MANUAL PROVISIONAL DEL APLICATIVO DE INCENTIVOS LABOLARES INSTALACIÓN DEL APLICATIVO: Deberán instalarlo en el mismo computador donde procesan las planillas de pagos (PLH) pues este aplicativo se alimenta del maestro de planillas. De no poder hacerlo asi, deberán crear el directorio PLH en la computadora que deseen y dberan bajar el respaldo del mes que vayan a procesar. El config.sys de la computadora deberá contener lo siguiente: Files=180 Buffers=45,0 Si fuera diferente deberá modificarlo y si no lo tuviera deberá editarlo y agregarle esas líneas, grabarlo y resetear el computador para que pueda asumir los cambios. El aplicativo de Incentivos Laborales se instala solamente digitando A: <enter> para cambiar de unidad y pasarse a la diskettera y luego digitará A <enter>, este batch ejecutará unos comandos mediante los cuales se creará el directorio PRODUC y se copiaran los archivos necesarios y el ejecutable. INGRESANDO AL APLICATIVO: Para iniciar el aplicativo deberá digitar desde el prompt del directorio PRODUC la letra V e ingresará a la pantalla de acceso en donde deberá digitar la clave “201154” (hasta que la cambien por una propia. También pueden crear un icono en el Desk de Windows para que ejecute el mencionado archivo: V.bat Una vez ingresada la clave se ingresará al aplicativo y se deberá Indexar las bases de datos, esta opción se encuentra en Utilitarios. CREACIÓN DEL MAESTRO: Terminado de indexar las bases de datos se procederá a crear el Maestro de Empleados para el proceso del mes, para lo cual deberá ingresar al Menu de Procesos, Crear Maestro e ingresará el mes y el año de proceso. Ejm. 102002 (para Octubre del 2002). Seguidamente aparecerá una pantalla donde deberá ingresar una “S” o una “N” a los Beneficios que tendrían la mayoría de los trabajadores, teniendo en cuenta que en los beneficios que tienen en dinero y en especies solo se podrá ingresar la “S” a uno de los dos (posteriormente se podrá corregir sus beneficios a cada trabajador). Terminado de ingresar y después de presionar <enter> se habrá generado el maestro de empleados, el de beneficios y las tablas de upeep, establecimientos, cargos y actividades. Si hubieran trabajadores con licencia sin goce de haber por 30 días (o nuevos para un según, tercer proceso) se emitirá un reporte con los nombres de estos trabajadores, pues en el primer caso sus beneficios estarán todos en “N” y en el segundo caso estarán en blanco. Y si se le va a pagar algún beneficio a estos trabajadores habrá que ingresar sus accesos. Nota.- No olvidarse de ingresar en el PLH el establecimiento de Destacados antes de hacer la creación del Maestro pues en este aplicativo no se pueden crear establecimientos. El código será Upeep+888888888 y el nombre será Destacados de otra Ejecutora. MAESTRO DE EMPLEADOS: El siguiente paso es ingresar a todos los Destacados de otras Ejecutoras que cobran algún beneficio en Mantenimiento, Maestro de Empleados. Deberá presionar la opción de Adicionar e ingresará todos los datos laborales y personales del trabajador. Esta información deberá ser proporcionada por la Ejecutora de origen (sobre todo la plaza y la cuenta). De no poder obtener la información del destacado del lugar de origen, se puede obtener de la Oficina de Remuneraciones del Ministerio de Salud, ya que en dicha oficina se maneja el maestro de empleados a nivel nacional. Entonces, obtenidos los datos reales del trabajador se ingresan en el orden que se presenta en la pantalla de Adición: Plaza, Nombre, Tipo de Documento, Documento, Planilla, Grupo Ocupacional, Ejecutora, Tipo de Condición, Up-Eep, % Judicial (si la Sentencia Judicial indicara que se le debe afectar los Incentivos Laborales), Establecimiento (empezando por la Up-Eep), Cuenta Bancaria, Nivel, Cargo, Meta, Función, Programa y Fecha de Proceso (mes y año de 4 dígitos), con lo cual se grabara el registro. Después deberá ingresar sus Beneficios pues estos estarán en blanco. BENEFICIOS DE LOS TRABAJADORES: El siguiente paso es ir a corregirle sus beneficios a cada trabajador en Mantenimiento, Beneficios. Este proceso si es necesario hacerlo uno por uno pues de ello va a depender los pagos resultantes. Si un