SISTEMA DE GESTION DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO MANUAL PROVEEDORES Y CONTRATISTAS CODIGO: VERSION: CIPM-SST-03 01 FECHA DE ELABORACION; 01/2020 PAGINA: 1 DE 10 Contenido 1.OBJETIVO............................................................................................................ 2 1.1. Objetivo General ........................................................................................... 2 1.2 Objetivos específicos ..................................................................................... 2 2. ALCANCE ........................................................................................................... 2 3. BASES FUNDAMENTALES ................................................................................ 3 4. ALCANCE ........................................................................................................... 4 5. BASES FUNDAMENTALES ................................................................................ 4 6. RESPONSABILIDADES ...................................................................................... 5 6.1 GERENTE GENERAL ................................................................................... 5 7. METODOLOGÍA.................................................................................................. 6 7.1 RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN ........................................................... 6 7.2 ACTUALIZACIÓN LISTA DE CONTRATISTAS O PROVEEDORES. ........... 7 7.3 CRITERIOS DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES – CONTRATISTAS...... 7 7.4 CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES – CONTRATISTAS ... 8 7.5 CASOS ESPECIALES DE SELECCIÓN Y EVALUACIÓN ............................ 9 8. ELABORACIÓN DEL CONTRATO ................................................................... 10 9. ANEXOS ........................................................................................................... 10 11. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................... 10 CR 98 # 2-20 INT 23 AP 604 Email: [email protected] - Bogotá D.C SISTEMA DE GESTION DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO MANUAL PROVEEDORES Y CONTRATISTAS CODIGO: VERSION: CIPM-SST-03 01 FECHA DE ELABORACION; 01/2020 PAGINA: 1 DE 10 1.OBJETIVO 1.1. Objetivo General Describir el proceso de selección y evaluación de proveedores y contratistas que lleva a cabo CUBYMET INGENIERIA S.A.S para la adquisición de servicios o productos, garantizando el cumplimiento de los requisitos de calidad del producto, seguridad, salud ocupacional y medio ambiente. 1.2 Objetivos específicos Establecer los procedimientos seguros de las tareas críticas realizadas en outsourcing, mediante el estudio de los procesos existentes para la ejecución de dichas tareas y el posterior diseño de las listas de chequeo. Incluir dentro de las políticas de contratación de la compañía, el cumplimiento de los estándares y normas establecidas en materia de la seguridad y salud en el trabajo. Exigir a las empresas contratistas y proveedores el cumplimiento de los requerimientos establecidos por la empresa en materia de seguridad y salud y afiliaciones al sistema de seguridad social integral y sus reformas recientes. Identificar, analizar y modificar comportamientos fuera de estándares dentro de la población de proveedores y contratistas de la empresa Calificar a los proveedores y contratistas mediante modelos de evaluación que permitan establecer criterios de decisión para la selección de las mismas. Prevenir reclamaciones por responsabilidad civil solidaria, derivadas de accidentes de trabajo o enfermedades profesionales de contratistas. