GERENCIA DE PROYECTOS GRUPOS DE PROCESOS Y AREAS DEL CONOCIMIENTO ¿ QUE ES UN PROYECTO? PROYECTO ES TODO ESFUERZO TEMPORAL QUE SE LLEVA A CABO PARA CREAR UN PRODUCTO, SERVICIO O RESULTADO UNICO. UN PROYECTO NACE PARA APORTAR VALOR COMERCIAL A UNA ORGANIZACIÓN TODO PROYECTO INVOLUCRA RECURSOS Y SE PUEDE MEDIR EN TERMINOS DE COSTOS-TIEMPOS Y CALIDAD (TRIPLE RESTRICCION). ¿ QUE ES UN PROYECTO? UN PROYECTO TIENE ORIGEN DESPUES DEL ANALISIS Y APROBACION DE UN CASO DE NEGOCIO. CASO DE NEGOCIO: ES EL DOCUMENTO QUE DESCRIBE LA NECESIDAD DEL PROYECTO PARA LA COMPAÑÍA Y DEBE CONTENER LA SOLUCION PROPUESTA, EL VALOR PREVISTO DE CAMBIOS ADEMAS DE LOS COSTOS Y BENEFICIOS DE LA SOLUCION PROPUESTA. EL CASO DE NEGOCIO HACE PARTE DE LOS DOCUMENTOS DEL NEGOCIO AL IGUAL QUE EL PLAN DE GESTION DE BENEFICIOS. ¿ COMO SE SELECCIONA UN PROYECTO? MEDICION DE BENEFICIOS Comité de francotiradores Revisión entre colegas Modelos de calificación Mediciones económicas OPTIMIZACION POR RESTRICCIONES Programación Lineal Programación Integral Programación dinámica Programación por múltiples objetivos TRIPLE RESTRICCION Calidad Costo Tiempo PROYECTOS VS OPERACIONES Proyectos Operaciones Son Temporales Son permanentes Cumple sus objetivos y termina Respalda al Negocio CONTEXTO DEL ORIGEN DE LOS PROYECTOS BENEFICIO DE LOS PROYECTOS Beneficios Intangibles Tangibles Activos Monetarios Servicios Dominio en la participación en el mercado Valor de la Marca Reputación Alineamiento de la Estrategia ESTRATEGIA ORGANIZACIONAL Fuente: PMBOK PORTAFOLIO Conjunto de programas, proyectos, operaciones y portafolios subsidiados que se gestionan como un grupo para alcanzar las estrategias de una organización. PROGRAMAS Conjunto de proyectos relacionados, programas subsidiarios, cuya gestión se realiza de manera coordinada para lograr objetivos y beneficios que no se lograrían si se ejecutan por separado DIRECCION DE PROYECTOS • Es la aplicación de conocimientos, habilidades, técnicas y herramientas a las actividades de un proyecto para cumplir los requisitos planteados. • Para lograr la adecuada dirección de un proyecto el gerente de proyecto debe implementar un plan para la dirección de proyectos. PLAN PARA LA DIRECCION DE PROYECTOS • Es la adaptación que hace el gerente de proyecto apoyado en la guía del PMBOK (Guía para la dirección de proyectos) para lograr de forma efectiva el logro de los objetivos. Para lograrlo se deben aplicar 2 conceptos fundamentales: ❑ 1. Grupos de Procesos ❑ 2. Áreas del conocimiento DATOS E INFORMACION DE LA DIRECCION DE PROYECTOS • Durante la ejecución, monitoreo y control del proyecto se recopila, analiza y transforma una serie de datos que se comparten con el equipo del proyecto para convertirse en información del proyecto. La representación física de esta información son los informes. ❑ 1. Datos del desempeño del trabajo. ❑ 2. Información de desempeño del trabajo. ❑ 3. Informes del desempeño del trabajo GUIA DEL PMBOK CICLO DE VIDA AREAS DEL CONOCIMENTO GRUPOS DE PROCESOS FASES DEL PROYECTO GUIA PUNTOS DE REVISON DE FASE PROCESOS DE LA DIRECCION DE PROYECTOS CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO ❑ Es la serie de fases que atraviesa un proyecto desde que inicia hasta que concluye. ❑ Es lo que se debe HACER para completar el proyecto. ❑ Es la metodología escogida por la organización para gestionar el proyecto. 1 Predictivo 2 Adaptativo FASES DE UN PROYECTO CONJUNTO DE ACTIVIDADES DE UN PROYECTO QUE RELACIONADOS DE MANERA LOGICA PERMITE LA FINALIZACION DE UNO O MAS ENTREGABLES. ESTAS FASES PUEDEN TENER UNOS ATRIBUTOS COMO SON NOMBRE, NUMERO, DURACION, REQUISITOS Y LOS CRITERIOS DE ENTRADA O SALIDA DE CADA FASE Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase n PUNTO DE REVISION DE FASE UN PUNTO DE REVISION DE FASE SON LOS MOMENTOS EN EL TIEMPO DONDE SE REALIZA LA MEDICION DEL DESEMPEÑO DE UN PROYECTO Y SE COMPARA CONTRA LO PLANIFICADO. PERMITE TOMAR DECISIONES AL ANALIZAR SI SE MANTIENE EL CASO DE NEGOCIO, LA VALIDEZ DEL ACTA DE CONSTITUCION, EL PLAN PARA LA DIRECCION DEL PROYECTO Y EL PLAN DE GESTION DE BENEFICIOS. Fase n PRF Fase n+1 PROCESOS DE LA DIRECCION DE PROYECTOS Ciclo de Vida Actividades Entradas Herramientas y Técnicas Salidas GRUPOS DE PROCESO INICIO Inicio Planificació n Ejecució n Cierre Monitoreo y Control PLANIFICACION EJECUCION MONITOREO Y CONTROL CIERRE AREAS DEL CONOCIMIENTO 1. Integración 2. Alcance 3. Cronograma 4. Costos 5. Calidad 6. Recursos 7. Comunicaciones 8. Riesgos 9. Adquisiciones 10.Interesados CLASES DE CICLOS DE VIDA DE UN PROYECTO 1 2 Predictivo Son aquellos donde el alcance, el tiempo y el costo se definen de fases tempranas del ciclo de vida. Son llamados también ciclos de cascada o tradicionales Adaptativo Son aquellos donde el alcance se define antes de cada iteración. Son llamados ágiles u orientados al cambio. COMO PUEDEN SURGIR LOS CICLOS DE VIDA DE UN PROYECTO (ENFOQUE DE DESARROLLO) 1 Impulsados por un plan 2 Impulsados por un cambio (DEL PROYECTO) SON AQUELLOS CUYO CICLOS DE VIDA SON PREDICTIVOS (CASCADA O TRADICIONALES) YA QUE SE EXIGE QUE SE DESARROLLE EN ETAPAS TEMPRANAS EL ALCANCE, CRONOGRAMA Y EL COSTO ANTES DE GENERAR ENTREGABLES. SON AQUELLOS CUYOS CICLOS DE VIDA SON ITERATIVOS, INCREMENTALES O ADAPTATIVOS (AGILES) Y POSEEN DIVERSOS NIVELES DE PLANIFICACION. CICLO DE VIDA DEL DESARROLLO Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase n EL CICLO DE VIDA DEL DESARROLLO SON LOS CICLOS VIDA QUE SE ASOCIAN CON LAS FASES. ESTOS CICLOS DE VIDA PUEDEN SER: ❑ PREDICTIVOS. ❑ ADAPTATIVOS. ❑ INCREMENTALES ❑ ITERATIVOS. ❑ HIBRIDO. ADAPTACION ES LA SELECCIÓN ADECUADA DE LOS PROCESOS DE LA DIRECCION DE PROYECTOS , LAS ENTRADAS, HERRAMIENTAS Y TECNICAS Y SALIDAS Y LAS FASES DEL CICLO DE VIDA ADECUADOS PARA LLEVAR A CABO CON ÉXITO UN PROYECTO CONCEPTO DOCUMENTOS DEL NEGOCIO ENTRE LAS GRANDES RESPONSABILIDDES DE UN GERENTE DE PROYECTOS ESTA EN NO PERDER “DE VISTA” LOS DOCUMENTOS DEL NEGOCIO, LOS CUALES SON INTERDEPENDIENTES Y SE DESARROLLAN, ITERAN Y MANTIENEN A LO LARGO DE TODO EL PROYECTO. ❑ 1. CASO DE NEGOCIO ❑ 2. PLAN DE GESTION DE LOS BENEFICIOS CONCEPTO PROCESO DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS ESTE PROCESO DESCRIBE LO QUE SE NECESITA PARA DIRIGIR EL TRABAJO DEL PROYECTO. CONCEPTO DE CICLO DE VIDA ESTE PROCESO DESCRIBE LO QUE SE NECESITA HACER PARA COMPLETAR EL TRABAJO DEL PROYECTO. CONCEPTO OFICINA DE LA DIRECCION DE PROYECTOS - PMO ES UNA UNIDAD DENTRO DE UNA ORGANIZACIÓN QUE SE ENCARGA O GARANTIZA QUE SE DÉ CUMPLIMIENTO AL GOBIERNO DEL PROYECTO. ADEMÁS SUPERVISA Y ESTANDARIZA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO. UNA PMO ESTANDARIZA LOS PROCESOS DE GOBERNANZA RELACIONADOS CON EL PROYECTO Y FACILITA EL INTERCAMBIO DE RECURSOS, METODOLOGIAS, HERRAMIENTAS Y TECNICAS. TIPOS DE PMO ❑ 1. DE APOYO ❑ 2. DE GESTION CONCEPTO ❑ 3. DE DIRECCION CLASES DE PMO 1 DE APOYO 2 DE CONTROL 3 DE DIRECCCION DE APOYO BRINDA LAS POLITICAS, METODOLOGIAS, LECCIONES APRENDIDAS Y PLANTILLAS PARA DIRIGIR PROYECTOS. SU NIVEL DE MANDO ES BAJO CLASES DE PMO 1 DE APOYO 2 DE CONTROL 3 DE DIRECCCION DE CONTROL BRINDA ORIENTACION Y ASISTENCIA Y EXIGE EL USO DE PLANTILLAS QUE ENTREGA LA PMO DE APOYO. SU NIVEL DE MANDO ES MODERADO CLASES DE PMO 1 DE APOYO 2 DE CONTROL 3 DE DIRECCCION DE DIRECCION PROPORCIONA DIRECTORES DE PROYECTOS A LOS PROYECTOS Y SON RESPONSABLES DE ESOS RESULTADOS. SU NIVEL DE MANDO ES ALTO MAPA DE GOBERNANZA ES EL MARCO DENTRO DEL CUAL SE EJERCE AUTORIDAD DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN. SI EL DIRECTOR DE PROYECTOS ES CONTRATADO POR LA ORGANIZACIÓN PARA UN DETERMINADO PROYECTO ESTÁ EN LA OBLIGACION DE CONOCER: ❑ REGLAS ❑ POLITICAS ❑ PROCEDIMIENTOS ❑ NORMAS ❑ RESOLUCIONES ❑ PROCESOS Y SISTEMAS CONCEPTO ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL TODOS LOS PROYECTOS SE INICIAN, PLANIFICAN, EJECUTAN, CONTROLAN, MONITOREAN Y SE CIERRAN DE ACUERDO A LAS NORMAS, POLITICAS Y EN GENERAL TODAS LAS RESTRICCIONES QUE POSEA LA ORGANIZACIÓN, ES DECIR, HAY UNA MANERA DE HACER LAS COSAS. POR ESO ES IMPORTANTE QUE EL DIRECTOR DE PROYECTOS CONOZCA DONDE RESIDE LA RESPONSABILIDAD, A DONDE DIRIGIR LA RENDICION DE CUENTAS Y CONOCER LA AUTORIDAD DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN CONCEPTO TIPOS DE ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ 1. ORGANICA O SENCILLA 2. FUNCIONAL 3. MATRICIAL FUERTE – BALANCEADA – DEBIL 4. ORIENTADA A PROYECTOS 5. HIBRIDA CONCEPTO ENTORNO EN EL QUE OPERAN LOS PROYECTOS LOS PROYECTOS OPERAN INTERACTUANDO CON ENTORNOS QUE PUEDEN AFECTAR EL DESARROLLO DEL PROYECTO DE MANERA POSITIVA O NEGATIVA. ESTOS ENTORNOS SE PUEDEN CLASIFICAR EN 2 CATEGORIAS QUE SON ❑ 1. FAE= FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA = EEF´s. ❑ 2.APO= ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN=OPA´s. CONCEPTO ENTORNO EN EL QUE OPERAN LOS PROYECTOS ❑ 1. FAE ❑ 2. APO ❑ INTERNOS ❑ EXTERNOS RESTRINGUEN o LIMITAN ❑ PLANES, PROCESOS, POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS ❑ BASES DEL CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACION CONCEPTO FACILITAN o IMPULSAN FACTORES AMBENTALES DE LA EMPRESA - FAE EXTERNOS Condiciones de mercado Investigaciones científicas Aspectos sociales y culturales Estándares gubernamentales Restricciones legales Aspectos financieros CONCEPTO FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA - FAE INTERNOS Cultura de la organización Disponibilidad de recursos Aspecto geográfico Software informático Infraestructura existente Capacidad de los empleados CONCEPTO ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN - APO PROCESOS / POLITICAS / PROCEDIMIENTOS Guías, estándares, políticas y plantillas Elaboración de Informes / Plantillas Procedimientos de control de cambios Datos sobre el valor ganado Métodos de monitoreo Repositorios sobre el conocimiento de la organización CONCEPTO ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN - APO BASE DEL CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACION Información Histórica Archivos de procesos anteriores Lecciones aprendidas Repositorio de datos CONCEPTO TRIANGULO DEL TALENTO 1.LIDERAZGO. HABILIDADES INTERPERSONALES (BLANDAS) 2. DIRECCION TECNICA DE PROYECTOS CONOCIMIENTOS DE GERENCIA 3.GESTION ESTRATEGICA DE NEGOCIOS CONOCIMIENTO DEL ENTORNO Fuente: PMBOK CONCEPTO LIDERAZGO Y GESTION LIDERAZGO: EL LIDERAZGO IMPLICA TRABAJAR CON OTROS A TARVES DE LA DISCUSION Y EL DEBATE CON EL FIN DE GUIARLOS DE UN LUGAR A OTRO. GESTION: IMPLICA DIRIGIR A OTRA PERSONA PARA QUE LLEGUE DE UN PUNTO A OTRO USANDO UN CONJUNTO DE COMPORTAMIENTOS ESPERADOS. CONCEPTO DIRECTOR DE PROYECTO ES LA PERSONA ASIGNADA POR LA ORGANIZACIÓN PARA LIDERAR EL EQUIPO RESPONSABLE DE ALCANZAR LOS OBJETIVOS DE UN PROYECTO. ES UN LIDER QUE BUSCA SATISFACER LAS EXPECTATIVAS