APROVISIONAMIENTO El proceso de compras comprende actividades asociadas con la adquisición de productos o servicios, mientras que el plan de aprovisionamiento supone acciones de gestión, planificación y control de los materiales y bienes que se adquieren. Se pueden confundir ambos procesos, porque pueden parecer similares, sin embargo, el objetivo principal del plan de aprovisionamiento es lograr que el producto esté disponible en el momento que se necesite, con la calidad adecuada, la cantidad necesaria y en el plazo oportuno, evitando pérdidas reduciendo costos considerablemente. Para realizar un correcto plan de aprovisionamiento en necesario controlar el inventario para conocer las existencias. Las compras es sólo una parte de ese proceso. MODELOS DE APROVISIONAMIENTO Aprovisionamiento Just in Time JIT Es una filosofía alterna al uso de inventarios, que tiene el objetivo de contar con los bienes adecuados en el lugar adecuado en el momento adecuado; se puede definir como: “Una filosofía de programación donde la cadena entera de suministros se encuentra sincronizada para responder a los requerimientos de operaciones o de clientes” Se caracteriza por: • Relaciones cercanas con pocos proveedores y transportistas • Información compartida entre proveedores y compradores • Producción/compras frecuentes y transporte de bienes en pequeñas cantidades con niveles de inventario mínimos • Eliminación de incertidumbre • Objetivos de alta calidad Aprovisionamiento Vendor Managed Inventory Este modelo de aprovisionamiento se ha tratado en detalle en el capítulo 2. Elaboración del Informe de resultado de la negociación Aprovisionamiento con aplazamiento de fases productivas En este modelo el proveedor espera el último momento para acabar el componente que nos debe entregar una vez que conoce exactamente que tipo de uso se le dará. Por ejemplo un proveedor de parachoques de vehículos puede tener varios en stock pintados primariamente, y esperar a la comunicación del productor que le indique el tipo de vehículo y color para proceder a dar los procesos de pintado y acabado de los parachoques; de esta forma el proveedor ahorra en tener un número de ítems de diferentes colores de parachoques y el fabricante ahorra en la cantidad de componentes en stock. Esto se aplica cuando hay mucha variedad de ítems y bastante cercanía geográfica con el proveedor Aprovisionamiento con orden de compra planificada También conocido como aprovisionamiento MRP, se ha definido como: “ Un método formal y mecánico de programación de suministros por medio del cual se sincroniza el momento adecuado de las adquisiciones o de la producción para cumplir los requerimientos operativos periodo a periodo, mediante la compensación de la solicitud de suministro por parte de los requerimientos, con la duración del tiempo de entrega” Muchos softwares ERP cuentan con programas para el manejo de PRM La Planificación para el consumo se basa en los valores de consumo pasados y utiliza la previsión u otros procedimientos estadísticos para determinar futuras necesidades. Se activa cuando los niveles de existencias se encuentran por debajo del punto de pedido predefinido o por las necesidades pronosticadas calculadas utilizando últimos valores de consumo. Aprovisionamiento con orden de compra planificada El PRM para Materiales con demanda relativamente continua, debe utilizar una Planificación de necesidades por punto de pedido (VB), esto comprende: • Se realiza para materiales con demanda continua que corresponden a los materiales A y B de la clasificación ABC por consumos. Los materiales clasificados dentro de este grupo se gestionan a través de un sistema de reposición (s, S). • Este sistema de gestión asume una revisión continua de la situación de los stocks. • Para este tipo de materiales si el stock iguala o baja por debajo del punto de pedido, previamente definido para cada material, el sistema genera una orden planificada de compra. La cantidad de esta orden de compra definida por el sistema es variable, y se calculará para aprovisionar el almacén hasta el nivel de stock máximo después de cubrir las necesidades futuras. • La cantidad de la orden planificada de pedido que el sistema calculará será la siguiente: Cantidad orden planificada= Máximo nivel de stock + Necesidades totales – Stock disponible en almacén – Compras pendientes proveedor. Verificación en actividad y tiempo de la orden de compra Luego de que el