REPORTE CAP ACITACIÓN PLAC AS PARA: JULIO MACOUZET DE: EDUARDO MÁRQUEZ (CORREO) ASUNTO: PROPUESTA DE MEJORA CONTINUA FECHA: 18 DE OCTUBRE DE 2004 De acuerdo a la reunión realizada el pasado miércoles 14 del mes, referente a la situación general del Departamento de Calidad, analizando cual es el principal problema, y determinar las acciones a seguir para un mejor Control y Desempeño de todas las áreas buscando la Mejora Continua. El Objetivo de la reunión se baso en los siguientes puntos, buscando definir claramente cual es el problema de raíz, determinando que la mayoría de los puntos en cuestión, son consecuencias del problema real. A continuación se enlistan las principales desviaciones: Una mayor dedicación a la Administración en Exel II. Coordinar las áreas de Operaciones con Calidad. Mejorar la Comunicación. Eliminar fricciones INÚTILES. El Sistema de Calidad no está dando resultados. Hay un crecimiento rápido dentro de la organización. No hay personal suficientemente capacitado. No se está dando capacitación. El Sistema no contempla capacitación, solo aquella que es Básica. Las inducciones al personal de nuevo ingreso no se dan. Sistema de Calidad para una estructura que no coincide con el Objetivo Real. Los supervisores no supervisan el Proceso ni el Resultado. Los Costos de la No Calidad son muy altos. Aparentemente no son claros los Objetivos de las diferentes áreas. (Objetivos encontrados o Divergentes) Las personas hacen o realizan actividades que les consumen tiempo y que corresponden a otro puesto Se determino realizar un Análisis a fondo de todas las No Conformidades detectadas, analizando las posibles causas, así como generar una Propuesta de Mejora Continua, en busca de mejorar todos los aspectos y atacar las causas que están generando el problema. Se analizaron un total de 34 Hallazgos del mes Julio, 51 del mes de Agosto, 119 del mes de Septiembre y 54 del mes Octubre, dando un gran total de 260 de los últimos 4 meses, las cuales se distribuyen en las áreas de la siguiente manera: Área Hallazgos Administración y Finanzas 4 Almacén 13 Almacén - Tráfico 3 Calidad 6 Compras 8 Compras - Embarques 2 Mantenimiento 1 Maquila Manual 24 Operaciones 103 Planeación 32 Planeación - Preprensa 2 Producción 26 Proveedor 5 Todas las Áreas 1 Cuenta Transporte 7 Ventas 23 Gran Total 260 Dentro del análisis, se determino claramente dividir los hallazgos, en tres grupos principales: Afectan al Sistema de ISO9000: Todos aquellos hallazgos que afectan directamente el cumplimiento de un Procedimiento. Afectan el Orden y Limpieza: Todos aquellos hallazgos, los cuales están relacionados directamente con el Orden y Limpieza de las áreas de Trabajo. Así como el control de las áreas. Afectan la disciplina: Todos aquellos hallazgos que están relacionados directamente con actitudes del personal, indisciplinas, etc. 2 De estas se determino trabajar en cada una de las tres clasificaciones de la siguiente forma: Afectan al Sistema de ISO9000: De estas que son la Mayoría de los hallazgos, se revisaran los procedimientos, se impartirá una capacitación y difusión con el personal involucrado, enfatizando en cada uno de ellos los puntos detectados durante los hallazgos, y buscando de esta forma enriquecer los Procedimientos. De los 260 hallazgos detectados, 200 son generadas por el incumplimiento de Procedimientos. Área Hallazgos Administración y Finanzas 4 Procedimiento / Tipos de Hallazgos Hallazgos de Orden y Limpieza Análisis de Descripciones de Puesto, para delimitar responsabilidades 1 Hallazgo de Indisciplina Almacén 13 1 Hallazgo de Orden y Limpieza 2 Control y Orden de los Registros PR-AL-001 Control de Almacén de Materia Prima PR-CC-005 Procedimiento de Identificación y Rastreabilidad Almacén - Tráfico 3 Análisis de Descripciones de Puesto, para delimitar responsabilidades Falta a Política de Manejar 2 cambios en la misma Tarima PR-PD-018 Proceso de Tráfico y Maquila Industrial Análisis de Descripciones de Puesto, para delimitar responsabilidades Calidad 6 2 Hallazgos de Indisciplina 1 Hallazgo de Orden y Limpieza PR-CC-007 Medición y Seguimiento del producto PR-CC-005 Procedimiento de Identificación y Rastreabilidad Compras 