SISTEMA DE GESTION DE RIESGO 1 Sistema de gestión de riesgos para la empresa transportes Especiales la Estrella SAS Ana Katerine Herrera Alvarez, Andres Yair Blandón, Taikys Guzmán Morales, Felipe Arenas Rengifo y Angela Lorena Ramírez Tovar Dr. Alexander Sellamen Garzón Gestión de riesgos, Universidad Del Área Andina Especialización revisoría fiscal y auditoria forense 20 de septiembre de 2.021 SISTEMA DE GESTION DE RIESGO 2 Tabla de contenido Introducción .............................................................................................................................. 5 Descripción de la entidad .................................................................................................... 6 Identificación de los riesgos. ................................................................................................ 6 Análisis y evaluación del riesgo........................................................................................... 9 Tratamiento del riesgo .................................................................................................. 13 Monitoreo y revisión………………………………………………………………………...14 Conclusiones……………………………………………………………………….14 Bibliografía .............................................................................................................................. 16 SISTEMA DE GESTION DE RIESGO 3 Lista de tablas Tabla 1 ............................................................................................................................................. 9 Tabla 2 ........................................................................................................................................... 10 Tabla 3 ........................................................................................................................................... 10 Tabla 4 ........................................................................................................................................... 13 Tabla 5 ........................................................................................................................................... 14 SISTEMA DE GESTION DE RIESGO 4 Lista de ilustraciones Ilustración 1 ..................................................................................................................................... 7 Ilustración 2 ..................................................................................................................................... 8 Ilustración 3 ................................................................................................................................... 11 SISTEMA DE GESTION DE RIESGO 5 Introducción El análisis de riego es una premisa para todas las empresas en el ámbito general, aunque en las organizaciones existan todas las medidas necesarias para mitigar los riesgos detectados, siempre va existir el peligro, es por eso que es muy importante que las entidades tengan identificados los posibles riesgos que puedan presentar y las medidas tanto preventivas como correctivas que permitan su erradicación. En el presente trabajo se examinan los riesgos a los que está expuesta la empresa transportes especiales la Estrella S.A, realizando un análisis de los factores y las consecuencias que pueden ocasionar no mitigar los riesgos encontrados. La empresa objeto de estudio cuenta con varios factores de riesgo, pero el más importante es el incumpliendo de la normatividad en cuanto al porcentaje de vehículos con los cuales debe contar para operar. El objetivo de la investigación es identificar los factores de riesgos en los cuales está inmersa la empresa y determinar el más relevante con el fin de poder ofrecer la prioridad a solucionar para el correcto funcionamiento de la misma. Es continua esta iniciativa que se adelanta un proceso donde se evalúa el contexto empresarial, se identifica el riesgo, se emplean las matrices para el análisis y la evaluación del mismo y se propone un tratamiento y monitoreo SISTEMA DE GESTION DE RIESGO 6 Establecimiento o definición del contexto Descripción de la entidad Transportes especiales la estrella S.A.S, es una empresa del servicio de transporte especial terrestre, constituido en el municipio de Puerto Gaitán, la cual presta su servicio a empresas de hidrocarburos principalmente en las zonas urbanas y rulares. La empresa cuenta con una gran cantidad de aliados estratégicos que le alquilan el vehículo para prestar