Aplicación De la Metodología de las 5’S En La Tienda De Abarrotes “Mafalda” Sámano García Michelle Guadalupe1, Ortega García Oscar Uriel1, Ortega Zepeda Bianca Michelle1, Rangel Baeza Alejandro1, Hernández Gómez Patricia2 Departamento De Estudios Multidisciplinarios Sede Yuriria Av. Universidad S/N, Col Yacatitas, 38940 Yuriria, Guanajuato, México [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] Resumen El propósito de este trabajo es utilizar la herramienta 5S (Seiri, seito, seiso, Seiketsu, Seiketsuke) para ayudar al establecimiento Mafalda a tener una mayor organización limpieza, estandarización y disciplina en su negocio, son necesarios para mantener sus productos y servicios en su más alta calidad, adquirir un mayor crecimiento empresarial, al usar este método el negocio obtendrá una mejor imagen hacia el consumidor elevando sus ganancias, al mismo tiempo renovando el ambiente tanto laboral como comercial. Palabras Clave: Herramienta 5s, negocio, alta calidad, métodos. Abstract The purpose of this work is to use the tool 5S (Seiri, seito, seiso, Seiketsu, Seiketsuke) to help the Mafalda establishment to have a greater organization cleanliness, standardization and discipline in their business, are necessary to keep their products and services in their Higher quality, acquiring greater business growth, by using this method the business will get a better image towards the consumer raising their profits, at the same time renewing the work and commercial environment Keywords: 5s tool, business, high quality, methods. Introducción La metodología de las 5s está diseñada para mejorar la eficiencia, fortalecer rendimiento, y proporcionar una mejora continua en prácticamente todos los segmentos de la organización de manera progresiva (Hirano, 2017), así como también la práctica 5s es una técnica utilizada para establecer y mantener la calidad del medio ambiente en una organización, el nombre se refiere a cinco palabras organización, pulcritud, limpieza, estandarización y disciplina respectivamente (Svetlana, 2016), por ende el método de gestión de 5s es reconocida como la base de enfoques que maximizan niveles de valor añadido mediante la eliminación de todos los factores que no generan valores (Kanamori, et al. 2015), a través de todo esto, las 5-S se ha convertido en la forma de hacer negocios, no sólo para impresionar a los clientes, sino también para establecer procesos eficaces y de calidad como requisitos previos para buenos productos y servicios (Ho Sam, 2015), la interacción de la estrategia de las 5s es una metodología practica para el establecimiento y mantenimiento del lugar de trabajo bien organizado, ordenado y limpio, a fin de mejorar las condiciones de seguridad, calidad en el trabajo y en la vida diaria, para ejecutar eficientemente las actividades laborales (Moreno Andrés, 2013), el propósito del método de las 5s trata de lograr lugares de trabajo mejor organizados, más ordenados y más limpios de forma permanente para conseguir una mayor productividad y entorno laboral seguro (Faulí, 2013), pero cabe mencionar que la gestión de las 5s no es solo un método de manejo de la escena significativa, sino también un sistema de gestión importante, se plantea grandes influencias para las empresas para mejorar la producción y la eficiencia del servicio (Shumin y Xiaoling, 2009), con todo lo que se mencionó anteriormente la metodología de las 5s Kaizen contribuye a la creación, mantenimiento de limpieza, mejor organizada, estandarizada y de seguridad en las áreas de trabajo, tratando de obtener una mejor calidad de vida en cada operación (García, 2008), es muy importante saber que las 5s es una filosofía de trabajo que permite desarrollar un comportamiento sistemático para mantener continuamente la clasificación, el orden, y la limpieza, lo que permite de forma inmediata una mayor productividad, mejora la seguridad, el clima laboral, la motivación del personal, la calidad, la eficiencia y, en consecuencia, la competitividad de la organización (Barcia, 2006), todo esto de la metodología