Reingeniería aplicada a una empresa de transporte

REINGENIERIA
CONCEPTO:
La reingeniería de procesos ( o rediseño de procesos” en la traducción que considero más aceptada para
el mundo hispanoparlante) posee varias características importantes que la distinguen de otro tipo de cambios
empresariales. No todo cambio para mejorar un proceso califica para poder ser considerado como un rediseño
en el sentido correcto de la palabra.
Muchas personas abusan del término rediseño para aplicarlo a situaciones que realmente no
corresponde. Endender plenamente lo que es y no es un rediseño resulta sumamente importante para el
empresario moderno. No solamente se logra una mejor comunicación con otras personas, sino que muchas
bveces entender bien un concepto le impide a alguien tomar tomar direcciones erradas de acción. El rediseño
de procesos tiene varios puntos cruciales que lo caracterizan. Dentro de ellos podemos mencionar las más
importantes. Para que un cambio pueda ser considerado como “Rediseño”de procesos, el cambio ha de ser:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
FUNDAMENTAL
ORIENTADO A PROCESOS
DRASTICO
AGRESIVO EN METAS
ENFOCAR CRITERIOS COMPORANEOS
EXITOS A CORTO PLAZO.
Combinando todos los factores anteriores, podríamos enunciar una deficinición completa del rediseño
de procesos de la siguiente forma.
DEFINICION: El rediseño de procesos consiste en sustituir un proceso existente por uno totalmente nuevo,
luego redefinir en forma fundamental el propósito del nuevo proceso y llevado a cabo todos los cambios que
hayan sido requeridos a todo nivel, por drásticos que hayan parecido. El rediseñ de procesos persigue metas
agresivas en criterios de desempeño conteporáneos con resultados medibles a corto plazo. El rediseño de
procesos tambien implica un alto grado de confianza en que los resultados obtenidos sean robustos y ventajosos
desde un punto de vista costo-beneficio, es decir que el rediseño produzca un cambio rentable.
APLICACION DE REINGENIERIA A LA EMPRESA “LA MANZANA”
PLANTEO:
En la empresa “La Manzana” , cuya actividad` es el transporte de encomiendas a nivel nacional, se
tienen muchos problemas en la recepción y entrega de mercadería, por lo que se le pide:
Aplicar todos los pasos de Reingeniería para que sea efectivo el programa que se implementará.
NOTA:
1)
2)
Por tratarse de un caso ficticio y contar con tan poca información, asumiré que el problema que se dá en la
empresa es por manejo de grandes volúmenes de mercadería de forma manual, por lo tanto implementaré un
sistema de tecnología que permita mejorar los procesos. El área de conflicto será la de Almacén, y todo
el resto de la empresa continúa trabajando bien.
Según el téxto de Hammer y Champty, es completamente válido realizar reingeniería de forma parcial, es
decir puede reestructurarse completamente solo el área en la que se necesita un cambio radical todo lo
demás puede continuar igual. Por otra parte el concepto de Reingeniería total, o empezarlo todo de nuevo,
es como iniciar completamente un empresa, esto es el casos extremos en los que la empresa se encuentra
con condiciones muy decadentes.
APLICACION DEL PROCESO
DEFINICION DEL PROBLEMA:
Causa:
En el área de almacén de la empresa La Manzana, empresa que se dedica a la exportación de manzana
roja y verde, está manejándose grandes volumenes de producto terminado, es decir, manzana empacada en
bandejas elaboradas con carton duro reciclado en presentaciones por caja de 50 libras de manzana. Este
proceso estuvo realizandose manualmente durante mucho tiempo, sin embargo por el crecimiento de la empresa
, cada vez es más dificil llevar un control exacto de la mercadería que entra y que sale.
