MANUAL TECNICO ADMINISTRATIVO DROGUERIA Y VARIEDADES LA AZUCENA ADMINISTRADORA: KAREX PERTUZ Decreto 2200 de 2005 y 2330 INTRODUCCIÓN Basado en el decreto 2200 de 2005 y 2330, la finalización de este manual es la de dar a conocer la activación de la DROGUERIA Y VARIEDADES LA AZUCENA, a nivel administrativo, el nivel de complejidad en el cual desarrolla sus actividades, la ejecución de cada proceso desde la entrada de mercancía, la manipulación de ella y la entrega de la misma y cada una de las funciones que deber ser ejecutadas por los dependientes. Este manual posee 5 ÍTEMS, en los cuales se describen bajo que condiciones y normas ejecuta la DROGUERIA Y VARIEDADES LA AZUCENA sus actividades. 1. JUSTIFICACIÓN De acuerdo a lo establecido en la norma vigente es competencia de las direcciones seccionales de salud garantizar la calidad, inocuidad y eficacia de los medicamentos comercializados a través de la inspección, vigilancia y control. • Es por eso que la DROGUERIA Y VARIEDADES LA AZUCENA está en la obligación de implementar cada una de las normas establecidas, con la finalidad de presentar un servicio farmacéutico con calidad. • De acuerdo a lo anterior, el dependiente debe establecer sistemas que brinden seguridad ya que constituyen la base de los servicios que presta la droguería. • El rol del dependiente en la atención al usuario se enfatiza en la educación, no solo al paciente en particular sino también a la sociedad o comunidad, y que primero la responsabilidad del mismo va más allá de la mera dispensación del medicamento. • Por estas razones se hace indispensable la descripción de cada uno de los procesos administrativos usando como herramienta de vigilancia y control interno el MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OBJETIVOS TÉCNICO ADMINISTRATIVO. 2. OBJETIVOS MANUAL Esta guía tiene como fin presentar los componentes que conforman el MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OBJETIVOS TENICO ADMINISTRATIVO, y para ello tiene como objetivo los siguientes: • Determinar el nivel de servicios a proveer indicando su cobertura, nivel de complejidad, estructura funcional y apertura, fines y propósitos. • Determinar los objetivos y funciones del servicio farmacéutico en la atención ambulatoria. • Determinar las áreas de trabajo necesario para proveer servicios farmacéuticos adecuados. • Determinar el número de farmaceutas, personal auxiliar y equipo a trabajar, el espacio, la distribución y mobiliario necesario. • Describir los procesos generales y especiales a que se refiere el decreto 2200 de 2005. Estas condiciones variaran dependiendo de la etapa o nivel en que se encuentran los servicios farmacéuticos as prestar. 2.1. PROPOSITO DEL MANUAL El manual debe orientar el proceso de dispensación y ser elaborado con base en los criterios y consideraciones del punto anterior y que define claramente las responsabilidades de cada uno de los recursos humanos involucrados en la prestación del servicio. 3. DEFINICIÓN DEL NEGOCIO La DROGUERIA Y VARIEDADES LA AZUCENA, consiste de la gran responsabilidad que tiene con su distinguida clientela y buscando mejorar cada vez más la prestación de sus servicios de asesoría y dispensación de medicamentos, ha creado este manual para su estricto cumplimiento. Esto implica un compromiso, de su personal vinculado laboralmente, que debe estar formado a la altura del cargo que desempeñe, obrar honestamente y con sentido social del servicio que prime sobre lo material. Sus instalaciones deben estar de acuerdo a las exigencias aquí contempladas, para garantizar que el producto almacenado mantenga la calidad y eficacia al ser consumido por los pacientes o clientes de igual manera los medicamentos deben provenir de laboratorios y distribuidores que cumplan con las Buenas Prácticas de Manufacturas (BPM) y amparados con su registro de sanidad INVIMA. 1. MISIÓN La misión de la DROGUERIA Y VARIEDADES LA AZUCENA, es la satisfacción de las necesidades y expectativas de comunidad y bienestar de los clientes con productos farmacéuticos de alta calidad con un precio justo y un excelente servicio. Promoviendo además el mejoramiento de la calidad de vida y competencia del personal, impulsando la innovación tecnológica, desarrollo, mejoramiento de nuestra planta física que se aseguren del permanente progreso de la empresa y su existencia en el tiempo. 2. VISION Seremos una empresa líder en la prestación del servicio farmacéutico en el área de influencia en la ciudad de Soledad, teniendo presente nuestra responsabilidad social con la comunidad, la innovación tecnológica y habilidad para competir exitosamente en el mercado regional y nacional. 4. VALORES Tenemos cualidades morales y culturales que nos identifican como una empresa ética y seria. • • • • • • • Rectitud. Moralidad. Integridad. Conciencia. Discreción. Prudencia. Consideración. • * • * • • • Moderación. Responsabilidad. Honestidad. Respeto. Lealtad. Puntualidad. Honradez. 