GFPI-F-135 Guia de Aprendizaje -Divulgar y aplicar los procesos administrativo de un evento (5)

PROCESO DE GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL
FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE
IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE: DIVULGAR Y
ADMINISTRATIVO AL DESARROLLO DEL EVENTO - FICHA 2066981
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APLICAR
EL
PROCESO
Denominación del Programa de Formación:
Tecnólogo en Gestión Administrativa
Código del Programa de Formación:
122115 Versión: 100
Nombre del Proyecto: Simulación de empresa, como recurso didáctico para la buena práctica
de los procesos administrativos
Fase del proyecto:
Ejecutar
Actividad de Proyecto:
7. Organizar el evento
Competencia: Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales, teniendo en
cuenta el objeto social de la empresa.
Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Divulgar el evento teniendo en cuenta el medio, el protocolo
y las normas de la organización.
Aplicar el proceso administrativo al desarrollo del evento, de acuerdo con el protocolo, los
medios de divulgación y las políticas de la organización
Duración de la Guía: 36 horas
2. PRESENTACIÓN
El desarrollo de ésta guía permitirá al aprendiz Establecer y aplicar al
proceso de un evento en todas las fases que lo compone, y así fortalece
las habilidades, y destrezas que hacen parte del proceso de la
formación integral profesional. Y para el éxito de la misma, se invita al
aprendiz que realice cada una de las actividades descritas en la guía,
empleando el aprendizaje al trabajo autónomo sistemático, organizado,
y el aprendizaje colaborativo con los miembros del grupo que aportarán
de saberes previos con los nuevos para la construcción significativa al
aprendizaje y crecimiento integral del mismo
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3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
3.1. Actividad de reflexión inicial
Siguiendo con la actividad que asignó su jefe del evento para la bienvenida de los japoneses. Responda:
 ¿De qué manera dará a conocer el evento a las personas que deberán asistir al evento?
 ¿Cómo diagnosticaría las conformidades y las no conformidades del evento?
 ¿Qué medidas correctivas tomaría para la realización de éste tipo de eventos?

Mencione algunos ejemplos.
3.2. Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje
Actividad 1 Lea y analice el caso práctico: “El matrimonio”, y argumente en media cuartilla: ¿Que enseñanza
deja la estrategia aplicada?
Actividad 2. Responda el siguiente cuestionario descrito en el siguiente enlace:
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSfFdx9cjXEPT5wZPM82uxBm5_lrfdy322Z83WCz4ShmbtHbvQ/vi
ewform?usp=sf_link
RAP 2. Divulgar el evento teniendo en cuenta el medio, el protocolo y las normas de la organización.
3.3. Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).
Actividad 1 Investigue y realice un documento para ser socializada en plenaria sobre los siguientes temas, y con ejemplo:
1.
Aplicación y evaluación del evento
 Normas de seguridad aplicadas a eventos
 Soportes tecnológicos aplicados a la Organización de Eventos.
o Internet
o Intranet
o Correo Electrónico
o Soportes documentales.
o Rider Técnico: concepto e interpretación.
2.
Divulgación de eventos:
 Medios de divulgación: masivos y no masivos.
 Documentos.
 Comunicaciones y tarjetas protocolarias
o Conceptos
o Clasificación
3.
Memorias
 Información
 Recolección de información
 Edición y almacenamiento de información.
4.
Conservación de soportes documentales.
 Concepto y legislación vigente.
5.
Presupuesto.
 Concepto
Actividad 2. Realice lectura “Portafolio de servicio”. Elabore el portafolio de servicio o producto de la empresa
simulada (se recomienda tener en cuenta un documento con los productos y servicios para el tipo de evento a
realizar, tener un diseño llamativo para los clientes e incluir precios con y sin IVA).
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Actividad 3. Evaluación de conocimiento
Actividad 4. Realice lectura del artículo que se encuentra en Pdf“ Etiqueta y protocolo Empresarial”. Elabore
un manual de etiqueta y protocolo del evento de su empresa simulada. Debe contener los siguientes aspectos:
 Introducción
 Manual de etiqueta y protocolo del evento
 Principios que rigen la etiqueta en el evento
 Actos protocolarios
 Invitados
 Comité organizador
Actividad 4: De acuerdo a los medios de divulgación masivos o no masivos, Realice algunas normas de
seguridad para tener en cuenta en el evento.
Actividad 5: Diseñe una tarjeta de invitación, folleto, afiche, plegable la programación del evento, donde tenga
en cuenta las siguientes variables:
 Presentación del evento (hora, lugar y fecha)
 Cronograma de actividades (invitados, conferencistas, horarios, relacionar todas las actividades
inherentes al evento con sus respectivos responsables.)
RAP 3. Aplicar el proceso administrativo al desarrollo del evento, de acuerdo con el protocolo, los
medios de divulgación y las políticas de la organización.
Actividad 1. Elabore una propuesta de evento “Homenaje día de la madre” Como cada año, La empresa
RODASER Comunicaciones S.A.S. Brinda el reconocimiento a
todas las madres trabajadoras que vienen laborando en nuestra
empresa; y con el propósito de realizar un homenaje. Su jefe le
solicita a usted, organizar y ejecutar dicho evento, usando los
cuatro (4) procesos administrativos: Planeación, Organización,
Dirección y Control.
La empresa le entrega los siguientes datos:
 Fecha del homenaje 30 de mayo 2021
 Invitados 150 entre personal de gerencia, directivos, técnico-administrativo, y personal externo
Objetivos:
 La empresa desea que las madres se sientan reconocidas.
 Todos los empleados se conozcan mejor.
 Los trabajadores se olviden por un momento de sus preocupaciones
 Las familias pasen un tiempo junto.
Esta actividad será compartida con sus compañeros en plenaria
Actividad 2. Consulten todo lo relacionado con Diagrama de Gantt y elaboren un ejemplo práctico donde se
pueda evidenciar la programación de las actividades y el uso del tiempo, socialicen en plenaria.
Actividad 3. Como sabemos que todo evento debe estar documentado, para esta actividad se formarán equipo
de trabajo, y desarrollará la planificación y organización de su evento de la empresa simulada.
Tabla resumen
 Objeto
 Alcance
 Responsabilidades
 Entradas
 Salidas
 Procesos relacionados
 Diagrama de flujo del evento
 Manual de etiqueta y protocolo
 Desarrollo del evento
 Definiciones
3.4.
Actividades de transferencia del conocimiento
Entregar un video como evidencia de la ejecución del evento
planificado y organizado de acuerdo al documento
desarrollado.


