UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES” FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES CARRERA CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA C.P.A TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERAS CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS C.P.A. TEMA: “DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE HOTELERO PARA EL HOTEL LOS COFANES DE LA CIUDAD DE PUYO” AUTORAS: TEC. CASA YANCHATIPÁN MARÍA LIVIA TEC. GUATATOCA DAGUA JUDITH LOURDES TUTORA: DRA.MIRYAN ARÉVALO HARO PUYO-PASTAZA 2013 CERTIFICACIÓN DEL TUTOR Certifico que la presente Tesis de Grado sobre el tema de “DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE HOTELERO PARA EL HOTEL LOS COFANES DE LA CIUDAD DE PUYO.- BARRIO CENTRAL”. Previo a la obtención del Título de INGENIERAS EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍAY FINANZAS C.P.A, ha sido desarrollado por las Técnica: Casa María y Guatatoca Judith, bajo mi tutoría y dirección, cumpliendo con todos los requisitos y disposiciones legales establecidas por la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES” por lo que autorizó su presentación. Atentamente; Dra. Miryan Arévalo Haro ASESORA DE TESIS II DECLARACIÓN DE AUTORÍA Técnicas: Casa María y Guatatoca Judith, estudiantes de la FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES CARRERA CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA C.P.A de la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”, declaramos en forma libre y voluntaria que la presente investigación y elaboración de la tesis que versa sobre: DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE HOTELERO PARA EL HOTEL “LOS COFANES” DE LA CIUDAD DE PUYO previo la obtención del Título de INGENIERAS EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS C.P.A, por la facultada de Sistemas Mercantiles de la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES” Atentamente; Tec. Casa Yanchatipán María Livia Tec. Guatatoca Dagua Judith Lourdes III DEDICATORIA El presente trabajo dedicamos a nuestros padres por ser el apoyo incondicional que nos han brindado con su apoyo moral y ser los alentadores para salir adelante. Dedicamos a Dios por ser nuestra guía, el cual nos ha sabido conceder la suficiente sabiduría para poder alcanzar este triunfo. También a nuestros compañeros con quienes compartimos tristezas y alegrías a lo largo de toda nuestra vida estudiantil formando así un grupo lleno de muchas aspiraciones que siempre nos llevaran a conseguir el éxito también nos han ayudado e incentivado para que sigamos adelante brindándonos la ayuda de los conocimientos necesarios cuando han sido oportunas. Tec. Casa Yanchatipán María Livia Tec. Guatatoca Dagua Judith Lourdes IV AGRADECIMIENTO Agradecemos a la UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES” por habernos permitido ingresar a sus aulas para poder recibir los conocimientos y a la vez una formación moral. A todos los ingenieros que de una u otra manera participaron en la formación de nosotros como profesionales quienes nos impartieron sus conocimientos para que podamos ser profesionales competitivos para de esta manera garantizar nuestro futuro profesional. Tec. Casa Yanchatipán María Livia Tec. Guatatoca Dagua Judith Lourdes V ÍNDICE GENERAL PORTADA CERTIFICACIÓN DEL TUTOR ...................................................................................................... II DECLARACIÓN DE AUTORÍA..................................................................................................... III DEDICATORIA ................................................................................................................................ IV AGRADECIMIENTO ........................................................................................................................ V ÍNDICE GENERAL.......................................................................................................................... VI ÍNDICE DE TABLAS ....................................................................................................................... XI ÍNDICE DE GRÁFICOS ................................................................................................................. XII RESUMEN EJECUTIVO .............................................................................................................. XIII EXECUTIVE SUMMARY .............................................................................................................XIV INTRODUCCIÓN................................................................................................................................ 1 CAPÍTULO I ........................................................................................................................................ 2 EL PROBLEMA .................................................................................................................................. 2 1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA............................................................................ 2 1.1.1. Formulación del Problema .............................................................................................. 3 1.1.2. Delimitación del Problema ............................................................................................. 3 1.2. OBJETIVOS ......................................................................................................................... 3 1.2.1. Objetivo General ............................................................................................................ 3 1.2.2. Objetivo Específicos ....................................................................................................... 4 1.3. JUSTIFICACIÓN ................................................................................................................ 4 CAPÍTULO II ...................................................................................................................................... 5 MARCO TEÓRICO ............................................................................................................................ 5 2.1. ANTECEDENTES INVESTIGATIVOS ............................................................................ 5 2.2. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA...................................................................................... 5 2.2.1. Organización General de un Hotel ...................................................................................... 5 2.2.1.2. Funciones en la Organización de un Hotel.................................................................. 7 2.2.2. Concepto de Hotel. ........................................................................................................ 9 2.2.2.1. Clasificación de los Hoteles. ........................................................................................... 9 2.2.2.2. Existe por parte de la Secretaría de Turismo una Evaluación. ...................................... 10 2.2.2.3. El Procedimiento para determinar la categoría: ............................................................ 13 2.2.2.4. Descripción de las actividades de un Hotel. .................................................................. 14 2.2.2.5. Operaciones principales y Control Administrativo. ...................................................... 14 2.2.2.5.1. Hospedaje: ................................................................................................................... 14 VI 2.2.2.5.2. Registro: ....................................................................................................................... 14 2.2.2.6. Normas Internacionales de Contabilidad ...................................................................... 16 2.2.2.6.1. Objetivo ........................................................................................................................ 16 2.2.2.6.2. Alcance ......................................................................................................................... 16 2.2.2.6.3. Finalidad de los Estados Financieros ............................................................................ 16 2.2.2.6.4. Componentes de los Estados Financieros ..................................................................... 17 2.2.2.7. Objetivo de los Estados Financieros ............................................................................. 17 2.2.3. Los Estados Financieros su Preparación y Presentación ......................................... 18 2.2.3.1. Componentes de los Estados Financieros ..................................................................... 18 2.2.3.1.1. Objetivo ........................................................................................................................ 18 2.2.3.1.2. Alcance ......................................................................................................................... 19 2.2.3.2. Propósito de los Estados Financieros ............................................................................ 19 2.2.3.2.1. Componentes de los Estados Financieros..................................................................... 20 2.2.3.3. Costos ........................................................................................................................... 23 2.2.3.3.1. Registro del Costo ........................................................................................................ 23 2.2.3.3.2. Elementos de Costo ...................................................................................................... 24 2.2.3.4. Distribución de los Costos Hoteleros ............................................................................ 24 2.2.3.4.1. Definición ..................................................................................................................... 24 2.2.3.4.2. Marco Conceptual de la Contabilidad ........................................................................... 25 2.2.3.4.2.1. Cuentas Anuales ........................................................................................................... 25 2.2.3.4.2.2. Requisitos de la Información a Incluir en las Cuentas Anuales .................................... 25 2.2.4. Sistema de Información Contable ............................................................................ 25 2.2.4.1. Sistema Contable .......................................................................................................... 26 2.2.4.2. Etapas del Sistema de Información Financiera ............................................................. 26 2.2.4.2.1. Selección del Sistema.................................................................................................... 26 2.2.4.2.2. Fase de Evaluación ...................................................................................................... 27 2.2.4.3. Elementos de la Organización Contable ....................................................................... 27 2.2.4.4. Plan General de Cuentas ............................................................................................ 28 2.2.4.4.1. Estructura ..................................................................................................................... 29 2.2.4.4.3. Sistemas de Codificación .............................................................................................. 32 2.2.4.4.4. Métodos de Codificación .............................................................................................. 32 2.2.4.5. Diferencia entre la Contabilidad Administrativa y la Contabilidad Financiera ............. 33 Tabla N° 4: Diferencias ....................................................................................................................... 33 2.2.4.6. La Contabilidad Internacional .................................................................................. 34 VII 2.2.4.6.1. 2.3. ¿Qué es la Contabilidad Internacional? ....................................................................... 34 IDEA A DEFENDER ......................................................................................................... 35 CAPÍTULO III ................................................................................................................................... 36 MARCO METODOLÓGICO ........................................................................................................... 36 3.1. MODALIDAD DE LA INVESTIGACIÓN ...................................................................... 36 3.1.1. Investigación Cuantitativa ......................................................................................... 36 3.1.2. Investigación Cualitativa ............................................................................................ 36 3.2. TIPOS DE INVESTIGACIÓN .......................................................................................... 37 3.2.1. Investigación Descriptiva .......................................................................................... 37 3.2.2. Bibliografía Documental ............................................................................................ 37 3.2.3. De Campo .................................................................................................................... 37 3.3. POBLACIÓN Y MUESTRA ............................................................................................. 38 3.3.1. Población ..................................................................................................................... 38 3.3.2. Muestra ....................................................................................................................... 38 3.4. MÉTODOS, TÉCNICAS E INSTRUMENTOS ............................................................... 39 3.4.1. Métodos ....................................................................................................................... 39 3.4.1.1. Inductivo – Deductivo................................................................................................. 39 3.4.1.2. Analítico – Sintético .................................................................................................... 39 3.4.1.3. Histórico Lógico .......................................................................................................... 39 3.4.2. Técnicas ....................................................................................................................... 40 3.4.2.1. Observación Científica ............................................................................................... 40 3.4.2.2. Recolección de la Información ................................................................................... 40 3.4.2.3. Encuesta de Datos ....................................................................................................... 40 3.4.3. Instrumentos ............................................................................................................... 40 3.4.3.1. Cuestionarios .............................................................................................................. 40 3.4.3.2. Guía de Entrevista ...................................................................................................... 41 3.5. INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS ....................................................................... 41 3.6. VERIFICACIÓN DE LA IDEA A DEFENDER .............................................................. 46 3.7. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................................................ 46 3.7.1. Conclusiones................................................................................................................ 46 3.7.2. Recomendaciones................................................................................................................ 47 CAPÍTULO IV ................................................................................................................................... 48 MARCO PROPOSITIVO ................................................................................................................. 48 4.1. TÍTULO .............................................................................................................................. 48 VIII 4.2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DE LA EMPRESA .................................... 48 4.2.1. Misión .......................................................................................................................... 48 4.2.2. Visión ........................................................................................................................... 48 4.2.3. Principios..................................................................................................................... 49 4.2.3.1. Gestión Humana ......................................................................................................... 49 4.2.3.2. Ética. ............................................................................................................................ 49 4.2.3.3. Desarrollo Social y Relaciones Comunitarias ........................................................... 49 4.2.3.4. Calidad, Medio Ambiente, Seguridad ....................................................................... 49 4.2.4. Política ......................................................................................................................... 50 4.2.5 Estructura ................................................................................................................... 52 4.3. DESCRIPCIÓN DE CADA UNO DE LOS SERVICIOS QUE TIENE LA .................. 52 EMPRESA .......................................................................................................................................... 52 4.3.1. Tipos de habitaciones a ofrecer ................................................................................. 52 4.3.2. Servicio de limpieza y lavandería .............................................................................. 53 4.3.3. Servicio de internet, televisión, telefonía. .................................................................. 53 4.4. SISTEMA CONTABLE TEÓRICO QUE DE ACUERDO A LA .......................... 53 NORMALIDAD QUE MANEJA EL HOTEL ................................................................................. 53 4.5. 4.5.1. DESARROLLO DE LA PROPUESTA ............................................................................ 54 Esquema de funcionamiento del sistema ................................................................... 54 Requerimientos para ejecutar el archivo.......................................................................................... 54 Pasos para poder utilizar el archivo ................................................................................................. 54 4.5.2. DESCRIPCIÓN DE CADA UNO DE LOS MÓDULOS DEL SISTEMA ............. 56 4.5.2.1 Flujogramas de procedimientos de implementación del sistema contable ............. 57 4.5.3. EL PLAN DE CUENTAS .......................................................................................... 59 4.5.3.1. Finalidades del Plan de Cuentas ................................................................................... 61 4.5.4. ESTADO DE SITUACIÓN INICIAL ...................................................................... 64 4.5.5. Comprobantes de Contabilidad ................................................................................. 66 4.5.6. DIARIO ....................................................................................................................... 75 4.5.6.1. EL PLAN DE CUENTAS .......................................................................................... 75 4.5.6.2. FECHA ........................................................................................................................ 75 4.5.7. MAYOR ...................................................................................................................... 84 4.5.8. BALANCE DE COMPROBACIÓN ....................................................................... 102 4.5.8.1. CUENTA ................................................................................................................... 103 4.5.9. EL ESTADO DE PERDIDAS Y GANACIAS ........................................................ 107 IX 4.5.10. BALANCE GENERAL ........................................................................................... 110 4.5.11. ROL DE PAGOS ...................................................................................................... 