ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO MANUEL BELGRANO NIVEL PREGRADO T.S.U. EN COMERCIALIZACIÓN ADMINISTRACIÓN I Guía de estudio TEÓRICO-PRÁCTICA (1° AÑO ) ELABORADA, DISEÑADA Y COMPAGINADA POR : PROF CRA MARA GIANNONE EN BASE AL MATERIAL DE CONSULTA, CITADO COMO BIBLIOGRAFÍA. (PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL SIN PREVIO CONSENTIMIENTO) (ACTUALIZADA PARA EL PERÍODO LECTIVO 2020) 4° ENTREGA 2020 PERÍODO LECTIVO : 2020 La organización como sistema abierto Las organizaciones poseen todas las características de un sistema abierto, es decir, presentan relaciones de intercambio con el ambiente a través de entradas (insumos), proceso y salidas (productos), influyen sobre el ambiente y reciben influencias de éste continuamente, es más, para sobrevivir deben readaptarse constantemente a las condiciones del medio. (resilencia) Por ejemplo: el procesamiento de los datos contables se hace siguiendo los lineamientos generales de la obtención de la información. Ordenamos los elementos del sistema contable que intervienen en cada etapa de ese proceso. entrada de datos procesamiento salida de información documentos y otros plan de cuentas controles comprobantes manual de cuentas emisión de informes registros contables medios de registración Para analizar esta relación de la organización (como sistema abierto) con el entorno la vamos a considerar como subsistema de uno mayor que la contiene siendo éste, parte a su vez, de un ambiente internacional que también lo contiene y lo afecta. Entre todas las organizaciones, prestaremos especial atención, por su indiscutible importancia, a las Empresas, consideradas hoy verdaderas entidades sociales independientes de sus dueños.Trabajo en Equipo El trabajo en equipo es una excelente forma de aplicar el enfoque de sistemas en el trabajo dentro de las organizaciones, porque la unidad de aprendizaje en las organizaciones modernas no es el individuo sino el equipo, que actuando en equipo funcionan como un sistema de partes interrelacionadas. Si los equipos no aprenden, la organización no puede aprender. La práctica de la cooperación implica conjunción de esfuerzos, de acuerdos e interdependencia entre las personas. Trabajar conjuntamente no es garantía de eficacia, pero coordinando acciones es posible alcanzar objetivos que de otra manera no se podrían conseguir. Desperdicio de energía en un equipo no alineado. SINERGIA AA Se aplica aquí el concepto de la “división del Trabajo” de Adam Smith en su libro la Riqueza de las Naciones. 22 La Administración es una ciencia?, es una técnica? O tiene algo de arte?... Es una ciencia: La Administración como un conocimiento científico de las organizaciones implica que existen teorías explicativas de su comportamiento que permiten predecirlo, tiene un objetivo de carácter real que pertenece al mundo de la cultura y está ubicada en las ciencias fácticas. Como ciencia, aplica el método científico, elabora teorías, modelos e hipótesis sobre la naturaleza, dinámica y evolución de las organizaciones. Se puede explicar esta postura diciendo que: Es un cuerpo de principios, que resultan de la observación sistematizada de la realidad. Esos principios, propuestos como hipótesis y analizados en su relación causa-efecto, enuncian leyes. Esas leyes, explican los hechos investigados y su significado. De esta forma, se puede observar que se cumple el proceso del conocimiento científico: Observación Teoría Hipótesis Leyes Experiencia La Administración, como todas las ciencias sociales, es muy compleja, no es una ciencia exacta. Su objeto de estudio, “las Organizaciones”, tienen una gran dinámica y son muy cambiantes. Es una técnica: La técnica implica la aceptación de que existen medios específicos que se utilizarían para lograr el funcionamiento de las organizaciones, orientar su comportamiento global y de cada una de sus partes hacia los objetivos definidos previamente. En realidad, existe una caja de herramientas