1 BOLILLA 1 1. LAS ORGANIZACIONES Concepto: Grupo de personas vinculadas en torno al logro de fines específicos, que interactúan coordinadamente entre sí. Inclinadas por el contexto y con necesidades de información, por lo tanto es un SISTEMA ABIERTO de partes variables e interdependientes, dentro de un sistema de sociedad más amplio e inclusivo. - Son unidades sociales deliberadas, constituidas o reconstituidas para alcanzar fines específicos; desarrollando una actividad y utilizando recursos. - Las organizaciones pueden ser INFORMALES Y FORMALES (cuentan con ESTRUCTURA: organigramas, manuales, etc; DIRECCION y ADMINISTRACION) Elementos 1. Participantes: Son los individuos o personas que se encuentran dentro de ella, la cantidad es amplia y variable dependiendo del objetivo que tenga. Son esenciales y están en todas las organizaciones, ya que son los encargados de desarrollar la acción para alcanzar los objetivos. 2. Objetivos: Es la expresión concreta de los resultados que pretende alcanzar, con una perspectiva a largo plazo. Es la razón de ser de cualquier organización. Pueden ser individuales o grupales 3. Metas: Son los objetivos con una perspectiva a corto plazo, sirven para asegurar la acción. 4. Actividades: Necesarias para lograr los objetivos fijados. Pueden ser operativas (Pn, Comerc, finanzas, etc); administrativos (control, archivo 5. ); social (interacción con el medio); entre otras. 6. Recursos: son necesarios para poder desarrollar las actividades y lograr los objetivos. Pueden ser: materiales, tecnológicos, económicos, etc. CLASIFICACIÓN Según el punto de vista jurídico: (entes capaces de contraer derechos y obligaciones) 1. Persona visible o física: entes naturales. 2. Persona de existencia ideal: ORGANIZACIONES. Según su finalidad económica 1. Sin fines de lucro: Su objetivo es el bien común y el mejoramiento de la calidad de vida social. Pertenecen al sector no lucrativo. 2. Con fines de lucro: Su objetivo es el reparto de los excedentes entre sus socios. Realizan actos onerosos con propósito de lucro a través del desarrollo de una actividad económica determinada. Pertenecen al sector lucrativo. Son conocidas como empresas. Según la posibilidad y necesidad de su existencia 1. - Posible: sociedades comerciales, club deportivo,sanatorios, etc 2. - Necesaria: el Estado, escuelas públicas, hospitales, etc 1 2 1. 2. 1. 2. 3. 1. 2. 3. Según los objetivos - De producción: el objetivos es la producción de bienes y servicios para satisfacer a las unidades de consumo. Ej: comerciales, industriales, financieras. - De consumo: el objetivo es la utilización de los bienes y servicios económicos. Ej: familias, asociaciones civiles y culturales, etc. Según su tamaño - Pequeñas: no mas de 50 empleados. - Medianas: entre 50 y 250 empleados. - Grandes: mas de 250 empleados. Según propiedad del capital - Públicas: Organizaciones del Estado - Privadas: pertenecen a entes particulares - Mixtas: Organizaciones de propiedad del Estado y entes privados. NIVELES JERÁRQUICOS Y DIVISIONES HORIZONTALES Todas las organizaciones cuentan en forma explícita o implícita con cierto esquema de jerarquías y atribuciones asignadas a los miembros de la misma. La estructura orgánica es el esquema de jerarquización y de división de las funciones de una organización. La estructura consiste en una determinada disposición, arreglo u ordenamiento de los recursos organizacionales de tal manera que le posibilite el adecuado cumplimiento de las funciones para así lograr los objetivos perseguidos. Es necesario que la estructura deba adaptarse a los cambios que se van produciendo. La estructura del ente se visualiza en el organigrama y en el manual de funciones. El contexto cambiante fue incrementando el tamaño de las organizaciones. Ello redundó en la división del Trabajo, la informatización redujo el plantel de las organizaciones y fijó nuevas capacidades. La división del trabajo se efectúa de dos formas: División vertical: Niveles de jerarquía y autoridad. 1. Nivel político, superior o directivo: Es el máximo nivel de la organización, por lo tanto tiene la máxima responsabilidad. Se encarga de fijar los objetivos, políticas, programas y normas; de tomar decisiones a largo plazo. Es responsable de la conducción global de la organización y del planeamiento estratégico. También determina la relación de la organización con el entorno y su integración al mismo. Los órganos de este nivel son: Gerencia general, directorio, asamblea de accionistas, dueño. 2. Nivel intermedio, táctico o administrativo: En este nivel se fijan las responsabilidades y los planes de acción en base a la estrategia fijada en el nivel superior. Se privilegia la división del trabajo y la especialización. Son intermediarios entre los niveles superiores y operativos. La actividad básica es planear, gestionar y controlar un área específica de una organización y no ella como un todo. Los órganos de este nivel son: Gerente del sector, Director del área, Supervisores, etc. 3. Nivel operativo o inferior: En este nivel se llevan a cabo actividades específicas, es decir, donde las tareas son ejecutadas y las operaciones realizadas. Hay participación activa de operarios y empleados. Se efectúan tareas concretas. Es el nivel más dinámico, ya que realiza las actividades que producirán los resultados de la organización, y la base de la organización. Este nivel se da en sentido físico cuando la actividad se refiere a la transformación de insumos; y en sentido administrativo cuando se orienta a la producción de la información. 2 3 División horizontal: en funciones de las actividades. 1. Agrupamiento funcional: Consiste en el agrupamiento de actividades homogéneas conforme el conocimiento y habilidades requeridas para la tarea de: comercialización, producción, finanzas personal, etc 2. Agrupamiento por producto, propósito u objetivo: consiste en el agrupamiento de las actividades que se relacionan con un mismo producto. Ocurre cuando los bienes son altamente diferenciados. Ej: empresas ganaderas No existe una organización modelo. Coexisten los dos tipos de divisiones y cada organización se organiza de acuerdo a sus necesidades y posibilidades. 2. EMPRESAS S/ La ley de Contrato de Trabajo art. 5: Se entiende como EMPRESA: la “ORGANIZACIÓN instrumental de medios personales, materiales e inmateriales, ordenados bajo una dirección para el logro de fines económicos o benéficos.” Podemos caracterizarla diciendo que es: ● ● ● ● Una organización dedicada a los negocios, que desarrolla actividad economica. Organización económica, competitiva, social, política y cultural. Puede ser unipersonal o sociedades. Es un SISTEMA: complejo, dinamico, social, abierto en multiple interpretaciones. FIJAR OBJETIVOS es esencial para el exito de una empresa, estos establecen un curso a seguir y: 1. 2. 3. 4. 5. Permite enfocar esfuerzos hacia una misma direccion. Son guia para la formulacion de estrategias y asignacion de recursos. Sirve de base para la realización de tareas y actividades. Permite evaluar resultados, al comparar con los objetivos propuestos. Disminuye la incertidumbre. OBJETIVOS: ● ● PRINCIPALES: Rentabilidad, Maximizar Resultados, Mayor Participacion en el Mercado, Supervivencia. OTROS: Prestigio y Poder, Estabilidad para la empresa en Marcha, Servicio a la comunidad, Cuidado del medio ambiente. PYMES (Ley 24467) art 83. pequeñas empresas: es aquella que reúne las siguientes condiciones: ● ● su plantel no supera los 40 trabajadores. Cuentan con escaso material, insumo e infraestructura, poco personal, reducida división y especialización del trabajo. Manejan poca información. 3 4 ● Tienen una facturación anual que variará de acuerdo a la actividad (comercial, industrial, de servicios agropecuarios). Medianas empresas: Su plantel va de los 50 a 250 trabajadores. Existe una mayor división y especialización del trabajo; inversión e infraestructura mayor, la información que circula también es mayor. Características - - Existen todas las funciones Participación familiar en el gerenciamiento Capital de reducida envergadura La dirección es poco profesional El titular concentra todas las tareas La toma de decisiones está centralizada Cantidad limitada de personal en relación de dependencia, y en general poco calificada. Generalmente las tareas operativas repetitivas se realizan dentro de la empresa, c on personal en relación de dependencia y las tareas contables en un estudio independiente para abaratar los costos Contabilidad atrasada Pocas fuentes de ingresos Controles internos limitados y la administración con frecuencia los desconoce Altamente dependientes de proveedores locales. Implica mayores costos y menor calidad en los productos Sus clientes suelen ser grandes empresas que imponen a las PYMES su poder de negociación. Generan un porcentaje significativo de puestos de trabajo a nivel país. El SIC de una PYME tiene iguales elementos, tareas y la misma finalidad que para las grandes empresas. La diferencia radica en la cantidad de información contable a suministrar y la cantidad de recursos económicos y humanos con que dispone. En términos generales las normativas establecen parámetros basados en aspectos: Cuantitativos (cantidad de empleados, totales de ventas, patrimonio neto) y Cualitativos (propiedad del capital, si realiza ofertas públicas de acciones, etc). S/NORMAS CONTABLES PROFESIONALES: ARGENTINAS 1. RT 17: optativa para entes pequeños y obligatorias para los que no califiquen como tal y no apliquen las NIIF o NIIF PARA PYMES. 2. RT 41: optativa para entes pequeños. El objetivo de las RT 17 Y 41, es determinar el alcance de aplicación de las normas según el tamaño de la empresa. Los llama EP y EM las tipifica como aquellas que: I. II. III. IV. No hagan oferta pública de sus acciones. No realicen operaciones de capitalización, ahorro o de dinero público. No esté vinculada a una empresa que si las haga. Cierto importe de ventas: diferencia entre EP y EM s/supere o no los 15.000.00 ( valor base y hasta 75.000.000 para EM). 4 5 PROCESO Es un conjunto de fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación artificial En las organizaciones tenemos procesos vinculados al funcionamiento de la misma: Proceso administrativo y Proceso contable. 1. PROCESO ADMINISTRATIVO Administrar: consiste en combinar de la mejor manera todos los elementos que integran a la organización para el logro de sus objetivos. Es el proceso por el cual se pueden lograr ciertos objetivos, utilizando y coordinando el esfuerzo del grupo social y optimizando el uso de los recursos con que se cuenta en función de los resultados esperados. (Marin-bisordi) Es un conjunto de funciones y actividades que se desarrollan en una organización orientado al logro de los fines y objetivos. Consiste en tres etapas - - - Proceso decisorio: implica identificar problemas y oportunidades, considerando los posibles cursos de acción para resolver los problemas y aprovechar las oportunidades y seleccionando aquel o aquellos que respondan al cumplimiento de las metas propuestas. Se vincula con las actividades de planear, organizar y dirigir. Pasos para la toma de decisiones: Detectar el problema Analizar y definir el problema Fijar los objetivos Buscar las alternativas o cursos de acción Evaluar y comparar las alternativas Seleccionar la alternativa que se considera la mejor Implementar, ejecutar la alternativa. Gestión: Consiste en ejecutar la acción seleccionada generando resultados en la empresa. Implica desarrollar la actividad utilizando los recursos con los que cuenta la empresa para alcanzar sus objetivos. Implica actuar conforme a lo establecido por el órgano volitivo. Control: Es un proceso dinámico y continuo que consiste en determinar el resultado de la acción comparando con los planes y objetivos fijados. Comprobar si las acciones se desarrollan conforme a lo planeado y organizado. Medir los progresos obtenidos hacia los objetivos previstos. 5 6 Detectar desvíos, deficiencias y errores (causas y responsabilidades) y hacer las modificaciones necesarias. Analizar e informar las razones de los desvíos. El proceso de control puede ser analizado en sus dos modalidades: ● Control de gestión: Se basa en la asignación de responsabilidades para la ejecución de las tareas, con miras al cumplimiento de los objetivos de la empresa. Su desarrollo requiere: o Determinar el grado de cumplimiento de las diferentes gerencias. o Detectar desvíos acaecidos a través de la medición. o Control de los resultados, determinando el origen y la causa de las desviaciones. o Permitir ajustes y correcciones que pudiesen corresponder. Es un control activo que posibilita corregir las desviaciones sobre la marcha, a través del mismo es posible determinar la sensatez de las políticas, y las estrategias, la validez de los planes, programas y presupuestos y la eficacia de la estructura organizacional de los sistemas y de las decisiones. ● Control patrimonial: Utiliza la información emitida por el SIC, información cuantitativa acerca del patrimonio inicial y de las operaciones y hechos que lo modificaron, a los efectos de facilitar la toma de decisiones y para la vigilancia de los recursos y erogaciones del ente, y de aquellos bienes de terceros en poder del mismo. Se erige como una herramienta de control a ser utilizada como punto de referencia de un proceso de comparación con la existencia de recursos y obligaciones representativas de la realidad patrimonial, económica y financiera del ente. La información que surge como resultado del proceso de control, realimenta a los procesos decisorios futuros, al ser la base de nuevas decisiones, y la rectificación y prevención. Se da por consiguiente un proceso de retroalimentación ( basado en un sistema de información) que entrelaza todas las etapas del proceso administrativo. EL PROCESO DECISORIO Y LA INFORMACIÓN Es un proceso de selección de alternativas, existen elementos a tener en cuenta en el mismo: información, objetivos, alternativas, contextos, restricciones, resultados, criterio de selección. Para tomar buenas decisiones hay que tener buena información. La información surge como resultado del proceso de control, se realimenta a los procesos decisorios futuros al ser la base, tanto de nuevas decisiones como de decisiones referidas a la rectificación y prevención. Aspectos claves de la información: - Puede referirse al ente con el contexto en el que interactúa Se presenta bajo una forma comunicable Es útil para la toma de decisiones Disminuye la incertidumbre Para el proceso administrativo tiene mucha significancia la existencia de un adecuado sistema de información que permita reducir la incertidumbre, y en consecuencia, minimizar los riesgos, también las organizaciones se vinculan con el contexto a través de ellos. 6 7 Se trata de un proceso continuo que mide todas y cada una de las tareas de la organización en cada uno de sus niveles, por lo que necesariamente habrá que contar con informes que contengan referencias cualitativas y cuantitativas, que permitan tomar decisiones oportunas y eficaces. La información es un recurso utilizado por todos los integrantes de la organización, pero el grado de detalle con que debe proveerse la información a los distintos niveles de la estructura organizativa se incrementa de arriba hacia abajo, cuanto más alto es el nivel, la información será más sintética y completa porque se requiere información resumida que muestre resultados globales y tendencias, dándoles una visión integral de la empresa. La información debe ser: - Oportuna: se debe emitir en tiempo y lugar requerido por los usuarios Clara: de fácil comprensión Precisa: debe acercarse lo máximo posible a lo que se quiere Confiable: debe permitir tomar decisiones adecuadas y correctas Comparable: debe permitir confrontar los datos Veraz: verdadera Útil: debe servir para reducir la incertidumbre 3. EL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y LA CONTABILIDAD Sistema: Conjunto de elementos interrelacionados de modo tal que producen un resultado superior a la simple agregación de elementos y distinto de ella. Los sistemas son entes complejos que interactúan vinculados por la estructura (le da coherencia al sistema; no existe sistema sin estructura y en una organización esta se visualiza en el organigrama). Componentes del sistema: ● ● ● Elementos varios (recursos) Relacion entre los elementos ( a través de la información) Objetivos (elemento que los une como sistema es decir brindar información) Hay que tener en cuenta: A. Las relaciones entre los sistemas y subsistemas. B. Las CONEXIONES entre el sistema y el ambiente ( contexto). C. EXISTE siempre en un Sistema una jerarquía de subsistemas; para asegurar: 1. El funcionamiento eficiente; 2. Distintos grados de análisis de la información: cada subsistema se integra en el sistema de mayor jerarquía. D. Cada subsistema encara la identificacion y solucion de problemas como un todo: ENFOQUE SISTEMICO. SISTEMAS DE INFORMACIÓN: 7 8 “Conjunto de recursos: humanos, materiales, financieros, tecnológicos, normativos y metodológicos, organizado para brindar, a quienes operan y a quienes adoptan decisiones en una organización, la información que requieren para desarrollar sus respectivas funciones”. La información es un recurso, y como tal es administrable, agotable y se puede tornar obsoleto. ➢ Los sistemas de información se construyen para atender necesidades proyectadas de hoy hacia el futuro. ➢ Los sistemas de información siempre existen en forma subyacente y superpuestas con el sistema administrativo. ➢ Es un conjunto de partes interrelacionadas, entre si, cuyo objetivo justamente es brindar INFORMACIÓN. ➢ EL SIC se estructura descentralizando en subsistemas, que luego centralizan la información de contabilidad general. ➢ El objetivo se cumple cuando la información que produce es utilizada en la toma de decisiones. SIC : SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE es un subsistema del SISTEMA DE INFORMACIÓN de la organización que brinda datos procesados para la toma de decisiones y control de gestión. Esquema de los sistemas de información 8 9 sistemas de información Sist. de Inf. Internos SIC Financiera Sist. de Inf. Externos Otros Sist. de Inf. sirve para Decisiones La información financiera: es la comunicación de sucesos relacionados con la obtención y aplicación de recursos materiales expresados en unidades monetarias Control como SIC: Captura, Procesa, Guarda, Distribuye DATOS ● ● ● (Letra, símbolo, número, etc) Que describe hechos u acontecimientos ocurridos; es la materia prima de la obtencion de informacion; Se ubica en la entrada del proceso; No necesariamente es información. 9 10 Captación de Originado s fuera de la organizaci ón provenient es del Orige n de los DAT OS Originados dentro de la De transaccio Por hechos generan resultados -Cambio de tasa -Impuestos -Quiebra de generan resultados TRANSAC generan resultados -Partes de producción Crecimient o vegetativo - Clasificación de los datos ● ● 1. S/ su contenido: Procesables No procesables 2.S/su origen ● ● Originados fuera del ente: A. Del contexto ( no transaccionales), lo que pueden ser con o sin efecto patrimonial. B. Por transacciones con terceros. Originados dentro del ente: A. Pueden ser: TRANSACCIONALES O NO TRANSACCIONALES LA INFORMACIÓN Es el conocimiento previo que fundamenta la razón para optar por una de varias alternativas que se disponen. Es decir aporta al decidir un conocimiento nuevo y útil para la toma de decisiones. Son el resultado del procesamiento de los datos y tienen para el usuario valor al reducir la incertidumbre en la decisión. Tiene idea de utilidad, de lo contrario sería simplemente un dato. Cualidades de la información: 10 11 Para cumplir el requisito de la utilidad: -PERTINENTE- CONFIABLE- ÍNTEGRA- CLARA( fácil comprensión). El cumplimiento armónico de las cualidades le da a la información contable las características de UTILIDAD Y OPORTUNIDAD. LA CONTABILIDAD COMO SISTEMA DE CONTROL El SIC brinda el producto final del proceso contable, denominado “información financiera” - informes- con destino a quien pueda decidir, quien efectuará el análisis, control y toma de decisiones. ¿Que inf. brinda el SIC? - FINANCIERA. ¿Para que sirve? - ORIENTACIONES PARA DECISIONES Y CONTROL. ¿Como?- CAPTURA, PROCESA, GUARDA Y DISTRIBUYE. CONTROL: Los DATOS contables colaboran con la organización para la gestión a ejecutar dos niveles de control: A. Control operativo B. Control de gestión. El control compara la actuación real con la prevista y marca los desvíos para corregir la acción, o bien rever las decisiones y planes. Es un proceso DINÁMICO Y CONTINUO. EL CONTEXTO: Es el conjunto de elementos demográficos, sociales, económicos, políticos, culturales, tecnológicos, ecológicos, educativos, que coexisten con la organización, influyendo en ella y en los individuos que la componen. Límites dentro de los cuales se moviliza la organización. La ORGANIZACIÓN se halla inserta en un medio, por eso es un sistema abierto, afectado por el contexto social. Conceptos a tener en cuenta: Ciclo Operativo: conjunto de operaciones básicas que debe realizar la organización para lograr los objetivos y metas propuestas. Proceso: Conjunto de fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación artificial. Todo proceso tiene un sentido de continuidad. Enfoque sistémico: Consiste en realizar una abstracción conceptual de la realidad de un organización como si fuera un sistema cuyo objetivo es informar sobre la situación patrimonial, económica y financiera, y para ello utiliza un proceso contable cuyo producto final serán los informes contable. 11 12 BOLILLA 2: EL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE ENFOQUE SISTÉMICO Concepto: Es el proceso de abstracción que utiliza la disciplina contable para ver a una organización como un sistema e informar de ella su situación patrimonial, económica y financiera. 12 13 Contabilidad con enfoque sistémico: Es un conjunto de elementos que se combinan de forma interdependiente e interrelacionada, para alcanzar el objetivo fundamental de obtener información financiera, útil para la toma de decisiones y el control. - Interdependencia: el comportamiento de una de las partes depende del comportamiento de las otras. Interrelación: todas las partes del sistema se relacionan entre sí para lograr un fin en común Interacción: el comportamiento de una de las partes influye en el comportamiento de las otras, y por ende, en el conjunto o sistema. Dato e información con enfoque sistémico Con enfoque sistémico contable, hay una diferencia sustancial entre dato e información, y dependerá de su ubicación en el subsistema: - Dato: si se ubica en la entrada de un sistema de menor jerarquía Información: si se encuentra en la salida del mismo. La información siempre tiene incorporado el procesamiento del dato. TEORIA CONTABLE: Conjunto de principios, reglas, criterios, postulados, normas y técnicas que rigen la contabilidad. Su objetivo es producir información. Se divide en TEORÍA DOCTRINARIA Y NORMATIVA. La contabilidad persigue como objetivo la obtención de información financiera, pero para ello es preciso ORGANIZAR el sistema a través del cual sea posible organizar los datos ya desde su captación. Función, departamento y subsistema contable La contabilidad se integra en la administración de la organización relacionándose con todas las funciones operativas, las cuales suministrarán datos procesables para el SIC. Función: Son varias y en gran medida comunes de cualquier organización. Corresponde a las tareas básicas (cobrar, pagar, vender, comprar) y el resto de las funciones que se derivan de ellas. Existen independientemente de la dimensión de la organización. Son las que se dirigen al logro de los fines organizacionales, razón de su constitución. Se vinculan con el SIC solo en la porción que afecte al patrimonio y los resultados del ente. Subsistema Contable: Representación de las funciones operativas por parte del SIC, donde fluye información contable, a partir de una exteriorización de variación patrimonial o información cualitativa de interés, en otras palabras, se visualiza al ente como si fuera un sistema, con partes, actividades y con un fin determinado que es generar información útil para la toma de decisiones y el control. Son sistemas menores que utiliza el enfoque sistémico contable para representar la organización. Los subsistemas contables se vinculan solo con información contable. La información contable fluye de subsistemas contables al Sistema de Contabilidad General (sistema de jerarquía mayor). La separación en subsistemas contables no siempre será acompañada en paralelo por la estructura organizativa, la cual se vincula a la función operativa. Estructura Organizativa (Departamentos): Es la forma en la que se organiza la pirámide de decisiones y actividades de un ente. Está afectada por la dimensión del ente, dispersión geográfica, actividad. Se relaciona con la distribución de funciones y autoridades, cuestiones ajenas al SIC. 13 14 Al hablar de departamento, nos estamos refiriendo a la estructura organizativa del ente. Su existencia va a depender de las necesidades que tenga la empresa de departamentalizar las diferentes funciones, siempre y cuando el tamaño lo permita. Departamentalización: es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas con base en la similitud. Departamento contable: Es el que en la estructura tiene como tarea operativa la sistematización, desarrollar el proceso contable y emisión de informes contables diversos. Diferencias: las funciones siempre existen en una organización por ser las actividades que siempre desarrolla una organización sin importar su tamaño, sin embargo, los subsistemas van a depender de que exista un SIC, y por ultimo los departamentos, la estructura organizativa, si va a depender del tamaño y las dimensiones de la organización por estar vinculado con la distribución de funciones y autoridades. Vinculación operativa y contable entre funciones y subsistemas La vinculación hace referencia al in-put (entrada) y out-put (salida) de información entre dos elementos. La vinculación se puede dar: - Entre funciones: corresponde a cualquier tipo de información. Son siempre bidireccionales, es decir, que la información va y vuelve por la misma ruta Entre subsistemas: corresponde a información netamente contable. Son siempre unidireccionales, es decir, que la información va de cualquier subsistema hacia el subsistema Contabilidad General. No se vinculan los subsistemas contables entre si. Contabilidad General recibe información contable de los subsistemas contables y, dentro de ella, por reconocimientos contables que no son consecuencia de subsistemas, sino que nacen por ejemplo del proncipio de lo devengado como ser las periodificaciones contables. La vinculación puede llevarse a cabo por un medio físico, como ser una minuta contable, comprobante tradicional, o bien, por un medio no físico que es cuando utiliza medios PED, es decir, que la integración es automática por medio de un software. La vinculación del SIC puede tener una doble vía: - - Vinculación interna: es la que se da con el fluir de información y datos entre los subsistemas y el subsistema de Contabilidad General, el cual concentra, procesa y emite información útil para la toma de decisiones y el control a través de los diferentes informes que puede generar. Vinculación externa: Esta vinculación se da cuando el SIC obtiene información o datos del contexto. Ejemplo: índices de las variaciones de precios, cotizaciones de los bienes, tasa de interés, etc. 2. EL PROCESO CONTABLE Concepto: Conjunto de fases a través de las cuales el sistema contable obtiene y comprueba información básicamente de índole financiera. Serie de pasos sucesivos en forma continua a fin de obtener información contable procesada que desarrolla la organización para el logro de sus fines. Para que pueda ejecutarse debe contar previamente con un sistema contable adecuado. La contabilidad logra su objetivo de obtención de información a través de una serie de fases que integrar ese proceso contable. Los elementos utilizados para la ejecución del proceso, serán los seleccionados y puestos en uso en la sistematización. 14 15 PREMISAS BASICAS: los aspectos sobre los que se estructura el SIC son: 1. Registración por el Sistema de la Partida Doble: este sistema parte de la ecuación patrimonial (ACTIVO=PASIVO+PATRIMONIO NETO), y se basa en las siguientes convenciones contables: a. los hechos con efecto patrimonial se registran en asientos en los cuales intervienen 2 o más cuentas, b. los importes anotados en el debe se llaman débitos o cargas y los anotados en el haber se llaman créditos o abonos, c. en cada asiento los totales debitados y acreditados, deben coincidir, manteniendo la igualdad patrimonial, d. en todo momento el total de los saldos deudores debe ser igual al total de los saldos acreedores, e. el total de las sumas deudoras debe ser igual al total de las sumas acreedoras, f. las diferencias entre las sumas deudoras y acreedoras se llaman SALDOS. El saldo deudor se da cuando la suma deudora es mayor que la suma acreedora y el saldo acreedor se da cuando la suma acreedora es mayor que la suma deudora. Y si la suma deudora coincide con la suma acreedora la cuenta esta saldada. Es el método balanceante que permite mantener la igualdad contable fundamental cualquiera fueran los cambios (cuali-cuantitativos) que pudieran producirse en cada uno de sus elementos. 2. Imputaciones Contables conforme al Principio de lo Devengado: “los efectos patrimoniales y otros hechos deben reconocerse en el periodo en que ocurren, con independencia del momento en el cual se produjeran los egresos e ingresos de fondos relacionados, o sea sin interesar si han generado cobros o pagos”. Concepto restringido: Es el conjunto de fases a través de las cuales el sistema contable obtiene y comprueba información básicamente de índole financiera. Comprende el proceso contable propiamente dicho en sus tres etapas. a. Captación de datos: Representativa de los hechos y operaciones que afectan a la realidad del ente, identificación, análisis y selección de aquellas operaciones y hechos sustentados por documentación respaldatoria y que provoquen variaciones patrimoniales ciertas y/o contingentes y si fuese necesario y posible, asignación de valor correspondiente. Los datos que el sistema contable deba captar son los originados en: ⮚ Transacciones con terceros (comprar, vender, pagar, cobrar) ⮚ Hechos internos de la empresa: emanados por la organización, comprobantes de uso y origen interno. Ej: parte de producción, remitos internos, etc. ⮚ Hechos externos del contexto sobre los cuales la empresa no puede influir ni controlar. Ej: inflación, nuevo impuesto, etc. Es importante analizar los comprobantes y determinar los que producen variación patrimonial objetivamente medibles y verificables; ya que son los que pasan a la segunda etapa, los demás se archivan a la espera de nueva información. ⮚ Elementos materiales: formulario, comprobante. Datos del contexto ⮚ Acciones: - identificación (captación) de los formularios - análisis de los datos para determinar su efecto patrimonial – control de entrada 15 16 Control de entrada: - definición previa de los mecanismos de control (prenumeración correlativa) - emisión de constancia de cumplimiento de los controles realizados. b. Procesamiento contable: se traduce en ⮚ Clasificaciones por grupos homogéneos o por lote (s/ criterio adoptado en la sistematización) ⮚ Registración de las variaciones patrimoniales identificadas (en forma: computarizada-manual; cronológica; por operación; por tema) (DG-MG-Auxs.) ⮚ Determinación de nuevos saldos. ⮚ Almacenamiento de la información procesada: se ejecutan en los mismos comprobantes y en los registros. ⮚ Archivo de la documentación procesada: de acuerdo con alguna clasificación predeterminada y descripta en el SIC. ⮚ Elaboración de balance de comprobación de sumas y saldos del mayor general y de los balances de comprobación de mayores auxiliares. ⮚ Control y comprobación de la veracidad de los saldos representativos de cada partida que integran el patrimonio del ente ⮚ Aplicación de criterios de medición y valuación y determinando ajustes que podrían resultar de dicha aplicación. ⮚ Confección del cuadro comparativo prebalance. Elementos materiales: Medios de registración: manuales o electrónicos. Cuentas: plan de cuentas, codificación y manual de cuentas. Registros: principales y auxiliares. Acciones: clasificación de los datos. registración. calculo de totales y saldos. almacenamiento. Control de procesamiento. Control de procesamiento: - Verificar los montos contabilizados, su concordancia y coincidencia de los importes debitados y acreditados. - Verificar las conciliaciones bancarias, arqueos, liquidaciones de sueldos, etc - Control cruzado pertinente. - Verificar que los saldos estén actualizados c. Elaboración de informes útiles para la toma de decisiones y el control el sistema debe suministrar periódicamente, como cierre del proceso, información para la gestión y los terceros interesados en el ente, la periodicidad y cantidad de información a emitir adquiere características diferentes según se trate de usuarios internos o externos. En esta etapa se debe: 16 17 - Preparar y ordenar toda la información contable procesada Realizar los ajustes necesarios y registrarlos Exposición de la información contable: a través de distintos informes (internos y externos). La información debe ser actual, exacta y verificable. ⮚ Elementos materiales: ● soportes de salidas de la información. ● hoja de trabajo, prebalance, cuadro constructivo ● Informes de gestión. ● EECC. ⮚ Acciones: ● Preparación y ordenamiento de la información contable procesada. ● Obtención de la correcta apropiación de los elementos patrimoniales, en función de la pauta de devengamiento ● Ajustes ● Control de salida Exposición de la información contable Controles de salida - Razonabilidad de los saldos (veracidad y consistencia de los mismos) - Que las cuentas de movimiento estén canceladas o con saldo cero - Que los saldos estén actualizados Concepto amplio: Comprende a la sistematización y al proceso contable. Debe contar con un sistema de información contable organizado como requisito previo y condicionante al logro de sus fines. (ver sistematización en punto 3). ELEMENTOS DEL PROCESO CONTABLE: Con un enfoque sistémico en el sistema contable encontraremos: Elementos -> Actividad -> objetivos -> Interrelaciones. Elemento humano: es el elemento que desarrolla la acción, lo constituyen las personas que realizan las diferentes tareas o funciones y se encuentran presente en todas las etapas del proceso con diferente importancia relativa y capacidades relativas. Están en todas las etapas del proceso contable y donde se desarrolla la acción requieren distintas capacidades y se relaciona en forma directa con los diversos trabajos asignados. En los casos de usos de medio electrónicos, el procesamiento matemático lo realiza el equipo; pero el análisis y la carga física de datos la realiza el hombre. Elementos materiales: pueden ser relativos, dinámicos y permanentes. Son los soportes de la información. Estos son: ● Cuentas, plan de cuentas, manual de cuentas. ● Registros contables: principales y auxiliares. ● Comprobantes y formularios. ● Borradores de asientos. ● Sistemas de registración: directo o indirecto ● Medio de registración: manual o electrónico ● Normas contables Elementos de control: sirve en los 3 momentos, en las 3 etapas del proceso contable: 1. control de entrada: asegurar que el sistema capte los datos necesarios. 17 18 2. control de procesamiento: que el procesamiento de los comprobantes haya sido correcto. 3. control de salida: que los saldos periódicos sean correctos Modelos de informes: de acuerdo para los distintos destinatarios y sus necesidades diseñar los distintos modelos: ● tipo de información que contienen (sintético/detallada). ● nivel de confiabilidad alta, media y baja. ● periodicidad (periódicos o eventuales). ● destinatarios de los informes (nivel gerencial, medio, directivo) (externo o interno). ● fuente de información de la cual busca datos para generarla (SIC u otro subsistema de información). Sistema de Información bien diseñado Ocurre cuando ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo/beneficio. Control: debe darse a la administración información para el control de las operaciones: los métodos y procedimientos que deben existir para autorizar las operaciones, proteger activos y asegurar la exactitud de sus registros contables. Compatibilidad: el SIC en funcionamiento debe operar sin generar problemas con la estructura, el personal, y las características de la organización. SISTEMATIZACIÓN Es el proceso que busca ordenar, organizar y conectar en forma optima los elementos de la organización para ponerlo en funcionamiento y lograr obtener en forma eficiente y efectiva los objetivos para los cuales fue creada la organización. Es la fase inicial del proceso general del sistema contable (en sentido amplio). La sistematización implica el establecimiento de un sistema de información financiera. Sistematización contable: es la fase del proceso contable que establece y pone en funcionamiento el sistema de información financiera de una organización. La sistematización es la fase inicial del proceso contable, en la cual se organizan los elementos del Sistema Contable para que este alcance su objetivo, que es brindar información útil para la toma de decisiones y el control (implica la organización del SIC). La sistematización implica el establecimiento de un sistema de información financiera, para lo cual es necesario seleccionarlo, diseñarlo e instalarlo Consta de tres etapas: - Selección - Diseño - Implementación 1. Selección: consiste en elegir los elementos, procedimientos y métodos que de acuerdo con las circunstancias resulten más adecuados para el ente. Hay que tener en cuenta: 1. conocimiento de la entidad económica: a. características, marco legal – laboral, conocimiento particular del negocio, tamaño y forma. b. Actividad de la entidad. c. Inspección geográfica y grado de descentralización. 2. elección de procedimientos para procesar datos: a. método de registración. b. medio de registración. 3. elección del sistema de registración. 4. elección del método de costeo. Etapas de la selección: 18 19 a. Planificación: implica pensar antes de actuar, seleccionar las tareas y como ejecutarlas en forma organizada de modo de poder anticipar razonablemente los resultados futuros, que serán los buscados. b. Investigación: verificar el efecto sinérgico entre los sistemas. c. Análisis de toda la planificación e investigación. ● Diseño: es aquella en la que se define cuestiones referentes a: a. Cuentas, plan de cuentas, codificación, centro de costo. b. Documentos fuentes: internos y externos, virtuales o impresos. c. Registros contables. d. Diseño de políticas contables, procedimientos de control interno contable. e. Guía de procesamiento contable y operativo. f. Sistema de archivo para recupero de información. g. Sistema de control interno. h. Determinar los informes a presentar. ● Instalación: es la etapa donde se pone en actividad los distintos elementos seleccionados y diseñados con anterioridad, de acuerdo a las pautas fijadas. Una vez que están todos los elementos listos para trabajar para el objetivo del SIC se pone en marcha el proceso contable, luego surgirán ajustes, nuevas necesidades de información, etc. En síntesis, implantado el sistema viene la retroalimentación o registro de la información que proporcione a quienes la utilizan para que pueda analizarla y mejorar el sistema. Distinguimos: a. Aprobación del sistema diseñado. b. Instalación del sistema diseñado. c. Adquisición de recursos humanos y materiales necesarios. d. Entrenamiento del personal, seguimiento, el contador o el que le vendió el soft. e. Puesta en funcionamiento y adecuaciones posteriores. ROL QUE CUMPLEN LOS RECURSOS HUMANOS: según Fowler Newton, existen 4 tipos de tareas a cumplir por los recursos humanos: ❖ Tareas tipo uno: (no rutinarias) son las tareas contables originadas en situaciones no habituales, de difícil repetición. No se justifica su programación anticipada y por ello demanda en cada caso un análisis específico. Ej.: diseño de los comprobantes en una organización. ❖ Tareas tipo dos: son aquellas que admiten programación previa de instrucciones para la ejecución, pero estas instrucciones no significan la mecanización en la ejecución. Ej.: realización de análisis de cuentas y conciliaciones. ❖ Tareas tipo tres: reúne simultáneamente dos característica: ⮚ Su ejecución admite programación previa a través de instrucciones para su confección (TT2). ⮚ Requiere una cuidadosa ejecución por su nivel de complejidad (TT1). Ej.: mantener los registros contables de acuerdo con las normas contables. ❖ Tarea tipo cuatro: son tareas que se caracterizan por: ⮚ Admitir progresión previa de instrucciones. ⮚ Prever algún tipo de control posterior de su ejecución. Ej.: registro contable propiamente dicho, balance de las sumas y saldos. SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE Teoría Contable La teoría contable es el conjunto de principios, reglas, criterios, postulados, normas y técnicas que rigen la contabilidad. Se divide en teoría doctrinaria y normativa. Su obetivo es producir información. 19 20 La contabilidad persigue como objetivo la obtención de información financiera, pero para ello es preciso organizar el sistema a través del cual sea posible organizar los datos ya desde su captación. Sistema de Información Contable Es el conjunto de elementos y abstracciones utilizados coordinadamente por la contabilidad para brindar información útil para la toma de decisiones y el control. Comprende los métodos, procedimientos, normas técnicas y recursos utilizados por una empresa para llevar el control de las actividades y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones. Está compuesto por subsistemas, cada uno de estos opera individualmente como un sistema en si mismo, elaborando información contable destinada al subsistema de contabilidad general (aglutinador). El SIC está ubicado dentro del sistema de información interno del ente. Funciones básicas del SIC - Interpretar y registrar los efectos de las transacciones del negocio Clasificar los efectos de transacciones similares de tal forma que permita la determinación de totales y subtotales de utilidad para la gerencia y utilizados por la contabilidad. Resume y transmite la información contenida en el sistema a quienes toman decisiones Colaborar en la producción de informes proyectados combinados con otra información. Componentes a. Elementos: ⮚ Elemento humano: ⮚ Elementos materiales, ⮚ Elementos de control, ⮚ Modelos de informes. b. Relaciones: el diseño y las capacidades varían de una organización a otra y sus dimensiones y elementos dependen del tamaño de la empresa u organización y de los requerimientos de la información. c. Objetivos: ⮚ Interpretar y registrar los efectos de las transacciones del negocio, ⮚ Clasificar los efectos de transacciones similares de tal forma que permita la determinación de totales y subtotales de utilidad para la gerencia y utilizados por la contabilidad, ⮚ Resume y transmite información contenida en el sistema a quienes toman decisiones. El objetivo principal es satisfacer las necesidades de información contable, eficientemente. RECURSOS HUMANOS Y SUS CAPACIDADES NECESARIAS: ❖ Tareas tipo uno: experiencia, responsabilidad, inteligencia, capacidad de análisis, sentido en común. ❖ Tareas tipo dos: iniciativa personal, conocimientos contables, experiencia en el análisis de cuentas y conciliaciones, capacidad de análisis lógico, responsabilidad de control. ❖ Tareas tipo tres: conocimientos contables, responsabilidad de control. ❖ Tarea tipo cuatro: experiencia, responsabilidad, si se utiliza medios PED, el operador deberá contar con conocimientos de computación. Entonces diferenciamos a las tareas en: - Tareas operativas: son aquellas que sirven para el cumplimiento del objetivo principal de la organización. No se vinculan con los elementos del SIC. - Tareas administrativas: la finalidad que tienen son dar soporte necesario a las tareas operativas. o Tareas administrativas operativas: no se encuentran vinculadas con algún elemento del SIC o Tareas administrativas contables: están vinculadas con el objetivo del SIC; por lo tanto están en relación directa con algunos de sus elementos. ▪ tareas contables de decisión: se requerirá mayor especialización, conocimientos contables en su conjunto, experiencia y conocimiento del ente. Responsable: Directorio, gerencia, jefe de contabilidad. 20 21 ▪ Tareas contables de operación: puede requerir mínimo de conocimientos contables, conocimiento del medio de registración (soft). Capacidades y actitudes: las mismas dependerán del tipo de tarea asignada, las operativas necesitan menor capacitación y la necesidad crece a medida que la complejidad de las mismas se incrementa. Tareas OPERATIVAS Tareas ADMINISTRATIVAS ● TARE AS Tareas ADMI NISTA RTIVAS CONTA BLES tarea s CON TABL ES ● ● Tareas contables DE DECISIÓN ● ● Tareas contables DE OPERACIÓN ● ● ● ● De gerencia alta No rutinarias No programadas No operativas Especiales Rutinarias programadas operativas ordinarias Consideración del ente y el Sistema Contable con un enfoque sistémico. Desde el punto de vista del enfoque sistémico, se visualiza al ente como un sistema, es decir, un todo organizado, y a cada una de sus partes como un subsistema, siendo uno de ellos el Sistema de Información General; este cuenta a su vez con Sistema de Información externo (no contable o del contexto) y un Sistema de Información Interno, cuyo subsistema es el Sistema de Información Contable (SIC), tomandolo a este como un sistema para poder hacer referencia de sus elementos, componentes. Uno de ellos es la sistematización y otro es el proceso contable, combinándose e interrelacionándose, logrando asi llegar al concepto de Proceso Contable en sentido amplio; esto es así para que la contabilidad alcance su objetivo que es brindar información útil para la toma de decisiones y el control. Sistema Contable Un sistema contable es un mecanismo formal para reunir, organizar y comunicar información financiera sobre las actividades de una organización. Comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones. Objetivo: Satisfacer las necesidades de información contable eficientemente y permitir el desarrollo del proceso contable creando la estructura para la obtención de la información. 21 22 Información contable: información patrimonial, económica y financiera. Están integrados por un conjunto de subsistemas que tienen como finalidad cumplir con las políticas, normas, principios y procedimientos, para generar información contable en cada uno de los niveles de la organización y que será utilizada por cada uno de los diferentes usuarios para poder proceder a la toma de decisiones. Características de los Sistemas Contables Las organizaciones cambian porque el contexto cambia, y/o la misma organización lo hace. Por ello para su adecuado funcionamiento los Sistemas Contables deben ser: - Flexibles - Completos - Oportunos - Sencillos y claros (en la información producida) - Confiable ANALISIS DE LOS SUBSISTEMAS El Sistema Contable está integrado por subsistemas, y cada uno de ellos tiene un objetivo previamente establecido. Son sistemas específicos que en conjunto conforman el todo (SIC). ❖ El termino subsistema denota la subdivisión de un sistema. ❖ Son los sistemas menores que utiliza el enfoque sistémico contable para representar la organización. ❖ Para el enfoque sistémico contable (ESC), un subsistema es la representación de una parte de la realidad de un ente vista desde el ojo del ESC. ❖ Podemos identificar a los subsistemas a partir de las funciones operativas básicas: comprar (subsistema de compras), vender (subsistema de ventas), producir (subsistema de producción), cobranzas – pagos (subsistema de fondos), administración de activos fijos (subsistema de activos fijos), funciones – tareas contables (subsistema de contabilidad general). También pueden referirse a sucursales. ❖ Informan sobre las variaciones patrimoniales que se producen. Sistema de información computarizado El SIC computarizado, está formado por un conjunto de elementos interrelacionados que procesan, por medio de computadoras, los datos en bruto de la información para satisfacer a los propósitos y necesidades de los usuarios, ya sean internos o externos de la organización. Deberá operar automáticamente organizando la información en una base de datos central, permitiendo alcanzar los máximos niveles de eficacia y eficiencia. Producirá estados financieros parciales y totales del período fiscal que muestran la gestión y situación patrimonial de las empresas, con opción de consolidad los estados de los procesos. PAPEL DEL PROFESIONAL DE CIENCIAS ECONOMICAS: Por profesional en ciencias económicas nos referimos principalmente al Contador Público. El rol básico es el de brindar información financiera/económica confiable, es decir, que produce y diseña la información para fines legales, como también para la toma de decisiones, el control y el buen funcionamiento de las organizaciones. Además: ❖ Participe indispensablemente del proceso de sistematización, ❖ Sea responsable de las funciones y tareas contables a ser desarrolladas en cualquier ente, ❖ Capacitado para llevar adelante la teneduría de libros contables, ❖ Habilitado para emitir opinión de los informes externos (estados contables), ❖ Control natural de todo proceso contable de un ente, ❖ Asesor contable, impositivo y financiero de cualquier organización. La información Contable es un Servicio que se materializa a través de un producto final llamado Informe Contable. 22 23 BOLILLA 3 MARCO NORMATIVO: Normas: Son reglas de conducta que nos imponen un determinado modo de obrar o de abstenernos. En términos generales pueden ser establecidas desde el propio individuo (autónomas) o fijadas independientemente del sujeto que las cumple (heterónomas). Toda norma impone un deber ser, de acuerdo con lo que la sociedad, la profesión, la empresa ve como deseable. Normas Contables: Son reglas a tener en cuenta por los profesionales en ciencias económicas en la tarea de la preparación de los informes contables. El funcionamiento del sistema de información contable reclama la creación de normas particulares de cada ente y la existencia de un interés público, justifica la presencia de normas contables legales a ser aplicadas por los emisores de la información contable de uso externo. Justificación: su existencia obedece a las necesidades de funcionamiento de los sistemas contables y la de que los usuarios obtengan información creíble y confiable. Las razones de su dictado se fundamentan en: ❖ Necesidad de asegurar mínimamente el adecuado funcionamiento de los Sistemas Contables que brindan información en seguridad de los dueños y los terceros que interactúan. ❖ La necesidad de emitir información contable que regula la cualidad de comparabilidad y uniformidad. ❖ Las normas contables son censores o puntos de referencia imprescindibles a tener en cuenta en la emisión de informes contables. “La existencia de normas es necesaria para el funcionamiento adecuado de cualquier sistema” (Fowler Newton). Así como el funcionamiento del sistema de información, del cual forma parte el subsistema contable, reclama la creación de normas contables particulares de cada ente, la existencia de un interés público justifica la presencia de normas contables legales a ser aplicadas por los emisores, para la confección de su información contable de uso externo, por otra parte, la labor de auditoria, mediante el cual se examina dicha información a los efectos de verificar su representatividad razonable de la situación económica, patrimonial y financiera del ente, hace necesaria la existencia de normas contables profesionales a ser utilizadas como punto de referencia por el profesional auditor. Fuentes posibles de las normas contables - Usos, costumbres y procesos derivados del razonamiento lógico, con consenso - Normas dictadas por organismos del Estado, con autoridad para imponerlas - Dinámica de cambios en los mercados, que demandan información útil y flexible - Formas de ordenamiento jurídico y económico - La globalización económica, las normas internacionales. Clasificación Normas Contables Legales: Solo pueden emanar del Gobierno nacional o provincial. Ej Cod. Civ. Y Com. Institucionales: emanada de organismos gubernamentales que tengan facultades legislativas delegadas. Normas Contables Normas Contables Profesionales: emitidas por organismos que regulan la actividad profesional. Ej. CPCE; FACPCE. Normas Contables Propias: son emitidas por cada organismo para su aplicación interna. Son específicas y analíticas. En general no colisionan con las profesionales. 3.2 Normas contables legales: son de cumplimento obligatorio para los entes emisores de Informes Contables. Emanan del Gobierno Nacional y Provincial por medio de leyes (Poder Legislativo), decretos (Poder Ejecutivo) y/o resoluciones (disposiciones de organismos gubernamentales que tengan facultades legislativas delegadas, requisito imprescindible para revestir el carácter de normas legales). Pueden emitir: CNV, BCRA, SSN, IGJ, INACYM, etc. Breve Reseña: dentro de las normas contables legales se encuentran: Leyes del código de civil y comercial: 23 24 ARTICULO 320.- Obligados. Excepciones. Están obligadas a llevar contabilidad todas las personas jurídicas privadas y quienes realizan una actividad económica organizada o son titulares de una empresa o establecimiento comercial, industrial, agropecuario o de servicios. Cualquier otra persona puede llevar contabilidad si solicita su inscripción y la habilitación de sus registros o la rubricación de los libros, como se establece en esta misma Sección. quedan excluidas las personas humanas que desarrollan profesiones liberales o actividades agropecuarias y conexas no ejecutadas u organizadas en forma de empresa. Se consideran conexas las actividades dirigidas a la transformación o a la enajenación de productos agropecuarios cuando están comprendidas en el ejercicio normal de tales actividades. ARTICULO 321.- Modo de llevar la contabilidad. La contabilidad debe ser llevada sobre una base uniforme de la que resulte un cuadro verídico de las actividades y de los actos que deben registrarse, de modo que se permita la individualización de las operaciones y las correspondientes cuentas acreedoras y deudoras. Los asientos deben respaldarse con la documentación respectiva, todo lo cual debe archivarse en forma metódica y que permita su localización y consulta. ARTICULO 322.- Registros indispensables. Son registros indispensables, los siguientes: diario; inventario y balances; aquellos que corresponden a una adecuada integración de un sistema de contabilidad y que exige la importancia y la naturaleza de las actividades a desarrollar; y los que en forma especial impone este Código u otras leyes. ARTICULO 323.- Libros. El interesado debe llevar su contabilidad mediante la utilización de libros y debe presentarlos, debidamente encuadernados, para su individualización en el Registro Público correspondiente. Tal individualización consiste en anotar, en el primer folio, nota fechada y firmada de su destino, del número de ejemplar, del nombre de su titular y del número de folios que contiene. ARTICULO 324.