112 4.5.12. ROL DE PROVISIONES ......................................................................................... 114 4.5.12.1. Beneficios Sociales .................................................................................................... 114 4.5.12.1.1 Aporte Patronal .......................................................................................................... 114 4.5.12.1.2 Décimo Tercer Sueldo o Bono Navideño .................................................................... 115 4.5.12.1.3 Décimo Cuarto Sueldo o Bono Escolar ...................................................................... 115 4.5.12.1.4 Fondo de Reserva ....................................................................................................... 115 4.5.12.1.5 Vacaciones ................................................................................................................. 115 4.5.13. Metodología. Modelo Operativo ................................................................................. 120 4.5.14. Previsión de la Evaluación .......................................................................................... 121 CONCLUSIONES ............................................................................................................................ 122 RECOMENDACIONES .................................................................................................................. 123 Bibliografía ....................................................................................................................................... 124 ANEXOS ........................................................................................................................................... 125 X ÍNDICE DE TABLAS Tabla N° 1: Clasificación de los Hoteles. ............................................................................................ 10 Tabla N° 2: Evaluación 1 .................................................................................................................... 13 Tabla N° 3: Evaluación 2 .................................................................................................................... 13 Tabla N° 4: Diferencias ....................................................................................................................... 33 Tabla N° 5: Muestra ............................................................................................................................ 38 Tabla N° 6: Conocimiento .................................................................................................................. 41 Tabla N° 7: Manera de llevar la contabilidad ...................................................................................... 42 Tabla N° 8: Informes económicos ....................................................................................................... 43 Tabla N° 9: Implementación de un sistema contable ........................................................................... 44 Tabla N° 10: Toma de decisiones oportunas ....................................................................................... 45 Tabla N° 11: Plan General de Cuentas del Hotel Los Cofanes ............................................................ 62 Tabla N° 12: Estado de situación inicial ............................................................................................. 64 Tabla N° 13: Libro Diario ................................................................................................................... 80 Tabla N° 14: Balance De Comprobación .......................................................................................... 104 Tabla N° 15: Estado de Pérdidas y Ganancias ................................................................................... 109 Tabla N° 16: Balance General .......................................................................................................... 110 Tabla N° 18: Modelo Operativo ........................................................................................................ 120 Tabla N° 19: Evaluación ................................................................................................................... 121 XI ÍNDICE DE GRÁFICOS Gráfico N° 1: Organización General de un Hotel .................................................................................. 6 Gráfico N° 2: Conocimiento ............................................................................................................... 41 Gráfico N° 3: Manera de llevar la contabilidad ................................................................................... 42 Gráfico N° 4: Informes económicos ................................................................................................... 43 Gráfico N° 5: Implementación de un sistema contable........................................................................ 44 Gráfico N° 6: Toma de decisiones oportunas ...................................................................................... 45 Gráfico N° 7: Descripción del módulo de sitema ................................................................................ 56 Gráfico N° 8: Flujo de información contable (ciclo contable) ............................................................. 57 Gráfico N° 9: Menú Principal del Programa ....................................................................................... 58 Gráfico N° 10: Plan de Cuentas .......................................................................................................... 59 Gráfico N° 11: Diario .......................................................................................................................... 78 Gráfico N° 12: Mayor ......................................................................................................................... 84 Gráfico N° 13: Balance de Comprobación ........................................................................................ 103 Gráfico N° 14: Estado de Pérdida y Ganancia ................................................................................... 107 Gráfico N° 15: Rol de Pagos ............................................................................................................. 113 Gráfico N° 16: Rol de Provisiones .................................................................................................... 117 XII RESUMEN EJECUTIVO En una época extremadamente competitiva los riesgos de quedarse y desaparecer son cada vez mayores; esto lo han entendido perfectamente los empresarios y los emprendedores en potencia en las empresas, uno de los procesos que ha merecido especial atención y experimentado mejoras notables es la contabilidad, comprendida como el medio de generación de datos, reportes y balances, es decir, información que usa el gerente en la toma de decisiones. Proceso contable que se encuentra computarizado, en línea y descentralizado, de tal manera que los datos netos, acumulados y específicos se obtienen casi al instante. Un gerente con esta rica y oportuna información estará en capacidad de afrontar los retos de la competencia con buenas probabilidades de éxito. En tal virtud, la Contabilidad se constituye en el eje central para llevar a cabo los diversos procedimientos que conducirán a la obtención del máximo rendimiento económico que implica el constituir una empresa determinada. A diferencia de lo que ocurría en el pasado, cuando la contabilidad solo era una formalidad para cumplir con el cálculo y pago de impuestos, hoy en día la empresa y la contabilidad coexisten desde los inicios del negocio. La empresa requiere la contabilidad si desea progresar, y la contabilidad no tendría objeto si no existiera la empresa. Considerando que la contabilidad es la base sobre la cual se fundamentan las decisiones gerenciales y por tanto, las decisiones financieras. La implementación de un sistema contable, pretende convertirse en una herramienta muy importante que proporcionará la información confiable y oportuna, evitando de esta forma errores en el desarrollo de las actividades administrativas y financieras. XIII EXECUTIVE SUMMARY At a extremely competitive time the risks of remaining and going away are growing up, that is something that entrepreneurs and potential entrepreneurs have understood perfectly, one of the processes that have received particular attention and have experienced notable improvements is the accounting understood as a manner of generating data, reports and balance sheets, that is, information used by the manager in decision-making. Process accounting is computerized, online and decentralized, so that the net data, cumulative and specific obtained almost instantly. A manager with this rich and timely information will be able to meet the challenges of competition with a good chance of success. As such, the accounting becomes the central axis to perform the various processes that lead to the maximization of economic efficiency be involved in a particular company. Unlike what happened in the past, when accounting was just a formality to comply with the calculation and payment of taxes, today the company and accounting coexist from the beginning of the business. The company requires accounting if you want progress and accountability would not object if the company did not exist. Whereas accounting is the basis on which management decisions are based and therefore financial decisions. The implementation of an accounting system, aims to become an important tool that will provide reliable and timely information, thus avoiding errors in the development of administrative and financial activities. XIV INTRODUCCIÓN El presente trabajo bajo el paradigma crítico propositivo engloba opciones articulase entre si, que a la vez permite una comprensión amplia del objeto de transformación como también las bases científicas metodológicas para la elaboración de un estudio profundo del problema y el planteamiento de su posible solución. Acoge un tema de gran interés, ya que el sistema contable es muy importante para la Empresa Hotelera, la misma que no cuenta con un sistema contable para que facilite la toma de decisiones oportunas, la determinación del resultado del ejercicio económico. Hotelería ha ido desarrollando un incremento económico en los últimos tiempos, debido a que cada vez hay más personas que se trasladan de un lugar a otro sea por trabajo o simplemente por turismo; por esta razón en el Ecuador existen una gran variedad de empresas dedicadas a ofrecer servicios de alojamiento, este es el caso del Hotel Los Cofanes de la ciudad de Puyo, que es la empresa en estudio, que luego de realizar un minucioso estudio se pudo determinar que los informes financieros siempre han sido el principal problema de esta empresa, debido a que no cuentan con conocimientos suficientes para la realización de los procesos contables, por esto es necesario diseñar un sistema contable que nos permita tener una buena toma de decisiones oportunas. 1 CAPÍTULO I EL PROBLEMA 1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA El Hotel “Los Cofanes” es una Empresa dedicada a la prestación de servicios de hospedaje, inicio sus operaciones el 10 de septiembre del 2011, La Sra. GALLÓN CALDERON YIRA AMANDA, una mujer dedicada a los negocios decidió comprar esta empresa, el mismo que es administrado por la familia. La ausencia de registros e información contable en el “HOTEL LOS COFANES” de la ciudad de Puyo, ocasiona un desconocimiento de gestión y la determinación del resultado del ejercicio económico para la toma de decisiones oportunas, una de las características básicas de la actividad económico-financiera del hotel es lo corto de su ciclo de operaciones, las operaciones son prácticamente diarias. Acompañando a esta característica podemos destacar de la actividad hotelera la variabilidad de su ciclo de operaciones provocada por las distintas temporadas determinadas según las condiciones climatológicas o los eventos económicos sociales (estaciones del año, ferias y eventos internacionales de prestigio, etc.) que se producen, tanto por parte de la empresa hotelera, como por parte de los huéspedes. Los efectos de la inestabilidad de los ingresos y el efecto combinado de un alto porcentaje de costos fijos, fluctuaciones en los volúmenes de ventas y capacidad ociosa en las bajas temporadas, producen una condición de inestabilidad en la actividad hotelera que no es común en muchas otras actividades. Las empresas hoteleras poseen características generales y 2 características económico-financieras que las diferencian del resto de las actividades comerciales e industriales. 1.1.1. Formulación del Problema La ausencia de procedimientos estandarizados que permita el registro, procesos de información oportuna para el “Hotel Los Cofanes” de la Ciudad de Puyo incide en la eficacia de la gestión y toma de decisiones oportunas. 1.1.2. Delimitación del Problema Objeto de estudio: Contabilidad Campo de acción: Contabilidad Hotelera Lugar: “Hotel Los Cofanes” de la Ciudad de Puyo Tiempo: El estudio se delimitó temporalmente, el año 2012 1.2. OBJETIVOS 1.2.1. Objetivo General Diseñar un sistema contable que facilite la toma de decisiones oportunas, la determinación del resultado del ejercicio económico en el “HOTEL LOS COFANES” de la ciudad de Puyo. 3 1.2.2. Objetivo Específicos Fundamentar teóricamente el sistema contable de empresas hoteleras, proceso administrativo, contabilidad financiera, procesos turísticos. Diagnosticar la situación actual del Hotel Los Cofanes en el área Contable. Formular el sistema contable adecuado a las necesidades y problemas encontrados en el hotel que ayuden a mejorar la situación económica de las familias beneficiarias. 1.3. JUSTIFICACIÓN El proyecto tiene como finalidad determinar la factibilidad de la implementación de un sistema contable a corto y mediano plazo en beneficio del “Hotel Los Cofanes”. Para lograr una buena administración y gestión del negocio hotelero es necesario contar con tres tipos de información: operativa, financiero-contable y de cumplimiento, es necesario contar con un buen sistema contable que proporcione la información necesaria, oportuna y eficaz que haga posible conducir y controlar el negocio. La investigación ayudará a realizar un diagnóstico de la situación actual del “Hotel Los Cofanes” en el área Contable. Contribuir a que el sistema utilizado sea consistente con los principios de contabilidad generalmente aceptados, mediante recomendaciones basadas en los criterios de especialistas de la actividad y las necesidades del Hotel para un entendimiento claro de la información para la toma decisiones efectivas. 4 CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO 2.1. ANTECEDENTES INVESTIGATIVOS Después de una exhaustiva búsqueda realizada en las diferentes bibliotecas de la ciudad no existen trabajos investigativos sobre el tema de estudio, por lo que la presente investigación es de carácter original, no se ha presentado estudios similares en la Universidad. 2.2. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA 2.2.1. Organización General de un Hotel Para los fines de este libro es necesario explicar la forma en la que se encuentra estructurada las empresas cuyo objeto es la explotación de hoteles, moteles, restaurantes y bares. La gráfica de organización que se presenta en la figura corresponde a un hotel de gran turismo, con servicio de bar, restaurante, etc. Esta graficada una idea sobre la forma en que se constituyen las empresas turísticas. Debe tenerse en cuenta que el plan de organización depende, en gran parte, de la magnitud del negocio y de las características que cada hotel posee, por lo que no es posible definir una organización uniforme. Sin embargo, puede decirse que la mayoría de estas empresas sigue una forma de estructura de organización semejante a la presentada. Miguel, L, (2007) p.2 5 ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS 2.2.1.1 ORGANIZACIÓN GENERAL DE UN HOTEL Asesor Legal Auditor externo Gerente General Secretario Subgerente Secretario Habitaciones Contralor Contabilidad Consejo de Administración Auditoria interna Recepción Ropería Departamentos Alimentos y bebidas Servicio Compra de alimentos y bebidas Preparación de alimentos Restaurant Contador Subcontador Cajero general Cajero recepcionista Cajero Restaurante y bar Auxiliares Auditor interno Auditor nocturno Auditor de ingresos auxiliares Jefe de recepción Recepcionista Telefonista Ama de llaves Ayudante Camarista Mozos Capitán de botones Botones Elevadoristas Porteros Almacenistas Ayudantes Mozos Jefe de cocina Cocineros Carniceros Reposteros Panaderos Lavaplatos Mozos Capitán Jefe de meseros Meseros Garrotes Teléfonos Lavandería y tintorería Tabaquería Tienda de regalos Peluquería Florería Bar Jefe de bar Cantineros Ayudantes de cantineros Meseros Gráfico N° 1: Organización General de un Hotel FUENTE: Miguel, L, (2007). Contabilidad Hotelera Mantenimiento Publicidad y promoción 6 Jefe de mantenimiento Pintores, Plomeros Carpinteros, Electricista Ayudante 2.2.1.2. Funciones en la Organización de un Hotel Consejo de administración Comisario Auditoria externa Director general Contralor general Auditor administrativo Gerente general Contador general Auditor interno Gerente de créditos y cobranza Contralor de alimentos y bebidas Gerente de compras Gerente de personal Gerente de alimentos y bebidas Gerente de ventas Subcontador Auditor de ingresos Auditor nocturno Jefe de cajero Caja general Jefe de almacén Asistente de personal 7 Recepción Jefe de turno Ama de llaves Jefe de limpieza Jefe de mantenimiento Jefe de seguridad Jefe de lavandería Jefe de stewart Jefe de cocina Gerente de centro nocturno Gerente de banquetes Jefe de grupos y convenciones Jefe ejecutivo de piso Jefe de reservaciones Jefe de relaciones públicas Cajeros departamentales Cajeros de recepción Auxiliar del jefe de almacén Asistente de diversos (compras) Asistente de alimentos (compras) Inspectora de piso Recepcionista de lavandería Asistente de cocina Capitán de centro nocturno y restaurante 8 Edecanes Portero Recepcionista Operador de teléfonos Costureras Camarista Auxiliar de limpieza Plomero, carpintero, pintor, albañil y barnizador. Fogonero. Miguel, L, (2007) p.4-5 2.2.2. Concepto de Hotel. Es el lugar que proporciona hospedaje y alimentación, así como también es el lugar de entretenimiento para el viajero, se considera como un edificio público, una institución de servicio doméstico y opera en una estructura diseñada para obtener utilidades. Gonzales, M. (2003). p. 2 2.2.2.1. Clasificación de los Hoteles. En Europa existe una forma de clasificar a los hoteles por categorías la cual también es usada en nuestro país en forma similar y de acuerdo a sus servicios y calidad en los mismos, los clasificamos de 1 a 5 estrellas o Gran Turismo. Estas categorías se evalúan conforme a la siguiente tabla. 9 Tabla N° 1: Clasificación de los Hoteles. SERVICIO PUNTAJE 40 25 Habitación Servicios principales 2.2.2.2. Servicios complementarios Instalación física 10 15 Personal administrativo y de servicio 10 TOTAL 100 PUNTOS. Existe por parte de la Secretaría de Turismo una Evaluación. Dentro de los factores a considerar de los renglones anteriores tenemos: 1. Habitación con baño y closet 40 pts. a) Espacio o área de 12 a 20 m2 o más. Acondicionamiento del ambiente (aire acondicionado). Recubrimientos (alfombras, linóleo, tapetes, etc.). Equipos audiovisuales (tv, videos) Box Spring y colchón. Cortinas. Cómoda o tocador. Escritorio o mesa. Teléfono. Buró. Silla y sillones. Recubrimientos de paredes. 10 Lámparas. Objetos decorativos. Misceláneos. b) Servicios principales. Restaurant. Cafetería. Salón para banquetes y/o convenciones. Centro Nocturno. Alberca. Bar. c) Servicios complementarios. Estética. Tabaquería. Arrendadora de autos. Agencia de viajes. Lavandería y tintorería. Área de recreación. Área comercial. d) Instalación física. Ubicación. Calidad de inmueble. Estado de conservación. En referencia al Estado físico de las instalaciones éstas se evaluarán de mínimo a excelentes. 