Efecto:
Las discrepancias entre las existencias reportadas por el almacén y los registros de contabilidad y
ventas cada vez crean conflictos más profundos, ya que estos dos últimos se quejan constantemente de la
ineficiencia de los reportes. Entre los principales problemas que hay, también está que compras en algunas
oportunidades pide cantidades de más que después no puede almacenar o despachar de inmediato, o en algunas
ocasiones los pedidos se hacen muy tarde y no puede entregarse el producto con prontitud al cliente.
Análisis Fundamental:
Puesto que la Reingeniería significa volver a empezar arrancando de cero, partimos de que es la Revisión
y el rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas y
contemporáneas de rendimiento, tales como costos, calidad servicio y rapidéz.
Fundamental
La empresa la manzana, cuenta en este momento con
encuentran laborando de la siguiente manera:
seis (6) encargados de almacén, quienes, se
a)
Un receptor de producto ( todos los dias se recibe cocecha en pequeñas cantidades por parte de
los agricultores de la región.
b)
c)
d)
Un estibador o acomodador de la misma en cuartos refrigerados
e)
Dos personas que controlan entradas y salidas de existencias por medio de tarjetas tipo kardex, y
alugunos otros documentos auxiliares, propios de la empresa.
Un empacador del producto en cajas y bandejas de cartón.
Un tomador de pedidos de ventas, que prepara la papelería de salida y ventas cada vez que se
despacha.
Orientación a Procesos:
El sistema de operaciones se modificará drásticamente, pues debe modificarse la mecánica de
operación, incrementando un empacador más al área de empaque, y tecnificando los procesos al implementar
una computadora con los programas adecuados de control de almacén, así también será necesario brindar
capacitación intensiva al operador de la misma para que pueda aprovechar al máximo las bondades del
programa.
Agresividad en metas:
Los objetivos de la implantanción de tecnología deben ser:
a)
b)
c)
Poner al día todas las operaciones atrasadas
Que pueda obtenerse información actualizada en cualquier momento que se necesite
Que la información sea tan confiable, como para obtener histogramas de comportamiento, y prever
con eficiencia pedidos a futuro, comportamiento en las ventas, o compras cotizadas con eficiencia.
Enfocar criterios contemporáneos:
Dentro de los aspectos más importantes que se deben enfocar en la actualidad, son los criterios de
conducta o tendencia que tiene la empresa en el medio. Es decir, cuando pienso en reingeniería y en cambios
drásticos para mi empresa, debo pensar ¿Qué futuro tiene mi empresa? ¿Hacia donde pienso llevarla? ¿Habrá
mercado para mi producto dentro de cinco años? ¿ Se presta la estructura del mercado y de mi empresa para la
diversificación de productos?.
Responder a lo anterior es difícil si no contamos de una base estable, es decir , como minimo tenemos
que partir de una empresa “sana”y no cargada de problemas. Reestructurar un departamento o una empresa
completa es una situación que afecta a todos los clientes internos o externos que rodean el punto en cuestion,
sin embargo como administradores y empresarios tenemos la obligación de proyectarnos a futuro y hacer uso de
la tecnología que nos dá el mercado, en este caso, la implementación de un sistema computarizado de control de
Almacenes, puede solucionar un cuello de botella innecesario para la empresa, y que tantos inconvenientes
atrae.
Exitos a corto Plazo:
Los resultados de la implementación del presente proceso esperan verse a un período no mayor de 3
meses de su implementación (tiempo máximo), el tiempo ideal sería un mes, tomando en cuenta las operaciones
siguientes:
a)
b)
Cotización del equipo de computación (Hardware y Software) 1 mes
c)
d)
Capacitación para nuevo elemento de empaque ( 1 semana)
Capacitación a personal de operación de computación ( 1 mes) que puede correr simultáneamente
desde que se empiece a cotizar el equipo.
Rehabilitación de áreas apopiadas para instalar nuevo equipo y mobiliario tal como archivos,
modular, e instalación de corriente 220 si en caso no hubiera.
Quien vá rediseñar?:
Las compañías no son las que rediseñan procesos; son las personas, antes de profundizar en el “que”del
proceso de reingeniería necesitamos atender al “quien”, como escogen las compañías y organizan al personal que
realiza la reingeniería es clave para el éxito del esfuerzo.
