Código: V-GE-P01-F08 INFORME DE AUDITORIA INTERNA- DETALLADO Versión: 02 Fecha: Mayo 27 2021 Componente: EVALUACION INDEPENDIENTE Elemento: AUDITORIA INTERNA Formato: Informe de Auditoría Interna- Detallado MACROPROCESO/PROCESO O AREA AUDITADA: TALENTO HUMANO (SG-SST) FECHA DE ELABORACION: Julio 30 del 2021 a septiembre 10 del 2021 ENCARGADO DEL PROCESO: JAIRO LUENGAS GARCIA- Y ENCARGADO EN SG-SST: WILMER GARCIA TORRES OBJETIVO: Evaluar el cumplimiento de los procedimientos y documentación de los procesos, que se encuentran en el SIG, verificar SG-SST, se encuentre de conformidad con la normativa legal aplicable. ALCANCE: La auditoría evaluara los avances obtenidos por el Canal en la implementación del SG- SST y el cumplimiento de los mecanismos adoptados frente a la normativa vigente. Igualmente verificar la información y documentos soportes productos de las autoevaluaciones conforme a la table de valores de los estándares Mínimos del SG-SST según resolución 312 del 2019 y Decreto 1072 del 2015. METODOLOGIA: La auditoría se realizó a través de actividades tales como: • Revisión de documentación de cada proceso • Preparación de papeles de trabajo por el auditor • Reunión de apertura con el responsable del proceso. • Ejecución de las actividades de auditoria a través de entrevista, observación y revisión de registros y evidencias y dado el caso mesas de trabajo. • Reunión de cierre con el responsable de proceso DESARROLLO DE LA AUDITORÍA: En el marco del Programa Anual de Auditorías y Seguimientos de la OCI aprobado por el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno para la vigencia 2021, la líder de Control Interno, en ejercicio de las facultades, realizó la auditoría al sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo a cargo del grupo de Talento Humano, con el acompañamiento de la unidad de apoyo del área y la encargada de Mejoramiento Continuo (en la revisión de la documentación del SIG). Nº Procedimiento 1 A-GT-P04 PROCEDIMIENTO TALENTO HUMANO 2 POLITICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 3 POLITICA DE PREVENSION DE SUSTANCIAS PSICOACTIVAS, ALCOCHOL Y TABACO EN EL AMBITO LABORAL 2- Se tuvo en cuenta la Normatividad Vigente: Decreto 1072 del 2015 y Resolución 0312 de 2019 del Ministerio de Trabajo, Política de SGSST- Socializado. Ley 1562 de 2012. 3- Se socializó el Formato V-GM-P05-F01 (Planes de Mejoramiento) para el conocimiento, uso y fines pertinentes de acciones preventivas y correctivas. Página1 1- Del Sistema Integrado de Gestión, se leyó el procedimiento, del área Talento Humano tiendo en cuenta los apartes donde incluye las actividades del SG-SST sugiriendo modificaciones, los cuales posteriormente serán presentados al área de Mejoramiento Continuo, quien llevará ante el Comité de Gestión y Desempeño para la aprobación de los mismos. Igualmente se leyó las Política del SG-SST y Prevención. Código: V-GE-P01-F08 INFORME DE AUDITORIA INTERNA- DETALLADO Versión: 02 Fecha: Mayo 27 2021 4- Se evidencia el cronograma anual de trabajo del SG-SST, con avances certificados en actas de seguimiento y cumplimiento por la ARL Positiva, obtenido en la autoevaluación de los estándares mínimos del SG-SST, con un primer puntaje de 56.25 en el mes de enero del 2021 (actividades evaluadas del 2020) y en la última medición del mes de mayo del presente año (con actividades evaluadas del 2021) pasando de un estado crítico a aceptable con un puntaje de 61.5%, 5- Se revisó la Matriz de riesgos, la cual incluye a groso modo: procesos del Canal, actividades, tareas, peligros, evaluación y valoración de los riesgos, controles existentes, efectos posibles, criterios para establecer controles y medidas de intervención, en la cual se tuvo en cuenta el personal (contratistas y funcionarios). 