- Prohibiciones en cuanto a los registros. ARTICULO 325.- Forma de llevar los registros… ARTICULO 326.- Estados contables. Al cierre del ejercicio quien lleva contabilidad obligada o voluntaria debe confeccionar sus estados contables, que comprenden como mínimo un estado de situación patrimonial y un estado de resultados que deben asentarse en el registro de inventarios y balances. ARTICULO 327.- Diario. En el Diario se deben registrar todas las operaciones relativas a la actividad de la persona que tienen efecto sobre el patrimonio, individualmente o en registros resumidos que cubran períodos de duración no superiores al mes. Estos resúmenes deben surgir de anotaciones detalladas practicadas en subdiarios, los que deben ser llevados en las formas y condiciones establecidas y así también El Libro Caja y todo otro diario auxiliar que forma parte del sistema de registraciones contables. ARTICULO 328.- Conservación. Excepto que leyes especiales establezcan plazos superiores, deben conservarse por diez años: los libros desde el último asiento; los demás registros, desde la fecha de la última anotación practicada sobre los mismos; los instrumentos respaldatorios, desde su fecha. ARTICULO 330.- Eficacia probatoria. La contabilidad, obligada o voluntaria, llevada en la forma y con los requisitos prescritos, debe ser admitida en juicio, como medio de prueba… Ley General de Sociedades 19550: contiene disposiciones sobre la forma de llevar los registros contables y sobre el contenido de la información contable que deben presentar las sociedades comerciales en cuanto a: Registraciones globales por un mes; A quienes alcanza el sistema PED; Las normas de exposición básicamente y algunos otros aspectos ARTICULO 61. — Podrá prescindirse del cumplimiento de la formalidades impuestas por esta Ley y del Código Civil y Comercial para llevar los libros societarios y contables mediante medios digitales: El Libro Diario podrá ser llevado con asientos globales que no comprendan periodos mayores de UN mes. El sistema de contabilización debe permitir la individualización de las operaciones, las correspondientes cuentas deudoras y acreedoras y su posterior verificación, Para el caso que se disponga la individualización, a través de medios digitales, de la contabilidad y de los actos societarios correspondientes, los Registros Públicos deberán implementar un sistema al sólo efecto de comprobar el cumplimiento del tracto registral, en las condiciones que se establezcan reglamentariamente. Los estados contables correspondientes a ejercicios completos o períodos intermedios dentro de un mismo ejercicio, deberán confeccionarse en moneda constante. ARTICULO 63. — En el balance general deberá suministrarse la información que a continuación se requiere: 24 25 En el activo: a) El dinero en efectivo en caja y Bancos, otros valores caracterizados por similares principios de liquidez, certeza y efectividad, y la moneda extranjera; b) Los créditos provenientes de las actividades sociales. c) Los bienes de cambio, agrupados de acuerdo con las actividades de la sociedad, se indicarán separadamente las existencias de materias primas, productos en proceso de elaboración y terminados, mercaderías de reventa y los rubros requeridos por la naturaleza de la actividad social; d) Las inversiones en título de la deuda pública, en acciones y en debentures,etc. e) Los bienes de uso, con indicación de sus amortizaciones acumuladas; f) Los bienes inmateriales, por su costo con indicación de sus amortizaciones acumuladas; g) Los gastos y cargas que se devenguen en futuros ejercicios o se afecten a éstos, deduciendo en este último caso las amortizaciones acumuladas que correspondan; h) Todo otro rubro que por su naturaleza corresponda ser incluido como activo. En el pasivo: a) Las deudas separadamente: las comerciales, lbancarias, financieras, las existentes con sociedades controlantes, controladas o vinculadas, b) Las previsiones por eventualidades que se consideren susceptibles de concretarse en obligaciones de la sociedad; c) Todo otro rubro que por su naturaleza represente un pasivo hacia terceros; d) Las rentas percibidas por adelantado y los ingresos cuya realización corresponda a futuros ejercicios; a) El capital social, con distinción en su caso, de las acciones ordinarias y de otras clases y los supuestos del artículo 220; b) Las reservas legales contractuales o estatutarias, voluntarias y las provenientes de revaluaciones y de primas de emisión; c) Las utilidades de ejercicios anteriores y en su caso, para deducir, las pérdidas; d) Todo otro rubro que por su naturaleza corresponda ser incluido en las cuentas de capital pasivas y resultados; La información deberá agruparse de modo que sea posible distinguir y totalizar el activo corriente del activo no corriente, y el pasivo corriente del pasivo no corriente. Se entiende por corriente todo activo o pasivo cuyo vencimiento o realización, se producirá dentro de los doce (12) meses a partir de la fecha del balance general, salvo que las circunstancias aconsejen otra base para tal distinción; ARTICULO 64. — El estado de resultados o cuenta de ganancias y pérdidas del ejercicio deberá exponer: I. a) El producido de las ventas o servicios, agrupado por tipo de actividad. De cada total se deducirá el costo de las mercaderías o productos vendidos o servicios prestados, con el fin de determinar el resultado; b) Los gastos ordinarios de administración, de comercialización, de financiación y otro que corresponda cargar al ejercicio, debiendo hacerse constar, especialmente los montos de: 1) Retribuciones de administradores, directores y síndicos; 2) Otros honorarios y retribuciones por servicios; 3) Sueldos y jornales y las contribuciones sociales respectivas; 4) Gastos de estudios e investigaciones; 5) Regalías y honorarios por servicios técnicos y otros conceptos similares; 6) Los gastos por publicidad y propaganda; 7) Los impuestos, tasas y contribuciones, mostrándose por separado los intereses, multas y recargos; 8) Los intereses pagados o devengados indicándose por separado los provenientes por deudas con proveedores, bancos o instituciones financieras, sociedades controladas, controlantes o vinculadas y otros; 9) Las amortizaciones y previsiones. Cuando no se haga constar algunos de estos rubros, parcial o totalmente, por formar parte de los costos de bienes de cambio, bienes de uso u otros rubros del activo, deberá exponerse como información del directorio o de los administradores en la memoria; c) Las ganancias y gastos extraordinarios del ejercicio; d) Los ajustes por ganancias y gastos de ejercicios anteriores. El estado de resultados deberá presentarse de modo que muestre por separado la ganancia o pérdida proveniente de las operaciones ordinarias y extraordinarias de la sociedad, determinándose la ganancia o pérdida neta del ejercicio a la que se adicionará o deducirá las derivadas de ejercicios anteriores. 25 26 No podrán compensarse las distintas partidas entre sí; ARTICULO 65. — Para el caso que la correspondiente información no estuviera contenida en los estados contables … deberán acompañarse notas y cuadros, que se considerarán parte de aquéllos. a) Bienes de disponibilidad restringida c) Criterio utilizado en la evaluación de los bienes de cambio, con indicación del método de determinación del costo u otro valor aplicado; k) El monto no integrado del capital social, distinguiendo en su caso, los correspondientes a las acciones ordinarias y de otras clases y los supuestos del artículo 220; Cuadros anexos: a) De bienes de uso, y las amortizaciones y depreciaciones, indicándose las diversas alícuotas utilizadas para cada clase de bienes. c) De inversiones en títulos valores y participaciones en otras sociedades, d) De previsiones y reservas e) El costo de las mercaderías o productos vendidos, detallando las existencias de bienes de cambio al comienzo del ejercicio, analizado por grandes rubros y la existencia de bienes de cambio al cierre. Si se tratara de servicios vendidos, se aportarán datos similares, a los requeridos para la alternativa anterior que permitan informar sobre el costo de prestación de dichos servicios; f) El activo y pasivo en moneda extranjera detallado NORMAS INSTITUCIONALES: existen órganos o entes que emiten normas por poder delegado del estado, que regulan determinadas actividades y disponen cuestiones contables, tienen funciones de control y normalización de esas determinadas actividades. Banco Central de la Republica Argentina BCRA: Emite normas que regula la actividad financiera y bancaria. Fiscaliza a los Bancos, compañías financieras, cajas de crédito y sociedades de ahorro y préstamo para la vivienda y otros inmuebles. En general todo tipo de entidades financieras. Emite normas sobre contabilidad y auditoría bajo la denominación de Comunicaciones, las que pueden ser consultadas como texto ordenado en el que se reflejan las últimas modificaciones. Las siglas CONAU en las Comunicaciones hacen referencia a CONtabilidad y Auditoría. Comisión Nacional de Valores CNV: Regula la comercialización de acciones y controla sociedades que hacen oferta pública de sus títulos valores. Se encarga de fiscalizar a los entes que realizan oferta pública de acciones o cualquier otro título cotizable. Incluye la fiscalización de las bolsas de comercio, mercados de valores y agentes bursátiles. Las normas que emite (resoluciones) están referidas a entidades que cotizan sus acciones en la bolsa. Superintendencia de Seguros de la Nación SSN Emite normas para ser cumplidas por todas aquellas entidades aseguradoras en la órbita de la superintendencia. Se encarga de fiscalizar los entes que tienen por objeto la explotación del seguro y afines. Entre las normas contables más destacadas están las referidas a un manual que contiene: normas de contabilidad y planes de cuentas obligatorios para entidades aseguradoras. Instituto Nacional de Asociativas y Economía Social INAES: Dicta normas para ser cumplidas por las cooperativas y mutuales. Se encarga de fiscalizar las Cooperativas y las Asociaciones Mutuales. Realiza normativa variada entre la cual se puede mencionar la formulación de un modelo de Estados Contables. Inspección General de Justicia IGJ: Regula la conformación de determinadas personas. Su actividad es fiscalizar: las asociaciones y fundaciones; las sociedades que tengan por objeto la capitalización, manejo de fondos y capitales o cualquier solicitud pública de dinero; las de créditos y ahorro para fines determinados; sociedades por acciones y sociedades extranjeras. Tienen funciones registrales, puede requerir información, realizar investigaciones e inspecciones. 26 27 Normas Contables Profesionales: Resultan de aplicación y cumplimiento obligatorio para los profesionales que actúan como auditores y para entes emisores de Estados Contables. Son un conjunto de reglas y pautas desarrolladas por el CENCYA (Consejo Elaborador de Normas de Contabilidad y Auditoría), dependiente de la Federación Argentina de Consejos Profesionales de Ciencias Económicas (FACPCE) las cuales, una vez emitidas, requieren la aprobación de los distintos Concejos Profesionales de Ciencias Económicas (CPCE) para que sean de cumplimiento obligatorio para los profesionales (actualmente quedan automáticamente aprobadas debido a que anteriormente fueron revisadas por cada concejo). Verificando este último organismo que sea de cumplimiento las mismas. Pueden ser agrupadas en: RT 16: Marco conceptual y general de las normas contables, se refiere las siguientes cuestiones: Objetivos de los EECC, Usuarios de la información contable y sus necesidades, Requisitos de la información contenida en los EECC, Elementos patrimoniales y sus variaciones, Capital a mantener, Criterios generales de valuación de recursos y obligaciones, Modelos contables. RT 17 Normas contables generales: Desarrollo de cuestiones de aplicación general: preparación de los estados contables; forma de devengamiento; Clasificación de Activos y pasivos; Unidad de medida, etc. Normas contables particulares: RT 6: Reexpresión en moneda homogénea de los EECC. RT 14: Información contable de participación en negocios conjuntos (empresas que tienen inversión en otras empresas) RT 18: Desarrollo de algunas cuestiones de aplicación particular: llaves de negocio; EECC a moneda extranjera. RT 21: Valor Patrimonial Proporcional (VPP) – Consolidación de EECC RT 22: Actividad agropecuaria RT 23: Beneficios a empleados después de terminación de relación laboral RT 24: Entes cooperativos (exposición contable y procedimientos de auditoría) RT 26: Adopción de normas internacionales de información financiera RT 29: Modificación de RT 26 (aplicación de las NIIF) Normas contables de exposición: RT 8: Normas generales de exposición. EECC (modificada por RT 28) RT 9: Normas particulares de exposición EECC entes con fines de lucro RT 11: Normas particulares de exposición EECC entes sin fines de lucro. Normas de Auditoría: RT 7: normas de auditoría Normas de actuación profesional: RT 15: Normas sobre actuación del contador público como síndico societario Autoridades de aplicación La FACPCE cuenta con los siguientes cuerpos técnicos: ● Centro de Estudios Científicos y Técnicos (CECyT): Realizar estudios y elaborar trabajos vinculados directa o indirectamente con los campos que abarca la actividad de los profesionales en ciencias económicas; Participar en la organización de los congresos, jornadas y otras reuniones que realizare la FACPCE, en lo atinente a las cuestiones científicas y técnicas a ser desarrolladas en ellos. Asesorar a la Mesa Directiva, en los aspectos que esta estime necesario; Elaborar opiniones sobre los proyectos de normas profesionales elaborados por el CENCyA. ● Consejo Elaborador de Normas de Contabilidad y Auditoría (CENCyA): es el encargado de desarrollar en el interés público y difundir las normas emitidas por la FACPCE y tiene la función de elaborar y proponer los proyectos de normas profesionales para su análisis y aprobación en la Junta de Gobierno y, colaborar en su posterior difusión, uso y aplicación; promover la coherencia entre las normas propuestas por la FACPCE y las puesta en vigencia por los concejos profesionales; contribuir a una mayor homogeneidad en la interpretación de las normas vigentes por parte de los distintos CPCE. ● Secretaria Técnica: su propósito es facilitar la coordinación de las funciones técnicas de los consejos profesionales adheridos, como así también la organización de cursos de capacitación y perfeccionamiento profesional. Funciones: asesorar a la mesa directiva; asesoramiento y apoyo a los concejos profesionales. ● Los consejos se encargan de: mantener las matriculas profesionales; autentificar las firmas de los profesionales; combatir el ejercicio ilegal de los profesionales entre otros. 27 28 Normas contables Propias Son definidas por cada empresa a los fines de su propio funcionamiento contable interno. Son elaboradas atendiendo a las características propias del ente, teniendo en cuenta su tamaño, su actividad, los informes contables que necesite, el contexto donde desarrolla su actividad entre otros factores que determinaran la dirección y fines perseguidos con su creación. Con ellas no se deja librada la elección de alternativas en los distintos niveles administrativos del ente. Pueden estar volcadas e manuales de procedimientos contables; Son emitidas por la Dirección y/o la comisión fiscalizadora. Estas normas en ningún caso podrán contradecir o generar un criterio diferente al que obligan las normas contables legales y profesionales, aunque pueden definir criterio cuando estas ofrezcan alternativas de acción. Necesidad: su implementación surge por la necesidad de los entes de clarificar y ampliar los procedimientos a través de emisión de normas propias, las cuales se exteriorizan por medios escritos siendo los mismos de uso en procedimientos e instructivos rutinarios. Importancia: sirven de Guía para las personas abocadas a las tareas contables. Estas normas se dictan teniendo en cuenta la necesidad y particularidad de cada ente con el objetivo de tener mayor calidad y utilidad. La utilidad está dada porque ayuda al funcionamiento del sic ya que permite: uniformidad en el tratamiento de situaciones similares, Asignar tareas y controlar el adecuado cumplimiento de las mismas, Facilita el recambio o rotación del personal, deben ser tenidas en cuenta por los controles públicos en oportunidades de auditoria de los EECC; Para asegurar su utilidad deberían estar plasmadas en manuales de procedimientos contables. tener en cuenta para su confección: Requisitos establecidos por normas contables legales, profesionales - Necesidades de información propias del ente y Necesidad de conservar la documentación de respaldo de la registración contable (archivo). Requerimientos gerenciales a satisfacer (cualidades de la información): RT16 Comparabilidad: es primordial para el papel de las normas contables la universalidad que lleva al mantenimiento de registros financieros. El resultado es que es fácil comparar la capacidad financiera de entidades similares, esto ayuda a los observadores externos e internos a medir el estado de una entidad en el contexto. Transparencia: las normas contables están diseñadas para hacer cumplir la transparencia en las organizaciones. Relevancia: las normas contables propias están para ayudar a las organizaciones a proporcionar la información más relevante de la manera más razonable. Las entidades deben proporcionar información de una manera más justa y representar claramente la situación financiera actual de las operaciones. Audiencias: radica en el valor que aporta a los documentos financieros para los diferentes usuarios que ven y toman decisiones criticas basadas en ella. Ej. Sin normas un inversionista que ha estudiado los estados contables de una gran empresa que cotiza en bolsa o sabe si confía en los resultados de esas declaraciones. POLÍTICAS CONTABLES: Políticas Contables: Son los principios, métodos, convenciones, reglas y procedimientos adoptados por la empresa en la preparación y presentación de sus Estados Contables e informes. En sentido amplio, además de la tarea de registración incluye todas las tareas que son llevadas por el SIC. Se refiere a todas las acciones tomadas para el desarrollo, planificación, formulación y evaluación de las decisiones. En sentido restringido: las políticas contables abarcan a los procedimientos contables, circulares, memorandos, circuitos de comprobantes, metodología de archivos, pautas de registración contable y toda otra manifestación escrita u oral que defina las actividades de los elementos del sistema contable. Procedimientos Contables: son todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para interpretar, registrar y controlar las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad. CLASES DE POLITICAS: 28 29 EXTERNAS: no tocan específicamente la sistematización. Excepto el Código unificado que si trata sobre registros, comprobantes, información, archivo. Son las contables legales y contables profesionales. INTERNAS: pueden ser: ● Políticas Operativas: hacen a la función sin hacer referencia sobre algún elemento del SIC. ● Políticas Contables: Están referida a algún elemento del SIC, son Criterios y procedimientos utilizados en todo el proceso contable hasta culminar en la confección de sus estados. ▪ Políticas Contables Generales: versan sobra elementos comunes del SIC, que en general afecta más de un subsistema, o bien aquellos que no puede identificarse con alguno en particular. Se refiere a todos los aspectos que afectan el diseño del sic en forma directa o indirecta, teniendo en cuenta la situación particular de la organización, las definen cada empresa a los fines de su propio funcionamiento contable y Versan sobre: Sistema de registración(directo o indirecto); Medio de registración (manual o electrónico); Plan de cuentas( Sistema de codificación y niveles de imputación); Método de costeo de ventas y de producción; Utilización de centros de información/costos; Sistema de Archivo: (dentro o fuera de la organización, físicos o digitalizados). Ejemplos La organización utilizará el Sistema de Registración directo implementando los registros contables: Diario General, Mayor General, Inventarios y Balances. Los libros IVA Ventas e IVA compras serán registros impositivos. Utilizará el medio PED de Holistor Errepar. El plan de cuentas a utilizar será desagregado en cuentas simples para obtener información analítica y su codificación contemplará la desagregación hasta 6 dígitos. El archivo de la documentación respaldatoria del SIC se organizará para los comprobantes de origen interno por correlatividad numérica, mientras que los comprobantes originados fuera del ente se archivarán de manera subjetiva por razón social o denominación. ▪ Políticas Contables Particulares: las mismas atañen a un subsistema contable en particular, versan sobre un determinado aspecto o elemento de un subsistema; se estructuran por subsistemas porque en ellos es posible analizar todos los elementos del SIC y normar lo que sea pertinente. Versan sobre: Cuentas: cada subsistema describirá las políticas contables referidas a cada cuenta detallando el nombre de la misma y momento a utilizar. Ej se utilizarán cuentas de movimiento para registrar el IVA derivado de las compras y ventas: IVA Compras e IVA Ventas. Se utilizarán cuentas simples por cada uno de los proveedores con los cuales opere el ente. Comprobantes: se indicarán los comprobantes vinculados, Ej. En el subsistema compras se indicará que los comprobantes utilizados son facturas de compra tipo A o B de acuerdo a la condición del proveedor. Mensualmente se elaborará un asiento resumen del subdiario compras y se lo vinculará con el diario general a través de la confección de una minuta contable. Registros: en la política se indicarán los registros contables pertinentes al mismo, ej. En el subsistema compras, dado que el sistema de registración es indirecto, se utilizará el subdiario de compras y una vez al mes se transcribirán sus movimientos en el libro diario, utilizándose una minuta contable. Controles: se ejecutan sobre algún elemento del sic; ej. Al menos una vez al mes se efectuarán controles sobre los saldos de efectivo en fondo fijo, recaudaciones y bancos. Al cierre de ejercicio se llevará a cabo la toma de inventarios de los bienes de cambio elaborándose una planilla valorizada de los mismos y cotejando con los registros contables y en caso de existir diferencias se elaborara la minuta contable correspondiente. Informes: todos aquellos vinculados al subsistema y necesario para llevar acabo los controles o satisfacer algún requerimiento de contabilidad general, Ej. Poder llevar a cabo los controles “en el subsistema compras una vez al mes se imprimirán el submayor de proveedores y el mayor general de proveedores Archivo: en el subsistema compras: La documentación de las compras se archivarán en forma subjetivas por proveedores en biblioratos durante un plazo de dos años en la oficina del departamento compras y 29 30 luego se archivará en el depósito del ente durante los 8 años restantes también en forma subjetiva por cas de archivo etiquetadas. POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS: Las políticas indican que hay que hacer, mientras que los procedimientos indican como hay que hacerlo. La organización administrativa en una empresa utiliza procedimientos diversos que son clasificados en dos grandes grupos: o Procedimientos Contables: Son normas y pautas vinculadas a la forma de ejecución del trabajo de los empleados del área contable. Los dos tipos de decisiones que se toman en cualquier organización son dos y requieren distintas capacidades y distintos conocimientos: rutinarias y no rutinarias: - Decisiones no rutinarias: Se requiere mayor conocimiento del funcionamiento operativo y criterios sólidamente adquiridos en el desempeño del cargo. No son susceptibles de estandarización. - Decisiones rutinarias: Son factibles de estandarización, a efectos de uniformar y no improvisar las acciones ante hechos de igual naturaleza. Procedimiento para el registro de las recaudaciones diarias. o Procedimientos no contables: reglan el accionar de empleados de una organización, pero su ejecución no afecta las cifras de los estados financieros. El objetivo final de todo el análisis debe ser obtener el mayor grado de información para evaluar si los procesos contables o no contables se realizan conforme lo establecen las políticas y normas de la empresa. FORMALIZACION DE LAS NORMAS CONTABLES: Manualización: Es la formalización a través de la documentación de los procedimientos contables, plan de cuentas, políticas, entre otros. De este modo, todas las actividades son plasmadas de tal forma que cualquier empleado debidamente autorizado tiene acceso y puede conocer la información. La necesidad de documentación surge como respuesta para reflejar el trabajo realizado por los empleados en algún tipo de instrumento del ente. Razones que sustentan la documentación de los procedimientos - Sistematizar las relaciones entre los integrantes de una organización (asignar responsabilidades ante un hecho) - Instruir a los empleados acerca de: objetivos, políticas, normas, procedimientos, funciones y autoridad (ayuda a la sinergia) - Servir de guía para la ejecución de las tareas de los empleados (control de calidad) - Servir de guía para la evaluación de la eficiencia operacional - Normalizar el desarrollo de las tareas - Servir de guía para el entrenamiento de personal de reciente incorporación Costo de manualizar: Documentar las tareas y procedimientos tiene un costo, y el mismo puede superar los beneficios que generan inicialmente. Los costos pueden ser de tres clases: - De desarrollo: de inicio del proceso de documentación (planificación del personal de apoyo involucrado, consultores especializados externos, herramientas de software a utilizar, etc) - De implementación: Costos necesarios para dar a conocer el contenido y ponerlo en vigencia en todos los niveles (entrenamiento del personal, documentación que se reparte, etc) - De mantenimiento: son los incurridos en las revisiones totales o parciales y actualizaciones periódicas por cambios operativos, marco normativo nuevo del contexto, innovaciones tecnológicas, etc. Manuales: son los documentos organizativos y herramientas gerenciales utilizados para comunicar y documentar los procedimientos contables y no contables. Consisten en la organización lógica y ordenada de todos los procedimientos especificados bajo el esquema de un libro actualizable. Registro con formato especial ❖ Manual de Procedimientos Contables: es el registro donde se detallan todos aquellos procesos, secuencias de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad. No siempre están formalizados en el ente. Detalla, bajo el esquema de responsable/función todos y cada uno de los procedimientos contables. A veces se 30 31 ❖ ❖ ❖ presenta incluido dentro del Manual de Contabilidad. Frecuentemente se valen de instructivos, circulares y memorandos para su aplicación. Instructivos: son documentos con información analítica y detallada para llevar a cabo un procedimiento específico, no llegan a gran cantidad de personas y tienen un matiz personal. Se diferencia de los memorandos porque tienen el carácter de documento. Ej: instructivo de toma de inventarios. Circulares: los destinatarios de los mismos son numerosos, comunicándose guías o pautas de acción específica y en forma puntual. Su utilización para comunicar procedimientos debe ser limitado. Las circulares pueden ser internas o externas. Su objetivo es comunicar noticias de interés actual y sus causas y/o efectos a numerosas personas. Cuando existen muchas bocas de ventas geográficamente, hay mayor utilización. (ver ejemplo de formato en guía teórica)pueden ser contables como no. Memorandos: son comunicaciones cortas internas dentro de una organización que se caracterizan por comunicar la fijación de una pauta, norma o decisión de algún funcionario responsable de algún sector de la organización. También se usan para intercambiar información entre diferentes departamentos de la empresa, con el propósito de dar a conocer alguna recomendación, indicación, instrucción, disposición, asignación de tarea. Puede ser contable o no contable. Puede estar previamente diseñado y pre impreso. Diseño habitual: nombre del destinatario, nombre del remitente, fecha, asunto, texto y la firma del remitente. Su redacción debe ser breve, clara y precisa para cumplir su objetivo. (ejemplo en guía teórica) MANUAL DE CONTABILIDAD: son documentos utilizados para comunicar y documentar procedimientos contables, tienen un ordenamiento lógico, asignan una responsable de la acción a ejecutar, de utilización frecuente en el área contable. Podría incluir: Plan de cuentas; información sobre las políticas contables adoptadas por el ente; Información sobre uso de cada cuenta. Los controles contables a efectuar, saldos y partidas que deben exponerse en informes; Asientos tipo; Manual de procedimientos contables. Es decir, el manual de contabilidad es inclusivo de otros manuales, existe en grandes empresas y su costo es elevado. Está integrado por: Manual del plan de cuentas y su codificación; Manual de normas y procedimientos contables; Manual de políticas contables; Manual de control interno contable (si este existe, no se incluirá control interno en políticas particulares) No necesariamente se encuentran todos esos manuales, es en carácter ejemplificativo. Para la cátedra, la organización mínima debe contener el manual de políticas contables. Manual de Cuentas: Con frecuencia se lo denomina plan de cuentas a secas. Detalla todas y cada una de las cuentas, su naturaleza y los conceptos que representan, además de las razones por que se debita o acredita y el significado de su saldo. Manuales de políticas contables: Detalla todas y cada una de las políticas utilizadas en la organización para la captación y registración contable de los hechos y operaciones con efecto objetivamente medible. Las políticas contables deben siempre estar de acuerdo con las normas contables vigentes y ello debe ser declarado en los manuales. Las políticas de contabilidad preferiblemente deben ser organizadas, enunciadas y detalladas en el orden que son presentadas las partidas en los estados contables. Se establecen dos subdivisiones: Políticas generales de contabilidad y Políticas particulares de contabilidad. Otras Normas: Existen a nivel nacional, provincial y municipal, normas legales e institucionales que afectan al SIC (valuaciones, exposición, documentación, etc.) y al profesional en ciencias económicas: ● Laborales: regulan las relaciones entre el trabajador y el empleador, la autoridad de aplicación de esta normativa le corresponde a la dirección provincial del trabajo en la provincia del chaco y a nivel nacional es el Ministerio de Trabajo de la Nación. normaliza e impone la utilización con formalidades del registro laboral, de la forma de cancelación de sueldos, No se vincula directamente con el SIC, pero genera información con efectos patrimoniales y por ende registrable. Ej.: leyes de contrato de trabajo, ley de empleo, ley de jornada de trabajo, ley de obra social, etc. Especifica condiciones extrínsecas de libros laborales (mismas que libros de comercio), datos que contendrán. Obligaciones de los empleadores (Ley 24241). Infracciones y sanciones. 31 32 - ● Ley de contrato de trabajo: los empleadores deberán llevar un libro especial, registrado y rubricado, en las mismas condiciones que se exige para los libros de comercio, en el se consignara: nombre del trabajador, estado civil, fecha de ingreso y egreso, remuneraciones asignadas, etc. - Ley 24241 sistema integrado de jubilaciones y pensiones: obligación del empleador: inscribirse como tales ante la autoridad de aplicación; dar cuenta a la autoridad de aplicación de las bajas que se produzcan en el personal; depositar en la misma forma indicada las contribuciones a su cargo. Impositivas: La dirección general impositiva o AFIP es la encargada de dictar toda normativa impositiva, las mismas se materializan mediante el dictado de resoluciones generales que son de aplicación obligatoria para todos los entes que se encuentren bajo su jurisdicción; ósea todos los sujetos responsables de tributar los distintos impuestos de carácter nacional. Ej.: Ley de IVA, ley de impuesto a las ganancias, ley tarifaria provincial, municipal; normas emanadas de AFIP – Rentas y municipalidad, etc. ● No incursiona en normas contables específicas, pero si tiene una estrecha relación. ● El sistema contable debería ser diseñado teniendo en cuenta disposiciones tributarias y sus requerimientos. ● En el caso que el contribuyente lleve contabilidad, la AFIP tiene otras disposiciones: ⮚ Trata de libros: IVA compras e IVA ventas. ⮚ En comprobantes: disposiciones sobre su forma y contenido. ⮚ Del plazo de conservación de los registros y comprobantes. ❖ Resolución general 1415 modificada por la 3419 (AFIP): requisitos de comprobantes para tener validez impositiva (FACTURA A, B, C), resoluciones generales de impuestos que son reglamentadas por la AFIP pero no es el que las dicta. ❖ Leyes de ganancias, IVA, y código tarifario provincial que establece la alícuota de cada impuesto correspondiente. ● Normas societarias: regulan las diversas especies de sociedades que existen desde la creación, vida y liquidación de las mismas, regula sus estatutos es decir la forma de su organización y administración, su capital o patrimonio y la manera de distribuir sus utilidades. Generalmente son reguladas por la ley general de sociedades, la ley de concurso y quiebra y el cod. Unificado. BOLILLA 4 Cuentas: constituye uno de los elementos imprescindible del que se vale el SIC para desarrollar el proceso que obtendrá al final la información procesada, la que vertida en informes llegara a los usuarios. La cuenta en si misma ya es información procesada. Es la herramienta para estandarizar los datos previstos al proceso contable a través de los comprobantes, los cuales contienen toda la información cuali-cuantitativa, respecto a hechos económicos registrables o no. Hector Ostengo Necesidad de su utilización, permite: - Clasificar e interpretar hechos económicos traduciéndolos a lenguaje contable. - Clasificar la información cualitativamente, es decir, la agrupan en conceptos homogéneos, permitiendo de ese modo satisfacer las distintas necesidades de información de la empresa. - Cuantifican en moneda de curso legal elementos patrimoniales - Re presentan contablemente el efecto patrimonial de los actos y hechos ciertos y eventuales. - Sirven para almacenar información (soporte). Partes de una cuenta: ● Parte gráfica: Denominada diagrama o diseño de cuenta. Llevada manualmente, la disposición de los datos puede tener diversas formas: Una sola columna; Una columna para las variaciones y otra para los saldos; Una columna para las variaciones positivas, otra para las variaciones negativas y otra para los saldos; En forma de T. ● Parte literal: Se refiere a la parte no numérica de la cuenta. Incluye El nombre de la cuenta debe indicar el hecho económico que quiere reflejar y debe ser: Claro: especificar sin ninguna duda los conceptos que abarca. 32 33 Preciso: el nombre no debe prestar a confusiones. Uniforme: debe usarse siempre el mismo nombre para idénticas operaciones Racional: el nombre debe ser representativo de la naturaleza del hecho que desea representar. Puede incluir descripción del tipo de operación que produjo, la fecha y la documentación respaldatoria ● Parte cuantitativa: Es la información numérica de la cuenta. Sumas: originadas en débitos y créditos. Saldos: deudor, acreedor, saldada. Clasificación de cuentas: Por su extensión: - Simples o analíticas: Conforman un conjunto homogéneo de conceptos simples y no son susceptibles de nuevas divisiones. Ej. Cliente Jorge, proveedor pedro, banco nación cta. Cte. - Colectivas o sintéticas: Representan un conjunto de elementos de activo, pasivo, o patrimonio neto desagregables en cuentas simples. Son cuentas globales como: cliente, proveedor, mercaderías, etc. Por su agrupamiento - Compuestas: Representan un conjunto de elementos del Activo, Pasivo o Patrimonio Neto, desagregados en grupos de cuentas colectivas o sintéticas de acuerdo al agrupamiento habitual de las mismas. Son las denominadas rubros, ej. Disponibilidades, créditos por ventas, bienes de cambio, bs de uso, etc. - Recompuestas: representan la máxima de valores homogéneos agrupados en activos, pasivo, patrimonio neto, ingresos y gastos. Todos ellas a su vez desagregables en cuentas compuestas. Nacen de la agrupación de rubros con características comunes. Por su naturaleza: es la más difundida y es justamente a partir de la cual se diseñan y codifican los planes de cuentas. - Patrimoniales: representan los elementos que componen el patrimonio de un ente, son representativa de: ACTIVO (incluyendo las que lo regularizan) caja bancos, cta. Cte., intereses + adelantados. PASIVO (incluyendo las que lo regularizan) proveedores, prestamos, int. – adelantados, etc. PATRIMONIO NETO: capital, Rdos. acumulados + o -, reservas, etc. - De resultados: son las que clasifican las causas del resultado del ejercicio económico INGRESOS +: venta de Bs. Y ss, etc. GANANCIAS Donaciones recibidas, RxT, Recpam, etc. GASTOS costo de ventas, depreciaciones de administración, remuneraciones de comercialización, etc. PÉRDIDAS: por destrucción de Bs.,catástrofes, incendios forestales, Recpam -, etc. De movimiento: son cuentas transitorias. Al cierre del ejercicio (como máximo) se cancelan enviando su saldo a una cuenta patrimonial o de resultado. Utilizadas para acumular datos con fines estadísticos y como cuentas de enlace o puente sobre todo cuando el sistema de registración es centralizado. Nunca aparecen en los estados contables, ej. Compras al contado, ventas al contado etc. De orden: Son cuentas que clasifican a las operaciones neutras (sin impacto patrimonial). Son utilizadas para registrar hechos eventuales o contingentes que pueden afectar al patrimonio del ente si llegan a concretarse. Su utilización no genera variación patrimonial. Por el significado de su saldo: Acumulativas: Cuando su resultado es el resultado de la acumulación sucesiva de importes. Residuales: Su saldo es representativo de un residuo de movimientos de signos contrarios y varían a corto plazo. Por su imputación: - No imputables: No acepta movimiento y su objetivo es representar conceptos tales como: naturaleza, clase, grupo, cuenta, según sea la asignación que considere la empresa. Este tipo de cuenta no considera análisis adicionales. Se escriben con mayúscula en el plan de cuentas. - Imputables: Es la cuenta que recibe todos los movimientos que provienen de las operaciones que realiza la empresa. Este tipo de cuenta considera la asignación de análisis según los requerimientos de información por parte de la empresa. Se escribe la primer letra con mayúscula y el resto de las letras con minúscula. 33 34 Justificación de la utilización de cuentas de movimiento, de orden, regularizadoras, de enlace: concepto, ejemplos, momentos de su utilización, exposición. Cuentas de movimiento Son las que se utilizan para comunicar datos con fines estadísticos para la toma de decisiones. Al cierre del ejercicio se cancelan con cuentas patrimoniales o de resultados. Por el significado de su saldo son cuentas acumulativas. No aparecen en los EECC. En el plan de cuentas se ubican generalmente después de las cuentas de resultados. Ejemplos: - Cuentas formadoras del costo (producción en proceso) Bonificaciones sobre ventas (con ventas) Compras (se cancela con mercadería) Bonificaciones sobre compras (con compras o mercaderías) Devoluciones sobre ventas (con ventas) Devoluciones sobre compras (compras o mercaderías) IVA CF e IVA DF (IVA saldo a favor o IVA a pagar) Cuentas de orden Son aquellas utilizadas para registrar hechos eventuales o contingentes que si llegaran a concretarse podrían afectar al patrimonio del ente, y por ende, producir efectos patrimoniales. Su utilización no genera variación patrimonial. Funcionan de a pares y se cancelan entre sí. Aparecen en los informes contables (notas complementarias). Si se concreta el hecho, se cancelan contra cuentas patrimoniales o de resultados; si desaparece la contingencia se cancelan entre sí con un contraasiento. Ejemplos - Mercaderías recibidas en consignación - Proveedores por mercaderías recibidas en consignación Mercaderías entregadas en consignación - Clientes por mercaderías entregadas en consignación. Cuentas regularizadoras Son las que se utilizan para ajustar la valuación o medición del saldo de otras cuentas. Son cuentas complementarias que mejoran la exposición de la información contable y corrigen el saldo de las respectivas cuentas principales. Tienen saldo contrario a las cuentas que regularizan. En el plan de cuentas figuran en el mismo rubro que las cuentas que regularizan. Según el significado de sus saldos son cuentas acumulativas. Ejemplos - Previsión para incobrables (cuentas por cobrar) Amortización acumulada (bs. De uso) Intereses positivos adelantados (cuentas por cobrar) Intereses negativos adelantados ( cuentas por pagar) 34 35 - Anticipo de impuestos (impuesto a pagar) Bonificaciones obtenidas (ingresos) Descuento de emisión (capital social) Dividendos provisorios (resultados a distribuir) Cuentas de enlace Son las que se utilizan cuando la empresa lleva sistema de registración indirecto para enlazar los distintos subdiarios que dan lugar a dos registraciones, o cuando la empresa quiere determinar el resultado de cada sección, por lo que cada sección lleva sus registros, o cuando la organización tiene sucursales y estos llevan sus propios libros. Permiten registrar una misma operación en dos o mas subsistemas o registros. Permiten el registro por separado de una misma operación. En cada registración, deben mantener saldos iguales de naturaleza contraria, o bien, estos quedar en cero. Las cuentas de enlace pueden ser de movimiento (ej:venta al contado o compra al contado) o patrimoniales (ej: Clientes – Proveedores). Ejemplos: - Compras al contado Ventas al contado Sucursal XX Casa central Plan de cuentas Concepto: Es el ordenamiento metódico y sistemático de todas las cuentas utilizadas por el proceso contable para lograr sus fines. Fowler Newton. Es la lista ordenada y metódica de las cuentas utilizadas en el sistema contable que suministra la estructura de agrupamiento de las mismas y permite sistematizar las registraciones contables. Marin y Bisordi. El plan de cuentas debe ser diseñado de acuerdo a las necesidades actuales y futuras de modo dd mantener su estructura estable a lo largo de sucesivos ejercicios. Es importante revisar el plan de cuentas periódicamente porque puede cambiar: la actividad de la empresa, las necesidades de la gestión, la realidad del trabajo, etc. Cuando se readecúa el plan de cuentas es conveniente que se lo haga antes de iniciar el nuevo ejercicio con las nuevas cuentas. También se debe tener en cuenta si la empresa va a utilizar centro de costos, ya que va a incidir en la extensión del pla de cuentas, debido a que va a reducir la cantidad de cuentas. Características - Completo: Que contenga todas las cuentas necesarias para reflejar todos los hechos y operaciones que desarrollará el ente, con el grado de análisis requerido. Flexible: a efectos de permitir el agregado de nuevas cuentas Homogéneo: las cuentas se encuentran agrupadas por conceptos similares o iguales. Sistemático: consiste en elegir un criterio previo para ordenar o estructurar el plan de cuentas (ordenado) 35 36 - Claro: Se utiliza para cada cuenta una denominación inconfundible a los efectos de evitar imputaciones equivocadas Sencillo: de fácil comprensión para el ente Nemotécnico: fácil de recordar Racionalidad: debe resultar de la aplicación de reglas lógicas Univocidad: a cada cuenta debe corresponderle un único objeto, y cada obeto debe estar representado por una única cuenta. Eficiencia: la cantidad de cuentas no debe ser tan alta para que los costos de funcionamiento del sistema contable se vean compensados con la obtención de información financiera de calidad. Objetivos - Facilitar el logro de los objetivos de la contabilidad Permitir la registración contable Suministrar información sistematizada a la gerencia. Ej: detalles de existencia o de cuentas por cobrar. Desarrollar el proceso de control patrimonial a través de los distintos grados de análisis de las cuentas utilizadas. Permitir la preparación de los Estados Contables y otros informes Otorgar agilidad y velocidad al proceso contable Disminuir el margen de error Facilita la capacitación del personal Aspectos a considerar en el diseño A la hora del diseño del plan de cuentas se tienen en cuenta tres ejes fundamentales: - Con relación al ente o Forma jurídica: El tipo societario determinará las cuentas que reflejan el compromiso de aporte asumido por los socios y las relaciones con la sociedad. Se tendrá también en cuenta las disposiciones legales vinculadas a la registración. También en función de su forma jurídica puede existir obligación de presentar informes a organismos a controlar. Influye en el rubro créditos (ver) o Objeto social: actividades principales previstas en el contrato social y las secundarias mas probables. o Dimensión económica de la empresa: A mayor dimensión económica habrá mayor descentralización de la organización y se requerirá mayor grado de desagregación de la información. Se relaciona estrechamente con el sistema de control interno (si se encuadra dentro de una pequeña, mediana o gran empresa) o Dispersión geográfica: Si existen sucursales o un establecimiento único o Factor financiero: ▪ En relación a las ventas: el financiamiento que otorgará la empresa a sus ventas. Determinará la necesidad de crear cuentas analíticas con ventas al contado, ventas cuenta corriente, ventas con tarjeta de crédito, etc. ▪ En relación a las compras: se analizará la facilidad de obtener financiación directa de los proveedores. Compras al contado, proveedores, documentos a pagar, etc. 36 37 ▪ - - En relación al movimiento de fondos: con que bancos trabajará, si las recaudaciones las depositará en forma diaria en la cuenta corriente bancaria en cada ciudad. Se procederá entonces a la habilitación de la cuenta fondo fijo y recaudaciones a depositar. o Factores impositivos: Se debe tener en cuenta los impuestos de jurisdicción nacional, provincial y municipal que alcanzan a la actividad del ente. o Factores laborales: Si la firma tendrá personal en relación de dependencia, tendrá que prever todas las cuentas vinculadas a sueldos y aportes patronales. También deberá considerar la afectación de este personal a los distintos sectores de la empresa (administración, comercialización, producción, etc.) Con relación al procesamiento contable: será diferente el plan de cuentas, según sea la organización administrativa-contable del ente. Habrá que considerar: o Sistema de registración y la división de tareas que este plantee: directo o indirecto o Medios de registración: manual o electrónico o Método de costeo a utilizar o Centros de información Con relación a los informes a emitir o Información que puedan requerir los administradores del ente, además de los informes periódicos internos y externos. o Legislación comercial, impositiva y laboral de aplicación al ente, para brindar informes parciales. o Normas contables legales y profesionales vigentes para facilitar la preparación de los EECC. o Grado de análisis y desagregación de la información. Un plan de cuentas mal diseñado puede conducir a: - La obtención de información contable poco apta para la toma de decisiones y para el control. La difusión pública de información falsa incompleta El incumplimiento de normas legales Creación de responsabilidades civiles o penales para los administradores. Codificación del plan de cuentas Codificar un plan de cuentas significa reemplazar el nombre literal de la cuenta por un símbolo que puede ser numérico, alfabético o mixto. El objetivo de la codificación es economizar tiempo y trabajo, ya que el símbolo utilizado facilitará la memorización de la cuenta, su ordenamiento, su identificación y localización dentro del plan de cuentas. - Facilita el archivo o almacenamiento Permite la flexibilidad de la cuenta Facilita el procesamiento electrónico Facilita la automatización de tareas Caracteristicas de la codificación - Sencillez: que permita memorizar y recordar fácilmente los símbolos. Precisión: cada símbolo debe representar un único significado. Flexibilidad: de manera que posibilite la inserción de nuevas cuentas. 37 38 - Racionalidad: que posibilite el agrupamiento de cuentas relacionadas. Mnemotécnicas: que sean fácil de recordar, el mas perfeccionado es el númerico decimal por su forma ilimitada de agrupar las cuentas. Existen dos sistemas de codificación: Sin base mnemotécnica: - Alfabético: consiste en asignar una letra del abecedario a cada una. Numérico: consiste en asignar un número correlativo a cada cuenta Estos no son recomendables ya que no son flexibles ni mnemotécnicos. Con base mnemotécnica: - - Numérico-decimal: consiste en la asignación de dígitos, correspondiente al 1° dígito a las cuentas recompuestas (A, P, PN, RESULTADOS, CUENTAS DE MOV, CUENTAS DE ORDEN), el 2° dígito a las cuentas compuestas (corriente, no corriente) el 3° a la cuenta colectiva o sintética (rubros), 4° a la cuenta simple o analítica de primer grado de análisis, y asi sucesivamente. Alfa-númerico: es igual que el anterior, solo que se le asigna una letra mayúscula a los elementos. Estos son los mas usados y flexibles. Pasos a seguir en el diseño del plan de cuentas 1º paso: consiste en determinar el primer grado o nivel de análisis, siguiendo la clasificación de cuentas según su naturaleza, implica asignar un número a las cuentas recompuestas (elementos) o de menor grado o nivel de análisis. 1. 2. 3. 4. 5. activo pasivo patrimonio neto cuentas de movimiento cuentas de orden 2º paso: Consiste en determinar el segundo grado o nivel de análisis, asignando el segundo digito a las llamadas cuentas compuestas. 1. activo 1.1. activo corriente 1.2. activo no corriente 2. pasivo 2.1. pasivo corriente 2.2. pasivo no corriente 3º paso: Consiste en determinar el tercer grado o nivel de análisis, asignando el tercer digito a las cuentas colectivas o sintéticas que son representativas de los RUBROS. 38 39 1. activo 1.1. activo corriente 1.1.1.caja y banco 1.1.2.inversiones corrientes 1.1.3.otros créditos 1.1.4.bienes de cambio 4º paso: consiste en determinar el cuarto grado o nivel de análisis, asignando el cuarto digito a las cuentas simples o analíticas de primer grado o nivel de análisis, que son aquellas integrantes de los rubros, las cuales podrían ser utilizadas para registrar anotaciones en el libro diario general. A partir de este grado de análisis, se formaliza la apertura analítica que se desee en función de los requerimientos de información de cada ente en particular. 1. activo 1.1. activo corriente 1.1.1.caja y banco 1.1.1.1. caja 1.1.1.2. bancos en moneda nacional 1.1.1.3. bancos en moneda extranjera 5º paso: consiste en determinar el cuarto grado o nivel de análisis, asignando el quinto digito a las cuentas simples o analíticas de mayor grado o nivel de análisis, son aquellas que podrían ser utilizadas para registrar anotaciones en el libro diario general. 1. activo 1.1. activo corriente 1.1.1.caja y banco 1.1.1.1. caja 1.1.1.1.1. cobranzas a depositar 1.1.1.1.2. fondo fijo 1.1.1.2. bancos en moneda nacional 1.1.1.2.1. banco del chaco Cta. Cte. 1.1.1.2.2. banco nación Cta. Cte. Planes de cuentas de actividades específicas Rubros comunes Caja y banco: fondo fijo, cobranzas a depositar, Banco XX c/c Inversiones transitorias: Plazo fijo, títulos públicos, intereses a cobrar TP Otros créditos: IVA Saldo a favor, Socio XX cuenta aporte, adelantos de sueldos. Inversiones permanentes: inmuebles en alquiler, am.acm s/inmuebles en alquiler Pasivos: proveedores, IVA a pagar, sueldos y jornales a pagar, contribuciones y aportes a depositar Cuentas de orden: mercadería recibida en consignación, proveedores por mercadería en consignación Empresas agropecuarias 39 40 Bienes de cambio: Trigo, soja, sementeras, semillas, novillos, novillos de mas de dos años, terneros. Cabritos, chivitos, capones, cabras. Bienes de uso: Reproductores, bienes de uso bióticos, maquinarias, silos, campos, alambrados. Cuentas integrativas del costo de producción (cuentas de movimiento): Mano de obra, manutención del personal, fertilizantes consumidos, mortandad. Ingresos: procreación, valorización de hacienda, venta de animales. Empresas industriales Bienes de cambio: Productos terminados, producción en proceso, materias primas, materiales, insumos. Bienes de uso: maquinarias diversas según la rama de la industria, inmuebles. Cuentas integrativas del costo de producción: Materias primas consumidas, insumos consumidos, mano de obra, cargas sociales, vigilancia, honorarios ingeniero, seguros personal y planta. Empresas constructoras Cuentas por cobrar: Certificados de obra a cobrar obra pública, obra privada, fondos de reparo Bienes de cambio: obras terminadas, obras en curso, materiales, inmuebles Cuentas integrativas del costo de producción: materiales consumidos, mano de obra, gastos de licitación, alquiler de maquinarias, aberturas, honorarios ingeniero, gastos de licitación. Ingresos: Ventas obras públicas (certificación obra pública), ventas obras a particulares. Entes sin fines de lucro Créditos: Cuotas sociales a cobrar (clubes deportivos), matrículas a cobrar (instituciones educativas), aportes empresarios a percibir (sindicatos). Bienes de cambio: - Bienes para el consumo: pelotas y balones, redes (clubes deportivos), elementos didácticos, papelería (instituciones educativas), drogas y medicina (entes de salud). - Bienes de comercialización: vestimentas y equipos deportivos (clubes deportivos), libros, apuntes (instituciones educativas), prótesis y ortopedia (entes de salud) Ingresos: cuotas sociales (clubes deportivos), matrículas (institutos educativos), aportes empresarios (sindicatos). Egresos: Dependerá de la actividad. Retribución profesores, mantenimiento de pileta de natación, (clubes, institutos educativos), gastos de estructura administrativa, vigilancia e incluso algún tipo de impuesto. (cámara de comercio, consejos profesionales). Aspectos diferenciadores RUBRO COMUN AGROPECUARIO INDUSTRIAL CONSTRUCCION SIN FIN DE LUCRO si si si Si ENTIDAD FINANCIERA Bs. De cambio Si - Cuentas por cobrar si - - si si Si Bs de uso - si - - - - Gastos Si - - - si 40 41 Ingresos - Si - Si si - Formadoras de costo - Si si si - - Centros de información Son unidades funcionales u operativas distribuidas con el propósito de asignar y/o distribuir resultados. Es el segmento de la empresa perfectamente delimitado que permite identificar los costos/ingresos de una o mas operaciones. El concepto de centro de información no está necesariamente restringido a los costos de un ente, es asi que los mismos pueden ser válidamente aplicados a: cuentas de resultados (positivos y negativos) o cuentas patrimoniales. Evita la duplicación de cuentas en el plan e cuentas. Permiten medir y valorar el costo de los productos. Permiten proporcionar informes relativos a resultados para medir la utilidad y evaluar los distintos productos elaborados y/o comercializados por el ente. Ofrecen información para el control administrativo de las operaciones y actividades de la empresa (informes de control) Proporcionan información a la administración para fundamentar la planeación y la toma de decisiones referidas a las actividades desarrolladas y productos vendidos. Manual de cuentas Concepto: Es un auxiliar administrativo contable que proporciona un estudio individual y en profundidad de las cuentas que integran el plan de cuentas del ente. Ostengo. El elemento que integra el manual de cuentas es el plan de cuentas. Este puede incluir: - Plan de cuentas - Análisis de las cuentas incluídas en el plan de cuentas - Las instrucciones para su utilización - Significado de su saldo - Asientos tipo Utilidad: El manual de cuentas facilita la elaboración de los documentos fuentes, colaborando con la tarea de registraciones contables y la posterior preparación de los EECC. Con el manual de cuentas se pretende dar instrucciones para las distintas tareas administrativas contables con indicaciones precisas para la utilización de las cuentas; explica detalladamente el concepto y significado del saldo de la cuenta, las razones de sus débitos y créditos, normas de control interno asi como también normas de funcionamiento del sistema contable. Existen entidades, como las bancarias, que tienen lineamientos para la confección de sus planes de cuentas ya que reciben pautas específicas del BCRA. Diferenciación con el manual de procedimientos contables, y de funciones u organización Manual de procedimientos contables: contiene la secuencia de pasos a realizar para el registro de las transacciones u operaciones que se desarrollan en una empresa. Es un complemento del cursograma, que es la representación gráfica de los procedimientos o rutina mediante la utilización de símbolos convencionales. Manual de organización: incluye todos aquellos aspectos que detallan la estructura del ente, sus relaciones y las responsabilidades de cada empleado. Es complemento del organigrama. No es contable. 