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todos los proveedores y contratistas actuales y nuevos. El proceso de selección y evaluación de proveedores busca que los CR 98 # 2-20 INT 23 AP 604 Email: [email protected] - Bogotá D.C CODIGO: VERSION: CIPM-SST-03 01 FECHA DE ELABORACION; 01/2020 PAGINA: 1 DE 10 SISTEMA DE GESTION DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO MANUAL PROVEEDORES Y CONTRATISTAS servicios o productos que se van a contratar estén dentro de los requisitos exigidos por CUBYMET INGENIERIA S.A.S, con el ánimo de dar cumplimiento a los requerimientos tanto de nuestros clientes internos como externos 3. BASES FUNDAMENTALES Lo establecido en este documento y lo ordenado por las disposiciones legales vigentes sobre Seguridad y Salud en el trabajo, son de estricto cumplimiento por parte de los Contratistas. Toda empresa Contratista debe establecer y mantener un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo acorde con las características y necesidades de su empresa y acorde a lo establecido en la legislación colombiana. Las instrucciones y lineamientos señalados en el presente documento, podrán ser modificados unilateralmente por CUBYMET INGENIERIA S.A.S, si las circunstancias operacionales o los riesgos potenciales así lo requieren. Es obligación del Contratista, en su papel de empleador y según lo establece la Ley, garantizar adecuadas condiciones, Seguridad y Salud en el Trabajo para sus trabajadores. CUBYMET INGENIERIA S.A.S se reserva el derecho de revisar, verificar o auditar en el momento que lo considere oportuno, el desarrollo de los Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de sus Contratistas. Este documento se considera incorporado al Contrato de obra, convenio u Orden de Servicio que firme el Contratista y forma parte integral del mismo para todos los efectos. CR 98 # 2-20 INT 23 AP 604 Email: [email protected] - Bogotá D.C CODIGO: VERSION: CIPM-SST-03 01 FECHA DE ELABORACION; 01/2020 PAGINA: 1 DE 10 SISTEMA DE GESTION DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO MANUAL PROVEEDORES Y CONTRATISTAS 4. ALCANCE Este procedimiento aplica para todos los proveedores y contratistas actuales y nuevos. El proceso de selección y evaluación de proveedores busca que los servicios o productos que se van a contratar estén dentro de las requisitos exigidos por CUBYMET INGENIERIA SAS, con el ánimo de dar cumplimiento a los requerimientos tanto de nuestros clientes internos como externos 5. BASES FUNDAMENTALES Lo establecido en este documento y lo ordenado por las disposiciones legales vigentes sobre Seguridad y Salud en el trabajo, son de estricto cumplimiento por parte de los Contratistas. Toda empresa Contratista debe establecer y mantener un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo acorde con las características y necesidades de su empresa y acorde a lo establecido en la legislación colombiana. Las instrucciones y lineamientos señalados en el presente documento, podrán ser modificados unilateralmente por CUBYMET INGENIERIA S.A.S, si las circunstancias operacionales o los riesgos potenciales así lo requieren. Es obligación del Contratista, en su papel de empleador y según lo establece la Ley, garantizar adecuadas condiciones, Seguridad y Salud en el Trabajo para sus trabajadores. CUBYMET INGENIERIA S.A.S, se reserva el derecho de revisar, verificar o auditar en el momento que lo considere oportuno, el desarrollo de los Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de sus Contratistas. Este documento se considera incorporado al Contrato de obra, convenio u Orden de Servicio que firme el Contratista y forma parte integral del mismo para todos los efectos. CR 98 # 2-20 INT 23 AP 604 Email: [email protected] - Bogotá D.C SISTEMA DE GESTION DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO MANUAL PROVEEDORES Y CONTRATISTAS CODIGO: VERSION: CIPM-SST-03 01 FECHA DE ELABORACION; 01/2020 PAGINA: 1 DE 10 Servicio: Los resultados generados por las actividades en la interrelación entre el proveedor y el cliente y por las actividades internas del proveedor para atender las necesidades del cliente. Proveedor: Entidad que proporciona productos físicos, tales como materiales, insumos o equipos y/o Servicios. Selección de proveedor / contratista: Proceso mediante el cual se escogen los proveedores de bienes y/o servicios para la empresa. 