TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DOCUMENTOS DE REFERENCIA: PR-A-GD-01 / PT-A-GD-01 ENTIDAD PRODUCTORA: ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA-ESAP UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN NACIONAL OFICINA PRODUCTORA: DIRECCIÓN NACIONAL CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 100 Página ____ de____ CÓDIGO ACTIVIDAD Y/O FUNCIÓN TIEMPO DE RETENCIÓN (AÑOS) SOPORTE DEL DOCUMENTO DISPOSICIÓN FINAL SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES 100.20 100.20.60 ARCHIVO DE GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL 1 19 FÍSICO c ACTAS DE COMITÉ DE INTERNACIONALIZACIÓN Original MT Proceso Procedimiento Acciones a Realizar Almacenamiento y Protección Recuperación Original PDF/A a Comunicaciones Oficiales Original Outlook - Aplicativo Gestión Documental c ACTAS DE REUNIÓN DE LA DEPENDENCIA Son documentos en los cuales se aprueban las movilidades académicas en desarrollo del proyecto de movilidad y cooperación internacional. Cumplido el tiempo de retención documental en el archivo de gestión una vez finalizado el trámite o actuación administrativa, la Dirección Nacional procederá a realizar la transferencia documental al archivo central de acuerdo con los lineamientos y fechas establecidas por el Grupo de Archivo y Correspondencia, en el archivo central se tendrá hasta cumplir Los documentos se almacenarán en cajas y carpetas de PH neutro, para garantizar su conservación, en lugares donde se mantenga una temperatura que el tiempo de retención. oscile entre los 15 a 20 grados centígrados y una humedad relativa de 45 a 60% y se tendrá en cuenta lo establecido en el Acuerdo 008 de 2014 en su artículo 3. Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, se procederá a la conservación total del soporte físico en original por ser Los documentos electrónicos y/o digitalizados serán almacenados en los fuentes para la historia de la administración pública, adicionalmente de servidores de la Escuela Superior de Administración Pública.con respaldo de realizará proceso de reproducción en medio tecnológico con fines de consulta y preservacion a largo plazo, este proceso será realizado por el seguridad dado por la oficina de Sistemas de conformidad con la Ley 527 de 1999 Grupo de Archivo y Correspondencia, de conformidad con lo establecido de y el Decreto 1080 de 2015 - Título II - Capítulo I y II, expedido por el Ministerio de Cultura - Presidencia de la República. en el Decreto 1080 de 2015 Expedido por el Ministerio de CulturaPresidencia de la República artículo 2.8.2.6.3 Preservación de documentos en ambientes electrónicos y articulo 2.8.2.9.7 Integración del patrimonío documental del País; asi mismo la dispuesto en Numeral 2.7 del art. 11 del Acuerdo 004 de 2019. Se solicitará al responsable del archivo, teniendo en cuenta los inventarios documentales y el procedimiento para préstamo y consulta de documentos. N/A Son documentos en los cual quedan registrados los seguimientos y las actividades a realizar desde la Dirección Nacional, para el cumplimiento de las metas establecidas en la Escuela Superior de Administración Pública. Cumplido el tiempo de retención documental en el archivo de gestión una vez finalizado el trámite o actuación administrativa , la Dirección Nacional procederá a realizar la transferencia documental al archivo central de acuerdo con los lineamientos y fechas establecidas por el Grupo de Archivo y Correspondencia, en el archivo central se tendrá hasta cumplir Los documentos se almacenarán en cajas y carpetas de PH neutro, para el tiempo de retención. garantizar su conservación, en lugares donde se mantenga una temperatura que oscile entre los 15 a 20 grados centígrados y una humedad relativa de 45 a 60% y Cumplido el tiempo de retención documental en el Archivo central, se se tendrá en cuenta lo establecido en el Acuerdo 008 de 2014 en su artículo 3. procederá a la selección de aquellas actas en donde se evidencie la toma de