Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter) Gestión de control escolar “GeCoEs” Fecha: Presenta: Cortés Reyes Jorge David Documento basado en PMBOK 6 publicada en 2017. Administración de Proyectos Acta Constitutiva Tabla de contenido 1. Información del proyecto .......................................................................................................... 3 Datos ............................................................................................................................................................. 3 Patrocinador / Patrocinadores ...................................................................................................................... 3 2. Inicio ......................................................................................................................................... 3 Propósito ....................................................................................................................................................... 3 Justificación ................................................................................................................................................... 3 Beneficios ...................................................................................................................................................... 3 Descripción del Proyecto ............................................................................................................................... 4 3. Análisis preliminar ..................................................................................................................... 9 Requerimientos de Alto nivel (preliminares) ................................................................................................ 9 Restriciones ................................................................................................................................................. 10 Premisas. ..................................................................................................................................................... 10 Supuestos. ................................................................................................................................................... 10 Entregables Principales ............................................................................................................................... 10 4. Planeación Inicial ......................................................................................................................... 10 Objetivos ..................................................................................................................................................... 10 Riesgos Iniciales de Alto Nivel ..................................................................................................................... 11 Skateholders ................................................................................................................................................ 11 5. Requisitos de aprobación del proyecto........................................................................................ 12 6. Criterios de cierre o cancelación ................................................................................................. 12 7. Personal y recursos preasignados................................................................................................ 12 8. Aprobaciones .............................................................................................................................. 12 Nombre estudiante Semestre-P2021 -2- Administración de Proyectos Acta Constitutiva ACTA DE CONSTITUCIÓN – PROJECT CHARTER 1. INFORMACIÓN DEL PROYECTO Datos ChinoTech Empresa / Organización: Sistema de gestión de control escolar Proyecto: 3 de febrero de 2022 Fecha de preparación: Escuela Primaria Ignacio Manuel Altamirano Cliente: Guadalupe Álvarez Contreras Patrocinador principal: Jorge David Cortés Reyes Líder de proyecto: Patrocinador / Patrocinadores Nombre Cargo Guadalupe Álvarez Contreras Irma Reyes Martínez Directora Presidenta comité padres de familia 2. INICIO Propósito El propósito del Proyecto del Sistema GeCoEs de la Empresa “ChinoTech” es proporcionar las facilidades del flujo de información necesaria para controlar y gestionar la información de datos sobre alumnos, profesores, transporte, biblioteca, pagos y tarifas y noticias que deberá soporta el proyecto, involucrados en todos los procesos de la misma. Justificación La escuela primaria “Ignacio Manuel Altamirano” requiere de la implementación de un sistema de gestión de control escolar personalizado que permita suministrar información oportuna, confiable, actualizada y relevante a los módulos más importantes que la escuela tiene (alumnos, profesores, biblioteca, transporte, pagos y tarifas, noticias, etc.) posibilitando la toma de decisiones en todos los niveles que la escuela maneja, siendo esta información compatible con los procesos y controles establecidos por la misma institución. Se necesita de una solución