6. RESPONSABILIDADES 6.1 GERENTE GENERAL El Gerente General y el jefe de operaciones establecen los requisitos y necesidades de compra y solicita las cotizaciones de los respectivos servicios al área encargada. Establece los recursos necesarios para adquirir los servicios prestados para cumplimientos de nuestros clientes. Es responsabilidad de la Gerencia y de la Jefe de operaciones realizar la evaluación para la selección del contratista acorde a los requisitos de SSTXXXXXX. MATRIZ DE REQUISITOS PARA PROVEEDORES Y CONTRATISTAS. Verificar que el personal del Contratista esté debidamente afiliado al Sistema de Seguridad Social Integral y que se realicen de forma oportuna los pagos mensuales correspondientes. Verificar que antes del inicio de las labores, que el Contratista y/o Proveedor hayan cumplido con los requisitos dispuestos en este documento. 6.2 CONTRATISTAS O PROVEEDORES CR 98 # 2-20 INT 23 AP 604 Email: [email protected] - Bogotá D.C SISTEMA DE GESTION DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO MANUAL PROVEEDORES Y CONTRATISTAS CODIGO: VERSION: CIPM-SST-03 01 FECHA DE ELABORACION; 01/2020 PAGINA: 1 DE 10 Los contratistas deberán cumplir con todos los requisitos establecidos por parte de CUBYMET INGENIERIA S.A.S. Deberán cumplir con tiempos establecidos para la entrega de informes. Deberán acogerse al sistema de Gestión CUBYMET INGENIERIA S.A.S. Si los trabajos se realizan en las instalaciones de CUBYMET INGENIERIA S.A.S, el Proveedor está obligado a cumplir los reglamentos establecidos por CUBYMET INGENIERIA S.A.S, y las normas que se establezcan en los reglamentos Internos de Trabajo y de Higiene y Seguridad Industrial de CUBYMET INGENIEIA S.A.S. Si los trabajos se realizan en las instalaciones del Proveedor, CUBYMET INGENIERIA S.A.S podrá verificar que exista y se cumpla con el Reglamento Interno de Trabajo y el de Higiene y Seguridad Industrial del Proveedor. 7. METODOLOGÍA 7.1 RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN La Gerencia General y la Jefe de operaciones es la encargada de buscar contratistas y o proveedores, según la necesidad. Luego solicitará las cotizaciones a los posibles proveedores o contratistas. En algunos casos específicos y de acuerdo a la necesidad de nuestros clientes o de la empresa, se tienen establecidos unos rangos de tarifas de acuerdo a la labor a desempeñar. En caso de no estar de acuerdo con las tarifas se negociará con el Gerente el valor a pagar. En el caso de servicios que deben ser prestados por profesionales la Gerencia decepcionará las hojas de vida en primera instancia. Luego las enviará al Encargado SST el cual realizará la evaluación, y los resultados serán entregados a la Gerencia General quien definirá el o los profesionales a los cuales les solicitará entrevista o contratará directamente. CR 98 # 2-20 INT 23 AP 604 Email: [email protected] - Bogotá D.C SISTEMA DE GESTION DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO MANUAL PROVEEDORES Y CONTRATISTAS CODIGO: VERSION: CIPM-SST-03 01 FECHA DE ELABORACION; 01/2020 PAGINA: 1 DE 10 7.2 ACTUALIZACIÓN LISTA DE CONTRATISTAS O PROVEEDORES. Cada 12 meses se realizará la actualización de proveedores y contratistas vía telefónica o a través de las cotizaciones. 7.3 CRITERIOS DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES – CONTRATISTAS Para seleccionar proveedores nuevos que ofrezcan productos-servicios que incidan en la calidad del servicio prestado y el Sistema de Gestión SG SST se tendrán en cuenta los siguientes criterios: I. Proveedores antiguos que han evidenciado buen desempeño, serán inscritos directamente en el Listado de Proveedores. II. En caso de ser proveedores o contratistas nuevos, se les aplicara el formato de FORMATO INSCRIPCIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE PROVEEDORES XXXX III. En caso de que se encuentre un solo proveedor o contratista que ofrece un servicio o producto no se realizara selección de proveedores. IV. Los proveedores de servicios no requieren inscripción previa, solo deben demostrar competencia para la actividad que va a desarrollar. V. Los proveedores o contratistas que presten servicios (como recolección, transporte y disposición final de residuos sólidos peligrosos, análisis higiénicos, obras civiles, servicios de salud), deben de presentar permisos o autorizaciones otorgadas por las autoridades respectivas (Licencias ambientales, permisos de funcionamiento); además de garantizar la realización de procedimientos seguros al realizar la actividad. En caso de que existan proveedores o contratistas en proceso de certificación o