con: procedimientos, normas, reglas y recursos utilizados para desarrollar las actividades administrativas. La técnica acciona y transforma, es el medio para comprobar si los enunciados de la ciencia son válidos o no. En caso de no serlo, la ciencia comenzará nuevamente su ciclo de investigación. Tiene algo de arte: 23 Este aspecto alude a la realidad del administrador y no a la Administración. Sostiene que para administrar se requieren aptitudes naturales tales como: creatividad, espíritu emprendedor, capacidad de reflexión, gusto estético, etc. Habilidades y destrezas que se van profundizando con la experiencia. El éxito de un administrador depende de la comprensión de los principios de la administración y de la aplicación de las habilidades técnicas, humanas y conceptuales. Habilidades conceptuales: implican tener una visión global de la organización, concebirla y manejarla como un todo interrelacionado, sus partes y su entorno. Tener habilidades conceptuales es condición fundamental para la planificación estratégica. Estas habilidades predominan en la alta dirección. Implican capacidad para comprender la complejidad total de la organización y la adaptación del comportamiento de la persona dentro de aquélla. Estas habilidades permiten que la persona proceda de acuerdo con todos los objetivos de la organización y no sólo según los objetivos y las necesidades de su departamento o grupo inmediato. Habilidades técnicas: comprenden los conocimientos y habilidades aplicados a una tarea determinada. Son más importantes en los niveles medios y más bajos de la organización, como supervisores y gerentes medios y menos a nivel de la alta dirección. Tienen que ver con la capacidad para utilizar conocimientos, métodos, técnicas y equipos necesarios para cumplir tareas específicas de acuerdo con el conocimiento, experiencia y educación. Habilidades humanas: son las necesarias para liderar, motivar, comunicar y resolver conflictos; son igualmente necesarias en cualquiera de los tres niveles de la organización. Comprende la capacidad de discernimiento para trabajar con personas, comunicarse con ellas, comprender sus actitudes y motivaciones y aplicar un liderazgo eficaz. Finalmente, diremos que en diferentes proporciones, en cada caso en particular y en el tiempo, ciencia, técnica y arte se complementan enriqueciéndose. LA ADMINISTRACIÓN COMO CIENCIA COMO TÉCNICA COMO ARTE Tiene objeto propio y método Transforma la realidad a través Depende de la personalidad y científico. de un instrumental específico experticia del administrador. Cabe preguntarnos entonces: ¿Quién es “el Administrador”? ¿En una organización o empresa hay uno o varios administradores? Los administradores son aquellas personas “formalmente encargadas de una unidad de la organización”. Dicha unidad puede ser tan amplia como la propia Empresa o tan reducida como un pequeño departamento de la misma. El administrador se caracteriza por combinar, coordinar, recursos para conseguir los fines establecidos. La combinación adecuada de esas habilidades varía a medida que un individuo asciende en la escala jerárquica, desde posiciones de supervisión hasta posiciones de alta dirección. A medida que se asciende 24 en los niveles de la organización, disminuye la necesidad de habilidades técnicas y aumenta la necesidad de habilidades conceptuales. El colombiano Wood Stanton Presidente de Arcos Dorados nos comparte cinco claves importantes en los negocios: 1)”Sin fracasos no se logra nada”: Los fracasos bien manejados pueden ser el comienzo de una ruta exitosa. 