que permita la gestión, de forma segura y eficiente, de todos los módulos actuales con los que cuenta la escuela y que son usados día con día. La estudiante siguiente documentación del sistema GeCoEs para la escuela primaria “Ignacio -3Nombre Semestre-P2021 Manuel Altamirano” se muestra en las siguientes secciones: Vista General del Proyecto — proporciona una descripción del propósito, alcance y objetivos del proyecto, estableciendo los artefactos que serán producidos y Administración de Proyectos Acta Constitutiva Beneficios Adaptarse de las nuevas tecnologías ya no es una opción, sino una necesidad competitiva para no quedar relegados dentro del campo educativo. Por ello, a continuación, se detalla las principales ventajas de integrar un software de gestión para reconvertir la escuela primaria: Facilitar el trabajo en equipo o Al centralizar toda la información en un solo lugar, el gestor a implementar ayudará a optimizar el trabajo en equipo y fomentará la comunicación y el intercambio de datos entre las diferentes áreas que la escuela primaria tiene. Protege la información o Al estar protegidos y cifrados, se pueden evitar que personas no autorizadas a la escuela, accedan a datos privados de la misma. Minimizar los errores o El sistema, al contar con controles internos y funcionalidades automáticas que evitan los errores humanos, como la carga de información duplicada o el ingreso de fechas equivocadas. Esto permite contar con datos más confiables y precisos. Mejora de la productividad o Hoy en día, muchos empleados emplean mucho tiempo en tareas manuales y repetitivas, como cargar datos, revisar registros, elaborar reportes. Al utilizar el sistema gestor, automatizará todos esos procesos y disminuirá los tiempos de respuesta, lo que ayudará a la escuela mejorar su productividad diaria y ahorrar costos. Descripción del Proyecto Nombre estudiante Semestre-P2021 -4- Administración de Proyectos Acta Constitutiva El sistema tienen un enfoque para que cubra los requisitos básicos sobre la gestión de una escuela de nivel básico, Por lo que se encargará de realizar actividades, tales como, gestión de alumnos (nombre, teléfono, correo electrónico, prestamos, pagos, etc.), profesores (nombres, teléfono, correo electrónico, materias, asistencias, etc.), tutores, materias, calificaciones, servicios que ofrece(talleres, conferencias, pláticas, eventos, etc.), una biblioteca física y una digital, pagos y tarifas (colegiaturas, transporte, multas, etc.), así como del sistema de transporte escolar. Funcionalidad del producto Características de los usuarios Tipo de usuario Formación Habilidades Actividades Administrador Encargado Manejo de bases de datos, servicio de soporte técnico, creador de contenido. Control y manejo del sistema en general Tipo de usuario Formación Habilidades Actividades Secretaria/o Empleada Manejo básico de computadora Realiza registros de los alumnos y profesores Tipo de usuario Formación Habilidades Actividades Alumno/profesor/tutor Cliente Manejo básico de computadora Brinda sus datos para ser ingresado al sistema Restricciones Uso de dominio en internet. Lenguajes de programación en uso: Java, JavaScript, HTML. Uno o más servidores para atender consultas recurrentes. El sistema tiene como base un modelo cliente/servidor Debe tener una interface amigable para el usuario final, sin complicaciones o mucha información. Suposiciones y dependencias Tener los equipos necesarios para ejecutar el sistema, esto, con base en los puntos anteriormente indicados. Teniendo una perspectiva donde los requisitos son altamente estables. Evolución previsible del sistema Mejora de la base de datos. Implementar un sistema de seguridad apto para el manejo de la información. Actualizar la interfaz para el usuario. Crear una mesa de servicios para quejas y sugerencias. continuará… Nombre estudiante Semestre-P2021 -5- Administración de Proyectos Acta Constitutiva Requisitos específicos Requerimientos Funcionales Número de identificación Nombre de requisito Características Descripción Requisito no funcional Prioridad del requisito Número de identificación Nombre de requisito Características Descripción Requisito no funcional Prioridad del requisito Número de identificación Nombre de requisito Características Descripción Requisito no funcional Prioridad del requisito Número de identificación Nombre de requisito Características Descripción Requisito no funcional Prioridad del requisito Número de identificación Nombre de requisito Características Nombre estudiante Descripción Requisito no funcional Prioridad del requisito RF01 Autentificación de usuario. Los usuarios deberán identificarse para tener acceso al sistema. El usuario podrá consultar el modulo que desee, dependiendo de su nivel de accesibilidad RNF01, RNF02, RNF05, RNF08 Alta RF02 Registrar usuarios. Los usuarios deberán registrarse en el sistema para poder acceder al sistema. El sistema permitirá al usuario realizar su registro, el cual, debe ingresar datos básicos como: nombre, apellido paterno, apellido materno, teléfono, correo electrónico, dirección. RNF01, RNF02, RNF05, RNF08 