AUDITORIA ADMINISTRATIVA 1 ITSZN UNIDAD I. ANTECEDENTES DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA. 1.1 ANTECEDENTES Y ENFOQUES DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA. ANTECEDENTES HISTÓRICOS En 1800, James Watt y Mathew Bolton desarrollaron una propuesta para estandarizar y medir procedimientos de operación; Charles Babbage en 1832, Daniel C. McCallum en 1856 y Metcalfe en 1886, realizaron valiosas aportaciones a la eficiencia operativa, al uso de organigramas y al estudio de la administración respectivamente; En 1933, Lyndal F. Urwick sostiene la importancia de los controles para estimular la productividad de la empresa; En 1935, James O. McKinsey propone la evaluación de todos los aspectos de una empresa, a la luz de su presente y futuro probable; En 1945, El Instituto de Auditores Internos Norteamericanos menciona que la revisión de una empresa puede realizarse analizando sus funciones; En 1949, Billy E. Goetz declara que la auditoría administrativa es la encargada de descubrir y corregir errores de administración; En 1952, William S. Spriegel y Ernest Coulter contemplan una aplicación basada en conjuntos de preguntas para captar información en una empresa; En 1953, George R. Terry menciona la necesidad de evaluar a una organización a través de una auditoría, utilizando cuatro procedimientos: Apreciación de Conjuntos, Informal, por Comparación e Ideal; En 1955, Harold Koontz y Ciryl O’Donnell proponen la auto auditoría; En 1962, William Leonard incorpora los conceptos fundamentales y programas para la ejecución de la auditoría administrativa; En 1963, Stephen R. Michael aborda el tema de la medición del desempeño y evaluación de la eficiencia en una organización productiva; En 1964, Dimitris N. Chorafas contempla la necesidad de que las empresas tomen en cuenta que sus elementos tienden al desarrollo como consecuencia de su evolución y transformación, lo que las obliga a tener un adecuado control de sus acciones; En 1965, David Anderson y Leo Schmitdt relacionan la conformación idónea de una unidad de auditoría, específicamente en cuanto a sus funciones, personal y estructura; 1 AUDITORIA ADMINISTRATIVA 2 ITSZN En 1966, José Antonio Fernández desarrolla un marco comparativo entre diferentes enfoques de la auditoría administrativa; En 1968, C. A. Clark visualiza la auditoría como un elemento de peso en la evaluación de la función y responsabilidad social de la empresa. John C. Burton destaca los aspectos fundamentales de la auditoría administrativa. Fernando Vilchis Plata explica cómo está integrado el informe de auditoría, cómo debe prepararse y que beneficios puede traer a una empresa su correcta observancia; En 1971, Agustín Reyes Ponce ofrece una visión general de la auditoría administrativa; En 1972, el Centro Natural de Productividad elabora las Bases de Autodiagnóstico, obra que brinda una alternativa para que las empresas puedan determinar y jerarquizar los elementos que inciden en su operación a efectos de toma de decisiones; En 1974, César González Alcántara retoma la importancia de la función del control como etapa final del proceso además de definir el contenido estructural, funcional y humano de una contraloría; En 1975, Roy A. Lindberg y Theodore Cohn desarrollan el marco metodológico para instrumentar una auditoría de las operaciones que realiza una empresa; En 1977, Patricia Diez de Bonilla y Jorge Álvarez Anguiano proponen aplicaciones viables de llevar a la práctica y un marco metodológico que permite entender la esencia de la auditoría de manera más accesible, respectivamente; En 1978, Ladislao Solares Vera difunde el trabajo cuya síntesis reúne normas de auditoría, las características del servicio de un auditor interno e independiente el alcance de una empresa con base en la consideración de sus funciones y su aplicación en la empresa privada y sector público; En 1983, Spencer Hyden analiza los procedimientos de trabajo de una empresa y propone una forma para evaluarlos; En 1987, Gabriel Sánchez Curiel aborda el concepto de auditoría operacional, la metodología para utilizarla, la evaluación de sistemas, el informe y la implantación y seguimiento de sugerencias; En 1989, Joaquín Rodríguez Valencia analiza los aspectos teóricos y prácticos de la auditoría administrativa, las diferencias con otra clase de auditorías, los enfoques más representativos, incluyendo su propuesta y el procedimiento para llevarla a cabo; 1994, Jack Fleitman S. incorpora conceptos fundamentales de evaluación con un enfoque profundo; muestra las fases y metodología para su aplicación, la forma de diseñar y emplear cuestionarios y cédulas, y el uso de casos prácticos para ejemplificar una aplicación específica. 