proveedor acepta la orden de compra, comienza a correr el tiempo de aprovisionamiento pactado. Sin embargo, en el caso de compras de artículos que pertenecen a las categorías “Productos críticos” y “Productos cuellos de botella” (Matriz de Krajic), el área de compras debe realizar seguimiento a las actividades del proveedor para asegurar el cumplimiento de las condiciones de la orden de compra. En el caso de empresas de producción, se pueden programar algunas visitas a las instalaciones del proveedor para monitorear el avance, y en el caso de empresas de comercio se puede solicitar información sobre el envío para hacer seguimiento en paralelo. SEGUIMIENTO DE LA ORDEN DE LA COMPRA Control cuantitativo y cualitativo de los productos recibidos En el caso de que se haya contratado una empresa tercera para el servicio de transporte, ésta solicitará, al momento de la entrega, la firma de un documento de aceptación de entrega. El área de compras debe confirmar que la entrega está completa y en buen estado de acuerdo a lo indicado en la guía de remisión. Una vez que se firma el documento de aceptación, la empresa de transporte se deslinda de toda responsabilidad, por lo que es importante hacer la inspección de recepción en el momento de la entrega. Luego de la recepción de los productos, el área de compras debe realizar la inspección de aceptación, es decir, verificar la conformidad de la entrega con la orden de compra y con la hoja de especificaciones técnicas adjunta. Si la entrega es aceptada, debe emitir la entrada de mercancías para indicar que ha ingresado al inventario de la organización y enviar dicho documento al área de contabilidad con la orden de compra adjunta como orden de pago al proveedor. Informe de conformidad En el caso de que se encuentren productos dañados durante la inspección de recepción, se debe indicar la no conformidad en el documento de aceptación de la entrega e informar inmediatamente al proveedor y a la empresa de transporte quienes deben asumir el costo de los productos dañados. El alcance hasta el cual la empresa de transporte debe asumir los costos depende del contrato con el proveedor, pero el área de compras debe informar oportunamente para que el proveedor pueda tomar las acciones pertinentes. El informe de la no conformidad para la empresa de transporte se hace mediante la anotación de observaciones en el documento de aceptación de la entrega. Además, es recomendable recolectar evidencia fotográfica de la no conformidad y adjuntarla al documento mencionado. Informe de conformidad En el caso de que se encuentren no conformidades en la inspección de aceptación, se debe enviar un informe detallado al proveedor. De igual forma, dependiendo de las condiciones del contrato de compra el proveedor, éste deberá asumir los costos de devolución y aprovisionamiento de los productos de reemplazo. Una no conformidad del proveedor ocurre cuando el producto enviado no cumple con las condiciones estipuladas en la orden de compra o en la hoja de especificaciones técnicas. Algunos casos comunes son: • Los productos no cumplen con las especificaciones técnicas. • El producto no ha sido acondicionado de acuerdo a las especificaciones de la organización indicadas en la orden de compra, como modificaciones particulares solicitadas por la organización. El informe de no conformidad para el proveedor debe incluir una descripción detallada de cada observación y hacer referencia a la orden de compra o a la hoja de especificaciones técnica donde se indica la característica acordada. Devolución de productos no conformes En el caso de no conformidades debido a productos dañados encontrados durante la inspección de recepción, la empresa de transporte, luego de comunicarse con el proveedor, debe decidir qué hacer con el producto no conforme. El responsable de asumir los costos de devolución o de reparación depende del contrato entre el proveedor y la empresa de transporte. En caso de daños menores, el proveedor puede solicitar a la organización la recepción y almacenamiento de los bienes para realizar las actividades de reparación en las instalaciones de la organización. En caso de daños mayores, el proveedor puede solicitar a la empresa de transporte el traslado inmediato de los productos a sus instalaciones para la ejecución de las actividades de reparación. La organización no debería aceptar ningún costo relacionado a la reparación, reprocesamiento o devolución de