Plantilla Problema 3_Analisis Grupo 202086785_16 Cindy Johana Gómez Ortiz Código 1.122.126.662 Oscar Iván González Rueda Código 4293977 Juan Camilo Rondón Código 86,086,680 Evangelina Parra Código 1.118.550.090 Director de Curso: Abel Aníbal del Rio Universidad Nacional Abierta y a Distancia – UNAD Escuela de Ciencias Básicas, Tecnología e Ingeniería Maestría en Gerencia de Proyectos octubre de 2021 1 2 Contenido 1. Introducción ................................................................................................................ 4 2. Diagrama de afinidad los componentes estructurales, asociados a los riesgos y gestión de Stakeholders (contractuales y no contractuales) frente a los aspectos legales de un proyecto. ................................................................ Ошибка! Закладка не определена. 3. Determinar mediante cuadro sinóptico el procedimiento que cumplen los entes de control frente a la contratación para: .......................... Ошибка! Закладка не определена. 3.1 Determinar conductas colusivas en la contratación estatal Ошибка! Закладка не определена. 3.2 Generar una sanción por incumplimiento de contrato. . Ошибка! Закладка не определена. 3.3 Metodología de seguimiento de contratos de cada una de estas entidades regulatorias. ............................................................ Ошибка! Закладка не определена. 3.4 ¿Bajo qué circunstancias tienen estas entidades tienen poder sancionatorio penal o pecuniario? ¿Qué casos han sido notorios en Colombia? Ошибка! Закладка не определена. 4. Disertación ...................................................... Ошибка! Закладка не определена. 5. Conclusiones............................................................................................................. 22 6. Bibliografía ............................................................................................................... 24 7. ANEXO .......................................................... Ошибка! Закладка не определена. 3 Tabla de Imagenes Imagen 1. Cuadro sinóptico determinar conductas colusivas. Fuente propia ..........Ошибка! Закладка не определена. Imagen 2. Procesos de sanción por incumplimiento de contratos. Fuente propia ....Ошибка! Закладка не определена. Imagen 3. Cuadro Sinóptico metodología de seguimiento entidades de control. Fuente propia .................................................................. Ошибка! Закладка не определена. Imagen 4. Poder de sanción entidades de control. Fuente propia..... Ошибка! Закладка не определена. 4 1. Introducción . Considerando que estamos entrando en la etapa final del curso, es necesario analizar en profundidad los aspectos legales de un proyecto, el control integral de cambios y el proceso de gestión. De acuerdo con los miembros del equipo, optamos por el proyecto de “construcción de un tablero de huella a 21 kilómetros de la red vial de tercer nivel en la ciudad de Gámeza”. Nos llamó la atención el problema de los caminos terciarios, pues en Colombia gran parte de nuestro territorio está conectado por caminos terciarios, los caminos terciarios son caminos que conectan las capitales municipales con aceras o conectan aceras entre sí. deterioro significativo en nuestro país, y el país claramente ha renunciado a su mantenimiento. “Hay 142.000 kilómetros de caminos terciarios en Colombia, de los cuales solo el 6% están en buen estado” Bogotá, Distrito de Columbia. 2019 (Prensa del Senado). En resumen, analizaremos la gestión de cambios de contrato en el proyecto a través del cuadro de contingencia, y comprenderemos los riesgos y métodos de resolución de conflictos a través del cuadro resumen, de manera que podamos analizar los riesgos contractuales de todos los aspectos del proyecto, que se puede ampliar a cinco en un mismo proyecto El proceso integral de auditoría interna de cada contrato, y el proceso de 5 mediación final de los conflictos derivados de futuras auditorías. 