trabajador tiene beneficio a Bolsa de Víveres en efectivo cuando se generen los parámetros para ese pago este trabajador aparecerá en el archivo correspondiente. Si su beneficio ha sido denegado por alguna razón, entonces no aparecerá. Una vez ingresado deberá consultar uno x uno cada trabajador y deberá verificar que sus beneficios sean los correctos, de no ser así, deberá presionar <esc> y la opción modificar para corregirle sus beneficios, teniendo en cuenta que el primer grupo de incentivos es excluyente, es decir, solo puede recibir uno de ellos (si hubiera mas de una “S” no le permitiría continuar y saldría “Error de beneficios excluyentes <1>” y si recibe Responsabilidad Directriz o Productividad Diferenciada no podrá recibir Remesa PAAG en cuyo cayo saldrá “Error de beneficios excluyentes <2>”. Del mismo modo para la Bolsa de Víveres, no podrá digitar una “S” en ambas opciones, esto es, en Dinero y en Especies, pues solo se puede recibir una de ellas (“Error de beneficios excluyentes <3>”). Igual sucede con el Alimento (“Error de beneficios excluyentes <4>”) y el pago de Navidad (“Error de beneficios excluyentes <5>”). Este tipo de chequeo se hace por única vez, en lo sucesivo solo deberá modificar a los trabajadores nuevos o con licencia o a aquellos trabajadores que hayan cambiado de beneficios. Nota.- Si la primera vez no chequea uno x uno los beneficios de cada trabajador de manera que todo este correcto, los pagos resultantes no serán los esperados y deberá reprocesar todo de nuevo con la consecuente perdida de tiempo. CREACIÓN DE PARÁMETROS GENERALES: Terminado de chequear los beneficios de los trabajadores ya se puede proceder a crear los parámetros generales para el Tipo de Pago que se quiera generar. Esto es en Procesos, Crea Parámet. Grales. Esta opción permite agrupar en pocos registros a todos los trabajadores que van a recibir un tipo de pago determinado. Esta agrupación la hace por Up-Eep, Grupo Ocupacional, Tipo de Planilla y Condición Laboral, de tal forma que si ese grupo determinado de trabajadores tuviera una fuente de financiamiento o un monto diferente a de los demas este seria el momento en que se haga esa diferenciación, entrando a Modificar el registro y corrigiendo lo que se deba corregir. Esto se aprecia mejor con la Productividad Diferenciada en cuyo pago los Auxiliares (G.O. 08) reciben un monto, los Técnicos (G.O. 07) reciben otro monto mayor y así sucesivamente. Si lo que va ingresar es la Productividad x Monto Unico, deberá ingresar en número de días = 1 y en Monto el monto unico que van a cobrar todos los trabajadores. Si se tratara de la Alimentación o la Bolsa de Viveres solo ingresará el monto. En la Remesa PAAG ingresará el numero de dias que se les esta asignado y en monto = 30.00 Para modificar los parámetros generales se ingresa a la opción del tipo de pago generado, por ejemplo, Productividad y se ingresa la Forma de Pago y la Genérica para que haga un filtro por estas condiciones y muestre los registros correspondientes. Si no hubiera que modificar nada, este seria simplemente un paso intermedio para generar el maestro correspondiente al tipo de pago seleccionado conteniendo a todos los trabajadores que cumplen con esa condición (beneficio). CREANDO EL MAESTRO DE PAGOS: Para crear este maestro hay que presionar la opción Genera en ingresar el mes y el año de proceso. Si se tratara de la Productividad y esta fuera por días entonces aparecerá una pantalla adicional que es la que deberá ser trabajada por el Area de Control de Asistencia en donde se deberá indicar de cuando a cuando se va a pagar y deberá indicar si el pago se realiza de Lunes a Viernes o de Lunes a Domingo y finalmente marcará con un asterisco los dias que han trabajado la mayoría de los trabajadores. Si se tratara de la Productividad x Monto Unico el aplicativo reconoce y no aparecerá la pantalla en mención. Del mismo modo para los demás tipos de pagos. Al final de cualquier opción se habrá generado el maestro de pagos por el tipo de pago que haya ingresado y ahora deberá ir a Mantenimiento. DIAS DE PRODUCTIVIDAD: Como el Area de Control de Asistencia es la oficina que maneja el record de asistencia y