Metodología 5S en Abarrotes: Estudio de Caso

Aplicación De la Metodología de las 5’S En La Tienda De Abarrotes “Mafalda”
Sámano García Michelle Guadalupe1, Ortega García Oscar Uriel1,
Ortega Zepeda Bianca Michelle1, Rangel Baeza Alejandro1,
Hernández Gómez Patricia2
Departamento De Estudios Multidisciplinarios
Sede Yuriria
Av. Universidad S/N, Col Yacatitas, 38940
Yuriria, Guanajuato, México
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Resumen
El propósito de este trabajo es utilizar la herramienta 5S (Seiri, seito, seiso, Seiketsu,
Seiketsuke) para ayudar al establecimiento Mafalda a tener una mayor organización
limpieza, estandarización y disciplina en su negocio, son necesarios para mantener sus
productos y servicios en su más alta calidad, adquirir un mayor crecimiento
empresarial, al usar este método el negocio obtendrá una mejor imagen hacia el
consumidor elevando sus ganancias, al mismo tiempo renovando el ambiente tanto
laboral como comercial.
Palabras Clave: Herramienta 5s, negocio, alta calidad, métodos.
Abstract
The purpose of this work is to use the tool 5S (Seiri, seito, seiso, Seiketsu, Seiketsuke) to
help the Mafalda establishment to have a greater organization cleanliness,
standardization and discipline in their business, are necessary to keep their products
and services in their Higher quality, acquiring greater business growth, by using this
method the business will get a better image towards the consumer raising their profits,
at the same time renewing the work and commercial environment
Keywords: 5s tool, business, high quality, methods.
Introducción
La metodología de las 5s está diseñada para mejorar la eficiencia, fortalecer rendimiento, y
proporcionar una mejora continua en prácticamente todos los segmentos de la organización
de manera progresiva (Hirano, 2017), así como también la práctica 5s es una técnica utilizada
para establecer y mantener la calidad del medio ambiente en una organización, el nombre se
refiere a cinco palabras organización, pulcritud, limpieza, estandarización y disciplina
respectivamente (Svetlana, 2016), por ende el método de gestión de 5s es reconocida como
la base de enfoques que maximizan niveles de valor añadido mediante la eliminación de todos
los factores que no generan valores (Kanamori, et al. 2015), a través de todo esto, las 5-S se
ha convertido en la forma de hacer negocios, no sólo para impresionar a los clientes, sino
también para establecer procesos eficaces y de calidad como requisitos previos para buenos
productos y servicios (Ho Sam, 2015), la interacción de la estrategia de las 5s es una
metodología practica para el establecimiento y mantenimiento del lugar de trabajo bien
organizado, ordenado y limpio, a fin de mejorar las condiciones de seguridad, calidad en el
trabajo y en la vida diaria, para ejecutar eficientemente las actividades laborales (Moreno
Andrés, 2013), el propósito del método de las 5s trata de lograr lugares de trabajo mejor
organizados, más ordenados y más limpios de forma permanente para conseguir una mayor
productividad y entorno laboral seguro (Faulí, 2013), pero cabe mencionar que la gestión de
las 5s no es solo un método de manejo de la escena significativa, sino también un sistema de
gestión importante, se plantea grandes influencias para las empresas para mejorar la
producción y la eficiencia del servicio (Shumin y Xiaoling, 2009), con todo lo que se
mencionó anteriormente la metodología de las 5s Kaizen contribuye a la creación,
mantenimiento de limpieza, mejor organizada, estandarizada y de seguridad en las áreas de
trabajo, tratando de obtener una mejor calidad de vida en cada operación (García, 2008), es
muy importante saber que las 5s es una filosofía de trabajo que permite desarrollar un
comportamiento sistemático para mantener continuamente la clasificación, el orden, y la
limpieza, lo que permite de forma inmediata una mayor productividad, mejora la seguridad,
el clima laboral, la motivación del personal, la calidad, la eficiencia y, en consecuencia, la
competitividad de la organización (Barcia, 2006), todo esto de la metodología de las 5s
inicialmente con base en las siglas de japoneses Seiri (organización), Seiton (pulcritud), seiso
(limpieza), Seiketsu (normalización) y Shitsuke (disciplina), se utiliza como una plataforma
para el desarrollo de un sistema de gestión integrado por el uso paralelo de mantenimiento
productivo total (Bamber et al, 2000).
