MÓDULO 1 INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS DE GESTIÓN © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED 1 OBJETIVO Contextualizar a los participantes en las generalidades, los lineamientos y conceptos referentes a los sistemas de gestión. © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED 2 CONTENIDO 1. Normalización, acreditación y certificación 2. Sistemas Integrados de gestión: conceptos básicos, bases del sistema y beneficios, 3. Estructura de alto nivel. © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED 3 1. NORMALIZACIÓN, ACREDITACIÓN y CERTIFICACIÓN © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED 4 ESQUEMA GENERAL DEL SUBSISTEMA NACIONAL DE LA CALIDAD © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED Fuente: Decreto 1595 de 2015 5 NORMALIZACIÓN Se trata del proceso de formular y aplicar reglas con el propósito de establecer un orden en una actividad específica. Las normas son esenciales para nuestra actividad, son el primer recurso. NIVELES DE NORMALIZACIÓN ◼ Normalización internacional : ISO, IEC ◼ Normalización regional : CEN (Europa) COPANT (América) ◼ Normalización nacional: ICONTEC, AENOR, DIN, ANSI ◼ Normalización territorial: COTELCO © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED 6 ISO International Organization for Standardization Organización Internacional de Normalización ISO: DEL GRIEGO IGUAL • • • • © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED Sede: Ginebra (Suiza) Fundación: 1947 Está integrada por más de 165 países Colombia está representada en la ISO por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas (ICONTEC) 7 ORGANISMOS DE NORMALIZACIÓN ◼ BSI “British Standard Institute” United Kingdom. ◼ ANSI “American National Standards Institute” en USA. ◼ DIN “Instituto Alemán para la Normalización” Alemania ◼ AENOR “Asociación Española de Normalización” España. ◼ AFNOR “Asociación Francesa de Normalización y Certificación” Francia ◼ IRAM “Instituto Argentino de Racionalización de Materiales” Argentina. ◼ ABNT “Asociación Brasilera de Normas Técnicas” Brasil. ◼ INN “Instituto Nacional de Normalización” Chile. ◼ INEM “ Instituto Ecuatoriano de Normalización” Ecuador. ◼ COVENIN “Comisión Venezolana de Normas Industriales”. Venezuela. ◼ ICONTEC Colombia. © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED 8 ORGANISMOS EVALUADORES DE LA CONFORMIDAD “Los organismos evaluadores de la conformidad radicados en el país deberán ser acreditados por el Organismo Nacional de Acreditación respecto a un documento normativo para realizar actividades de evaluación de la conformidad frente a un reglamento técnico, tales como certificación, inspección, realización de ensayo/prueba y calibración, o la provisión de ensayos de aptitud y otras actividades acreditables”. Decreto 1074 de 2015. Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo. Libro 2, Parte 2, Título 1, Capítulo 7, Artículo 2.2.1.7.8.1 Actuación de los organismos de evaluación de la conformidad . © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED 9 ORGANISMOS DE ACREDITACIÓN ◼ Los organismos de acreditación son aquellos que, a través de atestación de tercera parte, evalúan la competencia técnica de los organismos evaluadores de la conformidad (ejemplo: empresas certificadoras). ◼ En Colombia, ONAC es reconocido, a través del Decreto 4738 de 2008 y el Decreto 865 de 2013, como único organismo para desempeñar las funciones de acreditación. ◼ No en todos los países existen organismos de acreditación. ◼ Dichos organismos pueden acreditar empresas de certificación de sistemas de gestión, de producto y de personas, organismos de inspección, laboratorios. © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED 10 ORGANISMOS DE ACREDITACIÓN Los organismos de acreditación evalúan a los organismos evaluadores de la conformidad de acuerdo a las siguientes normas: ISO 17021-1: Requisitos para la evaluación de la Conformidad. ISO 17020: Organismos de inspección ISO 17024: Certificación personas. ISO 17065: Certificación de productos, procesos y servicios. ISO 17025: Acreditación de laboratorios. © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED 11 ORGANISMOS DE ACREDITACIÓN ▪ ONAC: Colombia ▪ SAS: Suiza ▪ ANAB: USA ▪ EMA: México ▪ ANSI : USA ▪ INN: Chile ▪ UKAS: : Reino Unido ▪ DAKS: Alemania ▪ ENAC: España ▪ COFRAC: Francia ▪ INMETRO: Brasil ▪ OAE/ SAE: Ecuador ▪ OAA: Argentina ▪ BELAC: Bélgica © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED 12 ORGANISMOS DE ACREDITACIÓN ✓ SGS como organismo evaluador de conformidad de sistemas de gestión tiene acreditación en los países en los cuales opera. ✓ La filial de SGS de cada país es la responsable de mantener la acreditación del país respectivo. ✓ SGS, en Colombia, se encuentra acreditado por ONAC, como organismo evaluador de la conformidad para certificación de sistemas de gestión. © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED 13 CERTIFICACIÓN Procedimiento mediante el cual una tercera parte diferente al productor y al comprador asegura por escrito que un sistema de gestión cumple con los requisitos especificados. © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED 14 BENEFICIOS DE LA CERTIFICACIÓN PARA LA ORGANIZACIÓN © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED •Eliminación de incumplimientos y reprocesos. •Permite competir con los mejores en cuanto a precio, servicio y grado de calidad. •Incrementa la productividad y la eficacia, optimizando los recursos disponibles. •Identidad corporativa. •Consistencia en hacer las cosas bien. •Reduce los costos de no calidad. •Brinda ventajas comerciales, acceso a mercados internacionales. •Mejores productos/servicios, mejores procesos y métodos de trabajo, mejor personal. •Valor agregado diferenciador. 15 BENEFICIOS DE LA CERTIFICACIÓN PARA LOS CLIENTES © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED •Genera confianza sobre los procesos. •Proporciona pruebas objetivas sobre la capacidad de la Organización. •Obtiene productos confiables de manera repetitiva. •Mejora relaciones contractuales. •Obtiene precios estables. •Obtiene confianza en las entregas e información oportuna. •Reduce y/o elimina las quejas. •Medición de la satisfacción del cliente. 16 BENEFICIOS DE LA CERTIFICACIÓN PARA EL PERSONAL © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED •Incrementa la conciencia en la calidad. •Se conocen los objetivos y promueve la participación en las metas de calidad. •Define responsabilidades y autoridades claramente. •Incrementa la eficiencia del desempeño. •Genera nuevos niveles de capacitación y calificación. •Reduce los conflictos por brindar una única forma de hacer las cosas (métodos de trabajo claros y que se puedan cumplir). •Proporciona condiciones apropiadas de trabajo. •Facilita el aprendizaje del cliente, funcionario y proveedor. 17 NORMAS DE SISTEMAS DE GESTIÓN ISO 9001:2015 14001:2015 45001:2018 22000:2018 27001:2013 IATF16949:2016 28000:2007 © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED 18 CONCEPTOS BÁSICOS • Conjunto de elementos interrelacionados o que interactúan SISTEMA • Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización GESTIÓN • Conjunto de elementos de una organización interrelacionados o que interactúan para establecer políticas objetivos y procesos para lograr estos objetivos SISTEMA DE GESTIÓN © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED 19 DEFINICIÓN DE SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Sistema: Conjunto de elementos interrelacionados o que interactúan Integral: Partes que entran en la composición de un todo. Definición: Conjunto de elementos interrelacionados, para establecer una política y objetivos y la consecución de los mismos enmarcados dentro de la calidad, el medioambiente y la seguridad y salud ocupacional. Gestión: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización. © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED HSEQ: Siglas en ingles para Health (salud), Safety (seguridad), Environmental (medioambiente) y Quality (calidad). 20 BASES DE UN SISTEMA DE GESTIÓN 1. Enfoque basado en procesos Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que utilizan las entradas para proporcionar un resultado previsto. • Entradas • Recursos PROVEEDOR © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED ACTIVIDADES • Actividades que agregan valor • Productos • Servicios • Salidas CLIENTES 21 BASES DE UN SISTEMA DE GESTIÓN 1. Enfoque basado en procesos REQUISITOS REQUISITOS ENTRADAS ENTRADAS PROCESO A ENTRADAS PROCESO B SALIDAS PROCESO C SALIDAS SALIDAS Se alcanzan resultados coherentes y previsibles de manera más eficaz y eficiente, cuando las actividades se entienden y gestionan como procesos interrelacionados que funcionan como un sistema coherente. © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED 22 TIPOS