Implantación del Sistema de Control Interno: Guía y Estrategias

IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
PARTE 1
INTEGRANTES
• MARIOLY CONDORI JANCKO
• ELIEZER ISAIAS VARGAS ROJAS
• MARIBEL APAZA BALCERA
• MARIA ANGELICA BEJARANO B.
• GISSEL ROMERO AMADOR
• JOSE LUIS AYALA FLORES
• LUZ NAYHELI PALMA CONDO
• ELIANA CAVERO ALVARADO
• MELISSA COCA SULLCANI
• MONICA INES CRUZ
ACCIONES
Son actividades y operaciones que se realizan para
satisfacer el objetivo funcional, para la presente
Guía, las acciones se constituyen en los medios de
control.
CONTROL
Políticas y/o procedimientos que forman parte del
control interno; uno o más controles pueden existir en
cualquiera de los cinco componentes. También se
refiere a un estado o condición (efectuar el control de
las políticas y procedimientos diseñados para
controlar).
“
CONTROL INTERNO
Control interno es un proceso, efectuado por la
dirección superior y demás servidores públicos de
una entidad, diseñado para proporcionar
seguridad razonable respecto a la consecución de
objetivos en las siguientes categorías:
Ambiente de Control
COMPONENTES
El control interno este compuesto por
cinco componentes interrelacionados
Evaluación de Riesgos
Actividades de control
Información y Comunicación
Supervisión
CRITERIOS
Conjunto de normas, disposiciones legales y
acciones necesarias, asociadas a cada factor o
subcomponente que permiten evaluar o
comparar su efectividad.
DISEÑO DE CONTROLES
Selección lógica de instrumentos ordenados para
cumplir una función de control, que deriva de las
exigencias de las disposiciones legales.
EFECTIVIDAD
Los sistemas de control interno operan en niveles diferentes de
efectividad. El control Interno puede juzgarse efectivo en cada una
de las categorías, respectivamente, si la dirección superior tiene
seguridad razonable sobre de que:
Comprenden la extensión en la cual se
están logrando los objetivos de las
operaciones de la entidad;
Los Estados Financieros publicados
se están presentado confiablemente;
Se están cumpliendo con las leyes y
regulaciones aplicables.
“
EVENTO
Incidente o acontecimiento derivado de fuentes
internas o externas a la entidad que afecta la
consecución de objetivos .
FACTORES
Integridad y Valores Éticos
Administración Estratégica
Sistema Organizativo
El “Ambiente de Control” cubre
los siguientes factores:
Asignación de Responsabilidades y Niveles de Autoridad
Filosofía de la Dirección
Competencia del Personal
Políticas de Administración de Personal
Auditoria Interna
Atmosfera de Confianza
IMPLANTACION
Es la acción o decisión de poner en marcha un
sistema, proceso, operación o tarea, diseñados
previamente sobre la base de normas vigentes, que
se llevarán a la práctica a través de su
funcionamiento o aplicación.
IMPLANTACION EFECTIVA
La implantación efectiva del control interno, se
da cuando se cumple el objetivo del sistema,
proceso, operación o tarea, diseñados
previamente sobre la base de normas vigentes,
que se llevarán a la práctica a través de su
funcionamiento o aplicación en el tiempo.
“
MEDIOS
Los medios son los instrumentos que formalizan y
evidencian el diseño de los controles en el marco
de las exigencias de las disposiciones legales y las
normas básicas de los Sistemas de Administración
y Control.
OBJETIVO
Cada entidad establece objetivos que espera alcanzar y las
estrategias para conseguirlos en concordancia con su misión.
Los objetivos pueden ser para la entidad, como un todo o
específicos para cada actividad.
OBJETIVO FUNCIONAL
Propósito específico de cada factor o subcomponente.
“
PROCESO
Serie de acciones que penetran las
actividades de una entidad, y son
inherentes a la manera como la Dirección
Superior dirige las mismas.
RIESGO
Posibilidad de que un evento ocurra y afecte adversamente a la
consecución de objetivos.
SEGURIDAD RAZONABLE
El control interno proporciona seguridad razonable a la dirección
superior con miras a la consecución de objetivos de la entidad. La
probabilidad de conseguirlos está afectada por las limitaciones
inherentes a todos los sistemas de control interno.
SERVIDORES PUBLICOS
Persona individual, que independientemente de su
jerarquía y calidad, presta servicios en relación de
dependencia en una entidad pública. En este
entendido, el control interno es ejecutado y
realizado por todos los servidores públicos de una
organización, quienes establecen objetivos y
ubican mecanismos de control.
