PRIMERA UNIDAD CONCEPTOS GENERALES

PRIMERA UNIDAD
CONCEPTOS GENERALES
1. La Contabilidad y la Administración en el
Presupuesto
SE PUEDE DECIR QUE LA ADMINISTRACION
NACE DESDE EL MISMO MOMENTO QUE EL
HOMBRE
SIENTE
LA
NECESIDAD
DE
ORGANIZARSE
LOS CONTINUOS CAMBIOS A LOS
QUE
ESTAN
SUJETAS
LAS
ORGANIZACIONES, EXIGEN QUE
SUS SISTEMAS SE ADAPTEN A LAS
NUEVAS CONDICIONES
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1. La Contabilidad y la Administración en el
Presupuesto
CONFORME LAS EMPRESAS CRECEN,
SE HACE NECESARIO DELEGAR
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES,
DE FORMA TAL QUE EL CONTROL DE
LAS OPERACIONES
SE EFECTUE A TRAVES DE UN ORDEN
PERFECTAMENTE ESTABLECIDO,
PARA NO DEJARLO AL LIBRE
ALBEDRIO DE LAS PERSONAS.
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1. La Contabilidad y la Administración en el
Presupuesto
LA ADMINISTRACION
“PROCESO QUE COORDINA E
INTEGRA LAS ACTIVIDADES DE TRABAJO, PARA QUE
SE LLEVEN A CABO DE FORMA EFICIENTE Y
EFICAZMENTE, CON OTRAS PERSONAS Y POR MEDIO
DE ELLAS” (Robbins y Coulter).
LA CONTABILIDAD “DISCIPLINA QUE SATISFACE LAS
NECESIDADES DE INFORMACION FINANCIERA DE
DIVERSOS USUARIOS”.
LA
CONTABILIDAD
NO
SOLAMENTE
INFORMACION FINANCIERA, SINO QUE
SIRVE COMO UNA MEDIDA DE CONTROL.
BRINDA
ADEMAS
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1. La Contabilidad y la Administración en el
Presupuesto
EL
PRESUPUESTO
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2.- Origen y Evolución
Por el tamaño de la Empresa.
Por el tipo de negocio.
La planeación de sus necesidades se tomaban
en base a sus propias experiencias, a la
imposición individual del dueño o patrón, al
integrar todas las actividades necesarias para
manejar un negocio, en base a decisiones
unilaterales.
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2.- Origen y Evolución
• Con
el estudio de
la
Administración,
se
crean
nuevas expectativas en la
planeación.
• Actualmente
se
sigue
confiando en la experiencia
de los encargados de la
empresa.
• Los
negocios que giran
alrededor
de
una
sola
persona, solamente obtienen
resultados razonables, mas
no suficientes.
• Se puede afirmar que la
idea de presupuestar
siempre ha existido y
para ello se cuenta con
múltiples
ejemplos
históricos como lo
pueden ser:
Los Egipcios
Los Griegos
Los Romanos
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2.- Origen y Evolución
Periodo
Lugar
Acontecimiento
Finales Siglo XVIII
Inglaterra
El Ministerio de Finanzas, presenta un plan presupuestal en el
que determina sus posibles gastos y su control.
Después de la I
Guerra Mundial
Toda la
Industria
Se considera de manera formal la conveniencia de controlar
los gastos por medio de El Presupuesto
1912 a 1925
EUA
Se inicia la etapa de evolución y madurez de El Presupuesto,
con la intervención de la iniciativa privada
1930
Ginebra
Se lleva a cabo el I Simposio Int. de Control Presupuestal
1931
México
Empresas norteamericanas, establecen la Técnica
Presupuestal.
Después de la II
Guerra Mundial
EUA
La Admón. por Áreas y Niveles de Responsabilidad da lugar a
la Contabilidad y Presupuesto del mismo nombre
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3.- ¿Qué es el Presupuesto?
El implementar un Presupuesto no
significa gastar menos, sino mas bien,
hacer mas.
Por lo que nos debemos preguntar
¿Qué es El Presupuesto?
- Una Ciencia?
- Una Técnica?
- Un Arte?
- Una Herramienta?
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3.- ¿Qué es el Presupuesto?
“ANTES DE LO HECHO”
CONJUNTO DE PRONOSTICOS REFERENTES A UN
LAPSO PRECISADO
DEFINICION ADOPTADA POR LA ECONOMIA
INDUSTRIAL
“Tecnica de Planeación y predeterminación de
cifras, sobre bases estadisticas y apreciaciones
de hechos y fenomenos aleatorios”
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3.- ¿Qué es el Presupuesto?
DEFINICION ADOPTADA COMO HERRAMIENTA DE
LA ADMINISTRACION
“Estimación
programada
en
forma
sistematica, de las condiciones de operación
y de los resultados a obtener, por un
Organismo o Empresa, en un período
determinado”
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3.- ¿Qué es el Presupuesto?
EL PRESUPUESTO
PROYECTO DETALLADO DE LOS RESULTADOS
DE UN PROGRAMA OFICIAL DE OPERACIONES,
BASADO EN UNA EFICIENCIA RAZONABLE.