horas extras de cada trabajador, será la encargada de corregirle los días de pago de productividad a cada empleado, si es que el pago se hace en función de los días trabajados, en cuyo caso ingresará a Mantenimiento, Dias de Productividad. En esta opción se deberá ubicar al trabajador que haya laborado menos días que los estandar o generales (que se ingresaron a la hora de crear los parámetros globales) y presionando la opción de Modificar aparecerá una pantalla similar a la de la Productividad x Días en la cual deberá borrarle los asteriscos en los dias que no haya laborado y/o corregir en los días que si haya laborado. Finalmente presionará la tecla AvPag. Y <ENTER> para grabar el cambio. Esta modificación se refleja en el maestro de pagos de la Productividad en el numero de días, que multiplicado por la tarifa, dara como resultado el monto a pagar. MAESTRO DE PAGOS: PRODUCTIVIDAD/AETA Si el trabajador tuviera algún reintegro o algún descuento deberá ser ingresado a través de la opción de Mantenimiento del maestro de pagos de la Productividad. Aquí deberá ingresar la Forma de Pago y la Genérica de Gasto para que se haga un filtro por estas condiciones y se presente los trabajadores que cumplen con las condiciones dadas. Ingresado al maestro de pagos deberá ubicar al trabajador por el numero de plaza (si no los tuviera a la mano imprima una planilla individual, ver Reportes) y presionar opción de Modificar e ingresarle su Reintegro o su Descuento si los tuviera. Si hubiera algún trabajador que no deba estar por cualquier motivo, presionar la opción de Eliminar y confirmar su Eliminación digitando la letra “S”. Si faltara algún trabajador significará que sus beneficios no fueron bien ingresados. Deberá ingresarlo manualmente mediante la opción de Adicionar, pero además deberá corregir su Beneficio en la opción correspondiente. La opción Consultar permite ver el registro con todos sus datos. Terminado de ingresar la ultima modificación el Area de Control de Asistencia deberá imprimir su Planilla para cuadrar sus montos totales y asi dejarle la posta al Area de Remuneraciones. OTROS MAESTROS DE PAGO: RESP. DIRECTRIZ, BOLSA, ETC. A diferencia del maestro de pagos de la Productividad, los otros maestros de pago solo tienen el campo monto pues no trabajan en función de los días trabajados. Por lo demás todo es igual, como se ingresa, como se modifica, como se elimina, etc. Nota.- Se puede ingresar un Tipo de Pago y hacer todos sus procesos subsiguientes: Compromiso, Carta Orden, Transferencia, etc o se pueden ingresar todos los tipos de pago que se vayan a hacer y finalmente hacer sus procesos correspondientes a cada uno. IMPRESIÓN DE LA PLANILLA INDIVIDUAL: Para poder chequear los días, tarifa y montos de los trabajadores por cada tipo de pago, según corresponda, o para tener la planilla individual final para su archivo, deberá ingresar a Reportes, Planilla. Ingresará el Tipo de Pago y después de unos segundos deberá ingresar “I” si desea imprimir el reporte directamente a la Impresora o “A” si desea que el reporte se vaya a un archivo (PLANILLA.prt). Finalmente ingresará el numero de pagina = 1, si es la primera vez que va a imprimir o el numero de la pagina en el cual se quedo, si ya lo imprimió y se trabo el papel o se acabo el papel o la cinta, etc. Si lo imprimió hacia Archivo podrá verlo a través del EDIT y posteriormente podra imprimirlo. El Reporte que se genera es como sigue: IMPRESIÓN DEL COMPROMISO: Para generar el Reporte de Compromiso para su chequeo o para entregarlo al SIAF, deberá ingresar a Reportes, Compromiso y al igual que en el anterior deberá ingresar el tipo de pago del cual quiere emitir el reporte, “I” o “A” según corresponda y el numero de pagina. Si digitó “A” el nombre del archivo es COMPROMI.prt y lo puede ver desde el EDIT. El Reporte que se genera es como sigue: IMPRESIÓN DE LA CARTA ORDEN: Para generar el Reporte de Carta Orden para su chequeo o para entregarlo al SIAF, deberá ingresar a Reportes, Carta Orden y al igual que en el anterior deberá ingresar el tipo de pago del cual quiere emitir el reporte, “I” o “A” según corresponda y el numero de pagina. Si digitó “A” el nombre del