41 42 Confección de un manual de cuentas - - - Título de la cuenta: Representa su extensión, ámbito y pautas homogéneas de los conceptos que abarca. Datos cualitativos y cuantitativos: se explica: o Conceptos y oportunidad en que procede su débito o Conceptos y oportunidad en que procede su crédito o Saldo y significado Otro tipo de información referida a la cuenta: o Descripción del tipo de información que la cuenta contiene o Detalle de los hechos económicos que dan origen a su utilización o Descripción de asientos contables en los cuales la cuenta interviene o Indicación de los comprobantes que operan como soporte de entrada para asentar movimientos de esa cuenta. Asientos tipo Se asigna frecuentemente a una persona o a varias la tarea de imputación y codificación de las cuentas,l pero las mismas deben conocer en profundidad el plan de cuentas y el manual de cuentas. Vinculación con las políticas contables Las políticas contables son las normas contables, los métodos, las convenciones, y las reglas y procedimientos contables adoptados por la empresa en la preparación y presentación de sus EECC, e información contable en general. Versan sobre el plan de cuentas y manuales de cuentas, entre otros aspectos. En las políticas contables particulares se detallan las cuentas a emplear en cada subsistema y los respectivos manuales de cuenta. Lo descripto en el manual de cuentas debe ser coherente con lo descripto en las políticas contables. BOLILLA 5 Formularios 42 43 Concepto: Es el medio impreso apto para contener y simplificar los datos que se originan en el curso de las operaciones económico-financieras repetitivas, permitiendo que sean comunicados al proceso contable, de manera uniforme. Son papeles con espacios en blanco, no están completos, es la estructura de los comprobantes a rellenar. Los datos que resultan necesarios para el proceso contable se vuelcan en forma estandarizada, esto significa que tienen un formato predeterminado. Características de los formularios - Sencillez en su diseño - El diseño de cada uno debe responder a un procedimiento específico - Las copias deben ser hechas únicamente para los sectores que manejen esa información contenida en ellos - Si están pre numerados facilitan el control. Ventajas de la estandarización de la información - Facilita su completamiento: al conocer su formato, las personas saben donde colocar los datos, las firmas, donde van los importes, fecha, etc. - Facilita el recorrido físico del comprobante: al conocer donde se encuentra el número del mismo, que permite que el control numérico se haga más rápido. - Facilita el control interno: para conocer quien es el o los responsables, se conoce donde se encuentran las firmas con las aclaraciones de las mismas. - Facilita y uniforma el proceso contable: partiendo que los datos sobre hechos y operaciones contables ingresen en forma uniforme al proceso contable referido a formato, contenido y ordenamiento de los datos. Cuestiones a tener en cuenta en su diseño El diseño normalizado de formularios significará cumplir dos pasos: 2. Designar el encargado del diseño de los formularios. Debe conocer la organización, las necesidades de información, debe tener conocimientos básicos de diseño, formas e impresión. 3. Confeccionar el Manual de Formularios que contenga: 3.1. Circuito de circulación física del comprobante. Rutina del comprobante 3.2. Conjunto de instrucciones (hecho, cuando, como, donde, quien, cantidad y destino de las copias) 3.3. Pautas a tener en cuenta para el diseño 3.3.1. Nombre del formulario: que permita identificarlo sin equívocos y asi evitar confusiones, debe ser representativo del hecho económico que contenga. 3.3.2. Información que se desea comunicar: producida por un hecho económico, puede ser cualitativa (detalle de la operación, nombre o partes intervinientes) o cuantitativa (precios unitarios, importes totales, importes cobrados o pagados). 3.3.3. Estética del formulario: Tamaño, color, tipo de papel. 3.3.4. Vías de comunicación: es importante conocer la organización del ente (sus departamentos) con el objetivo de determinar el circuito que seguirán cada uno de los formularios dentro del ente o hacia terceros, también se debe prever un lugar para dejar constancia de las personas o partes intervinientes. Puede ser escrito o electrónico. 3.3.5. Quien y dónde lo confecciona: se sugiere que sea un trabajo coordinado entre el área de confección y llenado del formulario, y el área que tenga un conocimiento global del ente, así también como cuestiones de diseño, formato, impresión y necesidades de información. Consiste en asignación de responsabilidades y periodicidad 3.3.6. Receptor de la información: tercero o el propio ente. 3.3.7. Tipos de operaciones que realiza el ente: de acuerdo al objeto del ente y a como comercializa su producto. 43 44 3.3.8. Control a implementar: es necesario que tenga datos clave para su control, como ser la numeración correlativa del mismo. Control de participación. 3.3.9. Tipos de archivo: se establece como se archivarán, la fecha de emisión y la numeración correlativa es indispensable para identificar un formulario archivado. Puede ser digitalizado, o en papel (tamaño, volumen, gramaje, color del papel) 3.3.10. Gramaje del papel: uso que va a tener el papel 3.3.11. Diferenciación del color: para saber el destino del formulario CONCLUSIÓN: Un diseño normalizado de formularios significa que existe un encargado responsable y un manual de formularios que contiene todas las instrucciones de su uso. Distribución gráfica del formulario ENCABEZAMIENTO 3.4. Datos del emisor. Nombre pre impreso. Membrete 3.5. Datos del formulario: que lo individualice claramente. Nombre, representación del hecho económico. Pre impreso. CUERPO 3.6. Datos del receptor o destinatario: datos subjetivos, identificación 3.7. Datos cualitativos de la operación: datos objetivos. Fecha de operación, explicación (artículos) 3.8. Datos cuantitativos de la operación: importe, precio unitario, discriminación. PIE 3.9. Aclaraciones del hecho económico que contiene el formulario 3.10. Minuta de seguimiento: a través de casilleros se indica el circuito y la intervención de los responsables (control de personas que intervinieron). Datos de imprenta, CAI (Código de Autorización de Impresión) EMITIO REGISTRO CONTROLO GTE AREA TESORERIA GERENCIA …………….. …………….. …………….. …………….. …………….. …………….. Comprobantes Concepto: Es el soporte físico de la información contable. Es la documentación respaldatoria que utiliza el SIC para incorporar los datos al proceso contable. Es un elemento tangible que pone en evidencia las variaciones patrimoniales cualitativas o cuantitativas y objetivamente medibles. Son los formularios una vez que han sido completados con los datos de las operaciones que respaldan. “Se denomina documentación respaldatoria al conjunto de documentos que sirven de respaldo al registro de las operaciones y hechos que provocan variaciones patrimoniales cualitativas y cuantitativas objetivamente medibles” Marin y Bisordi. Función legal y contable Función legal: De acuerdo con la legislación jurídica vigente el comprobante es considerado como un medio de prueba de los efectos de los hechos que exterioriza. Se lo utiliza como documentación probatoria ante conflictos judiciales, frente a terceros, comerciantes y el Estado; también se los utiliza para cumplir con normas fiscales, laborales y provisionales. Antes, arts. 43, 44 y 68 del Cod.Com. Ahora: 320, 321, 322 Cod. CyCom. Función contable: Comunicar información contable de manera uniforme y estandarizada (fuente de información) al proceso contable, asegurando y respaldando la correcta registración. Se subdivide en: 3.11. Inicio: sirven como fuente de registración ya que dan inicio e impulso al proceso contable. Es el punto de partida. 44 45 3.12. Procesamiento: una vez procesada la información queda almacenada en las cuentas y los registros del ente, sirviendo como un elemento respaldatorio de las operaciones registradas. 3.13. Salida: sirven como elementos respaldatorios de los EECC e informes de uso interno. Función de control: los comprobantes posibilitan: 3.14. Asignar, determinar y controlar la responsabilidad de las personas que intervinieron en las transacciones. 3.15. Posibilitan las tareas de auditoría interna operativa y auditoría externa. Clases de comprobantes: clasificación y contenido Conforme su origen: 3.16. De origen interno: confeccionados dentro de la organización. Facturas, NC y ND, remitos, pedidos de compra, etc. 3.17. De origen externo: emitidos por terceros ajenos al ente: facturas, remitos, ND y ND, pedidos de cotización, etc. Según su uso o destino: los comprobantes originados dentro del ente se pueden clasificar: 3.18. Comprobantes para su uso interno: su circulación se restringe dentro de la empresa. A su vez pueden dividirse: 3.18.1. Con efecto patrimonial directo: partes de producción, minutas contables. 3.18.2. Sin efecto patrimonial directo: órdenes de pago, las notas de pedido, tarjetas horarias, memorandos, notas de pedido, notas de recepción, etc. 3.19. Comprobantes para su uso externo: son destinados a terceras personas, y generalmente se vinculan con las operaciones de venta, pagos, compra y cobros: o Con efecto patrimonial directo: facturas, remitos, recibos, ND, NC, etc. o Sin efecto patrimonial directo: pedidos de cotización, cotizaciones, órdenes de compra, resúmenes de cuenta, etc. Conforme a su estandarización: 3.20. Estandarizados: tienen un formato predeterminado. Facturas, ND, NC, etc. 3.21. No estandarizados: no tienen un formato predeterminado. Publicaciones de precios, de cotizaciones, contrato de locación, escritura de un inmueble, etc. Según el efecto patrimonial: 3.22. Registrables: contables 3.23. No registrables: no contables Contenido Encabezamiento: es la parte de los datos fijos. Reviste mayor importancia cuando el comprobante es de uso externo o destinados a terceros, se subdivide en: ⮚ Datos del emisor del comprobante: razón social, domicilio, situación impositiva. Membrete. ⮚ Datos referidos al comprobante: nombre, nº de inscripción, nº correlativo del comprobante. Cuerpo del formulario: constituye el texto, y conforme la dimensión del mismo se podrá diseñar en forma apaisada u horizontal, se subdivide en: ⮚ Datos cualitativos subjetivos: se refiere a la identificación del receptor o destinatario del comprobante: razón social, situación impositiva, domicilio, no de inscripción, etc. ⮚ Datos cualitativos objetivos: se refiere a toda la información de la operación, explicaciones, sugerencias, conclusiones, etc. 45 46 ⮚ Datos cuantitativos: importes, descuentos, precios, intereses, bonificaciones. Pie del formulario: se subdivide en: ⮚ Aclaración del hecho económico. ⮚ Minuta de seguimiento: un conjunto de casilleros para colocar un nombre o inicial como identificación de las personas que intervinieron en la rutina del comprobante para confeccionar, controlar y autorizar. EMITIO …………….. REGISTRO …………….. CONTROLO …………….. GTE AREA …………….. TESORERIA …………….. GERENCIA …………….. Circuitos de comprobantes Concepto: es el recorrido o rutina del comprobante dentro del proceso contable, cumpliendo distintas funciones en cada etapa y subetapas del mismo. Rutina o Circuito: el comprobante ingresa como soporte de entrada de la información al proceso, sus datos son registrados en soporte de almacenamiento transformándose en documentación respaldatoria de la “información procesada” (soporte de salida). La captación de datos se produce por medio de la documentación. Constituyen la fuente de datos o soporte de entrada que dan inicio al proceso. El comprobante en sí mismo, un archivo, donde se produce el almacenamiento de la información (soporte de almacenamiento). Y al final del proceso es la documentación respaldatoria. Normativa vigente: aspectos formales, plazos de conservación La normativa impositiva vinculadas a los formularios y comprobantes (R.G. 1415) establece los requisitos que deben respetar los contribuyentes y responsables impositivos a los efectos de permitir y facilitarla tarea de control de los tributos que le compete a dicho organismo. Régimen de emisión de comprobantes 1. actividades sujetas al control a. compraventa de cosas muebles. b. Locaciones y prestaciones de servicios. c. Locaciones de obras y/o cosas. d. Señas o anticipos que fijan precios. 2. comprobantes alcanzados en general a. facturas b. documentos equivalentes, c. remitos, d. recibos profesionales, e. Comprobantes de compra de bienes usados a consumidores finales, f. Recibos emitidos por profesionales universitarios y demás prestadores de servicios, g. Notas de débito y/o crédito, h. Tiques emitidos mediante la utilización de máquinas registradoras, i. Y los emitidos por el "Controlador Fiscal", j. Documentos equivalentes: i. Contratos o escritura de inmuebles, ii. Certificados de obra, iii. Etc. 3. sujetos NO alcanzados por la norma (capitulo C, Art. 4 y 5). a. Organismos estatales b. Transportes públicos de pasajeros c. Correos d. Lotería 46 47 e. Estaciones de servicio f. Entidades financieras, etc. Tipos de sujetos (alcanzados) según el régimen de control (situación impositiva): ❖ Responsable inscripto en el impuesto al valor agregado (RI), ❖ Exentos en el impuesto al valor agregado (E), ❖ Monotributistas (MT). ❖ Consumidores finales Emisión de comprobantes de los distintos sujetos: ● Factura A: discrimina el impuesto. ⮚ Emisor: responsable inscripto. ⮚ Receptor: responsable inscripto. ● Factura B: no se discrimina el impuesto ⮚ Emisor: responsable inscripto. ⮚ Receptor: EXENTO- no responsable monotributista- consumidor final. ● Factura C: no discrimina el impuesto. ⮚ Emisor: exento – monotributista. ⮚ Receptor: no interesa su situación impositiva. Características de los comprobantes alcanzados: 1. datos pre-impresos: razón social, domicilio comercial, CUIT, fecha de inicio de actividades, CAI, situación impositiva, numeración preimpresa, letra A, B o C, original o duplicado. 2. datos a incluir en el diseño: datos del receptor, domicilio comercial, CUIT, situación impositiva. 3. descripción del bien vendido. 4. requisitos extrínsecos: medidas mínimas y pautas de diseño. 5. datos cuantitativos de la venta: precio unitario, total, impuestos internos, descuentos, retenciones, IVA. Datos que deben tener los comprobantes (ordenado) Respecto del emisor 3.24. Denominación o razón social 3.25. Domicilio comercial 3.26. CUIT 3.27. N° de inscripción al impuesto IIBB 3.28. Categoría frente al IVA 3.29. Numeración consecutiva y progresiva, 12 dígitos 3.30. Fecha de vencimiento del comprobante 3.31. Las letras A; B; C; E según corresponda 3.32. Las palabras “original” o “dumplicado” 3.33. Fecha de emisión Respecto del comprador, locatario o prestatario 3.34. Denominación o razón social 3.35. Domicilio comercial 3.36. CUIT 3.37. Categoría frente al IVA Respecto a la operación ejecutada 3.38. Descripción del bien vendido, el servicio prestado, la cosa, obra oservicio locado 3.39. Cantidad de los bienes enajenados 3.40. Precios unitarios y totales 3.41. Todo concepto que incida cuantitativamente en el importe de la operación 47 48 3.42. 3.43. La alícuota a que está sujeta la operación El monto del impuesto resultante Resolución General 100: determino nuevas normas de impresión, el CAI, fija vigencia de los comprobantes y requisitos a las imprentas. También de función de control para la deducción y computo del IVA CF. Ley 6558 de la provincia del chaco: estableció la obligación de incorporar la leyenda “dirección de comercio interior- teléfono 0800-444-3346”. Aspectos impositivos – RG 1415/03 – AFIP. Tipos de comprobantes: ⮚ notas de crédito y debito. ⮚ Remito “X” ⮚ Casos especiales: no cumplen los requisitos cualitativos. Facturas de luz, agua, teléfono, frecuentemente servicios diversos. PLAZOS DE CONSERVACIÓN Según el Código de Comercio, Art. 67: 10 años a partir de la fecha de cierre del ejercicio económico en donde esos comprobantes están registrados. Art. 328 C.CyCom Según la AFIP: 5 años a partir del vencimiento de la declaración jurada De carácter permanente son aquellos que deben conservarse mientras integren el patrimonio del ente o mientras tenga vida jurídica. Ej: contratos sociales, escrituras públicas. Comprobantes no estandarizados Contratos diversos: siempre intervienen dos o mas partes. Hay que analizarlo para determinar su validez y los efectos patrimoniales, presentes y/o futuros de ambas partes intervinientes. 3.44. Contrato social 3.45. Contrato de entidad bancaria: para la apertura y acreditación de los sueldos del personal. Actas societarias: En general es un documento que surge de una reunión de personas (físicas, por si o en representación de otras). En la misma se anotan claramente (formalizan) los temas y acuerdos arribados en la sesión (decisiones tomadas). Se anota también en forma resumida, con distinto alcance, las deliberaciones acontecidas en la misma. Si se refiere a la deliberación de los órganos colegiados de una organización, debe ser transcripta en el “libro de actas” pertinente. Producen efectos patrimoniales en la decisión de distribución de resultados por ejemplo. Esquema de un acta: 3.46. Encabezamiento o título. Sería la apertura, donde debe figurar el nombre de la empresa 3.47. Lugar, fecha, hora de comienzo y terminación 3.48. Asistentes a la misma y su carácter 3.49. Orden del día: listado de los asuntos a tratar 3.50. Resumen ordenado de los debates realizados 3.51. Decisiones tomadas 3.52. Firma de los asistentes, o de los representantes designados. Actas impositivas de determinación de pasivos La informática, el formulario y los comprobantes, nuevos escenarios La tecnología y la informática están cambiando la realidad de los comprobantes y formularios, como así también de los archivos. Existen formularios virtuales, de completamiento vía PC, vía Internet, terminales 48 49 bancarias. Ejemplos: compras vía Internet, operaciones de tarjetas de crédito, darse de alta como usuario de una casilla de email, transacciones bancarias. Ventajas: ❖ Información coherente: garantizar una organización coherente y una formalización de la información. Evitando entradas no validas al establecer restricciones en el ingreso de datos. Ejemplo: limites de fechas, tipo de carácter. ❖ Integración con los sistemas existentes: cuando se envía un formulario, los datos de este pueden almacenarse automáticamente. ❖ Líneas de tiempo: reduce el retardo entre el momento en que son rellenados hasta sus respuestas. circuito almacenado en una base de datos y ser consultado en cuanto a su estado de aprobación o trámite. ❖ Reducción de gastos de papelería y envío. Sistemas de archivo archivo: es el lugar donde se guardan los comprobantes, para su consulta posterior por parte de los mismos responsables de la contabilidad o para alguna auditoria posterior. La función genérica de un archivo es reunir, conservar y administrar documentos, estas funciones se reúnen en las siguientes tareas: ● Organizar la documentación administrativa. ● Asegurar la trasferencia periódica a archivo cuando su uso no es periódico. ● Valorar los documentos para su conservación o destrucción. ● Disposición para facilitar de las instalaciones donde se conservan los documentos. ● Adecuación de las instalaciones donde se conservan los documentos. Para organizar un sistema de archivo (depende del tamaño de la organización) hay que determinar previamente: 1. ¿Qué documentos serán conservados? 2. ¿durante cuanto tiempo? 3. ¿Cómo deben ser conservados? Con algún criterio lógico. Formas de archivar: a. Criterio objetivo o temático: por tipo de operación, objeto, o hecho económico que represente. b. Criterio subjetivo: por sujeto interviniente en la operación. c. Una combinación de ambos. 4. determinar el espacio disponible, su ubicación, y los medios técnicos disponibles. tipos de archivo: si tiene un contador externo, podrá utilizar 2 criterios: a. archivo interno: toda la documentación se guarda en la empresa (política de archivo), b. archivo mixto: parte de la documentación se guarda en la empresa y parte en el estudio del contador externo. CLASIFICACION DE ARCHIVOS: 1. según el lugar y uso de la documentación: a. archivo de gestión o de oficina: esta compuesto por los documentos en fase de tramitación o aquellos que son de uso frecuente. b. Archivo central: recoge aquella documentación que deja de ser utilizada de forma frecuente. c. Archivo intermedio: se procede a su valoración, selección o expurgo para conservar las realmente importantes. 2. Responde a la pregunta de cómo acomodar los comprobantes c. Criterio objetivo (temático): consiste en archivar los comprobantes en función al objeto, hecho económico o tipo de operación que representa. Ej: todas las facturas de ventas en una misma carpeta. 49 50 d. Criterio subjetivo: consiste en archivar la documentación en función al sujeto interviniente en la o las operaciones, sin importar de que documento se trate. Ej: abrir una carpeta a nombre del proveedor Juan Pablo SRL, y allí archivar toda la documentación referida a ese proveedor. 5. Según el espacio a. Internos: toda la documentación se guarda dentro del ente b. Externo: Se guarda fuera del ente, puede ser propio o tercerizado c. Mixto: Parte de los archivos quedan en el ente y otra parte en el estudio del contador. 6. Según el ordenamiento a. Cronológico: por fecha b. Temáticos o por operación: ventas, compras, cobranzas, etc. 7. Según el medio a. Físicos: cajas, biblioratos, etc b. Informáticos o soportes magnéticos: computadores, CD, pendrive, etc. 1. el sistema de archivo puede ser llevado: a. por el contador: solo documentación registrable (impositiva y pequeñas empresas). b. Por la propia empresa: cuando tienen requerimientos constantes de consultas y revisión, maneja considerables volúmenes del mismo (empresas medianas y grandes). c. Mediante servicios tercerizados de archivos: se emplea cuando los volúmenes son muy significativos y provee funciones muy detalladas. Archivo y tecnología Como consecuencia de la informatización y los archivos digitales se reduce considerablemente los espacios de almacenamiento de documentación, si bien requieren equipos de resguardo y/o almacenaje en lugares separados para evitar la pérdida de datos por siniestros. El uso de la documentación digital permite su consulta directa desde cualquier equipo remoto sin los problemas que acarrea el movimiento de documentos escritos (pérdida, roturas, etc.). Adicionalmente los datos pueden ser encriptados para salvaguardar en caso de robo, y comprimidos para incrementar el espacio de almacenamiento virtual. Tercerización de archivos y la informática: La empresa de archivo en general ofrece: ● Resguardo de la documental mediante medidas de seguridad adecuadas (guardia permanente, salas ignifugas), ● Almacenamiento en cajas a las que se le asigna un número de identificación y se especifica la documentación contenida, ● Búsqueda de documentación que se necesita revisar, ● Destrucción de la documental o remisión de aquella que se encuentre vencida, ● Traslado de la documentación de la documentación desde y hacia el archivo, Algunos servicios incluso proveen la digitalización de imagen de la documentación y la provisión del software de base de imágenes. Nuevos horizontes del comprobante Debido al uso de la tecnología el comprobante papel viene perdiendo terreno frente al virtual. Esto permite el archivo en medios magnéticos u ópticos que aseguren la inalterabilidad de los datos (CD O DVD). Factura electrónica: se ha establecido un régimen especial para la emisión y almacenamiento electrónico de comprobantes originales, respaldatorios de las operaciones de compraventa de cosas muebles, locaciones y prestaciones de servicios, locaciones de cosas y obtras y las señas o anticipos que congelen precio. (RG 2177/06 mod. RG 2485/08) La RG 1361/02 AFIP establece en su capítulo III, un régimen de almacenamiento de duplicados electrónicos. Entre otros regula: 3.53. Soportes para el almacenamiento. Período de información 50 51 3.54. 3.55. 3.56. 3.57. Copias y lugar de resguardo Plazo para el resguardo de las copias Código de seguridad Modificación de la información almacenada Minutas contables Concepto y función Son todas aquellas anotaciones preliminares que pueden respaldar asientos contables y que reúnen características de evidencia, sustento y antecedente suficiente de determinados hechos económicos registrables para el ente. Representan evidencias escritas que manifiestan con certeza la ocurrencia de determinados hechos económicos registrables. Sustentan bajo una modalidad documental la intervención de los responsables en los procesos de confección y control. Conteniendo, además, antecedentes relativos a datos, cálculos e información relevante que hacen al hecho económico. Si no se detallan datos cualicuantitativos, no actuará como antecedente, y por lo tanto, no será minuta contable. Necesidad e importancia El rol de las minutas contables ● ● Integrar los distintos subsistemas, cuando no existe integración automática electrónica. No reemplazan a la documentación fuente, pero sirven para la compilación y síntesis de información contenida en lotes significativos de documentación respaldatoria. Ej: planillas de caja, de cobranzas, asientos resúmenes de subdiarios. ● Deben referenciar siempre a la documentación fuente de su confección. ● Obran como elementos de control, al igual que los comprobantes ● Configurar documentación respaldatoria de aquellas transacciones u hechos con efectos patrimoniales objetivamente medibles, y que no tengan documentación, o no la tenga especificas: ⮚ Incremento de valor de un bien. ⮚ Ajustes derivados de procedimientos de control. ⮚ Crecimiento vegetativo. ⮚ Determinación y calculo de bases imponibles de impuestos. ⮚ Información previniente de otro registro, donde quedo la registración respaldatoria documental. ⮚ Consumos de activos de vida plurianual (depreciación). ⮚ Determinación del costo de venta por diferencia de inventario, etc. ⮚ Devengamiento de intereses: puede ser elaborada por Contabilidad General para respaldar asientos en el libro diario de devengamientos de préstamos realizados por ejemplo. ⮚ Depreciación periódica de activos fijos. ⮚ Periodificación de ingresos, costos y gastos. ⮚ Devengamiento de impuestos. En general efectúan la exteriorización escrita de determinados hechos obrando como documentación de respaldo y todos sus antecedentes. 51 52 Partes y contenidos mínimos Numeración Fecha ENCABEZAMIENTO Emisor Destinatario Tema Calculos y fuentes documentales CUERPO Planillas – gráficos Asiento propuesto Confección Supervisión PIE Control Acuse de recibido Pre impresa - Correlativa-identificatoriacodificación, permitirá el seguimiento y el control de las mismas, incluso de las anuladas. Importante para la registración y para determinar la demora en circular. Sector-área-sección-departamentogerencia que la emite Igual- a quien entregar- marca la rutina del comprobante. Importante para que no quede dudas de a quien entregar o hacia donde se dirige Se debe colocar el título de la minuta. Ej: MC del devengamiento del IVA Detalle de los cálculos preliminares y antecedentes de los importes a registrar. Imprescindiblemente citar la documentación fuente de la minuta. Con información relevante. Ej: planillas de depreciaciones, de liquidación de sueldos. Asiento propuesto por el emisor para su posterior registración. Acá tendrá en cuenta si existen asientos prediseñados en la organización. Informa la persona que confeccionó, y debe ser la que corresponde en función de la asignación de tareas. Debe figurar la constancia de control. Situación similar a la anterior. Se utiliza así para determinar el seguimiento o circulación de la minuta, si fue sometida al control de quien correspondía. Determina que la información llegó a su destinatario. Ejemplos integración de subsistemas contables y el Sistema Contabilidad General. La integración de los subsistemas con el sistema de Contabilidad General se da por el fluir de la información entre ellos. Entre los subsistemas corresponde información netamente contable, son siempre unidireccionales, es decir, que la información va de cualquier subsistema hacia el subsistema aglutinador que es el de contabilidad general. La vinculación puede llevarse a cabo por un medio físico, como ser una minuta contable o un comprobante tradicional o bien por un medio no físico, que es cuando la empresa utiliza PED y la integración es automática por medio de un software. Ejemplo Desde el subsistema ventas hacia el subsistema contabilidad general: Ventas va a informar a contabilidad general la información que surge de la compra-venta mercantil, plasmada en la factura/remito/ticket, el 52 53 reconocimiento impositivo que corresponda, el movimiento de la existencia de los bienes vendidos y en caso que corresponda el costo de ventas, a través de una minuta contable. Desde el subsistema de activos fijos: Planilla de depreciaciones Desde el subsistema de RRHH: planilla de sueldos y cargas sociales Desde el subsistema impositivo: devengamiento IIBB, IVA, ganancias. Sistemas PED y minutas contables Las minutas se confeccionan por medios manuales o con medio de procesamiento electrónico de datos, utilizando Internet, por ejemplo: a través de correos electrónicos estandarizados que cada subsistema emite para brindar la información a Contabilidad General. UNIDAD 6 Los registros Concepto: “los libros o registros sirven para la anotación permanente y el almacenamiento ordenado y sistemático de la información contable” (Héctor Ostengo). “Los registros contables son los elementos donde se anotan los datos contables y se almacena la información para la elaboración de los Informes Contables” (Hugo Priotto). “Los registros contables constituyen el soporte físico de que se vale la teneduría de libros para dejar constancia escrita de las variaciones patrimoniales, objetivamente medibles y respaldadas por los comprobantes pertinentes, producidas por las operaciones que realiza el ente y/o los hechos del contexto” (Marin - Bisordi). Los registros sirven como soporte de almacenamiento de la información y funcionan como un vehículo que transmite información contable. Clasificaciones 1. Según la calidad de la información contienen: a. Heterogéneos (Diario): contiene todo tipo de información vinculada al ente. b. Homogéneo (Mayor): las operaciones se registran por cuentas (conceptos homogéneos). 2. Según el grado de análisis: a. Principales (Diario y Mayor): contiene la totalidad de la información del ente. 53 54 3. 4. 5. 6. b. Auxiliares (Subdiarios y Submayores): contienen información parcial. Según la fuente de donde provienen sus datos: a. Registros de 1ª entrada: los efectos de los hechos y operaciones se anotan en primer término en ellos. b. Registros de 2ª entrada: las registraciones están precedidas por anotaciones en un registro cronológico. Según su exigibilidad: a. Obligatorios: establecido por normas legales. b. No obligatorios: no están establecidos legalmente. Desde el punto de vista funcional: a. Cronológicos: las operaciones se registran por fecha. b. Sistemáticos: permiten almacenar información por conceptos análogos. Según sus características físicas: a. Encuadernados: establecido por el código de comercio. b. De hojas sueltas: casos permitidos por la LSC 19550. Su utilización en el proceso contable Los registros cumplen una función administrativa y organizativa, ya que almacenan los datos captados por el proceso contable y los informan luego de clasificarlos y elaborarlos, con el fin de que sean utilizados, bajo la forma de información contable procesada en la toma decisiones y el control. Además: 3.58. Sirven como medio de prueba: permiten evidenciar registraciones contables 3.59. Permite contar con un panorama global y personalizado de la actividad empresaria: al haber registros principales toda la información debe pasar por los mismos. 3.60. Disponen de información sistemática (mayor gral) y cronológica (diario gral) 3.61. Son utilizados por organismos fiscales y provisionales: al ser organismos de contralor buscan verificar la veracidad de la información contable contenida en ellos. 3.62. Brindan información a terceros (LIB): a través de los EECC. 3.63. obtener información detallada de algunas operaciones 3.64. control de actividades rutinarias (control entre diario y comprobante) Utilización 3.65. Son el soporte físico donde se anota la información contable. 3.66. Almacena esta información con la finalidad para elaborar informes contables 3.67. Debe estar respaldado por comprobantes y equivalentes 3.68. En ellos se registran operaciones, situaciones, acontecimientos producidos en la empresa y en el contexto. Los registros y los avances tecnológicos informáticos ❖ ❖ ❖ ❖ ❖ ❖ Emisión del libro diario y los subdiarios por medios PED. (hojas sueltas posteriormente encuadernadas s/el art. 61 de ley 19550 LSC) Registración en el libro de Inventarios y Balances a través del SISTEMA COPIATIVO manteniéndose la encuadernación en forma de libro. Visualización de los movimientos de las cuentas del Mayor General y diario general por pantalla bajo el entorno PED. Registración en el Libro Diario por códigos. Generación automática del Libro Mayor. Realización de los cálculos de los nuevos saldos de manera automática. 54 55 ❖ ❖ Desaparición de errores numéricos que generaban desbalanceo en los asientos contables. Correcciones de errores de imputación, dejando de lado el uso del contraasiento. Normativa de aplicación a los registros Normas legales: rúbrica, conservación, valor probatorio. RUBRICA: establecido en el artículo 53 del Código de Comercio. Art. 53: “los libros que sean indispensables conforme las reglas de este código, estarán encuadernados y foliados, en cuya forma los presentara cada comerciante al tribunal de comercio de su domicilio para que se los individualice en la forma que determine el respectivo tribunal superior y se ponga en ellos nota datada y firmada del destino del libro, del nombre de aquel a quien pertenezca y del numero de hojas que contenga”. CONSERVACIÓN (forma de llevar el libro): se encuentra establecido por el artículo 54 del Código de Comercio. Art. 54: “en cuanto al modo de llevar, así los libros prescriptos por el articulo 44, como los auxiliares que no son exigidos por la ley, se prohíbe: 1) Alterar en los asientos el orden progresivo de las fechas y operaciones con que deben hacerse, según lo prescripto por el articulo 45; 2) Dejar blancos ni huecos, pues todas sus partidas se han de suceder unas a otras, sin que entre ellas quede lugar para intercalaciones ni adiciones; 3) Hacer interlineaciones, raspaduras ni enmiendas, sino que todas las equivocaciones y omisiones que se cometan se han de salvar por medio de un nuevo asiento hecho en la fecha en que se advierta la omisión o el error; 4) Tachar asiento alguno; 5) Mutilar alguna parte del libro, arrancar alguna hoja o alterar la encuadernación o foliación. Normas legales: los libros comerciales deben ser conservados hasta diez años después del cese de las actividades. Normas tributarias: El plazo de conservación establecido por el Derecho Tributario es de diez años. No obstante, dicho plazo excede al de la prescripción liberatoria que ocurre a los seis años desde la fecha de vencimiento de la DDJJ que los ha utilizado. VALOR PROBATORIO: el código de comercio establece el valor probatorio en su artículo 55. Art. 55: “los libros mercantiles que carezcan de algunas de las formalidades prescriptas en el articulo 53, o tengan algunos de los defectos y vicios notados en el precedente, no tienen valor alguno en juicio a favor del comerciante a quien pertenezcan. Art. 63: “los libros de comercio llevados en la forma y los requisitos prescriptos, serán admitidos en juicio, como medio de pruebas entre comerciantes, en hecho de su comercio, del modo y en los casos expresados en este código. Norma impositiva relacionada Las resoluciones de la DGI son de aplicación obligatorias para los registros impositivos (IVA ventas e IVA compras), no obstante la forma de utilización de estos registros, distinguen en algunos requisitos si la empresa lleva contabilidad organizada o no la lleva. Pero no incursiona sobre exigencias en los libros contables porque escapa a su esfera de aplicación. 55 56 Resolución General N° 3419 (DGI) Artículo 1º — Establécese un régimen de emisión de comprobantes, de registración de comprobantes emitidos y recibidos e información, aplicable a las operaciones que se detallan a continuación: a) Compraventa de cosas muebles. b) Locaciones y prestaciones de servicios. c) Locaciones de cosas. d) Locaciones de obras. e) Señas o anticipos que congelen el precio de las operaciones. f) Traslado y entrega de productos primarios o manufacturados. g) Pesaje de productos agropecuarios. REGISTRACION (TITULO III) Art. 36. — Los comprobantes previstos en el Artículo 8°, incisos a), e), f), g) y h) que se emitan o se reciban, como respaldo documental de las operaciones realizadas, serán registrados en libros o registros. La registración se efectuará en forma manual o mediante la utilización de sistemas computarizados. Art. 37. — Los sujetos que confeccionan EECC, a partir de su sistema de registración, utilizarán los libros o medios que se encuentren autorizados por la Ley de Sociedades Comerciales y/o el Código de Comercio. Art. 38. — En el caso de no efectuarse registraciones que permitan confeccionar estados contables, se utilizarán libros o registros que cumplan con las formalidades establecidas por el Código de Comercio, artículo 54. Art. 39. — Cuando las registraciones se efectúen mediante métodos manuales, los libros o registros deberán estar encuadernados y foliados. Art. 40. — En el caso de utilizarse sistemas computarizados para efectuar la registración, las hojas contendrán DOS (2) numeraciones: a) Una preimpresa al momento de su adquisición, que debe ser progresiva —no necesariamente consecutiva—, y b) otra asignada por el sistema utilizado, que debe ser consecutiva y progresiva. Art. 41. — Las hojas mencionadas en el artículo anterior serán conservadas, ordenadas correlativamente, y encuadernadas por lote de hasta CIEN (100) hojas o por semestre calendario, cuando en dicho lapso no se alcance la citada cantidad. Responsabilidad en el mantenimiento de los registros La responsabilidad en la conservación y mantenimiento de los registros contables, a los efectos de que conserven valor probatorio, recae en el propietario o representante legal de la organización. Responde al concepto de una adecuada gestión de un buen hombre de negocios. Registros contables principales Inventario y balance Es un registro principal en el cual se vuelca el detalle valorizado de todos los bienes, derechos y obligaciones de un ente a la fecha de cierre de cada ejercicio económico y Estados Contables del mismo. Es un registro esporádico con una frecuencia anual. Inventario: recuento físico, detallado y valorizado de todos los bienes, derechos (activo) y obligaciones (pasivo) de un ente a un momento determinado (fecha de cierre). Balance: en el se transriben los EECC básicos exigidos (Estado de Situación Patrimonial, Estado de Resultado, Estado de evolución del patrimonio y Estado de flujo de fondos) demostrando la situación patrimonial a una fecha dada, agrupado en activo, pasivo y PN. El inventario constituye la base y paso previo y necesario para la confección del balance. Ambos deben coexistir, ya que se complementan y son interdependientes Requisitos extrínsecos: 3.69. Encuadernados en forma de libro. 3.70. Rubricado, habilitado por el Registro Publico de Comercio. 56 57 3.71. Foliado, numeradas las hojas correlativas y progresivamente. Requisitos intrínsecos: Art. 54 C.C. En cuanto al modo de llevar,… se prohíbe: 3.72. Alterar en los asientos el orden progresivo de las fechas y operaciones 3.73. Dejar blancos ni huecos 3.74. Hacer interlineaciones, raspaduras ni enmiendas 3.75. Tachar asiento alguno 3.76. Mutilar alguna parte del libro, arrancar hojas o alterar la encuadernación o foliación. Características: ● Cronológico: se asienta de forma consecutiva según los inventarios y los EECC. ● Heterogéneo: contiene todo tipo de información contable vinculada con el ente. ● Principal: contiene la totalidad de la información del ente. ● Manual o copiativo: únicamente por medio manual. ● Obligatorios: según el Art. 44 CC ● Primera y segunda entrada: al inicio del primer asiento de apertura de la actividad del ente (de 1ª entrada) y en los siguientes ejercicios económicos obtiene información del mayor (de 2ª entrada). ● Encuadernado: según el CC. ● Rubricado: habilitado por el RPC. ● Foliado: numeración en forma correlativa y progresiva. Contenido: ● Rubrica: Habilitación del libro por el RPC ● Inventario inicial: inventario de aporte (detalle). ● Autorización del RPC: Art. 61 LSC hojas móviles y no encuadernados. ● Inventario de cierre: detalle al cierre de bienes, derechos y obligaciones. ● Balance o Estados Contables: los EECC básicos y notas complementarias, anexos y cuadros e Informe del Auditor. ● Firma: representante legal, Auditor Externo, Síndico o Presidente del Órgano de Fiscalización. El representante legal figura en el contrato, se debe publicar en el RPC y otros órganos de contralor quien es. Libro Diario General Es un registro contable cronológico, principal e histórico donde se anotan los efectos patrimoniales y los resultados producidos por la ocurrencia de hechos y operaciones del ente, conforme el orden en que se fueron produciendo. Compuesto por asientos contables. Características: Cronológico: se asienta en forma sucesiva según se vayan aconteciendo las operaciones económicasfinancieras del ente. Heterogéneo: se asientan las operaciones de todo tipo que se producen. Primera o segunda entrada: en un sistema Directo (de 1ª entrada) y en un sistema Indirecto (de 2ª entrada). Obligatorios: exigido por el CC. Principal: contiene la totalidad de las operaciones que realiza el ente. Encuadernado o de hojas sueltas: en un medio manual: sistema copiativo y en un medio PED (de hojas sueltas, permitido por la LSC). Clases de asientos: 1. según la cantidad de cuentas que utiliza: a. simples: 2 cuentas. b. compuestas: más de 2 cuentas. 57 58 2. Conforme los tipos de asientos: a. De apertura: surge del contrato constitutivo o de los aportes realizados. Se realiza al comienzo de cada ejercicio. b. De operaciones económico-financieras: son los asientos mas comunes, cuando no existan subdiarios o existiendo para las operaciones no repetitivas. c. Resúmenes: provenientes de los subdiarios o de minutas contables. También pueden efectuarse registraciones globales por períodos no superiores al mes, conforme el art. 61 de la LSC, sin que exista necesariamente subdiarios. d. De refundición de cuentas de resultados: efectuado al cierre de ejercicio para obtener el resultado del ejercicio y poner las cuentas con saldo cero para que comiencen a acumular los movimientos del ejercicio nuevo. e. De ajustes: Se originan por los errores u omisiones, conciliaciones de saldos contables internos o internos/externos. Generalmente se los realizan al cierre del ejercicio, pero no significa que no se los pueda realizar en un período menor f. De cierre o de cancelación de cuentas patrimoniales: se los realiza al final de cada ejercicio. g. Asientos tipos (PED): Asientos predefinidos que contienen mas de dos cuentas y que facilitan la registración en un medio electrónico, para operaciones repetitivas. También pueden ser utilizados con medios manuales h. Asientos de devengamiento: realizados a fin de mes Contenido de asientos contables: ⮚ Fecha de la operación económico financiera ⮚ Codificación de la cuentas a utilizar ⮚ Cuentas (simples y/o colectivas) ⮚ Importes de la operación en moneda de curso legal ⮚ Leyenda: mención de comprobantes y descripción detallada y conceptual de las operaciones. Libro Mayor General Es un registro contable en el que las cuentas se agrupan físicamente, mostrando los movimientos y saldos de todas las cuentas colectivas, que integran el plan de cuentas. Características: - Sistemático: agrupa las partidas por grupos homogéneos. - Homogéneo - Principal: contiene información de todas las operaciones económicas-financieras que afectan al ente. - No está estandarizado. - No es obligatorio pero es indispensable para la contabilidad. - Es de 2ª entrada: tome información del Diario General. - El Mayor representa un proceso de síntesis. - Es un proceso de clasificación de la información contable por procesos análogos. - Con medios PED: es automático y de emisión continua. - Es el elemento base para la preparación de EECC. Registros contables auxiliares La incorporación de los registros auxiliares persigue diferentes fines: - Permite implementar un mayor grado de análisis de las cuentas (utilización de cuentas simples o analíticas) - Pretende dividir el trabajo - Busca distintas capacidades por la necesidad de información, por la dispersión geográfica de la empresa, entre otros factores. 58 59 Submayores Las cuentas colectivas referidas a un mismo objeto pueden ser subdivididas en cuentas simples o analíticas de distinto nivel. Esta segregación da origen a los submayores. Tienen utilidad en un medio manual de registración. Sirven para tener un mayor grado de análisis de las cuentas y facilitan las tareas de control Características Homogéneos: agrupa por conceptos análogos. Auxiliar: contiene formación parcial. De 1ª entrada: toma directamente información de los comprobantes. Flexible: permite la incorporación de cuentas nuevas. Analítico-sintético: es el mayor nivel de desagregación posible. División del trabajo: al permitir trabajar de manera individual en cada cuenta. Subdiarios Son registros diseñados para sistematizar los asientos de las operaciones económicas-financieras repetitivas. En su rayado se prevé la existencia de distintas columnas que representan las distintas cuentas que deben debitarse y acreditarse con alto grado de repetición. Una de las ventajas de su implementación es la reducción del tiempo de trabajo y disminución de la posibilidad de cometer errores (solamente en sistema de registración indirecto). Es el elemento diferenciador del Sistema de registración indirecto. Características ▪ Es un registro homogéneo por operación. ▪ Es un registro auxiliar porque contiene información parcial. ▪ Es un registro de 1ª entrada para las operaciones que ellos contienen. ▪ Ahorran tiempo de trabajo: ya que los asientos se registran en una solo línea. ▪ Ahorran tiempo en los pases, por cada período se podrán hacer uno, dos o tres asientos resúmenes. ▪ Promueven la división del trabajo requiriendo distintas capacidades. ▪ Permite la delimitación de áreas de responsabilidad y la localización de errores. Aspectos a considerar en la diagramación de los subdiarios mas usuales: distintas políticas contables en cuanto a su modo de utilización Subdiario de COMPRAS Registro diario de las facturas de los proveedores de bienes y servicios, notas de debito y crédito de las compras de bienes y servicios. Periódicamente se confecciona una minuta contable con el asiento resumen para el Diario General del movimiento analítico de las compras y gastos. Las registraciones globales y/o resumidas del Diario General se asientan en el Mayor General. Confección: - fecha, - concepto - cuentas deudoras: mercaderías, IVA CF, intereses (-) adelantados, cuentas varias (2 columnas: nombre e importe). - cuentas acreedoras: compras al contado (movimiento-enlace), proveedores, obligaciones a pagar, bonificaciones obtenidas, cuentas varias (2 columnas: nombre e importe). Subdiario de VENTAS Registro diario de las facturas de Ventas, notas de debito y crédito relacionadas. Registra costo de ventas (inventario permanente) a través de minuta contable. Periódicamente se confecciona una minuta contable con el asiento resumen para el Diario General del movimiento analítico de las ventas. Las registraciones globales del Diario se asientan en el Mayor General. Confección: - fecha 59 60 - concepto cuentas deudoras: ventas al contado (movimiento), clientes, documentos a cobrar, bonificaciones otorgadas, costo de ventas, cuentas varias (2 columnas: nombre e importe). cuentas acreedoras: ventas, mercaderías, IVA DF, intereses (+) adelantados, cuentas varias (2 columnas: nombre e importe). Subdiario de PAGOS y DEPOSITOS Registro diario de tickets, facturas de contado, pagos de servicio, recibos de pagos diversos que emite la empresa, boleta de depósito bancario. Periódicamente se confecciona una minuta contable con el asiento resumen al Diario General del movimiento analítico de los pagos. Las registraciones globales del Diario se asientan en el Mayor General. Confección: - fecha - concepto - cuentas deudoras: proveedores, Banco XX Cta. Cte., obligaciones a pagar, compras al contado (movimiento- enlace), gastos generales-bancarios, cuentas varias (2 columnas: nombre e importe). - cuentas acreedoras: Bancos Cta. Cte. (una por cada banco identificando nº de cheque), fondo fijo, cuentas varias (2 columnas: nombre e importe). Subdiario de COBRANZAS y DEPOSITOS Registro diario de ingreso de fondos a la empresa. Registro de los depósitos y transferencias bancarias. Periódicamente se confecciona una minuta contable con el asiento resumen al Diario General del movimiento analítico de este Subdiario. Confección: - fecha - concepto - cuentas deudoras: cobranzas a depositar, bancos Cta. Cte. (una por cada banco identificando nº de cheque), cuentas varias (2 columnas: nombre e importe). - cuentas acreedoras: Banco Cta. Cte., clientes, ventas al contado (movimientos), documentos a cobrar, cuentas varias (2 columnas: nombre e importe). Políticas contables: ❖ Diseño previo de cada uno de ellos y selección de cuentas mas utilizadas. ❖ Periodicidad de confección de las minutas contables con asientos resúmenes. ❖ Responsable de la confección, emisión y conservación de los registros contables. ❖ En un medio PED, los subdiarios, submayores y el Diario General serán llevados en hojas sueltas, luego encarpetados, según lo establecido por el artículo 61 de la LSC (ejemplos). Ejemplos ▪ Las registraciones en los distintos subdiarios requiere del diseño previo de cada uno de ellos y de columnas previamente tabuladas al efecto con las cuentas mas utilizadas ▪ Períodicamente se confeccionarán minutas contables que contendrán asientos resúmenes de cada subdiario para su integración al Libro Diario General ▪ Cada registración en el subdiario deberá estar respaldada por la documentación fuente que deberá acompañar a la minuta contable UNIDAD 7 Sistemas de Registración 60 61 Es la combinación coordinada de un conjunto de datos surgidos de hechos económicos registrables, de un conjunto de comprobantes, de un conjunto de cuentas y un conjunto de registros que interactúan entre sí, con la rutina o circuito que sigue la información contable. Ostengo Es un conjunto sistematizado de registros a utilizar en el procesamiento contable de datos. Marin y Bisordi. Tipos Sistema directo ▪ Directo propiamente dicho ▪ Directo con mayores auxiliares ▪ Directo con agregado de libro caja Sistema indirecto ▪ Indirecto propiamente dicho ▪ Indirecto con mayores auxiliares Elementos de un sistema de registración - Conjunto de datos con efecto patrimonial medible y determinado. - Conjunto de comprobantes. Implica considerar todos, internos y externos. - Conjunto de cuentas: significa contar con el plan de cuentas y su correspondiente manual de cuentas. - Conjunto de registros principales y auxiliares y su interrelación - Una rutina o circuito por donde circula la información partiendo de la documentación fuente hasta la salida transformada en informes contables. Políticas Contables de un sistema de registración En la redacción y diseño de las políticas contables vinculadas al sistema de registración se tendrá especialmente en cuenta los siguientes elementos: - Comprobantes - Cuentas - Registros - Circuito o rutina de los comprobantes Sistema directo de registración Es el sistema tradicional y las operaciones son registradas en único diario. ▪ Directo propiamente dicho: Se utilizan únicamente el Libro Diario General y el Mayor General. Es analítico-sintético para el medio PED y es sintético para el medio manual. Se denomina Sistema Centralizado por cuanto el flujo de la información circula por una única vía: comprobante – LDG – LMG – prebalance – salida de información procesada. Registros utilizados: Libro Diario General, Libro Mayor General y Libro de inventarios y balances. Este sistema de registración es hoy utilizado en casi todas las pequeñas organizaciones a través de medios electrónicos, ya que al realizarse automáticamente la tarea de mayorización y cálculo de saldos, el trabajo disminuido sensiblemente, incidiendo favorablemente en la afectación de tiempo (disminución de tiempo) disminuyendo el atraso en la disposición de la información, la cual con este medio de registración puede ser analítica o sintética. ▪ Directo con agregado de submayores: en un contexto de no utilización de sistemas de procesamiento electrónico, utiliza estos registros adicionales en forma independiente del plan de 61 62 cuentas. Estos submayores o mayores auxiliares permiten el control cruzado de los comprobantes, al captar la información directamente de los mismos. El circuito de la información se plantearía de la siguiente manera: Comprobantes -> Diario General -> Mayor General -> Inventarios y Balances Submayores de: clientes, proveedores, bancos, mercaderías ▪ Directo con agregado del libro caja (art 46 CC): El libro caja es parte integrante del libro diario general, no hace falta asiento resumen, se lo considera parte integrante del libro diario, es un agregado del libro diario. El libro caja, sino, opera como un subdiario, receptando todas las operaciones vinculadas a pagos y cobranzas, y periódicamente se registra en el diario general un asiento resumen a través de una minuta contable confeccionada al efecto. Considerando el libro Caja como parte integrante Comprobantes varios -> Diario General -> Mayor General -> Inventarios y Balances Comp. de cobros y pagos -> Diario de Caja Considerando el libro Caja como un subdiario Comprobantes varios -> Diario General -> Mayor General -> Inventarios y Balances Comp. De cobros y pagos -> Sub de Caja Este desdoblamiento posibilita: o La división del trabajo y la simultaneidad de las tareas administrativas realizadas por dos o mas personas. o Mantener actualizada la información al flujo de fondos. Desventajas del Sistema Directo ▪ Lentitud en la registración de operaciones (en cada libro trabaja una persona) ▪ No permite la elaboración de información de carácter analítico. ▪ Carencia de información sintética, las registraciones se registran una a una sin ser concentradas en asientos globales. ▪ El mayor registra directamente del diario. Dificultad de detectar errores ▪ Retraso de las tareas contables por atrasos en el diario general ▪ Desaprovechamiento de la división del trabajo Vinculación sistema directo con medios de registración El sistema directo por medios manuales solo será utilizado en empresas con pequeño volumen de operaciones porque la registración insumiría mucho tiempo. En la actualidad todas las organizaciones cuentan con medios PED, el procesamiento de la información contable con sistema directo de registración será aplicable con dificultad. Distintas políticas contables en cuanto al sistema de registración a implementar. ❖ La empresa llevara a cabo un sistema de registración directo con la implementación del libro caja como parte integrante del libro diario general, para todos los pagos y cobros que se realicen, luego se archivaran los comprobantes con criterio subjetivo por clientes y proveedores. Sistema de Registración Indirecto Es el que acude al empleo de Diarios Auxiliares desagregando las operaciones (por tipo de operación, por sucursales, por secciones) recogiendo información analítica, la que posteriormente en el Diario General mediante un asiento resumen. La documentación respaldatoria de dichos asientos la constituyen las minutas contables. Registros que se utilizan ❖ Subdiario de compras, ventas, cobranzas y pagos: son registros de primera entrada. 