Sistema de información IV. Resumen de la primera parte

Sistemas de Información IV
Resumen de la primer parte
Objetivo ideal de un área de informática
Entender en todo lo relacionado a la definición de políticas, elaboración, ejecución y
administración de proyectos en materia de: Organización informática y procedimientos
administrativos,
Planificando las acciones tendientes al perfeccionamiento de la administración de los
recursos humanos,
la organización,
los procedimientos,
los sistemas de información y
los instrumentos normativos de la organización,
ejerciendo la supervisión de los resultados y proponiendo las correcciones necesarias.
La organización del área depende



Tipo de empresa
Situación actual
Objetivos y políticas definidas
Evolución de los servicios de computación
Introducción
El desarrollo de todo servicio de computación presenta cuatro etapas cada una con sus
rasgos propios y con sus problemas típicos. Los problemas que se plantean en cada etapa y
las técnicas de administración empleadas son comunes en todas las empresas.
Cuatro etapas de crecimiento
Todo servicio de procesamiento electrónico de datos se va desarrollando en tres aspectos:
 Tipo de tareas de la computadora.
 Especialistas del personal
 Organización interna, ubicación jerárquica y métodos de control.
Los tres tipos de desarrollo pueden dividirse en 4 partes:
 Iniciación
 Expansión
 Formalización
 Madurez
Sistemas de Información IV
Resumen de la primer parte
Primera Etapa: INICIACIÓN
Cuando la empresa va a instalar la primer computadora, su pensamiento está puesto
generalmente en la obtención de economías administrativas.
Es muy raro que en ese momento la dirección perciba el efecto futuro a largo plazo de la
computadora sobre su personal, sobre la organización de su empresa y sobre las
estrategias.
Ubicación Jerárquica de Servicio
En está etapa es hay que resolver la ubicación de la computadora.
Lo más económico parece ser siempre el área que ha de utilizarla (generalmente
contaduría), haciéndose responsable de su introducción sin inconvenientes y de cuidar que
sus costos sean menores que sus beneficios.
Pero la sección que primero uso sus servicios seguro no será la ubicación física y
jerárquica mirando hacia el futuro. Cuando se llegue a otros usos más avanzados será
preciso que la oficina de Computación sea un área bien definida de información gerencial,
ubicada en la 1ª línea jerárquica, inmediatamente debajo de la dirección de la gerencia
general.
Posiblemente no se hayan evaluado los costos e inconvenientes de los futuros cambios y es
posible que a poco andar los presupuestos de computación crezcan sorpresivamente.
Sistemas de Información IV
Resumen de la primer parte
¿ Qué es un organigrama y para qué sirve?
ORGANIGRAMA: es la representación gráfica “simplificada” de la estructura formal
adoptada por la organización. Se arma una vez asignadas las funciones de la organización y
establecidas las misiones y funciones, y delegaciones de autoridad.
El gráfico y la estructura formal son estáticas mientras que la estructura real es dinámica y
cambia constantemente (debido al mercado o las leyes que lo obligan)
Sirve para representar las estructuras formales.
Los organigramas poseen varias limitaciones:
 Sólo indican las relaciones formales (las informales son siempre más)
 Son estáticos
 No muestran los verdaderos centros de poder
 Difícilmente muestren los verdaderos canales de información en la empresa.
¿Qué es un cursograma y para que sirve?
CURSOGRAMA es ña representación gráfica del flujo de interacciones o flujos de
información entre las distintas áreas de a la organización. Se arma a partir del
organigrama.
Sirve: -para dar una visualización global y esquemática de las tareas.
-para registrar las normas y procedimientos, secuencias de actividades
administrativas.
-para duplicación de funciones y flujos informales de información.
¿Qué es un sociograma?
SOCIOGRAMA es la representación gráfica de una estructura informal. Se arma luego de
haber asignado las funciones de la organización, delegación de autoridad y misiones de la
estructura.
Surge como una distorsión de la estructura formal y está formada por el conjunto de
relaciones y fenómenos espontáneos que se dan en la organización.
