MEMORÁNDUMS ¿QUÉ ES UN MEMORÁNDUM? Un memorando o memorándum es un tipo de comunicaciones escritas, generalmente breves y de carácter oficial, a través de las cuales una instancia dentro de una organización se comunica con otra para hacerle alguna solicitud, recordatorio, instrucción, etcétera, y usualmente de parte de una instancia jerárquica superior a sus distintos subordinados. Un memorándum es un mensaje escrito que se usa para comunicar algo de manera interna en una empresa; se trata de un anuncio breve que sirve para recordar una actividad o un tema en específico a los empleados. Normalmente está dirigido a muchas personas y representa intereses personales de la compañía. A menudo la gente suele referirse a él como «memo», es decir, con su forma abreviada. CLASES DE MEMORÁNDUM Simple o directo: Es aquel que va dirigido a un solo destinatario y tratan asuntos de trabajo. Múltiple: Es el que se usa para dar a conocer disposiciones o cualquier información en forma simultánea a varios destinatarios. ¿PARA QUÉ SIRVE? Hay muchos tipos de formatos de memorándum, sin embargo, el objetivo es transmitir información de la manera más rápida y efectiva posible. Aunque muchos especialistas en marketing ya están familiarizados con el término memorándum, la realidad es que el significado y usos de este formato suelen confundir a más de uno. Es decir, un memorándum permite informar a los miembros de un departamento, o de toda la organización, sobre un asunto específico, por ejemplo, un evento que va a efectuarse en los próximos días o una decisión de la gerencia. Se trata de un instrumento de comunicación organizacional interna. CARACTERÍSTICAS DE UN MEMORÁNDUM En líneas generales, un memorándum se caracteriza por lo siguiente: Es una comunicación escrita y de tinte formal, por lo que suele estar impresa en un papel con distintivos, o a lo sumo contar con un encabezamiento oficial. Suele ser breve, al grano (sin rodeos), y comunicar un requerimiento, notificar una decisión o instruir una orden a quien lo recibe. Normalmente es emitido por una instancia oficial y está dirigido a sus subordinados o agentes adscritos, o a las personas que pudieran estar interesadas en la información que contiene. Suelen estar serializados o numerados, y una vez emitidos suelen archivarse copias del mismo como parte de la historia burocrática de la organización. No suelen recibir ningún tipo de respuesta, ni esperarla. Son comunicaciones unidireccionales. PARTES DE UN MEMORÁNDUM Las partes que componen un memorando son, generalmente, las siguientes: 1. Fecha y lugar de emisión. La fecha es muy importante, ya que permite ubicar al documento en tiempo y forma. 2. Destinatario o destinatarios. En ocasiones los memorandos van dirigidos a algunas personas en específico, ya sea jefes de área, gerentes o proveedores. Por ello es importante indicar a quiénes está dirigido el mensaje para evitar cualquier tipo de confusión. 3. Tema del cual trata. Este elemento determina el lenguaje con el que vas a comunicar la información. 4. Mensaje. Es el cuerpo del memorándum. Sé claro, breve y directo; recuerda que la intención es transmitir la información de la manera más rápida y efectiva. 5. Firma o sello de validez. Este elemento sirve para concluir de manera formal el comunicado, ya sea a través de una firma o sello que identifique a tu compañía. BENEFICIOS DEL MEMORÁNDUM 1. Asegura que la comunicación interna sea eficiente Una comunicación eficiente requiere redacción clara, ya que de esto dependerá que la información sea transmitida de manera correcta. Una de las principales características de este documento es que se solicita el registro de quien lo envía y de quien lo recibe. Esto permite comprobar que la información ha sido comunicada a todas las partes involucradas en una misma empresa. 2. Mantiene al tanto a las personas sobre novedades de la empresa Los memorandos suelen utilizarse para hacer del conocimiento del receptor cierta información nueva o cambios en la compañía. 3. Agiliza peticiones o solicitudes También puede incluir otros temas, como realizar una solicitud o recomendar una acción de manera concisa; se trata de un documento administrativo y oficial que contiene información interna de la empresa. CUÁNDO USAR UN MEMORÁNDUM Si bien es cierto que desde la introducción del correo electrónico se ha reducido el uso de los memorandos, muchas empresas los siguen utilizando de manera digital para destacar aspectos importantes que se necesitan comunicar entre oficinas y a personas específicas. Su finalidad es que los empleados cuenten con información oficial de la empresa que facilita la toma de decisiones. Para reconocer cuándo usar un memorándum en lugar de un correo electrónico, deberás valorar la información que necesitas comunicar: si se trata de una propuesta detallada, un informe importante, una recomendación seria, una política nueva o una reunión extraordinaria importante. Una vez que hayas detectado el propósito de tu memorándum, es momento de redactarlo. En cuanto al formato que se realice, es conveniente recordar que el uso de dispositivos móviles se ha convertido en una parte fundamental para varias tareas laborales, por eso es recomendable hacer el memorándum en un formato que las personas puedan descargar fácilmente. Además, asegurarse de que acceder a él sea un proceso sencillo, incluso desde un smartphone, y que quienes lo consulten no tengan la necesidad de buscarlo en la bandeja de entrada de su correo electrónico. Debido a lo anterior, un PDF podría ser el mejor formato, ya que puedes agregarlo como archivo adjunto y les permitirá a los lectores conservar el documento en sus dispositivos. Claro que serán las circunstancias las que determinen cuál de todos los diferentes tipos de formato y diseño de memorándum requieres. Por último, asegúrate de que la información escrita sea breve y concisa. CÓMO HACER UN MEMORÁNDUM 1. Escribe el encabezado En primer lugar debes dejar claro a quién va dirigido el memorándum y el tema que va a tratar. Escribe la fecha y el lugar desde el cual se emite este documento; también incluye la razón por la que estás escribiendo el memorándum. Usa una línea de apertura que hable del motivo, facilitará que quien lo lea identifique de manera general lo que quieres transmitir más adelante. En el encabezado también debes procurar atraer a los lectores de manera positiva, por eso debe tener un lenguaje claro y cautivador. Será la primera impresión que tendrán tus lectores de la información: busca generar curiosidad para que sigan leyendo el resto del documento. 