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Revisión anual
11 de abril de 2022
SUBCOMPONENTE
Los subcomponentes están orientados a la división de los
componentes: Evaluación de Riesgos (identificación de eventos,
evaluación y respuesta a los riesgos), Actividades de Control
(eficacia y eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la
información financiera y cumplimiento de leyes y normas),
Información y Comunicación, (sistema de información y
comunicación) y Supervisión (supervisión continua y puntual)
CONCEPTOS DE CONTROL
INTERNO
 Es el conjunto de acciones, actividades , planes , políticas ,
normas registros , procedimientos y métodos incluido el
entorno y actitudes que desarrollan autoridades y su
personal a cargo, con el objetivo de prevenir posibles riesgos
que afectan a una entidad publica.
 El control interno es el plan mediante el cual una
organización establece principios, métodos y procedimientos
que coordinados entre sí buscan proteger los recursos de la
entidad, además de prevenir y detectar fraudes y errores
dentro de los diferentes procesos desarrollados en la
empresa, en torno al cumplimiento de los objetivos
planteados para determinado tiempo.
COMPONENTES FUNCIONALES
DEL CONTROL INTERNO
Se fundamenta en una estructura basada en 5 componentes
funcionales:
 AMBIENTE DE CONTROL
El ambiente de control es un conjunto de reglas y valores
compartidos que constituyen el marco que guía el
comportamiento de los funcionarios de una entidad. Dicho
ambiente configura la conciencia de control o autocontrol que
afecta las actitudes de los funcionarios públicos frente al control
interno y se exterioriza por medio de ellas. Se debe comprender
que el ambiente de control refleja el espíritu ético vigente en una
entidad respecto al comportamiento de sus integrantes, la
integridad y responsabilidad con la que encaran sus obligaciones
y actividades y la importancia que le confieren al proceso de
control interno.
 EVALUACIÓN DE RIESGO
Implica identificar y analizar los riesgos actuales de la
empresa. El objetivo de este proceso es la identificación y el
análisis de los riesgos que afectan los sistemas administrativos
y operativos con el propósito de poder anticipar las decisiones
que faciliten la minimización de los posibles efectos
significativos que pudieran ocurrir si se materializaran dichos
riesgos.
 ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL
Las actividades de control son procedimientos o acciones que ayudan a
asegurar que se llevan a cabo las políticas e instrucciones de la dirección y su
propósito es la prevención y la detección de errores e irregularidades que
puedan afectar la consecución de los objetivos institucionales. Para dar
cumplimiento a dicho propósito todas las actividades de control deberán estar
enfocadas hacia los riesgos reales o potenciales que puedan causar perjuicios
a la entidad
 INFORMACION Y COMUNICACIÓN
Un de información y comunicación es un conjunto de elementos que
interactúan regularmente con el objetivo de suministrar, a quienes deciden y
a quienes operan dentro de una entidad, la información que se requiere
para el ejercicio de sus funciones. Se debe entender por información al
resultado de haber organizado o analizado los datos de alguna manera y
con un propósito determinado. Esta acepción implica que la información
expresa datos interrelacionados producto de su procesamiento
 SUPERVISIÓN
El monitoreo o seguimiento es el componente que
permite conocer el nivel de funcionamiento del control
interno y hacer las modificaciones que resulten
necesarias. La supervisión permite conocer en un
momento dado, total o parcialmente el funcionamiento
del proceso de control implantado y realizar los ajustes
que se consideren pertinentes. De acuerdo con este
rol, la supervisión configura el autocontrol del proceso
facilitando el perfeccionamiento del resto de los
componentes y procurando el mejoramiento continuo
de acuerdo con las circunstancias vigentes.
Necesidad del control interno
Expectativas
y
beneficios
de
implantación y funcionamiento eficaz
su
Reducir los riesgos de corrupción.
Lograr los objetivos y metas establecidos
Promover el desarrollo organizacional.
Lograr mayor eficiencia, eficacia y
transparencia en las operaciones.
Necesidad del control interno
Expectativas
y
beneficios
de
implantación y funcionamiento eficaz
su
 Cumplimiento del marco normativo.
 Proteger los recursos ,bienes del
Estado, y el adecuado uso de los
mismos.
 Información confiable y oportuna
 Fomentar la práctica de valores
 Promover la rendición de cuentas de
los funcionarios
Perjuicios generados por un control
interno ineficaz

Fraudes
 Apropiación indebida de fondos y bienes de la
entidad.
 Falsificación
financiera.
de
documentos
,información
 Demoras en la rendición de fondos solicitados
 Malversación de fondos.
 Pagos indebidos o conducta antieconómica.
Perjuicios generados por un control
interno ineficaz
 Sobornos.