DE PROCESOS Procesos para la gestión ▪ Procesos relativos a la planificación estratégica. Procesos para la gestión de recursos ▪ Procesos para la provisión de recursos. Procesos de realización ▪ Procesos que proporcionan el resultado previsto por la organización/entidad. Procesos de medición, análisis y mejora ▪ Procesos para medir, recopilar datos y analizar el desempeño y la mejora de la eficacia y eficiencia. © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED 23 MAPA DE PROCESOS ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL VENTAS LOGISTICA PLANIFICACION ESTRATÉGICA GESTIÓN DE LOS RECURSOS OPERACIÓN CONTROL DE GESTIÓN ALMACÉN ENTREGA PROCESOS CLAVE o DE REALIZACIÓN COMPRAS FINANCIERA GESTIÓN HUMANA SISTEMA DE CALIDAD MONITOREO PROCESOS MANTENIMIIENTO CLIENTES SATISFECHOS CLIENTES REQUERIMIENTOS PROCESOS ESTRATÉGICOS PROCESOS DE SOPORTE © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED 24 BASES DE UN SISTEMA DE GESTIÓN 2. Ciclo de mejora continua (PHVA) • Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos y políticas de la organización. • Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos. © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED • Implementar los procesos. Planificar Hacer Actuar Verificar •Realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los productos respecto a las políticas, los objetivos, y los requisitos para el producto. 25 BASES DEL SISTEMA DE GESTIÓN 3. Pensamiento basado en el riesgo ¿ Qué es riesgo? Efecto de la incertidumbre. ¿ Qué es un efecto? Es una desviación de lo esperado, ya sea positivo o negativo. ¿ Qué es incertidumbre? Es el estado, incluso parcial, de deficiencia de información relacionada con la comprensión o conocimiento de un evento, su consecuencia o su probabilidad. © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED 26 BASES DEL SISTEMA DE GESTIÓN 3. Pensamiento basado en el riesgo ¿Cómo se define un riesgo? Con frecuencia el riesgo se expresa en términos de una combinación de las consecuencias de un evento (incluyendo cambios en las circunstancias) y la probabilidad de que ocurra. ¿Qué es tratamiento del riesgo? Proceso de selección e implementación de medidas para modificar el riesgo. Entre esas medidas se pueden incluir el evitar, asumir, eliminar, cambiar la probabilidad o las consecuencias, compartir o mantener el riesgo. . © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED 27 BASES DEL SISTEMA DE GESTIÓN 3. Pensamiento basado en el riesgo ¿Dónde se aborda el tema del riesgo en las normas ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001? © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED 4.4 .La Organización debe determinar... Los riesgos y las oportunidades y planificar e implementar acciones adecuadas para tratarlos 6.1 Acciones para tratar riesgos asociados con amenazas y oportunidades 8.1 La organización debe planificar, implementar y controlar los procesos... Y para implementar las acciones determinadas en el apartado 6.1 8.5 Actividades posteriores a la entrega... Debe considerar…los riesgos asociados con los productos y servicios. 28 GESTIÓN DE LA GERENCIA La gerencia de una organización tiene múltiples responsabilidades para lograr el éxito: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ Financiera Comercial/ventas Recurso humano Cumplimiento requisitos legales Calidad, Ambiental, en seguridad y salud ocupacional, entre otros. © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED 29 RESPONSABILIDADES GLOBALES DE LA ALTA DIRECCIÓN G. Financiera G. Clientes/ Ventas G. Legal G. Ambiental G. Laboral G. S & SO G. Seguridad G. Inocuidad (Alimentos) G. Comunicación G. Tecnología © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED G. Calidad G. Personal 30 RAZONES PARA TENER UN SISTEMA DE GESTIÓN ÁREA BENEFICIOS Orientación hacia objetivos y metas empresariales y hacia la satisfacción de expectativas de los clientes y otras partes interesadas. Gestión y planeación estratégica Autoevaluación, autodeclaración y búsqueda de confirmación por partes interesadas. Coordinar y dirigir la organización controlando sus actividades y direccionar mediante políticas, objetivos y metas reales. Conocer, organizar, vigilar y controlar todas las actividades. Infraestructura organizacional © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED Mejorar los mecanismos de comunicación interna y externa. Determinar responsabilidades y autoridades claras en la organización involucrando todo el personal en todos los niveles. 