herramientas como PlannerPro by Beet rack, la cual permite administrar de forma eficiente el tamaño de lotes por unidad de transporte. De esta manera, la compañía dispone de un mayor control sobre cuánta mercancía es trasladada diariamente desde un punto de la cadena de suministro a otro, lo cual previene los quiebres de stock e impulsa la calidad del servicio frente a los clientes. 9