NO SE DEBE CONFUNDIR
PROYECTO (QUE SE
PRETENDE HACER) CON
PRESUPUESTO (COMO SE
VA A REALIZAR).
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3.- ¿Qué es el Presupuesto?
REQUISITOS
PARA
ELABORAR UN
BUEN
PRESUPUESTO
RESPALDO
DIRECTIVO
DIRECCION Y VIGILANCIA
FIJACION DEL PERIODO
COORDINACION PARA SU EJECUCION
EXPOSICION DEL PLAN O POLITICA
CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA
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4. Objetivos y Características
OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO
1. CONSIDERAR EL FUTURO PARA QUE LOS
PLANES TRAZADOS PERMITAN LA UTILIDAD
MAXIMA.
2. COORDINACION DE TODAS LAS ACTIVIDADES
PARA SU LOGRO.
3. ASEGURAR LA LIQUIDEZ FINANCIERA DE LA
EMPRESA.
4. ESTABLECER UN CONTROL ADECUADO.
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4. Objetivos y Características
Pero dentro de las etapas del
Proceso Administrativo.
¿ DONDE SE
CONTEMPLA AL
PRESUPUESTO ?
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4. Objetivos y Características
Fases del Proceso
Administrativo
Objetivos de
“El Presupuesto”
Previsión.
Preparar
de
antemano
lo
conveniente para atender a tiempo
las posibles necesidades.
Tener anticipadamente todo lo
conveniente, para la planeación,
elaboración y ejecución del
Presupuesto.
Planeaciòn.
Camino a seguir con unificación y
sistematización de actividades, de
acuerdo con los objetivos.
Planificación
unificada
y
sistematizada de las posibles
acciones, en concordancia con
los objetivos del Presupuesto.
Organización.
Estructuración técnica entre las Que exista una adecuada, precisa
funciones,
los
niveles
y y funcional estructura, para
actividades de los diferentes desarrollar el Presupuesto.
Recursos.
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4. Objetivos y Características
Fases del Proceso
Administrativo
Objetivos de
“El Presupuesto”
Coordinación o Integración.
Compaginación
estrecha
y
Desarrollo
y
mantenimiento coordinada de todas y cada una
de las secciones, para que se
armonioso de las actividades.
cumpla con los objetivos.
Dirección.
Ayuda enorme en las políticas a
Función ejecutiva para guiar e seguir, toma de decisiones y
inspeccionar a los subordinados. visión de conjunto, para conducir
y guiar a los subordinados
Control.
Comparación oportuna entre lo
Medidas para apreciar si los presupuestado y los resultados
objetivos y los planes se están obtenidos.
cumpliendo.
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4. Objetivos y Características
• Flexibilidad.
• Adecuado Control
Administrativo.
• Cuantificación de
Objetivos y Metas.
• Facilita la Auto
evaluación de cada Área
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4. Objetivos y Características
• EL P.C.P. debe
formar parte del
P.L.P
• Incorporar al
•Acceso a las normas
Contables.
P.C.P. las
Inversiones en
Activos Fijos.
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4. Objetivos y Características
Adaptación a la
Entidad
De
acuerdo
a
las
características de la Empresa,
adaptada a sus finalidades
DE FORMULACION
Planeación,
Coordinación y
Control de
Funciones
DE PRESENTACION
DE APLICACIÓN
De acuerdo con las
normas
Económicas y
Contables
Elasticidad y
Criterio
Se debe partir de un plan
preconcebido y llevarse a
cabo de manera formal
Si se utiliza como herramienta
Administrativa,
se
deben
utilizar
las
estructuras
contables, para facilitar su
comparación
Obligados por las constante
fluctuación del mercado y la
fuerte competencia
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4. Objetivos y Características
Entonces podemos concluir,
que los Presupuestos son
cruciales para el éxito
financiero y operativo de la
Empresa, ya que sirven
como carta de navegación
que guía a la misma, para
alcanzar
las
metas
deseadas.
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5. Responsabilidad, Preparación, Manejo
y Administración
¿QUIEN SE ENCARGA
DE FORMULAR Y
ADMINISTRAR LOS
PRESUPUESTOS?
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5. Responsabilidad, Preparación, Manejo
y Administración
Principalmente se
delega en un Director
del Presupuesto
En negocios pequeños la
información la recopila, afina
y coordina el Contador o
Administrador.
En los negocios mas grandes,
preferentemente
es
el
Contralor
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5. Responsabilidad, Preparación, Manejo
y Administración
Cuando la importancia
de la Empresa lo
amerita, las funciones
Presupuestales estarán a
cargo de un de un
Comité.
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5. Responsabilidad, Preparación, Manejo
y Administración
El Comité del Presupuesto se conforma generalmente,
por un grupo multidisciplinario de funcionarios que
pueden ser, de acuerdo al tipo de Empresa:
•Director o Gerente General
•Director de Finanzas o Contralor
•Gerente de Ventas y Mercadotecnia
•Gerente de Producción
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5. Responsabilidad, Preparación, Manejo
y Administración
Debe quedar claro que aun y cuando el Director del
Presupuesto, es el responsable de la elaboración del
mismo, para cumplir su cometido:
Necesita de la participación
entusiasta de todo el personal
de la Empresa.
