GUIA DE TRABAJO PBSI PARA SUCURSALES CABECERAS DE REGION Elaborado por: . Gestión de Servicios, Departamento Atención Presencial División Canales de Atención (CCP) Revisado por: Jefa Depto Atención Presencial.(LPS) Fecha: 03-10-2014 Página: 1 de 24 Aprobado por: Jefa División Atención a Clientes (RMS) GUIA DE TRABAJO PENSION BASICA SOLIDARIA DE INVALIDEZ LEY 20.255 Este documento impreso es una copia no controlada GUIA DE TRABAJO PBSI PARA SUCURSALES CABECERAS DE REGION Elaborado por: . Gestión de Servicios, Departamento Atención Presencial División Canales de Atención (CCP) Revisado por: Jefa Depto Atención Presencial.(LPS) Fecha: 03-10-2014 Página: 2 de 24 Aprobado por: Jefa División Atención a Clientes (RMS) imposible justificar ante una auditoria, tanto para CONCEDER como para RECHAZAR las respectivas solicitudes. Guía de Trabajo orientadas a las Sucursales Cabeceras de Región, en las PBSI, Ley 20.255 C. Liberación La Superintendencia de Pensiones y Contraloría General de la Republica ha reiterado al IPS que es necesario dejar por escrito todo el proceso de la tramitación de las Solicitudes de Invalidez del Pilar Solidario, Ley 20.255 Se informa además vía correo electrónico, la liberación de los expedientes en cada proceso mensual. Por lo anterior, en el presente texto se describen pasos simples que se deben realizar para lograr una tramitación con calidad y eficacia, el cual complementa la IT PBSI. D. Se detallan y muestran pantallas más usadas. Se deberá Oficializar mediante resolución el Encargado(a) Regional de PBSI y sus trámites relacionados, según formato adjunto. (Ejemplo letra “O”) Una vez que se ha ingresado al aplicativo de la reforma, enlace “Informes PBS”, se llega a conocer información sobre la “Atención y Concesión”, pantalla a la que deben acceder mínimas dos veces por semana. A. Redes Las sucursales Cabeceras de Región, deben mantener una comunicación directa con los CAP de su jurisdicción (para este tema), MUNICIPALIDADES, AFP, CIAS DE SEGUROS, tanto para la información y cambios que se realizan en el aplicativo, como para lograr apoyo en el trabajo en forma manual cuando la situación lo amerite. B. El sistema nos habla, debemos entenderlo. El Jefe(a) de la Sucursal Cabecera de Región o Encargado(a) PBSI, deberá dos veces por semana (mínimo), verificar la pantalla de “Informes PBS”. Cada vez que la sucursal Cabecera de Región ingresa un dictamen ejecutoriado o una apelación, debe verificar la pantalla de trabajo de la invalidez, por lo cual necesariamente día a día sabe cómo está el ítem “Conformar Expediente”. Cuando se ingresa una solicitud de PBSI, de inmediato se puede conocer si tiene una solicitud anterior y el estado en que se encuentra. En el historial se conoce quien tomo esa primera Solicitud y cuál es el CAP Cabecera de Región que la tramito. En ventana “Solicitudes”, “Reportes a nivel Regional”, se conoce la cantidad de Solicitudes por tipo de beneficio ingresadas en el día o en el período que se quiere consultar. La sucursal Cabecera de Región, es el responsable de enviar en forma correcta los expedientes a las CMR y registrar cada etapa oportunamente en el Aplicativo, evitando así demoras que es Este documento impreso es una copia no controlada GUIA DE TRABAJO PBSI PARA SUCURSALES CABECERAS DE REGION Elaborado por: . Gestión de Servicios, Departamento Atención Presencial División Canales de Atención (CCP) Fecha: 03-10-2014 Revisado por: Jefa Depto Atención Presencial.(LPS) Página: 3 de 24 Aprobado por: Jefa División Atención a Clientes (RMS) Las columnas del Proceso de Invalidez son: En la ventana “Gestión INP”, “Reporte Proceso Invalidez”, se conoce por Sucursal cabecera de región, la cantidad de Solicitudes de PBSI que están en cada una de las etapas del proceso. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. Región. Sucursal IPS. Nº Total de Solicitudes. Rechazadas-Anulados y Desistidas antes de enviar a la CMR. En Cálculo PFP. Para rechazar por PFP. Con Invalidez decretada. Otros. Por enviar a la CMR. Sin marca de envío a la CMR. Sin recepción CMR. Recepcionados CMR. Total CMR. En CMR. Devueltas. Prorroga. Dictamen Aprueba. Dictamen Rechaza Dictamen Ejecutoriado Aprueba. Dictamen Ejecutoriado Rechaza. Apelación. Resolución CMC Aprueba. Resolución CMC Rechaza Todas las Columnas son importantes, por cuanto en estricto rigor, deberíamos saber por períodos el comportamiento de los diferentes estados, es decir si del total de los ejecutoriados, se encuentran todos concedidos o rechazados o se encuentran efectivamente en ese estado. Se debe poner especial atención a las Columnas: 9. POR ENVIAR A LA CMR, 10. SIN MARCA DE ENVÍO A LA CMR y 11. SIN RECEPCION EN LA CMR. Lo óptimo es que estas columnas se encuentren en “0”. La verificación de esta estadística permite gestionar en forma directa y sin esperar información desde el nivel central, el estado de las solicitudes; si éstas se encuentran o no liberadas para su envío a la CMR, permitiendo con esto optimizar los tiempos de demora en la tramitación. Este documento impreso es una copia no controlada GUIA DE TRABAJO PBSI PARA SUCURSALES CABECERAS DE REGION Elaborado por: . Gestión de Servicios, Departamento Atención Presencial División Canales de Atención (CCP) Revisado por: Jefa Depto Atención Presencial.