1 Manual De Funciones Distribuidora LAP (SENA , 2021) presentado por: Yessica Marín Suárez Carolina Rivera Garzón Natalia Gutiérrez castaño Jonathan Castaño Otalvaro Eliana Yuliet Castaño Montoya Ficha: 2348797 Instructora: Disney Benítez Perdomo Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Especialización tecnológica en gestión del talento humano por competencias – metodología fase 1. planear julio 25 de 2021 2 Justificación La presente investigación se enfocará en la importancia de implementar un manual de perfiles de cargo por competencia dentro de la distribuidora LAP, con el fin de establecer un orden sistemático de normas y tareas que debe desarrollar cada empleado en sus actividades asignadas para cumplir con los objetivos propuestos ya que debido a los diferentes perfiles es fundamental documentar cada una de las funciones para brindar orientación en un puesto de trabajo. Así, el presente informe permitirá mostrar los pasos a tener en cuenta en la realización de éste, y profundizar los conocimientos teóricos para ponerlos en práctica, además nos ofrece diferentes formas de capacitar al personal para que todos estén debidamente formados, ayudando a que dentro de la distribuidora LAP se practique una misma cultura laboral. 3 Tabla De Contenido Manual De Funciones Distribuidora LAP (SENA , 2021) ................................................................ 1 Justificación........................................................................................................................................... 2 Tabla De Contenido .............................................................................................................................. 3 Políticas Y Normas (diana, 2017) ........................................................................................................ 4 Políticas De Inocuidad ..................................................................................................................... 4 Política De Calidad ........................................................................................................................... 4 Política De Seguridad ....................................................................................................................... 4 Política De Salud Ocupacional ........................................................................................................ 4 Normas .............................................................................................................................................. 4 Políticas ............................................................................................................................................. 5 Definición De Manual De Funciones .................................................................................................. 5 Beneficios Del Manual De Funciones Por Competencias ................................................................. 6 Participantes .......................................................................................................................................... 7 Periodicidad Del Manual De Competencias ....................................................................................... 7 Procesos A Desarrollar En El Manual ................................................................................................. 7 Instrumentos De Medición ................................................................................................................... 8 Instructivo Para La Utilización Del Manual. ...................................................................................... 9 ¿Qué Es Un Manual De Funciones?................................................................................................ 9 Instructivo Para La Utilización Del Manual. ...................................................................................... 9 ¿Quiénes Deben Usar El Manual De Funciones? ........................................................................... 9 ¿Para Qué Una Descripción De Perfiles De Cargo? (DPC) ........................................................ 10 Manual De Funciones Distribuidora Lap. ......................................................................................... 11 Departamento Comercial (SENA , 2021) ......................................................................................... 11 BIBLIOGRAFIA ................................................................................................................................ 30 Referencias .......................................................................................................................................... 30 4 Políticas Y Normas (diana, 2017) Políticas De Inocuidad Distribuidora LAP busca la satisfacción del cliente por eso está comprometida con la implementación y desarrollo de las BPM y HACCP mejorando el proceso y garantizando productos inocuos y de excelente calidad. Política De Calidad En la Distribuidora LAP, se tiene un compromiso con la calidad primordial para conseguir la aceptación y fidelidad del cliente. Política De Seguridad Distribuidora LAP como toda empresa en sus procesos tiene riesgos, pero vela constantemente por la prevención, protección y control; cumpliendo las normas legales y propias. Política De Salud Ocupacional Distribuidora LAP dedicada a la producción y comercialización de productos para el asea está comprometida con la Gestión Integral de Salud Ocupacional según los factores de riesgo, enfocado al mejoramiento continuo. Normas Son patrones aceptables de comportamiento para las personas dentro de un grupo. Es decir, las normas indican a las personas lo que deben hacer o no hacer, en determinadas situaciones. O desde el punto de vista del individuo, las normas le dicen lo que se espera de él. Todos los grupos tienen sus normas. A veces, son sólo sobreentendidas, pero otras veces son explícitas, habladas y puede ser que hasta escritas. 