Después de la comprensión de los conceptos importantes de la metodología de las 5s, se
aplicó esta metodología en un hospital del norte de Tanzania para reducir el tiempo en espera
de los registros de los pacientes y la recepción de consulta de los médicos, se aplicó con el
fin de mejorar la disposición de los elementos en el lugar de trabajo con una buena
organización y clasificación para agilizar el proceso de atención a los pacientes (Hisahiro; et
al, 2016), también se empleó el método de las 5s en el mantenimiento productivo total de la
oficina de un caso de estudio en la biblioteca con el propósito de hacer participar a todos los
empleados en los sistemas y la mejora de procesos a través del trabajo en equipo, buscando
sistemas eficientes en cada departamento y lograr satisfacción al cliente proporcionándole
calidad, costo y entrega error cero y basura cero (Nihar y Jayanta, 2015), por consiguiente se
aplicó la metodología de las 5s para organizar el lugar de trabajo en una empresa de
fabricación de instrumentos científicos, esto con el objetivo de ordenar el lugar eliminando
los elementos no esenciales del lugar de trabajo, los resultados muestran que 5s es una
herramienta eficaz para la mejora de rendimiento de la organización sin importar su tamaño
de la organización, servicio producción (Chamán, 2015), ya que también se introdujo la
metodología de las 5s en la empresa de Nestlé Purina; debido a que busca siempre la
excelencia en los procesos, mejorar los mantenimientos hasta hacerlos preventivos, tener un
excelente estándar de calidad evitando al máximo los desperdicios y mantener así una buena
organización, para centrarse en la operación (Sánchez, 2015), en otro lugar muy importante
se aplicó la metodología de las 5s para optimizar las operaciones en el laboratorio de
mecánica de patio de la universidad de las fuerzas armadas-espe, con el fin de optimizar
tiempos y recursos para que los estudiantes puedan elevar su calidad de trabajo (Altamirano,
2013), en otro sitio distinto se aplicó el concepto de las 5s en una empresa automotriz de
nuevo león con el fin de mejorar el desempeño operativo en cuanto al manejo ecológico de
los desperdicios, instalaciones seguras en la empresa, imagen con el cliente interno,
incremento en los estándares de calidad, incremento en la productividad y disminución en
cantidad de reproceso (Rodarte y Blanco, 2009), ya que tiene una importante función esta
metodología se implementó la metodología de las 5s en una empresa extrusora de aluminio
con el fin de mejorar el área de matricería, ya que de ella depende directamente la calidad de
los perfiles de aluminio y la cantidad de matrices (alrededor de 3000), que se tienen y que no
están correctamente identificados, además de otros factores como descuido de limpieza y
acumulación de materiales innecesarios (Hidalgo y Kleber, 2005), otra de las aplicaciones
fue en la práctica de investigación japonesa de 5-S para la organización del lugar de trabajo
en el Reino Unido y fue revisar la literatura, haciendo un seguimiento del cuestionario con
una serie de entrevistas semiestructuradas y conclusiones críticas con la literatura, para la
aplicación de 5-S ya que hay un gran margen en el entorno no manufacturero. (Stephen y
Graeme, 2004), al igual que también esta metodología se aplicó en la empresa Unilever los
mejores alimentos, que se dedica a fabricar bolsas de té de varios tipos y emplea a 385
personas se opera un sistema de 5 turnos para mantener las demandas de producción de 600
toneladas por semana, los principales beneficios percibidos fueron en un lugar de trabajo más
limpio, organizado y mayor espacio de trabajo (Warwood y Knowles, 2004), y por último
esta técnica se llevó a cabo en Wellex una corporación de los Estados Unidos los resultados
fueron alentadores demuestra que el cultivo de 5s es universal y puede estar relacionado con
cualquier entorno de trabajo (K. Samuel 1996).
La empresa “Mafalda” es una pequeña empresa que se dedica a la venta de productos de
abarrotes. Este negocio tiene más de 20 años en el mercado, hasta el momento el
establecimiento se ha mantenido estable y en constante crecimiento. En la empresa se
presentaban diferentes factores que impedían el correcto funcionamiento, por lo cual se
detectaron varias anomalías como la inadecuada organización y clasificación de los
productos. Es por esto que se decidió implementar dicha metodología en el establecimiento;
que consise en el desarrollo de 5 categorias (clasificacion, orden, limpieza, estandarización y
mantenimiento) por medio de estrategias, para disminuir los deperdicios de tiempo, optomizar el
espacio fisico, etcetera.