DE LOS INTERESADOS. SU NOMBRAMIENTO DEBE QUEDAR PLASMADO FORMALMENTE EN EL ACTA DE CONSTITUCION DEL PROYECTO. CONCEPTO GERENTE FUNCIONAL ES EL GERENTE QUE SE DEDICA A LA SUPERVISION GERENCIAL DE UNA UNIDAD FUNCIONAL (EN EJECUCION Y OPERACIONAL) CONCEPTO GERENTE DE OPERACIONES SON LOS GERENTES RESPONSABLES DE ASEGURAR QUE LAS OPERACIONES DE NEGOCIO SE LLEVEN A CABO DE MANERA EFICIENTE Y CONTINUA. CONCEPTO RELACION ENTRE LOS GRUPOS DE PROCESOS Y AREAS DEL CONOCIMIENTO GESTION DE LA INTEGRACION GESTION DE LA INTEGRACION LA GESTION DE LA INTEGRACION DEL PROYECTO INCLUYE LOS PROCESOS Y LAS ACTIVIDADES PARA IDENTIFICAR, DEFINIR, COMBINAR, UNIFICAR Y COORDINAR LOS DIVERSOS PROCESOS Y ACTIVIDADES DE DIRECCION DE PROYECTO DENTRO DE LOS GRUPOS DE PROCESO DE LA DIRECCION DE PROYECTOS GESTION DE LA INTEGRACION EN LA GESTION DE LA INTEGRACION EL DIRECTOR DE PROYECTOS BUSCA AUNAR TODAS LAS PIEZAS DE UN PROYECTO PARA LOGRAR UN TODO COHESIVO. ES QUIZAS EL ROL MAS IMPORTANTE DE UN DIRECTOR DE PROYECTOS PUES LE CORRESPONDE INTEGRAR EL PROYECTO CON LOS PLANES DE LA DIRECCION DE PROYECTOS DE MANERA COORDINADA. I P E MC C • DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCION • DESARROLLAR EL PLAN PARA LA DIRECCION DE PROYECTOS • DIRIGIR Y GESTIONAR EL TRABAJO DEL PROYECTO • GESTIONAR EL CONOCIMIENTO DEL PROYECTO • MONITOREAR Y CONTROLAR EL TRABAJO DEL PROYECTO • REALIZAR EL CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS • CERRAR EL PROYECTO O FASE GESTION DE LA INTEGRACION DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCIÓN EL ACTA DE CONSTITUCION ES EL DOCUMENTO QUE APROBADO Y FIRMADO POR EL PATROCINADOR AUTORIZA FORMALMENTE LA EXISTENCIA DE UN PROYECTO Y LE CONFIERE AL DIRECTOR DE PROYECTOS LA AUTORIDAD PARA ASIGNAR RECURSOS DE LA ORGANIZACIÓN A LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO. ESTE DOCUMENTO DESCRIBE LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO Y ESTABLECE UN VINCULO DIRECTO ENTRE EL PROYECTO Y LOS OBJETIVOS ESTRATEGICOS DE LA ORGANIZACIÓN. NO ES UN CONTRATO. GESTION DE LA INTEGRACION INICIO DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCION DEL PROYECTO UN ACTA DE CONSTITUCION LA COMPONEN LOS SIGUIENTES ELEMENTOS: • • • • • • • TITULO DEL PROYECTO DIRECTOR ASIGNADO CASO DE NEGOCIO RECURSOS PRE ASIGNADOS LISTA DE INTERESADOS CLAVES REQUISITOS DE LOS INTERESADOS DESCRIPCION DE ALTO NIVEL DEL PRODUCTO/SERVICIO/ RESULTADO UNICO • • • • SUPUESTOS DE ALTO NIVEL RESTRICCIONES DE ALTO NIVEL OBJETIVOS MEDIBLES REQUISITOS DE APROBACION DEL PROYECTO • DOCUMENTAR LOS RIESGOS GENERALES DEL PROYECTO • CRITERIOS DE SALIDA DEL PRODUCTO/SERVICIO/RESULTADO UNICO. DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DESARROLLAR EL PLAN PARA LA DIRECCION DEL PROYECTO EL PLAN PARA LA DIRECCION ES EL DOCUMENTO QUE INTEGRA TODOS LOS PLANES DE GESTION INDIVIDUALES EN UN TODO COHESIVO CREANDO UN DOCUMENTO CENTRALIZADO QUE INVOLUCRA EL PROYECTO. AQUÍ SE INCLUYEN TAMBIEN LAS LINEAS BASES DEL ALCANCE, CRONOGRAMA Y COSTOS. EL BENEFICIO ES UN DOCUMENTO QUE DEFINE LA LINEA BASE DE TODO EL TRABAJO DEL PROYECTO Y COMO SE HARÁ EL TRABAJO. GESTION DE LA INTEGRACION PLANIFICACION DESARROLLAR EL PLAN PARA LA DIRECCION DEL PROYECTO UN PLAN PARA LA DIRECCION DEL PROYECTO: • PLAN DE GESTION DEL ALCANCE • PLAN DE GESTION DEL CRONOGRAMA • PLAN DE GESTION DE LOS COSTOS • PLAN DE GESTION DE LA CALIDAD • PLAN DE GESTION DE LOS RECURSOS • PLAN DE GESTION DE LAS COMUNICACIONES • PLAN DE GESTION DE LO RIESGOS • PLAN DE GESTION DE LAS ADQUISICIONES • PLANES DE GESTION DE LOS INTERESADOS • LINEA BASE DEL ALCANCE • LINEA BASE DEL CRONOGRAMA • LINEA BASE DE LOS COSTOS PLAN PARA LA DIRECCION DEL PROYECTO DIRIGIR Y GESTIONAR EL TRABAJO DEL PROYECTO EL PROCESO DE DIRIGIR Y GESTIONAR EL TRABAJO DEL PROYECTO CONSISTE EN LIDERAR Y LLEVAR A CABO EL TRABAJO PREVISTO EN EL PLAN PARA LA DIRECCION DEL PROYECTO E IMPLEMENTAR LOS CAMBIOS APROBADOS PARA ALCANZAR LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO. DE OTRA MANERA ES LA EJECUCION DE LAS ACTIVIDADES PLANEADAS DEL PROYECTO Y COMPLETAR LOS ENTREGABLES. PROPORCIONA LA DIRECCION GENERAL DEL TRABAJO Y LOS ENTREGABLES PARA AUMENTAR LA PROBABILIDAD DE ÉXITO DEL PROYECTO. GESTION DE LA INTEGRACION EJECUCION DIRIGIR Y GESTIONAR EL TRABAJO DEL PROYECTO DIRIGIR Y GESTIONAR EL TRABAJO DEL PROYECTO: • COMPLETA LAS ACTIVIDADES PLANIFICADAS DEL PROYECTO. • COMPLETA LOS ENTREGABLES DEL PLAN DE LA DIRECCION DEL PROYECTO. • RECOPILA DATOS DEL DESEMPEÑO DEL TRABAJO. • CREA Y USA EL REGISTRO DE INCIDENTES. • SOLICITA CAMBIOS • COMPLETAR EL TRABAJO QUE RESULTE DE LA SOLICITUD DE CAMBIOS. DIRIGIR Y GESTIONAR EL TRABAJO DEL PROYECTO GESTIONAR EL CONOCIMIENTO DEL PROYECTO EL PROCESO DE GESTIONAR EL CONOCIMIENTO CONSISTE EN UTILIZAR EL CONOCIMIENTO EXISTENTE Y CREAR UN NUEVO CONOCIMIENTO PARA ALCANZAR LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO Y MEJORAR AL APRENDIZAJE ORGANIZACIONAL. ESTE NUEVO CONOCIMIENTO SE PONE AL SERVICIO DE LA OPERACIÓN DE LA EMPRESA Y PARA FUTUROS PROYECTOS. ESTE CONOCIMIENTO PUEDE SER EXPLICITO (EXPRESA FACILMENTE) o TACITO (DIFICIL DE EXPRESAR). EL DIRECTOR DE PROYECTOS ES RESPONSABLE DE GESTIONAR EL CONOCIMIENTO Y LA INFORMACION DEL PROYECTO. GESTION DE LA INTEGRACION EJECUCION GESTIONAR EL CONOCIMIENTO DEL PROYECTO GESTIONAR EL CONOCIMIENTO DEL PROYECTO: • CREA CONOCIMIENTO NUEVO PARA LA ORGANIZACION. • RECURRE AL REGISTRO