(LPS) E. Pantalla Concesión PBS. Fecha: 03-10-2014 Página: 4 de 24 Aprobado por: Jefa División Atención a Clientes (RMS) - Privilegios del aplicativo asociados a los Jefes Cabeceras de región les permiten acceder a trámites incorporados en ““Trámites Invalidez”. En la pestaña “Conformar Expediente de Invalidez”: no deben existir solicitudes pendientes. En la pestaña “Envío Nómina a Comisión Médica”: marcar los envíos a la CMR. En la pestaña “Recepción de Expediente por Comisión Médica”: marcar las recepciones de los expedientes por la CMR. Algunas CMR devuelven las nóminas de expedientes recepcionadas entre 5 a 7 días. Una vez que tenga el timbre de Recepción desde la CMR con la leyenda “Nómina sujeta a verificación”, se deben dar de baja de inmediato. Apenas llegue la confirmación se dejan juntas y si es necesario corregir cualquiera de los expedientes, éste se resuelve en forma individual y de la misma forma se debe dar de baja en la columna “Recepción de Expedientes por Comisión Médica”. F. El cuidado que debemos tener al “Confeccionar Nómina” En el enlace señalado se encuentran cinco opciones, una de las cuales “Registro de Citaciones” no se utiliza. Desde julio del año 2010, las Solicitudes no quedan inmediatamente disponibles para enviar a las CMR, dado que se debe verificar si cumplen con el Puntaje de Focalización Previsional, puntaje con el que no se cuenta al ingresar las Solicitudes. Lo anterior ha significado que no pueden enviarse de inmediato a evaluación estas solicitudes, de lo cual es posible percatarse cuando el aplicativo permite solo el Ingreso de la Solicitud y no la impresión del “FORMULARIO DE SOLICITUD DE CALIFICACIÓN DE INVALIDEZ”, “HISTORIAL”, “PROTOCOLO DE INVALIDEZ Y CUESTIONARIO” (figuras a continuación) Por lo tanto, se debe tener la precaución de dejar muy bien identificados estos casos, tanto en las sucursales de Origen como en Cabeceras de Región, para que una vez liberados se puedan imprimir los documentos faltantes y así conformar el expediente para su envío a la CMR. Cuando exista un expediente anterior, se le debe ubicar para adjuntarlo al envío, verificando antes en el sistema computacional si ya hubo evaluación (de aprueba). De ser así, verificar en el expediente antiguo los dictámenes para determinar si corresponde nuevamente su envío a la CMR, por cuanto el proceso de evaluación es de ocurrencia única, salvo que se trate de un DICTAMEN DE RECHAZO ADMINISTRATIVO POR NO COMPARECER A DOS CITACIONES. Este documento impreso es una copia no controlada GUIA DE TRABAJO PBSI PARA SUCURSALES CABECERAS DE REGION Elaborado por: . Gestión de Servicios, Departamento Atención Presencial División Canales de Atención (CCP) Revisado por: Jefa Depto Atención Presencial.(LPS) Fecha: 03-10-2014 Página: 5 de 24 Aprobado por: Jefa División Atención a Clientes (RMS) Este documento impreso es una copia no controlada GUIA DE TRABAJO PBSI PARA SUCURSALES CABECERAS DE REGION Elaborado por: . Gestión de Servicios, Departamento Atención Presencial División Canales de Atención (CCP) Revisado por: Jefa Depto Atención Presencial.(LPS) Fecha: 03-10-2014 Página: 6 de 24 Aprobado por: Jefa División Atención a Clientes (RMS) G. Estado de Trámite (Conceptos que el CAP Cabecera de Región debe tener claros). Cuando se presenta un cliente, el ejecutivo de la plataforma puede ver de inmediato si el sistema señala una solicitud anterior (todos los funcionarios tienen acceso a esta opción). Por lo tanto, se debe verificar antes de la remisión física de los antecedentes a la CMR, si hubo o no un envío previo. Si con una solicitud anterior hubo envío de antecedentes a la CMR, los dictámenes del primer expediente son de Invalidez Total, deberán escanearse vía correo electrónico a Gestión de Servicios del Departamento Canal Presencial, a la encargada responsable o quien remplaza, a fin de solicitar al Subdepto. Operaciones Reforma, revertir el envío y conceder en forma automática, dejando de respaldo los respectivos dictámenes y correos. Si no hubo envío de antecedentes, se envían ambos expedientes a la CMR. A partir del mes de julio /2011 corresponde a 1.206 puntos, superior al puntaje el beneficio se rechaza por PFP, en la eventualidad que el expediente hubiese sido remitido y a posterior se verifica un PFP superior, se debe solicitar la devolución por parte de la CMR, en la eventualidad que el proceso en la CMR se haya iniciado, no es posible su devolución, por lo que debe terminar su proceso, debiendo la Sucursal Cabecera de Región, tener la precaución que queden registrados los respectivos dictámenes, para así evitar trámites innecesarios en el futuro. Puede suceder que la CMR cite en dos oportunidades al usuario(a) y éste no se presente, lo cual causa un Rechazo Administrativo. En este caso, debe generarse una nueva solicitud y es la CMR quien determina si esta solicitud se encuentra presentada dentro de los 6 meses, si se respeta o no la fecha de la primera solicitud. En caso de que no lo haga, se debe solicitar el CAMBIO DE FECHA DE INGRESO A LA SEGUNDA SOLICITUD, lo cual es menos engorroso que dejar sin efecto el rechazo de la primera, anular la segunda solicitud y conceder la primera. Si la evaluación de la Invalidez por parte de la CMR es positiva, es decir que el RANGO DE LA INVALIDEZ DETECTADA ES IGUAL O SUPERIOR AL 50%, se concederá la solicitud en el próximo proceso. En esta pantalla sabemos qué pasos debemos seguir ya que nos muestra de inmediato las dos solicitudes, el rechazo de una de ellas. La presentación de la pantalla historial muestra el detalle de ruta del expediente, nos guía sobre los trámites que se deben realizar. Es óptimo familiarizarse con los conceptos que se utilizan y su significado. En el “Historial de movimientos” se encuentra el “Ingreso