X.X. Crear un sistema y políticas para las compras que han de realizarse. X.X Compras X . X . 1 Propósito: Detallar las actividades del procedimiento de Compras y que las misma se encuentren respaldadas, así como lograr y mantener que las cotizaciones de compras sean de precios accesibles y de excelente calidad de los productos que requiere el Grupo de Empresas. X.X.2Alcance: El Procedimiento de compras comienza desde la identificación de la necesidad de comprar un bien o servicio por, hasta la autorización de la compra y el ingreso del compromiso en el Sistema Contable. X.X.3Conceptos X.X.3.1Cotización: Es un documento que se utilizara en departamento administrativo usara en una negociación, que no genera registro contable. 3.1.3.2 Proveedor: Es una empresa o comerciante Individual que se dedica a proveer o abastecer de productos o servicios necesarios a una persona o empresa X.X.4 Políticas: X.X.4.1 Todas las compras se deberán realizarse bajo una programación y de acuerdo al presupuesto de cada empresa, detallando claramente la descripción del bien o servicio que se desea adquirir con todas sus características. X.X.4.2 Se deberá solicitar por lo menos tres cotizaciones a los proveedores por las compras iguales o mayores al equivalente en Lempiras de L. 3,000,00. X.X.4.3 Se deberá llenar un comparativo “cuadro comparativo de Cotizaciones” (Ver Anexo x) el cual deberá ser revisado y aprobado previamente a la compra. X.X.4.4 Los proveedores seleccionaran en base a la mejor oferta de precios y calidad de los bienes o servicios, así como también a la garantía de funcionamiento en el caso de compra de equipo que ofrece el proveedor. x.x..4 Será responsabilidad de la (e) Oficial Administrativo-Contable solicitar las cotizaciones requeridas para un procedimiento de compra 3.1.4.5 Toda cotización se deberá solicitar por escrito al proveedor en el formulario “Solicitud de Cotización” (Ver anexo X) cuando el Proveedor no posea formato de cotización dejando una copia de la misma. - esta solicitud será firmada por el director general de cada empresa del Grupo Lenca. 3.1.4.7 El director general, en conjunto con el Oficial Administrativo-Contable de cada empresa deberán seleccionar el proveedor con la mejor oferta para la compra del bien o servicio cotizado, la cual quedará registrada en el formulario “Cuadro Comparativo de Cotizaciones con las firmas, fecha y explicaciones para seleccionar la mejor oferta 3.1.4.8 Para el pago a los proveedores se utilizará el formulario de uso interno “Orden de Pago” que ya posee cada empresa ,en el cual se anotará toda la información requerida y será aprobado por el director general de cada empresa del Grupo Lenca 3.1.4.9 El empleado que realice una compra sin seguir el procedimiento compra, será responsable del pago al proveedor y el caso se aplicaran las sanciones establecidas en el Reglamento Interno del Grupo Lenca.