de las 5s inicialmente con base en las siglas de japoneses Seiri (organización), Seiton (pulcritud), seiso (limpieza), Seiketsu (normalización) y Shitsuke (disciplina), se utiliza como una plataforma para el desarrollo de un sistema de gestión integrado por el uso paralelo de mantenimiento productivo total (Bamber et al, 2000). Después de la comprensión de los conceptos importantes de la metodología de las 5s, se aplicó esta metodología en un hospital del norte de Tanzania para reducir el tiempo en espera de los registros de los pacientes y la recepción de consulta de los médicos, se aplicó con el fin de mejorar la disposición de los elementos en el lugar de trabajo con una buena organización y clasificación para agilizar el proceso de atención a los pacientes (Hisahiro; et al, 2016), también se empleó el método de las 5s en el mantenimiento productivo total de la oficina de un caso de estudio en la biblioteca con el propósito de hacer participar a todos los empleados en los sistemas y la mejora de procesos a través del trabajo en equipo, buscando sistemas eficientes en cada departamento y lograr satisfacción al cliente proporcionándole calidad, costo y entrega error cero y basura cero (Nihar y Jayanta, 2015), por consiguiente se aplicó la metodología de las 5s para organizar el lugar de trabajo en una empresa de fabricación de instrumentos científicos, esto con el objetivo de ordenar el lugar eliminando los elementos no esenciales del lugar de trabajo, los resultados muestran que 5s es una herramienta eficaz para la mejora de rendimiento de la organización sin importar su tamaño de la organización, servicio producción (Chamán, 2015), ya que también se introdujo la metodología de las 5s en la empresa de Nestlé Purina; debido a que busca siempre la excelencia en los procesos, mejorar los mantenimientos hasta hacerlos preventivos, tener un excelente estándar de calidad evitando al máximo los desperdicios y mantener así una buena organización, para centrarse en la operación (Sánchez, 2015), en otro lugar muy importante se aplicó la metodología de las 5s para optimizar las operaciones en el laboratorio de mecánica de patio de la universidad de las fuerzas armadas-espe, con el fin de optimizar tiempos y recursos para que los estudiantes puedan elevar su calidad de trabajo (Altamirano, 2013), en otro sitio distinto se aplicó el concepto de las 5s en una empresa automotriz de nuevo león con el fin de mejorar el desempeño operativo en cuanto al manejo ecológico de los desperdicios, instalaciones seguras en la empresa, imagen con el cliente interno, incremento en los estándares de calidad, incremento en la productividad y disminución en cantidad de reproceso (Rodarte y Blanco, 2009), ya que tiene una importante función esta metodología se implementó la metodología de las 5s en una empresa extrusora de aluminio con el fin de mejorar el área de matricería, ya que de ella depende directamente la calidad de los perfiles de aluminio y la cantidad de matrices (alrededor de 3000), que se tienen y que no están correctamente identificados, además de otros factores como descuido de limpieza y acumulación de materiales innecesarios (Hidalgo y Kleber, 2005), otra de las aplicaciones fue en la práctica de investigación japonesa de 5-S para la organización del lugar de trabajo en el Reino Unido y fue revisar la literatura, haciendo un seguimiento del cuestionario con una serie de entrevistas semiestructuradas y conclusiones críticas con la literatura, para la aplicación de 5-S ya que hay un gran margen en el entorno no manufacturero. (Stephen y Graeme, 2004), al igual que también esta metodología se aplicó en la empresa Unilever los mejores alimentos, que se dedica a fabricar bolsas de té de varios tipos y emplea a 385 personas se opera un sistema de 5 turnos para mantener las demandas de producción de 600 toneladas por semana, los principales beneficios percibidos fueron en un lugar de trabajo más limpio, organizado y mayor espacio de trabajo (Warwood y Knowles, 2004), y por último esta técnica se llevó a