Introducción a la facturación electrónica Modulo unidad I INSTITUTO VIRTUAL Nómina SysCafé Unidad I Generalidades de la nómina Nómina SysCafé Modulo unidad I Tabla de contenido Tabla de contenido ..................................................................................................................................... 1 Generalidades de la Nómina ...................................................................................................................... 2 Definición de nomina................................................................................................................................................ 2 Definición de devengado .......................................................................................................................................... 2 Definición de deducción ........................................................................................................................................... 2 Definición de provisión ............................................................................................................................................. 2 Definición de incapacidad......................................................................................................................................... 2 Definición de jornada laboral ................................................................................................................................... 2 Conceptos básicos de la nómina .............................................................................................................. 3 Conceptos que componen el devengado ................................................................................................................. 3 Conceptos que componen el deducido .................................................................................................................... 9 Aportes de nómina ................................................................................................................................................. 11 Régimen de riesgos laborales ................................................................................................................................. 11 Provisiones de nómina............................................................................................................................................ 12 Terminación de contrato sin justa causa ................................................................................................................ 12 Periodicidad de la nómina ...................................................................................................................................... 13 Obligados a expedir nómina electrónica ................................................................................................................ 13 Calendario de implementación de la nómina electrónica ...................................................................................... 13 Plazo para la transmisión del documento soporte de pago y notas de ajuste ....................................................... 14 Referencias bibliográficas ....................................................................................................................... 15 Nómina SysCafé Modulo unidad I 1) Presentación Mediante la presente unidad, se busca compartir información necesaria con el fin de comprender los conceptos básicos de nómina y comprobantes de pago de nómina electrónica, para así poder aplicarlos al software SysCafé. 2) Generalidades de la nómina a. Que es una nómina: Se conoce por nómina los pagos mensuales o quincenales que las empresas o empleadores deben realizar a los trabajadores que tiene vinculados mediante contrato de trabajo, pagos que comprenden el salario, comisiones, horas extras, recargos nocturnos, festivos, dominicales, descuentos, etc. La nómina la conforman tres partes a saber. El devengado, las deducciones y las provisiones. Toda nómina la conforman estas tres partes, pero no en todas las nóminas se deben pagar todos los conceptos mencionados, puesto que algunos dependen de los montos deducidos al empleado como es el caso del fondo de solidaridad pensional y la retención en la fuente, o los créditos por libranza ya que no todos los empleados los tienen. b. Devengados: El devengado es el valor total de ingresos que obtiene un empleado en el mes o en la quincena. El devengado está compuesto por el salario básico, horas extras, recargos diurnos y nocturnos, dominicales, festivos, comisiones, auxilio de transporte, etc. Cuando nos referimos a total devengado estamos haciendo referencia a la suma de todos los conceptos a remuneratorios causados en favor del trabajador en el respectivo mes. c. Deducciones: Las deducciones son los valores que se le descuenta de la nómina al trabajador. Entre estos valores se tienen los aportes a salud y pensión que el corresponden al