EJE DOCUMENTAL 1. ¿Qué es la matricula mercantil? Es el documento que avala el registro del establecimiento ante la Cámara de Comercio e indica las actividades comerciales que realiza y tiene autorizadas. 2. ¿Qué es el certificado de uso de suelo? Es un documento otorgado a la curaduría urbana y que autoriza el funcionamiento de un establecimiento de comercio en determinada área o zona, acorde al Plan de Ordenamiento Territorial – POT. 3. ¿Por qué debo contar con una copia del acta de visita de la Secretaría de Salud? Esta acta de visita contiene y otorga a cada droguería un concepto de funcionamiento, el cual puede ser Favorable o Desfavorable y tiene una vigencia de un año contada a partir del día de la visita. 4. ¿Debe haber una copia de la resolución como Regente o Químico Farmacéutico en el Servicio Farmacéutico? Sí, este es un requisito fundamental descrito en la normatividad vigente para poder ejercer el cargo de Director Técnico del Servicio Farmacéutico. 5. ¿Los soportes de formación de los auxiliares de farmacia también deben reposar en los archivos de la droguería? Sí, cada colaborador de la droguería debe contar con todos los soportes de su formación, los cuales garantizan o avalan la competencia de cada persona para ocupar el cargo para el cual fueron contratados y dan cumplimiento a lo estipulado en la normatividad vigente. 6. ¿Qué vigencia tiene la resolución de autorización para el manejo de medicamentos de control especial? Cada resolución cuenta con una vigencia de 5 años, contada a partir de la fecha de emisión de la misma y debe ser renovada con tres meses de anticipación a su vencimiento. 7. ¿Por qué se debe contar con soportes de auditorías internas y planes de mejora de las mismas? Esto demuestra que se realiza un seguimiento a cada uno de los procesos ejecutados en la droguería y que los mismos dan cumplimiento a la normatividad vigente, garantizando la mejora continua de los mismos. 8. ¿Qué documentos de la droguería son indispensables en cualquier auditoría? - Cámara de Comercio - Matrícula Mercantil - Acta visita de la Secretaría de Salud - Soportes de formación tanto del Director Técnico como de los auxiliares - Contratos laborales vigentes y firmados. - Formatos de registro de actividades diarias (limpieza, temperatura, etc.) 9. ¿Por qué los formatos de registro deben estar al día (actualizados) y correctamente diligenciados? Estos formatos son el soporte y aval de la ejecución de una actividad específica descrita en un procedimiento. 10. ¿Cuáles son los procedimientos básicos que debo conocer del Servicio Farmacéutico? - Selección - Recepción técnica - Almacenamiento - Dispensación - Devoluciones - Farmacovigilancia EJE INFRAESTRUCTURA 1. ¿Qué condiciones básicas debe cumplir una droguería? - Contar con un área mínima de 20m² - Tener fácil acceso para el ingreso - Contar con aviso exterior que indique la palabra “Droguería” - Contar con pisos, paredes y techos sin huecos o imperfectos y que los mismos sean de fácil limpieza. - Contar con sistema de ventilación que garantice un almacenamiento a una temperatura inferior a los 25°C (no ventanas abiertas). - Contar con iluminación suficiente y evitar la incidencia directa del sol sobre los productos. - Contar con instalaciones eléctricas en buen estado y cableados protegidos y ordenados. - Contar con una placa de horario en la parte externa que sea visible para todos los usuarios. 2. ¿Cuáles son las áreas técnicas que debo tener señalizadas? - Recepción técnica - Área administrativa - Almacenamiento - Cuarentena - Devoluciones - Dispensación - Residuos - Medicamentos de control especial - Medicamentos refrigerados o cadena de frío - Fitoterapéuticos - Dispositivos médicos 3. ¿Qué avisos complementarios debe tener la droguería? - Espacio libre de humo - Prohibición ingreso de mascotas - Prohibición de consumo de alimentos o bebidas (en áreas internas de la droguería) - Aviso de requisitos de la fórmula médica - Señalización de la ruta de evacuación - Señalización de la salida de emergencia - Señalización de los extintores EJE ALMACENAMIENTO 1. ¿Durante la recepción técnica debo revisar todos los productos? Si. Es obligatorio revisar todos los productos recepcionados, haciendo uso de la tabla de muestreo, ya que esta actividad permite garantizar que los productos almacenados no tienen inconsistencias o averías que afecten su calidad. 