de Solicitud de Calificación de Invalidez”, que permite conformar el expediente para su envío a la CMR, con el respectivo Protocolo y Cuestionario. Si el documento precedente se imprime desde la pantalla ESTADO DE TRAMITE, se respeta la fecha de Ingreso de la Solicitud, y si se imprime desde el perfil Sucursal Cabecera de Región, se imprime con la fecha actual (es decir la fecha que da la orden de imprimir). Se realiza este alcance por cuanto algunas CMR son muy exigentes con este formulario y lo requieren actualizado. Por esta razón, si se utiliza el formulario (en Anexo) enviado por el CAP de ORIGEN, debe tenerse la precaución de estampar el timbre de recepción en la sucursal en forma destacada y legible, a fin de que se compruebe fácilmente que no existe tal atraso (esto cuando son muchos trámites y se requiere ganar tiempo y además economizar papel). Si la evaluación es de RECHAZO, deberán remitirse antecedentes a la citada comisión, quien deberá efectuar la respectiva evaluación. Todo esto debe ser analizado por el Jefe (a) Sucursal Cabecera de Región, o l@s Encargados PBSI. H. Pantalla Estado de Trámites. Este documento impreso es una copia no controlada GUIA DE TRABAJO PBSI PARA SUCURSALES CABECERAS DE REGION Elaborado por: . Gestión de Servicios, Departamento Atención Presencial División Canales de Atención (CCP) Revisado por: Jefa Depto Atención Presencial.(LPS) Fecha: 03-10-2014 Página: 7 de 24 Aprobado por: Jefa División Atención a Clientes (RMS) El ingreso de un dictamen, cuenta con validadores. Se debe tener la precaución de grabar correctamente especialmente la fecha del dictamen, por cuanto este dato es fundamental en los casos que son INVALIDEZ PARCIAL los cuales deben ser revaluados a los tres años. I. Pantalla Ingreso de Trámites La pantalla de ingreso de DICTAMENES, PRORROGAS, EJECUTORIADOS, RESOLUCIONES etc., tiene actualmente fechas de validación y sub - pantallas que no dejan grabar si no se complementan todos los ítems a fin de evitar que se queden solicitudes sin conceder o rechazar en tiempo y forma. El ingreso de un Dictamen Ejecutoriado, sólo se puede realizar en el ítem “SOLO FSCI CON DICTAMEN”. Este documento impreso es una copia no controlada GUIA DE TRABAJO PBSI PARA SUCURSALES CABECERAS DE REGION Elaborado por: . Gestión de Servicios, Departamento Atención Presencial División Canales de Atención (CCP) Revisado por: Jefa Depto Atención Presencial.(LPS) J. El ingreso de Prorroga de dictamen se puede ingresar sólo en los expedientes que se encuentran en el ítem SOLO FSCI PENDIENTE EN CMR. Fecha: 03-10-2014 Página: 8 de 24 Aprobado por: Jefa División Atención a Clientes (RMS) Pantalla que debe conocer en forma completa la sucursal cabecera de región. K. Aplicativo de las comisiones médicas regionales Las sucursales Cabeceras de Región cuentan con un aplicativo que les ayuda a evitar los RECHAZOS ADMINISTRATIVOS por parte de la CMR llamado “Control Acceso”. Cada sucursal Cabecera de Región, tiene la clave y el sitio al que se entra puesto que no es un sitio masivo. Pantalla CMR: En esta pantalla se consulta por rut, se verifica llegada del expediente a la CMR, fechas de citación, etc. Los dictámenes ejecutoriados se buscan por año y mes, en todo el país. Si no hubo recepción de expediente y el caso está incluido en nómina, se debe averiguar la causa y si es necesario, solicitar la corrección en el sistema, enviando a continuación los antecedentes en nómina aparte y en carácter de urgente. Este documento impreso es una copia no controlada GUIA DE TRABAJO PBSI PARA SUCURSALES CABECERAS DE REGION Elaborado por: . Gestión de Servicios, Departamento Atención Presencial División Canales de Atención (CCP) Revisado por: Jefa Depto Atención Presencial.(LPS) La pantalla nos ayuda a verificar todos los dictámenes ejecutoriados y nos permite corregir errores de ingreso, o dictámenes ejecutoriados que por cualquier causa o circunstancia no han sido dados de baja. Fecha: 03-10-2014 Página: 9 de 24 Aprobado por: Jefa División Atención a Clientes (RMS) con una invalidez total o parcial, cuya solicitud fue tomada el entre el período de transitoriedad desde el 01/07/2008 al 30/09/2008, a partir del 01/10/2008, se evalúan solo las parciales. El aplicativo del Sistema de Reforma no muestra las Estadísticas como en INFORMES PBSI, de las primeras solicitudes. En agosto del año anterior que corresponde a reevaluar, se remite a tod@s las Jefaturas y Encargados PBSI, a fin que compartan con tod@s l@s ejecutivos de Plataforma Única de Atención de su jurisdicción y red territorial, a fin de ubicar a tod@s los beneficiari@s en tiempo y forma y así evitar problemas en los respectivos pagos. El sistema de reforma, permite su ingreso en el ítem: “Estado de Trámite”, como se ve en las siguientes imágenes: Pantalla de Reevaluación =INGRESO DE SOLICITUD Y VER REEVALUACION L. Reevaluaciones PBSI Ley 20.255 De acuerdo a la norma establecida, a partir del 01/07/2011, se inicia el primer proceso de REEVALUACIÓN, en el cual se debía reevaluar todos l@s beneficiari@s, que fueran evaluados Este documento impreso es una copia no controlada GUIA DE TRABAJO PBSI PARA SUCURSALES CABECERAS DE REGION Elaborado por: . Gestión de Servicios, Departamento Atención Presencial División Canales de Atención (CCP) Revisado por: Jefa Depto Atención Presencial.