1. PRINCIPIOS • SERVICIOS A LA COMUNIDAD Como actores de la prestación de servicios de salud, nuestra droguería contribuirá en la búsqueda de la salud y bienestar de nuestros clientes. • RESPONSABILIDAD SOCIAL Nuestra droguería otorgara empleo, contribuyendo a la elaboración de lo mejor tejido humano de nuestra sociedad colombiana. • INTEGRACIÓN FAMILIAR Nuestro negocio permitirá, el desarrollo y bienestar de las familias de todos los miembros que conforman nuestra droguería, como propietarios y empleados. • EDUCACIÓN CONTINUADA A través de nuestro negocio y con el vínculo que tenemos con nuestros proveedores, mantendremos la capacitación permanente para elevar el nivel cultural y profesional. ADMINISTRADOR KAREX PERTUZ 4.2.1. LOCALIZACION La DROGUERIA Y VARIEDADES LA AZUCENA. Es un establecimiento dedicado a la venta al detal de drogas comerciales y genéricas, dispositivos médicos, medicina natural, cosméticos y aseo personal, además todos aquellos afines que no alteren ni contaminen el medio ambiente. Está ubicada en la carrera 5 No. 67a- 04 (Soledad) Barrio La Central. 4.2.2. ESPACIOS Y ÁREAS El local cuenta con un área de 5 metros de ancho y 10 metros de fondo, los pisos son resistente al tráfico, son lavables e impermeables. El techo y paredes se encuentran en buenas condiciones. ÁREAS ESTABLECIDAS • • • • • Área de Recepción. Área de Almacenamiento. Área de Cuarentena. Área Vencidas. Área de Dispensación. • • • • Área Administrativa. Área de Servicio sanitario. Área de Aseo. Área de refrigeración. EQUIPAMIENTO BÁSICO DEL NEGOCIO 3. La DROGUERIA Y VARIEDADES LA AZUCENA, cuenta con buena iluminación, instalaciones eléctricas en buen estado, ventilación natural y artificial (Aire Acondicionado) que permiten el control de la temperatura. Además poseemos equipos para el desarrollo de las actividades son: • Estanterías (Suficientes medicamentos). • • • • • • 1. para el almacenamiento de los Extintor de incendios. Termohigometro. Sillas. Equipos de oficina (Computadores). Nevera (Para conservación de medicamentos). Vademécum, agua, luz, teléfono. DESCRIPCIÓN CARGOS DEL NEGOCIO Las funciones primordiales del servicio farmacéutico son las siguientes: • Garantizar que todos los productos farmacéuticos posean registro INVIMA vigente. • Responder por la recepción, almacenamiento y despacho correcto de los productos. • Responder por el correcto manejo, distribución y expendio de los medicamentos de control especial. • Actuar con ética en el desempeño de sus responsabilidades. • Informar a las autoridades sanitarias sobre cualquier anomalía. • Cumplir y hacer cumplir las normas sanitarias y técnicas legalmente establecidas. • Velar porque todo el personal cumpla con las normas vigentes. • Velar que toda formula despachada en el establecimiento sea sellada y firmada por la persona responsable o encargada. Para todos los cargos, pensar en personas que puedan desplegar las siguientes cualidades: • • • • Que Que Que Que sepan vender. tengan habilidades matemáticas. tengan habilidades en el lenguaje. conozcan de medicamentos. CARGO Administrador administrar vendedor Asistente contable REQUISITOS conocimiento básico sobre farmacia, habilidad en el manejo administrativo y financiero, técnicas en mercadeo, buenas relaciones humanas FUNCIONES Dirigir a la droguería o la empresa en actuaciones comerciales y legales, proyectar el negocio y buscar nuevas alternativas y oportunidades administrar los recursos financieros, realizar estudios de mercadeo, manejar el personal, conducir las relaciones con los clientes y proveedores Conocimiento en componentes y uso de medicamentos habilidad para las ventas y las buenas relaciones interpersonales. Atender a los clientes, promocionar los productos, organizar las vitrinas de exposición, mantener en buen estado y limpias las estanterías, organizar y manejar los productos misceláneos aseados Capacitación en temas administrativos y contables, habilidad en el manejo de sistemas prácticos de ventas Dependiendo del manejo de la contabilidad de la droguería podrá habilitar o no este negocio 4.4.2. CAPACITACIÓN DE RECURSOS HUMANOS Para todo el personal, los cursos de capacitación deben incluir los siguientes temas: • Organización y estructura del servicio farmacéutico. • Objetivo del servicio de farmacia. • Funciones del farmaceuta y del personal auxiliar. •Aspecto básico sobre los medicamentos (Presentación comercial, clasificación, farmacocinética, efectos secundarios o toxicidad, contraindicaciones, dosis y administración). • Normas y procedimientos para uso del recetario. • Dispensación del medicamento. • Registro y normas de almacenamiento de los medicamentos. • Cursos de primer respondiente. • Entrenamiento sin bioseguridad. • Entrenamiento en planes de gestión de residuos hospitalarios o similares. • Técnicas de inyectologia. • Técnicas de monitoreo de glucosa con equipos por función. • Merchandesign. • Módulos de mercadeo. 