2)”Tus colaboradores deben ser más inteligentes que tú:” Es fundamental que se compartan los mismos valores 3)”Sin comunicación interna eficiente y transparente estás perdido”: 4)”Hay que arriesgarse, ser optimistas y aprovechar la oportunidad” 5)”El riesgo se mitiga con datos” Wood Stanton explica que los negocios deben guiarse por una intuición y una visión a largo plazo. Actividad: Completa cuándo la Administración actúa como ciencia, técnica o arte en los siguientes casos: a)- Usa los manuales de funciones para categorizar a un empleado nuevo. b)- Usa el método científico para resolver una hipótesis planteada por un investigador. c)- Aplica los principios del enfoque de sistemas en una reunión de personal. d)-El gerente de personal, coordina las tareas del mes. e)-El Ministro de Minería actúa para destrabar un conflicto con los mineros. f)- Aplica los principios de la Teoría del Nuevo Premio Nobel de Administración para resolver un conflicto. g)-El Director de un colegio media para resolver la posible toma del mismo, por parte de los alumnos. Solución actividad : a)técnica; b)ciencia; c)técnica; d)arte; e)arte; f)técnica; g)arte. Artículo de actualidad para leer: “¿Las sugerencias para los empresarios administradores ante el tema de la incertidumbre?” “Levantarse todos los días para ver cómo le encuentran la vuelta. Cosa que ya la saben, solo que yo lo voy a ratificar. Yo los entreno a mis alumnos para tomar decisiones bajo incertidumbre. Tenemos que mirar los procesos decisorios, lo demás olvidate de todo”. “Mirar lo que está pidiendo la sociedad en este contexto. ¿Qué necesitan los consumidores de ustedes? Primero que los entiendan, escuchen, que les digan en qué les van a ser útiles, que lo comuniquen de la manera más clara posible y le den tranquilidad. Por ejemplo: ‘por un mes, esto vale esto”. “Hemos pasado de un mercado de demanda, a un mercado de oferta. Esto es, señores, hay que salir a vender, ya no te vienen a sacar los productos de las manos”. 25 “¿Qué podemos hacer? Las 4P del marketing, pero otras p. Precio, cada uno verá cuánto traslada a precios y cuánto se le cae el volumen. Portafolio, en el país hay lugares donde les está yendo bien. Precisión, contar para qué nivel socio económico para qué mercado, para la cuarta p, que es cómo vas a salir a estimular las distintas estructuras de tu portafolio”(Portafolio aplicado.) De, Seminario en el Sheraton Córdoba Hotel para la Cámara de Comercio de Córdoba.-02/08/18.- En los niveles inferiores, los supervisores requieren considerable habilidad técnica para instruir y formar técnicos y demás subordinados. En los niveles más altos, los ejecutivos no precisan conocer al detalle las tareas específicas ejecutadas en el nivel operacional. A pesar de que varíe la proporción de habilidades técnicas y conceptuales necesarias en los diferentes niveles de la organización, en apariencia el denominador común crucial en todos los niveles es la habilidad humana. Sin embargo, estas tres habilidades requieren ciertas competencias personales para ser puestas en práctica con éxito. Las competencias (cualidades de quien es capaz de analizar una situación, presentar soluciones y resolver asuntos o problemas) constituyen el mayor patrimonio personal del administrador. Recuerda: Al ingresar al mundo laboral, las personas son elegidas, evaluadas y hasta remuneradas por sus competencias. Las competencias son entonces los medios que dispone una persona, para dominar distintas situaciones, movilizando varios recursos, tales como: saberes, habilidades, actitudes, una identidad, una relación con el conocimiento, responsabilidades. La familia, la escuela, la sociedad deben ser guías para que las personas logren, a temprana edad, un espacio donde desarrollar y mostrar sus destrezas y experiencias y puedan aplicar el conocimiento adquirido que le da sentido al aprendizaje. CON RESPECTO A LAS ACTITUDES, HEMOS ESCUCHADO A ALGUNOS DIRECTIVOS DE EMPRESAS DICIENDO "EL FUTURO SUSTENTABLE DE CUALQUIER NEGOCIO, GIRA EN TORNO A LA PASIÓN POR LO QUE SE HACE. PODES TENER LA MEJOR TECNOLOGÍA, LOS MEJORES PROCESOS Y SISTEMAS, PERO SI NO SE TIENE LA MEJOR GENTE, NO PASA NADA". GENERAR UN INTERÉS MAYOR POR PARTE DEL EQUIPO DE TRABAJO PARECE SER LA CLAVE. 