INFORMACION DE CARPETA LEGAL DE UNA EMPRESA

CARPETA LEGAL DE UNA EMPRESA
Actas, cartas, escritos, contratos, escrituras, así como facturas, recibos de nómina,
expedientes y otros documentos son de vital importancia para tu empresa, negocio
o institución, pues contienen información delicada y de ninguna manera deben de
estar a la mano de cualquier persona.
Por ello, la confidencialidad de estos archivos es un asunto que debe tratarse con
la mayor seriedad, pues no basta con guardarlos en algún cajón y pensar que ahí
estarán seguros.
¿Qué documentación necesito para mi empresa?
Estos son los papeleos que necesitarás tener a mano en el momento que vayas a
crear una empresa o en su gestión diaria. Descubre cuáles son y para qué sirve
cada uno de ellos. Aunque parezca difícil llevar una correcta gestión de los
documentos, no es tan complicado si lo llevas al día y usas los documentos
adecuados. Aquí encontrarás esos documentos que puedes realizar tú mismo y que
no debes solicitar a la administración.
1. Documentación para crear una empresa
Uno de los principales documentos que necesitarás en tu empresa son las actas.
Las actas son imprescindibles en el ámbito empresarial, ya que permiten dejar
constancia y registrar todos los actos y decisiones tomadas por las diferentes
personas que la firman. De esta forma, todos los encuentros efectuados entre los
socios, empleados, comités, quedan guardadas y se puede acudir a ellas para
realizar seguimiento de los actos realizados en una organización.
Para la constitución de una empresa necesitarás un modelo de actas que formalicen
y certifiquen que la empresa ha sido creada y está formada por los diferentes socios
que la firman. Estas se conocen como actas constitutivas y son necesarias para que
una empresa quede constituida.
Por otro lado, cuando la empresa ya esté constituida es necesario realizar los
estatutos de la empresa en los que se definan las normas que ayudarán a conocer
cómo debe ser el funcionamiento de la sociedad. En los estatutos deben dejarse
claros cuáles son los procedimientos de actuación de la empresa, como si fueran
las propias leyes de la organización.
Actas: Las actas son documentos que cobran una especial importancia, sobre
todo en un ambiente empresarial o en un ambiente oficial. Existen diferentes tipos
de actas, la más habitual que encontraremos será el documento que se encarga de
registrar los puntos tratados y las decisiones tomadas durante una reunión, sea esta
del tipo que sea: de negocios, política o de una comunidad de vecinos, por ejemplo.
Un acta también puede servir para dar cuenta de la elección de un cargo público o
privado o, para dejar constancia de acontecimientos que exijan una certificación
legal, como, por ejemplo, un nacimiento o un matrimonio.
Al igual que las organizaciones y organismos que pueden recurrir a la elaboración
de un acta son variados, también puede variar en quién redacta un acta, lo cual
depende sobre todo de la oficialidad del acto.
¿Cuáles son las partes de un acta?
Encabezado: identificación del acta.
Orden del día: presentación de la reunión.
Cuerpo del acta: desarrollo de la reunión.
Conclusión: cierre de la reunión.
Encabezado: en el encabezado se incluirán el lugar, la fecha y los nombres de las
partes involucradas. El tema de la reunión hará de encabezamiento.
Cuerpo principal: aquí se puede dejar constancia de los temas tratados. En un
acta de reunión, cada tema se asigna a un párrafo. En esta sección se resumen los
argumentos y debates llevados a cabo sobre cada uno de los temas que se han
discutido. Los argumentos en contra de ciertas declaraciones también deben
incluirse en el cuerpo principal, especialmente si plantean preguntas que podrían
ser importantes para las sesiones de seguimiento.
Conclusión: al final se resumen de nuevo los resultados y las decisiones adoptadas
durante la reunión. Si se han distribuido las tareas, se hará constar el nombre de los
responsables de cada una de ellas. Aquí también habrá sitio para hacer mención
sobre lo que ocurrirá en el futuro, puedes especificar cuál será el programa de la
siguiente reunión y registrar los planes de entrega si estos se han realizado. Estas
notas ayudarán durante la siguiente sesión a documentar los progresos relevantes
que se vayan produciendo. Al final, las actas contarán con un espacio para la forma
de la persona encargada de llevarla a cabo y/o del presidente de la reunión.
Anexo: los documentos adjuntos incluirán folletos de conferencias, diapositivas de
presentaciones o documentos con hechos y cifras sobre el tema que proporcionen
información gráfica en las actas.
Dentro de las reglas que especifican cómo redactar un acta hay una que juega un
papel determinante y es la necesidad de ajustarse, en todo caso, a las convenciones
estilísticas. Debes escribir de forma objetiva y concisa, evitando siempre hacer
observaciones subjetivas o emocionales –estas no deben incluirse nunca en un
acta. Asimismo, ten en cuenta que este documento no debe redactarse en primera
persona. Por medio de las citas podrás resaltar aquellos argumentos significativos.
Para las resoluciones y solicitudes oficiales se utiliza el estilo directo, y todas las
demás declaraciones se anotan en estilo indirecto. Por lo general, se debe redactar
un acta en tiempo presente aunque en algunos casos también puede elegirse el
pasado; sea cual sea la forma elegida deberás atenerte a ella durante todo el
documento.
También deberás tener en cuenta los siguientes consejos si quieres llevar a
cabo un acta de reunión útil:
¡Prepárate bien!
¿Alguien está dando una conferencia? Si es posible, habla antes con la persona en
cuestión. Probablemente puedas usar algunos de los materiales que el ponente
utilizará, tales como gráficos y folletos, como preparación para llevar a cabo la
trascripción. Además, puedes colocarlos de antemano en el apéndice de forma que
no tengas que pedirlos después. Aclara con anticipación los conceptos que no te
resulten familiares. Si se trata de un acontecimiento recurrente, consulta las actas
de la sesión anterior. De esta manera, recordarás los temas principales de la sesión
anterior y te prepararás, si es necesario, para continuar con ellos. ¿No conoces a
todos los participantes? Infórmate con anterioridad para reconocer rápidamente los
nombres y las caras.
¡Mantente moderado!
Para una reunión de negocios, no es necesario que lleves una transcripción literal.
Concéntrate en los temas más importantes y sigue el discurso hasta la decisión
final. Es útil tener en cuenta el tema central de la reunión. Si deseas incluir una
conversación más larga en las actas, hazte la siguiente pregunta: ¿esta
conversación realmente conduce a una decisión que es relevante para el tema de
la sesión?
Ejemplo: registras en acta una reunión sobre el presupuesto trimestral para la
compra de objetos expuestos en la asociación de museos locales. Dos asistentes
discuten si servir torrijas o tarta de Santiago en la próxima merienda organizada por
la asociación. Finalmente se decide servir ambos postres. Esta decisión no debe
constar en el acta ya que no es determinante para el presupuesto trimestral porque
el dinero proviene de otra fuente de recursos y, además, no tiene nada que ver con
el tema central que eran las exposiciones.
¡Deja espacios!
Este es un truco simple que te ahorrará una gran cantidad de trabajo después: deja
mucho espacio entre cada línea escrita. Otra opción sería que al final de un conjunto
de temas dejes espacio suficiente para una sección adicional. Si durante la
conversación se vuelve a retomar un tema anterior, podrás simplemente seguir
escribiendo en ese punto. En caso de que unas el acta más tarde, podrás elaborar
los diferentes temas paso a paso y no tendrás que estructurar posteriormente la
transcripción temáticamente.
¡Abrevia!
No tienes que ser taquígrafo profesional. Pero si utilizas abreviaturas la transcripción
simultánea será mucho más rápida. Desarrolla o utiliza un sistema con el que
puedas lidiar a largo plazo. De lo contrario, olvídate de comprender más tarde lo
que significa esa colección de caracteres. Escribe la transcripción en palabras clave
si fuera necesario.
¡Mantén la objetividad!
Si el argumento y el contraargumento se alternan en un intercambio de opiniones,
como miembro del grupo probablemente compartas la visión de una de las partes.
Sin embargo, al estar a cargo de la transcripción, deberás presentar ambos partidos
de manera justa. Incluso las decisiones con las que no estás de acuerdo deberán
quedar reflejadas en los hechos al redactar las actas.
¡Recopila opiniones!
Si es necesario, repasa de nuevo las notas al final de la sesión leyéndolas en voz
alta. Si una persona considera al escucharte que su discurso no ha sido presentado
correctamente, podrá objetar inmediatamente. De esta manera, también podrás
comprobar la exactitud de los hechos expuestos, al mismo tiempo que recuerdas a
todos los participantes los puntos más importantes.
¡Pásalo inmediatamente a limpio!
Escribe tus notas en un procesador de textos. En ese momento, el contexto sigue
estando aún fresco en tu memoria y si tienes preguntas los participantes también
recordarán las respuestas mejor si las haces con prontitud.
Actas constitutivas: Dentro de las actas que tienen un carácter más
empresarial, encontramos las actas constitutivas. Estas últimas son el documento
legal necesario para poder formar una organización o sociedad, de hecho, el
carácter de las actas constitutivas es obligatorio y sin ellas, cualquier empresa
quedará al margen de la ley. Por tanto, conocer qué es un acta constitutiva puede
facilitarnos las cosas si estamos en proceso de montar una sociedad.
El formato del acta constitutiva dependerá, en parte, de los requisitos que tenga
cada país y del tipo de organización que vaya a crearse. De manera general, se
incluirán dentro del acta constitutiva datos como la finalidad de la sociedad, las
bases sobre las que se asienta, las funciones que tendrá cada miembro
¿Qué contenido mínimo debe tener el acta constitutiva de una sociedad
mercantil?
El acta constitutiva deberá contener:
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La razón o denominación social.
Los nombres, nacionalidad y domicilio de las personas físicas o morales que
constituyan la sociedad.
Cláusula de exclusión o admisión de extranjeros (según sea el caso).
El objeto social.
La duración de la sociedad.
El importe del capital social.
La expresión de lo que cada socio aporte en dinero o en otros bienes; el valor
atribuido a éstos y el criterio seguido para su valorización.
Cuando el capital sea variable, así se expresará indicándose el mínimo que
se fije.
El domicilio de la sociedad.
La forma de administrar la sociedad y las facultades de los administradores.
La manera de distribuir las utilidades y pérdidas entre los miembros de la
sociedad.
El importe del fondo de reserva.
El nombramiento de uno o varios comisarios.
Los casos en los que la sociedad haya de disolverse anticipadamente.
Las bases para practicar la liquidación de la sociedad y el modo de proceder
a la elección de los liquidadores cuando no hayan sido designados
anticipadamente.