2 AUDITORIA ADMINISTRATIVA 3 ITSZN 1.2 NATURALEZA Y ALCANCE DE UNA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA. Por sus características, la auditoría administrativa constituye una herramienta fundamental para impulsar el crecimiento de las organizaciones, toda vez que permite detectar en qué áreas se requiere de un estudio más profundo, qué acciones se pueden tomar para subsanar deficiencias, cómo superar obstáculos, cómo imprimir mayor cohesión al funcionamiento de dichas áreas y, sobre todo, realizar un análisis causaefecto que concilie en forma congruente los hechos con las ideas. En consecuencia, de lo anterior, es necesario establecer el marco para definir objetivos congruentes cuya cobertura encamine las tareas hacia resultados específicos. Entre los criterios más sobresalientes para lograrlo se mencionan: Control: Destinados a orientar los esfuerzos en la aplicación de la auditoría y evaluar el comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos. Productividad: Encauzan las acciones de la auditoría para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización. Organización: Determinan que el curso de la auditoría apoye la definición de la estructura, competencia, funciones y procesos a través del manejo eficaz de la delegación de autoridad y el trabajo en equipo. Servicio: Representan la manera en que la auditoría puede constatar que la organización está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativa mente con las expectativas y satisfacción de sus clientes. Calidad: Disponen que la auditoría tienda a elevar los niveles de actuación de la organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos. Cambio: Transforman la auditoría en un instrumento que hace más permeable y receptiva a la organización. Aprendizaje: Permiten que la auditoría se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora. De toma de decisiones: Traducen la puesta en práctica y los resultados de la auditoría en un sólido instrumento de soporte del proceso de gestión de la organización. Interacción: Posibilitan el manejo inteligente de la auditoría en función de la estrategia para relacionar a la organización con los competidores reales y potenciales, así como con los proveedores y clientes. Vinculación: Facilitan que la auditoría se constituya en un vínculo entre la organización y un contexto globalizado. ALCANCE DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA El área que abarca la auditoría administrativa comprende la totalidad de una organización en lo correspondiente a su estructura, niveles, relaciones y formas de actuación. Esto incluye aspectos tales como: 3 AUDITORIA ADMINISTRATIVA 4 ITSZN Naturaleza jurídica. Criterios de funcionamiento. Estilo de administración. Enfoque estratégico. Sector de actividad. Giro industrial. Ámbito de operación. Tamaño de la empresa. Número de empleados. Relaciones de coordinación. Desarrollo tecnológico. Sistemas de comunicación e información. Nivel de desempeño. Trato a clientes (internos y externos). Generación de bienes, servicios, capital y conocimiento. Sistemas de calidad. 4 AUDITORIA ADMINISTRATIVA 5 ITSZN 1.3 PRINCIPIOS DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Los principios básicos en las auditorias administrativas vienen a ser parte de la estructura teórica de ésta, por tanto, debemos recalcar tres principios fundamentales que son los siguientes: 1. SENTIDO DE LA EVALUACIÓN La auditoría administrativa no intenta evaluar la capacidad técnica de ingenieros, contadores, abogados u otros especialistas, en la ejecución de sus respectivos trabajos. Más bien se ocupa de llevará cabo un examen y evaluación de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes, es decir, personas responsables de la administración de funciones operacionales y ver si han tomado modelos pertinentes que aseguren la implantación de controles administrativos adecuados, que asegures: que la calidad del trabajo sea de acuerdo con normas establecidas, que los planes y objetivos se cumplan y que los recursos se apliquen en forma económica. 2. IMPORTANCIA DEL PROCESO DE VERIFICACIÓN Una responsabilidad de la auditoria administrativa es determinar qué es lo que sé está haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos; la practica nos indica que ello no siempre está de acuerdo con lo que él responsable del área o el supervisor piensan que está ocurriendo. Los procedimientos de auditoria administrativa respaldan técnicamente la comprobación en la observación directa, la verificación de información de terrenos, y el análisis y confirmación de datos, los cuales son necesarios e imprescindibles. 3. HABILIDAD PARA PENSAR EN TÉRMINOS ADMINISTRATIVOS El auditor administrativo, deberá ubicarse en la posición de un administrador a quien se le responsabilice de una función operacional y pensar como este lo hace (o debería hacerlo). En sí, se trata de pensar en sentido administrativo, el cual es un atributo muy importante para el auditor administrativo. 