empleado. Las libranzas, los embargos judiciales, fondo de solidaridad pensional cuando fuere el caso, la retención en la fuente si hubiere lugar a ello, y cualquier otro descuento autorizado por el empleado. La empresa no puede descontar del sueldo del empleado valores que no estén autorizados por el mismo trabajador, por ley o autoridad judicial competente. Es común que algunas empresas, cuando un trabajador le resulta un faltante, se lo descuenta al trabajador “por la derecha” de sueldo, algo que la ley de forma enfática prohíbe si no se tiene la autorización del empleado. d. Provisiones: Las apropiaciones, son los valores que la empresa deba pagar con cargo a la nómina, como es la salud y pensión en el porcentaje que el corresponde, riesgos laborales, los aportes parafiscales cuando hay lugar a ello (Sena, Cajas de compensación y el Instituto de bienestar familiar), las prestaciones sociales (Prima de servicios, cesantías, intereses sobre cesantías, dotación, vacaciones). Se llama apropiaciones porque a diferencia del devengado que debe pagarse al finalizar el mes, las apropiaciones se pagan en los primeros días del siguiente mes o un año después dependiendo del concepto, por lo que se deben apropiar (provisionar) para poder contar con los recursos suficientes a la hora de tener que pagar esos valores. e. Incapacidades: Como incapacidad laboral la incapacidad que afronta un trabajador para laborar como consecuencia de una enfermedad o un accidente. Cuando el trabajador sufre una afectación a su salud, además del tratamiento médico requiere de reposo físico para su completa recuperación y por ello es que el médico prescribe la incapacidad médica. En caso de incapacidad comprobada para desempeñar sus labores, ocasionada por Nómina SysCafé Modulo unidad I enfermedad no profesional, el trabajador tiene derecho a que el patrono le pague un auxilio monetario hasta por ciento ochenta (180) días, así: las dos terceras (2/3) partes del salario durante los primeros noventa (90) días, y la mitad del salario por el tiempo restante. (Art. 227 CST). f. Jornada Laboral: La jornada laboral es el número de horas que debe cumplir con una persona al encontrarse vinculado a una empresa mediante un contrato de trabajo, puede hablarse de jornada de trabajo diaria, semanal, quincenal o mensual, la cual debe estar estipulada dentro del contrato, pero siempre respetando las consideraciones legales expuestas por el Código Sustantivo del Trabajo. Conceptos básicos de la nómina: 3) Conceptos que componen el devengado: a. Salario: El artículo 127 del código sustantivo del trabajo indica que: «Constituye salario no sólo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominación que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en días de descanso Obligatorio, porcentajes sobre ventas y comisiones.» ✓ Elementos que integran el salario: A manera de resumen, y con base a lo señalado anteriormente, podemos afirmar que los siguientes pagos o elementos integran el salario: Comisiones de cualquier tipo. Horas extras. Recargos nocturnos. Remuneración por trabajo dominical y festivo. Bonificaciones regulares. Viáticos permanentes por manutención y alojamiento. ✓ Salario fijo y variable. El salario que se pague al trabajador puede ser fijo o variable. En el primar caso todos los meses el trabajador recibe el mismo salario, y en el segundo caso el monto varía dependiendo de lo que se gane el trabajador en función de la forma en que se le paga. Es el caso del trabajador al que se le paga comisiones por ventas, o se le paga en función de las unidades producidas. En tal caso el salario depende no del tiempo laborado sino el esfuerzo y la productividad del trabajador. ✓ Salario integral. Todo salario implica una serie de pagos adicionales conocidos como prestacionales, pero las partes pueden acordar que esos pagos se incluyan en el salario. En el salario integral, como su nombre lo indica, se integra el factor salarial y prestacional en un solo pago. Nómina SysCafé Modulo unidad I b. Horas extras: Las horas extras, los recargos nocturnos, los recargos dominicales y festivos, son conceptos que están sujetos la jornada laboral ordinaria del trabajador que se haya acordado entre las partes. Hora extra diurna La hora extra diurna es la que se labora luego de la jornada laboral, y entre las 6 de la mañana y las 9 de la noche. Es el típico horario de un trabajador de oficina que tiene una jornada diurna entre las 8 de la mañana y 6 de la tarde con el habitual descanso del medio día. Si este trabajador labora más allá de las 6 de la tarde y hasta las 9 de la noche, estamos ante una hora que es extra y es diurna. Hora extra nocturna El trabajo extra nocturno es aquel que cumple dos condiciones: ✓ Se labora luego de cumplida la jornada ordinaria ✓ Se labora luego de las 9 de la noche y las 6 de la mañana del día siguiente. Recargo nocturno El recargo nocturno es aquel recargo que se paga al trabajador que desarrolla su jornada