Metodología
La herramienta japonesa de las 5’S Se Implementó en una tienda de abarrotes del municipio
de Uriangato, Guanajuato en la cual se realizaron las siguientes actividades.
Seiri: (clasificación)
¡Separar lo que es necesario de lo que no lo es y tirar lo que es inútil!
El propósito de clasificar significa retirar de los objetos de trabajo, todos los elementos que
no son necesarios para las operaciones de la tienda de abarrotes. Los elementos necesarios se
deben mantener cerca de la acción, mientras que los innecesarios se deben retirar del sitio,
donar, transferir o eliminar.
Se obtuvieron los siguientes beneficios:
 Mayor Espacio
 Mejor Manejo De Inventario
 Menos Accidentes
En esta fase se separaron los productos por cantidad de mililitros y por marca para que así la
dueña del establecimiento observe y analice de una mejor forma sus productos, facilitándole
la ubicación de cada producto al momento de atender a sus clientes como también aportando
una apariencia más agradable hacia el consumidor.
Seiton: (Orden)
¡Colocar lo necesario en un lugar fácilmente accesible!
¿Como?
Colocar las cosas útiles por orden según criterios de:


Seguridad: Que no se puedan caer, que no se puedan mover, que no estorben.
Calidad: Que no se oxiden, que no se golpeen, que no se puedan mezclar, que no se
deterioren.
 Eficacia: Minimizar el tiempo perdido.
Elaborando procedimientos que permitan mantener el orden, se empezaron a acomodar los
productos en los estantes correspondientes dependiendo del contenido de los productos y de
su respectiva marca lo cual ayuda mucho para darle un enfoque mayor al cliente, pretende
ubicar los elementos necesarios en sitios donde se puedan encontrar fácilmente para su uso
y nuevamente retornarlos al correspondiente sitio y permite la ubicación de artículos, mejora
la imagen ante el cliente dando un aspecto más profesional y confiable ante la sociedad.
Se obtuvieron los siguientes beneficios:




Ayudará a encontrar fácilmente documentos u objetos de trabajo, economizando
tiempos y movimientos.
Facilita regresar a su lugar los objetos o documentos que hemos utilizado.
Ayuda a identificar cuando falta algo.
Da una mejor apariencia.
Seiso: (Limpieza)
¡Limpiar las partes sucias!
¿Como?
 Recogiendo, y retirando lo que estorba.
 Limpiando con un trapo o brocha.
 Barriendo.
 Eliminando los focos de suciedad.
Pretende incentivar la actitud de limpieza del sitio de trabajo y lograr mantener la
clasificación y el orden de los artículos, al realizar la 1ra limpieza nos encontramos con los
estantes llenos de tierra, polvo, telarañas inclusive los productos estaban en el mismo estado,
la limpieza del lugar se realiza cada 2 días ya que se están realizando labores de
reconstrucción de una calle cercana a la tienda se vuelve a ensuciar tanto la bodega, como la
tienda, para evita tener un ambiente inadecuado o poco agradable para el consumidor se
decidió tener una limpieza periódica para poder mostrar los productos de una manera
atractiva y confiable para el cliente.
Se obtuvieron los siguientes beneficios:
 Aumentará la vida útil del equipo e instalaciones.
 Menos probabilidad de contraer enfermedades.
 Menos accidentes.
 Mejor aspecto.
Seiketsu: (Estandarización)
¡Mantener constantemente el estado de orden, limpieza e higiene de nuestro sitio de
trabajo!
¿Como?
 Limpiando con la regularidad establecida.
 Manteniendo todo en su sitio y en orden.
 Establecer procedimientos y planes para mantener orden y Limpieza.
En esta etapa se tiende a conservar lo que se ha logrado, aplicando estándares a la práctica
de las tres primeras “S”. Esta cuarta S está fuertemente relacionada con la creación de los
hábitos para conservar el lugar de trabajo en perfectas condiciones, es por eso que cuando
llegan los proveedores nosotros acomodamos los productos en su correspondiente espacio
para evitar la caída de la metodología.
