EVIDENCIA 1: PLAN DE CONTINGENCIA. IDENTIFICAR LOS RIESGOS OPERACIONALES PRESENTES EN LOS PROCEDIMIENTOS DE DISTRIBUCIÓN FÍSICA INTERNACIONAL Luis Carlos Lopez Medrano INSTITUCION SENA DISTRIBCION FISICA INTERNACIONAL WILMER JESUS GUTIERREZ ORELLANO Ficha: 2404841 2022 Para que una empresa pueda alcanzar altos niveles de productividad, debe establecer medidas que permitan reducir los niveles de riesgos al máximo; se debe tener en cuenta que las pérdidas financieras están estrechamente ligadas con los riesgos operacionales, por lo tanto, es conveniente identificarlos, determinar las causas, evaluar el posible impacto en la empresa y diseñar un plan para mitigar los efectos cuando se presenten; no se deben improvisar procedimientos para contrarrestarlos, ni tampoco se deben subestimar las consecuencias. Es importante resaltar que, aunque los riesgos operacionales externos como los factores climáticos adversos y en algunas ocasiones los desastres naturales, se pueden prevenir por medio del uso de herramientas tecnológicas, también pueden ser completamente impredecibles, lo cual podría causar serios contratiempos económicos y sociales. De acuerdo con lo anterior y con el fin de profundizar sus conocimientos sobre los riesgos operacionales, lea detenidamente la siguiente situación y realice la actividad planteada: Con base en la situación anterior, identifique los riesgos operacionales y elabore un plan de contingencia para minimizar los efectos que ha dejado este fenómeno natural. Para ello, realice esta evidencia junto con su grupo de trabajo conformado en las anteriores actividades de proyecto, teniendo en cuenta lo siguiente: 1. Consulten en internet temas relacionados con desastres naturales y cómo estos afectan a las empresas exportadoras. Un fenómeno natural de gran magnitud, tal como un gran terremoto, lluvias intensas e inundaciones (producidas o no por el Fenómeno del Niño), puede siempre causar un desastre. Pero la magnitud del desastre para una empresa puede variar en función del grado de preparación de ésta. Un desastre ligado a un fenómeno natural puede causar diferentes tipos de daños a una empresa: destruir o dañar severamente su local o sus locales de actividad, así como los equipos y servicios internos y externos necesarios a su trabajo, causar heridas y muertes entre el personal (sea en su lugar de trabajo o en sus domicilios). El resultado será la interrupción total o parcial de su actividad, con la resultante pérdida de ingresos, lo que en general puede llevar a la quiebra o desaparición de la empresa. Obviamente, esto afectaría aún más a las Mypes e incluso a las medianas empresas, que suelen depender con mayor frecuencia casi completamente de un local. Entre las grandes empresas y las corporaciones es más habitual que dispongan de diferentes locales y hasta de numerosas agencias; pero aún éstas pueden verse seriamente afectadas, si además gran parte de sus proveedores y clientes lo han sido. Situación La empresa ABC fabrica productos de consumo masivo y los comercializa en el mercado internacional. Esta empresa ha tenido serias dificultades para enviar la mercancía a sus clientes, debido a los desastres que ocasionó el paso de un huracán por la zona geográfica donde están ubicadas sus instalaciones, dejando un sector de la planta de producción afectada. También hay que anotar que sus proveedores han tenido inconvenientes, ya que no han podido recibir las materias primas debido a que los puertos de embarque y aeropuertos están cerrados. La situación al interior de la compañía es un poco tensa, porque no saben cómo actuar. 2. Seleccionen cuatro (4) procesos empresariales que se vean afectados por la situación planteada. • Proceso almacenamiento. • Proceso de producción. • Proceso distribución. • Proceso comercial. 3. Relacionen cinco (5) riesgos operacionales para cada uno de los cuatro (4) procesos empresariales mencionados en el punto anterior. Procesos almacenamiento: • Recepción de productos • Conservación y mantenimiento • Administración de inventario • Almacenamiento adecuado. • Falla en el análisis del escenario Proceso de producción: • Interrupción de la producción . • Fallas en los sistemas. • Difícil acceso a los repuesto de maquinaria. • Daño en la materia prima. • Regazas de materiales Proceso de distribución : • canales de distribución • Cronogramas imposibles de cumplir. • Pobre control de los cambios. • embalaje de los bienes. • plazos de entrega Proceso comercial: • Tamaño de la venta. • Número de clientes afectados. • Caducidad del producto. • Disminución oferta 4. Describan las actividades que generalmente se realizan en dichos procesos. • Proceso almacenamiento. 1. Recepción de pedidos. 2. Movimiento y ubicación 3. Procesamiento de pedidos. 4. Preparación de pedidos (picking). • Proceso de producción. 1. Producción bajo pedido: 2. Producción por lotes 3. Producción en masa 4. Producción continua • Proceso distribución. • Proceso comercial. • Definir la oferta de valor y estrategia para cada segmento de mercado. • Alinear las etapas de compra del cliente con las etapas de tu proceso de ventas. • Evaluar la experiencia de compra del consumidor. 5. Indiquen las causas que pueden originar el riesgo operacional, para cada proceso. • Proceso almacenamiento. Deterioro del almacenamiento de el producto y materia prima. • Proceso de producción. Aumento en costos de mantenimiento. • Proceso distribución. Mayor tiempo de respuesta a los cambios en la demanda del mercado. • Proceso comercial. Entrega fuera de tiempo limite y disminución de la calidad, Aumento de tiempo en la realización de nuevos productos. 