IV.8 Fases de la auditoria operativa Estudio preliminar Antes de iniciar la labor de auditoria operativa, el auditor debe obtener datos generales de la entidad y sobre esa base elaborar el resumen del plan preliminar. La planeación y la programación de trabajo de auditoria se efectua en forma progresiva, en la medida que se va ejecutando cada una de las cinco fases del proceso. El objeto de esta etapa es obtener un conocimiento general sobre la entidad, sus principales características y del medio externo en que se desenvuelven Procedimientos generales del estudio preliminar *Entrevista con el gerente general,director o Funcionario de importancia. *Visita de familiarización a las oficinas o instalaciones de la Entidad, a fin de conocer su ubicación física, tamaño de la empresa y conocer sus funcionarios. *Clasificar la información obtenida del párrafo anterior *Conocimiento integral de la empresa: Planificación, dirección, y control de las operaciones desarrollados por la empresa IV.8.2 Revisión y evaluación del sistema de planeamiento y control De acuerdo con la política de dirigir los esfuerzos de auditoría hacia las áreas en que se necesita mejorar las políticas y métodos administrativos, el objetivo al efectuar una revisión del sistema de planeamiento y control es: *Evaluar su efectividad e identificar las posibles debilidades importantes que puedan requerir un examen más detallado. *El análisis de la información general obtenida durante el estudio preliminares a menudo útil para identificar áreas o actividades en las cuales la existencia de una debilidad administrativa puede afectar seriamente los intereses de una actividad, operación, programa, etc. *En algunos casos durante la fase ¨Estudio preliminar¨, se habrán encontrado indicios de serias debilidades administrativas o importantes efectos adversos en determinadas áreas o actividad. *Sin embargo, probablemente se necesitará más información antes de determinar si es necesario un examen más detallado. *El auditor debe acumular información adicional sobre la operación de los componentes de este sistema ya existentes. Lo cual será útil al identificar aquellos asuntos para los que se requerirá tiempo y esfuerzo al hacer un examen más profundo. *Con esta información adicional, el auditor encargado puede tomar decisiones más reales acerca de la naturaleza y alcance del examen profundo de las áreas críticas identificadas para lograr los objetivos establecidos. *También será útil al hacer un estimado de los requerimientos de personal adicional, programar el trabajo en distintos lugares, preparar programas adecuados para el examen profundo y fijar plazos para la terminación de la labor de auditoría y presentación del informe. Este método de revisión permite a los auditores determinar los procedimientos realmente seguidos y las políticas realmente aplicadas por la entidad con relación a operaciones específicas Es mucho más satisfactorio que una revisión detenida y general de los manuales de políticas y procedimientos de una entidad o una eventual selección de operaciones o transacciones específicas y sometidas a examen para determinar si se está cumpliendo con las políticas y procedimientos prescritos. IV.8.3 Examen profundo de áreas críticas Tiene por objetivo determinar las áreas críticas y significativa de la empresa, en esta etapa se evaluación la formulación de los posibles hallazgo que pueden existir en función de la identificación de las deficiencias en la gestión administrativa, con el propósito de determinar el grado de eficiencia, eficacia y economía de las operaciones y formular recomendaciones que contribuyan en la mejora de la gestión Comunicación de resultados En esta etapa se elabora el informe auditoria operativa. En el que se explicará los objetivos y el alcance del trabajo, la metodología utilizada, las áreas críticas y el enjuiciamiento de ellas , en términos de eficacia, eficiencia y económica, sugiriendo a la gerencia o directivo las soluciones y recomendaciones pertinentes. Seguimiento Es la etapa final del trabajo de una auditoria operativa, es la acción del seguimiento a fin de asegurar cualquier deficiencia que se haya revelado en el informe de auditoria sea corregida. Esta responsabilidad de seguimiento puede asignarsele a una organización de linea o equipo pero a menudo se considera que es responsabilidad del equipo de auditoria. La auditoria operativa en las empresas públicas Las entidades que se encuentran desarrollando sus funciones en el marco del sector público se encuentran sujetas tanto administrativa y normativamente por la contraloría general de la República como ente rector del sistema nacional de control Dentro de las funciones que tiene la contraloría general de la República son las sgtes: Proponer un apropiado, oportuno y efectivo ejercicio del control gubernamental, para prevenir y verificar, mediante la aplicación de principios, sistemas y procedimientos técnicos, la correcta, eficiente, y transparente utilización y gestión de los recursos y bienes del estado. Auditoria operativa en el sector privado Todo empresa privada debe contar con un área de auditoria interna. La auditoria operativa en el sector privado orienta a sus acciones a determinar si la gestión gerencial de la empresa está cumpliendo apropiadamente con sus funciones y responsabilidades administrativas con un alto grado de calidad, eficiencia, economía en cumplimiento de sus metas y objetivos empresariales. El auditor interno operativo, conoce más las operaciones de la empresa en la que se trabaja y debe tener una función independiente y libre de influencias externas en sus evaluaciones y recomendaciones El alcance de la auditoria operativa tanto en el sector privado como público se puede considerar en tres tipos de Auditorias: Auditoria de Estados Financieros, auditoria de cumplimiento, auditoria operativa o de gestión