11 2. Personal Administrativo y de Servicio. Para que un hotel sea clasificado dentro del tipo de 5 Estrellas, es indispensable que cuente con un completo personal administrativo y de servicios según la lista que a continuación se describe, en caso contrario la clasificación sería inferior. Director o gerente. Subdirector o subgerente. Subgerente por turno. Director de alimentos y bebidas. Directo de banquetes. Director de ventas. Gerente de reservaciones. Director de relaciones públicas. Gerente de recepción. Recepcionistas. Gerente de crédito. Cajeros. (Caja General y Cajas Departamentales) Jefe de mantenimiento. Personal especializado de mantenimiento. Personal de vigilancia y seguridad. Jefe de cocinas. Meseros. Ama de llaves. Supervisora de habitaciones o de piso. 12 En síntesis para clasificar un hotel se tomarían el número total de puntos obtenidos o reunidos en todos los aspectos mencionados anteriormente de la forma siguiente: Tabla N° 2: Evaluación 1 EVALUACIÓN 1 estrellas De 50 - 59 puntos 2 estrellas De 60 – 69 puntos 3 estrellas De 70 – 84 puntos 4 estrellas De 85 – 94 puntos 5 estrellas De 95 – 100 puntos FUENTE: Gonzales, M. (2003) La Secretaría de Turismo ha organizado un sistema muy similar, a fin de dar a los hoteleros la oportunidad de auto clasificar sus establecimientos. Para tal efecto se debe dar cumplimiento a lo establecido en el cuestionario con los elementos respectivos de hospedaje según las categoría, de 1 a 5 estrellas o Gran Turismo que es la clasificación máxima. Las clasificaciones están determinadas por los requisitos que se cumplan, de acuerdo a la siguiente escala: Tabla N° 3: Evaluación 2 GRAN TURISMO 5 Estrellas 5 Estrellas 5 Estrellas 5Estrellas 5 Estrellas 108 Requisitos 96 – 101 71-76 47-52 33-37 24-27 FUENTE: Gonzales, M. (2003). 2.2.2.3. El Procedimiento para determinar la categoría: - Visita de verificación por parte del personal autorizado por la Secretaría de Turismo. - Aplicación del cuestionario de clasificación. 13 - Entrega de copia del resultado de la aplicación del cuestionario al prestador de servicio indicando la categoría resultante. 2.2.2.4. Descripción de las actividades de un Hotel. Los servicios que proporcionan los hoteles pueden clasificarse como: A) Principales. B) Secundarios. Dentro de los principales están: el hospedaje, restaurant, bar. Los secundarios son: tintorería, lavandería, teléfonos, estacionamiento, peluquería, etc. todo lo que haga más cómoda la estancia del visitante. 2.2.2.5. 2.2.2.5.1. Operaciones principales y Control Administrativo. Hospedaje: La operación de hospedaje se inicia cuando se recibe en el hotel una reservación. Los datos del futuro huésped se anotan en la Hoja de Reservaciones, una vez que previamente se ha verificado si hay habitaciones disponibles en la fecha requerida. Al finalizar el día las hojas de reservación se registran en la Concentración de Reservaciones del Día. 2.2.2.5.2. Registro: Cuando el huésped se presenta en el hotel debe anotar sus datos en una tarjeta de registro proporcionada en la recepción del hotel. Se deberán formular 4 copias, para enviarlas a: al 14 tablero de ocupación, conmutador telefónico, departamento de ropería y al tablero de información. a. El objeto de este registro es: - Conocer visualmente los cuartos que están ocupados y los vacantes. - Poseer los datos de los huéspedes y en caso necesario dar información a terceros. - Atender llamadas recibidas o solicitadas por los huéspedes. - Para verificar la limpieza y orden de la habitación ocupada por medio de la ama de llaves en sus revisiones diarias. b. Apertura de estado de cuenta. Inmediatamente después del registro deberá abrirse el Estado de cuenta correspondiente en la que se anotarán todos los servicios consumidos por el huésped, día, costo, cuarto y el saldo que lleva; deberá estar foliado, siendo deseable que coincida con el de la tarjeta de registro y que contenga los requisitos fiscales. c. Otros servicios. Los servicios secundarios como lavandería, tintorería, teléfonos, etc. Deberán registrarse en notas especiales que se detallaran según su naturaleza. Estas notas se concentran en un informe diario de cada servicio. Gonzales, M. (2003). p. 3 a 11 15 2.2.2.6. 2.2.2.6.1. Normas Internacionales de Contabilidad Objetivo El objetivo de esta norma consiste en establecer las bases para la presentación de los estados financieros, con propósito de información general, a fin de asegurar que los mismos sean incomparables tanto como los estados financieros de la misma entidad de ejercicios anteriores, como con los de otras entidades diferentes. 2.2.2.6.2. Alcance Esta norma se aplica a todo tipo de estado financiero con propósitos de información general, que sean elaborados y presentados conforme a las normas internacionales de información financiera (NIIF). Adolfo, F., Juan, A. y Carlos, R. (209-2010). p. 5 2.2.2.6.3. Finalidad de los Estados Financieros Los estados financieros constituyen una representación estructurada de la institución financiera y del rendimiento financiero de la entidad. El objetivo de los estados financieros con propósito de información general es suministrar información acerca de la situación financiera, del rendimiento financiero y de los flujos de efectivo de la entidad que sea útil a una amplia variedad de usuarios a la hora de tomar sus decisiones económicas. 16 2.2.2.6.4. Componentes de los Estados Financieros Un conjunto completo de estados financieros incluirá los siguientes componentes. a) Balance b) Cuenta de resultados c) Un estado. Adolfo, F., Juan, A. y Carlos, R. (209-2010). p. 6 2.2.2.7. Objetivo de los Estados Financieros El objetivo de los estados con propósito de información general es suministrar información acerca de la situación financiera, del rendimiento financiero y de los flujos de efectivo de la entidad, que sea útil a una ampliación variable de usuario a la hora de tomar sus decisiones económicas. Los estados financieros también muestran los resultados den la gestión por los administradores con los recursos que se les han confiado. Para cumplir este objetivo los estados financieros suministraran información acerca de los siguientes elementos de la entidad. 1. Activos 2. Pasivos 3. Patrimonio neto 4. Gastos e ingresos 5. Otro cambios de patrimonio neto 6. Flujo defectivo Javier, A. y Carvalho, B. (2010). p. 2 17 2.2.3. Los Estados Financieros su Preparación y Presentación 2.2.3.1. Componentes de los Estados Financieros El conjunto completo de estados financieros necesarios para cumplir el anterior propósito, incluye los siguientes: Balances de situación Cuentas de resultados estados de cambios en el patrimonio neto, que muestre, bien: Los cambios en el patrimonial neto, o Los cambios en el patrimonial neto distintos de transacciones con los accionistas u otros propietarios que actúen en su capacidad de propietarios. Javier, A. y Carvalho, B. (2010). p. 3 2.2.3.1.1. Objetivo El objetivo de esta norma es prescribir las bases de presentación de los estados financieros propósito general, para asegurar y comparar con los estados financieros de períodos anteriores, ya sea de la misma empresa o con estados de otras empresas. Para lograr este objetivo se debe establecer consideraciones generales para la presentación de estados financieros, orientación para su estructura y requerimiento mínimo para el contenido de los estados financieros. 18 2.2.3.1.2. Alcance Debe ser aplicada en la presentación de todos los estados financieros de propósito general preparado y presentado de acuerdo con la NEC. Los estados financieros de propósito general son aquellos que tienen el objetivo de cumplir las necesidades de los usuarios que no están en posición de requerir informes a la medida para cumplir sus necesidades. 2.2.3.2. Propósito de los Estados Financieros Los estados financieros son una presentación financiera estructurada de la posición y las transacciones realizadas por una empresa. El objetivo de los estados financieros de propósito general, el proveer información sobre la posición financiera, resultados de operaciones y flujos de efectivo de una empresa que será de utilidad para un amplio rango de usuarios en la toma de sus decisiones económicas. Los estados financieros proveen información relacionados a la empresa sobre: Activos Patrimonio Pasivos Ingreso, gastos, incluyendo ganancias, pérdidas, y flujo de efectivos Esta información ayuda a los usuarios a pronunciarse la oportunidad y certeza de la generación de efectivo y equivalencia de efectivo. 19 La junta de directores y/o otros cuerpos directivos de una empresa son responsables de la preparación y presentación de sus estados financieros. Javier, A. y Carvalho, B. (2010). p. 5-6 2.2.3.2.1. Componentes de los Estados Financieros Los componentes de los estados son: Balance general Estado de resultados Estados que presente todos los cambios en el patrimonio Estado de flujos de efectivos, y, Políticas contables y notas explicativas Las empresas deberían presentar a más de estados financieros, una revisión financiera realizada por la gerencia que describa explique las principales características del resultado financiero y posición financiera de la empresa y las principales incertidumbres que están enfrente. a) Balance General La empresa debe determinar, en base a la naturaleza de sus operaciones si presenta activos y pasivos corriente y no corrientes como clasificaciones separadas en la hoja del balance general. La empresa debe relevar, para cada partido de activo y pasivo que combina montos que serán recaudados o cancelados antes o después de 12 meses, cuando una empresa provee mercaderías o servicios dentro de un ciclo claramente identificable, la clasificación por separado de los activos y pasivos corriente y no corrientes en el balance general provee 20 información útil distinguiendo los activos netos que están continuamente circulando como capital de trabajo de aquellos utilizados en las operaciones a largo plazo de la empresa. b) Estado de Resultado Permite evaluar segmentos de las operaciones del negocio para determinar su contribución a las ganancias de la empresa. El cuerpo del estado de resultados debe incluir las partidas que presentan los siguientes montos: Ingresos Los resultados de las actividades operativas Costos financieros Participación en las utilidades y pérdidas de las asociadas y negocios conjuntos contabilizados utilizando el método patrimonial; Gastos e impuestos Utilidad o pérdida de las actividades ordinarias; Partidas extraordinarias Interés minoritario; y Utilidad o pérdida neta del período Los efectos de varias actividades, transacciones y eventos de una empresa, difieren en estabilidad, riesgo y previsibilidad, y la revelación de los elementos del desempeño ayuda al entendimiento del resultado logrado y determinación de resultados futuros. 21 c) Estados que presenta todos los Cambios en el Patrimonio Los cambios en el patrimonio de la empresa entre dos fechas del balance general reflejan el incremento o disminución de sus activos netos o patrimonio durante el período, bajo los principios particulares de medición adoptados y revelados en los estados financieros. Excepto por los cambios que resulta de las transacciones con accionistas, tales como contribuciones de capital y dividendos, en el cambio general en el patrimonio presenta el total de ganancias y pérdidas generadas por las actividades de la empresa durante el período. d) Estado de Flujos de Efectivos Esta norma establece que la información sobre flujos de efectivo es útil para proveer al usuario de los estados financieros bases para evaluar la habilidad de la empresa para generar efectivo y equivalentes de efectivo y las necesidades de la empresa para utilizar esos flujos de efectivo. e) Políticas Contables La gerencia debe seleccionar y aplicar las políticas contables de la empresa de manera que los estados financieros cumplan con todos los requerimientos de la NEC. Cuando no existan requerimientos específicos la gerencia debe desarrollar políticas para asegurar que los estados financieros proveen información relevante para las necesidades de toma de decisiones de los usuarios confiables. Javier, A. y Carvalho, B. (2010). p. 7-8-9-10 22 2.2.3.3. Costos Costo- costeo.- es el valor inicial de una transacción para un objetivo previsto, que para entenderlo se describe de varias maneras o situaciones, de tal forma que el lector se asegure de aprender no solo el termino, sino su contenido y uso tanto a nivel p`persnal como empresarial. Ricardo, R. (2008) p. 1 2.2.3.3.1. Registro del Costo En toda actividad de intercambio de bienes y servicios por dinero o por canje reciproco, existe un costo inicial. Un precio de costo mal definido puede causar graves inconvenientes financieros en cualquier ente empresarial. La Contabilidad de Costo es la responsabilidad de la información del costo y gasto, por tanto diseña el plan de cuentas, el flujo grama de información de los procesos de producción hasta el producto terminado, de manera que cada proceso se liquide en el momento en que el producto se va conformando, para obtener el costo final, según las ordenes de producción o servicio establecidas. El conocimiento del costo debe ser inmediato, pues de ello depende decisiones como determinar el precio de venta, negociar o vender rápidamente para obtener la rotación de inventarios, obtener los ingresos previstos para pagar las obligaciones de la misma producción, etc. Ricardo, R. (2008) p. 2 23 2.2.3.3.2. Elementos de Costo La conformación del costo, equivale la sumatoria de los pagos y causaciones necesarios para elaborar un producto o prestar un servicio. De acuerdo a su naturaleza se divide elementos, que participa proporcional y porcentualmente de este valor. Ricardo, R. (2008) p. 65 Compras de contado. Físico - valor Entrada a inventarios. Consumo directo de materiales. VALOR DE LOS ELEMENTOS Mano de obra Subjetivo - valor Pagos de gastos Depreciación Causaciones- varias Fuente: Ricardo, R. (2008) p.65 2.2.3.4. Distribución de los Costos Hoteleros 2.2.3.4.1. Definición Hace referencia al total de los diferentes conceptos que se causan en el establecimiento hotelero, por cada departamento de servicio, de acuerdo a parámetros preestablecidos o a 24 establecer, según la base de consumo o causación, así como a la organización contable general, y de costo. Ricardo, R. (2008) p. 83 2.2.3.4.2. Marco Conceptual de la Contabilidad 2.2.3.4.2.1. Cuentas Anuales Cuentas anuales de una empresa comprenden el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria. 2.2.3.4.2.2. Requisitos de la Información a Incluir en las Cuentas Anuales La información incluida en las cuentas anuales debe ser relevante y fiable. La información es relevante cuando es útil para la toma de decisiones económicas, es decir cuando ayuda a evaluar sucesos pasados, presentes o futuros o bien a confirmar o corregir informaciones realizadas anteriormente. Ángel, P., Paloma, R. y Francisco, J. (2008). p.15 2.2.4. Sistema de Información Contable El Sistema de Información está compuesta por el Sistema de Información Contable y el Sistema de Información Gerencial los cuales se alimentan de las transacciones realizadas por las decisiones operacionales, de inversión y financiamiento y operan en forma integral para obtener el mejor provecho de la tecnología disponible en las recolecciones de la información y así poder apoyar la toma de decisiones en cada uno de las áreas funcionales, que a su vez sirven a directivos y dueños de negocios para analizar e interpretar y evaluar la gestión administrativa. Martínez, F. y Ángel, M. (2008). p. 3 25 2.2.4.1. Sistema Contable Suministra información cuantitativa y cualitativa con dos grandes propósitos. Información interna a los gerentes, para uso en la planeación de la estrategia, toma de decisiones y formulación de políticas generales y planes de largo alcance. Información externa para los accionistas del gobierno y terceras personas. El sistema de información contable es la combinación del personal, los registros y los procedimientos que se usan en un negocio para cumplir con las necesidades de información financiera. El sistema contiene la clasificación de las cuentas y de los libros de contabilidad, formas, procedimientos y controles, que sirven para contabilizar y controlar el activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos y los resultados de transacciones. 2.2.4.2. Etapas del Sistema de Información Financiera 2.2.4.2.1. Selección del Sistema En esta etapa se tiene que elegir los procedimientos y métodos que, de acuerdo con las circunstancias resulte más idóneo para la entidad en cuestión. Para ello se sugiere considerar los siguientes aspectos: Conocimiento de la empresa. Elección del procedimiento de procesamiento de datos. 26 Conocer la empresa, implica saber sus características particulares como son actividad de la entidad, marco legal, ejercicio contable, políticas de operación, recursos y respectivas fuentes, así como su organización funcional y jerárquica. 2.2.4.2.2. Fase de Evaluación Esta fase se presenta cuando, una vez realizada y registrada a valor histórico la transacción económica, se requiere que de acuerdos a las normas contables que le son aplicables, se refleje contablemente las situaciones económicas que afecten el valor inicial de la transacción. Se consideran las siguientes etapas: a) Identificación. Establecer las cuentas objeto de valuación, de conformidad con las normas técnicas. b) Clasificación. Determinación de las cuentas sujetas a valuación de conformidad con el catálogo de cuentas del Plan de Cuentas. c) Medición. Establecer la cuantía de la operación por efecto de aplicación de las normas evaluativas. d) Registro. Elaboración del comprobante de contabilidad donde se resumen las operaciones por efecto de aplicación de las normas evaluativas así como su registro en los libros de contabilidad (comprobante de ingreso). 2.2.4.3. Elementos de la Organización Contable La naturaleza productiva en las actividades económicas, ha colocado a la contabilidad ante nuevos problemas, antes que de orden técnicos, más bien de carácter práctico. La parte 27 esencial de la contabilidad, sus principios, no han necesitado alterarse, pues la teoría de la partida doble sigue siendo su fundamento; pero no sucede lo mismo con sus métodos de aplicación. La contabilidad, comprende el registro, clasificación, resumen e interpretación de las transacciones realizadas por la empresa o institución en un sistema de contabilidad, conviene establecer de una manera precisa cual son las cuentas que deberán abrirse en los libros. Esta lista o codificación de cuentas recibe el nombre técnico de catálogo y tiene por objeto, fundamentalmente evitar errores de aplicación en aquellas cuentas que tiene o pueden ser, un movimiento semejante; él catálogo permite también que distintos empleados, posiblemente en oficinas diferentes como en el caso de empresas que tengan agencias o sucursales, designen cuentas de manera uniforme, lo cual, a su vez, facilitará el trabajo de la contabilidad sobre todo si se trata de consolidar cifras homogéneas relativas a distintas dependencias. Martínez, F. y Ángel, M. (2008). p. 5 a 8 2.2.4.4. Plan General de Cuentas Es la lista de cuentas ordenada metódicamente, creada e ideada de manera específica para una empresa o ente, que sirve de base al sistema de procedimiento contable para el logro de sus fines. El plan de cuentas es un instrumento de consulta que permite presentar la gerencia estados financieros y estadístico de importancia trascendente para la toma de decisiones, y posibilitar un adecuado control. Se diseña y elabora atendiendo los conceptos de contabilidades generalmente aceptadas y las normas de contabilidad y de información. 28 2.2.4.4.1. Estructura Se debe estructurar de acuerdo con las necesidades de información presentes y futuras de la empresa, y se elaborará luego de un estudio previo que permita conocer sus metas, particularidades, políticas etc. Por lo anterior, un plan de cuentas debe ser específico y particularizado. Además debe reunir las siguientes características: Sistemático en el ordenamiento y presentación. Flexible y capaz de aceptar nuevas cuentas. Homogéneo en los agrupamientos practicados. Claro en la denominación de las cuentas seleccionadas. La estructura del plan de cuentas debe partir de agrupamientos convencionales, los cuales, al ser jerarquizados, presentan los siguientes niveles: a) Primer Nivel: El grupo está dado por los términos de la situación financiera, económica y potencial así: Situación Financiera Activo Pasivo Patrimonio Situación económica Cuentas de resultados deudoras (o débito) (Gastos) Cuentas de resultados acreedoras (o créditos) (Rentas) Situación potencial Cuentas de orden 29 b) Segundo Nivel: El subgrupo está dado por la división racional de los grupos, efectuada bajo algún criterio de uso generalizado así: El Activo se desagrega bajo el criterio de disponibilidad o liquidez: Activo Corriente Activo Fijo o Propiedad, planta y equipo Diferidos y Otros Activos El Pasivo se desagrega bajo el criterio de exigibilidad: Pasivo Corriente (corto plazo) Pasivo Fijo (largo plazo) Diferidos y Otros Pasivos El Patrimonio se desagrega bajo el criterio de inmovilidad: Capital Reservas Superávit de capital Resultados Las Cuentas de resultados deudoras (o débito) (Gastos) se desagregan así: Gastos operacionales Gastos no operacionales Gastos extraordinarios Las Cuentas de resultados acreedoras (o crédito) (Rentas) se desagregan así: Rentas operacionales Rentas no operacionales Rentas extraordinarias 30 Las Cuentas de Orden se desagregan en: Deudoras Acreedoras 2.2.4.4.2. El Código de Cuentas Es la expresión resumida de una idea a través de la utilización de números, letras y símbolos; en consecuencia, el código viene a ser el equivalente a la denominación de una cuenta. Con la codificación de cuentas se obtienen las siguientes ventajas: Facilita el archivo y la rápida ubicación de las fichas o registros que representan las cuentas. Permite la incorporación de nuevas cuentas dentro del plan como consecuencia de nuevas operaciones. Posibilita, mediante la asignación de código, que se puedan distinguir las clases de cuentas. Permite el acceso, con relativa facilidad, al procesamiento automático de datos. El código de cuentas debe acoger a las siguientes características: Ser flexible: Capacidad de aceptar la intercalación de nuevos ítems Ser amplio: Capacidad de aceptar la intercalación de nuevas categorías o jerarquías Ser funcional: Capacidad para funcionar a través de cualquier medio. 