La red sociométrica (relaciones sociales, contactos, simpatía, amistad, enemistad, etc.)
Centros no formales de poder
Costumbres de los grupos humano, pautas culturales (costumbres)
Características de las personas (personalidades, prestigio, conocimiento, relaciones
importantes, etc.)
Los acuerdos pactados.
¿Qué es la estructura informal? ¿Qué la produce?
Es el conjunto de relaciones y fenómenos espontáneos que tienden a distorsionar la
estructura formal (sociograma).
Tiende a distorsionar la estructura formal porque no respetan los canales de informales y
comunicación de autoridad.
Se produce por la red sociométrica (relaciones sociales, contactos, etc. )
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Resumen de la primer parte
Ver rpta. anterior.
¿Por qué se generan las estructuras informales en una organización?




Por el simple contacto que tienen las personas al trabajar en la organización
Existencia de lideres naturales que centralizan el poder y la decisión.
Por características de las personas.
Acuerdos pactados
¿Qué factores introducen en la organización las estructuras informales?
Los factores que generan en la organización las estructuras informales son:
 Las costumbres de los grupos humanos, pautas culturales.
 Canales de información no formales (provocan saltar en la cadena de mando)
 Centros no formales de poder
 Características de las personas (personalidades, prestigio, conocimientos, relaciones
importantes)
La estructura no es estática, es sumamente dinámica. Se generan alrededor de los lideres
que forman centros de poder y que flotan dentro de las estructuras.
¿Cuándo existe estructura informal dentro del área de informática? ¿Por qué?
Desde la etapa de iniciación y expansión de una organización si no se establecen las pautas
directivas gerenciales claras sobre prioridades, originando generalmente negociaciones
directas, influidas por los factores personales entre analistas y usuarios y así los proyectos
se eligen por su lucimiento profesional, proyectos que lo permitan crecer, => esta
combinación de factores crea una red informal entre los miembros.
Los usuarios crean o sienten un cierto prestigio o categorización y los analistas desean
satisfacer sus objetivos o intereses técnicos y profesionales.
¿Cuándo no existe estructura informal en el área de informática? ¿Por qué?
Existe siempre porque el área de informática está compuesta por personas que tienen
costumbres sus propios acuerdos, pautas culturales, etc. y estas características son las que
determinan la estructura informal, tiende a desaparecer con la automatización.
Siempre hay una interacción entre las personas, puede ser más o menos fuerte si en las
primeras etapas se definieron claramente la estructura, funciones y responsabilidades de
cada una
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¿Qué es departamentalizar? ¿Cómo se departamentaliza?




Departamentalizar es el agrupamiento de las actividades en base a criterios
homogéneos, lógicos y consistentes, tal que la organización quede dividida en sistemas
menores.
Consiste en dividir el trabajo de la organización en unidades o departamentos
semiautomáticos.
Su consecuencia es un delineamiento de responsabilidades ejecutivas y un
agrupamiento de las actividades operativas en función de al mejor utilización de los
recursos humanos y materiales disponibles.
La departamentalización tiende a conseguir maximizar las ventajas de la especialización
y minimizar el costo de la coordinación.
OBJETIVOS:
 Que los miembros se familiarizan con sus responsabilidades de los demás
 Dinamizar las decisiones
 Evitar la duplicidad de esfuerzos
 Eliminar las funciones no necesarias
 Estimular el desarrollo de la capacidad individual
Se debe tener en cuenta :


Relaciones informales
Considerar: - aprovechamiento de la especialización
- facilitar el control
- ayudar a la coordinación
- reducir los gastos
Criterios de departamentalización:
Por Función, Procesos
- Producto, Servicio, Proyecto, Propósito
- Matricial
- Por territorio
¿Cómo se departamentaliza?
organización)
(igual a las etapas de la estructura formal de la
- Determinar las funciones.
A partir de los objetivos de la empresa se van determinando a través del
proceso de planeamiento:
- Los objetivos
derivados
- Las metas parciales
- Las actividades necesarias para alcanzarlas
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Se enumeran y clasifican dichas actividades y como resultado se definen las
funciones que será necesario cubrir para llevar a cabo los planes en los
distintos niveles.