¿Cuál deberá ser el contenido de los estatutos sociales de una sociedad por
acciones simplificada?
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Denominación.
Nombre, domicilio, Registro Federal de Contribuyentes y correo electrónico
de los accionistas.
Domicilio de la sociedad.
Duración de la sociedad.
Forma y términos en que los accionistas se obligan a suscribir y pagar sus
acciones.
Número, valor nominal y naturaleza de las acciones en que se divide el
capital social.
El número de votos que tendrá cada uno de los accionistas en virtud de sus
acciones.
El objeto de la sociedad.
La forma de administrar la sociedad.
¿Cuál es el plazo para presentar la escritura constitutiva ante el Registro
Público de Comercio para su inscripción?
La escritura constitutiva deberá presentarse ante el Registro Público de Comercio
dentro del término de 15 días a partir de su fecha.
¿Para qué se inscribe una sociedad ante el Registro Público de Comercio?
Las sociedades inscritas ante el Registro Público de Comercio tienen personalidad
jurídica propia distinta de la de los socios y surten efectos frente a terceros. No
obstante, ello, las sociedades no inscritas en el Registro Público de Comercio que
se hayan exteriorizado como tales frente a terceros consten o no en escritura
pública, tendrán personalidad jurídica.
¿Qué es un folio mercantil del acta constitutiva de la sociedad?
Es el número que asigna el sistema del Registro Público de Comercio al acto
constitutivo de una sociedad mercantil.
¿Qué es la boleta de inscripción de la sociedad?
Es el documento generado por el sistema del Registro Público de Comercio al acto
constitutivo de la sociedad mercantil.
¿Qué es una sociedad irregular?
Una sociedad irregular es aquella que no ha sido inscrita en el Registro Público de
Comercio.
¿Qué pasa si no se presenta la escritura constitutiva ante el Registro Público
de Comercio dentro del término de 15 días a partir de su fecha?
Si no se presenta la escritura constitutiva ante el Registro Público de Comercio
dentro del término de 15 días a partir de su fecha, la sociedad es irregular, sin
embargo, cualquier socio podrá demandar en la vía sumaria el registro de la
escritura constitutiva.
Estatutos de la empresa: Los estatutos de una empresa pueden servir como
reglamento y cada una de las personas que los firmen, estarán obligados a cumplir
los estatutos. Los estatutos básicos de una empresa suelen ser los encargados de
regular cuestiones importantes, tales como el funcionamiento y la selección de
trabajadores o el establecer comités y delimitar las responsabilidades de cada
miembro que firme los estatutos. Existen diferentes formas de legislar, organizar y
regir sobre una empresa, una parte de la población o una entidad y una de ellas es
a través de los estatutos. De manera general, el término estatuto lo definimos como
un conjunto de leyes que son redactadas y se hacen públicas para que sean
siempre respetadas y tomadas en cuenta por el sector de la sociedad a quién vayan
dirigidas. Vendría a tratarse de un tipo de reglamentación, supeditado generalmente
a un conjunto de leyes que tienen un mayor peso. Los tipos de estatutos que existen
son muchos, como, por ejemplo, los estatutos de una empresa, que son aquellas
normas creadas en una empresa y que deben ser cumplidas por empleados y
empleadores.
¿Quién clasifica a las empresas en México?
Secretaría de Economía - Empresas.
¿Qué clases de estatutos hay?
Los estatutos de orden territorial. Uno de los mejores ejemplos que podemos
encontrar son los Estatutos de Autonomía que regulan a las comunidades
autónomas españolas y que resultan ser un acuerdo legal entre el Estado y la propia
comunidad. Suelen establecerse unas competencias específicas, una organización
institucional y contribuyen a delimitar la jurisdicción territorial.
Los estatutos que regulan a un sector de la sociedad específico y sus actividades.
Encontramos el ejemplo del Estatuto de los Trabajadores, que se encarga de regular
los derechos y obligaciones que tienen los trabajadores y los empresarios para con
ellos. Los estatutos de una sociedad. Dentro del Derecho Societario, encontramos
las características de un estatuto que suele elaborarse para poder articular un
correcto funcionamiento de una empresa, asociación o entidad. Esta Ley
Fundamental de la sociedad que se trate, es libre de elegirse y elaborarse con las
cuestiones que se quieran incluir, siempre que sigan unos mínimos y que no vayan
en contra de las leyes estatales.
Otros estatutos básicos de una empresa:
A parte del contenido básico mencionado y los diferentes tipos de estatutos que
podemos encontrarnos, en el caso del empresarial deberíamos tener en cuenta
estas otras cuestiones:
Qué ocurrirá en el caso de que un socio decida dejar la sociedad o fallezca.
La transmisión mortis-causa, que se trata de cuando los herederos acaban
formando parte de la sociedad al heredar las participaciones sociales de un
heredero fallecido.
En caso de venta, cuál va a ser el protocolo a seguir y si se va a establecer el
derecho a adquisición preferente por parte de los otros socios.
Si va a llegarse a algún pacto previo en caso de disolución de la sociedad y el
reparto de dividendos.
Cuando hablamos de actividades o giros de una empresa nos referimos al tipo de
actividad productiva que llevan a cabo y de la cual devengan sus ganancias o
dividendos. Estas actividades pueden ser de variada índole, y permiten clasificar a
las empresas, estableciendo así diversas categorías. Por ejemplo: minería, bienes
raíces, turismo.
Podemos hablar de los siguientes tipos de empresas de acuerdo a su
actividad o giro:
Industriales. Este tipo de empresas generan sus dividendos a partir del
procesamiento o la extracción de materia prima, generando así productos más o
menos manufacturados que sirven de insumo a otros eslabones de la cadena
productiva o que van al consumidor final. Pueden, a su vez, clasificarse en tres tipos:
Extractivas. Se dedican a la explotación de recursos naturales, ya sean o no
renovables, para iniciar la cadena de su transformación en productos elaborados de
distinto tipo.
Manufactureras. Encargadas de la transformación de la materia prima en bienes
elaborados o semielaborados, que o bien se dirigen al consumidor final, o a otras
industrias, por lo que operan como instancias intermedias de la cadena.
Agropecuarias. Dedicadas a la explotación de la agricultura y la ganadería, por lo
tanto forman parte vital de la industria alimenticia.
Comerciales. Intermediarios entre los productores y los consumidores, se dedican
a la compra y venta de los bienes elaborados, generando una ganancia en el
desplazamiento de la mercancía. Pueden ser, también, de tres tipos:
Mayoristas. Aquellas empresas que manejan grandes lotes de mercancía y
efectúan ventas a gran escala a otros intermediarios o a consumidores finales.
Minoristas o detallistas. Venden la mercancía detallada, es decir, por unidad, pero
la compran en grandes lotes y así pueden generar una ganancia en la venta final
directa al consumidor.
Comisionistas. Venden mercancía asignada por los productores en consignación,
ganando una comisión de la venta final del artículo. Hacen el rol de vendedores,
pero sin invertir en la compra en firme de la mercancía.
De servicios. Como indica su nombre, estas empresas brindan apoyo a otras
empresas o a las personas que así lo necesiten, ya sea con fines lucrativos o no.
Pueden ser de una variedad de sectores: transporte, turismo, salud, educación,
comunicación, finanzas, etc.
Puede servirte: Costo fijo y costo variable
Ejemplos de actividad o giro de una empresa
Ganadería. Las empresas ganaderas suelen criar, pastorear y vender el ganado
(vacuno, porcino, etc.) a partir del cual otras empresas procesan alimentos o que,
también, empresas comerciales ponen a la venta de los consumidores finales, como
hacen los supermercados.
Software. La reciente explosión informática de finales del siglo XX generó una
interminable demanda de software, es decir, de programas computacionales, cada
vez más actualizados y más integrados a las nuevas tecnologías del momento. El
mercado de las apps (aplicaciones para Smartphones) es un perfecto ejemplo de
ello.
Minería. Una empresa minera es un ejemplo de empresa extractiva, que invierte en
maquinaria y personal para sacar del interior de la tierra los recursos minerales y
metálicos que demanda la industria. Así operan las empresas mineras de carbón,
de cobre, de oro, etc.
Pesca. Las empresas pesqueras se dedican a sacar del mar diversos tipos de
alimento para su procesamiento posterior por la industria alimenticia. Pueden ser
peces (sardina, atún, etc.), moluscos (pulpo, calamar) o alguna otra especie marina
comestible.
Bienes raíces. Las empresas de bienes raíces se dedican a la compra y venta de
propiedades: casas, edificios, departamentos, etc. Así, operan como
intermediadores entre un vendedor o un dueño de un inmueble y un posible
comprador, sea un particular o también una empresa.
Construcción. Las empresas constructoras son aquellas que, como indica su
nombre, hacen edificios, casas o todo tipo de edificaciones, a solicitud y contrato de
un particular o también como una forma de inversión, pues en muchos casos la
misma empresa constructora es la que pone a la venta el inmueble terminado.
Transporte aéreo. Las aerolíneas son algunas de las empresas más demandadas
y poderosas del mundo, ya que, al poseer una flota de aviones u otras aeronaves
capaces de desplazar mercancía y pasajeros de un rincón del mundo a otro, poseen
una altísima demanda en el mundo globalizado de hoy.
Turismo. Las empresas de turismo ofrecen a los particulares ofertas de viaje, que
pueden consistir únicamente en pasajes (haciendo de intermediario y consejero
entre las aerolíneas y los ciudadanos), o en verdaderos paquetes de hotelería,
transporte y servicios recreativos diversos.
Telecomunicaciones. Este tipo de empresas de servicios brinda a sus clientes
acceso a diversas formas y redes de telecomunicación, como el Internet o la
telefonía móvil, para lo cual invierte en maquinaria y personal para brindar un
servicio continuo y de alcance local, nacional o regional.
Metalurgia. Las empresas metalúrgicas reciben la materia prima de otras empresas
de extracción y proceden a su transformación en otros insumos metálicos
(aleaciones), o en productos intermedios para la industria de la construcción o de
los repuestos, que a su vez elabora los bienes procesados para consumo final.
Cinematográfica. Las empresas del cine, encargadas de producir películas y
recaudar a través de la red de salas de exhibición el dinero de la entrada, y así poder
hacer ganancias y continuar invirtiendo en el desarrollo de proyectos de
entretenimiento audiovisual.
Editorial. Semejante a la anterior, pero avocada a la producción de libros de algún
tipo específico (literatura, texto, historia, etc.), la empresa editorial obtiene sus
dividendos e la venta de los libros, para lo cual contacta autores que deseen publicar
sus obras y les brinda la asistencia necesaria para convertir sus manuscritos en
obras acabadas y distribuidas en librerías.