(LPS) Pantalla que al ver la reevaluación permite imprimir. Recordar que al momento de ingresar una reevaluación al sistema se debe tener la precaución de ingresar datos correctos de Nombre, RUN, Estado Civil, Domicilios, Teléfonos, Comuna y Región, a fin que queden asignadas a la Sucursal Cabecera de Región en forma correcta, imprimir dos Solicitudes de Reevaluación, una que pasa a formar parte del expediente, y otra que se devuelve firmada y timbrada por el Ejecutivo de Plataforma al Titular del beneficio. Solicitud de Reevaluación que debe ser siempre grabada en el Sistema por el Ejecutivo(a) de Plataforma de Atención que atiende al beneficiario(a). 4. El Subdepto. Operaciones Reforma con fecha 01/08/2014 envió correo electrónico a Pagos Reforma, a fin que en las liquidaciones de pensión del mes de septiembre del 2014 se coloque el siguiente mensaje: “Concurra al IPS más cercano a su domicilio: para postular a Reevaluación PBSI, de no suscribir solicitud de reevaluación dentro de los plazos, su pago por PBSI será suspendido y luego extinguido su beneficio”. 5. A partir del 01/09/2014 se habilita el Botón de Reevaluación para el ingreso de la Solicitud de Reevaluación, colocando fecha de suspensión del beneficio al 30/04/2015 en las respectivas liquidaciones de pensión. 6. Se adjunta formulario de reevaluación, a fin que pueda ser firmado en caso de contingencia, como salidas a terreno, que no se encuentre habilitado el Botón de Reevaluación en el Sistema de Reforma, etc. 7. En la eventualidad que exista un beneficio suspendido, la Solicitud de Reevaluación debe ser ingresada al Sistema de Reforma haciendo presente a los beneficiari@s que si se presenta hasta el día 15 del mes siguiente de la suspensión, salva el mes a partir del día 15 en adelante, y se paga a partir del mes siguiente. 8. Las Sucursales Cabeceras de Región, deberán contactarse con las Sucursales de su jurisdicción, a fin de agotar las instancias para lograr llegar a estos beneficiari@s, antes que cumplan los tres años de plazo. Es imprescindible UBICAR SIEMPRE EL PRIMER EXPEDIENTE de invalidez, enviándolos a las respectivas Sucursales Cabeceras de Región. Tener presente que la Sucursal Cabecera de Región tiene la responsabilidad de trabajar en tiempo y forma estas solicitudes, razón por lo cual se debe tener la precaución de efectuar todos los pasos en el Sistema, como conformar expediente cuyo plazo de envió son 5 días. 9. Lo óptimo es que las Solicitudes de Reevaluación sean firmadas por los beneficiarios a más tardar el mes en que corresponde reevaluar, a fin de evitar problemas en sus pagos. Se recuerda a las Sucursales Cabeceras de Región continuar informando semanalmente el estado de avance de las reevaluaciones en forma separada, es decir las reevaluaciones pendientes del 2014 y las del 2015. 10. Se adjunta formato del total general y ejemplo de una Sucursal, esto por cuanto la En enero del 2015 se inicia el quinto proceso de reevaluación de beneficiari@s que tienen vigentes su Pensión Básica Solidaria de Invalidez por lo que el 05 de agosto del 2014 se recuerda el proceso a todas las Sucursales Cabeceras de Región, enviado en este caso un Archivo Excel, con un universo de 2.986 beneficiarios que corresponde reevaluar en el año 2015. En la primera hoja va total general, separado por mes, ordenados por Sucursal Cabecera de Región. 2. Página: 10 de 24 Aprobado por: Jefa División Atención a Clientes (RMS) 3. Tener presente: [Ejemplo proceso reevaluación año 2015] 1. Fecha: 03-10-2014 Este documento impreso es una copia no controlada GUIA DE TRABAJO PBSI PARA SUCURSALES CABECERAS DE REGION Elaborado por: . Gestión de Servicios, Departamento Atención Presencial División Canales de Atención (CCP) Revisado por: Jefa Depto Atención Presencial.(LPS) Superintendencia de Pensiones cada cierto tiempo solicita los estados de avance de estos trámites. Este informe debe ser dirigido al correo a la persona encargada o quien remplaza. Fecha: 03-10-2014 Página: 11 de 24 Aprobado por: Jefa División Atención a Clientes (RMS) 13.a Carta tipo de reevaluación 11. Independientemente a las gestiones que cada territorio defina, se deberá enviar carta a todos los beneficiarios que no presentaron su reevaluación en enero/2015 como primera notificación en el mes de febrero del 2015, la segunda carta en marzo del 2015 y la última en abril del 2015 ya que a contar del mes de mayo/2015 el universo que no ha presentado la respectiva Solicitud de Reevaluación debe ser suspendido, extinguiéndose en el mes de agosto del 2015, si no es posible ubicar a los beneficiari@s. La Norma de Carácter general N° 27 del 07/11/2011, en su punto 5 da la opción que se pueda comunicar por correo electrónico cuando la persona lo haya solicitado o cualquier otro medio que permita dejar constancia de la Comunicación, por esta razón es importante que si en una Visita Domiciliaria de la Asistente Social el beneficiari@ no se encuentra, debe quedar el respaldo de la visita con un informe que indique que se dejó aviso bajo la puerta, o recados con vecinos, etc. 12. Se muestra ejemplo: 13. a Carta tipo de reevaluación de beneficiari@s 13. b Solicitud de Reevaluación Médica Manual por Contingencia. 13. c Formato estadística Manual Reevaluación Semanal (se adjunta ejemplo) 13. d Correos de cada Responsables PBSI. Para dirigirse a todos ellos en conjunto, existe el alias: [email protected] 13. e Ejemplo de resolución que nombra a un Encargado de PBSI Este documento impreso es una copia no controlada GUIA DE TRABAJO PBSI PARA SUCURSALES CABECERAS DE REGION Elaborado por: . Gestión de Servicios, Departamento Atención Presencial División Canales de Atención (CCP) Revisado por: Jefa Depto Atención Presencial.