8 Análisis de Descripciones de Puesto, para delimitar responsabilidades 3 Hallazgos de Indisciplina y Orden PR-CO-001 Compras y Servicio Compras Embarques 2 PR-PD-019 Control de Embarques Mantenimiento 1 Hallazgos de Orden y Limpieza Análisis de Descripciones de Puesto, para delimitar responsabilidades 2 Hallazgos de Indisciplina Maquila Manual 24 5 Hallazgos de Orden y Limpieza PR-PD-013 Proceso de Revisión y Empaque PR-PD-014 Proceso de Maquila Manual PR-CC-007 Medición y Seguimiento del producto PR-CC-005 Procedimiento de Identificación y Rastreabilidad 3 Área Procedimiento / Tipos de Hallazgos Hallazgos Análisis de Descripciones de Puesto, para delimitar responsabilidades 5 Hallazgos de Indisciplina 14 Hallazgos de Orden y Limpieza 3 Falta a la Política de Manejar 2 cambios en la misma Tarima PR-PD-005 Proceso de Corte de Sustrato PR-PD-007 Procesos de Suaje y Folio Operaciones 103 PR-PD-008 Proceso de Pegado PR-PD-012 Proceso de Doblez PR-PD-013 Proceso de Revisión y Empaque PR-PD-018 Proceso de Tráfico y Maquila Industrial PR-PD-020 Procesos de Laminado PR-PD-021 Proceso de Empalmado PR-CC-007 Medición y Seguimiento del producto PR-CC-005 Procedimiento de Identificación y Rastreabilidad PR-CO-001 Compras y Servicio Planeación – Preprensa 34 Análisis de Descripciones de Puesto, para delimitar responsabilidades PR-PL-001 Desarrollo de la Planeación del Producto PR-PL-002 Desarrollo de Preprensa del Producto Análisis de Descripciones de Puesto, para delimitar responsabilidades 1 Hallazgo de Indisciplina 3 Hallazgos de Orden y Limpieza PR-PD-001 Control y Programación de la Producción. Producción 26 PR-PD-002 Recepción del Pedido de Ventas a Producción PR-PD-004 Inicio de Tiro (Visto Bueno) PR-PD-005 Proceso de Corte de Sustrato PR-PD-006 Proceso de Offset PR-CC-007 Medición y Seguimiento del producto PR-CC-005 Procedimiento de Identificación y Rastreabilidad PR-CC-003 Verificación de Productos Adquiridos Proveedor 5 Todas las Áreas 1 PR-PD-002 Recepción del Pedido de Ventas a Producción. Los asistentes a la Junta no firmaron el PVP. Transporte 7 PR-PD-003 Control de Proceso de Transporte. El principal problema en esta área es una entrega equivocada de Placas al área de Offset. No Cumplen con las Especificaciones Análisis de Descripciones de Puesto, para delimitar responsabilidades 1 Hallazgo de Orden Ventas 23 PR-VE-001 Elaboración de Cotizaciones PR-VE-002 Servicio al Cliente PR-VE-005 Diseño del Producto PR-PL-001 Desarrollo de la Planeación del Producto Gran Total 260 4 Afectan el Orden y Limpieza: En el aspecto de Orden y Limpieza, se realizaran Auditorias de Orden y Limpieza, enfatizando a todo el personal la importancia de contar con un lugar de trabajo Limpio y Ordenado, permitiendo trabajar mejor. Y tener un mejor ambiente de trabajo para todos los que laboramos en Exel Servi Gráfica. Afectan la disciplina: Para todos aquellos hallazgos que van de la mano de Actitudes Personales, que son las menos para las más importantes, se propone dar una reinducción a todo el personal de Exel Servi Gráfica del Manual de Inducción, enfatizando todos los puntos, y dejando claro a todo el personal lo importante que es cumplir las Normas de Seguridad, las Políticas Establecidas, las Normas de Control, en fin todos aquellos aspectos que nos lleven a mejorar el Clima Laboral dentro de la organización. Para cada una de las áreas antes mencionadas, se define cuales son los principales procedimientos en los que se incumple, buscando mejorar este aspecto, se revisan los procesos con el personal involucrado y se difunde el Procedimiento en busca de un mejor Control y Conocimiento por parte del personal involucrado. El Plan de Acción de Mejora parte de la Liberación de todos los Procedimientos que están por cambiar, difundirlos y evaluar su correcta aplicación. Para el resto de los Procedimientos que se mencionan en la lista, se prepararan sesiones de Difusión, en las diferentes áreas, para asegurar el buen funcionamiento y control del Procedimiento. Por último se comento que como se pueden identificar los diferentes lotes de una placa a otra ya que se han encontrado algunas variables que cambian de una Placa a otra. 5 6
