EL PROCESO DE LA ENTREVISTA EL PROCESO DE LA ENTREVISTA • Conversación: cuando dos personas se ven envueltas en un satisfactorio intercambio de ideas. • Interrogatorio: cuando una persona se ve obligada a dar respuestas a preguntas concretas. • Discurso: situación en la que solo una persona es la que habla para transmitir información. EL PROCESO DE LA ENTREVISTA “Entrevoir” (francés): “verse uno al otro”. ENTREVISTA: Intercambio verbal, que nos ayuda a reunir datos durante un encuentro, de carácter privado y cordial, donde una persona se dirige a otra y cuenta su historia, da su versión de los hechos y responde a preguntas relacionadas con un problema específico. “Forma oral de comunicación interpersonal, que tiene como finalidad obtener información en relación a un objetivo”. TIPOS DE ENTREVISTA Tipos de Entrevista Según su CONDUCCIÓN: 1. Planificada: intenta escoger de manera sistemática y precisa, más información concreta sobre aspectos a explorar en forma fija y determinada. 2. Semi-libre: se tiene trazado un plan de desarrollo, pero con más libertad de acción y mayor agilidad (experiencia y sagacidad necesarias). 3. Libre: se desarrolla con gran fluidez, requiere de mayor esfuerzo y gran práctica. 4. De tensión: dirigida a conocer el comportamiento del sujeto entrevistado dentro de una situación tensa donde resulta difícil mantener el control de sí mismo. Tipos de Entrevista Según la CANTIDAD DE ENTREVISTADOS: 1. Individual 2. Grupal: varios individuos son entrevistados por uno o varios investigadores simultáneamente. 3. Panel: varios entrevistadores interrogan al mismo tiempo a un candidato. PASOS DE LA ENTREVISTA Factores que propician el desarrollo satisfactorio de una entrevista: • Local: ni muy grande ni muy chico. • Iluminación: neutra y bien distribuida, recomendable con una ventana. • Mobiliario: ambos ubicados al mismo nivel. • Ruido: aislamiento sonoro del local. • Vestido: evitarse el exceso en la presencia. • Lenguaje y Modales: deben adaptarse también a la realidad del entrevistado para evitar choques de personalidad o retraimiento. 1. INICIO DE LA ENTREVISTA • Apretón de manos, frase amable y una clara explicación de la finalidad de la entrevista. • Se establece el Rapport. • Empatía: posibilidad de asimilar la persona del otro, de penetrar en su afectividad, de sentir con él • La noción global que se tiene en estos 1os minutos, ayuda a ordenar la estrategia a seguir. Pasos de la Entrevista Pasos de la Entrevista 2. LAS PRIMERAS IMPRESIONES EN LA ENTREVISTA • Las interpretaciones que dependen de la observación de los rasgos externos tienen gran importancia para establecer las hipótesis que después se irán desechando o afirmando. • Existe una tendencia de todo individuo a proyectar las propias características a nivel inconsciente. Pasos de la Entrevista 3. PROCESO O DESARROLLO DE LA ENTREVISTA - Dirigida (Activa-Pasiva): estructura muy rígida y depende de un plan preciso, con preguntas directas ya elaboradas, un preciso control de tiempo y listas de chequeo donde se va evaluando la actuación del entrevistado. - No Dirigida (Orientada Libre): El entrevistador no toma la responsabilidad de decidir los temas que serán discutidos, las metas que serán alcanzadas o la solución de los conflictos del entrevistado, ya que esto es responsabilidad del entrevistado. Pasos de la Entrevista 4. CIMA DE LA ENTREVISTA • Cuando el entrevistador ha obtenido datos suficientes como para tomar una decisión, es el momento más adecuado para decidir si el candidato cumple o no con los requisitos de la situación. Pasos de la Entrevista 5. CIERRE DE LA ENTREVISTA • Hay que verificar si no quedó ningún punto sin investigar y si no se desea añadir algo más, antes de terminar. • El mejor camino será anunciar 5 o 10 minutos antes que el final se acerca. Pasos de la Entrevista 6. REPORTE DE LA ENTREVISTA Redactar un informe donde aparezcan las evaluaciones, conclusiones y resultados finales de la entrevista. Su redacción debe ser sencilla y clara. El entrevistador requiere de objetividad, capacidad de análisis y