31 2.2.4.4.3. Sistemas de Codificación Alfabético: Cuando se asigna a cada cuenta del plan un código formado por uno o varias letras. Numérico: Se basa en la asignación de números como códigos para identificar las cuentas. Nemotécnico: Se basa en la asignación de códigos que consisten básicamente en las abreviaturas de los nombres de las cuentas. Mixtos: Cuando se utiliza simultáneamente el número, la letra o la abreviatura. 2.2.4.4.4. Métodos de Codificación Método serial simple: Se debe ordenar los datos bajo algún criterio; luego se les asigna un número, comenzando por el uno, respetando la serie numérica. Este método no permite una clasificación jerarquizada y sería un grupo. Método serial simple saltado: Ordenando los datos bajo algún criterio, se salta o interrumpe la serie, con el objeto de intercalar en el futuro nuevos datos. Tampoco permite jerarquizar los datos y seria cuenta. Método serial en bloques: Establece un tipo de agrupamiento y de jerarquía al determinar límites, respetando la serie numérica, para el grupo o la categoría. Método de dígitos finales: Frente a cualquier composición que tenga el dígito, solo aquellos ubicados a la derecha del mismo son los que realmente constituyen el código. Método Decimal punteado establece la jerarquización de los datos. Este es el método más utilizado en la práctica contable, por ser fácil integrador y generalizador. Martínez, F. y Ángel, M. (2008). p. 9 a 17 32 2.2.4.5. Diferencia entre la Contabilidad Administrativa y la Contabilidad Financiera Tabla N° 4: Diferencias CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA Usuarios principales CONTABILIDAD FINANCIERA Administradores de la organización de distintos Actores externos, como inversionistas y agencias niveles . gubernamentales; también administradores de la organización. Libertad par elegir las medidas No hay mas restricción que los costos en relación Restricciones por los principios de contabilidad contables con los beneficios para tomar las mejores decisiones generalmente aceptados(PCGA) . administrativas. Implicaciones de la La elección debe considerar la forma en que las La elección se basa en la forma de comunicar y en la medición del mediciones y reportes influirán en el comportamiento comunicación misma de los fenómenos económicos. comportamiento al cotidiano de los administradores. Son secundarias las consideraciones acerca del seleccionar medidas comportamiento, aunque las compensaciones de los contables ejecutivos con base en los resultados que se reportan podrían influir en su comportamiento. Enfoque de tiempo Orientación al futuro: uso formal de los presupuestos Orientación al pasado: evaluación histórica. Ejemplo: así como de los registros históricos. Ejemplo: Rendimiento real 2002 versus rendimiento real 2001. presupuesto 2002 versus rendimiento real 2002. Horizonte de tiempo Flexible, varia de una hora a 10 hasta 15 años. Menos flexible; por lo general un año o un trimestre. Tipos de reportes Reportes detallados: Resúmenes de reportes: los reportes trataran sobre todo Incluyen detalles sobre las partes de la entidad, la entidad en su entidad en su conjunto. productos, departamentos, territoriales, etc. Descripción de El campo de acción está definido con menor El campo de acción está definido con mayor claridad. actividades claridad. Menor uso de fichas disciplinadas. FUENTE: Horngren, C. (2006). 33 2.2.4.6. La Contabilidad Internacional 2.2.4.6.1. ¿Qué es la Contabilidad Internacional? La mayoría de los estudiantes de contabilidad están familiarizados con la contabilidad financiera y la contabilidad administrativa, pero muchos tienen tan solo una idea vaga de que es la contabilidad internacional. Definida ampliamente, el área contable de la contabilidad internacional abarca las áreas funcionales de contabilidad financiera, contabilidad administrativa, auditoria, la imposición de contribuciones y los sistemas de información contable. En la contabilidad internacional la palabra internacional puede definir en tres niveles diferente. En un primer nivel es la contabilidad supranacional, la cual denota las normas, los lineamientos y las reglas de contabilidad, de auditoría y de impuestos emitidas por las organizaciones supranacionales. En un segundo nivel, el nivel de la compañía, la contabilidad internacional puede visualizarse en términos de las normas, los lineamientos y las prácticas que sigue una compañía en relación de sus actividades de negocios internacionales y de inversión extranjeras. El tercer nivel (el más amplio), la contabilidad internacional puede verse como el estudio de las normas, los lineamientos y las reglas de contabilidad, de auditoría y de imposición de contribuciones que existe dentro de cada país, así como la comparación de esos conceptos entre los países. Doupnik, T. y Perera, H. (2007) p. 3 34 2.3. IDEA A DEFENDER Fundamentar teóricamente el sistema contable para el Hotel Los Cofanes, proceso administrativo, contabilidad financiera, procesos turísticos, formular el sistema contable adecuado a las necesidades y problemas encontrados en el hotel que ayuden en el mejoramiento de la gestión y toma de decisiones empresariales. 35 CAPÍTULO III MARCO METODOLÓGICO 3.1. 3.1.1. MODALIDAD DE LA INVESTIGACIÓN Investigación Cuantitativa La investigación cuantitativa es aquella que permite examinar los datos de manera científica, más específicamente en forma numérica generalmente con ayuda herramientas del campo de la estadística. Para que exista metodología cuantitativa se requiere el elementos del problema que es la ausencia de un sistema Contable en el “Hotel Los Cofanes” exista una relación cuya naturaleza sea representable por algún modelo numérico ya sea lineal, exponencial. 3.1.2. Investigación Cualitativa Es el procedimiento metodológico que utiliza palabras textos, discursos dibujos gráficos e imágenes para comprender el problema del Hotel Los Cofanes, por medio de significados y desde la respectiva holística, pues se trata de entender el conjunto de cualidades interrelacionadas que caracterizan a un determinado fenómeno. 36 3.2. TIPOS DE INVESTIGACIÓN 3.2.1. Investigación Descriptiva Llegaremos a conocer las situaciones, costumbres y actitudes predominantes del Hotel Los Cofanes a través de la descripción exacta de las actividades, objetos, procesos y personas. Su meta no se limita a la recolección de datos, sino a la predicción e identificación de las relaciones que existen entre dos o más variables. 3.2.2. Bibliografía Documental Analizaremos libros, revistas, folletos, documentos, páginas WEB que nos permita recoger teorías y bases conceptual de autores actualizados, que se refiere al área de control interno, para lo acudimos a la biblioteca de UNIANDES, lo que permitirá fundamentar científicamente, la cual se tomara en cuenta la fuente de datos que pueden ser primarias y secundarias. 3.2.3. De Campo Realizaremos un estudio sistemático a todos los procesos que se dan en el área del Hotel Los Cofanes en la Ciudad de Puyo, y se recopila toda la información necesaria para cumplir con los objetivos de la investigación y llevar acabo la propuesta de diseñar un sistema contable. 37 3.3. POBLACIÓN Y MUESTRA 3.3.1. Población La población de este trabajo de investigación está dirigida al Gerente y Empleados del Hotel Los Cofanes. 3.3.2. Muestra Por tratarse de una empresa Hotelera cuyos componentes son fácilmente manejables se obtuvo una muestra para la investigación al Gerente y se trabajó con los Empleados. Tabla N° 5: Muestra SEGMENTO Gerente Recepcionista Camarera de Piso Camarera de Piso Extra Guardián Auxiliar de Servicios TOTAL N° DE PERSONAS 1 1 1 1 1 1 6 Fuente: Hotel los Cofanes Elaboración: María Casa Judith Guatatoca 38 3.4. MÉTODOS, TÉCNICAS E INSTRUMENTOS 3.4.1. Métodos 3.4.1.1. Inductivo – Deductivo El inductivo “Es aquel que va de lo particular a lo general de lo concreto a lo abstracto”, es decir que a través de análisis, descompone en todo en sus partes para formular principios reglas y leyes muestras que el “deductivo es el que va de lo general a lo particular de lo abstracto a los correcto” es así que a partir de la síntesis llega a la interrogación de las partes. Este método se utiliza durante el proceso de análisis e interpretación de los resultados. 3.4.1.2. Analítico – Sintético Nos permitirá realizar los hechos o fenómenos que se involucran en la problemática, en procurar a establecer soluciones y alternativas prudentes en el problema del Hotel Los Cofanes. 3.4.1.3. Histórico Lógico Parte de la investigación de los conocimientos, “Sensación, precaución, imagen, concepto hacia la idea, personas instituciones, empresas, cooperaciones etc. Con relación a un determinado tiempo y lugar recogiendo datos veraces citándolos y sintetizando los hasta establecer la verdad histórica. Lo que ayudara para concluir con la formulación de la propuesta planteada al Hotel Los Cofanes, misma que será aplicada en la fundamentación de las diferentes teorías científicas que aparecen en el marco teórico. 39 3.4.2. Técnicas 3.4.2.1. Observación Científica Esta técnica nos permite reafirmar de una manera directa las aseveraciones y/o preguntas formuladas a los sujetos de estudios. Nuestro trabajo es observar directamente al sujeto de estudio, combinar técnicas a la vez, sean estas la entrevista y la observación y/o encuesta y observación para la respectiva solución del problema encontrado en el Hotel los Cofanes. 3.4.2.2. Recolección de la Información Acumularemos datos, pruebas, documentos, que permiten aplicar o precisar el respectivo problema del Hotel los Cofanes. 3.4.2.3. Encuesta de Datos Se realizara encuesta la cual se consideraremos como una técnica destinada a obtener información primaria, para proyectar sus resultados sobre las 6 personas que prestan servicios en el Hotel. 3.4.3. Instrumentos 3.4.3.1. Cuestionarios Es la lista de preguntas que nos proponemos para llegar a un fin y que serán organizadas en el instrumento de recolección de información. 40 3.4.3.2. Guía de Entrevista Encaminado a entrevistar a las personas que laboran en el “Hotel Los Cofanes” para resolver el problema. 3.5. INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS A continuación se presentan en cuadros y gráficos estadísticos los resultados obtenidos de la encuesta aplicadas al personal del Hotel Los Cofanes de la ciudad de Puyo. Resultado de las encuestas dirigidas al personal que labora en el Hotel Los Cofanes. 1. ¿Conoce usted si el Hotel utiliza algún sistema contable? Tabla N° 6: Conocimiento Opciones Frecuencia % SI 2 33,33 NO 4 67,67 TOTAL 6 100 Fuente: Encuesta de datos Elaboración: María Casa Judith Guatatoca Gráfico N° 2: Conocimiento Fuente: Encuesta de datos Elaboración: María Casa Judith Guatatoca 41 Análisis: De un total de 6 empleados encuestados el mismo que representa el 33% manifiesta que el Hotel utiliza un sistema contable y el 67% manifiestan que no existe un sistema contable. Interpretación: El 67% de empleados encuestados manifiestan que la inexistencia de un sistema contable provoca que las actividades diarias no tengan seguridad y razonabilidad en los servicios prestados. 2. ¿Cree usted que actualmente el Hotel lleva de manera adecuada la contabilidad? Tabla N° 7: Manera de llevar la contabilidad Opciones SI NO TOTAL Frecuencia 1 5 6 Fuente: Encuesta de datos % 16,67 83,33 100,0 Elaboración: María Casa Judith Guatatoca Gráfico N° 3: Manera de llevar la contabilidad Fuente: Encuesta de datos 42 Elaboración: María Casa Judith Guatatoca Análisis: El 83% del personal encuestado manifiestan que el Hotel no lleva adecuadamente la Contabilidad y el 17% considera que si lleva una adecuada contabilidad el Hotel Los Cofanes. Interpretación: El 83% de empleados encuestados que labora ostenta que el Hotel no lleva apropiadamente la contabilidad. 3.- ¿Considera que los informes económicos presentados son reales? Tabla N° 8: Informes económicos Opciones Frecuencia % SI 2 33,33 NO 4 66,67 TOTAL 6 100,0 Fuente: Encuesta de datos Elaboración: María Casa Judith Guatatoca Gráfico N° 4: Informes económicos Fuente: Encuesta de datos Elaboración: María Casa Judith Guatatoca Análisis: El 67% de personal que labora en el Hotel deduce que los informes económicos presentados no son reales y el 33% manifiesta que los informes presentados son reales. 43 Interpretación: El 67% de personal que labora en el Hotel da a conocer que los informes que presenta el Hotel no son verídicos y poco confiables por la falta de un sistema contable. 4. ¿Cree usted que es necesaria la implementación de un sistema contable en el Hotel? Tabla N° 9: Implementación de un sistema contable Opciones SI NO TOTAL Frecuencia 6 0 6 Fuente: Encuesta de datos % 100,0 0,00 100,0 Elaboración: María Casa Judith Guatatoca Gráfico N° 5: Implementación de un sistema contable Fuente: Encuesta de datos Elaboración: María Casa Judith Guatatoca Análisis: El 100% de personal encuestado manifiesta que facilitaría la toma de decisiones oportunas. Interpretación: La implementación de un sistema Contable en Hotel es primordial con la finalidad de mejorar el resultado del ejercicio económico según los empleados del Hotel. 44 5.- Piensa usted que el Sistema Contables mejorar la toma de decisiones oportunas para el Hotel. Tabla N° 10: Toma de decisiones oportunas INDICADOR SI NO TOTAL FRECUENCIA 6 0 6 Fuente: Encuesta de datos % 100,0 0,00 100,0 Elaboración: María Casa Judith Guatatoca Gráfico N° 6: Toma de decisiones oportunas Fuente: Encuesta de datos Elaboración: María Casa Judith Guatatoca Análisis: El 100% manifiesta que el Sistema Contables mejorara la toma de decisiones oportunas dentro la actividad hotelera. Interpretación: Los empleados que laboran, consideran que es necesario un sistema contable para poder medir y presentar los resultados obtenidos en el ejercicio económico y tomar decisiones oportunas. 45 3.6. VERIFICACIÓN DE LA IDEA A DEFENDER “La implementación de un sistema contable hotelero para el “Hotel Los Cofanes” de la ciudad de Puyo incidirá en el mejoramiento de la gestión y toma de decisiones empresariales”. Las preguntas de las encuestas ayudan a determinar la factibilidad de la implementación de la propuesta a corto y mediano plazo, para el 100% de las personas encuestadas de la empresa es necesario y relevante la implementación y diseño del sistema contable. 3.7. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 3.7.1. Conclusiones Se considera de importancia la implementación de un sistema contable para el “Hotel Los Cofanes” pues ayudará a mejorar la gestión de recursos financieros para la toma de decisiones con la finalidad de procesos internos claros y función de las metas institucionales. El “Hotel los Cofanes” es una empresa que no cuenta con un sistema contable apropiado, existe un desconocimiento en materia de contabilidad por ende la inexistencia de plan de cuentas, libro diario, mayor, balance de comprobación, estados financieros. Del estudio y la investigación realizada al Hotel se establece, que es una fuente generadora de empleo en un alto porcentaje, al aplicar este sistema les permitirá un crecimiento gradual para mejorar su rentabilidad Hotelero. 46 3.7.2. Recomendaciones Implementar el sistema contable descrito en este trabajo el mismo que presenta un adecuado plan de cuentas, libro diario, mayor, balance de comprobación, estados financieros. Revisar de una manera minuciosa los documentos contables asimismo exigir el respectivo documento para respaldar las transacciones efectuadas frente al Servicio de Rentas Internas de esta manera no se presentara información incorrecta a esta entidad y la planta evitará problemas legales a futuro. Al contar con datos, información y respaldos a través de este sistema contable los beneficios en la calidad de servicios, se incrementarán y por ende serán un aporte importante en el desarrollo económico de las familias que se benefician del Hotel. Es necesario desarrollar un modelo que tenga en cuenta la opinión del personal de primera línea de trabajo, incorporando innovaciones, velocidad y calidad, para que sea más flexible la planificación y control, incluyendo las necesidades del cliente. 47 CAPÍTULO IV MARCO PROPOSITIVO 4.1. TÍTULO Diseño de un Sistema Contable Hotelero para el “Hotel Los Cofanes” de la ciudad de Puyo. 4.2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DE LA EMPRESA 4.2.1. Misión “Ofrecer servicios hoteleros de excelencia, creando clientes leales y satisfechos que regresen al hotel por su calidad y servicio, ya que estos constituyen la clave del éxito. Preocupándonos por la valorización de nuestros empleados y beneficio de la sociedad” 4.2.2. Visión “Convertirnos en una empresa con sólido prestigio hotelero a nivel local, nacional e internacional, fomentando el desarrollo turístico de la Ciudad de Puyo; ofreciendo servicios personalizados que permitan el bienestar de nuestros clientes. Siempre comprometidos a través de la mejora continua dentro de un marco de cultura y hospitalidad Puyense”. 48 4.2.3. Principios 4.2.3.1. Gestión Humana El Hotel Los Cofanes reconoce el compromiso que existe con sus colaboradores y el de ellos con el Hotel, por eso se ha creado un grato ambiente de trabajo que incentive el bienestar y el desarrollo personal y profesional de cada uno. 4.2.3.2. Ética. Para crecer y consolidar el desarrollo empresarial, el Hotel Los Cofanes parte de los principios éticos a ser aplicados con los clientes, proveedores, accionistas, empleados y con nuestra sociedad. 4.2.3.3. Desarrollo Social y Relaciones Comunitarias El Hotel los Cofanes trabaja intentando lograr un equilibrio con la sociedad, respetando los lineamientos establecidos por nuestro Gobierno Central, Regional y Local. 4.2.3.4. Calidad, Medio Ambiente, Seguridad Nuestros servicios están basados en la excelencia y calidad, que va estrictamente de la mano con la conservación de nuestro medio ambiente, evitamos la contaminación de nuestros ríos, de nuestro aire y evitamos también la emisión de ruidos dentro de nuestras instalaciones. Cada uno de nuestros ambientes, tiene avisos y señales que nos ayudan a tener cuidado por el respeto y conservación de nuestro planeta. 49 Seguimos procesos nacionales, así como normas legales para prestar seguridad a los clientes, contra incendios, contra robos y otras tragedias. Los avisos y señales puestos en puntos estratégicos del Hotel, ayudan a los huéspedes a seguir un ordenamiento para evitar tragedias. 4.2.4. Política No se permite el acceso de personas no registradas a las habitaciones de los huéspedes. El hotel se reserva el derecho de admisión de visitas acompañantes u ocasionales a las instalaciones del hotel, en ningún caso se permitirá el acceso de las mismas a las habitaciones. Es una medida de seguridad tanto para el cliente como para el hotel. El hotel tiene prohibido a sus clientes fumar en las habitaciones, el hecho causa deterioro de las mismas y se cobrara un 40% del total de la tarifa como costo de limpieza adicional en cada incidencia. El hotel tiene un horario de limpieza comprendido entre las 8:00am y las 12:00pm, si la habitación no está disponible durante este horario no se le realizara aseo a la habitación. El hotel exige a sus huéspedes un horario de silencio comprendido entre las 11:00pm y las 9:00am. Está prohibido el uso o consumo de drogas alucinógenas en las instalaciones del hotel, de conocerse el uso de estas, el hecho será notificado a las autoridades pertinentes. El hotel pide a sus clientes no sentarse en las mesas de las habitaciones, esto para evitar lesiones personales y daños en la habitación. 