(LPS) 13.b Solicitud de Reevaluación Medica Manual por contingencia: Fecha: 03-10-2014 Página: 12 de 24 Aprobado por: Jefa División Atención a Clientes (RMS) 13.c Formato Estadística Manual [ejemplo] Este documento impreso es una copia no controlada GUIA DE TRABAJO PBSI PARA SUCURSALES CABECERAS DE REGION Elaborado por: . Gestión de Servicios, Departamento Atención Presencial División Canales de Atención (CCP) Revisado por: Jefa Depto Atención Presencial.(LPS) Fecha: 03-10-2014 Página: 13 de 24 Aprobado por: Jefa División Atención a Clientes (RMS) 13.d Correos responsables PBSI Este documento impreso es una copia no controlada GUIA DE TRABAJO PBSI PARA SUCURSALES CABECERAS DE REGION Elaborado por: . Gestión de Servicios, Departamento Atención Presencial División Canales de Atención (CCP) Revisado por: Jefa Depto Atención Presencial.(LPS) Fecha: 03-10-2014 13. e Ejemplo de Resolución que nombra Encargado(a) Regional M. Subsidio de Discapacidad Mental La Ley 20.459 indica principalmente que tod@s estos beneficiarios, deben presentar su Solicitud de Pensión Básica Solidaria de Invalidez a los 17 años de edad a fin de tramitar en tiempo y forma su beneficio, manteniendo así continuidad en su pago. Este beneficio se pagara a partir del mes en que se cumplan los 18 años de edad. Por lo anterior es nuestra responsabilidad cumplir con la Ley y para ello El Departamento Beneficios No Previsionales, mensualmente con anticipación de 6 meses (aproximadamente, l@s beneficiari@s que están pronto a cumplir los 17 años de edad, con un procedimiento de bloquear sus pagos (debiendo tener la precaución de desbloquear los respectivos pagos dentro del mes a fin que se pueda resolver la situación en la propia Sucursal evitando así escalar estos requerimientos al nivel central, todo lo anterior a fin que se puedan acercar a nuestras Sucursales para dar la orientación sobre la presentación de la respectiva Solicitud de PBSI y orientación sobre la tramitación de la Interdicción, para así evitar problemas en los futuros pagos. N. Página: 14 de 24 Aprobado por: Jefa División Atención a Clientes (RMS) SAGCOM: Sistema de Apoyo a la Gestión de las Comisiones Médicas La Superintendencia de Pensiones ha puesto en marcha el envío en forma electrónica a las Comisiones Médicas Regionales, de expedientes de invalidez Ley 20.255, lo que significa para nuestra institución trabajar en forma paralela nuestro Sistema de Reforma y el nuevo aplicativo, el que será responsabilidad de las Sucursales Cabeceras de Región. Se debe tener presente que a partir del 1 de septiembre del año 2014, se envían a las Comisiones Médicas, sólo los primeros expedientes de PBSI en caso de re-evaluación y los expedientes que en primera instancia fueron rechazados por la CMR. Para ingresar al sistema de apoyo a la gestión de las Comisiones Médicas (SAGCOM) los usuarios del IPS, deberá ingresarse al siguiente link: www.portalafp.cl/sagcom Se desplegará la siguiente pantalla: Este documento impreso es una copia no controlada GUIA DE TRABAJO PBSI PARA SUCURSALES CABECERAS DE REGION Elaborado por: . Gestión de Servicios, Departamento Atención Presencial División Canales de Atención (CCP) Deberá hacer clic en el icono: que se desplegará esta imagen: Revisado por: Jefa Depto Atención Presencial.(LPS) Fecha: 03-10-2014 Página: 15 de 24 Aprobado por: Jefa División Atención a Clientes (RMS) con lo Luego se selecciona nuevamente el “Generar nueva contraseña”, la que es enviada al correo electrónico señalado. Cuando se despliega esa pantalla, deberá ingresar el usuario, con lo cual el botón de ingreso aún no se ha activa, por lo que se debe hacer clic en “GENERAR NUEVA CONTRASEÑA”, para poder solicitar la clave. Una vez seleccionado el “Generar una nueva contraseña”, debe ingresarse los datos para el envío de la contraseña al correo indicado. Verificar en el correo la respuesta con la respectiva clave, la cual tiene remitente: “[email protected]” Este documento impreso es una copia no controlada GUIA DE TRABAJO PBSI PARA SUCURSALES CABECERAS DE REGION Elaborado por: . Gestión de Servicios, Departamento Atención Presencial División Canales de Atención (CCP) Revisado por: Jefa Depto Atención Presencial.(LPS) Fecha: 03-10-2014 Página: 16 de 24 Aprobado por: Jefa División Atención a Clientes (RMS) Se debe ingresar la clave letra por letra, tal como se mostró en el correo (en el ejemplo: “gUGAHPfgql”) usando mayúsculas y minúsculas, no se debe copiar ni pegar. Con este proceso el botón de “Ingresar” se activa. A objeto de modificar la contraseña ingresada por una clave creada por el usuario, debe hacerse clic en el botón “Ingresar” para permitir el despliegue de la siguientes pantallas que permiten este proceso. La nueva contraseña creada es la que debe seguir usándose. Efectuado todo el procedimiento en forma correcta ya se encuentra en condiciones de trabajar los respectivos expedientes El flujo normal de una solicitud (sin errores) parte por el ingreso de la solicitud desde una AFP o IPS. Luego y dependiendo de la Comisión Medica Regional (CMR) a la que se haya enviado la solicitud, el funcionario administrativo de dicha CMR hará la revisión de los datos de la solicitud, si el funcionario no encuentra errores, entonces la solicitud continuará su flujo normal en el sistema. Si el funcionario encuentra errores, entonces la solicitud se va nuevamente a la etapa del ingreso de la solicitud, para ser corregida dentro del mismo sistema “SAGCOM”. Existen rechazo de solicitudes por el funcionario administrativo y corrección en