Conceptos preliminares de la gestión de proyectos. Gestión de proyectos con Project. Inicio de Project. Entorno de Project. Análisis de las vistas y de los informes. Creación de un nuevo plan de proyecto. Ajuste del calendario. Softwares que trabajan en el entorno de MS-Project: Visio, Excel, WBS Chart Pro. Juancarlos Landaure Olavarría, PMP 1 PROJECT MANAGEMENT Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para satisfacer sus requerimientos. PMI (Project Management Institute) Î Guía del PMBOK (Project Management Body of Knowlegde) Procesos: inicio, planificación, ejecución, control y cierre. Trabajo del proyecto: Demandas contrapuestas: alcance, tiempo, costo, riesgos, calidad Interesados con diferentes necesidades y expectativas Requerimientos identificados Juancarlos Landaure Olavarría, PMP 2 PROYECTO Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único y cuya elaboración es gradual. A diferencia de las operaciones que son continuas y repetitivas, los proyectos son temporales y únicos. Los proyectos son una forma de organizar actividades que no pueden ser tratadas dentro de los límites operativos normales de la organización, por lo que frecuentemente se usan como una forma de lograr el plan estratégico de la organización. Juancarlos Landaure Olavarría, PMP 3 TRIPLE RESTRICCIÓN Los gerentes del proyecto hablan de la “triple restricción” (alcance, tiempo y costos) cuando se gestionan los requisitos de un proyecto. La calidad se ve afectada por el equilibrio de estos 3 factores. 3 CALIDAD ALCANCE E E1 E1.1 E2 E1.2 E2.1 E2.2 E3 E2.3 E3.1 Juancarlos Landaure Olavarría, PMP E3.2 4 ÁREAS DE EXPERIENCIA EN LA GERENCIA DE PROYECTOS Una gerencia de proyectos efectiva requiere que el equipo de dirección del proyecto entienda y utilice los conocimientos y habilidades de 5 áreas de experiencia: Fundamentos de la Dirección de Proyecto Guía del PMBOK Conocimientos, normas y regulaciones del área de aplicación Habilidades interpersonales Conocimientos y habilidades de dirección general Comprensión del entorno del proyecto Juancarlos Landaure Olavarría, PMP 5 CICLO DE VIDA DEL PROYECTO: ejemplo: Proyecto inmobiliario Totalmente operativo % completado 100% Asignación de los contratos principales Instalación completa Decisión de inicio del proyecto Fase I Fase II Fase III Diseño Factibilidad Comercialización •Formulación •Diseño básico •Promoción •Costo •Estudios de •Preventas Factibilidad •cronograma •Ventas •Diseño •Términos •Postventa estratégico y contractuales aprobación •Planif. detallada Fase IV Fase V Construcción Implementación •Manufactura •Prueba final •Saneamiento •Entrega •Cierre •Obra civil •Instalación Juancarlos Landaure Olavarría, PMP 6 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y PROYECTOS La estructura organizacional frecuentemente limita la disponibilidad de recursos, y varía desde una estructura funcional hasta una orientada a proyectos, con diversas estructuras matriciales en el medio. Estructura organizacional Características del proyecto Funcional Matricial débil Matricial equilibrada Matricial fuerte Orientada a proyectos Autoridad del gerente de proyecto Poca o ninguna limitada Baja a moderada Moderada a alta Alta o casi total Disponibilidad de recursos Poca o ninguna limitada Baja a moderada Moderada a alta Alta o casi total Quién controla el presupuesto del proyecto Gerente funcional Gerente funcional combinación Gerente del proyecto Gerente del proyecto Rol del gerente del proyecto Dedicación parcial Dedicación parcial Dedicación completa Dedicación completa Dedicación completa