el servicio. Además es una empresa comprometida con la identidad cultural de la región, apoyando en el desarrollo de comunidades indígenas del municipio contribuyendo en el crecimiento social y económico de esta. Esta entidad tiene como objetivo principal el posicionamiento y expansión de la prestación de sus servicios en el entorno en que desarrolla su actividad principal, de manera que sea la número uno en relación con su competidores. Identificación de los riesgos. En aras de realizar una adecuada identificación de riesgos, se aplicaron entrevistas con empleados de La Estrella SAS, donde se obtuvo información de los diferentes procesos que tiene la empresa y los riesgos que se derivan de la operación. Con base en la inspección general realizada en la empresa, se logró identificar aquellos riesgos más representativos para las operaciones. SISTEMA DE GESTION DE RIESGO 7 Ilustración 1 Factores internos y externos FACTORES INTERNOS FACTORES EXTERNOS Infraestructura: Disponibilidad de Económicos: Disponibilidad de activos, capacidad de los activos, acceso al capital, emisión de deuda o no pago de capital. esta, liquidez, mercados financieros desempleo, competencia, alza del dólar, disminución de productividad sector hidrocarburos Medioambientales: Emisiones y Personal: Capacidad del personal, residuos, energía, catástrofes naturales, salud y seguridad. desarrollo sostenible. Procesos: Capacidad de planeación, Políticos: Cambios de gobierno, ejecución, proveedores, entradas, salidas, legislación, regulación, Modernización de conocimiento. las leyes ambientales Sociales: Demografía, responsabilidad Tecnología: Integridad de datos, social, terrorismo innovación y diseño, disponibilidad de Tecnológicos: Interrupciones, datos y sistemas, desarrollo, producción y comercio electrónico, datos externos, mantenimiento. tecnología emergente. (Rodriguez, 2011) Para facilitar el análisis los riesgos identificados han sido agrupados de la siguiente manera SISTEMA DE GESTION DE RIESGO 8 Derivados Hechos Internos Falta de capacitación del personal, fallas mecánicas, eventos generados por comportamiento del conductor: acción, omisión, negligencia, efectos del estrés, impacto con otros vehículos, eventos generados por frenaje y aceleración inadecuados. Derivados De Hechos Externos Incumplimiento de las normas exigidas por el ministerio de transporte, Rayo, inundaciones y tempestades, derrumbes y arrastrada de puentes, terremoto; atraco o robo, mal estado de las carreteras y vías públicas, explosión o incendio en algún predio, terrorismo, paros. Ilustración 2 Análisis DOFA de la empresa OPORTUNIDADES DEBILIDADES 1. Procesos: Plan estratégico administrativo, carece de procedimientos documentados por lo cual, genera errores administrativos y por lo cual retrasa la operación. 2. Tecnologicos - Personales: El personal administrativo carece de capacitaciones necesarios para llevar acabo su puesto de trabajo. 1. Economía: Posicionamiento en el sector. 2. Procesos: Ejecución de procesos administrativos. 3. Sociales: Responsabilidad social con los habitantes y empresarios del municipio. DOFA FORTALEZAS 1. La empresa transporte la estrella, es una empresa líder en el mercado de prestación de servicio de transporte en la región del meta, específicamente en el municipio de Puerto Gaitán. 2. Personal: Cuenta con una amplia fuerza de ayuda con el personal capacitado para la elaboración del objeto general de la empresa. 3. Procesos: Cuenta con la disponibilidad de la alta gerencia para llevar acabo planes de mejoramiento en todos los aspectos. AMENAZAS 1. Económica: Variación permanente de los tratados internacionales con la industria hidrocarburos. 2. Infraestructura: No se cuenta con activos suficiente para cubrir con el crecimiento de la capacidad operativa. 3. Medioambientales: Influencia de temporada de lluvias afectando los terrenos y la prestación del servicio. 