Mercados mayoristas. Muchas empresas mayoristas poseen una amplia red de
productores que les suministra bienes en grandes cantidades, y pueden por lo tanto
ofrecer a otros comercios o incluso a los particulares que estén interesados,
paquetes de bienes de consumo elaborados en gran cantidad, sobre todo de
aquellos no perecederos.
Productores agrícolas. Existen también empresas campesinas, encargadas de la
siembra por lo general intensiva (en espacios limitados pero aprovechados al
máximo) de alimentos listos para su distribución en supermercados y mercados que
los comercializan entre los consumidores finales.
Empresas de diseño. Encargadas de brindar servicios de diseño, diagramación,
producción estética y conceptualización de marketing, se ocupan de la cara pública
de otras empresas, para ayudarlos a diseñar logotipos llamativos o a administrar
mejor su presencia en el mercado.
Electricidad. Las empresas de electricidad brindan a las comunidades de una
nación acceso a energía eléctrica directa a sus hogares y les cobra según el
consumo que realicen de ella. En muchos países estas empresas son propiedad del
Estado, al considerarlas de primera necesidad para la población.
Agua potable. Al igual que el caso anterior, estas empresas brindan servicios de
agua potable directo a los hogares y los lugares de trabajo, usualmente
garantizando su potabilidad mediante métodos de control y de saneamiento, así
como la correcta disposición de las aguas servidas provenientes de los hogares.
Cobranzas. Se trata de empresas dedicadas a la cobra de deudas y a la
persecución de deudores y morosos, a través de recordatorios constantes y de
campañas de convencimiento para otras empresas y también para particulares.
Vigilancia. Estas empresas brindan servicios de seguridad a otras empresas y a
consorcios habitacionales (edificios, urbanizaciones), a través de sus empleados
formados en el área y de la instalación de sistemas de cámara de vigilancia u otros
métodos tecnológicos especializados.
Derecho. Las firmas de abogados o bufetes son empresas que se especializan en
la representación legal de otras empresas o de particulares, mediante un conjunto
de abogados y profesionales legales que ponen a disposición de sus contratantes.
2. Documentos para la gestión diaria de la empresa
En el día a día empresarial, la administración de la empresa y los diferentes
departamentos de la organización, precisan de diferentes documentos que les
permitan el desarrollo de la actividad de forma legal y también un registro con el que
poder llevar el seguimiento y control de la compañía.
Un ejemplo de ellos son los contratos, con lo que se formalizan todos los acuerdos
a los que llega la empresa. En el departamento de Recursos humanos los contratos
son una herramienta indispensable para la incorporación de trabajadores en la
empresa. En el contrato de trabajo se plasman los acuerdos laborales en los que se
basa la relación entre empleados y empresa.
Otro de los contratos más utilizados dentro de la empresa es el contrato mercantil.
Estos contratos, también denominados contratos comerciales, se utilizan para la
contratación de servicios profesionales de trabajadores autónomos, o para
establecer cualquier actividad comercial de la empresa.
Por otro lado, lado, las facturas y albaranes permitirán dejar registro de todas las
transacciones realizar por parte de las empresas. En el caso de las facturas, las
empresas están obligadas a emitir las facturas en todas sus ventas. Además, serán
exigibles y necesarias en el momento de pagar los impuestos de las empresas.
Contrato de trabajo: Una de las principales dudas de los patrones al incorporar
personal es el tipo de relación laboral que tendrán con sus empleados. Lo cierto es
que hay diversas circunstancias en cada empresa. Por ello, es fundamental conocer
qué es lo que establece la ley de trabajo sobre la relación y contrato laboral.
En este sentido, en el artículo 20 de dicha ley se dispone que la relación laboral es
“la prestación de un trabajo personal subordinado a una persona, mediante el pago
de un salario”.
Vinculado a esto, el contrato laboral es el que formaliza esa relación, dándole un
marco legal a la misma. Este documento, además, deja en claro cuáles son los
derechos y las obligaciones de ambas partes.
En el contrato, el empleado se compromete a prestar un servicio al patrón. A cambio,
este se compromete a pagar un salario como retribución.
Contratos laborales, obligaciones para patrones y colaboradores
Claro que eso no es todo. Para responder contrato de trabajo qué es debemos
conocer el resto de las obligaciones que establece el contrato laboral.
En primer lugar, los patrones deben:
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Cumplir con las disposiciones establecidas en las normas del trabajo.
Pagar a los empleados el salario correspondiente e indemnizaciones.
Proveer a los colaboradores todo el equipamiento y materiales de trabajo
necesarios para realizar su labor. Así como también un espacio seguro para
llevarlo a cabo.
Expedir a los trabajadores la constancia escrita relativa a los servicios
prestados, el número de días trabajados y el salario.
Instruir y capacitar a los empleados.
Cumplir con las normas oficiales mexicanas en materia de seguridad, salud
y medio ambiente en el trabajo.
En segundo lugar, los trabajadores deben:
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Cumplir con las disposiciones establecidas en las normas del trabajo.
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Desempeñar su labor bajo la dirección del patrón. Esto quiere decir que, para
realizar su trabajo, es obligación del colaborador acatar las instrucciones del
empleador.
Desempeñar su actividad con el cuidado y esmero apropiados. Y hacerlo en
tiempo, forma y lugar convenidos.
Dar aviso al empleador (salvo caso fortuito o fuerza mayor) de las causas
que le impidan concurrir a su trabajo. Las ausencias deben siempre estar
justificadas.
Hacer un buen uso del equipamiento y materiales de trabajo suministrados
por el patrón.
Informar al empleador sobre las enfermedades contagiosas que padezca.
Mantener la confidencialidad de los aspectos técnicos, comerciales y de
fabricación de la empresa.
Atender las normas oficiales mexicanas en materia de seguridad, salud y
medio ambiente en el trabajo.
¿Qué debe incluir un contrato laboral?
Toda empresa puede llevar a cabo la gestión documental vinculada a los
trabajadores de la forma que considere oportuna. Pero en lo que concierne a
contratos laborales, este documento debe incluir, al menos, la siguiente información:
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Datos generales del patrón y del trabajador. Estos son: nombre, edad, sexo,
nacionalidad, estado civil, clave única de registro de población, registro
federal de contribuyentes y domicilio.
Duración de la relación laboral. La misma se establece mediante los tipos de
contratos que establece la ley.
Servicios. La labor debe estar bien especificada y detallada. Es necesario
incluir: el puesto y las tareas que debe desempeñar el trabajador de acuerdo
a sus capacidades y conocimientos.
Lugar donde se realizará el trabajo. En este caso, se debe establecer el
domicilio de la empresa. Si además se prestan servicios en otros lugares,
también debe quedar detallado en el contrato.
Duración de la jornada laboral. Es necesario señalar las horas de trabajo,
días de descanso y horas extras.
Salario. En este caso se debe especificar el salario diario del trabajador y las
retenciones de este. Por otra parte, hay que detallar la forma de pago. Es
decir, si este se realizará en efectivo, por transferencia bancaria, depósito
bancario o cheque.
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Día y lugar de pago. Es importante que el contrato laboral también incluya la
frecuencia del pago del salario. Esto es, si será semanal, quincenal o
mensual. En caso de que el pago sea en efectivo, se deberá detallar dónde
se efectuará. Puede ser, por ejemplo, en la empresa.
Días de descanso. El contrato también debe especificar las condiciones
relativas a los días de descanso de los trabajadores.
Vacaciones. Otro punto para incluir en la elaboración del contrato laboral son
las condiciones para adquirir y tomar días de vacaciones.
Tipos de contratos laborales en México
Como dijimos antes, el contrato laboral se estableció en la Ley Federal del Trabajo
en el año 2012. Desde entonces, es una de las gestiones documentales obligatorias
en todas las empresas.
Una de las cuestiones que se instituyen en la ley son los tipos de contratos laborales
que se pueden celebrar en México. En esencia, hay cinco opciones: contrato laboral
por tiempo determinado, contrato laboral por tiempo indeterminado, contrato laboral
temporal, contrato para capacitación inicial y contrato periodo de prueba.
Antes de conocerlos en detalle, es necesario dejar en claro que el tipo de contrato
dependerá de cada relación de trabajo en particular. Es decir que una empresa
puede tener más de una clase de contrato laboral con su equipo de talento.
Contrato laboral ejemplo: supongamos que en una compañía hay colaboradores
que trabajan durante todo el año de forma estable para la empresa. En ese caso,
estos mantendrían un contrato laboral por tiempo indeterminado. Mientras que otros
empleados trabajan solo en los meses de verano y en las vacaciones de invierno.
En ese caso, la relación laboral sería estacional y, por tanto, estos tendrían un
contrato laboral temporal con la empresa.
En función del tipo de relación laboral en México se pueden celebrar los siguientes
contratos de trabajo:
Contratos laborales por tiempo determinado
El contrato laboral por tiempo determinado es aquel que se establece por períodos
específicos de tiempo. En este, la duración del contrato está escrita expresamente
en el documento. Existen tres situaciones en las que se pueden celebrar esta clase
de contrato:



Cuando lo exija la naturaleza del empleo que debe realizar el trabajador.
Contrato laboral ejemplo: cuando se contrata a un colaborador por el tiempo
que dure la temporada navideña.
En aquellos casos en los que el empleado debe sustituir temporalmente a
otro trabajador. Un ejemplo claro seria cuando se contrata a un colaborador
para reemplazar a otro que cumple un periodo de incapacidad laboral.
Cuando la licencia por incapacidad llegue a su fin, el contrato por tiempo
determinado también.
Otro de los casos previstos en la ley es cuando se trata de actividades que,
por sus características, solo pueden desarrollarse por un tiempo específico.
Por ejemplo, los trabajos en explotación de minas.
El contrato por tiempo determinado debe señalar el tipo de tareas que va a prestar
el trabajador. De esta forma, este tipo de relación laboral concluye cuando el
empleado finaliza el trabajo.
Contratos laborales por tiempo indeterminado
El contrato laboral por tiempo indeterminado es de los más utilizados en México. Es
aquel que establece una relación de trabajo en la que no hay plazo de duración.
Para que sea considerada una relación laboral por tiempo indeterminado esta debe
exceder los 180 días.
Lo interesante de este contrato es que permite diferentes instancias dependiendo la
relación laboral con el trabajador. Por ejemplo, se puede establecer un periodo de
prueba máximo de 30 días. En los puestos gerenciales, de dirección, administración
o cuando se desempeñen labores especializadas, el periodo de prueba se puede
extender hasta 180 días.
Este tipo de contrato también permite establecer relaciones de capacitación inicial.