decisiones por parte de la dependencia, como criterio cualitativo. Los documentos electrónicos y/o digitalizados serán almacenados en los adicionalmente de realizará proceso de reproducción en medio servidores de la Escuela Superior de Administración Pública con respaldo de tecnológico con fines de consulta y preservacion a largo plazo, Grupo de seguridad dado por la oficina de Sistemas de conformidad con la Ley 527 de 1999 Archivo y Correspondencia, los demás documentos se eliminaran de de y el Decreto 1080 de 2015 - Título II - Capítulo I y II, expedido por el Ministerio conformidad con lo establecido en el Decreto 1080 de 2015. Artículo de Cultura - Presidencia de la República. 2.8.2.2.5. Eliminación de documentos y se aplicará lo establecido en el Artículo 22 del Acuerdo 004 de 2019 del Archivo General de la Nación la eliminación será realizada por el Grupo de Archivo y Correspondencia de acuerdo con el capítulo de disposicion final de los documentos del Manual de Archivo de la Escuela Superior de Administraciòn Pública. Se solicitará al responsable del archivo, teniendo en cuenta los inventarios documentales y el procedimiento para préstamo y consulta de documentos. N/A Cumplido el tiempo de retención documental en el archivo de gestión una vez finalizado el trámite o actuación administrativa , la Dirección Nacional procederá a realizar la transferencia documental al archivo central de acuerdo con los lineamientos y fechas establecidas por el Grupo de Archivo y Correspondencia, en el archivo central se tendrá hasta cumplir Los documentos se almacenarán en cajas y carpetas de PH neutro, para el tiempo de retención. garantizar su conservación, en lugares donde se mantenga una temperatura que oscile entre los 15 a 20 grados centígrados y una humedad relativa de 45 a 60% y Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, se se tendrá en cuenta lo establecido en el Acuerdo 008 de 2014 en su artículo 3. Son documentos que contienen información sobre la procederá a la conservación total del soporte físico en original por ser gestión de la Entidad, la cual es presentada a diferentes fuentes para la historia de la administración pública, adicionalmente de Los documentos electrónicos y/o digitalizados serán almacenados en los órganos de control. realizará proceso de reproducción en medio tecnológico con fines de servidores de la Escuela Superior de Administración Pública. con respaldo de consulta y preservacion a largo plazo, este proceso será realizado por el seguridad dado por la oficina de Sistemas de conformidad con la Ley 527 de 1999 Grupo de Archivo y Correspondencia, de conformidad con lo establecido de y el Decreto 1080 de 2015 - Título II - Capítulo I y II, expedido por el Ministerio en el Decreto 1080 de 2015 Expedido por el Ministerio de Culturade Cultura - Presidencia de la República. Presidencia de la República artículo 2.8.2.6.3 Preservación de documentos en ambientes electrónicos y articulo 2.8.2.9.7 Integración del patrimonío documental del País; asi mismo la dispuesto en Numeral 2.7 del art. 11 del Acuerdo 004 de 2019.. Se solicitará al responsable del archivo, teniendo en cuenta los inventarios documentales y el procedimiento para préstamo y consulta de documentos. X 1 Resolución 2795 de 2018. Artículo 6. Es el órgano encargado de articular a los diferentes actores de la internacionalización al interior de la institución y de tomar decisiones asociadas al proceso transversal, en los términos de la política de internacionalización... Se reunirá en sesiones convocadas por el Director Nacional o su delegado cuando sea requerido. PDF/A a Acta de Comité 4 X N/A N/A X Outlook a Acta de reunión Versión 03 S X a Convocatoria a reunión de la dependencia 100.780.20 E Outlook a Orden del día 100.780 CT g ACTAS a Convocatoria a comité de internacionalización 100.20.160 ELECTRÓNICO PROCEDIMIENTO DESCRIPCIÓN DE LA SERIE Y/O SUBSERIE VALOR INFORMATIVO Original Decreto 219 de 2004, Artículo 3 Numeral 26. Las demás que