1.4 PERFIL Y RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR. EL PERFIL DEL AUDITOR: Las características de un auditor constituyen el elemento principal dentro de un proceso de auditoría, ya que sobre el auditor recaen todas las responsabilidades de la auditoria, ya sea conceptualizarla, practicarla, y además lograra todos los resultados necesarios para proponer medidas para elevar el desempeño de la organización Es recomendable apreciar algunos de los siguientes niveles de formación, referente al perfil de un auditor: Formación académica: Estudios a niveles técnicos, cualquier grado en informática, ingeniería en sistemas derecho…. 5 AUDITORIA ADMINISTRATIVA 6 ITSZN Formación Complementaria: Instrucción en la materia obtenida a lo largo de su vida profesional a través de conferencias, talleres, seminarios, foros o cursos Formación Empírica: Conocimiento resultante de la implementación de auditorías en diferentes, con o sin contar con un grado académico. HABILIDADES: Las habilidades y destrezas que pueda tener un auditor, harán que consiga desenvolverse con naturalidad dentro de su trabajo y sepa enfrentar con mayor facilidad obstáculos que se encuentre a la hora de desarrollar su trabajo. Entre esas habilidades que deben tener se pueden nombrar las siguientes: Actitud positiva Saber escuchar Mente analítica Capacidad de negociación Iniciativa Facilidad de trabajaren equipo etc…. COMPETENCIAS: La ejecución del trabajo en un auditor, puede estar destinado como auditor interno o externo. El auditor interno se encuentra como parte de la organización en gestión, y en donde tendrá un papel importante ya que deberá ser capaz de responder retos de acuerdo a la visión de la organización. En el caso de un auditor externo su participación es valiosa ya que tiene una apreciación objetiva de los hechos además de estar limitados en el tiempo de realización de la auditoria COMPORTAMIENTO DEL AUDITOR: Formación y Capacidad Profesional Independencia, Integridad y Objetividad Diligencia Profesional Responsabilidad Secreto Profesional 6 AUDITORIA ADMINISTRATIVA 7 ITSZN 1.5 INSTRUMENTOS NORMATIVOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y SU CAMPO DE ACCIÓN Son los principios fundamentales de Auditoría a los que deben enmarcarse su desempeño los auditores durante el proceso de auditoría El cumplimiento de estas normas garantiza la calidad del trabajo profesional del auditor Por su carácter general se aplican a todo el proceso del examen y se relacionan básicamente con la conducta funcional del auditor como persona humana, y regula los requisitos y aptitudes que debe reunir para actuar como auditor NORMAS GENERALES A) Entrenamiento y capacidad profesional: La Auditoria la realizará una persona que tenga una formación técnica adecuada y competencia como auditores. B) Independencia: En todos los asuntos concernientes a ella, el auditor o los auditores mantendrán su independencia de actitud mental. C) Cuidado o esmero profesional: Debe ejercerse el debido cuidado profesional al planear y efectuar la auditoria y al preparar el informe NORMAS DE EJECUCIÓN DEL TRABAJO A) Planeación y supervisión: El trabajo se planeará adecuadamente y los asistentes, si los hay, deben ser supervisados rigurosamente. B) Estudio y evaluación del control interno: Se obtendrá un conocimiento suficiente del control interno, a fin de planear la auditoría y determinar la naturaleza, el alcance y la extensión de otros procedimientos de la auditoria. C) Evidencia suficiente y competente: Se obtendrá evidencia suficiente medite la inspección, la observación y la confirmación con el fin de tener un base razonable para emitir una opinión respecto a los estados financieros NORMAS DE INFORMACIÓN O PREPARACIÓN DEL INFORME A) Aplicación de los principios de contabilidad generalmente aceptados: El informe indica si los estados financieros están presentados conforme a los principios de contabilidad generalmente aceptados. B) Consistencia: El informe especificará las circunstancias en que los principios no se observaron consistentemente en el periodo actual respecto al periodo anterior. C) Revelación suficiente: Las revelaciones informativas de los estados financieros se consideran razonablemente adecuadas, salvo que se especifique lo contrario en el informe. D) Opinión del auditor: Contendrá una expresión de opinión referente a los estados financieros tomados en conjunto o una aclaración de que no puede expresarse una opinión 7 AUDITORIA ADMINISTRATIVA 8 ITSZN LOS PROPÓSITOS EL ALCANCE Y LA APLICACIÓN DE LAS NORMAS La ejecución de un trabajo de auditoría conforme a las directrices debe organizarse y documentarse de forma apropiada con el fin de que pueda delegarse entre los colaboradores del equipo, de forma que cada uno de ellos conozca detalladamente que hacer y a que propósito se quiere llegar Los objetivos perseguidos con la planificación y el control son mejorar el nivel de eficiencia y mejora del servicio al cliente, garantizar que la auditoria se realizará adecuadamente. SECTOR PRIVADO Se utiliza tomando en cuenta la figura jurídica, objeto, tipo de estructura. En base a las siguientes características: 1. Tamaño de la empresa 2. Sector de la actividad 3. Naturaleza de sus operaciones SECTOR PÚBLICO 1. 