Ambiente Requerido
El ambiente de aprendizaje para esta formación debe estar dotado de internet, treinta y cinco
computadores, tablero acrílico, televisor para audio y video y el mobiliario requerido para el número
de aprendices.
Materiales
Marcadores para tablero acrílicos: recargables - colores surtidos 4, papel blanco: bond de 75 gr
tamaño carta 2, sobre manilas tamaño carta por unidad 100, rótulos adhesivos, media carta x 6 7,
colbón para papel x 290 grs. 1, cartulina colores surtidos, octavos 20, tijeras tamaño mediano 3,
ganchos legajadoras, ganchos plástico caja x50 3, lápiz mina negra número 2 -54. Tajalápiz metálico
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4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
Evidencias de Aprendizaje
Criterios de Evaluación
Evidencias de Conocimiento :
Requerimientos de cada uno y el
manual
de
procesos
y
Respuestas
a
preguntas
procedimientos.
relacionadas con la temática
Evidencias de Desempeño
Socializa propuesta de evento
“Homenaje día de la madre” Como
cada año, La empresa RODASER
Comunicaciones S.A.S. .
Participa diligentemente en la
planeación y organización de
eventos, de acuerdo con las
fases del proceso administrativo,
siguiendo el conducto regular de
acuerdo con el organigrama y
normas institucionales.
Evidencias de Producto:
Opera de manera responsable
recursos
tecnológicos
Investigue y realice un documento los
sobre el tema de divulgar el evento. requeridos para la planeación,
coordinación y ejecución del
Desarrolle el taller del tema evento.
evento.
Elabore el portafolio de servicio o
producto de la empresa simulada
Elabore un manual de etiqueta y
protocolo del evento de su
empresa simulada.
Realice algunas normas de
seguridad para tener en cuenta en
el evento.
Diseñe una tarjeta de invitación,
folleto,
afiche,
plegable
la
programación del evento.
Elabore una propuesta de evento
“Homenaje día de la madre”
Elaboren un ejemplo práctico
donde se pueda evidenciar la
programación de las actividades y
el uso del tiempo: Diagrama de
Gantt.
Desarrolla la planificación y
organización de su evento de la
empresa simulada
Aplica rigurosamente las normas
y la legislación vigente para la
organización y conservación de
los documentos, producto del
evento, de acuerdo con el
soporte.
Elabora cuidadosamente los
cronogramas de actividades
para cada comité.
Coordina diligentemente las
posibles actividades que pueden
ser programadas dentro de la
agenda de un evento, de
acuerdo con la clase.
Técnicas e Instrumentos de
Evaluación
Técnica:
 Formulación
Preguntas
de
Instrumento: Cuestionario
Técnica

Observación directa
Instrumento: Lista de chequeo
Técnica:

Valoración del producto
Instrumento: Lista de verificación
Entrega un video como evidencia
de la ejecución del evento
planificado y organizado de
acuerdo
al
documento
desarrollado.
5. GLOSARIO DE TÉRMINOS
Acreditaciones: inscripción, registro y control de acceso de asistentes a un evento.
Brief: material informativo breve. Se usa para mantener actualizado a todas las personas que están
trabajando en el evento.
.
Buró: del francés “Bureau” que significa oficina de trabajo. Es toda entidad, privada o gubernamental,
que promociona y consigue eventos para una ciudad o país. También se le asigna a un salón privado
de grandes dimensiones, múltiples servicios y tecnología de avanzada.
Check List: listado de actividades y servicios que se deben chequear nuevamente para que nada quede
librado al azar, antes de comenzar el evento.
Chill out: se denomina a todo lugar tranquilo, con música suave y calma. A demás para hallar el máximo
confort, se ponen almohadones, pufs, luz tenue, aromas, etc.
Comité: grupo de personas con funciones y responsabilidades determinadas. Existen: Comité Científico,
Comité Ejecutivo, Comité de Honor o de Asesores, Comité Organizativo, y así de cada área a trabajar en
un evento.
Evento: El término evento proviene del latín eventus y, de acuerdo al diccionario de la Real Academia
Española (RAE), tiene tres grandes usos. En varios países latinoamericanos, un evento es un suceso de
importancia que se encuentra programado. Dicho acontecimiento puede ser social, empresarial,
deportivo, etc.
Un evento es un acontecimiento, una cosa que sucede. Desde esta perspectiva, el evento puede ser
planificado.
Etiqueta: son las reglas de elegancia que se deben guardar para adaptarse a los formalismos o
solemnidades de ciertos actos públicos o privados importantes socialmente. Se refieren a normas del
buen vestir, del comer con distinción, del empleo de ciertos gestos calificados como formales,
evitando los cotidianos e informales, y en general todo lo que las costumbres de cada lugar definen
como distinguido, y restringido a ciertos sectores sociales.
Follow up: significa seguimiento, control. Es así que se hace el seguimiento de invitaciones, de
actividades, de contratos con proveedores, etc.
Flyer: anglicismos que se utiliza para denominar aquellos folletos de pequeñas dimensiones y gramajes
reducidos, ya sean dípticos, trípticos, volantes o panfletos.
ISO 9002.94: es la Certificación de Calidad en una empresa que Congresos o eventos.
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Moderador: persona que introduce temas de discusión y controla los debates del grupo.
Making Off: preparación, armado del evento. Es el montaje y de aquellas acciones que se llevan a cabo
para chequear todos los detalles de manera preliminar al desarrollo del evento. Es la puesta en escena.
OPC: Organizador Profesional de Congresos. Es la persona o empresa que se encarga de planificar y
realizar congresos de gran magnitud. Bajo su responsabilidad se encuentra, el diseño del encuentro, la
ejecución del mismo y las distintas actividades que engloban estos eventos.
OPE: Organizador Profesional de Eventos. Organización o persona que se encarga de planificar y realizar
eventos. Bajo su responsabilidad se encuentra, el diseño, la puesta en escena, y la coordinación del preevento, durante el evento y el pos-evento.
Programa o Timing: descripción cronológica de las actividades a realizar durante un evento, incluyendo
la lista de oradores y los títulos de las ponencias.
Protocolo: conjunto de conductas y reglas que una persona deberá observar y respetar cuando se
mueva en determinados ámbitos oficiales ya sea por una cuestión de circunstancia especial o bien
porque ostenta algún cargo que lo lleva a transitar por estos.
Rider técnico: es el listado completo y detallado de forma gráfica (plots) la disposición del equipamiento
e infraestructura técnica que se necesita para realizar un evento. Se divide en rider de audio, iluminación,
backline (lista de necesidades técnicas), escenario y AC.
Rooming List: Listado de habitaciones reservadas en un hotel, donde se alojarán los oradores y/o
asistentes a un evento.
Secretaría: grupo de personas que provee servicios secretariales en relación con la organización de un
evento. Es el primer grupo de trabajo en formarse y el que continúa trabajando después de haberse
realizado el evento.
Sponsor o patrocinador: persona o entidad que apoya o financia una actividad, frecuentemente con
fines publicitarios.
Target: grupo de personas con características socio-culturales y económicas similares al que busca
segmentar para luego apuntar la comunicación y lograr llegar a un sector claramente definido.
6. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS
Manejo y Organización de Eventos. Copyright © 2003. SENA- CEV Comunidad Educativa VirtualTodos los derechos re Materia. Gestión de la Educación Física II del Maestro: Alejandro Peralta
Mendívil.
Documento: Planeación y Organización de Eventos.
Ingrese a las BASE DE DATOS SENA. Puede acceder a Colecciones de libros, revistas, artículos,
índices bibliográficos, resúmenes y tesis en texto completo en inglés y español, que pueden ser
consultadas desde la red del SENA.
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http://biblioteca.sena.edu.co/ Dar clic en Bases de datos y puede acceder a: e-brary, Gale,
GaléCengageLearning, Océano para Administración, Knovel, Océano Universitas P&M, Proquest.
7. CONTROL DEL DOCUMENTO
Autor (es)
Nombre
Cargo
Dependencia
Fecha
Esther Sánchez Polanco
Instructor
Formación
Julio 2021
8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)
Nombre
Cargo
Dependencia
Fecha
Razón del Cambio
Autor (es)
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