31 RAZONES PARA TENER UN SISTEMA DE GESTIÓN ÁREA BENEFICIOS Evidencia de las capacidades de cumplimiento de requisitos de la organización frente a clientes (fijos y potenciales), colaboradores y la sociedad. Evidencia del cumplimiento de requisitos legales frente a la fabricación de los productos. Gestión de la calidad Lograr satisfacción de los clientes con sus productos o servicios. Mejora del desempeño (eficacia y eficiencia), coordinación y productividad. Aseguramiento de la calidad de los productos y mejoras continuas. © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED 32 RAZONES PARA TENER UN SISTEMA DE GESTIÓN ÁREA BENEFICIOS Conocer los impactos ambientales que puede generar su organización que surjan de sus productos y servicios. Gestión ambiental Evidencia del seguimiento al cumplimiento de requisitos legales vigentes especificados por las autoridades ambientales. Control y minimización de los riesgos ambientales y comienzo de desarrollo sostenible. Gestión de la seguridad y salud en el trabajo Realizar diagnósticos de las condiciones de trabajo y de la salud de los trabajadores y conocimiento de los riesgos del personal y otras partes interesadas expuestas a peligros. Evidencia del seguimiento al cumplimiento de requisitos legales vigentes especificados por autoridades sanitarias y de salud ocupacional. Control y minimización de los riesgos identificados. © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED 33 RAZONES PARA TENER UN SISTEMA DE GESTIÓN ÁREA BENEFICIOS Apertura de nuevas oportunidades de mercado o mantenimiento de la participación en el mercado. Competitividad Ahorros en tiempo, costos, recursos físicos, etc. y lleva a un aumento en la productividad, rentabilidad y utilidad de las organizaciones. Certificación y registro de los sistemas de gestión por una organización externa. © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED 34 ANEXO SL © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED 35 ¿QUÉ ES EL ANEXO SL? La ISO percibe la necesidad de los usuarios de facilitar la integración de diferentes sistemas de gestión. La ISO analiza los elementos comunes que deben tener todas las normas. La junta directiva técnica define la aplicación de 3 principios a todos los sistemas de gestión. ✓ Gestión a través del establecimiento de procesos. ✓ Uso del ciclo PHVA como base del mejoramiento continuo. ✓ Incorporación del pensamiento basado en riesgo para todos los sistemas de gestión. © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED Se formaliza la creación de esta estructura incluyéndola como un anexo denominado (ANEXO SL) a los procedimientos de ISO para la redacción de normas (Directivas ISO Parte 1) de 2012. Se decide entonces crear un esquema único para la redacción de normas de sistemas de gestión denominado Estructura de alto nivel. 36 ¿QUÉ ES LA ESTRUCTURA DE ALTO NIVEL? Es una directriz de la ISO para la redacción de normas de sistemas de gestión basada en tres pilares TÍTULOS IDÉNTICOS PARA LOS CAPÍTULOS • Todas las normas tendrán los mismos capítulos y secciones básicas. • Para cada norma particular pueden adicionarse subcapítulos y subcláusulas. © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED TEXTOS Y TÉRMINOS COMUNES IDÉNTICOS • Todos los elementos comunes a todas las normas se describirán usando los mismos textos (texto estándar – Anexo SL). • En todas las normas se utilizarán términos iguales con significados iguales. DEFINICIONES PRINCIPALES IDÉNTICAS • En todas las normas se utilizará el mismo vocabulario básico. • Para cada norma podrán establecerse definiciones adicionales pero únicamente para términos técnicos de la especialidad. 37 ¿QUÉ ES LA ESTRUCTURA DE ALTO NIVEL? Relevancia en el mercado Compatibilidad entre SG Cubrimiento completo del tema La estructura de alto nivel busca que las normas ISO cumplan con 8 principios fundamentales Flexibilidad Libre comercio Aplicabilidad de las evaluaciones de conformidad Exclusiones Facilidad de uso © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED 38 ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA DE ALTO NIVEL Introducción TÍTULOS IDÉNTICOS PARA LOS CAPÍTULOS: Todas las normas tendrán la misma estructura que consta de los siguientes 10 capítulos © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED Capítulo 1 Alcance Capítulo 2 Referencias normativas Capítulo 3 Términos y definiciones Capítulo 4 El contexto de la organización Capítulo 5 Liderazgo Capítulo 6 Planificación Capítulo 7 Soporte Capítulo 8 Operación Capítulo 9 Evaluación del desempeño Capítulo 10 Mejora 39 ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA DE ALTO NIVEL Definiciones principales idénticas: Se estandariza para todas las normas el uso de los siguientes términos con sus respectivas definiciones. 