- Seleccionar un criterio de departamentalización en función del mejor uso de los
recursos humanos y materiales disponibles.
Se agrupan las actividades en base a criterios homogéneos, lógicos, y consistentes,
tal que el sistema “organización” quede dividido en sistemas menores.
- Asignar la autoridad necesaria, efectiva debe comprender una cierta autoridad
compatible con las funciones y responsabilidades que se delegan.
- Coordinar, uniendo verticalmente o horizontalmente estos grupos, por medio de
relaciones de autoridad y por los sistemas de información, estructura, con misiones
y funciones.
- Implementar manuales de procedimiento, metodología, etc..(documentar)
¿Qué es la estructura en una organización?


Es el esqueleto de la organización formal, con objetivo, misiones y funciones de cada
una.
La estructura organizacional se define como los patrones prescriptos del
comportamiento relacionado con el trabajo que se establecen deliberadamente para
conseguir los objetivos organizacionales.
Los dos aspectos centrales en el diseño de estructuras organizacionales son la
especialización y la coordinación.
La especialización consiste en dividir las actividades laborales totales de la organización en
porciones manejables.
La coordinación es la integración de todas esas porciones especializadas en un todo
significativo y eficaz.
Hay muchas combinaciones posibles de especialización y coordinación en la estructura de
una empresa y los diseñadores organizacionales se esfuerzan en lograr el equilibrio entre
ambas que sea congruente con los objetivos de la empresa.

Es un conjunto de relaciones ordenadas entre diversos elementos.
Conjunto porque agrupa múltiples relaciones entre los elementos.
Relaciones porque la esencia de la organización es la asociación de recursos, lo que
implica interacciones.
Orden porque la disposición de esas relaciones define, junto con el tipo de relación,
cualitativamente, al sistema objeto.
Elementos partes individuales simples o simplificadas.

Es la factorización de los problemas en problemas más delegables y luego coordinados.
Puede identificarse como un ciclo de eventos, por lo tanto es inseparable de su
funcionamiento.
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LA ESTRUCTURA NO ES ESTATICA
La estructura de la organización no debe ser vista como un soporte de los demás
sistemas, sino como el producto de las relaciones entre esos sistemas. La organización
no posee estructura estática o permanente, su estructura sólo puede identificarse como
un ciclo de eventos, por lo tanto es inseparable de su funcionamiento.
La estructura adecuada debe resolver tres problemas:



Ordenar adecuadamente las áreas de responsabilidad y pone a su frente
especialistas capaces.
Organizar la dirección superior (para la toma de decisiones)
Proveer adecuados sistemas de información y control.
La estructura formal es a oficialmente establecida, el esqueleto del sistema donde se
establece la disposición de funciones y jerarquías y que incluye la descripción escrita de:
 Tareas
 Obligaciones
 Derechos
 Dependencias
La estructura informal es el conjunto de relaciones y fenómenos espontáneos que tienden a
distorsionar la estructura formal.
¿ Indique como influye la estructura informal de la organización en la formal.
Distorsiona la estructura formal, la somete a un continuo movimiento.
Desde la etapa de iniciación y expansión de una organización si no se establecen las pautas
directivas gerenciales claras sobre prioridades, originando generalmente negociaciones
directas, influidas por los factores personales entre analistas y usuarios y así los proyectos
se eligen por su lucimiento profesional, proyectos que lo permitan crecer, => esta
combinación de factores crea una red informal entre los miembros.
Los usuarios crean o sienten un cierto prestigio o categorización y los analistas desean
satisfacer sus objetivos o intereses técnicos y profesionales.
¿ Indique qué provoque la existencia de estructura informales en una organización de
sistema. Indique como se elimina.
Idem anterior
Se elimina (no completamente, ya que sería casi imposible)
 Formalizando el planeamiento, hacer un plan y divulgarlo.
 Hacer que los lideres informales sean formales
 Estructurando formalmente las áreas tal que queden bien definidas las funciones,
responsabilidades y canales de comunicación formales.