cabo en Wellex una corporación de los Estados Unidos los resultados fueron alentadores demuestra que el cultivo de 5s es universal y puede estar relacionado con cualquier entorno de trabajo (K. Samuel 1996). La empresa “Mafalda” es una pequeña empresa que se dedica a la venta de productos de abarrotes. Este negocio tiene más de 20 años en el mercado, hasta el momento el establecimiento se ha mantenido estable y en constante crecimiento. En la empresa se presentaban diferentes factores que impedían el correcto funcionamiento, por lo cual se detectaron varias anomalías como la inadecuada organización y clasificación de los productos. Es por esto que se decidió implementar dicha metodología en el establecimiento; que consise en el desarrollo de 5 categorias (clasificacion, orden, limpieza, estandarización y mantenimiento) por medio de estrategias, para disminuir los deperdicios de tiempo, optomizar el espacio fisico, etcetera. Metodología La herramienta japonesa de las 5’S Se Implementó en una tienda de abarrotes del municipio de Uriangato, Guanajuato en la cual se realizaron las siguientes actividades. Seiri: (clasificación) ¡Separar lo que es necesario de lo que no lo es y tirar lo que es inútil! El propósito de clasificar significa retirar de los objetos de trabajo, todos los elementos que no son necesarios para las operaciones de la tienda de abarrotes. Los elementos necesarios se deben mantener cerca de la acción, mientras que los innecesarios se deben retirar del sitio, donar, transferir o eliminar. Se obtuvieron los siguientes beneficios: Mayor Espacio Mejor Manejo De Inventario Menos Accidentes En esta fase se separaron los productos por cantidad de mililitros y por marca para que así la dueña del establecimiento observe y analice de una mejor forma sus productos, facilitándole la ubicación de cada producto al momento de atender a sus clientes como también aportando una apariencia más agradable hacia el consumidor. Seiton: (Orden) ¡Colocar lo necesario en un lugar fácilmente accesible! ¿Como? Colocar las cosas útiles por orden según criterios de: Seguridad: Que no se puedan caer, que no se puedan mover, que no estorben. Calidad: Que no se oxiden, que no se golpeen, que no se puedan mezclar, que no se deterioren. Eficacia: Minimizar el tiempo perdido. Elaborando procedimientos que permitan mantener el orden, se empezaron a acomodar los productos en los estantes correspondientes dependiendo del contenido de los productos y de su respectiva marca lo cual ayuda mucho para darle un enfoque mayor al cliente, pretende ubicar los elementos necesarios en sitios donde se puedan encontrar fácilmente para su uso y nuevamente retornarlos al correspondiente sitio y permite la ubicación de artículos, mejora la imagen ante el cliente dando un aspecto más profesional y confiable ante la sociedad. Se obtuvieron los siguientes beneficios: Ayudará a encontrar fácilmente documentos u objetos de trabajo, economizando tiempos y movimientos. Facilita regresar a su lugar los objetos o documentos que hemos utilizado. Ayuda a identificar cuando falta algo. Da una mejor apariencia. Seiso: (Limpieza) ¡Limpiar las partes sucias! ¿Como? Recogiendo, y retirando lo que estorba. Limpiando con un trapo o brocha. Barriendo. Eliminando los focos de suciedad. Pretende incentivar la actitud de limpieza del sitio de trabajo y lograr mantener la clasificación y el orden de los artículos, al realizar la 1ra limpieza nos encontramos con los estantes llenos de tierra, polvo, telarañas inclusive los productos estaban en el mismo estado, la limpieza del lugar se realiza cada 2 días ya que se están realizando labores de reconstrucción de una calle cercana a la tienda se vuelve a ensuciar tanto la bodega, como la tienda, para evita tener un ambiente inadecuado o poco agradable para el consumidor se decidió tener una limpieza periódica para poder mostrar los productos de una manera atractiva y confiable para el cliente. Se obtuvieron los siguientes beneficios: Aumentará la vida útil del equipo e instalaciones. Menos probabilidad