Se obtuvieron los siguientes beneficios:



Se guarda el conocimiento producido durante años.
Se mejora el bienestar del personal al crear un hábito de conservar impecable el
sitio de trabajo en forma permanente.
Se evitan errores de limpieza que puedan conducir a accidentes o riesgos
laborales innecesarios.
Resultados y discusiones
Al implementar la metodología de las 5S se observó diferentes cambios en el negocio como
es el orden, la limpieza, el ambiente etc. En los primeros días se podía visualizar un negocio
con aspecto un poco degradado por los años y opaco para la vista del consumidor; se dio a la
tarea de analizar minuciosamente cada parte del establecimiento para detectar por qué se
había convertido de tal forma; al entender cuál era el problema principal los engranajes
empezaron a la acción, en la cual se analizó primeramente la cara del negocio en donde se
denoto la poca limpieza que no atraía al cliente y lo haría dudar del producto, al igual que el
orden tan poco atractivo que se observaba, te daba la sensación de cansancio y pereza al tener
que abrir los refrigeradores en donde se encontraban productos como leche, yogurt, jugos y
refrescos de todo tipo; asi mismo al revisar el estado de las estanterías donde se colocan los
productos como galletas, papas fritas, etc. Notamos que algunos productos no se encontraban
en su lugar predeterminado, oh estaban mal colocadas dando un aspecto perezoso; al tocar
algunos de esos productos, se notó una ligera capa de polvo que empobrecía la imagen del
producto al igual que dos mostradores en el cual uno de ellos guardaba productos plásticos
como platos, vasos, papel celofán, papel higiénico, palillos de dientes, sacapuntas, sobres de
café entre otros utensilios, todos ellos desordenados de forma notoria, el otro mostrador
resguardaba diferentes tipos de dulces como productos de limpieza personal, estos se
encontraban un poco desordenados y sin ningún patrón de ordenamiento adecuado. Al
adentrarnos en el pequeño almacén se observaron dos estantes en los que residían todo de
bebidas como los jugos de distintos tamaños y sabores como las aguas de diferentes marcas,
pero lo que más se advertía eran los diferentes tipos de refrescos de distintos resabios como
de dimensión; al iniciar la implementación de las 5s se comenzó con el pequeño almacén,
esto fue decidido por todo el equipo objetando que sería más eficiente y eficaz hacerlo
primero internamente y después en el exterior.
A continuación, se mostrarán algunas de las imágenes tomadas los primeros días en
donde se explicarán los procedimientos seguidos de cada una de las 5s.
S SEIRI (CLASIFICAR)
Al culminar con la limpieza de todos los productos se comenzó con la clasificación de cada
uno de ellos con el propósito de hacer un lugar más ordenado y de fácil acceso para la dueña
del negocio y sus hijas; al tener todos sus productos en clasificados pueden saber en qué lugar
se ubica cada objeto con certeza, minimizando el tiempo para atender al cliente con eficiencia
y eficacia.
Imagen 1. Clasificación en el almacén.
Imagen 2. Clasificación en el almacén.
Imagen 3. Clasificación en estanterías
exteriores.
Imagen 4. Clasificación de productos.
Imagen 5. Clasificación de productos.
Imagen 6. Clasificación de productos.
S SEITON (ORDEN)
Se inició con la limpieza de toda la estantería y los productos existentes tanto en el área de
bodega como en el de venta todo esto para fomentar constantemente el hábito de la limpieza,
más aún cuando se están llevando a cabo obras de construcción de una calle aledaña a la
ubicación de la empresa, para darle un aspecto más higiénico tanto a la imagen de la tienda
como a la de los productos, ya que como ya se ha mencionado rápidamente se llenaban de
suciedad.
Imagen 7. Ordenando productos del
almacén.
Imagen 8. Ordenando productos del
almacén.
Imagen 9. Ordenando estanterías exteriores.
Imagen 10. Ordenando estanterías
exteriores.
Imagen 11. Ordenando estanterías
exteriores.
Imagen 12. Ordenando estante de bebidas.
S SEISO (LIMPIAR)
Cada que llegaban los proveedores de (Coca-Cola, Pepsi, Bonafont, ciel, Danone, Holanda,
kínder deslice) a resurtir los productos, los mismos trabajadores de las empresas ya
mencionadas tenían un método para acomodar los productos de la parte de enfrente de la
empresa de acuerdo a las políticas de dichas empresas. Así mismo conforme se iban acabando
los productos en el área de refrigeradores, se iban agregando productos del almacén.