4.5. NIVEL DE COMPLEJIDAD DE NEGOCIO Para establecimientos farmacéuticos minoristas que tienen que ver con la comercialización al detal la ley 1122 del 9 de enero de 2007, en su numeral 'd' Articulo 34. (d) La garantía mediante una tecnología de señalización de medicamentos, su identificación en cualquier parte de la cadena de distribución, desde la producción hasta contrabando. Las entidades territoriales exigirán tanto a distribuidores en su jurisdicción cumplan con estos requisitos: • Los establecimientos farmacéuticos minoristas se ajustaran a siguientes definiciones; La DROGUERIA Y VARIEDADES AZUCENA es el establecimiento farmacéutico dedicado a elaboración de preparaciones magistrales y la venta al detal medicamento alopático, homeopático, filoterapeutico, dispositivos las LA la de médicos, suplementos dietarios, cosméticos, productos tocados higiénicos y productos que no produzcan contaminación o pongan en riesgo la salud de los clientes. Estos productos deben estar ubicados en estantería independiente y separada en cuanto a la recepción y almacenamiento, dispensación, transporte y comercialización de medicamentos y dispositivos médicos, se someterán a la normatividad vigente en la materia. • DROGUERÍA; Es el establecimiento farmacéutico dedicado a la venta al detal de productos enunciados y con los mismos requisitos contemplados para la farmacia - Droguería a excepción de la elaboración de la elaboración de preparaciones magistrales. • De acuerdo con la ley 1122 del 9 de enero de 2007, en su numeral 'd' del artículo 34, la DROGUERIA Y VARIEDADES LA AZUCENA, se encuentra en el nivel de complejidad 2, ya que esta no elabora preparaciones magistrales. 4.5.1. ASPECTOS LEGALES La DROGUERIA Y VARIEDADES LA AZUCENA Se encuentra registrada en: Cámara de comercio con una matrícula mercantil. Está inscrita en secretaria de salud. Posee registro DIAN. Posee certificado de distancia y uso de suelo • • • • 5. NORMAS DE FUNCIONAMIENTO 5.1. DEFINICIÓN DE PROCESO Y PROCEDIMIENTO Proceso Conjunto de actividades mutuamente desarrolladas o que interactúan, las cuales transforman entradas en salidas. Procedimiento Forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso. 5.2. CLASIFICACIÓN DE PROCESOSDELSERVICIO FARMACÉUTICO • • • • • Procesos Generales Selección y adquisición. Recepción de mercancía. Almacenamiento. Dispensación. Manejo de caja. Proceso Responsable Procesos especiales • Preparaciones magistrales. •Medicamentos de control especial La DROGUERIA Y VARIEDADES LA AZUCENA Compras KAREX PERTUZ 5.2. CLASIFICACIÓN DE PROCESOS DEL SERVICIO FARMACÉUTICO ÍTEM PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD RESPONSABLE 1 Selección del pedido. Determinar requerimiento de mercancías. Cuanto comprar. 2 Adquisición del pedido. Comunicarse con proveedores. Efectuar KAREX pedido. Despacho de PERTUZ la mercancía a la droguería. KAREX PERTUZ Objetivos Alcance Insumos requeridos y sus proveedores Marco legal Descripción del proceso COMPRAS Optimizar la adquisición de mercancía con el fin de garantizar un inventario adecuado. Indica con las actividades para diseñar el pedido y termina con el despacho de la mercancía por parte del proveedor. Se utilizan libretas de faltantes, cartillas de promoción y precios especiales, tablas de medición de alta, mediana y baja rotación, línea telefónica para comunicación con La DROGUERIA Y VARIEDADES LA AZUCENA, Normas de ejecución de los pedidos y despacho de la mercancía por parte de ético. •Se inicia con el diseño del pedido, para ello es importante determinar los requerimientos de la mercancía, valiéndose de la revisión diaria de toda la estantería con el fin de identificar las mínimas existencias y faltantes, revisar cartillas de ofertas de precio y promociones con el fin de optimizar los recursos de la droguería, para la adquisición de mercancía. Definir cuanto comprar de acuerdo con la relación de ■• Descripción del proceso Políticas COMPRAS de • Efectuar el pedido conlleva definir el comunicación, ya sea por teléfono, fax, con los proveedores con el fin de recursos en la comunicación y ahorrar tiempo para dedicarlo a la Supervisar el cumplimiento por parte d la empresa transportadora en cuanto a tiempo de despacho, buen trato de la mercancía, en el transporte. • Sus compras se hacen a reconocidos. • Lista de ofertas o teléfono según ser el • Medicamentos genéricos, • Medicamentos Comerciales. ♦ Medicamentos de altos costos serán encargos. •Los pedidos serán realizados de lunes a sábado. •Los medicamento que tengas mayor rotación se les dará mayor prioridad al momento de hacer DROGUERIA Y VARIEDADES LA AZUCENA Se anotan los faltantes Se organizan las planillas de trabajos Con planillas en mano seconoce las cantidades a pedir Se proceden a hacer el pedido por internet y se envía la orden A... Administrador Envio erróneo es pedida por la droguería Proveedor Proceso La DROGUERIA Y VARIEDADES Recepción de Mercancía Responsable KAREX PERTUZ ÍTEM 1 Procedimientos Actividad Responsable Revisión KAREX PERTUZ 2 Fijación precio y etiqueta KAREX PERTUZ 3 Devolución KAREX PERTUZ MAPA DE PROCESOS LA DROGUERIA Y VARIEDADES Procesos Generales Selección y adquisición Procesos