MANUAL INTELISIS. Documentación y Procesos. Intélisis México, D. F. Tehuantepec No. 118 Col. Roma Sur, C.P México, D.F.

MANUAL INTELISIS
Intélisis México, D. F.
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® Departamento de Documentación y Procesos 2006
MANUAL
CONFIGURACIÓNDE
MÓDULOS
Versión 2800
Edición 01
® Departamento de Documentación y Procesos 2006
Prohibida la reproducción total o parcial de este documento.
Versión
2800
Fecha de Emisión
02/ Febrero/ 2006
Elaboró
Leopoldo Hernández López
Revisó
Ing. Carlos Israel Villanueva Quevedo
® Departamento de Documentación y Procesos 2006
MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
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FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:
02/FEBRERO/2006
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CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
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INDICE
I. INTRODUCCION..................................................................................................................... 7
1. Objetivo............................................................................................................................... 7
II. ACCESO A INTELISIS ........................................................................................................... 8
III. CONFIGURAR EMPRESAS .................................................................................................. 9
1. Empresas ........................................................................................................................... 9
1.1 Descripción del Tablero ............................................................................................ 10
1.2 Crear una Empresa Nueva ........................................................................................ 11
IV. CONFIGURACIÓN GENERAL ............................................................................................ 14
1. Ficha: General ................................................................................................................. 15
1.1 Funcionalidad de Opciones.......................................................................................... 16
2. Ficha: Costo Piso (VIN’s)................................................................................................ 19
2.1 Funcionalidad de Opciones.......................................................................................... 19
3. Ficha: Cerrar Día ............................................................................................................. 20
3.1 Funcionalidad de Opciones.......................................................................................... 21
4. Ficha: Contabilidad ......................................................................................................... 21
4.1 Funcionalidad de Opciones.......................................................................................... 22
5. Ficha: Valores por Omisión............................................................................................ 23
5.1 Funcionalidad de Opciones.......................................................................................... 23
6. Ficha: Clientes................................................................................................................. 24
6.1 Funcionalidad de Opciones.......................................................................................... 25
7. Ficha: Clientes Express.................................................................................................. 25
7.1 Funcionalidad de Opciones.......................................................................................... 25
8. Ficha: Artículos Express ................................................................................................ 26
8.1 Funcionalidad de Opciones.......................................................................................... 27
9. Ficha: Avisos Automáticos (e-mail)............................................................................... 27
9.1 Funcionalidad de Opciones.......................................................................................... 28
10. Ficha: Mensaje – Menú Principal ................................................................................. 28
10.1 Funcionalidad de Opciones........................................................................................ 28
11. Ficha: Desarrollo ........................................................................................................... 29
11.1 Funcionalidad de Opciones........................................................................................ 29
12. Ficha: Directorios Especiales ...................................................................................... 30
12.1 Funcionalidad de Opciones........................................................................................ 30
13. Ficha: Otros ................................................................................................................... 30
13.1 Funcionalidad de Opciones........................................................................................ 31
14. Ficha: GRP..................................................................................................................... 32
14.1 Funcionalidad de Opciones........................................................................................ 33
V. CONFIGURACIÓN DE MODULOS ...................................................................................... 33
1. Ficha: Inventarios............................................................................................................ 34
1.1 Funcionalidad de Opciones.......................................................................................... 35
2. Ficha: Inventarios (2) ...................................................................................................... 38
2.1 Funcionalidad de Opciones.......................................................................................... 39
3. Ficha: Planeación............................................................................................................ 40
3.1 Funcionalidad de Opciones.......................................................................................... 41
4. Ficha: Producción ........................................................................................................... 43
4.1 Funcionalidad de Opciones.......................................................................................... 44
5. Ficha: Multi Unidades ..................................................................................................... 46
5.1 Funcionalidad de Opciones.......................................................................................... 47
6. Ficha: Regla de Negocio................................................................................................. 48
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CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
6.1 Funcionalidad de Opciones.......................................................................................... 48
7. Ficha: Ventas................................................................................................................... 49
7.1 Funcionalidad de Opciones.......................................................................................... 50
8. Ficha: Ventas Mostrador ................................................................................................ 54
8.1 Funcionalidad de Opciones.......................................................................................... 55
9. Ficha: Ventas (2) ............................................................................................................. 56
9.1 Funcionalidad de Opciones.......................................................................................... 56
10. Ficha: Servicios............................................................................................................. 61
10.1 Funcionalidad de Opciones........................................................................................ 61
11. Ficha: Compras ............................................................................................................. 63
11.1 Funcionalidad de Opciones........................................................................................ 63
12. Ficha: Compras 2 .......................................................................................................... 65
12.1 Funcionalidad de Opciones........................................................................................ 66
13. Ficha: Importación ........................................................................................................ 68
13.1 Funcionalidad de Opciones........................................................................................ 68
14. Ficha: CxC ..................................................................................................................... 69
14.1 Funcionalidad de Opciones........................................................................................ 69
15. Ficha: CxC 2 .................................................................................................................. 71
15.1 Funcionalidad de Opciones........................................................................................ 71
16. Ficha: CxP...................................................................................................................... 73
16.1 Funcionalidad de Opciones........................................................................................ 73
17. Ficha: CxP 2................................................................................................................... 74
17.1 Funcionalidad de Opciones........................................................................................ 75
18. Ficha: Tesorería ............................................................................................................ 76
18.1 Funcionalidad de Opciones........................................................................................ 76
19. Ficha: Gastos ................................................................................................................ 77
19.1 Funcionalidad de Opciones........................................................................................ 78
20. Ficha: Embarques ......................................................................................................... 80
20.1 Funcionalidad de Opciones........................................................................................ 81
21. Ficha: Activos Fijos ...................................................................................................... 82
21.1 Funcionalidad de Opciones........................................................................................ 82
22. Ficha: Comisiones ........................................................................................................ 83
22.1 Funcionalidad de Opciones........................................................................................ 83
23. Ficha: Nómina ............................................................................................................... 83
23.1 Funcionalidad de Opciones........................................................................................ 84
24. Ficha: Recursos Humanos ........................................................................................... 85
24.1 Funcionalidad de Opciones........................................................................................ 86
25. Ficha: Asistencias......................................................................................................... 86
25.1 Funcionalidad de Opciones........................................................................................ 87
26. Ficha: Contabilidad ....................................................................................................... 87
26.1 Funcionalidad de Opciones........................................................................................ 88
27. Ficha: Estructura Contable........................................................................................... 92
27.1 Funcionalidad de Opciones........................................................................................ 92
28. Ficha: Fiscal .................................................................................................................. 93
28.1 Funcionalidad de Opciones........................................................................................ 93
29. Ficha: Tablas ................................................................................................................. 94
29.1 Funcionalidad de Opciones........................................................................................ 94
30. Ficha: Retenciones ....................................................................................................... 95
30.1 Funcionalidad de Opciones........................................................................................ 95
31. Ficha: Espacios ............................................................................................................. 96
31.1 Funcionalidad de Opciones........................................................................................ 96
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32. Ficha: Precios................................................................................................................ 97
32.1 Funcionalidad de Opciones........................................................................................ 97
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I. INTRODUCCION
La configuración del sistema es de vital importancia ya que en ella radica la operación correcta
de cada uno de los módulos y su interacción en el proceso, por lo cual se debe de poner
énfasis en que la configuración cumpla con las características necesarias para la operación
optima de la empresa, considerando todos los factores que se involucran en las actividades
diarias del negocio.
1. Objetivo
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Configurar el sistema de acuerdo con las necesidades de operación de la empresa y leyes
vigentes que afecten su desempeño.
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II. ACCESO A INTELISIS
Seleccione el Icono de Acceso Directo a Intelisis en la ruta donde se haya guardado.
Imagen 1 – Icono de acceso directo a Intélisis
En la ventana de Acceso a Intélisis registre los siguientes datos.
Campo
Usuario:
Contraseña:
Empresa:
Descripción
ID de usuario para uso de Intélisis.
Contraseña asignada al usuario.
Clave de la Empresa a la que se quiere ingresar ya sea capturándola
directamente o seleccionándola de la ventana de empresas, que se
desplegará al dar clic en el agrupador
de este campo.
Imagen 2 – Selección de la empresa
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Sucursal:
Selecciona la Sucursal a la que se desea ingresar de la ventana de
sucursales.
Imagen 3 – Selección de sucursal
NOTA: Para ingresar a una base de datos nueva de Intélisis el Usuario, la Contraseña y
nombre de Empresa es “DEMO”, después el Administrador del Sistema podrá
configurar los datos de la empresa para la que se implantara Intélisis, crear usuarios y
definir sus perfiles y niveles de acceso.
Después de registrar los datos de acceso dar clic en el botón
.
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Imagen 4 – Ejemplo de acceso a Intélisis
III. CONFIGURAR EMPRESAS
Imagen 5 – Barra de título de Intélisis antes de configurar menús y accesos
1. Empresas
Ruta de Acceso
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Paso 1:
En la barra de título Intélisis seleccionar el menú, Configurar/ Empresas.
El sistema desplegará el Tablero “Abrir – Empresas” después de ingresar a la ruta que se
especifica. En este Tablero se puede abrir una empresa dada de alta para realizar
modificaciones, crear una nueva empresa o darla de baja.
Imagen 6 – Tablero de control “Abrir – Empresas”
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1.1 Descripción del Tablero
El tablero “Abrir – Empresas” se estructura de la siguiente manera.
Imagen 7 – Estructura del Tablero “Abrir Empresas”
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1. La Barra de Título, describe el nombre de la pantalla e incluye los iconos/ botones de
control:
•
Minimizar Ventana,
•
Maximizar Ventana y
•
Cerrar Ventana.
2. Los Filtros de Búsqueda, permiten localizar empresas por nombre y o estatus
(bloqueado, alta, etc.)
•
Buscar, Facilita la búsqueda de registros que contengan
la(s) letra(s) o caracteres que usted indique en este campo, por lo que el resultado
de la búsqueda estará en función de los caracteres que se capturen en dicho filtro.
Para buscar registros que empiecen con uno o varios caracteres, captúrelos en el
campo del Filtro y oprima <Enter>. Puede utilizar el comodín asterisco (*) que le
ayuda a considerar cualquier carácter (letra o número) en el orden que lo coloque,
es decir al principio, en medio o al final de la cadena.
Por ejemplo: Si teclea CTE* aparecerán elementos como: CTE0001, CTE0002, etc.
Para regresar a la vista original, borre el campo del Filtro y teclee <Enter>.
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•
Estatus, este filtro permite buscar empresas de acuerdo a las
siguientes condiciones: Todos, Alta, Baja o Bloqueado.
3. La Ventana Lateral de Exploración, muestra la estructura jerárquica de las empresas
dadas de alta en la base de datos. Mediante esta ventana de exploración puede buscar
empresas agrupadas por zonas, grupos o por cualquier otra categoría que haya sido
configurada, bastara con seleccionar la carpeta deseada para que la ventana de
resultados muestre el listado de empresas que le corresponden.
4. La Ventana de Resultados, muestra la lista de empresas dadas de alta en la base de
datos de acuerdo a los criterios de búsqueda especificados.
5. Opciones de Vistas, estos iconos proporcionan formas de organizar e identificar los
registros de las empresas.
•
Actualizar, al presionar este botón se actualiza la información de la ventana de
resultados.
•
Iconos Grandes, indica al tablero generar una vista de la información en forma
de botones grandes.
•
Iconos pequeños, vista de Información con Botones Pequeños. Al presionar
este icono el tablero desplegara la información en forma de botones pequeños.
•
Vista con detalles, le indica al tablero mostrar la información de los
movimientos y sus detalles en forma de lista.
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6. Botones de Acceso, tienen las siguientes funcionalidades:
•
Permite abrir los registros que se muestran en la ventana de
resultados, al seleccionar el archivo deseado y haciendo clic en este botón.
•
Al dar clic en este botón despliega la ventana empresas para iniciar el
registro de una empresa nueva.
•
al dar clic en este botón se cierra la ventana del tablero de control.
1.2 Crear una Empresa Nueva
Para una empresa nueva da clic en el botón
del tablero de control “Abrir - Empresas”.
Una pantalla nueva se mostrara con el nombre predeterminado, Empresas, la cual en la parte
superior incluye una barra de herramientas que se describe más adelante, además de
componerse de dos carpetas: Datos Generales y Fiscal.
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Imagen 7 – Pantalla “Empresas”
1. Barra de Título, describe el nombre de la pantalla e incluye los botones de control:
•
Minimizar Ventana,
•
Maximizar Ventana (no funciona para la ventana) y
•
Cerrar Ventana.
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2. La Barra de Herramientas, la integran los siguientes iconos:
•
•
•
•
Al dar clic en este icono se crea un nuevo registro para otra empresa,
Abre el Tablero “Abrir – Empresas”,
Permite guardar la información capturada en el registro de una empresa
nueva y modificaciones a una existente,
Elimina la información capturada de la empresa,
•
Al Dar clic en el icono el sistema permite examinar las propiedades de la
empresa,
•
Despliega la pantalla “Anexos” donde se pueden adjuntar archivos al registro
de la empresa, comentarios, imágenes, etc.
•
Despliega la pantalla “Documentación” por medio de la cual se permite
informar que documentación conforma a la compañía (Organigrama, Acta
Constitutiva, etc.)
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3. Carpetas:
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•
Datos Generales, para una empresa de nueva creación registra la siguiente
información en cada campo de la carpeta:
◊ Clave de la empresa, es el ID con el que intélisis identificara a la organización.
◊ Nombre de la empresa,
◊ Dirección de la compañía,
◊ Colonia y código postal del domicilio,
◊ Población,
◊ Zona, en caso de manejar zonas para la empresa hay que dar de alta mediante
el menú <Maestros/ Zonas> de la pantalla “Empresas”, para después
seleccionar la zona que le corresponde a la compañía mediante este campo.
◊ Estado y País de ubicación,
◊ Teléfono y Fax de la compañía,
◊ Grupo, si la empresa pertenece a un grupo o división de empresas hay que
darlos de alta a través del menú <Maestros/ Grupos> de la pantalla
“Empresas”, para después indicar el grupo de la compañía en este campo.
◊ Estatus, indica el estatus de la empresa; alta, baja o bloqueado.
Imagen 8 –Ejemplo del registro de los datos generales de una empresa
•
Fiscal, En una empresa de nueva creación registra lo siguiente:
◊ Registro Federal de Contribuyentes de la empresa,
◊ Registro Patronal,
◊ Clave del giro de la compañía,
◊ Nombre del representante legal de la empresa,
◊ Registro Federal de Causantes del representante de la compañía,
◊ CURP del representante.
◊ Régimen Importador de la empresa en caso de dedicarse a esta actividad y la
fecha,
◊ Registro del importador y fecha.
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Imagen 9 – Ejemplo del registro de los datos fiscales de una empresa
Al terminar de registrar los datos de la empresa o efectuar modificaciones en un registro
existente guarda la información dando clic en el icono
de la barra de herramientas.
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NOTA: Evitar el uso de paréntesis en la información que se capture dentro de la configuración
de la base de datos.
IV. CONFIGURACIÓN GENERAL
Ruta de Acceso
Paso 1:
En la barra de título Intélisis seleccionar el menú, Configurar/ Empresas.
Paso 2:
Paso 3:
Seleccionar una empresa existente en la ventana <Abrir - Empresas>
En la pantalla <Empresas> Ir a Edición / Configuración General
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1. seleccionar la
opción Empresas del
menú Configurar.
2. Seleccionar la empresa
y dar clic en el botón
[Abrir].
[Abrir]
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3. Selecciona la opción
Configuración General del
menú Edición.
Imagen 10 – Acceso a la configuración general del sistema
Después de acceder a la ruta anterior el sistema despliega la pantalla “Configuración General”.
1. Ficha: General
Ruta de Acceso
Paso 1:
Seleccionar la ficha General de la pantalla Configuración General.
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Imagen 11 – Ficha General
1.1 Funcionalidad de Opciones
•
Formato de Cantidades, esta opción define la nomenclatura que utilizara el sistema
para mostrar las cantidades de dinero. Por ejemplo establecer la nomenclatura #,.##,
tal como se aprecia en la imagen 11, muestra las cantidades de dinero de la siguiente
manera; 1,234.00
Símbolo
Significado
# Símbolo Numérico. Si existe un número en la posición indicada, pone el número.
. Punto Decimal. Le indica al formato que el número tiene decimales.
, Coma. Le indica al formato que quiere separación de miles en el número.
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•
Decimales Cantidades, dentro de este campo se configura el número de decimales
que el sistema desplegara en registro de cantidades (listas de precios, costos, totales
etc.)
•
Ejercicio Inicia – En esta opción se configura la fecha de inicio del ejercicio fiscal para
el sistema y es de aplicación para todos los módulos del sistema, salvo en los casos
que en las opciones de un módulo se haya establecido el uso de periodos especiales.
•
Ejercicio Termina – Indica la fecha de conclusión del ejercicio fiscal para el sistema.
•
Días Hábiles – Establece los días de la semana considerados como laborables.
•
Empresa Control del Dinero – Establece la empresa que llevara el control sobre las
cuentas de dinero.
•
Módulo Producción, al activar la casilla el sistema habilitará el módulo de producción.
•
Módulo Precios y Costos, habilita el módulo de Precios y Costos para el sistema.
•
Módulo Espacios, activa el módulo de Espacios de Intélisis.
•
Módulo cajas Registradoras, habilita y permite utilizar el módulo de las cajas
registradoras.
•
Módulo WMS (Warehouse Managment System), habilita y permite utilizar todas las
características del módulo de administración de almacenes.
•
Sistema Detallista, habilita el fichero “Sistema Detallista” en la pantalla del catálogo
de Artículos (ruta: <Menú Cuentas/ artículos/ artículos/ abrir artículo/ seleccionar ficha
Sistema Detallista>), para registrar/ ligar el artículo a un departamento o área, tal como
se utiliza en las tiendas departamentales (panadería, abarrotes, limpieza, etc.) y la
pantalla “Configuración – Sistema Detallista” (ruta: <Menú Configurar/ empresas/ abrir
configuración de la empresa/ en la pantalla Empresas seleccionar Edición/ Sistema
Detallista>), para configurar las cuentas contables que utilizara este modelo para el
registro de operaciones
Imagen 12 – Ficha “Sistema Detallista” de la pantalla Artículos
Imagen 13 – Configuración – Sistema Detallista
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•
InfoPath, habilita la opción para generar y utilizar plantillas de documentos en InfoPath.
•
Registro (Detalle Contable), esta opción permite llevar el registro de la contabilidad a
nivel detalle (cuentas auxiliares).
•
Capturar Movimientos de Artículos usando Código de Barras, esta opción activa a
nivel detalle, la columna Código en cada pantalla de movimientos de los módulos;
Compras, Inventarios, Mermas, Producción, Ventas, Importaciones y Taller, para
permitir la captura de los artículos mediante un lector de códigos.
•
E- Collaboration, cuando varias empresas se encuentren dadas de alta en la misma
base de datos de Intélisis, al habilitar esta opción permite que los módulos de ventas,
compras, cuentas por pagar y cuentas por cobrar de dichas empresas interactúen. Por
ejemplo que la empresa X emita una orden de compra a la empresa Z y paralelamente
al movimiento de compra, le genere un movimiento de pedido en el módulo de ventas
de esta última.
Para que esta función trabaje correctamente se requiere lo siguiente:
a) Todas las empresas dadas de alta en la base de datos de Intélisis, tengan activada
la casilla E- COLLABORATION en su configuración general.
b) Dar de alta para cada empresa dentro de su catalogo de clientes respectivo, al
resto de empresas como clientes, asignarles el perfil proveedor y activarles la
casilla INTERCOMPAÑÍA ubicada en el fichero [Otros Datos] de la pantalla
Clientes. De esta manera X tendrá dada de alta a Z como cliente, proveedor y se
estará indicando que ambas forman parte de un corporativo o grupo de empresas,
a su vez, Z debe dar de alta a X de la misma forma.
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c) Definir en cada empresa el mapa de movimientos a generar. El mapa de
movimientos debe ser idéntico par todas las empresas. Este se configura en el
menú <Edición/ e-Collaboration- Mapa Movimientos> de la pantalla empresas
Imagen 14 – Ejemplo, mapa de movimientos
•
E- Collaboration a 2 Capas, esta característica del sistema no funciona correctamente
para la versión 2800.
•
Consolidación Empresas, al activar la casilla se le indicara al sistema que la empresa
para la cual se habilita esta opción lleve el control contable de un grupo de empresas o
sucursales que hayan sido configuradas en una misma base de datos.
De acuerdo a la descripción de opciones anterior activa las casillas que se consideren
necesarias para la operación idónea de la empresa, después de concluir de parametrizar la
configuración oprime
para guardar los cambios.
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2. Ficha: Costo Piso (VIN’s)
Ruta de Acceso
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Paso 1:
Seleccionar la ficha Costo Piso (VIN’s) de la pantalla Configuración General.
Imagen 15 – Ficha Costo Piso (VIN’s)
2.1 Funcionalidad de Opciones
•
Plazo 1 (días), Plazo 2 (días), Plazo 3 (días): Para el caso del giro automotriz,
específicamente para FORD, dentro de estos campos se establece el número de días,
por los cuales la empresa cobrará un cierto porcentaje por el tiempo que el VIN
permanezca en piso de ventas dentro de la agencia (Costo Piso). El sistema permite
establecer 3 plazos diferentes.
•
Base Inicio Costo Piso: En este campo se le indica al sistema a partir de que fecha
empieza a correr el Costo Piso de unidades tipo VIN’s. El sistema permite seleccionar
dos opciones:
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MI-MC-CONFIGURACIÓN-2800
FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:
02/FEBRERO/2006
No. De REVISIÓN:
1
HOJA:
20 de 97
CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
b) Fecha Entrada: Se refiere a la fecha de Entrada de Compra del VIN, registrada en
el modulo de Compras de intélisis.
c) Fecha Factura Compra: Se refiere a la fecha configurada y registrada en Cuentas
/ VIN / VINs / Carpeta < Ford (Datos Generales) > / Campo < Fecha Factura
Compra >.
•
Concepto Gasto: El Costo de Piso generara un movimiento de gasto con el nombre
del Concepto que se especifique en este campo.
•
Costo Piso Especial en Seminuevos, al activar la casilla el sistema permitirá aplicar
cobros especiales para el Costo Piso de autos seminuevos. Además despliega los
siguientes campos:
a) Tasa: Se indica la cantidad que se aplica para el pago del Costo Piso en Autos
Seminuevos.
b) Días Libres Intereses: Se indica el número de días en que no aplicaran los
intereses al costo del piso.