productos no conformes ya que es responsabilidad del proveedor (directamente o indirectamente a través de las empresas subcontrata) asegurar el cumplimiento de todas las condiciones estipuladas en la orden de compra y en la hoja de especificaciones técnicas. SEGUIMIENTO DE LA ORDEN DE SERVICIO Control del avance según programación El área de compras debe solicitar al proveedor del servicio el cronograma de trabajos (de acuerdo a la orden de servicio) donde se deben indicar: • Secuencia de actividades • Fecha de inicio y fin de cada actividad • Fecha de inicio y fin del trabajo • Recursos destinados a cada actividad como mano de obra y maquinaria y equipos que aseguren el cumplimiento del cronograma • Identificación de actividades críticas, es decir aquellas actividades cuyo retraso ocasiona el retraso de la fecha de entrega de los trabajos. • Identificación de actividades con holgura, es decir aquellas actividades que pueden admitir cierto periodo de retraso sin afectar la fecha de entrega prometida. • Identificación de las fases del trabajo integral así como las características observables que permiten determinar el nivel de avance A partir del cronograma, el área de compras se pueden programar inspecciones de avance para asegurar el cumplimiento de las características y de las fechas de entrega acordadas con el proveedor. En caso de incumplimiento del cronograma de los trabajos, el área de compras debe coordinar con el proveedor para que tome acciones al respecto, de forma que se logre las fechas del trabajo. Finalmente si las fechas se incumplen, se puede ser flexible en algún punto, sin embargo se puede dar paso al aplicación de penalidades o sanciones, de acuerdo a como se haya establecido el contrato. Solicitud de conformidad de avance con el cliente En el caso de servicios no regulares como mantenimiento correctivo de maquinaria o equipo o mejora de las instalaciones, el área de compras cumple una función de intermediario entre el área funcional que solicita el servicio y el proveedor. En este tipo de compras el área de compras debe comprometerse con el éxito del proceso de compras y no limitarse a la ejecución de las actividades administrativas. Para lograr dicho objetivo, por un lado, debe realizar el seguimiento de las actividades del proveedor, y, por otro lado, debe comunicar e involucrar al área funcional solicitante en la aprobación de cada fase del trabajo. De esta forma asegura que la salida de los trabajos cumpla con las necesidades y expectativas del cliente (en este caso, el área funcional solicitante). Informe de las no conformidades del servicio Si durante las inspecciones de avance del trabajo, el área de compras encuentra no conformidades, debe emitir un informe de no conformidades del servicio, el cual debe ser entregado al área funcional solicitante y al proveedor. Dicho informe debe indicar claramente la cláusula del contrato donde se indican las características técnicas o cualitativas en incumplimiento, así como evidencia de la no conformidad. Se debe aclarar que una no conformidad solo incluye aquellos casos en los que la ejecución de los trabajos no cumple con las condiciones estipuladas en el contrato. Las discrepancias entre las necesidades del área funcional y la ejecución de los trabajos que no se encuentran estipuladas en el contrato, no son consideradas como no conformidades. En este caso se debe negociar con el proveedor cambios al esquema de trabajo, sea en fechas y/o precios; lo ideal no es llegar a estas instancias, es por ello la importancia de establecer un buen acuerdo con el proveedor, que contemple diversas situaciones y riesgos. Levantamiento de observaciones En caso de encontrar no conformidades durante la inspección de avance de los trabajos, el proveedor debe proponer una acción correctiva, cuya implementación debe estar sujeta a seguimiento por parte del área de compras hasta que la no conformidad sea solucionada. El levantamiento de la no conformidad puede requerir la modificación del cronograma de trabajos o del incremento de recursos como mano de obra y maquinaria y equipos para mantener las fechas de entrega de los trabajos. Reprogramación y penalidades En caso de que, durante la inspección de avance de los trabajos, el área de compras detecta un retraso con respecto al cronograma del trabajo, debe solicitar al proveedor un incremento en los recursos utilizados (mano de obra o maquinaria y equipos) para acelerar el