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6. Duración, Mecánica y Fases de Control
Regularmente los Presupuestos abarcan
períodos a Corto, Mediano y Largo Plazo.
Conviene elaborar Planes y Programas a 5 o
10 años, con el objeto de formarse una idea
general de las proyecciones y tendencias del
Organismo.
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6. Duración, Mecánica y Fases de Control
EL
PERIODO
DEPENDE
ESENCIALMENTE DEL TIPO DE
NEGOCIO Y SU DURACION DEBE
COMPRENDER
COMPLETOS DE:
LOS
CICLOS
1.- Fluctuación del Vol. por temporada
2.- Producción
3.- Rotación de la mercancía
4.- Operaciones financieras
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6. Duración, Mecánica y Fases de Control
No obstante se recomienda
que los Presupuestos no
cubran periodos demasiado
amplios, ya que no se pueden
prever todas las condiciones
que puedan afectar la
Organización
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6. Duración, Mecánica y Fases de Control
Establecido el periodo, el personal a participar, y su
procedimiento de registro Contable, se emitirá un boletín
informativo a los integrantes de la Organización, en el que
se plasmen las perspectivas y objetivos a lograr, haciendo
resaltar las ventajas de elaborar el Presupuesto.
Si se quiere trabajar eficientemente deberá existir
coordinación, en todos los aspectos, por lo que se deberá
establecer:
• Una Calendarizaciòn.
• Un Sistema de Redes de Actividades (Camino Critico).
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6. Duración, Mecánica y Fases de Control
Todo estudio sistemático requiere de un orden o
control, en el caso de El Presupuesto, las fases de
Control son las mismas que representan el Proceso
Administrativo
Previsión: Apreciar y tener anticipadamente todo lo
necesario
Planeación: Todo acto debe ser previamente establecido
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6. Duración, Mecánica y Fases de Control
Formulación: Elaboración analítica de los
presupuestos parciales.
Aprobación: De las
diversas instancias
que conforman la
Organización
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6. Duración, Mecánica y Fases de Control
Ejecución y Coordinación:
Responsabilidad de todo el
personal, bajo la supervisión
de un jefe
Dirección
y
Control:
Funciones encaminadas a la
observación y vigilancia
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6. Duración, Mecánica y Fases de Control
Evaluación:
Comparación,
análisis, revisión e interpretación
de los resultados que se obtuvieron,
para tomar decisiones.
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7. Ventajas
PERMITE UNA REACCION SISTEMATICA EN
LUGAR DE UNA CAOTICA AL CAMBIO.
OBLIGA A LOS ADMINISTRADORES A
PENSAR
ANTICIPADAMENTE
AL
FORMALIZAR SUS RESPONSABILIDADES DE
PLANEACION.
PROPORCIONA EXPECTATIVAS DEFINIDAS
QUE SON EL MEJOR MARCO PARA JUZGAR
EL DESEMPEÑO SUBSECUENTE.
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7. Ventajas
AUXILIA A LOS ADMINISTRADORES A COORDINAR
SUS ESFUERZOS, DE FORMA QUE LOS OBJETIVOS DE
LA ORGANIZACIÓN, COMO UN TODO, COINCIDAN
CON LOS OBJETIVOS DE SUS PARTES.
LAS METAS Y EL DESEMPEÑO PRESUPUESTADOS
GENERALMENTE CONSTITUYEN UNA MEJOR BASE
PARA JUZGAR LOS RESULTADOS REALES.
MOTIVA A LA ALTA GERENCIA A QUE DEFINA
ADECUADAMENTE SUS OBJETIVOS BASICOS.
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7. Ventajas
PROPICIA
LA
DEFINICION
ESTRUCTURA ADECUADA.
DE
UNA
OBLIGA A MANTENER UN ARCHIVO
DE DATOS HISTORICOS CONTROLABLES.
FACILITA LA COPARTICIPACION
E INTEGRACION
AREAS
DE
LAS
DIFERENTES
OBLIGA A LA REALIZACION
AUTOANALISIS PERIÒDICO.
DE
UN
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7. Limitaciones
SE
BASA
EN
PRONÓSTICOS.
ESTIMACIONES
Y
EN
ELEVADO COSTO DE ELABORACIÓN
SU EJECUCIÒN NO ES AUTOMATICA.
CONSTANTES
CAMBIOS
TECNOLÓGICOS Y HUMANOS.
ECONÓMICOS,
NO SUSTITUYE A LA ADMINISTRACION, MAS
BIEN ES UNA HERRAMIENTA DE APOYO.
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7. Limitaciones
TOMA TIEMPO Y CUESTA PREPARARLO.
SU EJECUCIÒN NO ES
AUTOMATICA.
NO DEBEN ESPERARSE
INMEDIATOS.
RESULTADOS
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