ordinaria en la noche, que en Colombia es entre las 9 de la noche y las 6 de la mana del día siguiente. En este caso no hay trabajo extra, sino simplemente un recargo por trabajar en horario nocturno. Recargo dominical o festivo El recargo dominical y festivo es aquel recargo al trabajador que por una u otra razón debe laborar un domingo o un festivo. Allí tampoco hay trabajo extra, pues se supone que laborar solamente las 8 horas de ley. Hora extra diurna dominical o festiva La hora extra diurna dominical o festiva se da cuando se cumplen las siguientes condiciones: Se trabaja en un domingo o festivo. Si se trabajan más de 8 horas diarias si esa es la jornada ordinaria. En este caso existen dos recargos individuales que se deben sumar: ✓ Recargo por trabajo extra diurno del 25% ✓ Recargo por trabajo dominical o festivo del 75% Hora extra nocturna dominical o festiva La hora extra nocturna dominical o festiva se configura cuando se cumplen tres condiciones: Se trabaja en un domingo o festivo. Se trabaja tiempo extra o suplementario El trabajo extra se desarrolla en horario nocturno (9pm – 6am). En este caso igualmente concurren dos recargos que se deben sumar o acumular: ✓ Recargo extra nocturno del 75% ✓ Recargo dominical o festivo del 75% Nómina SysCafé Modulo unidad I Hora dominical o festiva nocturna Para que se configure una hora dominical o festiva nocturna el trabajador debe cumplir dos condiciones: ✓ Trabajar la jornada ordinaria en un domingo o un festivo ✓ Trabajar en horario nocturno (9pm – 6am) Tenga en cuenta que el domingo inicia luego de las 12 de la noche del sábado y que termina a las 12 de la noche del domingo, pues luego ya será lunes, y el mismo criterio se tiene en cuenta para los festivos. Aquí concurren dos recargos que se acumulan: ✓ Recargo dominical o festivo del 75% ✓ Recargo nocturno del 35% Tabla 1. Porcentajes de horas extras y recargos. c. Comisiones: La remuneración por comisiones permite remunerar al trabajador según el rendimiento de este o según los objetivos que se logren. La remuneración por comisiones no depende de las horas que labore un trabajador, sino de su productividad. Las comisiones tienen naturaleza salarial por expresa disposición del artículo 127 del código sustantivo del trabajo, de modo que la partes no pueden por vía contractual cambiar su naturaleza. En consecuencia, cualquier cláusula del contrato que considere las comisiones como un pago no constitutivo de salario es ineficaz como bien lo señala la sala laboral de la Corte suprema de justicia en sentencia 57903 del 14 de agosto de 2018 con ponencia del magistrado Giovanni Francisco Rodríguez: «En todo caso, aun si se aceptara la existencia del acuerdo aludido por el censor, ello Nómina SysCafé Modulo unidad I tampoco conllevaría a desquiciar la sentencia impugnada, habida consideración de su evidente ineficacia por restarle la calidad de salario a las comisiones. Sobre la naturaleza salarial de estas, además del artículo 127 del Código Sustantivo del Trabajo que expresamente las considera como tal, la jurisprudencia de esta Corporación también se ha orientado en la misma dirección.» d. El auxilio de transporte: Es un pago que se realiza a los trabajadores que tienen un sueldo de hasta dos salarios mínimos mensuales, y que fue instituido por la ley 15 de 1959 El auxilio de transporte tiene como finalidad reembolsar al trabajador parte los gastos de transporte en que incurre para desplazarse a su sitio de trabajo, por lo tanto, su naturaleza no es salarial en tanto no tiene como finalidad remunerar los servicios prestados por el trabajador. En consecuencia, el auxilio de transporte no constituye salario excepto para efectos de calcular las prestaciones sociales como más adelante se precisa. Casos en que no se debe pagar el auxilio de transporte. Por ganar más de dos mínimos. La empresa debe pagar el auxilio de transporte a los trabajadores que devengan hasta dos salarios mínimos mensuales, de manera que, si el trabajador devenga más de esos dos salarios, no hay lugar al pago del dicho concepto. Luego surge la duda respecto a las causas que hacen que un trabajador devengue más de dos salarios mínimos mensuales. Cuando se vive en el sitio de trabajo. Respecto al segundo caso, la doctrina ha considerado que, si el trabajador vive en el mismo lugar de trabajo, no hay lugar al pago del auxilio de transporte en vista a que no se cumple el principio que dio origen a esta prestación, que no es otro que reintegrar lo que el trabajador ha gastado en transporte, y como no debe movilizarse por vivir en el mismo lugar de trabajo, pues no hay lugar a reconocer ningún gasto. Cuando la empresa suministra el transporte. Si la empresa suministra gratuitamente el servicio de transporte, tampoco hay lugar al reconocimiento del auxilio de transporte, pero este debe ser completo, es decir, que debe recoger al trabajador en su casa y llevarlo hasta la empresa. Esta aclaración es importante porque