certificados en sistema de gestión (RUC, Calidad, OHSAS 18001 y 14001); se seleccionan Inmediatamente. CR 98 # 2-20 INT 23 AP 604 Email: [email protected] - Bogotá D.C CODIGO: VERSION: CIPM-SST-03 01 FECHA DE ELABORACION; 01/2020 PAGINA: 1 DE 10 SISTEMA DE GESTION DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO MANUAL PROVEEDORES Y CONTRATISTAS VI. La empresa preferencialmente comprara productos que no contaminen el medio ambiente o la sub contratación de proveedores que demuestren responsabilidad con el medio ambiente. VII. Se anexa Matriz de requisitos XXXXX aplicables a los proveedores de nuestra organización teniendo en cuenta las directrices SST. 7.4 CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES – CONTRATISTAS De acuerdo con los requisitos establecidos en XXXXX FORMATO EVALUACION DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS, se procede a efectuar la verificación correspondiente. Esta información permitirá a la organización llevar a cabo la evaluación del desempeño de proveedor o contratista, la cual se realizará de manera anual, a partir de los siguientes criterios y su ponderación: a) Cumplimiento de bienes b) Cumplimiento de servicio c) Calidad d) Gestión e) Post contractual Para la valoración se tendrá en cuenta la siguiente escala: 100 Puntos Su desempeño fue excelente en el criterio evaluado (Excelente). 67 Puntos El proveedor tuvo leves inconvenientes en el criterio evaluado (Aceptable) 33 Punto En varias ocasiones no cumplió con lo exigido (Deficiente). CR 98 # 2-20 INT 23 AP 604 Email: [email protected] - Bogotá D.C SISTEMA DE GESTION DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO MANUAL PROVEEDORES Y CONTRATISTAS CODIGO: VERSION: CIPM-SST-03 01 FECHA DE ELABORACION; 01/2020 PAGINA: 1 DE 10 La evaluación del desempeño se evidenciará en el formato Seguimiento al Proveedor. Anualmente CUBYMET INGENIERIA S.A.S., efectuará la reevaluación del desempeño de sus proveedores, con base en el promedio de los resultados obtenidos en las evaluaciones parciales. CALIFICACIO N OBTENIDA CATEGORIA 100-90 A 89-70 B 69-50 C <50 N CLASIFICACIÓN Confiable, cumple ampliamente los requisitos para asegurar la calidad de los productos. Preferirlo al compra Aceptable, cumple satisfactoriamente con requisitos para asegurar la calidad de lo suministrado No confiable, Los productos suministrados deben ser sometidos a inspecciones rigurosas. Requiere de asesoría y seguimiento permanente. Comprarle cuando el proveedor categoría A Y B no pueda cumplir No Aceptado El resultado de la reevaluación del desempeño será comunicado a los proveedores y contratistas, se consignará en el listado de proveedores. 7.5 CASOS ESPECIALES DE SELECCIÓN Y EVALUACIÓN Se acepta la selección de un solo proveedor / contratista, en los siguientes casos: Que sea un requisito del cliente trabajar con alguien en particular (persona o empresa). El único en el mercado Definido por alianza estratégica En todo caso, si para la selección se cuenta solo con un candidato, debe realizarse la evaluación de los aspectos SST, estratégicos y comerciales CR 98 # 2-20 INT 23 AP 604 Email: [email protected] - Bogotá D.C SISTEMA DE GESTION DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO MANUAL PROVEEDORES Y CONTRATISTAS CODIGO: VERSION: CIPM-SST-03 01 FECHA DE ELABORACION; 01/2020 PAGINA: 1 DE 10 8. ELABORACIÓN DEL CONTRATO El encargado es el Gerente General o a quien el designe. En todo caso debe No. versión CUADRO CONTROL DE CAMBIOS Ítem del Cambio Motivo del Cambio realizado Cambio Fecha del cambio contener el mejor detalle de las partes involucradas, el objeto del mismo, y toda aquella información que las partes consideren pertinentes. En ningún caso pueden contemplar clausulas fuera de ley, o que dañen la moral, buen nombre, bienes y/o personas involucradas. 9. ANEXOS XXXXX MATRIZ DE REQUISITOS PARA PROVEEDORES Y CONTRATISTAS XXXXX FORMATO INSCRIPCIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE PROVEEDORES XXXXXX FORMATO EVALUACION DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS. 11. CONTROL DE CAMBIOS Elaboró Reviso Aprobó Nombre cargo Asesor Integral Encargado SG SST Gerente General Firma CR 98 # 2-20 INT 23 AP 604 Email: [email protected] - Bogotá D.C