26 Para enfrentar los actuales y futuros desafíos, el administrador requiere desarrollar tres competencias durables: Conocimiento: es el conjunto de información, conceptos, ideas, experiencias y aprendizajes de la especialidad del administrador. en función del cambio e innovación que ocurren con intensidad cada vez mayor, el administrador se debe actualizar y renovar constantemente. Perspectiva: significa capacidad de poner en práctica el conocimiento, saber transformar teoría en práctica, aplicar el conocimiento al análisis de situaciones, a la solución de problemas y a la conducción del negocio. Actitud: se refiere al comportamiento personal del administrador frente a las situaciones que enfrenta en su trabajo. Actitud se refiere al estilo personal de hacer las cosas, la manera de liderar, motivar, comunicar, llevar los proyectos adelante. Es convertirse en un agente de cambio en las empresas. COMPETENCIAS HABILIDADES CONCEPTUALES HUMANAS TÉCNICAS CONOCIMIENTO INFORMACIÓN, SABER HACER, ACTUALIZACIÓN PROFESIONAL CONSTANTE PERSPECTIVA ACTITUD VISIÓN PERSONAL, COMPORTAMIENTO MANERA PRÁCTICA DE ACTIVO Y PROACTIVO, APLICAR EL ÉNFASIS EN LA ACCIÓN, LIDERAZGO Y CONOCIMIENTO COMUNICACIÓN RESULTADO MAYOR APROXIMACIÓN AL ÉXITO PROFESIONAL El Emprendedor: Un emprendedor es una persona que enfrenta, con resolución, acciones diferentes. Ante esta realidad, podemos decir que emprender es algo cotidiano, todos hemos sido y seremos emprendedores en algún momento de nuestras vidas. Por ejemplo, ¿quién no ha “emprendido un viaje”? tarea algo más común, por cierto, entre nosotros que “emprender un negocio”. Quién no ha tenido que tomar decisiones, respetar horarios, reglas, normas y principios para emprender un viaje, organizar una fiesta o desarrollar un proyecto? quién no ha tenido que buscar información para que dichas decisiones sean lo más acertadas posibles? quién no ha gestionado y controlado sus propias acciones? entonces, tanto emprender un viaje, como emprender un negocio o iniciar cualquier otro proyecto es aventurado y no tan sencillo e involucra el riesgo… por ejemplo, para realizar un viaje debes tener un destino y seguir un itinerario, contar con recursos, disponer de tiempo, planificar los pasos a realizar, organizar las tareas etc. Quien no proyecta, tendrá mayor dificultad para asegurar la pronta llegada al lugar deseado. Lo mismo podemos decir para quien comienza un negocio sin comprender el fin último, ya que desgastará esfuerzos y recursos sin asegurarse el cumplimiento de los objetivos. Un buen emprendedor busca las mejores oportunidades y se moviliza para aprovecharlas, es innovador, creativo, tiene confianza y constancia en su idea. Reconoce que, en la mayoría de los casos, no puede hacer todo 27 solo, necesita del otro, del trabajo en equipo. Y necesita, además, aplicar las funciones y los principios de la administración para ayudarse en todo ello. En la actualidad, el proceso de cambio de las Organizaciones es tan dinámico, que los especialistas consideran que la rápida toma de decisiones tiene mucha base intuitiva y es muy importante la experiencia además de la formación científica. Desde un punto de vista tradicional Administrar es: COMBINAR DE MANERA ÓPTIMA LOS RECURSOS DE UNA ORGANIZACIÓN, PARA ALCANZAR CON EFICIENCIA SUS OBJETIVOS Para muchos da la idea de proceso, porque la administración se produce en un tiempo de la vida real de “alguien” y este transcurso del tiempo, da la idea de proceso; lo mismo ocurre cuando nos referimos a las funciones de la administración, al comienzo tienen una lógica procesal, una de las máximas que por allí escuchamos dice: “si no hay planificación, no hay control”, dejando por las claras que la primera es previa a la segunda. En realidad, una vez que la tarea administrativa está en marcha, tal lógica procesal desaparece y las funciones administrativas coexisten y entonces administrar significa dar respuestas, resolver situaciones y desarrollar una actividad de la manera más eficaz y eficiente posible, guiados por el “norte” que establecen las metas y objetivos organizacionales. 28