62 63 ❖ ❖ ❖ ❖ Diario General: es un registro de primera entrada para operaciones no repetitivas y de segunda entrada para operaciones del Subdiario. Mayor General: es un registro de segunda entrada, toma información del diario general. Submayores: no es necesaria la utilización de los mismos para definir al sistema como indirecto. Inventarios y Balances: toda información del mayor general. Etapas 1° etapa: Descentralización de los registros: La registración es analítica de operaciones repetitivas en los distintos subdiarios y submayores. 2° etapa: Síntesis o centralización: Mensualmente el diario general resume o centraliza las anotaciones analíticas de los subdiarios a través de las minutas contables. Ventajas ❖ Reducción o ahorro en el tiempo de trabajo: ya que permite la división del trabajo administrativo contable (simultaneidad de tareas), reduce la cantidad de pases del diario general al mayor general por la utilización de asientos resúmenes. En función del diseño de los subdiarios en forma tabulada, una operación se puede registrar en una sola línea o en dos. ❖ Reduce la posibilidad de cometer errores: porque la división del trabajo genera áreas de responsabilidad, permitiendo también la ubicación de localización de errores (por encontrarse tabuladas las cuentas habituales y ser repetitivas las operaciones registrables), por lo que se deduce que aumenta el control interno. Cuando no conviene su utilización ▪ Cuando hay que encolumnar demasiadas cuentas ▪ Cuando las operaciones de igual naturaleza no son repetitivas con intensidad ▪ Cuando la empresa es reducida y una sola persona puede registrar todas las operaciones ▪ Cuando se lleva procesamiento electrónico de datos (PED) Registración indirecta en función de las operaciones La descentralización de los registros puede ser en función de las operaciones, por sección o por sucursal. En función de las operaciones se da cuando la organización tiene un único establecimiento pero decide descentralizar la registración de las distintas operaciones incorporando Diarios Auxiliares para registrar las operaciones repetitivas, recogiendo información analítica que después se convierte en información sintética pasar al Diario General a través de un asiento resumen que será respaldado por una minuta contable. Denominación de los registros: ❖ Subdiario de compras. ❖ Subdiario de ventas. ❖ Subdiario de cobranzas. ❖ Subdiario de pagos. Hay que tener en cuenta que no siempre se utilizan estos subdiarios, solo cuando la frecuencia de repeticiones lo justifique. Alternativas: otra alternativa, puede ser la utilización de otros subdiarios no tan generalizados como los antes mencionados, como ser un Subdiario de cheques, si el movimiento lo justifica podría llevar directamente este Subdiario, utilizando cuentas analíticas para cada columna. La utilización de este Subdiario puede ser también para control de que no se venzan los cheques de pago diferido. También puede utilizarse subdiarios por líneas de productos o subdiarios por sucursales (los asientos resúmenes se mandan solo a casa central). Políticas contables a aplicar: 63 64 ❖ ❖ la empresa llevara un sistema de registración indirecto, mediante el procesamiento electrónico de datos, con la utilización del diario general y el Subdiario de cheques el cual tendrá previsto una columna para cada banco que opera con el ente. se llevara a cabo un sistema de registración indirecto utilizando el libro diario general y los subdiarios de compras y ventas, previniendo columnas específicas por tipo de mercaderías. Registración indirecta seccional Sección: es una unidad productiva dentro de la empresa. Registración de secciones: es una forma de registración que considera a cada sector productivo como una unidad independiente, que tiene patrimonio y resultados propios, determina los resultados por líneas de producto o sectores, con ello se sabe el aporte de cada sección al resultado final (para la toma de decisiones), si la administración tiene sistema PED, se pueden obtener los datos a través de: ❖ Adecuado diseño del plan de cuentas, sin descentralizar los registros, ❖ Prestar cuidado: en la clasificación de los datos e imputación de comprobantes a cada centro de costo, ❖ Fijar centros de costos: un solo balance general, pero informes por centro de costos. Formas de registraciones seccionales: ❖ Sin utilizar registros separados: centralizada en la administración central, con un plan de cuentas desagregado. ❖ Con registros contables por sección y administración central: los registros de las funciones funcionan como subdiarios de cada sector, son a posteriori unificados al diario general. Utiliza cuentas puente o de en lace que muestran los saldos originados por las operaciones entre la administración central y cada sección. ● Mecánica de trabajo: ⮚ En la administración central se crea una cuenta para cada sección o línea de producto. ⮚ En cada sección se crea una cuenta representativa de casa central. ⮚ Todo debito en la cuenta seccional de la administración central genera un crédito en la cuenta administración central en la contabilidad de la sección correspondiente, y viceversa. ⮚ Los saldos de las dos cuentas deben ser siempre iguales en cuantía pero de signos inversos. ⮚ Las cuentas de enlace, no aparecen en los EECC. ⮚ Al cierre se procede a la consolidación de las cuentas. ⮚ El comprobante será una minuta contable con el asiento resumen correspondiente. Registración indirecta en función de sucursales Sucursal: es todo establecimiento dotado de representación permanente y de cierta autonomía de gestión a través del cual se desarrollen, total o parcialmente las actividades. Dependerá del grado de autonomía de cada sucursal: 1. Contabilidad centralizada en administración central: a. no existe descentralización por sucursal. b. No llevan registros propios. c. La administración central utiliza registración directa o indirecta por funciones. d. Hay descentralización operativa, no funciones administrativas. e. Si utiliza medios PED: el plan de cuentas esta desagregado por sucursales. f. Puede llevar submayores de clientes, mercaderías. g. Periódicamente envía información global a casa centra, frecuencia máxima de un mes. h. Puede confeccionar libros IVA ventas. i. Compras dependerá de la organización. 64 65 j. No llevan subdiarios: la descentralización es operativa. Políticas contables ▪ La cuenta recaudaciones a depositar se desagregará en el plan de cuentas por sucursal ▪ Cada sucursal llevará por cada uno de sus clientes un submayor. 2. Sucursales con autonomía contable: a. llevan sus libros contables independientes en la administración central, uno en cada sucursal. b. Utilizan cuentas de enlace para cada sucursal en la contabilidad de la administración central para confeccionarlas. c. Al finalizar el ejercicio se procede a la consolidación, se puede efectuar por mes, para disponer de la información sobre el avance. d. Llevan subdiarios independientes: descentralización operativa y funcional (en grado variable). e. La confección de los EECC: i. Por agregación de datos de los balances de la sucursal en la central, ii. Por confección de asiento contable en casa central que sustituye la cuenta sucursal por el conjunto de elementos patrimoniales que componen el balance de la sucursal. Políticas contables ▪ El sistema de registración en Casa Central será el directo, volcará la información del comprobante al libro diario y cada Sucursal tendrá el mismo sistema de registración contando cada una con un registro de libro diario. ▪ Se utilizarán cuentas de enlace para reflejar los fondos remitidos desde casa central a sucursales y viceversa. 3. sucursales con autonomía contable relativa: es una situación intermedia, de uso mas generalizados: a. sucursal: lleva algunos libros para registrar determinadas operaciones que operan como subdiarios. b. los movimientos se cancelan con el traspaso a la contabilidad de la casa central que operaria como registro auxiliar detallado o analítico. c. Se suele dar en los casos de fábricas que funcionan separados de la administración central. Con frecuencia por beneficios fiscales, provisionales. Políticas contables ▪ El sistema de registración en Casa Central será el indirecto y cada sucursal elaborará el subdiario de ventas. Comprobantes: minutas contables, con asientos resúmenes correspondientes. CUENTAS DE ENLACE: permiten enlazar o vincular una misma operación económica-financiera entre dos registros contables. Esta descentralización puede producirse: a. Cuando la obligación tiene un único establecimiento pero decide descentralizar la registración de las distintas operaciones incorporando subdiarios. b. Cuando la organización tiene sucursales funcionando con un grado de autonomía variable, pero las sucursales llevan sus propios libros. Características: ● En cada registro: el Subdiario y diario general se procede a la apertura de una cuenta de enlace con la cual se interactúa. ● No aparecen en los EECC. 65 66 CUENTAS DE ENLACE: 1. son necesaria cuando existe descentralización de registros contables en la empresa. 2. son aquellas que permiten registrar una determinada operación en dos registros a la vez. Vinculación del sistema indirecto de registración con medios de registración. Generalmente cuando se implementan medios ele ctrónicos no se contempla la existencia autónoma de diarios auxiliares y aque estos se encuentran incorporados “dentro” del propio Diario General. En cuanto a la integración (con asientos resúmenes mensuales del subdiario al diario general) pueden vincularse: ▪ En forma manual: cuando no existe integración automática. Se hará a través de una minuta contable ▪ En forma automática: cuando se encuentra informatizado y vinculado dentro del programa de contabilidad (PED) Análisis comparativo entre el Sistema Directo y el Sistema indirecto CAPTACIÓN DE DATOS PROCESAMIENTO DE DATOS SISTEMA DIRECTO Análisis e identificación de las operaciones Clasificación de los comprobantes: manual SISTEMA INDIRECTO Análisis e identificación de las operaciones Clasificación de los comprobantes: manual Registración: libro diario directamente desde el comprobante. Registración: Subdiario (operaciones repetititvas). Libro diario: operaciones no repetitivas Centralización: no existe ya que todas las operaciones se registran en el libro diario. Centralización: en diario general a través de asientos mensuales globales, obtenidos de cada subdiario 66 67 EMISIÓN DE INFORMES Mayorización: manual o automática, capta la información del diario general. Confección de ajustes de cierre Almacenamiento: en el diario y mayor general Podrá ser manual o electrónico, incluso por pantalla. Mayorización: manual o automática, capta la información del diario general. Confección de ajustes de cierre Almacenamiento: en el diario, mayor general y subdiarios Podrá ser manual o electrónico, incluso por pantalla. UNIDAD 8 Medios de registración Es la forma en que los datos contenidos en los comprobantes son asentados en los registros contables y los elementos materiales y técnicos, físicos o no, que se utilizan para efectuar dichas anotaciones cualicuantitativas. Ostengo Se ubican en la 1° etapa de la sistematización (selección). Son los elementos y técnicas que se utilizan en la registración de las variaciones patrimoniales. Clasificación - Medios manuales - Procesamiento electrónico de datos (PED) Medio de registración manual La registración es manuscrita, los cálculos son manuales o con calculadoras y la salida de la información también es manuscrita, es decir, que todas las tareas se realizan a puño y letra. La registración es individual y sucesiva (primero al LDG y luego al mayor general). El inconveniente que presenta es la lentitud en el procesamiento de la información. Procesamiento electrónico de datos Incorporó el uso de las computadoras (hardware) y programas (software) pres elaborados por especialistas de venta masiva en el mercado o también diseñados a medida para cada organización. Con esta forma de procesamiento se programan las computadoras para ejecutar tareas mecánicas con gran velocidad y 67 68 exactitud, sobre todo cuando se trata de operaciones matemáticas y reorganización de datos asegurando la salida de la información. Elementos - Hardware: son las partes físicas y/o tangibles de una computadora. Está compuesto por: o unidad central de proceso (CPU), encargada del procesamiento de los datos o periféricos de entrada o salida, permiten el ingreso de la información y dar salida (normalmente en forma visual o auditiva) a los datos procesados o unidad de memoria - Software: es el conjunto de los programas de cómputo, procedimientos, reglas, documentación y datos asociados que forman parte de las operaciones de un sistema de computación. Base de datos: concepto y ventajas. Es un conjunto de datos ordenados y clasificados para su posterior consulta, actualización o cualquier tarea de mantenimiento mediante aplicaciones específicas. Conjunto de datos integrados y almacenados en diferentes archivos. Permite guardar grandes cantidades de información para que luego podamos encontrar y utilizar fácilmente. Ventajas - Independencia de datos y de tratamiento - Coherencia de resultados: reduce la redundancia - Mejora la disponibilidad de datos - Respaldo y recuperación - Acceso concurrente por parte de múltiples usuarios autorizados para el uso de esa información - Acceso a través de lenguajes de programación estándar. Contabilidad e informática La informática es la ciencia aplicada que abarca el estudio y aplicación del tratamiento automático de la información, utilizando sistemas computacionales, generalmente implementados como dispositivos electrónicos. También está definida como el procesamiento automático de la información. Una de las aplicaciones mas importantes de la informática es proveer información en forma oportuna y veraz, lo cual coincide con el objetivo de la contabilidad, es por eso que se considera que la informática es una herramienta que utiliza la contabilidad para hacer mas eficiente el proceso contable y lograr su objetivo de brindar información oportuna y veraz. Políticas contables relacionadas Las políticas contables referidas a la elección del medio de registración serán una política contable general. Esto es asi ya que su impacto tiene influencia en toda la organización y en todos los subsistemas y elementos del SIC. Ejemplos: - La empresa utilizará el sistema de registración directo con medios PED para llevar a cabo el procesamiento de la información contable - La empresa registrará todas sus operaciones a través de PED, utilizando el software contable “Holistor Errepar”. - Al utilizar medios PED, la empresa decidió desagregar el plan de cuentas en cuentas simples para aquellos proveedores mas significativos. Informatización de funciones operativas y su correspondencia con el SIC. Ventajas. Las ventajas que produce la informatización son: - Recuperar tiempo para las tareas que requieren mas atención - Dedicarse al análisis y la interpretación (profesional) 68 69 - Efectuar proyecciones de datos contables - Diseñar sistemas que aseguren el suministro rápido de información - Exportación e importación de datos (integración) - Brinda celeridad y agilidad al proceso contable Además con la utilización de PED se reduce la magnitud de las tareas contables-administrativas y desaparecen los errores de cálculo. Informatización de las tareas contables Informatizar implica reducir el tiempo que tradicionalmente se afecta a realizar tareas de procesamiento de datos contables, recuperando tiempo para las tareas que requieren atención del profesional como análisis e interpretación. Tareas que se informatizan - Captación de datos, ya que se puede efectuar la lectura electrónica de los comprobantes - Registro de asientos, son incorporados por el elemento humano, y los mayores se realizan automáticamente - Obtención de mayores - Comparaciones y controles numéricos, la computadora controla el total debitado y acreditado que sean iguales. - Clasificación de datos para consulta o preparación de informes - Preparación de asientos tipo, para el caso de las operaciones repetitivas - Presentación de informes por pantalla - Impresión del LDG, plan de cuetas codificado y el mayor, balance de sumas y saldos Registraciones y autorizaciones registrales para su implementación El art. 61 de la LSC autoriza el uso de medios PED para el LDG. Este art. Solo se aplica a las sociedades comerciales reguladas por la ley 19550, y no para empresas unipersonales, comerciantes individuales y sociedades de hecho, que se rigen por lo dispuesto en el código de comercio. Se requiere autorización previa del tribunal de comercio o de la autoridad de control Pasos a seguir: - Petición efectuada ante el RPC y/o dirección de personas jurídicas (SA), por el representante legal de la empresa con una adecuada descripción del sistema (software). - La presentación debe ir acompañada de un dictamen técnico, o de antecedentes de utilización, hecho por un profesional en ciencias económicas. Se debe demostrar la inalterabilidad de las registraciones. - La autorización obtenida debe ser transcripta en el LIB. Si luego de 30 días efectuada la petición, no existiese rechazo expreso u observación del tribunal de comercio, se procede a la autorización automática tácita. Tipos de aplicaciones contables computarizadas Son los programas o software que realizan las tareas de procesamiento electrónico de la información contable y se constituyen así en uno de los elementos del SIC. Existen dos alternativas de aplicaciones contables computarizadas: - Software diseñados a medida por o para la organización - Software adquiridos en el mercado, o también llamados enlatados. SOFTWARE DISEÑADOS A MEDIDA Sistema que abarca todas las situaciones de su negocio y se adapta 100% a su trabajo. Se desarrolla pensando en lo que necesita la empresa y en forma específica para su negocio. Si está bien desarrollado queda preparado por si en un futuro se requiere hacer modificaciones y agregados puntuales en el negocio. 69 70 Los ingenieros contratados para realizarlo involucran a los futuros usuarios en el diseño y desarrollo del mismo. La desventaja es la cantidad de tiempo en la implementación y puesta en marcha. - Tiene un mayor costo al momento de iniciar el desarrollo del sistema. Si no hay actualizaciones se mantiene. - Informatización gradual según el pedido o necesidad de la empresa - Manual de funcionamiento, colaboran dueños, gerentes, etc, con ingeniero en la elaboración del mismo. - Formación del costo, desarrollo, honorarios del ingeniero y otros. - El producto es propiedad de la empresa - Dependencia del programador SOFTWARE ADQUIRIDO EN EL MERCADO O ENLATADO Son software con un comportamiento definido que resuelve un problema determinado de una forma determinada. Es un sistema que ya fue desarrollado, la empresa no puede participar en el diseño o el desarrollo del programa. Es una desventaja porque me tengo que acostumbrar al sistema como es. Su ventaja es que la implementación es más rápida y ya está testeado. Un enlatado es conveniente cuando se quiere informatizar un proceso que no es específico de la empresa y es una buena oportunidad cuando la empresa está por nacer, de esta forma, los procesos de la empresa nacen con el software y se pueden adaptar naturalmente. Ejemplos de empresas que se adaptan perfectamente a enlatados son: estudios contables, cadenas de tiendas y restaurantes. - Menor costo antes de comprar. La actualización del sistema es un costo adicional - No se pueden hacer modificaciones - El manual de funcionamiento está dado por la empresa que vende el sistema - Formación del costo: precio de factura, impuestos recuperables y otros necesarios para su instalación - Propiedad del producto: se adquiere la licencia de uso y luego pago de futuras actualizaciones Elementos a considerar en la elección del software contable - Necesidades específicas del ente en materia de información, es decir, la periodicidad, contenido y forma de los informes; cuales van a ser las normas contables profesionales y legales que deban aplicarse; que sea compatible con la modalidad operativa del ente y el control interno, etc. - La posibilidad de informatización progresiva, es muy importante cuando por razones de economicidad, la empresa encara la informatización con un diseño modular. La división del sistema en módulos debe permitir luego el adecuado acoplamiento de sus partes de modo de funcionar como un sistema con distintos subsistemas. - Plazo de disponibilidad del producto, surge de la sumatoria del tiempo de entrega del producto, los tiempos de instalación, tiempos de adecuación de los soportes del sistema, puesta a prueba y la capacitación de los usuarios - Costo de implementación, surge de la sumatoria de los elementos mencionados anteriormente - Servicios postventa, se evaluará la capacidad de contar con la seguridad de tener a quien recurrir ante cualquier problema, actualización, mantenimiento, consultas y entrenamiento del personal. Producto ideal - Satisface todas las necesidades - Brinda la mayor seguridad - Tiene el menor costo No existe el producto ideal, por lo que se desea obtener un producto aceptable, es aquel que permita obtener mínimamente lo que la organización necesita. Sistema PED 70 71 Importación y exportación de datos Importación de datos: permite ingresar datos o información de una base de datos desde fuentes internas o externas. Cuando un sistema trae o capta información de otro sistema o subsistema. Exportación de datos: permite transferir datos o información de una base a otra, utilizando la misma carga inicial o primaria. Ejemplo RRHH: liquidación de sueldos y cargas sociales -> Contabilidad general (a través de conexión electrónica) Características del plan de cuentas y del manual de cuentas con medios informáticos Plan de cuentas Permite la automatización de las tareas y el agrupamiento de la información. Al ser utilizado con medios PED tiene la ventaja de ser mas analítico y es imprescindible la codificación del mismo, es por eso que brinda información mas analítica y resumida según las necesidades del ente. Se lo registra una sola vez y puede ser utilizado infinitamente. Puede ser consultado por pantalla en cualquier momento La codificación favorece: - El agrupamiento y archivo de la información - El agregado de cuentas nuevas - La ubicación de las cuentas a utilizar - El procesamiento de comprobantes Manual de cuentas Es necesario para guiar el trabajo que debe llevar a cabo el personal de contabilidad. La ventaja de que el mismo sea emitido por medios PED, es la facilidad y forma de actualización del mismo y que se puede presentar como una ayuda en pantalla, del sistema PED para agilizar su utilización. Además pueden ser modificados sin tener que transportar en hojas nuevas la información. Centros de información Son unidades funcionales u operativas distribuidas con el propósito de asignar y/o distribuir resultados. Es el segmento de la empresa perfectamente delimitado que permite identificar los costos/ingresos de una o mas operaciones. El concepto de centro de información no está necesariamente restringido a los costos de un ente, es asi que los mismos pueden ser válidamente aplicados a: cuentas de resultados (positivos y negativos) o cuentas patrimoniales. Evita la duplicación de cuentas en el plan e cuentas. Permiten medir y valorar el costo de los productos. Permiten proporcionar informes relativos a resultados para medir la utilidad y evaluar los distintos productos elaborados y/o comercializados por el ente. Ofrecen información para el control administrativo de las operaciones y actividades de la empresa (informes de control) Proporcionan información a la administración para fundamentar la planeación y la toma de decisiones referidas a las actividades desarrolladas y productos vendidos. 71 72 Es una herramienta complementaria que ofrecen los Software Contables Profesionales para facilitar la compilación de información por sub-conceptos diferentes que brindan las cuentas del plan de cuentas del SIC. - Sirve para imputar información por conceptos diversos - Brinda soporte y complementan al plan de cuentas del SIC - útil para generar informes de gestión - su parametrización es a elección de los usuarios Aplicación conceptual Se utiliza para desagregar información del plan de cuentas basado en alguno de los siguientes criterios: - por dispersión geográfica - por unidad económica - por función operativa - por tipo de producto/servicio - otros Control y sistema PED Los controles consisten en métodos, políticas y procedimientos organizacionales que garantizan la seguridad de los activos de la organización, la exactitud y confiabilidad de sus registros contables y el apego de sus operaciones a los estándares que defina la administración. Concepto: cualquier actividad o acción realizada manual o automáticamente para prevenir, corregir errores o irregularidades que pueden afectar al funcionamiento de un sistema, para conseguir sus objetivos. Características del Control Interno en un entorno PED Según Catacora: El control interno contable del procesamiento electrónico de datos forma parte del ambiente del control interno de los sistemas de información de la organización. El mismo debe implementarse tomando en consideración: - La naturaleza de los sistemas de información - El grado de mecanización del procesamiento de transacciones - La complejidad de la tecnología utilizada - El grado en que la información contable generada depende de PED Vinculación del control interno (contable-operativo) y el medio de registración Dos tipos de controles internos - Control interno administrativo: se relaciona con la eficiencia en las operaciones establecidas por el ente - Control interno contable: comprende el plan de la organización y los registros que conciernen a la salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de los registros contables. Objetivos de los controles Controles preventivos: para tratar de evitar el hecho. Funciones: - Evitar problemas antes de que aparezcan - Monitorear las operaciones y las transacciones de entrada - Tratar de predecir problemas potenciales antes de que ocurran y hacer ajustes - Prevenir la ocurrencia de un error, omisión o acto delictivo Ejemplos: emplear únicamente personal calificado, segregar funciones, controlar el acceso a las instalaciones físicas, control de acceso lógico, respaldo, mantenimiento preventivo de hardware. Controles detectivos: cuando fallan los preventivos, para conocer cuanto antes el evento. Función: detectan un error, omisión o acto delictivo que haya ocurrido, reportando su ocurrencia. Ejemplos: totales de comprobación, doble verificación de cálculos, pistas de auditoría. 72 73 Controles correctivos: facilitan la vuelta a la normalidad cuando fallan los anteriores Funciones: - Reducir el impacto de una amenaza - Corregir los problemas descubiertos por los controles detectivos - Identificar la causa de un problema - Modificar lo necesario para reducir las futuras ocurrencias del problema Ejemplos: planificación de contingencia, procedimientos de respaldo, elaboración de una política de administración de contraseñas, auditoría informática. La informática como disciplina vinculada al SIC El sistema de información contable computarizado está controlado por una combinación de: - Controles generales - Controles de aplicación Controles generales Consisten en una combinación de hardware, software y procedimientos manuales, que crean un entorno de control golbal. Estos controles los diseñan los analistas en sistemas, pero los usuarios finales o gerentes participan en el. Incluyen “controles administrativos” como políticas o procedimientos por escrito que establecen estándares formales para las operaciones del sistema de información o responsabilidades. CATEGORÍA DE CONTROLES Plan de organización EJEMPLOS DE CONTROLES Separación de tareas entre el programador y los operadores de la computadora. Procedimientos para documentar, revisar y El programa adecuado corre instrucciones para aprobar los sistemas y programas operar la computadora Controles de hardware La falla del equipo causa mensajes de error en el monitor Controles sobre el acceso al equipo, programas Se requiere clave autorizada para que funcione y archivos de datos la terminal de computadora Controles de aplicación Son controles específicos, únicos para cada aplicación computarizada. CATEGORÍA DE CONTROLES Controles de entrada Controles de procesamiento Controles de salida FINALIDAD DE LOS CONTROLES Verificar la validez, exactitud e integridad de los datos cuando ingresan Establecer que los datos estén completos y exactos durante la actualización Asegurar que los resultados del procesamiento sean exactos, estén completos y se distribuyan adecuadamente Seguridad en procesamiento electrónico El control interno de cualquier empresa debe prever mecanismos para la protección de los datos contables, los cuales son considerados un activo valioso para la misma. Sin embargo, también es necesario considerar el grado de seguridad en otros niveles, como lo son, el software de base y el hardware. Si el grado de seguridad en alguno de estos niveles no es el adecuado, la aplicación podrá ser atacada por mas que esta posea un excelente nivel de seguridad. 73 74 La seguridad en la informática abarca conceptos de: Seguridad física: referida a la protección del hardware y de los soportes de datos, asi como los edificios e instalaciones que los albergan. Seguridad lógica: relacionada a la seguridad de uso del software, a la protección de los datos, procesos y programas, asi como la del ordenado y autorizado acceso de los usuarios a la información. SEGURIDAD FÍSICA Y AMBIENTAL Se refiere a los controles y mecanismos de seguridad dentro y alrededor del área de informática, asi como a los medios de acceso remoto al mismo; implementados para proteger el hardware y medios de almacenamiento de datos. La seguridad ambiental consiste en los procedimientos para controlar que los efectos ambientales no perjudiquen el procesamiento, y los equipamientos Las principales amenazas que se prevén son: - Desastres naturales, incendios accidentales, tormentas e inundaciones - Amenazas ocasionadas por el hombre - Otros: señales de radar, instalación eléctrica, etc. Objetivos - La protección del edificio - La protección de la instalación central de computación contra accesos no autorizados - La protección de terminales y computadores personales contra usos no autorizados o robos - Mantener un ambiente adecuado para los equipos de procesamiento y usuarios SEGURIDAD LÓGICA Consiste en la aplicación de barreras y procedimientos que resguarden el acceso a los datos y solo se permita acceder a ellos a las personas autorizadas para hacerlo. Los ataques se podrían clasificar en: - Corrupción de datos: la información que no contenía defectos pasa a tenerlos. - Negación de servicios: servicios que deberían estar disponibles no lo están. - Filtración de datos: los datos llegan a destinos a los que no deberían llegar. Distintos atacantes - Intrusos (hackers) - Empleados - Personal de sistemas informáticos: estas personas tienen el mas fácil acceso a la información computarizada dado que son los que la custodian - Usuarios finales - Ex – empleados - Personas externas interesadas - Personal con dedicación parcial y temporal - Ignorantes accidentales Objetivos - Restringir el acceso a los programas y archivos - Asegurar que los operadores no puedan modificar los programas ni los archivos que no correspondan - Asegurar la utilización de los datos, archivos y programas correctos en y por el procedimiento correcto - Que la información transmitida sea recibida solo por el destinatario al cual ha sido enviada y no a otro - Que la información recibida sea la misma que ha sido transmitida - Que existan sistemas alternativos secundarios de transmisión entre diferentes puntos - Que se disponga de pasos alternativos de emergencia para la transmición de información POLÍTICA DE SEGURIDAD Una política de seguridad explica con documentación el por que una organización protege su información 74 75 Los estándares de la organización explican con documentación lo que la organización quiere hacer para implementar y administrar la seguridad de su información Los procedimientos explican con documentación como la organización obtendrá los requerimientos ordenados por estándares y políticas de nivel superior. AUDITORÍA DE SISTEMAS Es la función que analiza las amenazas a los sistemas informáticos y propone las medidas, para prevenirlas o solucionar sus sonsecuencias. Se divide en: - Audiotoría de explotación: planificación, producción y soporte técnico - Auditoria de seguridad informática - Auditoría de desarrollo de proyectos - Auditoría de métodos - Auditoría de comunicaciones. Buck up Es una copia de seguridad, se refiere a la realización de copias de datos a fin de que estas puedan utilizarse para su restauración ante una eventual pérdida de los mismos. Es útil para recuperarse de una catástrofe informática y recuperar archivos que pueden haberse eliminado accidentalmente. Cualquier estrategia de copia de seguridad empieza con el concepto de almacén de datos Los datos de la copia deben ser almacenados de alguna manera y organizados con algún criterio Para ello se puede usar desde una hoja de papel con una lista de las cintas de la copia de seguridad y las fechas en que fueron hechas, hasta un sofisticado programa con una base de datos racional. Protección de datos contables Retos de la administración - Diseñar sistemas que estén subcontrolados ni sobrecontrolados - Aplicar estándares para garantizar calidad de la información Amenazas mas comunes en los sistemas de información - Fallas del hardware - Fallas del software - Acciones del personal - Penetración de acceso a terminales - Robo de datos, servicios o equipos - Problemas eléctricos - Cambio de programas - Errores de usuarios Conocimiento y utilización de un soft contable de uso profesional en el aula informática Impacto de la informatización Dentro del proceso contable, la informatización impacta en la segunda etapa del mismo: - Captación de datos - Procesamiento de datos - Salida de la información Utilización de medios PED permite: - Registrar operaciones en línea 75 76 - Agilizar la importación y exportación de datos Realizar controles de entrada de datos Obtener el Libo Diario y Mayor en forma automática Recalcular saldos Emitir en forma automática el balance de sumas y saldos Exportar datos contables a ser utilizados en sistemas proveídos por organismos de control (AFIP – ATP) PLAN DE CUENTAS ASIENTOS ASIENTOS TIPO LIBRO DE INVENTARIO BALANCES LIBRO DIARIO SUBDIARIOS LIBRO MAYOR GENERAL ARCHIVO INFORMES MEDIO MANUAL Simple. Poco nivel desagregación de No se pueden modificar los asientos, ni alterar el orden Uso frecuente. Agiliza la carga y asegura igual registración para igual tipo de operación. Y Manual o copiativo. Ingreso del comprobante: manual y según plan de cuentas. Balanceo del asiento: calcular La sumatoria de los totales es manual. Los asientos resumen son manuales (minuta) Toma la información del diario. Mayor posibilidad de cometer errores. Cálculos manuales o con calculadora. Físico Balances de sumas y saldos: emisión manual de planillas. Insumo de tiempo de elaboración. Mayor cantidad de tareas de control. Uso de cuadro constructivo. MEDIO ELECTRÓNICO Alto grado de desagregación. Analítico. Codificación imprescindible Se pueden modificar los asientos Muy frecuente. Disminución en el tiempo de carga. Casi todos los soft tienen prevista rutina de asientos tipo. Idem Ingreso del comprobante: manual, lector código de barra, importación de datos. Balanceo del asiento: automático La sumatoria de los totales es automática. Los asientos resúmenes automáticos Pase del diario al mayor en forma automática. Saldos automáticos. Mayorización en línea o diferida Físico o electrónico Balance de sumas y saldos: emisión automática. Existe posibilidad de errores conceptuales. Emisión de informes de distinto grado de desagregación UNIDAD 9 Compras de bienes y servicios Habrá compra-venta cuando una de las partes se obligue a transferir la propiedad de una cosa a otra y ésta se obligue a recibirla y a pagar por ella un precio cierto en dinero. Las compras son el conjunto de actividades cuyo objetivo es la adquisición de recursos para asegurar el funcionamiento de la empresa. Las características y magnitudes de las compras serán diferentes de acuerdo a la actividad de la empresa, el tipo de bien adquirido, el volumen o cuantía, la ubicación geográfica, etc. Valor de incorporación de las compras - Costo de la compra - Impuestos recuperables 76 77 - Intereses adelantados. Implícitos o explícitos Total facturado: es el total de la factura Precio de compra según factura (de contado) – intereses (implícitos o explícitos) + gastos necesarios Tipos/modalidades de compras (Klein) - Compras normales. Ej: bienes de cambio, materias primas - Compras de elementos menores. Ej: artículos de limpieza, útiles, papelería - Compra de bienes importados - Compras de bienes del activo fijo Función compras Comprende la acción de comprar, y que ésta sea de la mejor manera, lo mas eficaz, eficiente y al menor costo posible. Importancia: una buena gestión de compras, reduce el costo de ventas y por ende amplía el margen del resultado bruto. La importancia es variable según la empresa. En la empresa comercial es la función de mayor peso, pero se ve reducida al valor de los insumos necesarios en la empresa de servicios. Siempre existen operaciones de compra de algún elemento en cualquier empresa, es decir, que es una función vital para las organizaciones ya que constituye una de las operaciones básicas del ciclo operativo (comprar – pagar – vender – cobrar). Importancia Desde el punto de vista operativo: la función Compras es indispensable para proveer de bienes a las demás funciones (ventas, producción, administración, activos fijos). Porque proveerá de los bienes de cambio, las materias primas, bienes de uso o la papelería y útiles, según corresponda, entre otras cosas. - Administración del stock (sector afectado a dicha tarea) - Responsable de calidad de los bienes y servicios adquiridos - Define la modalidad de la adquisición de bienes y servicios (financiados, de contado, tarjeta de crédito). Desde el punto de vista contable Es importante porque se debe reconocer y registrar los efectos patrimoniales de la compra-venta mercantil observando la documentación fuente. Subsistema compras Es la representación teórica de la función compras por parte del SIC, donde fluye información contable a partir de la exteriorización de una variación patrimonial o información cualitativa de interés. - Debe reconocer y registrar los efectos de la compra-venta mercantil observando la documentación fuente. Gastos por el mantenimiento del stock (almacenamiento). Mercadería de reventa y otros bienes y servicios que se adquieren. Elemento a considerar para el costo de venta: método diferencia de inventario. Fichas de stock y costeo permanente. Plan de cuentas. De activo, de gastos, según el destino de los bienes/servicios adquiridos. Departamento de compras Formas que puede asumir: - Un departamento independiente y autónomo 77 78 - Integrado al sector administrativo, común en empresas de servicio, ya que lo que se compra es para realizar tareas administrativas. - Integrado con el departamento de ventas, común en empresas comerciales, constante compra y venta. - Integrado con el departamento de producción, común en empresas industriales, compra de insumos para incluirlos al proceso. Generalmente el departamento de compras actúa por requerimiento o pedidos de otros servidores. Vinculación del subsistema compras con el sistema de contabilidad general Vinculación de la función compras La vinculación de la función compras con las demás funciones del ente y el entorno corresponde a cualquier tipo de información, la información va y vuelve por la misma ruta, es decir, que la vinculación es bidireccional. Puede ser: - Externa: con el entorno en el que se desarrolla el ente. La función toma del contexto datos referidos a: o Tasas de interés de referencia o Tasa de inflación o Valor de mercado de los bienes o Estándares de calidad - Interna: con las demás funciones de la organización o Producción: solicitudes de compras de materias primas e insumos aplicables al proceso, entre otros. o Fondos: pagos a realizar y estado de cuenta de proveedores. o Personal: adquisiciones de insumos varios. Informará las asistencias del personal afectado a compras, etc. o Impositivo: envía los listados para cumplir con los requerimientos impositivos. Determinación del IVA. Puede el libro IVA compras funcionar como un subdiario. o Activos fijos: para la adquisición de bienes de uso o Ventas: sobre el manejo de stock Vinculación del subsistema compras - Con la función compras: tomando la información contable que surge de la función compras, sea a partir de la exteriorización de una variación patrimonial o bien información cualitativa de interés. Con el sistema de contabilidad general: transfiriendo la información contable captada de la función compras, para su procesamiento contable, a través de minutas contables (manual). La forma y periodicidad dependerá de las políticas contables/operativas y los medios de registración, ya que si se usa medios PED se puede crear archivos de exportació automática de datos. Va a informar a contabilidad general: o Las diferencias (no temporales) que impliquen ajustes en las registraciones o Los resultados de las conciliaciones de cuentas con los proveedores o Los resultados de los recuentos físicos, los que producirán registraciones contables en el caso de que existan diferencias con la contabilidad. O de ser necesarios para el costeo (método diferencia de inventario). o El asiento resumen del subdiario compras para que se registre en el LDG. E-Commerce Es cualquier forma de transacción comercial (no solo de comprar y vender) en la que las partes interactúan electrónicamente en lugar de por intercambio o contacto físico directo. 78 79 Consiste en la compra y venta de bienes y servicios a través de medios electrónicos como internet y otras redes informáticas. Tipos de E-Commerce - Venta de productos finales a un consumidor. “Business to consumer” (B2C) - Comercio entre empresas, cliente-proveedor. “Business to business” (B2B) - Subastas donde particulares venden productos. “Consumer to consumer” (C2C) - Agrupaciones de consumidores para tener mas fuerza. “Consumer to business” (C2B) - Sector público entre si. “Government to government” (G2G) - Sector público con ciudadanos/empresas. “Government to business/consumer” (G2B/C) - De amigo a amigo. “Peer to peer” (P2P) - Comunicación entre empresa y trabajador. “Business to employee” (B2E) Impacto del comercio electrónico en la función compras - Mayor capacidad para captar proveedores - Optimización de procesos - Reducción de costos y tiempos - Exige controles, debido a los riesgos de internet. Estas operaciones requieren la existencia de facturas electrónicas; es un documento electrónico que cumple con los requisitos legales y reglamentariamente exigibles a las facturas tradicionales, garantizando entre otras cosas, la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. Son la versión electrónica de las facturas tradicionales en soporte de papel y debe ser funcional y legalmente equivalente a estas últimas. Stock Bienes que incluye - Mercaderías de reventa - Productos terminados - Productos en proceso - Materias primas - Insumos diversos, variables según la actividad - Mercaderías en tránsito - Mercaderías en depósitos aduaneros Stock máximo, mínimo y punto de pedido - - Stock máximo: indica la cantidad tope o máxima de cada artículo que la empresa deba tener en sus depósitos a efectos de no producir inmovilización de capital y el aumento de costos de almacenaje. Stock mínimo: indica la cantidad de cada artículo que se necesita tener para poder cumplir normalmente con los clientes. Es un consumo estimado, considerando el tiempo que insumirá un nuevo aprovisionamiento. Punto de pedido: es el momento adecuado para efectuar el pedido al proveedor y se define como el stock mínimo mas un margen estimado de seguridad. Sirve para no sobrepasar el máximo ni comprar por debajo del mínimo. Implicancia contable del almacenamiento La decisión de llevar stock de determinados artículos implica considerar: - Tratamiento de gastos relacionados, como alquileres, seguros, vigilancia, etc. - Control de las existencias a través de recuentos físicos que pueden llevar a registraciones de ajuste, por faltantes por pérdidas, deterioros, robos, etc - Valor de las existencias (relación con el método de costeo) 79 80 - Resultados por tenencia (inflación, obsolescencia, etc) Comprobantes usuales vinculados a las compras Distintos tipos - Nota de pedido: Se confecciona cuando surge la necesidad de un bien o servicio en cualquier área o sector de la organización. - Pedidos de cotizaciones a proveedores: se efectúa un pedido de cotización a los proveedores potenciales del producto para decidir a quien se efectuará el pedido. Habitualmente es pedido a varios proveedores. - Cotizaciones recibidas de los proveedores: es un informe o resumen recibido por el proveedor, en función de los pedidos de cotización. Son los presupuestos recibidos. - Orden de compra: Es un documento a través del cual una empresa formula un pedido a un proveedor en la que se detalla la mercadería solicitada en cuanto a la cantidad, calidad, etc. Esta es destinada al proveedor solicitando los bienes y servicios que desea adquirir, una vez seleccionada la mejor oferta. Formaliza la compra. Debe ser autorizada por el nivel jerárquico que corresponda, de acuerdo a la importancia de la compra. Ej: gerencia general. - Informe de recepción de la mercadería: es la evidencia de la recepción de los elementos comprados. El encargado de recibir los bienes debe controlar la concordancia entre el remito y/o factura con la copia de la orden de compra, visándolo de conformidad o procediendo a la devolución total o parcial de los bienes que no correspondan a la calidad o cantidad solicitada. - Remito: es el documento que acredita la entrega y recepción de los bienes comprados, acompaña a la factura. Constituye el respaldo documental jurídico e impositivo de la tradición de los bienes comprados. - Factura: es la fuente registral o documento fuente de las operaciones de compras o ventas. Constituye el respaldo documental jurídico e impositivo de la operación compra, para realizar asientos contables, cumplir con las obligaciones legales y contables para realizar reclamos a nuestros proveedores. Copia original. - Nota de débito: es un comprobante recibido por el proveedor informando el débito, es decir, un aumento en el saldo de la cuenta corriente por un importe determinado en concepto de recargos por pago fuera de término, intereses o error en la facturación. Copia original. - Nota de crédito: es un comprobante recibido por el proveedor informando un crédito, es decir, una disminución o reducción en el saldo de la cuenta corriente por un importe determinado, en concepto de un error en la facturación en exceso, devolución de mercaderías, bonificaciones acordadas. Copia original. - Orden de pago: una vez que es conformada la factura la remitimos a tesorería para que proceda a su pago (contado), o para su archivo hasta su vencimiento (financiada). - Recibo: es un comprobante que se vincula con el pago de la compra (lo respalda). El acreedor reconoce expresamente haber recibido del deudor dinero u otra cosa a efectos del pago o cumplimiento de la obligación. - Minutas contables (mas adelante). Circuitos administrativos y documentales: análisis de sus efectos patrimoniales. Circuito 1. Nota de pedido: la confecciona el sector o área que necesite algún bien o servicio, la envía al departamento de compras. Se debe verificar si lo solicitado existe en la empresa. Documento de origen y de uso interno. No origina registraciones. 2. Búsqueda de proveedores: es desarrollada por el departamento de compras. 80 81 3. Solicitud o pedidos de cotizaciones: son confeccionadas por el departamento compras y se los remite a los potenciales proveedores. Es un documento de origen interno y de uso externo. No origina registraciones. 4. Cotizaciones recibidas: los presupuestos se reciben en el departamento compras. Es un documento de origen externo y de uso interno. No origina registraciones. 5. Evaluación: con todos los datos recibidos se evaluarán las calidades, precios, condiciones de pago, etc. 6. Orden de compra: una vez seleccionada la mejor oferta, la confecciona el dpto. de compras. Es un documento de origen interno y de uso externo. No origina registraciones. 7. Recepción de los bienes y servicios: el encargado de recibir los bienes debe controlar la concordancia entre el remito y/o factura con la copia de la orden de compra, visándolo de conformidad, o procediendo a la devolución total o parcial de los bienes que no correspondan a la calidad o cantidad solicitada. Se registra en las fichas de stock si existen. 8. Remito: es un documento de origen externo y de uso interno. No es registrale, pero si en las fichas de stock. Debe coinidr con la orden de compra. Acredita la entrega y recepción de los bienes comprados, acompaña a la factura. 9. Factura: Es un documento de origen externo y de uso interno. Origina registraciones. La misma debe ser enviada a contabilidad general para que proceda a la registración junto con la orden de compra. 10. Orden de pago: una vez que es conformada la factura la remitimos a tesorería para que proceda a su pago (contado), o para su archivo hasta su vencimiento (financiada). Es un documento de origen interno y de uso interno. Autoriza el pago, no genera registración. 11. Minutas contables: se emitirá a contabilidad general con información de transacciones (ingresos, egresos, devoluciones) para su registro correspondiente. Es un documento de origen interno y de uso interno. Origina registraciones. Análisis de efectos patrimoniales Las compras provocan variaciones patrimoniales permutativas o modificativas según los insumos adquiridos. - Permutativas: son todas las operaciones de compra de bienes o servicios efectuadas que se encuentran en existecia, y son reconocidas como costos no consumidos en el período, benefician a períodos futuros. o Aumento y disminución de activo: es el caso de una operación de compra al contado. o Aumento de activo y pasivo: es el caso de una operación de compra financiada. - Modificativas: son todas las operaciones de compras de bienes o servicios efectuadas en el período y ya utilizadas (no están en existencia) y son reconocidas como costos consumidos (gastos), benefician al período presente: o Disminuciones de activos únicamente: es el caso de una operación de compra al contado de insumos de librería o limpieza, son consumidos en el mismo momento. o Aumento de pasivos únicamente: es el caso de una operación de compra financiada de insumos o librería o limpieza, son consumidos en el mismo momento. o Disminución de activo y aumento de pasivo: cuando la operación es parcialmente financiada. Minutas contables Aplicaciones en el subsistema compras - Con sistema de registración indirecto, actúa como respaldo de la registración en el diario general del asiento resumen del subdiario compras. - Respaldo de la posición mensual de IVA CF - Fuente de registración de ajustes originados en diferencias no temporales en los controles de cuentas corrietes de proveedores - Para la cancelación de cuentas de movimiento “compras al contado” si usa el método de diferencia de inventario. - Para el devengamiento de los intereses negativos adelantados. 