2. Proyecto Grupal “Construcción de placa huella en vías terciarias del municipio de Gámeza, que su objetivo es mejorar la intercomunicación terrestre en zonas rurales, con intervenciones en los puntos más críticos, mejorando de esta forma el mantenimiento vial para el desarrollo económico del municipio de Gámeza” 2.1 Realizar la descomposición de actividades necesarias para el desarrollo del proyecto, teniendo en cuenta actividades y subactividades requeridas. 6 Actividad principal: Estudio de Obras existentes Subactividades: -Estudio de suelos -Desarrollo de planos para el mejoramiento de las calzadas o senderos existentes -Determinar la localización de la vía o replantear la localización -Establecer el cierre total o parcial de la vía Actividad principal: Inicio de la obra -Inicio de excavaciones -Excavaciones manuales 7 -Cimentar las vías Actividad principal: Cableado y alcantarillado -Establecer las canaletas para desagüe -Cajas de recolección de alcantarillado en concreto Actividad principal: Cabezales y muros de resistencia -Instalación de los cabezales -Excavaciones para los cabezales y la instalación de muros de resistencia Actividad final: Entrega de la Obra -Realizar los planos de la obra realizada -Comparación de los planos reales de la obra terminada con los aprobados para determinar el control de cambios -Entrega de los planos finales de la obra realizada 2.2 Enumerar las relaciones y/o aspectos legales entre interesados relacionados con el proyecto seleccionado. 1) -Trámite de permisos de construcción y ejecución del proyecto para el mejoramiento de vías terciarias en el municipio de Gámeza. 2) -Realización de un estudio de suelos que como resultado se obtendrá el documento de estudio Geotécnico. 3) -Solicitud y cotización de maquinaria y equipos. 4) -Estudio técnico de equipos y materiales a utilizar para garantizar la calidad de los materiales del proyecto. 5) -Estudio y adquisición de mano de obra calificada para realizar construcción. 6) -Contratación de auditores que verifiquen el estudio Geotécnico, la adquisición de la maquinaria, materiales y equipos y la dotación de los trabajadores para minimizar el riesgo de accidentes de trabajo. 8 7) -Contratación de un capacitador calificado para entrenar a los empleados en temas de seguridad y salud en el trabajo para minimizar los accidentes de trabajo y el riesgo de enfermedades ocupacionales. 8) -Contratación de mano de obra calificada para llevar a cabo la ejecución de la obra. 9) -Realizar una evaluación de impacto ambiental del proyecto y el plan alterno para disminuir el impacto que se genere. 10) -Establecer el trayecto de la carretera con todas las aprobaciones que requiere la ley. 11) -Realizar y establecer el ensayo de materiales de carretera de acuerdo a la normatividad vigente. 2.3 Verificar el marco legal vigente para este proyecto, según legislación colombiana. No olviden indicar cuales áreas del conocimiento son afectadas por este marco legal. 1) La máxima autoridad en temas de construcción de vías en Colombia, es el INSTITUTO NACIONAL DE VÍAS –INVÍAS, de quienes se extraen las principales normas legales vigentes para la construcción de carreteras que son pertinentes para el presente proyecto. 2) Resolución 1148 del 14 de marzo de 2008: “Por la cual se establecen las funciones u obligaciones de los Supervisores de Proyectos de Contratos de Obras, Consultoría, Ambientales, Sociales, Prediales y de Prestación de Servicios y otras.” 3) Resolución 2944 de 13 de junio de 2008: “Por la cual se establecen los parámetros 9 mínimos de revisión para viabilizar los proyectos de inversión de infraestructura vial territorial en inversión de los recursos del Fondo Nacional de Regalías.” 4) Resolución 2566 – 2567 de 16 de junio de 2010: “Por la cual se establecen las funciones u obligaciones de los gestores técnicos de proyectos, de contratos, ambientales, sociales, prediales y administrativos y se dictan otras disposiciones.” 