5 Una vez que las normas son establecidas y aceptadas, influyen en el comportamiento de las personas sin necesidad aparente de controlarlas externamente. De la misma manera, la función de las normas dentro de la empresa es reglamentar el comportamiento de los empleados diciéndoles lo que se permite y lo que no se permite en el lugar de trabajo. Pero también hay otras normas que es importante que aparezcan escritas en los manuales de las organizaciones como “normas formales". Políticas Es una declaración de principios generales que la empresa u organización se compromete a cumplir. En ella se dan una serie de reglas y directrices básicas acerca del comportamiento que se espera de sus empleados y fija las bases sobre cómo se desarrollarán los demás documentos (manuales, procedimientos, etc.) de la empresa. Una buena política no debe de ocupar más de una o dos páginas y no debe incluir detalles. Simplemente se deben enumerar las líneas generales que definen la filosofía de la empresa, como pueden ser por ejemplo el compromiso de cumplir la legislación, la voluntad de crear un buen ambiente de trabajo, la implantación de sistemas de mejora continua, la definición de objetivos ambiciosos, la necesidad de gestionar las actividades por procesos y de hacer caso a los procedimientos, la expectativa de minimizar el impacto ambiental mediante una buena gestión de los recursos, etc. Una vez creada la política, ésta debe quedar documentada y ser incluida en el Manual de Calidad o en el Manual Gestión Integral de la empresa. Además, la política debe ser distribuida y conocida por los empleados, debe ser implementada y servir como punto de partida a la hora de redactar el resto de documentos de la compañía. Por ejemplo, si en la política se habla del “cumplimiento de la legislación”, el resto de los procedimientos deben poner énfasis en que esto se cumple, de otro modo estarían incumpliendo ese principio marcado por la empresa. Definición De Manual De Funciones Es un documento de trabajo de control interno el cual describe de una forma estructurada cada puesto de trabajo de una organización para llevar a cabo la correcta gestión de los empleados. El manual de funciones está elaborada técnicamente basados en los procedimientos para brindar orientación y así generar un orden con las responsabilidades, tareas y funciones asignadas a cada empleado, los manuales indican que hacer y cómo realizar el trabajo con el propósito de cumplir con los objetivos propuestos como organización ya sea individual o colectivamente, facilitando el desarrollo eficiente del proceso de selección, evaluación y valoración de cada cargo. El manual de funciones debe de ser revisado periódicamente con el fin de ajustarlo en caso de un cambio ya sea interno o externo para mejorar algún proceso o implementar uno nuevo, velando 6 siempre por el bienestar de los empleados para generar un buen rendimiento y un adecuado desarrollo de las actividades implementadas con calidad. Beneficios Del Manual De Funciones Por Competencias Beneficios Los manuales de funciones por Competencias Laborales son un soporte técnico, el cual le da el fundamento y sentido a la existencia de los cargos da las entidades u organizaciones. Así mismo facilita la organización, coordinación y control de algunos de los procesos administrativos comunes a todas las organizaciones, tales como la selección de personal, la inducción de nuevos funcionarios, la capacitación y entrenamiento en los puestos de trabajo establecidos y el desarrollo de la evaluación del desempeño. Genera la competitividad fundamentada en el desempeño para el desarrollo de los colaboradores de la organización, oportunidades de desarrollo de las personas. La distribuidora LAP, se enfrenta diariamente a diversos desafíos competitivos lo cual la obliga a mejorar la calidad de sus servicios y a sentir la necesidad de mejoramiento de su gestión, procesos productivos y productos, es por esto que la prioridad de la distribuidora será disponer de personal competente que supla la demanda de esas necesidades. Un modelo de gestión por competencias brinda muchos beneficios a una organización: Facilidad en los procesos de reclutamiento, selección, contratación, y evaluación tanto de empleados nuevos como antiguos Un manual de funciones por competencia le permitirá a la distribuidora LAP contar con una herramienta para evaluar el personal nuevo y antiguo. Identificación de aquellos requerimientos de capacitación que refuercen los conocimientos del capital humano aportando beneficio tanto para ellos como para la organización misma. Optimización en los niveles de satisfacción laboral y el clima organizacional, un modelo de gestión por competencias les permite a sus colaboradores contar con herramientas para evaluar los conocimientos adquiridos, así como sus habilidades y actitudes desarrolladas en su vida laboral y profesional mejorando de esta manera sus posibilidades futuras de aplicabilidad a nuevos cargos. El manual de funciones por competencias permitirá a los colaboradores de la organización identificar a plenitud cual es el alcance del cargo, entienda y conozca sus deberes y obligaciones con la compañía. 