Alta RF03 Consultar información. El sistema va a ofrecer al usuario información general acerca de los datos personales, eventos, recursos de la biblioteca El usuario podrá consultar el modulo que desee, dependiendo de su nivel de accesibilidad RNF01, RNF02, RNF05, RNF08 Alta RF04 Modificar El sistema le va a permitir al administrador modificar los datos personales de los usuarios, eventos, talleres, recursos de la biblioteca. Permite al administrador modificar los datos de los usuarios, rutas de transporte, precios, informes, etc. RNF01, RNF02, RNF05 Alta RF05 Gestionar reportes El sistema va a permitir generar reportes. Semestre-P2021 Va a permitir al administrador imprimir reportes sobre las diferentes actividades que se generen en la escuela. (pagos, faltas, rutas, etc., ). RNF01, RNF02 Alta -6- Administración de Proyectos Acta Constitutiva Requerimientos No Funcionales Número de identificación Nombre de requisito Características Descripción Prioridad del requisito Número de identificación Nombre de requisito Características Descripción Prioridad del requisito Número de identificación Nombre de requisito Características Descripción Prioridad del requisito Número de identificación Nombre de requisito Características Descripción Prioridad del requisito Nombre estudiante RNF01 Interfaz del sistema. El sistema deberá ser desarrollada con una interfaz amigable, flexible y fácil de para el acceso y manejo de la información de los usuarios. El sistema deberá contar con una interfaz bien planificada. Alta RNF02 Ayuda en el uso del sistema. El sistema deberá contar con una interfaz donde exista ayuda para el manejo de la aplicación. Debe de existir una ayuda para ir familiarizando a los usuarios, ya que también existe la posibilidad de que haya usuarios sin experiencia en el manejo de aplicaciones. Alta RNF03 Mantenimiento El sistema debe contar con un manual de instalación y un manual de usuario. Se debe de contar con la documentación necesaria y actualizada en todo momento donde indiquen las operaciones para facilitar las operaciones de mantenimiento. Alta RNF04 Diseño de la interfaz Tendrá una interfaz adecuada a las necesidades y requisitos de la escuela. Garantizar el desempeño del sistema a los diferentes usuarios que la escuela tiene, teniendo en cuenta la alta disponibilidad para que el uso de la información no se vea afectada. Alta Semestre-P2021 -7- Administración de Proyectos Número de identificación Nombre de requisito Características Descripción Prioridad del requisito Número de identificación Nombre de requisito Características Descripción Prioridad del requisito Número de identificación Nombre de requisito Características Descripción Prioridad del requisito Número de identificación Nombre de requisito Características Descripción Prioridad del requisito Nombre estudiante Acta Constitutiva RNF05 Desempeño del sistema. El sistema garantizará a los usuarios un buen desempeño cuando se habla de almacenar los datos ofreciendo un alta confiabilidad. En este sentido, todos los registros, información y datos podrán ser actualizados o usados de forma simultánea y consistente, esto, sin que afecte la alta disponibilidad con la que se está proyectando el sistema. Alta RNF06 Nivel de usuarios. Permitir el acceso a cada uno de los distintos usuarios de acuerdo al nivel que pertenezcan. Dar permisos, restricciones, utilidades para el manejo y acceso de la información. Alta RNF07 Confiabilidad y alta disponibilidad. El sistema esta previsto que funcione en todo momento, esto es, las 24 horas durante los 7 días de la semana. La alta disponibilidad debe tener un nivel alto para que la información esté siempre disponible, también debe tener un plan de contingencia para cualquier fallo. Alta RNF08 Seguridad de la información. El sistema puede garantizar que la información brindada solo será usada para recabar información que la escuela ocupe, y dicha información, no se expondrá o será utilizada para otros fines. Llevar buenas políticas de seguridad para el manejo de datos personales, documentos, contraseñas, Alta Semestre-P2021 -8- Administración de Proyectos Acta Constitutiva 3. ANÁLISIS PRELIMINAR Requerimientos de Alto nivel (preliminares) Nombre estudiante Semestre-P2021 -9- Administración de Proyectos Acta Constitutiva Restriciones Premisas. Supuestos. Entregables Principales 4. PLANEACIÓN INICIAL Objetivos Objetivo Indicador de éxito Alcance Tiempo Nombre estudiante Semestre-P2021 -10- Administración de Proyectos Objetivo Acta Constitutiva Indicador de éxito Costo Riesgos Iniciales de Alto Nivel Skateholders Nombre Nombre estudiante Cargo Departamento / División Semestre-P2021 Rama ejecutiva (Vicepresidencia) -11- Administración de Proyectos Acta Constitutiva 5. REQUISITOS DE APROBACIÓN DEL PROYECTO 6. CRITERIOS DE CIERRE O CANCELACIÓN 7. PERSONAL Y RECURSOS PREASIGNADOS Recurso Departamento / División Rama ejecutiva (Vicepresidencia) 8. APROBACIONES Patrocinador Nombre estudiante Fecha Semestre-P2021 Firma -12- Administración de Proyectos Nombre estudiante Semestre-P2021 Acta Constitutiva -13-
