TAREA 3 Curso: Auditorías Internas de Calidad Alumno: Jairo Herrera Diaz c.c. 19.270.306 Fecha: Noviembre 03 de 2009 PROCESO DE AUDITORÍA INTEGRAL AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y DE CALIDAD ACTIVIDAD: 1. Elegir un proceso o procedimiento en la entidad y realizar los 12 pasos que deben tenerse en cuenta en un proceso de Auditoría, según se describe a continuación. DESARROLLO: 1. Elaborar el programa de auditorías. Se elabora un programa de auditorías de julio a diciembre de 2009; su objetivo es: Establecer el nivel de sostenibilidad del Sistema de Gestión de Calidad y del Modelo Estándar de Control Interno en la ERU; su alcance es el de: Serán objeto de la Auditoria combinada, los procesos y procedimientos misionales y de apoyo de la Entidad; los elementos del Subsistema de Control de Gestión, la autoevaluación del control y de la gestión; como frecuencias y fechas de realización se estableció: Las auditorias serán realizadas en dos fases: La primera durante el mes de agosto y la segunda durante el mes de octubre de 2009. 2. Convocar al Comité de calidad y/o Comité de Coordinación de Control interno. Se cita para el 13 de julio de 2009 al Comité de Control Interno, con el fin de someter a consideración entre otros: La aprobación del Programa de auditoras a realizarse entre julio y diciembre de 2009. Al Comité asisten: El Gerente de la entidad, los Directores, los Jefes de Oficina y el Asesor de Control Interno quién actúa como Secretario Técnico. 3. Aprobación del Programa de auditoría. Complementando los demás puntos del orden del día, se puso en consideración la realización de una auditoría interna combinada en dos fases, la primera en el mes de agosto y la segunda en el mes de octubre, dirigida a evaluar los procesos y procedimientos misionales y de apoyo de la entidad y algunos elementos del Modelo estándar de Control Interno. 4. Convocar al Equipo Auditor. En primer lugar, el Asesor de Control Interno designa al Auditor Líder de la auditoría a realizar. Posteriormente, oficia a los diferentes Jefes de área, solicitando autorización para que las personas que cumplen con los requisitos presten su concurso como auditores; a renglón seguido, conforma su equipo auditor, notificando a cada uno de los seleccionados: Propósito de la auditoría, tiempo de realización, nombre del auditor líder y citación para el ejercicio de planificación. 5. Planificación de la auditoria (definición del alcance, solicitud de información, preparación de las listas de verificación, preparación del plan de auditoria). Para cada uno de los procesos de apoyo a auditar se definió qué audita, en uno de ellos: Mejoramiento Continuo (Elaboración de documentos, Control de documentos y registros, Revisión por la dirección, Control de producto no conforme, Acción correctiva y preventiva); la fecha sería agosto 28 de 2009; su objetivo: Establecer el nivel de sostenibilidad del Sistema de Gestión de la Calidad y Modelo Estándar de Control Interno en la ERU; el alcance: Los procesos y procedimientos de apoyo que se encuentran implementados al mes de agosto de 2009 en la ERU; los elementos MECI del Subsistema de Control de Gestión, la Autoevaluación del Control y la Autoevaluación de la Gestión; los criterios de auditoría: Evaluación y cumplimiento de los requisitos de la norma NTCGP 1000: 2004 y MECI en los elementos arriba citados. Para los diferentes procesos auditados, se elaboró una Lista de Chequeo (modelo) conteniendo las preguntas relativas a buena parte de la Norma Técnica de Calidad (capítulos 4 al 8), al igual que las preguntas MECI correspondientes a la Autoevaluación del Control y Autoevaluación de la Gestión. Cada uno de los auditores dependiendo del proceso que se le hubiera asignado auditar, formularia las preguntas específicas para dicho proceso. 6. Comunicar el plan de auditoría. Mediante memorando dirigido a los Jefes de Área respectivos, se remite con (8) días de anterioridad el Plan de Auditoría de los Procesos a auditar, solicitando que dentro de los (5) días siguientes respondan si están de acuerdo con los términos y fechas de realización. 7. Realizar reunión de apertura Recibida la conformidad solicitada, nuevamente y mediante memorando dirigido a los Jefes de Área, se cita a Reunión de Apertura con la presencia de las personas a entrevistar, indicando: día, fecha y hora de realización. 8. Ejecución de la auditoria. Finalizada la Reunión de Apertura, los Auditores designados se dirigen a los responsables de los Procesos a Auditar y proceden a la entrevista respectiva: Utilizan la lista de chequeo, el formato de notas de auditor, requieren la documentación soporte necesaria, realizan las pruebas que sea necesario, levantan las observaciones y/o no conformidades correspondientes. 9. Análisis de hallazgos de auditoria Durante el ejercicio de auditoría deben realizarse por lo menos (2) reuniones de retroalimentación; al término de la auditoria, se reúne el Equipo Auditor, el Auditor Líder, y el Asesor de Control Interno para discutir y ponerse de acuerdo sobre los diferentes hallazgos de auditoría. 10. Elaboración del informe. Luego del análisis anterior, se ha determinado que es: No Conformidad, observación, debilidad, fortaleza, recomendación, y conclusión. Posteriormente se procede a la redacción del informe en el formato establecido, teniendo especial cuidado que en él se identifique el comportamiento obtenido respecto de Sistema de gestión de la Calidad y Modelo Estándar de Control interno. 11. Reunión de cierre. Mediante memorando dirigido a los Jefes de Área, se cita a Reunión de Cierre con la presencia de las personas a entrevistadas, indicando: día, fecha y hora de realización. En la reunión se presenta un breve resumen del resultado de la auditoria, se leen las No Conformidades detectadas y se acuerda los términos y fechas para la presentación del plan de mejoramiento a seguir (tratamiento de las no conformidades en el formato establecido). 12. Seguimiento. Recibido el plan de mejoramiento (tratamiento de las no conformidades en el formato establecido) por parte del Asesor de Control Interno, se asigna a los Auditores para que verifiquen la pertinencia y consistencia de las acciones propuestas, determinen las fechas de ejecución y programen el seguimiento a su cumplimiento. Previamente el Asesor de Control interno comunica al Auditado la aprobación de su plan de mejoramiento. JAIRO HERRERA DIAZ.