6. Determinen las consecuencias que pueden generar los riesgos operacionales en cada proceso. • Proceso almacenamiento: Perdida de inventario y almacenamiento de forma inadecuada. • Proceso de producción: Contaminación y acumulación de residuo. • Proceso distribución: Incumplimiento con los despachos de producto. • Proceso comercial: Clientes insatisfechos con el proceso que puedan dar malas referencias de la compañía. 7. Indaguen sobre el grado de preparación que tienen las empresas para hacerle frente a los desastres naturales. No importa que tan grande o pequeña sea la organización ya que cualquier persona o institución puede verse afectada por algún fenómeno de la naturaleza. Esto es, tsunamis, sismos, huracanes, terremotos, inundaciones e incendios. Evidentemente, entre tantas cosas a las que se enfrentan las empresas, están las catástrofes naturales, que ocurren inesperadamente. Por consiguiente, los planes para prevenir o atender contingencias y reconstruir, deben estar diseñados a la medida de cada una de ellas. Por tanto, es importante que cada negocio, sin importar tamaño o número de empleados, cuente con un plan para emergencias. 8. Con base en lo realizado en los puntos anteriores, elaboren el plan de contingencia para la empresa ABC, con el fin de que se pueda aplicar en el momento que se vuelva a presentar un desastre natural. Este plan debe incluir un programa de recuperación. Prevención Es común que los emprendedores no cuenten con un seguro de gastos que cubra desastres naturales, humanos o tecnológicos como: robos, inundaciones, pérdida de información, incendios, sismos, entre otros. Sin embargo, contar con este sustento, ayudará a evitar deudas para recuperar lo perdido, o bien, cerrar por no poder continuar con el funcionamiento del negocio. Manejo de crisis A veces pensar con la cabeza fría puede ser lo más asertivo, sin embargo, la vida laboral incluye situaciones en las que debemos manejar el estrés, los nervios y saber actuar antes una catástrofe; por ello, tener planes de contingencia, saber qué hacer, qué decir en el momento indicado, te puede ayudar a mantener la calma y claro, hasta salvar vidas. Evalúa daños y pérdidas Posterior a la catástrofe, deberás revisar si es seguro entrar a tu negocio, si te es posible, deberás realizar una limpieza profunda, lo que te permitirá enlistar lo que se ha afectado y perdido. Así tendrás claro el monto de reinversión que se necesita para que el comercio vuelva a producir. Línea de crédito En caso de requerir un financiamiento externo, buscar la major alternativa. Evaluar a las financieras que ofrezcan mejores tasas de interés mediante programas dirigidos a negocios afectados por emergencias. Recuperación de información La recuperación debe incluir garantizar la disponibilidad de redes, aplicaciones y datos. Esto ayudará a apoyar la continuidad empresarial, incluyendo trabajar desde el hogar. Una buena alternativa para lograrlo es realizar respaldos de la información periódicamente, así la mantendrás actualizada y no solo, en un mismo lugar. Reanuda actividades En este tipo de situación, es bueno que trates de buscar alternativas que puedan ayudarte a solucionar problemas inmediatos, pues mientras más pronto reanudes actividades, más rápido se logrará la recuperación y retomarás tu ritmo habitual en menos tiempo. 9. Adicionalmente y con el fin de afianzar sus conocimientos, expliquen qué estrategias implementa el gobierno colombiano para prevenir y hacerle frente a los desastres naturales. El Plan Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres de Colombia es una estrategia de desarrollo que debe convertirse en una hoja de ruta para que el país convoque a los diferentes actores del Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres –SNGRD- a implementar acciones conjuntas para llevar a cabo el proceso social de la gestión del riesgo, contribuyendo a la seguridad, al mejoramiento de la calidad de vida y al desarrollo sostenible. El PNGRD fue adoptado mediante Decreto Presidencial 308 de 2016, luego de un proceso de formulación realizado en el marco del Decreto 1081 de 2015 (Capítulo 2 Procedimiento para la Expedición y actualización del Plan Nacional de Gestión del Riesgo) y actualizado mediante el Decreto presidencia 1478 del 03 de agosto de 2022. El Plan Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres de Colombia se encuentra desde su objetivo general y sus cinco objetivos específicos, alineado con las cuatro prioridades suscritas en el Marco de Sendai 2015-2030 (1.Comprender el riesgo de desastres, 2. Fortalecer la gobernanza del riesgo de desastres para gestionar dicho riesgo, 3.Invertir en la reducción del riesgo de desastres para la resiliencia y 4. Aumentar la preparación para casos de desastre a fin de dar una respuesta eficaz, y “reconstruir mejor” en los ámbitos de la recuperación, la rehabilitación y la reconstrucción) y con el objetivo esperado en los próximos 15 años: La reducción sustancial del riesgo de desastres y de las pérdidas ocasionadas por los desastres, tanto en vidas, medios de subsistencia y salud como en bienes físicos, sociales, culturales y ambientales de las personas, las empresas, las comunidades y los países.
