19/05/2017 AGENCIAS Y SUCURSALES MONEDA LOCAL Y EXTRANJERA Lic. Francisco Grijalva Mayo 2017 Definiciones • Con el propósito de aumentar el volumen de ventas en un área geográfica determinada y mantener un contacto más estrecho con los clientes, muchas empresas operan por medio de Agencias o Sucursales; las cuales no son más que tiendas o extensiones de la empresa ubicadas en lugares estratégicos de venta. • Las agencias y sucursales son los medios para proyectar la organización de ventas en territorios situados a alguna distancia de la oficina central. 1 19/05/2017 Agencia Puede definirse como una oficina, propiedad de una empresa localizada en un lugar distante a ésta, con el objeto de servir de intermediaria entre la empresa y sus clientes, en forma totalmente dependiente de ésta. Por esta razón y por las ventajas que ello conlleva, el establecimiento de agencias representa un importante instrumento de desarrollo y crecimiento empresarial. Es un vendedor local cuya acción es de intermediario entre empresa y el público colocando pedidos y remitiéndolos a la casa central, sin tener autonomía. Sucursal Es una sala de ventas o tienda creada por una compañía en un lugar diferente a ésta, con el objeto de incrementar sus ventas. La sucursal actúa en forma semiindependiente a la empresa que la creó. Esta opción es utilizada por el productor o distribuidor cuando desea tener un mayor control de los puntos de venta de sus productos, así como tener más acercamiento con los clientes. Es una tienda independiente con cierta autonomía que maneja sus propios inventarios, coloca y cobra sus propios pedidos. 2 19/05/2017 Casa Central Es la institución dueña empresas, es la dueña de la Agencia o la Sucursal. Es la empresa que, por necesitar expandir sus operaciones, abre una Agencia o una Sucursal en determinado territorio. Cuentas Recíprocas Son todas aquellas cuentas en las que se agrupan o registran las operaciones entre empresas, en este caso entre la Sucursal y la Casa Central o entre diferentes Sucursales, por ejemplo: En Casa Central En Sucursal • Mercaderías Enviadas a Sucursal - Mercaderías Recibidas de Casa Central • Remesas Enviadas a Sucursal - Remesas Recibidas de Casa Central • Remesas Recibidas de Sucursal - Remesas Enviadas a Casa Central • Sucursal Cuenta Corriente - Casa central Cuenta Corriente Los saldos de estas cuentas deben ser iguales en ambas empresas. 3 19/05/2017 Combinación de Estados Financieros Combinar estados financieros significa presentar la información contable de dos empresas en conjunto; en este caso, es unir el Estado de Resultados y el Balance General de la Casa Central con el de la Sucursal y presentar un solo estado financiero para las dos empresas. Para efectuar la combinación de ambos estados financieros, debe previamente prepararse una hoja de trabajo en la cual deben eliminarse las cuentas recíprocas entre ambas. Esto con el objetivo de presentar la información real y no estados financieros de conjunto engañoso o fuera de la realidad. Diferencias • A continuación se incluye un cuadro de las diferencias entre agencia y sucursal Lit. a) b) Agencias Mantienen existencias de mercancías, la mayor Los clientes, pero no mantienen existencias Parte son obtenidos de la casa central, las Para hacer entregas a los clientes, los pedidos Entregas se hacen de las existencias de la sucursal Se envían a la casa central y ésta los sirve. Y la misma puede comprar a terceros. Los créditos son concedidos por la casa central, las cuentas por Los créditos son concedidos por la sucursal, las cuentas por cobrar se cobrar se llevan en libros de la central que efectúa los cobros. c) llevan en libros de la sucursal, ésta efectúa los cobros. La casa central provee un fondo fijo a la agencia, la cual lo Todos los cobros efectuados por la sucursal son depositados en un remite a medida que lo agota. d) Sucursales Tienen surtido de muestras para que vean banco local. Solo el gerente de la casa central autoriza el pago de cheques de El gerente de la sucursal autoriza el pago de cheques. la