DE LECCIONES APRENDIDAS Y ACTUALIZA EL DOCUMENTO. • APROVECHA EL CONOCIMIENTO QUE POSEE LA ORGANIZACIÓN. • ES FUNCION PRINCIPAL DEL DIRECTOR DE PROYECTOS. • EL CONOCIMIENTO GESTIONADO PUEDE SER TACITO (NO ES FACIL DOCUMENTAR) O EXPLICITO (FACILMENTE DOCUMENTABLE). • MUY IMPORTANTE PARA GESTIONAR EL CONOCIMIENTO ES CREAR UN CLIMA DE CONFIANZA EN EL EQUIPO DEL PROYECTO. GESTIONAR EL CONOCIMIENTO DEL PROYECTO MONITOREAR Y CONTROLAR EL TRABAJO DEL PROYECTO EL PROCESO DE MONITOREAR Y CONTROLAR EL TRABAJO DEL PROYECTO CONSISTE EN HACER SEGUIMIENTO, REVISAR E INFORMAR EL AVANCE GENERAL A FIN DE CUMPLIR CON LOS OBJETIVOS DE DESEMPEÑO DEFINIDOS EN EL PLAN DE DIRECCION DE PROYECTO. EL BENEFICIO ES QUE LOS INTERESADOS CONOCEN EL ESTADO REAL GENERAL DEL PROYECTO EN PRESENTE Y LA VISIBILIDAD CLARA DE SU FUTURO EN TEMAS DE CRONOGRAMA Y COSTOS. MONITOREAR Y CONTROLAR EL TRABAJO DEL PROYECTO EL MONITOREO CONTINUO PERMITE CONOCER LA SALUD DEL PROYECTO E IDENTIFICAR AREAS QUE REQUIERAN UNA ATENCION ESPECIAL AL OBSERVAR VARIACIONES EN SUS METRICAS. EL CONTROL PERMITE LA UTILIZACION DE MEDIDAS CORRECTIVAS O PREVENTIVAS E INCLUSO DE LOS PLANES DE ACCION Y SEGUIMIENTO PARA VERIFICAR SI LAS MEDIDAS ADOPTADAS RESOLVIERON ALGUN PROBLEMA DEL DESEMPEÑO. GESTION DE LA INTEGRACION MONITOREO MONITOREAR Y CONTROLAR EL TRABAJO DEL PROYECTO MONITOREAR Y CONTROLAR EL TRABAJO DEL PROYECTO: • COMPARA DESEMPEÑO REAL VS DESEMPEÑO PLASMADO EN EL PLAN DE LA DIRECCION DE PROYECTOS. • USAR ESA EVALUACION PARA TOMAR DECISIONES CORRECTIVAS O PREVENTIVAS. • MIRAR LOS RIESGOS INDIVIDUALES DEL PROYECTO. • PROPORCIONA LA INFORMACION REAL DEL ESTADO DEL PROYECTO. • ASEGURAR QUE EL PROYECTO SE MANTENGA ALINEADO CON EL CASO DE NEGOCIO. • MONITOREAR LOS CAMBIOS IMPLEMENTADOS • PROPORCIONAR INFORMACION QUE PERMITA PRONOSTICAR CAMBIOS EN EL CRONOGRAMA Y/O COSTOS. MONITOREAR Y CONTROLAR EL TRABAJO DEL PROYECTO REALIZAR EL CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS EL CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS ES EL PROCESO DE REVISAR E INFORMAR TODAS LAS SOLICITUDES DE CAMBIO PROPUESTAS Y APROBADAS, VALORAR Y GESTIONAR LOS CAMBIOS AL ALCANCE DEL PROYECTO, ENTREGABLES, DOCUMENTOS DEL PROYECTO Y AL PLAN PARA LA DIRECCION DEL PROYECTO. ESTE PROCESO PERMITE INTEGRAR LOS DOCUMENTOS ACTUALIZADOS Y EJECUTA UNA REVISION DEL RIESGO GENERAL DEL PROYECTO. EN UN PROYECTO CUALQUIER INTERESADO PUEDE SOLICITAR CAMBIOS EN CUALQUIER ETAPA DEL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO. REALIZAR EL CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS LAS SOLICITUDES DE CAMBIO SE GESTIONAN CON EL CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS DESPUES QUE ESTAN DEFINIDAS LAS LINEAS DE MEDICION DE DESEMPEÑO, ES DECIR, CUANDO ESTEN APROBADOS EL ACTA DE CONSTITUCION Y EL PLAN PARA LA DIRECCION DEL PROYECTO. MUCHOS CAMBIOS EN UN PROYECTO PUEDEN INDICAR UNA MALA PLANIFICACION DEL MISMO AL NO HABERSE REALIZADO UNA ADECUADA IDENTIFICACION DE INTERESADOS Y SUS REQUISITOS. GESTION DE LA INTEGRACION MONITOREO REALIZAR EL CONTROL INTERGARDO DE CAMBIOS REALIZAR EL CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS : • UNA SOLICITUD DE CAMBIOS SE PUEDE DAR EN CUALQUIER MOMENTO DE LA EJECUCION DE UN PROYECTO. • LO PRIMERO QUE SE EVALUA DE UNA SOLICITUD DE CAMBIO ES SU IMPACTO EN EL PROYECTO. • CUALQUIER INTERESADO PUEDE SOLICITAR UN CAMBIO. EL DIRECTOR • DE PROYECTO DEBE PREVENIR LAS CAUSARAIZ DE LOS CAMBIOS Y EVITAR AL MAXIMO SU OCURRENCIA. • UNA SOLICITUD DE CAMBIO DEBIDAMENTE APROBADA REQUIERE UN ANALISIS DEL IMPACTO QUE GENERARÁ AL PLAN PARA LA DIRECCION, A LAS LINEAS BASE Y/O A LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO. • DEPENDIENDO DE LA ORGANIZACIÓN UNA SOLICITUD DE CAMBIO DEBE SER APROBADA POR EL PATROCINADOR, DIRECTOR DE PROYECTO O UN CCC (COMITÉ DE CONTROL DE CAMBIOS). REALIZAR EL CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS CERRAR EL PROYECTO O FASE CERRAR EL PROYECTO O FASE CORRESPONDE AL PROCESO DE CONCLUIR TODAS LAS ACTIVIDADES PLANIFICADAS DEL PROYECTO. AQUÍ LA INFORMACION DEL PROYECTOS SE ARCHIVA, EL TRABAJO PLANIFICADO SE COMPLETA Y LOS RECURSOS DISPONIBLES DE LA ORGANIZACIÓN SE LIBERAN PARA OTROS PROYECTOS. SE DEBE REVISAR EL CUMPLIMIENTO TOTAL DEL PLAN PARA LA DIRECCION DEL PROYECTO Y SE HAYAN ALCANZADO LOS OBJETIVOS. CERRAR EL PROYECTO O FASE PARA CERRAR UN PROYECTO EL DIRECTOR DE PROYECTOS DEBE OBTENER LA ACEPTACION FORMAL DEL PROYECTO Y SUS ENTREGABLES, EMITIR UN INFORME DONDE SE INDIQUE QUE EL PROYECTO FUE EXITOSO, GENERAR LAS LECCIONES APRENDIDAS Y ARCHIVAR E INDEXAR TODOS LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO. AQUÍ SE ACTUALIZAN LOS APO´s. GESTION DE LA INTEGRACION CIERRE CERRAR EL PROYECTO O FASE CERRAR EL PROYECTO O FASE: • ESTABLECE LA VERIFICACION DEL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO. • SE EMITE EL INFORME FINAL DONDE SE MUESTRA EL ÉXITO DEL PROYECTO AL CUMPLIR OBJETIVOS DEL ALCANCE, CALIDAD, COSTOS Y CRONOGRAMA. • SE ACTUALIZA EL REGISTRO DE LECCIONES APRENDIDAS Y DE RIESGOS. • SE LIBERAN RECURSOS DE LA ORGANIZACIÓN. • SE TRABAJA EN LA TRANSFERENCIA DEL PRODUCTO/SERVICIO A LA PARTE OPERATIVA DE LA ORGANIZACIÓN. • SE OBTIENE LA ACEPTACION FINAL DEL CLIENTE. CERRAR EL PROYECTO O FASE GESTION DEL ALCANCE INCLUYEN LOS PROCESOS REQUERIDOS PARA GARANTIZAR QUE EL PROYECTO INCLUYA TODO EL TRABAJO REQUERIDO Y LUEGO VERIFICAR QUE TODO ESE