Es decir, un periodo en el que el trabajador presta sus servicios para adquirir
habilidades y conocimientos necesarios para su labor.
Contratos laborales temporal
Esta clase de contrato sirve a aquellas relaciones laborales que se desarrollan por
tiempo indeterminado, pero para realizar tareas discontinuas. ¿Qué quiere decir
esto? Que el contrato laboral temporal se establece en los siguientes casos:

Cuando los servicios requeridos están destinados a labores fijas y periódicas,
pero de carácter discontinuo.


Para actividades de temporada.
Para tareas que no exijan la prestación de servicios toda la semana, el mes
o el año.
Contrato para capacitación inicial
El contrato para capacitación inicial se celebra cuando el trabajador debe adquirir
los conocimientos y habilidades necesarias para su labor. Esta clase de relación
laboral tiene una duración máxima de 90 días. También puede ser de 180 días para
empleados en puestos gerenciales, de dirección o que requieran conocimientos
profesionales especializados.
En este tipo de relación laboral los trabajadores pueden, por ejemplo, acceder a
programas de mentoring y coaching. Esto sumado a la adquisición de habilidades y
conocimientos específicos del puesto a cubrir.
Si al concluir el programa trainee inicial el trabajador no resulta apto para el puesto,
el patrón puede dar por terminada la relación laboral. Caso contrario, si la relación
de trabajo continúa, se modifica automáticamente el contrato por tiempo
indeterminado.
Contrato de periodo de prueba
Por último, tenemos el contrato de periodo de prueba. Cuando hablamos
anteriormente del contrato por tiempo indeterminado explicamos que en este se
puede pactar un período de prueba.
Este no puede superar los 30 o 180 días dependiendo el puesto a cubrir. Lo que se
celebra en esos casos es un primer contrato provisorio. El mismo sirve para verificar
que el trabajador cumple con lo necesario para desarrollar su labor.
Si se termina el periodo de prueba y el trabajador no resulta apto para el trabajo, el
patrón puede dar por terminada la relación laboral.
Contrato mercantil: El contrato mercantil se celebra entre la empresa y
un trabajador autónomo. Pese a que en este tipo de contratos parece que la figura
del trabajador está menos protegida, hay actividades que, gracias a este contrato,
permiten tener mayor independencia al trabajador. Si un autónomo trabaja con
contrato mercantil, debe tener muy presente que será él quien deba hacerse cargo
de las cotizaciones a la Seguridad Social y cumplir con el deber de llevar la
contabilidad y hacer las declaraciones de los impuestos pertinentes (el autónomo
debe facturar por su cuenta). A través del contrato mercantil, el trabajador presta
sus servicios a una empresa a cambio de una comisión. Además, el autónomo utiliza
sus medios propios para realizar la actividad y su retribución final es variable, en
función de los resultados que obtenga.
Es decir, un contrato será mercantil en función de las partes que intervengan en él,
si se trata de comerciantes, si el objeto de este es de naturaleza mercantil o tiene
un fin de lucro o especulación comercial.
Se encuentran regulados por diferentes legislaciones como:




El Código de Comercio.
La Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito.
La Ley General de Sociedades Mercantiles.
La Ley de Instituciones de Seguros y Finanzas, entre otras.
Asimismo, cuando no exista una disposición expresa para su regulación, será de
aplicación el Código Civil Federal.
Consideraciones del contrato mercantil
Cuando se celebra un contrato mercantil hay que tomar en cuenta una serie de
consideraciones como:





Legitimación: es importante corroborar que las partes que van a formar
parte del contrato tienen facultades para la celebración de este.
Alcances, derechos y obligaciones: cuando se celebran contratos de este
tipo, los comerciantes procuran conseguir la mayor ventaja comercial y
económica que sea posible, por lo que se deberá tomar en cuenta las
ventajas e inconvenientes respecto a la prestación de servicios o materiales
de acuerdo con el tipo de contrato.
Duración: el periodo de tiempo o vigencia del contrato de acuerdo con los
intereses de las partes.
Forma y lugar de pago: se deberá indicar la forma de pago, así como la
moneda en la que se realizará este. También habrá que establecer la fecha
en la que debe producirse el pago.
Cláusula penal: si se produce el incumplimiento de alguna de las cláusulas
del contrato mercantil, las partes pueden indicar sanciones de carácter
pecuniario, de forma que estas repercutan en los beneficios o ganancias de
las partes implicadas, generando así una obligación natural hasta antes de
que llegue a incumplirse.
¿Quiénes pueden celebrar este tipo de contratos?
Los contratos mercantiles lo pueden celebrar:


Comerciantes: personas físicas, autónomos, y morales que, de acuerdo con
las leyes comunes, sean hábiles para contratar y contraer obligaciones, y
quienes las leyes no les prohíban de forma expresa la profesión de comercio.
Las personas que, de forma accidental, con o sin establecimiento fijo,
realicen ciertas operaciones de comercio a pesar de que no sean en derecho
comerciantes.
¿Quiénes son considerados comerciantes?
Según lo indicado en el Código de Comercio, se consideran comerciantes a:





Personas que disponiendo de la capacidad legal para ejercer el comercio, lo
hacen su ocupación diaria.
Sociedades que se constituyen de acuerdo a las leyes mercantiles.
Sociedades extranjeras o agencias y sucursales de estas que, dentro del
territorio nacional, realicen actos de comercio.
Tipos de contratos mercantiles
Encontramos una serie de tipos de contratos mercantiles que se pueden
celebrar, algunos de los cuales veremos a continuación.
Contrato de compraventa mercantil
Se trata de aquellos contratos por los cuales un vendedor se obliga a transferir la
propiedad de un bien y un comprador se obliga a pagar por dicho bien un precio
cierto y en dinero.
Pueden ser objeto del contrato de compraventa mercantil:






Artículos.
Muebles.
Mercaderías en estado natural o trabajadas.
Inmuebles.
Porciones, acciones y obligaciones de sociedades mercantiles.
Productos de la finca o cultivo, así como otros de naturaleza análoga a los
que se refiera la ley.
Las compraventas mercantiles tienen dicho carácter porque se lo otorga el Código
de comercio, así como todas aquellas que se realicen con el objeto directo y
preferente de especulación comercial, es decir, de conseguir una ganancia.
Contrato de compraventa internacional de mercancías
En este caso la compraventa de mercancías o mercaderías se produce entre partes
contratantes pertenecientes a diferentes países.
Una de ellas, el vendedor o exportador, transmite la propiedad de bienes o derechos
a otra, el comprador o importador, a través del pago de un precio cierto y en dinero.
Contrato de permuta mercantil
Aquel en el que las partes contratantes se obligan a intercambiar una cosa por otra.
Estas pueden ser muebles, mercaderías o inmuebles, siempre y cuando el propósito
sea de especulación comercial, con el objeto directo y preferente de traficar.
Contrato de comisión mercantil
En el que una de las partes, comitente, confiere o delega un cargo a otra parte,
comisionistas, que se obliga a desempeñarlo y recibe un pago de una comisión por
ello.
Puede ser el caso de aquellas empresas que celebran un contrato de comisión
mercantil con una persona física, autónomo, para que promocione y venda sus
servicios o productos.
Contrato de franquicia
Se celebra cuando una de las partes, el franquiciador o franquiciantes, concede a
otra parte, el franquiciado o franquiciatario, el derecho a emplear los títulos de
propiedad intelectual como marcas, nombres comerciales, patentes, etc.; los
manuales de identidad y operación (know-how), así como la asistencia comercial y
técnica de la actividad comercial. Asimismo, el franquiciado queda obligado a pagar
regalías al franquiciador.
Es importante indicar que de acuerdo a la Ley de Propiedad Industrial, la franquicia
deberá estar previamente inscrita en el Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial.
Facturas: La Factura Electrónica en México es un tipo de Comprobante Fiscal
Digital cuya principal característica es que se emite por medios electrónicos,
supliendo así la existencia de las facturas físicas. La versión vigente de factura es
el CFDI 3.3, la cual será sustituida por la Factura 4.0 de forma opcional durante
2022 y de forma obligatoria a partir del 01 de enero de 2023.
Las versiones de CFDI 3.3 y CFDI 4.0 podrán convivir hasta el 31 de diciembre de
2022 conforme al artículo primero resolutivo de la Quinta Resolución de
Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2022 (RMF 2022) en su
primera versión anticipada.
A la fecha de revisión de este artículo, queda por tanto como obligatorio el uso de
la factura electrónica en versión 4.0 desde el 1 de enero de 2023.
Los contribuyentes podrán seguir empleando indistintamente CFDI 4.0 o CFDI 3.3,
durante todo 2022 para adaptar sus sistemas a los nuevos requerimientos definidos
por el SAT.
Es conveniente no obstante no demorar la puesta en marcha de sus proyectos de
migración al nuevo formato, e iniciar lo más pronto posible la emisión conforme a
las nuevas especificaciones para evitar incurrir en posibles sanciones o rechazos
de sus CFDI tan pronto como sea obligatoria la emisión únicamente en el formato
4.0.
Para ser válida, la facturación electrónica debe seguir los parámetros establecidos
por la autoridad hacendaria en el país, el Servicio de Administración Tributaria
(SAT). Del mismo modo, requiere de una autenticación mediante un Sello Digital
expedido por el mismo SAT.
¿Dónde se deben de guardar las facturas?
La regla 2.7.1.1. de la Resolución Miscelánea Fiscal establece que los
contribuyentes que entregan y reciben CFDI deberán almacenar los formatos
electrónicos XML de las facturas y guardarlas en medios magnéticos u ópticos.
Estos incluyen diferentes recursos como CD, DVD o discos duros, pero deben estar
disponibles en el domicilio fiscal del contribuyente y la tecnología usada para su
almacenamiento debe estar actualizada.
La desventaja de estos métodos de almacenamiento es que son susceptibles de
fallas. Los discos duros pueden borrarse por error, mientras que los CD o DVD
pueden dañarse.
Por otro lado, las empresas pueden almacenar las facturas en papel, sin embargo,
estas no tienen validez ante el SAT.
Aunque en principio podrían funcionar como prueba de que existe una factura
electrónica, en caso de auditoría o de necesitar hacer alguna comprobación, solo
los archivos XML son aceptados por la autoridad tributaria.
Otras opciones para guardar las facturas:
Una de las alternativas a las que están recurriendo muchas empresas es al
almacenamiento de documentos en la nube y esto incluye las facturas electrónicas.
El almacenamiento en la nube tiene sus ventajas:





Puede accederse a la información en la nube desde cualquier computadora
y lugar, solo con una conexión a internet.