de contraer enfermedades. Menos accidentes. Mejor aspecto. Seiketsu: (Estandarización) ¡Mantener constantemente el estado de orden, limpieza e higiene de nuestro sitio de trabajo! ¿Como? Limpiando con la regularidad establecida. Manteniendo todo en su sitio y en orden. Establecer procedimientos y planes para mantener orden y Limpieza. En esta etapa se tiende a conservar lo que se ha logrado, aplicando estándares a la práctica de las tres primeras “S”. Esta cuarta S está fuertemente relacionada con la creación de los hábitos para conservar el lugar de trabajo en perfectas condiciones, es por eso que cuando llegan los proveedores nosotros acomodamos los productos en su correspondiente espacio para evitar la caída de la metodología. Se obtuvieron los siguientes beneficios: Se guarda el conocimiento producido durante años. Se mejora el bienestar del personal al crear un hábito de conservar impecable el sitio de trabajo en forma permanente. Se evitan errores de limpieza que puedan conducir a accidentes o riesgos laborales innecesarios. Resultados y discusiones Al implementar la metodología de las 5S se observó diferentes cambios en el negocio como es el orden, la limpieza, el ambiente etc. En los primeros días se podía visualizar un negocio con aspecto un poco degradado por los años y opaco para la vista del consumidor; se dio a la tarea de analizar minuciosamente cada parte del establecimiento para detectar por qué se había convertido de tal forma; al entender cuál era el problema principal los engranajes empezaron a la acción, en la cual se analizó primeramente la cara del negocio en donde se denoto la poca limpieza que no atraía al cliente y lo haría dudar del producto, al igual que el orden tan poco atractivo que se observaba, te daba la sensación de cansancio y pereza al tener que abrir los refrigeradores en donde se encontraban productos como leche, yogurt, jugos y refrescos de todo tipo; asi mismo al revisar el estado de las estanterías donde se colocan los productos como galletas, papas fritas, etc. Notamos que algunos productos no se encontraban en su lugar predeterminado, oh estaban mal colocadas dando un aspecto perezoso; al tocar algunos de esos productos, se notó una ligera capa de polvo que empobrecía la imagen del producto al igual que dos mostradores en el cual uno de ellos guardaba productos plásticos como platos, vasos, papel celofán, papel higiénico, palillos de dientes, sacapuntas, sobres de café entre otros utensilios, todos ellos desordenados de forma notoria, el otro mostrador resguardaba diferentes tipos de dulces como productos de limpieza personal, estos se encontraban un poco desordenados y sin ningún patrón de ordenamiento adecuado. Al adentrarnos en el pequeño almacén se observaron dos estantes en los que residían todo de bebidas como los jugos de distintos tamaños y sabores como las aguas de diferentes marcas, pero lo que más se advertía eran los diferentes tipos de refrescos de distintos resabios como de dimensión; al iniciar la implementación de las 5s se comenzó con el pequeño almacén, esto fue decidido por todo el equipo objetando que sería más eficiente y eficaz hacerlo primero internamente y después en el exterior. A continuación, se mostrarán algunas de las imágenes tomadas los primeros días en donde se explicarán los procedimientos seguidos de cada una de las 5s. S SEIRI (CLASIFICAR) Al culminar con la limpieza de todos los productos se comenzó con la clasificación de cada uno de ellos con el propósito de hacer un lugar más ordenado y de fácil acceso para la dueña del negocio y sus hijas; al tener todos sus productos en clasificados pueden saber en qué lugar se ubica cada objeto con certeza, minimizando el tiempo para atender al cliente con eficiencia y eficacia. Imagen 1. Clasificación en el almacén. Imagen 2. Clasificación en el almacén. Imagen 3. Clasificación en estanterías exteriores. Imagen 4. Clasificación de productos. Imagen 5. Clasificación de productos. Imagen 6. Clasificación de productos. S SEITON (ORDEN) Se inició con la limpieza de toda la