agencia. e) No posee cuenta bancaria. Posee cuenta bancaria. f) No necesita llevar un sistema de contabilidad por partida doble, Lleva un juego completo de libros de contabilidad. anota en libros de caja. 4 19/05/2017 CONTABILIZACIÓN La contabilización de las operaciones con las agencias dependerá de sí se quiere o no determinar los resultados de la misma, por parte de la Casa Matriz. Una agencia, no necesita llevar registros contables, solamente los necesarios para mantener los fondos suficientes para efectuar sus gastos, los cuales debe de liquidar a la casa central; sin embargo, la casa central podría estar interesada en saber si cada una de sus agencias está siendo rentable en sus operaciones o no, razón por la cual puede optar por llevar cuentas especiales para cada agencia. Ejemplo Contabilización de la agencia (En libros de la casa central). Cuando se quiere determinar la ganancia de la Agencia: La Empresa “Éxito” tiene una agencia en Escuintla y las operaciones con la misma durante el mes de enero de 2016 son: a) La casa central envía muestras a la agencia con un costo de Q 5,000.00 b) La casa central envía a la agencia un cheque por valor de Q 3,000.00 para establecer un fondo fijo. c) La agencia notifica a la casa central que recibió un pedido por Q 15,000.00. d) La casa central autoriza el pedido y envía la mercadería al crédito. e) El costo de la venta para la casa central es de Q 12,000.00. f) La agencia envía a la casa central un reporte de gastos adjuntando los comprobantes correspondientes por Q 2,000.00. La casa central después de verificar la liquidación de los gastos envía un cheque a la agencia para reponer el fondo fijo. g) La casa central efectúa gastos a cuenta de la agencia por Q 600.00 5 19/05/2017 Jornalización Pda1____________________________Enero 2016______________________________ Muestras Agencia Escuintla Q 5,000.00 Inventarios Q 5,000.00 Para registrar el valor de las muestras enviadas a la agencia Escuintla. Pda2____________________________Enero 2016______________________________ Fondo Fijo Agencia Escuintla Q 3,000.00 Bancos Q 3,000.00 Registro valor del fondo fijo remitido a la agencia en Escuintla para sufragar sus gastos. Pda3____________________________Enero 2016______________________________ Cuentas por Cobrar Q 15,000.00 Ventas Agencia Escuintla Q 15,000.00 Registro de las ventas en agencia Escuintla durante enero 2016. Pda4____________________________Enero 2016______________________________ Costo. Ventas Agencia Escuintla Q 12,000.00 Inventarios Q 12,000.00 Registro del costo de ventas incurrido tras la ventas en la agencia Escuintla. Jornalización Pda5____________________________Enero 2016______________________________ Gastos Agencia Escuintla Q 2,000.00 Bancos Q 2,000.00 Gastos incurridos por la agencia Escuintla durante enero-2016 Pda6____________________________Enero 2016______________________________ Gastos Agencia Escuintla Q 600.00 Bancos Q 600.00 Gastos incurridos por la agencia en Escuintla, pagados por la casa central. Pda7____________________________Enero 2016______________________________ Ventas Agencia Escuintla Q 15,000.00 Costo Ventas Agencia Escuintla Q 12,000.00 Gastos Agencia Escuintla Q 2,600.00 Pérdidas y Ganancias Agencia Escuintla Q 400.00 Asiento contable para cerrar las cuentas de la agencia y determinar su resultado. Cuando no se desea saber el resultado de la agencia, no se corre la partida del costo 4 y 7. Cuando son varias agencias y desea saber el resultado deberá identificarse cada cuenta con la agencia a la que corresponde. 