De acuerdo a la descripción de opciones anterior activa las casillas que se consideren
necesarias para la operación idónea de la empresa, después de parametrizar la configuración
oprime
para guardar los cambios.
3. Ficha: Cerrar Día
Ruta de Acceso
Seleccionar la ficha Cerrar Día en la pantalla Configuración General.
® Documentación y Procesos Intélisis 2006
Paso 1:
Imagen 16 – Ficha Cerrar Día
MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
MI-MC-CONFIGURACIÓN-2800
FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:
No. De REVISIÓN:
02/FEBRERO/2006
1
HOJA:
21 de 97
CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
3.1 Funcionalidad de Opciones
•
Cerrar Día: Permite hacer cierre de operaciones en forma diaria..
•
Cerrar Sucursales (Procesar Notas, Corte Caja, etc.): Al activar la casilla Intélisis
permitirá efectuar el cierre de sucursales, y procesar las notas de venta, cortes de la
caja, etc.
•
Sincronizar Sucursales: Esta opción habilita la sincronización u obtención de la
información de la operación de las sucursales en línea.
De acuerdo a la descripción anterior activa las casillas que se consideren necesarias para la
operación idónea de la empresa, después de concluir de parametrizar la configuración oprime
para guardar los cambios.
4. Ficha: Contabilidad
Ruta de Acceso
Seleccionar la ficha Contabilidad en la pantalla Configuración General.
® Documentación y Procesos Intélisis 2006
Paso 1:
Imagen 17 – Ficha Contabilidad
MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
MI-MC-CONFIGURACIÓN-2800
FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:
02/FEBRERO/2006
No. De REVISIÓN:
1
HOJA:
22 de 97
CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
® Documentación y Procesos Intélisis 2006
4.1 Funcionalidad de Opciones
•
Conexión Contable: Habilita al sistema para utilizar la conexión contable de la
empresa y sucursales.
•
Afectar Póliza: Al activar la casilla, el sistema afecta automáticamente las pólizas
contables que emite el sistema paralelamente al generar un movimiento. De no activar
la opción, Intélisis, solo generara las pólizas en estatus sin afectar, por lo que para
concluirlas el usuario correspondiente deberá ingresar al módulo de Contabilidad para
afectarlas una por una.
•
Esperar Liberación Tesorería (Cobros/ Pagos/ Gastos): Debe activarse esta opción
si se requiere primero que se deben liberar los movimientos de pago, cobro o gastos
antes de efectuar un registro contable.
•
Contabilizar Facturas Pendientes desde Estatus Pendiente: Esta opción permite
que el sistema contabilice toda la facturación que se emita en intélisis aun cuando se
encuentren en estatus pendiente.
•
Movimientos Específicos (al Generar Pólizas en Lote): Esta opción del menú activa
el icono “Conexión contable - movimientos específicos” para definir los movimientos
que se contabilizaran al generar pólizas en lotes.
•
Contabilidad Automática: Al activar este check el sistema habilita dentro del menú
Configuración de la barra principal de Intélisis, la opción “Contabilidad Automática”, por
medio de la cual se definen las pólizas contables de los movimientos de cada modulo,
para que al efectuar operaciones en Intélisis, automáticamente se generen el registro
contable.
•
Desglosar Póliza por Concepto (Gastos): Le indica al sistema que al efectuar el
registro contable de movimientos, desglose el concepto de gasto en el detalle de la
póliza.
•
Considerar la Clasificación a Nivel del Concepto (Gastos): El sistema considerara
la clasificación contable hasta.
•
Contabilizar Partidas sin Importe: Al activar el check el sistema generara el registro
contable de los movimientos aun cuando existan gastos sin importe o sea igual a cero.
•
Cancelar Mismo Mes (Fecha Emisión): Esta opción le indica al sistema que permita
la cancelación de las pólizas contables, si la fecha de cancelación corresponde al mes
donde se genero la póliza.
•
Contabilizar Nómina en Base a sucursal Trabajo del Personal (Requiere
Contabilidad/ Pólizas Multi Sucursales): Habilita la contabilización de la nómina
basado en las sucursales de trabajo del personal, para que esta opción se aplique
correctamente deben configurarse pólizas contables de nómina por cada sucursal de
trabajo.
•
Registro (Detalle Contable): Esta opción es la misma que aparece en el fichero
“General” de la configuración y permite llevar el registro de la contabilidad a nivel
detalle (cuentas auxiliares).
•
Contabilizar Meses Futuros: Al activar este check el sistema permite efectuar los
registros contables de movimientos con fechas de emisión posteriores al de operación
•
Presupuestos Múltiples: Al activar la casilla se le habilita al sistema la habilidad de
utilizar varios presupuestos.
MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
MI-MC-CONFIGURACIÓN-2800
FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:
02/FEBRERO/2006
No. De REVISIÓN:
1
HOJA:
23 de 97
CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
•
Empresa Contabilidad: En este campo se establece la clave de la empresa que
llevara el control de la contabilidad.
De acuerdo a la descripción anterior activa las casillas que se consideren necesarias para la
operación idónea de la empresa, al concluir da clic en
cambios.
para guardar los
5. Ficha: Valores por Omisión
Ruta de Acceso
® Documentación y Procesos Intélisis 2006
Paso 1:
Seleccionar la ficha Valores por Omisión en la pantalla Configuración General.
Imagen 18 – Ficha Valores por Omisión
5.1 Funcionalidad de Opciones
•
% Impuesto: Establece el porcentaje de impuestos que se aplicara a los importes
cobrados/ pagados mediante el sistema.
•
% Retención: En esta opción se determina el porcentaje de los impuestos pagados/
cobrados que retendrá o le son retenidos a la empresa. Generalmente es el 10 para
Honorarios e IVA.
•
Tipo Artículo: Establece el tipo de artículo que por omisión se empleara al dar de alta
los artículos.
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
MI-MC-CONFIGURACIÓN-2800
FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:
02/FEBRERO/2006
No. De REVISIÓN:
1
HOJA:
24 de 97
CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
•
Unidad: Determina la unidad (pieza, kilo, litro) que por omisión el sistema empleara en
los movimientos de inventario. La opción que se configure aparecerá automáticamente
en todos los campos [Unidad] de las pantallas de movimientos.
•
Condiciones: En este campo se establece la condición de pago/ cobro (al contado, 30
días, 2 meses, etc.) que por omisión el sistema empleara en los movimientos de CXP,
CXC, Gastos, Ventas, etc. La opción que se configure aparecerá automáticamente en
todos los campos [Condición] de las pantallas de movimientos.
•
Política Crédito: En este campo se establece la política de crédito (15, 30 días, 2
meses, etc.) que por omisión el sistema otorgara a los clientes. La opción configurada
se captura automáticamente en el campo Política del fichero [Datos Venta] del catalogo
de clientes (menú <Cuentas/ Clientes/ Clientes>)
•
Tipo Servicio: En este campo se establece el tipo de servicio (AIG, MAFRE
TEPEYAC, QUALITAS) que por omisión el sistema empleara en los movimientos del
módulo de servicio. La opción configurada se captura automáticamente en el campo
“Tipo Servicio” en la pantalla de movimientos de Servicios.
•
Almacén Garantías: En esta opción se determina la clave del almacén que el sistema
utilizara por omisión en los movimientos del modulo de servicios, cuando se active la
casilla de la opción “Garantía” de un movimiento.
•
Almacén Tránsito: En esta opción se determina la clave del almacén que el sistema
utilizara por omisión en el movimiento Transito del módulo de Inventarios.
De acuerdo a la descripción anterior activa las casillas que se consideren necesarias para la
operación idónea de la empresa, al concluir da clic en
cambios.
para guardar los
® Documentación y Procesos Intélisis 2006
6. Ficha: Clientes
Ruta de Acceso
Paso 1:
Seleccionar la ficha Clientes en la pantalla Configuración General.
Imagen 19 – Ficha Clientes
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
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FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:
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No. De REVISIÓN:
HOJA:
1
25 de 97
CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
6.1 Funcionalidad de Opciones
•
Datos Personales: Esta casilla habilita el fichero “Datos Personales” en la pantalla del
Catálogo de Clientes, para el registro de información personal como son dirección,
estado civil, teléfonos, etc.
•
Datos del Seguro: Habilita el fichero “Seguro” en la pantalla del Catálogo de Clientes,
para el registro de información del seguro del cliente, tal como; nombre de la
aseguradora, nombre del asegurado, tipo y no. de póliza, cobertura, etc.
•
Apellidos en Contactos: Activa los campos “Apellido Paterno y Apellido Materno” en
la pantalla de captura de los contactos del cliente para desglosar el nombre de los
contactos por apellidos al momento de capturarlos.
De acuerdo a la descripción anterior activa las casillas que se consideren necesarias para la
operación idónea de la empresa, al concluir da clic en
cambios.
para guardar los
7. Ficha: Clientes Express
Ruta de Acceso
® Documentación y Procesos Intélisis 2006
Paso 1:
Seleccionar la ficha Cliente Express en la pantalla Configuración General.
Imagen 20 – Ficha Clientes Express
7.1 Funcionalidad de Opciones
•
Clave (por Omisión): En esta opción de la configuración se establece el tipo de clave
que el sistema asignara por omisión al dar de alta un cliente de forma Express (por
número consecutivo, por su RFC o número telefónico). Se le llama forma Express
porque los clientes son dados de alta desde el módulo de Servicios, al mismo tiempo
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
MI-MC-CONFIGURACIÓN-2800
FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:
02/FEBRERO/2006
No. De REVISIÓN:
HOJA:
1
26 de 97
CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
que se puede generar un movimiento, además la pantalla de captura únicamente
requiere datos mínimos para generar el registro del cliente.
•
Prefijo General: En este campo se establecen los caracteres que por default, llevaran
las claves de los Clientes al darlos de alta en forma Express. El carácter aparecerá al
principio de la clave de los clientes, ejemplo: C0001.
•
Dígitos: Establece el número de caracteres alfanuméricos que deberá usarse en las
claves asignadas a los Clientes al darlos de alta en forma Express.
•
Usar Prefijo Sucursal: Al activar el check se indica al sistema que el prefijo
establecido para las claves de los clientes, también sea utilizado a nivel sucursal. Es
decir al dar de alta un cliente desde una sucursal aplique el mismo prefijo y número de
dígitos en las claves.
•
Categoría: En este campo se indica la categoría en la que por omisión se agruparan
los clientes dados de manera Express (cliente factura, cliente mayorista, cliente
minorista o cliente mostrador)
•
Condiciones: En esta opción se establece la condición de crédito que por omisión se
le otorgara a los clientes Express.
De acuerdo a la descripción anterior activa las casillas que se consideren necesarias para la
operación idónea de la empresa, al concluir da clic en
cambios.
para guardar los
8. Ficha: Artículos Express
Ruta de Acceso
® Documentación y Procesos Intélisis 2006
Paso 1:
Seleccionar la ficha Artículos Express en la pantalla Configuración General.
Imagen 21 – Ficha Artículos Express
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
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FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:
02/FEBRERO/2006
No. De REVISIÓN:
1
HOJA:
27 de 97
CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
8.1 Funcionalidad de Opciones
•
Clave (por Omisión): En esta opción de la configuración se establece el tipo de clave
que el sistema asignara a lo artículos que se dan de alta por el método Express. Se le
llama forma Express porque los Artículos se dan de alta desde el módulo de Compras,
en el momento de iniciar un movimiento, además la pantalla de captura únicamente
requerirá datos mínimos para generar el registro del Artículo.
•
Prefijo General: Este campo establece el carácter por omisión que llevaran las claves
de los Artículos al darlos de alta en forma Express. El carácter aparecerá al principio de
la clave de cada Artículo, ejemplo: A0001.
•
Dígitos: Establece el número de caracteres alfanuméricos permitidos para la
asignación de las claves de los Artículos Express.
•
Usar Prefijo Sucursal: Al activar el check se indica al sistema que el prefijo
establecido para las claves de los Artículos, también sea de aplicación para las claves
de los artículos que se den de alta en las sucursales de la compañía.
•
Categoría: En este campo se indica la categoría en la que por omisión se agruparan
los Artículos que se den de alta en forma Express.
De acuerdo a la descripción anterior activa las casillas que se consideren necesarias para la
operación idónea de la empresa, al concluir da clic en
para guardar los cambios.
9. Ficha: Avisos Automáticos (e-mail)
Ruta de Acceso
Seleccionar la ficha Avisos Automáticos (e-mail), en la pantalla Configuración
General.
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Paso 1:
Imagen 22 – Ficha Avisos Automáticos
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
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FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:
02/FEBRERO/2006
No. De REVISIÓN:
HOJA:
1
28 de 97
CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
9.1 Funcionalidad de Opciones
•
Asunto y Mensaje: En los campos de este fichero se establece la plantilla del mail que
se desee enviar a través de la herramienta “Enviar Correo en Lote” a: clientes,
proveedores, agentes, personal y/ o usuarios, siempre que su dirección de correo
electrónico este registrada en la base de datos.
De acuerdo a la descripción anterior activa las casillas que se consideren necesarias para la
operación idónea de la empresa, al concluir da clic en
cambios.
para guardar los
10. Ficha: Mensaje – Menú Principal
Ruta de Acceso
® Documentación y Procesos Intélisis 2006
Paso 1:
Seleccionar la ficha Mensaje – Menú Principal, en la pantalla Configuración
General.
Imagen 23 – Ficha Mensaje – Menú Principal
10.1 Funcionalidad de Opciones
•
Mensaje: En los campos que integran esta opción, se editan los mensajes que
aparecerán en la barra principal de Intélisis. La configuración nos permite observar que
la barra principal del sistema a parte del menú, desplegara; el nombre de la empresa
[Empresa.Nombre], nombre de la sucursal [Sucursal.Nombre], nombre del
usuario [Usuario.Nombre], nombre de la base de datos [SQL(‘Select db_name()’)]
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
MI-MC-CONFIGURACIÓN-2800
FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:
02/FEBRERO/2006
No. De REVISIÓN:
HOJA:
1
29 de 97
CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
•
Ancho: Determina el tamaño/ ancho otorgado a cada expresión de la barra del menú.
•
Minutos Auto refrescar: Permite la cantidad de minutos que deben transcurrir antes
de que el sistema actualice la pantalla del menú.
•
Expresiones al Iniciar Sesión: En este campo se establece la expresión u oración
que se desea, emita el sistema al iniciar sesión en la base de datos, tales expresiones
pueden ser mensajes de bienvenida o felicitaciones para fechas especiales (10 de
mayo, día del padre, etc.)
De acuerdo a la descripción anterior activa las casillas que se consideren necesarias para la
operación idónea de la empresa, al concluir da clic en
cambios.
para guardar los
11. Ficha: Desarrollo
Ruta de Acceso
® Documentación y Procesos Intélisis 2006
Paso 1:
Seleccionar la ficha Desarrollo, en la pantalla Configuración General.
Imagen 24 – Ficha Desarrollo
11.1 Funcionalidad de Opciones
•
Directorio Objetos Especiales: En este campo de la configuración se indica la ruta
del directorio donde se guardan todos los reportes y objetos especiales, utilizados por
el sistema. Los objetos, como los reportes especiales de este directorio son
desarrollados por los usuarios cuando el sistema no cuenta con las herramientas
necesarias para cubrir los requerimientos del cliente o para personalizar los reportes
del sistema al cliente, por ejemplo los recibos de nómina, cheques de banco, pólizas
contables, etc.
MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
MI-MC-CONFIGURACIÓN-2800
FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:
02/FEBRERO/2006
No. De REVISIÓN:
1
HOJA:
30 de 97
CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
12. Ficha: Directorios Especiales
Ruta de Acceso
Paso 1:
Seleccionar la ficha Directorios Especiales, en la pantalla Configuración
General.
Imagen 25 – Directorios Especiales
® Documentación y Procesos Intélisis 2006
12.1 Funcionalidad de Opciones
•
SQL Server Reporting Services – Dirección (Report.aspx): Se indica al sistema la
ruta para seleccionar un programa SQL y utilizar reportes con extensión “.aspx”
•
Directorio Plantillas Office: En este campo de la configuración se indica la ruta del
directorio donde se almacenarán todas las plantillas/ formatos de Office (Word o Excel),
personalizadas al cliente, para su utilización por los usuarios.
13. Ficha: Otros
Ruta de Acceso
Paso 1:
Seleccionar la ficha Otros, en la pantalla Configuración General.
MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
MI-MC-CONFIGURACIÓN-2800
FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:
02/FEBRERO/2006
No. De REVISIÓN:
1
HOJA:
31 de 97
CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
Imagen 26 – Ficha Otros
® Documentación y Procesos Intélisis 2006
13.1 Funcionalidad de Opciones
•
Consecutivo Serial (numérico): Al activar la casilla se le indica a Intelisis que los
números de serie en los artículos, se asignen en forma numérica.
•
Usar Consecutivos Generales en Cuentas: Al activar la opción, se establece que
para toda la empresa y sucursales se lleve un mismo consecutivo en el alta de cuentas
y emisión de movimientos. Para que esta función trabaje correctamente la casilla
Consecutivo Serial (numérico), debe desactivarse.
•
Usar el Consecutivo de la Sucursal Asignada (en línea): Esta opción define que
cada sucursal emita un consecutivo diferente para los movimientos y cuentas que en
ella se generen.
•
Auto Asignar la Sucursal del Movimiento Origen: Le indica al sistema que cuando la
sucursal X genere el movimiento 2, partiendo del movimiento 1 emitido por la sucursal
Z, le asigne a la sucursal Z el movimiento 2 por originarse de un movimiento de esta.
•
Auto Asignar Movimientos Sucursal Almacén: Al activar este check el sistema
respeta para un movimiento, generado a partir de otro movimiento emitido desde una
sucursal, el almacén especificado en la primera o en el movimiento origen.
•
Permitir Movimientos Sucursal Diferente: Habilita la característica para permitir la
emisión de movimientos en otras sucursales.
MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
MI-MC-CONFIGURACIÓN-2800
FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:
No. De REVISIÓN:
02/FEBRERO/2006
1
HOJA:
32 de 97
CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
•
Dígitos (Consecutivo): En este campo se especifican la cantidad de dígitos que se
usarán en los consecutivos.
•
Expirar Contraseñas Usuarios: Al activar la casilla se desplegara el campo [Días],
para especificar al sistema que las contraseñas de los usuarios, caducaran después de
transcurrir el número de días especificado y se requiera cambiar.
•
Auto Cambiar Fecha Trabajo al Acceder: Cambia en forma automática la fecha al
ingresar a intelisis.
•
Advertir en Proyectos Expirados: Le indica al sistema que cuando un proyecto ha
expirado muestre advertencias informativas de su situación. Esta opción debe activarse
cuando se tienen configurados proyectos y se necesita saber cuando han expirado.
•
Arrastrar Tipo Cambio al Generar Movimientos: Genera la validación de los
importes de una moneda en los movimientos contra el tipo de cambio de la moneda por
omisión.
•
Control de Acceso a Cuentas: Habilita la característica para establecer un control de
los acceso a las Cuentas.
•
Control de Acceso a Nivel Usuario Específico: Habilita Control de acceso a nivel
usuario Específico (Esta opción disminuye el desempeño del sistema en consultas y
capturas).
•
Auto Asignar Movimientos Sucursal Almacén – Al activar este check el sistema
respeta para un movimiento, generado de otro movimiento emitido desde una sucursal
el almacén especificado en el movimiento origen.
14. Ficha: GRP
Ruta de Acceso
® Documentación y Procesos Intélisis 2006
Paso 1:
Seleccionar la ficha GRP en la pantalla Configuración General.
Imagen 27 – Ficha GRP
MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
MI-MC-CONFIGURACIÓN-2800
FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:
02/FEBRERO/2006
No. De REVISIÓN:
HOJA:
1
33 de 97
CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
14.1 Funcionalidad de Opciones
•
Ramo: En este campo de la configuración se establece el Ramo Presupuestario que le
corresponda al organismo de gobierno. El Ramo presupuestario es el elemento que
identifica y clasifica el gasto público federal por entidades administrativas del Poder
Ejecutivo. Los Ramos administrativos son el medio por el cual se asignan recursos en
el Presupuesto de Egresos de la Federación a las dependencias (incluyendo a sus
respectivos órganos administrativos desconcentrados); a la Presidencia de a
República; a la PGR, a los tribunales administrativos, y al Consejo Nacional de Ciencia
y Tecnología.
•
Unidad – En este campo se define la unidad del ramo presupuestario a la que
pertenece el organismo gubernamental.
•
Cuota – Establece el monto de las aportaciones que el organismo debe generar y
entregar a la TESOFE al término del ejercicio fiscal.
De acuerdo a la descripción anterior activa las casillas que se consideren necesarias para la
operación idónea de la empresa, al concluir da clic en
cambios.
para guardar los
V. CONFIGURACIÓN DE MODULOS
® Documentación y Procesos Intélisis 2006
Ruta de Acceso
Paso 1:
Paso 2:
Paso 3:
En la barra de título Intélisis seleccionar el menú, Configurar/ Empresas.
Seleccionar una empresa existente en la ventana <Abrir - Empresas>
En la pantalla <Empresas> Ir a Edición / Configuración Módulos
MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
MI-MC-CONFIGURACIÓN-2800
FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:
No. De REVISIÓN:
02/FEBRERO/2006
1
HOJA:
34 de 97
CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
1. seleccionar la
opción Empresas del
menú Configurar.
2. Seleccionar la empresa
y dar clic en el botón
[Abrir].
[Abrir]
® Documentación y Procesos Intélisis 2006
3. Selecciona la opción
Configuración Módulos.
Imagen 28 – Acceso a la configuración de los Módulos
Después de acceder a la ruta anterior el sistema despliega la pantalla “Configuración Módulos”.
1. Ficha: Inventarios
Ruta de Acceso
Seleccionar la ficha Inventarios de la pantalla Configuración Módulos.
Paso 1:
MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
MI-MC-CONFIGURACIÓN-2800
FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:
02/FEBRERO/2006
No. De REVISIÓN:
1
HOJA:
35 de 97
CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
Imagen 29 – Fichero Inventarios
® Documentación y Procesos Intélisis 2006
1.1 Funcionalidad de Opciones
•
Forma Costeo – Define la regla para controlar él costeo de los inventarios de una
institución. A nivel empresa o a nivel artículo:
- Empresa: Toda la empresa/ sucursal tendrá el mismo tipo de costeo a todos los niveles.
- Artículo: El usuario puede definir un tipo de costeo diferente para cada artículo,
aunque por omisión el sistema tome el indicado en el campo <Tipo Costeo>, el
sistema le permitirá elegir otro tipo de costeo para los artículos al momento de
definir sus propiedades particulares al ingresar a la ruta <Menú Principal/ Cuentas/
Artículos/ Artículos>.
