TAREA 3 Curso: Auditorías Internas de Calidad Alumno: Jairo

TAREA 3
Curso: Auditorías Internas de Calidad
Alumno: Jairo Herrera Diaz
c.c. 19.270.306
Fecha: Noviembre 03 de 2009
PROCESO DE AUDITORÍA INTEGRAL AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y DE CALIDAD
ACTIVIDAD:
1. Elegir un proceso o procedimiento en la entidad y realizar los 12 pasos que deben tenerse
en cuenta en un proceso de Auditoría, según se describe a continuación.
DESARROLLO:
1. Elaborar el programa de auditorías.
Se elabora un programa de auditorías de julio a diciembre de 2009; su objetivo es: Establecer el
nivel de sostenibilidad del Sistema de Gestión de Calidad y del Modelo Estándar de Control Interno
en la ERU; su alcance es el de: Serán objeto de la Auditoria combinada, los procesos y
procedimientos misionales y de apoyo de la Entidad; los elementos del Subsistema de Control de
Gestión, la autoevaluación del control y de la gestión; como frecuencias y fechas de realización se
estableció: Las auditorias serán realizadas en dos fases: La primera durante el mes de agosto y la
segunda durante el mes de octubre de 2009.
2. Convocar al Comité de calidad y/o Comité de Coordinación de Control interno.
Se cita para el 13 de julio de 2009 al Comité de Control Interno, con el fin de someter a
consideración entre otros: La aprobación del Programa de auditoras a realizarse entre julio y
diciembre de 2009. Al Comité asisten: El Gerente de la entidad, los Directores, los Jefes de Oficina
y el Asesor de Control Interno quién actúa como Secretario Técnico.
3. Aprobación del Programa de auditoría.
Complementando los demás puntos del orden del día, se puso en consideración la realización de
una auditoría interna combinada en dos fases, la primera en el mes de agosto y la segunda en el
mes de octubre, dirigida a evaluar los procesos y procedimientos misionales y de apoyo de la
entidad y algunos elementos del Modelo estándar de Control Interno.
4. Convocar al Equipo Auditor.
En primer lugar, el Asesor de Control Interno designa al Auditor Líder de la auditoría a realizar.
Posteriormente, oficia a los diferentes Jefes de área, solicitando autorización para que las
personas que cumplen con los requisitos presten su concurso como auditores; a renglón seguido,
conforma su equipo auditor, notificando a cada uno de los seleccionados: Propósito de la
auditoría, tiempo de realización, nombre del auditor líder y citación para el ejercicio de
planificación.
5. Planificación de la auditoria (definición del alcance, solicitud de información,
preparación de las listas de verificación, preparación del plan de auditoria).
Para cada uno de los procesos de apoyo a auditar se definió qué audita, en uno de ellos:
Mejoramiento Continuo (Elaboración de documentos, Control de documentos y registros, Revisión
por la dirección, Control de producto no conforme, Acción correctiva y preventiva); la fecha sería
agosto 28 de 2009; su objetivo: Establecer el nivel de sostenibilidad del Sistema de Gestión de la
Calidad y Modelo Estándar de Control Interno en la ERU; el alcance: Los procesos y
procedimientos de apoyo que se encuentran implementados al mes de agosto de 2009 en la ERU;
los elementos MECI del Subsistema de Control de Gestión, la Autoevaluación del Control y la
Autoevaluación de la Gestión; los criterios de auditoría: Evaluación y cumplimiento de los requisitos
de la norma NTCGP 1000: 2004 y MECI en los elementos arriba citados.
Para los diferentes procesos auditados, se elaboró una Lista de Chequeo (modelo) conteniendo las
preguntas relativas a buena parte de la Norma Técnica de Calidad (capítulos 4 al 8), al igual que las
preguntas MECI correspondientes a la Autoevaluación del Control y Autoevaluación de la Gestión.
Cada uno de los auditores dependiendo del proceso que se le hubiera asignado auditar, formularia
las preguntas específicas para dicho proceso.
6. Comunicar el plan de auditoría.
Mediante memorando dirigido a los Jefes de Área respectivos, se remite con (8) días de
anterioridad el Plan de Auditoría de los Procesos a auditar, solicitando que dentro de los (5) días
siguientes respondan si están de acuerdo con los términos y fechas de realización.
7. Realizar reunión de apertura
Recibida la conformidad solicitada, nuevamente y mediante memorando dirigido a los Jefes de
Área, se cita a Reunión de Apertura con la presencia de las personas a entrevistar, indicando: día,
fecha y hora de realización.
8. Ejecución de la auditoria.
Finalizada la Reunión de Apertura, los Auditores designados se dirigen a los responsables de los
Procesos a Auditar y proceden a la entrevista respectiva: Utilizan la lista de chequeo, el formato de
notas de auditor, requieren la documentación soporte necesaria, realizan las pruebas que sea
necesario, levantan las observaciones y/o no conformidades correspondientes.
9. Análisis de hallazgos de auditoria
Durante el ejercicio de auditoría deben realizarse por lo menos (2) reuniones de
retroalimentación; al término de la auditoria, se reúne el Equipo Auditor, el Auditor Líder, y el
Asesor de Control Interno para discutir y ponerse de acuerdo sobre los diferentes hallazgos de
auditoría.
10. Elaboración del informe.
Luego del análisis anterior, se ha determinado que es: No Conformidad, observación, debilidad,
fortaleza, recomendación, y conclusión. Posteriormente se procede a la redacción del informe en
el formato establecido, teniendo especial cuidado que en él se identifique el comportamiento
obtenido respecto de Sistema de gestión de la Calidad y Modelo Estándar de Control interno.
11. Reunión de cierre.
Mediante memorando dirigido a los Jefes de Área, se cita a Reunión de Cierre con la presencia de
las personas a entrevistadas, indicando: día, fecha y hora de realización. En la reunión se presenta
un breve resumen del resultado de la auditoria, se leen las No Conformidades detectadas y se
acuerda los términos y fechas para la presentación del plan de mejoramiento a seguir (tratamiento
de las no conformidades en el formato establecido).
12. Seguimiento.
Recibido el plan de mejoramiento (tratamiento de las no conformidades en el formato
establecido) por parte del Asesor de Control Interno, se asigna a los Auditores para que verifiquen
la pertinencia y consistencia de las acciones propuestas, determinen las fechas de ejecución y
programen el seguimiento a su cumplimiento. Previamente el Asesor de Control interno comunica
al Auditado la aprobación de su plan de mejoramiento.
JAIRO HERRERA DIAZ.