estantería y los productos existentes tanto en el área de bodega como en el de venta todo esto para fomentar constantemente el hábito de la limpieza, más aún cuando se están llevando a cabo obras de construcción de una calle aledaña a la ubicación de la empresa, para darle un aspecto más higiénico tanto a la imagen de la tienda como a la de los productos, ya que como ya se ha mencionado rápidamente se llenaban de suciedad. Imagen 7. Ordenando productos del almacén. Imagen 8. Ordenando productos del almacén. Imagen 9. Ordenando estanterías exteriores. Imagen 10. Ordenando estanterías exteriores. Imagen 11. Ordenando estanterías exteriores. Imagen 12. Ordenando estante de bebidas. S SEISO (LIMPIAR) Cada que llegaban los proveedores de (Coca-Cola, Pepsi, Bonafont, ciel, Danone, Holanda, kínder deslice) a resurtir los productos, los mismos trabajadores de las empresas ya mencionadas tenían un método para acomodar los productos de la parte de enfrente de la empresa de acuerdo a las políticas de dichas empresas. Así mismo conforme se iban acabando los productos en el área de refrigeradores, se iban agregando productos del almacén. Imagen 13. Limpiando las estanterías. Imagen 14. Limpiando las estanterías detrás del mostrador. Imagen 15. Limpiando las estanterías. Imagen 16. Limpiando las estanterías detrás del mostrador. Imagen 17. Limpiando las estanterías detrás del mostrador. Imagen 18. Limpiando las estanterías del exterior. S SEIKETSU (ESTANDARIZACIÓN) Se mantuvo una reunión con la Sra. Yolanda Reyes, propietaria del establecimiento para que tomara conciencia de que se lleve adecuadamente cada una de las 3s mencionadas anteriormente, y así seguir con el ciclo que hasta el momento se logró. Por motivos personales, la Sra. Yolanda Reyes nos pidió que no le tomáramos fotografías, pues deseaba estar en el anonimato; aun así, la dueña del negocio estuvo en todo momento con nosotros para observar los cambios que tendría su negocio y aprender cómo es que podía mejorar sus ventas con esta herramienta, se mostró atenta y entusiasta al ver como cambiaba la apariencia del establecimiento, al igual que recibía cumplidos de sus clientes al ver las mejoras de la pequeña empresa. Imagen 19. En esta imagen se muestran a una de sus hijas quien al igual que su madre daba seguimiento a los movimientos realizados en el establecimiento. S SHITSUKE (MANTENER LA DISCIPLINA) Mantener la disciplina de hacerlo constante y sin olvidar lo que ha aprendido hasta ahora, para este momento la Sra. Yolanda mantendrá constancia para que así la metodología de las 5S siga funcionando dándole así beneficios; al mantener el proceso de las 5s el negocio obtendrá resultados positivos, en caso de que no siga la metodología mencionada, el negocio se deterioraría paulatinamente, dejándolo como un inicio; sin embargo al observar la dedicación expuesta de los responsables del lugar, se puede decir que mantendrán un seguimiento para mejorar su estatus tanto en el mercado como económico. Conclusión La metodología japonesa de las 5's es utilizado para romper con los viejos procedimientos existentes e implantar una nueva cultura con efectos de incluir el mantenimiento del orden y la limpieza, mantenimiento de la higiene y seguridad como un factor esencial dentro del proceso productivo, de calidad y de los objetivos generales del negocio. Simplemente, es un principio básico de mejorar nuestra vida en un sitio de trabajo donde se pueda laborar adecuadamente y con mayor comodidad y con todo esto, además, le proporciona mejoras en la productividad de la empresa y en la competitividad. Al iniciar con esta metodología se encontró con una limitante ya que la señora Yolanda Reyes, especificó que los productos con más ventas se colocaran en un lugar determinado ya que ella padece de un problema de salud que le impide tener mayor alcance a la mercancía, es por ello que el equipo se ajustó a las especificaciones de la dueña del establecimiento para atribuirle una plena satisfacción. Al momento de iniciar la metodología se encontró con un lugar totalmente