TRABAJO SEA COMPLETADO CON ÉXITO. TAMBIEN ES IMPORTANTE DEFINIR LO QUE NO ESTÁ INCLUIDO. LOS REQUISITOS DEL ALCANCE SE OBTIENEN DE TODOS LOS INTERESADOS. P • PLANIFICAR LA GESTION DEL ALCANCE • RECOPILAR REQUISITOS P • DEFINIR EL ALCANCE • CREAR LA EDT • VALIDAR EL ALCANCE MC • CONTROLAR EL ALCANCE GESTION DEL ALCANCE PLANIFICAR LA GESTIÓN DEL ALCANCE ES EL PROCESO DE CREAR UN PLAN DE GESTION DE ALCANCE QUE DOCUMENTE COMO SE VA A DEFINIR, PLANEAR, EJECUTAR Y CONTROLAR EL ALCANCE DEL PRODUCTO Y DEL PROYECTO. GESTION DEL ALCANCE PLANIFICACION PLANIFICAR LA GESTIÓN DEL ALCANCE PLANIFICAR LA GESTION DEL ALCANCE: • AQUÍ SE DEFINE COMO SE DEFINE, DESARROLLA, MONITOREA, CONTROLA Y VALIDA EL ALCANCE. • EXISTEN REALMENTE 2 PLANES DE GESTION. EL OTRO ES EL PLAN DE GESTION DE LOS REQUISITOS. • ENTRADAS IMPORTANTES DE ESTE PROCESO SON EL ACTA DE CONSTITUCION, PLAN PARA LA DIRECCION DEL PROYECTO, EL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO, LOS APO´s Y LOS FAE´s. • LA SALIDA PRINCIPAL SON LOS PLANES DE GESTION DEL ALCANCE Y DE LOS REQUISITOS. PLANIFICAR LA GESTIÓN DEL ALCANCE RECOPILAR REQUISITOS ES EL PROCESO DE DETERMINAR, DOCUMENTAR Y GESTIONAR LAS NECESIDADES Y LOS REQUISITOS DE LOS INTERESADOS PARA CUMPLIR CON LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO. AQUÍ SE DEFINE BASE PARA DEFINIR EL ALCANCE DEL PROYECTO Y EL ALCANCE DEL PROYECTO. UN REQUISITO ES LO QUE NECESITAN LOS INTERESADOS DE UN PROYECTO O DE UN PRODUCTO. UN DOCUMENTO IMPORTANTE QUE ES UNA SALIDA DE ESTE PROCESO ES LA MATRIZ DE TRAZABILIDAD DE REQUISITOS. GESTION DEL ALCANCE PLANIFICACION RECOPILAR REQUISITOS RECOPILAR REQUISITOS: • AQUÍ SE DEFINE COMO LOS INTERESADOS QUIEREN SU PRODUCTO/SERVICIO/RESULTADO UNICO. • LOS REQUISITOS SON CONDICIONES O CAPACIDADES QUE DEBEN CUMPLIR O ESTAR PRESENTES EN EL PRODUCTO/SERVICIO. • EL CITERIO DE ACEPTACION DE LOS REQUISITOS ES SER CLARO, COMPLETO Y MEDIBLE. • PROPORCIONA LA BASE PARA DEFINIR EL ALCANCE DEL PRODUCTO/SERVICIO. • LAS SALIDAS DE ESTE PROCESO SON LA MATRIZ DE TRAZABILIDAD DE REQUISITOS Y LA DOCUMENTACION DE REQUISITOS. • LOS REQUISITOS SON CLAVES PARA LA EDT, LOS COSTOS, CRONOGRAMA, CALIDAD Y ADQUISICIONES. RECOPILAR REQUISITOS DEFINIR EL ALCANCE ESTE PROCESO CONSISTE EN DESARROLLAR UNA DESCRIPCION DETALLADA DEL PROYECTO Y DEL PRODUCTO, SE DESCRIBEN SUS LIMITES Y LOS CRITERIOS DE ACEPTACION (CLAROS, COMPLETOS Y MEDIBLES). ES UN PROCESO DE MUCHAS ITERACIONES. GESTION DEL ALCANCE PLANIFICACION DEFINIR EL ALCANCE DEFINIR EL ALCANCE: • SE DESCRIBE CLARAMENTE EL PRODUCTO /SERVICIO DEL PROYECTO • SE DESCRIBE LO QUE INCLUYE Y LO QUE NO SE INCLUYE • ESTABLECE LOS CRITERIOS DE ACEPTACION DEL PRODUCTO/SERVICIO, ES DECIR, DEBEN SER CLAROS, COMPLETOS Y MEDIBLES • SU SALIDA PRINCIPAL ES EL ENUNCIADO DEL ALCANCE. DEFINIR EL ALCANCE CREAR LA EDT ES EL PROCESO DE SUBDIVIDIR LOS ENTREGABLES DEL PROYECTO Y DEL TRABAJO DE PROYECTO EN COMPONENTES MAS PEQUEÑOS Y MAS FACILES DE MANEJAR. GENERA UNA VISION GRAFICA ESTRUCTURADA DEL PROYECTO, ES DECIR, JERARQUIZA. LOS NIVELES DE LA EDT COMIENZAN CON EL NOMBRE DEL PROYECTO, LUEGO EL CICLO DE VIDA Y LUEGO EN DIFERENTES NIVELES LOS ENTREGABLES HASTA LLEGAR AL ULTIMO NIVEL DE LA EDT QUE SE DENOMINAN PAQUETES DE TRABAJO. ES EL CIMIENTO DEL PROYECTO. GESTION DEL ALCANCE PLANIFICACION CREAR LA EDT CREAR LA EDT • PERMITE AL EQUIPO CONOCER EN DETALLE EL PROYECTO Y LO INTEGRA. • AYUDA A DESGLOSAR CON FACILIDAD LOS ENTREGABLES • ES UNA ENTRADA PARA DEFINIR LAS ACTIVIDADES DE LA GESTION DEL CRONOGRAMA. • UNA SALIDA ES EL DICCIONARIO DE LA EDT. • PROPORCIONA UNA VISION ESTRUCTURADA DEL PROYECTO. • UN ENTREGABLE QUE NO ESTÉ EN LA EDT NO HACE PARTE DEL PROYECTO. • EVITA OLVIDOS U OMISIONES EN LOS ENTREGABLES DEL PROYECTO. CREAR LA EDT VALIDAR EL ALCANCE ESTE PROCESO CONSISTE EN FORMALIZAR LA ACEPTACION DE LOS ENTREGABLES DEL PROYECTO QUE SE HAYAN COMPLETADO. SE LLEVA A CABO A LO LARGO DE TODO EL PROYECTO. GESTION DEL ALCANCE MONITOREO VALIDAR EL ALCANCE VALIDAR EL ALCANCE: • ES EL PROCESO DONDE EL CLIENTE VA ACEPTANDO FORMALMENTE RECIBIR LOS ENTREGABLES DEL PRODUCTO/SERVICIO DEL PROYECTO. • ANTES DE LLEGAR DONDE EL CLIENTE DEBE PASAR PRIMERO COMO ENTREGABLE VERIFICADO AL PASAR EL PROCESO DE CONTROLAR LA CALIDAD. • ESTE PROCESO OCURRE A LO LARGO DE TODO EL PROYECTO. • PERMITE GARANTIZAR QUE EL PROYECTO VA POR BUEN CAMINO DURANTE SU EJECUCION Y ASI GARANTIZAR QUE SE CUMPLIRAN LOS OBJETIVOS AL FINAL DEL MISMO. VALIDAR EL ALCANCE CONTROLAR EL ALCANCE ESTE PROCESO CONSISTE EN MONITOREAR EL ESTADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO Y DEL PRODUCTO Y PERMITE MANTENER LA LINEA BASE DEL ALCANCE A LO LARGO DEL PROYECTO. AQUÍ SE GESTIONAN CAMBIOS A LA LINEA BASE DEL PROYECTO. GESTION DEL ALCANCE MONITOREO CONTROLAR EL ALCANCE CONTOLAR EL ALCANCE: • IMPLICA LA MEDICION Y EVALUACION DE LOS DATOS DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO Y SE COMPARAN CON LA LINEA BASE DEL ALCANCE Y LA GESTION DE CAMBIOS DE LA LINEA BASE. • UN PROYECTO QUE NO CONTROLE SU ALCANCE POSIBLEMENTE NO LOGRE SUS OBJETIVOS Y ESA DESVIACION SE DENOMINA CORRUPCION DEL ALCANCE. CONTROLAR EL ALCANCE GESTION DEL CRONOGRAMA LA GESTION DEL CRONOGRAMA DEL PROYECTO INCLUYE LOS PROCESOS REQUERIDOS PARA ADMIISTRAR LA FINALIZACION DEL PROYECTO A TIEMPO. LA PROGRAMACION DEL PROYECTO PROPORCIONA UN PLAN DETALLADO QUE REPRESENTA EL MOMENTO EN PRODUCTOS/SERVICIOS/ENTREGABLES QUE