•
Moneda Costeo – Permite establecer la moneda a utilizar por omisión en el manejo del
costeo de los inventarios. Las monedas se dan de alta en la ruta <Configurar/ Generales/
Monedas>.
•
Tipo Costeo – En este campo se define el método de costeo para el manejo de los
inventarios existentes en el almacén. El sistema permite utilizar cualquiera de los
siguientes;
- Costo Promedio
- Costo Estándar
- Costo Reposición
- Costo UEPS (Últimas Entradas Primeras Salidas)
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
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FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:
02/FEBRERO/2006
No. De REVISIÓN:
1
HOJA:
36 de 97
CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
- Costo PEPS (Primeras Entradas Primeras Salidas)
•
Sugerir Costo Devoluciones – En esta opción se habilita el costo que por omisión
sugerirá el sistema para las devoluciones de inventario.
- No (ninguno)
- Costo Promedio
- Ultimo Costo
- Ultimo Costo sin Gastos
- Costo Estándar
- Costo Reposición
•
Sugerir Costo Art. Servicio/ Juego – Permite establecer el tipo de costo que por omisión
sugerirá el sistema para los artículos tipo servicio o juego.
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- No (ninguno)
- Estándar
- Reposición
- Margen
•
Moneda Costeo Nivel Artículo – Esta opción no se encuentra habilitada para la versión
2800.
•
Costeo a Nivel Opción – Al habilitar esta opción, podrá registrar en Menú
Principal/Cuentas/ Artículos/Artículos/Menú Edición Edición/Precios a Nivel Opción
el precio de venta por cada opción que presenta el artículo. Los artículos tipo opción son
aquellos que manejan tallas, colores, etc.
•
Entradas sin Costo – Al activar la casilla permite el ingreso de inventario sin especificar
los costos de compra.
•
Validar Compra/ Venta sin IVA – Esta opción del sistema verifica que a los importes de
los movimientos de compras y ventas se haya aplicado el IVA. En caso de que se haya
omitido aplicar el impuesto, el sistema lanzara una dialogo preguntando si es correcta la
aplicación del movimiento sin impuestos.
•
% Tolerancia Costo – Configura la opción de validar el Costo Promedio a una tolerancia
del 15%, es decir, no se permitirá el registro de un costo que presente una variación por + /
- 15%. Para aceptar un porcentaje de variación diferente regístrelo directamente en este
campo
•
Validación – Permite definir el método de costeo sobre el que se aplicara la validación del
costo, considerando él % de tolerancia permitido.
•
Costeo Actividades – El sistema permite contabilizar las actividades dentro de un
movimiento de Servicio a través de dos opciones: Tiempo Real el sistema enviará a la
póliza el costo estándar de la actividad multiplicado por el número de horas totales. Si
selecciona la opción Tiempo Estándar el sistema enviará el costo por unidad de tiempo de
la actividad.
•
Costeo Múltiple Simultaneo – Al habilitar esta opción, el sistema va registrando los
Costos de entrada ó salida de los artículos en los diferentes métodos de Costeo existentes
(Costo UEPS, Costo PEPS, Ultimo Costo, Precio Lista.
•
Series/ VIN’S Lotes/ Partidas – Al activar este check se indicara al sistema que maneje
artículos tipo series, VIN´S, Lotes o Partidas
•
Costeo por Series/ VIN’S – Permite manejar él costeo de los artículos a nivel series ó
VIN’S.
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•
Costeo por Lotes/ Partidas – El sistema permite registrar el costeo de los artículos tipo
lote o Partida.
•
Partidas – Al encender la casilla Intélisis en el <Menú Principal/ Cuentas/ Artículos/
Artículos>, activa la opción Partida para el campo Tipo, esta opción es referencial para el
control interno del inventario.
•
Surtido Automático Series/ Lotes (por Omisión) – Al realizar movimientos con artículos
tipo serie dentro del modulo de inventarios, el sistema ira asignando (surtiendo) los
números de serie para dichos artículos, en forma automática de acuerdo a la forma
especificada en este campo de la configuración.
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- No: de establecer esta opción la asignación de los números de serie tiene que registrarse
manualmente.
- Ascendente. Asigna los números de serie al inventario de menor a mayor.
- Descendente: Asigna el no. de serie de mayor a menor.
•
Imprimir Series en Movimientos Generales – Cuando se enciende la casilla el sistema
incluirá en las consultas o impresiones de los reportes/ facturas, de inventario los números
de serie/ VIN/ Lote de los artículos. Esta opción de la configuración por omisión esta
inhibida y se habilita al encender la casilla de la opción Series/ VIN’S Lotes/ Partidas.
•
Códigos de Barras – Esta opción habilita el asistente de código de barras
en los
módulos de ventas, compras e inventarios, para la utilización y generación de los mismos.
•
Preguntar Cantidad (por omisión) – Al habilitar esta opción, Intélisis preguntara la
cantidad de artículos a ingresar dentro del asistente de código de Barras al momento de
registrar los códigos de dichos artículos.
•
Proceso Especial para Códigos de Barras (en Lote) – En caso de activarse podrá
utilizar una rutina especial para capturar los códigos de barras que desea utilizar. Estas
rutinas son exclusivas para cada empresa/ sucursal.
•
Usar el Código Barras como Serie/ Lote – Permite usar códigos de barras como
números de lote o serie de los artículos.
•
Directorio Códigos de Barras (a Nivel Almacén/ Cliente) – Al habilitar esta opción,
dentro de Cuentas / Almacenes / Carpeta Datos Generales aparecerá un campo llamado
“Directorio CB” donde se determinará la ruta de los archivos “txt” de los códigos de barras
para almacenes y embarques.
En el caso de Clientes el campo “Directorio CB” aparecerá en la pantalla Cuentas /
Clientes / Carpeta Otros y determinará la ruta de los archivos “txt” de los códigos de
barras para Clientes.
•
Confirmar Solicitudes – Al habilitar esta opción el sistema generara un estatus Por
Confirmar entre los estatus Sin Afectar y Pendiente en el movimiento Solicitud.
•
Ver Clave Otro Idioma (Almacén Destino, en Movimientos) – En caso de que realice
operaciones de Compra/Venta con empresas en el exterior y cuya lengua para cuestiones
mercantiles no sea el español, se habilita esta opción con la finalidad de que pueda
registrar la clave de los productos en el idioma utilizado en el almacén destino.
•
Posiciones – Cuando se habilita esta opción, en los movimientos de Inventarios,
aparecerá el campo Posiciones a nivel detalle, dentro del cual mediante la ayuda de un
asistente se podrá asignar/ especificar para los artículos una posición dentro del almacén
(posición, tipo, descripción, pasillo, nivel, zona y estatus). Esta opción es muy útil para los
sistemas de administración de almacenes (Warehouse Magnament System)
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•
Transferir de Más – Cuando se activa el sistema permite registrar la transferencia de
artículos por cantidades superiores a las indicadas originalmente en el movimiento, en caso
contrario, el sistema únicamente permitirá transferir las cantidades indicadas en los
movimientos originales. (El movimiento original es la solicitud de transferencia)
•
Paquetes –Se activa esta opción si se desea manejar algún tipo de embalaje especial para
sus artículos (cajas/ blister, etc.) El empleo de paquetes puede facilitar sus actividades en
el módulo de embarques.
•
Revisión Artículos – Al habilitar esta opción aparecerá la carpeta Revisión dentro de
Cuentas / Artículos, donde se editará la fecha de la última revisión y la frecuencia de la
revisión del artículo.
•
Formato Artículo – En este campo se define el formato para el registro de las claves de
los artículos, por ejemplo tipo teléfono; 999 – 9999, ó tipo # de parte; >AAAA-000, etc.
•
Número de Conteos (Inventario Físico) – Indica en número de veces que se aplicara el
conteo físico del inventario. El sistema permite realizar hasta 3 conteos con la finalidad de
rectificar el primer y segundo conteo
•
Back Order’s – El sistema cuenta con dos opciones como alternativas: Si se elige
Movimiento permitirá en forma automática, reservar los artículos que aparezcan
pendientes por surtir al momento de registrar la entrada de compra, o bien, será asignada
cuando afecte la orden de compra, así mismo. En caso de elegir la opción Cliente,
realizará la misma función pero identificará al cliente.
2. Ficha: Inventarios (2)
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Ruta de Acceso
Seleccionar la ficha Inventarios (2) de la pantalla Configuración Módulos.
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Imagen 30 – Fichero Inventarios 2
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2.1 Funcionalidad de Opciones
•
VIN’s – Al activar la casilla Intélisis habilita la opción VIN´s dentro del campo Tipo de la
mascara de captura de los Artículos (ruta Menú general de Intélisis/ Cuentas/ Artículos/
Artículos). La opción VIN´s sirve para dar de alta artículos tipo VIN (Números de
Identificación Vehicular), característica de los vehículos automotores.
•
Manejar Artículos como Componentes del VIN – Al activar esta opción el sistema
permite seleccionar Artículos dados de alta en el catalogo y registrarlos como un
componente del VIN.
•
Costo VIN = Costo Componentes – Esta opción considera que el Costo Total de los
Componentes (Cuentas / VIN / VIN’s / Componentes) será el mismo que el Costo ubicado
en (Cuentas / VIN / VIN’s / Precios). Es decir sumara el costo de cada componente del VIN
y el resultado será el costo del vehículo o artículo VIN.
•
Validar Lotes/ Partidas con Costo Diferente – Esta opción permite validar
Lotes/Partidas con costo diferente; de otra manera no podrá relacionarlos cuando sus
costos son diferentes.
•
Opción “Tipo Matriz” – Al encender la casilla el sistema desplegara las opciones (por
ejemplo; colores, tallas) de los artículos en forma matricial (filas y columnas). Solo
funciona cando se manejan 2 opciones o mas. Las opciones se configuran dentro del
catalogo de artículos y se muestran al efectuar movimientos de artículos con opciones,
como pueden ser las camisas que se venden/ compran por tallas y colores.
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•
Registrar Precios Venta – Esta opción habilita a nivel detalle en la pantalla de captura del
módulo de inventarios, el campo “Precio”, donde le permite al usuario registrar los precios
de venta en el alta de traspasos entre sucursales.
•
Bloquear Opciones Artículos con Movimientos – Al activar el check el sistema
bloqueara las opciones que se hayan configurado para determinado artículo, en el
momento de realizar el primer movimiento con dicho artículo (compra, venta, traspaso o
entrada de inventario), evitando que posteriormente sean modificadas.
•
Frecuencia Conteo Cíclico en días Hábiles – Al encender el check indica al sistema que
la toma de los inventarios cíclicos del inventario se realice únicamente en días hábiles.
•
Almacén a Nivel Detalle – Habilita el campo “Almacén” en el detalle de la pantalla de
captura del módulo de Inventarios, para manejar el almacén por partida. Es decir
especificar un almacén por artículo.
•
Ver Descripción Extra en el Detalle – Habilita el campo “Observaciones” en el detalle de
la pantalla de captura del módulo de Inventarios, para ingresar descripciones/ comentarios
por cada partida (artículo).
•
Decimales Cantidad Pendiente (Redondeo) – En este campo se establece el número de
decimales a las que debe efectuarse el redondeo de cantidades pendientes.
•
Ajuste Saldos Menores +/ -: El sistema cuenta con una Herramienta ubicada en Menú
Principal/Herramientas/Inventarios/Ajuste Saldos Menores, la cual como su nombre lo
indica ajusta los saldos resultantes de los movimientos de inventarios. En este campo se
define el rango +/- que tomará como referencia esta herramienta para efectuar el ajuste.
Ejemplo: si se registra +/- 0.01, la herramienta ajustara lo que este dentro de este rango.
(Los ajustes son realizados en cuanto a cantidad de artículos).
•
Almacén Origen Ordenes Transferencia – Al habilitar esta opción el sistema permite
predeterminar el almacén origen del Artículo para los movimientos Orden Transferencia.
Para predeterminar el almacén, el sistema tiene dos opciones: Por Ruta de Distribución ó
bien por la opción Almacén Orden del Artículo en donde se indica el Almacén Origen y se
encuentra en la siguiente Ruta Menú Principal/Cuentas/Artículos/Pestaña Planeación.
•
Cargo Agente en Ajustes Inventario (Negativos) – En este campo se especifica la
manera de cargar (cobrar, descontar, etc.) a los agentes, los inventarios cuando se
presenten ajustes negativos en los saldos, conforme a lo siguiente: Precio de venta del
artículo, su costo o no aplicar cargo.
3. Ficha: Planeación
Ruta de Acceso
Seleccionar la ficha Planeación de la pantalla Configuración Módulos.
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Imagen 31 – Fichero Planeación
3.1 Funcionalidad de Opciones
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•
Método Planeación – Permite establecer dos métodos diferentes:
•
•
•
Liberación Ordenes Compra – para liberar ordenes de compra el sistema permite definir
dos métodos:
•
•
•
MRP: La Planeación es basada en el MPR, las listas de materiales y las cantidades
en existencia en inventario.
Punto de Reorden: La planeación se hace con los datos de planeación de
inventario y agrega una columna en Configurar / Cuentas / Artículos / Artículos /
Edición / Artículo en Almacenes / Punto de Reorden.
Orden por Proveedor:
Generará una orden de compra por cada uno de los
proveedores.
Orden por Renglón: El sistema presenta en el detalle del módulo de compras una
orden por renglón.
Liberación Ordenes Producción – En esta opción se pueden definir las siguientes formas
para efectuar la liberación de ordenes de producción:
•
•
•
Orden por selección:
De acuerdo a la selección indicada, se generará la
orden de producción.
Orden por ruta: Por cada ruta establecida se generará la liberación de orden.
Orden por renglón: Por cada renglón que se tenga en el detalle se liberará una
orden
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•
Liberación Ordenes Distribución – Se pueden personalizar las siguientes opciones para
liberar las ordenes de distribución:
•
•
Orden por Almacén: Por cada Almacén se liberará una orden para su distribución.
Orden por renglón: Se liberará una orden por distribución por cada renglón
•
Recorrer Fecha Liberación (Días Hábiles) – Al activar esta opción la fecha de liberación
de liberación de ordenes automáticamente el sistema las recorrerá al siguiente día hábil
cuando esta haya caído en día no laborable.
•
Ruta Distribución – En este campo se establece cual de las rutas dadas de alta, se
determinara como la ruta de distribución. Para dar de alta las rutas ir al Menú
principal/configura r/planeación /rutas de distribución.
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Nota: la ruta de distribución se detallará más adelante.
•
Ruta Distribución a Nivel Artículo – Al habilitar esta opción en el catálogo de artículos,
dentro de la carpeta de planeación aparecerá un campo denominado ruta distribución para
establecerla por artículo.
•
Unidad Distribución – En este campo se seleccionará la unidad de distribución para
compra, producción o bien venta según sea el caso.
•
Tiempos Entrega Seguridad – al activar el check el sistema habilitara en el fichero de
Planeación del catalogo de artículos, los campos “Tiempo Seguridad” para configurar en
los artículos tiempos de seguridad de entrega de los artículos por parte del proveedor. El
tiempo de seguridad representa un colchón adicional al tiempo de entrega prometido por
los proveedores, y puede establecerse por semanas, meses o días.
•
Auto Afectar Ordenes Distribución – Al activar esta opción se realizará automáticamente
la orden de transferencia o traspaso relacionada a los movimientos de producción. En otras
palabras cuando se dispare una orden de producción automáticamente en el módulo de
inventarios se afectaran los movimientos de transferencia de inventario u ordenes de
traspaso de los artículos o insumos que se procesarán hacia el almacén de producción. En
caso contrario las órdenes de producción solo emitirán los traspasos o transferencias en
estatus sin afectar. Por lo que para surtir de material a producción deberá ingresarse al
módulo de inventarios y concluir manualmente dichos movimientos.
•
Sugerir Ordenes Mínimo (Inv. Seguridad) Al activar esta opción, el sistema
independientemente de la demanda o necesidades de artículos, sugerirá producir o
comprar los artículos demandados más la cantidad del inventario de seguridad, a fin de
mantener este ultimo tipo de inventario en almacén para cubrir demandas emergentes,
mientras se vuelven a comprar o producir los artículos.
•
Considerar el Mínimo como Demanda – Al habilitar esta opción, aún sin tener pedidos de
venta se generarán automáticamente las órdenes de compra o producción de aquellos
artículos faltantes para cubrir el inventario de seguridad. Es decir si mi inventario de
seguridad del artículo X es de 10 unidades y tengo 7, el sistema sugerirá compra las 3
unidades faltantes.
•
Ignorar Demanda Directa (Pedidos, Solicitudes, etc.) – Al activar esta opción el sistema
no considerara en las órdenes, las cantidades de artículos requeridos en las solicitudes y
pedidos generados.
•
Ignorar Zona Congelada – Esta opción no considerará en la planeación la demanda de
los artículos en cuarentena.
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•
Auto Guardar Histórico Corridas Planeación – Esta opción permite conservar un
histórico de los procesos de planeación que han sido aplicados.
•
Calcular Inv. Seguridad y Tamaño Lote en base a Factor del Presupuesto – Al activar
esta opción el sistema limitara la producción de artículos al presupuesto disponible del
área.
•
Tipo Periodo – Determinar el tiempo de los períodos a manejar en la planeación (días,
semanas o meses)
•
Periodos a Calcular – Determina el número de periodos para los que se calculara la
planeación.
•
Estado por Omisión – Este campo es para editar el estado de las órdenes que sugiere el
planeador, por omisión, cuando emite las órdenes en el módulo de planeador y los estados
son los siguientes:
•
Plan: Al especificar esta opción el sistema emitirá las órdenes de producción como un
plan que puede ser modificado posteriormente.
En Firme: Indica al sistema que la orden no puede ser cambiada, en cuánto cantidad,
tiempo o ambos, por lo que la orden de producción tendrá que generarse. Cuando se
emiten en estatus de plan se puede modificar de acuerdo a las necesidades de la
empresa.
Liberado: Si se indica este estado, al generarse las ordenes de producción e emitirán
en estatus de liberado, es decir listas para dar inicio a la producción.
•
•
•
Orden Generación Corrida – Este campo se utiliza para especificar la opción como debe
generarse las ordenes de producción:
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•
•
Artículo: Corre el proceso barriendo los artículos.
Almacén: Corre el proceso de Planeación por cada almacén, este proceso se basa
en la lista de orden que guardan los almacenes en menú
principal/configurar/Cuentas/Almacenes
•
Calcular ATP – Al activar el check el sistema calculara para las órdenes de producción el
inventario disponible para promesa. Los cuales se tienen con el fin de cubrir una necesidad
futura perfectamente definida. Este tipo de inventario se diferencia con el respecto a los de
seguridad, en que los de promesa se tienen a la luz de una necesidad que se conoce con
certeza razonable y por lo tanto, involucra un menor riesgo.
•
Abortar Corrida al Primer Error – Cuando se habilita este campo el sistema termina con
el proceso de planeación al momento de detectar un error en los parámetros de
configuración de los datos de planeación.
•
Días Cálculo Inv. Seguridad – Define los días que deben considerarse para el calculo del
inventario de seguridad. Es decir al correr el planeador de ordenes el sistema debe calcular
un inventario de seguridad para cubrir la demanda de los días que se definan en este
campo.
•
Factor Cálculo Inv. Seguridad – En este campo se establece el factor a considerarse en
el cálculo del inventario de seguridad. Se debe considerar que 1 =100% y 2=200%.
4. Ficha: Producción
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Ruta de Acceso
Seleccionar la ficha Producción de la pantalla Configuración Módulos.
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Imagen 32 – Fichero Producción
4.1 Funcionalidad de Opciones
•
Almacén Materia Prima (por Omisión) – En este campo se determina la clave del
almacén de materia prima, que por omisión utilizará el sistema en los movimientos del
proceso de producción. El campo “Almacén materia prima” de la pantalla de movimientos
de Producción, automáticamente se llenara con la clave especificada en esta opción.
•
Lote Automático – En este campo se específica el tipo de consecutivo que se asignará
automáticamente a los lotes de producción. Intélisis maneja la siguientes alternativas:
•
•
•
•
No: Al seleccionar esta opción, la asignación de números consecutivos de lote será
de forma manual por el usuario en los movimientos de Producción.
Nivel Orden: Asigna los números consecutivos de lote de forma automática por cada
orden que ingresé.
Nivel Artículo: Asignará números consecutivos de lote por cada artículo diferente
que se registre en una orden o movimiento.
Nivel Opción: El sistema asignará números consecutivos diferentes por cada opción
que se registre en una orden o movimiento.
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•
•
Auto Generar Códigos Barras – Automatiza y define la forma para la generación de los
códigos de barra.
•
•
•
•
•
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Nivel Renglón: El sistema asignará números consecutivos de lote por cada línea
que se registre en una orden o movimiento.
No: De seleccionar esta opción el sistema no generará códigos de barras de forma
automática, estos tendrá que generarse manualmente.
Nivel Lote: El sistema creará de forma automática códigos de barra por cada lote
que se registre.
Nivel Artículo: El sistema creará de forma automática códigos de barra por cada
artículo que se registre en una orden o movimiento.
Nivel Opción: El sistema creará de forma automática códigos de barra por cada
opción que se registre en una orden o movimiento.
Nivel Unitario: El sistema creará de forma automática códigos de barra por cada
unidad registrada en una orden o movimiento.
•
Auto Reservar Materiales (por omisión) – Esta opción habilita al sistema para que los
materiales requeridos por una orden de producción se reserven automáticamente del
inventario disponible, al momento de emitir dicha orden en el sistema, por lo que no podrán
ser solicitados en una orden distinta para la que se reservaron.
•
Modificar Programa Ordenes Producción – Al habilitar esta opción, el sistema le
permitirá modificar y/o editar los programas de las órdenes de producción, aún cuando
éstas hayan iniciado el proceso.
•
Considerar Volumen en el Programa - Considera el volumen en metros cúbicos o
espacio que ocupa una ubicación, esta característica requiere medir los objetos y definir el
volumen a cada artículo.
•
Transferencias Concentradas – Al habilitar esta opción, el sistema de forma automática
consolidará todas las transferencias de inventario en una sola, para uno o varios
movimientos de avance de producción, de lo contrario el sistema crea una transferencia por
cada avance de producción.
•
Auto Generar Consumos – Le indica al sistema que genere los consumos del material
reservado para una orden de producción de forma automática al momento de generar las
ordenes de producción. Esta opción automáticamente generará el movimiento <Consumo
de Material>.
•
Auto Afectar Consumos (al avanzar) – Como su nombre lo dice, una vez activada esta
opción el sistema automáticamente afectara los movimientos “Consumo de Material”
relacionados a una orden de producción, cuando se registre un avance en el proceso
productivo.