descuidado y desorganizado como primera actividad a realizar se limpiaron los estantes donde se coloca la mercancía ya que se encontraban con mucha suciedad y polvo lo que generará una inadecuada imagen hacia la empresa, posteriormente se clasificaron los productos de acuerdo a respectiva marca, tamaño y sabor además de que se inició la rotación de productos prontos a vencer para evitar la insatisfacción de los clientes y perdidas hacia la empresa. Imagen 20. Productos acomodados por marca y contenido. Imagen 21. Garrafones separados por marca. Imagen 22. Productos acomodados correctamente. Imagen 23. Productos de limpieza en la parte inferior, dulces y chocolates en la parte superior del estante principal. Imagen 24. Vitrina de productos desechables e higiénicos. Imagen 25. Estante de galletas con el precio respectivo de cada producto. Imagen 26. Integrantes del equipo fuera del negocio en el que se implementó la metodología de las 5s. Imagen 27. Integrantes del equipo dentro del negocio en el que se implementó la metodología de las 5s. Referencias 1. K. Samuel.1995.” La auditoría 5s”. Estilo de gestión japonesa.Pp. 294-302. 2. K. Samuel.1996.” Practica de las 5s japonesas”. Emerald.Vol.8. Pp.45-53. 3. K. Samuel. 1997.El lugar de trabajo que aprende la manera de las 5s”. Emeral.Vol.9. Pp.185-191. 4. Warwood Stephen y Knowles Graeme.1999.” Una investigación sobre la práctica japonesa 5s en la industria”. Emerald.Vol.5. Pp.347-353. 5. Gapp Rod, et al.2000.” La implementación de las 5s dentro de un contexto japonés”. Emerald. Vol.46. Pp.565-579. 6. K. Samuel.2004.” La práctica japonesa de las 5s y la práctica de calidad total”. Emerald. Vol.3. Pp.19-24. 7. Hidalgo Daniel y Barcia Kleber.2005.” Implementación de una metodología con la técnica 5s para mejorar el área de matricería de una empresa extrusora de aluminio”. Scielo chile. Pp.1-10. 8. Santoyo Felipe, et al.2006. “Comportamiento y organización implementación del sistema de gestión de la calidad 5s”. Perspectivas en psicología.Vol.9. Pp.361-371. 9. García Blanca y Lew John.2008.” Satisfacción en el trabajo y 5s una buena manera de mejorar la productividad, eficiencia y uniformidad en la fabricación y sectores industriales”. Investigación administrativa.Pp.7-15. 10. K. Kobayashi.2008.” Ejecución 5s dentro de un contexto japonés; un sistema de gestión integrado”. Manejo de Decis.Vol.45. Pp.24-30. 11. Xiaoling Li.2009.” Análisis de modo de gestión de la empresa basada en la gestión 5s”. IEEE.Pp.559-562. 12. Rodarte Armandina y Blanco Mónica.2009.”5s una herramienta de calidad para la mejora desempeño operativo, un estudio de las empresas de la cadena automotriz de Nuevo León”. UANL.Pp.189-205. 13. Altamirano Ricardo y Moreno Marlon.2013.” Aplicación de la metodología japonesa de calidad 5s para optimizar las operaciones en el laboratorio de mecánica”. ESME universidad de las fuerzas armadas.Pp.1-6. 14. Marín Faulí, et al.2013.” Implantación del sistema de calidad 5s en un centro integrado público de formación profesional”. Formación del profesorado.Vol.2. Pp.147-161. 15. Chamán Gupta y Kumar Sanjiv.2015.” Una aplicación del concepto 5s para organizar el lugar de y trabajo en una empresa de fabricación de instrumentos científicos”. Emerald.Vol.6. Pp.73-88. 16. Sánchez Paula.2015.” Implementación en metodología de 5s en el área de servicio al cliente para Nestlé Purina”. Universidad militar nueva granada Bogotá. Pp. 1-12. 17. Kanta Nihar.2015.” La implementación del mantenimiento productivo total de la oficina un estudio de caso de biblioteca”. Emerald. Vol.54. Pp.415-424. 18. Ishijima Hisahiro et al.2016.” Las 5s enfoque para mejorar el ambiente de trabajo puede reducir el tiempo de espera en los resultados de los hospitales en el norte de Tanzania”. Emerald.Vol.28. Pp.664-680. 19. K. Samuel y Fung Cristhoper.2016.” La práctica japonesa 5s y la formación GCT”. Emerald.Vol.3. Pp.19-24. 20. Singh Randhawa Jugraj.2017.” Herramienta para mejorar la calidad de rendimiento sostenible revisión y modo de literatura”. Emerald.Vol.34. Pp.5-45.