4.Politicos: imcumpliento de la normatividad SISTEMA DE GESTION DE RIESGO 9 Teniendo en cuenta la información anterior se procede a describir y clasificar los diferentes factores del riesgo de cumplimiento más relevante de la empresa teniendo en cuenta la capacidad que tiene la entidad para cumplir con los requisitos legales, contractuales, de ética pública y en general con su compromiso ante la comunidad. Tabla 1 Identificación De Riesgo Proceso: transporte de pasajeros via terrestre Objetivo del proceso Ofrecer un servicio de calidad a la ciudadanía, cumpliendo con la normatividad exigida por el ministerio de transporte. Causas- Factores internos – externos Internos: Vehículos con documentos reglamentarios vigentes Falta de ejecución del plan de mantenimiento de vehículos Externos: Incumplimiento de la norma Riesgo Incumplimiento de la normatividad vigente Descripción Efectos (consecuencias) La empresa Transportes especiales la estrella S.A.S no cuenta con lo exigido en el decreto 0348 de tener un 20% de vehículos propios, este solo posee un 4% para la prestación del servicio. Sanciones Demandas Afectación al buen nombre de la empresa Análisis y evaluación del riesgo Una vez analizados los riesgos de los sujetos expuestos, y de identificar la afectación que podría generar dicha amenaza, se procede a realizar un análisis más detallado. Para adelantar el análisis del riesgo se deben considerar los siguientes aspectos: Calificación del riesgo y evaluación del riesgo. • Calificación del riesgo: se logra a través de la estimación de la probabilidad de su ocurrencia y el impacto que puede causar la materialización del riesgo. SISTEMA DE GESTION DE RIESGO 10 • Bajo el criterio de Probabilidad: el riesgo se debe medir a partir de las siguientes especificaciones Tabla 2 Probabilidad Nivel 1 Descriptor Muy baja 2 Baja 3 media 4 Alta 5 Muy alta Descripción El evento puede ocurrir solo en circunstancias excepcionales. El evento puede ocurrir en algún momento El evento podría ocurrir en algún momento El evento probablemente ocurrirá en la mayoría de las circunstancias Se espera que el evento ocurra en la mayoría de las circunstancias Frecuencia No se ha presentado en los últimos 5 años. Al menos de una vez en los últimos 5 años. Al menos de una vez en los últimos 2 años. Al menos de una vez en el último año Más de una vez al año. Bajo el criterio de impacto, el riesgo se debe medir a partir de las siguientes especificaciones: Tabla 3 Impacto Nivel Descriptor Descripción 1 Muy bajo Si el hecho llegara a presentarse, tendría consecuencias o efectos mínimos sobre la entidad. 2 Bajo Si el hecho llegara a presentarse, tendría bajo impacto o efecto sobre la entidad. 3 Medio Si el hecho llegara a presentarse, tendría medianas consecuencias o efectos sobre la entidad. 4 Alto Si el hecho llegara a presentarse, tendría altas consecuencias o efectos sobre la entidad SISTEMA DE GESTION DE RIESGO 5 Muy alto 11 Si el hecho llegara a presentarse, tendría desastrosas consecuencias o efectos sobre la entidad. Teniendo en cuenta las tablas de probabilidad e impacto, se realiza un análisis del riesgo el cual denominamos Riesgo Inherente ya que existen ausencia de acciones por parte de la Dirección para modificar su probabilidad o impacto. Ilustración 3 Matriz de análisis de Riesgo empresa Transportes Especiales la Estrella SAS El riesgo mostrado en la tabla anterior es el resultado de los de la identificación de las amenazas detectadas en la empresa. El decreto 0348 del 2015 reglamenta el servicio público de transporte terrestre automotor especial, donde impone unos requisitos para su viabilidad operativa. De acuerdo al Capítulo II, artículo 32 Capacidad transportadora SISTEMA DE GESTION DE RIESGO 12 “Las empresas de Transporte Público Terrestre Automotor Especial deberán acreditar como mínimo su propiedad sobre el veinte por ciento (20%) del total de los vehículos que conforman la capacidad transportadora fijada, por cada clase de vehículo, sin consideración al número de automotores vinculados” (Vives, 2015) Realizando un análisis a la normatividad establecida se observa que la empresa solo cuenta con un 4% de los vehículos para la operación de su actividad económica. De acuerdo a las matrices de probabilidad se calificó como nivel 5 debido a que el riesgo se viene presentando más de una vez al año, ya que tenían un periodo de gracia de 2 años para que las empresas pudieran cumplir con requerimientos legales. Según el artículo publicado por Carlos A. Camacho Marín, subdirector del tiempo, a la fecha del 25 de febrero de 2017 las empresas habilitadas con el decreto 348 son menos de 10, también señala que han abierto 420 investigaciones en los últimos 5 años las cuales 268 han terminado con sanción, 24 exoneradas y las restantes están en proceso. (Marín, 2016) Referente al impacto se asignó un nivel 5, ya que si la empresa le hacen una visita por parte de la superintendencia de puertos y transportes y encuentra que está incurriendo en el riesgo del cuadro