 Desacoplando las relaciones
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Resumen de la primer parte
Enumere los distintos tipos de dependencias funcionales del área de sistemas en una
organización. Enumere ventajas y desventajas de c/u y por que?
 Dependencia del usuario principal: el área de sistemas depende del usuario que hace
mayor uso del computador.
 El jefe tiene menos conocimientos
 Requiere más control
 Estructura es más chico
 Se presta menos servicios a terceros porque priorizan las actividades del usuario
principal.
 Mayor poder en la empresa para el jefe.
 Dependencia de la gerencia general. Es la posición óptima, puede ser en línea o staff.
Requiere :
 Mayor presupuesto
 Estructura más grande
 Mayor organización
 Se atiende equitativamente (todos los usuarios = prioridad)
 Depende de una Dirección General (en estructuras muy grandes y descentralizadas).
Existen departamentos descentralizados dependiendo funcionalmente de cada área
usuaria. Se da por cuestiones geográficas. Requiere mucho más control y coordinación.
Cada sector posee dos jefes del área o sector y el de la dirección general.
 Companias independientes: en companias muy grandes que no se dedican a la
informática.
¿Que significa una estructura de tipo vertical? ¿Que características de organización
presenta? ¿Por qué?
Vertical tiende a la descentralización (o lineal)
Tiene varios niveles, la autoridad desciende a niveles inferiores c/u tiene bien delimitadas
sus funciones y responsabilidades.
Los inferiores son netamente operativos (no toman decisiones) Ej. Jerarquía militar con
canales rígidos de información.
Ej. : por función divide y delega para que las decisiones se tomen en nivel inferior.
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¿Qué significa una estructura del tipo horizontal? ¿Por qué?
Horizontal. tiende a la centralización
Tiene menor número de niveles y hay menos burocracia
Los canales de mando y de información se dividen de uno a otro en proporciones muy
grandes (ej. Empresas familiares)
Ej. : por proyecto
¿Qué es más común en una gerencia de informática, estructura Verticales u horizontales?
¿en que áreas se da una u otra? ¿Por qué?
En la practica no se da un tipo de estructura pura, puede haber predominio de alguna de
ellas. Según el trabajo practico puede ser más frecuente la estructura tipo vertical, se da en
el área de producción y la horizontal en el área de desarrollo
Para decidir que estructura elegir se pueden analizar los siguientes factores claves:
 Incertidumbre
 Tecnología
 Complejidad
 Duración prolongada
 Dimensión
 Importancia
 Cliente
 Interdependencia (dentro y entre)
 Carácter critica en el tiempo
 Carácter critico de los recursos
 Diferenciación
¿qué es más común en una gerencia de informática, subáreas centralizadas o
descentralizadas? ¿en que áreas se da un tipo u otro?
Vertical  descentralizadas  producción
Horizontal  centralizado desarrollo
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Resumen de la primer parte
Buscar un equilibrio entre ambos . Según la etapa es primero centralizada y luego se
tiende a descentralizar a medida que crece.
¿Qué significa coordinar por planeación ? ¿ qué efecto genera? ¿por qué?
Es coordinar en base a planes. Como el medio es estable se puede conocer los pasos a
seguir en cada tarea de la organización y se planifica con anterioridad. Requiere mayor
coordinación, control y congruencia en la información, tiende a la centralización.
Los efectos de cada tipo de coordinación son congruentes con el tipo de estructura que
generan, así una coordinación por planeación generará básicamente en la estructura los
mismos efectos que caracterizan a una organización centralizada, y una coordinación por
retroacción generará básicamente los efectos de una organización descentralizada
¿Qué significa coordinación por retroacción? ¿qué efectos genera? ¿por qué?
Es coordinar en el momento en que se producen los eventos, disponible de los recursos para
solucionar el problema. Se utiliza cuando el medio no es estable, no se puede predecir.
Tiende a la descentralización porque cada área deberá tomar decisiones con mejor
conocimiento de causa.
¿Coordinar por retroacción tiende a descentralizar? ¿por que?