Operativos Dispensación Manejo de Caja Procesos de Apoyo Recepción de Almacenamiento RECEPCIÓN DE MERCANCÍA • Verificar que la mercancía despachada cumpla con los requisitos tales como físico del producto, cantidades que con lo facturado, fechas de vencimiento, Objetivo registro sanitario. •Determinar el precio de venta del producto. • Establecer una metodología para fijar etiquetas. Inicia con la revisión de la mercancía, continua Alcance la fijación del precio y etiquetaje, y termina con el procedimiento de devolución si las Insumos • Factura del proveedor. y sus proveedores • Mercancía. Salidas, productos • Pedido revisado y etiquetado. resultados y • Producto para devolución. Procesos • Se relaciona con proceso de selección, seleccionados adquisición y almacenamiento. • Este proceso igual que el anterior esta normalizado por el decreto 2200 de 2005, Capitulo II, Art. 15 para que el proceso se ajuste a la norma debemos conocer los requisitos de empaque, etiqueta y rótulos los medicamentos, los cuales encontramos en el decreto 677 de 1995, que a continuación se transcribe ver decreto 677 1995 articulo 69 del envase. Articulo 72 etiqueta y rotulo. Es importante reconocer el registro de los productos farmacéuticos, tiene Marco Legal duración de 10 años mientras se conserven las características que se le otorgo. Tipos de registro sanitario, fabrica y vender. • El inventario no debe exceder un máximo de 1000 unds. • En base a la factura se hace el descuento y se suma el porcentaje de utilidad esperada DROGUERIA Y VARIEDADES Inicio Dependencia Recibo de mercancía de embalador Firma y sello de recepción Se coloca la mercancía en una estiva o evitando el contacto con el piso * Con facturas en mano se verifican y se procede a su fijación de precio. Desembalar las cajas Administrador Fin. La DROGUERIA Y VARIEDADES LA AZUCENA Proceso Almacenamiento Responsible Administrador – Dependiente ÍTEM 1 2 3 4 Procedimientos Actividad Señalización de Sub-Áreas Ordenamiento Ubicación Control de facturas ambientales Responsable KAREX PERTUZ KAREX PETUZ KAREX PERTUZ KAREX PERTUZ Objetivos Alcance Salidas, productos, resultados y clientes Procesos seleccionados Marco legal Descripción del proceso Políticas Asegurar la calidad de todos los productos o medicamentos durante su permanencia en el almacén o droguería con el fin de que cumplan con la función para lo cual fueron diseñadas. Inicia con la disposición de las sub - Áreas, su señalización, ordenamiento de los productos ubicados y control de los factores ambientales. Para este proceso se requiere de mercancía mobiliaria, estanterías, anaqueles, vitrinas y góndolas. Productos almacenados, ubicados ordenadamente. Este proceso se relaciona con el anterior proceso, recepción y revisión de mercancía. Este proceso esta normalizado igual que los anteriores por el decreto 2200 de 2005 Cap. 3, art 15. Este proceso se debe considerar la buena practico de almacenamiento. •Una vez se señalizan las sub - Áreas de la droguería, se disponen a ordenar los productos según los diferentes tipos de ordenamiento. • Se ubica el producto según la metodología. •Se controla la temperatura, humedad y se registra a diario en las planillas específicas. •Se hará un inventario de medicamento mes a mes con fecha de pronto vencimiento y se separan en el área de cuarentena un mes antes, los cuales serán devueltos al proveedor respectivo. •Los medicamentos serán ubicados en la estantería por categoría, por laboratorio y orden alfabético. • La rotación del inventario será fifo fefo. •Los controles de temperaturas y humedad relativa se registraran diariamente dos variables (9 am y 7 pm). •Limpieza de los estantes; Se haré con una frecuencia de una (1) vez por semana DISEÑO Inicio Una vez toqueado la mercancía, se procede Este proceso se hace aplicando el modelo de inventario FIFOFEFO a llevarla al área de almacenamiento. Posteriormente se controla la temperatura y humedad Una vez en el almacenamiento se hace un ordenamiento según sea el laboratorio y/o orden alfabético. Fin. DISPENSACIÓN Objetivos El acto de la dispensación es complejo, por lo tanto se debe tener como objetivos simultáneos los siguientes: • Entregar el medicamento y/o el producto en condiciones óptimas y de acuerdo con las normatividad legal vigente. •Proteger al paciente frente a la posible aparición de problemas relacionados con los medicamentos. Alcance Inicia con la recepción de la orden del cliente o de la receta médica hasta la entrega del producto. Es el momento en donde hay contacto con el cliente, quien nos trae la receta médica, agregamos todas las ayudas que el farmaceuta utiliza en la dispensación tales como vademécum (diccionario farmacéutico). Productos dispensables de manera óptima y con seguridad para la salud del cliente. Insumos requeridos y sus proveedores Salidas, productos, resultados y clientes Procesos seleccionados Marco legal Este proceso interactúa con el proceso de almacenamiento y lo que tiene que ver con su ordenamiento y ubicación. Dispensación