ittol-ad-po-004 - Instituto Tecnológico de Toluca

Procedimiento para adquisiciones
Referencia a la Norma ISO 9001:2008. 7.4
Código: ITTOL-AD-PO-004
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CONTROL DE EMISIÓN
REVISÓ
APROBÓ
Ing. Enrique Herappe Jaimes
M.C. Gloria Irene Carmona Chit
RD del SGI
Directora
Firma:
Firma:
18-AGOSTO-2010
20-AGOSTO-2010
CAMBIOS A ESTA VERSIÓN
Número de
revisión.
Fecha de
actualización.
0
16-AGOSTO-2010
Descripción del cambio.
Creación del Documento
Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.
Procedimiento para adquisiciones
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1.
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Propósito
Establecer los lineamientos para la adquisición de bienes y servicios, así
como para la evaluación, desarrollo y selección de proveedores del Instituto
Tecnológico de Toluca.
2.
Alcance
Este procedimiento aplica para las adquisiciones de compras directas de las
diferentes áreas solicitantes desde la solicitud de cotización de un bien o
servicio, la recepción de la requisición, la elaboración de la orden de compra,
la compra de lo solicitado, la recepción del bien en el almacén o servicio por
el área solicitante, el envío de la documentación al área de recursos
financiero para el pago al proveedor correspondiente. Y el control de
inventario, en caso necesario.
3.
Políticas de operación
3.1 De la responsabilidad.
La oficina de adquisiciones es la responsable de realizar las adquisiciones
de bienes y servicios para el instituto.
3.2 De las adquisiciones directas.
Son aquellas que no sobrepasan la cantidad de $50,000.00 (cincuenta mil
pesos 00/100M.N.) más el impuesto al valor agregado por partida de gasto
mensual. Y que no sobrepasen el importe total autorizado anual por partida
de gasto de $330,000 más el impuesto al valor agregado.
3.3 De las adquisiciones foráneas.
Las adquisiciones realizadas fuera de un radio de 50 Km. de la ubicación del
plantel
se consideran foráneas y deben de estar justificadas con 3
cotizaciones las cales deben ser: una local, una del proveedor con el cual se
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realizó la compra y otra del lugar donde se adquirió el bien.
3.4 De las adquisiciones con personas físicas.
Las adquisiciones con personas físicas que facturen bienes o servicio
a un
monto mayor a $2000.00 antes de impuestos, el instituto tiene la obligación
de realizar la retención del impuesto al valor agregado, para lo cual es
necesario que el proveedor suscriba una leyenda de “Impuesto retenido de
conformidad con la ley del Impuesto al Valor Agregado”
3.5 De la solicitud de cotizaciones
Por cada compra a efectuar que rebase la cantidad de $50,000.00 más el
impuesto al valor agregado por partida se deben solicitar 3 cotizaciones las
cuales se prestan para su revisión por el jefe de oficina de adquisiciones ,
quien considera los siguientes criterios de selección:
I. Costo
II. Calidad
III. Tiempo de entrega
IV. Para el caso de productos o servicios que dada su naturaleza
requieran un análisis técnico de sus características, la revisión la
realizarán los solicitantes.
3.6 De la actualización de la Normatividad Vigente
Es responsabilidad de la subdirección de servicios administrativo vigilar de
forma semestral que se mantengan actualizados los documentos normativos
aplicables al proceso de , los cuales pueden ser, pero no se limitan a:
I. Ley de , adquisiciones y servicios del sector público.
II. Manual del Sistema de Ingresos Propios de los Planteles Educativos
dependientes de la Subsecretaría de Educación e Investigación
Tecnológica.
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III. Oficios emitidos por el Coordinador Sectorial de Administración y
Finanzas de la Dirección de Educación Tecnológica.
IV. Oficios emitidos por el Comité de del Instituto.
3.7 De la documentación requerida para el pago a proveedores.
Para el caso de las partidas presupuestarias
que se muestran a
continuación, el jefe del departamento debe presentar lo siguiente:
Partida
2204
Descripción
Presentar formato de acuse de recibo de bienes o servicios ITTOL-ADPO-004-06
2301 y 2302
Relación descriptiva la ubicación del equipo, la refacción o accesorios
que se sustituyeron o adicionaron, marca, modelo, número de serie y
de inventario para cada uno de los equipos que reciban las refacciones
o accesorios, en caso de herramientas adicionar nota aclaratoria
especificando quién o qué área se queda a resguardo de las mismas.
Anexar nota aclaratoria indicando en que área del Instituto se utilizó el
material adquirido y especificando su uso, asimismo se solicita que
presenten fotografías a color del área antes del mantenimiento y
posterior a éste del uso del material adquirido, las cuales deben estar