Si porque como no se pueden planificar todas las decisiones pues el medio es inestable,
debe delegarse a cada área para mejor conocimiento de causa y más rápidamente.
¿coordinar por retroacción tiende a centralizar? ¿Por que?
No por anterior
¿coordinar por planeación tiende a centralizar? ¿por que?
Si porque al encontrarnos en un medio estable se puede planear y si existe planeación
centralizadas pues las áreas consultaran el plan
¿coordinar por planeación tiende a descentralizar? ¿por que?
No porque existe un plan  no se necesita descentralizar para tomar decisiones, ya están
tomadas.
¿qué es coordinar?¿cómo se logra?¿en que tipo de organización se maximiza?¿por qué?
Es dar racionalidad a la estructura.
Coordinar es adaptar los medios a los fines sincronizando las distintas acciones de las áreas
dándoles armonía y equilibrio al todo.
Es el proceso integrador por medio del cual se ajustan las partes entre ellas, de suerte que
funcionen armónicamente y sin fricciones o duplicaciones y dando a cada sector e
individuo si máxima contribución a ese todo a fin de satisfacer los objetivos sociales de la
empresa en particular.
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Resumen de la primer parte
La organización puede aumentar la independencia de sus componentes mediante la elección
acertada de una estructura organizativa y el uso de diversos procedimientos de
desacoplamiento.
El caso limite de este enfoque (un sistema cuyo componentes son en su totalidad
independientes) se denomina sistema completamente descomponible.
Un sistema de este tipo no exige coordinación alguna entre sus subsistemas independientes.
Ninguna organización logra un aislamiento tan completo entre sus componentes, las
interacciones significativas persisten a pesar de todos lo esfuerzos que se hacen para
reducirlas.
Como minino, los componentes comparten recursos comunes y objetivos globales. Al
existir esas interacciones inevitables, cualquier tentativa de alcanzar un alto grado de
independencia deberá pagar un precio muy alto.
Para conseguir la independencia implican, costos de varias clases:
 La combinación de actividades relacionadas entre sí puede significar la pérdida de
oportunidades de una mayor especialización
 Los umbrales pueden eliminar informaciones de importancia.
 Las tolerancias más estrictas, destinadas a aumentar la normalización de las
interacciones, casi siempre determinan un aumento del costo de producción de las
salidas
 Los recursos cuyos propósitos son generales, cuestan más que los fines
especializados.
De ese modo, es imposible conseguir independencia completa y resulta muy costosa una
aproximación. Al no contar con tal independencia, la organización deberá,
necesariamente, coordinar las actividades de sus subunidades.
La coordinación debe tratar de buscar un equilibrio entre los costos derivados de
alcanzar un a mayor independencia y los costos de una mayor coordinación.
Independ.
Total
Coord. total
Grado de coordinación
El compromiso optimo entre la independencia y la coordinación no se encuentra en
ninguno de los dos extremos.
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Resumen de la primer parte
Se maximiza en la organización departamentalizada, por proyecto. Pone mayor énfasis en
el control y coordinación.
La coordinación se lleva a cabo a través de planes que confecciona el líder de proyectos.
¿qué caracteriza a la organización que coordinan por planeación, por que?
La centralización porque
 Trabaja en un medio estable
 Mantiene un plan de decisiones programadas
 Requiere mayor planeamiento y coordinación
Describa los rasgos particulares de la coordinación por planeación, fundamente.
 Medio estable: permite planear las acciones a ejecutar.
 Centralizadas. No necesita delegar autoridad para la toma de decisiones que
solucione problemas.
 Coordinación mayor: a causa de la centralización.
 Planeamiento mayor: permite porque el medio es estable planea futuras
acciones.
Rasgos coordinación por retroacción
 Medio inestable: no puede establecerse de antemano las actividades a realizar en
ciertos casos
 Descentralización: necesita delegar autoridad para la toma de decisiones sea rápida
y con mejor conocimiento de causa.
 Menor planificación: como el medio es inestable, no puede predecirse que
situaciones deberán enfrentarse, luego no se puede planear entonces maneja
decisiones no programadas.