anterior podría imponerle una sanción monetaria, además de exigirle adquirir la cantidad de vehículos necesarios establecidos según el decreto 348 de 2015, afectando la parte económica y poniendo en riesgo la liquidez de la empresa. Evaluando el riesgo fundamentado en los resultados producto del análisis e identificación de los mismos, se considera que empresa se encuentra en una zona de riesgo alta la cual afectaría el cumplimiento de los objetivos establecidos por la empresa. SISTEMA DE GESTION DE RIESGO 13 La empresa tendría dentro de sus acciones a realizar la opción de reducir el riesgo o evitarlo para garantizar la adecuada gestión en la entidad. Tratamiento del riesgo El tratamiento de los riesgos es importante precisar que por medio de este se basan para la toma de decisiones lo que implica un equilibrio entre los costos de implementación de cada riesgo y los beneficios derivados de los mismos. Para lleva a cabo este ítems nos basamos entre la relación existente del tratamiento del riesgo, el nivel de riesgo y las acciones para estos. El tratamiento de los riesgos identificados son los que se encuentran expuestos en la siguiente tabla. Tabla 4 Evitar El Riesgo Riesgo Valoración del riesgo Evitar el riesgo Muy grave: require medidas preventivas urgentes. No se Evitar el riesgo debe iniciar el puede generar Cumplimiento de proyecto sin la pérdidas económicas a la normatividad aplicación de la empresa a fin de vigente medidas cumplir con la preventivas normatividad vigente. urgentes y sin acotar sólidamente el riesgo Acciones Realizar planeación comercial acorde a la capacidad instalada con la que cuenta la empresa para cumplir con los estándares normativos exigidos Responsable de las acciones Gerente comercial SISTEMA DE GESTION DE RIESGO 14 Tabla 5 Reducir El Riesgo Riesgo Valoración del riesgo Reducir el riesgo Reducir este riesgo puede generar Muy grave: costos adicionales a require medidas la organización, pero preventivas ya que se está urgentes. No se debe Cumplimiento de incumpliendo con la iniciar el proyecto la normatividad normatividad vigente sin la aplicación de vigente y que además puede medidas preventivas llegar a generar urgentes y sin acotar daños a terceros, se sólidamente el debe iniciar la riesgo reducción inmediata de este riesgo Acciones Responsable de las acciones Adquirir vehículos Gerente comercial que representen como Gerente administrativo mínimo el 20% de la Junta de accionistas propiedad de la empresa. Monitoreo y revisión La efectividad de la Gestión de riesgos depende de la manera en que se lleven a cabo los planes. Para que exista una correcta ejecución deben ser revisados y monitoreados regularmente. En primera instancia en aras de evitar el Riesgo se parte desde una planeación comercial donde no se exceda la capacidad instalada permitida por la ley, y para su monitoreo y revisión se realizan controles a cargo del director operativo, controles fijados con periodicidad de un mes con finalidad de que no se cree el riesgo nuevamente. Pero a su vez es necesario que se adquieran vehículos con el fin de que aumenten el parque automotor para que la capacidad comercial sea mayor y el objetivo de la empresa se cumpla a cabalidad. SISTEMA DE GESTION DE RIESGO 15 Conclusiones En el desarrollo de la administración de los riesgos, se encontró el riesgo de incumplimiento de la normatividad vigente, que podría tener un alto impacto negativo en los objetivos de la empresa debido a que si los entes de control llegaran a la entidad a realizar auditoria, y se encontraran que la empresa está incumpliendo con lo que estipula el decreto 0348 de 2015 capítulo II artículo 32, suspenderían las operaciones de la empresa, hasta que logren cumplir con los requisitos exigidos. Se sugiere a la empresa que por medio de los controles y acciones establecidos se realice el adecuado tratamiento del riesgo identificado, con la finalidad de salvaguardar la integridad empresarial. SISTEMA DE GESTION DE RIESGO 16 Bibliografía Marín, C. A. (8 de abril de 2016). motor.com.co. Obtenido de https://m.motor.com.co/actualidad/industria/lado-oscuro-placas-blancas/25805 Rodriguez, E. (Septiembre de 2011). Guia para la administración de riesgo. Obtenido de https://www.funcionpublica.gov.co/documents/418537/506911/1592.pdf/73e5a159-2d8f-41aa8182-eb99e8c4f3ba Vives, N. A. (25 de febrero de 2015). Ministerio de transporte . Obtenido de https://www.mintransporte.gov.co/descargar.php?idFile=12134