síntesis. La correcta selección y evaluación de los datos relevantes recabados.1 • Objetividad de la Entrevista: las hipótesis serán simple guía no conclusiones. TRES GRANDES ARTES A. El arte de preguntar B. El arte de escuchar C. El arte de observar A. EL ARTE DE PREGUNTAR Tipos de Preguntas • Cerradas: aquellas que se pueden responder con pocas palabras (SI o NO), tienden a limitar la conversación y su uso se da en interrogatorios. • Abiertas: todas aquellas que requieren de bastantes palabras para ser contestadas adecuadamente. Suelen ser eficaces para adquirir información suplementaria. Preguntas • • • • • • • • Como MODO o FORMA Cuál OPCIONES Quién PERSONA O SUJETO Cuando MOMENTO Donde LUGAR Por qué MOTIVO o CAUSA Para qué MOTIVO o FINALIDAD Qué ESTADO, SITUACIÓN… B. EL ARTE DE ESCUCHAR • Oír: percibir con el oído los sonidos. • Escuchar: prestar atención a lo que se oye. • Muchos problemas se resuelven si la persona afectada los comenta con alguien capaz de escuchar. • Habilidades que se requieren para escuchar eficazmente: • • • • Atención. Percepción. Concentración. Retención. B. EL ARTE DE OBSERVAR • La comunicación no verbal complementa y amplía a la palabra hablada. • Cada gesto es equivalente a una palabra en el lenguaje hablado, para entenderse hay que ordenar los términos usados de forma que compongan frases y pensamientos completos. Categorías de comportamiento observables durante la entrevista: • Lenguaje y conceptos utilizados. • Rostro. • Manos y desplazamientos del cuerpo. TÉCNICAS PARA MANEJAR LA ENTREVISTA • Los campos de información a conocer en la entrevista son esencialmente los 3 siguientes: 1) Calificación y ambiente 2) Motivaciones e intereses 3) Actitudes (se analizan por la presentación, formas de expresión y recurrencia o constancia). • Más que generalizar, hay que profundizar. Características del entrevistado LENGUAJE EXPRESIÓN MÍMICA ACTITUD POSTURA MIRADA VESTIDO TÉCNICAS PARA MANEJAR LA ENTREVISTA • TÉCNICA DE OBSERVACIÓN: se llevan a cabo comparaciones, distinciones y percepciones en base a los cambios de situación que puedan darse, no implica interpretación. • TÉCNICA DEL ECO: se repite en forma interrogativa la frase final o frase clave que acaba de decir, con las mismas palabras que utilizo, así se proporcionará mayor información, aclarar o rectificar. • TÉCNICA DEL SILENCIO: técnica de presión que consiste en guardar silencio después de hablar sobre determinado tema, animándolo con una mímica suave a que siga hablando, sin romper el silencio. • TÉCNICA DEL JUEGO DE PAPELES: se le solicita actúe o simule una situación específica con objeto de hacer una hipótesis de cómo será su conducta en la situación real. • TÉCNICA DE CONFRONTACIÓN: pedir más datos y pruebas objetivas sobre lo que se sospecha que se ha exagerado o se quiere confirmar. Técnicas para Manejar la Entrevista • DEJAR QUE EL ENTREVISTADO ESTABLEZCA EL RAPPORT: lo único que el entrevistador hace es una exclamación o comentario en tono suave, para guardar silencio y esperar. • TÉCNICA DEL USO DEL AGRADO: pretende determinar como funciona el entrevistado ante una situación de “apoyo”. • TÉCNICA DEL USO DEL DESAGRADO: el objetivo es evaluar la seguridad que el entrevistado tiene en sí mismo ante una situación adversa, así como su capacidad de mantener y defender sus juicios. • TÉCNICA DE PRESIÓN EMOCIONAL: haciéndose sentir que no creemos lo que dice, provocándole una situación que lo desespere y ver que tan fácil pierde los estribos. • TÉCNICA DE PRESIÓN DE TIEMPO: ejercer un grado de presión en base al manejo del tiempo, sirve para explotar la capacidad de organización cuando se encuentra bajo un límite de tiempo. RASGOS DEL ENTREVISTADO • La paciencia y la observación son imprescindibles para un buen entrevistador. • Son 4 los principales grupos que pueden afectar positiva o negativamente el desarrollo de la entrevista: - Tímido - Agresivo - Manipulador - Embustero Rasgos del Entrevistado TIMIDO • Suele encarar la entrevista con miedo, embarazo y esperanza, no sabe que se espera de él, teme ser inferior