5) Resolución 4142 del 10 de julio de 2019: “Por la cual se modifica la Resolución 02236 de 2009, delegación de revisión y aprobación de garantías de los contratos y convenios de la Red Terciaria y Férrea, quedó publicada en el Diario Oficial 47.409 del 13 de julio de 2009.” 6) Resolución 3290 del 15 de agosto de 2007: “Por la cual se actualizan las Normas de Ensayo de Materiales para carreteras.” 7) Resolución 46 del 10 de enero de 2013: "Por la cual se establece el diseño y los parámetros que deben contener las vallas y demás elementos de información de las obras y proyectos de infraestructura que contrate el Instituto Nacional de Vías INVÍAS, de los contratos de concesión que contrate la Agencia Nacional de Infraestructura y de los que contrate la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil - AEROCIVIL para los aeropuertos de la Nación" 8) Resolución 90 de 2004: “Por la cual se establece la instalación obligatoria de vallas de información en las obras públicas que realice el Ministerio de Transporte y sus entidades adscritas y vinculadas.” 10 3. Diagrama de contingencia para el análisis y gestión de cambios contractuales dentro del proyecto 11 Tabla Diagrama de contingencia Nombre Actividad Posibilidades de falla Probabilidade Alternativas de Solución s de falla Incumplimiento Improbable Productos Defectuosos Improbable Topografía Sobrecostos Improbable Mayor tiempo del pactado Probable Producto incompleto Improbable Incumplimiento Improbable Productos Defectuosos Improbable Estudio de Sobrecostos Improbable suelos Mayor tiempo del pactado Probable Producto incompleto Improbable Incumplimiento Improbable Improbable Estudios y Productos Defectuosos diseños Sobrecostos Improbable Placa Huella Mayor tiempo del pactado Probable Producto incompleto Improbable Incumplimiento Improbable obras Defectuosas Improbable Construcció n Placa Sobrecostos probable Huella Mayor tiempo del pactado Probable Desastres naturales Improbable Incumplimiento Improbable Cambio de personal por fuerza probable mayor Interventoría Sobrecostos probable Mayor tiempo del pactado Probable Interventoría defectuosa Probable Mitigación con garantías Mitigación con garantías Estudio de mercado y adicionen valor Prorroga al contrato Requerimiento y garantías de cumplimiento Mitigación con garantías Mitigación con garantías Estudio de mercado y adicionen valor Prorroga al contrato Requerimiento y garantías de cumplimiento Mitigación con garantías Mitigación con garantías Estudio de mercado y adicionen valor Prorroga al contrato Requerimiento y garantías de cumplimiento Mitigación con garantías Mitigación con garantías Estudio de mercado, en caso de fuerza mayor adición en valor al contrato Prorroga al contrato Estudio de riesgos, aseguramiento de la obra Mitigación con garantías Establecer perfil mínimo de hojas de vida Estudio de mercado y adicionen valor Prorroga al contrato Especificaciones técnicas de construcción, interventoría Variable Alterada (Tiempo, Costo, alcance Alcance Alcance, costo Costo Tiempo Alcance Alcance Alcance, costo Costo Tiempo Alcance Alcance Alcance, costo Costo Tiempo Alcance Alcance Alcance, costo Costo Tiempo Alcance, tiempo y costo Alcance Alcance, tiempo manual Costo Tiempo de Alcance, costo tiempo y 12 4. Determinar mediante cuadro sinóptico los riesgos y métodos de resolución de conflictos para: Determinar cómo se puede enfrentar o asumir el riesgo para cada contratación seleccionada, ya sea mediante seguros u otra técnica que sugiera el PMBoK. ¿Cuál sería la gestión documental necesaria para establecer un óptimo seguimiento y control de cada contratación? Diseñar un proceso de auditoría interna integral y generalizable a los cinco contratos seleccionados. Desarrollar un procedimiento para mediación de conflictos surgidos de futuras auditorías. 