 Negligencia .
 Uso de activos fijos en beneficio propio.
 Realización de labores ajenas a sus funciones en horario
de trabajo.
 Aprovechamiento de privilegios en función del cargo.
Perjuicios generados por un control
interno ineficaz
 Uso
de
información
privilegiada
o
confidencial para obtener beneficio propio.
 Uso indebido de influencias para obtener
ventajas o beneficios.
 Nepotismo.
Estrategias para implantar
el control interno
• Comprender la urgencia y la
necesidad de implantar el
control interno
El proceso de implantación del control
interno es de vital importancia y
necesidad para las entidades
La incitación pasa por captar
la atención y generar adeptos
por convicción en los mandos
gerenciales y ejecutivos.
Estrategias para implantar el control
interno
• Formar un grupo que pueda
orientar al personal e influir
en su comportamiento
Se deben de considerar los
siguientes aspectos:
• Poder del puesto
• Experiencia
• Credibilidad
• Liderazgo
Estrategias para implantar el control
interno
• Desarrollar una visión realista
sobre el control interno que
se debe implantar
Con estos 3 propósitos importantes:
• Implementar una cambio de cultura hacia la
implementación y cumplimiento de los
controles en base a la necesidad y
funcionamiento
• Motivar a emprender acciones d dirección
apropiada
• Coordinar acciones de diferentes
funcionarios de manera rápida y eficiente
Estrategias para implantar el control
interno
• Disminuir la resistencia al
cambio
• Carecer de información especifica del
cambio
• No percibir la necesidad del cambio
• Considerar el grupo impulsor como un
agente no vinculante
• Falta de involucramiento de la alta
gerencia
• Considerar el cambio como una amenaza
o peligro hacia los puestos de trabjo
Estrategias para implantar el control
interno
• Comunicar, difundir y
determinar los agentes
participantes
• Sencillez
• Analogía
• Foros múltiples
• Repetición
• Liderazgo a través del
ejemplo
• Comunicación bilateral
• La implantación del proceso de control
interno y particularmente, el ambiente
de control, es una tarea esencial y
trascendental en las entidades públicas
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Revisión anual
11 de abril de 2022
Estructuras
“
Estructuras
Habilidades
Sistemas
• Se deben alinear los sistemas
con la visión del control interno
que se pretende implantar. Por
ejemplo:
El sistema de
administración de
personal
El sistema de
organización
administrativa
Supervisores
Se debe modificar la actitud de aquellos
supervisores que se niegan a cambiar su
estilo de mando y control desalentando
la iniciativa y la creatividad con mucha
rapidez
RECONOCER Y DIFUNDIR LAS METAS ALCANZADAS DURANTE EL
DESARROLLO DE LA IMPLANTACIÓN
Objetivos
El hecho de darle gran
importancia a los resultados
obtenidos en el corto plazo
puede
generar
cierta
credibilidad para sustentar
los esfuerzos de largo plazo.
El
cronograma
implantación
contener:
de
debe
a) Difundir la urgencia del proceso de
implantación del control interno
b) Creación de un grupo impulsor
c) Elaboración de una visión consensuada
d)
Elaboración
del
“proyecto
de
comunicación y difusión”
e) Eliminar barreras estructurales y alinear
los sistemas administrativos


actividades
fechas y responsables.
• a) Comunicación y capacitación
Se
debe
comunicar
frecuentemente las ventajas de la
nueva concepción del control
interno respecto de la anterior
procurando que los funcionarios
acepten la validez de dicha
concepción.
40
Revisión anual
11 de abril de 2022
• b) Personal
- Las incorporaciones que se realicen
deben ser compatibles con la cultura
organizacional respecto de los controles
internos implantados
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Revisión anual
11 de abril de 2022
Rotación
No promoción de
personal que no se
adecuen a las nuevas
practicas de control
interno
Principios del
Control Interno
Naturaleza del
Control
El control interno constituye un proceso
integrado a todos los procesos, técnicos
y administrativos,
Calidad del Control
Los procesos de diseño, implantación,
funcionamiento y seguimiento del control
interno de los entes deben ajustarse a y
orientarse hacia el concepto de calidad.
Responsabilidad
Es la obligación y la actitud de todo
trabajador, con independencia de su
jerarquía dentro de una organización, de
rendir cuentas que le fueron confiados
Jerarquía de
Controles
El control interno, por ser un proceso, se
conforma por un encadenamiento de
acciones particulares de los recursos
humanos
Criterio y Juicio
Personal y
Profesional
En toda organización la existencia de un
marco estratégico sistematizador y
normativo de las decisiones y
operaciones debe entenderse en un
sentido positivo.