50 Las llaves de las habitaciones deben ser entregadas en la recepción del hotel, la perdida de una llave implica el remplazo de la cerradura para seguridad de los huéspedes. En caso de perdida por parte del visitante será cobrado de acuerdo al precio de la cerradura. Para garantizar su reserva, el cliente debe pagar el cincuenta por ciento (50%) del valor total de la estadía. Para reservas de una sola noche deberá pagar el 100% del valor. Para cancelar una reserva hecha se debe informar antes de 24 horas a la fecha de la reserva, se devolverá el cincuenta por ciento (50%) del valor pagado. De lo contrario no será devuelto el dinero. No se devolverá el dinero de la reserva, si esta se realizó aplicando algún descuento especial o para reservas realizadas en temporada alta. Si desea permanecer hospedado un tiempo más del establecido, deberá informar antes de 12 horas de cumplirse. No está permitido el ingreso de mascotas. El hotel da alojamiento gratuito a un menor de 3 años en la habitación de sus padres, para un niño menor de 3 años adicional se cobrara media tarifa. Niños mayores a 3 años pagan la misma tarifa de adulto 51 4.2.5 Estructura GERENTE CONTADORA ALOJAMIENTO RECEPCIÓN 3 Camareras 1 Recepcionistas MANTENIMIENTO Auxiliar de Mantenimiento 1 Guardián para la noche Elaboración: María Casa Judith Guatatoca 4.3. DESCRIPCIÓN DE CADA UNO DE LOS SERVICIOS QUE TIENE LA EMPRESA 4.3.1. Tipos de habitaciones a ofrecer El Hotel Los Cofanes ofrece un total de 30 acogedoras y elegantes habitaciones equipadas con: Agua caliente, Baño Privado TV Cable, Garaje, distribuidas Simples – Matrimoniales – Dobles – Triples y Familiares. 52 4.3.2. Servicio de limpieza y lavandería En nuestro Hotel, la limpieza de las habitaciones será primordial para poder otorgar un servicio de excelencia. Se establecerán estándares de servicio y limpieza de las habitaciones, para ello el huésped podrá programar el momento que desee el servicio anteriormente mencionado. El servicio de lavandería para comodidad del huésped no tendrá costo alguno. 4.3.3. Servicio de internet, televisión, telefonía. Cada habitación contara con el servicio de internet inalámbrico disponible a la solicitud del huésped las 24 horas del día. Contará con servicio de televisión, en caso de servicio de Telefonía, contara con la posibilidad de realizar llamadas nacionales, con cargo extra a su habitación. 4.4. SISTEMA CONTABLE TEÓRICO QUE DE ACUERDO A LA NORMALIDAD QUE MANEJA EL HOTEL El Hotel Los Cofanes de la ciudad de Puyo no cuenta con un Sistema Contable y responde a la necesidad de superar una debilidad por la inexistencia de un Sistema Contable y la falta de aplicación de los procesos contables que permitan realizar la toma de decisiones oportunas, minimizando riesgos y aumentando la eficiencia de las operaciones. Se considera de importancia la implementación de un sistema contable para el “Hotel Los Cofanes” pues ayudará a mejorar la gestión de recursos financieros para la toma de decisiones con la finalidad de procesos internos claros y función de las metas institucionales. 53 4.5. DESARROLLO DE LA PROPUESTA 4.5.1. Esquema de funcionamiento del sistema Para acceder al programa hacemos doble clic en el archivo de Excel, es como cualquier otro archivo de Microsoft Excel, a continuación el sistema le va a solicitar la Contraseña. La contraseña es CONTA se debe poner con mayúsculas de lo contrario el sistema no lo va a reconocer. Para un adecuado funcionamiento del sistema debemos habilitar los macros, esto lo podemos realizar haciendo clic en Opciones…, el recuadro que aparece a la derecha de “Advertencia de seguridad Las macros se han deshabilitado.” El programa contiene básicamente las hojas necesarias para completar un ciclo contable, esto es: Diario General, Mayor General, Balance de Comprobación, Balance General y Estado de Resultados. Con un apropiado criterio contable y los respectivos documentos fuente se puede registrar en la hoja del Diario, las transacciones de empresas comerciales, de servicios o de cualquier institución que necesite llevar contabilidad, el sistema es completamente automatizado, esto quiere decir que apenas se registre un asiento de diario, se actualiza toda la información. Requerimientos para ejecutar el archivo. Tener instalado Microsoft Office Excel 2010. Pasos para poder utilizar el archivo Copiar el archivo en un lugar seguro 54 Ejecutar el archivo Ingresar la clave Comenzar a utilizar 55 4.5.2. DESCRIPCIÓN DE CADA UNO DE LOS MÓDULOS DEL SISTEMA SISTEMA MÓDULOS PLAN DE CUENTAS COMPROBANTES BALANCES Es un sistema de procedimientos contable, por medio del cual las cuentas son ordenadas mediante la asignación de un código. Son documentos autorizados previamente por el SRI, que respaldan las transacciones efectuadas por el Hotel en la transferencia de bienes o por la prestación de servicios. Son los Informe financiero que reflejara la situación del patrimonio del Hotel los Cofanes en un momento determinado. MAYOR GENERAL Nos permite llevar el registro contable de todas las operaciones del Hotel, consolidando los resultados operativos y generando los estados financieros. ESTADOS FINANCIEROS Son informes que utilizara el Hotel para reportar la situación económica y financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o período determinado. .. REPORTES LISTADO DE CÓDIGOS CONTABLES LISTADO DE COMPROBANTES BALANCES DE COMPROBACIÓN BALANCES GENERALES ANÁLISIS DE MOVIMIENTOS 56 Elaboración: María Casa Judith Guatatoca Gráfico N° 7: Descripción del módulo de sitema 4.5.2.1 Flujogramas de procedimientos de implementación del sistema contable 1. Soporte Externos 1. Soporte Internos 2. Codificación de Soportes Internos 3. Comprobantes de Contabilidad 3. Análisis de transacciones del periodo 3.1 Rol de pagos 3.1.2 Ajustes 4. Libro Diario 5. Libro Mayor 6. Balance de Comprobación de Sumas Y Saldos 7. Balance de Estados Pérdidas y Ganancias 8. Balance General Gráfico N° 8: Flujo de información contable (ciclo contable) 57 Elaboración: María Casa Judith Guatatoca Dirección: Av. Ceslao Marín y 27 de Febrero Teléfono: 032885560 YIRA GALLÓN RUC: 0800683831-001 PROPIETARIA PONE A SU DISPOSICIÓN DE CONFORTABLES HABITACIONES Hotel Cofanes LIBRO DIARIO Hotel Cofanes PLAN DE CUENTAS Hotel Cofanes EST. SITUACION INICIAL Hotel Cofanes MAYORIZACIONES ROL DE PAGOS Hotel Cofanes BALANCE DE COMPROBACIÓN Hotel Cofanes ESTADO DE RESULTADO Hotel Cofanes BALANCE GENERAL Gráfico N° 9: Menú Principal del Programa Elaboración: María Casa Judith Guatatoca 58 4.5.3. EL PLAN DE CUENTAS Es un sistema de procesamiento contable, por medio del cual las cuentas son ordenadas metódicamente mediante la asignación de un código. La forma universalmente aceptada es mediante el sistema decimal, el que se basa en la codificación numérica de cada cuenta o conjunto de cuentas, de acuerdo a su naturaleza y su ubicación en el Plan de Cuentas. Gráfico N° 10: Plan de Cuentas Elaboración: María Casa Judith Guatatoca En esta hoja constan todas las cuentas que intervienen en la Contabilidad tomando en consideración sus distintas jerarquías y niveles. Como podemos observar en la gráfica anterior, el plan de cuentas está conformado por 4 niveles: 1er Nivel: Grupos principales de cuentas identificados con letra azul y negrilla. 2do Nivel: Grupos secundarios de cuentas identificados con negrilla. 3er Nivel: Grupos de cuentas de mayor en letra normal-. 59 4to Nivel: Cuentas de movimiento, resaltadas con verde claro y con las cuales realizamos los asientos de diario. Los nombres de las cuentas se pueden modificar, eliminar junto con el código correspondiente o incrementar según las necesidades del usuario. En caso de incrementar un nuevo código, se debe insertar una nueva fila, poner el nombre de cuenta correspondiente y copiar las fórmulas de las columnas C, D, E, F y M, además se debe incorporar la fila insertada en la fórmula de la suma del nivel 3. Posicionándonos en la celda H12 y presionando la tecla F2, podemos observar como ejemplo la fórmula de la suma para incorporar la nueva fila cuando se dé el caso. Vamos a suponer que se ha abierto una nueva cuenta corriente en el Banco del Azuay, es necesario entonces posicionarnos en la celda A20, luego oprimimos el botón derecho del Mouse y aparecerá: 60 Escogemos “Insertar” luego aparece: Hacemos clic en “Insertar toda una fila”, luego en “Aceptar” en la nueva fila, en la celda A20 ponemos el código 1.1.1.24, en B20 ponemos BANCO DEL AZUAY, luego copiamos las fórmulas de las celdas C19, D19, E19 y F19 y pegamos estas fórmulas en las celdas C20, D20, E20 y F20. Elaboración: María Casa Judith Guatatoca 4.5.3.1. Finalidades del Plan de Cuentas Contribuir al cumplimiento de los objetivos de la contabilidad Brindar información Ayudar al control Facilitar la imputación de los registros contables 61 Tabla N° 11: Plan General de Cuentas del Hotel Los Cofanes PLAN DE CUENTAS 1. ACTIVO 1.1. 1.1.01 1.1.01.001 1.1.01.002 1.1.01.003 1.1.02 1.1.02.001 1.1.02.002 1.1.02.003 1.1.02.004 1.1.03 1.1.03.01 1.1.03.01.001 1.1.03.01.002 1.1.03.01.003 1.1.03.01.004 1.1.03.01.005 1.1.03.01.006 1.1.03.02 1.1.03.02.001 1.1.03.02.002 1.1.03.02.003 1.1.03.02.004 1.1.03.02.005 1.1.03.02.006 1.1.03.02.007 1.2. 1.2.01 1.2.01.001 1.2.02 1.2.02.001 1.2.02.002 1.2.03 1.2.03.001 1.2.04 1.2.04.001 ACTIVO CORRIENTE CAJA BANCO CAJA CHICA CAJA BANCO DEL PICHINCHA C.C. 20735-4 EXIGIBLES IVA PAGADO RETENCIONES IR ANTICIPADO RETENCIONES IVA ANTICIPADO CREDITO TRIBUTARIO REALIZABLE SUMINISTRO DE LIMPIEZA CLORO GALON PAPEL HIGENICO JABON HOTELERO SACHET DE SHAMPOO SUAVITEX GALON DETERGENTES FUNDAS MATERIAL DE HOTEL SABANAS DE 2 PLAZAS SABANAS DE 1 PLAZA Y ½ SABANAS DE 1 PLAZA ALMOHADAS TOALLAS GRANDES TOALLAS MEDIANAS TOALLAS PEQUEÑAS ACTIVO FIJO TERRENOS, EDIFIC E INSTALAC TERRENO MAQUIN, MBLES, ENS Y EQUP MUEBLES Y ENSERES EQUIPO DE OFICINA VEHICULOS VEHICULOS (-)DEPRECIACION ACUMULADA (-)DEPRECIACION ACUMULADA 2 2.1 2.1.01 2.1.01.001 2.1.01.002 2.1.02 PASIVO CORRIENTE A CORTO PLAZO CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES VARIOS ACREEDORES DOCUMENTOS POR PAGAR 62 2.1.02.001 2.1.03 2.1.03.001 2.1.03.002 2.1.03.003 2.1.04 2.1.04.001 2.1.04.002 2.1.04.003 2.1.04.004 2.1.04.005 2.1.04.006 LETRAS DE CAMBIO POR PAGAR PROV SOCIALES POR PAGAR DECIMO TERCER SUELDO DECIMO CUARTO SUELDO VACACIONES OBLIGAC: IESS E IMPUESTOS APORTE PATRONAL APORTE INDIVIDUAL FONDO DE RESERVA RETENCIONES A EMPLEADOS RETENC X OTROS CONCEPTOS I.V.A. COBRADO X SERVICIOS 2.1.05 2.1.05.001 2.2. 2.2.01 2.2.01.001 3. 3.1. 3.1.01 3.1.01.001 3.1.02 3.1.02.001 OTROS PASIVOS CORRIENTES COBROS ANTICIPADOS PASIVO LARGO PL-NO CORRTE CTAS Y DTOS X PAG-LARG PL PRESTAMO POR PAGAR PATRIMONIO PATRIMONIO NETO CAPITAL SUSCRITO Y/O ASIG CAPITAL SOCIAL RESERVAS RESERVA LEGAL 4. 4.1 4.1.01 4.1.01.001 4.1.02 4.1.02.001 5. 5.1.1 5.1.01 5.1.01.001 INGRESOS INGRESOS OPERACIONALES INGRESOS POR SERVICIOS GRAVADOS CON IVA INGRESOS X SERVICIOS DEHOSPEDAJE INGRESO SERVICIOS EXC DE IVA O NO GRAB. INGRESO POR SERVICIOS EXCENTAS DE IVA GASTOS COSTO DE VENTAS COSTO DE VENTAS COSTO DE VENTAS 5.2.1. 5.2.01.001 5.2.2. 5.2.2.001 5.2.2.002 5.2.2.004 5.2.3. 5.2.3.001 5.2.3.002 SUELD/SAL/ SUELDOS Y SALARIOS SERVICIOS BASICOS AGUA LUZ TELEFONO, INTERNET OTROS GTOS DE ADM Y VTAS. COMBUSTIBLE GASTO DE ARRIENDOS HOTEL Elaboración: María Casa Judith Guatatoca 63 4.5.4. ESTADO DE SITUACIÓN INICIAL Es un informe financiero o estado contable que refleja la situación del patrimonio de una empresa en un momento determinado El Hotel Los Cofanes presenta el siguiente Estado de Situación Inicial al 1 de Noviembre del 2012, con la cual partiremos a elaborar un ejercicio completo del proceso contable. Tabla N° 12: Estado de situación inicial ESTADO DE SITUACION INICIAL HASTA 01 DE NOVIEMBRE 2012 1. ACTIVO - 1.1. ACTIVO CORRIENTE - 1.1.01 1.1.01.001 1.1.01.002 1.1.01.003 CAJA BANCO 1.1.02 EXIGIBLES 1.1.02.001 1.1.02.002 1.1.02.003 1.1.02.004 IVA PAGADO RETENCIONES IR ANTICIPADO RETENCIONES IVA ANTICIPADO CREDITO TRIBUTARIO 95.536,42 3.388,20 CAJA CHICA CAJA BANCO DEL PICHINCHA C.C. 20735-4 520,00 2.868,20 - 1.896,00 REALIZABLE 1.1.03 1.1.03.01 SUMINISTRO DE LIMPIEZA 1.1.03.01.001 CLORO GALON 1.964,00 1.1.03.01.002 1.1.03.01.003 1.1.03.01.004 1.1.03.01.005 1.1.03.01.006 PAPEL HIGENICO JABON HOTELERO SACHET DE SHAMPOO SUAVITEX GALON DETERGENTES FUNDAS 3.856,20 2.775,60 2.220,10 1.986,40 1.478,50 1.1.03.02 MATERIAL DE HOTEL - 1.1.03.02.001 SABANAS DE 2 PLAZAS 1.1.03.02.002 SABANAS DE 1 PLAZA Y ½ 4.800,00 2.700,00 64 1.896,00 14.280,80 25.030,00 1.1.03.02.003 1.1.03.02.004 1.1.03.02.005 1.1.03.02.006 1.1.03.02.007 SABANAS DE 1 PLAZA ALMOHADAS TOALLAS GRANDES TOALLAS MEDIANAS TOALLAS PEQUEÑAS 2.250,00 780,00 7.500,00 4.000,00 3.000,00 1.2. 1.2.01 ACTIVO FIJO TERRENOS, EDIFIC E INSTALAC 1.2.01.001 1.2.02 1.2.02.001 1.2.02.002 1.2.03 TERRENO MAQUIN, MBLES, ENS Y EQUP MUEBLES Y ENSERES EQUIPO DE OFICINA VEHICULOS 21.000,00 3.869,50 - 1.2.03.001 1.2.04 1.2.04.001 VEHICULOS (-)DEPRECIACION ACUMULADA (-)DEPRECIACION ACUMULADA 26.800,00 -728,08 - 50.941,42 95.536,42 TOTAL ACTIVOS 2 PASIVO - 2.1 CORRIENTE - 2.1.01 A CORTO PLAZO 2.1.01.001 CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES 2.2.01 CTAS Y DTOS X PAG-LARG PL 2.2.01.001 PRESTAMO POR PAGAR 3. 3.1. 3.1.01 PATRIMONIO PATRIMONIO NETO CAPITAL SUSCRITO Y/O ASIG 3.1.01.001 CAPITAL SOCIAL 21.598,00 2.698,00 2.698,00 18.900,00 18.900,00 - - 73.938,42 95.536,42 TOTAL PASIVO + CAPITAL Autorizado por: Elaborado por: CONTADORA DEL "HOTEL LOS COFANES" GERENTE DEL "HOTEL LOS COFANES" Elaboración: María Casa Judith Guatatoca 65 4.5.5. Comprobantes de Contabilidad El comprobante de contabilidad debe tener numeración consecutiva dejándose constancia de las personas que lo elaboraron y aprobaron, fecha, origen, descripción, cuantía de las operaciones Análisis de transacciones del período Rol de pagos Ajustes En el mes de noviembre se realizaron las siguientes transacciones que son las siguientes: Noviembre/16/2012. Se procede a cobrar por servicios de hospedaje la cantidad de $ 800,00 más el IVA. Según factura #005-001-1661 y nos retienen el 2% del IR. y 70% del IVA. Según retención #001-001-000169 nos cancela en efectivo. FECHA COMP. CODIGOS CUENTA DESCRIPCIÓN DEBITO CRÉDITO 16-nov-12 CI-001 1.1.01.002 Caja Servicio de hospedaje 812,80 16-nov-12 CI-001 1.1.02.002 Retenciones IR Anticipado Servicio de hospedaje 16,00 16-nov-12 CI-001 1.1.02.003 Retenciones IVA Anticipado Servicio de hospedaje 67,20 16-nov-12 CI-001 4.1.01.001 Ingresos por Servicio de Hospedaje Servicio de hospedaje 800,00 16-nov-12 CI-001 2.1.04.006 IVA Cobrado x Servicios Servicio de hospedaje 96,00 Elaboración: María Casa Judith Guatatoca Noviembre /20/2012. Se cobra por servicios de hospedaje la cantidad de $ 3.714,50 más el IVA. Según factura #005-001-1662 y nos retienen el 2% del IR. y 70% del IVA. Según retención #002-001-0021399 nos cancela en efectivo. 66 FECHA COMP. CODIGOS CUENTA DESCRIPCIÓN DEBITO CRÉDITO 20-nov-12 CI-002 1.1.01.002 Caja Servicio de hospedaje 3.714,50 20-nov-12 CI-002 1.1.02.002 Retenciones IR Anticipado Servicio de hospedaje 73,12 20-nov-12 CI-002 1.1.02.003 Retenciones IVA Anticipado Servicio de hospedaje 307,10 20-nov-12 CI-002 4.1.01.001 Ingresos por Servicio de Hospedaje Servicio de hospedaje 3.656,00 20-nov-12 CI-002 2.1.04.006 IVA Cobrado x Servicios Servicio de hospedaje 438,72 Elaboración: María Casa Judith Guatatoca Noviembre /21/2012. Se cobra por servicios de hospedaje la cantidad de $ 70,00 más el IVA. Según factura #005-001-1663 y nos retienen el 2% del IR. y 70% del IVA. Según retención #001-001-00501 nos cancela en efectivo. FECHA COMP. CODIGOS CUENTA DESCRIPCIÓN DEBITO CRÉDITO 21-nov-12 CI-003 1.1.01.002 Caja Servicio de hospedaje 75,18 21-nov-12 CI-003 1.1.02.002 Retenciones IR Anticipado Servicio de hospedaje 0,70 21-nov-12 CI-003 1.1.02.003 Retenciones IVA Anticipado Servicio de hospedaje 2,52 21-nov-12 CI-003 4.1.01.001 Ingresos por Servicio de Hospedaje Servicio de hospedaje 70,00 21-nov-12 CI-003 2.1.04.006 IVA Cobrado x Servicios Servicio de hospedaje 8,40 Elaboración: María Casa Judith Guatatoca Noviembre /22/2012 Se cobra por servicios de hospedaje la cantidad de $ 20,00 más el IVA. Según factura #005-001-1664 y nos retienen el 2% del IR. y 70% del IVA. Según retención #001-001-0011067 nos cancela en efectivo. FECHA COMP. CODIGOS CUENTA DESCRIPCIÓN DEBITO CRÉDITO 22-nov-12 CI-004 1.1.01.002 Caja Servicio de hospedaje 20,32 22-nov-12 CI-004 1.1.02.002 Retenciones IR Anticipado Servicio de hospedaje 0,40 22-nov-12 CI-004 1.1.02.003 Retenciones IVA Anticipado Servicio de hospedaje 1,68 22-nov-12 CI-004 4.1.01.001 Ingresos por Servicio de Hospedaje Servicio de hospedaje 20,00 22-nov-12 CI-004 2.1.04.006 IVA Cobrado x Servicios Servicio de hospedaje 2,40 Elaboración: María Casa Judith Guatatoca Noviembre /22/2012 Se cobra por servicios de hospedaje la cantidad de $ 50,00 más IVA. Según factura #005-001-1665 y nos retienen el 2% del IR. y 70% del IVA. Según retención #001-001-11069 nos cancela en efectivo. 67 FECHA COMP. CODIGOS CUENTA DESCRIPCIÓN DEBITO CRÉDITO 22-nov-12 CI-005 1.1.01.002 Caja Servicio de hospedaje 50,80 22-nov-12 CI-005 1.1.02.002 Retenciones IR Anticipado Servicio de hospedaje 1,00 22-nov-12 CI-005 1.1.02.003 Retenciones IVA Anticipado Servicio de hospedaje 4,20 22-nov-12 CI-005 4.1.01.001 Ingresos por Servicio de Hospedaje Servicio de hospedaje 50,00 22-nov-12 CI-005 2.1.04.006 IVA Cobrado x Servicios Servicio de hospedaje 6,00 Noviembre /23/2012 Se cobra por servicios de hospedaje la cantidad de $ 60,00 más el IVA. Según factura #005-001-1666 y nos retienen el 2% del IR. y 70% del IVA. Según retención #001-001-002606 nos cancela en efectivo. FECHA COMP. CODIGOS CUENTA DESCRIPCIÓN DEBITO CRÉDITO 23-nov-12 CI-006 1.1.01.002 Caja Servicio de hospedaje 60,96 23-nov-12 CI-006 1.1.02.002 Retenciones IR Anticipado Servicio de hospedaje 1,20 23-nov-12 CI-006 1.1.02.003 Retenciones IVA Anticipado Servicio de hospedaje 5,04 23-nov-12 CI-006 4.1.01.001 Ingresos por Servicio de Hospedaje Servicio de hospedaje 60,00 23-nov-12 CI-006 2.1.04.006 IVA Cobrado x Servicios Servicio de hospedaje 7,20 Noviembre 23/2012 Se cobra por servicios de hospedaje la cantidad de $ 12,00 más el IVA. Según factura #005-001-1667 y nos retienen el 2% del IR. y 70% del IVA. Según retención #062-010-000012705 nos cancela en efectivo. FECHA COMP. CODIGOS CUENTA DESCRIPCIÓN DEBITO CRÉDITO 23-nov-12 CI-007 1.1.01.002 Caja Servicio de hospedaje 12,19 23-nov-12 CI-007 1.1.02.002 Retenciones IR Anticipado Servicio de hospedaje 0,24 23-nov-12 CI-007 1.1.02.003 Retenciones IVA Anticipado Servicio de hospedaje 1,01 23-nov-12 CI-007 4.1.01.001 Ingresos por Servicio de Hospedaje Servicio de hospedaje 12,00 23-nov-12 CI-007 2.1.04.006 IVA Cobrado x Servicios Servicio de hospedaje 1,44 Elaboración: María Casa Judith Guatatoca Noviembre 24/2012 Se cobra por servicios de hospedaje la cantidad de $ 12,00 más el IVA. Según factura #005-001-1667 y nos retienen el 2% del IR. y 70% del IVA. Según retención #062-010-000012706 nos cancela en efectivo. 68 FECHA COMP. CODIGOS CUENTA DESCRIPCIÓN DEBITO CRÉDITO 24-nov-12 CI-008 1.1.01.002 Caja Servicio de hospedaje 12,19 24-nov-12 CI-008 1.1.02.002 Retenciones IR Anticipado Servicio de hospedaje 0,24 24-nov-12 CI-008 1.1.02.003 Retenciones IVA Anticipado Servicio de hospedaje 1,01 24-nov-12 CI-008 4.1.01.001 Ingresos por Servicio de Hospedaje Servicio de hospedaje 12,00 24-nov-12 CI-008 2.1.04.006 IVA Cobrado x Servicios Servicio de hospedaje 1,44 Noviembre/25/2012 Se paga por recargas telefónicas la cantidad de $ 36,90 más IVA, en efectivo según factura #001-001-1543. FECHA COMP. CODIGOS CUENTA DESCRIPCIÓN DEBITO CRÉDITO 25-nov-12 CE-001 5.2.2.004 Teléfono, internet Pago x servicio de teléfono 36,90 25-nov-12 CE-001 1.1.02.001 IVA Pagado Pago x servicio de teléfono 4,43 25-nov-12 CE-001 1.1.01.002 Caja Pago x servicio de teléfono 41,33 Noviembre/26/2012 Se paga por recargas telefónicas la cantidad de $ 30,56 más IVA, en efectivo según factura #001-001-1544. FECHA COMP. CODIGOS CUENTA DESCRIPCIÓN DEBITO CRÉDITO 26-nov-12 CE-002 5.2.2.004 Telecomunicación, Internet y Fax Pago x servicio de teléfono 30,56 26-nov-12 CE-002 1.1.02.001 IVA Pagado Pago x servicio de teléfono 3,67 26-nov-12 CE-002 1.1.01.002 Caja Pago x servicio de teléfono 34,23 Noviembre /28/2012 Se compra detergente en fundas en efectivo por el valor de $5,50 en efectivo. Según Nota de Venta# 001-001-250 FECHA COMP. CODIGOS CUENTA DESCRIPCIÓN 28-nov-12 CE 003 1.1.03.01.006 Detergente Fundas Pago de varios artículos para el hotel 28-nov-12 CE-003 Pago de varios artículos para el hotel 1.1.01.002 Caja DEBITO CRÉDITO 5,50 Noviembre /28/2012 Se compra sachet de Shampoo por $5,37 papel higiénico por $133,92 Suavitex galón por $8.03 en efectivo más IVA. Según factura #001-001-00150. 