7 Participantes En la elaboración del presente manual participan: Carolina Rivera Garzón, Jonathan Castaño Otalvaro, Natalia Gutiérrez Castaño, Yessica Marín Suárez y Eliana Yuliet Castaño Montoya, aprendices de la Especialización de Talento humano por competencias. Metodología. A partir del diagnóstico de la organización se evidenció la necesidad de la elaboración de un manual de funciones para el área comercial ya que según el gerente las ventas no son lo esperado. Periodicidad Del Manual De Competencias se tiene la necesidad en las organizaciones de crear un método en este caso la periodicidad para evaluar en este caso cada seis meses (6) con el fin de buscar ajustes, mejoras continuas y actualizaciones que generen un impacto importante en el desarrollo e implementación de las funciones que hacen parte del campo comercial. Procesos A Desarrollar En El Manual Desde el área de gestión humana se establecen en la empresa los criterios y necesidades para definir e incluir en los manuales de funciones los requisitos y competencias mínimas que se requieren en cada uno de los cargos de la organización. Adema se establecen las competencias laborales generales para los cargos de los distintos niveles jerárquicos de la entidad. El manual de funciones, es la herramienta guía necesaria para la administración del talento humano vinculado a las empresas puesto que contiene la descripción ordenada y estándar de las diferentes actividades inherentes a cada uno de los cargos desarrollados al interior de la organización. Adicionalmente e s de gran importancia en los procesos de selección de personal y entrenamiento de los nuevos colaboradores de la compañía. Con el propósito de conocer las responsabilidades y competencias exigidas por gerencia se tendrán en cuenta los siguientes aspectos: Identificación del propósito principal del cargo Identificación del área Definición de propósitos principales Funciones específicas para el cargo Definición de los criterios de desempeño Campo de aplicación 8 Definición de conocimientos para el área Requisitos de experiencia Competencias organizacionales Instrumentos De Medición El proceso de competencia laboral se da a partir de los instrumentos de medición que consisten en evaluar el desempeño de un empleado o el área en particular, radica en ajustar la calidad y la obtención de resultados a través del de la recolección de datos, evidencias logros y competencias específicas, para tener en cuenta los cambios necesarios hacia el cumplimiento de los objetivos según el perfil deseado. Empleando las técnicas habituales, se pueden presentar algunas particularidades. Evaluación por competencias se caracteriza por detectar fortalezas y carencias del perfil en particular Permite el mejoramiento de la calidad del quehacer laboral de acuerdo a su perfil Mejorar procesos laborales Se evalúa por medio de instrumentos con puntuación Utilizar resultados anteriores y compara Proceso basado en evidencias Para la anterior evaluación se utilizan técnicas como Entrevista Observación directa Bitácoras 9 Instructivo Para La Utilización Del Manual. El área de Gestión humana, dará la inducción a todos los empleados y miembros de la Organización, buscando con ello hacer conocer el instructivo de forma eficaz y clara, brindando con ello a cada empleado el manual de funciones y descripción de cargos que le compete, la inducción que se realice debe quedar registrada en el formato correspondiente con que cuente el área de talento humano con el fin de consignar las evidencias de su socialización y comprensión, tanto de este instructivo como del manual de funciones y descripción de cargos. ¿Qué Es Un Manual De Funciones? Es un elemento del Sistema de Control Interno, que se convierte en un documento instrumental de información detallado e integral. Contiene, en forma ordenada y sistemática, instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, sistemas y reglamentos de las distintas operaciones o actividades que se deben realizar individual y colectivamente en una empresa, en todas sus áreas, secciones, departamentos y servicios. Requiere identificar y señalar el ¿Quién?, ¿Cuándo?, ¿Dónde?, ¿Con quién? y ¿Para qué? de cada uno de los cargos. En él se registra el conjunto de actividades (funciones) dentro de la Organización Instructivo Para La Utilización Del Manual. ¿Quiénes Deben Usar El Manual De Funciones? Toda la empresa tiene que conocer, consultar y utilizar constantemente el manual de funciones, sobre todo aquellas que son de grandes dimensiones, ya que así se lleva un control sobre las funciones que tiene el personal que conforma la compañía. Es un instrumento eficaz de ayuda para el desarrollo de la estrategia de una empresa y permite a los empleados conocer sus actividades y responsabilidades ya que determina y delimita los campos de actuación de cada área de trabajo, evaluando con ello su resultado y ejerciendo apropiadamente el autocontrol; además de sugerir aspectos tendientes a mejorar sus procedimientos. Los jefes de las diferentes áreas, también deben conocer y