SAGCOM: Si la solicitud ha cumplido exitosamente las reglas de validación, entonces el webservice responderá con un mensaje “correcta ejecución”. A partir de ahí y en adelante, la solicitud ya se encuentra creada dentro del SAGCOM. En la tarea de “revisión de solicitud” un funcionario administrativo (bajo su criterio) encuentra alguna incoherencia o dato anómalo, entonces rechazará la solicitud, devolviéndose automáticamente al usuario del SAGCOM correspondiente a la institución (AFP-IPS) identificada en la solicitud. Cabe hacer presente que el sitio SAGCOM muestra el universo total de las solicitudes rechazadas, por lo que la Sucursal Cabecera de Región deberá trabajar con sus propias nóminas que se obtienen del Sistema de Reforma, verificando uno a uno los expedientes correspondientes a la nómina a revisar. Para corregir la solicitud, debemos ingresar al SAGCOM y rescatar la solicitud rechazada desde la bandeja de tareas. A continuación se mostrará el paso a paso de este procedimiento. Este documento impreso es una copia no controlada GUIA DE TRABAJO PBSI PARA SUCURSALES CABECERAS DE REGION Elaborado por: . Gestión de Servicios, Departamento Atención Presencial División Canales de Atención (CCP) Revisado por: Jefa Depto Atención Presencial.(LPS) Fecha: 03-10-2014 Página: 17 de 24 Aprobado por: Jefa División Atención a Clientes (RMS) Seleccionamos “Bandeja de Procesos” con lo cual en la parte central aparecerán 3 pestañas: Ingresar al SAGCOM con el Usuario y Clave recién creada: ‒ Trabajar: corresponde a la vista de la solicitud que se está corrigiendo. ‒ Libres: contiene la lista de todas las solicitudes revisadas y rechazadas. ‒ Mis Tareas: pestaña a la que se trasladan las solicitudes que esté corrigiendo el funcionario que ingresó al sistema. Una vez en el sistema, se muestra la pantalla a utilizar · Lista de tareas · Consultas on-line · Opciones Pestaña Libres: Existen tres formas de búsqueda para corregir una solicitud rechazada: 1. 2. 3. 4. Seleccionamos el Menú “Lista de tareas”: para poder rescatar la solicitud rechazada desde la bandeja de tareas. Doble clic en el RUN seleccionado con lo cual se despliega la ventana que permite trabajar en forma inmediata. Seleccionar el RUN y clic en “Capturar”. Destacar varios RUN, para lo cual debe presionar la tecla Control sin soltar, pinchar en “Capturar”. En los puntos 2 y 3, la solicitud pasa a la pestaña “Mis tareas” y en esta instancia, no podrá ser vista por otros usuarios del sistema. Ejemplo: En pestaña Libres se despliega el universo de beneficiari@s y se selecciona el RUN 8388163-1 haciendo doble clic en él. En “Lista de tarea” tenemos el siguiente menú: Este documento impreso es una copia no controlada GUIA DE TRABAJO PBSI PARA SUCURSALES CABECERAS DE REGION Elaborado por: . Gestión de Servicios, Departamento Atención Presencial División Canales de Atención (CCP) Revisado por: Jefa Depto Atención Presencial.(LPS) Fecha: 03-10-2014 Página: 18 de 24 Aprobado por: Jefa División Atención a Clientes (RMS) En la pestaña Mis tareas, se selecciona RUN 8388163-1 haciendo doble clic Una vez ingresado el teléfono que falta (en el ejemplo, el cliente tenía solo celular, el formato lo indica la pantalla: 00-0000000 para fijos y para celular 0-0000000), se elige “Grabar” para guardar lo realizado y continuar más tarde si se requiere complementar la información, o “Confirmar” si ya está todo solucionado y sólo resta el envío de la solicitud a la Comisión Médica. Luego se graba e indica el siguiente mensaje: La tarea “ingreso de solicitud” se guardó Al seleccionar el caso se despliega el detalle de la solicitud: ¿Aprueba la solicitud?: No Motivo del rechazo: Falta informar teléfono Entonces se debe corregir el error, para lo cual se debe verificar en el Sistema de Reforma, los datos del teléfono (SAGCOM exige el Código de Área). Si esto se encuentra correcto, se tiene que verificar en el SACH si registra datos del beneficiario(a). En consecuencia se revisan todos los sistemas a fin de subsanar el error. Nuevamente se va a la carpeta “Mis Tareas” y selecciono el RUN 8388163-1 Vuelvo a seleccionarlo e indica que el teléfono esta erróneo, sin embargo, para que quede guardada la Este documento impreso es una copia no controlada GUIA DE TRABAJO PBSI PARA SUCURSALES CABECERAS DE REGION Elaborado por: . Gestión de Servicios, Departamento Atención Presencial División Canales de Atención (CCP) Revisado por: Jefa Depto Atención Presencial.(LPS) Fecha: 03-10-2014 Página: 19 de 24 Aprobado por: Jefa División Atención a Clientes (RMS) información ingresada anteriormente debo hacer clic en el botón “CONFIRMAR” y se despliega el siguiente recuadro que dice: La tarea “ingreso de solicitud” se completó. Se debe tener presente que al momento de subsanar un reparo, se tiene que tener la seguridad que se está en lo correcto, por cuanto una vez que se guardó y confirmó, el sistema no lo vuelve a mostrar, salvo que lo reparen por otro error. La otra posibilidad es que una vez ingresado el dato correcto y si estamos totalmente seguros podemos seleccionar directamente el botón, “Confirmar”. Al seleccionar este botón, queda automáticamente la tarea guardada y se libera de la carpeta “Mis Tareas”. Existe la posibilidad de consultar por los casos que no figuran en la bandeja Libres, y podemos revisar el estado en el cual está el trámite en la CMR. Para esto nos vamos al Menú y seleccionamos “Consulta on-line” “Estado de la Solicitud” figura la siguiente imagen Existe la posibilidad de ingresar observaciones para el expediente seleccionado. Para esto debemos ingresar en la pestaña de “Observaciones” la cual despliega un recuadro en el cual se debe escribir la observación. Por ejemplo, para los casos del error por falta de nombre de la Municipalidad, ésta no es una causal obligatoria, por lo tanto no se debe rechazar. Aquí se debe ingresar el run como campo obligatorio, se ingresa y se presiona el botón buscar Este documento impreso es una copia no controlada GUIA DE TRABAJO PBSI PARA SUCURSALES CABECERAS DE REGION Elaborado por: . Gestión de Servicios, Departamento Atención Presencial División Canales de Atención (CCP) Revisado por: Jefa Depto Atención Presencial.