algunas empresas fijan un punto de encuentro, y el trabajador debe pagar transporte hasta ese punto, por lo que el servicio de transporte de la empresa es parcial obligando a que el trabajador tenga que pagar parte del transporte, razón por la cual la empresa debe reconocer el auxilio de transporte en su totalidad. Por vivir cerca del trabajo. Anteriormente la norma consideró como referencia 1.000 metros lo que ha quedado en desuso, de manera que lo se tiene en cuenta es si el trabajador debe gastar en transporte o no, esté a más o a menos de 1.000 de distancia. Algunas empresas en todo caso suelen reconocer el auxilio de transporte aun cuando el trabajador vive cerca y va caminando hasta su trabajo. Nómina SysCafé Modulo unidad I Por no ir a trabajar. Si el trabajador falta al trabajo uno o más días el empleador puede descontarle lo que corresponde a esos días, lo que se puede llamar como un pago proporcional del auxilio de transporte de acuerdo a los días trabajado. Lo que no se puede descontar son los días de descanso obligatorio, de suerte que, para descontar los días laborales no trabajados, el valor del auxilio de transporte se divide entre 30 y luego se multiplica por los días trabajados, que resultan de descontar los días en que se faltó al trabajo. En periodos de incapacidad no se paga auxilio de transporte. Como ya lo venimos señalando, no hay lugar al pago del auxilio de transporte cuando el trabajador no labora, y ese es el caso de las incapacidades laborales. La obligación de pagar no se materializa porque la condición que obliga a su pago no se causa: que el trabajador se desplace hasta el lugar de trabajo y además deba incurrir en gastos de transporte en ese propósito. ¿Para qué conceptos de nómina se tiene en cuenta el auxilio de transporte? Cuando se procede a liquidar la nómina surge la duda respecto a qué conceptos se incorpora el auxilio de transporte para liquidarlos. El auxilio de transporte no constituye salario, de manera que no se incluye en la liquidación de aportes parafiscales ni aportes a seguridad social. El auxilio de transporte en las prestaciones sociales. Respecto a las prestaciones sociales, por expresa disposición legal sí se incluyen, pero no porque constituya salario sino porque la ley que creo el auxilio de transporte creo también esa excepción legal. Prestaciones sociales En consecuencia, el auxilio de transporte se debe incluir en la liquidación de la prima de servicios y el auxilio de cesantías, es decir, forma parte de la base de las prestaciones sociales. En auxilio de transporte en la liquidación de las vacaciones. En la liquidación de las vacaciones no se tiene en cuenta el auxilio de transporte porque no constituye salario, y además durante las vacaciones el trabajador no debe incurrir en gastos de transporte que el empleador deba reembolsas por medio de esta figura. e. Incapacidades: ✓ Incapacidad laboral de origen común. La incapacidad laboral de origen común es aquella que se origina en una enfermedad no profesional, o en un accidente no laboral, es decir que no ocurrió en ocasión al trabajo que desarrolla el trabajador, como una gripe o una caída de fin de semana mientras el trabajador estaba en casa. La incapacidad de origen común está a cargo de la Eps, pero sólo a partir del tercer Nómina SysCafé Modulo unidad I día, es decir, que la empresa debe asumir la incapacidad de los dos primeros días. La incapacidad en todo caso la paga la empresa directamente al trabajador, y luego la empresa repite contra la EPS, o mejor, le descuenta de los aportes que esa hace a la EPS en los periodos siguientes. El auxilio económico que recibe el trabajador en la incapacidad laboral de origen común corresponde al 66.6% del salario base de cotización durante los primeros 90 días, y luego del 50%, siempre que el resultado no sea inferior al salario mínimo. Las incapacidades de origen común las debe pagar el empleador, la EPS y el fondo de pensiones según la duración de la incapacidad: ✓ 0 a 2 días: Empleador ✓ 3 a 180 días: La Eps. ✓ 181 a 540: Fondo de pensión. ✓ Incapacidades médicas de origen laboral. La incapacidad de origen laboral o profesional es aquella que se deriva de una enfermedad ligada con las actividades del trabajador en la empresa, o de un accidente sucedido en la empresa o en mientras estaba laborando, como por ejemplo una dolencia del túnel de Carpio en una secretaria o una fractura que sufre el trabajador mientras opera una máquina de la empresa. Para el caso de las incapacidades originadas en una enfermedad profesional o accidente de trabajo, la ARL debe cubrirla desde el primer día de incapacidad, y corresponde al 100% del salario base de cotización según el artículo 3 de la ley 776 del 2002. ✓ Incapacidad laboral cuando el trabajador no está afiliado a seguridad social. Si la empresa no tiene a su empleado afiliado a una EPS o ARL, en caso de una incapacidad la empresa deberá pagar la totalidad de la incapacidad, y en caso de que el empleado no pueda rehabilitarse o recuperar su plena capacidad, deberá pensionarlo. Igualmente, la empresa debe asumir todo el costo de los tratamientos, medicamentos y terapias de recuperación que necesite el trabajador. 