¿En que tipo de organizaciones acentúa la participación de los niveles inferiores de la toma
de decisiones? ¿por qué?
En las organizaciones descentralizadas ya que delega autoridad y responsabilidad de la
toma de decisiones a un nivel inferior.
¿En que tipo de organización disminuye la participación de niveles inferiores en la toma de
decisiones? ¿por que?
En las centralizadas porque las decisiones se concentran en niveles superiores que realiza
los planes y los niveles inferiores se remiten a ellas.
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¿que tipo de departamentalización acentúa la interacción entre las subunidades de la
organización, por que?
En la departamentalización por FUNCIÓN o por PROCESOS pues existe menor
independencia y menor autonomía entonces aumentan las interacciones (cada tarea
entonces varias acciones, funciones con más interacciones)
Mayor especialización  mayor interacción
¿qué tipo de departamentalización disminuye el trabajo de coordinación entre subunidades,
por que?
La departamentalización por proyecto pone énfasis en la coordinación porque existen
niveles propios de conducción y coordinación, tiene cierto grado de autonomía e
independencia que disminuye entre las unidades.
Mayor coord. en si misma.
¿qué tipo de departamentalización acentúa el trabajo de coordinación, por que?
La departamentalización por FUNCION porque al no contar con cierto grado de
independencia, entonces aumenta la interacción entre las subunidades que implica que la
organización necesita coordinación de las mismas.
¿qué tipo de departamentalización disminuye la interacción entre las subunidades, por que?
La departamentalización por PROYECTO.
¿qué es la departamentalización por PROYECTO, PRODUCTO, PROPOSITO en que
áreas de la gerencia de información se da, por qué?
Estructura en función del proyecto, agrupar las actividades de un proyecto,
pone énfasis en la coordinación, se da el área de desarrollo de niveles propios de
conducción y coordinación, tiene un cierto grado de autonomía e independencia que
disminuye entre las unidades.
Con un líder de proyecto responsable.
Pone énfasis en los resultados.
Ventajas:
 Se puede planificar mejor (menos decisiones no programadas)
 Se puede controlar mejor (hay más unidades de esfuerzo)
 Es más barata.
 Es más fácil de coordinar(se maximiza)
 Hay más congruencia en la información
 Hay mayor autonomía, y menor interacción con otras unidades organización
 Mayor espíritu de grupo
 Mayor unidad de esfuerzo
 Mayor control y menor asignación de responsabilidades
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Resumen de la primer parte
Desventajas
 Subutilización de recursos
 Temor de personal a disolución del grupo
 Problemas por doble dependencia
 Riesgo de inadaptibilidad de algún integrante del grupo
 Temor por tomar decisiones
 Menor especialización.
Departamentalización por PROPOSITO por PRODUCTO  por PROYECTO
¿Qué es departamentalización por FUNCIÓN- PROCESO, en que áreas de la gerencia de
informática se da, por qué?
Enfasis en la especialización.
El departamento funcional suele atribuir más importancia a su propia especialidad que a los
objetivos del proyecto. Crea falta de motivación y la inercia.
Ventajas:
 Menor independencia
 Menor coordinación
 Menor autonomía
 Menor espíritu de grupo
 Menor adaptabilidad al cambio
 Mayor interacción entre unidades
 Mayor supervisión
Desventajas (el exceso de descentralización anula la eficacia de la especialización)
 Mayor planificación
 Mayor centralización
 Mayor control (cada uno realiza una actividad)
 Menor numero de niveles (=>genera )
 Mayor coordinación
Cuanto más especialización < coordinación
El exceso de descentralización anula las ventajas de la especialización porque no podemos
repetir los especialistas en cada departamento, quedan tareas muy operativas de bajo nivel.
La especialización incompatible con coordinación
Logro obj general –énfasis en
los resultados
Sistemas de Información IV
Resumen de la primer parte
Departamentalización MATRICIAL
Varios proyectos y cada una utiliza los servicios de varios sectores funcionales pero por un
periodo determinado sin crear nuevas unidades orgánicas.