301. Organización 311. Información Documentada 321. Acción Correctiva 302. Parte Interesada 312. Proceso 322. Mejora Continua 303. Requisito 313. Desempeño 304. Sistema de Gestión 314. Subcontratar 305. Alta Dirección 315. Seguimiento 306. Eficacia 316. Proceso de Medición 307. Política 317. Auditoría 308. Objetivo 318. Conformidad 309. Riesgo 319. No Conformidad 310. Competencia 320. Corrección © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED 40 LAS NUEVAS DEFINICIONES DE LA ESTRUCTURA DE ALTO NIVEL ORGANIZACIÓN PARTE INTERESADA •Persona o grupo de personas que tienen sus propias funciones con responsabilidades, autoridades y relaciones para alcanzar sus objetivos •Persona u organización que puede afectar, ser afectada o percibir ser afectada por una decisión o actividad. REQUISITO •Necesidad o expectativa que se ha establecido, generalmente de manera implícita u obligatoria OBJETIVO •Resultado a ser alcanzado RIESGO © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED •Efecto de la incertidumbre (adaptada de ISO 31000). 41 LAS NUEVAS DEFINICIONES DE LA ESTRUCTURA DE ALTO NIVEL PROCESO DE MEDICIÓN INFORMACIÓN DOCUMENTADA DESEMPEÑO SUBCONTRATAR SEGUIMIENTO © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED •Determinar un valor. •Información que requiere ser controlada y mantenida por una organización y el medio en el cual está contenida. •Resultado medible. •Hacer un arreglo donde una organización externa realiza parte de las funciones o procesos de una organización. •Determinar el estado de un sistema, un proceso o una actividad 42 ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA DE ALTO NIVEL Textos y términos comunes idénticos: Todas las normas deben incluir ciertos elementos comunes; deben estar redactados igual. Los requisitos específicos de la norma se adicionan a la plantilla original Tener en cuenta que ◼Si bien los requisitos principales de todas las normas se mantienen, los numerales están organizados de manera diferente. ◼La estructura de alto nivel no incluye una cláusula específica de acciones preventivas debido a que uno de los propósitos fundamentales de los sistemas es actuar como herramienta preventiva. ◼El concepto de documentación pasa a ser información documentada: • • Cuando se habla de mantener información documentada se hace referencia a documentos como procedimientos, instructivos, etc. Cuando se habla de retener información documentada se hace referencia a los registros. © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED 43 REQUISITOS COMUNES A TODAS LAS NORMAS 4. El Contexto de la organización 4.1. Entendiendo la organización y su contexto 4.2. Entendiendo las necesidades y expectativas de las partes interesadas Determinar: Determinar elementos externos e internos relevantes para el propósito y el logro de resultados del SG © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED - Quienes son las partes interesadas. 4.3. Determinando el alcance del sistema de gestión Determinar los límites de aplicación del sistema teniendo en cuenta: - 4.1. - Cuáles son los requisitos de las partes interesadas - 4.2. 4.4. Sistema de gestión Establecer Implementar Mantener Mejorar continuamente el SG El alcance es información documentada. 44 REQUISITOS COMUNES A TODAS LAS NORMAS 5. Liderazgo 5.1. Liderazgo y compromiso 5.2. Política Establecer objetivos y políticas compatibles con la estrategia Apropiada al propósito de la organización Integración del sistema a los procesos de negocio Marco para establecer los objetivos Asegurar disponibilidad de recursos Compromiso para cumplir los requisitos aplicables Comunicar la importancia de la gestión y la conformidad Compromiso de mejora continua del sistema de gestión Asegurar que el sistema alcance los resultados requeridos Dirigir y apoyar a las personas para lograr la eficacia del sistema Promover el mejoramiento continuo 5.3. Roles, Responsabilidades y autoridades. Asegurar que las responsabilidades y autoridades de los roles relevantes