2. 3. 4. 5. 6. Dependencia del ejecutivo federal Entidad para estatal Organismos autónomos Gobiernos de los estados Comisiones intersecretariales Mecanismos especiales 1.6 MÉTODOS PARA EL DESARROLLO DE UNA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA. METODOLOGÍA: Propósito: Cumple con la función de facilitar al auditor la identificación y el ordenamiento de la información correspondiente al registro de hechos, hallazgos, evidencias, transacciones, situaciones, argumentos y observaciones, para su examen de informe y seguimiento. • Plantación • Instrumentación • Examen • Informe • Seguimiento TÉCNICAS DE OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN Procedimiento o conjunto de reglas, normas o protocolos que tiene como objetivo obtener un resultado determinado. 8 AUDITORIA ADMINISTRATIVA 9 ITSZN Entrevistas Encuesta Cuestionario Observación Inspección de registros Diagrama de flujo Diccionario de datos Sondeo de opinión Escalas de evaluación Técnica de registro en la observación sistemática, y consiste en un conjunto de cuestionarios que el observador lleva a cabo anotando las conductas que observa. I. Planeación de la auditoría administrativa Planeación Objetivo: Determinar las acciones que se deben realizar para instrumentar la auditoria en forma secuencial y ordenada. Factores a revisar: Determinación de los factores fundamentales para el estudio de la organización con relación a el proceso administrativo y los elementos específicos que forman parte de su funcionamiento. 1.- Proceso administrativo: 9 AUDITORIA ADMINISTRATIVA 10 ITSZN 2.- Fuentes de estudio Internas o Externas, Investigación preliminar 3.- PROPUESTA TÉCNICA 4. Programa de trabajo 10 AUDITORIA ADMINISTRATIVA 11 ITSZN 5.- Diagnostico preliminar II. INSTRUMENTACIÓN 1.- RECOPILACION DE INFORMACIÓN. 2.- TECNICAS DE RECOLECCIÓN: Observación directa, acceso a redes, cédulas, cuestionarios, entrevistas. 3.- INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL: Normativa, administrativa, ubicación geográfica, mercado, estudios financieros. III. EXAMEN 1.- Propósito del examen: Aplicar las técnicas de análisis procedentes para lograr los fines propuestos en la planeación. 2.- Procedimiento: 1.- Conocer el hecho que se analiza 2.- Describir ese hecho 3.- Descomponerlo a aspectos y detalles 4.- Revisarlo críticamente 5.- Ordenar cada elemento de acuerdo al criterio de clasificación 3.- Formulación del diagnóstico administrativo El diagnóstico es un mecanismo de estudio y aprendizaje, toda vez que fundamenta y transforma las experiencias y los hechos en conocimientos administrativo. 11 AUDITORIA ADMINISTRATIVA 12 ITSZN Descripción de la organización de acuerdo con su situación actual y trayectoria histórica Elementos probatorios de la necesidad de ejercer una auditoría administrativa Nivel de aplicación del proceso administrativo Calidad de vida de la organización Alternativas de acción para elevar el desempeño organizacional Identificación de tendencias internas y externas Detección de oportunidades de mejora IV. INFORME 1.- Discusión oral de aspectos importantes 2.- Redacción del informe con los descubrimientos y recomendaciones 3.- Presentación del informe V. SEGUIMIENTO Revisión de las instalaciones Apoyo por parte de RH Conclusión de cualquier asunto pendiente Verificar informe con la gerencia Métodos de análisis Auditoría Interna y externa La Auditoría Interna pretende realizar un examen completo y constructivo de la estructura 12 AUDITORIA ADMINISTRATIVA 13 ITSZN organizativa de una empresa, institución o departamento, o de cualquier entidad y de sus métodos de operación, y velar por el empleo que le dé a sus recursos humanos y materiales. INTERNA Objetivo: Fundamental de la Auditoría Interna es descubrir deficiencias o irregularidades en alguna de las partes de las empresas examinadas, y apuntar hacia sus posibles soluciones. Su finalidad es auxiliar a la dirección para lograr que la administración sea óptima. Las funciones y servicios que presta son: • Asesorar y apoyar a los diferentes niveles en el cumplimiento efectivo de sus responsabilidades por medio de visitas a las diferentes áreas de la Compañía. • Anticipar y solucionar los problemas potenciales futuros. • Generar manuales y circulares con el fin de unificar criterios en cuanto a normas y controles de la Compañía. • Hacer el seguimiento a las recomendaciones y medidas planteadas para las diferentes tareas y sus procesos EXTERNA La contratación de un servicio de consultora externa para llevar a cabo la Auditoría ofrece los siguientes beneficios: EXPERIENCIA OBJETIVIDAD AHORRO DE GASTOS PROGRAMA DE TRABAJO INSTRUMENTACION 13