6 19/05/2017 Contabilización de la Sucursal Una sucursal se ve obligada a llevar contabilidad completa por las operaciones que realiza. Generalmente, para registrar las transacciones efectuadas con la casa central utiliza la cuenta de capital denominada “Casa Central – Cuenta corriente”, a la cual abona todo aquello que recibe y carga todo lo que envía a la misma, esta cuenta es entonces una cuenta de capital que representa la inversión de la casa central en la sucursal. La cuenta “Sucursal cuenta corriente” en los libros de la casa central tendrá saldo deudor, y en los libros de la sucursal la “Casa central cuenta corriente” tendrá saldo acreedor. Cuando la sucursal cierra sus libros traspasa la utilidad neta de la cuenta Pérdidas y Ganancias a la cuenta Casa Central Cuenta Corriente. Métodos para el Registro Contable Para efectuar los registros contables existen dos métodos, estos métodos empleados por la casa central dependen hasta cierto punto, del precio a que se facturan las mercancías a la sucursal, los métodos típicos de facturación son: Mercancías enviadas a la sucursal al costo: Este método es más sencillo de utilizar, ya que no existe ninguna complejidad en la deducción de valores reales en los registros efectuados entre la sucursal y la casa central. Mercancías enviadas a la sucursal con recargo: Algunas compañías optan por llevar éste método, con el fin de que el personal a cargo de la sucursal desconozca las utilidades reales obtenidas. 7 19/05/2017 Conciliación cuentas corrientes casa central y sucursal: Las cuentas recíprocas no siempre presentan los mismos saldos, en virtud de que las transacciones que se realizan al final del mes pueden no quedar registradas en los libros de la parte afectada. Por ejemplo, la sucursal pudo haber enviado una remesa a la casa central, que no fue recibida sino hasta el primer día hábil del siguiente mes; o bien, la casa central pudo haber enviado mercaderías a la sucursal, las cuales duran un par de días en camino. Para preparar los estados financieros combinados, deberán ponerse de acuerdo los saldos, de tal forma que habrá de correr los ajustes necesarios para conciliar las cuentas, afectando para el efecto la cuenta que sea necesario, agregando al final de la misma la palabra “en tránsito”. Estados financieros conjuntos de casa central y sucursal: Los estados financieros conjuntos (o combinados) se elaboran con la intención de conocer la situación financiera global de la compañía; para el efecto, se deberán efectuar ajustes, debido a que existen cuentas que únicamente son el reflejo de las transacciones efectuadas entre sí, por lo que al figurar en los estados financieros no se reflejaría una situación financiera real. En tal sentido, para elaborar los estados financieros conjuntos, deberán hacerse las “eliminaciones” necesarias de la manera que se describe a continuación. Se hace la salvedad de que los únicos saldos reales son los relacionados con las transacciones propias de las sucursales. 8 19/05/2017 Aspectos legales: La creación de agencias o de sucursales, es únicamente una manifestación del crecimiento de la compañía la cual no se encuentra específicamente regulada por el Código de comercio, ni por la ley del Impuesto Sobre la Renta, en tanto no se cree una nueva empresa, situación en la cual no se estaría hablando de agencias y sucursales, sino de matrices y subsidiarias. Ejemplo: (Sin Recargo) Suponiendo que han ocurrido las siguientes operaciones. a) Efectivo enviado a la Sucursal Q 1,000.00 b) Mercaderías enviadas a la Sucursal Q 10,000.00 c) Mercadería compradas por la Sucursal a otros Proveedores Q 5,000.00 d) Ventas de la Sucursal Contado Q 5,000.00 Crédito Q 4,000.00 e) Cobros efectuados por la Sucursal Q 3,000.00 a Clientes f) Pagos a Proveedores Q 2,000.00 g) Efectivo enviado a la Casa Central Q 3,000.00 9 19/05/2017 Libros de la Sucursal Pda1__________________________________X________________________________ Caja Q 1,000.00 Casa Central Cuenta Corriente Q 1,000.00 Pda2__________________________________X_______________________________ Mercadería Recibida Casa Central Q 10,000.00 Casa Central Cuenta Corriente Q 10,000.00 Pda3__________________________________X________________________________ Compras Q 5,000.00 Proveedores Q 5,000.00 Pda4__________________________________X________________________________ Caja Q 5,000.00 Clientes Q 4,000.00 Ventas Q 9,000.00 Libros de la Sucursal Pda5_________________________________X_______________________________ Caja Q 3,000.00 Clientes Q 3,000.00 