FASES PARA IMPLEMENTAR EL
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Existen una serie de fases que deben seguirse
secuencialmente para garantizar una correcta
implementación del control interno.
Son las siguientes:
Fase 1:
CREAR UNA CULTURA DEL CONTROL MEDIANTE LA
COMUNICACIÓN, LA MOTIVACIÓN Y LA CAPACITACIÓN. –
Antes de comenzar con la implementación del sistema de
control interno, es importante preparar el terreno.
Esta preparación consiste en comunicar a sus trabajadores
qué es lo que se quiere hacer y saber transmitir la importancia
del control y sus beneficios para la organización e incluso para
cada persona individualmente.
 Capacitación al personal
FASE 2:
RECABAR INFORMACIÓN. –
“
Una vez que se haya introducido la cultura del control
entre los miembros de la organización, llega el momento
de recolectar datos.
En esta fase debe intervenir activamente todo el personal
de la organización, coordinados por un responsable
designado, ya sea externo o interno, procedente del área
de estrategia de la organización.
Existen diferentes métodos para llevar a cabo esta
recopilación, por ejemplo:
* Narración:
* Listas de chequeo
* Observación:
FASE.3.CLASIFICAR LA INFORMACIÓN OBTENIDA. –
Ya que el responsable ha reunido toda la información necesaria a
través de alguna de las vías mencionadas, se procede a
clasificar la información obtenida, de la manera más ordenada
posible para facilitar su consulta y correcta interpretación.
FASE 4: DIAGNOSTICAR. –
En este punto, ya se dispone de la información necesaria para
realizar un diagnóstico del estado de múltiples aspectos de la
gestión: verificar el cumplimiento de los objetivos, los roles, sus
funciones, las políticas, etc.
“
FASE 5:
REVISAR LOS PROCEDIMIENTOS. –
Bajo la normativa legal, la óptica de calidad total, los parámetros
de reingeniería y directrices administrativas, se hace una
revisión exhaustiva de los procedimientos con el fin de hacerlos
más eficientes. Se suprimen pasos no necesarios, se centralizan
procesos repetidos y se abren vías de comunicación.
FASE.6.EVALUAR EL CONTROL INTERNO Y DE
GESTIÓN. –
Se establece una manera de evaluar el sistema de control
interno entre todos los miembros de la organización.
Cada uno de ellos debe aportar su visión e involucrarse,
comprometiéndose a someterse a un continuo autocontrol
que favorezca la mejora continua de la organización.
.
FASE 7:
IMPLEMENTAR, HACER SEGUIMIENTO Y AJUSTAR. –
En este punto, el sistema de control interno ya está diseñado. Ha llegado el
momento de que los responsables se hagan cargo de implementarlo en cada
una de las áreas y garantizar su cumplimiento.
El responsable en cuestión deberá hacer un seguimiento continuo junto con
el apoyo de la auditoría interna. También es ocasión tomar acciones
correctivas necesarias y hacer ajustes finales.
FASE.8.EVALUAR INDICADORES Y REALIZAR MÁS AJUSTES.
Se deben diseñar KPI de gestión colectivamente para analizarlos.
Dichos indicadores pueden almacenarse y sistematizarse en
cuadros de mando preferiblemente de forma automatizada. Esto
permite obtener información en tiempo real.
¿QUE ES UN KPI ?
Un KPI, es un indicador clave o medidor de desempeño, es una
medida del nivel del rendimiento de un proceso.
otra vía de evaluación que se emplea frecuentemente son los
sistemas de administración de riesgos.
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Revisión anual
11 de abril de 2022
ALCANCE
El alcance del control interno se
encuentra sujetas a la implantación del
proceso de control interno, conforme
establece el artículo 22 del
Reglamento para el Ejercicio de las
Atribuciones de la Contraloría General
del Estado, aprobado mediante
Decreto Supremo Nº 23215
Verificar el cumplimiento, la
validez y la suficiencia del
sistema de control interno
Artículo 22.Competencias.
Compete a la
auditoría interna
52
Verificar que la administración
activa tome las medidas de
control interno señaladas en
esta Ley
Asesorar, en materia de su
competencia
METODOLOGÍA
La metodología del control
interno sugiere tareas que al
menos deberían realizar todas
las entidades para diseñar sus
controles y medios para la
implantación del control interno
tomando en cuenta los cinco
componentes.
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Para la implantación del
control interno se requiere
como base, diseñar medios o
instrumentos; los cuales
deben estar formalizados a
través de disposición legal
correspondiente.
MUCHAS
GRACIAS POR
SU ATENCIÓN