81 82 Procesamiento contable de las compras Valor de incorporación de las compras Precio de contado según factura + impuestos no recuperables (IVA para responsables o inscriptos, impuestos internos) + gastos necesarios (inevitables y razonables) – interes (implícitos o explícitos). No se incluyen en el valor de incorporación: - Intereses por financiación - Impuestos y percepciones recuperables - Gastos de inscripción de hipoteca, prenda, etc. - Impuestos de patentes y tasas - Seguro por el uso Asiento contable Mercaderías/compras IVA CF a Banco/proveedores Mercaderías a Compras Bonificaciones Consisten en rebajas o disminuciones de precio que el proveedor concede a la empresa. No son descuentos financieros, son disminuciones de precio por razones comerciales. Se otorgan por compras en cantidad, por mercaderías fuera de moda o de temporada. No provocan desplazamiento físico de los bienes ni disminución de la existencia. Puede venir discriminada en la propia factura o venir en una nota de crédito. La forma de registración dependerá de la necesidad de información de la empresa, ya que se puede utilizar cuentas de movimiento, o bien, las mismas cuentas que se utilizaron en la registración de la adquisición. Inciden en el valor del bien adquirido. Asientos contables Mercaderías a bonificaciones s/compras (M) a proveedores 1000 Bonificaciones s/compras (M) a mercaderías 200 Mercaderías a proveedores 800 200 800 200 800 Descuentos Consisten en rebajas a causa de las condiciones de pago, es decir, de las condiciones financieras de la operación. Se trata de disminuciones de saldos a pagar, principalmente por pagos de contado o pago anticipado de saldos 82 83 pendientes. No inciden en el valor del producto adquirido. No existe desplazamiento físico de los bienes. El comprobante respaldatorio y registrable es la nota de crédito. Se registran con una cuenta de ingreso. Asiento contable Mercadería a descuentos obtenidos (R+) a banco c/c / efectivo 1000 200 800 Devoluciones de compras Es una operación inversa u opuesta a la compra. Anula total o parcialmente a la operación de compra. Siempre generan un desplazamiento físico de los bienes comprados. Pueden ser originadas porque las mercaderías difieren en cuanto a la calidad, cantidad o no se encuentran en adecuadas condiciones. La documentación respaldatoria es la nota de crédito emitida por el proveedor (puede ir acompañada de remito). La registración dependerá de la necesidad de información de la empresa, ya que pueden utilizar cuentas de movimiento, o bien, las mismas cuentas que se utilizaron en la registración (contraasiento). Asiento contable Mercaderías a proveedores Proveedores a devoluciones s/compras (M) Devoluciones s/compras a mercaderías Mercaderías a proveedores Proveedores a mercaderías Casos particulares Mercaderías en tránsito Son casos de bienes adquiridos geográficamente distantes a los depósitos de la empresa y que viaja por cuenta y orden de la empresa que los adquiere. Se los registra en una cuenta de activo transitoria de mercaderías como ser; compras en tránsito o mercaderías en tránsito. Acumula todas las erogaciones relacionadas con la compra como: fletes, comisiones, seguros de transporte, gastos de aduana, etc, hasta la efectiva posesión de los bienes al momento en que se cancelará el saldo acumulado contra la cuenta de activo definitiva (mercaderías). Puede ocurrir por: - Bienes adquiridos geográficamente distantes a los depósitos - Bienes adquiridos en el mercado exterior - Bienes que arribados a la empresa no se encuentran en condiciones de ser utilizados o vendidos. Mercaderías recibidas en consignación 83 84 Consignación: es un contrato por el cual una persona (comitente), envía mercaderías de su propiedad con el propósito de ser vendidas por su cuenta a otra persona (consignatario), mediante el pago de una comisión y generalmente el reconocimiento de los gastos incurridos en la ejecución de este contrato. No provocan efectos contables en el patrimonio del consignatario porque no representan un activo para él, inicialmente es una transacción sin efectos patrimoniales. Mercaderías recibidas en consignación - No son de propiedad de la empresa - No se incluyen en el activo - Deben ser inventariadas para determinar su existencia y estado de conservación - Se registran en cuentas de orden - Deben ser expuestas en notas complementarias de los EECC (bienes de terceros en poder del ente). - El ingreso que produce la venta son las comisiones pactadas (ingresos ordinarios, habituales y operativos). - Existe responsabilidad contingente de la empresa por su custodia y mantenimiento que puede derivar en efectos patrimoniales. Tratamiento contable del consignatario Momento 1: cuando llega la mercadería en consignación Mercaderías recibidas en consignación (O) a proveedores por mercaderías recibidas en consignación (O) S/ remito, contrato de consignación Momento 2: gastos Gastos a recuperar (A) a banco s/ factura/recibo Momento 3: venta Proveedores por mercaderías recibidas en consignación (O) a mercaderías recibidas en consignación (O) s/ factura duplicado, remito Comisiones a cobrar a IVA DF a comisiones x vta mercaderías en consignación Momento 4: Cobranza Banco a recaudaciones a rendir extracto bancario Momento 5: rendición 84 85 Recaudaciones a rendir a comisiones a cobrar a gastos a recuperar a banco s/líquido producto, extracto bancario, boleta de depósito La documentación respaldatoria de la mercadería en consignación es el líquido producto y la factura duplicado, el líquido producto consiste en un documento que envía el consignatario al comitente una vez finalizado el encargo, con el objetivo de rendir o comunicarle los resultados de la encomienda cumplida. En el se detalla la venta, comisiones y gastos. En resumen - Cuentas de orden para registrar la tenencia de bienes de terceros - Cuentas de movimiento para registrar los gastos pendientes de devolución - Cuentas de resultado para registrar su único ingreso que es la comisión por la venta - Cuentas patrimoniales para registrar el pago de los gastos pendientes de recupero, el pago de las mercaderías vendidas al consignatario Contabilidad del comitente - Cuentas de resultado - Cuentas patrimoniales Momento 1: rendición Mercadería dada en consignación a mercadería s/ contrato de consignación Momento 2: venta Costo de venta a mercadería dada en consignación s/factura de venta Clientes/rec a depositar Comisiones a ventas a IVA DF a comisiones a pagar s/factura Momento 3: Rendición Banco Comisiones a pagar Gastos comisiones a clientes s/ extracto bancario Políticas contables del subsistema compras 85 86 De reconocimiento contable - - La empresa utilizará un sistema de registración indirecto, y contará con el subdiario de compras, en el cual se registrarán todas las operaciones relacionadas a la compra de bienes de cambio. Mensualmente se confeccionará una minuta contable con el asiento resumen para el libro diario general del movimiento analítico de las compras En el subdiario de compras se registrarán diariamente: las facturas de los proveedores de bienes y servicios, notas de débitos y/o créditos de las compras y demás comprobantes vinculados a las compras Se utilizará la cuenta colectiva mercaderías para registrar la compra de bienes de cambio Se utilizarán cuentas analíticas para los proveedores, de esta manera se podrá tener un mayor control de dichos pasivos. Mensualmente se cotejarán los saldos de los submayores de cada proveedor con la cuenta colectiva del mayor general “proveedores” Se utilizarán cuentas simples para cada uno de los productos que compra/vende el ente. Se utilizará la cuenta “compras” por cada compra que se realice (método de dif. De inventario). Se utilizarán cuentas de movimiento por bonificaciones obtenidas por cada producto. Controles internos Controles operativos: no afectan a los elementos del SIC - Controlar todas las actividades que se realicen en la función compras - Controlar si la función compras se desarrolla de acuerdo a los objetivos de la empresa - Controlar la mercadería recibida que esté en condiciones adecuadas - Determinaciones del nivel de compra (puntos de pedidos, lote de compras) - Se debe realizar una separación de funciones. La persona encargada del manejo físico de los bienes no debe ser la misma que se encarga de las registraciones - Establecer las modalidades de compra y autorizaciones Controles contables: afectan los elementos del SIC - Controlar las existencias de las mercaderías a través de los inventarios físicos. En principio es operativo, pero si existen diferencias entre los saldos obtenidos y la cuenta “mercaderías” se debe registrar. (operativo-contable) - Controlar el saldo de la cuenta corriente de proveedores (razonabilidad de saldo, cirularizaciones) - Controles documentales, en cuanto a las formalidades, contenido cuantitativo y cualitativo. Coincidencia de remitos y facturas (operativo-contable) operativo: verificar coincidencia de lo facturado y lo solicitado; contable: controlar los valores de incorporación. - Control de los registros y análisis de débitos y créditos a efectos de comprobar la correcta imputación contable y la veracidad de los importes. Confrontando documentación respaldatoria con registros contables. - Control de importes facturados a través de comprobaciones globales. Controles cruzados con IVA compras, a efectos de detectar diferencias de: importes facturados, crédito fiscal, etc. Análisis de cuentas corrientes con proveedores - Control de los registros y análisis de débitos y créditos a efectos de comprobar la correcta imputación contable y la veracidad de los importes. Confrontando documentación respaldatoria con registros contables. - Cumplimiento de normas: montos, plazos, etc. (operativo) - Imputación de intereses - Circularización para confirmación de saldos y ajuste de diferencias - Razonabilidad de saldos: corrección y consistencia - Confrontar con información proveniente del proveedor 86 87 - Detectar diferencias: analizar cuales darían origen a registraciones contables Considerar tratamiento impositivo derivado de ello Documentación respaldatoria - Mensualmente se confeccionará una minuta contable con el asiento resumen para el LDG del movimiento analítico de las compras. - La documentación respaldatoria que da nacimiento a las registraciones de las compras serán las facturas originales emitidas por los proveedores con los cuales se realizó la transacción. Políticas de archivo - Las minutas del asiento resumen del subdiario de compras se archivarán en biblioratos durante dos años bajo la responsabilidad del jefe de compras, luego de este plazo se enviarán las mismas al depósito general archivándolas en cajas rotuladas por año. Políticas de informes - Una vez al mes se elaborará el informe de total de compras por tipo de producto, obteniéndose dicha información de los mayores de las cuentas “mercadería”. UNIDAD 10 Venta de bienes y servicios Las ventas constituyen un conjunto de operaciones por medio del cual una empresa transfiere a otra un bien o presta un servicio, recibiendo como contraprestación el precio pactado en dinero o a través de una promesa de pago futura. Integran el ciclo operativo básico de cualquier organización. Constituyen la principal fuente de ingresos para las empresas (comerciales), todas las empresas venden algún elemento. Newton agrega que son susceptibles de venta individual (o en grupos) todos los recursos, salvo los intangibles no identificables, es decir, el valor llave; y los gastos de organización. Clasificación de las ventas Según su frecuencia - Habituales o principales: Mercaderías compradas o producidas con ese fin. Los servicios prestados por el ente como parte de su actividad principal. - Con menor asiduidad: Derechos contra terceros (descuento de documentos). Bienes de uso (por reemplazos, modernización, reorganización). Inversiones adquiridas como colocaciones temporarias de fondos. Subproductos o desperdicios de producción. Participaciones permanentes en otros entes - Menos frecuentes: bienes en proceso de producción, materias primas y materiales. Bienes intangibles identificables, como marcas, patentes, etc. Según el modo de pago - De contado - En cuenta corriente sin documentar - Documentadas - Con garantías: prendarias o hipotecarias - Con tarjeta de débito o crédito - A través de vales 87 88 Función ventas Comprende la acción de vender, actividades de búsqueda, atención y retención de clientes, los servicios postventas, comunicación e información del producto y/o servicio, promoción y publicidad, etc. Subsistema ventas Es la representación teórica de la función de ventas por parte del SIC, donde fluye información contable a partir de la exteriorización de variaciones patrimoniales o de información cualitativa de interés. Departamento ventas Forma parte de la estructura organizativa del ente, dependiendo del tamaño de la organización, puede no existir, lo que no implica la inexistencia de la función ventas. En empresas pequeñas no es recomendable la existencia de un departamento de ventas ya que es muy costoso su mantenimiento. El departamento ventas puede funcionar como: - Independiente o autónomo (empresas grandes). - Integrado con el departamento de compras (empresas comerciales). - Integrado con el departamento de producción (empresas industriales). Instrumentación: normas La venta se inicia con el pedido efectuado por un cliente, luego viene el envío de los bienes solicitado y la facturación, la registración contable y el control de las operaciones de ventas realizadas. (pedir) E-Commerce Es cualquier forma de transacción comercial (no solo de comprar y vender) en la que las partes interactúan electrónicamente en lugar de por intercambio o contacto físico directo. Consiste en la compra y venta de bienes y servicios a través de medios electrónicos como internet y otras redes informáticas. Tipos de E-Commerce Según vínculo de las partes - Venta de productos finales a un consumidor. “Business to consumer” (B2C) - Comercio entre empresas, cliente-proveedor. “Business to business” (B2B) - Subastas donde particulares venden productos. “Consumer to consumer” (C2C) - Agrupaciones de consumidores para tener mas fuerza. “Consumer to business” (C2B) - Sector público entre si. “Government to government” (G2G) - Sector público con ciudadanos/empresas. “Government to business/consumer” (G2B/C) - De amigo a amigo. “Peer to peer” (P2P) - Comunicación entre empresa y trabajador. “Business to employee” (B2E) Según la forma de intercambio - Comercio electrónico directo: Tiene por objeto la comercialización de bienes y servicios inmateriales , donde el pedido, el pago y suministro o entrega del producto se realiza de manera electrónica o en línea - Comercio electrónico indirecto: Tiene por objeto la comercialización de bienes y servicios materiales , donde el pedido y el pago se realiza electrónicamente o on-line, pero la entrega del producto se realiza de manera personal o física a través de los medios tradicionales de transporte, en virtud de la naturaleza tangible del bien jurídico. 88 89 Según la forma de pago - Completo (pago electrónico) - Incompleto Impacto del comercio electrónico en la función compras - Mayor capacidad para captar clientes - Optimización de procesos de ventas - Reducción de costos y tiempos - Aparición de empresas.com (comercio electrónico directo) - Marketing-datamining - Facilidad para dar a conocer los productos o servicios (publicidad) - Exige controles, debido a los riesgos de internet. - Informes: XBRL (Extensible Business Reporting Language). Lenguaje estándar que permita el intercambio de información contable. - Circuitos, comprobantes y archivos: transferencia, captura, indexación, almacenamiento y recuperación de documentos electrónicamente (factura electrónica – DDJJ online – contabilidad on line) - Controles: necesidad de aplicar programas de auditoría (ej: ACL – Acces Control List) para detectar anormalidades ante la falta de papeles, sobre todo en comercio electrónico directo. Ejemplo: ACL Identifica tendencias, señala excepciones y áreas que requieren atención, localiza errores y posibles irregularidades comparando y analizando los archivos según los criterios especificados por los usuarios, recalcula y verifica saldos, determina la aplicación de los controles y el cumplimiento de las normas, analiza y determina la antigüedad de las cuentas por cobrar, cuentas por pagar u otras transacciones a las que afecta el tiempo transcurrido, recupera ingresos perdidos o gastos, detectando pagos duplicados, secuencias numéricas incompletas en la facturación o servicios no facturados. Detecta las relaciones no autorizadas entre el personal de la empresa y los proveedores. Estas operaciones requieren la existencia de facturas electrónicas, es un documento electrónico que cumple con los requisitos legales y reglamentariamente exigibles a las facturas tradicionales, garantizando entre otras cosas, la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. Son la versión electrónica de las facturas tradicionales en soporte de papel y debe ser funcional y legalmente equivalente a estas últimas. Vinculación del subsistema ventas con el sistema de contabilidad general Vinculación de la función ventas La vinculación de la función ventas con las demás funciones del ente y el entorno corresponde a cualquier tipo de información, la información va y vuelve por la misma ruta, es decir, que la vinculación es bidireccional. Puede ser: - Externa: con el entorno en el que se desarrolla el ente. La función toma del contexto datos referidos a: o Tasas de interés o Tasa de inflación o Valor de mercado de los bienes - Interna: con las demás funciones de la organización (a través de informes) o Fondos: Cuando parte o el total de las ventas son al contado, ya que esta función se encargará de realizar los cobros y el estado de cuenta de los clientes 89 90 o o o o Personal: Informará las asistencias del personal afectado a ventas, cuando existan comisiones por ventas o incentivos sobre ventas, para que se encargue de la liquidación del sueldo y las cargas sociales Impositivo: envía los listados para cumplir con los requerimientos impositivos. Determinación del IVA; IIBB. Puede el libro IVA ventas funcionar como un subdiario. Activos fijos: para la adquisición de bienes de uso Compras: stock: debe informar las ventas para que la función compras-stock registre las variaciones producidas por la salida de los bienes, o reingreso por devoluciones. Vinculación del subsistema compras - Con la función ventas: tomando la información contable que surge de la función compras, sea a partir de la exteriorización de una variación patrimonial o bien información cualitativa de interés. Con el sistema de contabilidad general: transfiriendo la información contable captada de la función ventas, para su procesamiento contable. La forma y periodicidad dependerá de las políticas contables/operativas y los medios de registración, ya que si se usa medios PED se puede crear archivos de exportación automática de datos. Va a informar a contabilidad general: o Las diferencias (no temporales) que impliquen ajustes en las registraciones o El asiento resumen del subdiario ventas para que se registre en el LDG. o Toda la información necesaria para que contabilidad realice las registraciones contables de las transacciones o Costo de venta Efectos patrimoniales El impacto patrimonial y en los resultados que genera el perfeccionamiento de una operación de venta, provoca diversas variaciones cualicuantitativas. Pueden ser: - Aumento de activo e ingresos - Disminución de activo - Reconocimiento del costo consumido - Efecto neto de la transacción Ciertas Las ventas provocan VPM porque generan resultados positivos por los ingresos concebidos, y negativos por la determinación del costo de ventas. Cliente/caja a ventas a IVA DF Costo de venta a mercaderías Efectos patrimoniales contingentes Constitución de la previsión para garantías de los productos vendidos Comprobantes usuales vinculados a las ventas Distintos comprobantes - Pedidos de cotización de los clientes: de origen externo y de uso interno. No origina registraciones contables. 90 91 - - - - - - - - Nota de pedido u orden de compra del cliente: este documento formaliza la venta. Puede ser por escrito, vía telefónica, por fax o correo electrónico. Debe contener: descripción, cantidad, calidad y precio unitario de los bienes solicitados. Es un documento de origen externo, de uso interno y no genera registraciones contables. Remito: es el documento que acredita la entrega y recepción de los bienes vendidos, generalmente acompaña a la factura. Constituye el respaldo jurídico e impositivo de la tradición de los bienes vendidos. Al comprador se le entrega el duplicado y el original queda para el vendedor conformado por el cliente comprador. Es un documento de origen interno, de uso externo y no origina registraciones contables. Factura: es la fuente registral o documento fuente de las operaciones de ventas. Constituye el respaldo documental jurídico e impositivo de la operación de venta para realizar asientos contables, cumplir con las obligaciones legales y contables. En el caso de las ventas al contado la factura reemplaza al recibo. Es un documento de origen interno, de uso externo y origina registraciones contables. Ticket: es un documento equivalente a la factura, impuesto por normas impositivas, y que se emite en los casos de ventas a consumidores finales por los contribuyentes obligados , que utilizan controladores fiscales, es decir, cagas registradoras. No discrimina IVA, excepto en el caso de los peajes. Se los emite en operaciones que no superen los $6, o cuando se trate de actividades indicadas en la RG, y que siempre que la operación no supere los $1000, es el caso de los kioscos, bares, supermercados, autoservicios, etc. Recibos: es un comprobante que se vincula con los cobros realizados de las ventas al contado, los respalda, es por excelencia el comprobante del subsistema fondos, y es un documento emitido por quien ha recibido un pago cancelatorio de sus acreencias. Es un documento de origen interno y de uso externo. Se vincula indirectamente. Nota de débito: comprobante emitido al cliente informando un débito, es decir, un aumento en el saldo de su cuenta por un importe determinado en concepto de error en la facturación, atrasos en los pagos, conceptos no facturados a cargo del comprador (fletes, seguros, etc). Es un documento de origen interno, de uso externo y origina registraciones contables. Nota de crédito: es un comprobante emitido al cliente informando un crédito, es decir, una disminución o devolución de mercaderías, bonificaciones acordads. Es un documento de origen interno de uso externo y origina registraciones contables. Minuta contable Circuitos administrativos - - - - Realización y aprobación de la venta: es realizada por el vendedor y se confecciona la nota de pedido que se la envía al sector de almacenes o stock para ver la disponibilidad de lo solicitado. Documento no registrable. Realización y aprobación del crédito: se vincula con la forma de cobro y aparece cuando la venta es financiada. El sector correspondiente (créditos) analizará toda la documentación y antecedentes del cliente que solicita la financiación. No se origina registración. Envío de la mercadería al comprador junto con el remito: se origina movimiento en el sector de almacenes o stock, debiéndose dar de baja los bienes. No origina registraciones contables pero si en fichas de stock si las utiliza. Facturación de la venta: una vez que es conformado el remito se emite la factura (sector contable) Registración contable de la venta: se procederá a la registración en el LDG o en el subdiario de ventas si corresponde, con la correspondiente factura. Cobranza de la venta: interviene el sector fondos, se tendrá en cuenta la forma de cobro de la venta (recibo). Minutas contables 91 92 - En un sistema de registración indirecto puede respaldarse la registración en el LDG del asiento resumen del subdiario ventas. Respaldo del devengamiento de impuestos vinculados a ventas: IVA DF Fuente de registración del devengamiento de intereses, cambios de categorías de clientes (ej: de “deudores por ventas” a “deudores morosos”) Como documentación respaldatoria del asiento del costo de venta Para la cancelación de las cuentas de movimiento “ventas al contado” Informática Se refiere al procesamiento automático de información mediante dispositivos electrónicos y sistemas computacionales. Un sistema de procesamiento electrónico permite: - Procesamiento contable rápido (asientos tipo, asientos automáticos) - Integración automática de movimientos de cuentas corrientes de clientes, de stock - Emisión automática de comprobantes - Emisión de libro IVA Ventas cuando funcione como subdiario - Disponibilidad permanente de información para el control interno (zonas de ventas, resultados sectoriales, listas de precios, unificación de escalas de comisiones por ventas o de bonificaciones, premios, etc) - Respecto de la función ventas permite: control de existencias, evolución y control de cobranzas, recordatorios de vencimientos, análisis de incobrabilidad, control de la venta, forma de cobro. Procesamiento contable de las ventas Bonificaciones Consisten en rebajas o disminuciones de precio que la empresa le concede al cliente. No son descuentos financieros, son disminuciones de precio por razones comerciales. Se otorgan por ventas en cantidad, por mercaderías fuera de moda o de temporada, calidad del cliente (buena, leal). No provocan desplazamiento físico de los bienes ni disminución de la existencia. Puede venir discriminada en la propia factura o venir en una nota de crédito. La forma de registración dependerá de la necesidad de información de la empresa, ya que se puede utilizar cuentas de movimiento, o bien, las mismas cuentas que se utilizaron en la registración de la adquisición. Inciden en el valor del bien vendido. Asientos contables Caja a ventas a IVA DF Caja Bonificaciones s/venta a venta a IVA DF Ventas a bonificaciones s/ventas Caja a ventas 92 93 a IVA DF Bonificaciones s/ventas a anticipo a clientes Ventas a bonificaciones s/ventas Descuentos Consisten en rebajas a causa de las condiciones de cobro, es decir, de las condiciones financieras de la operación. Se trata de disminuciones de saldos a cobrar, principalmente por cobros de contado o cobro anticipado de saldos pendientes. No inciden en el valor del producto vendido. No existe desplazamiento físico de los bienes. El comprobante respaldatorio y registrable es la nota de crédito. Se registran con una cuenta de gasto. Asientos contables Clientes a ventas a IVA DF Caja Descuentos cedidos a clientes Devoluciones sobre ventas Es una operación inversa u opuesta a la venta. Anula total o parcialmente a la operación de venta. Siempre generan un desplazamiento físico de los bienes vendidos. Pueden ser originadas porque las mercaderías difieren en cuanto a la calidad, cantidad o no se encuentran en adecuadas condiciones. La documentación respaldatoria es la nota de crédito (puede ir acompañada de remito). Se modificará también el asiento del costo de venta (minuta contable). La registración dependerá de la necesidad de información de la empresa, ya que pueden utilizar cuentas de movimiento, o bien, las mismas cuentas que se utilizaron en la registración (contraasiento). Asientos contables Caja/cliente a ventas a IVA DF Ventas IVA CF a cliente/anticipo de clientes Devoluciones s/ventas IVA CF a anticipo de clientes Ventas a devoluciones s/ventas Mercaderías recibidas en consignación 93 94 Consignación: es un contrato por el cual una persona (comitente), envía mercaderías de su propiedad con el propósito de ser vendidas por su cuenta a otra persona (consignatario), mediante el pago de una comisión y generalmente el reconocimiento de los gastos incurridos en la ejecución de este contrato. No provocan efectos contables en el patrimonio del consignatario porque no representan un activo para él, inicialmente es una transacción sin efectos patrimoniales. Mercaderías entregadas en consignación - Son entregas a un 3° para su venta futura - La empresa conserva el título de propiedad de la mercadería - No se encuentran físicamente en poder de la empresa, pero integran sus bienes de cambio y deben incluirse en el inventario. - En los EECC se exponen en el activo - El consignatario debe informar cuando las haya vendido - Su registración se hará con una cuenta de activo “mercaderías entregadas en consignación”. Momento 1: entrega de mercadería en consignación Mercadería dada en consignación a mercadería s/ contrato de consignación Momento 2: venta Costo de venta a mercadería dada en consignación s/factura de venta Clientes/rec a depositar Comisiones a ventas a IVA DF a comisiones a pagar s/factura Momento 3: Rendición Banco Comisiones a pagar Gastos comisiones a clientes s/ extracto bancario Contabilidad del comitente - Cuentas de resultado - Cuentas patrimoniales La documentación respaldatoria de la mercadería en consignación es el líquido producto y la factura duplicado, el líquido producto consiste en un documento que envía el consignatario al comitente una vez finalizado el encargo, con el objetivo de rendir o comunicarle los resultados de la encomienda cumplida. En el se detalla la venta, comisiones y gastos. Responsables si los hubiera. Ventas a crédito 94 95 Son las que se cobran en un momento posterior a la entrega del bien o servicio, en una fecha o en sucesivas cuotas, obteniéndose un ingreso adicional una vez devengados los componentes financieros. En su otorgamiento se procede: - Se pacta un tiempo para el pago - Un interés o ganancia para el vendedor - Intercambio (contraprestación) - Una garantía Incide en el diseño del plan de cuentas: deudores por ventas, int + adel. Etc Ventas con tarjeta de crédito Consiste en la operatoria donde el cliente suscribe cupones o vales de su tarjeta de crédito, los que luego son presentados a su cobro ante una entidad emisora. Con esta operatoria se reemplaza la moneda de curso legal por cupones o vales. Para su registración resulta conveniente crear cuentas de movimiento. Ventas con tarjeta de crédito a ventas cupones a depositar descuento x vta con cupones a ventas c/tarjeta Métodos de costeo de ventas Costos: Son sacrificios económicos que demandan la adquisición o producción de un bien, o el desarrollo de una actividad. - Adquisición o producción de un bien: un servicio (ej, asesoramiento impositivo). Un conjunto de bienes y servicios. - Desarrollo de una actividad: la transformación de materias primas, la comercialización de dichos bienes, la administración del ente, la investigación y desarrollo de nuevas tecnologías, la financiación de otras actividades con fondos de terceros (int. Que pagamos x uso de capital), la cancelación de un pasivo. Momento de costeo de los bienes vendidos, consumidos, perdidos, deteriorados Desde el punto de vista de la teoría contable, se reconoce el costo en el momento de ocurrencia del hecho sustancial. Muchas veces la realidad de la empresa, y otros elementos, hacen que ello ocurra en otro momento, específicamente en el caso de bienes de cambio, entonces: - Depende del método de costeo - Mínimamente, al cierre del ejercicio, para correlacionar los ingresos y los gastos del período (criterio de lo devengado). Necesidad de registrar el costo de la mercadería vendida y otros - Se refleja el efecto patrimonial y en los resultados de una transacción con terceros (venta) o interna de la empresa (deterioro, obsolescencia). - Deben debitarse cuentas específicas de resultados. - Requiere determinar la oportunidad y asignar valor (medir objetivamente) a los bienes, y para ello, existen diferentes métodos de costeo. - La problemática fundamental es la determinación de que partidas deben imputarse como vendidas y cuales en existencia. - También la causa de la baja: por venta, pérdida, deterioro. 95 96 Diferentes métodos de costeo de ventas Para la determinación del costo de los bienes por cualquier motivo existen varios métodos que podrían clasificarse de la siguiente manera: - Método de diferencia de inventario - Método de la ganancia bruta - Método de inventario permanente - Método de identificación específica Método de inventario permanente Es el conjunto de procedimientos y registros o medios contables que permiten establecer constantemente y de manera directa, la descripción y valuación de todos y cada uno de los bienes que integran el activo de la empresa. Si bien es aplicable a todo tipo de bienes, se lo encuentra frecuentemente solo en los bienes de cambio. En las empresas mas grandes, también en bienes de uso, no siempre valorizado, solo con fines operativos para identificar responsables. Características - Todos los movimientos de las compras son a su costo incurrido. - Se utiliza una ficha para cada artículo. - Las fichas funcionan como submayores de stock. - El costo de ventas se determina luego de cada venta o período establecido según la necesidad de información. - La suma de los saldos de las fichas de stock debería coincidir en cualquier momento con el saldo de la cuenta del mayor general. - Al cierre del ejercicio (mínimamente) se efectuará el inventario físico y se confrontará con este saldo. - Permite imputar pérdidas por deterioro, hurtos, y otras causas. Ventajas - Brinda información sobre los bienes vendidos y las existencias de mercaderías en cualquier momento que se lo requiera. - Permite detectar pérdidas por deterioro, hurtos, roturas y otras causas Desventaja: resulta muy costoso Fichas a utilizar: fichas de stock El registro o ficha, es el soporte físico en donde constan todos los movimientos que afectan a cada uno de los artículos que se encuentran en stock, en los cuales, se registran todos los movimientos inherentes a las existencias, compras, ventas, devoluciones, bajas por rotura, pérdidas, hurto, incendio, etc. Cada ficha refleja el movimiento físico de un bien o mercaderías y representa el mayor auxiliar de la cuenta “mercaderías”. Puede ser utilizada con sistema directo o indirecto, en el último caso, debe ser especificado donde se utilizará la ficha. Con medios manuales o PED. En las fichas deben exhibirse únicamente los bienes en perfecto estado de conservación. Empresa: Producto: Stock: Mínimo: Fecha Código: Stock: Máximo Operación UNIDADES Entrada Salida Existencias Existencia valorizada Precio operación IMPORTES Debe Haber Saldo 96 97 Alternativas: PEPS; UEPS y PPP Este sistema de costeo obliga a la selección de un método para asignar valor de costo a los bienes dados de baja ya sea por la venta o cualquier otra circunstancia. La asignación de valor a los bienes consumidos por venta dependerá de la alternativa utilizada a lo largo de todo el ejercicio. No obstante, al cierre del ejercicio y efectuados los ajustes que correspondieren, la existencia final deberá ser expuesta según normas contables a su valor de reposición, y así dará inicio al nuevo ejercicio. PEPS: Primero Entrado Primero Salido Consiste en asignar a las unidades salidas o vendidas el costo de las unidades mas antiguas en existencia, es decir, que el valor de los bienes vendidos corresponde a los costos de las unidades mas antiguas. Los defensores de este método consideran que sigue el flujo físico de los bienes, supone que se venden primero lo que se adquirió o produjo primero. No resulta adecuado en períodos inflacionarios significativos, ya que el costo de venta se vería muy distorsionado. El saldo de la existencia final de la cuenta mercaderías figura a los precios mas recientes o actualizados (valuada a las últimas compras). UEPS: Último Entrado Primero Salido Consiste en asignar a las unidades salidas o vendidas el costo de las unidades adquiridas recientemente (últimas ingresadas). Los defensores de este método consideran que sigue el flujo de los costos, midiendo los resultados de mejor manera por partir de las compras mas recientes. El costo de venta es mas actualizado y acercado a la realidad, y la existencia final está mas desactualizada. El saldo de la existencia final de la cuenta mercaderías figura a los precios mas antiguos (existencia final valuada a las primeras compras). PPP: Precio Promedio Ponderado Costea los bienes vendidos a su precio promedio ponderado vigente en el momento de la venta. Es de aplicación mas sencilla que PEPS y UEPS por valorar el costo y las existencias a un único valor. Arroja valores intermedios entre PEPS y UEPS. Se lo determina a continuación de cada compra. Si hay devoluciones de bienes vendidos, los mismos ingresarían al PPP vigente, aunque sea diferente al momento de la baja. Arroja valores medios en la cuantificación del costo de vente y de las existencias al cierre del ejercicio. Solo puede variar por compras. Modo de obtención: Costo de unidades anteriores + Costo de unidades entradas Unidades anteriores + unidades entradas Cuadro comparativo: PEPS, UEPS y PPP OPERACIONES Efecto de las compras Efecto de las ventas Selección de las unidades vendidas Valuación de las existencias de mercaderías Utilidad bruta PEPS Aumento existencias UEPS de Aumento existencias PPP de Aumento de existencias. Modifica PPP Baja de las unidades Baja de las unidades Baja al PPP vigente mas antiguas mas nuevas Circuito físico: Circuito físico: No definida unidades mas viejas unidades mas nuevas Al valor de las mas Al valor de las mas Al PPP vigente a ese nuevas viejas momento Mas elevada Menos elevada Intermedia Conclusiones 97 98 PEPS El costo de venta está determinado en función del valor de las unidades mas antiguas UEPS El costo de venta está determinado en función del valor de las unidades ingresadas en último término, por lo tanto, el costo será mas actualizado y mas cercano al escenario inflacionario. PPP Tiene como cualidad el ser sumamente práctico como consecuencia de la simpleza de los cálculos a realizar, el PPP varía únicamente con las compras. La existencia final está también valuada al PPP Identificación específica Consiste en asignar a las unidades vendidas o salidas el costo que le corresponde a cada una de las unidades enajenadas, es decir, que se debe identificar específicamente el costo de las unidades vendidas. No se elevan fichas de inventario valorizadas, solamente en unidades. Es un método muy costoso. Es apropiado para bienes de precios altos y bajos en volúmenes. El problema es identificar las unidades vendidas, requiere un sistema de marcación de las mercaderías que las identifica (códigos), hay mas trabajo administrativo. La tecnología de los lectores ópticos y los códigos de barras facilitan el empleo de éste método. Método de diferencia de inventario Para determinar el costo de venta se requiere de la realización de un inventario físico (recuento físico y valorizado). No se obtiene el costo de forma inmediata, costea la mercadería vendida al finalizar cada ejercicio económico. Supone que la disminución de la mercadería es solo por la venta, no contempla otra alternativa. Es de aplicación sencilla y muy utilizado en empresas pequeñas. Costo de venta = Existencia inicial + Compras – Existencia final. Método de la ganancia bruta Se calcula el costo de venta utilizando los precios de venta y el margen de la ganancia bruta. Permite obtener el costo de venta después de cada venta y también permite obtener información de la existencia de las mercaderías. El costo así determinado es estimativo, ya que las empresas no trabajan con márgenes fijos e iguales durante todo el ejercicio económico. Requiere mantener cálculos separados por cada producto y de un ajuste al cierre de cada ejercicio. Al cierre se realiza un recuento físico y se compara con el saldo de la cuenta “mercaderías” y puede ocurrir: - Que el saldo de la cuenta mercaderías coincida con el recuento físico. No se hace nada - Que el saldo de la cuenta mercaderías sea superior al valor del recuento físico. Se disminuye mercaderías por la diferencia. - Que el saldo de la cuenta mercaderías sea inferior al valor del recuento físico. Se disminuye costos de venta por la diferencia. Costo de la mercadería (100%) Ganancia bruta (30%) Precio de venta (130%) Costo = Precio de venta Margen de utilidad Análisis comparativo 98 99 CONCEPTOS Costo de ventas Existencia de mercaderías Diferencia de inventarios Momento toma de inventarios Objeto Necesariedad de la toma de inventario físico Decisiones a tomar Ajustes al cierre del ejercicio Posibilidad de informes INVENTARIO PERMANENTE Luego de cada operación DIFERENCIA DE INVENTARIO Requiere inventario físico mínimo al cierre Actualizado sobre fichas de existencias No afectan el costo de venta. Según norma: pérdida de ejercicio o soporta responsabilidad. Es necesario, mínimamente al cierre del ejercicio. Puede ser otra periodicidad Ajuste saldos al cierre Se conoce cuando se hace inventario físico Integra costo de venta. No se conoce su origen, es la crítica del método. Necesario para el control de razonabilidad de existencias y del estado de conservación Stock mínimo, máximo y punto de compras. Ajuste al cierre. Asignación de responsabilidad Diferencias de inventarios (pérdidas) o soporta el responsable. Según norma Informes periódicos de existencias, pendientes, ventas, costo de ventas. GANANCIA BRUTA Luego de cada operación. Es estimado En forma continua pero estimada Integra costo de venta. Se ajusta contra el mismo. Es necesario Es necesario mínimamente al cierre mínimamente al cierre del ejercicio. del ejercicio Determinación del costo de venta Estado de conservación Ajuste del costo de venta Ajuste de costo de ventas y de existencia final. Estado de conservación Asignación de responsabilidad de custodia. Stock mínimo, máximo y punto de compras por aproximación. No existen Existen con cargo o crédito a costo de ventas. Informes escasos. Sobre entradas, pero no sobre salidas. Informes de stock estimados y salidas. Pendientes estimados. Inventarios permanentes o periódicos: factores recomendables INVENTARIO PERMANENTE Empresa grande. Gerenciamiento profesional. Artículos inventariados con alto costo unitario (joyas). Gerencia con empleados que necesitan información sobre la cantidad y tipo de artículos en forma permanente. Volumen en cantidad de operaciones reducido, o sistema computarizado de stock. INVENTARIO PERIÓDICO Empresa pequeña, unipersonal o sociedad. No invierte en costos de administración. Inventario muy atomizado, integrado por numerosos artículos de poco valor unitario. Registros contables de operaciones y no necesitan información sobre existencias y tipos de productos. Gran atomización de operaciones de venta, sistemas contables manuales. Aun cuando la operatoria de ventas esté informatizada. 99 100 Sucursales con autonomía y con almacenes propios, luego existe dispersión de los lugares de almacenaje. Políticas contables del subsistema Falta de personal contable suficiente. Almacenaje en un único lugar físico. De reconocimiento contable Tratamiento de las devoluciones de compras - Bienes físicamente identificados: la salida se hará a dicho valor. Implica el valor de la nota de crédito del proveedor correspondiente. Bienes físicamente no identificados: se dará salida al valor que estimamos será reconocida por el proveedor. Devoluciones por canje: se tendrá en cuenta el valor de salida por devolución y su posterior reingreso. Generalmente ocurre cuando es producto fallado. Tratamiento de devoluciones de ventas En primer término está incidido por el método de costeo utilizado. - Método de diferencia de inventario: implicará solamente la anulación de la registración de la venta y el producto ingresará físicamente al stock, allí el tratamiento será operativo. - Costea en oportunidad de la venta: da como consecuencia la baja del stock. Deberá anular las registraciones de venta y costeo. La anulación del costeo implica el reingreso a la mercadería en función del método utilizado para su baja. - Reingreso de la mercadería al stock: el tratamiento contable estará incidido por: el estado del bien devuelto, lo que se haya pactado o sea costumbre de la plaza respecto a su tratamiento. - Causa de devolución: determina en gran medida el tratamiento posterior, la identificación física del producto que ingresa por devolución, la posibilidad de devolver a su vez al proveedor. Enunciativamente las situaciones podrían ser: - Producto físicamente identificado: debería contarse con inventario permanente/identificación específica. Al valor del mismo. Puede resultar engorroso y no siempre la desviación es significativa. - Producto físicamente no identificado: al valor que no altere el sistema y opción del costeo. Puede llevar inventario permanente, porcentaje y ajuste. - Posibilidad de devolución posterior al proveedor: al valor estimado de recepción por el mismo. - Los canjeados al cliente: al valor que no altere el sistema. De control interno - - - - Inventario físico de existencias (operativo-contable): Para verificar el saldo contable de la cuenta mercaderías y servir de base para la registración de ajustes por diferencias. Dependiendo del método de costeo implementado, las diferencias en defecto serán imputadas al costo o pérdidas. Elementos del sistema contable involucrados: registros, cuentas. Coincidencia de remitos y facturas: Para controlar el valor de ingreso de las mercaderías. Para verificar que lo recibido se ajusta a lo facturado. Elementos del sistema involucrados: comprobantes, registros. Control de importes facturados a través de comprobaciones globales: Controles cruzados con IVA Ventas. Para constatar valores que deberían ser iguales, de dos registros distintos. Elementos: registros y cuentas. Normas de facturación: Para constatar la validez de los comprobantes. Elementos: comprobantes. Control de minuta de subdiario y/o libro IVA Ventas: para constatar la correcta inclusión de datos para el diario general (cuentas, importes). Elementos del sistema contable involucrados: registros, comprobantes. Control de cuentas corrientes de clientes: Valuación al cierre, cobrabilidad, devengamiento de intereses. Elementos: cuentas, comprobantes, registros. 100 101 Análisis de cuentas corrientes clientes - - - Verificación de registros y análisis de débitos y créditos: se entiende que el control es de entrada para generar un crédito o débito en la cuenta, el control debería referirse a la circularización si se puede realizar, o bien, el análisis de razonabilidad de saldos. Cumplimiento de normas: montos, plazos, etc. Es mas operativo que contable, las normas sobre montos y plazos los dará el departamento de créditos y cobranzas y será el responsable de estos controles, como el de las carpetas de clientes, su actualización, completamiento, etc. Imputación de intereses: el control se realiza en el reconocimiento contable. También cobranzas si están separados. Circularización: para confirmación de saldos y ajuste de diferencias. Cuentas corrientes por cobrar y pagar El sector contable efectuará los siguientes controles: - Correlacionar la coincidencia de los remitos con las facturas - Controlar los importes facturados a través de comprobaciones globales - Controlar que las facturas emitidas se ajusten a disposiciones impositivas, sobre todo en relación al cliente - Control de la minuta mensual para el diario general, conforme la operatoria de la empresa, la que podrá ser del subdiario de ventas o de IVA Ventas. - La razonabilidad de los saldos - Control de resúmenes de clientes - Detectar diferencias, circularización a clientes - Analizar antigüedad de los saldos: deudores normales, morosos, en juicio - Constatar gestiones de cobro realizadas y sus resultados para adecuar registraciones El control será diferente conforme el sistema de ventas se encuentre informatizado, por cuanto emitirá listados diferentes. Procesamiento contable: controles de entrada: del sector contable. Circularización con proveedores y clientes. Razonabilidad de los saldos (diferencias temporales y reales). Circuito administrativo: realización y aprobación de los créditos para ventas financiadas, formularios de créditos. Normas de control interno predefinidas. Relación con subsistemas: base de datos de clientes, listado de cuentas a cobrar, análisis de la evolución de las cobranzas. Ejemplos de políticas - La empresa utilizará un sistema de registración indirecto y contará con los siguientes subdiarios: ventas, en el cual se registrarán todas las operaciones relacionadas a la venta de bienes de cambio y operaciones vinculadas con ellas como ser devoluciones, bonificaciones y costeo; etc. - Mensualmente se confeccionará una MC con el asiento resumen para el LDG del movimiento analítico de las ventas - En el subdiario de ventas se registrarán diariamente las facturas de ventas, notas de débitos y/o créditos, MC en el costeo. - Se utilizarán cuentas analíticas para los clientes, de esta manera se podrá tener un mayor control de dicos activos - Mensualmente se cotejarán los saldos de los submayores de cada cliente con la cuenta colectiva del mayor general “clientes” - Se controlará mensualmente la correlación numérica de las facturas de ventas, NC y ND emitidas. - La empresa costeará las ventas por el método de ganancia bruta, teniendo un margen de utilidad del 60%. - La empresa costeará sus ventas por el método de inventario permanente, llevando ficas individuales para cada uno de sus productos. 101 102 UNIDAD 11 Administración de fondos Fondos: Consideramos fondos a la existencia de dinero en efectivo en caja y bancos del país y del exterior y otros valores de poder cancelatorio y liquidez similar. Poder cancelatorio: posibilidad de cancelar deudas adquiridas previamente. Liquidez: efectivo/disponibilidades al día para realizar cualquier tipo de operación. Solvencia: su activo es mayor a su pasivo. Tiene bienes que le permite cancelar las obligaciones asumidas. Función fondos (tesorería) Reflejar todas las entradas y salidas de dinero o cheques sin excepción, los importes deberán ir acompañados con un detalle preciso y breve para su rápida identificación y del comprobante correspondiente (órdenes de pago y partes de cobranzas y/o acreditaciones bancarias). Incluye todas las actividades vinculadas a la administración y custodia de los fondos de una organización. Se encuentra presente en todo tipo de organización. Es un área clave para el control interno en general, por cuanto a través de sus actividades fluye todo el dinero de la empresa. De allí que sus normas de control interno operativo y también contables sean mas extensas. Actividades secuenciales: - Cobranzas - Pagos - Depósitos en cuentas corrientes bancarias - Emisión de cheques - Planificación de recursos y necesidades financieras - Proyectar (situarme en el tiempo) financieramente al ente La amplitud de esta función hace esté a cargo de distintas personas. Se subdivide en: 102 103 - Función ingreso de fondos (cobranzas, obtención de fondos de otras fuentes). Pueden ser ordinarios o extraordinarios. Función egreso de fondos (pagos, depósitos, transferencias) Actividades: - Administrar los fondos de un ente - Custodiar los fondos de un ente - Guardar documentación vinculada al movimiento de fondos (ej: chequeras en blanco) - Efectuar pagos y depósitos - Recibir cobranzas por cualquier motivo - Administrar fondos fijos - Planificar la actividad financiera - Selección de personal Subsistema fondos Es la representación teórica de la función fondos donde fluye solo la información contable a partir de la exteriorización de una variación patrimonial o información cualitativa de interés. No siempre genera registración contable. Se vincula de forma directa con dos funciones del ciclo operativo básico: pagos y cobranzas. Gran parte de sus procedimientos de control operativo también son contables. Departamento fondos Es el lugar físico donde se realiza la función fondos. Se vincula estrechamente a la estructura organizativa de la empresa, su existencia depende del tamaño de la organización, existe con frecuencia. En empresas medianas está formalizada en forma separada ingresos y egresos. Tesorería: normas internas Las normas internas de tesorería versan sobre: - Procedimientos para pagos, cobros y depósitos. - Asignación de responsabilidades. - Distribución de funciones y tareas. - Medidas de seguridad de los fondos. - Procedimientos de vigilancia. - Custodia de chequeras, documentos a cobrar y similares - Fijación del perfil del personal - Determinación de los circuitos documentales Cobranzas, pagos y depósitos: instrumentación y circuito administrativo Movimiento de fondos: los ingresos y egresos de fondos se vinculan con el llamado flujo de efectivo, el cual podrá ser negativo o positivo. La gestión implica reconocer y supervisar cuanto dinero egresa/ingresa para su planificación. Una organización necesita controlar sus egresos para poder hacer frente en forma oportuna a sus obligaciones operativas efectuadas a lo largo del ejercicio. Cobranzas: Son el conjunto de operaciones necesarias para transformar un activo exigible documentado o no, en un activo líquido (disponibilidades). Llamamos cobranzas al ingreso de: - Dinero en efectivo - Cheques de terceros - Giros bancarios y/o postales 103 104 - Transferencias bancarias. Los comprobantes del ingreso de fondos son: - Facturas de venta de contado - Recibos de cobros - Rendiciones de cobradores - Boleta de depósito bancario de los clientes - Extracto bancario - Cheques propios cobrados - Documentos a cobrar - Comprobantes de cajeros automáticos. - Planillas de caja - Préstamos bancarios Depósitos: Es la colocación de las cobranzas, en forma total o parcial, en cuentas corrientes abiertas a nombre del ente en uno o varios bancos, mejorando las condiciones de seguridad. Modalidades: - Depósitos parciales: el ente mantiene total o parcialmente el efectivo recaudado por las cobranzas y deposita los cheques en una o varias cuentas. - Depósito íntegro/total: el total de las cobranzas se deposita en uno o varios bancos. - Depósito efectuado por los clientes: los clientes realizan el pago depositando el importe adeudado en una cuenta corriente bancaria del ente. Pagos: Son salidas de dinero en efectivo, de cheques de terceros en poder del ente, de cheques de la empresa o pagos por débitos automáticos en cuentas bancarias, para la cancelación de pasivos. Son operaciones permutativas. Comprobantes vinculados a los egresos de fondos: - Facturas de proveedores de contado - Órdenes de pago - Recibos de pago - Cheques en todas sus modalidades - Planillas y recibos de liquidación de haberes - Documentos a pagar - Boleta de depósito bancaria - Extracto bancario - Constancia de pago de impuestos - Constancia de pago de aportes - Planilla de caja - Resumen bancario de débitos automáticos Circuito administrativo Se vinculan con el SIC porque exteriorizan y documentan las variaciones patrimoniales que surgen por la administración de fondos. - Circuito de cobranzas - Circuito de recepción y valores - Circuito de pagos mayores - Circuito de pagos menores - Circuito de depósitos y transferencias - Procedimientos para pagos, cobros y depósitos. Vinculación con Contabilidad General 104 105 El subsistema fondos se vincula con contabilidad general en los siguientes casos: - A través de una minuta contable para registrar los movimientos de fondos (planilla de caja y de cobranzas, fondo fijo). - En el caso de utilizar un sistema de registración indirecto con los subdiarios de pagos, cobranzas y depósitos, mediante una minuta contable con el asiento resumen para la registración en el libro diario. - Resultado de determinados controles (arqueos, conciliaciones) - Otros: medios de financiación, préstamos, intereses, colocaciones temporarias de fondos. - Información documentada sobre préstamos obtenidos. Ley anti-evasión: aspectos a tener en cuenta La ley 25345 ha establecido una serie de limitaciones a la manera en que deben cancelarse las operaciones en dinero, el objetivo es tratar de atacar la evasión tributaria, para lo cual podemos decir que “bancariza” las transacciones en dinero, limitando los pagos en efectivo a importes iguales o inferiores a mil pesos ($1000) sean estos totales o parciales, disponiéndose que, para los importes superiores a dicha cifra, tan solo puedan utilizarse las siguientes modalidades de pago: - Depósitos en cuentas de entidades financieras - Giros o transferencias bancarias - Tarjetas de crédito o débito - Cheques comunes, diferidos o cancelatorios - Otros procedimientos que estén autorizados por el poder ejecutivo. La imposibilidad de pagar en efectivo rige para todas las operaciones de compra, excepto inmuebles que establece tope de $10.000 Otras leyes de restricciones a los pagos en efectivo Ley de cheques Pagos superiores a $1000 Normas impositivas Imponen el depósito con cheque a cifras superiores a $1000 Normas del ente Normas internas de funcionamiento. Importantes para el control interno y la seguridad de los fondos. Procesamiento contable Modalidades. Circuitos documentales - Orden de pago: es un documento interno de uso interno por el cual un actor de la organización autoriza al responsable de fondos la emisión de valores. Recibo: es emitido por quien ha recibido determinados valores en pago. El original queda en poder del que paga, y el duplicado de quien cobra. Boleta de depósito: sirve como constancia del depósito de dinero en efectivo u otros valores en la cuenta corriente de la empresa. Debe contener el sello del banco y son comprobantes registrables. Nota de débito bancaria: son emitidas por el banco para reflejar los gastos bancarios por el mantenimiento de la cuenta corriente. Son registrables Comprobantes de cajeros automáticos: cuando depositamos o retiramos fondos de cajeros automáticos, estos emiten un ticket y es un comprobante registrable. 