Definición. El Plan de Cuentas es el conjunto de cuentas necesarias para registrar los hechos contables. Es un listado ordenado y sistemático de cuentas a utilizar durante el procesamiento contable de los hechos económicos Cada persona, física o jurídica, que deba o decida llevar registros contables, tiene flexibilidad total para adaptar el plan de cuentas. Independientemente del tamaño del negocio, todas las entidades usan un plan de cuentas. Forma. Para facilitar el reconocimiento de cada una de las cuentas, el plan de cuentas suele ser codificado. Este proceso implica la asignación de un símbolo, que puede ser un número, una letra o una combinación de ambos, a cada cuenta. Alfabético: a cada cuenta se le asigna un código formando por una o varias letras del alfabeto. Este sistema de codificación tiene una dificultad, ya que las letras del alfabeto no son suficientes para cubrir todas las cuentas que a veces incluimos dentro del plan de cuentas, motivo por el cual no es muy utilizado o recomendado para una contabilidad. Nemotécnico: Ese tipo de codificación se da mediante la combinación de un número y una letra. El uso de esta codificación es muy frecuente y recomendada para aquellas empresas que sus inventarios rotan con mucha facilidad y constantemente. Numérico: se basa en la clasificación de grupos, subgrupos y otras divisiones más, asignándole un número correlativo a cada una de las cuentas contables y agrupándolas de acuerdo a su característica. Ese método de codificación, es el más utilizado y aconsejado bajo la modalidad de número decimal, ya que permite intercalar cuentas a medida y cambian las necesidades de la empresa o negocio. El objetivo de la codificación es economizar tiempo y trabajo, ya que el símbolo utilizado facilitará la memorización de la cuenta, su ordenamiento y su identificación y localización dentro del plan de cuentas. Este procedimiento de codificación debe ser preciso, cada símbolo debe representar un único significado, evitando ambigüedades, y debe permitir el agrupamiento de cuentas relacionadas, facilitando la integración de los rubros y el reconocimiento del carácter de cada cuenta. Para su confección deberá tenerse en cuenta: Naturaleza jurídica: Debemos preguntarnos de qué tipo de ente se trata, o por ejemplo, si se trata de una sociedad de personas, tendremos la cuenta “Socio XX cuenta particular” o en una sociedad de capital (SA) tendremos la cuenta “Accionistas”. Actividad: Habrá que distinguir si es una empresa industrial, manufacturera, extractiva, explotación comercial o ganadera; si es mayorista o minorista, entre otras. o Por ejemplo, en caso de producir el bien de cambio a comercializar, tendremos la cuenta “Productos en proceso”. Tamaño y ubicación: Es decir si encuadra dentro de una pequeña, mediana o gran empresa, si tiene una o más sucursales, si tiene una estructura simple o con división departamental, de esto dependerá la cantidad y variedad de cuentas utilizadas. o por ejemplo, un kiosco puede utilizar la cuenta “Muebles y Útiles” sin mayores especificaciones, en cambio, a un hipermercado podría no serle suficiente y requerirá separar dicha cuenta según sea de Administración, de Comercialización, Producción, etc. Objeto perseguido: observar a quién va dirigida la información: o Usuarios internos (directivos, gerentes) o Usuarios externos (proveedores, inversores, organismos de control) Pasos: (Según numérico-decimal) 1. determinar el primer grado de análisis, implica asignar un número a las cuentas recompuestas: a. 1 ACTIVO b. 2 PASIVO c. 3 PATRIMONIO NETO d. 4 RESULTADO POSITIVO e. 5 RESULTDO NEGATIVO f. 6 CUENTAS DE ORDEN 2. Determinar el segundo grado de análisis, asignando el segundo dígito a las cuentas compuestas: a. 1 ACTIVO b. 1.1 ACTIVO CORRIENTE c. 1.2 ACTIVO NO CORRIENTE d. 2 PASIVO e. 2.1 PASIVO CORRIENTE f. 2.2 PASIVO NO CORRIENTE 3. Determinar el tercer grado de análisis, asignando el tercer dígito a las cuentas colectivas o sintéticas. a. 1 ACTIVO b. 1.1 ACTIVO CORRIENTE c. 1.1.1 CAJA Y BANCOS d. 1.1.2 INVERSIONES CORRIENTES e. 1.1.3 CREDITOS f. 1.1.4 BIENES DE CAMBIO 4. determinar el cuarto grado o nivel de análisis, asignando el cuarto dígito a las cuentas simples o analíticas de primer grado de análisis, que son aquellas integrantes de cada rubro, las cuales podrían ser utilizadas para registrar anotaciones en el libro diario general. a. 1 ACTIVO b. 1.1 ACTIVO CORRIENTE c. 1.1.1 CAJA Y BANCOS d. 1.1.1.1 CAJA e. 1.1.1.2 BANCOS EN MONEDA NACIONAL f. 1.1.1.3 BANCOS EN MONEDA EXTRANJERA Funciones. Brinda una estructura básica para la organización del sistema contable Permite la adición de nuevas cuentas y la eliminación de cuentas antiguas. Satisface las necesidades de información de la gerencia y cumple con los estándares de información financiera. Sirve como base para la formulación de los Estados Contables. Registrar en forma clara y sencilla los elementos del Patrimonio y sus modificaciones. Favorecer tareas de control del procesamiento contable. Requisitos. Homogeneidad (agrupa cuentas en función de características comunes) Claridad: la terminología a utilizar debe ser comprensible. Integridad (tiene que presentar todas las cuentas necesarias) Sistematicidad (debe seguir un cierto orden, se debe preparar tomando en cuenta la clasificación de los Estados Contables) Flexibilidad (tiene que permitir el agregado de nuevas cuentas). ANEXO AL PLAN DE CUENTAS MANUAL DE CUENTAS. Las instrucciones de uso de cada cuenta conforman el Manual de cuentas y en él deberán indicarse: la naturaleza de la cuenta bajo análisis, los hechos económicos por los cuales aumenta o disminuye y que representa su saldo. Además, puede incluir que documentación respaldatoria puede aparecer en cada caso. Es un complemento del plan de cuentas, contiene instrucciones de uso y contenido de las cuentas que integran el plan. Muestra el análisis de cada una de las cuentas, es una herramienta que debemos tener a nuestro alcance. CUENTAS. La contabilidad se vale de cuentas, como elemento común para almacenar información acerca de las operaciones y hechos económicos de similar característica. constituyen el elemento primario de la información contable. Permiten agrupar conceptos similares, sin necesidad de utilizar nombres individuales. Clasificación según el contenido o extensión: simples o analíticas: son simples porque atañen a un elemento individual o asilado, y analíticas porque el elemento que representa es indivisible. Es el mayor grado de desagregación al que podemos aspirar al presentar la información. Por ejemplo, Proveedor Abertun S.A. Colectivas o sintéticas: comprenden un conjunto homogéneo de cuentas simples o analíticas agrupadas por elementos afines, por ejemplo, Proveedores. Compuestas: reúnen por un aspecto común a varias cuentas colectivas. Son los denominados RUBROS, por ejemplo, caja y bancos. Recompuestas: reúnen en una sola cifra los saldos delas cuentas compuestas, por ejemplo, Activos.