•
Consumo Parcial (Auto Afectar consumos) – Al habilitar esta opción, en una orden de
producción se podrán hacer avances o retrocesos a la orden.
•
Mermas – Esta opción se activa en el caso de que la producción maneje merma en el
proceso de fabricación de algún producto.
•
Merma Incluida en Cantidades de la Lista Materiales – Esta opción tiene la finalidad de
que el sistema incluya la merma en las cantidades de la lista de materiales. La merma es el
desgaste de la materia prima que sufre durante su proceso de producción. Un ejemplo
seria al hervir o ejecutar el proceso de pasteurización de la leche, que al someterse a altas
temperaturas empieza a evaporarse, en este proceso la leche evaporada es la merma.
Ahora suponiendo que de un litro de leche se evapora el 3%, entonces se requerirá más de
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un litro para ofrecer el litro exacto. Esta sería la función del sistema que la lista de
materiales incluya la merma para que al producir o fabricar el producto no haya faltantes
que pudiera parar el proceso de producción.
•
Desperdicios – Esta opción se activa en el caso de que la producción maneje desperdicio
en el proceso de fabricación de algún producto y configurar en los materiales que
porcentaje o cantidad se desperdicia.
•
Desperdicio Incluido en Cantidades de la Lista Materiales – Esta opción tiene la
finalidad de que el sistema incluya los desperdicios en las cantidades de la lista de
materiales. Por ejemplo si una mesa requiere para su elaboración de una hoja de madera,
pero se desperdicia el 5%. Entonces el sistema requerirá una hoja y parte de otra para
completar el artículo.
•
Definición Merma/ Desperdicios – Se indicará en este campo la forma en que se
cuantificará la merma y/o desperdicio, ya sea por Porcentaje (%) o por Unidades (#)
•
Ver Personal (a nivel detalle) – Habilita el campo/ columna [PERSONAL] en el detalle de
la pantalla del módulo de Producción, con la finalidad de ver al personal involucrado en el
proceso.
•
Ver Turno (a nivel detalle) – Esta opción habilita en el detalle de la pantalla del módulo de
producción el campo/ columna [TURNO], con la finalidad de ver el número de Turno
responsable de la orden
•
Ver Tiempo (a nivel detalle) – Habilita en el detalle de la pantalla de captura del módulo
de producción el campo/ columna [TIEMPO] a manera de registrar el tiempo de operación
de las ordenes de producción.
•
Ver Tiempo Muerto (a nivel detalle) – Al activarse, se habilita una columna / campo
[TIEMPO MUERTO] en el detalle de la pantalla del módulo de producción con la finalidad
de llevar el registro de los tiempos muertos de la orden de producción
•
Ver Mano Obra (a nivel detalle) – Al activar la opción el sistema habilita el campo/
columna [MANO OBRA], en el detalle de la pantalla de captura de los movimientos de
producción.
•
Ver Maquila (a nivel detalle) – Esta opción habilita en el detalle de la pantalla de captura
de los movimientos de producción el campo/ columna [PERSONAL], para el registro de la
maquila del personal.
•
Ver Gastos Indirectos (a nivel detalle) – Al activar la opción el sistema habilita el campo/
columna [GASTOS], en el detalle de la pantalla de captura de los movimientos de
producción, para el registro de los gastos indirectos.
5. Ficha: Multi Unidades
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Seleccionar la ficha Multi unidades de la pantalla Configuración Módulos.
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Imagen 33 – Fichero Multi unidades
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5.1 Funcionalidad de Opciones
•
Multi Unidades Para el Mismo Artículo – Al encender el check el sistema permitirá
configurar diferentes unidades de medida y que los artículos puedan manejarlas.
•
Factor a Nivel – En este campo se establece la opción en que se manejara el factor de las
multi unidades (Unidad o Artículo)
•
Auto Ajustar Factor Unidad – al activar el check el sistema ajustara todas las unidades a
nivel artículo.
•
Precios Nivel Unidad – Habilita la característica para manejar precios por unidad de
medida.
•
Factor Dinámico en Compras – Al encender el check se habilita el campo/ columna
[INVENTARIO] en el detalle de la pantalla del módulo de compras, para visualizar las
cantidades de los artículos en diferentes unidades de medida o hacer equivalencias.
Visualizar litros en onzas o viceversa. Esto funcionara siempre y cuando se hayan
configurado más de una unidad de medida en los artículos. Por ejemplo una compra de X
artículo se indica en cajas y el campo del factor dinámico indica 24 piezas. En otras
palabras la caja del artículo comprado contiene 24 piezas.
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•
Factor Dinámico en Ventas – Al encender el check se habilita el campo/ columna
[INVENTARIO] en el detalle de la pantalla del módulo de Ventas, para visualizar las
cantidades de los artículos en diferentes unidades de medida o hacer equivalencias.
Visualizar litros en onzas o viceversa. Esto funcionara siempre y cuando se hayan
configurado más de una unidad de medida en los artículos. Por ejemplo se vende 1 galón
de X artículo y el campo del factor dinámico muestra que el galón se contiene de 4.5 litros.
•
Factor Dinámico en Inventarios – Al encender el check se habilita el campo/ columna
[INVENTARIO] en el detalle de la pantalla del módulo de Inventarios, para visualizar las
cantidades de los artículos en diferentes unidades de medida o hacer equivalencias.
Visualizar litros en onzas o viceversa.
•
Factor Dinámico en Producción – Al encender el check se habilita el campo/ columna
[INVENTARIO] en el detalle de la pantalla del módulo de Producción, para visualizar las
cantidades de los artículos en diferentes unidades de medida o hacer equivalencias.
Visualizar lotes en piezas o viceversa.
•
Bloquear Cantidad Inventario – Bloquea la cantidad de inventario determinada.
6. Ficha: Regla de Negocio
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Ruta de Acceso
Seleccionar la ficha Regla de Negocio de la pantalla Configuración Módulos.
Paso 1:
Imagen 34 – Fichero Regla de Negocio
6.1 Funcionalidad de Opciones
•
Checar Límite de/ Crédito (a partir de) – En este campo de la configuración se determina
el instante en que el sistema debe revisar el límite de crédito otorgado a los clientes
(cotización, pedido o venta)
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•
Considerar Pedidos en el Límite de Crédito – El sistema permite establecer límites de
Crédito a los clientes, por lo que al activar esta opción el sistema valida el límite de crédito
desde el Pedido.
•
Bloquear Clientes Morosos – En este campo se determinan los días de tolerancia que se
le otorgarán a lo clientes como plazo máximo para cubrir sus pagos retrasados, después de
la fecha de vencimiento y una vez transcurrido el plazo o prorroga el sistema los bloqueara,
evitando con ello que se les siga otorgando crédito o efectuar movimientos de venta con
sus claves. Para que esta opción surta efecto, deberá capturar la tasa diaria de intereses
moratorios en la configuración del módulo de Cuentas por Cobrar.
•
Recalcular el Vencimiento en Base a la Fecha Entrega del Embarque - Este campo se
activa para indicar al sistema que empiece a contar el plazo de pago otorgado al cliente,
desde el momento en que se le hace entrega de la mercancía.
7. Ficha: Ventas
Ruta de Acceso
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Paso 1:
Seleccionar la ficha Ventas de la pantalla Configuración Módulos.
Imagen 35 – Fichero Ventas
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CÓDIGO:
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CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
7.1 Funcionalidad de Opciones
•
Lista de Precios – En este campo de la configuración se determina la cantidad de listas de
precios que se manejarán para los artículos. El sistema permite utilizar 10 listas diferentes,
siendo posible crear más. Para cada lista de precio configurada se habilita un campo en la
ficha [Precios] de la pantalla del catalogo de artículos (ruta: <menú principal/ Cuentas/
Artículos/ Artículos>) para especificar diferentes precios de venta por artículo. En otras
palabras si se determinan cuatro listas de precios, el sistema despliega cuatro campos de
precio en el registro de cada artículo.
•
Cantidad por Omisión – Dentro de este campo se registra la cantidad a vender de un
artículo, que por omisión sugerirá el sistema. Este dato aparecerá automáticamente a nivel
detalle bajo la columna [Cantidad] de la pantalla del modulo de Servicios y/ o Ventas, al
registrar la clave del artículo que se desea vender. Por ejemplo si se configura el número 3,
por omisión el sistema sugerirá la venta de tres artículos sin importar de cual se trate.
•
Formato Cliente – Permite establecer la nomenclatura de las claves que se asignan a los
Clientes, al darlos de alta en el catálogo correspondiente. Algunas de las nomenclaturas
que se pueden definir son las siguientes:
999-9999
(Formato de Teléfono)
00000
(Formato de Código Postal
>LLLL-000000-AAA (Formato de RFC)
999-99-9999;2
(Formato de Cuenta Contable)
>AAAA-000
(Formato de Número de Parte)
00/00/00
(Formato de Fecha)
O se puede definir una clave específica o única definida por el usuario
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Símbolo
Significado
>
Todos los caracteres que continúan se capturaran en mayúsculas hasta que
aparezca el símbolo <.
<
Todos los caracteres que continúan se capturaran en minúsculas hasta que
aparezca el símbolo >.
A
Requiere caracteres alfanuméricos y numéricos A-Z y 0-9.
0
Requiere un número.
9
Acepta un número (opcionales).
;2
Al terminar la captura los espacios serán sustituidos por ceros.
/
Sirve para separar días, meses o años.
•
Límite Captura Renglones (Facturas) – Permite especificar el número de renglones
máximos a desglosar en el cuerpo de una factura.
•
Precios con Impuesto Incluido – Al encender la casilla se le estará dando la orden al
sistema de que los precios dados de alta para los artículos ya incluyen el impuesto (IVA)
correspondiente.
•
Redondeo Decimales (2= Sin Redondeo) – Se selecciona el número de decimales que
utilizarán los importes en las transacciones de venta.
•
Días Entrega (por omisión) – Permite indicar el plazo de entrega de los artículos a partir
de la formalización de una venta. Por ejemplo al generar un movimiento en el módulo de
servicios/ venta, el sistema tomara la fecha de emisión y con base en los días de entrega
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configurados, sugerirá la Fecha Requerida/ entrega del artículo en forma automática,
capturándola dentro del campo correspondiente en la parte del encabezado de los
movimientos.
•
Recorrer Domingo – Al habilitar este check el sistema recorrerá las fechas de entrega de
los artículos cuando caigan en domingo, al siguiente día laboral inmediato.
•
Tipo Días – En esta opción del sistema se determina si se consideraran solo los días
hábiles o naturales por el sistema para calcular la fecha de entrega de los artículos, con
base en la fecha de formalización de la venta y los días de entrega configurados.
•
Validar Precios – En este campo se define la opción para que el sistema valide el precio
de los artículos al generar una venta, y en los casos, de querer facturarlo por debajo de la
opción establecida no se permita generar el movimiento. Las opciones para validar los
precios son:
o
No, si se establece esta opción el sistema omitirá efectuar la validación de los precios
al efectuar la venta.
o
Precio
Mínimo,
habilitará
un
campo
llamado
[Precio
Mínimo]
del
submenú/Cuentas/Artículos, carpeta {Precios} en la cual se le indica al sistema que no
permita la venta del artículo con un precio menor que éste.
o
Margen Mínimo, habilitará un campo llamado [Margen Mínimo] en el submenú
/Cuentas / Artículos en la carpeta {Datos Generales} en el cual se le indica al sistema
que no permita la venta del artículo con un margen inferior. Cuando se da de alta esta
opción se habilita otro campo llamado Validar Margen Mínimo.
o
Costo Promedio, se indica al sistema que no permita la venta del artículo sin
contemplar los costos totales una vez que los trabajos de producción se han terminado.
o
Último Costo, indica al sistema que no permita la venta del artículo con un precio igual
o menor al último costo establecido.
o
Costo Estándar, se indica al sistema que no permita la venta del artículo sin reconocer
las variaciones en materia prima, mano de obra y gastos indirectos, casi en el momento
en que estas cosas ocurren, teniendo como base la comparación de los sucesos reales
contra parámetros predeterminados por la empresa, estos parámetros son estándar y
se establecen a través de cálculos, estadísticas de proceso, experiencia, etc.
o
Costo Reposición, se indica al sistema que no permita la venta sin reconocer el
importe que implique la operación de hacer un pedido y reponer el inventario, este es
un concepto de inventario.
•
Precio Mínimo Nivel Sucursal – Al encender el check el sistema habilita la opción
‘Precios Mínimos a Nivel Sucursal’ en el menú edición del catálogo de artículos para
establecer por cada sucursal el precio mínimo de venta de los artículos.
•
Auto Reservar (Pedidos/ Solicitudes) – Esta opción al activarse, permite reservar la
cantidad indicada de un pedido / solicitud directamente del inventario (únicamente en el
caso de que existan unidades disponibles del artículo); en este caso, los artículos
reservados NO estarán disponibles para otros movimientos.
•
Auto Reservar / Movimientos Específicos – Al activar esta opción, dentro de la misma
ventana de configuración de módulos, el sistema habilita el icono ‘Auto Reservar –
Movimientos Específicos’, el cual al darle un clic, desplegara una ventana donde se
establecerán los movimientos del módulo de Ventas e Inventarios, que pueden reservar
artículos del inventario disponible.
•
Eliminar Pendientes Automáticamente – Al activar este check, el sistema no toma en
cuenta los artículos que quedan pendientes al realizar el Pedido. Ejemplo: Se tiene un
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Pedido con 5 artículos, de los cuales solo se tienen 3 en existencia, al avanzar el
movimiento a una Factura por los artículos existentes, el sistema eliminará las cantidades
pendientes del pedido y lo concluirá.
•
Facturas Pendientes (sin Existencia) – Cuando una Empresa no tiene control de su
inventario o no lo ha capturado en el sistema y desea comenzar a facturar, se puede
habilitar esta opción. Las facturas de inventario sin existencia permanecerán en estatus
“Pendiente” y solo hasta que se alimente el inventario, se podrá concluir la facturación
pendiente.
•
Validar Límite Crédito a Nivel Grupo de Empresas – Valida los créditos que son
otorgados por la empresa. Limitando el crédito que se concede al máximo otorgado por las
políticas de crédito de la empresa.
•
Límite Crédito a Nivel UEN – Valida los créditos que son otorgados por UEN, limitando a
un crédito determinado, el cual es especificado por la empresa.
•
Surtir de Más – Al encender el check el sistema podrá generar una factura por una
cantidad mayor de artículos a la solicitada en el movimiento origen (pedido), de lo contrario,
únicamente se podrán emitir facturas por una cantidad de artículos igual o menor a la
requerida.
•
Refrescar Política Precios en Movimientos no Directos – Esta opción debe activarse
cuando se quiere actualizar los precios de artículos compuestos como tipo juego o que
sean la suma de varios precios o se compongan de una formula.
•
Referenciar Series/ Lotes en Pedidos – Esta casilla habilita la opción ‘Series/ Lotes del
Artículo’ en el menú Edición de la pantalla del módulo de Ventas y Servicios, para todos
sus movimientos y de esta manera poder agregar desde una cotización o el levantamiento
de un pedido los números de serie a los artículos. Cuando esta desactivada esta opción el
menú ‘Series/ Lotes del Artículo’ solo se habilita para los movimientos de facturación y
solo hasta ese instante, el sistema permite y/ o requiere que se asignen los números de
serie a los artículos, siempre y cuando sean de tipo serie.
•
Proceso Especial para Generar Comisiones – Esta opción se configura para que el
cálculo de comisiones sea un PROCESO ESPECIAL el cual es diferente al cálculo que se
realiza en las Comisiones Cobradas, y que es exclusiva de la empresa (Condiciones
únicas). Esta opción propiciara que en Herramientas/Cuentas por Cobrar, se habilite el
submenú Generar Comisiones Venta, para el cálculo de estas mediante un proceso batch
•
Comisiones Cobradas – Al activar el check el sistema habilita el campo ‘Origen de la
Comisión’, donde se establece la opción a partir de los cuales se emitirán las comisiones
de los agentes; ya sea por venta sin importar que se haya efectuado a crédito o contado, o
al efectuarse el cobro de las facturas.
•
Origen de la Comisión – Este campo se habilita al encender la opción anterior para
determinar el movimiento que disparara el pago de las comisiones a los agentes de la
compañía, el sistema maneja dos opciones; Generar la comisión desde la Venta del
artículo ó al momento de efectuar el Cobro de las facturas.
•
Comisión Variable – Este check habilita el campo ‘% Comisión’ en la ficha [Información
Adicional] de la pantalla del módulo de Ventas y Servicios, para el registrar el porcentaje
de la comisión que le corresponderá al agente que venda o coloque un pedido, del importe
total facturado. Con esta opción se le proporciona a la empresa una manera más fácil de
establecer las comisiones de los agentes, además es configurable y si el responsable de
capturar el pedido tiene los atributos y niveles de acceso necesario, podrá editar las
comisiones.
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•
Fecha Cancelación de Facturas Extemporáneas – En este campo se le indica al sistema
que al cancelar una factura extemporánea, el movimiento de cancelación se genere con la
‘Fecha de Emisión’ de la factura, o con la fecha cuando se efectúo la cancelación (Fecha
Cancelación).
•
Cancelación de Facturas Extemporáneas (Generan el Movimiento ‘Cancelación
Factura’) – El campo permite determinar las siguientes opciones;
o
No, Si se establece esta opción, cuando se cancele una factura en el módulo de
Ventas o Servicios el estatus del movimiento cambiara de concluido a cancelado.
o
Cambio Mes, Al establecer esta opción cuando se cancele una factura de un mes
que ha terminado, el sistema generará el movimiento ‘Cancelación Factura’, pero si
el movimiento a cancelar corresponde al mes en curso, el movimiento de la factura
cambiara de de concluido a cancelado.
o
Cambio Día, Al establecer esta opción cuando se cancele una factura con fecha de
emisión de día diferente al que se encuentre en curso, el sistema generará el
movimiento ‘Cancelación Factura’, pero si el movimiento a cancelar corresponde al
mismo día, el movimiento de la factura cambiara de de concluido a cancelado.
•
Reservar Pedido (s) al Cancelar Factura – Al activarse, el sistema reservará de forma
automática los artículos y/o materiales del Pedido en el momento de cancelar cualquier
factura. Esta opción, puede ser utilizada cuando se requiere realizar una re-facturación, sin
que los artículos se reintegren al inventario.
•
Ver Clave Otro Idioma (en Movimientos) – Esta configuración permite que la clave de un
artículo pueda cambiar o ser diferente dependiendo del Cliente o Almacén. Esta
funcionalidad permite que los clientes no tengan que aprenderse las claves de nuestros
productos ya que conservan sus propias claves haciendo el proceso de solicitud más ágil.
•
Ver Descripción Extra en el Detalle – Al encender la casilla el sistema habilitará en el
detalle de la pantalla del módulo de Ventas y Servicios, el campo/ columna
[Observaciones] para agregar una descripción/ comentario por cada artículo de los
movimientos.
•
Sugerir Anticipo de Pedidos a Crédito – Cuando se activa esta opción, al momento de
emitir la Factura de un artículo, Intélisis desplegará una pantalla al afectar el movimiento
que reflejara el saldo a favor del cliente, si es que tiene, y preguntará si se desea aplicar al
importe de la factura para disminuir o cubrir la deuda.
•
Actualizar Precios Otras Monedas – Al encender el check el sistema habilita en el menú
‘Archivo’, de la pantalla del módulo de Ventas y Servicios, la opción ‘Actualizar Precios
Otras Monedas’, que permite hacer la conversión del precio de los artículos de una
moneda a otra en forma automática, siempre y cuando se hayan configurado dichas
monedas en la tabla correspondiente (menú principal <Configurar/ Generales/ Monedas>).
Por ejemplo cuando se ha levantado un pedido de X artículo en dólares y se requiere
convertir los importes a pesos, se debe indicar en el campo ‘Moneda’ de la pantalla de
movimientos, la divisa a la que se desea hacer la conversión, es decir si especifica dólares
cambiar a pesos o a la moneda deseada, posteriormente ingresar al menú Archivo y
seleccionar la opción ‘Actualizar Precios’ para que sistema realice la conversión del precio.
•
Paquetes – Esta opción habilita a nivel detalle de la pantalla de Ventas y Servicios el
campo/ columna [Paquete]. Para indicar la cantidad de paquetes que se facturaran por
cada artículo. La información del campo es solo de referencia.
•
Incentivos – Activa la generación de incentivos por la generación de venta.
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•
Restringir Movimientos Artículos Bloqueados – Al activar la casilla, el sistema no
permite generar la comercialización de los productos que fueron bloqueados o apartados
del sistema.
•
Anexos al Facturar – El check habilita la opción para agregar anexos (archivos, imágenes)
en forma de datos adjuntos a los movimientos de facturación en el módulo de servicios y
ventas.
•
Permitir Endoso – Al activar la casilla el sistema habilitara el campo ‘Endosar a’ en la
ficha [Información Adicional] que integra la pantalla de los módulos de Ventas y
Servicios, para registrar la clave de la persona/ institución a quien se le cobrara el importe
vendido, en otras palabras transferir la deuda a un tercero. De haber endosado la cuenta
por cobrar, al concluir una factura Intélisis emitirá el movimiento ‘Endoso’, en el módulo de
Cuentas por Cobrar.
8. Ficha: Ventas Mostrador
Ruta de Acceso
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Paso 1:
Seleccionar la ficha Ventas Mostrador de la pantalla Configuración Módulos.
Imagen 36 – Fichero Ventas Mostrador
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8.1 Funcionalidad de Opciones
•
Cobro Directo – Al activar el check, Intelisis desplegara la pantalla ‘Cobro’ en la primer
afectación de los movimientos ‘Factura, Factura Mostrador, Nota y Nota Consumo’ de
los módulos de Ventas y Servicios, de lo contrario se deben de realizar dos afectaciones
antes de que se despliegue la opción. También es indispensable que la casilla ‘Cobro
Integrado en Facturas de Contado’ del fichero [Ventas 2] este activada para que
funcione esta opción.
•
Generar Cobro en CXC (Concluido) – Al activar este check el sistema concluirá
automáticamente los movimientos de “Cobro” en el módulo de CXC cuando sean
originados por movimientos del módulo de Servicios y Ventas.
•
Afectar Notas sin Existencia – Permite afectar una Nota de Mostrador (desde Procesos
Ventas o desde Procesos/ Punto de Venta), al momento de realizar la venta, aún cuando el
sistema no tenga registradas existencias de los artículos. El sistema generará un ajuste, a
través de (Ventas Mostrador / Procesar Notas o Procesar Facturas Mostrador) por la
cantidad de artículos que según los registros no exista, actividad que deberá efectuarse
para poder realizar la facturación de la venta del día.