utilizar el Manual de Funciones porque podrán evaluar imparcialmente el desempeño de sus subalternos y proponer medidas para la adecuación de procedimientos modernos que conlleven a cambios en el ambiente interno y externo de la empresa, para analizar resultados en las distintas operaciones. Los organismos de control a 10 nivel interno y externo, que facilitan la medición del nivel de cumplimiento de las funciones establecidas para prevenir pérdidas o desvíos de bienes y recursos, determinando los niveles de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos institucionales; estableciendo bases sólidas para la evaluación de la gestión en cada una de sus áreas y operaciones. ¿Para Qué Una Descripción De Perfiles De Cargo? (DPC) El Manual que contiene las DPC ayuda a los miembros de la organización a conocer y entender la disposición de cada una de las áreas, los niveles con que cuenta cada una de ellas, la forma como su trabajo impacta en la organización y los requisitos que se deben cumplir para el ejercicio de cada uno de los cargos, además también permite identificar las relaciones de cada cargo en la organización tanto las de índole interno como externo, así como las competencias organizacionales, funcionales y específicas establecidas por cargo, con su respectiva valoración por indicadores comportamentales. El manual permite además dividir, clasificar y distribuir las responsabilidades y procesos entre los puestos de trabajo, estos deben estar definidos de forma clara y precisa para el logro y cumplimiento de los objetivos asignados a cada uno de los cargos contenidos en el manual. De esta forma el manual de DPC describe las funciones y actividades (conjunto de tareas homogéneas, afines e interrelacionadas cuya realización contribuye al cumplimiento de determinada función.). Este manual debe ser difundido una vez emitido a todo el personal de la empresa, con lo que se debe lograr garantizar su conocimiento 11 Manual De Funciones Distribuidora Lap. Departamento Comercial (SENA , 2021) DENOMINACIÓN: DIRECTOR COMERCIAL DE VENTAS CÓDIGO: 0611 GRADO: Marque con X el TIPO DE PROCESO al cual se asocia este cargo MANUAL DE FUNCIONES DISTRIBUIDORA LAP. DEPARTAMENTO COMERCIAL A ESTRATÉGICO X MISIONAL DE APOYO NOMBRE DEL PROCESO: DEPENDENCIA: CARGO DEL JEFE INMEDIATO: DIRECTOR COMERCIAL ÁREA COMERCIAL GERENTE GENERAL II. PROPOSITO PRINCIPAL: Planean, organizan, dirigen y controlan las actividades de establecimientos y departamentos en empresas comerciales e industriales comprometidos con Ventas, Mercadeo, Publicidad y Relaciones Públicas. Están empleados por empresas de comercio al por mayor, industriales y comerciales, empresas de consultoría de mercadeo y relaciones públicas, y por el gobierno. III. FUNCIONES CLAVES IV.CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES Planear y dirigir actividades de ventas en empresas industriales y comerciales de ventas al por mayor. Proyectar los requerimientos de los clientes según métodos de compras y pronostico Planear integración de cadenas de suministro según normativa y modelos de gestión Coordinar la fuerza de ventas de acuerdo con metodologías de planeación y técnicas de control 12 Establecer cadenas de distribución para productos y servicios, dirigir estudios y estrategias de mercadeo, analizar resultados y apoyar en el desarrollo del producto. Planear y dirigir actividades de firmas y departamentos que desarrollan e implementan campañas de publicidad para promocionar la venta de productos y servicios. Formular el plan según objetivos y metodologías Diseñar el canal de distribución según el plan de mercadeo y normativa técnica Estructurar la campaña publicitaria de acuerdo con objetivos de comunicación y metodología de planeación. OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS Gerentes de Comercio al Por Menor Ocupaciones Profesionales en Relaciones Públicas y Comunicaciones Supervisores de Ventas V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES Administración y gerencia Idioma extranjero Comunicación y medios de comunicación Mercadotecnia y ventas Servicio al cliente VI. REQUISITOS: ACADEMICOS Profesional en mercadeo y ventas Formación en Sistemas nivel medio (Word, Excel) y manejo de TICS Formación en servicio al cliente DE DESEMPEÑO 13 Certificar Cinco (5) años de experiencia en cargos afines. Preferible: Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL relacionadas con el cargo VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO. Capacidad para emprender, desarrollar y dirigir proyectos importantes con resultados satisfactorios; estableciendo y manteniendo cohesión de grupo para alcanzar los objetivos Organizacionales. Capacidad de identificar objetivos y establecer organismos de ejecución, que paso a paso con la debida organización y control le permitan su debido cumplimiento e implementación efectiva. Capacidad para elegir entre una o varias alternativas para solucionar un problema o atender una situación, comprometiéndose con acciones correctivas y consecuentes con la decisión. Capacidad para llegar a acuerdos ventajosos a través del intercambio de información, debate de ideas y utilización de estrategias efectivas, con personas o grupos que puedan representar un interés de negocio o un conflicto. Disposición para Gestión no voluntaria e incondicionalmente actividades que contribuyan al fortalecimiento de sus componentes profesionales