Definición Es la entrega de uno o más medicamentos y dispositivos médicos a un paciente y la información sobre su uso adecuado realizada por el químico farmacéutico y el tecnólogo en regencia de farmacia. Cuando la dirección técnica de la droguería o del Marco legal establecimiento autorizado para la comercialización al detal de medicamentos. Está a cargo de personas que no ostenten título de químico farmacéutico o tecnólogo en regencia farmacia, la información que debe ofrecer al paciente versara únicamente sobre ios aspectos condiciones de almacenamiento; forma de de medicamento cuya administración sea la vía oral. Medición de la dosis cuidados que se deben tener en administración de los medicamentos y la importancia la adherencia a la terapia. Es el proceso más crítico y más normalizado de todos procesos de la droguería y en el cual las acciones de vigilancia y control son sumamente estrictas, por lo serán las que más se tendrán en cuenta en el acto de dispensación. Normalización a través del decreto 2200 de 2005 en sus artículos 16, 17, 18,19 y 20. 1.Requerimientos de medicamentos sin prescripción médica, en este procedimiento la actividad más importante es "escuchar" con atención los datos que el cliente solicita y en especial el nombre exacto del producto, la forma de presentación, bien sea jarabe, suspensión, grageas, tabletas, etc., y su presentación pediátricas o adultos. 2.Requerimientos de medicamentos con prescripción médica. En este procedimiento la actividad más importante es verificar el contenido de la receta para ver que se ajuste a la normatívidad vigente. • Uso y acción esperada. Descripción del proceso • Instrucciones especiales para su preparación. • Instrumentos especiales para su administración Utilización. • Precauciones que deban observar durante su administración. •Efectos secundarios que deben presentarse y como prevenirlos. • Interacciones potenciales con otros •■ Descripción del proceso •Cuando se detecta que el paciente no sabe o no puede leer, las instrucciones deben formularse utilizando símbolos visuales u otros. •Cuando no es posible que el farmaceuta haga entrega del medicamento, deben desarrollarse folletos educativos estrictos con la información presentada anteriormente para cada medicamento o grupo. •Farmacológico o material POP; Esto también se considera extremadamente importante cuando se trata de pacientes con enfermedades crónicas o que estén recibiendo medicamentos que requieran instrucciones específicas, este permite que el paciente reciba un tipo de educación pero no sustituye la educación verbal al paciente por parte del farmaceuta. El farmaceuta deberá verificar si el Políticas •Solo estarán en el área de dispensación personal altamente calificado para esa actividad. •Se enviaran al personal encargado del área a capacitaciones de actualización para efecto de una mejor atención al usuario. FLUJOGRAMA ATENCIÓN Y ASESORÍA POR PARTE DEL PERSONAL ENCARGADO LECTURA DE FORMULA ANÁLISIS Y RESPUESTA AL USUARIO CANTIDADES POSOLOGÍA Y PRECIO DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTO FIN PROCESO RESPONSABLE DROGUERIA Y VARIEDADES VIOLETA MANEJO DE CAJA KAREX PERTUZ PROCEDIMIENTO ÍTEM 1 2 3 4 5 6 ACTIVIDAD Apertura de caja Registro de venta Venta en efectivo RESPONSABLE KAREX PERTUZ KAREX PERTUZ KAREX PERTUZ Venta con tarjeta de crédito Cambio de cajero Cierre de caja KAREX PERTUZ KAREX PERTUZ KAREX PERTUZ 1 Objetivo Alcance Insumos requeridos y sus proveedores Salidas, productos o resultados y clientes Procesos seleccionados Marco legal Descripción del proceso Políticas ■' Manejo de Caja Optimizar el manejo de la caja con el fin de que Sean exactos seguros, oportunos los cortes. Inicia con la primera venta del día, teniendo en cuenta los cambios de cajero, incluyendo ventas en efectivo y/o tarjeta de crédito y terminado con el cierre de ventas diarias. Caja registradora, computador, etc. Servicio de manejo de caja, seguro, eficaz y oportuno. Este proceso se interactúa con todos los procesos anteriores. El manejo de caja se administrara de acuerdo a las políticas de la DROGUERIA Y VARIEDADES LA AZUCENA 1. Apertura de caja, el Administrador abre la caja y retira la llave de seguridad, el administrador al comenzar el día entrega al cajero el dinero base de caja; el cajero recibe la base de caja y verifica la cantidad de dinero entregado y comienza su jornada. 2. Cambio de cajero, el administrador hace el corte parcial y retira todo el dinero producido en el tumo de cajero, el administrado asigna una nueva base de cantidad entregado base al nuevo cajero. El nuevo cajero recibe la base de caja y verifica la cantidad de dinero entregado y comienza su jomada. Registrar venta de producto por productos, nunca en forma global. 