13 Fuente: (Reyes & Guzmen, 2014); Elaboración https://lucid.app/lucidchart/624a07ff-4a8f4e91-9263-bc3c95dacce6/view?page=0_0&invitationId=inv_14d49a4d-4d48-4a95-aef1a2e2ac0547ea# 14 15 PROCESO DE AUDITORIA Para el desarrollo de la presente auditoria se sigue las metodologías y etapas planteadas, dado el alcance de la investigación de desarrollo los siguientes Fases: Fase I: Planificación Esta fase es el de obtener información sobre la entidad que ejecuta el proyecto, y obtener una adecuada compresión y conocimiento de las actividades y operaciones ejecutadas. Preparación de la auditoria: se elabora el instrumento de recolección de la información; se describe naturaleza, objetivos, alcance, y metodología de la auditoria Selección de procesos Auditados: Se establecerán las áreas débiles o críticas, que son las que presentan debilidades de control y mayor importancia para orientar hacia ellas, los esfuerzos de auditoria Asignación del Equipo de Auditoria: Una vez definido las áreas auditar, se procede a considerar el personal que se empleara, esta selección debe asegurara la objetividad e imparcialidad. Presupuesto: La ejecución de cualquier auditoria la organización destino un rubro para la planificación, ejecución y cierre de las auditorias, establecido en el presupuesto del proyecto. Fase II: Desarrollo de la Auditoria Comunicar al auditado el Inicio de la auditoria: Una vez determinado la ejecución de la auditoria, se informa mediante Acta de apertura; se comunica la realización de la auditoria y solicitud de la información para conocer el negocio; esto con el fin de tener apoyo y 16 disponibilidad al auditado Determinar los riesgos: determinar los riesgos, amenazas, riesgo y controles para cada actividad clave asociada. Elaboración de Instrumentos de Recolección de información: Antes de iniciar la auditoria se diseñarán los instrumentos de recolección y las técnicas de investigación: se realizará mediante la aplicación de encuesta de desempeño Alcance del Proyecto: Se debe definir al alcance de la auditoria, así sea que esta se solicita o se programe, de esto depende del grado de ejecución en que se encuentre el proyecto. Diseño de Instrumentos de recolección: Con el fin de detallar cada hallazgo se estableció e implemento el formato Lista de chequeo – Plan de Auditoria para Proyectos. Cronograma: Se debe asignar los tiempos y dejar establecido las fechas de aseguramiento de cada fase de la auditoria. Recolección de la información: Diligenciar el formato Lista de chequeo – plan de Auditoria para proyectos Reunión de apertura: El equipo auditor realizara una reunión inicial con el gerente o líder de proyectos. Con el fin de socializar el alcance del proyecto y las áreas objetivos a ser cubiertas, e identificar la primera necesidad y solicitud para el equipo encargado de la auditoria. Este paso es esencial a fin de evitar no tener conocimiento cuando se comiencen las entrevistas con el equipo encargado del proyecto. Encuesta y entrevista: aquí es donde se inicia el proceso de auditoría y donde se aplicará los instrumentos diseñados, a fin de obtener la información necesaria. Registro de la información: En esta etapa el equipo auditor, empieza a registrar los 17 hallazgos de la auditoria, describe los resultados obtenidos. Análisis de la información: aquí el equipo registro no solo los hallazgos evidenciados, también determina si los controles son efectivos, y determinar acciones correctivas, se requiere tener en cuenta los tiempos empleados. Plan de Acción: establezca las acciones definiendo responsables y tiempos de ejecución. Valide la información: Realice una disertación con el líder del proyecto o director sobre los hallazgos y plan de acción, y así definir los compromisos. Orden en el desarrollo: Realice la auditoria por etapas o fases y así establecer la efectividad de los controles evaluados. Fase III: Informe Una vez realizado la aplicación de los instrumentos de recolección de la información; se da por terminada la auditoria, conviene presentar un informe de los hallazgos detectados, sus causas, consecuencias y efectos de la ineficiencia existente a fin de motivar la toma de las medidas correctivas conducentes, el informe deberá contener: Datos del Proyecto: Alcance del proyecto, tamaño(presupuesto), partes interesadas, descripción del objeto del proyecto. Análisis de los resultados: realice un análisis de cada uno de los criterios evaluados, los hallazgos evidenciados, los procedimientos usados y recursos utilizados. Recomendaciones: Determine las acciones que se deben tener en cuenta para implementación y subsanar los hallazgos, y resaltando las buenas prácticas de ejecución. Lecciones aprendidas: Aquí se debe evidenciar aquellos errores que se evitaron y aseguraron el éxito, son las practicas positivas que permitieron que un error se corrigiera. 