y personales. Adquirir y desarrollar permanentemente conocimientos destrezas y habilidades con el fin de mantener altos Estándares de eficacia organizacional. Capacidad para trabajar con otros de forma conjunta y de manera participativa, integrando esfuerzos para la consecuencia de metas y actuando con eficacia en situaciones de presión de tiempo. Establecer y mantener relaciones amistosas y positivas, basadas en la comunicación abierta y fluida en el respeto por los demás. Manejar con respeto y confidencialidad la información empresarial de la que disponga. CIUDAD: FECHA DE APROBACIÓN: ELABORÓ: Carolina Rivera Garzón Medellín 23 de junio del 2021 REVISÓ: APROBÓ: 14 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO DENOMINACIÓN: JEFE DE CENTRO DE DISTRIBUCIÓN CÓDIGO: 0813 GRADO: B Marque con X el TIPO DE PROCESO al cual se asocia este cargo ESTRATÉGICO MISIONAL MANUAL DE FUNCIONES DISTRIBUIDORA LAP. DEPARTAMENTO COMERCIAL X DE APOYO NOMBRE DEL PROCESO: LOGISTICA DE DISTRIBUCIÓN DEPENDENCIA: CARGO DEL JEFE INMEDIATO: ÁREA COMERCIAL DIRECTOR COMERCIAL II. PROPOSITO PRINCIPAL: Coordinar, asignar y supervisar la labor asignada a los empleados con las actividades de despacho, recepción, almacenamiento y distribución de los productos, implementando un plan estratégico para obtener siempre un buen inventario y hacer oportunamente los pedidos y despachos satisfaciendo las necesidades de todas las personas. III. FUNCIONES CLAVES Coordinar, supervisar y dirigir la logística, almacenamiento, transporte, distribución y servicio de la mercancía requerida. Planificar el inventario de abastecimiento de productos y distribución del mismo. Cumplir con los plazos de entrega, optimizando los procesos de trabajo dentro del área de distribución. IV.CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES Dirige y supervisa al personal. Capaz de trabajar bajo presión. Comunicación asertiva. Habilidades para motivar. Analiza e interpreta datos. Capacidad de análisis. Planificación de tareas. Capacidad organizacional. Aptitudes para dirigir. Trabajo en equipo. Habilidades para la negociación. Habilidades para resolver problemas. 15 OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS Mantener actualizados los reportes de la distribuidora en cuanto al inventario disponible donde se deben catalogar los productos. Emitir reportes. Capacitación del personal. V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES Formación específica en gestión y administración de empresas. Conocimiento sobre la industria en la que se trabaja. Tener una buena comunicación asertiva. Habilidad para el liderazgo y la negociación. Interés y conocimiento de matemáticas y de TIC. VI. REQUISITOS: ACADEMICOS Estudios en administración (licenciatura). Mercadeo y publicidad o carreras afines (licenciatura). Diplomado o posgrado en administración de empresas o en mercadeo y publicidad. DE DESEMPEÑO Experiencia mínima de dos años en el área de ventas. Manejo de personal a su cargo. Excelente presentación personal. Preferible: Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL relacionadas con el cargo 16 VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO. Planificación y ejecución. Desarrollo de procesos. Optimización de la disposición del almacén. Trabajo en equipo. Capacidad de análisis. Buenas habilidades interpersonales y de negociación. Gestionar y motivar el personal. Medellín CIUDAD: 23 de junio del 2021 FECHA DE APROBACIÓN: ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ: Yessica Marín Suárez I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO DENOMINACIÓN: COORDINADOR DE ALIMENTOS CÓDIGO: 6213 GRADO: B Marque con X el TIPO DE PROCESO al cual se asocia este cargo ESTRATÉGICO MISIONAL DE APOYO NOMBRE DEL PROCESO: DEPENDENCIA: CARGO DEL JEFE INMEDIATO: X MANUAL DE FUNCIONES DISTRIBUIDORA LAP. DEPARTAMENTO COMERCIAL LOGISTICA DE DISTRIBUCIÓN ÁREA COMERCIAL Jefe de Centro de Distribución 17 II. PROPOSITO PRINCIPAL: Supervisan, dirigen y coordinan actividades de trabajadores que preparan, porciones y sirven alimentos y bebidas. Se incluye a los ecónomos quienes trabajan en la distribución de suministros. Están empleados por restaurantes, hospitales, hoteles, clubes, centros educativos, comunidades religiosas, empresas proveedoras de servicio de alimentos y otros establecimientos relacionados. III. FUNCIONES CLAVES IV.CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES Supervisar, coordinar y programar las actividades del personal que prepara, porción y sirve alimentos. Entrenar al personal en el desempeño de sus funciones y hacer que se cumplan las normas de higiene y seguridad. Verificar que los alimentos y el servicio cumplan los requisitos de control de calidad. Controlar puntos de control críticos en los procesos de producción según legislación vigente. Determinar contenido de microorganismos del alimento según normativa y técnicas de análisis. Gerentes de Restaurantes y Servicios de Alimentos Meseros y Capitán de Meseros V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES Administración y gerencia Educación y capacitación Idioma extranjero Servicio al cliente Recursos humanos y de personal Higienizar planta de alimentos según procedimiento técnico y normativa sanitaria Desarrollar programas de inducción de acuerdo con metodologías y normativa técnica. OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS Elaborar presupuestos de