SE VALIDARAN LOS Y SIRVE COMO HERRAMIENTA DE COMUNICACIÓN, COMO GESTION DE LAS EXPECTATIVAS DE LOS INTERESADO Y DE APOYO PARA INFORMAR DEL DESEMPEÑO DEL PROYECTO I P P P MC • PLANIFICAR LA GESTION DEL CRONOGRAMA • DEFINIR LAS ACTIVIDADES • SECUENCIAR LAS ACTIVIDADES • ESTIMAR LA DURACION DE LAS ACTIVIDADES • DESARROLLAR EL CRONOGRAMA • CONTROLAR EL CRONOGRAMA GESTION DEL CRONOGRAMA PLANIFICAR LA GESTIÓN DEL CRONOGRAMA ES EL PROCESO DE ESTABLECER LAS POLITICAS, PROCEDIMIENTOS Y LA DOCUMENTACION PARA PLANIFICAR, DESARROLLAR, GESTIONAR, EJECUTAR Y CONTROLAR EL CRONOGRAMA DEL PROYECTO. EL BENEFICIO CLAVE ES QUE PROPORCION UNA GUIA Y DIRECCION DE COMO SE GESTIONARÁ EL CRONOGRAMA DEL PROYECTO A LO LARGO DEL MISMO. GESTION DEL CRONOGRAMA PLANIFICACION PLANIFICAR LA GESTIÓN DEL CRONOGRAMA PLANIFICAR LA GESTION DEL CRONOGRAMA • EL EQUIPO DEL PROYECTO SELECCIONA UN METODO DE PLANIFICACION QUE PUEDE SER LA RUTA CRITICA O EL METODO AGIL • AQUÍ SE DETERMINAN LAS METRICAS, DONDE Y COMO SE RECOPILAN LOS DATOS Y COMO HACER ANTE LA PRESENCIA DE VARIACIONES POR FUERA DE LOS UMBRALES DE CONTROL. • UN CRONOGRAMA POCO REALISTA ES RESPONSABILIDAD DEL DIRECTOR DEL PROYECTO. • LA SALIDA PRINCIPAL ES EL PLAN DE GESTION DEL CRONOGRAMA. PLANIFICAR LA GESTIÓN DEL CRONOGRAMA DEFINIR LAS ACTIVIDADES ES EL PROCESO DE IDENTIFICAR Y DOCUMENTAR LAS ACCIONES ESPECIFICAS QUE SE DEBEN REALIZAR PARA ELABORAR LOS ENTREGABLES DEL PROYECTO. EL BENEFICIO ES QUE DESCOMPONE LOS PAQUETES DE TRABAJO DE LA EDT EN ACTIVIDADES DEL CRONOGRAMA QUE PROPORCIONAN UNA BASE PARA ESTIMAR, PROGRAMAR, EJECUTAR, MONITOREAR Y CONTROLAR EL TRABAJO DEL PROYECTO. GESTION DEL CRONOGRAMA PLANIFICACION DEFINIR LAS ACTIVIDADES DEFINIR LAS ACTIVIDADES • DEFINIR LAS ACTIVIDADES SURGE DE TOMAR LOS PAQUETES DE TRABAJO DE LA EDT Y CONVERTIRLOS EN ACTIVIDADES QUE PUEDAN SER ESTIMADAS, SECUENCIADAS Y VALORADAS. • DEFINIR LAS ACTIVIDADES GENERA UNA LISTA DE ACTIVIDADES CON ALGUNOS ATRIBUTOS. • PARA DEFINIR LAS ACTIVIDADES NECESITAS EL PLAN DE GESTION DEL CRONOGRAMA QUE TE APORTA LA METODOLOGIA Y LA LINEA BASE DEL ALCANCE PARA OBTENER LA INFORMACION SOBRE LO QUE INCLUYE EN EL ALCANCE DEL PROYECTO. DEFINIR LAS ACTIVIDADES SECUENCIAR LAS ACTIVIDADES ES EL PROCESO QUE CONSISTE EN IDENTIFICAR Y DOCUMENTAR LAS RELACIONES QUE EXISTEN ENTRE LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO. EL RESULTADO ES UN DIAGRAMA DE RED DEL CRONOGRAMA DEL PROYECTO. BASICAMENTE SE BUSCA EL ORDEN CRONOLOGICO DE COMO SE DEBEN DESARROLLAR LAS ACTIVIDADES A LO LARGO DEL PROYECTO. GESTION DEL CRONOGRAMA PLANIFICACION SECUENCIAR LAS ACTIVIDADES SECUENCIAR LAS ACTIVIDADES • SE OBTIENE LA SECUENCIA LOGICA (DIAGRAMA DE RED) DEL TRABAJO PARA OBTENER LA MAXIMA EFICIENCIA TENIENDO EN CUENTA LAS RESTRICCIONES DEL PROYECTO. • EL DIAGRAMA DE RED SOLO MUESTRA SECUENCIAS LOGICAS Y SI SE AÑADEN DURACIONES A LAS ACTIVIDADES CON ADELANTOS Y RETRASOS PODRA MOSTRAR LA RUTA CRITICA. • LAS DEPENDENCIAS ENTRE ACTIVIDADES PUEDEN SER OBLIGATORIAS O DISCRECCIONALES (IDENTIFICADAS POR EL EQUIPO DEL PROYECTO). • LAS DEPENDENCIAS ENTRE ACTIVIDADES PUEDEN SER INTERNAS O EXTERNAS (IDENTIFICADAS POR EL DIRECTOR DEL PROYECTO). SECUENCIAR LAS ACTIVIDADES ESTIMAR LA DURACION DE LAS ACTIVIDADES ES EL PROCESO DE REALIZAR UNA ESTIMACION DE LA CANTIDAD DE PERIODOS DE TRABAJO NECESARIOS PARA FINALIZAR LAS ACTIVIDADES INDIVIDUALES CON LOS RECURSOS ESTIMADOS. LA ESTIMACION PUEDE VERSE AFECTADA POR LA REDUCCION O LA ELIMINACION DE LOS RIESGOS. GESTION DEL CRONOGRAMA PLANIFICACION ESTIMAR LA DURACION DE LAS ACTIVIDADES ESTIMAR LA DURACION DE LAS ACTIVIDADES • ESTE PROCESO PERMITE OBTENER LA CANTIDAD DE TIEMPO NECESARIO PARA FINALIZAR CADA UNA DE LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO. • LOS ESTIMADOS SON MAS PRECISOS EN LA MEDIDA QUE SE HAGA UN PAQUETE DE TRABAJO BIEN DETALLADO. • LOS ESTIMADOS DEBEN MANTENERSE REALISTA A LO LARGO DE TODO EL PROYECTO. • EL DIRECTOR DE PROYECTO NO DEBE PERMITIR QUE EN LA ESTIMACION DE LAS ACTIVIDADES SE PRESENTE PADDING O RELLENO. ESTIMAR LA DURACION DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLAR EL CRONOGRAMA ES EL PROCESO DE ANALIZAR SECUENCIAS DE ACTIVIDADES, DURACIONES, REQUISITOS DE RECURSOS Y RESTRICCIONES DEL CRONOGRAMA PARA CREAR UN MODELO DE PROGRAMACION PARA LA EJECUCION, MONITOREO Y CONTROL DEL PROYECTO. LA ESTIMACION PUEDE SER : 1. DE UN VALOR 2. DE 3 VALORES (BETA Y TRIANGULAR) 3. ANALOGA 4. ASCENDENTE 5. PARAMETRICA 6. DESCENDENTE GESTION DEL CRONOGRAMA PLANIFICACION DESARROLLAR EL CRONOGRAMA DESARROLLAR EL CRONOGRAMA • ES UN PROCESO ITERATIVO. • LOS PASOS CLAVES SON IDENTIFICAR LAS ACTIVIDADES, TENER UN DIAGRAMA DE RED, DEFINIR LOS HITOS, SECUENCIAR LAS ACTIVIDADES Y ESTIMAR LAS DURACIONES. • ANTES DE APROBAR EL CRONOGRAMA SE DEBE HACER UNA NIVELACION DE LOS RECURSOS. (PRIORIZACION). • SE APOYA EN LECCIONES APRENDIDAS Y REGISTROS HISTORICOS. • MUY IMPORTANTES LOS APO´s • SE DEBEN TENER MUY CLAROS LOS RIESGOS • SE DEBE ANALIZAR Y CONTROLAR LA DISPONIBILIDAD ESTIMADA DE LOS RECURSOS. DESARROLLAR EL CRONOGRAMA CONTROLAR EL CRONOGRAMA ES EL PROCESO DE MONITOREAR EL ESTADO DEL PROYECTO PARA ACTUALIZAR EL CRONOGRAMA Y GESTIONAR LOS CAMBIOS A LA LINEA BASE DEL CRONOGRAMA. GESTION DEL CRONOGRAMA MONITOREO CONTROLAR EL CRONOGRAMA CONTROLAR EL CRONOGRAMA • AQUÍ LA LINEA BASE DEL CRONOGRAMA SE MANTIENE A LO LARGO DE TODO EL PROYECTO. • AL CONTROLAR EL CRONOGRAMA