Personal administrativo de la gerencia de proyectos Dedicación parcial Dedicación parcial Dedicación parcial Dedicación completa Dedicación completa Juancarlos Landaure Olavarría, PMP 7 TIPOS DE PROCESOS DE LA GERENCIA DE PROYECTOS Según el PMBOK en su 4ta edición la Gerencia de Proyectos se compone de 5 grupos de procesos distribuidos en 42 procesos en las 9 áreas de conocimiento. Cada proceso tiene una serie de entradas, herramientas y técnicas, y salidas. Procesos de Seguimiento y Control Procesos de Planificación Procesos de Iniciación Procesos de Cierre Procesos de Ejecución Juancarlos Landaure Olavarría, PMP 8 Fuente: Guía del PMBOK 4ta Ed. Project Management Institute DIRECCIÓN DE PROYECTOS 5. Gestión del Alcance del 5. Gestión del Alcance del Proyecto Proyecto 6. Gestión del Tiempo del 6. Gestión del Tiempo del Proyecto Proyecto 4.1. Desarrollar el Acta de 4.1. Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto Constitución Proyecto 4.2. Plan de Gestión Desarrollardel el enunciado del 4.2. Desarrollar el enunciado del alcance del proyecto (preliminar) del proyecto alcance del proyecto 4.3. Desarrollar el Plan (preliminar) de Gestión 4.3. Dirigir y gestionar la ejecución 4.3. Desarrollar el Plan de Gestión del proyecto deldel proyecto proyecto 4.4. Dirigir y gestionar la ejecución 4.4. Supervisar y controlar trabajo 4.4. Dirigir y gestionar la el ejecución del proyecto del proyecto del proyecto 4.5. Supervisar y controlar el trabajo 4.5. Supervisar y controlar el trabajo del proyecto 4.5. Control integrado de cambios del proyecto 4.6. Control integradoo de cambios Cerrar proyecto fase 4.6. Control integrado de cambios 4.7. Cerrar proyecto 4.7. Cerrar proyecto 5.1. Planificación Recopilar requisistos del alcance 5.1. Planificación del alcance 5.2. Definición del alcance 5.2. Definición 5.3. Crear EDT del alcance 5.3. Crear EDTdel alcance 5.4. Verificación 5.4. Verificación del alcance 5.5. Control del alcance 5.5. Control del alcance 6.1. Definición de las actividades 6.1. Definición de las 6.2. Establecimiento de actividades la 6.2. Establecimiento de la secuencia de las actividades secuencia de las actividades 6.3. Estimación de los recursos de Estimación de los recursos de las6.3. actividades lasDesarrollo actividades 6.4. del cronograma 6.4. Desarrollo del cronograma 6.5. Control del cronograma 6.5. Control del cronograma 7. Gestión de los Costes del 7. Gestión de los Costes del Proyecto Proyecto 8. Gestión de la Calidad del 8. Gestión de la Calidad del Proyecto Proyecto 9. Gestión de los Recursos 9. Gestión los Recursos Humanos delde Proyecto Humanos del Proyecto 4. Gestión de la Integración 4. Proyecto Gestión de la Integración del del Proyecto 7.1. Estimación de los costes 7.1. Estimacióndel de presupuesto los costes de 7.2. Preparación 7.2. Preparación del presupuesto de costes costes 7.3. Control de costes 7.3. Control de costes 10. Gestión de las 10. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto Comunicaciones del Proyecto 10.1. los interesados 10.1.Identificar Planificación de las 10.1. Planificación de las comunicaciones 10.2. Planificación de las comunicaciones 10.2. Distribución de la información Comunicaciones 10.2. Distribución de la información 10.3. Informar el rendimiento 10.3. Distribución de la información 10.3. Informar el rendimiento 10.4. Gestionar los interesados 10.4. Informar elarendimiento 10.4. Gestionar a los interesados 10.5. Gestionar a los interesados 8.1. Planificación de la calidad 8.1. Planificación de la calidad 8.2. Realizar aseguramiento de la 