6- La administradora de riesgos laborales que atiende al personal del Canal es POSITIVA quien tiene como objetivo prevenir, proteger y atender al personal contra accidentes de trabajo y enfermedades profesionales que puedan ocurrir en el trabajo que desarrollan entre las Obligaciones de la ARL están: -Capacitar al vigía: (se realizó un curso de actualización SG-SST de 20 horas) -Asesoría y asistencia técnica para implementar del SG-SST: Fueron realizadas de manera virtual, presencial, vía telefónica y WhatsApp (se evidencia atención virtual el 7 de abril del 2021, visita presencial por un asesor de la ARL en la última semana de julio, revisando protocolos de bioseguridad e inspección visual de las instalaciones. -La ARL viene desarrollando de manera presencial desde el mes de agosto del presente año, un plan de trabajo con actividades como: Inteligencia emocional, salud mental laboral y prevención estrés -Igualmente la medición de iluminación realizado por la ARL, a cada uno los puestos de trabajo Se evidencia por parte de la ARL, la capacitación, solo para brigadistas en el mes de mayo del presente año, que conforma la brigada de emergencia incluyendo atención de primeros auxilios para brigadistas de las instalaciones de Floridablanca y Cúcuta. 8- El Presupuesto proyectado para el presente año, en Seguridad y Salud en el Trabajo fue de $ 17.000.000 (se evidencia la gestión de exámenes médicos ocupacionales personal de funcionarios, en el mes de septiembre, segunda capacitación brigadas de emergencia, para el mes de octubre, adquisición de chalecos para brigadistas, alarmas, curso de alturas. (Generalmente el Canal cuando requiere actividades de alturas contrata personal de empresas capacitado). 9- Ante la ARL, fueron gestionados los trámites de los dos (2) accidentes laborales ocurridos en el presente año. 10- Se continúa adelantando prevención e intervención de las enfermedades laborales y programa de vigilancia epidemiológica con los protocolos de bioseguridad de la pandemia Covid 19. Página2 7- En cuanto a señalización de espacios físicos se viene realizando la señalización del parqueadero y demás zonas demarcadas, al igual está pendiente el proyecto de la continuidad de la rampa para personas con limitaciones. Se viene adelantando un estudio de rediseño para reubicación de espacios según la norma técnica NTC 6047 de infraestructura. (recomendación del FURAG 2020) Código: V-GE-P01-F08 INFORME DE AUDITORIA INTERNA- DETALLADO Versión: 02 Fecha: Mayo 27 2021 11- Se encuentran Instalados 4 botiquines (ubicados en puntos estratégicos y de manera móvil en caso de emergencia en las instalaciones Floridablanca y Cúcuta con implementos vigentes de acuerdo a inspección de fecha 11 de agosto del presente año. 12- Las instalaciones del Canal en Floridablanca cuentan con 3 Camillas de emergencia ubicadas en sitios estratégicos y se está tramitando la compra de la Camilla de Cúcuta para el presente mes. 13- Se evidencian 16 extintores debidamente recargados y ubicados en lugares estratégicos al igual que en el centro de producción de Cúcuta y en consulta la señalización de acuerdo a lo establecido por la norma técnica, se requiere la estandarización de la señalización. 14- Se evidencia Inducción y Reinducción del SG-SST a través de correo electrónico de fecha 3 de agosto del presente año. 15- Se evidencia los diferentes protocolos desde el inicio de la pandemia, entre ellos el acta emanada de la secretaria de salud de Floridablanca, con un puntaje del 100% en seguimiento y cumplimiento de protocolos de bioseguridad por la pandemia coronavirus 19. 16- Se evidencia Publicación del reglamento de higiene y seguridad industrial en una de las carteleras del Canal al igual un correo de socialización al personal del Canal con fecha 30 de agosto del presente año. Se evidencia (fotos) de la presentación del mismo en la cartelera del centro de producción de Cúcuta. 17- El vigía de seguridad laboral cuenta con los siguientes recursos: RECURSOS Tecnológicos Personal de apoyo Manuales capacitaciones Inmobiliario Cubículo para el desarrollo de actividades SI X X X X X X NO OBSERVACIONES Apoyo con la ARL de manera virtual Se cuenta con un vigía en el centro de producción de tv de Cúcuta 1- No se cuenta con un estudio actualizado de elementos de protección personal (EPP) en el trabajo, que controle o exija el uso de los mismos ni para el personal de planta llegado el caso o para contratistas. 