105 106 Ingreso de fondos Representan ingresos de dinero en efectivo, cheques de terceros, moneda extranjera a la caja o las cuentas bancarias. Se originan en cobranzas, transferencias bancarias, préstamos obtenidos, descuentos de documentos, integración de aportes a la tesorería o en las cuentas bancarias. La lógica empresarial implica que estos ingresos de fondos deben superar los egresos para obtener rentabilidad. Podemos diferenciar ingresos ordinarios o extraordinarios de fondos. Procesamiento contable de ingresos de fondos Efectos contables: aumento de las disponibilidades, como contrapartida una disminución de activo (crédito), asumir un pasivo (préstamo), o incluso reconocer un resultado (donación). Procesamiento de los ingresos de fondos: varían según el sistema de registración, el medio de procesamiento, tocando planes de cuentas para la información analítica. Cobranzas: en efectivo, cheques, tarjetas de crédito y débito, transferencias bancarias. Efectivo Caja/efectivo/rec. a depositar a clientes/doc. a cobrar Cheques Es una orden de pago pura y simple, librada contra un banco, en el cual el librador tiene fondos suficientes depositados en su cuenta corriente o tiene autorización para girar al descubierto. Las personas intervinientes en la emisión y/o cobranza son: el librador, el beneficiario y el banco librado. Modalidades: Con relación al beneficiario: - Cheques al portador: no se identifica el beneficiario, el que lo porta lo cobra - Cheques a la orden: se identifica en el documento el nombre del beneficiario - Cheques no a la orden: contiene la identificación del beneficiario pero no se puede endosar si contiene dicha cláusula. Con relación a su cobro: - Cheque certificado: requiere un trámite previo ante el banco pagador para asegurar la existencia de fondos e impedir el uso de los mismos por el librador. Asi el importe librado se reserva para ser entregado a quien corresponda. - Cheque cruzado: si es con cruzamiento general solo puede ser pagado por el girado a uno de sus clientes o a una entidad autorizada para prestar el servicio de cheque. Si es con cruzamiento especial solo puede ser pagado por el girado a quien este menciona entre 2 barras. - Cheque imputado: el portador o el librador pueden enunciar el destino del pago insertando un papel adjunto al dorso y bajo su firma. Enuncia que es lo que se está pagando. Banco c/c a venta/clientes/etc. Cheque de pago diferido Es una orden de pago librada a una fecha determinada contra una entidad autorizada, en el cual el librador (a la fecha de vencimiento) debe tener los fondos suficientes para hacer frente o autorización para girar al 106 107 descubierto. Constituyen una fuente de financiación. Deben contener la denominación de “cheque de pago diferido”. El plazo de diferimiento no puede exceder el de 360 días desde la fecha de su libramiento. Validez legal, hasta 30 días después de su vencimiento. No pueden ser presentados a su cobro a una fecha anterior a su vencimiento. Si vence y no puede cobrarlo, puede hacerlo revalidar atrás. Como diferencia entre la fecha de emisión y de pago tiene que haber un día. El cheque diferido tiene dos momentos: la fecha de emisión y la fecha de pago. En cambio el cheque común solo tiene un momento que es la fecha de emisión. Cheque de pago diferido recibido a venta/clientes/etc. Cheques rechazados Un cheque presentado al cobro o depositado en cuenta bancaria, puede ser recazado por alguna de las siguientes causas: - Fondos insuficientes - Falta de firma del librador - La firma del librador es distinta a la registrada por el banco - Orden judicial - Irregularidades en los endosos - Adulteración o falsificación del cheque Un cheque no puede ser rechazado por las siguientes causas: - La cantidad escrita en letras es distinta a la expresada en números - Omisión del lugar de creación - Endosos tachados - Faltas de ortografías Los cheques rechazados generan multas para el librador estipuladas en la ley de cheques. Contabilización Banco a valores a depositar cheques rechazados gastos bancarios a banco deudores por venta a cheques recazados a gastos bancarios Tarjetas de crédito y débito Tarjeta de crédito: instrumento material de identificación del usuario, que puede ser una tarjeta de plástico con una banda magnética, un microchip y un número en relieve. Es emitida por un banco o entidad financiero que autoriza a la persona… Tarjeta de débito: el dinero que se usa es el que se toma a débito del que el titular dispone en su cuenta bancaria. Es una operatoria donde el cliente suscribe cupones de sus tarjetas de crédito o débito, los que posteriormente serán abonados por la empresa emisora. Habitualmente tienen el mismo tratamiento que una operación de contado. En este tipo de venta se reemplaza la moneda de curso legal por cupones. Documentación respaldatoria: factura de venta, remito, cupones de la tarjeta, liquidaciones de la empresa emisora de la tarjeta, constancia de retención, resumen bancario. 107 108 Se pueden registrar de dos formas: Sistema tradicional Cupones a depositar VISA a ventas a IVA DF Descuento por venta con cupones a descuento cupones a depositar VISA Descuentos a cupones a depositar VISA a cupones a depositar VISA Banco IVA CF a VISA Sistema POSNET Cupones a depositar VISA Descuento por venta con cupones a ventas a IVA DF Descuento por venta con cupones VISA a cupones a depositar VISA Banco IVA CF a VISA Transferencias bancarias Por razones de manejo financiero es habitual transferir fondos entre cuentas bancarias, abiertas en la misma entidad o entre distintas entidades. El tratamiento contable dependerá de que se usen o no cuentas de movimiento. Documentación respaldatoria: nota de crédito bancaria. Transferencias con el mismo banco Con cuentas de movimiento Transferencia bancaria (M) a banco XX cta 1 Banco XX cta 2 a transferencia bancaria Sin cuentas de movimiento Banco XX cta 1 a banco XX cta 2 108 109 Transferencia entre distintos bancos Con cuentas de movimiento Transferencia bancaria a banco XX Banco YY a transferencia bancaria Sin cuentas de movimiento Banco XX c/c a Banco YY c/c Préstamos Clases - Descubiertos en cuenta corriente: facilita la disponibilidad de fondos autorizando el sobregiro de la cuenta por un monto preestablecido por períodos breves (no superan los 30 días) - Descuentos de documentos a sola firma - Documentos con pagarés de terceros endosados - Préstamos con garantía real: son también una fuente externa de financiación que tiene una empresa, son a largo plazo o pueden ser con un destino prefijado o sin asignación específica. Préstamos financieros. Hipotecarios o prendarios. Clasificación: Las distintas modalidades de financiación que utilizará la empresa deben ser tenidas en cuenta en el diseño o modificación del plan de cuentas. Entre ellas: las monedas en que se debe cancelar el préstamo y las garantías que tienen los mismos. - En relación a los intereses: Con intereses adelantados (están incluídos en la operación y en la documentación) Banco Int (-) adel. a préstamos bancarios Con intereses vencidos (el monto se determina al vencimiento). Banco a préstamos bancarios Int negativos a int. a pagar - En relación a la forma de pago o cancelación: de pago íntegro al vencimiento o con pagos parciales Según la moneda a utilizar para su cancelación: moneda nacional o extranjera Según la garantía otorgada: a sola firma, con garantía real (a través de la constitución de una prenda o hipoteca) o con garantía personal (con la entrega de documentos a pagar). Según el destino a asignar a los fondos: de capital de trabajo, de infraestructura y para proyectos de inversión. 109 110 Documentación registrable y no registrable Documentación registrable: muestra efectos patrimoniales objetivamente medibles, es la resolución que otorga el crédito, que podrá tener distintas formas según sea una entidad financiera o un proveedor. Documentación no registrable: planilla de amortización de los préstamos obtenidos, la cual aparecerá cada vez que se obtenga un préstamo y en ella consta todo el detalle de cancelación del préstamo, con la determinación del monto de la cuota, la discriminación de los conceptos que la integran a efectos de una adecuada registración, también la fecha de pago. Si al vencimiento la cuota no se cancela, será elemento base para la confección de la minuta contable para el devengamiento del interés, y si se cancela, también se efectuarán imputaciones contables. Descuento de documentos y de cheques propios y de terceros: cuentas y documentación específicas. Funcionan como una fuente de financiación. El procedimiento consiste en que el banco anticipa el importe de los créditos antes de su vencimiento y cobra por ello deduciéndolo del importe del total los intereses del período y una comisión previamente pactada. Hay 2 tipos de descuentos bancarios: - Descuento directo: el banco otorga una línea de créditos al cliente que la utiliza mediante la emisión de documentos a pagar a favor de la entidad, una tasa de interés acordada y por plazos determinados. - Documentos descontados: el banco adelanta fondos a cambio de la sesión de derechos. Descuento de documentos de terceros Operación financiera que para el ente que lo recibe implica una mayor garantía porque se presentan al menos 2 responsables eventuales a los cuales exigir el pago. Y para quien los entrega no implica una nueva obligación, sino una transferencia de un crédito contra un tercero. Origina una responsabilidad contingente ante la eventual falta de pago del deudor principal. Doc. a cobrar a ventas a IVA DF a int (+) a devengar Banco Int (-) adel a doc. descontados Egreso de fondos Reflejan salida de fondos de la caja o de las cuentas bancarias de la organización. Incluyen los gastos y las inversiones, aunque sus efectos patrimoniales son opuestos. También los depósitos en los bancos. Elementos: efectivo, cheques de terceros en cartera, ceques propios, reducción saldos en cuentas bancarias por débito. Procesamiento contable Efectos contables: debe reflejar las variaciones de activos y de pasivos, incluso reconocer un resultado. Egresos: salidas por pagos, por depósitos bancarios, compra de inversiones. Pagos: concepto. Medios y modalidades de pagos. Retenciones impositivas a practicar. 110 111 Concepto: Conjunto de operaciones necesarias para cancelar una obligación contraída. Es la salida de dinero en efectivo, cheques de la propia firma, cheques de terceros endosados, con débito automático, con transferencia, efectuados para cancelar pasivos contraídos anteriormente. Medios: - Efectivo - Cheques de la firma - Cheques de terceros endosados - Débito automático Modalidades: - Cuentas bancarias - Giros - Transferencias Retenciones impositivas a practicar: En oportunidad de efectuar pagos a proveedores de bienes y servicios, la norma impositiva impone a la empresa la obligación de efectuar retenciones a cuenta del impuesto que deberá abonar a los organismos recaudadores. En relación a las retenciones contables y documentalmente se deberá prever la confección y entrega de comprobantes a terceros referidos a las retenciones realizadas y la confección, presentación y posterior pago de las retenciones realizadas. Depósitos bancarios Podrán ser: - Según la cuenta bancaria: cuenta corriente o caja de ahorro - Según el elemento depositado: efectivo, cheques de la firma o cheques de terceros endosados - Según la moneda: pesos o moneda extranjera Colocaciones de fondos. Cuentas y documentación específicas Generan salida de dinero afectando el circuito de fondos. Consisten en orden a su liquidez Depósitos en cuenta corriente: es un contrato comercial entre la persona y la institución bancaria por el cual el banco procede a la apertura de una cuenta en sus libros a efectos de canalizar el movimiento de dinero de su titular. Una vez autorizada la apertura deberá efectuarse el depósito inicial y se hará la solicitud y entrega de talonarios. Los depósitos pueden efectuarse en efectivo, cheques, transferencias y los retiros a través de cheques, efectivo y transferencia a otras cuentas. El titular puede disponer de lo depositado en la cuenta libremente. Funciona a través de 2 tipos de movimientos: acreditaciones y débitos. Mensualmente el mantenimiento de la cuenta puede originar gastos como ser comisiones, impuestos a los débitos y a los créditos e intereses. Documentación: boleta de depósito, ticket, nota de débito y crédito bancaria, resumen bancario. Banco c/c a caja/rec. a dep/efectivo Depósitos en caja de ahorro: es una cuenta bancaria a la vista a través de la cual se efectúan depósitos en efectivo o de cheques de terceros y extracciones; genera un interés en función de los saldos disponibles a la tasa vigente para esa entidad. El titular tiene restricción en la cantidad de retiros a efectuar y no disponen de cequeras para las extracciones, las que se efectuarán según formularios provistos por el banco. Tiene un costo de mantenimiento menor que la cuenta corriente. Documentación: boleta de depósito ticket de cajero automático, resumen bancario de débitos automáticos. Mismo asiento que el anterior, cambia cuenta: banco caja de ahorro 111 112 Depósitos a plazo fijo: es un tipo de inversión y consiste en un contrato entre dos partes (banco y cliente), en el cual el cliente deposita una suma de dinero por un tiempo determinado y a cambio, el banco le abona intereses. Finalizado el plazo pactado el inversor puede optar por retirar el dinero colocado, mas los intereses obtenidos, o renovar el depósito total o parcialmente por un nuevo período. El plazo fijo es intransferible hasta los 30 días, y mas de 30 días es transferible o intransferible quedando a criterio del depositante. Endosando el certificado. Documentación: certificado de plazo fijo emitido por el banco como constancia de recepción del dinero, contiene los datos del banco y del depositante, plazo, monto, vencimiento, tasa de interés, moneda. Este comprobante se debe presentar a la fecha de vencimiento para efectuar el cobro y el banco devuelve una copia sellada, como constancia de haber abonado el plazo fijo. Dep. a plazo fijo a caja a int (+) adel int (+) adel a int. positivos banco a dep. a plazo fijo Colocaciones en fondo común de inversión Es una alternativa de inversión que consiste en reunir fondos de distintos inversores para invertirlo en diferentes instrumentos financieros, responsabilidad que se delega a una sociedad aministradora que puede ser un banco o una institución financiera. Al invertir en un fondo se obtiene un número de participaciones, las cuales diariamente tienen un precio o valor liquidativo obtenidos por la división entre el patrimonio valorado y el número de participaciones en circulación. Se hace efectivo el momento de la venta de las participaciones, que se puede llevar a cabo en el momento que se desee. La sociedad administradora define el valor de una cuota o cuota parte, dividiendo el patrimonio en partes iguales, la cual varía según la rentabilidad del fondo. En general no tiene vencimiento ni requiere renovación y el dinero invertido se puede rescatar fácilmente. Acciones que cotizan en bolsa Las acciones de las SA que cotizan en bolsa se pueden adquirir por medio de un agente de bolsa que son los autorizados a operar en los mercados de valores, cobrando una comisión por su gestión. La renta que producen las acciones se llama dividendos y la valuación de este rubro es la cotización que tiene en el mercado al momento de la medición. Documentación: compra: liquidación del agente de bolsa. Devengamiento de intereses: asamblea de SA. Cobro de dividendos: al cierre del ejercicio económico, comunicación de los dividendos, liquidación del agente de bolsa, papeles de trabajo y valuación de las acciones. Venta: liquidación del agente de bolsa. Planilla de caja: concepto, diseño y utilización Es un comprobante probatorio de uso interno que sirve tanto para controlar los movimientos de caja como para ver la composición de la misma en cualquier momento, registrando en ella los movimientos de fondos ocurridos durante el día. Su funcionamiento consiste en que partiendo de un saldo del día anterior, se le sumaran los ingresos y se le detraerán los egresos, para arrojar un saldo final del día. Es un formulario que completa el cajero (responsable) y lo controla un superior en forma diaria. Utilización: pueden funcionar como documentación respaldatoria para la registración contable en el libro diario de las cobranzas y pagos. 112 113 Contenido: datos de la empresa (nombre, cuil), datos del encargado, fecha, título, saldo del día anterior, todo lo que ingresa y egresa (fecha, descripción, n° de factura, monto), saldos (sirve para el arqueo de caja), firma del cajero. Planilla de cobranzas: Cuando el volumen de deudores es importante la empresa utiliza esta planilla, en ella se registran todos los ingresos de fondos por cobranzas realizadas a terceros. Habitualmente en empresas que venden a crédito a consumidores finales, inmobiliarias que administran los alquileres de terceras personas y cobran por su cuenta y orden, entre otras. El movimiento de fondos es exclusivamente ingresos ocurridos durante el día, cada ingreso da origen a la emisión de un recibo. Es un documento de uso interno de la empresa y su funcionamiento parte siempre de un saldo inicial cero, al final del día su saldo estará dado por el total de las cobranzas respaldado por un recibo. Debiendo ser confrontado con un arqueo a cargo de la persona que recibe el dinero, y de la planilla se confecciona la minuta para la registración. Total cobrado Comisión % Nota: Firma tesorero Firma cobrador Procedimientos de control Controles documentales - Correlatividad en los comprobantes - Numérico de las facturaciones y cálculos de impuestos - Autorizaciones de los descuentos concedidos y aceptados por algún nivel superior - Control de retenciones del impuesto IVA, ganancias o IIBB - Cruzados con órdenes de pago - De talonarios de ceques - Control y custodia de los talonarios de recibos y cobranzas. Arqueo: es el procedimiento mediante el cual se realiza el recuento físico de dinero, ceques de terceros, giros y valores asimilables en la caja del ente en un determinado momento. Su objetivo es comprobar la 113 114 coincidencia entre el valor obtenido del arqueo y la información suministrada por los registros contables (mayor). Periodicidad: se debe practicar al cierre del ejercicio económico o con una periodicidad mensual o diaria según la entidad. Diferencias emergentes del arqueo: pueden ser por comprobantes de pagos/depósitos realizados y no contabilizados, vales por anticipos de sueldos y cheques de terceros recibidos. Una vez realizados todos los ajustes se determina el nuevo saldo de la cuenta arqueda comparándolo con el saldo arqueado y si surgen diferencias se debe imputar a faltante o sobrante de caja. Una vez realizados los ajustes derivados del arqueo el saldo de la cuenta caja, rec. a depositar o fondo fijo debe ser siempre igual al dinero existente en caja mas los cheques de terceros a la vista, mas giros bancarios en caja al cierre del ejercicio. Conciliaciones bancarias Conciliar significa solucionar diferencias. Las conciliaciones bancarias consisten en el procedimiento mediane el cual se busca verificar las coincidencias entre las anotaciones contables de la empresa en sus registros contables (mayor banco) con las registraciones de los resúmenes bancarios emitidos por el banco. Elementos necesarios: conciliación anterior, hojas del extracto bancario y hojas del mayor o libro banco Procedimiento para su realización: existen dos formas: - Partiendo del saldo según la contabilidad para arribar al saldo del extracto bancario o viceversa - Partiendo de ambos saldos a la fecha de cierre del período a conciliar y arribando a través de los distintos ajustes a saldos iguales en ambos. Las diferencias existentes entre ambos saldos pueden ser por: cheques que la empresa los imputa cuando los entrega y el banco cuando se los presenta al cobro. Depósitos que la empresa realiza la registración a la fecha del depósito y el banco lo acredita cuando los fondos están disponibles. Notas de débito y crédito: el banco los registra cuando las emite y la empresa cuando las recibe. También las del extracto bancario (comisiones, mantenimiento de la cuenta, IVA). Errores de la empresa: omisión total o parcial, errores conceptuales en la registración , registraciones en exceso. Errores de banco: imputar una cuenta por otra y registrar una operación por un valor incorrecto u omisiones. Políticas contables - Se realizará sorpresivamente el arqueo de fondo fijo y en caso de que surjan diferencias se confeccionará una minuta contable que se enviará al subsistema contabilidad general para que realice la correspondiente registración, utilizando la cuenta “Anticipos al personal”, responsabilizando al personal encargado. - La empresa utilizará el sistema de registración indirecto, utilizando el subdiario de cobranzas y depósitos que se integrará al libro diario general mediante un asiento resumen volcado en una minuta contable. - Se utilizará la cuenta del activo “cobranzas a depositar” para el dinero en efectivo y cheques a la vista, debido a que la empresa deposita diariamente los cobros. - La empresa registrará todas aquellas operaciones de ingresos y egresos de fondos en los respectivos subdiarios para las operaciones relativas a la actividad principal del ente, en cuanto a las operaciones que hacen a la actividad secundaria del ente se registrarán directamente en el libro diario general. UNIDAD 12 Recursos Humanos Concepto e importancia Concepto: Es la fuerza laborativa con que cuenta una organización, es quien efectivamente realiza la actividad. Son las personas o individuos que se encuentran dentro de la organización. La cantidad es amplia y variable dependiendo del objetivo de la organización. 114 115 Importancia: los RRHH son considerados un elemento principal e indispensable para cualquier organización, ya que se encargan de desarrollar distintas actividades y tareas dentro de las mismas para el buen funcionamiento y el alcance de sus objetivos. Por mas que se utilicen medios PED van a estar presentes ya que son los encargados de analizar, ordenar y realizar la carga física de los datos de la información. Determina la forma jurídica de la relación laboral. Provee al SIC del personal, y las tareas que deben desarrollar serán: contables de decisión (figura del profesional), contables de operación (registración, clasificación, archivo) Características - No son propiedad de la organización (cada empleado tiene libertad) - Las actividades que desarrollan son voluntarias - Las experiencias, conocimientos, habilidades, etc, son intangibles - Los miembros de las organizaciones prestan un servicio o lo ponen a disposición de ellas a cambio de una remuneración - Constituyen un activo porque permiten la obtención de ingresos, pero las NCP no permiten su valuación por no ser objetivamente medibles. - El tipo de trabajos y conocimientos requeridos varía según el nivel de la organización al cual pertenecen y a la actividad de la organización. - Suelen ser recursos económicos no cuantificables pero claves: capital intelectual es un activo intangible y aparecen mas den las organizaciones tecnológicas, de investigación y del conocimiento. - Las personas llevan a cabo los avances, los logros y los errores de sus organizaciones. Función RRHH Es la función o gestión que se ocupa de seleccionar, contratar, formar, emplear y retener a los colaboradores de la organización; y a todos los aspectos vinculados con las remuneraciones que van a percibir los trabajadores. Comprende todas aquellas actividades desarrolladas en una organización tendientes a la administración de la fuerza laborativa. Búsqueda, mantenimiento y capacitación comprende: - Análisis del puesto de trabajo: se refiere a las características de cada puesto de trabajo, para saber qué tipo de personal y capacidades se requiere. - Búsqueda (reclutamiento): conjunto de actividades que tiene como objetivo atraer candidatos idóneos y calificados para un puesto determinado. Puede ser interna: mediante la reubicación de los empleados. Externa: por medios publicitarios, recomendaciones, ferias o agencias de empleo. - Selección del personal: consiste en elegir o tomar entre los distintos candidatos reclutados aquel que mas se acerque al perfil del cargo o puesto a cubrir. Se pueden realizar exámenes psicológicos, de salud y prueba de conocimientos. - Contratar: dar de alta al personal (inscribirlo o declararlo en AFIP), pedir información. - Capacitación: de los nuevos y antiguos empleados, para comprender los movimientos, metodologías y/o tecnologías que utiliza el ente. - Evaluación del desempeño: es una actividad que tiene por objetivo calificar, evaluar y medir al empleado en función de la eficacia y eficiencia con que realiza sus funciones comunicándole sus resultados para mejorar su rendimiento. Sirve para mejorar el desempeño, detectar errores, determinar si existe la necesidad de capacitar, etc. - Servicios médicos y ausentismos: pagar los servicios médicos o seguir pagando el sueldo aunque el empleado esté ausente, con faltas justificadas por causas de enfermedad. - Mantenimiento: liquidación de sueldos, asesoramiento al personal, capacitación. - Desvinculación: en caso de despido, enviar telegrama. En caso de jubilación, notificar al empleado que empiece trámites jubilatorios. Aspectos remunerativos Administra los sueldos y salarios de cada trabajador en relación de dependencia, también ofrece premios, incentivos y beneficios. Se encarga de: - Llevar el libro de sueldos y jornales: registro obligatorio por la LCT art. 52 115 116 - Hacer las liquidaciones de las remuneraciones (sueldo, SAC, vacaciones, indemnizaciones, etc) Confeccionar los recibos de sueldo que certifican el pago del sueldo y el cobro del empleado Llevar el legajo del personal Confeccionar las minutas contables para contabilidad general. En resumen, en la función de RRHH se determinan 3 etapas: - Alta: búsqueda y selección - Mantenimiento: capacitación, evaluación del desempeño, etc. - Baja: renuncia, despido por justa causa, jubilación. Subsistema Es la representación teórica de la función RRHH por parte del SIC donde fluye información contable a partir de la exteriorización de una variación patrimonial o información cualitativa de interés. Departamento Se refiere a la estructura organizativa del ente. Su existencia va a depender del tamaño de la organización y la importancia que tenga esta función frente a las demás. Conforme las organizaciones crecen el departamento de RRHH se va especializando. En pymes suele estar incluido dentro de contabilidad, dado que el personal es escaso en estas organizaciones. Incluso a veces parte de ellas se terceriza, como ser la liquidación de sueldos. Remuneración Es la retribución del trabajador en relación de dependencia. Art 103 LCT: es la contraprestación que debe recibir el trabajador como consecuencia del contrato de trabajo. Es lo que le debe el empleador al trabajador por haber puesto su fuerza de trabajo a disposición de aquel, dicha remuneración no puede ser menor al salario mínimo vital y móvil. Constituyen un costo para el ente. Formas de vinculación jurídica - En relación de dependencia: puede estar en planta, o en forma temporaria. El devengamiento de su costo laboral es mensual. Documentación: recibo de sueldo - En forma independiente: habituales en servicios profesionales. La prestación podría darse en forma mensual habitual, en forma intermitente a requerimiento. Documentación: factura Tipos de remuneraciones - Remunerativos: están sujetos a las retenciones que se le practican al personal. Ej: sueldos. Adicionales: presentismo, asistencia perfecta, antigüedad. No remunerativos: pagos no sujetos a ningún tipo de retención. Ej: vestimenta Concepto no remunerativo + sueldo bruto (remunerativo) – retenciones = sueldo neto (sueldo que recibe en mano) Concepto no remunerativo y sueldo bruto = gastos Retenciones y sueldo neto= pasivo - - Remuneraciones en dinero o por unidad de tiempo (hora, quincena, mes) o por unidad de resultados o rendimientos (a destajo: pagos por volúmenes de producción, comisión: porcentaje sobre las ventas y/o cobranzas, habilitación: cuando existe participación en los resultados de la empresa) o SAC o Viáticos, gratificaciones, propinas Remuneraciones en especie 116 117 o o o o o Viviendas Alimentos – ticket canasta Ropa, uniformes Transporte Guardería, etc. Aportes Aportes personales (retenciones): constituyen un costo para el trabajador ya que disminuye el importe a cobrar. Es el monto retenido por el empleados, pero no es dinero de la empresa, ya que lo debe depositar al fisco, debido a que está actuando como agente de retención, es intermediario entre los empleados y los organismos. En el mismo momento que se efectúa la retención nace un pasivo para el ente con el organismo que debe recibirlo. Ej: obra social, cuota sindical, ley 19038. Cargas sociales Constituyen un costo laboral para el empleado (por mantener personal en relación de dependencia). Son obligatorias y se calculan cobre conceptos remunerativos (sueldo bruto o nominal). No afectan el importe a cobrar por el trabajador. El empleador tiene la obligación de depositarlas (pasivo). Ej: sist. Integrado de jubilaciones y pensiones, ART, fondo de salud pública, fondo nacional de empleo. Asignaciones familiares (no remunerativas) Constituyen un incremento de las sumas de dinero a percibir por el empleado en relación de dependencia con cargas de familia, son beneficios sociales a cargo del Estado (ANSeS); no constituyen costos para el ente porque no están a su cargo, por lo tanto, no impactan en el SIC. No son remuneraciones, por lo tanto, no sufren retenciones ni se efectúan sobre ellas aportes patronales. Pueden ser: - Eventuales: mensuales; prenatal, maternidad. Pago único: matrimonio, nacimiento, adopción. - Habituales: mensual: por hijo, por hijo discapacitado. Anual: ayuda escolar. Desde el mes de abril de 2010 todas las empresas se encuentran incorporadas al SUAF. SUAF: Sistema Único de Asignaciones Familiares Sistema utilizado por el ANSES para liquidar en forma directa las asignaciones familiares a todos los trabajadores, cuya empresa donde prestan servicios se encuentra incorporada a dicho sistema. Es por eso que las empresas ya no lo pagan mas. Es necesario que el empleador presente ante el ANSES, dentro del mes de su incorporación, una nota con carácter de declaración jurada en la que informa los datos que a continuación se detallan: - CUIT de la empresa - Razón social - CUIL del trabajador (clave única de identificación laboral) - Apellidos y nombres del trabajador - Tipo de licencia que se encuentra gozando (maternidad) - Períodos o montos abonados - Períodos y montos a abonar (desde la incorporación en adelante) Seguros e impuestos Seguros: El seguro colectivo de vida obligatorio, se lo estableció el 1 de enero de 2011, el cual cubre riesgos de muerte por cualquier causa, incluso indemniza por causa de suicidio. Es obligario para todos los empleadores, excepto para los trabajadores rurales. - ANSES (Administración Nacional de Seguros Sociales): se financia por el FNE (Fondo Nacional de Empleo). Otorga: jubilación, pensión, subsidios. 117 118 - SSN: Superintendencia de Seguros de la Nación. Estableció la nueva resolución “seguro de vida obligatorio”. SRT: Superintendencia de Riesgo de Trabajo. ART (asociaciones de riesgo de trabajo). Son las empresas que se constituyen para minimizar el impacto en el costo laboral de contingencias vinculadas a la salud y a los accidentes de los trabajadores. Son de contratación obligatoria para el empleador. Impuestos: retención en concepto de impuestos a las ganancias La ley de impuesto a las ganancias grava las rentas del trabajador y determia que la empresa debe actuar como agente de retención. Resulta procedente su retención cuando el empleado supera el mínimo no imponible (monto que se establece para no tributar impuesto) provisto por la norma legal mencionada. 2015. sueldos hasta $14999: minímo no imponible: soltero: $9020. Casados con dos hijos: $12476 Sindicatos Es una asociación profesional voluntaria de personas que se dedican a la misma actividad, profesión u oficio, o sea que pertenecen al mismo gremio (conjunto de personas que ejercen una misma actividad). Con el objetivo de defensa y promoción de sus interes. Los propósitos emiezan con las remuneraciones pero se extienden a las condiciones laborales, estabilidad, beneficios adicionales, seguridad, salubridad, etc. Constituyen los aportes personales del trabajador. Obras sociales Una obra social es una entidad que tiene fines benéficos o no lucrativos para sus asociados, son de adhesión obligatoria para los empleados en relación de dependencia y brindan una cobertura en salud. Organismos reguladores Son entidades públicas o privadas que se ocupan de funciones de interés general. ART, sindicatos. Todos los aportes son recaudados por la AFIP, quien los transfiere automáticamente al ANSES. La existencia de todos estos organismos impactan en el SIC, en los resultados y en los pasivos (por deuda propia o ajena), y se sugiere estén desagregadas en cuentas simples. Vinculación con el sistema de Contabilidad General Vinculación entre funciones: - Producción: cuando existen pagos por volúmenes de producción (a destajo) - Compras: va a enviar un informe con la asistencia del personal afectado a compras. - Ventas: cuando existen comisiones o incentivos sobre las ventas. Informar a RRH las ventas de cada empleado. - Fondos: el encargado de abonar los sueldos, enviando la planilla de sueldos y cargas sociales para que proceda a confeccionar el recibo de sueldo - Impositivo: datos para la retención del impuesto a las ganancias. Vinculación con contabilidad general Se vincula transfiriendo información contable captada de la función de RRHH para su procesamiento contable. La forma y periodicidad dependerá de las políticas contable/operativas y los medios de registración, ya que si usa medios PED se pueden crear archivos de exportación automática de datos. Medio manual: minuta contable. Información sobre: - Los movimientos que originen variaciones patrimoniales medibles - Planilla de liquidación de sueldos y cargas sociales, para que realice el devengamiento de los sueldos y las cargas sociales. Planilla de SAC (Se calcula sobre sueldo bruto y cargas sociales). Comprobantes operativos y contables Planilla de Asistencia y planilla de remuneraciones (filminas) 118 119 Legajo del personal Es un conjunto de documentos, que permite la individualización de toda la información vinculada con el personal en relación de dependencia. Básicamente cumple un rol operativo, ya que es la base de donde se saca la información para la liquidación de haberes. Debe estar en continua actualización. Contiene algunas documentaciones que generan registraciones contables. Debe ser rubricado por la Dirección Provincial del Trabajo. En la tapa - Nombre y apellido del empleado - Categoría Contenido - Fotocopia del DNI - Constancia de domicilio actualizada - Constancia de CUIL - Datos familiares - Constancia de alta del trabajador y de obra social - Constancias de cursos de capacitación - Póliza de seguro de vida - Estado civil - CV, estudios primarios, etc. - Solicitudes de inasistencia justificadas - Notificaciones que se le hacen al trabajador - Recibo de sueldo Informe de novedades Es una planilla que se completa en los distintos sectores brindando datos a tener en cuenta a la hora de realizar la liquidación de sueldos. En su forma es operativa pero es la base para la liquidación de sueldo. Su diseño es no estandarizado. Contenido - Tarjeta reloj - Planilla de asistencias - Datos sobre ventas y/o cobranzas - Despido del personal - Nuevo personal - Cambios de lugar de trabajo - Contiene una planilla que la confecciona RRHH - Certificados médicos para las inasistencias justificadas. Circuitos de liquidación de remuneraciones Comienza a partir de que cada sector, donde el empleado presta sus servicios, emite la documentación que exterioriza este hecho; la documentación es variada, tarjeta reloj, partes de asistencias, certificados médicos de inasistencias, etc; y con toda esta documentación el sector beneficiado confecciona una planilla de asistencia que la envía a RRHH, con esta planilla mas todas las escalas salariales, convenios, etc; RRHH liquida los sueldos. También confecciona el recibo de sueldo y lo envía a fondos para que proceda a su pago; y la planilla de liquidación de sueldos junto con la minuta contable la manda a contabilidad general para que proceda a la registración del asiento. Planilla de liquidación de sueldos y cargas sociales Es una hoja de trabajo muy similar al libro de sueldos y jornales. Se la realiza con el objetivo de la liquidación de las remuneraciones del personal y determinar las cargas sociales. En ellas figuran todas las remuneraciones brutas recibidas por diferentes conceptos (sueldos, premios, horas extra, comisiones, etc). Se calculan luego 119 120 todas las retenciones en conceptos de aportes personales del trabajador (calculadas sobre el monto bruto), todos estos importes serán deducidos de las remuneraciones (las soporta el empleado). Al importe así obtenido se le adicionan los conceptos no remunerativos, y se arriba al sueldo neto a percibir por el empleado. Operativo-contable. Dos planillas - Planilla de sueldos, con las retenciones = va al libro de sueldos y jornales - Planilla de sueldos y cargas sociales, cargas sociales no va a libro de sueldos y jornales. Vales de anticipo Son comprobantes internos que se confeccionan por retiros que realiza el personal en relación de dependencia durante el mes. Representan un activo para el ente. Es contable. No estandarizado. De origen interno y uso interno. Recibos de sueldo Es el comprobante que certifica el pago del sueldo por parte del empleador al trabajador. No tiene requerimientos de formalidades extrínsecos, en cuanto al tamaño, formato, diseño, pero si tiene requerimientos formales intrínsecos. Debe cumplir con todos los requisitos exigidos por la Ley de Contrato de Trabajo, art. 140, establece que deberá contener: - Nombre íntegro o razón social del empleador - Domicilio y CUIT del empleador - Nombre y apellido del trabajador, calificación profesional y CUIL - Tipos de remuneración a percibir - Fecha, período y lugar del último pago - Total bruto de las remuneraciones liquidadas - Importe de las deducciones - Importe neto percibido, expresado en números y letras - Firmas de los responsables - Fecha de ingreso y tarea cumplida durante el período de pago El original firmado por el empleado, queda en la empresa y la copia, firmada por el empleador, es entregado al empleado. (mirar el del trabajo) Minutas contables S un comprobante confeccionado por el sector RRHH que se lo envía a contabilidad general para que proceda a la registración en el LDG del devengamiento de sueldos, constituyendo a su vez su documentación 120 121 respaldatoria de dicho asiento. El momento de devengamiento de sueldos es el único momento donde el subsistema de RRHH se vincula con el SIC. - Notificando el anticipo de sueldo, si no lleva informe de novedades - Liquidación de sueldos y SAC, notificación de despido. Pago a través del sistema bancario Existen diferentes medios para la cancelación de la remuneración del personal - Efectivo - Con cheque a la orden del trabajador - Sistema bancario: acreditación en cajas de ahorro abiertas a nombre del trabajador en una entidad bancaria. Pago a través del sistema bancario: consiste en acreditar en la cuenta corriente bancaria o caja de ahorro de cada uno de los empleados el importe neto a percibir por el trabajador. Todo esto sin costo para el empleado, la empresa es quien se hace cargo de las comisiones y gastos bancarios del depósito. Esta modalidad es hoy obligatoria para todas las empresas, cualquiera sea su tamaño, excepto que el trabajador indique en forma expresa que desea cobrar en efectivo e indique las causas de tal pedido. Los objetivos perseguidos son: - Brindar mayor seguridad al no tener que transportar el dinero - Mayor control sobre las empresas (ley anti-evasión) y la existencia de trabajo en negro. Registros laborales Registros obligatorios por normas laborales. Requisitos. Contenido. Vinculación con el sistema contable Los libros obligatorios por las normas laborales para cada empleador establecidos por la Ley de Contrato de Trabajo son: Libro de Sueldos y Jornales Una hoja con detalle de cada personal Requisitos Debe cumplir con las formalidades exigidas a los libros de comercio (intrínsecas y extrínsecas) Debe ser habilitado (rubricado) ante la Dirección Provincial del Trabajo (Chaco) Puede ser llevado de dos maneras: - Manual: debe estar encuadernado, foliado y rubricado. - Electrónica: en hojas móviles y luego encarpetadas. Debe pedirse autorización a la DPT. Las hojas deben ser foliadas y rubricadas por la autoridad competente (DPT), quien extenderá una constancia donde certifique la cantidad de hojas en blanco habilitadas. La rúbrica es exante. En ambos casos su valor legal estará sujeto a la documentación de respaldo y al cumplimiento de las formalidades establecidas en la ley. También debe estar firmado por el personal para autenticar los datos consignados. Contenido - Datos personales (nombre, apellido, fecha de nacimiento, etc) - Fecha de ingreso a la empresa - Categoría - CUIL - Indicación del período a cual corresponde la liquidación - Fecha de pago - Detalle de los conceptos que se abonan (sueldo básico, adicionales de convenio, antigüedad, presentismo, etc) 121 122 - Retenciones realizadas (jubilaciones, obra social, FSP, sindicato, seguros obligatorios, etc) Monto preciso del importe neto a cobrar No se compara con contabilidad general ya que contabilidad arroja datos sin detalles de cada personal. Registro único laboral La ley de PYME, permite para las empresas que se clasifiquen como tal, sustituír los libros obligatorios por normas legales por un libro denominado “Registro único de personal”, que contempla los mismos datos que el libro de sueldos y jornales; en el se asentará la totalidad de los trabajadores, cualquiera sea su modalidad de contratación. Pero innova en cuanto a: - Puede ser llevado por el sistema de microfilmación - Se asientan una sola vez los datos del personal, y solo ante alguna modificación requiere una nueva anotación - Permite sustituir las planillas horarias de la ley 11544 en la medida que se deje constancia en el libro de la jornada laboral del trabajador. Vinculación con el sistema contable Se vincula a través de aquellas actividades que realiza la función de RRHH que afectan o podrían afectar algún elemento del SIC. Esencialmente se refiere al devengamiento de los costos laborales. El subsistema de RRHH entrega a contabilidad general la planilla de liquidación de sueldos y la minuta contable para el devengamiento de los mismos y sus respectivas cargas sociales y demás costos. El momento de devengamiento de sueldos es el único momento donde el subsistema de RRHH se vincula con el SIC. Si el sistema de información es electrónico, la información se transmite de manera automática a través de la exportación de datos. Políticas contables del subsistema Aspectos que inciden en las políticas contables: lugar donde presta servicios, informes que pueden requerir internamente, o eventualmente los organismos laborales, organización del archivo laboral, su tercerización. Ejemplos: - El devengamiento mensual de SyJ será conformado de acuerdo al siguiente asiento tipo: Sueldos Adm Sueldos Com Cs. Soc. Adm Cs. Soc. Com a S y J a pagar a ART a pagar a Sindicatos a pagar a ap. Y cont. A pagar a FSP a pagar - Las cuentas contables referidas al subsistema de RRHH que inciden en el pasivo de la empresa serán desagregadas por organismo recaudador. Los comprobantes contables referidos al subsistema de RRHH son la planilla de sueldos y jornales o la minuta contable. Mensualmente se emitirá un informe al gerente de la empresa con el detalle de los sueldos y jornales a pagar o del impacto de cargas sociales. Periódicamente se verificará que las cuentas utilizadas sean las adecuadas de acuerdo a las políticas contables Mensualmente se verificará el saldo de la cuenta S y J con la planilla Mensualmente se controlará el importe del pasivo de S y J con la sumatoria de los importes de los recibos de sueldo Comprobantes usuales 122 123 - Informes de novedades de los distintos sectores de la organización Planilla de asistencia Legajo del personal Convenio colectivo de trabajo de la actividad Planilla de liquidación de sueldos y cargas sociales Minuta contable Recibos de sueldos Vales por anticipos Declaraciones juradas previsionales de distintos organismos y boletas de depósito a organismos. Controles operativo-contables - Mensualmente se verificará el saldo de las cuentas de gastos vinculadas a sueldos y cargas sociales con los importes totales liquidados en la planilla - Mensualmente se controlará el importe del pasivo por sueldos y jornales con la sumatoria de los importes netos de los recibos de sueldos. - Bimestralmente se verificará el completamiento del libro de sueldos y jornales previsto por la LCT Informes operativos y contables El informe será contable u operativo, según sea el lugar de donde obtuvo la información para la elaboración de los mismos. Podrán ser entonces informes operativos o contables. De uso interno o de uso externo. Ejemplos: - planilla de sueldos en si misma, es un informe, y según se exprese en pesos o en unidades físicas será contable, operativo, o ambas. - Informe comparativo de las comisiones liquidadas por ventas en un mes del ejercicio actual con el mismo mes de ejercicios anteriores. - Análisis del impacto del costo laboral en relación al resultado neto y otros. - Composición y análisis de la deuda laboral impaga por aportes y contribuciones a seguridad social para gerencia general con detalle de fechas de vencimientos, fechas de presentación DDJJ, fechas de pagos totales o parciales - Sobre saldos pendientes de pago por aportes y contribuciones a los distintos organismos de la seguridad social. UNIDAD 13 Activos fijos Concepto: Son todos aquellos bienes tangibles e intangibles destinados a ser utilizados en la actividad principal del ente y no a la venta habitual. Se incluyen los bienes que están en tránsito, construcción o montaje y los anticipos a acreedores por las compras de dichos bienes. (RT 9). Características: - Son adquiridos para su uso y no reventa - Tienen un valor intrínseco importante - La vida útil trasciende el ejercicio económico 123 124 - Son bienes y derechos de carácter de permanencia para el ente. Su proceso de desgaste comienza desde la fecha que el ente comienza a usarlos para obtener de ellos utilidad económica. Clasificación Según su naturaleza - Bienes tangibles: Son aquellos que tienen manifestación corpórea. Pueden ser depreciables, agotables, no depreciables. o Bienes muebles: los que se pueden trasladar de un lugar a otro. Ej: rodados, equipos, máquinas. o Bienes inmuebles: no son trasladables. Ej: edificios. - Bienes intangibles: son aquellos que no tienen manifestación corpórea. Surgen por derechos que tiene la empresa sobre los mismos relacionados con el objeto social. Pueden ser depreciables o no depreciables (no se agotan). Ej: software, llave de negocio, derechos de autor, etc. Según su origen - Adquiridos - Producidos - Obtenidos por crecimiento vegetativo - Recibidos por integración de socios Según cualidades intrínsecas - Bienes sujetos a depreciación: edificios, rodados, máquinas - Bienes sujetos a agotamiento: minas, canteras, yacimientos petrolíferos, bosques - Bienes no sujetos a depreciación ni agotamiento: terrenos, campos, bienes en instalación Función Conjunto de actividades vinculadas a la administración de activos fijos: comprar, mantener, usar, dar de baja, vender. Siempre existe. Ejemplos de tareas operativas: selección del acreedor y bien a comprar, asignación de responsable de cada bien, asignación de número de inventario, planes de mantenimiento de bienes duraderos. Subsistema Es la representación teórica de la función Activos Fijos donde fluye información contable a partir de la exteriorización de una variación patrimonial o información cualitativa de interés. Departamento Se refiere a la estructura organizativa del ente. Su existencia va a depender de las necesidades que tenga el ente de departamentalizar la función AF siempre y cuando el tamaño del mismo lo permita. Aspectos a considerar por el SIC con relación a estos bienes y los distintos momentos. Alta/Adquisición/Incorporación: los aspectos que se tendrán en cuenta en este momento son: - Todo lo relacionado a la adquisición o producción de los bienes - Valores de incorporación (cuestiones cuantitativas): Adquiridos: está dado por el precio de la factura de contado mas todos los gastos inherentes a la compra (fletes, seguros, instalación, gastos, etc) hasta que el bien comience a producir económicamente. Aportados por los socios: se incorpora al valor corriente. Por dación de pago: valor corriente en el mercado en las condiciones que se encuentre. 124 125 - Bienes producidos: el valor comprende los insumos incorporados al proceso, costo de mano de obra y otros gastos. Con respecto a bienes de uso que son de “escaso valor”, es conveniente imputarlos a gastos o costos en el momento de adquisición (martillos, pinzas, abrochadores, cestos de basura, etc) El jefe de compras es quien gestiona la compra del bien, pero en caso de la compra de bienes de uso de valor elevado, se requerirá autorización de la gerencia Aportados por los socios: se incorpora al valor corriente. Por dación de pago: valor corriente en el mercado en las condiciones que se encuentre. Bienes producidos: el valor comprende los insumos incorporados al proceso, costo de mano de obra y otros gastos. Determinar el destino del bien para saber así a que sector estará afectado para saber si las depreciaciones se van a activar (producción o fabricación) o se consideran gastos (comercialización o administración). Tenencia/Permanencia/Mantenimiento - - - - Custodia y conservación de los bienes durante su permanencia o Asignar un responsable para su custodia y mantenimiento o Se deberán realizar inventarios periódicos para determinar su existencia y su estado (mínimamente anual) o Se deberá tener en cuenta que toda tenencia genera gastos de almacenamiento (seguros, vigilancia, etc) Consumo parcializado del bien a lo largo de su vida útil: para realizar las depreciaciones se deberán tener en cuenta los siguientes conceptos: o Valor de incorporación: o de origen. Es el valor por el que figura el bien en el activo (en el mayor de la cuenta). o Valor de recupero o de rezago: es el valor que se estima que tendrá el bien al concluir su vida útil. Es lo que se estima que se podrá obtener por su venta en el estado en que se encuentre. o Valor depreciable: es aquel que se determina por diferencia entre el valor de incorporación y el valor de recupero. o Valor residual: Valor contable del bien. Es aquel que se obtiene por diferencia entre el valor de incorporación y el saldo de la cuenta depreciaciones acumuladas. Valor por el cual figura en el activo. o Saldo pendiente de depreciación: es el valor depreciable neto de las depreciaciones ya computadas. Políticas de mantenimiento del bien: referidas a el mantenimiento, reparación y mejoras de los bienes. o Mejoras: Son costos no consumidos. Son sacrificios económicos que benefician a períodos futuros, en este caso, incrementan la capacidad de servicio del bien, ya sea prolongando la vida útil, aumentando la productividad, aumentando el valor del bien, mayor eficiencia para prestar el servicios. Se van a cargar al valor del bien (activar) ya que posibilitan la obtención de ingresos futuros. Se deprecian, integran el rubro de bienes de uso. o Reparaciones: son las erogaciones que se producen con el objetivo de “reponer la capacidad de uso” de un bien. Las reparaciones son necesarias cuando se produce daños por accidentes o hechos fortuitos. Pueden ser un costo consumido o no consumido, dependerá del área a la que esté afectada la reparación. o Mantenimiento: son erogaciones para mantener la capacidad productiva del bien. Tiene carácter preventivo. Análisis de la vida útil: Es el tiempo durante el cual el ente usará el bien en el desarrollo de su actividad. Dicho análisis es necesario para el cálculo de las depreciaciones. Baja Las causas pueden ser: 125 126 - Venta: implica la salida del bien y sus regularizadoras. facturas, escrituras públicas, formularios de transferencias. Obsolescencia: informe técnico, minuta contable. Destrucción, siniestro, robo, etc: informes técnicos, denuncia policial, informes del sector, etc. Por término de la vida útil: informes del sector, informes técnicos. Desafectación: cambio de destino (a inversiones o a venta). Reclasificación de la partida hacia otro rubro. Costo de adquisición: componentes Es el sacrificio económico que ocasiona a la empresa adquirir un bien y ponerlo en condición de ser utilizado en el desarrollo de su actividad. La fecha en la que el bien esté en condiciones de ser utilizado marca el momento en que termina la imputación de costos. Componentes - Precio de compra de contado según factura - Impuestos no recuperables - Erogaciones necesarias, como ser: flete, seguros, carga y descarga, gastos aduaneros, gastos de inscripción, gastos de entrenamiento al personal, gastos de instalación, etc. No forman parte del costo de incorporación - Intereses por financiación - Impuestos recuperables - Impuestos, patentes y tasas no vencidas - Gastos de hipoteca y prenda - Seguros por el uso Depreciación y amortización Depreciación Es el reflejo contable de la disminución de valor a que se encuentran sometidos ciertos activos como consecuencia de diversos factores. Como ser: - Factores de carácter físicos o Desgaste por la utilización o uso normal del bien, dependiendo de la intensidad de uso. Es importante el adecuado mantenimiento y cuidado. o Deterioro físico, derivado de situaciones especiales, como ser: siniestro, incendios, accidentes, choques, etc. o Agotamiento en los casos de recursos naturales, disminución del valor por la extinción de los depósitos naturales que son sometidos a actividades extractivas (minas, canteras, bosques) - Factores de carácter económico: funcionales o Obsolescencia: envejecimiento técnico, como consecuencia de los avances tecnológicos que quitan utilidad a los bienes. o Derechos cuya explotación expiren: para bienes intangibles cuyo tiempo de explotación está limitado por cuestiones legales o contractuales. o Causas accidentales: cambios en las políticas impositivas y económicas. Amortización 126 127 Acción y efecto de amortizar. Amortizar es redimir o compensar el capital de un préstamo u otra deuda, y también es recuperar o compensar los fondos invertidos en alguna empresa. Cancelación de préstamos como consecuencia de pagos. Es un concepto mas aplicable a lo financiero. Vinculación con el sistema de Contabilidad General Vinculación entre funciones - Producción: va a informar a AF por los activos fijos afectados a esta función Compras: Va a informar cuando surja la necesidad de adquirir un nuevo bien de uso Personal: informar asistencias del personal afectado a AF Ventas: cuando surge la necesidad de vender los bienes de uso. Vinculación con Contabilidad General Va a informar a contabilidad general sobre altas, mantenimiento, bajas, depreciaciones, mejoras, valor actual de los activos, cambios en la vida útil, entre otros. Los elementos físicos son la minuta contable, la planilla de depreciaciones, informes técnicos, facturas, etc. Sistemas de depreciación Diferentes métodos Métodos basados en la producción total del bien o intensidad de uso 1. - Por unidades producidas: la vida útil del bien se estima en función del volumen de producción. Puede ser utilizado para: patentes, marcas, derechos de edición. Por kilómetros recorridos: la vida útil del bien se estima en función de los kilómetros totales que va a recorrer el bien. Puede ser utilizado para rodados. Por horas trabajadas: la vida útil se estima en función de unidades de servicio, es decir, que es calculada por las oras de trabajo totales. Puede ser utilizado para las máquinas afectadas a fábricas y en general, para tareas productivas prestatarias de servicios. La vida útil se obtiene calculando la cantidad de unidades de producción estimadas, kilómetros a recorrer estimados y oras a trabajar estimas con el uso del bien. Este dato estará dado por un informe técnico elaborad por personal idóneo en el tema o también puede ser proporcionado por el fabricante del bien. Métodos basados en la duración de la vida útil, o en el tiempo: 2. - - - Línea recta: considera que el bien pierde su valor en forma contrastante a lo largo del tiempo, es decir, que considera que todo período de igual duración debe recibir una porción igual en concepto de depreciación. La pérdida de valor de los bienes es proporcional al tiempo transcurrido. Creciente por suma de dígitos: considera que la depreciación de los bienes es menor en los primeros años de su vida útil y aumenta a medida que transcurre el tiempo. Modo de obtención: o Se suman los dígitos correspondientes a los años de vida útil del bien (1+2+3+4+5=15) o Se imputa a cada año la Proción del valor depreciable del bien que resulte de dividir el dígito correspondiente al año, sobre el total de la suma de los dígitos (año 2: 2/15). A este valor se lo multiplica por el valor depreciable para obtener la depreciación del período o Si se lo realiza en forma mensual hay que dividir dicho importe por 12. Decreciente por suma de dígitos: considera que la depreciación de los bienes es mayor en los primeros años de su vida útil y disminuye a medida que transcurre el tiempo. Modo de obtención: o Se suman los dígitos correspondientes a los años de vida útil del bien (5+4+3+2+1=15). Año 1 -> 5 ; año 2 -> 4 ; así sucesivamente. 