etiquetadas indicando a que factura corresponden y si son de antes del
mantenimiento o posterior a la aplicación de material. En hoja
membretada. En la partida 2404 en caso de ser para stock de
inventario, adicionar nota aclaratoria del uso del material para
sustitución o reparaciones posteriores sin incluir fotos.
Presentar formato de acuse de recibo de bienes o servicios ITTOL-ADPO-004-06
2401 a la 2404
2701 y 2702
3501, 3503,
3505,
3506,3507
El departamento solicitante deberá de entregar:
 Orden de Servicio.
 Nota aclaratoria (en hoja membretada, sello del departamento y
firma del jefe del departamento indicando el tipo de
mantenimiento y área en la que se realizó).
 Anexar fotografías (a color de la áreas y equipos antes del
mantenimiento y posterior a éste; mismas que deben
etiquetarse indicando a que factura corresponden, en hoja
membretada aclarando si son de antes o después a la
aplicación del material)
 En el caso de las partidas 3503 y 3506 la “Bitácora de
Funcionamiento y Mantenimiento de Vehículos Terrestres”. En
mantenimiento de equipo, adicionar una relación descriptiva
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3504
En caso
partidas
restringidas
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igual que en la partida 2301
Adicionar Nota Aclaratoria que especifique el mantenimiento y el área
en el cual se realizo, incluir fotografías a color del área antes del
mantenimiento y después de éste, mismas que deben estar etiquetadas
indicando a que factura corresponden y si son antes o después de la
aplicación del material. Solo autoriza para impermeabilización, pintura o
reparaciones que implique materiales iguales que dejen operante el
área en mantenimiento. No autoriza para mantenimiento mayor,
adaptaciones, adecuaciones, nueva estructura y obra pública en
general.
Para poder realizar la compra de activo fijo, sofware y/o partidas
restringidas, es necesario contar con un subpresupuesto autorizado; y
oficio de autorización de la Dirección de Telecomunicaciones cuando
así proceda
4 Proceso de adquisiciones
4.1 Solicitud de requisiciones de bienes y servicios.
El área solicitante realiza requisición ITTOL-AD-PO-004-01 y envía de manera
electrónica al correo institucional de la jefatura de adquisiciones para su
cotización
4.2 Cotización
El jefe de la oficina de adquisiciones, recibe requisición y registra en el formato
de Registro de solicitud de cotizaciones ITTOL-AD-PO-004-04 y cuenta con al
menos 2 semanas calendario para la realización de las cotizaciones, tiempo
que deberá ser considerado por el área solicitante.
Una vez realizada la cotización con los proveedores que están dados de alta
en el Catalogo de Proveedores ITTOL-AD-PO-004-03, el jefe de oficina de
adquisiciones coloca los costos reales en la requisición y la envía de manera
electrónica al área solicitante.
4.3 Verificación de requisiciones.
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El área solicitante deberá enviar en forma electrónica la requisición del bien o
servicio, a la jefatura del DPP y P, en la primera semana de cada mes; para
verificar que lo solicitado esté programado en APOA y/o POA, que cuente con
los fondos suficientes en la partida para dicha adquisición y que esté
debidamente requisitada. Si cumple lo anterior, regresa la requisición al área
correspondiente para su impresión En caso contrario deberá dar aviso a la
misma para realizar los ajustes pertinentes.
4.4 Validación de requisiciones de bienes o servicios.
Una vez verificada la requisición de acuerdo al punto anterior, el área solicitante
deberá realizar su impresión por sextuplicado y recabar la firma de la
subdirección a la que pertenece considerada en el mismo formato. Y deberá
entregar al DPP y P para continuar con el procedimiento.
El DPP y P otorga un número de folio a las requisiciones y deberá solicitar su
autorización ante la Dirección y entregar las requisiciones a la Oficina de
adquisiciones. Deberá conservar dos copias con el acuse de recibo de la
Oficina de adquisiciones, y entregar una al área solicitante, para su
seguimiento y control, y otra permanecer del el DPP y P para su archivo.
4.5 Recepción de requisición de bienes y servicios.
El jefa (e) de la oficina de adquisiciones recibe del DPPyP las requisiciones
autorizadas entre la segunda y tercer semana de cada mes, para lo cual tiene
definido un calendario para la entrega de requisiciones, mismo que se
comunica al inicio de cada semestre a los jefas (es) de departamento, división
y centro de cómputo, por medio de la Subdirección Administrativa y de
Servicios.
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4.5.1 De la revisión de la documentación
El auxiliar de la oficina de adquisiciones recibe original y verifica que entreguen
lo siguiente:

Original y cuatro copias.

Firmas y facsímil completos.

Que contenga sello y folio del DPPyP.
Sella de recibido y entrega a la secretaria del DPPyP y se entrega una copia al
almacén.
En caso de que la requisición tenga una leyenda de adquirir un bien “según
muestra” el auxiliar de la oficina de adquisiciones solicitará a la secretaria del
área usuaria la muestra correspondiente
4.5.2 De la administración de las requisiciones
El auxiliar de la oficina de adquisiciones registra en el formato ITTOLAD-PO-004-02 para control interno y administra
en carpeta por
separado, según las categorías siguiente:

Adquisiciones,

Viáticos, solo archiva copia

Cursos, solo archiva copia

Otros conceptos
4.6 De la generación y autorización de la orden de compra
La jefatura de la Oficina de Adquisiciones generar la orden de copra, formato
ITTOL-AD-PO-004-05 según cotizaciones, misma que se le deberá asignar un
número consecutivo, pudiéndose generar más de una orden de compra, si
aplica, para una requisición
La(s) orden(es) de compra deberá (n) de ser firmada(s) por la jefatura de la
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Oficina de Adquisiciones, la jefatura del Departamento de Recursos Materiales
y por la Subdirección Administrativa y de Servicios
4.7 Del aviso de entrada al almacén de la adquisición
La jefatura de la Oficina de Adquisiciones elabora una listado requisición y
orden(es) de compra, adiciona una copia de éstas, y envía a la jefatura del
Almacén para recibo y cotejo de entrega del proveedor del bien en el almacén
.
En caso de recibir requisiciones de viáticos y pago de cursos, únicamente se
sella de recibido y solicita copia para archivo.
4.8 Adquisición del bien o servicio
El jefe de Oficina de Adquisiciones podrá realizar la compra del bien o servicio
por dos vías:

Mediante un fondo fijo
que el Jefe de Recursos Financieros
asigna al Jefe de Oficina de Adquisiciones mediante el cual se
podrá realizar la compra, siempre y cuando el monto de la
requisición no rebase los $1,000.00

A crédito con los proveedores
a) Adquisiciones Ordinarias
Jefe de la Oficina de adquisiciones recibe del Auxiliar de su oficina la
orden de compra y requisición para enviar vía fax o vía electrónica al
proveedor para surtir el bien o servicio solicitando fecha de entrega y
que al momento de entregar en almacén cumpla con lo siguiente:

Original y dos copias de factura.

