INTRODUCCIÓN Para que el proyecto tenga éxito dentro de los límites del presupuesto asignado, es importante definir una metodología que gestione los costos asociados con este mismo. Para dicho propósito, es necesario tener en cuenta varios componentes, las métricas, así como las consideraciones de variación de costo y la información requerida para el proyecto. Asimismo, el éxito dependerá de que tanto los miembros claves como los interesados en el proyecto cumplan con el trabajo que les corresponde dentro del plan en el que el proyecto se sostiene. ALCANCE En todo el tiempo que dure el proyecto, es de carácter obligatorio las mediciones y análisis de la varianza se apliquen a los componentes de los costos. Entre los que se incluyen dentro del plan de gestión para el proyecto se encuentran los siguientes factores: - Administración de los medios del equipo En caso de ser necesario, contratación de más personal Bienes del equipo Programas y permisos Los costos recurrentes mensuales (MRC), requeridos cuando acabe el proyecto, no están incluidos en el plan de gestión de costos. OCUPACIONES Y OBLIGACIONES EN LA GESTIÓN DE COSTOS SPONSOR DEL PROYECTO Autoridad máxima en la aprobación de fondos nacionales que puedan necesitarse, el Sponsor es quien se responsabiliza por la aprobación del plan de gestión de costos y de la aprobación del presupuesto para este. GERENTE DEL PROYECTO Se responsabiliza por la administración diaria de los fondos del proyecto y por cómo se desarrolle la estructura de trabajo de descomposición interna (EDT), cuya función es cubrir los trabajos que el grupo de trabajo realiza. Asimismo, es quien está autorizado para gastar los fondos del proyecto solo si es necesario, acorde con el plan realizado para gestionar los costos y el presupuesto que se asignó para el proyecto. No obstante, no está autorizado para usar los fondos adicionales si antes no lo aprueba el Sponsor del proyecto. GRUPO DEL PROYECTO Es quien ejecuta el trabajo asignado correspondiente según el plan de gestión de costos. Además, es un apoyo para el Gerente del proyecto para que se asegure que los entregables del proyecto se realicen dentro de los límites del presupuesto mediante la implementación de métricas e instrumentos de análisis de la varianza. PLAN DE GESTIÓN DE COSTOS COSTO DEL PLANEAMIENTO Y ESTIMACIÓN Para el éxito del proyecto, el equipo asignado se encargará de verificar los recursos y las necesidades de personal (únicamente cuando sea necesario). Todo ello, después de que se hayan determinado las necesidades del Proyecto SAJA. En cada componente de la EDT, las cuentas de control y niveles del personal serán creados. Posteriormente, se determinará una estimación sobre la base de los costos laborales y la duración de cada componente de la EDT. COSTO DE SEGUIMIENTO En un cronograma, se actualizarán los trabajos que hayan sido realizados por los integrantes del grupo del proyecto. Después, el Gerente hará una recopilación cada 7 días de los cronogramas de trabajo de los integrantes del grupo para así calcular los costos laborales que correspondan a cada cuenta de costos. Asimismo, el departamento de recepción copiará, cada 30 días, las facturas de los grupos del proyecto o cualquier otro material para que una copia sea entregada al Gerente. Los costos reales de las categorías de costos y los componentes del EDT serán calculados por el Gerente, quien luego hará una comparación con los costos reales de la línea base, cuya proyección se realizó sobre la base de una semana. Esto para generar los datos necesarios para las métricas, los informes quincenales de estado y el análisis de la varianza. MEDIDAS PARA CONTROLAR LOS COSTOS Si los indicadores del CPI o del SPI son superados por el proyecto SGH, se debe implementar medidas de corrección para que el proyecto vuelva a tener un rango de rendimiento aceptable. Se aplicarán las medidas de control tras un análisis por parte del Gerente y el grupo de la corrección del proyecto. Luego se presentará el análisis al Sponsor, el cual consistirá de una descripción de las medidas de control, el nombramiento de quienes participen, el tiempo en el que se implementarán las medidas y los problemas que implica, y el efecto del desempeño del proyecto que se espera. El Sponsor deberá aprobar las medidas de control después de haberlas revisado. Después, el Gerente las implementará, además de completar las solicitudes de cambio necesarias según el proceso del control de cambios. Lo que se debe evitar a toda costa es el recálculo de la línea de base de costos. Sin embargo, si sucede, únicamente el Sponsor es el encargado de autorizar esta acción. D. Plan para gestionar la calidad Este plan es necesario para dirigir el proyecto en cuanto a la implementación de políticas de calidad se refiere. Se encarga de definir cómo el grupo del proyecto cumplirá los requisitos de calidad que el proyecto requiere. Aseguramiento de la calidad ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DEL PROYECTO CONTROL DE LA CALIDAD - Se debe asegurar que se cumplan los requisitos funcionales y de performance Se debe asegurar de cumplir con los estándares documentados de desarrollo Se debe asegurar de cumplir con los aspectos que se esperan del desarrollo del sistema de gestión de matrícula, además de sus estándares de calidad especificados en el plan y, por último, detectar sus problemas ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD - Verifica que se sigan estrictamente los procesos, que se cumplan los estándares y se completen los planes Revisa el desarrollo de los procesos Detecta si el representante del sistema de gestión de académicos ha cometido algún error MEJORÍA CONTINUA - Verifica que haya seguridad en el sistema para que así los procesos académicos de matrícula puedan gestionarse correctamente Se está atento para ofrecer un mejor servicio al usuario por si el sistema o servicio llega a fallar MEDIDAS DE COSTOS Y GENERACIÓN DE INFORMES A fin de medir el desempeño del proyecto, se utilizarán varias métricas para capturar los costos y el rendimiento del cronograma para el Proyecto SAJA. Las siguientes mediciones serán recogidas y transmitidos por el Gerente del Proyecto: • Índice de rendimiento de costo (CPI) se informará quincenalmente. • Índice de Rendimiento del Cronograma (SPI) se informará quincenalmente. • Los umbrales de control de CPI y SPI son las siguientes: o Amarillo: dentro de +/- 20% deben ser reportados al Sponsor del proyecto. Si se Determina que no hay ningún efecto sobre la línea de base del proyecto no se necesitará que se ejecute una medida necesaria. o Rojo: mayor de +/- 20% deben ser reportados al Sponsor del proyecto. Las medidas correctivas se deben tomar para mover el proyecto de nuevo a un nivel de rendimiento aceptable. Valor Ganado métricas • Frecuencia de los informes Amarillo Rojo CPI Quincenal 0,8 ≤ CPI ≤ 1,2 CPI <0,8 o CPI> 1.2 SPI Quincenal 0,8 ≤ SPI ≤ 1, SPI <0,8 o SPI> 1.2 Variación de los gastos (CV) se informará quincenalmente. • Variación del cronograma (SV) se informará quincenalmente. Una tabla se creará para cada uno de los parámetros anteriores. El Gerente del proyecto presentará estos cuadros para el Sponsor del proyecto en la Reunión Quincenal de Situación del proyecto. TIPOS DE COSTOS CONSIDERADOS: RESERVA DE CONTINGENCIA : S/. 3,500.00 RESERVA DE GESTIÓN : S/. 3,500.00 UTILIDAD TOTAL GENERAL : S/. : 8,077.75 S/. 111,796.50