acuerdo con metodología y guía técnica. ¿Dirigir el talento humano? de acuerdo con normativa 18 VI. REQUISITOS: ACADEMICOS Técnico o tecnólogo en las carreras de: Gestión logística, Gestión Empresarial, de alimentos. Formación en Sistemas nivel medio (Word, Excel) y manejo de TICS. Formación en servicio al cliente DE DESEMPEÑO Certificar dos (2) años de experiencia en cargos afines. Manejo de personal a su cargo. Excelente presentación personal. Preferible: Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL relacionadas con el cargo VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO. Adaptarse a las políticas Institucionales y buscar información de los cambios en la autoridad competente; perseverar en un asunto o problema hasta que este quede resuelto. Enfrentarse con flexibilidad y versatilidad a situaciones nuevas para aceptar los cambios positivos y constructivamente. Manejar con respeto y confidencialidad la información empresarial de la que disponga. Disposición para Gestión no voluntaria e incondicionalmente a actividades que contribuyan al fortalecimiento de su conocimiento de sus componentes profesionales y personales. Establecer y mantener relaciones amistosas y positivas, basadas en la comunicación abierta y fluida y en el respeto por los demás. Capacidad para actuar con eficacia en situaciones de presión de tiempo, de desacuerdo, oposición y/o diversidad. Es la capacidad para responder y trabajar con alto desempeño en situaciones de mucha exigencia. 19 Medellín CIUDAD: 23 de junio del 2021 FECHA DE APROBACIÓN: ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ: Jonathan Castaño Otalvaro I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO DENOMINACIÓN: COORDINADOR DE ASEO CÓDIGO: 6214 GRADO: B Marque con X el TIPO DE PROCESO al cual se asocia este cargo ESTRATÉGICO MISIONAL MANUAL DE FUNCIONES DISTRIBUIDORA LAP. DEPARTAMENTO COMERCIAL X DE APOYO NOMBRE DEL PROCESO: LOGISTICA DE DISTRIBUCIÓN DEPENDENCIA: CARGO DEL JEFE INMEDIATO: ÁREA COMERCIAL Jefe de Centro de Distribución II. PROPOSITO PRINCIPAL: Supervisan, coordinan y controlan la operación de servicios de manejo doméstico. Están empleados por hospitales, teatros, lavandería, colegios, establecimientos comerciales, empresas de servicios de limpieza y empresas de servicio doméstico. III. FUNCIONES CLAVES Entrenar, dirigir y supervisar el personal de lavandería y planchado, aseadores, servicio doméstico y otros trabajadores. Contratar y entrenar al personal de manejo doméstico. IV.CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES Implementar sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo de acuerdo con normativa. Contratar servicios de acuerdo con normativa y procedimiento administrativo Vincular personal de acuerdo con normativa 20 Dirigir procedimientos operacionales del departamento de servicios de manejo doméstico. ¿Dirigir el talento humano? de acuerdo con normativa OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS Revisar de manera permanente indicadores y controles establecidos anteriormente Manejar registros de insumos y recursos de la organización Recolectar datos que le brinden evidencias de actividades desarrolladas por los colaboradores Supervisar procesos de logística en los almacenes o bodegas donde se almacenen insumos físicos Contribuir en el crecimiento profesional y humano de su equipo de trabajo V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES Administración y gerencia Educación y capacitación Idioma extranjero Servicio al cliente Recursos humanos y de personal VI. REQUISITOS: ACADEMICOS Técnico en conocimientos administrativos y sistemas. DE DESEMPEÑO Un (1) año de experiencia progresiva, de carácter operativo y supervisora en el área de servicios generales de una dependencia y/o unidad. Preferible: Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL relacionadas con el cargo 21 VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO. Disposición para asumir riesgos y propósitos Impulsar el potencial de los colaboradores a cargo para promover motivación Establecer metas claras que permitan hacer creer la empresa Potencializar el equipo de trabajo para alcanzar objetivos propuestos Capacidad de mantener relaciones objetivas aun en medio de las dificultades Tener capacidad de optimizar los recursos brindados por la empresa dando un buen uso no solo de materiales si no de recurso económico y de personal en general Medellín CIUDAD: 23 de junio del 2021 FECHA DE APROBACIÓN: ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ: Natalia Gutiérrez Castaño I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO DENOMINACIÓN: COORDINADOR LOGÍSTICO CÓDIGO: 1215 GRADO: B Marque con X el TIPO DE PROCESO al cual se asocia este cargo ESTRATÉGICO MISIONAL DE APOYO NOMBRE DEL PROCESO: DEPENDENCIA: CARGO DEL JEFE INMEDIATO: X MANUAL DE FUNCIONES DISTRIBUIDORA LAP. DEPARTAMENTO COMERCIAL LOGISTICA DE DISTRIBUCIÓN ÁREA COMERCIAL Jefe de centro de Distribución II. PROPOSITO PRINCIPAL: Gestionar y coordinar el traslado, el almacenamiento, la logística de distribución y la organización de los productos y materiales a lo largo de la cadena de suministros. Llevando un control detallado de las actividades para identificar errores y proponer mejoras para maximizar la eficiencia de la logística de la empresa. 