Copia de la orden de compra para verificar material
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solicitado.
b) Adquisiciones Urgentes
En el momento que se recibe una solicitud que urge la requisición
deberá contar al menos con la firma del Jefe de área y la firma del
subdirector correspondiente.
En este caso el auxiliar de la oficina de adquisiciones se encargará de
dar el seguimiento necesario hasta obtener la documentación de
soporte para entregar al Jefe de Oficina de adquisiciones y poder
comprobar en Recursos Financieros.
4.9 Recibo del Bien y entrega del bien
La recepción y entrega del bien se realizara en el almacén
4.9.1 Del recibo del bien o servicio
De acuerdo a la orden de compra el Jefe de Almacén verifica lo siguiente

Que el bien que se surta sea el que solicito el área
correspondiente

Que lo solicitado se encuentre en la requisición, en la orden de
compra y en la factura

Que la factura contenga:
o R.F.C y dirección del Instituto.
o Contar con la leyenda “exhibición en un solo pago”,
“para efectos fiscales”.
o El total de la factura deberá ser con impuesto al valor
agregado desglosado.
o Los datos deben ser legibles y no estar obstruyendo el
formato de la factura.
o Fecha de caducidad de la factura.
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o Número de aprobación del sistema de control para
compulsar la factura.
o En caso de que el proveedor sea persona física con
actividad empresarial verificar que anote sin obstruir
datos la leyenda “impuesto retenido de conformidad con
la Ley del Impuesto al valor agregado” e indicar la
cantidad que se le retiene.
 Deberá separar e identificar el bien por área solicitante y elaborar vale de
entrada-salida para recabar firmas.
4.9.2 De la entrega al área solicitante

El jefe del almacén se comunica con el área solicitante para
hacer entrega del bien, solicitando lleve copia de su
requisición.

La secretaria del departamento solicitante acude al almacén
para recibir el bien solicitado. Además recibe vale de entradasalida y factura para recabar firmas de su jefa (e). Quien de
puño y letra redacta en la factura la leyenda: “Recibí de
conformidad y a entera satisfacción el material o servicio
solicitado”, nombre y firma del jefe de área y fecha, Quienes
tienen la obligación de tenerlos listos los días lunes y martes
para que personal del almacén pasen por recogerlos.

La factura se registra en un control interno de almacén
(Código) y se entrega a la oficina de adquisiciones para su
seguimiento a más tardar los miércoles.

La jefatura del almacén entregar la documentación a
inventarios siempre y cuando se trate de bienes instrumentales
de la partida 5000.
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4.10 Preparación de documentación para pago.
La jefatura de la oficina de adquisiciones

Recibe del Jefe del almacén factura original con copia, sellada y
firmada por él, debidamente revisada, con la firma de conformidad
por parte del jefe de departamento solicitante, así como compulsa
de la factura en original y copia.

Prepara expediente, para entregar a la oficina de Recursos
Financieros los días martes, en originales de:
o Factura
o Compulsa de factura
o Requisición
o Orden de compra
o En
caso
de
ser
servicios
se
debe
presentar
la
documentación que se mostro en la tabla del punto 3.7