Si las computadoras, discos duros u otros dispositivos de almacenamiento
fallan, siempre puede recurrirse a los documentos almacenados en la nube
para tener un respaldo.
Los servicios en la nube incluyen el que haya una gran flexibilidad en la
capacidad de almacenamiento, ya que es escalable, de acuerdo con las
necesidades de la empresa. Esto es importante cuando se trata de grandes
volúmenes de información.
Las empresas pueden liberar espacio en sus dispositivos locales y dejarlo
para otros requerimientos, como instalación de programas o software
necesario para el trabajo del día a día.
Los accesos de la información almacenada en la nube están restringidos.
Solo pueden acceder quienes tienen los permisos correspondientes, por lo
que la seguridad puede ser mayor que en entornos locales.
¿Qué es lo que debemos revisar en una factura?
Cumplir con la normatividad es quizá la razón de mayor peso para validar tus
comprobantes fiscales. Pero la verificación de facturas también te permite confirmar
estos conceptos que ejercen importantes efectos contables en tu empresa:
1. Certificado. Confirmas que el comprobante fiscal fue certificado por el SAT,
a través de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC).
2. Monto. Al validar el CFDI, te aseguras de que el importe total del XML
coincida con el monto señalado con la representación impresa del
comprobante.
3. Fechas. Evitas el riesgo de que la fecha de expedición y certificación no
concuerde con el mes o ejercicio que corresponda.
4. PAC. Confirmas cuál de los proveedores emitió la factura, una necesidad que
es relevante cuando se manejan varios PAC.
5. Efecto. Es importante validar que la factura sea del tipo adecuado y se
aplique como debe ser. Como sabes, la factura electrónica se emite con
distintos efectos: ingreso, egreso, traslado, nómina y pago.
6. Estado. Verificas que el CFDI esté vigente, lo que te permitirá considerarlo
para una posible deducción.
7. XML. Te aseguras de que los archivos XML no fueron modificados
posteriormente, ya que no están protegidos contra escritura.
Para verificar una factura electrónica, es necesario corroborar los siguientes
aspectos de tus comprobantes fiscales digitales:


Que las facturas electrónicas de otros emisores hayan sido timbradas
correctamente.
Que los receptores de tus comprobantes no los hayan modificado.
Sin embargo, no tienes de qué preocuparte, ya que existen múltiples opciones para
la verificación de facturas.
Notas de entrega: La nota de entrega es un documento mercantil que se utiliza
frecuentemente en la actividad de muchas empresas. Este es un instrumento
esencial para cualquier empresa de entrega. Elaborar dichos comprobantes de
entrega adecuados es un proceso centrado en el cliente, que busca ofrecer una
garantía fiable de que los productos y/o servicios están siendo entregados de
acuerdo con la demanda y deseo del consumidor.
En estas notas de entrega o también llamadas albarán, la persona declara bajo total
satisfacción el cumplimiento de los términos acordados con el prestador del servicio.
No se debe de confundir las notas de entrega con las facturas, cuenta o recibo. Las
principales diferencias entre estos documentos y una nota de entrega es que la nota
de entrega no es de carácter obligatorio mientras que las facturas, cuentas y recibos
sí. En el primer caso, se trata más bien de un justificativo para que el proveedor
tenga constancia de que él envió de sus productos o servicios ha sido recibido
correctamente.
Por otro lado, las notas de entrega son presentados por el personal de transporte
logístico y contienen datos detallados sobre el proveedor y el cliente (documento de
identificación, dirección y números fiscales), fecha y lugar de la entrega de pedidos,
la descripción y detalles del servicio prestado o los productos despachados, así
como la firma de ambas partes.
Aun que no existe una clasificación para las notas de entrega, podemos agruparlos
de acuerdo con si estas son valoradas o no:
Notas de entrega valorada: Estos tipos de notas de entrega además de contar con
los datos e información ya mencionados, ofrece detalles respecto al valor monetario
de cada uno de los productos o servicios brindados, más el monto total.
Notas de entrega no valoradas: Por su parte, estas notas no cuentan con los precios
asociados a la mercancía, solamente brinda los datos básicos para justificar la
entrega de paquetes, por ejemplo.
Otra forma en la que podemos clasificar las notas de entrega es tomando en cuenta
el tipo de servicio o producto de cual se quiere dejar constancia, por ejemplo:


Notas de entrega de productos
Notas de entrega de turnos




Notas de entrega de servicios
Notas de entrega de materiales
Notas de entrega de dinero
Notas de entrega de documentos
3. Trabajo remoto: documentos y recursos básicos para las empresas
A continuación, encontrarás una relación de documentos y recursos útiles para
implantar el teletrabajo en tu empresa. Consulta y descarga estos modelos para
gestionar el trabajo remoto en tu organización:
Modelo de solicitud de participación en el programa de teletrabajo.
Cuestionario de evaluación del programa de teletrabajo por los teletrabajadores.
Modelo de solicitud de renuncia de la participación en el programa de teletrabajo.
Cuestionario de evaluación del programa de teletrabajo por los supervisores.
Modelo de comunicación de baja en el programa de teletrabajo.
4. Otros documentos importantes para la empresa
Las empresas también necesitarán una serie de documentos con los que llegar a
los diferentes públicos que posee. En el caso de los clientes, debemos tener en
cuenta que no siempre tendremos la suerte de que vengan a nosotros y, por ello,
tendremos que salir a buscarlos. Habrá que trabajar propuestas para empresas
atractivas que presentar a futuros clientes
Por ello, la carta de presentación de una empresa es imprescindible cuando
iniciamos un negocio. Con ella, se intenta llegar al mayor número de personas para
informar de la existencia de la nueva empresa, ya sean clientes, vecinos,
proveedores o reclamar trabajadores interesados en la empresa.
Por último, el documento más importante que debe tener una empresa es el plan de
negocio. En él se deben describir todos los aspectos que describan el modelo de
negocio de la empresa y todas las decisiones estratégicas que permitan su
viabilidad. Puede utilizarse para conseguir financiación de inversores, para estudiar
el posible éxito del negocio o como hoja de ruta para todos los componentes de la
organización.
Propuestas para empresas: Las propuestas empresariales forman parte del
día a día en el mundo de los negocios. Utilizamos propuestas para todo y para todos
los públicos. Realizamos y recibimos propuestas para presentar nuevas alternativas
de trabajo, para ofrecer nuevas cosas a los clientes o para trazar nuevas líneas de
actuación en la empresa.
Carta de presentación de una empresa: La carta de presentación de una
empresa es un documento mediante el cual un emprendedor anuncia la puesta en
marcha de su nuevo negocio a sus diferentes públicos. En esta carta se informa del
nombre de la nueva empresa, donde se sitúa y los servicios que ofrece, con el
objetivo de comunicar su apertura y empezar a tener los primeros clientes.
Los inicios de un negocio son muy complicados y muchas empresas no tienen los
recursos necesarios para desarrollar un plan de comunicación, con sus
correspondientes campañas de publicidad. Por ello, esta es una forma económica
de llegar al mayor número de potenciales clientes. En ella, también puedes incluir
alguna oferta de apertura o la invitación a la inauguración de tu establecimiento.
Plan de negocio: Un plan de negocio contiene toda la información necesaria sobre
la empresa y los objetivos que debe alcanzar, es decir, que en el plan de negocio
debemos resumir cómo vamos a organizar nuestro trabajo y liderazgo empresarial,
así como definir cómo se van a desarrollar las tareas necesarias para alcanzar el
éxito marcado.
Con esta serie de documentos para empresas se debe facilitar la gestión de tu
negocio. Su buen uso puede ayudar al correcto funcionamiento administrativo de la
empresa y para cumplir los objetivos empresariales marcados por la compañía. Para
asegurar que la parte financiera de tu empresa funciona correctamente también
debes utilizar los diferentes tipos de documentos financieros que necesitarás en tu
empresa. Conoce aquí cuáles son estos documentos y qué características tiene
cada uno de ellos.
¿Cuál es la importancia de un plan de negocios?
Un plan de negocios es una herramienta fundamental que cualquier empresa debe
tener antes de comenzar sus operaciones. Por lo general, los bancos piden a las
empresas tener un plan de negocios viable como uno de los requisitos previos para
el préstamo de fondos.
Aunque puede funcionar operar sin tener una planeación, no es una buena idea y
pocas empresas duran mucho sin darse el tiempo para proyectar sus metas y
objetivos.
Un buen plan de negocios debe describir todos los costos y los inconvenientes de
cada decisión que toma una empresa.
Dentro del plan de negocios se establece cómo la empresa pretende lograr llegar a
sus objetivos.
El plan también debe incluir una descripción de la industria en la que se
desempeñará tu empresa y cómo se distinguirá de la competencia.
Incorpora la siguiente información dentro de tu Plan de Negocios:
1. Análisis del mercado
Una parte clave para iniciar un plan de negocios es un correcto análisis del mercado:
Identifica la necesidad. Empieza por encontrar un problema o necesidad que no
esté resuelta en el mercado o una que, aunque ya tenga solución, exista una
oportunidad para resolverla de manera más eficiente o de forma distinta; los
negocios se basan en ofrecer productos o servicios que ayuden a las personas con
sus deseos. Si quieres arrancar un negocio, pero no has decidido en qué línea
comenzar, pregúntate “¿qué es una oportunidad de negocio? y ¿cómo puedes
ofrecer algo distinto en esta categoría?”.
Investiga el tamaño del mercado. Una de las tareas clave que tienes como
emprendedor es calcular el tamaño de tu mercado y el valor potencial que este
representa para tu negocio. Sin estos datos, no puedes efectuar un análisis
financiero del plan de negocios. Para calcular el tamaño del mercado, deberás
encontrar datos sobre la cantidad de clientes potenciales o el número de
transacciones proyectadas por año.
Analiza los competidores. El análisis de tus competidores es un campo de
investigación estratégica que se especializa en la recopilación y análisis de
información sobre las empresas rivales. Se trata de una táctica para descubrir qué
están haciendo tus competidores y qué ventajas pueden tener con respecto de tu
empresa; revisa sus productos, precios y la forma que tienen de ofrecer sus
soluciones.
Realiza un análisis FODA. El análisis FODA es una herramienta simple pero
poderosa, que te ayudará a desarrollar tu estrategia comercial. “FODA” significa
Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas. Las fortalezas y debilidades
son elementos al interior de tu empresa y se refiere a los aspectos en que tienes
control y puedes cambiar; por ejemplo, quién está en tu equipo, tus patentes y la
propiedad intelectual, así como la ubicación de tu empresa. Las oportunidades y
amenazas son externas, cosas que suceden fuera de tu empresa, en el mercado;
puedes aprovechar las oportunidades y protegerte de las amenazas. Por ejemplo,
competidores, precios de materias primas y tendencias de compra dentro del
mercado.