2. Describe el propósito El estilo y el tono del memorándum son determinados por tu audiencia. Ya sea que lo dirijas a tus empleados o proveedores, podrás usar un tono informal o formal, eso se establecerá por el tema y no por los lectores. También es importante que proporciones los antecedentes necesarios, como algún tipo de actividad relacionada que tenga que tenerse en cuenta antes de leer el documento. Indica el contexto y la intención por la cual estás enviando este documento. Responde a la pregunta «¿Qué estoy tratando de comunicar con este memorándum?» de manera concisa con la razón por la que estás enviando este documento y no olvides los requerimientos o antecedentes en caso de que existan. 3. Agrega la información adicional Aunque es un documento que debe incluir solo lo necesario, en algunas ocasiones es necesario agregar información adicional. Luego de haber descrito el propósito del memorándum, puedes integrarla, ya sea que se trate de notas, imágenes o datos generales. 4. Especifica la acción solicitada En varias ocasiones los memorandos tienen como objetivo solicitar alguna acción a los destinatarios: pedir que compartan información o que asistan a una reunión extraordinaria, por ejemplo; esta sección deberás escribirla de manera clara. Menciona a las personas que deberán realizarla, especifica cómo tienen que hacerlo y añade el tiempo o plazo en que deberán completar dicha acción. TIPOS DE MEMORÁNDUM Según el tipo de información que comparten y finalidad, es posible clasificar los memorandos. A continuación te enumeramos los más comunes, que seguramente deberás utilizar en algún momento. Informativo. Este tipo de memorándum tiene una función principal: anunciar a la mayor cantidad de personas posible un cambio de política, el ingreso de nuevo talento a la empresa o un acontecimiento o evento, como un día feriado o reunión extraordinaria. Por lo tanto, la comunicación debe ser clara, concisa y accesible. No debe dejar espacio para dudas, así que al redactarlo es importante confirmar que contiene los datos necesarios: horario, lugar, fecha, involucrados, nombres, vigencia, etc. De aclaración. Cuando es necesario atender una inquietud que varios colaboradores comparten o que los responsables de un área han descubierto cierta información errónea sobre una política, un memorándum de aclaración puede ser la solución que disipará cualquier duda. Incluso, en más de una ocasión tendrá que compartirse después de que un memorando informativo hizo su primera ronda. Así que también es una segunda oportunidad para que se disipen malentendidos y que quede constancia de la corrección o precisión que hayan sido necesarias. Social. Un memorándum social es más relajado y amigable, ya que su intención es anunciar un evento recreativo —como un viaje para los empleados a modo de premio por su trabajo—, compartir buenas noticias de la vida fuera de la empresa con consentimiento de las personas involucradas —alguien está por jubilarse o acaba de saber que será padre— o recordar alguna fecha especial, como cumpleaños. De directiva. Es el tipo de mensaje que comunica una instrucción, que no siempre está dirigida a varias personas al mismo tiempo. Se envía en casos específicos, cuando se nota que no se siguen ciertos lineamientos ya establecidos o cuando se desea recordar el procedimiento para llevar a cabo un proceso. Por ejemplo, un memo de este tipo es oportuno si una o varias personas comienzan a llegar tarde a su puesto de trabajo. O también si un equipo regresa de un viaje de trabajo y es momento de que entreguen comprobantes de sus gastos para solicitar un reembolso de viáticos. De respuesta. Es el que se utiliza cuando se hace una consulta o una petición. Podría ser que se trate del seguimiento de un proyecto —como confirmar si ya se entregaron los contratos al cliente— o si es posible cambiar de fecha una reunión por causas de fuerza mayor. De estado. A diferencia de los memos de respuesta, este memorándum no necesita que se haga una pregunta para enviarlo a las partes interesadas, sino que se redacta para informar el estatus de una asignación o proyecto. Ayuda a mantener al tanto a las personas que están a cargo de puestos de supervisión, y a llevar un registro de los aspectos importantes cada semana, por ejemplo, para entender mejor el avance y lo que falta por hacer. EJEMPLOS EJEMPLO DE MEMORÁNDUM DE ACLARACIÓN Este ejemplo es útil cuando se necesita anunciar alguna fecha importante, como los días festivos. Para evitar cualquier malentendido es recomendable enviar un memo con las fechas oficiales de los días no laborales; esto ayudará a los jefes de área a comunicar de manera efectiva los días de descanso y prevenirse en caso de que algunos empleados sí tengan que asistir a realizar sus labores. EJEMPLO DE MEMORÁNDUM INFORMATIVO En muchas ocasiones es necesario informar a los empleados sobre situaciones que puedan afectar su desempeño o desenvolvimiento dentro de la empresa. La idea es enviar el mensaje correcto a los empleados que les comunique lo que está sucediendo a su alrededor, con el objetivo de que sus actividades no se vean obstaculizadas por falta de información. Este tipo de memorándum contiene información general sobre los acontecimientos particulares de la empresa. EJEMPLO DE MEMORÁNDUM SOCIAL Los aniversarios o incluso cumpleaños de algunos de los integrantes de la compañía también son motivos para redactar un memorándum. En estos casos el lenguaje suele ser más casual y el tono más amigable. Este tipo de memorándum puede avisar de comidas informales o eventos sociales en los que se invita a los empleados a asistir.