Imagen 13. Limpiando las estanterías.
Imagen 14. Limpiando las estanterías detrás
del mostrador.
Imagen 15. Limpiando las estanterías.
Imagen 16. Limpiando las estanterías
detrás del mostrador.
Imagen 17. Limpiando las estanterías
detrás del mostrador.
Imagen 18. Limpiando las estanterías del
exterior.
S SEIKETSU (ESTANDARIZACIÓN)
Se mantuvo una reunión con la Sra. Yolanda Reyes, propietaria del establecimiento para que
tomara conciencia de que se lleve adecuadamente cada una de las 3s mencionadas
anteriormente, y así seguir con el ciclo que hasta el momento se logró.
Por motivos personales, la Sra. Yolanda Reyes nos pidió que no le tomáramos fotografías,
pues deseaba estar en el anonimato; aun así, la dueña del negocio estuvo en todo momento
con nosotros para observar los cambios que tendría su negocio y aprender cómo es que podía
mejorar sus ventas con esta herramienta, se mostró atenta y entusiasta al ver como cambiaba
la apariencia del establecimiento, al igual que recibía cumplidos de sus clientes al ver las
mejoras de la pequeña empresa.
Imagen 19. En esta imagen se muestran a una de sus hijas quien
al igual que su madre daba seguimiento a los movimientos
realizados en el establecimiento.
S SHITSUKE (MANTENER LA DISCIPLINA)
Mantener la disciplina de hacerlo constante y sin olvidar lo que ha aprendido hasta ahora,
para este momento la Sra. Yolanda mantendrá constancia para que así la metodología de las
5S siga funcionando dándole así beneficios; al mantener el proceso de las 5s el negocio
obtendrá resultados positivos, en caso de que no siga la metodología mencionada, el negocio
se deterioraría paulatinamente, dejándolo como un inicio; sin embargo al observar la
dedicación expuesta de los responsables del lugar, se puede decir que mantendrán un
seguimiento para mejorar su estatus tanto en el mercado como económico.
Conclusión
La metodología japonesa de las 5's es utilizado para romper con los viejos procedimientos
existentes e implantar una nueva cultura con efectos de incluir el mantenimiento del orden y
la limpieza, mantenimiento de la higiene y seguridad como un factor esencial dentro del
proceso productivo, de calidad y de los objetivos generales del negocio.
Simplemente, es un principio básico de mejorar nuestra vida en un sitio de trabajo donde se
pueda laborar adecuadamente y con mayor comodidad y con todo esto, además, le
proporciona mejoras en la productividad de la empresa y en la competitividad.
Al iniciar con esta metodología se encontró con una limitante ya que la señora Yolanda
Reyes, especificó que los productos con más ventas se colocaran en un lugar determinado ya
que ella padece de un problema de salud que le impide tener mayor alcance a la mercancía,
es por ello que el equipo se ajustó a las especificaciones de la dueña del establecimiento para
atribuirle una plena satisfacción.
Al momento de iniciar la metodología se encontró con un lugar totalmente descuidado y
desorganizado como primera actividad a realizar se limpiaron los estantes donde se coloca la
mercancía ya que se encontraban con mucha suciedad y polvo lo que generará una
inadecuada imagen hacia la empresa, posteriormente se clasificaron los productos de acuerdo
a respectiva marca, tamaño y sabor además de que se inició la rotación de productos prontos
a vencer para evitar la insatisfacción de los clientes y perdidas hacia la empresa.
Imagen 20. Productos acomodados
por marca y contenido.
Imagen 21. Garrafones separados por marca.
Imagen 22. Productos acomodados
correctamente.
Imagen 23. Productos de limpieza en la parte
inferior, dulces y chocolates en la parte
superior del estante principal.
Imagen 24. Vitrina de productos desechables
e higiénicos.
Imagen 25. Estante de galletas con el precio
respectivo de cada producto.
Imagen 26. Integrantes del equipo fuera del
negocio en el que se implementó la
metodología de las 5s.
Imagen 27. Integrantes del equipo dentro del
negocio en el que se implementó la
metodología de las 5s.
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