•
Sugerir Saldo Favor Identificado – Esta opción al activarse, permite que si un cliente
realizó más de una adquisición en la que va pagando sus productos en un periodo
determinado a través de abonos o anticipos, el saldo a favor del Cliente se identifique y
aplique a la venta de cada producto por separado.
•
Cliente Factura (Procesar Notas) – En este campo se indica la clave del Cliente al que
por omisión se le realizara la facturación de la notas al procesarlas en el módulo de Ventas
o Servicios.
•
Estatus Factura (Procesar Notas) – En este campo se configura el estatus en que
deberán emitirse las facturas que resulten al procesar las notas, puede ser alguno de los
siguientes; Sin afectar, Por Confirmar, Borrador y Concluido.
•
Asignar Consecutivo (Procesar Notas) – Al activar el check, el sistema asigna
automáticamente el número consecutivo a la Factura, que se genero después de procesar
las Notas. Cuando el check esta desactivado y las Notas son procesadas se genera la
Factura en estatus ‘Borrador’ y hasta después de afectarla será el momento en que el
sistema le asignara el consecutivo.
•
Forma Pago (Efectivo) – En este campo se configura la opción de pago más utilizada por
los clientes, para que el sistema la sugiera al generar un movimiento en el módulo de
Servicios o Ventas, capturándola dentro del campo, [Forma Pago].
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9. Ficha: Ventas (2)
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Ruta de Acceso
Seleccionar la ficha Ventas (2) de la pantalla Configuración Módulos.
Paso 1:
Imagen 37 – Fichero Ventas (2)
9.1 Funcionalidad de Opciones
•
Cobro Integrado en Facturas Contado – Al habilitar esta opción el sistema permite
aplicar el cobro de una factura directamente desde el módulo de Ventas y Servicios al
especificar en el encabezado del movimiento la condición de cobro/ pago de contado. Esta
opción desplegara la pantalla ‘Cobro’ al afectar una factura o nota, donde se podrá
desglosar las diferentes formas en que se cubrió el importe del movimiento (Efectivo,
Cheque, Tarjeta Crédito, etc.)
•
Cobros Parciales – Esta opción al activarse permite efectuar cobros parciales de la
facturación de artículos.
•
Sub Movimientos – Al activar la casilla, Intelisis habilita en el menú Archivo de la pantalla
del módulo de Ventas y Servicios la opción ‘Submovimientos’, y como su nombre lo
indica permite generar sub-movimientos de un movimiento principal u origen. Por ejemplo
generar un sub – pedido de un pedido, etc.
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•
Anexar Movimientos – Al activar la casilla, Intelisis habilita en el menú Archivo de la
pantalla del módulo de Ventas y Servicios la opción ‘Anexar Movimientos’, y como su
nombre lo indica permite anexar a un movimiento otro movimiento.
•
Anexar Ordenes – Al activar el check el sistema permitirá anexar ordenes a los
movimientos generales.
•
Permitir Devoluciones/ Bonificaciones sin Antecedentes – Cuando se enciende la
casilla, se le indicará al sistema que permita generar movimientos de ‘Bonificaciones y/ o
Devoluciones de Venta’, sin validar la clave del cliente que efectúa la devolución. En caso
contrario solo podrán bonificarse o aceptarse las devoluciones si el cliente que efectúa la
devolución o a quien se le bonificará un importe de venta, es realmente al que se le vendió
originalmente el artículo, es decir que en el sistema exista el registro del antecedente de
venta.
•
Permitir Devoluciones/ Bonificaciones sin Antecedentes (Series/ Lotes) - Cuando se
enciende la casilla, se le indicará al sistema que permita generar movimientos de
‘Bonificaciones y/ o Devoluciones de Venta’, de artículos tipo serie/ lote, sin validar la
clave del cliente que efectúa la devolución. En caso contrario solo podrán bonificarse o
aceptarse las devoluciones si el cliente, es realmente al que se le vendió originalmente el
artículo, es decir que en el sistema exista el registro del antecedente de venta.
•
Facturas Pendientes Series/ Lotes – Esta opción se utiliza cuando no cuenta con un
control definitivo de inventario, o no se tiene en existencia material para concluir la
producción de la serie / lote respectiva y se desea empezar a facturar. Esta opción permite
generar facturas, aunque las mismas quedarán en estatus pendiente; una vez actualizados
los registros del inventario en el sistema, podrá concluir dicha factura.
•
Presupuestos Pendientes – Al activar este check el sistema crea un estatus más, el de
PENDIENTE, para el movimiento ‘Presupuesto’ de los módulos de ‘Ventas y Servicios’,
cosa que no ocurre cuando el check esta desactivado ya que al afectar el movimiento este
se concluye directamente sin presentar este estado.
•
Venta Restringida (Fechas/ Horas) – Al encender la casilla el sistema activa la opción
‘Venta Restringida (Fechas/ Horas)’ en la ruta <Menú Configurar/ Ventas/ Venta
Restringida (Fechas/ Horas)>, que al seleccionar despliega una ventana para configurar la
fecha, horas, y el grupo de artículos que no podrá venderse en el lapso de tiempo
establecido.
Las opciones que el sistema utiliza para bloquear la venta de artículos es por; Familia,
Grupo, Categoría, Línea, Familia o Fabricante. La opción que se configure deberá
ligarse a los artículos, dentro de su catalogo correspondiente, para que al intentar vender el
artículo relacionado a dicha opción, el sistema bloquee el movimiento de venta.
Un ejemplo de cuando se aplicaría esta función, sería para los vinos y licores, que bien
pueden manejarse como grupo, línea o familia, y los cuales por disposiciones
gubernamentales en fechas especiales queda prohibida su venta (días de elecciones,
estatales, federales, etc.), mejor conocida como Ley seca.
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Imagen 38 – Ejemplo de Configuración para una Venta Restringida
•
Auto Bloquear Encabezado – Esta opción bloquea el encabezado de las pantallas de
Ventas y Servicios, para que los datos registrados en sus campos no puedan modificarse,
después que el usuario termina de capturar los campos necesarios.
•
Auto Asignar (Back Orders – Movimiento) - Asigna automáticamente una orden de
compra del artículo a un pedido posterior del mismo artículo, siempre y cuando en
Configuración módulo / Inventario se habilite la opción [Back order] / (Por movimiento), en
caso de no ser así, la asignación la mercancía comprada será de forma manual para
cualquier pedido.
•
Artículos con Almacén Especifico de Venta - Tiene la finalidad de que el usuario registre
el almacén de donde se puede vender exclusivamente el artículo; presenta el campo
[Almacén Específico de Venta] en el Menú <Cuentas /Artículos / Artículos/ Abrir Artículo/
Seleccionar Carpeta Otros Datos>, con esta función, permite que el almacén que se
capture en este campo sea el que se utilice en cualquier movimiento de ventas, al
seleccionar el artículo con el almacén específico.
•
Consecutivo Independiente (Devoluciones/ Nota Crédito) – Asigna un consecutivo
independiente a los movimientos de Devoluciones y Notas de Crédito, de lo contrario el
consecutivo es único sin importar que movimiento se realice.
•
Consecutivo Independiente (Bonificaciones/ Nota Crédito) - Asigna un consecutivo
independiente a cada uno de los movimientos de Bonificaciones y Notas de Crédito,
mientras que el consecutivo es único sin importar que movimiento se realice.
•
Código del Artículo por Cliente (Listas Precios Específicos) – Al activarse, presenta la
columna “Código Cliente”, en Cuentas/ Artículos/ Listas de Precios Específicos/ Editar
Lista. El cual sirve exclusivamente para fines de reporte, ya que si se desea la
manipulación del código del cliente existe la funcionalidad de otros idiomas, en el sistema.
•
Bonificaciones Automáticas – Al activar esta opción el sistema permitirá aplicar las
bonificaciones de ventas automáticamente. La bonificación es un crédito que se le otorga a
un cliente por una devolución, y puede devolvérsele en efectivo o aplicar el saldo al cliente
en una compra futura.
•
Solicitar Precios al Vender (Artículos Indicados) – Esta opción habilita el campo
‘Solicitar Precios al Vender’, en la ruta <Cuentas / Artículos/ Artículos/ Carpeta Otros
Datos>, el cual genera que en los movimientos de venta se desplieguen las listas de
precios registradas en el artículo.
•
Limitar Ventas a Clientes (Nivel Sucursal) – Esta opción activa un icono en forma de
lápiz, localizado en la barra de herramientas de las sucursales de los Clientes, que al dar
doble clic despliega una tabla donde se captura el importe de venta máximo que podrá
venderse a la sucursal del Cliente, la moneda y en que periodo (fechas)
Para acceder a esta opción se deberá seguir la ruta: Cuentas/Clientes/Seleccionar icono de
Sucursales del Cliente presentado en la barra de herramientas de la pantalla de registro
•
Margen a Nivel Lista Precios Específicos – Al activarse, habilita la columna ‘% Margen’,
en <Cuentas/ Artículos/ Artículos/ Listas de Precios Específicos/ Editar Lista>. El cual
dentro de una misma lista de Precios Específica permite que cada uno de los artículos que
la componen, consideren un margen de ganancia o utilidad diferente. En caso de no
considerar esta opción todos los artículos definidos en este tipo de lista se calcularan con
un mismo margen.
•
Facturar Sustitutos – Esta opción permite facturar los sustitutos de los artículos sin
existencias.
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•
Facturar Sustitutos (con Opciones) – Con esta opción activada, el sistema permitirá para
un artículo sin existencia, vender los sustitutos de este aun cuando manejen opciones,
como son; colores, tallas, sabores, tamaños, etc.
•
Facturar Sustitutos (Actualizar Precios) – Permite facturar el sustituto de un artículo, sin
existencias, además de actualizar el precio de venta del artículo solicitado originalmente,
por el precio del sustituto.
•
Surtir Renglones Completos (en Facturación Rápida) – Permite generar la facturación
rápida a partir de un pedido, sin preguntar al usuario si desea facturar una parte de cada
artículo o todo, simplemente se factura por toda la cantidad del pedido, dejando pendiente
aquellas partidas cuyos artículos carezcan de existencia.
•
Validar Fecha Requerida – Al activar esta opción, el sistema mandara la advertencia
Fecha Incorrecta cuando la Fecha requerida de los movimientos de Ventas y Servicios, ya
se haya vencido.
•
Auto Aplicar Devoluciones/ Bonificaciones Referenciadas – Al activar esta opción el
sistema realizara la aplicación automática de las devoluciones y o bonificaciones que
tengan un antecedente de venta.
•
Ver IVA Detalle – Al habilitar esta opción el sistema muestra la columna ‘IVA’ a nivel
detalle en la pantalla de captura de los movimientos de Ventas y Servicios, para desglosar
el IVA de los importes de cada partida facturada.
•
Ver IEPS Detalle – Al habilitar esta opción el sistema muestra la columna [IEPS] a nivel
detalle en los movimientos de Ventas y Servicios para desglosar el impuesto
correspondiente por cada clave/ artículo facturado.
•
Ver Impuesto 3 Detalle – Al habilitar esta opción el sistema muestra la columna
[Impuesto 3] a nivel detalle en los movimientos de Ventas y Servicios, para desglosar el
impuesto correspondiente por cada clave/ artículo facturado.
•
Actividades/ Múltiples Agentes Detalle – Habilita la columna ‘Agentes’ en los
movimientos de Ventas y Servicios, para relacionar diferentes agentes por partida, en
artículos tipo servicio.
•
Auto Sugerir Agente/ Fecha – Al encender este check el sistema automáticamente
sugerirá el agente para los movimientos de Ventas y Servicios, llenando el campo agente,
con la clave sugerida por Intélisis.
•
Almacén a Nivel Detalle – Habilita el campo/ columna ‘Almacén’ a nivel detalle en los
movimientos de Ventas y Servicios, para que las partidas de un movimiento puedan
relacionarse a un almacén.
•
Agente a Nivel Detalle – Al activarse, habilita la columna/ campo ‘Agente’ en el detalle de
los movimientos de Ventas y Servicios, para que pueda relacionarse cada partida de un
pedido o de algún oto movimiento a un agente diferente (comisionista)
•
Descuento en Importe a Nivel Detalle – Esta opción habilita la columna/ campo
‘Descuento’ en el detalle de las pantallas de movimientos de Ventas y Servicios, con la
finalidad de que a cada una de las partidas se les pueda asignar un descuento expresado
en dinero. Sin embargo, el descuento que se ponga en el encabezado afectara también el
monto total de la factura por lo que hay que tener cuidado con esta opción.
•
UEN a Nivel Detalle – Habilita la columna/ campo ‘UEN’ en el detalle de las pantallas de
movimientos en los módulos de Ventas y Servicios, con la finalidad de que a cada una de
las partidas de un movimiento pueda relacionarse a diferente UEN.
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FECHAS
CÓDIGO:
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CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
•
Espacio a Nivel Detalle - Habilita la columna ‘Espacio’ a nivel detalle en los movimientos
de Ventas y Servicios, con la finalidad de que a cada una de las partidas se les pueda
especificar un espacio. Los espacios solo funcionan para los artículos tipo servicio como
por ejemplo, servicios de hospedaje, servicios de transporte donde a los pasajeros se les
asigna el espacio o asiento de un avión o autobús, salas de cine, etc.
•
Instrucciones a Nivel Detalle – Al activarse, habilita la columna ‘Instrucción’ a nivel
detalle en los movimientos de Ventas, con la finalidad de que a cada partida se le pueda
asignar una instrucción diferente.
•
Fecha Requerida a Nivel Detalle - Cuando se enciende la casilla, Intélisis mostrará el
campo/ columna ‘Fecha Requerida’ en el detalle de las pantallas de los módulos de
Ventas y Servicios, el cual permitirá especificar una fecha de entrega por artículo o
servicio. De no especificarse ninguna fecha en este campo, el sistema por omisión llenará
tomara la fecha del encabezado para todas las partidas.
•
Hora Requerida a Nivel Detalle – Cuando se enciende la casilla, Intélisis mostrará el
campo/ columna ‘Hora’ en el detalle de las pantallas de los módulos de Ventas y
Servicios, el cual permitirá especificar una hora de entrega por artículo o servicio de un
movimiento.
•
Excluir Planeación a Nivel Detalle – Con esta opción encendida, el sistema habilita la
columna ‘Excluir’ a nivel detalle de la pantalla de movimientos de Ventas y Servicios, para
especificar si el pedido de un artículo deberá excluirse del proceso de planeación de la
producción.
•
Activo Fijo a Nivel Detalle – Al activarse, habilita la columna ‘Activo Fijo’ a nivel detalle
en los movimientos de Ventas y Servicios.
•
Sucursal cliente a Nivel Detalle – Esta opción de la configuración, activa el campo
‘Sucursal Cliente’ en el detalle de las pantallas de los módulos de Ventas y Servicios.
La utilidad de este campo en Ventas, permitirá en un mismo movimiento concentrar los
pedidos de varias sucursales que correspondan a un mismo Cliente, y especificar dentro
del campo a que sucursal del cliente deberá entregarse cada partida (artículo)
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
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10. Ficha: Servicios
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Ruta de Acceso
Seleccionar la ficha Servicios de la pantalla Configuración Módulos.
Paso 1:
Imagen 39 – Fichero Servicios
10.1 Funcionalidad de Opciones
•
Artículo Para Facturar Contratos – Este campo permite establecer el artículo tipo
servicio, que el sistema sugerirá por omisión al emitir una Factura de un Contrato en el
módulo de Servicios.
•
Impuesto Para Contratos – En este campo se específica el porcentaje que se cobrara por
concepto de IVA al formalizar un contrato de servicios.
•
Almacén Destino (Entrega Garantía) – En este campo de la configuración se establece el
almacén por omisión que el sistema sugerirá, al efectuar movimientos de Entrega Garantía.
•
Confirmar Servicios – Al activar esta opción, el sistema solicitara que se genere la
confirmación de los ‘Servicios’ generados.
•
Préstamos de Garantías - Al activarse, el sistema permitirá que entre los almacenes
generales de la empresa/ sucursal, se lleven a cabo préstamos entre los almacenes de
garantías y viceversa.
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CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
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FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:
No. De REVISIÓN:
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CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
•
Servicios Requieren Tareas – Al activar el check el sistema requerirá forzosamente la
captura de tareas/ actividades en los movimientos de Servicios.
•
Tarea por Omisión – En este campo se establece la tarea que por omisión el sistema
sugerirá para los movimientos de Servicios.
•
Auto Generar Orden Producción (por Omisión) – Al activar el check el sistema generara
a partir del movimiento tipo Servicio una orden de Producción en Procesos/ Producción.
•
Situaciones por Tipo – Al activar este check el sistema permitirá definir, situaciones por
cada uno de los tipos de servicios que sean configurados en Intélisis.
® Documentación y Procesos Intélisis 2006
Imagen 40 – Definición de situaciones por tipo de servicio
•
Kilómetros por Mes - Este campo sirve para registrar el valor de los kilómetros promedio
del automóvil para realizarle el servicio.
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
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11. Ficha: Compras
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Ruta de Acceso
Seleccionar la ficha Compras de la pantalla Configuración Módulos.
Paso 1:
Imagen 41 – Fichero Compras
11.1 Funcionalidad de Opciones
•
Costo Sugerido –En este campo se establece el costo, que sugerirá el sistema para los
artículos, al efectuar un movimiento de compra. El sistema permite establecer cualquiera
de las siguientes opciones; No, Ultimo, Promedio, Estándar, Precio Lista, Último (Auto
Transp)
•
Validar Presupuesto – Cuando se activa esta bandera el sistema muestra en la pantalla
de <Cuentas/Artículos/ Artículos/ Planeación>, el campo Validar Presupuesto de Compra y
se tienen cuatro métodos de validación: No, Mensual, Acumulado y Anual, para configurar
la opción mas adecuada en cada artículo.
•
Validar Presupuesto en Base a Fecha Requerida: Al activar este check el sistema, valida
el presupuesto tomando como referencia la fecha requerida de la compra.
•
Proveedor en Requisiciones – Al activar esta opción se habilita el campo ‘Proveedor’ en
el encabezado de la pantalla del módulo de Compras, para el movimiento “Requisición”, de
tal manera que se pueda especificar la clave del proveedor a quien se desea o debe
adquirir los artículos requeridos.
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FECHAS
CÓDIGO:
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CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
•
Autorizar Requisiciones – Cuando se activa esta opción, al afectar una Requisición de
Compra en estatus Sin Afectar, cambiara al estatus Por Autorizar en vez de Pendiente
como sería de forma natural.
•
Validar Proveedores del Artículo – Al encender esta opción, al afectar una compra el
sistema verificará, que los artículos especificados en el detalle del movimiento,
correspondan al proveedor indicado en el encabezado, en caso contrario que no permita
avanzar el movimiento. Para que funcione esta opción, se deberá de configurar en cada
artículo, la lista de proveedores a los que se puede comprar. Esto se configura en la ruta
<Menú Cuentas/ Artículos/ Artículos/ Abrir Artículo/ ingresar al menú Edición/ Seleccionar
Proveedores>. La finalidad de esta opción es que las compras de ciertos artículos quede
restringida a proveedores específicos.
•
Restringir Movimientos Artículos Bloqueados – Esta opción se activa para condicionar
al Sistema, que no permitirá realizar movimientos en compras si los artículos están en
estatus Bloqueado. Para bloquear un articulo accesar a la ruta: Menú principal / Cuentas /
Artículos / Artículos. Se tendrá que seleccionar el articulo que se desea bloquear, oprimir
el botón abrir y en la pestaña Datos Generales en el Campo Estatus se tendrá que
seleccionar la opción Bloqueado.
•
Concentrar Entradas – Al activar este check el sistema permite concentrar todas las
Entradas de Compra en un solo almacén, el cual se registra en el campo ‘Almacén’
ubicado dentro del detalle de la pantalla de movimientos “Compras”.
•
Eliminar Pendientes Automáticamente – Cuando se activa este check, si se tiene una
Orden de Compra de 5 unidades de un artículo, de los cuales solo se genera una entrada
por 3 unidades, quedando pendientes las otras 2, el sistema generará automáticamente el
movimiento Compra Perdida por los 2 que no ingresaron.
•
Ver Descripción Extra en el Detalle – Al activar el check, se habilita la columna
‘Observaciones’ en el detalle de la pantalla de los movimientos de Compras, para el
registro de comentarios u observaciones por artículo/ partida.
•
Ver Clave del Proveedor (en Movimientos) – Esta parte de la configuración activa la
columna ‘Clave Proveedor’, a nivel detalle en los movimientos de Compras. El cual
mostrará la clave con la cual el proveedor identifica sus artículos. La clave del proveedor se
desplegara junto a la clave que el sistema asigna a los artículos. Dicha clave se configura
al dar de alta los proveedores de un artículo, en la ruta <menú Cuentas/ Artículos/
Artículos/ Abrir Artículo/ Ingresar a menú Edición/ Proveedores>.
•
Ver Clave Otro Idioma (En Movimientos – Al activar el check, Intélisis habilita la columna
‘Clave’, a nivel detalle en los movimientos de Compras. El cual mostrará la clave de un
artículo en otro idioma. La clave en otro idioma se desplegara junto a la clave que el
sistema asigna a los artículos. Las claves en otros idiomas para cada artículo se configuran
en la ruta, <menú Cuentas/ Artículos/ Artículos/ Abrir Artículo/ Ingresar a menú Edición/
Otros Idiomas>.
•
Compras Prorrateadas – Al activar el check el sistema, permitirá generar Compras y
prorratear los artículos que se adquirirán, entre diferentes almacenes de una misma
sucursal, en caso contrario el sistema enviara una notificación de error. El prorrateo de los
artículos se realiza en un movimiento de compra, seleccionando del detalle la clave de un
artículo e ingresando al menú <Edición/ Tabla Prorrateo>.
•
Redondeo Decimales – En este campo se definen las cifras para redondear los decimales
en los movimientos de compras.
•
Paquetes – Cuando se activa esta opción el Sistema insertará la columna ‘Paquetes’ a
nivel detalle en la pantalla de los movimientos de Compras, en la cual se podrá capturar el
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
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CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
número de Paquetes (Cajas, bultos, etc.) recibidos por artículo. El dato que se capture
dentro de este campo es meramente informativo.
•
Sugerir Anticipo de Ordenes Compra a Crédito – Si esta activado, al efectuar una orden
de compra a crédito, automáticamente Intélisis sugerirá emitir un anticipo al proveedor.