ritmo de avance de los trabajos, o la entrega de un nuevo cronograma de trabajos actualizado. El retraso en ciertas actividades del esquema de trabajos generales no implica necesariamente el retraso en la fecha de entrega de los trabajos, ya que ello depende del tipo de actividad (crítica o con holgura). Si el proveedor no puede cumplir con la fecha de entrega de los trabajos, el contrato debe estipular penalidades proporcionales a la cantidad de días de retraso del trabajo. Dichas penalidades deben ser justificadas en base a pérdidas incurridas por la organización. COSTOS DE LA GESTION DE COMPRAS Costo de lanzamiento del pedido Este tipo de costo está asociado a los gastos administrativos del área de compras en la gestión de cada compra. En el caso de compras regulares, el costo de lanzamiento de pedido es mínimo ya que debe existir un contrato marco con el proveedor que minimiza la necesidad de negociación, por lo que la carga administrativa se reduce al seguimiento de la orden de compra. En el caso de compra no regulares, principalmente en el caso de compras de activos, como maquinarias y equipos, o en el caso de proyectos, como la mejora de las instalaciones de la organización, el proceso de gestión de compras es más complejo pues debe incluir la identificación de las necesidades, la evaluación y selección de proveedores, la solicitud de diagnósticos y cotizaciones, el seguimiento de la importación o del avance del proyecto y la negociación de modificaciones del proyecto. Generalmente está asociado a la planilla del personal de compras, a los sistemas utilizados, software, al tiempo invertido en la transacción. Costo de adquisición Como se explica en detalle en el método de menor costo en el capítulo de evaluación y selección de proveedores, el costo de adquisición o costo total de compra está compuesto por: • Costo del producto • Costo de transporte • Costo de almacenamiento • Sobrecosto Ejemplo: En una producción de sillas, podría involucrar el costo de las sillas, el costo de trasladar las sillas al punto destino, el costo de alquilar un almacén temporal y si hubiera algún sobrecosto debido a que se pidió la entrega en menor tiempo. Costo de ruptura de inventario Cuando la organización no puede atender una orden de compra debido a que no cuenta con inventario de materias primas o piezas para lanzar la orden de producción o no cuenta con inventario de mercaderías, corre el riesgo de perder la oportunidad de venta debido a que el cliente potencial buscará otras opciones si el tiempo de aprovisionamiento es muy alto. De la misma forma, si los activos como maquinarias y equipos y personal capacitado permanecen inactivos por falta de inventarios para continuar la producción, el costo de oportunidad de los activos o el costo de personal representan pérdidas financieras para la organización. El área de compras debe tener en consideración que las pérdidas de oportunidades de venta o activos con baja utilización debido a falta de inventarios tienen un costo para la organización y que es responsabilidad del área la minimización de dichos costos, es decir, de asegurar la disponibilidad de inventarios. En un grifo que tiene el negocio alternativos de servicio de lubricación, el costo de no contar con un lubricante, puede significar perder varios clientes por servicios completos, con las consecuencias monetarias. Costo de pérdida de inventario Cuando la organización adquiere productos perecibles o de consumo estacional, existe un riesgo de que dicho inventario sea declarado obsoleto luego de cierto tiempo en almacenamiento. El inventario obsoleto representa una pérdida financiera irrecuperable para la organización, por lo que, es responsabilidad del área de compras, minimizar las pérdidas de inventario por obsolescencia, y, al mismo tiempo, asegurar la disponibilidad de inventarios. Por otro lado, los robos, accidentes, vandalismo o desastres naturales pueden ocasionar la pérdida de inventario. Sin embargo, si es posible asegurar a la organización contra este tipo de riesgo mediante la adquisición de una póliza de seguro. Usualmente el área de administración central o de contabilidad y finanzas son responsables de la contratación de las pólizas de seguros que forman parte del costo total de inventarios. Ejemplo: En los supermercados, se presenta mucha cantidad de robos por supuestos clientes, y este tipo de negocios tiene una partida contable para este tipo de perdidas.