127 128 o o Se imputa a cada año la Proción del valor depreciable del bien que resulte de dividir el dígito correspondiente al año, sobre el total de la suma de los dígitos (año 5: 1/15). A este valor se lo multiplica por el valor depreciable para obtener la depreciación del período Si se lo realiza en forma mensual hay que dividir dicho importe por 12. Criterios a utilizar en la elección del método No existe método alguno que resulte adecuado a todas las situaciones que se presentan y a todos los tipos de bienes. El método que provoque mejores resultados en una situación determinada puede no resultar aplicable en otros casos. Habrá entonces que caracterizar cada situación así estar en condiciones de señalar el método mas adecuado. El método a utilizar dependerá de: - El tipo de bien - Grado de obsolescencia al que se encuentra expuesto - Intensidad de uso que se estima que se le dará al mismo - Plan preventivo de mantenimiento implementado en el ente Imputación Los importes a contabilizar deben ser los que surjan del método de depreciación adoptado. Los mismos se harán en el momento en que se produzcan los hechos generadores (transcurso de tiempo, pérdida de valor). Las depreciaciones pueden ser mensuales, semestrales, anuales, dependiendo de las políticas contables adoptadas por el ente. Actualmente un sistema PED permite el cálculo de la depreciación en forma mensual, no sería aceptable hacerlo de otra forma. Las depreciaciones se pueden imputar: - Año o mes de alta: año o mes de compra y no en el año o mes de venta - Año o mes de baja: en el mes o año siguiente de la compra y hasta el mes o año de baja o venta inclusive. Asiento contable Depreciación del ejercicio a depreciaciones acumuladas s/bn de uso según minuta contable Se puede utilizar una cuenta de movimiento (ej: depreciaciones fábrica) o de gasto (com-adm) dependiendo al sector que esté afectado el bien. Documentación respaldatoria Planilla de depreciaciones Es una hoja de trabajo que se confecciona anual o mensualmente según las políticas contables. Es un comprobante contable confeccionado en oportunidad de alta del bien. Es confeccionada por la función AF y acompaña a la minuta contable para la registración del asiento. Contenido: - Nombre completo e identificación del bien - Sector al cual está afectado el bien - Fecha de origen o de incorporación - Valor de origen o de incorporación - Valor de recupero - Valor depreciable 128 129 Rubro Método de depreciación Años de vida útil estimada Años o períodos transcurridos Depreciación acumulada al inicio Depreciación del ejercicio Depreciación acumulada al cierre Valor residual bien de V. V. uso incorp. recup V. depr. Vida útil Met. Depr. Cuota depr Depreciación inicio V. residual ejercicio cierre Informes técnicos Es un dictamen emitido por profesionales o personal responsable capacitado o idóneo en el tema, que le sirve al SIC para respaldar variaciones patrimoniales referidas a los AF sobre: - Estado de conservación y mantenimiento de los bienes - Nivel de desgaste y uso de los bienes - Estimación de la vida útil actual de los bienes - Determinación del valor actual de los bienes - Mejoras o reparaciones efectuadas - Pérdida de valor por situaciones extraordinarias. Registro permanente de activos fijos Es sinónimo de ficha de bien de uso. Es un registro no contable. Es conveniente llevarlo en organización donde el sector sea significativo o bien se puede llevar para aquellos que sean mas representativos. Representa una base de datos. Contenido - Número de inventario asignado a cada bien en oportunidad de alta - Descripción del bien - Ubicación del mismo dentro de la organización - Responsable de la custodia - Fecha de origen - Vida útil estimada - Valor de origen Sistema de archivo Archivo es el lugar físico o virtual donde se van a guardar los comprobantes para su posterior consulta, por el ente o por organismos de control. Es responsabilidad del SIC en lo atinente a los libros contables y a la documentación respaldatoria de las operaciones contenidas en lo mismo. Clasificación - Criterio objetivo: consiste en archivar los comprobantes en función del objeto, hecho económico o tipo de operación que representan. Ej: todas las minutas contables con las planillas de depreciación en una misma carpeta o caja-archivo. Todos los comprobantes se deben archivar juntos por numeración correlativa o por cronología, según correspondan, aunque estén referidos a distintas personas destinatarias o emisoras del comprobante. 129 130 - Criterio subjetivo: consiste en archivar la documentación en función al sujeto interviniente en la o las operaciones, sin importar de que documento se trate. Ej: abrir una carpeta para cada sector donde se encuentren afectados los bienes y allí guardar toda la documentación relacionada. Minutas contables Sirven para respaldar los asientos del devengamiento de las depreciaciones en el LDG, y además para vincular el subsistema AF con el de contabilidad general cuando no existe integración automática electrónica. En el cuerpo se va a volcar o incorporar el detalle de los cálculos surgidos de la planilla de depreciación de los bienes y también podrá contener el asiento propuesto. Políticas contables Plan de cuentas Desagregación de las cuentas simples en el rubro Bienes de Uso - Debido a la importancia de este rubro según la actividad de la empresa, deberá contener un pormenorizado detalle de las partidas que reflejen los bienes que posee la empresa, junto con su cuenta regularizadora Asientos tipo: Se confeccionarán asientos tipos para la registración contable de las depreciaciones. Registros: El responsable del registro permanente de los activos fijos, deberá informar a contabilidad general las novedades respecto de las altas, bajas, modificaciones y/o transferencias de los bienes de propiedad de la empresa. Custodia y mantenimiento: Esta función solo afectará al SIC en la medida que los bienes de uso sufran alguna alteración en su estado (roturas, robos, obsolescencia, etc) Mejoras: El responsable deberá informar periódicamente sobre las mejoras que se realicen sobre los bienes, aportando los datos cuali-cuantitativos respecto de los incrementos en los valores de los bienes ya incorporados o informando la extensión de su vida útil o el incremento en la productividad. Depreciaciones: Se fijarán las políticas contables referidas a métodos de depreciación seleccionada para cada tipo de bien de propiedad de la empresa. Método de costeo: En una empresa dedicada a la producción de bienes y/o servicios, que seleccione el método de costeo por absorción, se activarán las depreciaciones de bienes de uso, formando parte del costo de los productos o servicios. Sistema de archivo: Se verá reflejado en los criterios a definir en cuanto a forma, lugar y uso de archivo de la documentación relacionada a los bienes de uso. - El sistema de archivo será objetivo y permanente. Se llevará una carpeta con toda la documentación relacionada a cada bien de uso (pedido de cotización, presupuestos de compra, remitos de entrega del bien, factura, ordenes de reparación) y se mantendrá mientras la empresa conserve la titularidad de los mismos. Controles contables internos - De entrada: datos de adquisición (fecha de emisión de la factura, tipo y número de comprobante, proveedor), clase de bien, cantidad de unidades, valor de origen, vida útil, porcentaje amortizable. - De procesamiento: adecuada definición del método de depreciación y cuantificación de las cuotas. Determinación de la periodicidad de cálculo de las depreciaciones. Control en la toma de inventario de bienes. Cambios de criterios de depreciación y prolongación de la vida útil de los bienes. 130 131 - De salida: controles en la toma de inventario de bienes con el listado de inventario valorizado de los bienes en existencia al cierre, los bienes dados de baja y los que están totalmente depreciados. Imputación de gastos/pérdidas por deterioro de los bienes. Informes: El responsable del área contable deberá emitir informes mensuales valorizados sobre: las altas, bajas, modificaciones, transferencias y mejoras. - Contables o Cálculos de amortización según los siguientes criterios: por unidades de producción, por horas de trabajo y vida útil o Distintos tipos de amortización: mensual, trimestral y anual o Listado de inventario valorizado de los bienes en existencia al cierre, los bienes dados de baja y los que están totalmente amortizados o Generación mensual, trimestral o anual de los asientos de depreciación de los bienes de uso - Operativos: listados que detallen: o Fecha de origen o incorporación al patrimonio del ente o Inventario físico detallado de los bienes o Clase de bien o Ubicación o Responsable del mantenimiento y custodia o Números de inventario 131 132 UNIDAD 14 Tributos Concepto: Constituyen aportes que las personas físicas y jurídicas efectúan al Estado para el mantenimiento y funcionamiento de sus actividades. Son, para el sujeto pasivo de la obligación, prestaciones pecuniarias obligatorias establecidas por leyes impositivas emanadas de los distintos niveles estatales. Cualquiera sea la forma asumida, los tributos generan obligaciones a pagar al fisco sumas de dinero. La facultad que tiene el estad para establecer contribuciones, impuestos y tasas, de cumplimiento obligatorio, se denomina “poder fiscal”, el cual se exterioriza en tres niveles: nacional, provincial y municipal. En uso o ejercicio de este poder fiscal el Estado puede imponer a las personas las siguientes obligaciones impositivas: Impuestos: es el tributo exigido por el Estado a quienes se encuentran en las situaciones consideradas por la ley como hecho imponible (conjunto de operaciones económicas cuya ocurrencia da nacimiento a la obligación tributaria). No existe una contraprestación específica por parte del Estado para el contribuyente. Los fondos recaudados están destinados a la financiación de los servicios generales (educación, salud, seguridad, etc). No existe vinculación directa entre el recargo y su afectación. Tasas: son obligaciones a pagar al Estado determinadas sumas de dinero, destinadas a afrontar prestaciones de servicios públicos específicos en beneficio a la comunidad (alumbrado, barrido y limpieza, habilitación comercial, etc). Existe vinculación directa entre los fondos y su destino. Contribuciones especiales: son los tributos que están a cargo del contribuyente, cuya causa-origen es el beneficio particular, derivado de la ejecución de una obra pública o gasto público (construcción de caminos, pavimentación de calles, puentes, etc). Existe una contraprestación específica por parte del Estado, pero para ese individuo en particular. Función tributaria Responsable del cumplimiento de todas las obligaciones fiscales que recaen sobre el ente. Está determinada desde el inicio de la organización del ente por aquellas actividades que hacen al encuadre tributario del mismo, la diagramación de todas las tareas relacionadas con la liquidación y devengamiento de impuestos, cumplimiento de obligaciones formales, prácticas de retenciones, control de pagos de los diferentes tributos y sus anticipos, presentación de las DDJJ, teneduría de libros impositivos, entre otras. Subsistema tributario Es la representación teórica de la función tributaria por parte del SIC donde fluye información contable a partir de la exteriorización de variaciones patrimoniales e información cualitativa de interés. Tiene una particularidad diferente a los demás subsistemas, que es la posibilidad de tener registros impositivos que pueden ser incorporados al conjunto de registros contables. Los libros IVA Ventas e IVA Compras deben cumplir con la rúbrica en el RPC como registros auxiliares del LDG, pueden funcionar con subdiarios de ventas y de compras. Departamento Se refiere a la estructura del ente. Su existencia va a depender de las necesidades que tenga el ente de departamentalizar la función tributaria siempre y cuando el tamaño del mismo lo permita, es decir, que puede o no existir. Vinculación con el sistema de Contabilidad General 132 133 Vinculación entre las funciones a través de informes - Fondos: para el pago de los diferentes impuestos - Personal: emite información sobre el total de las remuneraciones sujetas a retenciones y aportes (imp. A las ganancias) se va a informar a la función impositiva cuanto le tiene que retener en concepto de imp. A las ganancias. Decreto 814 para el sueldo. - Compras: la información sobre el IVA CF - Ventas: la información sobre el IVA DF Vinculación con los subsistemas Se va a vincular con contabilidad general cuando va a informar a través de minutas contables sobre: - El devengamiento de los diferentes tributos que generan variaciones patrimoniales (impuestos a las ganancias) - Suscripción de moratorias, planes de pago y/o multas - Liquidaciones de anticipos impositivos - La posición mensual del IVA - Provisiones constituídas - Exigibilidad de un pasivo impositivo. Encuadre tributario y su impacto en el SIC Se traduce en el patrimonio y en los resultados según la situación que revista el ente como sujeto pasivo ante el impuesto de que se trate. Sujeto activo: el Estado, a través de los organismos reguladores. Sujeto pasivo: es la persona sobre la cual recae la obligación tributaria. - - Por deuda propia: contribuyente. Es el sujeto que ejecuta el hecho imponible que da nacimiento a la obligación tributaria. Por lo tanto, es quien debe soportarlo. Impacta en el patrimonio y en los resultados. Por deuda ajena: cuando se actúa como: o Agente de retención: Son las personas que por sus funciones o actividades tienen la obligación de retener los fondos que pertenecen al contribuyente en concepto de impuestos. Retiene la porción de impuesto a un tercero para luego depositarlo al fisco. No se requiere designación expresa por parte del Estado pero el incumplimiento de efectuar la retención, lo transforma en obligado al pago por el incumplimiento del deber de recaudar que le asignó el Estado. Impacta solo en el patrimonio. Se genera un pasivo (retenciones a depositar). Retiene el que paga, por lo que disminuye el importe a pagar. Cuando realizo una venta y el que me compra es agente de retención. o Agente de percepción: la capacidad contributiva también la tiene un tercero, pero la percepción es efectuada por el proveedor de bienes o servicios y figura en la factura. Debe existir una designación del organismo tributario para tener la obligación de actuar como agente de percepción. Impacta solo en el patrimonio. El agente de percepción debe depositar las percepciones recibidas al fisco. Genera un activo (percepciones sufridas). Percibe el que cobra, por lo que aumenta el monto a cobrar. Cuando realizo una compra y el que me vende es agente de percepción. Identificación de las variaciones patrimoniales posibles Conforme el criterio de lo devengado, los efectos patrimoniales de los hechos y operaciones deben registrarse en el período en que sucede el hecho sustancial (hecho imponible). 133 134 Hecho imponible: Es el conjunto de hechos de naturaleza económica descriptos en la norma legal cuya ocurrencia da nacimiento a la obligación tributaria. Cuando el mismo ocurre, el SIC debe proceder a su devengamiento porque existe impacto patrimonial, pero solo con el hecho imponible no se lo puede cuantificar. Base imponible: sirve para determinar el monto adeudado al fisco, es decir, sirve para cuantificar el hecho imponible. Alícuota: es el porcentaje que se aplica sobre la base imponible para determinar la obligación tributaria. Existen 3 momentos en el tratamiento contable: - Devengamiento del impuesto: ocorre cuando nace la obligación tributaria, en el período que ocurre el hecho imponible. Se debe proceder al devengamiento, dando origen a un pasivo no exigible o exigible. o Debe: reconocimiento de costos consumidos (VPM) o no consumidos (VPP). Imp. IIBB-Gtos com. Anticipo o Haber: reconocimiento de pasivo no exigible. Provisión p/ Imp. Xx - Presentación de la DDJJ: Es obligatoria a la fecha de su exigibilidad, y con ella se declara ante el fisco la cuantía de la obligación tributaria. Implicará la transformación de un pasivo no exigible en un pasivo exigible. Documentación respaldatoria: formularios de las DDJJ con los acuses de recibo. Provisión p/imp. Xx a imp. Xx a pagar - Pago del impuesto: lo realiza fondos. Generalmente coincide con la presentación de la DDJJ. Pero la cancelación puede ser total o parcial. El pago del impuesto puede demorarse y obtenerse un plan de refinanciación (disminución del pasivo contra la forma de pago). Documentación respaldatoria: boletas selladas por el banco, formularios de refinanciación y todas las planillas de cálculo. Se deberán tener en cuenta los anticipos realizados ya que constituyen los pagos que hizo el contribuyente a cuenta del futuro impuesto a pagar, constituyen un activo, ya que beneficia períodos futuros. Imp. XX a pagar a caja/ banco c/c El hecho imponible es diferente para cada tipo de impuesto. IVA: el hecho imponible está constituido por la compra-venta de bienes y servicios a los consumidores. Es un impuesto indirecto, porque lo tributa un ente, pero no implica un mayor costo para él, ya que el tributo es trasladado y soportado por los consumidores de los bienes y servicios. No impacta en los resultados. El objetivo es que el contribuyente abone al fisco un tributo determinado sobre el valor agregado por su intervención en la actividad económica. Las empresas lo van ingresando en cada una de las etapas del proceso económico de producción, venta, distribución, etc. Es un impuesto nacional. Se lo factura en oportunidades de compraventa. Sujetos alcanzados: - Responsables inscriptos: el IVA se discrimina en la factura - Monotributistas: se consideran pequeños contribuyentes, que no alcanzan los montos establecidos por las leyes para considerarse RI. No generan IVA cuando venden pero si abonan cuando compran. No se discrimina en la factura. - Exentos: se encuentran dentro del ámbito del IVA pero por disposiciones legales no lo deben cobrar a sus clientes, es por eso que no generan IVA cuando venden pero si abonan cuando compran. No se discrimina en la factura. Ej: venta de libros. Mecanismo liquidatorio 134 135 - Se liquida el IVA sobre las ventas de bienes y servicios aplicando la alícuota vigente. El importe se denomina DF (aumenta la obligación fiscal). Se computa como CF el IVA sobre las compras de bienes y servicios efectuados a los proveedores (disminuye la obligación fiscal). Si el débito es mayor que el crédito, la diferencia se abona al fisco. Si el crédito es mayor al débito constituye un saldo a favor para el ente. Periodicidad: tanto el devengamiento como la presentación de la DDJJ y el pago son mensuales. Se deben tener en cuenta los pagos a cuenta, retenciones y percepciones si existen. Impuesto a las ganancias El hecho imponible lo constituyen en general los rendimientos, rentas o enriquecimientos periódicos que se obtengan de una fuente permanente que los produce a lo largo de un período económico. Este impuesto grava a las ganancias. Es un impuesto nacional y el ente encargado de recaudarlo es la AFIP. La alícuota vigente es del 35%. Los sujetos pasivos son las personas físicas o jurídicas que persiguen fines de lucro. Mecanismo liquidatorio - Se trata de un impuesto de determinación anual en oportunidades de finalizar cada ejercicio económico, ese período se llama año fiscal. - Se deben tener en cuenta si se realizaron anticipos mensuales, ya que constituyen los pagos que hizo el contribuyente a cuenta del futuro impuesto a pagar, constituyen un activo, ya que beneficia períodos futuros. Teniendo en cuenta lo que se pagó el ejercicio anterior. Anticipo imp. A las ganancias a banco c/c imp. a las ganancias a prov. p/imp. a las ganancias prov. p/imp. a las gcias a imp. a las gcias a pagar imp. a las gcias a pagar a banco c/c a anticipo imp. a las gcias Impuesto a los ingresos brutos El hecho imponible que da origen a la obligación de pagar son los ingresos provenientes del ejercicio de una actividad económica habitual y a título oneroso. Se trata de un impuesto provincial y lo recauda la ATP (Administración Tributaria Provincial - Chaco). La base imponible lo constituyen todos los ingresos brutos devengados en el período fiscal. Este impuesto significa para la empresa un gasto de comercialización. Debe imputárselo en el mismo período en que se imputó el ingreso a partir del cual se generó, aún cuando el pago sea exigible después. Mecanismo liquidatorio - Se deben considerar los pagos a cuenta (anticipos), retenciones y percepciones sufridas - El devengamiento es mensual - La presentación de la DDJJ, es un trámite administrativo - Pago lo realiza fondos Imp. a los IIBB a imp. a los IIBB a pagar. 135 136 Comprobantes usuales vinculados a los tributos Formularios e inscripciones Son documentos en papel o en pantalla diseñados con el objetivo de que el contribuyente incluya datos estructurados para ser analizados y procesados. Debe contener datos de identificación, domicilio y otros respaldados por documentación. Son el conjunto de la documentación contable para la “presentación de la declaración jurada”, con los acuses de recibos pertinentes. Además también son utilizados en el momento de contabilizar el pago junto con las boletas selladas por el banco, todas las planillas de cálculos confeccionadas y los formularios de refinanciación. Los plazos de presentación de estos formularios son fijados de antemano. Hoy en día los completa el sujeto pasivo de forma electrónica para realizar el registro tributario y la declaración de las actividades desarrolladas necesarias para la inscripción y el alta del impuesto. Declaraciones juradas, papeles de trabajo y otros Declaraciones juradas: Manifestación, bajo juramento, comunicada a la administración tributaria, de hechos que pueden constituir base para la determinación de una obligación. Constituyen el comprobante típico del conjunto de funciones contables-operativas relacionadas a la administración de tributos del contribuyente, pueden sin ninguna restricción respaldar operaciones contables y ser el soporte documental para el SIC. Son el elemento físico que sustente la manifestación de la información con fines tributarios, pueden tener diferentes tratamientos. Sirven para: - Cumplimiento de un requisito formal, expresado por la norma tributaria - Información resultante de las liquidaciones impositivas: es la información l fisco de los resultados que arroja una liquidación de tributos (ej: saldos a favor o a pagar, compensaciones, diferimiento y hasta la cancelación del pasivo). - Pagos de los tributos: en muchos casos sirve para la manifestación del pago (anticipos, retenciones y percepciones) de varios tributos. No en todos los casos las DDJJ quedan en soporte físico de papel, el uso de internet permite en muchos casos, la posibilidad de su almacenamiento en la base de datos de los sitios web de la administración tributaria estatal, en el caso de la ATP, las DDJJ y el acuse de recibo pueden conservarse dentro del usuario vía clave fiscal por parte del contribuyente, de esta forma el archivo es virtual y se conserva en la misma administración fiscal. Minutas contables Si bien existe documentación particular como las DDJJ para cada tributo, en ellas pocas veces subsiste suficiente información para la reconstrucción numérica o conceptual de una registración contable referida los tributos, de ahí su importancia, par que quede antecedente suficiente para la futura necesidad de reconstrucción de la información solicitada por auditoría. Además se las utilizarán como documentación respaldatoria para: - Asiento resumen en el LDG del libro IVA compras y ventas cuando funcionen como subdiarios. - De la posición mensual del IVA - Del devengamiento del imp. a las ganancias, imp a los IIBB, de cualquier otro impuesto (imp. inmobiliarios, estampillado, etc) Internet y el sistema tributario Desde la aparición de internet, la mayoría de las actividades sociales, políticas y económicas del mundo la han utilizado para la comunicación, entrenamiento y trabajo en general. El Estado argentino en sus diferentes niveles (nacional, provincial, municipal), a través de sus organismos de control ha ido avanzando en el desarrollo de diferentes aplicaciones para el mejor desarrollo de sus actividades y vinculación con los contribuyentes, un ejemplo de ello es la clave fiscal, se trata de una combinación que la administración (AFIP) entrega a cada contribuyente, que lo habilita para ingresar y realizar con ella transacciones diversas o acceder a información útil: Transacciones relevantes: 136 137 - Consulta de información tributaria confidencial Modificación de la inscripción de los diferentes tributos Normativa vigente Asesoramiento tributario on-line Formularios: la posibilidad de consultar, completar, descargar los formularios para su posterior impresión, entre otros. Ventajas de un sistema informatizado - Integración automática de la información - Mayor actualización de la información contable - Procesamiento de los libros IVA en forma ágil, totaliza automáticamente el IVA CF y DF, retenciones, percepciones de IVA e IIBB - Permite la detección inmediata de las existencias de facturas duplicadas - La existencia de controladores fiscales, entre otros. Controladores fiscales: son equipos electrónicos homologados (aprobados) por la AFIP y destinados a procesar, registrar, emitir comprobantes y conservar los datos de interés fiscal generados como consecuencia de la realización y facturación de ventas, prestaciones de servicios y locaciones. Emite comprobantes como ser los tickets, facturas, NC, ND, comprobantes Z, al cierre con todos los datos acumulados de las ventas a consumidores finales. Es de uso obligatorio desde 1997. Registros tributarios Libros IVA Ventas Libro IVA Ventas Este libro registra todas las operaciones de venta de bienes y servicios que surgen de los comprobantes, debiendo discriminar el IVA Débito Fiscal Diseño Fecha Concepto Comprobante cliente o CUIT Ventas razón social netas IVA IVA Ret. Y perc. discriminado DF Realizadas IVA IIBB IVA TOTAL CF Formas de vinculación y funcionamiento con el SIC El libro IVA Ventas puede estar integrado al SIC de la organización y ser utilizado como un subdiario de ventas, abarca todas las operaciones de ventas y otras vinculadas (devoluciones y bonificaciones). Mensualmente se confeccionará una MC con el asiento resumen de las operaciones que integran el libro IVA Ventas para su registración en el LDG, y si se utilizan medios PED, se generará automáticamente el asiento, y se va a comunicar a través de la exportación de datos. Generalmente las PYMES hacen uso de esta opción. Libro IVA Compras Este libro registra todas las operaciones de compr de bienes y servicios que surgen de los comprobantes, debiendo discriminar el IVA Crédito Fiscal. Diseño 137 138 Fecha Concepto Comprobantes Razón social CUIT neto gravado IVA CF Ret. Y pec. Sufridas IVA IIBB IVA DF TOTAL FACTURADO Formas de vinculación y funcionamiento con el SIC El libro IVA Compras puede estar integrado al SIC de la organización y ser utilizado como un subdiario de compras. Abarca todas las operaciones de compras y otras vinculadas (devoluciones y bonificaciones). Mensualmente se confeccionará una MC con el asiento resumen de las operaciones que integran el libro IVA Compras para su registración en el LDG, y si se utilizan medios PED, se generará automáticamente el asiento, y se va a comunicar a través de la exportación de datos. Generalmente las PYMES hacen uso de esta opción. Obligatoriedad y requisitos Obligatoriedad: Todos los sujetos obligados a emitir (ventas) y/o a recibir (compras) comprobantes por la acción de vender o comprar, están obligados a registrar las operaciones que surjan de dichos comprobantes, de acuerdo a lo establecido en la RG 1415, Ley de IVA, ley 11683 de procedimientos impositivos. Requisitos: Requiere los mismos que el LDG y LIB Extrínsecos - Encuadernados, no deben ser en hojas sueltas o intercambiables - Foliados, con las páginas numeradas correlativamente - Rubricados, que estén habilitados por el RPC o la dirección de personas jurídicas Intrínsecos - Deben seguir un orden cronológico de las operaciones que realiza el ente - Prohibido realizar intercalaciones, interlineaciones, tachaduras, enmiendas, mutilaciones, etc. Procesamiento manual o electrónico Requisitos de la RG 1415 - Art. 39: cuando las registraciones se efectúen mediante métodos manuales, los libros deberán estar encuadernados y foliados. - Art. 40: en el caso que se utilicen sistemas computarizados, las hojas contendrán 2 numeraciones: o Preimpresa y progresiva: no necesariamente consecutiva, esta viene de fábrica o Otra asignada por el sistema utilizado, que debe ser consecutiva y progresiva. - Art. 41: las hojas serán conservadas, ordenadas correlativamente y encuadernadas por lote de hasta 100 hojas o por semestre calendario, cuando en dicho lapso no se alcance la cantidad citada. Políticas contables Particulares - anualmente se remitirá a contabilidad general minuta contable con la liquidación de impuesto las ganancias y ganancias mínima presunta. - todas las minutas contables enviadas a contabilidad general contendrán el asiento propuesto para el devengamiento impositivo correspondiente, y la fuente documental - Las minutas contables junto a la documentación que la acompañe se archivarán en contabilidad general en biblioratos individuales por impuestos. 138 139 - - - Mensualmente se verificarán los importes informados en la minuta de devengamiento de IVA con los saldos de los mayores de las cuentas IVA CF, IVA DF, retenciones y percepciones sufridas por IVA, IVA saldo a favor. Al recibir la minuta de devengamiento de impuesto a los ingresos brutos, se verificarán los importes informados en ella con los saldos de los mayores de ventas, retenciones y percepciones sufridas, imp. a los ingresos brutos saldo favor. El asiento de los registros impositivos se integrará informáticamente. El personal responsable de la carga indicad deberá capacitarse para imputar contablemente cada movimiento Las DDJJ de los impuestos IVA, Ganancias e ingresos brutos estará a cargo del estudio XX, debiendo traer la documentación luego de su presentación para archivo en la empresa. De control Entre los errores contables que pueden detectar los controles se encuentran: - Devengamientos faltantes - Falta de cómputo de saldos a favor de meses anteriores - Falta de cómputo de retenciones y percepciones sufridas - Falta de registración de compras o ventas - Omisión de devengamientos de intereses en planes pago De reconocimiento - Mensualmente se enviará a contabilidad general minuta contable con total de IVA DF, IVA CF, de retenciones y percepciones sufridas de IVA, y el saldo de DDJJ mes y del mes anterior. - Mensualmente se enviará a contabilidad general MC con total de los ingresos diferenciando la actividad generadora de los mismos, total de retenciones y percepciones sufridas por ingresos brutos, saldo de DDJJ del mes y del mes anterior. Control contable de corrección de saldos - Mensualmente contabilidad general efectuará el control y devengamiento de intereses por mora o derivados de planes impositivos, verificando si están registrados como adelantados. - Verificar los saldos por pasivos impositivos y costos impositivos devengados que sean coincidentes. - Verificar los saldos presentados en DDJJ aún no cancelados. - Conciliación de saldos que debe efectuar la función impositiva. Verificar que los saldos por pasivos y activos impositivos y costos impositivos devengados son coincidentes con los determinados por el sector impuestos. - Trabajar con el procedimiento de control de los saldos que surjan de la contabilidad y los que arroje el responsable del departamento impuestos. - Mensualmente se realizarán las conciliaciones de los devengamientos de intereses por mora o derivados de planes impositivos. Verificar los saldos por pasivos impositivos y costos impositivos devengados que sean coincidentes - Determinar costos por presentaciones y pagos fuera de término aún no cancelados. Las políticas contables sobre control de la razonabilidad de saldos es clave, con frecuencia esos controles se derivan de la lectura del mayor de cada cuenta, detectándose con frecuencia: pagos impositivos que vinieron de subsistemas fondos y se correlacionan con devengamientos registrados en la cuenta. Políticas de archivos Deben considerarse los plazos de conservación obligatorias por ley fiscal, la prescripción por deudas impositivas es de 5 años. Igualmente, se debe respetar los plazos mínimos que establecen las normas contables. Pueden ser subjetivos u objetivos. Medios de procesamiento Hay dos alternativas: 139 140 - Sistema impositivo informatizado (total o parcial ) y sistema contable manual - Sistema impositivo y sistema contable informatizados La política determinará si los registros impositivos integran el SIC o son solo operativos. La minuta viene con el asiento que deberá ser imputado conforme el plan de cuentas que se cargó oportunamente en el sistema. O determinará la redacción del asiento tipo. Control operativo impositivo y control contable Un sólido control interno operativo impositivo asegura que llegue información de mejor calidad al sistema contable. Esto es de mayor peso en esta función por las características de la misma. Errores y omisiones en esta función pueden dar origen a multas y altos costos financieros (pasivos contingentes). UNIDAD 15 Producción de bienes y servicios Existen distintas actividades productivas: - Sector primario o de materias primas: es el conjunto de actividades económicas que dan como resultado la producción de bienes no elaborados, llamados productos primarios o materias primas. Ej: algodón en fibra, trigo, petróleo crudo, etc. - Sector secundario o industrial: es el conjunto de actividades económicas que dan como resultado la transformación de productos primarios en otros productos industrializados (harina de trigo, tela de algodón, etc) que pueden consumirse de inmediato o sufrir nuevas y sucedsivas transformaciones, hasta convertirse en un producto industrial de alto grado de elaboración. - Sector terciario o de servicios: es el conjunto de actividades económicas que dan como resultado la prestación de un servicio (ss. De salud, de transporte, educación, turismo, etc). Este sector colabora con los otros dos sectores de la producción. Las empresas de servicios se diferencian de las empresas manufactureras y de comercialización ya que o tratan con productos tangibles o muchas no buscan beneficios, son sin fines de lucro Función producción Las actividades de producción constituyen la base del sistema económico de una empresa, ya que son ellas las responsables de la transformación de los recursos de capital, materiales (insumos, MP) y humanos, en bienes y servicios de mayor valor, por medio de lo que llamamos procesos de transformación. Es la encargada de llevar las tareas necesarias del proceso: programación de la producción, fabricación, seguimiento, control de calidad, entrega de productos terminados en tiempo y forma, administración del personal para fábrica, toda otra tarea administrativa, de gestión, que se vincule con el mismo. Subsistema Es la representación teórica de la función de producción donde fluye información contable a partir de la exteriorización de variaciones patrimoniales e información cualitativa de interés. Departamento Se refiere a la estructura del ente. Su existencia depende de los objetivos y las necesidades de la organización. En una empresa de producción si o si va a estar departamentalizada la función producción, ya que en una empresa de producción o fábrica, constituye la función principal y mas importante que se desarrolla dentro del ente. Generalmente las empresas de producción son de gran envergadura y hasta a veces, están divididas geográficamente, es decir, que el departamento de producción puede estar separado de la casa central. Vinculación con el sistema de Contabilidad General 140 141 Vinculación con las funciones - personal: informará las asistencias del personal afectado a producción, así también como la cantidad de horas para ser incorporado al costo (a destajo). - Activos fijos: para la adquisición o mantenimiento de bienes de uso. - Ventas: para saber cuales son los productos mas solicitados. - Compras stock: para solicitar MP, insumos o materiales para ser incorporados en el proceso de producción. Vinculación con el sistema de Contabilidad General Va informar a contabilidad general sobre: - los elementos del costo - la producción terminada - la producción en proceso - el avance de la producción, detección de fallas - la incorporación de insumos al proceso - el nivel de ocupación de la planta Procesamiento contable Clasificación de los costos directos e indirectos: fijos y variables Costos: son todos aquellos sacrificios económicos necesarios para la adquisición o producción de un bien o servicio, o desarrollo de una determinada actividad con utilidad económica (valor de cambio, valor de uso, capacidad para evitar egresos futuros) para el ente. A su vez estos pueden ser: - Costos no consumidos: constituyen un activo, ya que ayudan a beneficiar a períodos futuros. - Costos consumidos: constituyen un gasto, ya que benefician al período actual o presente. Clasificación de los costos Según la forma de asignación al costo de producción - - Costos directos: son aquellos que pueden asignarse o relacionarse específicamente a un producto en particular obtenido, es decir, que se pueden identificar (MP, insumos, sueldos y cargas sociales). Permiten obtener una medida exacta del consumo. Generalmente son costos variables con el volumen de producción. Costos indirectos: son aquellos que deben ser asignados al costo de los productos obtenidos mediante alguna base de distribución o prorrateo (depreciaciones, seguros, alquileres). Generalmente no varían con el volumen de producción. No se pueden vincular específicamente a un producto. Según su influencia en el volumen de producción - - Costos fijos: son aquellos que no se ven afectados por las variaciones del volumen de producción, es decir, que no importa cuánto se produza o se deje de producir, ya que siempre van a estar porque son necesarios para el desarrollo de la actividad productiva (alquiles, seguros, etc). Costos semifijos: son aquellos que se mantienen fijos dentro de ciertos límites en la producción, pero se modifican cuando se pasan esos límites fijos. Se pueden distinguir: o Reversibles: son aquellos que varían al aumentar o disminuir la producción (sueldos y cargas sociales). Aumenta la Pn. -> aumentan los costos. luego si Disminuye la Pn. -> disminuyen los costos. 141 142 o - Irreversibles: son aquellos que varían cuando aumenta la producción, pero no se reducen cuando esta disminuye (aumento en la existencia de bs. De uso). Aumenta la Pn. -> aumentan los costos; luego si disminuye la Pn. Los costos no lo hacen. Costos variables: son aquellos que varían continuamente con el cambio en el volumen de la producción, es decir, en forma directamente proporcional al volumen de la producción. Encontramos 4 tipos: o Proporcionales: son aquellos que varían en proporción a la producción (MP, insumos, materiales) o Progresivos: son aquellos que varían mas que proporcionalmente a los cambios en la producción (energía eléctrica). o Degresivos: son aquellos que varían menos que proporcionalmente a los cambios en la producción (seguros). o Regresivos: son aquellos que disminuyen al aumentar la producción, son poco frecuentes (costos de investigación, contratación de consultorios). Determinación del costo de producción Existen 2 sistemas de costeo para asignar los costos a las unidades producidas: Costo directo: el costo de la producción está dado únicamente por la sumatoria de los costos directos y/o variables con la producción. Los costos fijos van directo al estado de resultado como gastos. En la práctica, no se usa y está descartado por las normas contables profesionales. Costeo por absorción o completo: el costo de la producción está dado por la sumatoria de los costos necesarios variables, semifijos y fijos proporcionales a la producción. La porción de costos fijos imputables a la inactividad de la planta o capacidad ociosa se imputan directamente al estado de resultado, como pérdidas. Este método es exigido por las NCP RT 17. Valor de los bienes producidos y en proceso Los productos terminados y/o en proceso ingresan a los registros de existencias al costo incurrido en su elaboración, dado por la sumatoria de los costos directos e indirectos necesarios para poner el bien en condiciones de ser vendido. Principales componentes del costo de producción - Materias primas consumidas - Materiales consumidos - Mano de obra - Alquiler del local de fábrica - Depreciaciones de los bienes de uso del sector fábrica - Energía del sector fábrica Materias primas Constituyen el elemento principal y básico para el proceso productivo. Se trata de elementos materiales físicos, susceptibles de almacenamiento, cuyo destino es la transformación a lo largo del proceso productivo en productos terminados. Es un elemento del costo directo, ya que se puede identificar la porción de MP que es afectada al producto. Materias primas: cuenta patrimonial del activo, rubro bs de cambio, colectiva y residual. Se debita por la compra de las mismas (cuando hace stock); se acredita por la salida del depósito con destino a la fábria, para ser incorporadas al proceso. También por pérdidas, roturas o sustracciones detectadas en oportunidad del recuento físico. Saldo deudor, representativo de la existencia de MP en ese momento o saldada. 142 143 Materias primas consumidas: cuenta de movimiento, colectiva y acumulativa. Se debita durante el proceso productivo cada vez que ingresan MP al proceso. Se acredita por su cancelación con cargo a la producción en proceso al finalizar el período mensual o anual. Saldo deudor durante el proceso, pero una vez concluido, éste debe quedar saldado. No aparece en los EECC. - No hacer stock. Las MP adquiridas ingresan directamente al proceso productivo Pn. En proceso IVA CF a caja/proveedores MP consumidas (M) IVA CF a caja/proveedores Pn. En proceso a MP consumidas - Hacer stock. Es aconsejable debido a que no se corre con el riesgo de paralizar la producción, y se pueden obtener mejores precios, por la compra en grandes volúmenes. MP (A) IVA CF a caja/proveedores MP consumidas (M) a MP Pn. En proceso a MP consumidas Materiales Son elementos tangibles secundarios, porque no integran el producto específicamente, pero colaboran al proceso productivo como complementarios. Pueden ser: - Directos: son directamente incorporados a la producción. Ej: herrajes, ventanas, puertas. - Indirectos: no tienen una asignación específica al producto. Ej: barniz, clavos Materiales: cuenta patrimonial del activo. Rubro bienes de cambio, colectiva y residual. Se debita por la compra de los mismos (cuando hace stock). Se acredita por la salida del depósito con destino a la fábrica para ser incorporados al proceso. También por pérdidas, roturas o sustracciones detectadas en oportunidad del recuento físico. Saldo deudor representativo de los materiales en existencia o saldado. Materiales consumidos: cuenta de movimiento, colectiva y acumulativa. Se debita durante el proceso productivo cada vez que ingresan MP al proceso. Se acredita por su cancelación con cargo a la producción en proceso al finalizar el período mensual o anual. Saldo deudor durante el proceso, pero una vez concluido, éste debe quedar saldado. No aparece en los EECC. - No hacer stock. Las MP adquiridas ingresan directamente al proceso productivo Pn. En proceso IVA CF 143 144 a caja/proveedores Materiales consumidos (M) IVA CF a caja/proveedores Pn. En proceso a Materiales consumidos - Hacer stock. Es aconsejable debido a que no se corre con el riesgo de paralizar la producción, y se pueden obtener mejores precios, por la compra en grandes volúmenes. Materiales (A) IVA CF a caja/proveedores Materiales consumidos (M) a Materiales Pn. En proceso a Materiales consumidos Mano de obra La mano de obra puede estar directamente relacionada al producto y ser variable con su volumen, o puede corresponderse indirectamente, es decir, a toda la fábrica. En el primer caso son de asignación directa y en el segundo se debe establecer una base de prorrateo. El costo de la mano de obra debe contener el monto de los salarios y de las cargas sociales de pago inmediato y diferido (SAC) de todo el personal afectado a la fábrica. Mano de obra: cuenta de movimiento, colectiva y acumulativa. Se debita por todos los costos incurridos en el personal afectado a la fabricación. Se acredita por su cancelación con cargo a la producción en proceso al finalizar el período. Saldo deudor durante el proceso, pero una vez concluido, éste debe ser saldado. No aparece en los EECC. Mano de obra (M) a SyJ a pagar ret. Y ap. A depositar Pn. En proceso a mano de obra Costos de fabricación Abarca todos los costos relacionados al sector fábrica (energía eléctrica, alquileres, seguros, depreciaciones, etc). Se puede optar por llevar cuentas individuales representativas de cada gasto o una cuenta colectiva “costo de fabricación”, que represente los costos incurridos en el período. Costos de fabricación: cuenta de movimiento, colectiva y acumulativa. Se debita por todos los costos incurridos para la fabricación. Se acredita por su cancelación con cargo a la producción en proceso al finalizar el período. Saldo deudor durante el proceso, pero una vez concluido este debe quedar saldado. No aparece en los EECC Costo de fabricación 144 145 a caja/banco c/c Pn. En proceso a costo de fabricación Producción en proceso: cuenta patrimonial del activo, del rubro bienes de cambio, colectiva y residual. Se debita por el total de los insumos utilizados durante el período en el proceso productivo. Se acredita por la finalización del proceso productivo. Saldo deudor representativo del valor del costo de la producción pendiente de finalización. Si toda la producción fue terminada ésta cuenta estará saldada. Producción terminada: cuenta patrimonial del activo, del rubro bienes de cambio, colectiva y residual. Se debita por el total de la producción terminada. Se acredita por la salida de los productos en el momento del costo de venta, perdidas, roturas, etc. Saldo deudor representativo de las existencias de los productos terminados disponibles para la venta o saldado. Servicios prestados y en ejecución Los servicios prestados y/o en ejecución figuran en los registros al costo incurrido en su prestación, dado por la sumatoria de los costos directos e indirectos necesarios para prestar el servicio. - Prestación del servicio y la facturación en el mismo momento Ss en ejecución/proceso (A) a mano de obra (M) a insumos consumidos (M) a materiales consumidos (M) a útiles consumidos (M) ss prestados/terminados a ss en ejecución/proceso clientes/caja a venta de servicios costo de venta a servicios prestados/terminados - Facturación con anticipación de la prestación de servicios Cliente/caja a ss a prestar ss en ejecución/proceso a mano de obra a insumos consumidos a útiles consumidos ss a prestar a ventas de ss ss prestados/terminados a ss en ejecución/proceso 145 146 costo de venta a ss prestados/terminados - Prestación del servicio y facturación posterior Ss en ejecución/proceso a mano de obra a insumos consumidos a útiles consumidos ss a facturar venta de ss costo de ventas a ss en ejecución/proceso clientes a ss a facturar Servicios a prestar: cuenta patrimonial del pasivo, colectiva y residual. Rubro deudas comerciales. Se acredita para reflejar la obligación contraída con el cliente. Se debita al cancelar la obligación cuando se concluye la prestación del servicio (venta). Saldo acreedor o saldado Servicios en ejecución: cuenta patrimonial del activo, colectiva y residual, rubro bienes de cambio. Se debita al momento en que se cargan todos los costos en que se incurrió para prestar el servicio, o posteriormente cuando surjan otros. Se acredita al momento de la finalización del servicio. Saldo deudor, saldado al momento posterior de realizarse la venta (costo de venta). Servicios prestados: cuenta patrimonial del activo, del rubro bienes de cambio, colectiva y residual. Se debita por el total del servicio prestado. Se acredita por la salida de los productos en el momento del costo de venta, pérdidas, roturas, etc.