22 III. FUNCIONES CLAVES Establecer programas, procedimientos de trabajo y coordinar actividades con otros grupos o departamentos para las labores de almacenamiento, inventario y distribución. Preparar y presentar informes sobre la gestión del departamento a cargo de acuerdo a procedimientos de la organización. IV.CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES Elaborar manual de funciones de acuerdo con metodologías y normativa. Elaborar documentos de acuerdo con normas técnicas. Atender clientes de acuerdo con procedimiento de servicio y normativa Apoyar el entrenamiento de empleados en labores asignadas, normas de seguridad y políticas y procedimientos de la empresa. ¿Dirigir el talento humano? de acuerdo con normativa Desarrollar programas de inducción de acuerdo con metodologías y normativa técnica. Diseñar áreas de almacenamiento según estrategias de logística y sistemas de almacenaje. OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS Recoger y entregar la carga según el plan de rutas y normativas Procesar la información de acuerdo a los requerimientos y procedimientos establecidos por la empresa. Verificar lotes, vencimientos y cantidades de producto Organizar productos por referencia y lote Mantener organizada las zonas de alistamiento de la bodega Verificar las condiciones de limpieza, identificación y demarcación de la bodega Verificar la correcta generación y diligenciamiento de la documentación de salida de la bodega Responder a las solicitudes de pedido si hay alguna novedad Velar por la apropiada asignación y administración de los recursos físicos y técnicos Verificar y autorizar las horas extras. Realizar las requisiciones de personal para su área Es el responsable del control disciplinario del personal a su cargo 23 V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES Matemáticas Servicios de oficina y administrativos Idioma extranjero Servicio al cliente Recursos humanos y de personal VI. REQUISITOS: ACADEMICOS Tecnólogo en logística, tecnólogo industrial o ingeniería industrial, administración de empresas, o carreras afines al área de almacenamiento y distribución. Conocimientos en paquete office Conocimientos preferiblemente en logística integral . DE DESEMPEÑO Experiencia mínima de 1 año preferiblemente en áreas de logística Preferible: Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL relacionadas con el cargo VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO. Conocer el sistema de gestión de calidad y manejo de documentación de SGC que su posición requiera Atender las citaciones y solicitudes de Gestión Humana Cumplimientos del horario laboral y normas contenidas en el Reglamento Interno de Trabajo y Manual de Convivencia. Conocer y tener clara la política de Seguridad y Salud en el Trabajo Procurar el cuidado integral de la salud Suministrar información clara, completa y veraz sobre su estado de salud Atender y cumplir políticas de la compañía Conocer y manejar cada línea de producto Entregar completo y oportuno los requerimientos de los clientes Manejar con respeto y confidencialidad la información empresarial de la que disponga 24 Establecer y mantener relaciones amistosas y positivas basadas en la comunicación abierta y fluida en el respeto por los demás Cumplir con las políticas de entrega teniendo en cuenta los acuerdos con las instituciones Medellín CIUDAD: 23 de junio del 2021 FECHA DE APROBACIÓN: ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ: Eliana Yuliet Castaño Montoya I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO DENOMINACIÓN: Asesor Comercial Junior y Senior CÓDIGO: 6311 GRADO: C Marque con X el TIPO DE PROCESO al cual se asocia este cargo ESTRATÉGICO MISIONAL DE APOYO NOMBRE DEL PROCESO: DEPENDENCIA: CARGO DEL JEFE INMEDIATO: X MANUAL DE FUNCIONES DISTRIBUIDORA LAP. DEPARTAMENTO COMERCIAL LOGISTICA DE DISTRIBUCIÓN ÁREA COMERCIAL Coordinador de alimentos y coordinador de Aseo II. PROPOSITO PRINCIPAL: Desarrollan las actividades propias del proceso de la venta. Venden mercancías y servicios no técnicos para clientes mayoristas, al detal, comerciantes, industriales y profesionales. Están empleados por empresas que producen, distribuyen o proveen bienes y servicios. 25 III. FUNCIONES CLAVES IV.CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES ¿Impulsar productos de acuerdo con el plan promocional y protocolos de campa? Prospectar clientes de acuerdo con los segmentos objetivo y estrategia de ventas Estructurar la campaña publicitaria de acuerdo con objetivos de comunicación y metodología de planeación Promover las ventas con los clientes. Identificar y contactar clientes potenciales. Consultar con los clientes después de la venta, para resolver problemas existentes y brindar asesoría. Monitorear al cliente de acuerdo con metodologías de evaluación y seguimiento OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS Realizar vigilancia interna en el área comercial Cumplir con la verificación de objetivos y metas propuestos por la empresa para el personal a cargo Ofrecer orientación al cliente que requiera un servicio especifico Indicar valores y órdenes de compra Crear estrategias que favorezcan el desarrollo de la empresa Dar información, general y específica a posibles clientes Participar activamente en eventos para fortalecer relación cliente- asesor Cumplir con objetivos personales y colectivos a nivel de área Planear actividades de mejoramiento que favorezcan la organización. V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES Administración y gerencia Matemáticas Idioma extranjero Mercadotecnia y ventas Servicio al cliente 26 VI. REQUISITOS: ACADEMICOS Título universitario en Economía, Administración público o de Empresas, Contaduría, Ingeniería Industrial, Financiera, o disciplinas académicas afines. Tecnólogo en gestión administrativa, Financiera o disciplinas afines. DE DESEMPEÑO Certificar Dos (2) años de experiencia en cargos afines. Preferible: Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL relacionadas con el cargo VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO. Poseer una comunicación clara y asertiva con los clientes Tener facilidad para establecer en las ventas relaciones con los demás Poseer capacidad de adaptación a personas y a situaciones para alcanzar la flexibilidad Capacidad de soportar de manera adecuada acciones frustrantes Seguridad en sí mismo Alta capacidad para crear nuevos contactos y convivir con los demás CIUDAD: FECHA DE APROBACIÓN: ELABORÓ: Natalia Gutiérrez Castaño Medellín 23 de junio del 2021 REVISÓ: APROBÓ: 27 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO DENOMINACIÓN: Auxiliar de Transporte y Bodega CÓDIGO: 1371 GRADO: C Marque con X el TIPO DE PROCESO al cual se asocia este cargo ESTRATÉGICO MANUAL DE FUNCIONES DISTRIBUIDORA LAP. DEPARTAMENTO COMERCIAL MISIONAL DE APOYO NOMBRE DEL PROCESO: X LOGISTICA DE DISTRIBUCIÓN DEPENDENCIA: ÁREA COMERCIAL CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Coordinador Logístico II. PROPOSITO PRINCIPAL: Reciben, clasifican, registran, almacenan, despachan, alistan los pedidos y materiales, empacan, embalan, rotulan, notarizar los suministros, materiales y equipos en centros de distribución, almacenes, plataformas. Para el uso de empresas o venta al público. También están empleados por comercializadoras de venta al detal y al por mayor, de empresas de los diferentes sectores y actividades económicas tanto públicas y privadas. III. FUNCIONES CLAVES IV.CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES Aplicar los métodos de recibo y despacho de materias primas, bienes, y mercancías. Organizar, ubicar, inventariar y registrar materiales, insumos, suministros según métodos y normativa. Despachar la mercancía según normativa de cargue y solicitud de pedido Almacenar los productos según técnicas de almacenamiento y normativa. Recibir la mercancía según procedimientos técnicos. Despachar la mercancía según normativa de cargue y solicitud de pedido Operar el proceso de cargue y descargue de mercancías según normativa de higiene y seguridad 28 Cargar y descargar la mercancía según normativa de higiene y seguridad. Recibir la mercancía según procedimientos técnicos Despachar la mercancía según normativa de cargue y solicitud de pedido OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS Planificar y supervisar la entrega de la mercancía a los clientes Planificar y supervisar el estado de la mercancía que llega a la empresa Participa en la elaboración de las rutas que entregan la mercancía Se asegura de que los vehículos funcionen correctamente, de que se les del mantenimiento adecuado y oportuno. Elaborar registro de entrada y salida de los vehículos de carga a la empresa Efectuar el proceso de archivo Reportar cualquier eventualidad al jefe inmediato Realización de inventarios de acuerdo a las políticas de la empresa Realizar almacenamiento de los objetos según las normas de seguridad Industrial V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES Matemáticas Servicios de oficina y administrativos Idioma extranjero Servicio al cliente Producción y procesamiento VI. REQUISITOS: ACADEMICOS Técnico en logística Conocimiento básico de internet, Excel, legislación en servicios públicos 29 domiciliarios y demás normas de aplicación para atención al cliente DE DESEMPEÑO Experiencia (1) un año. Preferible: Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL relacionadas con el cargo VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO. Conocer el sistema de gestión de calidad y manejo de documentación de SGC que su posición requiera Atender las citaciones y solicitudes de Gestión Humana Cumplimientos del horario laboral y normas contenidas en el Reglamento Interno de Trabajo y Manual de Convivencia. Conocer y tener clara la política de Seguridad y Salud en el Trabajo Procurar el cuidado integral de la salud Suministrar información clara, completa y veraz sobre su estado de salud Atender y cumplir políticas de la compañía Establecer y mantener relaciones amistosas y positivas basadas en la comunicación abierta y fluida en el respeto por los demás Conocer y manejar cada línea de producto Tolerancia a trabajar bajo presión CIUDAD: FECHA DE APROBACIÓN: ELABORÓ: Eliana Yuliet Castaño Montoya Medellín 23 de junio del 2021 REVISÓ: APROBÓ: 30 BIBLIOGRAFIA Referencias diana. (02 de 07 de 2017). http://dianatalentohumano.blogspot.com/. Obtenido de http://dianatalentohumano.blogspot.com/: http://dianatalentohumano.blogspot.com/2016/07/manual-especifico-de-funciones-y.html SENA . (25 de 07 de 2021). Obtenido de SENA : https://observatorio.sena.edu.co/Clasificacion/CnoConocimientos?tags=0813#carac SENA . (25 de 07 de 2021). https://sena.territorio.la/. Obtenido de https://sena.territorio.la/: https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Titulada/institution/semillas/12232 0_1_VIRTUAL/Documentos/Guias_de_Aprendizaje/Guia_de_Aprendizaje_2.pdf