18 Fase IV: Resultados Efectuado el informe escrito, se presenta debidamente el documentado dicho resultado, se procede a ser comunicado oficialmente a los funcionarios involucrados este debe contener; resumen o síntesis, introducción, resultados de la auditoria (hallazgos), conclusión, comentarios recomendaciones, anexos. Se realizará evaluación al proceso realizado. Evaluar y calificar al equipo auditor: Los lideres del proceso mediante formato de evaluación a equipo auditor, se busca determinar su objetividad, parcialidad, del equipo Evaluar la auditoria: Por el cual se mide la efectividad de la auditoria con al alcance propuesto y los resultados obtenidos. Fase V Cierre El equipo hace entrega del informe, y plan de acción y evidenciar recolectadas Fase VI Seguimiento Una vez realizado lo anterior se fijarán los tiempos para dar continuidad al proceso de cierra a los hallazgos, solicitar el avance del plan de acción, y su porcentaje de cumplimiento, evidencia de las acciones realizadas, por lo que el líder del proyecto efectúa un informe de las acciones implementadas Procedimiento de Conflictos derivados por la auditoria 19 1. Director de Proyectos: Solicita al Supervisor del proyecto, tan pronto ocurra la misma o sepa de la ocurrencia de ella; debe reportar mediante el formato “Informe disciplinario”, la controversia derivada. 2. El Líder del proyecto, responsable de realizar el debido proceso, debe enviar, carta de citación a descargos a las partes interesadas, con no más de 3 días hábiles a la fecha del recibo del informe disciplinario, en ésta carta se debe explicar el motivo por el cual se está citando; y debe ser en original y copia, la copia debe ser firmada por las partes involucradas, el cual debe entregarla al responsable del proceso, para después archivar en hoja de vida todo el proceso completo. A los descargos preferiblemente deberá asistir de formar presencial o mediante ayuda electrónica, el jefe inmediato de la persona procesada, o el empleado de la empresa que pueda tener dominio del tema tratado sobre la supuesta falta. 3. Antes de hacer la toma de descargos, la persona que vaya a recibir los mismos, debe indagar por su cuenta los hechos ocurridos, revisar antecedentes y recopilar pruebas tales como testimonios, videos, documentos, etc., que permitan dar indicio acerca de lo que sucedió y así hacérselo saber a las partes involucradas citadas a descargos. 4. Durante la audiencia de descargos se debe realizar el acta, donde se formularán básicamente las siguientes preguntas: a. Recibió la carta de citación a descargos y tiene claridad del asunto? b. Conoce el reglamento interno de trabajo? c. Desea hacerse acompañar por algún testigo de los hechos? d. Cuánto tiempo lleva vinculado con la Compañía? e. Qué cargo desempeña y ha desempeñado en la Compañía? 20 f. Poner a la persona a que narre lo que sucedió, de acuerdo a la falta por la cual se le está procesando, y la cual se le mencionó anteriormente en la carta de citación a descargos. g. Se solicita a los testigos del funcionario, que den su aporte frente a la situación planteada por el colaborador. “Acta de descargos” h. Si el empleado escuchado en descargos, presenta pruebas o solicita las mismas, dar un término para que se presenten, o en caso de ser posible evacuarlos en el momento de los descargos dejando anotación de lo sucedido. 