4) Conceptos que componen el deducido. Las deducciones de nómina son los descuentos o valores que se le restan o deducen al trabajador de su total devengado, es decir, del monto total del salario que recibe en un mes o quincena. a. Aportes a salud. El trabajador debe estar afiliado al sistema de salud. La cotización por salud que corresponde al 12.5% de la base del aporte, se hace en conjunto con la empresa. Ésta última aporta el 8.5%, y el empleado debe aportar el 4% restante. Ese 4% es el valor que se debe descontar (deducir) del total devengado a cargo del empleado. b. Aportes a pensión. El trabajador también debe estar afiliado al sistema de pensiones. La cotización por pensión está a cargo tanto de la empresa como del empleado. Del total del aporte (16%), la empresa aporta el 75% (12%) y el trabajador aporta el restante 25% (4%). Como el trabajador debe aportar un 4% por concepto de pensión, este valor se le descuenta (deduce) del valor Nómina SysCafé Modulo unidad I devengado en el respectivo periodo (mes o quincena). c. Fondo de solidaridad pensional. Todo trabajador que devengue un sueldo que sea igual o superior a 4 salarios mininos, debe aportar un 1% al Fondo de solidaridad pensional. Al igual que los conceptos anteriores, este concepto se resta (deduce) del total devengado del trabajador. Para aquellos empleados que superen los 16 salarios mínimos mensuales legales vigentes tendrán que aplicar un porcentaje mayor como se muestra a continuación: ● Quienes devengue entre 16 y 17 salarios mínimos pagan un 1.20% adicional al obligatorio para pensiones. ● Quienes devengue entre 17 y 18 salarios mínimos pagan un 1.40% adicional al obligatorio para pensiones. ● Quienes devengue entre 18 y 19 salarios mínimos pagan un 1.60% adicional al obligatorio para pensiones. ● Quienes devengue entre 19 y 20 salarios mínimos pagan un 1.80% adicional al obligatorio para pensiones. ● Quienes devengue más de 20 salarios mínimos pagan un 2.0% adicional al obligatorio para pensiones. d. Cuotas sindicales. Las cuotas que los trabajadores sindicalizados deben aportar al sindicato al que estén afiliados, y siempre que medie autorización del empleado, se pueden descontar o deducir de la nómina del empleado. e. Aportes a cooperativas. Las cuotas o aportes que los empleados hagan a las cooperativas legalmente constituidas, pueden también ser deducidas de la nómina del empleado. f. Embargos judiciales. Los embargos ordenados por autoridad judicial competente contra los empleados, deben ser descontados de la nómina por la empresa y consignarlos en la cuenta que el juez haya ordenado. g. Cuotas de créditos a entidades financieras: Las cuotas que el empleado deba pagar a una entidad financiera, para la amortización de un crédito que le haya sido otorgado por libranza, pueden también ser descontadas de la nómina del empleado. h. Deudas del empleado con la empresa. Se pueden descontar también de la nómina, el valor que se deba pagar por las obligaciones que el empleado tenga con su empresa, como puede ser un crédito que ésta le haya otorgado, o como compensación por algún perjuicio o detrimento económico que el empleado le haya causado a la empresa. i. Retención en la fuente. Si hubiere lugar, la empresa deberá calcular y retener al empleado el valor correspondiente a retención en la fuente por ingresos laborales. Este valor será declarado y consignado en Nómina SysCafé Modulo unidad I la respectiva declaración mensual de retención en la fuente. 5) Aportes de nomina ● Aportes parafiscales Los parafiscales son contribuciones obligatorias por parte de los empleadores a las cajas de compensación familiar –CCF–, al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar –ICBF– y al Servicio Nacional de Aprendizaje –SENA–. El monto de estos aportes corresponde al 9 % del costo mensual de la nómina y se divide en los siguientes porcentajes según la institución a la que se encuentre dirigida la contribución: ✓ Cajas de Compensación Familiar: Son entidades sin ánimo de lucro encargadas de pagar el subsidio familiar y de brindar recreación y bienestar social a los trabajadores y a quienes de él dependa. El aporte es del 4% del monto total de la nómina mensual (total devengado), lo hace el empleador. ✓ Servicio nacional de Aprendizaje (SENA): Es una entidad estatal encargada de la preparación e instrucción a los trabajadores de aquellas empresas obligadas a contratar aprendices para labores u oficios que requieran formación profesional metódica. El aporte al SENA es del 2% sobre el monto total de la nómina mensual (total devengado), lo hace el empleador. ✓ Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF): Es un establecimiento público de orden nacional que se encarga de la creación y el mantenimiento