8.2. Realizar aseguramiento de la calidad calidad 8.3. Realizar control de calidad 8.3. Realizar control de calidad 11. Gestión de los Riesgos 11.Proyecto Gestión de los Riesgos del del Proyecto 11.1. Planificación de la Gestión de 11.1. Planificación de la Gestión de Riesgos Riesgos 11.2. Identificación de Riesgos 11.2. Identificación de Riesgos 11.3. Análisis cualitativo de riesgos 11.3. Análisis cualitativode deriesgos riesgos 11.4. Análisis cuantitativo 11.4. Análisis cuantitativo de riesgos 11.5. Planificación de la respuesta a 11.5. Planificación de la respuesta a riesgos riesgos 11.6. Seguimiento y control de 11.6. Seguimiento y controlPMP de riesgos Juancarlosriesgos Landaure Olavarría, 9.1. Planificación de los Recursos 9.1. Planificación de los Recursos Humanos Humanos 9.2. Adquirir el equipo del proyecto 9.2. Adquirir elelequipo 9.3. Desarrollar equipodel delproyecto 9.3. Desarrollar el equipo del Proyecto Proyecto 9.4. Gestionar el equipo del Proyecto 9.4. Gestionar el equipo del Proyecto 12. Gestión de las 12. Gestión de lasProyecto Adquisiciones del Adquisiciones del Proyecto 12.1. Planificación Planificar adquisiciones de las compras y 12.1. Planificación de las compras y adquisiciones 12.2. Efectuar adquisiciones adquisiciones 12.2. Planificar la contratación 12.2. Planificar la contratación 12.3. Administrar adquisiciones Solicitar respuestas de 12.3. Solicitar respuestas de vendedores 12.4. Cerrar adquisiciones vendedores 12.4. Selección de vendedores 12.4. Selección de del vendedores 12.5. Administración contrato 12.5. Administración 12.6. Cierre del contratodel contrato 12.6. Cierre del contrato 9 DOCUMENTOS PRINCIPALES DEL PROYECTO La Guía del PMBOK cita 3 principales documentos: Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter): autoriza formalmente el inicio del proyecto. Enunciado del Alcance del Proyecto: define el trabajo y los entregables que deben realizarse. Plan de Gestión del Proyecto: incluye las acciones necesarias para definir, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios en un solo plan. Consta de los siguientes planes subsidiarios: Plan de gestión del alcance Plan de gestión del cronograma Plan de gestión de costos Plan de gestión de calidad Plan de gestión de personal Plan de gestión de las comunicaciones Plan de gestión de riesgos Plan de gestión de las adquisiciones Juancarlos Landaure Olavarría, PMP 10 MICROSOFT OFFICE PROJECT 2010 http://www.microsoft.com/project/en/us/default.aspx Microsoft Office Project 2010 es una de las herramientas más usadas en la gestión de un proyecto. Familia de Microsoft Office Project 2010: 1. Project Standard: para gestionar un proyecto. 2. Project Professional: ofrece una forma eficaz y visualmente mejorada para gestionar una amplia gama de proyectos y programas. La empresa puede obtener los resultados del proyecto unificado y la gestión del portafolio mediante la adición de Microsoft Project Server 2010. 3. Project Server: unifica la gestión de proyectos y portafolios para ayudar a las organizaciones a alinear los recursos y las inversiones con las prioridades del negocio, control de ganancia en todos los tipos de trabajo, y visualizar el rendimiento utilizando cuadros de mando de gran alcance.. Juancarlos Landaure Olavarría, PMP 11 Barra de menús ENTORNO DEL MS PROJECT 2010 Ayuda de Project Barras de herramientas Escala de tiempo Nombre de vista activa Ventana de Plan de Proyecto (tabla) Ventana de Plan de Proyecto (gráfico) Juancarlos Landaure Olavarría, PMP Barra de estado 12 FUNCIONES DE PROJECT Barra de menú principal: permite proporcionar instrucciones a Project Barras de herramientas: ofrecen acceso rápido a las tareas más comunes. La ventana del plan de proyecto contiene una vista del plan de proyecto activo. Los comandos de la barra de herramientas son similares a los de otras aplicaciones de Office: nuevo, abrir, guardar. Juancarlos Landaure Olavarría, PMP 13 AYUDA DE PROJECT El panel Guía de Proyectos de la versión 2007 se ha sustituido por el cuadro “Ayuda de Project”. El ícono de Ayuda de Project se encuentra en el extremo superior derecho. Se puede seguir paso a paso los ítems que aparecen en este cuadro. Juancarlos Landaure Olavarría, PMP 14 ANÁLISIS DE LAS VISTAS Las vistas centran su atención en detalles de las tareas o recursos. Clic en el ícono “Diagrama de Gantt”. Diagrama de Gantt es la vista predeterminada Hoja de recursos: visualiza detalles de los recursos en una tabla. Uso de recursos: agrupa los recursos mostrando las tareas a las que han sido asignados. Uso de tareas: agrupa las tareas mostrando sus recursos asignados. Calendario: muestra las tareas en los días para los que se ha programado su comienzo. Diagrama de red: muestra la relación entre las tareas. Juancarlos Landaure Olavarría, PMP 15 ANÁLISIS DE LOS INFORMES Son formatos predefinidos para la impresión de información de Project. Hacer click en menú Proyecto / Informes. Juancarlos Landaure Olavarría, PMP 16 CREAR UN NUEVO PLAN DE PROYECTO Click en el menú Archivo / Nuevo. Aparece a la derecha el panel de Plantillas disponibles. Se tienen varias opciones: crear un proyecto en blanco, uno sobre la base de plantillas recientes, uno a partir de proyectos existentes, o uno a partir de plantillas de office. En las opciones de plantillas se pueden seleccionar plantillas de la PC que vienen por defecto con el programa o buscarlas en internet. Juancarlos Landaure Olavarría, PMP 17 FECHA DE INICIO DEL PROYECTO Abrir un proyecto nuevo. Click en el menú Proyecto Clic en Mover proyecto. Por defecto, Project usa la fecha actual como fecha de inicio del proyecto. Seleccionar una fecha en Nueva fecha de comienzo del proyecto. Juancarlos Landaure Olavarría, PMP 18 CALENDARIO DEL PROYECTO Click en el menú Proyecto / Cambiar tiempo de trabajo. En la lista Para calendario, haga clic en el calendario que desea cambiar. Para cambiar la semana laboral predeterminada para cualquier calendario clic en la pestaña Semanas laborales. En el cuadro de diálogo Detalles de, seleccione a su vez los días que desea cambiar de laborables a no laborables, o viceversa. Para agregar feriados, clic en Excepciones. Para establecer periodicidad, clic en Detalles. Juancarlos Landaure Olavarría, PMP 19 OPCIONES DE PROJECT Clic en el menú Archivo / Opciones. La opción Programación es la más usada para cambiar la programación, los calendarios y los cálculos. Juancarlos Landaure Olavarría, PMP 20 SOFTWARES QUE TRABAJAN EN EL ENTORNO DE PROJECT Excel: para importar y exportar datos en tablas además de gráficos. De la familia Office. Visio: para construir diagramas de muchos tipos. WBS Chart Pro: para construir diagramas de EDT. Pertenece a la empresa Critical Tools, se puede bajar un demo en http://www.criticaltools.com/download.htm @risk for Project: para hacer análisis de riesgo en proyectos. Pertenece a la empresa Palisade, se puede bajar un demo en http://www.palisade.com/riskproject/ Juancarlos Landaure Olavarría, PMP 21 PROCESOS EN UN SOFTWARE DE GESTIÓN DE PROYECTOS LÍNEA BASE CREAR PROYECTO AJUSTAR PROYECTO CONTROLAR PROYECTO Juancarlos Landaure Olavarría, PMP COMUNICAR PROYECTO 22