le correspondan conforme a las leyes, los estatutos y los reglamentos de la Escuela Superior de Administración Pública, que no estén expresamente atribuidas a otras autoridades, o le sean delegadas por el Consejo Directivo Nacional PDF/A N/A g INFORMES c INFORMES A ENTES DE CONTROL 1 9 X a Solicitud del Informe a entes de control Original PDF/A a Informe a entes de control Original PDF/A a Comunicaciones Oficiales Original PDF/A X Decreto 219 de 2004, Artículo 3 Numeral 26. Las demás que le correspondan conforme a las leyes, los estatutos y los reglamentos de la Escuela Superior de Administración Pública, que no estén expresamente atribuidas a otras autoridades, o le sean delegadas por el Consejo Directivo Nacional N/A Página 1 de 3 Código: RE-A-GD-08 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DOCUMENTOS DE REFERENCIA: PR-A-GD-01 / PT-A-GD-01 ENTIDAD PRODUCTORA: ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA-ESAP UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN NACIONAL OFICINA PRODUCTORA: DIRECCIÓN NACIONAL CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 100 100.780.60 c INFORMES DE GESTIÓN Página ____ de____ 1 9 a Solicitud del Informe de gestión Original a Informe de Gestión Presidencia de la República Original a Informe de Gestión Congreso de la Republica a 100.790 100.790.28 Informe de gestión Departamento Administrativo de Función Publica X PDF/A Decreto 219 de 2004, Artículo 3 Numeral 26. Las demás que le correspondan conforme a las leyes, los estatutos y los reglamentos de la Escuela Superior de Administración Pública, que no estén expresamente atribuidas a otras autoridades, o le sean delegadas por el Consejo Directivo Nacional PDF/A Original PDF/A Original PDF/A N/A N/A Son documentos que contienen informes de la gestión adelantada por la Entidad. Cumplido el tiempo de retención documental en el archivo de gestión una vez finalizado el trámite o actuación administrativa , la Dirección Nacional procederá a realizar la transferencia documental al archivo central de acuerdo con los lineamientos y fechas establecidas por el Grupo de Archivo y Correspondencia, en el archivo central se tendrá hasta cumplir Los documentos se almacenarán en cajas y carpetas de PH neutro, para garantizar su conservación, en lugares donde se mantenga una temperatura que el tiempo de retención. oscile entre los 15 a 20 grados centígrados y una humedad relativa de 45 a 60% y se tendrá en cuenta lo establecido en el Acuerdo 008 de 2014 en su artículo 3. Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, se procederá a la conservación total del soporte físico en original por ser Los documentos electrónicos y/o digitalizados serán almacenados en los fuentes para la historia de la administración pública, adicionalmente de servidores de la Escuela Superior de Administración Pública con respaldo de realizará proceso de reproducción en medio tecnológico con fines de consulta y preservacion a largo plazo, este proceso será realizado por el seguridad dado por la oficina de Sistemas de conformidad con la Ley 527 de 1999 Grupo de Archivo y Correspondencia, de conformidad con lo establecido de y el Decreto 1080 de 2015 - Título II - Capítulo I y II, expedido por el Ministerio de Cultura - Presidencia de la República. en el Decreto 1080 de 2015 Expedido por el Ministerio de CulturaPresidencia de la República artículo 2.8.2.6.3 Preservación de documentos en ambientes electrónicos y articulo 2.8.2.9.7 Integración del patrimonío documental del País; asi mismo la dispuesto en Numeral 2.7 del art. 11 del Acuerdo 004 de 2019. Se solicitará al responsable del archivo, teniendo en cuenta los inventarios documentales y el procedimiento para préstamo y consulta de documentos. g INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS c INVENTARIOS DOCUMENTALES DE ARCHIVO DE GESTIÓN a Inventario documental archivo de gestión a Inventario de transferencia primaria al archivo central a Comunicaciones Oficiales Versión 03 X 2 3 X