2- Se requiere “avanzar” en el plan de prevención y preparación de respuesta ante emergencia, programación simulacro o simulación, llegado el caso por tema de pandemia se debe dar cumplimiento de manera virtual. (actividad pendiente por gestionar del Plan de Mejoramiento de fecha 2 de junio del 2020) Decreto 1072 del 2015 (versión actualizada a 15 de abril del 2016) (artículo 2.2.4.6.25 (numerales,8,9,) No.8. Implementar las acciones factibles, para reducir la vulnerabilidad de la empresa frente a estas amenazas que incluye entre otros, la definición de planos de instalaciones y rutas de evacuación; No. 9. Informar, capacitar y entrenar incluyendo a todos los trabajadores, para que estén en capacidad de actuar y proteger su salud e integridad, ante una emergencia real o potencial. Página3 HALLAZGOS: Código: V-GE-P01-F08 INFORME DE AUDITORIA INTERNA- DETALLADO Versión: 02 Fecha: Mayo 27 2021 3- La inclusión inmediata en la matriz de riesgos y peligros del SG-SST del Centro de Producción de Cúcuta. 4- Para dar cumplimiento a (los indicadores de la Resolución 0312 del 2019 y los indicadores de del Decreto 1072 del 2015 capitulo 2.2.4.6 que define la obligación de diseñar indicadores del SG-SST para evaluar la estructura, el proceso y los resultados del sistema en su conjunto, con la construcción de una ficha técnica para cada indicador), se hace necesario desde el área de Planeación se desplieguen cada uno de los indicadores ajustados y evidenciados en el PES. Indicadores 0312 del 2019 o o o o o Frecuencia de accidentalidad Severidad de accidentalidad Proporción de accidentes de trabajo mortales Prevalencia de la enfermedad laboral Incidencia de la enfermedad laboral o Ausentismo por causa médica Indicadores Decreto 1072 del 2015 (versión actualizada a 15 de abril del 2016) Artículo 2.2.4.6.19. Indicadores del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo SG-SST. El empleador debe definir los indicadores (cualitativos o cuantitativos según corresponda) mediante los cuales se evalúen la estructura, el proceso y los resultados del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST y debe hacer el seguimiento a los mismos. Estos indicadores deben alinearse con el plan estratégico de la empresa y hacer parte del mismo. o Indicadores de estructura o Indicadores de proceso o Indicadores de resultado RECOMENDACIONES 2- Revisión de la matriz detalladamente en cuanto a los peligros clasificados en cada proceso, para verificar y complementar de tal forma que se identifiquen todos los peligros a que se tengan expuestos en la realización de las diversas tareas y actividades. (Así como se asignó el de Covid-19 a o todos, hay varios puestos que solo cuentan con la clasificación de 2 peligros, cuando son más, por ejemplo: Psicosocial, públicos, biomecánico etc.) Se recomienda revisar y ajustar según corresponda Algunos puestos tienen identificado el lugar, si son de primer o segundo piso y bodega, para lo cual se recomienda unificar, o todos o ninguno y la inclusión del centro de producción de Cúcuta que no se registra por ningún lado. Página4 1- De acuerdo a la calificación asignada a cada uno de los ítems que componen los numerales de los estándares mínimos del SG-SST, por la ARL (61.50%) aceptable, avanzar en el cumplimiento del Plan de mejoramiento conforme a los resultados obtenidos, instrumentos que permitirán establecer el nivel de adecuación y avance en la implementación y mantenimiento del SG-SST. Código: V-GE-P01-F08 INFORME DE AUDITORIA INTERNA- DETALLADO Versión: 02 Fecha: Mayo 27 2021 3- Conformación del COPASST se encuentra normativamente reglamentado por: v Decreto 614 de 1984 v Resolución 1016 de 1989 v Decreto Ley 1295 de 1994 v Ley 1562 de 2012 v Decreto 1443 de 2014 Están compilados en el Decreto Ley 1072 del 2015 (Decreto único reglamentario del Sector Trabajo) 4- Continuar con la demarcación de los avisos de señalización de Oficinas y diferentes espacios del Canal según la norma técnica NTC 6047 (de acuerdo a la viabilidad de la infraestructura de las instalaciones del Canal en Floridablanca y Cúcuta). 5- Solicitar asesoría jurídica con respecto a: (si un contratista tiene renovación de su Contrato periódicamente con el mismo contratante después del primer año los exámenes médicos serán pagados por el contratante o por el contratista. 6- Avanzar en la socialización de actividades de prevención de sustancias psicoactivas, programas de prevención y atención al consumo de alcohol, tabaco, pornografía y juegos digitales (consumo digital) en el ámbito laboral. 