2. Productos o servicios
Debes tener bien pensados todos tus productos o servicios, pues es necesario que
los describas incluyendo sus precios, vida útil y beneficios para el consumidor.
Detalla los procesos de producción, las patentes que tengan tu empresa y la
tecnología involucrada; también puedes anexar información relevante sobre
investigación y desarrollo.
a) Explica el producto o servicio
La idea es que en la sección de productos y servicios describas a detalle el mix que
compone tu oferta, por qué se requiere en el mercado y cómo competirá con otras
empresas que venden artículos similares.
Si bien otros apartados también son importantes, este retrata la esencia de tu
empresa y el punto alrededor del cual se construyen todas las demás partes de tu
idea de negocios.
Indica por qué se necesitan tus productos o servicios. Especialmente si te estás
aventurando en un nuevo concepto o invención, debes explicar la necesidad que
resuelve tu producto o servicio.
Resalta las características. Una parte crucial del éxito en los negocios es la
capacidad de diferenciarse de otras empresas que venden productos y servicios
iguales o similares. ¿Qué características ofreces a través de tus productos que sean
exclusivas?
Concéntrate en los beneficios. Las características únicas son importantes, pero
la clave es cómo esas características brindan valor a los consumidores. El objetivo
es resaltar cómo tus productos o servicios solucionarán un problema o mejorarán la
vida de tus clientes.
Indica si hay algo especial. Si ofreces una garantía especial, una política de
reembolso o si tienes una forma más rápida de entregar tus productos o servicios,
anótalo.
Sé claro y conciso. No permitas que tu plan de negocios tenga demasiada
información. Utiliza viñetas o listas numeradas para resaltar rápida y fácilmente lo
más importante.
Demuestra tu pericia, experiencia y conocimientos. No solo deseas describir tus
productos y servicios, sino también compartir por qué eres la persona ideal para
proporcionarlos. Incluye tu educación o experiencia, pues eso te convierte en un
experto en ese campo y realiza el mismo ejercicio con los miembros clave de tu
equipo. Si tienes testimonios o algo destacable, compártelo. Si solicitaste una
patente, derechos de autor o registraste una marca, inclúyelo también.
Sé el experto, pero habla en términos sencillos. Debes conocer bien tu producto,
servicio e industria, pero no esperes que tus posibles inversores y socios tengan el
mismo nivel de entendimiento. Por lo tanto, evita los acrónimos y la terminología de
nicho cuando describas tus productos y servicios.
b) Define los precios
No importa qué tipo de producto o servicio comercialices, el precio que cobres a tus
clientes tendrá un efecto directo en el éxito de tu negocio. Aunque establecer precios
puede ser una tarea compleja, las reglas esenciales son sencillas:
-Todos los precios deben cubrir costos y generar ganancias.
-Tienen que ser competitivos de acuerdo a la realidad del mercado.
-La forma más eficaz de reducir los precios es ajustar los costos.
Revisa los precios con frecuencia para asegurarte de que reflejan la dinámica del
costo, la demanda del mercado, la respuesta a la competencia y los objetivos de
ganancias.
Como puedes ver, antes de fijar un precio para alguno de tus productos o servicios,
debes conocer los costos de administrar tu negocio. Si bien es cierto que estás
empezando y no los sabes a ciencia cierta, debes hacer un estimado; lo ideal es
que sea un aproximado muy real, por lo que deberás hacer una buena investigación.
Si el precio de tus productos o servicios no cubre los costos, tu flujo de efectivo será
negativo, por lo que dentro de un tiempo agotarás tus recursos financieros.
En ese sentido, es clave que determines cuánto cuesta operar tu negocio:
-Incluye rentas o gastos de uso de oficinas o equipo.
-Préstamos.
-Impuestos.
-Inventario.
-Servicios públicos.
-Sueldos y comisiones.
-No olvides agregar los costos por escasez, mercancía dañada o merma de
producción
-El costo de la venta.
Otras deducciones anuales.
Lo más importante es que agregues un porcentaje de ganancias objetivo en tus
cálculos de precios. De esta forma, debes estar muy al pendiente de los precios de
la competencia, pues si son mucho más altos tendrás que recortar costos. Si tus
precios son mucho más bajos, puedes estar ante una buena oportunidad de
incrementar los precios y ganar un poco más.
c) Programa una prueba de mercado o MVP
Las pruebas son una parte importante de descubrir qué funciona y qué no antes de
que te lances a emprender y gastes dinero, tiempo y esfuerzo; por lo mismo
debieran estar consideradas dentro de tu planificación.
Ya sea que estés pensando una idea de negocio completamente nueva o el
lanzamiento de un producto o servicio, todas las decisiones comerciales deben
probarse antes de exponerlas a su público objetivo. Al probar en el mercado tu idea
o producto, te ahorrarás muchos de los gastos derivados en caso de que el concepto
no sea popular o requerido.
No todas las pruebas de mercado tienen que ser iguales; sé creativo y haz el mejor
test para tu empresa. Considera algunas sugerencias:
-Organiza un evento para probar el mercado.
-Regala prototipos de tu producto a cambio de que tus potenciales clientes
respondan un cuestionario.
-Utiliza las redes sociales para solicitar ideas a tus amigos.
-Configura un sitio web con el producto o servicio descrito y realiza una encuesta al
final del proceso de compra para solicitar comentarios.
-Ejecuta una prueba beta para tus servicios.
-Ofrece un descuento a cambio de comentarios.
Independientemente de cómo elijas realizar una prueba de mercado para tu
empresa, toma las críticas de manera constructiva, incluso cuando las personas
tengan cosas negativas que decir sobre tu proyecto.
3. Estrategia comercial
Una de las secciones más importantes de un plan de negocios son las estrategias
de marketing y ventas para alcanzar y comercializar exitosamente en tu mercado
objetivo. Puedes tener un producto maravilloso o brindar un servicio estelar, pero
eso no sirve de nada si no tienes clientes y ventas.
a) Define cuál será tu estrategia de marketing y ventas
Tus planes de marketing y ventas son la clave para encontrar compradores de
manera efectiva y asequible, por lo que esta es una sección crucial. Los conceptos
de esta sección de tu plan de negocios tienen que ver con conocer tu mercado y tu
competencia, para diseñar un plan que te permita maximizar las ventas.
Producto. Describe tu producto o servicio e incluye cuáles son los atributos que les
entregan beneficios a tus clientes potenciales. Luego, imagina una forma en la que
los darás a conocer.
Precio. En tus estrategias de precios debes saber cómo cada unidad vendida te
ayudará a alcanzar los objetivos de margen que has fijado.
Lugar. Decide dónde venderás tus productos o servicios y cómo los harás llegar a
los consumidores. Por ejemplo, ¿venderás en línea? ¿Consignarás tus productos
en tiendas? Cuando sepas en qué puntos de venta estarán disponibles los
productos o servicios, indica cuánto esperas vender en cada ubicación o por cada
uno de los medios que seleccionaste. Por ejemplo, ¿el 65% de tus ventas se
realizará en línea y el 35% a través en piso de venta? Incluye los términos y costos
de entrega y cómo cubrirás esos gastos; es decir, si lo agregas al precio de venta
del artículo o no.
Promoción. ¿Qué métodos de promoción utilizarás para dar a conocer y comunicar
las características y beneficios de tus productos o servicios a tus clientes? ¿Harás
publicidad? ¿Si es así, dónde? ¿Qué volumen de negocio prevés que generará cada
formato publicitario? ¿Cuánto costará todo esto?
Personas. Define las personas que estarán encargadas de ejecutar tus estrategias
de ventas y cómo harán para comercializar tus productos o servicios al cliente.
¿Planeas ofrecer algún incentivo a tus representantes por cada venta en forma de
comisión?
Evalúa la efectividad del marketing. Considera cómo vas a medir qué estrategias
están funcionando y cuáles no, ya que no tiene sentido que pierdas tiempo o dinero
en tácticas que no funcionan. Independiente del soporte de marketing que utilices,
encuentra una manera de cuantificar los resultados para que sepas si vale la pena
invertir tiempo y dinero en ese esfuerzo de marketing.
Distribución. Identifica formas rentables de llevar tus productos o servicios a nuevos
puntos de venta. Esto podría implicar aumentar tus ventas en línea, expandir las
opciones de entrega, llegar a un acuerdo con tiendas minoristas para vender tus
productos u otras tácticas; incluso en ocasiones es posible encontrar formas de
colaborar con otras empresas. Por ejemplo, podrías trabajar con otro negocio que
venda un producto complementario al tuyo para ofrecer opciones de compra que
incluyan ambos productos o servicios, un arreglo así les permite a ambas partes
expandir sus bases de clientes.
b) ¿De qué forma obtendrás nuevos clientes y ventas?
Buena parte del éxito en los negocios se resume a dos factores:
¿Puedes ofrecer algo que las personas quieran a un precio que estén dispuestas a
pagar?
¿Puedes encontrar una manera eficiente de dar a conocer tu oferta a los clientes
potenciales?
De esta forma, las campañas promocionales tienen que apoyar el crecimiento
constante de tu negocio, pero debes asegurarte de sobrevivir a tu competencia y a
los distintos desafíos que se presenten en tu camino.
Dirígete a tu audiencia específica. Tienes que saber quién estará interesado en
tus productos o servicios; concéntrate en ellos. Define a tu público objetivo, estúdialo
y aprende de él. Dirige tus esfuerzos hacia una edad, género, ubicación,
preocupaciones, deseos y necesidades específicas. Así, podrás desarrollar todo
alrededor de ellos, de manera que los impactes con el mensaje correcto, en el
momento adecuado, en el sitio indicado. Organiza la promoción teniendo en cuenta
a este grupo de personas en particular, pues deberán ser tu prioridad.
Selecciona los medios. El marketing debe tener un vehículo de transmisión del
mensaje, puedes hacerlo a través del marketing tradicional o usando medios
digitales. Si no sabes cómo hacerlo, busca información o asesórate de alguien con
experiencia y elige el canal que sea más efectivo para alcanzar al tipo de clientes
que has definido.
Crea una narrativa de producto o servicio. Considera que tus potenciales clientes
tienen muchos impactos que buscan captar su atención. Si ya lograste involucrarlos
con tu marca, tendrás poco tiempo para venderles tus productos o servicios.
Esfuérzate por crear los mensajes correctos, tanto los que usarás para llamar su
atención como los que utilizarás para vender. El resultado de una comunicación
correcta serán nuevas oportunidades comerciales.