X Cumplido el tiempo de retención documental en el archivo de gestión una vez finalizado el trámite o actuación administrativa, la Dirección Nacional procederá a realizar la transferencia documental al archivo central de acuerdo con los lineamientos y fechas establecidas por el Grupo de Archivo y Correspondencia, en el archivo central se tendrá hasta cumplir el tiempo de retención. Original Outlook - PDF/A Original Outlook - Aplicativo Gestión Documental Original Outlook - PDF/A Decreto 219 de 2004, Artículo 3 Numeral 26. Las demás que le correspondan conforme a las leyes, los estatutos y los reglamentos de la Escuela Superior de Administración Pública, que no estén expresamente atribuidas a otras autoridades, o le sean delegadas por el Consejo Directivo Nacional N/A Página 2 de 3 N/A Son documentos que permiten llevar el control de los expedientes producidos en la Dirección Nacional, para su posterior consulta. Los documentos se almacenarán en cajas y carpetas de PH neutro, para garantizar su conservación, en lugares donde se mantenga una temperatura que oscile entre los 15 a 20 grados centígrados y una humedad relativa de 45 a 60% y Se solicitará al responsable del se tendrá en cuenta lo establecido en el Acuerdo 008 de 2014 en su artículo 3. archivo, teniendo en cuenta los inventarios documentales y el Los inventarios de las transferencias primarias que se realicen al archivo Los documentos electrónicos y/o digitalizados serán almacenados en los procedimiento para préstamo y central deben conservarse permanentemente en soporte original por su servidores de la Escuela Superior de Administración Pública. con respaldo de consulta de documentos. seguridad dado por la oficina de Sistemas de conformidad con la Ley 527 de 1999 importancia para la consulta de la documentación transferida al archivo central, adicionalmente se realizará proceso de reproducción en medio de y el Decreto 1080 de 2015 - Título II - Capítulo I y II, expedido por el Ministerio tecnológico con fines de consulta y preservación a largo plazo, este de Cultura - Presidencia de la República. proceso será realizado por el Grupo de Archivo y Correspondencia, de conformidad con lo establecido en el Decreto 1080 de 2015 Expedido por el Ministerio de Cultura- Presidencia de la República artículo 2.8.2.6.3 Preservación de documentos en ambientes electrónicos y articulo 2.8.2.9.7 Integración del patrimonio documental del País; así mismo la dispuesto en Numeral 2.7 del art. 11 del Acuerdo 004 de 2019. El inventario de los documentos en trámites se debe conservar debidamente actualizado y deben reflejar las series y subseries, bajo la responsabilidad del jefe de la dependencia. Código: RE-A-GD-08 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DOCUMENTOS DE REFERENCIA: PR-A-GD-01 / PT-A-GD-01 ENTIDAD PRODUCTORA: ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA-ESAP UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN NACIONAL OFICINA PRODUCTORA: DIRECCIÓN NACIONAL CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 100 100.1340 Página ____ de____ g PROGRAMAS PROGRAMAS DE MOVILIDAD ACADÉMICA 100.1340.90 c INTERNACIONAL 2 8 a Convocatoria de movilidad estancia investigativa X Copia PDF/A a Guía Metodológica para la movilidad tipo Misión Internacional Copia PDF/A a Solicitud de postulación para cobertura de movilidad internacional Original PDF/A a Autorización de los padres de familia, tutor legal o acudiente directo, para realizar la movilidad Original PDF/A a Copia de documento de identidad Original PDF/A a Copia del pasaporte vigente Original PDF/A a Copia de la visa Original PDF/A a Certificado de cuenta bancaria personal y activa. Original PDF/A a Certificado de antecedentes judiciales Original PDF/A a Certificado de antecedentes disciplinarios Original PDF/A a Certificado de antecedentes fiscales Original PDF/A Original PDF/A Copia PDF/A a Certificado de suficiencia mínimo B2 en lengua extranjera o su equivalente a Paz y salvo movilidades previas a Comunicación de aceptación de la universidad de destino de aceptación recibo de estancia investigativa copia a Concepto favorable del comité de internacionalización a Seguro médico internacional que cubra las fechas de la movilidad a Certificado de asistencia al taller de inducción del Equipo de Cooperación y Relaciones Internacionales a Resolución que conceda la cobertura de la estancia investigativa Cumplido el tiempo de retención documental en el archivo de gestión una vez finalizado el trámite o actuación administrativa , la Dirección Nacional procederá a realizar la transferencia documental al archivo central de acuerdo con los lineamientos y fechas establecidas por el Grupo de Archivo y Correspondencia, en el archivo central se tendrá hasta cumplir el tiempo de retención. Resolución 2795 de 2018. Artículo 10. Líneas de trabajo del Equipo de Cooperación y Relaciones Internacionales. Movilidades Internacionales. Esta línea de trabajo se encargará de realizar la promoción, organización, coordinación, trámite, articulación, desarrollo y seguimiento de los cinco tipos de movilidad internacional previstos en la Escuela Superior de Administración Pública. N/A Documento de investigación publicable de la estancia investigativa a Comunicaciones Oficiales PDF/A Copia PDF/A Original Outlook - PDF/A Copia PDF/A Original Outlook - PDF/A Original PDF/A Original Outlook - Aplicativo Gestión Documental CONVENCIONES g SERIE DOCUMENTAL c SUBSERIE DOCUMENTAL a TIPO DOCUMENTAL CT CONSERVACIÓN TOTAL N/A Son documentos que contienen información de estudiantes y docentes de la Escuela Superior de Administración Pública - ESAP. y de visitantes internacionales que adelantan investigación en instituciones diferentes a la de su origen. Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, se procederá a realizar una selección del 10% de los documentos en soporte físico correspondientes a estancias investigativas que tengan mayor relevancia para la Escuela Superior de Administración Pública, como fuente de investigación y valor histórico, adicionalmente de realizará proceso de reproducción en medio tecnológico con fines de consulta y preservacion a largo plazo, Grupo de Archivo y Correspondencia, los demás documentos se eliminaran de conformidad con lo establecido en el Decreto 1080 de 2015. Artículo 2.8.2.2.5. Eliminación de documentos y se aplicará lo establecido en el Artículo 22 del Acuerdo 004 de 2019 del Archivo General de la Nación la eliminación será realizada por el Grupo de Archivo y Correspondencia de acuerdo con el capítulo de disposicion final de los documentos del Manual de Archivo de la Escuela Superior de Administración Pública. Los documentos se almacenarán en cajas y carpetas de PH neutro, para garantizar su conservación, en lugares donde se mantenga una temperatura que oscile entre los 15 a 20 grados centígrados y una humedad relativa de 45 a 60% y Se solicitará al responsable del se tendrá en cuenta lo establecido en el Acuerdo 008 de 2014 en su artículo 3. archivo, teniendo en cuenta los inventarios documentales y el Los documentos electrónicos y/o digitalizados serán almacenados en los procedimiento para préstamo y servidores de la Escuela Superior de Administración Pública. con respaldo de consulta de documentos. seguridad dado por la oficina de Sistemas de conformidad con la Ley 527 de 1999 de y el Decreto 1080 de 2015 - Título II - Capítulo I y II, expedido por el Ministerio de Cultura - Presidencia de la República. Outlook a Informe de regreso de la estancia investigativa a X APROBACIÓN FIRMA FIRMA OSCAR JAIRO FONSECA FONSECA SUBDIRECTOR NACIONAL DE SERVICIOS ACADÉMICOS JUAN CARLOS MEDINA POVEDA PROFESIONAL DE ARCHIVO - TARJETA No. 617 FIRMA E MT S Versión 03 ELIMINACIÓN MEDIO TECNOLOGICO SELECCIÓN CARMEN CECILIA LAGOS CABALLERO COORDINADORA GRUPO ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL Y GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN FECHA Octubre 2021 Página 3 de 3 Código: RE-A-GD-08