TE PUEDES ENCONTRAR CON MAS DE UNA RUTA CRITICA. • CUALQUIER CAMBIO EN EL CRONOGRAMA SE DEBE GESTIONAR CON EL CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS. • EL DIAGRAMA DE HITOS PERMITE GENERAR INFORMES A LA GERENCIA SENIOR. • CONTROLAR EL CRONOGRAMA ES BUSCAR LAS COSAS QUE PRODUCEN CAMBIOS Y LLEGAR A SU CAUSA RAIZ. CONTROLAR EL CRONOGRAMA GESTION DE LOS COSTOS LA GESTION DE LOS COSTOS DEL PROYECTO INCLUYE LOS PROCESOS INVOLUCRADOS EN PLANIFICAR, ESTIMAR, PRESUPUESTAR, FINANCIAR, OBTENER FINANCIAMIENTO, GESTIONAR Y CONTROLAR LOS COSTOS DE MODO QUE EL PROYECTO SE COMPLETE DENTRO DEL PRESUPUESTO APROBADO. ESTA GESTION SOLO SE OCUPA DE LOS RECURSOS NECESARIOS PARA COMPLETAR LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO. P P MC • PLANIFICAR LA GESTION DE LOS COSTOS • ESTIMAR LOS COSTOS • DETERMINAR EL PRESUPUESTO • CONTROLAR LOS COSTOS GESTION DE LOS COSTOS PLANIFICAR LA GESTION DE LOS COSTOS ES EL PROCESO DE COMO SE HA DE ESTIMAR , PRESUPUESTAR, GESTIONAR, MONITOREAR Y CONTROLAR LOS COSTOS DE UN PROYECTO. LA SALIDA DE ESTE PROCESO ES EL PLAN DE GESTION DE LOS COSTOS. ESTE PLAN DOCUMENTA LOS METODOS DE COMO SE VAN A ESTIMAR LOS COSTOS, NIVELES DE EXACTITUD Y PRECISION, UNIDADES DE MEDIDA (VALOR GANADO), FORMATOS Y UMBRALES DE CONTROL ENTRE OTROS. GESTION DE LOS COSTOS PLANIFICACION PLANIFICAR LA GESTION DE LOS COSTOS PLANIFICAR LA GESTION DE LOS COSTOS • ESTE PROCESO OCURRE EN LAS ETAPAS INICIALES DE LA PLANIFICACION. • LA PRIMERA GRAN RESTRICCION DE COSTO DE ALTO NIVEL SE UBICA EN EL ACTA DE CONSTITUCION. • LA SALIDA DE ESTE PROCESO ES EL PLAN DE GESTION DE COSTOS. • ESTABLECE EL MARCO DE REFERENCIA PARA CADA UNO DE LOS PROCESOS DE LA GESTION DE LOS COSTOS. • EN LA PLANIFICACION DEBE QUEDAR CLARO LA FORMA COMO SE PAGARA EL PROYECTO(FONDOS PROPIOS O FINANCIACION). • SE DEFINE UNA LINEA BASE DE LOS COSTOS QUE PERMITIRA EL MONITOREO Y CONTROL DE LOS COSTOS DEL PROYECTO. PLANIFICAR LA GESTION DE LOS COSTOS ESTIMAR LOS COSTOS ES EL PROCESO DE DESARROLLAR UNA APROXIMACION DEL COSTO DE LOS RECURSOS NECESARIOS PARA COMPLETAR EL TRABAJO DEL PROYECTO. ES UNA EVALUACION CUANTITATIVA DE LOS COSTOS PROBABLES DE LOS RECURSOS NECESARIOS PARA COMPLETAR LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO. PARA LOGRAR UN COSTO OPTIMO DEL PROYECTO SE DEBE TENER EN CUENTA EL BALANCE ENTRE COSTOS Y RIESGOS, ES DECIR, COMPRAR VS ALQUILAR Y EL USO DE RECURSOS COMPARTIDOS. GESTION DE LOS COSTOS PLANIFICACION ESTIMAR LOS COSTOS ESTIMAR LOS COSTOS • LAS ESTIMACIONES DE COSTOS SE EXPRESAN EN UNIDADES DE UNA MONEDA (PESOS, DOLARES, EUROS) O EN HORAS DE TRABAJO PARA EVITAR LAS AFECTACIONES DE LA FLUCTUACION DE LA MONEDA. • LOS COSTOS PUEDEN SER FIJOS, VARIABLES. TAMBIEN SE PUEDEN CLASIFICAR EN DIRECTOS O INDIRECTOS. • LA EXACTITUD DE LA ESTIMACION DEL COSTO AUMENTA EN LA MEDIDA QUE SE AVANZA EN EL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO. (ROM) PUEDE PASAR DE -25% A +75% A UN RANGO DE -5% A +10%. • AL ESTIMAR LOS COSTOS DE LAS ACTIVIDADES SE DEBEN TENER EN CUENTA MANO DE OBRA, MATERIALES, HERRAMIENTAS, EQUIPOS, COSTOS DE CALIDAD Y COSTOS DE RIESGOS. ESTIMAR LOS COSTOS DETERMINAR EL PRESUPUESTO ES EL PROCESO DE SUMAR LOS COSTOS ESTIMADOS DE LAS ACTIVIDADES INDIVIDUALES O PAQUETES DE TRABAJO PARA ESTABLECER UNA LINEA BASE DE LOS COSTOS AUTORIZADA. ESTA LINEA BASE SERVIRA PARA MONITOREAR LOS COSTOS DEL PROYECTO Y CONTROLAR EL DESEMPEÑO. TERMINADO EL PRESUPUESTO SE CONCILIA CON REGISTRO HISTORICOS, LUEGO CON EL FLUJO DE EFECTIVO Y POR ULTIMO LAS RESTRICCIONES. GESTION DE LOS COSTOS PLANIFICACION DETERMINAR EL PRESUPUESTO DETERMINAR EL PRESUPUESTO • EL BENEFICIO ES QUE SE OBTIENE LA LINEA BASE QUE PERMITIRÁ MAS ADELANTE CONTROLAR EL PROYECTO. • CUANDO SE DETERMINA EL PRESUPUESTO NO SE INCLUYEN LAS RESERVAS DE GESTION. • AL INICIAR LA DETERMINACION DEL PRESUPUESTO SE DEBE REVISAR EL ACTA DE CONSTITUCION Y REVISAR TODAS LAS VARIABLES DE ALTO NIVEL AHÍ CONSIGNADAS.(DOCUMENTOS DEL NEGOCIO ENTRE OTRAS). • LA LINEA BASE DE LOS COSTOS ES EL PRESUPUESTO DE LAS ACTIVIDADES MAS LAS RESERVAS DE CONTINGENCIA. • EL PRESUPUESTO DEL PROYECTO ES LA LINEA BASE DE COSTOS MAS LAS RESERVAS DE GESTION. DETERMINAR EL PRESUPUESTO CONTROLAR LOS COSTOS ES EL PROCESO DE MONITOREAR EL ESTADO DEL PROYECTO PARA ACTUALIZAR SUS COSTOS Y GESTIONAR LOS CAMBIOS A LA LINEA BASE. PARA LOGRARLO SE DEBE CUMPLIR EL PLAN DE GESTION DE LOS COSTOS QUE EXPLICA EN DETALLES LAS REUNIONES, INFORMES, MEDICIONES, VARIACIONES Y FRECUENCIA DE LS INFORMES PARA CONTROLAR LOS COSTOS DURANTE EL PROYECTO. GESTION DE LOS COSTOS MONITOREO CONTROLAR LOS COSTOS CONTROLAR LOS COSTOS • CONTROLAR LOS COSTOS PERMITE MANTENER LA LINEA BASE DEL PROYECTO. • CONTROLAR ES MEDIR • CLAVE PARA CONTROLAR UN PROYECTO ES TENER UN PLAN DE GESTION DE COSTOS BIEN DETALLADO. CONTROLAR LOS COSTOS GESTION DE LA CALIDAD LA GESTION DE LA CALIDAD INCLUYE LOS PROCESOS PARA INCORPORAR LA POLITICA DE CALIDAD DE LA ORGANIZACIÓN EN CUANTO A PLANIFICACION, GESTION Y CONTROL DE LOS REQUISITOS DE CALIDAD DEL PROYECTO Y EL PRODUCTO A FIN DE SATISFACER LOS OBJETIVOS DE LOS INTERESADOS. P • PLANIFICAR LA GESTION DE LA CALIDAD E • GESTIONAR LA CALIDAD MC • CONTROLAR LA CALIDAD GESTION DE LA CALIDAD PLANIFICAR LA GESTION DE LA CALIDAD ES EL PROCESO DE IDENTIFICAR LOS REQUISITOS Y ESTANDARES DE CALIDAD PARA EL PROYECTO Y SUS ENTREGABLES Y ADEMAS DOCUMENTAR COMO EL PROYECTO DEMOSTRARÁ EL CUMPLIMIENTO DE LOS MISMOS. CALIDAD SIGNIFICA CUMPLIR LOS REQUISITOS Y NO AGREGAR MAS. LA LINEA BASE DEL ALCANCE LE PROPORCIONAN LA PERSPECTIVA ADECUADA AL DIRECTOR DE PROYECTOS PARA PLANIFICAR ADECUADAMENTE LA CALIDAD. GESTION DE LA CALIDAD PLANIFICACION PLANIFICAR LA GESTION DE LA CALIDAD PLANIFICAR LA GESTION DE LA CALIDAD • LA PLANIFICACION DE LA CALIDAD SIEMPRE SE LLEVARA A CABO DE MANERA PARALELA CON LOS DEMAS PROCESOS DE PLANIFICACION DEL PROYECTO. • LA CALIDAD SE DEFINE COMO LA MEDIDA EN QUE LOS PROYECTOS CUMPLEN LOS REQUISITOS. • GESTION DE CALIDAD ES ASEGURARSE QUE EL PROYECTO SE COMPLETA CUMPLIENDO LOS REQUISITOS DEL PROYECTO. • EN UN ENTORNO IMPULSADO POR EL CAMBIO LOS REQUISITOS DE CALIDAD Y CRITERIOS DE ACEPTACION SE TOMAN DE LA HISTORIA DE USUARIOS. • EN UN ENTORNO IMPULSADO POR EL PLAN, UNA ADECUADA GESTION DE LA CALIDAD SE REQUIERE IDENTIFICAR Y DOCUMENTAR REQUISITOS ASI COMO CONOCER EL ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO. GESTION DE LA CALIDAD PLANIFICACION PLANIFICAR LA GESTION DE LA CALIDAD PLANIFICAR LA GESTION DE LA CALIDAD • EL DIRECTOR DE PROYECTOS TIENE LA RESPONSABILIDAD DE ASEGURARSE QUE LA CALIDAD ESTÉ DEFINIDA EN EL PLAN PARA LA DIRECCION DEL PROYECTO. • SE DEBEN ESTABLECER UNAS METRICAS ANTES DE INICIAR EL PLAN DE GESTION DE LA CALIDAD. • LA CALIDAD DEBE SER REVISADA ANTES QUE LA ACTIVIDAD O EL PAQUETE DE TRABAJO SEA COMPLETADO. • LA CALIDAD DEBE SER PLANIFICADA Y NO INSPECCIONADA. PLANIFICAR LA GESTION DE LA CALIDAD GESTIONAR DE LA CALIDAD ES EL PROCESO DE CONVERTIR EL PLAN DE GESTION DE LA CALIDAD EN ACTIVIDADES EJECUTABLES DE CALIDAD QUE INCORPOREN AL PROYECTO LAS POLITICAS DE CALIDAD DE LA ORGANIZACIÓN. GESTION DE LA CALIDAD EJECUCION GESTIONAR LA CALIDAD GESTIONAR LA CALIDAD • GESTIONAR LA CALIDAD INCLUYE TODAS LAS ACTIVIDADES DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD. SE APLICA AL DISEÑO DE PRODUCTOS Y MEJORA DE PROCESOS. • GESTIONAR LA CALIDAD SE CONSIDERA EL TRABAJO DE TODOS EN EL PROYECTO. • ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD SE REFIERE AL USO EFICAZ DE LOS PROCESOS. • AQUÍ SE PODRÁ DETECTAR SI ALGUN PROCESO NO DARÁ UNOS RESULTADOS DE CALIDAD ACORDE A LO PLANIFICADO. • ESTE PROCESO SE REALIZA MIENTRAS SE REALIZAE EL TRABAJO DEL PROYECTO. GESTIONAR LA CALIDAD CONTROLAR LA CALIDAD ES EL PROCESO DE MONITOREAR Y REGISTRAR LOS RESULTADOS DE LA EJECUCION DE LAS ACTIVIDADES Y ASEGURAR QUE LAS SALIDAS SEAN COMPLETAS, CORRECTAS Y SATISFAGAN AL CLIENTE. GESTION DE LA CALIDAD MONITOREO CONTROLAR LA CALIDAD CONTROLAR LA CALIDAD • EL BENEFICIO CLAVE ES QUE ENTREGABLES Y EL TRABAJO PROYECTO CUMPLEN CON REQUISITOS ESPECIFICADOS POR INTERESADOS CLAVES PARA ACEPTACION FINAL. LOS DEL LOS LOS LA • CONTROLAR LA CALIDAD SIGNIFICA MEDIR LA CALIDAD. • CONTROLAR LA CALIDAD SE ENFOCA EN EL PRODUCTO Y GESTIONAR LA CALIDAD SE ENFOCA EN LOS PROCESOS. CONTROLAR LA CALIDAD GESTION DE LOS RECURSOS LA GESTION DE LOS RECURSOS INCLUYE LOS PROCESOS PARA IDENTIFICAR, ADQUIRIR Y GESTIONAR LOS RECURSOS NECESARIOS PARA LA CONCLUSION EXITOSA DEL PROYECTO. P • PLANIFICAR LA GESTION DE LOS RECURSOS • ESTIMAR LOS RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES E • ADQUIRIR RECURSOS • DESARROLLAR EL EQUIPO • DIRIGIR EL EQUIPO MC • CONTROLAR LOS RECURSOS GESTION DE LOS RECURSOS GESTION DE LAS COMUNICACIONES LA GESTION DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO INCLUYE LOS PROCESOS NECESARIOS PARA ASEGURAR QUE LAS NECESIDADES DE INFORMACION DEL PROYECTO Y DE SUS INTERESADOS SE SATISFAGAN A TRAVES DEL DESARROLLO DE OBJETOS Y DE LA IMPLEMENTACION DE ACTIVIDADES DISEÑADAS PARA LOGRAR UN INTERCAMBO EFICAZ DE LA INFORMACION. P • PLANIFICAR LA GESTION DE LAS COMUNICACIONES E • GESTIONAR LAS COMUNICACIONES MC • MONITOREAR LAS COMUNICACIONES GESTION DE LAS COMUNICACIONES GESTION DE LOS RIESGOS LA GESTION DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO INCLUYE LOS PROCESOS PARA LLEVAR A CABO LA PLANIFICACION DE LA GESTION, IDENTIFICACION, ANALISIS, PLANIFICACION DE RESPUESTA, IMPLEMENTACION DE RESPUESTA Y MONITOREO D LOS RIESGOS DE UN PROYECTO. SE BUSCA AUMENTAR LA PROBABILIDAD DE LOS RIESGOS POSITIVOS Y DISMINUIR LA PROBABILIDAD O EL IMPACTO DE LOS RIESGOS NEGATIVOS CON EL FIN DE OPTIMIZAR LAS POSIBILIDADES DE ÉXITO DE UN PROYECTO. P • PLANIFICAR LA GESTION DE LOS RIESGOS • IDENTIFICAR LOS RIESGOS P • REALIZAR EL ANALISIS CUANTITATIVO DE LOS RIESGOS • REALIZAR EL ANALISIS CUALITATIVO DE LOS RIESGOS • PLANIFICAR LA RESUESTA A LOS RIESGOS MC • IMPLEMENTAR LA RESPUESTA A LOS RIESGOS GESTION DE LOS RIESGOS GESTION DE LAS ADQUISICIONES LA GESTION DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO INCLUYE LOS PROCESOS NECESARIOS PARA COMPRAR O ADQUIRIR PRODUCTOS, SERVICIOS O RESULTADOS QUE ES PRECISO OBTENER FUERA DEL EQUIPO DEL PROYECTO. P • PLANIFICAR LA GESTION DE LAS ADQUISICIONES E • EFECTUAR LAS ADQUISICIONES MC • CONTROLAR LAS ADQUISICIONES GESTION DE LAS ADQUISICIONES GESTION DE LOS INTERESADOS LA GESTION DE LOS INTERESADOS DEL PROYECTO INCLUYE LOS PROCESOS REQUERIDOS PARA IDENTIFICAR A LAS PERSONAS, GRUPOS, U OGANIZACIONES QUE PUEDEN AFECTAR O SER AFECTADOS POR EL PROYECTO. I • IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS P • PLANIFICAR EL INVOLUCRAMIENTO DE LOS INTERESADOS E • GESTIONAR LA PARTICIPACION DE LOS INTERESADOS MC • MONITOREAR EL INVOLUCRAMIENTO DE LOS INTERESADOS GESTION DE LOS INTERESADOS