4. Análisis financiero
El propósito de la sección financiera de un plan de negocios es doble.
Lo necesitarás para recibir inversión y financiamiento. Los interesados querrán
ver cifras que digan que tu negocio crecerá rápidamente y que existe una estrategia
de salida para ellos en el horizonte, con la cual pueden obtener ganancias al invertir
en él. Un banco también te solicitará ver estos números para asegurarse de que
puedas pagar tu préstamo.
Te servirá para que tengas claros los números. La razón más importante para
compilar este pronóstico financiero es para tu propio beneficio, para que
comprendas cómo proyectas que funcionará tu negocio y te sea posible medir cómo
están funcionando las cosas con relación a lo que originalmente habías proyectado.
a) Elabora un presupuesto de los flujos proyectados
Al hacer un pronóstico financiero de tu empresa es común que comiences en un
lugar y saltes a otro tema. Por ejemplo, lo que ves en el plan de flujo de efectivo
podría significar volver a cambiar las estimaciones de ventas y gastos.
Realiza un pronóstico de ventas. Lo ideal es que proyectes en bloques que
incluyan las ventas unitarias, los precios y un tercer bloque que multiplique las
unidades por el precio para calcular las ventas, un cuarto apartado que tenga costos
unitarios y un quinto bloque que multiplique las unidades por el costo unitario, para
así obtener el costo de ventas.
El margen bruto es igual a las ventas menos el costo que significaron los productos
vendidos, y cada mes debes proyectar un crecimiento. Este es un número útil para
comparar con diferentes estándares de la industria. Si se trata de un producto nuevo
o de la introducción de una línea de negocios adicional, tendrás que realizar una
estimación. Sé precavido y proyecta distintos escenarios para desarrollar las
mejores estrategias de ventas.
Crea un presupuesto de gastos. Necesitarás comprender cuánto te costará
realizar las ventas que has proyectado. Haz la diferencia entre costos fijos y costos
variables; cuando los costos fijos son más bajos significan menos riesgo. Considera
que la mayoría de los variables están en los costos directos que pertenecen a tu
pronóstico de ventas, pero también existen otros gastos variables, como anuncios
y reembolsos. Además, tendrás que estimar elementos como intereses e impuestos.
Desarrolla un estado de flujo de efectivo. Esta es la forma de tener claro el dinero
entrando y saliendo del negocio. Basa esto en tus previsiones de ventas, elementos
del balance y otras suposiciones. Si estás operando un negocio con algunos años
en el mercado, debes tener documentos históricos; utiliza los balances de años
anteriores para sustentar tus pronósticos. Si estás iniciando una empresa y aún no
tienes estados financieros, comienza por proyectar un estimado de flujo de efectivo
para los próximos meses.
Punto de equilibrio. El punto de equilibrio es cuando los gastos de tu negocio
coinciden con tu volumen de ventas, y por lo tanto quedas “en cero”. Si tu negocio
es viable, en un cierto período de tiempo tus ingresos totales superarán tus gastos
generales, incluidos los intereses. Este es un análisis importante para los
inversionistas potenciales, que quieren saber que están invirtiendo en un negocio
de rápido crecimiento y que dentro de un tiempo será rentable.
b) Detalla la inversión requerida
La mayoría de las empresas saludables necesitan financiamiento en algún punto;
los negocios que apenas comienzan, deben lidiar con los costos iniciales y los
emprendimientos en curso deben financiar el crecimiento y el capital de trabajo.
Las opciones de financiamiento dependen del tipo de negocio que tengas, el tiempo
que lleve la empresa, la porción de mercado que tenga, su desempeño y las
oportunidades, entre otros factores.
Dependiendo de tu línea de negocios, puedes combinar diferentes opciones de
financiamiento o inversión, ya que es posible obtener una parte por medio de un
crédito bancario y otra con inversión privada.
¿Qué contiene un plan de negocio?
Un plan de negocios te ayuda a conocer y analizar una idea de negocio, en
forma de un documento escrito. Debe contener la siguiente información:
La idea del negocio de manera detallada; con descripción completa y datos
concretos.
Análisis de la idea del negocio; si es posible, si es rentable, y si hay mercado para
el producto o servicio.
Estrategias a seguir para su desarrollo, los recursos necesarios, y un plan a seguir
paso a paso para poder empezar.
¿A quién está dirigido el plan de negocio?
Interno: En primer instante el plan de negocios es para ti como emprendedor o
autónomo, para ver si tu idea es viable. Además, te da la oportunidad de analizar y
planear el proyecto en detalle, observar dónde faltan detalles o datos, y conocer
puntos débiles y fuertes. Además, te da la oportunidad de realizar estrategias para
hacerle frente a las amenazas y aprovechar las oportunidades, y de esa forma tener
mayor posibilidad de éxito.
Externo: Cada persona o entidad que va a tener que ver con tu empresa de manera
financiera querrá conocer los detalles antes de involucrarse. Los externos pueden
ser bancos, inversionistas, business angels, pero también administraciones
públicas, socios, proveedores, etc.
En este sentido el plan de negocio funciona como una tarjeta de presentación, un
documento en donde explicas en detalle tu proyecto y cómo y por qué va a ser
exitoso. Es necesario contar con uno para solicitud de ayuda gubernamental y
subvenciones es obligatorio, y también lo es al solicitar inversiones privadas,
préstamos bancarios, o como aval de una sociedad de garantía recíproca.
¿Quién debe redactar el plan de negocio de la empresa?
Lo mejor es que la persona, o el grupo de personas, que comienzan el proyecto lo
redacten. Al final, ellos son quienes mejor conocen su proyecto, y son quienes
ejecutarán las estrategias ahí plasmadas.
En caso de optar por contratar a consultores externos especializados, éstos deberán
trabajar junto con los emprendedores de manera muy cercana, ya que ante todo
deberemos recordar que la visión a plasmar en cada detalle del plan de negocio es
la del emprendedor.
Los detalles que contiene el plan y que tan desarrollado sea, dependerá de cada
proyecto y negocio; de sus características como la complejidad de la actividad, la
cantidad de inversión necesaria y el tamaño del proyecto.
No existe un mínimo de hojas a contener, sin embargo, todo plan, sin importar cuál
sea tu negocio, requiere del desarrollo de secciones básicas y de responder una
serie de preguntas. En cuanto al máximo, se sugiere no tener más de 50 páginas.
Siempre es importante incluir un resumen ejecutivo al principio como sinopsis y
presentación. El plan debe ser escrito de manera breve, claro y preciso para que
personas quienes no conocen nada del proyecto igual lo puedan entender de
manera fácil. Siendo que este documento también podrá ser utilizado para
convencer inversionistas o bancos, es importante escribirlo de manera positiva y
con persuasión.
Esqueleto del plan de negocios
Un plan de negocio o plan de empresa suele contener las siguientes
secciones:
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Resumen Ejecutivo
Presentación del proyecto
Origen y evolución del proyecto
El equipo promotor
La Idea
Estudio de Mercado
Situación y evolución del mercado
Clientela
Competencia
Canales de distribución
Estrategia Comercial
Estrategia de producto
Localización del negocio
Estrategia de precios
Estrategia de comunicación
Estrategia de ventas y distribución
Producción y Recursos Humanos.
Legislación aplicable
Proceso productivo
Proveedores
Recursos humanos
Análisis económico financiero:
Plan de inversiones
Plan de financiación
Cuenta de resultados
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Cash flow
Balance
Análisis de ratios
Análisis FODA
Documentos que necesitas impresos frente a los documentos de empresa que
necesitas en formato digital.
A pesar de la creciente digitalización de los documentos empresariales, aún hay
algunos documentos de empresa que se resisten y que deben mantenerse en
formato papel. Cada vez es más habitual encontrar copias de documentos en
formato digital (en la nube) y en formato físico para facilitar su accesibilidad. Vamos
a repasar cuáles son estos documentos que aún deber guardarse en formato papel
en cualquier negocio.
1. Contratos
Si tienes una empresa sabrás que de manera regular se están firmando contratos:
contratos con proveedores, de alquiler, entidades financieras, etc. Se firman y se
guardan por si debe consultarse o reclamar en algún momento. Cada vez es más
común encontrar copias digitalizadas de estos documentos para poder facilitar su
accesibilidad y enviarse por correo electrónico.
2. Licencias y permisos de empresa
Deben mantenerse en formato papel porque deben estar disponible para una
posible inspección. Entre estos documentos oficiales se encuentran: la licencia de
apertura y actividad, permisos medioambientales, alta en el Registro Industrial, etc.
Este tipo de documentos también se pueden digitalizar para presentar en las
Administraciones Públicas y agilizar los trámites burocráticos.
¿Qué son los permisos y licencias de una empresa?
Una licencia de negocios le permite al dueño el derecho de empezar y desarrollar
un tipo particular de negocios en la ciudad, condado, estado o país donde sea
otorgada. Es un tipo de permiso que implica que la compañía tiene el aval del
gobierno para operar.
Los permisos y licencias suponen una comprobación administrativa previa del ajuste
de las actividades privadas a los intereses públicos. Son un procedimiento
tradicional de intervención administrativa en la actividad de los particulares.
Permisos para abrir un negocio en México 2022
-Autorización de uso de denominación o razón social
-Solicitud para el folio mercantil electrónico
-Acta constitutiva de asamblea de la sociedad mercantil
-Inscripción al Registro Federal de Contribuyentes (RFC y firma)
-Registro de marca
-Registro patronal ante el IMSS
-Apertura de cuenta bancaria para persona moral
-Aviso de apertura de establecimientos mercantiles, empresas o negocios
-Otros trámites para negocios físicos
¿Qué se necesita para abrir un negocio en México?
De acuerdo con datos del IFC en su reporte “Doing Business 2019”, México se
ubica en el puesto 94 de la clasificación de países que tienen una mayor facilidad
para abrir un negocio. Entre los aspectos que se evalúan se encuentran permisos,
licencias e inscripciones que en conjunto permiten que dicho negocio sea formal y
aporte al crecimiento de la economía del país.
A continuación, compartiremos contigo los trámites que se necesitan para que un
negocio pueda operar de manera formal y logres que tu emprendimiento del
siguiente pasó.
#1 Obtener el permiso de uso de suelo
El uso de suelo es un dictamen que debe tramitarse para justificar ante la autoridad
las acciones o actividades que se realizan sobre determinado territorio. Para
negocios, se debe gestionar el tipo de uso de suelo que avale específicamente las
operaciones que se realizan dentro. Por ejemplo, existen tanto para lavanderías,
como cafeterías o salones de fiestas.