archivo es CARTAORD.prt y lo puede ver desde el EDIT. El Reporte que se genera es el siguiente: IMPRESIÓN DEL LISTADO DE CHEQUES: Para generar el Reporte de los Cheques para su chequeo o para entregarlo al SIAF, deberá ingresar a Reportes, Cheques y al igual que en el anterior deberá ingresar el tipo de pago del cual quiere emitir el reporte, “I” o “A” según corresponda y el numero de pagina. Si digitó “A” el nombre del archivo es RELACHEQ.prt y lo puede ver desde el EDIT. El Reporte que se genera es el siguiente: IMPRESIÓN DEL LISTADO DE COSTO POR NIVELES: Igual que el anterior. Si se genera a archivo el nombre es: COSTONIV.prt. IMPRESIÓN DE LA TRANSFERENCIA AL BANCO: Para ejecutar esta opción primero deberá haber hecho la transferencia al Banco en Procesos, Envio al B.N. Si ya ejecuto esa opción, entonces ingresara a Reportes, Transf.. al B.N., digitará “P” de Parcial e “I” de Impresión y se imprimirá la hoja correspondiente. El listado que se genera es como sigue: IMPRESIÓN DE LA PLANILLA GLOBAL: Este Reporte se podrá generar únicamente cuando todos los archivos de pago que se hayan generado hayan sido transferidos al Banco y se hayan emitido todos los Reportes Individuales necesarios de cada uno de ellos. Si ya se hizo todo ello, habra que ingresar a Reportes, Planilla Global y digitar el mes y año de proceso, la Ejecutora, La UpEep (opcional), la Fuente de Pago (opcional), el numero de pagina y la “I” o la “A” según se quiera imprimir hacia la Impresora o hacia un Archivo, respectivamente. El archivo que genera se llama GLOBALPL.prt y se puede visualizar a través del EDIT. El Reporte que se genera es como sigue: IMPRESIÓN DE LAS WINCHAS: Para imprimir las Winchas de los Incentivos Laborales tiene que haber impreso primero la Planilla Global, si no lo hubiera hecho no se imprimirán. Si ya imprimió la Planilla Global entonces ingresará a Reportes, Winchas e ingresará la plaza de un trabajador si desea imprimir una sola Wincha o <ENTER> si desea imprimir la de todos, luego ingresara “I” de Impresión, pues las Winchas se imprimen solo a Impresora (no se puede generar a Archivo). Si se desea reprocesar la impresión de las winchas a partir de una wincha determinada, ingresar a la misma opción, <ENTER> a plaza y digitar “R” de Reproceso y digitar el numero de la ultima wincha buena. Las Winchas se imprimen en el Formato Pre-Impreso, no en papel continuo 9x1. TRANSFERENCIA AL BANCO: Una vez que este debidamente chequeado cada tipo de pago y se hayan emitido los Compromisos correspondientes, se puede generar la transferencia al banco de la nación. Esta opción se halla en Procesos, Transferencia al B.N. Esta es una opción múltiple, es decir, se puede transferir un solo tipo de pago o todos o lo que se desee transferir, tan solo deberá digitar una “S” en el tipo de pago que se desee transferir y dejar en blanco el que no se desee. Luego deberá digitar la “A” de drive A y la letra que le corresponda según sea Base de Datos o Texto (“D” o “T”), colocando un diskette debidamente formateado. El numero que sale resultante no es el numero de PEA sino el numero de registros transferidos, pues de un solo trabajador se pueden transferir mas de un registro, según la cantidad de pagos que se haga. RESPALDO FINAL: Finalmente y si ya realizó todas sus transferencias y emitió todos sus reportes, ya podrá hacer un respaldo final de toda la información de Incentivos, para lo cual deberá ingresar a Utilitarios, Respaldo y digitará el nombre del archivo que será igual que el del PLH agregándole una P al final. Ejm.: CHO1002P y la letra será “F”. DESMARQUE: Si tuviera que volver a procesar algun tipo de pago, deberá desmarcar en Utilitarios, Desmarque. Esta opción le permitirá quitarle la “T” de transferido, si es que digita la “D” de desmarque o le permitirá borrar todo lo efectuado si digita la “E” de Eliminar. Buena suerte en su proceso de pago de Incentivos, cualquier duda llamar a los teléfonos por ustedes conocidos o enviar un mail. Cesar Guerra: 1-878-6911 Walter Castillo: 1-918-19601 Wilma Vasquez : 1-944-5471 Minsa : 1-315-6600 anexo 2316 (Informática) / 2202 (Remuneraciones) [email protected] [email protected] [email protected]