de centros para la atención integral al preescolar menor de 7 años hijos de cualquier trabajador oficial o particular, el ICBF se encarga principalmente de la atención a la niñez desamparada. El aporte correspondiente para el ICBF corresponde al 3% sobre el monto total de la nómina mensual (Total devengado), aporte cancelado por el empleador 6) Régimen de Riesgos Laborales: El Sistema General de Riesgos Laborales es el conjunto de entidades públicas y privadas, normas y procedimientos, destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las enfermedades y los accidentes que pueden ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan Protege al trabajador contra accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, el aporte depende del nivel de riesgo y lo paga todo el empleador. Las empresas utilizan por lo general el 0,522% que es el riesgo más común, a continuación, se relaciona los porcentajes según el nivel de riesgo. Tabla 2. Tabla de porcentajes de riesgos laborales. Nómina SysCafé Modulo unidad I 7) Provisiones de nómina: ● Cesantías: Valor reconocido al empleado por cada año de servicio continúo prestado a la empresa o proporcional si se retira antes del año. El empleador provisiona cada mes el 8,33% del total devengado. ● Intereses a las Cesantías: Es la utilidad sobre el valor de las cesantías acumuladas al 31 de diciembre que corresponde al 12 %. Este monto se debe entregar directamente a los trabajadores antes del 31 de enero. El empleador provisiona cada mes el 1% de la base de las cesantías. ● Vacaciones: El trabajador tiene derecho a 15 días hábiles de vacaciones remuneradas por cada año de trabajo o proporcional al tiempo laborado, tiempo que debe ser calculado y liquidado según el salario del trabajador. El empleador provisiona cada mes el 4,17% del total devengado. ● Prima de servicios: Al respecto señala el artículo 306 del código sustantivo del trabajo: «El empleador está obligado a pagar a su empleado o empleados, la prestación social denominada prima de servicios que corresponderá a 30 días de salario por año, el cual se reconocerá en dos pagos, así: la mitad máximo el 30 de junio y la otra mitad a más tardar los primeros veinte días de diciembre. Su reconocimiento se hará por todo el semestre trabajado o proporcionalmente al tiempo trabajado. El empleador provisiona cada mes el 8,33% del total devengado. 8) Terminación del contrato de trabajo sin justa causa El contrato de trabajo por regla general puede ser terminado sin justa causa por parte del empleador, pagando la respectiva indemnización. El contrato de trabajo es un acuerdo de voluntades, que, al ser consensual, la parte que no desee continuar con el contrato puede darlo por terminado. Nómina SysCafé Modulo unidad I Por regla general el trabajador puede ser despedido sin que exista una razón para ello, y lo único que debe hacer el empleador es pagar la respectiva indemnización por despido injustificado. Al respecto dice el inciso segundo del artículo 64 del código sustantivo del trabajo: «En caso de terminación unilateral del contrato de trabajo sin justa causa comprobada, por parte del empleador o si éste da lugar a la terminación unilateral por parte del trabajador por alguna de las justas causas contempladas en la ley, el primero deberá al segundo una indemnización en los términos que a continuación se señalan:» Teniendo en cuenta que esto da derecho a una indemnización, esta se liquida de acuerdo a varias condiciones que a continuación se señalan. ● En el contrato de trabajo a término fijo En los contratos a término fijo, el valor de los salarios correspondientes al tiempo que faltare para cumplir el plazo estipulado del contrato; o el del lapso determinado por la duración de la obra o la labor contratada, caso en el cual la indemnización no será inferior a quince (15) días. ● En el contrato de trabajo a término indefinido: En los contratos a término indefinido la indemnización se pagará así: Para trabajadores que devenguen un salario inferior a diez (10) salarios mínimos mensuales legales: ✓ Treinta (30) días de salario cuando el trabajador tuviere un tiempo de servicio no mayor de un (1) año. ✓ Trabajadores que devenguen menos de 10 smmlv: 30 días de salario por el primer año de servicio y 20 días por cada año subsiguiente o a prorrata del tiempo cumplido si fuese menor. ✓ Trabajadores que devenguen más de 10 salarios mínimos mensuales legales vigentes –smmlv–: 20 días de salario por el primer año de servicio y 15 días de salario por cada año subsiguiente o a prorrata del tiempo cumplido. 9) ¿Cuándo se debe realizar la liquidación de nómina? La liquidación de la nómina se debe realizar, según lo pactado en el contrato de trabajo, de manera obligatoria el contrato de trabajo debe contener expresamente, con que periodicidad se va a cancelar el salario. El acuerdo entre las dos partes se puede dar por pagos, semanales, quincenales o hasta mensuales, siendo este último el límite de tiempo para que el empleador le pague a sus empleados. 