acta nº 3 - planeación general perú - colombia 12.02.13

ACTA Nº 3 - REUNIÓN PERÚ – COLOMBIA
Fecha: 12-02-13
Hora: 5 – 7:45 pm
Lugar: Sala de Juntas Conhydra
Medio de comunicación: Vía Skype
Agenda de la reunión
1. Comentarios con respecto al cronograma revisión 10
2. Capacitación cátedra
Desarrollo
1. En el cronograma se dejan las tareas de diagnóstico de PTAR existente y se le
ponen fechas y duración, al igual que a la elaboración del diagnóstico técnico.
Se comenta sobre las lagunas existentes en la municipalidad y sus características
de construcción, las cuales tienen un sistema de emboquillado (piedras pequeñas
con un recubrimiento de cemento), refiriéndose esto a una PTAR existente.
Respecto a la tarea de estudios de suelos, el equipo Perú dice que se realizarán
dos estudios de suelos, uno al inicio del proyecto para conocer el suelo en general,
si es apropiado o no, entre otros. El siguiente sería cuando se elija una de las
alternativas y se tenga la ubicación de cada una de las unidades. Teniendo en
cuenta lo anterior, el equipo Perú pondrá esta tarea al inicio del proyecto
(levantamiento de información primaria), y cuando se entreguen los puntos al
seleccionar la alternativa (cuando se tengan ubicadas las unidades).
Respecto a la tarea de evaluación técnico económica, el equipo Perú dice que
ésta debe ir junta y, además esta tarea la realizaría Perú (específicamente Efraín).
Por tanto, para desarrollar esta tarea se deben tener definidas las alternativas y el
presupuesto de cada una.
El equipo Colombia hace el aporte de que el censo y la encuesta socioeconómica
cultural se deben realizar en paralelo. El equipo Perú está de acuerdo, y comentan
que es un error de fechas y no de ejecución de la actividad, ya que los dos
aspectos se están realizando en simultáneo. Perú corregirá las fechas en el
cronograma revisión 10.
Con respecto al cronograma Perú se compromete a enviar la revisión 11 el
13/02/13 para revisarlo en Colombia, y finalmente enviarlo como versión 1
dejándolo hasta nivel 4; este mismo día será enviado al Ing. Jorge Vásquez para
presentarlo al PROCOES. (Se tendrían 2 cronogramas, uno para el cliente y el
interno).
2. Capacitación del manejo de la plataforma y la metodología del teletrabajo a cargo
de Elda Ceballos (Conhydra)
Sistematización de trabajo en diferentes lugares (comunicación): Relación entre
los grupos, métodos de trabajo, entre otros.
Centralización de la información.
La metodología de trabajo se llama teletrabajo.
Plataforma tecnológica: Componentes
-
-
Sistematización
Roles:
o Sistematizador: Se encarga de la digitación de las actas de las
reuniones. Requiere de un alto nivel de detalle, que tenga capacidad de
escucha alta, que escriba objetivamente, que escriba en tercera
persona, con buena ortografía, redacción, entre otros; debe revisar la
información escrita en el acta.
o Comunicador: Se encarga de la logística para reuniones, de recordar
las fechas de éstas; también de actualizar la plataforma
periódicamente.
o Coordinador: Se encarga de realizar control y seguimiento; debe tener
claras las reglas de juego, participar, conocer si se están comunicando
de la manera indicada. Además debe realizar acta de seguimiento.
Desarrollo de la metodología
Formas de sistematización
El coordinador general (en el modelo interno) es el ing. Rubén Darío Pinzón,
además del coordinador del equipo Colombia; el ing. Jorge es el coordinador del
equipo Perú.
El sistematizador debe validar temas técnicos con el grupo de trabajo. Este rol lo
ejecutará la ing. Ivette Silva (Colombia). Debe comunicarse con el coordinador
previamente a la reunión general para definir la agenda de la reunión y luego
enviarla a todos los participantes en cada grupo para que opinen al respecto. El
ing. Edgardo será el sistematizador del equipo Perú, para las actas de reunión
internas.
Formatos:
-
Formato de sistematización
Se debe realizar una reunión 0, con objeto de la reunión “planeación del proyecto”
la cual se realiza al inicio del proyecto. El coordinador da las directrices de trabajo
y de las actividades a desarrollar, y luego cada equipo de trabajo debe diligenciar
el acta (en la reunión no se diligencia, sólo se toman apuntes). Se desarrolla toda
la metodología de trabajo.
Esta acta ya diligenciada por cada equipo se sube en la plataforma para que el
personal de cada equipo tenga acceso a la información.
Se va a realizar una reunión semanal, por tanto cada equipo se debe reunir
mínimo una vez a la semana antes de esta reunión general para dar sustento de
las actividades.
El coordinador va a manejar el foro grupal donde se incluye a los dos equipos.
Componentes del formato de sistematización:
- Fase: Perfil (pre-inversión) o expediente técnico (inversión)
- Actividad: Según cronograma
-
Tipo: Técnico
Método de trabajo: El profesional definirá como lo va a realizar
Persona responsable
Mecanismo de comunicación: Si requiere comunicarse con el otro equipo o con
profesionales externos (trabajos externos) y qué se necesita.
Plataforma: Cátedra Conhydra
Para ingresar se requiere usuario y contraseña (Elda realiza esta diligencia para
cada participante)
Da una capacidad de 20 - 50 MB por archivo. Elda va a hacer lo posible para que
se pueda aumentar la capacidad.
Elda mañana ya tendrá el espacio para este proyecto con el fin de que se inicie la
exploración de la plataforma, y además otra capacitación más personalizada para
cada equipo. Para el equipo de Perú se define para el jueves 14 de febrero a las
5pm.
Mañana se envía base de datos a cada equipo del otro equipo.