o no saber responder. • El volumen de su voz es bajo, no mira directamente a los ojos, su postura es encogida. • Técnica: brindándole apoyo, proporcionándole confianza y seguridad en sí mismo, haciéndolo sentir aceptado. Necesita ser tratado con calma, afecto y comprensión. AGRESIVO • Pretende demostrar que es muy independiente y capaz de llevar a feliz término cualquier situación que se le planteé en la entrevista. • Tiende a exagerar su actitud agresiva y al dejarlo hablar permitirá la entrada al entrevistador así como también se sentirá más relajado. Rasgos del Entrevistado • Técnica: el rapport debe ser corto, o debe dejársele a el para establecerlo, así como dejarlo hablar mucho antes de dirigir la entrevista a su objetivo. Rasgos del Entrevistado MANIPULADOR • Sabe que todos los seres humanos somos vanidosos y siempre tratará de manejarnos por medio de la adulación. El manipulador es aquel que insiste en la adulación, mientras que el amable únicamente hace algún comentario oportuno y sin insistencia. Técnica: controlar sus propias necesidades de ser adulado y no apartarse de las metas trazadas en su plan de entrevista. EMBUSTERO • El intento de engaño suele ser una conducta específica y siempre debe ser considerado en relación con las circunstancias en las cuales se produce. Técnica: confrontación, ya que así podrá comprobarse si la información es exacta o no, cuando la información parezca exagerada o aparezca alguna incongruencia o contradicción. También el demostrarle confianza prestando atención a los posibles motivos de mentira implicados. Rasgos del Entrevistado CARACTERÍSTICAS DEL ENTREVISTADOR • El entrevistador tiene que estar bien informado acerca de los requisitos del trabajo y del ambiente en el que se espera que el candidato sobreviva y prospere. • Habilidades: sociales, comunicativas, analíticas, interpretativas, toma de decisión • Necesidades: autoconocimiento de las propias limitaciones para atenderlas. • Papeles que el entrevistador suele tener a su cargo: - Ser el primer contacto con la institución - Último contacto con la institución. - Puente de comunicación entre el empleado y la institución, ante problemas. Características del Entrevistador Rasgos de carácter y personalidad: • Autoconocimiento: darse cuenta de los hechos, recapacitar sobre su reacción y suponer en que forma el hecho modificará su conducta (autoanálisis, que evitará proyecciones). • Autoaceptación: permitirá tener la capacidad para soportar presión y manejar tensiones, tratar a los entrevistados como seres humanos, etc. • • • Comprensión: al ser comprensivo permitirá sentir como propia experiencia aquello que los entrevistados están sintiendo, actuar como confidente y nunca como un juez. Espontaneidad: facilita la comprensión de los demás, brinda un marco de confianza que permite adquirir seguridad a través de saber cómo está siendo visualizado. Auto-confianza: el auto-conocimiento y la auto-aceptación permitirán despertar seguridad confianza en quiénes le rodean, para evitar la ansiedad. Características del Entrevistador . . . Rasgos de carácter y personalidad: • Ecuanimidad: no mostrarse ansioso y evitar bloqueos en el plan que se ha trazado. • Capacidad para escuchar: deberá aprender a mantenerse atento a través de una atención flotante, tratando de no centrar la atención sobre un aspecto específico de la información. • Auto-realización: ideas de total aceptación de uno mismo tal como es, sinónimo de crecimiento y desarrollo. • Flexibilidad: posibilidad de actuar de muy diversas formas, así como de adaptarse a distintas situaciones sin entrar en conflicto. Estar abierto a la improvisación y la experimentación. • Genuinidad: mostrarse tal y como se es sin necesidad de disfraz. • Capacidad para generar empatía: la empatía permite imaginarse y vivir lo que el otro está sintiendo y viviendo en determinado momento, entender qué y por qué le está pasando. BIBLIOGRAFÍA: • Acevedo Ibañez, Alejandro y López M., Alba Florencia. El proceso de la entrevista. Conceptos y modelos. Limusa Noriega Editores. México, 2006.