Adquieren un carácter bidimensional:
Filas horizontales, en las que hay relaciones técnicas con el director del respectivo
proyecto, que muestran cuales funciones contribuyen a cada una de ellos y
Líneas verticales que siguen señalando la dependencia jerárquica de los medios utilizados.
Es una estructura multidimensional que procura maximizar las virtudes y minimizar las
flaquezas de la estructura funcional y por proyecto.
Combina la estructura lateral u horizontal supuesta con un coordinador de proyectos.
Ventajas
 Existe un equilibrio de los objetivos
 La coordinación de los departamentos funcionales y
 La visibilidad de los objetivos del proyecto por conducto del coordinador de
proyecto.
Desventaja
 Reside en el individuo ubicado en el nivel intermedio depende de dos jefes.
Verticalmente depende del jefe de su departamento funcional y horizontalmente
depende del coordinador o director de proyectos.
Solución
 Definir claramente los papeles y la responsabilidad y facultades de c/u de los
protagonistas.
 El coordinador o jefe de proyecto especifica lo que se debe hacer y el departamento
funcional debe ocuparse de la forma de hacerlo
¿Qué significa centralizar y que efectos genera, por qué?
Se da cuando no es necesario delegar autoridad a los niveles inferiores pues la toma de
decisión la realiza el nivel superior entonces:
 Mayor planeamiento y enfatiza la coordinación
 Mayor control, mayor unidad de esfuerzo.
 Mayor coherencia de la información
 Menor rapidez en la toma de decisiones, pues se toman al nivel más alto.
 Menor eficacia en la toma de decisiones, menor número de niveles
 Menor ruido en transmisión.
 Menor participación de los niveles inferiores
 Hay menos burocracia, menor tareas no programadas.
 Menor capacitación de los niveles inferiores, menor discrecionalidad
 Menor rutina
 Menor costo de coordinación.
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Resumen de la primer parte
¿Que significa descentralizar y que efecto genera, por que?
Se descentraliza cuando la eficiencia de la conducción disminuye debido al crecimiento de
la organización.
El elemento vital de la descentralización es la división y la delegación de atribuciones para
que las decisiones se tomen en unidades menores de la organización
Por descentralización debe entenderse la división de un grupo de funciones y actividades en
unidades relativamente autónomas, con la autoridad y responsabilidad de su operación
delegadas totalmente en un jefe de cada unidad.
La descentralización nunca es completa, siempre se ejerce un cierto grado de control sobre
el área descentralizada.
Puede ser:
 Geográfica
 Funcional
 En la toma de decisión
Efectos
 Es mayor el nro. de niveles que participan en la toma de decisiones entonces se
hace más rápida y con mejor conocimiento de causa
 Es mayor la capacidad entonces más especializadas.
 Es más difícil de planear y coordinar a nivel global, más decisiones no
programadas.
 Más ruidos en la transmisión => más dependencia de las otras áreas =>más
interacción
 Menos adaptabilidad a cambios y menos espíritu de grupo
Describa los rasgos particulares de la centralización en el diseño de estructuras,
fundamente.
Se acentúan las tareas programadas que toman las decisiones el nivel superior y los
inferiores se remiten al plan, no participan en las decisiones.
Rasgos particulares en la descentralización en el diseño estructurado, fundamente.
Se acentúa las tareas no programadas porque la descentralización divide y delega
autoridad a los niveles inferiores para la toma de decisiones.
¿En que tipo de organización se acentúan las tareas no programadas?
En la descentralizada.
Sistemas de Información IV
Resumen de la primer parte
¿En que tipo de organización disminuye las tareas no programadas?
En la centralizadas
¿ En que tipo de organización se acentúa el espíritu de grupo en las subunidades, por que?
En la departamentalización por proyecto porque trabaja el grupo tiene objetivos comunes.
¿ En que tipo de organización disminuye el espíritu de grupo en las subunidades, por que?
Disminuye en la departamentalización por función.
¿ En que tipo de organización disminuye la adaptabilidad de la org. ante los cambios?