Pda6_________________________________X_______________________________ Proveedores Q 2,000.00 Caja Q 2,000.00 Pda7_________________________________X_______________________________ Casa Central Cuenta Corriente Q 3,000.00 Caja Q 3,000.00 10 19/05/2017 Libros de la Casa Central Pda1__________________________________X______________________________ _ Sucursal cuenta corriente Q 1,000.00 Caja Q 1,000.00 Pda2__________________________________X______________________________ _ Sucursal Cuenta Corriente Q 10,000.00 Mercadería Enviada a Sucursal Q 10,000.00 Pda3__________________________________X______________________________ _ Caja Q 3,000.00 Sucursal Cuenta Corriente Q 3,000.00 En ambas, la cuenta corriente tiene un saldo de Q 8,000.00 acreedor en la Sucursal y deudor en la Casa Central. Ejemplo: (Con Recargo) Para este caso vamos a suponer que la Casa Central factura, a la Sucursal los envíos de mercadería, con un 10% de recargo sobre el costo. De las partidas corridas en el ejemplo anterior únicamente cambian las siguientes: Sucursal Pda2__________________________________X______________________________ _ Mercadería Recibidas Casa Central Q 11,000.00 Casa Central Cuenta Corriente Q 11,000.00 Casa Central Pda2__________________________________X______________________________ _ Sucursal Cuenta Corriente Q 11,000.00 Mercadería Enviada a Sucursal Q 10,000.00 Mercadería Enviada a Sucursal Recargo Q 1,000.00 La cuenta que surge es Mercadería Enviada a la Sucursal recargo. 11 19/05/2017 Agencias y Sucursales en Moneda Extranjera Las agencias y sucursales son los medios para proyectar la organización de las ventas en territorios situados a alguna distancia de la oficina central. Cuando hablamos de agencias y sucursales se habla de una misma empresa que se expande en varias regiones geográficas y el resultado extracontable serán los estados financieros conjuntos o combinados. Para el estudio del presente tema se necesita tener en mente los siguientes conceptos: Conceptos Divisas: Es cualquier moneda extranjera. Para cotizar divisas hay dos tipos: Directa; cuando el tipo de cambio se expresa en función de la moneda nacional, por ejemplo: Q 7.65 = $ 1.00. Indirecta; cuando el tipo de cambo se expresa en función de la moneda extranjera, por ejemplo: $ 0.1307 = Q 1.00. Devaluación: Es la pérdida de paridad de una moneda con relación a otra. Inflación: Es el alza general de los precios. Poder Adquisitivo: Es la capacidad de compra de una moneda. Tipo de cambio: Es una expresión monetaria con la cual se igualan dos monedas de diferentes países. Existen dos tipos de cambio: Comprador: Este tipo de cambio se aplica cuando vendemos divisas a un banco del sistema; Vendedor: Este tipo de cambio se aplica cuando compramos divisas a un banco del sistema. 12 19/05/2017 Para trabajar la conversión de estados financieros se utilizan los siguientes tipos de cambio: Corriente al cierre del ejercicio (C.) Caja y bancos, cuentas por cobrar, reserva para cuentas incobrables, inventarios final de mercaderías, inversiones a valor de mercado, suministros, inventario final, documentos por pagar, gastos acumulados por pagar, préstamos, bonos, deudas a largo plazo, primas y descuentos no amortizados sobre bonos, cuentas incobrables. Corriente al año anterior (C.A.) Inventario inicial de mercaderías, utilidades retenidas. Histórico (H) Inversiones al costo, gastos pagados por anticipados, seguros pagados por anticipado, marcas y patentes, derechos de llave, propiedad planta y equipo, depreciaciones. Reciproco (R) Sucursal cuenta corriente, casa central cuenta corriente, remesas a la casa central, remesas de la casa central, mercadería recibida de la casa central. Promedio (P) Ventas, gastos de ventas y administración, compas, diferencia en cambio. Procedimiento para formular estados financieros combinados 1. Obtener balances ajustados de cada una de las empresas, conciliando las cuentas corrientes. 2. Hacer la hoja de conversión de la sucursal a la moneda de la casa central. 3. Elaborar hoja de trabajo para la formulación de estados financieros combinados. 13