2. ¿Qué productos se almacenan en el área de cuarentena? - Productos con inconsistencias - Productos no solicitados o no autorizados en el punto - Productos objetos de retiro 3. ¿Qué productos almaceno en el área de devoluciones? - Productos próximos a vencer - Productos averiados - Productos que deben ser devueltos al proveedor por alguna condición específica. 4. ¿Por qué debo tener una segregación y marcación de las áreas de almacenamiento? La normatividad vigente me exige que cuente con un ordenamiento sistematizado de los productos, a fin de evitar la contaminación cruzada de los mismos, así como también me permite minimizar la posibilidad de cometer errores de dispensación. 5. ¿Por qué debo registrar la temperatura y humedad de las condiciones de almacenamiento de los productos? Este registro es el único soporte que garantiza que los productos mantienen la condición de almacenamiento descrita por el fabricante y que aseguren que los mismos mantienen su calidad y eficacia. 6. ¿Qué es la cadena de frío y cuándo debo mantenerla? Es la condición especial de almacenamiento de algunos productos, que puede ser de refrigeración (2°C a 8°C) o congelación (0°C a -30°C) y es mi obligación mantenerla en todo momento, incluyendo el proceso de dispensación, a fin de garantizar la calidad de los productos. 7. ¿Por qué debo mantener los medicamentos de control especial bajo llave? Estos medicamentos tienen una regulación especial descrita en la Resolución 1478/2006 y su manejo es vigilado de manera estricta, tanto por la Secretaría de Salud, como por el Fondo Nacional de Estupefacientes y fondos rotatorios. 8. ¿Por qué debo contar con termohigrómetros o termométros calibrados? Estos equipos permiten el monitoreo de la temperatura y/o humedad de las áreas de almacenamiento y su calibración garantiza que el equipo indique lecturas confiables de estos valores. 9. ¿Cómo garantizo la cadena de frío en caso de contingencias? Contando con un plan de contingencia actualizado y socializado a todo el equipo de trabajo. Adicionalmente, contando con neveras de icopor y geles congelados que permitan el embalaje oportuno de los medicamentos. EJE DISPENSACION 1. ¿La venta de medicamentos es igual a la dispensación? Si. La venta de un medicamento es igual a una dispensación, ya que durante la entrega del mismo se ofrece información al usuario o paciente sobre el uso seguro de los mismos. 2. ¿Los medicamentos de cadena de frío se pueden entregar sin los implementos para conservar la temperatura de almacenamiento? No. Indiferentemente de que tan cerca este el usuario de su lugar de vivienda, es responsabilidad del dispensador exigir tanto la nevera de icopor como los geles congelados para poder realizar la dispensación. Así mismo, es obligación del dispensador, explicar al usuario o paciente la condición especial de almacenamiento del producto y cómo garantizar la misma. 3. ¿En caso de no contar con un medicamento solicitado, qué debo hacer? Debo indicar al usuario o paciente que se generará un “pendiente” del medicamento o producto solicitado y a su vez ofrecer el formato de consentimiento, en donde el usuario debe autorizar o no, la entrega del medicamento pendiente en su domicilio o en su defecto en la misma droguería durante las próximas 48 horas. 4. ¿Es obligatorio diligenciar un formato de información sobre el uso seguro de los medicamentos? Si, la Resolución 1403/2007 hace obligatorio contar con un programa de uso seguro de medicamentos, razón por la cual este formato representa el soporte del cumplimiento al mismo, por ende cada droguería independientemente que sea de dispensación o venta debe tener y diligenciar oportunamente ese formato. 5. ¿Por qué debo solicitar al usuario que verifique sus medicamentos antes de retirarse del establecimiento? Porque este es el último paso del protocolo de dispensación y me permite establecer una barrera para evitar los errores de dispensación. Adicionalmente, porque los medicamentos son productos delicados que no tienen cambio alguno. 6. ¿El alistamiento de los productos debe hacerse con la fórmula médica en la mano? Si, esto debe ser obligatorio, ya que mi memoria puede fallar o confundirse y cometer un error de dispensación que puede ser perjudicial para el paciente.