se asignen y comuniquen. Definir responsabilidad y autoridad para: - Asegurar la conformidad del sistema - Reportar el desempeño del sistema Apoyar a otros roles directivos a demostrar liderazgo © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED 45 REQUISITOS COMUNES A TODAS LAS NORMAS 6. Planificación 6.1. Acciones para direccionar los riesgos y oportunidades Determinar los riesgos y oportunidades que deben direccionarse para - Asegurar el logro de resultados. - Prevenir o reducir efectos indeseados - Lograr la mejora continua Planificar: - Acciones para direccionar los riesgos y oportunidades - Integrar estas acciones al sistema de gestión - Evaluar la eficacia de estas acciones © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED 6.2. Objetivos y planificación para alcanzarlos - Consistentes con la política - Medibles - Tener en cuenta requisitos aplicables - Seguimiento - Comunicación y actualización Para planificar el logro de los objetivos tener en cuenta: - Qué se hará - Recursos necesarios - Responsables - Plazos - Evaluación de resultados 46 REQUISITOS COMUNES A TODAS LAS NORMAS 7. Soporte 7.1. Recursos • Determinar los recursos necesarios para la implementación y operación del sistema. 7.2. Competencia • Determinar la competencia requerida para el personal que afecte el desempeño del sistema. • Asegurar competencia (educación, formación, experiencia) • Tomar acciones para alcanzar las competencias requeridas (retener información documentada) 7.3. Toma de conciencia • Sobre la política • Sobre la contribución a la eficacia del sistema • Sobre las implicaciones de la no conformidad con el sistema 7.4. Comunicación • Qué se comunica • Cuando se comunica • A quién se comunica © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED 47 REQUISITOS COMUNES A TODAS LAS NORMAS 7. Soporte 7.5. Información documentada 7.5.1. Generalidades La documentación incluye: - La requerida por la norma. - La que la organización considere necesaria © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED 7.5.2. Creación y actualización Asegurar una adecuada: - Identificación y descripción - Formato - Revisión y aprobación 7.5.3. Control de la información documentada Controlar que se asegure: - Disponibilidad para su uso donde se requiera. - Protección adecuada. - Distribución, acceso y retiro. - Almacenamiento y preservación. - Control de cambios. - Retención y disposición 48 REQUISITOS COMUNES A TODAS LAS NORMAS 8. Operación Planificar, implementar y controlar los procesos requeridos para cumplir los requisitos Establecer criterios para los procesos Implementar controles en concordancia con los criterios Requisitos de planificación y control operacional Mantener información documentada suficiente para tener confianza en la operación del proceso. Planificar los cambios y revisar las consecuencias de cambios no planeados Asegurar el control de procesos subcontratados © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED 49 REQUISITOS COMUNES A TODAS LAS NORMAS 9. Evaluación del desempeño 9.1. Seguimiento, medición, análisis y evaluación • Necesidades de seguimiento y medición • Métodos necesarios para asegurar la validez de los resultados • Analizarse el seguimiento y la medición. • Cuándo deben analizarse los resultados. • Evaluar el desempeño y la eficacia del sistema de gestión © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED 9.2. Auditoría interna 9.3. Revisión por la dirección • Realizada a intervalos planificados. • Determina la conformidad con los requisitos establecidos • Programar teniendo en cuenta la importancia del proceso y los resultados anteriores • Definir criterios, objetivos y alcances de las auditorías. • Seleccionar auditores según principio de independencia. • Dejar registro y reportar a la alta dirección. • Seguimiento a acciones de revisiones anteriores • Cambios internos y externos • Tendencias en acciones correctivas, seguimiento y medición y resultados de auditoría • Oportunidades de mejora • Como resultado las decisiones relacionadas con el mejoramiento continuo 50 REQUISITOS COMUNES A TODAS LAS NORMAS 10. Mejoramiento 10.1. No conformidades y acciones correctivas • Reaccionar a la no conformidad (corrección y mitigación de consecuencias). • Evaluar la necesidad de tomar acciones para eliminar las causas de la no conformidad (analizar las causas y la probabilidad de recurrencia) • Implementar la acción. • Evaluar la