7- Avanzar en el perfil sociodemográfico de la población trabajadora que se viene realizando con la plataforma alissta con los funcionarios del Canal y contratistas 8- Avanzar en la medición de -ruidos en los diferentes puestos de trabajo 9- Se requiere dar cumplimiento en el presente mes de octubre, del estudio ergonómico e Inspecciones de seguridad en los puestos de trabajo Decreto 1072 del 2015 Artículo 22 4.6 29 10- Iniciar un procedimiento de investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales, y su efecto sobre el mejoramiento de la seguridad y salud en el trabajo en el Canal (Decreto número 1443 de 2014, artículo 30) Decreto 1072 de 2015(versión actualizada a 15 de abril del 2016) Articulo :2.2.4.2.2.15 # 2 y 3 12- Definir y documentar los mecanismos para la realización de la rendición de cuentas sobre el desempeño del SG-SST, que incluya todos los niveles o actores de la entidad, la frecuencia y las evidencias esperadas. Decreto 1072 de 2015, Artículo 2.2.4.8 obligación de los empleadores # 3(versión actualizada a 15 de abril del 2016) Rendición de cuentas al interior de la empresa: A quienes se les hayan delegado responsabilidades en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG SST), tienen la obligación de rendir cuentas internamente en relación con su desempeño. Esta rendición de cuentas se podrá hacer a través de medios escritos, electrónicos, verbales o los que sean considerados por los responsables. La rendición se hará como mínimo anualmente y deberá quedar documentada 13- Separar los procedimientos del SIG del área Talento Humano y el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo y robustecer en temas como la evaluación de la implementación del Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo y elaboración del Plan de Trabajo y Capacitaciones, Inspecciones de Seguridad, Gestión de Peligros y Riesgos, Funcionamiento del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo, Medicina Página5 11- Socializar con los nuevos integrantes del COPASST los recursos financieros, estimados para realizar la ejecución del SG-SST. Artículo 2.2.4.6.8 # 3(versión actualizada a 15 de abril del 2016) Código: V-GE-P01-F08 INFORME DE AUDITORIA INTERNA- DETALLADO Versión: 02 Fecha: Mayo 27 2021 Preventiva y del Trabajo, elementos de protección personal, Ausentismo Laboral 14- Gestionar ante la ARL una Línea telefónica de Apoyo Psicosocial, que permita la atención e intervención psicosocial y/o soporte en crisis no presencial, atendido por un equipo de profesionales de la Salud Mental, que brindan un espacio de escucha, orientación y apoyo emocional mientras se “restablece” la aplicación de la batería psicosocial por tema de pandemia. -Avanzar en la socialización por diferentes canales de comunicación a todo el personal del Canal TRO de la existencia, servicios y bondades ofrecidos por ConsulTRO. (Por el tema de la pandemia el estrés y la depresión ocupan porcentajes altos de padecimiento a nivel mundial) 15- Según la normatividad legal vigente se estable la obligatoriedad de implementar el programa de medicina preventiva y de trabajo (Resolución 1016 de 1989), en este se integra la actividad de ejecución de pausas activas, adicionalmente en el decreto 1072, capitulo 6, articulo 2.2.4.6.10, literales 1, 3 y 6 se definen las responsabilidades de los trabajadores frente a promover el cuidado de su salud y acatar las normas internas de SGSST, por lo cual se recomienda no solo las pausas activas que dirija la ARL, sino un programa diario que evidencie la ejecución permanente. CONCLUSIONES 1- Los documentos correspondientes al SG-SST se encuentran en físico debidamente archivados y en el drive de Talento Humano. 2- En el tema de protocolos de bioseguridad, por pandemia de coronavirus 19 se cuenta con el 80 % del personal vacunado con el mínimo de una dosis, esta información fue obtenida de acuerdo a consulta telefónica y de manera personalizada. 3- El área de Talento Humano cuenta con personal de apoyo al SG-SST, se requiere mayor coordinación para el avance de actividades que son de cumplimiento normativo evitando así multas, sanciones y la exposición de riesgos, integridad y seguridad del personal. Las descritas anteriormente Nombre Completo Ligia Patricia Álvarez ACCIONES DE MEJORAMIENTO PROPUESTAS Las acciones de mejoramiento se realizarán en el formato V-GM-P05-F01 APROBACIÓN DEL INFORME DE AUDITORÍA Responsabilidad (cargo) Líder de Control Interno Firma Página6 RECOMENDACIONES Código: V-GE-P01-F08 INFORME DE AUDITORIA INTERNA- DETALLADO Versión: 02 Fecha: Mayo 27 2021 Página7 .