69 5,50 FECHA COMP. CODIGOS 28-nov-12 CE-004 1.1.03.01.004 Sachet de Shampoo Pago de varios artículos para el hotel 5,37 28-nov-12 CE-004 1.1.03.01.002 Papel Higiénico Pago de varios artículos para el hotel 133,92 28-nov-12 CE-004 1.1.03.01.005 Suavitex Galón Pago de varios artículos para el hotel 8,03 28-nov-12 CE-004 1.1.02.001 IVA Pagado Pago de varios artículos para el hotel 17,68 28-nov-12 CE-004 1.1.01.002 Caja Pago de varios artículos para el hotel CUENTA DESCRIPCIÓN DEBITO CRÉDITO 165,00 Noviembre /28/2012 Se compra sachet de Shampoo por $1,00 papel higiénico por $3,80 se cancela en efectivo. Según Nota de Venta #001-001-297. FECHA COMP. CODIGOS CUENTA DESCRIPCIÓN DEBITO CRÉDITO 28-nov-12 CE-005 1.1.03.01.004 Sachet de Shampoo Pago de varios artículos para el hotel 1,00 28-nov-12 CE-005 1.1.03.01.002 Papel Higiénico Pago de varios artículos para el hotel 3,80 28-nov-12 CE-005 Pago de varios artículos para el hotel 1.1.01.002 Caja 4,80 Noviembre /28/2012 Se compra Suavitex Galón por $67,84 detergente fundas por $32,16 se cancela en efectivo mas IVA. Según factura #001-001-00163. FECHA COMP. 28-nov-12 CE-006 28-nov-12 CODIGOS CUENTA 1.1.03.01.005 Suavitex Galón DESCRIPCIÓN DEBITO CRÉDITO Pago de varios artículos para el hotel 67,84 CE-006 11.1.03.01.006 Detergente Fundas Pago de varios artículos para el hotel 32,16 28-nov-12 CE-006 1.1.02.001 IVA Pagado Pago de varios artículos para el hotel 12,00 28-nov-12 CE-006 1.1.01.002 Caja Pago de varios artículos para el hotel 112,00 Elaboración: María Casa Judith Guatatoca Noviembre /28/2012 se compra Jabón Hotelero por $90,00 sachet de Shampoo por $25,00 detergente en funda por $83,00 se cancela en efectivo más IVA. Según factura #001-00100164. 70 FECHA COMP. CODIGOS CUENTA DESCRIPCIÓN DEBITO CRÉDITO 28-nov-12 CE-007 1.1.03.01.003 Jabón Hotelero Pago de varios artículos para el hotel 90,00 28-nov-12 CE-007 1.1.03.01.004 Sachet de Shampoo Pago de varios artículos para el hotel 25,00 28-nov-12 CE-007 1.1.03.01.006 Detergente Fundas Pago de varios artículos para el hotel 83,00 28-nov-12 CE-007 1.1.02.001 IVA Pagado Pago de varios artículos para el hotel 23,76 28-nov-12 CE-007 1.1.01.002 Caja Pago de varios artículos para el hotel 221,76 Elaboración: María Casa Judith Guatatoca Noviembre /28/2012 se compra 1 foco para el hotel por $5,05 en efectivo según factura # 001-001-026150. FECHA COMP. CODIGOS CUENTA DESCRIPCIÓN 28-nov-12 CE-008 1.1.03.01.003 Jabón Hotelero Pago de varios artículos para el hotel 28-nov-12 CE-008 Pago de varios artículos para el hotel 1.1.01.002 Caja DEBITO CRÉDITO 5,05 5,05 Noviembre 28/2012 se compra sachet de shampoo para el hotel por $13,93 más IVA se paga en efectivo según factura #001-001-026272. FECHA COMP. CODIGOS CUENTA DESCRIPCIÓN DEBITO CRÉDITO 28-nov-12 CE-009 1.1.03.01.004 Sachet de shampoo Pago de varios artículos para el hotel 13,93 28-nov-12 CE-009 1.1.02.001 IVA Pagado Pago de varios artículos para el hotel 1,67 28-nov-12 CE-009 1.1.01.002 Caja Pago de varios artículos para el hotel 15,60 Noviembre /28/2012 se compra 2 canecas de coloro por $20,00 C/U en efectivo según factura #001-001-1601. FECHA COMP. CODIGOS CUENTA DESCRIPCIÓN DEBITO CRÉDITO 28-nov-12 CE-010 1.1.03.01.004 Cloro Galón Pago de varios artículos para el hotel 28-nov-12 CE-010 Pago de varios artículos para el hotel 1.1.01.002 Caja 40,00 40,00 Elaboración: María Casa Judith Guatatoca 71 Noviembre /28/2012 Se compra gasolina extra por $2,36 y gasolina Súper por $2.10 más IVA. Se cancela en efectivo. FECHA COMP. CODIGOS CUENTA DESCRIPCIÓN DEBITO CRÉDITO 28-nov-12 CE-011 5.2.3.001 Combustible Pago de combustible 4,46 28-nov-12 CE-011 1.1.02.001 IVA Pagado Pago de combustible 0,54 28-nov-12 CE-011 1.1.01.002 Caja Pago de combustible 5,00 Noviembre /29/2012 Se compra gasolina Súper por $4.46 más IVA. Se cancela en efectivo. FECHA COMP. CODIGOS CUENTA DESCRIPCIÓN DEBITO CRÉDITO 29-nov-12 CE-012 5.2.3.001 Combustible Pago de combustible 4,46 29-nov-12 CE-012 1.1.02.001 IVA Pagado Pago de combustible 0,54 29-nov-12 CE-012 1.1.01.002 Caja Pago de combustible 5,00 Noviembre 29/2012 Se paga por recargas telefónicas la cantidad de $ 6,20 más IVA, en efectivo según factura #001-001-1580. FECHA COMP. CODIGOS CUENTA DESCRIPCIÓN DEBITO CRÉDITO 28-nov-12 CE-013 5.2.2.004 Telecomunicación, Internet y fax Pago por servicio telefónico 6,20 28-nov-12 CE-013 1.1.02.001 IVA Pagado Pago por servicio telefónico 0,74 28-nov-12 CE-013 1.1.1.002 Caja Pago por servicio telefónico 6,94 Noviembre /29/2012 Se paga por recargas telefónicas la cantidad de $ 21,75 más IVA, en efectivo según factura #001-001-1582 FECHA COMP. CODIGOS CUENTA DESCRIPCIÓN DEBITO CRÉDITO 29-nov-12 CE-014 5.2.2.004 Telecomunicación, Internet y fax Pago por servicio telefónico 21,75 29-nov-12 CE-014 1.1.02.001 IVA Pagado Pago por servicio telefónico 2,61 29-nov-12 CE-014 1.1.01.002 Caja Pago por servicio telefónico 72 24,36 Elaboración: María Casa Judith Guatatoca Noviembre 29/2012 se compra 1 galón de cloro para el hotel por $4,02 se cancela en efectivo más IVA. Según factura #001-001-00166. FECHA COMP. CODIGOS CUENTA DESCRIPCIÓN DEBITO CRÉDITO 29-nov-12 CE-016 1.1.03.01.001 Cloro Galón Pago de varios artículos para el hotel 4,02 29-nov-12 CE-016 1.1.02.001 IVA Pagado Pago de varios artículos para el hotel 0,48 29-nov-12 CE-016 1.1.01.002 Caja Pago de varios artículos para el hotel 4,50 Noviembre /29/2012 se compra 1 galón de cloro para el hotel por $ 4,02 se cancela en efectivo más IVA. Según factura #001-001-00167. FECHA COMP. CODIGOS CUENTA DESCRIPCIÓN DEBITO CRÉDITO 29-nov-12 CE-017 1.1.03.01.001 Cloro Galón Pago de varios artículos para el hotel 4,02 29-nov-12 CE-017 1.1.02.001 IVA Pagado Pago de varios artículos para el hotel 0,48 29-nov-12 CE-017 1.1.01.002 Caja Pago de varios artículos para el hotel FECHA 4,50 Noviembre /30/2012 Se compra jabón hotelero $8,34 más IVA se cancela en efectivo. COMP. CODIGOS CUENTA DESCRIPCIÓN DEBITO CRÉDITO 30-nov-12 CE-018 1.1.03.01.003 Jabón Hotelero Pago de varios artículos para el hotel 8,34 30-nov-12 CE-018 1.1.02.001 IVA Pagado Pago de varios artículos para el hotel 1,01 30-nov-12 CE-018 1.1.01.002 Caja Pago de varios artículos para el hotel 9,35 Noviembre /30/2012. Se cobra por servicios de hospedaje la cantidad de $ 4.005,90 más el IVA. Según factura # 001-001-001770 nos cancela en efectivo. FECHA COMP. CODIGOS CUENTA DESCRIPCIÓN DEBITO CRÉDITO 30-nov-12 CI-009 1.1.01.002 Caja Servicio de hospedaje 4.005,90 30-nov-12 CI-009 4.1.01.001 Ingresos por Servicio de Hospedaje Servicio de hospedaje 3.576,70 30-nov-12 CI-009 2.1.4.006 IVA pagado x Servicios Servicio de hospedaje 429,20 Elaboración: María Casa Judith Guatatoca 73 Noviembre /30/2012 Se paga sueldo al personal del hotel del mes de Noviembre por $1754.92 en efectivo, según rol de pagos y las provisiones Correspondiente. FECHA COMP. CODIGOS CUENTA DESCRIPCIÓN DEBITO CRÉDITO 30-nov-12 CI-019 5.2.01.001 Sueldo y Salarios Pago de sueldo 30-nov-12 CI-019 2.1.04.002 Aporte individual Pago de sueldo 164,09 30-nov-12 CI-019 2.1.04.001 Aporte Patronal Pago de sueldo 213,22 30-nov-12 CI-019 2.1.04.001 Prov. Décimo Tercero Pago de sueldo 146,24 30-nov-12 CI-019 2.1.04.001 Prov. Décimo Cuarto Pago de sueldo 146.00 30-nov-12 CI-019 1.1.01.002 Fondos de Reserva Pago de sueldo 146,24 30-nov-12 CI-019 1.1.01.002 Vacaciones Pago de sueldo 73,73 30-nov-12 CI-019 1.1.01.002 Caja Pago de sueldo 865,40 FECHA Noviembre/ 30/2012 Sepaga arriendo del Hotel el valor de $ 1500,00 en efectivo según factura #0002-001-1266 COMP. CODIGOS CUENTA DESCRIPCIÓN Gasto de arriendo 30-nov-12 CE-020 5.2.3.002 Gasto de arriendo hotel 30-nov-12 CE-020 2.1.04.006 IVA pagado 30-nov-12 CE-020 1.1.01.002 Caja 1.754,92 DEBITO CRÉDITO 1339,29 160,71 1500,00 Noviembre 30/2012 Se realiza el ajuste por consumo de cloro en galón $400, papel higiénico por $850,38 jabón Hotelero $765,20 Sachet de Shampoo por$ 865,80 Suavitex Galón por $ 675,50 detergente Funda por $580,40. FECHA COMP. CODIGOS CUENTA DESCRIPCIÓN 30-nov-12 CE-020 1.1.03.01 30-nov-12 CE-020 1.1.03.01.001 Cloron en Galon Asientos de ajustes de gastos 400,00 30-nov-12 CE-020 1.1.03.01.002 Papel Higiénico Asientos de ajustes de gastos 850,38 30-nov-12 CE-020 1.1.03.01.003 Jabón Hotelero Asientos de ajustes de gastos 765,20 30-nov-12 CE-020 1.1.03.01.004 Sachet de Shampoo Asientos de ajustes de gastos 865,80 30-nov-12 CE-020 1.1.03.01.005 Suavitex Galón Asientos de ajustes de gastos 675,50 30-nov-12 CE-020 1.1.03.01.006 Detergente Fundas Asientos de ajustes de gastos 580,40 Suministros de Aseo Asientos de ajustes de gastos 74 DEBITO CRÉDITO 4137,28 Elaboración: María Casa Judith Guatatoca 4.5.6. DIARIO 4.5.6.1. EL PLAN DE CUENTAS En esta hoja encontramos en primer lugar el PLAN DE CUENTAS, el cual se encuentra dentro de un “Cuadro de Lista”, este cuadro toma la información que consta en las columnas A y B de la hoja BALANCE y que se encuentra resumida desde celda M10 en adelante. Este plan básico contiene todas las cuentas y grupos de cuentas que intervienen en la Contabilidad, es totalmente flexible por cuanto según las necesidades se puede incrementar cuentas, suprimir cuentas o cambiar el nombre de las cuentas, todos estos movimientos se los debe realizar directamente en la hoja Balance donde se encuentra el Plan de Cuentas como se explicará con más detalle cuando analicemos esta hoja. La barra de desplazamiento del “Cuadro de Lista” que se encuentra a la derecha, sirve para consultar todo el Plan de Cuentas, según podemos observar en el gráfico siguiente: 4.5.6.2. FECHA En la celda E2 encontramos la fórmula =HOY (), esto permite conocer la fecha actual, este dato se traslada en forma automática a las demás hojas, en razón de que se encuentra formulado para ese propósito, conservando el mismo formato. 75 En la celda E4 tenemos un botón “Nuevo Diario” que acciona una macro cuyo objetivo es dejar en blanco la hoja DIARIO, se debe tener mucho cuidado con este botón ya que si se acciona por accidente borra toda la información que hasta ese momento se haya ingresado en el diario, por tal razón se sugiere grabar después de registrar un asiento contable. El uso de este botón se hace necesario únicamente después de haber cerrado un período mensual o ejercicio contable anual, las indicaciones para estos procesos se indican más adelante. En la celda A7 digitamos el nombre de la Entidad -basado en el principio de ente contable- para la cual vamos realizar la Contabilidad, al igual que el dato de fecha, éste nombre se reflejará en forma automática en las siguientes hojas. En la celda A9 tenemos el nombre de DIARIO GENERAL, libro de entrada original imprescindible en toda Contabilidad. A partir de la fila 11, disponemos de las siguientes columnas: Fecha Comprobante Códigos Cuentas Descripción Débito Crédito En estas columnas se recopila toda la información necesaria para realizar los asientos de diario. En la columna A se registra la fecha del documento contable, el formato se debe mantener a lo largo de toda la columna Día/Mes/Año. Es preciso aclarar que para cada línea de un mismo asiento se debe registrar la fecha. Los asientos se deben separar entre sí por una fila en blanco como podemos observar en el siguiente gráfico: 76 Elaboración: María Casa Judith Guatatoca Los códigos se utilizan de conformidad con las necesidades de cada asiento y solamente son válidos para este propósito, los códigos que no terminan en punto, éstos se los puede revisar en el “Cuadro de Lista”, por ejemplo: 1.1.1.23 que corresponde al BANCO DE GUAYAQUIL. Al utilizar correctamente los códigos en la siguiente columna (D), podemos observar que aparece en forma automática el nombre de la cuenta afectada. Si se utiliza códigos que terminan en punto, el sistema emitirá el mensaje de error “#N/A” en la columna (D), éste hecho imposibilita que luego se pueda cuadrar el asiento. En la columna (E) correspondiente a Descripción, se registra un detalle de la transacción según la cuenta y documento contable. En la columna (F) se deben registrar los valores que según cada asiento deban debitarse y finalmente en la columna (G) se deben registrar los valores que según cada asiento deban acreditarse. Al ingresar el primer valor en la columna DEBITO, vamos a observar que el sistema emite un mensaje de alerta en las celdas F8 y G8, en la celda F7 aparece también la cantidad por la que descuadra el asiento, éste mensaje se mantiene hasta la terminación del asiento, una vez cuadrado el asiento. el mensaje desaparece, como podemos observar en las imágenes siguientes: 77 Gráfico N° 11: Diario Elaboración: María Casa Judith Guatatoca Luego de ingresar un asiento se debe proceder a guardar, dejamos una fila en blanco y continuamos con el siguiente asiento. Para obtener resultados óptimos tanto del Sistema como de la Contabilidad, todos los asientos ingresados deben estar debidamente cuadrados y registrados de acuerdo a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, éste punto es de vital importancia en razón de que es el punto de partida para la Contabilidad y en caso de ingresar mal los asientos, tiene repercusiones en los reportes posteriores del Mayor y Balances. Cuando se termina una página en la hoja DIARIO, observamos una línea continua azul; con el objeto de que los asientos se mantengan completos, es necesario en ocasiones 78 saltar 2 o 3 filas para continuar con el ingreso de siguiente asiento como se ilustra en el siguiente gráfico Se pueden ingresar asientos de diario hasta la fila 750, si se registran asientos después de ésta fila, estos movimientos no se reflejarán en el MAYOR. Son en total 12 páginas en la hoja DIARIO, en razón de ésta limitación, se debe procurar realizar asientos globales para compras, ventas y otras transacciones susceptibles de resumir en un solo asiento contable. Para empezar una Contabilidad se tiene que accionar el botón “Nuevo Diario” de esta forma queda la hoja en blanco y lista para ingresar los asientos. 79 Elaboración: María Casa Judith Guatatoca HOTEL LOS COFANES DIARIO GENERAL Tabla N° 13: Libro Diario FECHA 16-nov-12 16-nov-12 20-nov-12 21-nov-12 COMPR. CODIGOS CUENTAS DESCRIPCION ESTADO DE SITUACION INICIAL DEBITO CREDITO AD 001 1.1.01.002 CAJA AD 001 1.1.01.003 BANCO DEL PICHINCHA C.C. 20735-4 2.868,20 520,00 AD 001 1.1.02.004 CREDITO TRIBUTARIO 1.896,00 AD 001 1.1.03.01.001 CLORO GALON 1.964,00 AD 001 1.1.03.01.002 PAPEL HIGENICO 3.856,20 AD 001 1.1.03.01.003 JABON HOTELERO 2.775,60 AD 001 1.1.03.01.004 SACHET DE SHAMPOO 2.220,10 AD 001 1.1.03.01.005 SUAVITEX GALON 1.986,40 AD 001 1.1.03.01.006 DETERGENTES FUNDAS 1.478,50 AD 001 1.1.03.02.001 SABANAS DE 2 PLAZAS 4.800,00 AD 001 1.1.03.02.002 SABANAS DE 1 PLAZA Y ½ 2.700,00 AD 001 1.1.03.02.003 SABANAS DE 1 PLAZA 2.250,00 AD 001 1.1.03.02.004 ALMOHADAS AD 001 1.1.03.02.005 TOALLAS GRANDES 7.500,00 AD 001 1.1.03.02.006 TOALLAS MEDIANAS 4.000,00 AD 001 1.1.03.02.007 TOALLAS PEQUEÑAS 3.000,00 AD 001 1.2.02.001 MUEBLES Y ENSERES 21.000,00 AD 001 1.2.04.001 (-)DEPRECIACION ACUMULADA AD 001 1.2.02.002 EQUIPO DE OFICINA AD 001 1.2.04.001 (-)DEPRECIACION ACUMULADA AD 001 1.2.03.001 VEHICULOS AD 001 1.2.04.001 (-)DEPRECIACION ACUMULADA AD 001 2.1.01.001 CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES AD 001 2.2.01.001 PRESTAMO POR PAGAR 18.900,00 AD 001 3.1.02.001 RESERVA LEGAL 73.938,42 CI 001 1.1.01.002 CAJA CI 001 1.1.02.002 RETENCIONES IR ANTICIPADO 16,00 CI 001 1.1.02.003 RETENCIONES IVA ANTICIPADO 67,20 CI 001 4.1.01.001 INGRESOS X SERVICIOS DE HOSPEDAJE CI 001 2.1.04.006 I.V.A. COBRADO X SERVICIOS CI 002 1.1.01.002 CAJA CI 002 1.1.02.002 RETENCIONES IR ANTICIPADO CI 002 1.1.02.003 RETENCIONES IVA ANTICIPADO CI 002 4.1.01.001 INGRESOS X SERVICIOS DE HOSPEDAJE CI 002 2.1.04.006 I.V.A. COBRADO X SERVICIOS CI 003 1.1.01.002 CAJA CI 003 1.1.02.002 RETENCIONES IR ANTICIPADO 0,70 CI 003 1.1.02.003 RETENCIONES IVA ANTICIPADO 2,52 CI 003 4.1.01.001 INGRESOS X SERVICIOS DE HOSPEDAJE CI 003 2.1.04.006 I.V.A. COBRADO X SERVICIOS 780,00 175,00 3.869,50 106,41 26.800,00 446,67 2.698,00 INGRESOS POR SERVICIOS DE HOSPEDAJE 812,80 800,00 96,00 INGRESOS POR SERVICIOS DE HOSPEDAJE 3.714,50 73,12 307,10 3.656,00 438,72 INGRESOS POR SERVICIOS DE HOSPEDAJE 75,18 70,00 8,40 80 22-nov-12 22-nov-12 23-nov-12 23-nov-12 24-nov-12 25-nov-12 26-nov-12 28-nov-12 28-nov-12 28-nov-12 28-nov-12 CI 004 1.1.01.002 CAJA CI 004 1.1.02.002 RETENCIONES IR ANTICIPADO INGRESOS POR SERVICIOS DE HOSPEDAJE 20,32 0,40 CI 004 1.1.02.003 RETENCIONES IVA ANTICIPADO 1,68 CI 004 4.1.01.001 INGRESOS X SERVICIOS DE HOSPEDAJE CI 004 2.1.04.006 I.V.A. COBRADO X SERVICIOS CI 005 1.1.01.002 CAJA CI 005 1.1.02.002 RETENCIONES IR ANTICIPADO 1,00 CI 005 1.1.02.003 RETENCIONES IVA ANTICIPADO 4,20 CI 005 4.1.01.001 INGRESOS X SERVICIOS DE HOSPEDAJE CI 005 2.1.04.006 I.V.A. COBRADO X SERVICIOS CI 006 1.1.01.002 CAJA CI 006 1.1.02.002 RETENCIONES IR ANTICIPADO 1,20 CI 006 1.1.02.003 RETENCIONES IVA ANTICIPADO 5,04 CI 006 4.1.01.001 INGRESOS X SERVICIOS DE HOSPEDAJE CI 006 2.1.04.006 I.V.A. COBRADO X SERVICIOS CI 007 1.1.01.002 CAJA CI 007 1.1.02.002 RETENCIONES IR ANTICIPADO 0,24 CI 007 1.1.02.003 RETENCIONES IVA ANTICIPADO 1,01 CI 007 4.1.01.001 INGRESOS X SERVICIOS DE HOSPEDAJE CI 007 2.1.04.006 I.V.A. COBRADO X SERVICIOS CI 008 1.1.01.002 CAJA CI 008 1.1.02.002 RETENCIONES IR ANTICIPADO 0,24 CI 008 1.1.02.003 RETENCIONES IVA ANTICIPADO 1,01 CI 008 4.1.01.001 INGRESOS X SERVICIOS DE HOSPEDAJE CI 008 2.1.04.006 I.V.A. COBRADO X SERVICIOS CE 001 5.2.2.004 TELEFONO, INTERNET CE 001 1.1.02.001 IVA PAGADO X COMPRAS CE 001 1.1.01.002 CAJA CE 002 5.2.2.004 TELEFONO, INTERNET CE 002 1.1.02.001 IVA PAGADO X COMPRAS CE 002 1.1.01.002 CAJA CE 003 1.1.03.01.006 DETERGENTES FUNDAS CE 003 1.1.01.002 CAJA CE 004 1.1.03.01.004 SACHET DE SHAMPOO CE 004 1.1.03.01.002 PAPEL HIGENICO CE 004 1.1.03.01.005 SUAVITEX GALON CE 004 1.1.02.001 IVA PAGADO X COMPRAS CE 004 1.1.01.002 CAJA CE 005 1.1.03.01.004 SACHET DE SHAMPOO CE 005 1.1.03.01.002 PAPEL HIGENICO CE 005 1.1.01.002 CAJA CE 006 1.1.03.01.005 SUAVITEX GALON CE 006 1.1.03.01.006 DETERGENTES FUNDAS 20,00 2,40 INGRESOS POR SERVICIOS DE HOSPEDAJE 50,80 50,00 6,00 INGRESOS POR SERVICIOS DE HOSPEDAJE 60,96 60,00 7,20 INGRESOS POR SERVICIOS DE HOSPEDAJE 12,19 12,00 1,44 INGRESOS POR SERVICIOS DE HOSPEDAJE 12,19 12,00 1,44 PAGO POR SERVICIO DE TELEFONO 36,90 4,43 41,33 PAGO POR SERVICIO DE TELEFONO 30,56 3,67 34,23 PAGO DE VARIOS ARTICULOS PARA EL HOTEL 5,50 5,50 PAGO DE VARIOS ARTICULOS PARA EL HOTEL 5,37 133,92 8,03 17,68 165,00 PAGO DE VARIOS ARTICULOS PARA EL HOTEL 1,00 3,80 4,80 PAGO DE VARIOS ARTICULOS PARA EL HOTEL 67,84 32,16 81 28-nov-12 28-nov-12 28-nov-12 28-nov-12 28-nov-12 29-nov-12 29-nov-12 29-nov-12 29-nov-12 29-nov-12 29-nov-12 30-nov-12 30-nov-12 CE 006 1.1.02.001 IVA PAGADO X COMPRAS CE 006 1.1.01.002 CAJA 12,00 CE 007 1.1.03.01.003 JABON HOTELERO CE 007 1.1.03.01.004 SACHET DE SHAMPOO 25,00 CE 007 1.1.03.01.006 DETERGENTES FUNDAS 83,00 CE 007 1.1.02.001 IVA PAGADO X COMPRAS 23,76 CE 007 1.1.01.002 CAJA CE 008 1.1.03.01.003 JABON HOTELERO CE 008 1.1.01.002 CAJA CE 009 1.1.03.01.004 SACHET DE SHAMPOO CE 009 1.1.02.001 IVA PAGADO X COMPRAS CE 009 1.1.01.002 CAJA CE 010 1.1.03.01.001 CLORO GALON CE 010 1.1.01.002 CAJA CE 011 5.2.3.001 COMBUSTIBLE CE 011 1.1.02.001 IVA PAGADO X COMPRAS CE 011 1.1.01.002 CAJA CE 012 5.2.3.001 COMBUSTIBLE CE 012 1.1.02.001 IVA PAGADO X COMPRAS CE 012 1.1.01.002 CAJA CE 013 5.2.2.004 TELEFONO, INTERNET CE 013 1.1.02.001 IVA PAGADO X COMPRAS CE 013 1.1.01.002 CAJA CE 014 5.2.2.004 TELEFONO, INTERNET CE 014 1.1.02.001 IVA PAGADO X COMPRAS CE 014 1.1.01.002 CAJA CE 014 5.2.2.004 TELEFONO, INTERNET CE 014 1.1.02.001 IVA PAGADO X COMPRAS CE 014 1.1.01.002 CAJA CE 016 1.1.03.01.001 CLORO GALON CE 016 1.1.02.001 IVA PAGADO X COMPRAS CE 016 1.1.01.002 CAJA CE 017 1.1.03.01.001 CLORO GALON CE 017 1.1.02.001 IVA PAGADO X COMPRAS CE 017 1.1.01.002 CAJA CE 018 1.1.03.01.003 JABON HOTELERO CE 018 1.1.02.001 IVA PAGADO X COMPRAS CE 018 1.1.01.002 CAJA CI 009 1.1.01.002 CAJA 112,00 PAGO DE VARIOS ARTICULOS PARA EL HOTEL 90,00 221,76 PAGO DE VARIOS ARTICULOS PARA EL HOTEL 5,05 5,05 PAGO DE VARIOS ARTICULOS PARA EL HOTEL 13,93 1,67 15,60 PAGO DE VARIOS ARTICULOS PARA EL HOTEL 40,00 40,00 PAGO DE VARIOS ARTICULOS PARA EL HOTEL 4,46 0,54 5,00 PAGO DE COMBUSTIBLE 4,46 0,54 5,00 PAGO POR SERVICIO TELEFONICO 6,20 0,74 6,94 PAGO POR SERVICIO TELEFONICO 21,75 2,61 24,36 PAGO POR SERVICIO TELEFONICO 21,75 2,61 24,36 PAGO DE VARIOS ARTICULOS PARA EL HOTEL 4,02 0,48 4,50 PAGO DE VARIOS ARTICULOS PARA EL HOTEL 4,02 0,48 4,50 PAGO DE VARIOS ARTICULOS PARA EL HOTEL 8,34 1,01 9,35 4.005,90 82 30-nov-12 30-nov-12 30-nov-12 30-nov-12 CI 009 4.1.01.001 INGRESOS X SERVICIOS DE HOSPEDAJE CI 009 2.1.04.006 I.V.A. COBRADO X SERVICIOS INGRESOS POR SERVICIOS DE HOSPEDAJE CE 019 5.2.01.001 SUELDOS Y SALARIOS