5. Una vez terminada la audiencia de descargos se envía los mismos en formato Word al nivel central, adjuntando la información de antecedentes disciplinarios que esta persona tenga en su hoja de vida, para la toma de la decisión a imponer al colaborador de acuerdo al reglamento interno de trabajo. 6. Si hay una sanción, bien sea un llamado o una suspensión, se le envía la misma al Coordinador del Proyecto, mediante correo electrónico con copia a la directora del Proyecto, ésta última tiene el deber de verificarla, y determinar el plan de acción a implementar. 7. Si hay méritos para una suspensión, se debe dar al empleado sancionado la oportunidad de apelar dicha decisión, dentro de los tres días siguientes a la fecha de notificación de la respectiva suspensión, y en caso que el empleado opte por interponerla, los días de suspensión no se imponen hasta que no haya pronunciamiento del superior jerárquico de quien impuso la sanción primera. 8. Si no hay méritos para una sanción, se elabora y envía al colaborador citado a descargos, la carta de cierre de proceso, no con más de 5 días hábiles, de haber realizado el proceso de descargos, esta carta debe ser en original y copia; y la copia debe ser firmada por las 21 partes interesadas. 9. Una vez finalizado el proceso se deben archivar en la hoja de vida los siguientes documentos: a. Informe disciplinario b. Copia de la carta de citación a descargos, firmada por el colaborador. c. Acta de descargos, con las debidas firmas de las personas que participaron en el proceso. d. Copia de la carta de cierre de proceso, firmada por el colaborador notificado. 22 5. Conclusiones La gestión de riesgos en la gestión de proyectos significa compromiso y responsabilidad con los grupos de interés, minimizar las pérdidas, dar un alto margen de acción y la posibilidad de adaptarse ante las emergencias. En este caso, la formación permanente La aplicación de tecnologías adecuadas, junto con el pleno aprovechamiento de las diversas herramientas de soporte técnico disponibles en el mercado hoy en día, pueden facilitar las tareas y ayudar a satisfacer las necesidades específicas de cada proyecto de manera oportuna y eficaz. Cada proyecto es un mundo específico, y su significado depende de la finalidad de su creación y de las múltiples variables que lo afectan, entre las que se encuentran la política, la economía, la sociedad, la geografía, la demografía, etc. Por ello, es necesario personalizar tus necesidades, desde otros Collect experiencia en el caso, considerando que esto no garantiza el éxito en el nuevo escenario de actuación, es necesario mantener canales activos para tomar acciones rápidas y oportunas ante posibles emergencias para evitar la transferencia de consecuencias legales. El uso de diagramas de contingencia para el análisis de cambios de contrato y la identificación de riesgos de gestión también es un proceso, pero en este caso, enumera todos los riesgos potenciales del proyecto y sus características. Si esto suena como un registro de riesgos, es porque sus hallazgos se recopilan allí. Esta información se utilizará para su análisis de riesgos. Aunque este proceso comienza desde el principio del proyecto, es un proceso iterativo y se extiende a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. 23 6. Bibliografía 24 ©2021 SafetYA® es una marca registrada por Pixel Group Net S.A.S. Todos los derechos reservados. https://safetya.co/la-matriz-de-requisitos-legales-del-sg-sst/ Rodolfo Siles, PMP y Ernesto Mondelo, PMP, Guía de Gestión de Proyectos para Resultados PM4R, 2ª edición, BID-INDES, 2012. Recuperado file:///C:/Users/USUARIO/Downloads/Gu%C3%ADa%20Metodolog%C3%ADa%20P M4R%20.pdf Angarita, N. R. (2006). Aspectos legales del comercio electrónico, la contratación y la empresa electrónica. Revista de Derecho Comunicaciones y Nuevas Tecnologías, (2), 323–370. Recuperado de http://search.ebscohost.com.bibliotecavirtual.unad.edu.co/login.aspx?direct=true&db=z bh&AN=26997439&lang=es&site=eds-live&scope=site Flechas, M. R., Restrepo, J. C. A., & Beltrán, H. C. (2019). 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