•
Auto Endosar (Cuentas por Pagar) - El Auto Endosar tiene la finalidad de hacer los
endosos de manera automática. Al activar el check se muestra el campo Endosar a dentro
de Cuentas / Proveedores / Carpeta Compras y Pagos, es en este campo en donde se
asigna el proveedor al que se va endosar en automático.
Este procedimiento tiene una regla Ejemplo: Las siguientes compañías forman parte del
mismo grupo: Intelisis S.A. de C.V. y Sanyo, S.A. de C.V. y están dadas de Alta en la
Configuración/ Empresas como INTEL* y SANYO, Supongamos que SANYO va a pagar
las deudas de INTEL.
Para que se pueda asignar en automático la deuda a SANYO, se hace el siguiente
procedimiento: Se crea en Cuentas / Proveedores un proveedor que tenga la misma clave
operativa de empresa de SANYO.
® Documentación y Procesos Intélisis 2006
Por lo que en Cuentas / Proveedores se elige el proveedor INTEL y en la pestaña de
Compras y Pagos se asigna en campo de Endosar a: y se registra a SANYO, por lo que
cuando se compre con la clave de INTEL en automático transfiere la cuenta por pagar a
SANYO
•
Triangular Entre Empresas – Se refiere a transferir las obligaciones de una empresa a
otra para que esta última realice el pago.
•
Endosar con Movimientos (No Usar en Combinación con Documentación/
Bonificaciones Automáticas) - Es similar al anterior, pero la diferenta principal radica que
dentro del modulo de Cuentas por Pagar se genera un movimiento Entrada de Compra (en
estatus Concluido) a nombre del proveedor original así como también un movimiento
Endoso (en estatus pendiente) a nombre del proveedor al que se endoso.
12. Ficha: Compras 2
Ruta de Acceso
Seleccionar la ficha Compras (2) de la pantalla Configuración Módulos.
Paso 1:
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
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FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:
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Imagen 42 – Fichero Compras 2
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12.1 Funcionalidad de Opciones
•
Recibir de Más – Al activar esta opción, el sistema permitirá generar una Entrada de
Compra, por una cantidad mayor a la solicitada u ordenada. Es decir si en la orden de
compra de requirieron 20 unidades del artículo X, pero el proveedor suministro 23, Intélisis
permitirá recibir el excedente. En caso contrario no se permitirá la entrada de dichas
unidades.
•
Tolerancia – Este campo de la configuración se establece/ limita en porcentaje, el
excedente de una orden de compra, que podrá recibirse y/ o darse entrada, cuando la
cantidad de artículos suministrados por el proveedor sea mayor a lo que se ordeno.
•
Consecutivo Independiente (Devoluciones/ Crédito Proveedor) – Al activar este check
permite que los consecutivos entre los movimientos “Devolución Compra” y “Crédito
Proveedor” sean independientes/ diferentes uno del otro.
•
Consecutivo Independiente (Bonificaciones/ Crédito Proveedor) – Al activar este
check, Intélisis permite que los consecutivos entre los movimientos “Bonificaciones” y
“Crédito Proveedor” sean independientes/ diferentes uno del otro.
•
Bonificaciones Automáticas – Al activar esta opción el sistema, muestra en <Cuentas /
Proveedor/ Proveedor/ Carpeta Regla de Negocio>, el campo de Bonificación
Automática con las siguientes opciones; No, Directa y Múltiple.
Por lo que si se toma la decisión de elegir los dos métodos el sistema hace la bonificación
en automático en CXP con el movimiento de Crédito Proveedor.
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
MI-MC-CONFIGURACIÓN-2800
FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:
02/FEBRERO/2006
No. De REVISIÓN:
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CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
•
Sugerir Último Costo o Última Cotización del Proveedor – Al estar activada esta opción,
el sistema sugerirá como costo de compra de los artículos, el importe al que fueron
comprados la ultima ocasión o si el artículo no tienen movimientos previos, tomara como
costo de adquisición el precio ofrecido en la cotización del proveedor.
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Nota: El último costo del artículo lo toma por sucursal.
•
Retenciones – Cuando se activa esta bandera en <Cuentas / Artículos / Artículos/ Pestaña
Datos Generales>, se muestran dos campos “% Retención ISR y % Retención IVA”, que en
el caso que se tengan compras de artículos con retenciones, especificar para dichos
artículos el porcentaje que se retiene del impuesto correspondiente. Previamente debe de
estar configurado en <Menú Configurar/ Empresas/ Edición/ Configuración Módulos/
Retenciones>, el acreedor de las dos retenciones, que generalmente es la SHCP.
•
Sugerir Compras en Base al Resumen del Artículo – Al activar el check, Intélisis
sugerirá las cantidades de compra de los artículos, con base en la frecuencia que se han
comprado.
•
Sugerir Compras en la Unidad Demanda – Al activar el check el sistema, sugerirá como
cantidad de compra, la cantidad demandada del mismo.
•
Validar Caducidad - Al activar esta opción, Intélisis habilita la casilla ‘Tiene Caducidad’
para todos los artículos, en la ruta <Menú Cuentas/ Artículos/ Artículos/ Carpeta Otros
Datos>. Al encender esta casilla despliega el campo [Caducidad Mínima (días)], donde se
establecen los días mínimos de caducidad que debe tener el artículo, al momento de
generar una Entrada de Compra.
También esta opción habilita el campo/ columna [Caducidad] en el detalle de los
movimientos de Compras, para capturar la fecha de caducidad de los artículos adquiridos,
y con base en los días mínimos configurados en el catálogo de artículos, el sistema valida
que la fecha indicada en la compra cumpla con la mínima especificada. Es decir si dentro
del catálogo de artículos se especifico que el artículo le reste una caducidad de tres meses
(90 días) al momento de generar la entrada de compra, el sistema cotejará la fecha de
compra, con la fecha de caducidad, si es menor a tres meses no permitirá realizar el
movimiento.
•
Validar Fecha Requerida – Al activar esta opción, el sistema mandara la validación Fecha
incorrecta cuando la Fecha requerida ya se haya vencido.
•
Auto Aplicar Devoluciones/ Bonificaciones Referenciadas – Con esta opción el sistema
permite generar la aplicación de las bonificaciones y/o devoluciones de compra de forma
automática.
•
Descuento Compra en Cascada (Artículo) – Al activar este check, dentro de <Cuentas/
Artículos/ Artículos/ Carpeta Datos Generales> el campo ‘% Desc. Compras’ queda
inhibido, es decir deshabilitado, y se habilita la opción “Descuento en Compras” dentro del
menú Edición en el catálogo de artículos para definir descuentos de compra para el
artículo. Por la forma de aplicación de este tipo de descuentos, es que se le llama
descuentos en cascada, ya que si se definen varios descuentos para el artículo; 12%, 9%,
5%, primero se aplicara el 12, después el 9 pero no al precio del artículo sino, al importe
que resulta de aplicar el 12%, y así sucesivamente.
•
Replicar Gastos Diversos en CXC – Al encender este check, el sistema generará una
cuenta por cobrar al cliente que se indique, por el importe de los gastos diversos que se
apliquen en una Entrada con Gastos. Los gastos diversos representan los gastos
inherentes al proceso de adquisición, entre ellos se encuentran; custodias, fletes, peajes,
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
MI-MC-CONFIGURACIÓN-2800
FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:
02/FEBRERO/2006
No. De REVISIÓN:
1
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CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
mensajería, pago de impuestos aduanales, etc., estos se generan en paralelo con el
movimiento Entrada con Gastos.
Sin activar esta opción lo que generalmente hará el movimiento de “Entrada con Gastos” es
emitir una cuenta por pagar, al proveedor de los artículos comprados y otra al proveedor al
que se le efectuaron los gastos diversos.
•
Almacén a Nivel Detalle – Esta opción, habilita la columna “Almacén” en el detalle de la
pantalla de captura de Compras por lo que se puede aplicar un movimiento a varios
almacenes ya que estos se indican por partida (artículo registrado) en el movimiento.
•
Descuento en Importe a Nivel Detalle – Al activar la opción se habilita la columna
“Descuento” en el detalle de la pantalla de captura de Compras. En caso de que un
movimiento aplique para varias claves (artículos) con diferentes descuentos, se capture en
la columna el descuento correspondiente al importe del artículo.
•
Descuento en Cascada a Nivel Detalle - Aparecer el campo descuento monetario en el
detalle de la operación de los movimientos de compras, para aplicar descuentos en
cascada por cada partida.
13. Ficha: Importación
® Documentación y Procesos Intélisis 2006
Ruta de Acceso
Seleccionar la ficha Importación de la pantalla Configuración Módulos.
Paso 1:
Imagen 43 – Fichero Importación
13.1 Funcionalidad de Opciones
•
Acreedor IGI – En este campo de la configuración se establece la clave de la institución a
quien se le debe generar el apago por concepto de “Impuesto General de Importación”.
•
Concepto IGI – En este campo se establece el concepto por el cual se emitirán los pagos
del Impuesto General de Importación.
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
MI-MC-CONFIGURACIÓN-2800
FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:
No. De REVISIÓN:
02/FEBRERO/2006
1
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CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
•
Acreedor Cuota Compensatoria – En este campo de la configuración se establece la
clave de la institución a quien se le debe generar el apago por concepto de “Cuotas
Compensatorias”
•
Concepto Cuota Compensatoria - En este campo se establece el concepto por el cual se
emitirán los pagos de las Cuotas Compensatorias.
14. Ficha: CxC
® Documentación y Procesos Intélisis 2006
Ruta de Acceso
Seleccionar la ficha CxC de la pantalla Configuración Módulos.
Paso 1:
Imagen 44 – Fichero CxC
14.1 Funcionalidad de Opciones
•
Orden Aplicación Automática – En este campo se específica la forma que el sistema
debe utilizar para realizar la aplicación de las cuentas por cobrar al utilizar la herramienta
“Aplicación Automática” (Menú Herramientas – Cuentas por Cobrar – Aplicación
Automática). Dentro de las opciones de aplicación el sistema permite manejar las
siguientes; por la fecha de vencimiento, fecha de emisión, consecutivo, saldo mayor y saldo
menor.
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
MI-MC-CONFIGURACIÓN-2800
FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:
02/FEBRERO/2006
No. De REVISIÓN:
1
HOJA:
70 de 97
CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
•
Movimiento Folio Documentación Automática, y Para Anticipos – En este campo se
establece la opción del movimiento que llevará el consecutivo de los movimientos
generados en el módulo, con apoyo del botón menú
, al seleccionarlo se enlista todos
los movimientos que integran el módulo de cuentas por cobrar. Y para Anticipos: Se
® Documentación y Procesos Intélisis 2006
la opción que indicará cuál movimiento llevará
selecciona con apoyo del botón menú
de forma automática el consecutivo de los anticipos generados en este módulo. El sistema
muestra todos aquellos movimientos que intervienen en dicho modulo.
•
Tolerancia Redondeo (+/-) – En este campo se indica el valor máximo y mínimo, para
redondear las cifras en el módulo para poder afectarlas; por omisión el sistema establece
una tolerancia de (+/-) $1.00. Este valor deberá ser igual al que se especifique en el
elemento de configuración Ajuste, localizado al seguir la ruta <Menú Principal /Configurar
/Cuentas por Cobrar /Ajuste>. Al utilizar la herramienta de redondeo se registrará un
movimiento de Ajusté redondeo o en su caso será el valor del redondeo automático que
genera el sistema.
•
Concepto Nota Crédito Pronto Pago – Dentro de este campo de la configuración se
indica el concepto que por omisión debe aparecer al generar el movimiento “Notas de
Crédito” que se emitan a los clientes por pronto pago. La alta de estos conceptos se realiza
al seguir la ruta <Menú Principal /Configurar /Concepto / Cuentas por Cobrar>.
•
Concepto Nota Cargo Recargos – En este campo se indica el concepto a utilizar y que
aparecerá por omisión en los movimientos Notas de Cargo que se generen. La alta de
estos conceptos se realiza al seguir la ruta <Menú Principal /Configurar /Concepto /
Cuentas por Cobrar>.
•
Forma Cobro ‘Depósitos Anticipados’ – En este campo se especifica la forma de cobro
(Depósito electrónico, transferencia, etc.) que por omisión debe aparecer al generar el
movimiento “Anticipo” en el módulo de Cuentas por Cobrar. De indicar alguna de las formas
de pago/ cobro dadas de alta, se recomienda que se establezca la más utilizada. Las
formas de pago/ cobro se dan de alta en <Menú Principal /Configuración /Generales
/Formas Cobro-Pago>.
•
Forma Cobro Vales – Este campo especifica la forma de cobro que por omisión debe
aparecer al realizar el cobro de los Vales en el módulo de Cuentas por Cobrar.
•
Forma Pago ‘Cambio de la Nota’ – En este campo se especifica la forma de pago
(Deposito electrónico, transferencia, etc.) a utilizar por concepto del Cambio de Notas. De
indicar alguna de las formas de pago/ cobro dadas de alta, se recomienda que se
establezca la más utilizada. Las formas de pago/ cobro se dan de alta en la ruta <menú
Configurar/ Generales/ Formas de Pago>.
•
Forma Cobro (por Omisión) – En este campo se especifica una de las distintas formas de
cobro dadas de alta en el sistema, que se desea aparezca automáticamente al generar
movimientos en el módulo de CXC. Se recomienda que se indique la forma de cobro más
utilizada
•
Recorrer Vencimiento – Este campo permite configurar que se recorran las fechas de
vencimiento de las cuentas por cobrar, hacia determinado día de la semana, al final del
mes o en su caso para una fecha específica. Por ejemplo indicar al sistema que recorra las
CXC al día lunes cuando el plazo del cobro caiga en un día inhábil (sábado o domingo).
•
Plazos; 1, 2 , 3 y 4 – Este conjunto de opciones aparecen predeterminadas por el sistema
y establecen los días de vencimiento del crédito otorgado a los deudores/ clientes que la
empresa proporciona para el pago de sus facturas.
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
MI-MC-CONFIGURACIÓN-2800
FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:
02/FEBRERO/2006
No. De REVISIÓN:
1
HOJA:
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CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
•
Descuento Cobro de Contado – Al activar este check se habilita en la configuración de
CXC, los campos “Días y %” para indicar el plazo que tienen los clientes para que pueda
pagar al contado y especificar el porcentaje del descuento que se les otorgará, si pagan
dentro de los días indicados.
•
Validar Descuentos ‘Contado/ Pronto Pago’ en Clientes Morosos – Se Selecciona si se
requiere de validar los descuentos por contado y pronto pago de los clientes, con la
configuración general del módulo de ventas.
15. Ficha: CxC 2
® Documentación y Procesos Intélisis 2006
Ruta de Acceso
Seleccionar la ficha CxC 2 de la pantalla Configuración Módulos.
Paso 1:
Imagen 45 – Fichero CxC 2
15.1 Funcionalidad de Opciones
•
Cobros Posfechados – Al encender el check el sistema permite efectuar los cobros con
fecha posterior al día corriente establecido por el sistema.
•
Anticipos Facturados – Este campo se habilita para indicar al sistema que la empresa y/o
sucursal podrán emitir facturas sin importar el detalle del concepto o de los artículos, a
clientes por los anticipos que hayan realizado.
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FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
MI-MC-CONFIGURACIÓN-2800
FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:
02/FEBRERO/2006
No. De REVISIÓN:
1
HOJA:
72 de 97
CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
® Documentación y Procesos Intélisis 2006
Este elemento se podrá aplicar cuando se afecte una factura dentro del módulo de Ventas,
aparecerá el campo [Anticipos Facturados] en la parte inferior derecha de la pantalla;
puede consultar el saldo de los anticipos facturados del cliente y aplicarlo directamente a
esa factura, agregando los conceptos y artículos correspondientes.
•
Aplicación Manual (por Omisión) – Este campo se habilita para indicar al sistema que
aparezca la opción [Aplicación Manual] habilitada en la pantalla de registro de
determinado movimiento, con la finalidad de editar un movimiento nuevo en Cuentas por
Cobrar; y permitir su aplicación directamente.
•
Con Desglose (por Omisión) – La pantalla del módulo de Cuentas por Cobrar,
específicamente para el movimiento “Cobro” en el detalle muestra dos casillas, las cuales
son; “Aplicación Manual y con Desglose”. Al activar este check de la configuración,
automáticamente Intélisis encenderá la casilla “Con Desglose”, la cual habilitara en la
pantalla de movimientos la carpeta [Desglose del Cobro], donde se podrá desglosar las
formas de efectuar un cobro.
•
Cobros Impuestos Desglosados – Al activarse indica al sistema que aparezca en la
pantalla de captura del módulo de CXC, el campo “Impuesto” para desglosar en este
campo el impuesto de los importes cobrados al cliente.
•
Créditos Generan Comisión – Este campo se habilita para indicar al sistema que las
notas de crédito que se generen calculen la comisión del agente correspondiente al
generar la aplicación desde el módulo de CXC, el valor de la comisión se destinará al
agente que haya realizado la gestión, y se contemplará en el Módulo de Comisiones y
Destajos. Será necesario que la base de las comisiones cobradas se determinen por el
cobro, cuya acción se deberá indicar en la carpeta de Ventas de la configuración de
módulos, en el campo correspondiente.
•
Auto Aplicar Anticipos Pedidos – Este campo se habilita para indicar al sistema que los
anticipos registrados al cliente se apliquen automáticamente a la facturación
correspondiente del pedido emitido dentro del modulo de ventas. Es decir al momento de
generar la factura del pedido, se desplegará un recuadro indicando la aplicación de
anticipos registrados permitiendo saldar o abonar la factura generada.
•
Comisiones Cobranza – Al encender este check el sistema determinara por cada factura
cobrada la comisión correspondiente para el agente indicado. La comisión que se genere
se registrará dentro del módulo de Comisiones y Destajos.
•
Ver Retención (Aplicación Cobros) – Al habilitarse, la pantalla de captura del módulo de
CXC desplegara a nivel detalle el campo “Retención” para indicar dentro de la aplicación de
un cobro las retenciones que apliquen al movimiento.
•
Aceptar la Sugerencia Descuentos ‘Contado/ pronto Pago’ (por Omisión) – Al
encender este check el sistema dará por aceptados todos los descuentos por pronto pago
a los que se haga merecedor el cliente.
•
Usar el Nombre de la Sucursal del Cliente como Beneficiario (Préstamos,
Devoluciones, etc.) – Al activar este check el sistema permitirá utilizar el nombre de la
sucursal del cliente como beneficiario de las devoluciones, préstamos, etc.
•
Recorrer Vencimiento en Base al Día Revisión/ Pago Cliente – Al encender el check el
sistema recorrerá las fechas de vencimiento de las CXC, hacia el día establecido por el
cliente para “Revisión y Pago” de facturas. Es decir si el plazo otorgado a un cliente para
pagar determinada factura se vence en día martes y Él tiene establecido como días de
pago los jueves, el sistema recorrerá el plazo del cobro para tal día.
MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
MI-MC-CONFIGURACIÓN-2800
FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:
No. De REVISIÓN:
02/FEBRERO/2006
1
HOJA:
73 de 97
CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
•
Días Morosidad (del Vencimiento) – Dentro de este campo se definen los días, después
de la fecha de vencimiento de una cxc para considerarla morosa.
16. Ficha: CxP
® Documentación y Procesos Intélisis 2006
Ruta de Acceso
Seleccionar la ficha CxP de la pantalla Configuración Módulos.
Paso 1:
Imagen 46 – Fichero CxP
16.1 Funcionalidad de Opciones
•
Orden Aplicación Automática – En este campo se específica la forma que el sistema
debe utilizar para realizar la aplicación de las cuentas por pagar al utilizar la herramienta
“Aplicación Automática” (Menú Herramientas – Cuentas por Pagar – Aplicación
Automática). Dentro de las opciones de aplicación el sistema permite manejar las
siguientes; por la fecha de vencimiento, fecha de emisión, consecutivo, saldo mayor y saldo
menor.
•
Movimiento Folio Documentación Automática, y para Anticipos – En este campo se
establece la opción del movimiento que llevará el consecutivo de los movimientos
generados en el módulo, con apoyo del botón menú
, al seleccionarlo se enlista todos
los movimientos que integran el módulo de cuentas por pagar. Y para Anticipos: Se
selecciona con apoyo del botón menú
la opción que indicará cuál movimiento llevará
MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
MI-MC-CONFIGURACIÓN-2800
FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:
02/FEBRERO/2006
No. De REVISIÓN:
1
HOJA:
74 de 97
CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
® Documentación y Procesos Intélisis 2006
de forma automática el consecutivo de los anticipos generados en este módulo. El sistema
muestra todos aquellos movimientos que intervienen en dicho modulo.
•
Tolerancia Redondeo (+/-) – En este campo se indica el valor máximo y mínimo, para
redondear las cifras en el módulo para poder afectarlas; por omisión el sistema establece
una tolerancia de (+/-) $1.00. Este valor deberá ser igual al que se especifique en el
elemento de configuración Ajuste, localizado al seguir la ruta <Menú Principal /Configurar
/Cuentas por Cobrar /Ajuste>. Al utilizar la herramienta de redondeo se registrará un
movimiento de Ajusté redondeo o en su caso será el valor del redondeo automático que
genera el sistema
•
Concepto Nota Crédito Pronto Pago – Dentro de este campo de la configuración se
indica el concepto que por omisión debe aparecer al generar el movimiento “Notas de
Crédito” emitidas por pronto pago. La alta de estos conceptos se realiza al seguir la ruta
<Menú Principal /Configurar /Concepto / Cuentas por Pagar>.
•
Concepto Nota Cargo Recargos – En este campo se indica el concepto a utilizar y que
aparecerá por omisión en los movimientos Notas de Cargo que se generen. La alta de
estos conceptos se realiza al seguir la ruta <Menú Principal /Configurar /Concepto /
Cuentas por Pagar>
•
Forma Pago (por Omisión) – En este campo se especifica una de las distintas formas de
pago dadas de alta en el sistema, que se desea aparezca automáticamente al generar
movimientos de pago en el módulo de CXP. Se recomienda que se indique la forma de
pago más utilizada.
•
Recorrer Vencimiento – Este campo permite configurar que se recorran las fechas de
vencimiento de las cuentas por pagar, hacia determinado día de la semana, al final del mes
o en su caso para una fecha específica. Por ejemplo indicar al sistema que recorra las CXP
al día lunes cuando el plazo del pago caiga en un día inhábil (sábado o domingo).
•
Plazos 1, 2, 3, 4 – Este conjunto de opciones aparecen predeterminadas por el sistema y
significan los días de vencimiento del crédito que los proveedores y los acreedores
proporcionan a la empresa para el pago de facturas, pueden ser: 15, 30, 60 y 90 días, en
su defecto alguna selección especial.