(LPS) ‒ ‒ ‒ ‒ Fecha: 03-10-2014 Página: 20 de 24 Aprobado por: Jefa División Atención a Clientes (RMS) Al conformar el expediente en el Sistema de Reforma, paralelamente se lo debe conformar electrónicamente. Al marcar “enviado” en el Sistema de Reforma, en forma paralela se debe hacer el envío electrónico. Siempre se debe marcar “Recepción de Expedientes por Comisión Médica”. Los tres puntos indicados anteriormente son fundamentales de realizar para que quede el flujo completo. PRESENTACIÓN DE PANTALLAS Envío Expediente a Comisión Médica Regional: Luego figura la siguiente imagen con la información del estado en que se encuentra la solicitud en la CMR. Indica que el caso de ejemplo run 6038589-0 se encuentra en “estado solicitud” La solicitud se encuentra en la etapa de revisión de los antecedentes”. ‒ ‒ ‒ Se agrega botón “Envío electrónico CM” Se ejemplifica con el caso N° 25630 Se selecciona en la nómina a revisar el número del ejemplo y se pincha en “Ver nómina”. ‒ ‒ Nueva Columna “Envío Electrónico” Muestra el universo total de beneficiari@s de la nómina escogida, detalles de casos de la nómina seleccionada. SISTEMA REFORMA De igual forma, el estado de la solicitud, se puede verificar en el Sistema Reforma: “Envío Nómina” Presentación de Pantallas del Sistema de Reforma, en las ventanas de: “Trámite Invalidez” y “Reevaluación de Invalidez”, por lo cual se debe considerar lo siguiente: Este documento impreso es una copia no controlada GUIA DE TRABAJO PBSI PARA SUCURSALES CABECERAS DE REGION Elaborado por: . Gestión de Servicios, Departamento Atención Presencial División Canales de Atención (CCP) Revisado por: Jefa Depto Atención Presencial.(LPS) Fecha: 03-10-2014 En la columna “Envío Electrónico”, se muestran tres posibilidades: Enviado, Pendiente, Error ‒ ‒ ‒ Si figura “Enviado”: podemos hacer clic en la figura el cual despliega el estado en que se encuentra el expediente en la CM. Si figura “Pendiente”: se debe seleccionar la nómina y hacer clic en “Envió electrónico CM”. Si figura “Error”: hacemos clic en la figura error. Página: 21 de 24 Aprobado por: Jefa División Atención a Clientes (RMS) el cual despliega el mensaje de Mensajes de orientación para el beneficiario: Este documento impreso es una copia no controlada GUIA DE TRABAJO PBSI PARA SUCURSALES CABECERAS DE REGION Elaborado por: . Gestión de Servicios, Departamento Atención Presencial División Canales de Atención (CCP) Revisado por: Jefa Depto Atención Presencial.(LPS) Fecha: 03-10-2014 Página: 22 de 24 Aprobado por: Jefa División Atención a Clientes (RMS) Solicitud. 16. Declaraciones Juradas por desistimientos 17. En Resumen todos los documentos que respalden el expediente por sí solo, ante futuras auditorias. O.2 Toma de Solicitud, estado en tránsito en espera de PFP, Resguardo. 1. 2. . O. Consideraciones Generales: 3. O.1 El expediente PBSI, se conforma: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Solicitud de PBSI Historial Formularios de Solicitud de Calificación de Invalidez Antecedentes Varios adjuntados por las CMR Cédula de Identidad 1er Dictamen de Invalidez Apelación (si corresponde) Citaciones enviadas por las CMR(si corresponde) Dictamen Ejecutoriados Resoluciones de la Comisión Médica Central (si corresponde) Recurso de Reposición Administrativo ( si corresponde) Resolución de Concesión y o Rechazo. Mandatos en caso que corresponda(en la toma de la Solicitud, por cuanto para el cobro de la pensión quedan en resguardo en el Área Social) 14. Sentencia Judicial en caso que corresponda 15. Documentación de respaldo en casos de modificación de fechas de ingreso de 4. 5. 6. 7. 8. 9. La Sucursal IPS, más cercana al domicilio del interesado, toma la Solicitud de PBSI o APSI, que no permite ingresar de inmediato el protocolo y cuestionario, por lo que se toma en forma manual. Plazo para envío a la Sucursal Cabecera de Región 2 días hábiles, solicitando se confirme vía correo electrónico la recepción de la respectiva solicitud. Las Solicitudes tomadas en Municipalidades que se encuentran en Convenio, deben ser enviadas a la Sucursal más cercana del IPS, la Sucursal Cabecera de Región debe velar por que las solicitudes de PBSI /APSI en un plazo máximo de 5 días hábiles, se encuentren en dependencias del IPS. Las Solicitudes recepcionadas por AFP, en atención a que solamente se liberan las respectivas solicitudes una vez obtenido el PFP, siempre que no se encuentre informada la INVALIDEZ por la respectiva AFP, deberá ser solicitada a la respectiva AFP, en caso de no obtener la respuesta en un plazo de 3 días hábiles, se deberá comunicar vía correo electrónico con Gestión de Servicios ([email protected] ) a fin de reiterar la respectiva solicitud. La Sucursal Cabecera de Región dejará las Solicitudes en archivadores que se identificara como SOLICITUDES DE PBSI-APSI en espera de PFP. Proceso de Liberación de PFP: Plazo 5 días para el envío de los expedientes a la CMR. Recepción de Primeros Dictámenes, Prorrogas, Dictámenes Ejecutoriados, Recurso de Reposición Administrativo, Resolución CMC, Resolución Ejecutoriada CMC: Todos los documentos, sin excepción, se debe estampar timbre de recepción, de la Sucursal, que indique claramente la fecha. Lo anterior deberá ser ingresado al sistema de inmediato. En espera de los respectivos expedientes, deberán quedar guardados en un Archivador, por orden alfabético, denominado “Dictámenes en espera de expedientes de la CMR”. Se retiran los expedientes de la CMR. Se deben formar carpetas, y adjuntar los dictámenes y antecedentes que corresponda a cada caso. Imprimir las Resoluciones de Concesión y o Rechazo, debiendo verificar que sea coincidente con la realidad del expediente ejemplo si es un dictamen o Resolución menor a un 50% la Resolución debe ser de rechazo. Se confeccionan las respectivas nóminas de un máximo de 50 expedientes que deben ser enviados al Archivo General Camino Agrícola, en las respectivas Cajas Este documento impreso es una copia no controlada GUIA DE TRABAJO PBSI PARA SUCURSALES CABECERAS DE REGION Elaborado por: . Gestión de Servicios, Departamento Atención Presencial División Canales de Atención (CCP) Revisado por: Jefa Depto Atención Presencial.(LPS) cuyo ítem es 1935-5, solicitando vía correo electrónico la respectiva recepción de la Caja, por cuanto por el protocolo de Archivo General, demora en la revisión individual de cada expediente (código de barra). 10. Cada Sucursal Cabecera de Región deberá asignar un lugar especial para dejar todo el universo de solicitudes y expedientes en tránsito, en forma ordenada, de fácil ubicación y acceso. 11. La Sucursal Cabecera de Región será la responsable del cumplimiento de las instrucciones. Es de vital importancia, mantener una comunicación constante, clara y transparente, a fin de resolver cualquier contingencia, que no permita tramitar en forma correcta el beneficio, velando por cumplir las Normas establecidas vigentes, salvaguardando los derechos que por ley tienen l@s beneficiari@s: Al momento de atender un usuario(a) que postula a una PBSI, se le debe indicar a éste que: 1. 3. 4. 5. 12. Seguimiento de Dictámenes, Resoluciones y cualquier documento no recepcionado en tiempo y forma. 13. Evitar rechazos administrativos por no concurrencia, por parte de los beneficiari@s, especialmente cuando se comprueba que las citaciones fueron recpecionados por los beneficiari@s con fecha posterior a la citación. O.4 Relación de las Sucursales IPS entre si Las Jefaturas y Encargad@s PBSI, deberán ante cualquier necesidad de documentación o expedientes en particular contactarse en forma directa vía telefónica, e –mail, respondiendo en un plazo no superior a tres días hábiles. O.5 CLAVES; ASIGNACIÓN Y USO. L@s jefes de Sucursales Cabeceras de Región o Encargado PBSI, tendrá la responsabilidad en el momento que reciban al funcionario(a), solicitar la modificación del origen de la Sucursal vía correo electrónico al Departamento Atención Presencial, Srta. Maria Jose Valenzuela Jara correo [email protected], indicando NOMBRE COMPLETO DEL FUNCIONARIO(A), CÉDULA DE IDENTIDAD, Y SUCURSAL ACTUAL, ese correo debe ser con copia al funcionario, quien tiene la responsabilidad que al momento de tomar una solicitud debe estar con su clave actualizada. Página: 23 de 24 Aprobado por: Jefa División Atención a Clientes (RMS) Se reitera, que las claves son de uso exclusivo y se encuentra prohibido compartir. P. Orientación a los CAP (Todos los ejecutivos de plataforma única de atención) 2. O.3 Relación de las Sucursales IPS Cabeceras de Región y las Comisiones Médicas Regionales. Fecha: 03-10-2014 6. Su solicitud se inicia con esta fecha, debe pasar por varios procesos, y cumplir especialmente con el PFP (se le explica a lo que se refiere). El envío del expediente a la CMR puede ser entre 10 días hasta un mes o dos meses más. La persona o quien esta persona autorice con un poder simple ante la Asistente Social del IPS, puede consultar por el estado de avance de su solicitud de PBSI. El Ejecutivo de Plataforma debe ver el historial del trámite e informar al respecto. Si en éste se lee recepción de Expediente en la CMR, debe confirmar la información con el CAP CABECERA DE REGION. NUNCA SE DEBE DECIR: “VUELVA EN UN MES MAS”, O “TENGA PACIENCIA QUE YA LO VAN A CITAR”, O “ESPERE QUE LE LLEGUE SU CITACION”. Existe un convenio de colaboración que señala en el punto 6.4 Reportes Periódicos párrafo 4, que los Municipios deben preparar el despacho físico de la documentación y en el párrafo 5 señala que en aquellos lugares o ciudades donde exista un centro de atención IPS, la documentación será retirada por un funcionario IPS debidamente autorizado. En caso contrario, la Municipalidad enviara los documentos por valija (correo u otro), al Centro de Atención IPS que corresponda. Se hace presente que en esto deben tener especial cuidado todos los CAP, a fin de hacer que se cumpla. Cualquier inquietud contactarse con: Carmen Rosa Cornejo Pardo Mail: [email protected] Fono 2 2965 2723 Este documento impreso es una copia no controlada GUIA DE TRABAJO PBSI PARA SUCURSALES CABECERAS DE REGION Elaborado por: . Gestión de Servicios, Departamento Atención Presencial División Canales de Atención (CCP) Revisado por: Jefa Depto Atención Presencial.(LPS) Fecha: 03-10-2014 Página: 24 de 24 Aprobado por: Jefa División Atención a Clientes (RMS) Este documento impreso es una copia no controlada