Para obtenerlo debes acudir a la dependencia municipal, el costo puede ser de un
aproximado de $800 pesos y tu permiso puede estar listo dentro de los siguientes 5
días hábiles. Cabe mencionar que cada estado establece sus propios requisitos de
acuerdo a la zona y tipo de permiso.
#2 Aviso de apertura de establecimiento
Específicamente para negocios dedicados a actividades mercantiles de compra y
venta de bienes o servicios, es necesario presentar un aviso de apertura. Ya que
adicional a contar con un permiso para realizar tus actividades, es obligatorio que
informes a las autoridades que estás han comenzado. El trámite es gratuito en la
mayoría de los estados del país e incluso puede realizarse en línea. Una vez que
obtengas dicho aviso, debes colocarlo en lugar visible de tu establecimiento.
#3 Licencia de funcionamiento
Otro caso particular, es la licencia de funcionamiento. Esta la deben tramitar todos
aquellos restaurantes, hoteles, bares o cantinas que ofrezcan la venta de alcohol
para consumo. Dentro del trámite existen dos clasificaciones, la de tipo “A” es para
restaurantes u hoteles, mientras que la tipo “B” se aplica para bares, cantinas y
discotecas. El costo por trámite puede ser desde $6,000 pesos hasta $12,000 pesos
y debe renovarse cada tres años.
Te recomendamos leer: Reactivación económica, herramientas para fortalecer tu
negocio
#4 Licencia para anuncio exterior
La licencia para anuncio exterior, solamente debes tramitarla si deseas que fuera
de tu establecimiento se encuentre uno. El costo y plazo dependen del tamaño del
cartel o anuncio. De igual manera, este se tramita en las dependencias municipales
y pueden tener ciertas limitantes con respecto a su estructura y el mensaje que
comunica. Es decir si son iluminados o contienen figuras, imágenes o palabras que
dañen la moral.
#5 Inscripción en el Registro Federal de Contribuyentes
Como último requisito pero no menos importante, está la inscripción ante el Sistema
de Administración Tributaria. Aquí debes elegir el régimen que corresponde a tu
actividad comercial. Ya sea que elijas darte de alta como persona moral o persona
física con actividad empresarial se te otorgarán obligaciones que debes cumplir ante
la autoridad fiscal. El trámite es muy ágil y puedes realizarlo en línea o directamente
en las oficinas más cercanas.
Como podrás darte cuenta los trámites que necesitas para abrir un negocio formal
en México, son muy básicos y fáciles de realizar. Si obtienes todos, podrás lograr
que tu emprendimiento tenga mayores probabilidades de llegar al éxito.
De acuerdo con el Servicio de Administración Tributaria (SAT), cuando empieces tu
negocio debes cumplir con los siguientes pasos:
1. Inscríbete en el Registro Federal de Contribuyentes
Por internet en sat.gob.mx con tu CURP.
En cualquier oficina del SAT a través de las salas de internet con tu CURP.
Elegir el tipo de régimen fiscal.
Obtener una contraseña y firma electrónica para acceder a los servicios electrónicos
que ofrece el SAT.
2. Comprobantes
Expide comprobantes o facturas electrónicas, según sea el caso, cada vez que
vendas algo o prestes un servicio. También solicita facturas por las compras que
realices. Si tienes trabajadores debes entregar comprobante de nómina electrónico
por los pagos y retenciones que hagas.
3. Registra tus operaciones
Siempre registra tus ingresos y gastos indispensables para tu actividad. Utiliza las
herramientas del SAT, dependiendo del tipo de régimen en el que estés inscrito.
¿Qué se necesita para abrir un negocio físico en México?
1. Licencia de uso de suelo
Cuando eres persona física o moral y requieres el permiso para utilizar un predio
con un determinado uso de suelo, ya sea habitacional, de servicios, comercial o
industrial. Para tramitarla necesitas:
Acta constitutiva
Identificación oficial vigente con fotografía (IFE, INE o Pasaporte Vigente)
Título profesional (en caso de contar con uno)
Comprobante de domicilio
Croquis de ubicación
Escrituras del predio
Plano topográfico
Boleta predial vigente
Escrito libre de solicitud
Oficio de solicitud
Plano georefenciado con coordenadas universal transversal (UTM)
2. Aviso de Apertura de Establecimientos Mercantiles
Presenta el aviso de apertura de establecimientos y en general cualquier lugar que
se utilice para el desempeño de actividades ante el SAT.
El trámite es gratuito y no se requiere ningún documento, sin embargo, para ingresar
es necesario contar con Contraseña o firma y el Registro Federal de Contribuyentes
(RFC).
3. Licencia de funcionamiento
Solicita la licencia de funcionamiento para empezar operaciones. Este trámite tiene
un costo de 3,211 pesos y para solicitarlo necesitarás original y copia de los
siguientes documentos:
Acta Constitutiva
Identificación oficial (IFE, INE, Pasaporte vigente)
Registro Federal de Contribuyentes (RFC)
Comprobante de domicilio
Croquis de ubicación
Comprobante de pago
4. Permiso de instalación de anuncios publicitarios
Documento que acredite la personalidad jurídica del promoverte
Documento que acredite la propiedad o posesión de la superficie o autorización para
su aprovechamiento
Documento que contenga la descripción del anuncio
Croquis de la ubicación
Documento donde se señale la carretera, tramo y kilómetro donde se llevará a cabo
la obra o instalación
Documento que señale si existen o no instalaciones de anuncios en el área
Plano con medidas y colindancias en el que se delimite la ubicación del predio
Solicitud por escrito
Documento que acredite el pago de derechos
El costo del trámite dependerá de las necesidades del negocio. Para anuncios
publicitarios que tienen una superficie total hasta de 50 metros cuadrados, es de
6,229 pesos. Mientras que para anuncios publicitarios que tienen una superficie total
de más de 50 metros cuadrados y de hasta 75 metros, es de 9,343 pesos.
5. Inscripción en el Registro Federal de Contribuyentes
Este trámite gratuito y se puede realizar en línea por inscripción por CURP aquí,
seleccionando "RFC" y después en la opción "Con CURP"
Realiza tu preinscripción aquí, seleccionando "RFC" y después en la opción
"Personas físicas".
Otros trámites necesarios
-Apertura de cuenta bancaria
-Diseño de logotipo
-Registro de marca
-Obtención de registro patronal del IMSS
-Apertura del establecimiento en la Secretaría de Salud
-Inscripción en el Sistema de Información empresarial Mexicano de la Secretaría de
Economía
-Tramite de Registro de Propiedad
3. Documentos fiscales
Un ejemplo de un requisito de ubicación implícito es el requisito de que el registro
debe estar disponible para inspección inmediata. El SAT puede reclamar
documentos que justifiquen los datos reflejados en las liquidaciones tributarias y de
impuestos, por ejemplo, facturas, tickets de gastos y otros justificantes pertinentes.
Si quieres digitalizar facturas y tickets de gastos debes saber que la aplicación con
la que lo hagas debe estar homologada por la página del SAT.
Los documentos fiscales son documentos tributarios autorizados por la
Administración Tributaria cuya emisión respalda la realización de una transacción
de compra venta de bienes muebles, contratos de obras y toda otra prestación de
servicio cualquiera fuere su naturaleza. A este efecto se establecen los siguientes
documentos:
Factura. Documento emitido a través de las modalidades de Facturación
(Electrónica en Línea, Computarizada en Línea, Portal Web, Manual y Prevalorada),
que genera Débito Fiscal para el emisor y permite al comprador el cómputo del
Crédito Fiscal.
Nota Fiscal: Documento emitido a través de las modalidades de Facturación
(Electrónica en Línea, Computarizada en Línea, Portal Web, Manual y Prevalorada),
que respalda una transacción que por mandato de la norma vigente no genera
Débito Fiscal para el emisor, ni Crédito Fiscal para el comprador, se comprenderán
por Notas Fiscales las siguientes:
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Factura Comercial de Exportación;
Factura Comercial de Exportación en Libre Consignación;
Nota Fiscal de Contingencia;
Nota Fiscal de Exportación de Servicio Turístico (Ley Nº 292);
Nota Fiscal de Zona Franca;
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Nota Fiscal de Artistas Nacionales (Ley Nº 2206);
Nota Fiscal de Comercialización de Alimentos – Seguridad Alimentaria y
Abastecimiento (Ley Nº 455);
Nota Fiscal Tasa Cero (Venta de Libros Ley Nº 366, Transporte de Carga
Internacional Ley Nº 3249);
Nota Fiscal de Compra y Venta de Moneda Extranjera;
Otras de acuerdo a normativa vigente.
4. Escrituras
Seguramente hayas visto escrituras digitalizadas, pero son copias. Las escrituras
originales se realizan en un papel exclusivo para documentos notariales, cada hoja
es sellada por el notario, firmada y al final del documento se acuña el sello notarial.
Las escrituras de empresa deben inscribirse en el Registro Mercantil que acompaña
la hoja de inscripción firmada y sellada. Todo ello se encuaderna y se guarda.
En la escritura constitutiva se hará constar el nombramiento de representantes
legales, los que tendrán la capacidad para representar a la sociedad frente a
terceros.
El notario se encarga de que se cumplan todos los requisitos establecidos en la ley
en relación con el proceso de constitución de la sociedad. Atendiendo al momento
en que deben cumplirse, podemos clasificar estos requisitos en: previos a la firma
de la escritura constitutiva, simultáneos a la firma de dicha escritura y los posteriores
a la misma.
Entre los primeros se encuentra la autorización que otorga la Secretaría de
Economía para utilizar la denominación o razón social y algunas autorizaciones
especiales por parte de otras dependencias, atendiendo al objeto de la sociedad;
los segundos se cumplen al redactar el notario la escritura constitutiva: debe
transcribir la autorización para uso de la denominación o razón, consignar la
cláusula sobre la posible admisión o no de extranjeros, incluir los requisitos
contemplados en la Ley, verificar las claves del Registro Federal de Contribuyentes
de los socios o accionistas y consignar los datos de identificación de los otorgantes.
La escritura constitutiva se firma por todos los socios o accionistas ante la presencia
del notario.
Con posterioridad a la firma de la escritura constitutiva de la sociedad, el notario
gestiona la inscripción de la misma en el Registro Público de Comercio y en el
Registro Federal de Contribuyentes; además presenta el aviso de utilización de la
autorización de uso de denominación. Otros avisos son los realizados a la autoridad
hacendaria federal en relación con el Registro Federal de Contribuyentes, el que se
dirige al Registro Nacional de Inversiones Extranjeras y, en algunos casos, el
contemplado en la Ley Federal para la Prevención e identificación de Actividades
con Recursos de Procedencia Ilícita.