3. Ventas en efectivo. El cajero rectifica delante del cliente el dinero recibido registrado a la operación y entrega del cambio del cliente. •Revisar que los billetes de alta denominación no sea diarias, se discriminan los gastos que generan dinero falsificado. • Las ventas realizas durante la jornada de registradora en un libro de "ventas producto de la actividad" • Mensual mente se cerrara caja con el fin de identificar utilidades y dividendos. FLUJO RAMA Recibido de dinero producto de la venta Verificación de la autenticad del dinero Entrega de cambio al cliente Fin Registro de venta en planilla de venta REFERENCIAS • López Carizona Francisco J OSÉ 150 9000 y la planificación de la calidad Colombia INCONTEC, 2004. • OMS, SERIE DE Informe Técnico No. 35 de 1999, Directrices para la inspección de canales de distribución de fármacos. • 1962, sobre la profesión del químico farmacéutico. • Decreto 677 de 1995, por el cual se reglamenta parcialmente el régimen de registro y licencia, el control de calidad, así como el régimen de vigilancia sanitaria de base de recursos naturales, productos de aseo e higiene y limpieza y otros productos de uso doméstico. • Resolución 0826 de 2003, por el cual se expide normas para el control de la importación, exportación, fabricación, distribución y venta de medicamentos, materia prima y pre-recursos de control especial. • Resolución 10911 de 1992, por el cual se determina los requisitos para apertura y traslado de la droguería o farmacia droguería. • Circular 21 de 1996 de la Superintendencia Nacional de Salud. Red de controladores del sistema general de seguridad social en salud. • Circular 22 del ministerio de salud 1996, competencia del nivel departamental en la inspección, vigilancia y control del sistema general de seguridad social en salud. • Guía para el desarrollo de servicio farmacéutico hospitalario. Atención al paciente ambulatorio. Octubre de 1997. • Proyecto de buenas prácticas de almacenamiento del ministerio de salud de 2000. • Manual de normas técnica de calidad, guía técnica de análisis, tercera revisión 2002 invima. • Manual de inducción para inspección y vigilancia de los 2 establecimientos de distribución farmacéutica gobernación de Antioquia. Dirección de seccional de salud Antioquia. Medellín 2003. • Ley 872 de 2003, por lo cual se crea el sistema de gestión de la calidad para entidades prestadoras de servicio de salud. MANUAL DE BIOSEGURIDAD NORMAS GENERALES DE BIOSEGURIDAD IMPLEMENTANDO EN LA DROGUERÍA Y VARIEDADES LA AZUCENA. El concepto de riesgo en epidemiología, se refiere a la exposición a factores nocivos (que causa enfermedad) para el dependiente y/o usuario. El riesgo no solo debe atendido en término de los dependientes de la droguería, sino también en función al usuario, quien igualmente puede ser contaminado por el trabajador que le brinda la atención, lo cual sustenta la importancia de la aplicación de normas de bioseguridad en todos los procedimientos y con todos los pacientes, estas son: Mantener el lugar de trabajo en óptimas condiciones de higiene y aseo. Evita fumar, beber o comer cualquier alimento en el sitio de trabajo. No guardar alimentos en las neveras, ni en los equipos de refrigeración de sustancias contaminadas o químicas. Las condiciones de temperatura, iluminación y ventilación de los sitios de trabajaos debe ser confiables. Lávese cuidadosamente las manos antes y después de cada procedimiento (Ejemplo: manipulación de dinero - después de ir al baño). Emplee mascarilla y protectores oculares durante el procedimiento que pueden generar salpicaduras, ejemplo: limpieza de estante, limpieza de techos, ente deambulador con los elementos de protección personal fuera del área de trabajo, en lo posible no llevar el uniforme de trabajo a la calle. Mantenga sus elementos de protección personal en óptimas condiciones de aseo en lugar seguro y fácil acceso. Evite atención directa de pacientes, si usted presenta lesiones exudativas o dermatitis cerosas, hasta tanto estas hayan desaparecido por completo. Si presenta una herida por pequeña que sea, cúbralo con esparadrapo o curitas. Mantenga actualizada su esquema de vacunación para HEPATITIS N. DIFERÍA Y TÉTANOS. En caso de derrame o contaminación accidental de sangre u otros líquidos corporales sobre la superficie de trabajo, cubra con un material absorbente luego vierta hipoclorito de sodio a 5000 ppm. Partes por millón (o cualquier desinfectante indicado) sobre el mismo y la superficie circundante, dejando actuar durante 30 minutos, después limpie nuevamente la superficie con desinfectante a la misma concentración y realice limpieza con agua y jabón. El personal encargado de realizar dicho procedimiento debe utilizar guantes, mascarillas y bata. En caso de ruptura de material de vidrio contaminado con cualquier material, los vidrios deben recogerse con gasa y guantes, nunca directamente con las manos. Clasificar y depositar los desechos que se generan de la actividad en canecas de uso estandarizado según normas preestablecidas por la normatividad vigente. Los materiales depositados en las canecas son cajas de pastillas los cuales deben ser destruidas para evitar que caigan en manos inescrupulosas contribuyendo así a la no falsificación de fármaco. El uso de los desinfectantes deber