CE 019 2.1.04.002 APORTE INDIVIDUAL CE 019 2.1.04.001 APORTE PATRONAL CE 019 1.1.01.002 CAJA CE 019 5.2.01.001 SUELDOS Y SALARIOS CE 019 2.1.04.002 APORTE INDIVIDUAL 164,09 CE 019 2.1.04.001 APORTE PATRONAL 213,22 CE 019 2.1.03.001 DECIMO TERCER SUELDO 146,24 CE 019 2.1.03.002 DECIMO CUARTO SUELDO 146,00 CE 019 2.1.04.003 FONDO DE RESERVA 146,24 CE 019 2.1.03.003 VACACIONES CE 019 1.1.01.002 CAJA CE 020 5.2.3.002 GASTO DE ARRIENDOS HOTEL CE 020 1.1.02.001 IVA PAGADO X COMPRAS 1.1.01.002 CAJA 1.1.03.01 SUMINISTRO DE LIMPIEZA 1.1.03.01.001 CLORO GALON 400,00 1.1.03.01.002 PAPEL HIGENICO 850,38 1.1.03.01.003 JABON HOTELERO 765,20 1.1.03.01.004 SACHET DE SHAMPOO 865,80 1.1.03.01.005 SUAVITEX GALON 675,50 1.1.03.01.006 DETERGENTES FUNDAS 580,40 429,20 PAGO DE SUELDO A LOS EMPLEADOS 213,22 1.377,61 PAGO DE SUELDO A LOS EMPLEADOS 1.754,92 73,73 865,40 GASTO DE ARRIENDO 1.339,29 160,71 1.500,00 Gastos por limpieza en el mes Elaborado por: CONTADORA DEL "HOTEL LOS COFANES" 1.754,92 164,09 TOTAL _________________ 3.576,70 Autorizado por: ____________________ GERENTA DEL "HOTEL LOS COFANES 83 4.137,28 113.633,48 113.633,48 Elaboración: María Casa Judith Guatatoca 4.5.7. MAYOR Esta hoja sirve para consultar los movimientos de una cuenta determinada y su respectivo saldo. Toda la información contenida en las columnas A, B, C, D, E y F proviene como es lógico de la hoja DIARIO. Gráfico N° 12: Mayor Elaboración: María Casa Judith Guatatoca Se puede escoger el código de la cuenta que vamos a consultar accionando el filtro ubicado en la celda D12, solo se debe escoger un código a la vez y este tiene que ser de cuentas de movimiento, por ejemplo 1.1.1.21 que corresponde al BANCO PICHINCHA, luego hacemos clic en “Aceptar” y después en el botón “Presentar Mayor”, se podrá observar a manera de “Vista Preliminar” el mayor de la cuenta escogida. En forma independiente podemos también escoger una cuenta del “Cuadro de Lista” y vamos a observar que el saldo aparece en las celdas E5 o F5 según el caso, los saldos deudores van a aparecer el E5 y los saldos acreedores en F5. En el caso del ejemplo hemos escogido dentro del filtro de la celda D12, el código 1.1.1.21, a su vez hicimos clic dentro del Cuadro de lista 84 en el mismo código y observamos previamente que había disponible en esta cuenta corriente $34.774,40. Cabe indicar, como se puede observar en la imagen siguiente que se puede escoger más de un código, pero al escoger más de una opción se distorsiona la información de las cuentas individuales del Mayor, es por esto que se debe hacer clic en un solo código a la vez. Elaboración: María Casa Judith Guatatoca Al hacer clic en el botón de “Presentar Mayor”, vamos a observar lo siguiente: 85 Podemos observar que el sistema emite el Mayor de la cuenta corriente del BANCO PICHINCHA, con el saldo de $ 34.774,40 que previamente habíamos consultado. Para regresar a la hoja MAYOR, hacemos clic en “Cerrar vista preliminar”. Luego de consultar una cuenta, si afectamos a esa misma cuenta con un asiento de diario, debemos filtrar nuevamente y escoger el mismo código para que se incorpore ese último movimiento al mayor y obtener el nuevo saldo, como podemos observar en la gráfica siguiente: Elaboración: María Casa Judith Guatatoca Es importante anotar que en esta hoja MAYOR no se deben suprimir ni filas ni columnas, constituye más una hoja de consulta que de trabajo. 86 HOTEL LOS COFANES LIBRO MAYOR HOTEL LOS COFANES LIBRO MAYOR AL 30 DE NOVIEMBRE DEL 2012 Cuenta: Banco Pichincha FECHA 01/11/2012 DETALLE v/ Asiento Inicial DEBE 2868,20 Cod. 1.1.01.003 HABER 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 TOTAL SALDO 2868,20 2868,20 2868,20 2868,20 2868,20 2868,20 2868,20 2868,20 2868,20 Elaboración: María Casa Judith Guatatoca HOTEL LOS COFANES LIBRO MAYOR AL 30 DE NOVIEMBRE DEL 2012 Cuenta: Caja FECHA 16/11/2012 16/11/2012 20/11/2012 21/11/2012 22/11/2012 22/11/2012 23/11/2012 23/11/2012 24/11/2012 25/11/2012 26/11/2012 28/11/2012 28/11/2012 28/11/2012 28/11/2012 28/11/2012 28/11/2012 28/11/2012 Cod. 1.1.01.002 DETALLE v/ Asiento Inicial Ingreso por servicio de Hospedaje Ingreso por servicio de Hospedaje Ingreso por servicio de Hospedaje Ingreso por servicio de Hospedaje Ingreso por servicio de Hospedaje Ingreso por servicio de Hospedaje Ingreso por servicio de Hospedaje Ingreso por servicio de Hospedaje Pago x servicio de Teléfono Pago x servicio de Teléfono Pago x detergente para el hotel Pago x varios artículos para el hotel Pago x varios artículos para el hotel Pago x varios artículos para el hotel Pago x varios artículos para el hotel Pago x varios artículos para el hotel Pago x varios artículos para el hotel 87 DEBE 520,00 812,80 3714,50 75,18 20,32 50,80 60,96 12,19 12,19 HABER 41,33 34,23 5,50 165,00 4,80 112,00 221,76 5,05 15,60 SALDO 520,00 1332,80 5047,30 5122,48 5142,80 5193,60 5254,56 5266,75 5278,94 5237,61 5203,38 5197,88 5032,88 5028,08 4916,08 4694,32 4689,27 4673,67 28/11/2012 28/11/2012 28/11/2012 29/11/2012 29/11/2012 29/11/2012 29/11/2012 29/11/2012 30/11/2012 30/11/2012 30/11/2012 30/11/2012 40,00 5,00 5,00 6,94 24,36 24,36 4,50 4,50 9,35 Pago x varios artículos para el hotel Pago x combustible Pago x combustible Pago x servicio de Teléfono e internet Pago x servicio de Teléfono e internet Pago x servicio de teléfono e internet Pago x varios artículos para el hotel Pago x varios artículos para el hotel Pago x varios artículos para el hotel Ingreso por servicio de Hospedaje 4005,90 865,40 1500,00 Pago sueldo y salario Pago de arriendo TOTAL 4633,67 4628,67 4623,67 4616,73 4592,37 4568,01 4563,51 4559,01 4549,66 8555,56 7690,16 6190,16 6190,16 HOTEL LOS COFANES LIBRO MAYOR AL 30 DE NOVIEMBRE DEL 2012 Cuenta: CREDITO TRIBUTARIO FECHA 16/11/2012 DETALLE v/ Asiento Inicial DEBE 1896,00 Cod. 1.1.02.004 HABER TOTAL SALDO 1896,00 1896,00 1896,00 1896,00 1896,00 HOTEL LOS COFANES LIBRO MAYOR AL 30 DE NOVIEMBRE DEL 2012 Cuenta: CLORO GALON FECHA 16/11/2012 28/11/2012 29/11/2012 29/11/2012 30/11/2012 DETALLE v/ Asiento Inicial DEBE 1964,00 40,00 4,02 4,02 v/ Registro de compra v/ Registro de compra v/ Registro de compra Cod. 1.1.03.01.001 HABER 400,00 Gasto x limpieza TOTAL SALDO 1964,00 2004,00 2008,02 2012,04 1612,04 1612,04 Elaboración: María Casa Judith Guatatoca 88 HOTEL LOS COFANES LIBRO MAYOR AL 30 DE NOVIEMBRE DEL 2012 Cuenta: PAPEL HIGENICO FECHA 16/11/2012 28/11/2012 28/11/2012 30/11/2012 DETALLE v/ Asiento Inicial DEBE 3856,20 133,92 3,80 v/ Registro de compra v/ Registro de compra Cod. 1.1.03.01.002 HABER 850,38 Gasto en el mes de Noviembre TOTAL SALDO 3856,20 3990,12 3993,92 3143,54 3143,54 Elaboración: María Casa Judith Guatatoca HOTEL LOS COFANES LIBRO MAYOR AL 30 DE NOVIEMBRE DEL 2012 Cuenta: JABON HOTELERO FECHA 16/11/2012 28/11/2012 28/11/2012 30/11/2012 30/11/2012 DETALLE v/ Asiento Inicial DEBE 2775,60 90,00 5,05 8,34 v/ Registro de compra v/ Registro de compra v/ Registro de compra Cod. 1.1.03.01.003 HABER 765,20 Gasto en el mes de Noviembre TOTAL SALDO 2775,60 2865,60 2870,65 2878,99 2113,79 2113,79 HOTEL LOS COFANES LIBRO MAYOR AL 30 DE NOVIEMBRE DEL 2012 Cuenta: SACHET DE SHAMPOO FECHA 16/11/2012 28/11/2012 28/11/2012 28/11/2012 28/11/2012 30/11/2012 DETALLE v/ Asiento Inicial DEBE 2220,00 5,37 1,00 25,00 13,93 v/ Registro de compra v/ Registro de compra v/ Registro de compra v/ Registro de compra Gasto en el mes de Noviembre TOTAL 89 Cod. 1.1.03.01.004 HABER 865,80 SALDO 2220,00 2225,37 2226,37 2251,37 2265,30 1399,50 1399,50 Elaboración: María Casa Judith Guatatoca HOTEL LOS COFANES LIBRO MAYOR AL 30 DE NOVIEMBRE DEL 2012 Cuenta: SUAVITEX GALON DETALLE FECHA DEBE 16/11/2012 v/ Asiento Inicial 1986,40 28/11/2012 8,03 v/ Registro de compra 28/11/2012 67,84 v/ Registro de compra 30/11/2012 Gasto en el mes de Noviembre Cod. 1.1.03.01.005 HABER 675,50 TOTAL SALDO 1986,40 1994,43 2062,27 1386,77 1386,77 1386,77 HOTEL LOS COFANES LIBRO MAYOR AL 30 DE NOVIEMBRE DEL 2012 Cuenta: DETERGENTES FUNDAS FECHA 16/11/2012 28/11/2012 28/11/2012 28/11/2012 30/11/2012 DETALLE v/ Asiento Inicial DEBE 1478,50 5,50 32,16 83,00 v/ Registro de compra v/ Registro de compra v/ Registro de compra Cod. 1.1.03.01.006 HABER 580,40 Gasto en el mes de Noviembre TOTAL SALDO 1478,50 1484,00 1516,16 1599,16 1018,76 1018,76 HOTEL LOS COFANES LIBRO MAYOR AL 30 DE NOVIEMBRE DEL 2012 Cuenta: SABANAS DE 2 PLAZAS FECHA 16/11/2012 DETALLE v/ Asiento Inicial DEBE 4800,00 TOTAL 90 Cod. 1.1.03.02.001 HABER SALDO 4800,00 4800,00 4800,00 4800,00 4800,00 4800,00 Elaboración: María Casa Judith Guatatoca HOTEL LOS COFANES LIBRO MAYOR AL 30 DE NOVIEMBRE DEL 2012 Cuenta: SABANAS DE 1 PLAZAS Y ½ FECHA 16/11/2012 DETALLE v/ Asiento Inicial DEBE 4800,00 Cod. 1.1.03.02.002 HABER TOTAL SALDO 4800,00 4800,00 4800,00 4800,00 4800,00 4800,00 HOTEL LOS COFANES LIBRO MAYOR AL 30 DE NOVIEMBRE DEL 2012 Cuenta: SABANAS DE 1 PLAZAS FECHA 16/11/2012 DETALLE v/ Asiento Inicial DEBE 2700,00 Cod. 1.1.03.02.003 HABER TOTAL SALDO 2700,00 2700,00 2700,00 2700,00 2700,00 2700,00 HOTEL LOS COFANES LIBRO MAYOR AL 30 DE NOVIEMBRE DEL 2012 Cuenta: ALMOHADAS FECHA 16/11/2012 DETALLE v/ Asiento Inicial DEBE 2250,00 TOTAL 91 Cod. 1.1.03.02.004 HABER SALDO 2250,00 2250,00 2250,00 2250,00 2250,00 2250,00 HOTEL LOS COFANES LIBRO MAYOR AL 30 DE NOVIEMBRE DEL 2012 Cuenta: ALMOHADAS FECHA 16/11/2012 DETALLE v/ Asiento Inicial DEBE 780,00 Cod. 1.1.03.02.004 HABER TOTAL SALDO 780,00 780,00 780,00 780,00 780,00 780,00 HOTEL LOS COFANES LIBRO MAYOR AL 30 DE NOVIEMBRE DEL 2012 Cuenta: TOALLAS GRANDES FECHA 16/11/2012 DETALLE v/ Asiento Inicial DEBE 7500,00 Cod. 1.1.03.02.005 HABER TOTAL SALDO 7500,00 7500,00 7500,00 7500,00 7500,00 7500,00 HOTEL LOS COFANES LIBRO MAYOR AL 30 DE NOVIEMBRE DEL 2012 Cuenta: TOALLAS MEDIANAS FECHA 16/11/2012 DETALLE v/ Asiento Inicial DEBE 4000,00 TOTAL 92 Cod. 1.1.03.02.006 HABER SALDO 4000,00 4000,00 4000,00 4000,00 4000,00 4000,00 Elaboración: María Casa Judith Guatatoca Elaboración: María Casa Judith Guatatoca HOTEL LOS COFANES LIBRO MAYOR AL 30 DE NOVIEMBRE DEL 2012 Cuenta: TOALLAS PEQUEÑAS FECHA 16/11/2012 DETALLE v/ Asiento Inicial DEBE 3000,00 Cod. 1.1.03.02.007 HABER TOTAL SALDO 3000,00 3000,00 3000,00 3000,00 3000,00 3000,00 HOTEL LOS COFANES LIBRO MAYOR AL 30 DE NOVIEMBRE DEL 2012 Cuenta: DEPRECIACION ACUMULADA FECHA 16/11/2012 DETALLE v/ Asiento Inicial DEBE Cod. 1.2.04.001 HABER 175 106,41 446,67 TOTAL SALDO -175,00 -281,41 -728,08 -728,08 -728,08 -728,08 HOTEL LOS COFANES LIBRO MAYOR AL 30 DE NOVIEMBRE DEL 2012 Cuenta: MUEBLES Y ENSERES FECHA 16/11/2012 DETALLE v/ Asiento Inicial DEBE 21000,00 TOTAL Cod. 1.2.02.001 HABER SALDO 21000,00 21000,00 21000,00 21000,00 Elaboración: María Casa Judith Guatatoca 93 Elaboración: María Casa Judith Guatatoca HOTEL LOS COFANES LIBRO MAYOR AL 30 DE NOVIEMBRE DEL 2012 Cuenta: EQUIPO DE OFICINA FECHA 16/11/2012 DETALLE v/ Asiento Inicial DEBE 3869,50 Cod. 1.2.02.002 HABER TOTAL SALDO 3869,50 3869,50 3869,50 3869,50 HOTEL LOS COFANES LIBRO MAYOR AL 30 DE NOVIEMBRE DEL 2012 Cuenta: VEHICULO FECHA 16/11/2012 Cod. 1.2.03.001 DETALLE v/ Asiento Inicial DEBE 26800,00 HABER TOTAL SALDO 26800,00 26800,00 26800,00 26800,00 HOTEL LOS COFANES LIBRO MAYOR AL 30 DE NOVIEMBRE DEL 2012 Cuenta: CUENTAS X PAGAR PROVEEDORES FECHA 16/11/2012 DETALLE v/ Asiento Inicial DEBE TOTAL Cod. 2.1.01.001 HABER 2698,00 SALDO -2698,00 -2698,00 -2698,00 -2698,00 Elaboración: María Casa Judith Guatatoca Elaboración: María Casa Judith Guatatoca 94 HOTEL LOS COFANES LIBRO MAYOR AL 30 DE NOVIEMBRE DEL 2012 Cuenta: PRESTAMO POR PAGAR FECHA 16/11/2012 DETALLE v/ Asiento Inicial DEBE Cod. 2.2.01.001 HABER 18900,00 TOTAL SALDO -18900,00 -18900,00 -18900,00 -18900,00 HOTEL LOS COFANES LIBRO MAYOR AL 30 DE NOVIEMBRE DEL 2012 Cuenta: CAPITAL SOCIAL FECHA 16/11/2012 DETALLE v/ Asiento Inicial DEBE Cod. 3.1.02.001 HABER 76774,59 TOTAL SALDO -76774,59 -76774,59 -76774,59 -76774,59 HOTEL LOS COFANES LIBRO MAYOR AL 30 DE NOVIEMBRE DEL 2012 Cuenta: CAPITAL HOTEL LOS COFANES FECHA 16/11/2012 DETALLE v/ Asiento Inicial DEBE 73938,42 TOTAL Cod. 3.1.02.001 HABER SALDO 73938,42 73938,42 73938,42 73938,42 Elaboración: María Casa Judith Guatatoca Elaboración: María Casa Judith Guatatoca 95 HOTEL LOS COFANES LIBRO MAYOR AL 30 DE NOVIEMBRE DEL 2012 Cuenta: RETENCIONES AL IR. FECHA 16/11/2012 20/11/2012 21/11/2012 22/11/2012 22/11/2012 23/11/2012 23/11/2012 24/11/2012 DETALLE Retención I.R por venta DEBE 16,00 73,12 0,70 0,40 1,00 1,20 0,24 0,24 Retención I.R por venta Retención I.R por venta Retención I.R por venta Retención I.R por venta Retención I.R por venta Retención I.R por venta Retención I.R por venta Cod. 1.1.02.002 HABER TOTAL SALDO 16,00 89,12 89,82 90,22 91,22 92,42 92,66 92,90 92,90 HOTEL LOS COFANES LIBRO MAYOR AL 30 DE NOVIEMBRE DEL 2012 Cuenta: RETENCIONES IVA. FECHA 16/11/2012 20/11/2012 21/11/2012 22/11/2012 22/11/2012 23/11/2012 23/11/2012 24/11/2012 DETALLE Retención IVA por venta Retención IVA por venta Retención IVA por venta Retención IVA por venta Retención IVA por venta Retención IVA por venta Retención IVA por venta Retención IVA por venta TOTAL DEBE 67,20 307,10 2,52 1,68 4,20 5,04 1,01 1,01 Cod. 1.1.02.003 HABER SALDO 67,20 374,30 376,82 378,50 382,70 387,74 388,75 389,76 389,76 Elaboración: María Casa Judith Guatatoca Elaboración: María Casa Judith Guatatoca 96 HOTEL LOS COFANES LIBRO MAYOR AL 30 DE NOVIEMBRE DEL 2012 Cuenta: INGRESO POR SERVICIOS FECHA 16/11/2012 20/11/2012 21/11/2012 22/11/2012 22/11/2012 23/11/2012 23/11/2012 24/11/2012 30/11/2012 DETALLE Retención IVA por venta Retención IVA por venta Retención IVA por venta Retención IVA por venta Retención IVA por venta Retención IVA por venta Retención IVA por venta Retención IVA por venta Retención IVA por venta TOTAL DEBE Cod. 4.1.01.001 HABER 800 3656,00 70,00 20,00 50,00 60,00 12,00 12,00 3576,70 SALDO -800,00 -4456,00 -4526,00 -4546,00 -4596,00 -4656,00 -4668,00 -4680,00 -8256,70 -8256,70 HOTEL LOS COFANES LIBRO MAYOR AL 30 DE NOVIEMBRE DEL 2012 Cuenta: IVA COBRADO X SERVICIO FECHA 16/11/2012 20/11/2012 21/11/2012 22/11/2012 22/11/2012 23/11/2012 23/11/2012 24/11/2012 24/11/2012 DETALLE v/ Registro x ventas del mes v/ Registro x ventas del mes HABER 96 438,72 v/ Registro x ventas del mes 8,40 v/ Registro x ventas del mes 2,40 v/ Registro x ventas del mes 6,00 v/ Registro x ventas del mes 7,20 v/ Registro x ventas del mes 1,44 v/ Registro x ventas del mes 1,44 429,2 v/ Registro x ventas del mes TOTAL DEBE Cod. 1.1.01.003 SALDO -96,00 -534,72 -543,12 -545,52 -551,52 -558,72 -560,16 -561,60 -990,80 -990,80 Elaboración: María Casa Judith Guatatoca Elaboración: María Casa Judith Guatatoca 97 HOTEL LOS COFANES LIBRO MAYOR AL 30 DE NOVIEMBRE DEL 2012 Cuenta: TELEFONO, INTERNET FECHA 25/11/2012 DETALLE Ingreso de servicio de teléfono e Internet DEBE Cod. 5.2.2.004 HABER 36,90 30,50 6,20 21,75 21,75 26/11/2012 29/11/2012 29/11/2012 29/11/2012 SALDO 36,90 67,40 73,60 95,35 117,10 117,10 TOTAL HOTEL LOS COFANES LIBRO MAYOR AL 30 DE NOVIEMBRE DEL 2012 Cuenta: IVA PAGADO X COMPRAS FECHA 25/11/2012 26/11/2012 28/11/2012 28/11/2012 28/11/2012 28/11/2012 28/11/2012 29/11/2012 29/11/2012 29/11/2012 29/11/2012 29/11/2012 29/11/2012 30/11/2012 30/11/2012 DETALLE v/ Registro x compras del mes v/ Registro x compras del mes v/ Registro x compras del mes v/ Registro x compras del mes v/ Registro x compras del mes v/ Registro x compras del mes v/ Registro x compras del mes v/ Registro x compras del mes v/ Registro x compras del mes v/ Registro x compras del mes v/ Registro x compras del mes v/ Registro x compras del mes v/ Registro x compras del mes v/ Registro x compras del mes v/ Registro x pago de arriendo TOTAL DEBE 4,43 3,67 17,68 12,00 23,76 1,67 0,54 0,54 0,74 2,61 2,61 0,48 0,48 1,01 160,71 Cod. 1.1.01.003 HABER SALDO 4,43 8,10 25,78 37,78 61,54 63,21 63,75 64,29 65,03 67,64 70,25 70,73 71,21 72,22 232,93 232,93 Elaboración: María Casa Judith Guatatoca Elaboración: María Casa Judith Guatatoca 98 HOTEL LOS COFANES LIBRO MAYOR AL 30 DE NOVIEMBRE DEL 2012 Cuenta: SUELDO Y SALARIO FECHA 30/11/2012 DETALLE PAGO DE SUELDO DEBE 1754,92 Cod. 5.2.01.001 HABER TOTAL SALDO 1754,92 1754,92 1754,92 1754,92 HOTEL LOS COFANES LIBRO MAYOR AL 30 DE NOVIEMBRE DEL 2012 Cuenta: APORTE INDIVIDUAL FECHA 30/11/2012 DETALLE APORTE INDIVIDUAL DEBE Cod. 2.1.04.002 HABER 164,09 TOTAL SALDO -164,09 -164,09 -164,09 -164,09 HOTEL LOS COFANES LIBRO MAYOR AL 30 DE NOVIEMBRE DEL 2012 Cuenta: APORTE PATRONAL FECHA 30/11/2012 DETALLE APORTE PATRONAL DEBE TOTAL Cod. 2.1.04.001 HABER 213,22 SALDO -213,22 -213,22 -213,22 -213,22 Elaboración: María Casa Judith Guatatoca Elaboración: María Casa Judith Guatatoca 99 HOTEL LOS COFANES LIBRO MAYOR AL 30 DE NOVIEMBRE DEL 2012 Cuenta: PROV: DECIMO TERCERO FECHA 30/11/2012 DETALLE PAGO DE PROV. DECIMO TERCERO TOTAL Cod. 2.1.03.001 DEBE HABER SALDO 146,24 146,24 146,24 146,24 146,24 Elaboración: María Casa Judith Guatatoca HOTEL LOS COFANES Elaboración: María Casa Judith Guatatoca LIBRO MAYOR AL 30 DE NOVIEMBRE DEL 2012 Cuenta: PROV: DECIMO CUARTO FECHA 30/11/2012 DETALLE PAGO DE PROV. DECIMO CUARTO TOTAL Cod. 2.1.03.002 DEBE HABER SALDO 146,00 146,00 146,00 146,00 146,00 Elaboración: María Casa Judith Guatatoca Elaboración: María Casa Judith Guatatoca HOTEL LOS COFANES LIBRO MAYOR AL 30 DE NOVIEMBRE DEL 2012 Cuenta: GASTO DE ARRIENDO FECHA 30/11/2012 DETALLE PAGO DE ARRIENDO TOTAL Cod. 2.1.04.001 DEBE HABER SALDO 1339,29 1339,29 1339,29 1339,29 1339,29 Elaboración: María Casa Judith Guatatoca Elaboración: María Casa Judith Guatatoca 100 HOTEL LOS COFANES LIBRO MAYOR Cuenta: AL 30 DE NOVIEMBRE DEL 2012 PROV: FONDO DE RESERVA FECHA 30/11/2012 DETALLE PAGO DE PROV. FONDO DE RESERVA DEBE 146,24 Cod. 2.1.04.003 HABER TOTAL SALDO 146,24 146,24 146,24 146,24 HOTEL LOS COFANES LIBRO MAYOR Cuenta: AL 30 DE NOVIEMBRE DEL 2012 PROV: VACACIONES FECHA 30/11/2012 DETALLE PAGO DE PROV. VACACIONES TOTAL 101 DEBE 73,73 Cod. 2.1.03.003 HABER SALDO 73,73 73,73 73,73 73,73 4.5.8. BALANCE DE COMPROBACIÓN Vamos a encontrar las cuentas que se utilizaron en la mayorización, también los movimientos y saldos. BALANCE. Esta hoja contiene el “Balance de Comprobación”, básicamente está conformada por un encabezado donde aparece en primer lugar el nombre de la empresa o entidad para la cual se realiza la Contabilidad, éste nombre es tomado en forma automática desde la hoja DIARIO, mediante la fórmula =DIARIO! A7 que la podemos observar en la celda B1. Como parte del encabezado en la celda C3 observamos el nombre de la hoja “BALANCE DE COMPROBACIÓN”, en la celda B6 encontramos la fórmula =DIARIO!E2 que sirve para obtener la misma fecha de la hoja DIARIO. CÓDIGOS La estructura de los códigos está integrada por cuatro niveles de la siguiente manera: Primer Nivel: Más 11 espacios en blanco, para grupos principales como: Activo, Pasivo, Gastos, Rentas, etc. Segundo Nivel: #Más 8 espacios en blanco, para grupos de cuentas de segundo nivel como: Activo Corriente, Activo Fijo, Pasivo Corriente o de Corto Plazo, Ingresos Operacionales, etc. Tercer Nivel: Más 5 espacios en blanco, para grupos de cuentas de tercer nivel como: Caja Bancos, Cuentas y Documentos por Cobrar, Cuentas por Pagar, etc. Cuarto Nivel: Para cuentas de movimientos con las cuales realizamos los asientos de diario. 102 Gráfico N° 13: Balance de Comprobación 4.5.8.1. Elaboración: María Casa Judith Guatatoca CUENTA En esta columna constan todas las cuentas que intervienen en la Contabilidad tomando en consideración sus distintas jerarquías y niveles. Como podemos observar en la gráfica anterior, el plan de cuentas está conformado por 4 niveles: 1er nivel: Grupos principales de cuentas identificados con letra azul y negrilla. 2do nivel: Grupos secundarios de cuentas identificados con negrilla. 3er nivel: Grupos de cuentas de mayor –en letra normal-. 4to nivel: Cuentas de movimiento, resaltadas con verde claro y con las cuales realizamos los asientos de diario. Los nombres de las cuentas se pueden modificar, eliminar junto con el código correspondiente o incrementar según las necesidades del usuario. En caso de incrementar un nuevo código, se debe insertar una nueva fila, poner el nombre de cuenta correspondiente y copiar las fórmulas de las columnas C, D, E, F y M, además se debe incorporar la fila insertada en la fórmula de la suma del nivel 3. Para la impresión del balance de comprobación seleccionamos y procedemos a imprimir. 103 Tabla N° 14: Balance De Comprobación HOTEL LOS COFANES BALANCE DE COMPROBACIÓN MES DE NOVIEMBRE AÑO 2012 CODIGOS CUENTA DEBITOS CREDITOS SALDOS DEUDOR 1. 1.1. 1.1.01 1.1.01.001 1.1.01.002 1.1.01.003 1.1.02 1.1.02.001 1.1.02.002 1.1.02.003 1.1.02.004 1.1.03 1.1.03.01 1.1.03.01.001 1.1.03.01.002 1.1.03.01.003 1.1.03.01.004 1.1.03.01.005 1.1.03.01.006 1.1.03.02 1.1.03.02.001 1.1.03.02.002 1.1.03.02.003 1.1.03.02.004 1.1.03.02.005 1.1.03.02.006 1.1.03.02.007 1.2. 