10) Definiciones de nómina electrónica ✓ Beneficiario del pago: Se entiende como beneficiario del pago, a las personas naturales vinculadas mediante una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados a cargo del empleador, en relación con estas actividades. ✓ Código Único de Documento soporte de pago de Nómina Electrónica- CUNE: Es un requisito del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de Nómina SysCafé Modulo unidad I ajuste del citado documento, constituido por un valor alfanumérico que permite identificar de manera inequívoca el citado documento. ✓ Reglas de validación: Son un conjunto de condiciones de cada uno de los campos y grupos de campos de información que se estructuran en la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, que son transmitidos por el sujeto que lo genera y transmite para la validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN. ✓ Transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica: Es el procedimiento electrónico mediante el cual se remite a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, la información que contendrá el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al documento soporte de pago de nómina electrónica. ✓ Validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica: Es el procedimiento que genera un documento electrónico por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, que contiene la verificación de las reglas de validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste al documento soporte de pago de nómina electrónica, cumpliendo con los requisitos, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN 11) Documento soporte de pago de nómina electrónica y nota de ajustes. ✓ Resol 00013 Art. 2. La nómina electrónica que debe ser enviada a la Dian y validada por esta, y hace referencia más exactamente a la generación del soporte del pago de la nómina electrónica, de acuerdo a los requerimientos técnicos exigidos por la Dian en la resolución 0013 de 11 de febrero de 2021. ✓ Resol 00013 Art. 17 Las notas de ajuste al documento soporte de pago de nómina electrónica, serán el mecanismo para reemplazar el documento soporte de pago de nómina electrónica, y/o una nota de ajuste, para los casos en que este último requiera uno o más cambios, caso en el cual el número del documento de nómina electrónica reemplazada no podrá ser utilizado nuevamente. De igual forma, las notas de ajuste al documento soporte de pago de nómina electrónica, serán el mecanismo para eliminar el documento soporte de pago de nómina electrónica, o una nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, para aquellos eventos donde se haya transmitido un documento por error. El documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, deben contener la información establecida en los artículos 5 y 17 de esta resolución, para la generación, transmisión y validación por parte de Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, cumpliendo las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, establecidos en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA» Nómina SysCafé Modulo unidad I 12) Periodicidad del documento de nómina electrónica: El documento soporte de pago de nómina electrónica al que se refiere el artículo 2 de la presente resolución, deberá generarse para efectos tributarios de forma mensual 13) Obligados a expedir nomina electrónica: contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador. 14) Calendario de implementación de nómina electrónica. Tabla 3. Calendario de implementación por número de empleados. Calendario de implementación permanente: Tendrán un plazo de dos (2) meses, contados a partir de la realización de los pagos o abonos en cuenta derivados de una vinculación laboral legal o reglamentaria y los pensionados a cargo del empleador, con posterioridad a la entrada en vigencia de la presente resolución, para llevar a cabo el procedimiento de habilitación y proceder con la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento. Tabla 4. Calendario de implementación para sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta Nómina SysCafé Modulo unidad I 15) Plazo para la transmisión del documento soporte de pago y notas de ajuste. Los sujetos obligados de qué trata el artículo 4 de esta resolución, tendrán plazo para la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta Nómina SysCafé Modulo unidad I Referencias: https://www.gerencie.com/partes-de-lanomina.html#:~:text=Devengado%20en%20la%20n%C3%B3mina.,%2C%20auxilio% 20de%20transporte%2C%20etc. https://www.gerencie.com/liquidacion-de-la-nomina.html https://www.gerencie.com/partes-de-la-nomina.html https://www.gerencie.com/formulas-utilizadas-en-la-liquidacion-de-la-nomina.html https://actualicese.com/liquidador-de-indemnizacion-por-despido-sin-justa-causacontrato-indefinido/ https://www.gerencie.com/efectos-de-la-suspension-del-contrato-de-trabajo.html