(facturación con anticipación). Saldo deudor representativo de las existencias de los productos terminados disponibles para la venta o saldado. Servicios a facturar: cuenta patrimonial del activo, colectiva y residual, rubro créditos. Se debita al momento de la venta del servicio cuando aun no se realizó la facturación. Se acredita al momento de la facturación del servicio. Saldo deudor, saldado al momento de la facturación del servicio. Venta de servicio: cuenta de resultado positivo ingreso, colectiva y acumulativa. Se acredita al momento de la venta del servicio. Se debita al momento de la refundición de las cuentas de resultados al cierre del ejercicio. Saldo acreedor durante el ejercicio, al cierre queda saldado. Costo de venta de servicios: cuenta de resultado negativo gastos, colectiva y acumulativa. Se debita al momento de la determinación del costo del servicio prestado. Se acredita al momento de la refundición de las cuentas de resultados al cierre del ejercicio. Saldo deudor durante el ejercicio, al cierre queda saldado. Venta y costeo de venta de la producción terminada y de los servicios prestados La venta de los productos y servicios terminados produce los mismos efectos que la venta de mercaderías. El devengamiento de las ventas, es coincidente con el momento en que ocurre el hecho sustancial, es decir, la transferencia de la propiedad al comprador, lo que se efectiviza con la entrega o tradición del bien. Se trata de una operación modificativa. El costo de venta se registra teniendo en cuenta el método de costeo seleccionado por el ente. 146 147 Aspectos diferenciadores de sus planes de cuenta PRODUCCIÓN Bienes de cambio - Productos terminados - Producción en proceso - Materias primas (stock) - Materiales (stock) - Combustibles, entre otros Bienes de uso Suelen ser mas grandes y de mayor valor que el de otras empresas que se dedican a otra actividad Créditos Cuentas integrativas del costo (movimiento) - Materias primas consumidas Mano de obra Utiles consumidos Costo de fabricación - SERVICIOS Servicios prestados/terminados Servicios en ejecución/proceso Insumos (stock) Anticipo a proveedores IDEM - Servicios a facturar - Horas trabajadas – honorarios profesionales Insumos varios Útiles de librería - Comprobantes usuales Operativos - Órdenes de producción: indican el avance y finalización del proceso. - Remitos internos: por la transferencia de bienes entre sectores. Si hay stock, son contables. - Informes de control de calidad: referida a los productos en curso y terminados. Contables - Recibos por honorarios profesionales - Facturas de compras y gastos necesarios - Informes y remitos internos de almacenes de materias primas retiradas por fábrica - Planillas de sueldos, informes sobre horas trabajadas - Informes o partes de fábrica sobre los avances, finalización del proceso, estimaciones de consumo - Minutas contables, determinativas del costo de la mano de obra del sector fábrica, de cargo por depreciación en función de las horas trabajadas. - Planillas de depreciación de los bienes de uso - Informes de control de calidad, referidos a la producción terminada Control interno De entrada: correcta asignación de comprobantes a cada etapa del proceso de producción/servicio De procesamiento: correcta asignación de costos de fabricación, mantenimiento de bienes de uso. Correcta asignación de cuotas de depreciación de los bienes de uso. De salida: control de existencias físicas, tomas de inventarios. - Realización de recuentos físicos, sin diferencias 147 148 - Tratamiento y documentación respaldatoria de las diferencias en los recuentos físicos periódicos Custodia de existencia Documentación relacionada a todo movimiento físico de existencias Fijación de stock mínimo y óptimo Coberturas de seguros de fábrica Control de calidad de MP y productos y servicios terminados. Políticas contables - se utilizarán cuentas simples en el rubro bienes de cambio para identificar tanto la producción en proceso como los productos terminados. - Para las materias primas se utilizará cuenta colectiva al igual que para los materiales e insumos. - En el rubro de las cuentas formadoras del costo, utilizará cuentas simples por costos imputables a cada producto. - Utilizará asientos tipos para registrar las operaciones de envío de materias primas, materiales e insumos a la producción, también para el devengamiento mensual de la mano de obra y las depreciaciones de fábrica - Mensualmente se eleva a la gerencia general informe de producción terminada en unidades físicas y monetarias, importe de la producción en proceso. - Trimestralmente se informa consumo de materias primas, materiales e insumos y mano de obra desagregados por productos de fábrica. UNIDAD 16 Sistema de información contable en otras organizaciones Sistema de información contable, necesidad de su existencia El SIC es el conjunto de elementos y abstracciones utilizados coordinadamente por la contabilidad para brindar información útil para la toma de decisiones y el control. Comprende los métodos, procedimientos, normas técnicas y recursos utilizados por una empresa para llevar el control de las actividades. Todos los entes necesitan contar con información contable, que le resulte útil para la toma de decisiones y el control tanto para usuarios internos como externos. Además el código de comercio obliga a todos aquellos que ejerzan actividades comerciales, llevar cuenta y orden de sus operaciones, tener registros y documentar dichas operaciones. Por lo tanto la existencia de un SIC es necesaria y obligatoria independientemente de la actividad que desarrollen. Cuestiones generales vinculados a: sistematización, proceso contable y elementos del SIC La esencia del SIC es igual en todas las empresas, aunque tienen elementos y/o aspectos diferenciadores en cuanto a: - Cuentas y plan de cuentas - Comprobantes y formularios - Registros (ej: libro caja es exigido por ley para entidades sin fines de lucro) - Informes - Políticas contables Aspectos a tener en cuenta para diseñar un SIC - Actividad principal 148 149 - Estructura organizativa Tipos de bienes y servicios a comercializar o producir Modo de comercialización o de producción Informes Normas contables de aplicación para cada ente En cuanto a la sistematización y el proceso contable es el mismo. Empresas agropecuarias Concepto: una empresa agropecuaria es aquella que se dedica a la producción agrícola y/o pecuaria. Puede ser una o ambas actividades. El término agro indica que está relacionada con agricultura (cultivo de alimentos u otras especies), y pecuaria indica que está relacionada con la cría de ganado de cualquier tipo (vacuno, porcino, etc). La producción agropecuaria consiste en la elaboración de bienes económicos a partir de la combinación del esfuerzo del hombre y la naturaleza, para favorecer la reproducción, el mejoramiento y/o crecimiento de las plantas y animales. RT 32. SENASA: Servicio Nacional de Sanidad y Calidad Agroalimentaria. Encargado de ejecutar las políticas nacionales en materia de sanidad y calidad animal y vegetal e inocuidad de los alimentos de su competencia, así como verificar el cumplimiento de la normativa vigente en la materia. También es de su competencia el control del tráfico federal y de las importaciones y exportaciones de los productos, subproductos y derivados de origen animal y vegetal, productos agroalimentarios, fármacoveterinarios y agroquímicos, fertilizantes y enmiendas. Actividades ganaderas Son aquellas empresas que se dedican a la cría y el tráfico de ganado. Funciones operativas Dependerán del tipo de explotación ganadera que realicen: - Cabañeros: son establecimientos que se dedican exclusivamente a la cría de reproductores de raza. - Criadores: son establecimientos que se dedican a la cría de hacienda normal o flaca, para venderlas luego a los invernaderos. - Invernaderos: son establecimientos que se dedican al engorde de la hacienda, con el fin de venderlos en el mercado o a frigoríficos a un precio mayor. - Ganaderos: son establecimientos que se dedican simultáneamente a dos o mas tipos de explotación pecuaria - Mistos: son agricultores y ganaderos (agropecuarios) Aspectos diferenciadores en el plan de cuentas Bienes de cambio - se deberá identificar el tipo de ganado (vacuna, bovina, lanar, yeguariza, porcina, etc) - luego desagregar por categoría Hacienda vacuna macho Terneros Novillos Novillos mas de 2 años Toros Hacienda vacuna hembra Terneras 149 150 Vaquillas Vacas Subproductos (cuero, cuernos, etc Forrajes (alimentos) Vacunas para los animales Medicamentos varios Bienes de uso Campos Corrales y alambrados, tranqueras Molinos y aguada Galpones y tinglados Animales de trabajo Reproductores macho y hembras Balanzas Maquinarias, entre otros (con sus respectivas regularizadoras) Costos de explotación: cuentas formadoras del costo (M) Mano de obra y cargas sociales Reparación y mantenimiento Forrajes consumidos Animales perdidos Mortandad (baja producida por animales muertos en forma natural o epidemia) Depreciaciones del ejercicio hacienda Pastoreo y manutención (de uso habitual en épocas de sequíe o inundación) Se cancelan con “costo o gasto de explotación ganadera” Variaciones patrimoniales típicas - - Procreación: refleja los ingresos obtenidos por nacimientos de hacienda dentro del establecimiento. Se lo reconoce contablemente cuando al ternero se lo separa de la madre, con el destete y/o marcación. Valorización por cambio de categoría Venta Resultado de la explotación = ventas + procreación + cambio de categoría – cuentas de resultado negativo (gasto de explotación ganadera). Comprobantes típicos - Parte mensual de hacienda: sirve para registrar distintos hechos o acontecimientos registrables como ser: marcación, muerte, cambio de categorías, etc. Partes de rendimiento de los elementos del costo: describe detalladamente los elementos que forman parte del costo. Partes de vacunación (SENASA) Partes de daños y pérdidas Informes de nacimientos 150 151 - - Guía de campaña: es un documento que habilita y autoriza el movimiento de la hacienda de un partido o departamento a otro, ya sea por venta, consignación o cualquier causa de traslado (emite SENASA) Permiso de marcación: es un documento que acredita la procedencia del titualr de los animales, sirve como un control para los organismos públicos (emite SENASA). certificado de remisión a feria: es un documento que habilita el movimiento de la hacienda dentro de la misma jurisdicción o departamento cuando se lo envía a un remate o consignación (emite SENASA). Certificado de ventas: se emplea cuando el movimiento se realiza dentro del mismo departamento o partido en los casos firmes de venta. Emite SENASA. Demás comprobantes conocidos típicos: facturas, recibos, NC, ND, MC. Actividad agrícola Es la actividad desarrollada con el fin de obtener productos de la tierra o el suelo que resultan útiles para el hombre. Empresas dedicadas al cultivo de alimentos u otra especio. Funciones operativas las funciones van a consistir en: - Elección del sitio de plantación: factores climáticos, tierra, ríos o lagunas, etc. - Preparación de la tierra - Siembra - Cuidado de la plantación - Recolección y cosecha - Almacenamiento y cuidados - Venta Aspectos diferenciadores en el plan de cuentas Bienes de cambio - Productos agrícolas (maíz, algodón, trigo) Sementeras (se refiere a producción en proceso ya que al cierre no se encuentra cosechada o recolectada, muestra el costo acumulado incurrido en la siembra al momento del cierre del ejercicio). Semillas para la siembra Fertilizantes, plaguicidas, herbicidas, exfoliantes Bienes de uso - Alambrados - Galpones y tinglados - Campos - Molinos y aguadas - Maquinaria - Animales de trabajo - Instalaciones de riego artificial todas con sus respectivas regularizadoras. Costo de explotación: formadoras del costo - Mano de obra - Gastos de preparación de la tierra - Semillas utilizadas - Plaguicidas, herbicidas consumidos 151 152 - Gastos de almancenamiento - Arrendamientos - Depreciaciones Se cancelan contra “Sementeras” Ingresos - Venta (maíz, trigo, algodón, etc) - Crecimiento vegetativo. Sementeras: cuenta de activo, del rubro bienes de cambio. Es equivalente a los productos o producción en proceso. Se entiende por inversión en sementeras a todos los costos relativos a semillas, mano de obra directa y gastos directos que conforman los trabajos culturales de los productos que a la fecha de cierre no se encuentre cosechada o recolectada. Se valuará al importe que resulte de actualizar cada una de las inversiones, desde la fecha en que fueron efectuadas hasta la fecha de cierre de ejercicio o al probable valor de realización de esta última fecha. Se debita con la siembra de las semillas y con la cancelación de las cuentas de movimiento formadoras del costo. Se acredita cuando se termina la producción contra la cuenta del producto terminado, por ejemplo: trigo, soja, etc. En ambos casos la documentación de respaldo a utilizar es la minuta contable con el respaldo del informe técnico del responsable de área. Variaciones patrimoniales típicas Crecimiento vegetativo: es un proceso o acontecimiento inherente a los seres vivos. Es la capacidad que muestran las plantas y los animales de tener conformaciones congénitas que permiten autogenerar su propio crecimiento y reproducción. Son reconocidos como ingresos y no como ganancias. Este proceso permite que los bienes adquieran un mayor valor, no solo por la incorporación de insumos, sino también por la acción de la naturaleza. Son documentados en informes técnicos elaborados por profesionales habilitados. Venta Comprobantes típicos - Parte de rendimiento de los elementos del costo - Parte de producción del período - Parte por daños y pérdidas - Informes técnicos - Demás comprobantes típicos conocidos. Actividad frutícola En el caso específico de estas empresas debemos tener en cuenta que las plantaciones después de finalizado el ciclo productivo pasan a formar parte de los bienes de uso de la explotación. Ej: planta de pomelo. Funciones operativas Las operaciones van a consistir en: - Elección del sitio de plantación (factores climáticos, tierra, ríos o lagunas, etc) - Preparación de la tierra - Plantación - Cuidado de la plantación - Recolección y cosecha - Almacenamiento y cuidados 152 153 - Venta Aspectos diferenciadores del plan de cuentas Bienes de cambio - Producto terminado (manzana, limón, etc) - Plantines o barbechos (producto en proceso) - Semillas - Fertilizantes, plaguicidas - Cajones y elementos de embalaje - Materiales diversos Bienes de uso - Campo - Alambrados - Galpones y tinglados - Animales de trabajo - Maquinarias - Bienes en producción - Instalaciones de riego artificial - Molinos y aguadas todas con sus respectivas regularizadoras. Costos de explotación: formadoras del costo - Implantación o Semillas consumidas o Mano de obra o Fertilizantes y herbicidas consumidos o Depreciaciones o Honorarios profesionales - Cuidado de plantines o Mano de obra o Fertilizantes y herbicidas consumidos - Cosecha o mano de obra o combustibles o depreciaciones de los bienes de uso y de la plantación estas cuentas se cancelan con “Plantines y barbechos” Ingresos - ventas (manzana, limón, etc) - crecimiento vegetativo Variaciones patrimoniales típicas - Crecimiento vegetativo: es un proceso o acontecimiento inherente a los seres vivos. Es la capacidad que muestran las plantas y los animales de tener conformaciones congénitas que permiten autogenerar su propio crecimiento y reproducción. - Venta Comprobantes típicos - Parte de rendimientos de los elementos del costo - Parte de producción del período 153 154 - Partes por daños y pérdidas Informes técnicos Demás comprobantes típicos. Actividad forestal Es la actividad que realiza el hombre para aprovechar los distintos productos e los bosques y selvas. Los bosques son recursos renovables, puesto que la vegetación se renueva pero de forma muy lenta, característica que hay que tener en cuenta cuando se explota. La forma de explotación puede ser extrayéndolos del bosque directamente o sembrando los árboles para esperar que los mismos sean explotados. En este último caso la producción es inducida por el hombre. La demanda de madera es la causa principal de su explotación. Muchas veces se combinan la producción de madera con la de materia prima para su transformación en un bien elaborado. Son actividades con procesos de producción prolongados. Funciones operativas Las operaciones van a consistir en: - Elección del sitio de plantación - Elección del material de plantación - Preparación de la tierra - Plantación (siembra) - Cuidado de la plantación (plagas y malezas) o Reposición de plantines que no hayan prosperado o Poda, con el fin de generar madera libre de nudos, mejorar la visibilidad del campo y disminuir el riesgo de incendio o Raleo, extraer un determinado número de árboles, con el fin de dar mejores condiciones de vida a los árboles que quedan en pie para mejorar su desarrollo (mas luz). - Tala, se realizan a los 10, 15 o 30 años (extracción de madera) - Ventas Aspectos diferenciadores en el plan de cuentas Bienes de cambio - Producto terminado (madera) - Plantines o barbechos (similar a sementeras) - Semillas - Fertilizantes, plaguicidas, herbicidas - Materiales diversos Bienes de uso - Campo - Alambrados - Galpones y tinglados - Molinos y aguadas - Maquinarias - Instalaciones de riego artificial Todas con sus respectivas regularizadoras Costos de explotación: formadoras del costo - Semillas consumidas - Mano de obra - Fertilizantes y herbicidas consumidos - Depreciaciones - Honorarios profesionales 154 155 - Combustibles, etc Se cancelan contra “plantines y barbechos” Ingresos - Ventas de plantines - Ventas de madera - Crecimiento vegetativo Variaciones patrimoniales típicas - Crecimiento vegetativo: es un proceso o acontecimiento inherente a los seres vivos. Es la capacidad que muestran las plantas y los animales de tener conformaciones congénitas que permiten autogenerar su propio crecimiento y reproducción. - Venta Comprobantes típicos - Parte de rendimientos de los elementos del costo - Parte de producción del período - Partes por daños y pérdidas - Informes técnicos - Demás comprobantes típicos. Crecimiento vegetativo: concepto y reconocimiento contable Crecimiento vegetativo: es un proceso o acontecimiento inherente a los seres vivos. Es la capacidad que muestran las plantas y los animales de tener conformaciones congénitas que permiten autogenerar su propio crecimiento y reproducción. Decrecimiento vegetativo: es un proceso (desvalorización por cambio de categoría) o acontecimiento (animales muertos, plantas agotadas) inherente a los seres vivos que provocan su propio decrecimiento y agotamiento. Documentación respaldatoria: informes técnicos emitidos por el personal idóneo y capacitado. Veterinarios. Reconocimiento contable Se deberá tener en cuenta - La valoración de la tierra (v. cte) - Depreciación de los bienes del reino animal y vegetal, debería ser proporcional a su contribución al proceso productivo - Apropiación de los costos de la producción, los costos deberían ser asignados en función del crecimiento del bien. La característica distintiva de las empresas agropecuarias es el crecimiento vegetativo. Se considera que los valores corrientes son criterios de valuación aptos para medir este crecimiento. - - En el caso de los bienes en desarrollo o implantación se deberá tener en cuenta o El porcentaje de crecimiento para alcanzar su plenitud o Coeficiente de riesgo de la productividad media o Los insumos aún no derogados En el caso de los bienes de producción se deberá tener en cuenta o El porcentaje de agotamiento, en función de parámetros técnicos, y ese agotamiento integra el costo de producción del bien. o Aquellos que han logrado su plenitud 155 156 o Que comienzan a generar frutos Los precios en la mayoría de los productos terminados no lo fijan las empresas, sino que está dado por el mercado. Empresas constructoras Concepto: Son aquellas que desarrollan actividades de construcción. La industria de la construcción es la que desarrolla actividades que abarcan desde el estudio de los distintos materiales hasta los medios y procedimientos para aplicarlos en las obras objeto del proyecto. Sus principales insumos son la mano de obra y los materiales. Caracterización - Se desarrollan en épocas expansivas de la economía - Se las considera movilizadoras importantes de la actividad económica - Tiene generalmente un importante plantel en sus bienes de uso - Demandan gran cantidad de mano de obra de distintas especialidades y capacidades - Se rigen por normativa legal específica: ley 22250/80 s/régimen específico de la industria de la construcción; ley 19587/72 s/la seguridad e higiene Funciones operativas Se pueden dedicar a: - Construcciones viales (puentes, caminos, autopistas) - Obras civiles (edificios, viviendas, etc) - Demoliciones y movimientos de tierra, entre otras - Mejoras Formas de operar: - Obras públicas: legislación en general, leyes de contratación del Estado, contratos específicos de obra y convenios laborales. - Obras privadas: legislación en general, contratos específicos de obra y convenios laborales, códigos municipales de construcción. Aspectos diferenciadores del plan de cuentas Créditos por venta - Deudores por venta de inmuebles - Certificado a cobrar obras privadas - Certificado a cobrar obras públicas - Fondo de reparo a cobrar (se estima en base de obra Bienes de cambio - Inmuebles destinados a la venta (obras terminadas – públicas y privadas) - Obras en construcción privadas - Obras en construcción públicas - Materiales de construcción o insumos (Tener en cuenta si hace stock) - Anticipo a proveedores Bienes de uso - Maquinarias o Retrocabadoras 156 157 o Camiones o Mezcladora o Perforadoras o Aplanadoras o Hormigones Costos de construcción: formadoras del costo - Materiales consumidos o Ladrillos o Cal, arena y cemento o Hierro o Piedra partida o Mosaicos, baldosas y cerámicos o Madera - Mano de obra - Honorarios profesionales - Combustibles - Reparación y mantenimiento - Depreciaciones - Terrenos - Vigilancia - Gastos de pliego (en pliego de condiciones están las características del objeto del contrato) - Gastos de licitación (llamado al concurso, invitación a ofertar) - Papelería Ingresos - Ventas obras públicas - Ventas obras privadas Comprobantes típicos - Certificado de obra Es un documento que puede ser de carácter público o privado. Es un instrumento documental emitido por la ejecución parcial de una obra, ya sea pública o privada, que prueba la existencia de créditos parciales o definitivos a favor de un contratista, sujetos al ajuste que resulte de la liquidación final. - Certificado de obra pública Conforme lo establece la ley de obras públicas, se entiende por certificado de obra a todo crédito documentado que expide la Administración Pública al contratista con motivo del contrato de Obra Pública. Es un documento confeccionado por la empresa constructora. Consta de un detalle analítico por ítem del porcentaje de avance de la obra, tanto del mes que se construye como de los acumulados al cierre. Para poder habilitar el derecho al cobro, el certificado debe estar aprobado por el inspector de la obra. Dicha aprobación implica contablemente la conclusión del servicio de construcción, y si el cliente lo aprueba, implica la venta del mismo (hecho generador de la conclusión del servicio: aprobación del inspector de la obra. Hecho generador de la venta: aprobación del cliente). - Certificado de obra privada Es muy similar al anterior, pero los requisitos son menores, ya que el comitente (propietario de la obra) es sujeto de derecho privado. Contrato 157 158 Se celebra un contrato entre la empresa contratista y la parte solicitante “comitente”. El comitente es el propietario de la obra y el contratista es el responsable de la ejecución de la obra hasta su terminación. Deberá contener como mínimo: o Identificación de ambas partes o Objeto y términos del contrato o Derechos y obligaciones de las partes o Precio de la obra o Multas por incumplimiento - Partes o minutas de grado de avance de la obra - Remitos de movimientos de materiales, materias primas - Minutas contables de consumos de los elementos del costo de la construcción Entidades sin fines de lucro Las organizaciones sin fines de lucro son organizaciones que no tienen como objetivo el lucro económico, es decir, que los ingresos que generan no son repartidos entre sus socios, sino que se destinan a su objeto social (bien común, mejorar la calidad de vida). Están bajo el control de la Dirección de Personas Jurídicas. Dentro de este grupo de contribuyentes se consideran a las fundaciones, corporaciones, asociaciones gremiales, sindicatos, juntas de vecinos y organizaciones comunitarias, cooperativas, clubes deportivos y otras instituciones cuyo objeto no es el lucro económico. Características - Tienen como objeto principal el bien común - No persiguen fines de lucro - Tienen patrimonio propio - Se constituyen por elementos públicos o privados - Tienen personería jurídica - No generan interés fiscal - No son sujetos de impuestos - Deben tener ingresos propios y no subsistir únicamente del Estado - Están obligados a llevar libros de contabilidad y emitir EECC - Pueden desarrollar actividades económicas que le permitan obtener dinero, entre otras. Clasificación: de acuerdo a las disposiciones del código civil - - Asociaciones civiles: son constituidas libremente sin fines de lucro con el objeto de realizar prestaciones recíprocas tendientes al bien común. El ingreso principal son las contribuciones de los asociados (cuotas). Ej: obras sociales, asociaciones gremiales, mutuales, etc. Fundaciones: el objeto también es el bien común y no tiene ánimo de lucro. Ellas se sustentan con contribuciones y donaciones. Son creadas por voluntad exclusiva de uno o mas fundadores. No brindas a sus miembros beneficios sociales. Normas contables vinculadas La norma contable profesional vinculada es la RT 8 por ser una norma general de exposición contable, es aplicable a los entes sin fines de lucro, y la RT 11, la cual tiene normas particulares de exposición contable: alcance y EECC básicos, estado de situación patrimonial o balance general, estado de recursos y gastos (estado de resultados), estado de evolución del patrimonio neto, estado de flujo de efectivo, información complementaria RG 1815/05 para los organismos fiscales versa sobre: inscripciones, solicitud de exención de ganancias, emitir informes para fines fiscales ante la AFIP. 158 159 Funciones operativas Dependerá del tipo de entidad y la actividad que realiza. Club deportivo: realizarán operaciones que le permitan competir con otros clubes, colonias de vacaciones, deportes, etc. Colegios: realizarán actividades de tipo educativo, encuentros, charlas, asesoramiento, etc. Aspectos diferenciadores en el plan de cuentas Créditos - Asociados y/o afiliados o deudores por cuotas sociales o deudores por cuota sindical o deudores por cuotas de ingreso o deudores por cajas de jubilación o deudores por curso de capacitación - otros créditos o anticipo al personal o anticipos de gastos a rendir Bienes para el consumo o comercialización (no existe rubro bienes de cambio) - bienes para el consumo o artículos de librería o uniformes del personal o artículos de limpieza o elementos didácticos o obsequios y atenciones - bienes para la comercialización o medicamentos o insumos varios o materiales descartables o artículos de librería o libros y publicaciones o camisetas o pelotas, raquetas Patrimonio neto - asociados suscriptores (igual que capital social) - fondos para fines específicos Ingresos - ingreso por cuotas sociales mensuales - ingreso por cuotas sindicales - ingresos por alquileres - ingresos por cursos de capacitación - donaciones recibidas Egresos: están vinculados al desarrollo de la actividad institucional y los correlacionados con los ingresos antes mencionados. Comprobantes típicos Son los habituales, no tiene específicos. En el caso de los comprobantes de ingreso podemos encontrar: - club deportivo: los cupones por cobranzas de cuotas 159 160 - asociaciones sindicales: cobranzas por descuentos a sus afiliados realizados sobre el recibo de sueldos. Libros obligatorios Fundaciones - libro de actas del consejo administrativo - libro de inventarios y balances - libro diario general - libro de caga - registro de asistencias y reuniones del consejo administrativo Asociaciones civiles - libro de acta de asambleas y comisiones directivas - libro de registros de asociados - libro inventarios y balances - libro diario general - libro caja Obras sociales - LIB - LDG - Libro caja - Registro de aportes y contribuciones Asociaciones gremiales - LIB - Libro caja - Libro diario general - Libro mayor - Registro de afiliados - Registro de aporte de afiliados - Acta de asamblea - Acta de comisión directiva Mutuales - LIB - Libro caja - LDG - Actas de asamblea Aparece el LDG porque en las obras sociales se venden servicios adicionales como por ejemplo turismo, materiales, etc, es decir, que ejercen actos de comercio pero para ayudar. 160 161 UNIDAD 17 Contabilidad General Departamento Se refiere a la estructura organizativa del ente. Su existencia va a depender de las necesidades que tenga el ente de departamentalizar la función contabilidad general siempre y cuando el tamaño del mismo lo permita, es decir, que el departamento puede o no existir. Función y subsistema Tanto la función como el subsistema de contabilidad general operan como conceptos sinónimos, ya que la función comprende a todas las tareas contables de decisión y operación; y el subsistema es la representación de la función por parte del SIC donde fluye información contable. En otras palabras, desde el punto de vista del enfoque sistémico se visualiza al ente y a sus funciones como si fuera un sistema, el cual cuenta con partes, elementos, actividades y un fin determinado que no es otra cosa que generar información útil para la toma de decisiones y el control. Características del subsistema - Habitualmente forman parte de la gerencia administrativa - Pueden, según el tamaño de la organización, funcionar íntegramente dentro de las organizaciones o bien, tercerizar determinados aspectos. - Mantiene relación directa o indirecta con todos los sectores de la organización. Vinculaciones con los demás subsistemas El sistema contable realiza un encadenamiento entre la información que obtiene de los otros subsistemas y la que el propio sistema procesó. El sistema de contabilidad general maneja la siguiente información: - Recibe toda la información contable generada en los otros subsistemas - Procesa datos propios (periodificaciones que nacen con la aplicación del criterio de lo devengado) - Procesa datos del contexto. Ej: índices de las variaciones de precios para aplicar el mecanismo de ajuste por inflación. La vinculación tiene una sola dirección que va desde los distintos subsistemas, hacia el subsistema aglutinador que es el de contabilidad general. Este subsistema concentra, procesa y emite información útil para la toma de decisiones y el control. Se vincula: Compras-proveedores y stock - Subsistema compra-proveedores: o informa la operación de compra-venta mercantil o informa operaciones de devolución y bonificaciones si existen o los resultados de las conciliaciones de cuentas con los proveedores o emite los borradores de asientos diarios para contabilidad general o el asiento resumen del subdiario compras para que se registre en el LDG o las diferencias no temporales que impliquen ajustes en las registraciones - Subsistema stock o Genera las fichas de stock de las existencias de bienes o Informa los movimientos físicos de los bienes 161 162 Toda esta información va a estar contenida en las facturas, minutas contables, informes internos, remitos, NC, ND, etc. - Contabilidad general: o Registra toda la información que proviene de compras y stock o Controla los saldos del mayor general con los saldos de las cuentas auxiliares de proveedores y stock (control cruzado). o Registra los ajustes de las existencias cuando existen diferencias por recuento físico, y de los resultados de las circularizaciones con los proveedores. Ventas clientes y stock - Susistema ventas-clientes o Informa la operación de compraventa mercantil o Informa operaciones de devolución y bonificación si existen o Emite los borradores de asientos para contabilidad general o El asiento resumen del subdiario ventas para que se registre en el LDG o Generará el movimiento de las cuentas corrientes de los clientes o Las diferencias no temporales que impliquen ajustes en las registraciones - Subsistema de stock o Genera las fichas de stock de las existencias de bienes o Genera información para el costo de venta Toda esta información va a estar contenida en las facturas, minutas contables, informes internos, remitos, NC, ND, etc. - Contabilidad general: o Registra toda la información que proviene de ventas y stock o Controla los saldos del mayor general con los saldos de las cuentas auxiliares de clientes y stock (control cruzado). Fondos - Subsistema de fondo o las diferencias que impliquen ajustes en las registraciones o el asiento resumen del subdiario pagos y cobrenzas y depósitos para que se registre en el LDG o el asiento resumen de la planilla de caja para que registre en el LDG o el resultado de determinados controles (arqueos, conciliaciones) información contenida en recibos, minutas contables, planillas, hojas de trabajo - Contabilidad general o Registra toda la información proveniente de fondos o Controla los saldos del mayor general con los saldos de las cuentas auxiliares de los bancos, proveniente de las conciliaciones (control cruzado) o Registra los ajustes por las diferencias existentes (conciliaciones, arqueos) Recursos humanos - Subsistema de RRHH o Suministra toda la información a través de la planilla de liquidación de sueldos, para el devengamiento de los sueldos y cargas sociales, y todo lo que implique modificaciones patrimoniales vinculadas. - Contabilidad general o Recibe la planilla y registra el devengamiento de los sueldos del personal y las cargas sociales respaldado todo por minutas contables. o Efectúa la tarea de control de saldos sobre las cuentas vinculadas 162 163 Activos fijos - Subsistema activo fijo o Va a informar a contabilidad general sobre altas, mantenimiento, bajas, depreciaciones, mejoras, valor actual de los activos, cambios en la vida útil, entre otros, de los bienes de uso. A través de minutas contables, planilla de depreciaciones, informes técnicos, facturas, etc. - Contabilidad general o Recibe la planilla y registra el devengamiento de las depreciaciones respaldado con una minuta o Efectúa tareas de control sobre las cuentas vinculadas. Tributario - Subsistema tributario o El devengamiento de los diferentes tributos que generan variaciones patrimoniales o Suscripción de moratorias, planes de pago y/o multas o Liquidaciones de anticipos impositivos o La posición mensual del IVA A través de minutas contables, DDJJ, papeles de trabajo, formularios - Contabilidad general: o Efectúa las registraciones de la liquidación y presentación de las DDJJ o Realiza el devengamiento de los diferentes impuestos o Realiza control cruzado entre los mayores de IVA y los libros impositivos. Producción de bienes y servicios - Subsistema de producción de bienes y servicios o Sobre el rendimiento de los elementos del costo o Sobre la producción terminada o Sobre la producción en proceso o Sobre fallas en la producción o Sobre el nivel de ocupación de la planta, entre otros A través de minutas contables, informes técnicos, parte de producción, etc. - Contabilidad general: o Efectúa las registraciones pertinentes o Efectúa las tareas de control sobre las cuentas vinculadas Tareas contables Son el conjunto de actividades que se realizan sobre los elementos del SIC y que tienen como objetivo general el producto final de la contabilidad, que es información útil para la toma de decisiones y el control. Estas tareas pueden ser: -De decisión: ej: definición del plan de cuentas, de políticas contables, sistematización, etc. -De operación: ej: registración, devengamiento, archivo de la documentación, etc. Papel del profesional de ciencias economicas: Por profesional en ciencias económicas nos referimos principalmente al Contador Público. El rol básico es el de brindar información financiera/económica confiable, es decir, que produce y diseña la información para fines legales, como también para la toma de decisiones, el control y el buen funcionamiento de las organizaciones. Además: - Participe indispensablemente del proceso de sistematización, - Sea responsable de las funciones y tareas contables a ser desarrolladas en cualquier ente, - Capacitado para llevar adelante la teneduría de libros contables, - Habilitado para emitir opinión de los informes externos (estados contables), - Control natural de todo proceso contable de un ente, - Asesor contable, impositivo y financiero de cualquier organización. 163 164 Sistema de información contable para la pequeña empresa El SIC de una PYME tiene iguales elementos, tareas y la misma finalidad que para las grandes empresas. Es un enfoque conceptual aplicable a cualquier ente, pero si varía en sus particularidades, referido a la cantidad de información contable a suministrar, la cantidad de recursos económicos y humanos con los que dispone, frente a una relación costo – beneficios. La cantidad de subsistemas va a depender de la profundidad y las necesidades de análisis que haga la contabilidad sobre cada ente, y además está influído por las demandas de información por parte de los usuarios. Dimensión y requerimientos Tenemos que posicionarnos en la dimensión económica de una PYME, la escasez que tiene de recursos económicos, humanos, financieros, físicos, profesionales. De tal manera, el SIC no puede ser ajeno a todo esto, y debe adaptarse a ella. Los requerimientos de información van a depender de sus dirigentes, de sus capacidades, experiencias, de su proximidad a la información o no, en estos casos, es el profesional quien debe poner su creatividad, criterio y experiencia profesional para diseñar y trabajar con el SIC Integración de la información contable Puede producirse: - En forma manual: a través de minutas contables y comprobantes - En forma automática: a través de la exportación e importación de datos. Si los subsistemas están informatizados e integrados con el sistema contable. - En forma mixta Controles contables Concepto y objetivos Es la comprobación, inspección, fiscalización, intervención. Es la medición y corrección del desempeño de las actividades. Consiste en comprobar si todo funciona de acuerdo al plan adoptado. Tiene como finalidad buscar resultados, mejorar las estructuras, localizar diferencias y errores para modificar y prevenir su recurrencia y para tomar una acción correcta. Los controles serán contables cuando todas las actividades de comprobación, inspección, fiscalización e intervención tengan como objetivo mejorar el producto final del proceso contable. Consiste en implementar un conjunto de métodos y procedimientos con el fin de asegurar la confiabilidad de la información contable resultante de los registros contables. Los controles son necesarios porque permiten confrontar los datos contables con lo planificado, vigilando la evolución, los recursos y erogaciones de la empresa. El control es responsabilidad de la gerencia y lo efectuará ella misma. Contabilidad como control La contabilidad persigue 3 fines: - Brinda información útil para la toma de decisiones y el control acerca de: o Situación patrimonial o Situación económica o Situación financiera - Controlar los resultados obtenidos con los objetivos planeados, detectar las desviaciones, errores y hacer las modificaciones que sean necesarias. Los controles que realiza son: o Controles de gestión: es un control continuo y operativo de todas las fases del ciclo operativo y con relación al entorno. Son todas aquellas tareas de verificación que no involucran algún elemento del SIC. No hay registración de la información en los registros contables. o Control de Adm-contable: controlan el procesamiento de la información desde la captación de los datos hasta la exposición de los informes. Son todas aquellas tareas de verificación que involucran algún elemento del SIC. 164 165 - Brinda protección legal, ya que permite cumplir con las obligaciones legales (impuestas por los códigos) e impositivas (normas impositivas), ya que las registraciones en los libros siempre están acompañadas por la documentación respaldatoria respectiva. Clasificación - Conforme a la temporalidad del control o Anterior o presupuestario: referidos a controles operativos. Van generalmente sobre presupuestos de RRHH, materiales, RR financieros, de venta, etc. o Posterior o de auditoría: miden los resultados después de que la acción haya concluido o Concomitante: se realizan en todas las etapas del proceso, es decir, que se va controlando sobre la marcha - Desde el punto de vista de su naturaleza o Controles de gestión: es un control continuo y operativo de todsa las fases del ciclo operativo y con relación al entorno. Son todas aquellas tareas de verificación que no involucran algún elemento del SIC. No hay registración de la información en los registros contables. o Control de Adm-contable: controlan el procesamiento de la información desde la captación de los datos hasta la exposición de los informes. Son todas aquellas tareas de verificación que involucran algún elemento del SIC. ▪ Contables propiamente dicho: se ejecutan sobre elementos del SIC exclusivamente. Ej: control de razonabilidad de saldo, verificación de los saldos de las cuentas colectivas con los saldos de las cuentas simples, etc. ▪ Con consecuencias contables: son aquellos que se aplican sobre elementos distintos del SIC y cuyo resultado puede generar variaciones patrimoniales, es decir, que producen efectos contables. Ej: el control de stock, hasta que no se detecte una variación patrimonial, que es lo que genera su ajuste contable, es un control que no involucra elementos del SIC. - Según el objetivo general o Preventivos: son efectuados para prevenir errores. o Detectivos: cuando se realiza un control y se detectan errores. o Correctivos: acciones correctivas tomadas para revertir un resultado no deseado. Tipos de controles: de entrada, procesamiento y salida De entrada: control preventivo. Conjunto de tareas de verificación que se realizan en la parte inicial del proceso contable. El objetivo es ingresar el conjunto de datos a procesar, de manera íntegra y eficiente, analizando y seleccionando la mejor calidad del mismo, previo al proceso. Ej: controles de la documentación fuente, en sus aspectos cualitativos y cuantitativos, la pre numeración, correlatividad numérica. De procesamiento: control preventivo y de detección. Tienen como objetivo lograr el adecuado análisis, depuración y afinado de los datos previos a su transformación en información contable. Ej: controlar los importes totales, movimientos y saldos de las cuentas, control cruzado de los diferentes registros, verificación de la correcta registración y de la integración de subsistemas. La persona encargada del control posterior debe ser distinta a las que ejecutó la actividad. De salida: de detección y correctivo. Es el conjunto de tareas de verificación que protegen los resultados del procesamiento, es decir, que los mismos sean correctos, estén completos y se distribuyan adecuadamente. Están orientados a mejorar la calidad de los informes. Ej: controles de los saldos contables y su razonabilidad, actualización de los saldos como consecuencia de los ajustes, si existen diferencias que sean aclaradas. 165 166 Control interno contable y auditoría (interna y externa) Control interno contable: es el conjunto de actividades de verificación, fiscalización y comprobación realizadas por el propio ente a los fines de mejorar la información contable. Es la base sobre la cual descansa la confiabilidad del SIC. Comprende el plan de organización, todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio para: - Proteger sus activos - Verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos e información financiera - Promover la eficiencia de las operaciones - Cumplir con la adhesión a las políticas ordenadas por la gerencia En todos los niveles de la organización deben existir controles como mínimo para prevenir errores, omisiones y fraudes. Auditoría: es la actividad por la cual se verifica la corrección contable de las cifras de los informes contables, es la revisión misma de los registros y fuentes de contabilidad para determinar la razonabilidad de los saldos que muestran los informes contables. El objetivo es apoyar a los miembros de la empresa en el desempeño de sus actividades, les proporciona análisis, evaluaciones, recomendación, asesoría e información referida a las actividades revisadas. Ésta puede ser: - Interna: es el conjunto de actividades de verificación que realiza un contador público (o no)con vínculos laborales con la empresa, es decir, un profesional en relación de dependencia o contratado, con el objetivo de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento del ente para el cual trabaja. El dictamen que emite es de circulación interna (para los directivos) y no trascienden a terceros, ya que no se producen bajo la figura de la fe pública. Se lo realiza en forma permanente. Aplica normas contables propias. - Externa: el conjunto de actividades de verificación que realiza un contador público sin vínculos laborales con la empresa, es decir, un profesional independiente, con el objetivo de emitir una opinión independiente sobre la forma de cómo opera el sistema, el control interno y formular sugerencias para su mejoramiento. El dictamen que emite tiene trascendencia a terceros, ya que se produce bajo la figura de la fe pública, y a los directivos del ente. Se lo realiza en forma periódica. Aplica normas contables legales. Plan de revisión y ajuste Concepto: Es un detalle de la secuencia de pasos que deben seguirse para analizar los saldos de las diferentes partidas de un balance y determinar si los mismos son razonables, es decir, que representen la realidad económica y patrimonial. Lo confecciona el contador. Se inicia con la emisión del balance preliminar. Debe ser elaborado con anticipación y ser sometido a revisión y evaluación de la gerencia antes de ser puesto en marcha. Plan: secuencia ordenada de pasos a seguir Revisión: porque se analizan y revisan los saldos Ajuste: gracias al resultado de la revisión pueden surgir ajustes Objetivos - Adecuada exposición de los saldos contables (razonabilidad de saldos) - Hacer efectivo y eficiente los procesos de control interno contable - Ajustar los saldos de las distintas partidas del balance de saldos (lo mas aproximado a la realidad) - Estandarización de los procesos de revisión y ajuste a realizar “generando espacios de control” - Determinación de responsables - Optimización de tiempos y actividades. Clasificación (de cierre y periódicos) contenidos. 166 167 Debe tener una periodicidad mínima anual, con motivo de la confección de los EECC, pero también puede ser mensual, trimestral para una mayor exactitud de la información (ej: compañías de seguro, entidades financieras) o cuando lo determinen las políticas contables. Contenido - Emisión del balance preliminar (resumen de todas las cuentas del mayor general). Con esto se inicia el PARA. - Detalle de las actividades y tareas a realizar - Responsables de cada actividad y tarea - Tiempo de cumplimiento de las actividades y tareas (cronograma) - Evaluación o seguimiento (observaciones) - Emisión del balance de sumas y saldos ajustados Duración de la ejecución del PARA Dependerá de varios factores: - Actualización de las registraciones contables - Funcionamiento del sistema de control interno - Informatización del sistema contable - El personal afectado y capacitado - La información que se puede llegar a necesitar de terceros para las tareas de control (ej: resúmenes bancarios, circularizaciones con proveedores, etc). Su duración máxima es de 3 meses, ya que el plazo establecido por la ley para la presentación de los EECC es aproximadamente 4 meses después del cierre del ejercicio. El PRA finaliza con la emisión de los EECC Impacto de la informatización en las tareas de cierre La informatización impacta directamente en las actividades de control, pero hay que analizar qué tipo de informatización e integración de información tienen los software con los que cuenta el ente. Cuanto mayor integración automática tengan los software del ente, menos puntos de control necesitará el SIC para realizar sus tareas de control. Software de integración total: todas las actividades de control se concentran en el punto inicial del proceso de información, verificando la consistencia, calidad y fiabilidad de los datos ingresados. La integración total suele darse en empresas que cuentan con sistemas a medida, que cuentan con diferentes módulos (contabilidad, impuestos, produción, compras-stock, ventas, etc); de esta manera un solo software procesa la mayor cantidad de información, no solo contable, sino el resto de la información del ente. Así el módulo de contabilidad recibe información de manera automática de los otros módulos de manera on-line y sin la intervención de los RRHH para realizarlos. Software de integración parcial: las actividades de control se focalizarán además del punto inicial del proceso, en el procesamiento, cuando la integración entre el software se produzca, es decir, que aumentan los puntos de control. En estos casos la integración de la información hacia el SIC se materializa por medio de soportes, como por ejemplo, minutas contables. Software sin integración: en este caso las actividades de control se intensifican y existirán mayores puntos de control, ya que los módulos no se encuentran integrados. Lo que si está informatizado es el proceso de registración. En estos casos la integración se realiza en forma manual y el SIC se ve obligado a documentar de manera particular la información integrada, con minutas contables, facturas, recibos, etc. Cierre del proceso contable 167 168 Se entiende como la culminación del trabajo realizado por el SIC para obtener el producto final, que son los informes. En su vinculación con el PRA, el cierre del ejercicio económico determina la fecha parámetro para emitir informes, ya sea por normas legales o propias del ente. Estas tareas comienzan con la emisión del balance de sumas y saldos, antes llamado prebalance. Existen entes cuyas normas de aplicación obligan a la emisión de EECC de períodos intermedios, éstos obligan al SIC a realizar varios cierres del proceso contable durante el ejercicio económico, sucede con las entidades financieras, compañías de seguro, empresas que cotizan en bolsa, entre otras. Políticas contables en la ejecución del plan Van a versar sobre la periodicidad del plan, duración de las tareas del plan, listar los procedimientos a aplicar en cada área, responsables de su ejecución. Ejemplos - - El PRA se confeccionará anualmente, antes de finalizar cada ejercicio económico. Con fecha 28/12 la empresa dará comienzo al PRA con la finalidad de controlar la razonabilidad de los saldos contables. Al momento de realizar las conciliaciones bancarias, el tiempo máximo de duración es de 7 días, ya que la empresa opera con 2 bancos distintos, con los cuales se realizan varias operaciones. Una vez dado por finalizado el PRA se procederá a registrar todos los ajustes surgidos de los diferentes procedimientos de control para así obtener el balance de sumas y saldos final con los saldos ajustados. Una vez finalizado el PRA se procederá a la confección de los EECC para informar la situación patrimonial, económica y financiera del ente. Informes contables Concepto: constituyen el medio por el cual la información contable es comunicada a sus usuarios, quienes lo emplean como uno de los elementos para la toma de decisiones y el control. Constituye el producto final del sistema contable. Usuarios de la información Son las personas llamadas a ser destinatarios del producto final del SIC, ellos pueden ser: - Internos: propietarios, empleados, gerencias, directores, etc. - Externos: acreedores e inversores potenciales, autoridades impositivas, abogados, entidades financieras, etc. Tipos de informes: de uso interno y externo. Características, periodicidad, destino, contenido, extensión y forma. Internos: son aquellos informes que son considerados informes de gestión orientados a la toma de decisiones y el control. No trascienden a terceros, están destinados a los distintos niveles organizacionales dentro del ente. La información debe ser actualizada, continua, periódica y eventual. No están alcanzados por las NCP ni las NCL, se confeccionan conforme a normas internas particulares del ente. Se pueden presentar en unidades monetarias, físicas o en forma graficada. Pueden ser integrales o parciales. Su confección puede ser diaria, semanal, mensual o anual, es decir, con la periodicidad necesaria para que cumplan con sus objetivos, de manera que sea oportuna su utilización. Pueden ser formales o no formales. Ejemplos: información sobre costos variables, sobre márgenes de utilidad obtenidos, de producción, de liquidez, de solvencia, de cuentas por cobrar, de ventas, horas trabajadas, etc. Externos: son los EECC, son de elaboración obligatoria destinados a terceros, pueden también ser de uso interno. Permiten conocer la composición y evolución del patrimonio, de los resultados, la situación financiera 168 169 del ente, los bienes de propiedad de terceros. Brindan información útil para la toma de decisiones de terceros. Están alcanzados por las NCP y NCL. Utilizan información del pasado. Son completos. Se los confecciona anualmente, cada 12 meses o en períodos intermedios, cada 3 meses en el caso de las empresas que cotizan en bolsa. Deben estar firmados por el contador, auditor o el responsable de la empresa. Ejemplos: estado de resultado, estado de situación patrimonial, estado de evolución del patrimonio, estado de flujo de fondos, notas complementarias y anexos. Forma de los informes - S/ la Forma de presentación: depende de las exigencias de las NCP, NCL, NCP de cada ente. Deberá ser fácilmente legible y comprensible para quien esté dirigido. o Formales: cuya forma se encuentra determinada por alguna norma contable. o Informales: no están obligados a guardar requisito alguno para su emisión. - s/ el Grado de análisis o Globales: todo tipo de información o Analíticos: solo información financiera del ente. - s/ la Extensión: dependerá a qué nivel esté dirigido y las necesidades del ente o Integrales o parciales - s/ el contenido o Contables: son de uso externo, representados por los EECC, contienen información contable. o De gestión: contienen información de rentabilidad por unidad de producto, por sucursal, el SIC colabora en su contenido o Operativos: contienen información no contable de interés para áreas operativas. Informe de unidades terminadas, cantidad de horas trabajadas, etc. Información que contienen - Diferida: brindada por los EECC a fin del ejercicio. Es producida por el subsistema de contabilidad general. Básicamente de uso externo. Hace referencia al diferimiento en el tiempo de la información, porque se obtiene de información histórica. - Emitida en tiempo real: es la información utilizada para la gestión. Utilizada para la toma de decisiones en forma concomitante con los hechos. Básicamente de uso interno. - Proyectada: estima como va a cerrar el balance a un determinado período. Contenido de los informes - Título: deberá contener: o Nombre del ente emisor o Tema al que se refiere el informe o Destinatario, si es de uso interno se indicará el sector o responsable o Quien confeccionó el informe o Fecha o período que se analizó y que cubre el informe. - Descripciones de conceptos: deben referirse o corresponderse con los que aparecen en el plan de cuentas. Ej: listado de ventas mensuales del ejercicio cerrado, stock de mercaderías, listado de sueldos y jornales y cargas sociales devengados del sector fábrica durante el ejercicio cerrado. - Importes obtenidos del sistema contable: surgen generalmente de los submayores, es decir, de las cuentas analíticas. También pueden surgir por agrupamientos independientes (centros de costo) o por análisis específicos. Si el informe contiene cuentas patrimoniales se tendrá que indicar la fecha a la que se refiere dicho importe mientras que si versa sobre cuentas de resultado, deberá referenciarse sobre el período alcanzado por análisis. - Conclusiones 169 170 La ética en la información contable La ética se ocupa del obrar humano, de las acciones del hombre, conforme a normas morales. Es la parte de la filosofía que trata de la moral y de las obligaciones del hombre. Debido a estas normas hay un “deber ser”, es decir, una forma aceptable de comportamiento del hombre tanto en el plano individual como en el social. La ética profesional puede definirse como la ciencia que estudia los deberes y los derechos de los profesionales en el ejercicio de su profesión. Los contadores públicos deben incorporar la ética como opción de vida, por el solo hecho de tener “fe pública”. El contador es Público porque su responsabilidad es para el público en general. La ética afecta a la información contable ya que los principales aspectos vinculados son: - Veracidad - Significatividad - Oportunidad - Prudencia - Confiabilidad Para que la información cumpla con estos aspectos, el empresario también debe ser ético y su comportamiento debe suministrar: - Información real - Competencia y publicidad leal - Dar información correcta y completa a su asesor contable - Responsabilidad para asumir compromisos, entre otros. El contador tiene una responsabilidad social porque es responsable de verificar, analizar, corregir desviaciones o errores que se presenten en la información destinada a terceros, y realizar estos procedimientos con ética. La conducta del profesional se encuentra regulada por el “código de ética profesional”. Aportes del SIC a los informes gerenciales 170
