politicas - DIF Nacional

SISTEMA NACIONAL PARA
INTEGRAL DE LA FAMILIA
EL
DESARROLLO
PARA EL
FUNCIONAMIENTO DEL
CONTROL DE GESTIÓN
DE DOCUMENTOS DEL
SNDIF
Versión
dictaminada
por
el
Comité
de
Mejora
Regulatoria Interna (COMERI), el día __ de _______ de
_____, la cual entre en vigor a partir del día de su
publicación en la Normateca Interna.
Sistema Nacional para el Desarrollo
Integral de la Familia
“Políticas para el funcionamiento del Control de Gestión de documentos del SNDIF”
ÍNDICE
1. OBJETIVO….................................................3
2. FUNDAMENTO LEGAL………………………3
3. AMBITO DE APLICACIÓN…… ……………..3
4. DISPOSICIONES GENERALES………….....4
5. DEFINICIONES…………………...……………7
Elaboró::
Aprobó:
Vo. Bo.:
Clave:
Fecha:
Página: 2
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1. OBJETIVO
1.1
Definir las acciones para el manejo del Sistema de Control de Gestión
en el Sistema Nacional DIF
2. FUNDAMENTO LEGAL
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
Plan Nacional de Desarrollo 2013-2018
Estrategia Digital Nacional
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Gubernamental
Ley de Firma Electrónica Avanzada
Ley Federal de Archivos
Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de
la Familia
Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de
Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración
Pública Federal
3. AMBITO DE APLICACIÓN
3.1
Clave:
Las políticas aquí establecidas, serán de observancia obligatoria para
todas las áreas del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la
Familia, aun cuando se encuentren ubicadas en el interior de la
República Mexicana.
Fecha:
Página: 3
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“Políticas para el funcionamiento del Control de Gestión de documentos del SNDIF”
4. DISPOSICIONES GENERALES
4.1
El Sistema de Control de Gestión es una herramienta de trabajo para
el manejo y control de la información que se genere al interior o exterior
del Organismo
4.2
Todo servidor público que tenga asignada una cuenta en el Sistema
de Control de Gestión será responsable de la confidencialidad de la
información que en la misma se maneje.
4.3
La administración del Sistema de Control de Gestión es competencia
de la Oficialía Mayor quien a través de la Dirección de Tecnologías de
la Información realizará el alta, baja o modificación de usuarios y
promotores, mediante solicitud por correo electrónico.
4.4
La herramienta se encuentra disponible en la página de internet
http://sacg.dif.gob.mx
4.5
Recepción y despacho de correspondencia
4.5.1 Todas las Unidades Administrativas del Sistema deberán contar con
Oficialía de Partes, para la recepción de correspondencia, la cual está
obligada a recibir, registrar, controlar, turnar y distribuir los documentos
correspondientes.
4.5.2 Si un área administrativa está integrada, por distintas unidades
separadas físicamente, es decir, alejadas entre ellas o del área central,
se podrán designar oficinas únicas de entrada y salida de
correspondencia en cada una de éstas, cuantas sean necesarias.
Clave:
Fecha:
Página: 4
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4.6
Asuntos y turnos
4.6.1 Por regla general cualquier asunto generado o recibido por el SNDIF
deberá registrarse en el Sistema de Control de Gestión, a excepción
de aquellos que contengan información clasificada como reservada o
confidencial de acuerdo a la legislación vigente.
4.6.2 Todo asunto que se genere o reciba deberá ser identificado bajo el
folio que asigna el propio Sistema, el cual deberá mantenerse durante
su tramitación hasta que sea concluido, sin necesidad de generar un
nuevo folio durante su gestión para efectos de respuesta, seguimiento
o alcance.
4.6.3 Todo turno generado por el Sistema de Control de Gestión, será
dirigido a uno o varios destinatarios, quien (es) tendrán que responder
dicho turno.
Así mismo la respuesta que se genere al asunto deberá describir
exactamente el tipo de atención indicando el documento con que fue
atendido a excepción de aquellos que son turnados únicamente para
conocimiento.
4.6.4 El área que genere el documento de respuesta será responsable del
registro en el Sistema de Control de Gestión independientemente que
lo suscriba su titular.
4.6.5 El original del documento deberá ser identificado en la parte superior
derecha con el número de control de gestión que otorga el propio
sistema, remitiéndolo junto con sus anexos de forma expedita y
oportuna al destinatario, o área encargada de su trámite, conservando
para ello acuse original en el que conste fecha y hora de recibo a fin
Clave:
Fecha:
Página: 5
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de garantizar que la documentación pueda ser clasificada en base a la
legislación aplicable.
4.6.6 El documento, como sus anexos se adjuntarán electrónicamente al
registro que se realice en el Sistema de Control de Gestión, para el
caso de que contenga anexos como carteles, folletos, carpetas o
cualquier anexo que físicamente no sea posible su escaneo, será
descrito en el formulario bajo el rubro “anexos especiales”
4.6.7 Todas las copias de conocimiento serán turnadas por el Sistema de
Control de Gestión.
4.7 Cierre de asuntos
4.7.1 El usuario que genere el asunto será el único que podrá cerrarlo
4.8 Capacitación
4.8.1. En el caso de que algún nuevo usuario requiera capacitación en el
manejo del Sistema, podrá ser asesorado por el enlace
correspondiente a su área de adscripción o si así lo desea solicitar
asesoría mediante correo electrónico.
Clave:
Fecha:
Página: 6
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5.
DEFINICIONES
Acuse de Recibo: Documento especial en el que consta la firma o sello de
recepción del destinatario o de su representante legal
Anexo:
Cualquier documento físico o electrónico u objeto que se
adjunte a un asunto o turno, y que generalmente proporciona
información detallada del tema o argumento en cuestión.
Archivo:
Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que
son producidos o recibidos por los sujetos obligados o los
particulares en el ejercicio de sus atribuciones o en el
desarrollo de sus actividades;
Asunto:
Cualquier tema dirigido a un destinatario interno o externo,
para su atención.
Capacitación:
Información que se transmite al usuario del Sistema de
Control de Gestión para su debida operación.
Cierre:
Conclusión que se da a un asunto.
Cuenta:
Servicio online que se asigna a un promotor para la gestión
de documentos
Destinatario:
Persona a la que se le registra en el Sistema de Control de
Gestión como responsable para atender un asunto o turno.
Documentación Anexa: Cualquier documento físico o electrónico que venga o
se pueda anexar a un asunto o turno, y que generalmente
proporciona información detallada del tema o argumento en
cuestión.
Clave:
Fecha:
Página: 7
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Documento Original: Es el soporte físico documental del tema del asunto o turno.
Enlace:
Folio:
Persona que cuenta con la experiencia en el manejo del
Sistema de Control de Gestión
Número consecutivo que asigna automáticamente el Sistema
de Control de Gestión
Formulario:
Esquema electrónico de registro de uno o varios documentos
para su atención
Promotor:
Remitente del documento
Organismo:
Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia.
Clave:
Fecha:
Página: 8