varias por lo menos cada mes, ya que algunas bacterias crean resistencia a estos. Los desechos en las canecas señalizan (AAA) con una frecuencia de seis (6) veces a la semana, Lunes a Sábado para que esto le den disposición final. Las bases del trapeador y cepillo deber ser de aluminio con mangos y antideslizantes y sanitizable. Los extintores deber revisarse periódicamente para verificar su presurización y fecha de vencimiento, estos deben recargarse anualmente en la empresa de EXTINTORES RH en la fecha que indique la etiqueta. En caso de emergencia dirigirse al área de evacuación que se encuentra señalizada. MEDIDAS DE CONTROL PREVENTIVA PARA EL RECURSO HUMANO Educación continua a todo el personal sobre asepsia y aspectos relacionados con los riesgos inherentes a las áreas asistenciales y la forma de evitarlos o minimizarlos. Verificar diariamente que el personal tenga la dotación adecuada y necesaria para la ejecución de tareas asignadas. Verificar que el personal encargado de la dispensación presente una enfermedad separado hasta obtener su recuperación. En caso de presentarse alguna herida cerciorarse de que esto se encuentre debidamente protegido. PROCEDIMIENTOS DE EMERGENCIA EN CASO DE ACCIDENTE (PLANES DE CONTINGENCIA) Derrame o Ruptura: • En caso de derrame de fluidos se debe delimitar la zona con una compres impregnado de hipoclorito a 10.000 ppm (partes por millón) utilizar guantes industriales, aplicar solución de hipoclorito a 10.000 pp, por 30 minutos, lavar el área afectada adecuadamente. • Cuando exista ruptura de vidrios, los trozos del vimos van al recipiente de coros punzantes, deberán ser recogidos con gasas de algodón manipulados a su vez con guantes. INOCULACIÓN Y CORTADAS ACCIDENTALES Lavar las manos y partes lesionadas: Aplicar desinfectante cutáneo y dirigirse al medio para que el de indicaciones correspondientes. INTOXICACIÓN O EXPOSICIÓN CON HIPOCLORITO DE SODIO. En caso de irritación en nariz y garganta, se dispondrá de inmediato la atención médica requerida. Irritación en la piel o quemadura: Se debe lavar el área contaminada con agua a 37°, lo más pronto posible, dejando correr por los menos 20 minutos por el reloj, remueva la ropa contaminada, zapatos y demás accesorios, vuelva a usarlos cuando estén completamente descontaminados, obtenga asesoría médica. CONATO DE INCENDIO: En caso de presentarse un conato de incendio dirigirse el área señalizada donde se encuentra el extintor y siga las siguientes instrucciones: 1. Tire el pasador 2. Oprima la manija 3. Dirija la descarga a la base de las llamas. Sobre el recurso físico instalaciones o localización de la DROGUERIA Y VARIEDADES LA AZUCENA, en esta parte del manual de bioseguridad, para esta droguería se establecerán procedimientos como son las técnicas de limpieza y desinfección de áreas asistenciales mobiliarios, señalización por área, almacenamiento de fármacos. PROTOCOLOS PARA PROCEDIMIENTOS EN EL RECURSO FÍSICO DE LA DROGUERIA Y VARIEDADES LA AZUCENA, PROTOCOLOS DE LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN DE ÁREAS ASISTENCIALES Como norma obligatoria se deben tener en cuenta 5 técnicas de limpieza así: a) De arriba hacia abajo: Iniciando por los techos, luego por las paredes, puertas y ventanas. Etc. b) De adentro hacia fuera: Iniciando por el lado opuesto a la entrada de forma sistemática y ordenada, también se aplica en la limpieza y superficies pequeñas. c) De los más limpio a lo más contaminado: Así evita la diseminación de microorganismos. d) Técnicas de arrastres: Que es una fricción directa con la superficie a limpiar, evitando que las partículas de polvo y mugre se diseminen, debe realizarse en una sola dirección, con pasadas rectas paralelas de forma horizontal o vertical, sin pasar dos veces por encimas de lo limpio. ¿QUE ES? Es la acción la cual se realiza medidas de limpieza utilizando el arrastre para retirar gérmenes que se adhiere a la superficies y a las paredes ¿COMO SE HACE? Tomando las Medidas Biodiversidad. Se empieza por el techo y siempre y cuando este sea lavable y se continua con paredes y ventanas con bayetilla, sin repetir el mismo paso por el mismo sitio. ¿CUANTAS VECES? Una vez por Semana MATERIA LES 1. Baldes 2. Bayetillas 3. Hipoclorito de sodio 4. Jabón detergente 5. Cepillo 6. Agua. Limpieza de mobiliario y pequeñas superficies: ¿QUE ES? ■ ' ■ • • Acción mediante la que se realiza la limpieza del Mobiliario pequeñas superficies. ¿COMO SE HACE? ¿CUANTAS VECES? Se inicia con la bayetilla blanca impregnada con una solución detergente con hipoclonto de sodio Una vez por 1. baldes semana 2. Bayetillas 3. Hipoclorito de sodio 4. Jabón, detergente utilizando la técnica de arrastre y el método de dos cubos, sin repetir el paseo de la bayetilla sin antes aclararse o enjuarse. ■ MATERIALES 5. Cepillo 6. Agua Limpieza del suelo: ¿QUE ES? Limpieza, desinfección del piso. ¿COMO SE HACE? Se emplea cubo utilizando la técnica de zigzag, para la Suciedad no adherida, puede utilizarse el trapero de hilaza el cual debe