Antes de continuar, mencionaré varios de los papeles que juegan las personas dentro de compañías
que han estado aplicando reingeniería, y que para este, o cualquier otro caso, debe hacerse de igual forma:




Lider: Un alto ejecutivo que autoriza y motiva el esfuerzo total de reingeniría
dueño del Proceso: Un gerente que es responsable de un proceso específico, y del esfuerzo de reingeniría
enfocado en él.
Equipo de reingeniería: Un grupo de individuos dedicados a rediseñar un proceso específico, que
diagnostican el proceso y supervisan su reingeniería y su ejecución.
Comité Directivo: Un cuerpo formulador de políticas, compuesto de altos administrativos que desarrollan
la estrategia global de la organización y su progreso.

Zar de Reingeniería: Un individuo resposable de desarrollar técnicas e instrumentos de reingeniería y de
lograr sinergía entre los distintos proyectos de reingeniría de la compañía.
En un mundo ideal, la relación entre todos estos sería así:
El lider nombra al dueño del proceso, quien reúne el equipo de reingeniería para redioseñar el proceso
con ayuda del zar y bajo los auspicios del comité directivo.
Examen General Privado
Administración de Empresas
Lorena W. Castro Castillo
21-11-96
Preg. 1
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“PARA QUE LA REINGENIERIA O REDISEÑO TENGA EXITO SE REQUIERE DE CAMBIO CULTURAL Y DE
ACTITUDES.”
Para que en Guatemala pueda aplicarse la Reingenieria se debe dar el paso más importante y que es
que las personas tienen que convencerse de que realmente pueden cambiar; y ese cambio requiere de un cambio
de actitud, el cual comienza con la voluntad de cambiar y la confianza de hacerlo. Creo que para generar una
prosperidad sostenida, en un país, se necesita un número de ingredientes importantes.
Primero se necesita un marco que apunte a la dirección a la que se quiere ir (definir bien las metas, de
forma visionaria y futurista a fin de que sobre base se proyecte) y lo que estamos tratando de proveer en
el estudio que hacemos es esa dirección, muchas cosas de las que tienen que cambiar han sido conocidas en el
pasado; pero lo que estamos tratando de hacer es juntarlas en una visión integral.
Estas ideas son, fundamentalmente, que hay que hacer la economía más productiva; permitirle a las
empresas operar en un nivel más alto de eficiencia, y para ello hay que mejorar las habilidades de la gente,
mejorar la infraestructura de las empresas puedan mover los bienes y servicios con eficiencia, hay que crear
competencia para que las empresas sean estimuladas para mejorar , hay que crear un sistema de leyes para que
proporcione seguridad y estabilidad, hay que proteger inversionistas y a la propiedad intelectual.
En Guatemala, hay un sentimiento de fatalismo, en el sentido de que no podemos cambiar y que las
cosas siempre han sido así y que por eso deben continuar de la misma forma por siempre. La vieja forma de
pensar dice que el éxito de un pais depende de los recursos con los que cuenta, y de los negocios a gran escala;
así como de los subsidios a las nuevas industrias. Lo que yo digo, es que esa forma de pensar no funciona, en
una economía moderna y global nada de esto funciona.
En nuestro país la reingeniería será la única alternativa para muchas empresas si es que desean
subsistir al embate que se avecina de la globalización. Rediseñar, repensar la empresa, y reconvertir los
sistemas es una tarea ardua pero no imposible. Puesto que una de las características principales de la
reingeniería es su alto costo y el tiempo que conlleva implantarla, debería haberse empezado ha trabajar desde
hace mucho tiempo en ella. Con respecto al costo pienso que es relativo al tamaño de la empresa, ¿Cuanto es
mucho? Y
¿Qué tan mal esta la empresa como para reiniciarla totalmente? Puede hacerse reingeniería
parcialmente.