En la departamentalización por función porque hay menos independencia y menor
autonomía entre las subunidades entonces menor interacción.
¿ en que tipo de organización aumenta la adaptabilidad de la org. ante los cambios?
Aumenta la adaptabilidad a los cambios en la departamentalización por proyecto por
proyecto porque hay más independencia y autonomía en las subunidades entonces menor
interacción con las otras y en cada proyecto hay más comunicación entre los miembros y
espíritu de grupo y mayor unidad de esfuerzos.
¿en que tipo de organización aumenta la necesidad de control, por que?
En las organizaciones centralizadas porque las decisiones son tomadas por un grupo
reducido de personas entonces menor eficacia en las mismas y en las actividades.
¿en que tipo de organización disminuye la necesidad de control, por que?
En las organizaciones descentralizadas porque se divide y se delega autoridad y la
responsabilidad recae en el jefe entonces de por si se trata de controlar cada unidad solo.
¿cuáles serian a su entender los pasos a seguir por las distintas áreas de la subgerencia de
producción para el procesamiento de un sistema
¿proporcione una estructura para cubrir las funciones del área de una organización de
servicios en informática que deba atender a los más variados requerimientos?
Producción por proyectos.
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Resumen de la primer parte
¿cuáles son a su entender los factores no técnicos que influyen en la formulación de una
estructura?
La estructura informal
Describa las causas que determinan que las áreas de informática sean generalmente en las
organizaciones, como revertiría Ud. la situación.
Aumento del presupuesto, exceso del personal, rumores infundados ubicación jerárquica,
manejo de mucha información. La solución: hay que desbaratar los rumores con una
amplia y honesta información. Interpretar y afrontar las percepciones de la gente, acerca
de la realidad, evitar la fascinación ante la maquina y hacer un análisis económicofinanciera que promueva la utilidad y eficacia de las informaciones
 Incorporar personal jerárquico capaz de comprender las necesidades de fijar
prioridades y de utilizar métodos de evaluación de proyectos.
 Que sepa de administración de empresas, preparar planes y ceñirse al presupuesto,
lograr una centralización parcial.
 Formación de un comité de alto nivel y distribución de un cierto numero de
analistas en las áreas usuarias en cantidad suficiente para mantener buena
comunicación.
 Debe lograrse un equilibrio entre conservación y renovación y estudia aplicaciones
a largo plazo
 Fijarse estándares de rendimiento y controlarlos a corto plazo y estudiar
aplicaciones a largo plazo.
¿Cuales son las etapas para la formulación de una estructura? Describa cada una.
- Determinación de funciones.
A partir de los objetivos de la empresa se van determinando a través del
proceso de planeamiento:
- Los objetivos
derivados
- Las metas parciales
- Las actividades necesarias para alcanzarlas
Se enumeran y clasifican dichas actividades y como resultado se definen las
funciones que será necesario cubrir para llevar a cabo los planes en los
distintos niveles.
- Departamentalización: Seleccionar un criterio de departamentalización en función
del mejor uso de los recursos humanos y materiales disponibles.
Se agrupan las actividades en base a criterios homogéneos, lógicos, y consistentes,
tal que el sistema “organización” quede dividido en sistemas menores.
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Resumen de la primer parte
- Asignar los grupos. Asignar la autoridad necesaria, efectiva debe comprender una
cierta autoridad compatible con las funciones y responsabilidades que se delegan.
- Coordinar, uniendo verticalmente o horizontalmente estos grupos, por medio de
relaciones de autoridad y por los sistemas de información, estructura, con misiones
y funciones.
- Implementar manuales de procedimiento, metodología, etc. (documentar)
¿El exceso de descentralización anula la eficacia de la especialización?
Porque al llegar a un alto nivel de descentralización en un org las tareas se transforman en
funciones muy elementales y por lo tanto se pierde la especialización.
¿la especialización es incompatible con la coordinación?
Porque cuando se pone énfasis en la especialidad el obj es que cada persona dentro de la
organización realice una tarea especifica y bien delimitada en cambio si pone énfasis en
coordinación se da más importancia a los resultados o logros que a los recursos.