eficacia de la acción • Hacer los cambios necesarios al sistema 10.2. Mejoramiento continuo • Buscar oportunidades para mejorar el sistema © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED 51 Cambios en los elementos comunes de ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001 © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED 52 CAMBIOS EN LOS REQUISITOS COMUNES Cambios en el análisis del contexto de la organización Cambios en el liderazgo Cambios en la planificación Se incorpora el concepto de analizar el contexto interno y externo de la organización La política y objetivos se convierten en elemento de la estrategia Se vincula el concepto de gestión del riesgo para todas las normas Se profundiza la definición del alcance y se introduce tener en cuenta las necesidades de las partes interesadas y el análisis del contexto La dirección es responsable de conectar los requisitos con el día a día de la organización Las acciones preventivas se convierten en elemento de planificación frente a los riesgos Se refuerza el papel de la alta dirección como motivador y apoyo al desarrollo del sistema La planificación requerida para el logro de los objetivos adopta la forma de los antiguos programas de gestión La documentación deja de ser un requisito específico y se convierte en una herramienta para el control del sistema de gestión Se elimina la figura del representante de la alta dirección © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED 53 CAMBIOS EN LOS REQUISITOS COMUNES Cambios en el soporte Los tipos de competencia ya no incluyen las habilidades Cambios en la operación Se estandariza para todas las normas el concepto de control operacional © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED Se enfatiza la determinación de la necesidad de establecer acciones correctivas El concepto de acciones preventivas migra hacia la planificación frente al riesgo Se profundiza en la planificación de las comunicaciones (emisor, destinatario y contenido) El concepto de documentación cambia a información documentada Cambios en el mejoramiento Los cambios en seguimiento y medición son mínimos 54 CAMBIOS EN LOS REQUISITOS COMUNES TENER EN CUENTA QUE: ▪ Si bien los requisitos principales de las normas actuales se mantienen, los numerales están organizados de manera diferente. ▪ La estructura de alto nivel no incluye una cláusula específica de acciones preventivas, estas se expresan como acciones para abordar riesgos y oportunidades. ▪ El concepto de documentación pasa a ser Información documentada: • • Cuando se habla de mantener información documentada se hace referencia a documentos con posibilidad de ser actualizados. Cuando se habla de conservar información documentada se hace referencia a los documentos que no tienen la posibilidad de ser actualizados. © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED 55 GENERALIDADES DE LOS CAMBIOS OHSAS 18001 E ISO 45001 ▪ Reflejar las necesidades de las partes interesadas. ▪ Asegurar la alineación con otras normas del sistema de gestión. ▪ Mayor énfasis en la participación y consulta con los trabajadores. ▪ Se incluye la figura de sitios de trabajo con múltiples empleadores y se establece la necesidad de una apropiada coordinación en SST. ▪ Más claro entendimiento del contexto de las organizaciones. ▪ Los trabajadores deben ser conscientes de su derecho a abstenerse de ejecutar una labor que ponga en peligro su vida o su salud. ▪ Concepto de acción preventiva ahora a través de la determinación de riesgos y acciones tomadas para direccionarlos. © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED 56 GENERALIDADES DE LOS CAMBIOS OHSAS 18001 E ISO 45001 ▪ El término información documento y registro. documentada reemplaza los términos ▪ Mayor claridad en los controles operacionales requeridos para los productos, procesos y servicios suministrados externamente. ▪ Mayor énfasis en la búsqueda de oportunidades de mejora. ▪ El concepto de prevenir lesiones y enfermedades se complementa con el de proveer condiciones de trabajo seguras y saludables. ▪ la alta dirección asume la responsabilidad principal y la rendición de cuentas por el sistema de gestión de SST. ▪ Se incluye la capacidad de identificar peligros como competencia necesaria para los trabajadores. © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED 57 GRACIAS POR SU ATENCIÓN © SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED 58