17. Ficha: CxP 2
Ruta de Acceso
Paso 1:
Seleccionar la ficha CxP 2 de la pantalla Configuración Módulos.
MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
MI-MC-CONFIGURACIÓN-2800
FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:
02/FEBRERO/2006
No. De REVISIÓN:
1
HOJA:
75 de 97
CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
Imagen 47 – Fichero CxP 2
® Documentación y Procesos Intélisis 2006
17.1 Funcionalidad de Opciones
•
Pagos Posfechados – Al encender el check el sistema permite efectuar los pagos con
fecha posterior al día corriente establecido por el sistema.
•
Aplicación Manual (por Omisión) – La pantalla del módulo de Cuentas por Pagar, a
nivel detalle muestra la casilla; “Aplicación Manual”, que al encenderse habilita los
campos del detalle de la pantalla, para aplicar/ referenciar un pago a una cuenta por pagar.
Una vez que se activa esta opción de la configuración la casilla mencionada anteriormente
por omisión aparecerá encendida en los movimientos de CXP.
•
Aplicación Automática en Pagos – Al mantener encendida esta casilla, el sistema
relacionará los Anticipos con las aplicaciones para generar los pagos.
•
Afectar Pagos Automáticos – Al encender esta casilla, el sistema concluirá los pagos que
se emitan mediante la herramienta “Pagos Automáticos” de cuentas por pagar, de lo
contrario dichos pagos se generarán en estatus pendiente.
•
Días Morosidad (del Vencimiento) - Dentro de este campo se definen los días, después
de la fecha de vencimiento de una cxp para considerarla morosa.
MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
MI-MC-CONFIGURACIÓN-2800
FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:
02/FEBRERO/2006
No. De REVISIÓN:
1
HOJA:
76 de 97
CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
18. Ficha: Tesorería
® Documentación y Procesos Intélisis 2006
Ruta de Acceso
Seleccionar la ficha Tesorería de la pantalla Configuración Módulos.
Paso 1:
Imagen 48 – Fichero Tesorería
18.1 Funcionalidad de Opciones
•
Controlar Cajeros – Al habilitar esta opción podrá llevar un control de los Ingresos y
Egresos de la caja, más no podrá realizar Cortes de Caja. En caso contrario, podrá realizar
todos los movimientos de caja, tales como: Apertura de Caja, Ingresos, Egresos, Faltante
de Caja, Corte Parcial Caja y Corte Caja.
•
Auto Generar Faltante/ Sobrante (Corte Caja) – Si se activa esta opción, el sistema
generará automáticamente los datos de faltantes o sobrantes al generar un corte de caja.
•
Controlar Sobregiros (Bancos) - Cuando se activa este check, al generar un movimiento
de Tesorería con una cuenta bancaria que no disponga de dinero suficiente el sistema
lanzara una advertencia indicando que se sobregirara la cuenta y no permitirá su
conclusión.
•
Cheques Pendientes - Esta opción permite que los cheques emitidos en Tesorería o que
se generen a partir de otro módulo (CXP o Gastos por ejemplo) pasen por el estatus de
MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
MI-MC-CONFIGURACIÓN-2800
FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:
02/FEBRERO/2006
No. De REVISIÓN:
1
HOJA:
77 de 97
CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
® Documentación y Procesos Intélisis 2006
pendiente antes de concluirlos, ya que generalmente manejan dos estados “Sin Afectar y
concluido”.
•
Cheques Electrónicos Pendientes - Al habilitar la casilla, el sistema permite que los
cheques electrónicos generados tengan que pasar por el estatus de pendientes antes de
su conclusión.
•
Permitir cheques Directos (Sin origen) - Cuando se activa esta opción se permitirá
generar cheques o solicitudes de cheques, desde el modulo de Tesorería si ningún
antecedente, de lo contrario únicamente podrán emitirse cheques si son originados de un
movimiento de CxP, Gastos, etc.
•
Formas Cobro/ Pago Requeridas - Hace obligatorios, indicar la “Forma de Pago/ Cobro”
para los movimientos de Tesorería.
•
Desglose Obligatorio - Este check hace obligatorio el desglose de los movimientos en
Tesorería; el sistema exigirá al usuario completar la información requerida para concluir el
movimiento.
•
Generar Comisiones Bancarias (Formas de Pago) - Al habilitar esta opción se indicará al
sistema que se activen los campos para especificar la comisión bancaria y el porcentaje,
que aplicará a las formas de pago/ cobro, que se utilizarán. Esto con la finalidad de que el
sistema emita automáticamente las comisiones bancarias correspondientes por emplear
determinada forma de pago.
•
Desglosar IVA (en Otro movimiento) – Esta opción se habilita al encender la casilla
‘Generar Comisiones Bancarias’, y al activar ‘Desglosar IVA (en otro movimiento)’,
cuando se generen las comisiones bancarias por la utilización de las formas de pago,
Intélisis desglosara el IVA de las mismas en otro movimiento.
•
Validar Sucursales Bancarias (Conciliación Bancaria) – Al activar el check e ingresar a
la ruta <Herramientas/ Tesorería/ conciliación manual> el sistema no permita seleccionar
una sucursal de un banco si no esta asignada al usuario.
•
Generar Solicitud Depósito por Forma Pago (Corte Caja) – Al activar esta opción, el
sistema emitirá automáticamente en el módulo de Tesorería, una ‘Solicitud de Deposito’ al
concluir el movimiento ‘Corte de Caja’.
•
Conexión Contable a Nivel – En este campo se establece la forma de generar la conexión
contable de los movimientos de Tesorería (a nivel Encabezado o Nivel Detalle)
•
Forma Pago (Efectivo) – Establece la forma de pago que por omisión se quiere que
aparezca en los movimientos del módulo de Tesorería. Es decir al generar un movimiento
en Tesorería, el campo que solicita se indique la forma de pago, automáticamente se
llenara por la configurada. Se recomienda que se configure la forma de pago más utilizada
dentro de las operaciones de la empresa para agilizar la captura de movimientos.
•
Faltante Caja/ Afecta Módulo - Selecciona el módulo que se afectara en el instante que
se genere un faltante en caja, por ejemplo CXC.
19. Ficha: Gastos
Ruta de Acceso
Seleccionar la ficha Gastos de la pantalla Configuración Módulos.
Paso 1:
MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
MI-MC-CONFIGURACIÓN-2800
FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:
02/FEBRERO/2006
No. De REVISIÓN:
1
HOJA:
78 de 97
CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
Imagen 49 – Fichero Tesorería
® Documentación y Procesos Intélisis 2006
19.1 Funcionalidad de Opciones
•
Retención IVA – Con este check se habilita el campo “Retención IVA” a nivel detalle de la
pantalla de captura del módulo de gastos, para aplicar la retención de este impuesto en
aquellos movimientos que lo requieran (por ejemplo la retención del 10% de IVA por
concepto de Honorarios)
•
Retención 3 – Despliega un campo adicional dentro de la mascara de captura del módulo
de Gastos, a nivel detalle para aplicar la retención del impuesto correspondiente a los
importes del gasto.
•
Cantidades y Precios – Esta opción habilita los campos “Cantidad” y “Precio” a nivel
detalle en el módulo de gastos, para el desglose de los importes y/ o conceptos de gasto
por cantidad y precio.
•
Copiar Importes (al generar el comprobante) – Este check permite que al generar el
movimiento “Comprobante”, este copie los importes de los movimientos que lo originen.
•
Copiar Referencia Gasto Diverso (al generar CXP) – Cuando se habilita esta opción al
generarse una cuenta por pagar partiendo de un gasto diverso, el sistema copiara en la
CXP la referencia del movimiento origen (Gasto diverso).
•
Impuesto en Solicitudes/ Anticipos – Habilita el campo “Impuesto” a nivel detalle en la
pantalla de captura del módulo de Gastos, para los movimientos “solicitud” o “Anticipo”.
MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
MI-MC-CONFIGURACIÓN-2800
FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:
02/FEBRERO/2006
No. De REVISIÓN:
1
HOJA:
79 de 97
CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
® Documentación y Procesos Intélisis 2006
Este campo calcula e indica automáticamente el impuesto correspondiente de los importes
registrados.
•
Clasificación Requerida – Hace obligatoria, se especifique en el campo correspondiente
de la pantalla de gastos, la clasificación para los movimientos emitidos.
•
Bonificaciones Automáticas – Al activar el check el sistema permitirá generar
bonificaciones automáticas en Gastos.
•
Comprobantes en Borrador – El movimiento “Comprobante” en el módulo de gastos tiene
dos estatus; Sin Afectar y Concluido. Al activar esta opción del sistema, se le agrega un
estatus adicional y al afectar por vez primera cualquier comprobante pasara de: Sin Afectar
a Borrador, y finalmente del estatus Borrador - al estatus Concluido.
•
Caja Chica en Borrador – Al activar este check y generar el movimiento “Caja Chica” el
sistema lo pasará del estatus Sin Afectar - a Borrador y finalmente del estatus Borrador - al
estatus Concluido.
•
Generar Anticipos Borrador – Permite avanzar los movimientos de “Anticipos” del estatus
sin Afectar a Borrador.
•
Afectar CXC en Gastos a Clientes (Perfil Proveedor) – Al activar este check, el sistema
en lugar de emitir una cuenta por pagar al afectar un gasto a determinado proveedor/
acreedor, generara una cuenta por cobrar siempre y cuado dicho proveedor también este
dado de alta como cliente. Esto con la finalidad de que en el módulo de CXC se aplique el
gasto a una factura y disminuir su saldo del cliente/ proveedor.
•
Concepto (Cuentas por Pagar) – Al encender el check, el sistema habilita el campo
‘Concepto (Cuentas por Pagar)’, en la ruta <Menú Configurar/ Conceptos/ Gastos/
carpeta detalle de la pantalla Conceptos- Gastos>, donde se define para el concepto de
Gastos, el concepto con que deberá mostrarse este en Cuentas por Pagar. La finalidad de
utilizar esta opción es para que el sistema replique los conceptos de los Gastos en Cuentas
por Pagar. En caso de estar apagado el check al emitir un gasto, por ejemplo; pago de luz
por $ 500, el sistema solo generará la cuenta por pagar por los $500, sin indicar el
concepto del pago.
•
Anticipos Generan Cuentas por Pagar – Cuando se procesa un anticipo en el módulo de
Gastos, el sistema por omisión genera una solicitud de cheque o cheque en el módulo de
Tesorería. Al activarse esta casilla de la configuración, en lugar de emitir un movimiento en
Tesorería, generará una cuenta por pagar en el módulo de CXP para procesar el Anticipo,
generar el pago y posteriormente pasar a Tesorería y entregar el dinero a través de los
medios de pago definidos (Cheque, Transferencia electrónica, deposito, traspaso, etc.).
•
Validar Presupuesto – Al habilitar esta opción, el sistema despliega el campo Validar
Presupuestos en la ruta <Configurar/ Conceptos/ Gastos/ Pestaña Detalle>. Este campo
permite validar el presupuesto de los gastos en un periodo de tiempo determinado,
presentado las siguientes opciones (No, Mensual, Acumulado y Anual). Es decir, al generar
un gasto superior a lo especificado en el Presupuesto, el sistema mandara la validación de
que el importe excede al disponible del periodo seleccionado.
•
Validar Presupuesto (a Nivel Centro de Costos) – Al habilitar esta opción, el sistema
enviará una validación que impedirá avanzar el movimiento en caso de que el Centro de
Costos registrado en el Presupuesto no coincida con el registrado en el Gasto, o el centro
de costos no disponga de presupuesto.
•
Validar Presupuesto en Base Fecha Requerida – Al habilitar esta opción, el sistema
enviará una validación que impedirá avanzar el movimiento en caso de que el Gasto este
fuera de la Fecha requerida.
MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
MI-MC-CONFIGURACIÓN-2800
FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:
02/FEBRERO/2006
No. De REVISIÓN:
1
HOJA:
80 de 97
CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
•
Actividad Nivel Detalle – Al activar este check, el sistema agrega el campo [Actividad] a
nivel detalle en la pantalla de captura del módulo de gastos, para referenciar las partidas/
conceptos de un movimiento con actividades.
•
Proyecto Nivel Detalle – Agrega la columna [Proyecto] en el detalle de la pantalla de
captura del módulo de gastos para referenciar o ligar los conceptos/ partidas de un
movimiento que se emita en este módulo con algún proyecto.
•
UEN Nivel Detalle – Habilita la columna [UEN] a nivel detalle en la pantalla de captura del
módulo de gastos, para referenciar las partidas/ conceptos de un movimiento con unidades
administrativas (Coordinaciones, áreas administrativas, etc.)
•
Activo Fijo Nivel Detalle – Habilita la columna [Activo Fijo] en el detalle de la pantalla de
captura, para relacionar las partidas/ conceptos de un movimiento en Gastos, con el Activo
Fijo de la empresa. (Ejemplo referenciar un gasto por concepto de mantenimiento con
determinado vehículo)
•
Personal Nivel Detalle – Habilita la columna [Personal] a nivel detalle en la pantalla de
captura de los movimientos de gastos, para referenciar algún concepto/ partida de gasto a
determinada persona.
•
Ayuda de Conceptos – En este campo se establece la forma en que deben mostrarse los
conceptos del módulo de Gastos, facilitando su búsqueda y localizar de manera más
rápida aquel que sea requerido para agregarlo a un movimiento.
•
•
® Documentación y Procesos Intélisis 2006
•
Todos: Muestra todos los conceptos.
Clasificación: Muestra sólo los conceptos que están agrupados dentro de una
clasificación. La asociación se realiza desde el Menú General / Configurar /
Conceptos / Gastos / campo Clasificación y Sub clasificación.
Acreedor: Muestra sólo los conceptos que están agrupados a un Acreedor. . La
asociación se realiza desde el Menú General / Configurar / Conceptos / Gastos /
icono Acreedores.
•
Gastos Diversos sin Prorratear Generan – En este campo se define que tipos de
movimientos se generarán, al emitir un gasto diverso sin prorrateo desde el módulo de
Gastos.
•
% Tolerancia Provisiones - El sistema permite validar el porcentaje de tolerancia
asignada a las Provisiones de los Gastos, es decir si se registra un 10 % el gasto tendrá
permitido sobrepasar solo ese porcentaje con respecto a lo especificado en la Provisión.
20. Ficha: Embarques
Ruta de Acceso
Paso 1:
Seleccionar la ficha Embarques de la pantalla Configuración Módulos.
MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
MI-MC-CONFIGURACIÓN-2800
FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:
02/FEBRERO/2006
No. De REVISIÓN:
1
HOJA:
81 de 97
CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
Imagen 50 – Fichero Embarques
® Documentación y Procesos Intélisis 2006
20.1 Funcionalidad de Opciones
•
Estado del Embarque Pendiente (por Omisión) – En este campo se específica el estado
que por omisión mostrarán los embarques en estatus pendiente, el sistema permite definir
las siguientes opciones; Entregado, cobrado, transito, pendiente, recogido y desembarcar.
•
Estado del Embarque Transito (por Omisión) – En este campo se específica el estado
que por omisión mostrarán los embarques en transito, el sistema permite definir las
siguientes opciones; Entregado, cobrado, transito, pendiente, recogido y desembarcar.
•
Base Prorrateo Gastos – En este campo se define la base para aplicar el prorrateo de los
gastos de embarque, dentro de las formas que permite el sistema se encuentran; por
Importe, paquetes, volumen, peso o peso/ volumen.
•
Afectar Automáticamente los Embarques Cobrados – Al encender la casilla el sistema
afectará automáticamente los embarques que sean cobrados, siempre y cuando se
especifique este estado en el detalle de los movimientos del módulo.
•
Generar Gasto Automático/ Tarifa Zona – Al encender esta casilla, el sistema generará
automáticamente el gasto de los embarques con base en la tarifa de la zona.
•
Afectar Gasto Automático/ Tarifa Zona – Al encender esta casilla, el sistema afectará
automáticamente los gastos de embarques. Los Gastos Tarifa Zona son aquellos, que están
considerados para una zona.
•
Desembarques Parciales – Al activar la casilla, Intélisis permitirá generar y registrar en el
módulo de Embarques, desembarques parciales de mercancía.
MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
MI-MC-CONFIGURACIÓN-2800
FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:
02/FEBRERO/2006
No. De REVISIÓN:
1
HOJA:
82 de 97
CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
21. Ficha: Activos Fijos
Ruta de Acceso
Seleccionar la ficha Activos Fijos de la pantalla Configuración Módulos.
Paso 1:
Imagen 51 – Fichero Activos Fijos
® Documentación y Procesos Intélisis 2006
21.1 Funcionalidad de Opciones
•
Reevaluar Depreciaciones (por Omisión) – Esta opción permite que al generarse el
movimiento depreciación en activo fijo, el sistema automáticamente aplique el calculo de la
reevaluación correspondiente.
•
Mantenimientos/ Reparaciones Pendientes – Los movimientos “Mantenimiento y
Reparaciones” para el módulo de Activos Fijos tienen dos estatus “Sin Afectar y
Concluido”. Al activar este check de la configuración, se les agregara un estatus adicional,
por lo que al afectarlos por primera vez cambiarán al estatus “Pendiente”, para concluirse
tendrán que volverse a Afectar.
•
Acreedor Depreciación – Dentro de este campo de la configuración se establece el
acreedor por omisión para el registro de la depreciación de los activos del organismo.
•
Concepto Depreciación (Gastos) – Permite establecer seleccionando de los conceptos
de gasto disponibles, el concepto aplicable para el registro de la depreciación del Activo
Fijo de la Compañía.
•
Tabla INPC – Indica el nombre de la tabla que contiene la información correspondiente al
Índice Nacional de Precios al Consumidor, cuyos datos son de utilidad en la aplicación de
los movimientos de reevaluación de activo fijo.
•
Sugerir Número Serie en Entradas – Al activarse, cuando se genere un movimiento de
entrada al activo fijo, el sistema sugiere el número de serie para asignar al activo fijo.
•
Último Consecutivo – Este campo de la configuración aparece al activar la casilla anterior,
y permite definir el último consecutivo de los números de serie que el sistema sugerirá para
los artículos tipo serie (activos fijos), por lo que el sistema no solicitará los números de
serie en una entrada de compra de artículos tipo serie, ya que los asignará en automático.
MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
MI-MC-CONFIGURACIÓN-2800
FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:
02/FEBRERO/2006
No. De REVISIÓN:
1
HOJA:
83 de 97
CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
22. Ficha: Comisiones
Ruta de Acceso
Seleccionar la ficha Comisiones de la pantalla Configuración Módulos.
Paso 1:
Imagen 52 – Fichero Comisiones
® Documentación y Procesos Intélisis 2006
22.1 Funcionalidad de Opciones
•
Afectar Módulo Gastos (los pagos que no afectan a la nómina) – Al activar este campo,
el sistema permite que se mande la información generada en el módulo de Comisiones y
Destajos al módulo de Gastos, únicamente de aquellas comisiones que no se paguen a
través del módulo de nómina.
•
Usar Impuestos y Retenciones del Concepto (Gastos) – Al encender el check, el
sistema tomara los porcentajes de retenciones e impuestos que se le hayan configurado al
concepto de Gastos, para aplicarlos en el módulo de Comisiones y Destajos.
•
Concepto (Gastos) – En este campo se determina el concepto de los movimientos que se
emitirán en el módulo de gastos, al generar la aplicación de las comisiones y destajos.
23. Ficha: Nómina
Ruta de Acceso
Seleccionar la ficha Nómina de la pantalla Configuración Módulos.
Paso 1:
MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
MI-MC-CONFIGURACIÓN-2800
FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:
02/FEBRERO/2006
No. De REVISIÓN:
1
HOJA:
84 de 97
CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
Imagen 53 – Fichero Nómina
® Documentación y Procesos Intélisis 2006
23.1 Funcionalidad de Opciones
•
% Subsidio Acreditable – En este campo se captura la proporción de subsidio acreditable
que le corresponde a la empresa, el cual aplica a todos los trabajadores a quienes se les
efectúe pagos por concepto de sueldos. La aplicación del subsidio se establece en el
artículo 114 de la LISR.
•
Nómina por Omisión – Este campo de la configuración indica el tipo de Nómina a generar
por omisión. El establecer un tipo de nomina determinado no restringe el acceso o procesar
a las demás nóminas que pudieran estar configuradas para el módulo (Especiales;
Aguinaldo, retroactivo, etc.). Generalmente para la mayoría de empresas de determina que
la nómina por omisión sea la norma, es decir la que se procesa cada semana y/ o
quincena.
•
Período por Omisión – Permite establecer el período de pago por omisión, que se
aplicará al generar el movimiento de Nómina.
•
Días Desfaso Incidencias – Establece el día de desfase para las incidencias. La
configuración del módulo permite un desfase de hasta 15 días.
•
Beneficiario (Cheque Nómina Efectivo) – Este campo es útil cuando a los empleados se
les paga en efectivo, entonces se define el beneficiario (representante de la empresa) a
quien se extenderán los cheques por el importe total de la nómina. La finalidad de expedirle
el cheque, es para que pueda efectuar el cobro del mismo, y una vez que tiene el dinero
utilizarlo para realizar el pago correspondiente a los empleados.
MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
MI-MC-CONFIGURACIÓN-2800
FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:
02/FEBRERO/2006
No. De REVISIÓN:
1
HOJA:
85 de 97
CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
•
Sugerir Aumento Vacaciones – Al activarse el sistema sugerirá de forma automática el
incremento de los días de vacaciones que le correspondan a un trabajador con base a su
antigüedad en la empresa y de acuerdo a la tabla de vacaciones definida.
•
Afectar Aumento Vacaciones – Al activar este check, el sistema incrementaran de forma
automática los días de vacaciones del personal al momento de cumplir años de
antigüedad.
•
Concepto Aumento Vacaciones – Permite establecer el concepto por el cual se emitirán
los movimientos de ‘Aumento Vacaciones’ en el módulo de nómina.
•
Tabla Vacaciones – En este campo se indica el nombre de la Tabla que tiene
configurados los días de vacaciones que le corresponden a los empleados por año de
trabajo cumplido en la empresa.
•
Sugerir Modificación SDI – Cuando se activa este check el sistema sugerirá cambios al
Salario Diario Integrado de los empleados en forma automática.
® Documentación y Procesos Intélisis 2006
Nota: Solo lo Sugiere, el usuario tiene que afectar el cambio para que el módulo de nómina
lo aplique a los empleados.
•
Concepto SDI – Se indica el nombre a utilizar por omisión en el concepto del salario diario
integrado.
•
ISR Simplificado – Si se desea que el sistema efectúe el calculo del ISR de manera
simplificada se activa esta opción.