1.2.01 1.2.01.001 1.2.02 1.2.02.001 1.2.02.002 1.2.03 1.2.03.001 1.2.04 ACTIVO ACTIVO CORRIENTE CAJA BANCO CAJA CHICA CAJA BANCO DEL PICHINCHA C.C. 20735-4 EXIGIBLES IVA PAGADO X COMPRAS RETENCIONES IR ANTICIPADO RETENCIONES IVA ANTICIPADO CREDITO TRIBUTARIO REALIZABLE SUMINISTRO DE LIMPIEZA CLORO GALON PAPEL HIGENICO JABON HOTELERO SACHET DE SHAMPOO SUAVITEX GALON DETERGENTES FUNDAS MATERIAL DE HOTEL SABANAS DE 2 PLAZAS SABANAS DE 1 PLAZA Y ½ SABANAS DE 1 PLAZA ALMOHADAS TOALLAS GRANDES TOALLAS MEDIANAS TOALLAS PEQUEÑAS ACTIVO FIJO TERRENOS, EDIFIC E INSTALAC TERRENO MAQUIN, MBLES, ENS Y EQUP MUEBLES Y ENSERES EQUIPO DE OFICINA VEHICULOS VEHICULOS (-)DEPRECIACION ACUMULADA 9.284,84 2.868,20 232,93 92,90 389,76 1.896,00 4.137,28 2.012,04 3.993,92 2.878,99 2.265,40 2.062,27 1.599,16 4.800,00 2.700,00 2.250,00 780,00 7.500,00 4.000,00 3.000,00 21.000,00 3.869,50 26.800,00 - 104 3.606,89 400,00 850,38 765,20 865,80 675,50 580,40 - 5.677,95 2.868,20 232,93 92,90 389,76 1.896,00 4.137,28 1.612,04 3.143,54 2.113,79 1.399,60 1.386,77 1.018,76 4.800,00 2.700,00 2.250,00 780,00 7.500,00 4.000,00 3.000,00 21.000,00 3.869,50 26.800,00 ACREEDOR 1.2.04.001 (-)DEPRECIACION ACUMULADA 2 2.1 2.1.01 2.1.01.001 2.1.01.002 2.1.02 2.1.02.001 2.1.03 2.1.03.001 2.1.03.002 2.1.03.003 2.1.04 2.1.04.001 2.1.04.002 2.1.04.003 2.1.04.004 2.1.04.005 2.1.04.006 PASIVO CORRIENTE A CORTO PLAZO CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES VARIOS ACREEDORES DOCUMENTOS POR PAGAR LETRAS DE CAMBIO POR PAGAR PROV SOCIALES POR PAGAR DECIMO TERCER SUELDO DECIMO CUARTO SUELDO VACACIONES OBLIGAC: IESS E IMPUESTOS APORTE PATRONAL APORTE INDIVIDUAL FONDO DE RESERVA RETENCIONES A EMPLEADOS RETENC X OTROS CONCEPTOS I.V.A. COBRADO X SERVICIOS 2.1.05 2.1.05.001 2.2. 2.2.01 2.2.01.001 3. 3.1. 3.1.01 3.1.01.001 3.1.02 3.1.02.001 3.1.02.002 3.1.03 3.1.03.001 3.1.03.002 4. 4.1 4.1.01 4.1.01.001 4.1.02 4.1.02.001 5. 5.1.1 5.1.01 5.1.01.001 OTROS PASIVOS CORRIENTES COBROS ANTICIPADOS PASIVO LARGO PL-NO CORRTE CTAS Y DTOS X PAG-LARG PL PRESTAMO POR PAGAR PATRIMONIO PATRIMONIO NETO CAPITAL SUSCRITO Y/O ASIG CAPITAL SOCIAL RESERVAS RESERVA LEGAL OTRAS RESERVAS UTILIDADES/PERDIDAS ACUMUL. UTIL/PERD ACUM EJERC ANT. RESULTADOS PRESENTE EJERC. INGRESOS INGRESOS OPERACIONALES INGRESOS POR SERVICIOS GRAVADOS CON IVA INGRESOS X SERVICIOS DE HOSPEDAJE INGRESO SERVICIOS EXC DE IVA O NO GRAB. INGRESO POR SERVICIOS EXCENTAS DE IVA GASTOS COSTO DE VENTAS COSTO DE VENTAS COSTO DE VENTAS - 105 728,08 2.698,00 146.24 146,00 73,73 213,22 164,09 146.24 18.900,00 73.938,42 8.256,70 - -728,08 -2.698,00 - 146.24 - 146.00 - 73,73 -213,22 -164,09 - 146.24 -990,80 -18.900,00 -73.938,42 -8.256,70 5.2.1. 5.2.01.001 5.2.01.002 5.2.2. 5.2.2.001 5.2.2.002 5.2.2.004 5.2.3. 5.2.3.001 5.2.3.002 1.754,92 117,16 8,92 1.339,29 - - 113.633,48 113.633,48 SUELD/SAL/BEN SOC E INDEM SUELDOS Y SALARIOS APORTE PATRONAL SERVICIOS BASICOS AGUA LUZ TELEFONO, INTERNET OTROS GTOS DE ADM Y VTAS. COMBUSTIBLE GASTO DE ARRIENDOS HOTEL 1.754,92 117,16 8,92 1.339,29 106.401.52 -106.401,52 - Elaboración: María Casa Judith Guatatoca Elaborado por: Autorizado por: CONTADORA DEL "HOTEL LOS COFANES" GERENTE DEL "HOTEL LOS COFANES" 106 4.5.9. EL ESTADO DE PERDIDAS Y GANACIAS Encontraremos los resultados de las transacciones realizadas durante el perìodo determinado, asi tambien nos indicara si existe perdidas o ganancias. En forma similar al Balance General, en la hoja “Resultados” aparece un encabezado, la fecha que igualmente es transferida desde la hoja DIARIO, se incluyen en este Estado Financiero, los datos de Ingresos y Gastos que constan en la hoja BALANCE. Página 1 para Ingresos y Página 2 para Gastos. Gráfico N° 14: Estado de Pérdida y Ganancia 107 Elaboración: María Casa Judith Guatatoca El total de ingresos es el mismo que ya obtuvimos en la hoja BALANCE, de igual forma aparece el total de gastos y la utilidad respectiva, como lo podemos ver en la siguiente imagen: Elaboración: María Casa Judith Guatatoca 108 Tabla N° 15: Estado de Pérdidas y Ganancias HOTEL LOS COFANES ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS MES DE NOVIEMBRE AÑO 2012 INGRESOS INGRESOS OPERACIONALES INGRESOS POR SERVICIOS GRAVADOS CON IVA 4.1.01 INGRESO SERVICIOS EXC DE IVA O NO GRAB. 4.1.02 -8.256,70 - TOTAL INGRESOS OPERAC. -8.256,70 TOTAL INGRESOS GASTOS COSTO DE VENTAS COSTO DE VENTAS -8.256,70 5.1.1 - TOTAL COSTO DE VENTAS GASTOS DE ADMINIST Y VTAS SUELD/SAL/BEN SOC E INDEM SERVICIOS BASICOS OTROS GTOS DE ADM Y VTAS. - 5.2.1. 5.2.2. 5.2.3. 1.754,92 117,16 1.348,21 TOTAL GASTOS DE ADM Y VTAS. 3.220,29 GASTOS NO OPERACIONALES PERDIDA EN VTA DE ACTIVOS OTROS GASTOS NO OPERACNLS 5.3.1. 5.3.2. TOTAL GASTOS NO OPERAC. CONTADORA DEL "HOTEL LOS COFANES" - TOTAL GASTOS 3.220,29 UTILIDAD -5.036,41 Elaborado por: _________________ - Autorizado por: ____________________ GERENTE DEL "HOTEL LOS COFANES 109 Elaboración: María Casa Judith Guatatoca 4.5.10. BALANCE GENERAL En esta hoja se refleja el Balance General, aparece en primer lugar el encabezado, la fecha que aparece en la celda B6, es la misma que consta en la hoja DIARIO, la fórmula es =DIARIO!E2, todos los datos se obtienen de la hoja BALANCE por lo que esta hoja sirve como fuente de consulta y una vez comprobados los valores de Activo, Pasivo y Patrimonio, procedemos a imprimir y a entregar a las instancias respectivas para su estudio y análisis. Tabla N° 16: Balance General HOTEL LOS COFANES BALANCE GENERAL MES DE NOVIEMBRE DEL 2012 ACTIVO ACTIVO CORRIENTE CAJA, BANCOS EXIGIBLES REALIZABLE (SUMINISTRO DE LIMPIEZA) MATERIALES DE HOTEL 1.1.01 1.1.02 1.1.03 1.1.03.02 9.058,36 2.611,59 14.811,78 25.030,00 - TOTAL ACTIVO CORRIENTE 51.511,73 ACTIVO FIJO TERRENOS, EDIFIC E INSTALAC MAQUIN, MBLES, ENS Y EQUP VEHICULOS (-)DEPRECIACION ACUMULADA 1.2.01 1.2.02 1.2.03 1.2.04 TOTAL ACTIVO FIJO 24.869,50 26.800,00 -728,08 50.941,42 TOTAL ACTIVO 102.453,15 110 PASIVO PASIVO CORRIENTE CUENTAS POR PAGAR DOCUMENTOS POR PAGAR PROV SOCIALES POR PAGAR OBLIGAC: IESS E IMPUESTOS OTROS PASIVOS CORRIENTES 2.1.01 2.1.02 2.1.03 2.1.04 2.1.05 -2.698,00 -365,97 -1.514,34 - TOTAL PASIVO CORRIENTE -4.578,32 PASIVO LARGO PL-NO CORRTE CTAS Y DTOS X PAG-LARG PL OTROS PASIVOS A LARGO PL. 2.2.01 2.2.02 18.900,00 - TOTAL PASIVO LARGO PLAZO -18.900,00 TOTAL PASIVO -23.478,32 PATRIMONIO CAPITAL SUSCRITO Y/O ASIG 3.1.01 RESERVAS UTILIDADES/PERDIDAS ACUMUL. 3.1.02 3.1.03 73.938,42 -5.036,41 TOTAL PATRIMONIO -78.974,83 TOTAL PASIVO + PATRIMONIO - -102.453,15 Elaboración: María Casa Judith Guatatoca Elaborado por: Autorizado por: CONTADORA DEL "HOTEL LOS COFANES" GERENTE DEL "HOTEL LOS COFANES" 111 4.5.11. ROL DE PAGOS Es un registro que realiza toda empresa para llevar el control de los pagos y descuentos que debe realizar a sus empleados cada mes, de manera general, en este documento se consideran dos secciones, una para registrar los ingresos como sueldos, horas extras, comisiones, bonos, etc. y otra para registrar los descuentos como aportes para el seguro social. Este rol consta de lo siguiente: Columna A: Para registrar el número de empleados de la empresa Columna B: Número de Identificación de los Empleados Columna C: Para detallar los apellidos y nombres de cada empleado Columna D: Para hacer constar el cargo que ocupa cada empleado Columna E: Para los días trabajados por los empleados. Ingresos Columna F: Para el sueldo ganado, este valor está en función de los días trabajados; es decir si el empleado trabajó el mes completo, recibe su sueldo completo, pero si no es el caso recibe el proporcional de acuerdo a los días trabajados, Columna G: Para el registro de las Horas extras si lo hubiera. Columna G: Registra el total de Ingreso = (F7+G7) DESCUENTOS Columna I: Para descontar los anticipos y préstamos otorgados por la empresa, por lo general los empleados solicitan un valor a mitad del mes en calidad de anticipo, Columna J: Para calcular los aportes para la Seguridad Social (IESS), según la Ley, cada trabajador o empleado debe estar asegurado se debe descontar al trabajador, en el caso de Ecuador, se descuenta el 9,35% del total de ingresos, por tanto aplicamos la siguiente fórmula =f7*9,35%. Columna K: =I7+J7= Nos calcula el total de descuento, Columna L: El patrono aporta 12.15% aplicamos la siguiente fórmula, =f7*12.15%. , Columna M: Nos calcula el total a recibir por tanto aplicamos la siguiente fórmula =H7-K7. 112 Gráfico N° 15: Rol de Pagos 113 Elaboración: María Casa Judith Guatatoca 4.5.12. ROL DE PROVISIONES La empresa, así como genera dinero así mismo lo gasta, y es muy probable que al llegar el momento de cumplir con una obligación, la empresa no disponga del dinero necesario. Es por eso que en el pasivo se crean las provisiones para las diferentes obligaciones futuras de la empresa, como son obligaciones laborales, fiscales o demandas judiciales. Al crear la provisión, el valor correspondiente se lleva al gasto, y bien sabemos que el gasto disminuye los ingresos para obtener la utilidad de la empresa. En la medida en que se crean las provisiones, el gasto se incremente y la utilidad se disminuye, de modo que la empresa protege su patrimonio debido a que salen menos recursos por distribución de utilidades o incluso por el pago de impuestos. Si no se hicieran las provisiones, la empresa distribuye más utilidades, dinero que puede hacer falta para cubrir ciertas obligaciones. 4.5.12.1. 4.5.12.1.1 Beneficios Sociales Aporte Patronal Este valor corresponde al 12,15% del total de ingresos de cada empleado que debe asumir el patrono y se debe pagar junto con el valor que por concepto de aportes IESS se descuenta a los empleados en el rol, estos valores se pagan al IESS (Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social) hasta el día 15 del mes siguiente. 114 4.5.12.1.2 Décimo Tercer Sueldo o Bono Navideño Estos valores corresponden a una doceava parte del total de ingresos del empleado, se calcula desde el 1 de diciembre del año anterior, hasta el 30 de noviembre del año en que se procede al pago, se cancela hasta el 23 de diciembre de cada año. 4.5.12.1.3 Décimo Cuarto Sueldo o Bono Escolar Este bono equivale a la doceava parte de un salario mínimo vital general y es una ayuda económica que recibe cada empleado para el ingreso de sus hijos cuando inician clases, se paga en abril para la región costa y en agosto para la región sierra, cabe anotar que este bono reciben todos por igual, independientemente de si tienen hijos o no. 4.5.12.1.4 Fondo de Reserva A este fondo tiene derecho todo empleado cuya permanencia en una misma empresa sea superior a un año; es decir gana a partir del segundo año y corresponde a la doceava parte del total de ingresos, se calcula desde el 1 de julio del año anterior, hasta el 30 de junio del año en que se procede al pago, se paga hasta el 15 de septiembre y equivale a la doceava parte del total de ingresos. 4.5.12.1.5 Vacaciones Todo trabajador tiene derecho a 15 días continuos de vacaciones cuando haya cumplido un año de trabajo en la misma entidad, el pago corresponde a la 24ava. Parte del total de ingresos, se cancela antes de que el trabajador salga en goce de sus vacaciones anuales. 115 Puede haber otras provisiones dependiendo de la política que cada empresa tenga hacia sus empleados, las cuales deberá provisionar en forma mensual. A continuación se expone un cuadro en Excel que contiene las provisiones antes citadas. 116 Gráfico N° 16: Rol de Provisiones 117 Elaboración: María Casa Judith Guatatoca Vamos a analizar el registro que estamos observando, en primer término, las columnas A, B y C, contienen la misma información del rol general, luego hemos registrado en la columna D, la fecha de ingreso de cada empleado, esto lo hacemos con el propósito de conocer cuales personas ya tienen más de un año en la entidad, para efectos del cálculo de los fondos de reserva. En la columna E tenemos el total de ingresos, estos datos son exactamente iguales a la columna L del rol general, con la diferencia de que en este registro nos sirve de referencia para el cálculo de los beneficios sociales, estos valores han sido copiados del rol general del rango L7:L12 y pegados en este nuevo registro en el rango E7:E12. Para el cálculo de los aportes patronales, en la celda F7, aplicamos la fórmula =E7*12,15%, esto quiere decir que de los $ 294,92 obtenemos el 12,15%, la misma fórmula copiamos para el resto de empleados hasta la celda F12. En cuanto al cálculo del Décimo Tercer Sueldo en la celda G7, registramos la fórmula =E7/12 lo cual significa que los $ 294,92 dividimos para 12, como en el caso anterior y las columnas siguientes, copiamos la fórmula para el resto de filas hasta la celda G12. Para obtener el Décimo Cuarto Sueldo, primero registramos el valor del salario mínimo vital general S.M.V.G. en la celda L20 ($ 292,00), luego en H7, ponemos la fórmula =$H$2/12, es decir la doceava parte de 292,00 en este caso como el valor es igual para todos ponemos el signo $ antes y después de la letra H, para que el valor de la celda L20 permanezca fijo en la fórmula. En el caso de que un empleado tenga poco tiempo en la empresa y no haya trabajado 118 el mes completo deberá calcularse la parte proporcional, por ejemplo para alguien que en el mes de mayo solamente haya trabajado 8 días, la fórmula será =$H$2/12/30*8 ; es decir el valor que reciben todos se divide para 30 y se multiplica por los días trabajados. En la columna I observamos que en algunas celdas aparece la palabra “SI” y otras se encuentran en blanco, esto se da por aplicar la fórmula =SI(($J$4-D7)>365;"SI";" "); es decir es un condicionante para calcular los valores de la columna siguiente, con esta fórmula le decimos a Excel que si la diferencia entre el 10/09/2011 (J4) menos D7 (la fecha de ingreso del empleado) es mayor a 365 días, entonces devuelva la palabra SI de lo contrario nada. En la columna J vemos que el fondo de reserva se calcula únicamente para aquellas personas que tengan más de un año en la compañía como lo dicta el reglamento para el cálculo de estos fondos, la fórmula que se aplica es =SI(I7="SI";E7/12;0), esto quiere decir que si en la columna I tenemos la palabra “SI”, entonces dividimos el total de ingresos para 12, caso contrario 0, como vemos esta fórmula se la aplica en coordinación con los datos de la columna anterior. Para el cálculo de las vacaciones (columna K), utilizamos la siguiente fórmula =E7/24, es decir dividimos el total de ingresos para 24, en razón de que la provisión es para 15 días de vacaciones, si las vacaciones fueran de un mes completo dividiríamos para 12, pero como son solo 15 días, dividimos para 24. 119 4.5.13. Metodología. Modelo Operativo Tabla N° 17: Modelo Operativo FASES ETAPAS METAS Elaboración de la propuesta ACTIVIDADES Presentación Socialización Inicial Sensibilización Socialización de la propuesta con el Gerente y el personal RECURSOS RESPONSABLE Diseño preliminar de la propuesta - Materiales de oficina. - - Discusión de la propuesta Tec. Casa Livia Tec. Guatatoca Judith TIEMPO Agosto 2012 Diálogos abiertos Diseño de diapositivas Inicial Planificación Realizar el plan de actividades para la ejecución de actividades financieras. Diseño del cronograma de actividades. Plan de Tec. Casa Livia Tec. Guatatoca Judith Agosto 2012 Propuesta Computador. Ejecución de: Central Implementación Ejecutar el cronograma de actividades planificadas Diseño del sistema de información contable Plan y propuesta Computador Final Evaluación Comprobar mediante evaluación los logros que se ha conseguido con la ejecución del proyecto - Elaboración de un manual sobre la aplicación del sistema de información contable Ejecución de los 2 talleres de capacitación sobre la implementación del sistema contable Reuniones discusión para el desarrollo del sistema final en base a lo que determina la ley. Entrevistas. Observación. Mesas de discusión Plan y propuesta - - Computador Tec. Casa Livia Tec. Guatatoca Judith Tercer trimestre del 2012 Tec. Casa Livia Tec. Guatatoca Judith Evaluación permanente indefinido Elaboración: María Casa Judith Guatatoca Fuente: Observación directa 120 4.5.14. Previsión de la Evaluación Tabla N° 18: Evaluación PREGUNTAS BÁSICAS ¿Quiénes solicitan evaluar? ¿Por qué evaluar la propuesta? EXPLICACIÓN Gerente del hotel Personal del hotel Para establecer el éxito de las actividades que se van implementar para el proceso de fortalecimiento del registro contable del Hotel. ¿Para qué evaluar? Para establecer el cumplimiento de los objetivos establecidos en la propuesta y la efectividad del sistema contable. ¿Qué evaluar? Se evaluará las actividades del modelo operativo, los datos que se han logrado a través del sistema contable. ¿Quién evalúa? Gerente del hotel Personal del hotel ¿Cuándo evaluar? La evaluación será permanentemente, se realizará de manera periódica, mensual y cuando se cumplan las actividades determinadas en el Modelo Operativo. ¿Cómo evaluar? Mediante una investigación sobre la ejecución del proyecto con: Encuestas. Observación. Correos electrónicos Grupos focales. Elaboración: María Casa Judith Guatatoca 121 CONCLUSIONES La implementación de este sistema contable permitirá obtener resultados que se reflejen en los estados financieros, donde se podrán analizar las cuentas y así determinar con firmeza y seguridad cuales deben ser las proyecciones y acciones correctivas que se debe realizar en la empresa. Los estados contables emitidos por un sistema contable para que sean válidos ante terceros y comprensibles por sus usuarios deben elaborarse y presentarse de acuerdo a normativa vigente y a principios de contabilidad generalmente aceptados. Un sistema contable es un software de aplicación que permite emitir diferentes informes, los cuales serán analizados por usuarios internos y externos a la organización. 122 RECOMENDACIONES Utilizar el sistema contable que se propone en esta tesis, el mismo que indica de una manera clara y sencilla como registrar de forma contable los costos que se han logrado determinar de manera empírica gracias a la experiencia adquirida por los trabajadores, de esta manera a transformar el proceso en términos monetarios. Adquirir un programa genérico o específico legal para procesar la información automáticamente, el mismo que debe basarse en esta propuesta. Tomar las decisiones adecuadas en base a los resultados que se presentan en los estados financieros generados en cada ejercicio económico de esta manera corregirlos problemas que se presenten a futuro 123 Bibliografía CARVALHO, Javier B. (2010) Estados financieros normas para su preparación y presentación, Ecoe ediciones, Bogotá. MIGUEL, Lucki García. (2007).Contabilidad Hotelera: Organización general de un hotel, (2ª ed.). México. DOUPNIK, Timothy, y PERERA, Héctor, (2007), Contabilidad Internacional, Pearson Educación, (1ra ed), México. FERNÁNDEZ, Adolfo; Juan, Antonio L. y Carlos, Ruiz R. (209-2010) Normas Internacionales de Contabilidad, (1ra ed), Colombia. HORNGREN, Charles T. (2006). Contabilidad Administrativa: Diferencia entre la Contabilidad Administrativa y la Contabilidad Financiera, (13ª ed). México: Pearson Educación. MARTÍNEZ Fierro y Ángel María. (2008). Contabilidad General: Sistema de información contable, (3ª ed). Bogotá. PEDRO, Ángel G; PALOMA, Rodríguez S, y Francisco, José A. (2008), Plan general de la contabilidad, Madrid. RODRÍGUEZ, Ricardo V. (2008), Costos aplicados a Hoteles, (3ra ed). Bogotá. («URL») Gonzales, María Elena. (2003). Contabilidad hotelera: Concepto de hotelera. Dispone en: http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/fin/contahotel.htm 124 ANEXOS 125 ESTRUCTURA DEL HOTEL PUERTAS DE ENTRADA Y SALIDA DEL HOTEL 126 SALA DE RECEPCIÓN 127 HABITACIONES PRIMER PISO 128 HABITACIONES SEGUNDO PISO 129 HABITACIONES SEGUNDO PISO 130 UBICACIÓN: País: Ecuador Región: Amazónica Provincia: Pastaza Cantón: Pastaza Ciudad: Puyo Teléfono: 03-2885-560 Dirección: Calle Ceslao Marín y 27 de Febrero Elaboración: María Casa Judith Guatatoca 131 ENCUESTA DIRIGIDA A LOS EMPLEADOS DEL HOTEL LOS COFANES DE LA CIUDAD DE PUYO Objetivos: Determinar si es necesario el diseño de un Sistema Contable Hotelero para el “Hotel Los Cofanes” de la Ciudad de Puyo. Instrucciones: Sr. Trabajadores del hotel lea detenidamente y conteste las preguntas según corresponda. Encuesta a Trabajador 1 1.- ¿Conoce usted si el Hotel utiliza algún sistema contable? Si ( ) No ( ) 2.- ¿Cree usted que actualmente el Hotel lleva de manera adecuada la contabilidad? Si ( ) No ( ) 3.- ¿Considera que los informes económicos presentados son reales? Si ( ) No ( ) 4. ¿Cree usted que es necesaria la implementación de un sistema contable en el Hotel? Si ( ) No ( ) 5.- Piensa usted que el Sistema Contables mejorara la toma de decisiones oportunas para el Hotel. Si ( ) No ( ) Si ( ) No ( ) 132