permanecer limpio, libre de malos olores, para la suciedad adherida se utiliza el refregado en cepillo, por último se aplica sellante quincenal o mensualmente para que brille. No usar será, la limpieza de sangre o fluido corporales potencialmente infectados deben manejarse cubriendo la mancha con material absorbente y una solución de hipoclorito de sodio a 5.000 ppm, se deja actuar por 10 minutos, luego la solución se retira con material absorbente, se limpia nuevamente con hipoclorito de sodio con la misma concentración y se colocan en el contenedor el material contaminado. > Limpieza de servicios sanitarios > Limpieza de suelo ¿CUANTAS MATERIA VECES? LES Una vez por día 1. Trapeador 2. Trapeador de hilaza 3. Cepillo 4. Jabón detergente 5.Hipoclorito de sodio. 6. Agua ¿QUE ES? ¿COMO SE HACE? Acción mediante la cual se limpia desinfecta el baño y Iniciar con pared es ventanas y puertas se continua con el lavamanos refregándolo con esponja por loza contaminando con el sanitario se descarga el sistema y se echa ia solución jabonosa con hipoclorito de sodio dejándolo actuar mientras se lava el sanitario por fuera luego restriega con cepillo el interior de la tasa se enjuaga y se seca la parte externa por último se deja el piso refregándolo con cepillo, si las paredes o el lavamanos estas percudidos de grasa, utilice desengrasantes y luego lave si es posible ponga un poco de ambientados Lave la caneca para el papel, séquela, ponga la bolsa limpia, cambie la toalla a diario y verifique que siempre haya papel higiénico no olvide limpiar los espejos con agua y jabón. ¿CUANTAS VECES? Una vez por MATERI ALES 1. Trapeador día 2. Trapeador de hilaza 3. Cepillo 4. Jabón detergente 5. hipoclorito de sodio. 6. Agua CONDICIONES AMBIENTALES Las propiedades físicas de los medicamentos como: Apariencia, tamaño, dureza, color etc. Químicos como la estabilidad, la potencia y microbiología, como la presencia de gérmenes, pueden en el almacenamiento verse afectadas por factores ambientales como son la luz, la temperatura y la humedad, los cuales pueden denominarse como los tres (3) enemigos ambientales de los medicamentos. La luz: Existen medicamentos que deterioran donde el punto el vista fisicoquímico por entrar en contacto directo con la luz, ya ser natural o artificial, estos medicamentos se denominan fotosensibles los medicamentos fotosensibles, generalmente vienen empacados en blíster de color rojo o ámbar, frascos color ámbar, ampollas color ámbar, la recomendación es que este tipo de medicamentos nunca y por ningún motivo deben perder el empaque original de protección. La temperatura: Este es otro factor que es necesario controlar para evitar el deterioro de los medicamentos, cada medicamento tiene un límite de temperatura, hasta el cual resiste sin deteriorarse, este requisito debe estar indicado en el paquete del producto, los medicamentos sensibles a la temperatura reciben el nombre de Termo-sensibles, se hace necesario controlar este factor en el área de almacenamiento con el objetivo de evitar que se deteriore y que al final tengamos un producto que ya ha perdido su potencia o que peor aún, ya tiene otro producto que pueden ser toxico por el organismo. La temperatura de almacenamiento: Temperatura Ambiente: la DROGUERIA Y VARIEDADES LA AZUCENA, maneja rangos entre 15-30 centígrados. Refrigeración: Temperatura comprendida entre 2°C - 8°C, algunos en este rango de temperatura; vacunas, antitoxinas, insulinas, antibióticos, reconstituidos. Fresca: temperatura 8°C - 15°C, un medicamento que debe ser almacenado en fresco puede ser en directa o alternativamente ubicado en un refrigerador en el caso del que el clima se caliente al menos que se especifique lo contrario en la etiqueta. Caliente: temperatura comprendida entre 30°C - 40°C, esta temperatura resulta dañina para la mayoría de los medicamentos. Calor excesivo: Temperatura mayor a 40°C medicamentos almacenados a esta temperatura, es muy posible que ya estén deteriorados. Proteger de la congelación: La congelación de un producto (por debajo de 0°C) además del peligro de quebrarse el envase se acompaña normalmente de la perdida de la potencia, el rotulo debe traer indicaciones clara para que el producto no sea congelado. CONDICIONES HIGIÉNICAS La ventilación debe ser aire fresco y no proveniente de sitios de contaminación. Personal sano. Buenas prácticas de higiene oral. Aseo, limpieza y desinfectador de las áreas. Instalaciones sanitarias funcionando limpias y desinfectadas. Lavamanos apropiado y funcionando. Estantes limpios y libres de polvo, medicamentos libres de polvo, sin partículas adheridas a la caja. Fumigación en el área de almacenamiento. Limpiar las estibas cada mes. Instalaciones eléctricas adecuadas. NORMAS DE BIOSEGURIDAD PARA CADENAS DE FRIÓ Los medicamentos y dispositivos que requiera refrigeración deberán ser almacenados en el refrigerador que se encuentra en esta droguería, en esta deberán almacenar medicamentos como son: Vacunas Insulinas Supositorios Suero de rehídratación oral