•
Modificar Fecha (Generar la Nómina) – Permite que al generar el movimiento nómina se
pueda modificar la fecha del periodo de pago de la nómina.
•
Validar Referencias Duplicadas (Incapacidades) – Al activar el check, el módulo de
nómina no permitirá el registro de dos referencias idénticas en mas de un movimiento de
“Incapacidad”
•
Premios – Al activar el check el sistema habilita la propiedad de la nómina de premios
diversos por inventario, por cartera recuperada, entre otras.
24. Ficha: Recursos Humanos
Ruta de Acceso
Seleccionar la ficha Recursos Humanos de la pantalla Configuración
Paso 1:
Módulos.
MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
MI-MC-CONFIGURACIÓN-2800
FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:
No. De REVISIÓN:
02/FEBRERO/2006
1
HOJA:
86 de 97
CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
Imagen 54 – Fichero Recursos Humanos
24.1 Funcionalidad de Opciones
•
Controlar Plazas – Al activar esta opción, el sistema permite controlar las vacantes
disponibles para cada área o departamento de su empresa y/o sucursal.
•
Centro de Costos Requerido – Al activar el check, será obligatorio la captura del campo
‘Centro Costos’ en los movimientos de Recursos Humanos, de lo contrario el sistema no
permitirá Afectar el movimiento correspondiente.
•
Formato Personal - En este campo de la configuración se define el formato para las
claves (números de empleado) que se asignarán al personal a dar de alta en el catálogo
correspondiente. Las claves del personal son utilizadas en los movimientos de los módulos
de Recursos Humanos, Nómina, Asistencias, Control de Accesos, Gastos, CXP, etc.
Algunos de los formatos que se pueden establecer en el sistema son: Tipo teléfono “999999”, ó tipo # de parte; “>AAA-000”, etc.
® Documentación y Procesos Intélisis 2006
Símbolo
Significado
>
Todos los caracteres que continúan se capturaran en mayúsculas hasta que
aparezca el símbolo < .
<
Todos los caracteres que continúan se capturaran en minúsculas hasta que
aparezca el símbolo > .
A
Requiere caracteres alfanuméricos y numéricos A-Z y 0-9.
0
Requiere un número.
9
Acepta un número (opcionales).
25. Ficha: Asistencias
Ruta de Acceso
Seleccionar la ficha Asistencias de la pantalla Configuración Módulos.
Paso 1:
MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
MI-MC-CONFIGURACIÓN-2800
FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:
02/FEBRERO/2006
No. De REVISIÓN:
1
HOJA:
87 de 97
CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
Imagen 55 – Fichero Asistencias
® Documentación y Procesos Intélisis 2006
25.1 Funcionalidad de Opciones
•
Minutos Tolerancia Entrada – En este campo de la configuración se indica la cantidad de
minutos permitidos al personal para llegar tarde después de la hora de entrada.
•
Minutos Tolerancia Salida – Se captura de forma numérica los minutos de tolerancia con
que cuentan los empleados, al momento de su salida al finalizar su jornada o al salir a su
horario de receso. En especial se agrega para fines de control del tiempo extra que el
trabajador labore, para posteriormente ser considerado en el modulo de nómina.
•
Sugerir Faltas a la Nómina – Cuando se activa este check, al generar el movimiento
nómina el sistema sugerirá las faltas de los empleados, para su confirmación y que Intélisis
efectúe/ aplique el calculo de descuento que le corresponda.
•
Sugerir Retardos a la Nómina – Cuando se activa este check, al generar el movimiento
nómina el sistema sugerirá la aplicación de los retardos existentes en la nómina de los
empleados, de tal manera que se efectúen los descuentos correspondientes con base en
los minutos de retardo.
•
Sugerir Horas Extras a la Nómina – Cuando se activa este check, al generar el
movimiento nómina el sistema sugerirá la aplicación de las horas extras a la nómina de los
empleados, de tal manera que se efectúe el pago correspondientes con base en las horas
laboradas por empleado.
•
Jornadas Nocturnas - Al habilitar esta opción el sistema permite generar/ configurar
jornadas nocturnas.
26. Ficha: Contabilidad
Ruta de Acceso
Paso 1:
Seleccionar la ficha Contabilidad de la pantalla Configuración Módulos.
MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
MI-MC-CONFIGURACIÓN-2800
FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:
02/FEBRERO/2006
No. De REVISIÓN:
1
HOJA:
88 de 97
CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
Imagen 56 – Fichero Contabilidad
® Documentación y Procesos Intélisis 2006
26.1 Funcionalidad de Opciones
•
Moneda – En este campo de la configuración contable, se establece la moneda en la que
se efectuará el registro contable de las operaciones de la empresa en la base de datos. Las
monedas se dan de alta en la ruta <menú Configurar/ Generales/ Monedas>.
•
Paralelo Otra Moneda – Permite indicar otra divisa diferente en la cual se desea llevar
una contabilidad paralela a la principal.
•
Paralelo Otra Moneda Automático – Al activar este check la contabilidad paralela en la
moneda que se especifique, se emitirá en automático.
•
Tabla INPC – En esta opción se establece el nombre de la tabla que contiene la
información correspondiente al Índice Nacional de Precios al Consumidor, cuyos datos son
de vital importancia para realizar determinadas operaciones contables, como la
reevaluación de los inventarios, activo fijo, etc.
•
Tabla ISAN – En esta opción se establece el nombre de la tabla que contiene la
información correspondiente al ISAN, cuyos datos son de vital importancia para realizar el
caculo de este Impuesto que se aplicará en la compra/ venta de un auto nuevo.
•
Tolerancia Redondeo – Esta opción establece el límite de tolerancia para la generación
de redondeo en la moneda.
•
Formato Cuenta – En este campo de la configuración se puede establecer una
nomenclatura que obligatoriamente deberá usarse en el alta de las cuentas contables en el
catálogo correspondiente.
MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
MI-MC-CONFIGURACIÓN-2800
FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:
No. De REVISIÓN:
02/FEBRERO/2006
1
HOJA:
89 de 97
CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
Algunos de los formatos que se pueden establecer en el sistema son: Tipo teléfono “999999”, ó tipo # de parte; “>AAA-000”, etc.
Símbolo
•
Significado
>
Todos los caracteres que continúan se capturarán en mayúsculas hasta que
aparezca el símbolo < .
<
Todos los caracteres que continúan se capturarán en minúsculas hasta que
aparezca el símbolo > .
A
Requiere caracteres alfanuméricos y numéricos A-Z y 0-9.
0
Requiere un número.
9
Acepta un número (opcionales).
Verificar Posición de la Cuenta – Al activar esta opción, el sistema verificará que la
posición de la cuenta y/ o subcuenta corresponda a la relación de las cuentas contables, ya
que las claves de las cuentas representan la estructura de la contabilidad.
Una subcuenta está definida correctamente si mantiene iguales los dígitos precedentes
del nivel anterior y/o de la cuenta acumulativa a la que pertenece.
Por Ejemplo:
Cuenta
125-00-000
Subcuenta
125-14-000
® Documentación y Procesos Intélisis 2006
Auxiliar
125-14-325.
•
Cuenta Cierre (por Omisión) – Este campo permite especificar la cuenta contable a
utilizar por omisión al generar una póliza de cierre en el módulo de Contabilidad.
•
Verificar IVA – Cuando se activa el sistema verifica que el IVA aplicado en los
movimientos coincida con el IVA configurado para los módulos correspondientes.
•
Permitir Cancelación/ Desafectación Póliza con Origen de Otros Módulos – Al habilitar
esta opción el módulo de Contabilidad permitirá desafectar o cancelar pólizas emitidas, aún
cuando su origen haya sido ocasionado por otros módulos (CXP, Compras, Gastos,
Tesorería, etc.).
•
Centros de Costos – Al activar este check el sistema muestra en la ficha de la
configuración los check de los módulos de: Inventarios, Gastos, Compras, Ventas,
Tesorería, CXC y CXP, y al habilitar el check de un módulo el sistema permitirá utilizar o
manejar centros de costos dentro del módulo con la casilla activada.
•
Formato Centros Costos – Dentro de este campo de la configuración se puede establecer
una nomenclatura para la claves de los Centros de Costos.
Algunos de los formatos que se pueden establecer en el sistema son: Tipo teléfono “999999”, ó tipo # de parte; “>AAA-000”, etc.
Símbolo
Significado
>
Todos los caracteres que continúan se capturaran en mayúsculas hasta que
aparezca el símbolo <.
<
Todos los caracteres que continúan se capturaran en minúsculas hasta que
aparezca el símbolo >.
MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
MI-MC-CONFIGURACIÓN-2800
FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:
No. De REVISIÓN:
02/FEBRERO/2006
1
HOJA:
90 de 97
® Documentación y Procesos Intélisis 2006
CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
A
Requiere caracteres alfanuméricos y numéricos A-Z y 0-9.
0
Requiere un número.
9
Acepta un número (opcionales).
•
Verificar Posición del Centro de Costos – Al activar esta opción, el sistema verificará
que la posición de la cuenta y/o sub-cuenta corresponda a la relación de los centros de
costo, ya que las claves de las cuentas representan la estructura de la contabilidad
•
Afectar el Presupuesto con Movimientos (Pólizas) - Al activar esta opción el sistema
afectara el presupuesto del ejercicio correspondiente, por medio de las pólizas contables
generadas en el sistema.
•
Nivel Presupuesto – Permite establecer el nivel de afectación del presupuesto, mediante
las pólizas contables, ya sea nivel detalle o nivel mayor.
•
Cuenta Contable a Nivel Cliente – Habilita el campo “Cuenta Contable” en la carpeta
[Otros] de la pantalla Clientes (ruta: Menú Cuentas/ Clientes/ Clientes/ Abrir el registro del
Cliente/ seleccionar carpeta Otros) para relacionar una cuenta contable por cliente, de tal
manera que se configure una póliza que genere el registro contable de la operación a nivel
Clientes.
•
Cuenta Contable a Nivel Proveedor – Habilita el campo “Cuenta Contable” en la carpeta
[Otros Datos] de la pantalla Proveedores (ruta: Menú principal Cuentas/ Proveedor/
Proveedor/ Abrir el registro de un Proveedor/ seleccionar carpeta Otros Datos) para
relacionar una cuenta contable por proveedor, de tal manera que se configure una póliza
para generar el registro contable de la operación a nivel proveedores.
•
Cuenta Contable a Nivel Personal – Habilita el campo “Cuenta Contable” en la carpeta
[Otros Datos] de la pantalla del Personal (ruta: Menú principal Cuentas/ Personal/
Personal/ Abrir el registro de un Empleado/ seleccionar carpeta Otros Datos) para
establecer una cuenta contable, de tal manera que se configure una póliza para generar el
registro contable de la operación a nivel personal.
•
Cuenta Contable a Nivel Cuenta Dinero – Habilita el campo “Cuenta Contable” en la
pantalla Cuentas de Dinero (ruta: Menú principal Cuentas/ Cuentas de Dinero/ Cuentas de
Dinero/ Abrir los datos de una Cuenta) para relacionarla con una cuenta contable, de tal
manera que se configure una póliza para generar el registro contable de la operación a
nivel cuenta de dinero, al efectuar movimientos.
•
Cuenta Contable a Nivel Almacén – Habilita el campo “Cuenta Contable” en la pantalla
donde se configuran los datos de almacén (ruta: Menú principal Cuentas/ Almacenes) para
ligar el almacén con la cuenta contable, de tal manera que se configure una póliza para
generar el registro contable de la operación a nivel almacén, al efectuar movimientos.
•
Cuenta Contable a Nivel Forma de Pago – Habilita el campo “Cuenta Contable” en la
pantalla donde se dan de alta las formas de pago (ruta <menú Configurar/ Generales/
Formas de Pago) para ligar cada forma de pago/ cobro con la cuenta contable que le
corresponda, de tal manera que al efectuar movimientos con ellas, por estar relacionadas a
una cuenta, se genere el registro contable de la operación.
•
Cuenta Contable a Nivel Artículo – Habilita el campo “Cuenta Contable” en la ficha “Otros
Datos” del Catálogo de Artículos (ruta: Menú principal Cuentas/ Artículos/ Artículos/ Abrir
Artículo/ seleccionar ficha Otros Datos) para ligar un Artículo con la cuenta contable que le
MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
MI-MC-CONFIGURACIÓN-2800
FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:
No. De REVISIÓN:
02/FEBRERO/2006
1
HOJA:
91 de 97
CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
corresponda, de tal manera que al efectuar movimientos con los artículos, por estar ligado
a una cuenta, se genere el registro contable de la operación.
•
Pólizas Multi Sucursales – Se selecciona si se requiere que el sistema permita configurar
pólizas contables para cada sucursal de la empresa.
•
Pólizas con Artículos – Al activar este check se habilita la opción ‘Incluir Artículos’ en la
pantalla donde se configuran las pólizas contables, de la contabilidad automática, ver
imagen siguiente.
Imagen 57 – Póliza Automática
® Documentación y Procesos Intélisis 2006
Al activar el check en una póliza establecida para registrar la operación contable de cierto
movimiento, cuando se emita dicha póliza en Contabilidad, desplegara la columna
[artículo], donde aparecerán las claves de los artículos dentro de la póliza.
Imagen 58 – Pantalla Póliza de Diario de una Venta
MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
MI-MC-CONFIGURACIÓN-2800
FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:
02/FEBRERO/2006
No. De REVISIÓN:
1
HOJA:
92 de 97
CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
27. Ficha: Estructura Contable
® Documentación y Procesos Intélisis 2006
Ruta de Acceso
Seleccionar la ficha Estructura Contable de la pantalla Configuración Módulos.
Paso
1:
Imagen 59 – Fichero Estructura Contable
27.1 Funcionalidad de Opciones
En los campos de cada opción de esta carpeta se especifican los identificadores con letras del
ABC, para los Tipos de Cuenta (Activo, Pasivo, Capital, Resultados, Ingresos, Costos Directos,
Gastos de Operación, Otros Gastos Productos, Impuestos y Cuenta Orden), que conforman la
Estructura Contable de la empresa.
En la parte superior derecha de la pantalla anterior se localiza el icono
el cual sirve como
herramienta que al seleccionarlo se desplegué una pantalla llamada Cuentas de Estructura tal
como se muestra en la imagen del lado derecho la cual permite visualizar el contenido total de
la estructura contable registrados en el sistema.
Nota: Esta estructura es por omisión ya que se maneja de esta manera en la mayoría de las
empresas, aquellas que requieran presentar su informe bajo otros ordenamientos, tal es un
caso como las casas de cambio o grupos financieros que deben de establecer un catálogo con
base a los organismos regulatorios.
MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
MI-MC-CONFIGURACIÓN-2800
FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:
No. De REVISIÓN:
02/FEBRERO/2006
1
HOJA:
93 de 97
CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
Imagen 60 –Cuentas de la Estructura Contable
28. Ficha: Fiscal
Ruta de Acceso
® Documentación y Procesos Intélisis 2006
Paso
1:
Seleccionar la ficha Fiscal de la pantalla Configuración Módulos.
Imagen 61– Fichero Fiscal
28.1 Funcionalidad de Opciones
•
Ver IVA Fiscal (Aplicación Ventas/ CXC/ CXP) – Habilita a nivel detalle la columna [IVA
Fiscal] en la pantalla de movimientos de Ventas, Servicios, CXC y CXP, para aplicar/
mostrar la aplicación de IVA Fiscal correspondiente a los importes de los movimientos
generados.
MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
MI-MC-CONFIGURACIÓN-2800
FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:
No. De REVISIÓN:
02/FEBRERO/2006
1
HOJA:
94 de 97
CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
•
Ver IEPS Fiscal (Aplicación Ventas/ CXC/ CXP) – Habilita a nivel detalle la columna
[IEPS Fiscal] en la pantalla de movimientos de Servicios, CXC y CXP, para aplicar/
mostrar la aplicación de IEPS Fiscal correspondiente a los importes de los movimientos
generados.
•
Fecha Inicio IVA Fiscal – Este campo específica la fecha de inicio para el ejercicio fiscal a
partir de la cual se deberá aplicar el IVA correspondiente a los movimientos.
•
Formula Impuesto 3 Ventas (ver Instalación\Suntuario.txt) – En este campo se define la
formula que calculara el impuesto suntuario de los artículos de lujo, facturados.
•
Fórmula Impuesto 3 Compras – En este campo se define la formula que calculara el
impuesto suntuario de los artículos de lujo, en la compra.
29. Ficha: Tablas
® Documentación y Procesos Intélisis 2006
Ruta de Acceso
Seleccionar la ficha Tablas de la pantalla Configuración Módulos.
Paso
1:
Imagen 62– Fichero Tablas
29.1 Funcionalidad de Opciones
•
Tabla INPC – En esta opción se establece el nombre de la tabla que guarda la información
correspondiente al Índice Nacional de Precios al Consumidor, cuyos datos son de vital
importancia para realizar determinadas operaciones contables, como la reevaluación de los
inventarios, activo fijo, etc.
•
Tabla ISAN – En este campo se establece el nombre de la tabla que contiene la
información correspondiente al ISAN, cuyos datos son de vital importancia para realizar el
caculo de este Impuesto que se aplicará en la compra/ venta de un auto nuevo.
•
Tabla ISAN de Lujo – En este campo se establece el nombre de la tabla que contiene la
información correspondiente al ISAN de lujo, cuyos datos son de vital importancia para
realizar el caculo de este Impuesto que se aplicará en la compra/ venta de autos de lujo.
MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
MI-MC-CONFIGURACIÓN-2800
FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:
02/FEBRERO/2006
No. De REVISIÓN:
1
HOJA:
95 de 97
CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
•
Importe ISAN de Lujo – En este campo se establece el importe mínimo de los vehículos, a
partir del cual serán considerados vehículos de lujo, y que por lo tanto tendrán que pagar/
cobrar el ISAN correspondiente.
30. Ficha: Retenciones
Ruta de Acceso
Seleccionar la ficha Retenciones de la pantalla Configuración Módulos.
Paso
1:
Imagen 63– Fichero Retenciones
® Documentación y Procesos Intélisis 2006
30.1 Funcionalidad de Opciones
•
Generar las Retenciones en el Pago o Aplicación – Al activar el check se le indica al
sistema que aplique las retenciones, que se configuraron a determinados conceptos, al
momento de emitir un pago, o generar la aplicación de los mismos.
•
Acreedor Retención ISR – En esta opción se establece la clave del Acreedor al que se le
debe pagar las retenciones efectuadas por concepto de ISR. La retención de este impuesto
se aplica al efectuar un movimiento de pago, con el concepto de Honorarios, por citar un
ejemplo en el módulo de CXP. Al procesar el pago con este concepto, paralelamente emite
una cuenta por pagar (con el nombre “Retención”), para el beneficiario indicado en este
campo de la configuración; la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
•
Concepto Retención ISR (CXP) – Indica el concepto por el cual se emitirán los
movimientos que se generarán de las retenciones de ISR. Generalmente se da de alta un
concepto de nombre “Retención ISR” y es el que se específica en este campo.
•
Acreedor Retención IVA – Este campo establece la clave del Acreedor al que se le debe
pagar las retenciones efectuadas por concepto de IVA. El cobro de este impuesto se aplica
al efectuar un movimiento de pago, con el concepto de Honorarios, por citar un ejemplo del
módulo de CXP. Al procesar el pago con retenciones, paralelamente emite una cuenta por
pagar (con el nombre “Retención”), para el beneficiario indicado en este campo de la
configuración; la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
•
Concepto Retención IVA (CXP) – Indica el concepto por el cual se emitirán los
movimientos que se generarán de las retenciones de IVA. Generalmente se da de alta un
concepto de nombre “Retención de IVA” y es el que se específica en este campo.
MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
MI-MC-CONFIGURACIÓN-2800
FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:
02/FEBRERO/2006
No. De REVISIÓN:
1
HOJA:
96 de 97
CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
•
Acreedor Retención 3 – En este campo se establece la clave del Acreedor al que se le
debe pagar las retenciones efectuadas por un 3 impuesto. La retención de este impuesto
se aplica al efectuar un movimiento de pago, por determinado concepto, es decir, al
procesar el pago con retenciones, paralelamente emite una cuenta por pagar (con el
nombre “Retención”), par su entero al beneficiario indicado en este campo de la
configuración.
•
Concepto Retención 3 (CXP) – Indica el concepto con el que se emitirán los movimientos
generados por las retenciones de un tercer impuesto, diferente de IVA e ISR.
31. Ficha: Espacios
Ruta de Acceso
® Documentación y Procesos Intélisis 2006
Paso
1:
Seleccionar la ficha Espacios de la pantalla Configuración Módulos.
Imagen 64– Fichero Espacios
31.1 Funcionalidad de Opciones
•
Nivel – Permite establecer el nivel al que se hará la reservación de los espacios, ya sea
por Hora o por Día, o el parámetro definido por la empresa.
•
% Sobreventa – Porcentaje permitido para que se genere una sobre venta del espacio.
•
De Hora: a Hora: - En estos campos se establece el horario en que se utilizarán las horas.
•
Intervalo (Minutos) – Establece la duración en minutos del intervalo de tiempo
configurado.
•
Bloquear Fechas Anteriores – Se bloquean todas aquellas fechas anteriores tomando
como referencia la fecha actual.
•
Asignación Directa (sin Movimientos) – Al activar esta casilla, el sistema permitirá
asignar un espacio, sin tener un movimiento que lo haya requerido.
•
Configuración a Nivel – Permite definir si se desea configurar los espacios a nivel artículo
o empresa.
MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA INTELISIS
FECHAS
CÓDIGO:
FECHA DE EMISIÓN:
MI-MC-CONFIGURACIÓN-2800
FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:
02/FEBRERO/2006
No. De REVISIÓN:
1
HOJA:
97 de 97
CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS
32. Ficha: Precios
Ruta de Acceso
Seleccionar la ficha Precios de la pantalla Configuración Módulos.
Paso
1:
Imagen 65– Fichero Precios
® Documentación y Procesos Intélisis 2006
32.1 Funcionalidad de Opciones
•
Modificaciones Parciales/ Totales – Al habilitar esta opción, el sistema activa el check
Modificación Parcial dentro del encabezado de los movimientos del módulo de Precios.
•
Permitir Bajas – Al habilitar esta opción, el sistema activa dentro del detalle del
movimiento el campo Dar de Baja.
•
Recalcular Precios al Terminar la Vigencia – Al activar este check el sistema, recalculara
el precio de los artículos, cuando haya terminado un precio que haya sido establecido solo
para una temporada.
Con base en la descripción de la configuración de módulos anterior, activa las casillas que se
consideren necesarias para la operación idónea de la empresa, al concluir da clic
en
para guardar los cambios.