Mantiene copia del expediente, con acuse de recibo por Recursos
Financieros, para control interno de la oficina de adquisiciones.
.
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5. Diagrama de procedimiento
Área
solicitante
Oficina de
Adquisiciones
Proveedor
Almacén
Departamento
planeación,
programación y
presupuestación
Recursos
Financieros
Dirección
Inicio
1
2
3
Realiza
cotización
Recibe y
envía
solicitud de
cotización
Solicita
cotización en
formato
de
requisición
4
5
Recibe
requisición
cotizada y
envía a
planeación
Recibe
cotización
Y envía
5
Recibe
requisición
para
validación
y reenvía
6
7
Imprime
requisición para
autorización de
la subdirección
correspondiente
8
10
Recibe
copia de
requisición
autorizada
Autoriza
requisición
13
11
14
9
Autoriza
requisición
Recibe
requisición,
genera
orden de
compra y
envía a
proveedor
12
Recibe
orden de
compra y
surte los
bienes o
servicios
15
Recibe
los bienes
o
servicios y
factura.
Entrega al
área
solicitante
Recibe
expediente
para el
pago al
proveedor
Recibe lo
solicitado y
firma
factura
Fin
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6. Descripción del procedimiento
Secuencia de
Actividad
Responsable
1.1. El área solicitante llena formato de requisición ITTOL-AD-PO004-01 con los datos detallados del bien o servicio que requiere
1.2. Envía requisición, de forma electrónica, al jefe de Oficina de
Adquisiciones para solicitar cotización. En el calendario
preestablecido
Jefatura del área
solicitante
2.1 El jefe de Oficina de Adquisiciones recibe, de manera
electrónica, la requisición de materiales y servicios para su
cotización y registra en el formato registro de solicitud de
cotización ITTOL-AD-PO-004-04
2.2 Solicita cotización a los proveedores que están dados de alta
en el Catalogo correspondiente ITTOL-AD-PO-004-03, de
manera electrónica
Jefatura de Oficina
de Adquisiciones
Cotización
3.1 Los proveedores realizan cotización de los bienes o servicios
solicitados y envían en forma electrónica y en hoja
membretada a nombre del Instituto Tecnológico de Toluca a la
jefatura de la Oficina de Adquisiciones
Proveedores
4
Recepción
de cotización
4.1 El jefe de Oficina de Adquisiciones recibe cotización y coloca
los datos correspondientes, previa aplicación de los criterios de
selección, en la requisición,
4.2 El jefe de Oficina de Adquisiciones envía en forma electrónica
la requisición al área solicitante con los datos reales
Jefatura de Oficina
de Adquisiciones
etapas
1 Solicitud de
cotización
2
3 3
Solicitud de
cotización con
el proveedor
5
Recepción de 5.1 El jefe del departamento del área solicitante recibe requisición,
requisición
adecua, si es necesario
5.2 El jefe del departamento del área solicitante reenvía al DPPyP
para su validación
Jefatura del área
solicitante
6
Validación de 6.1 El jefe del DPPyP verifica los datos en la requisición sean los Jefatura del DPPyP
requisición
pertinentes
6.2 El jefe del DPPyP verifica que lo solicitado esté programado en
el APOA y/o POA, que los números de meta, partida
correspondan a lo solicitado, que cuente con los fondos
suficientes y que no rebasen los montos autorizados por
partida
6.3 Envía al área solicitante, en forma electrónica. Si es necesario
solicita correcciones
7.
Impresión de
requisición
7.1 El jefe del área solicitante recibe requisición validada, si
procede, e imprime por sextuplicado
7.2 En caso de realizar correcciones, si en necesario, reenviar al
DPPyP, hasta que sea validada
7.3 Recaba la firma de autorización de la subdirección
correspondiente
Jefatura del área
solicitante
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8
Autorización 8.1 El área solicitante entrega requisición impresa al DPPyP y para Jefatura del DPPyP
de requisición
su autorización
8.2 El DPP y P asigna número de folio y firma de autorizado
9 Autorización
por la
Dirección
10 Entrega de
requisición
autorizada
9.1 El DPP y P recaba autorización de la Dirección de las Jefatura del DPPyP
requisiciones
9.2 El DPP y P entrega a la Oficina de Adquisiciones las
requisiciones autorizadas
10.1 El DPP y P entrega una copia al área solicitante con el acuse
de recibo de la Oficina de adquisiciones
10.2 El área solicitante conserva para cotejar el bien cuando sea
entregado en el almacén
11. Recepción de 9.1 El/la auxiliar del jefe de oficina de adquisiciones recibe y
requisición
registra requisición ITTOL-AD-PO-004-02
autorizada
9.2 El/la jefe/a de Oficina de Adquisiciones genera orden de
compra ITTOL-AD-PO-004-05
9.3 El jefe de Oficina de Adquisiciones envía al proveedor la orden
de compra
Jefatura del DPPyP
Oficina de
Adquisiciones
12. Surtimiento de
orden de
compra
10.1 El proveedor recibe orden de compra y surte los bienes o
servicios según las especificaciones en la misma
10.2 El proveedor entrega los bienes o servicios en el almacén y
entrega la factura conforme a lo señalado en las políticas
13. Recepción de
bien o servicio
11.1 El jefe de almacén recibe bienes o servicios y coteja que Jefatura de almacén
cumplan con las características necesarias según lo
especificado
11.2 En caso de que cumpla con lo necesario genera vale de
entrada-salida y da aviso al área solicitante, para entrega
del bien o servicio
11.3 En caso de que no cumpla, notifica al proveedor y regresa
los bienes o servicios para que surta según lo especificado
11.4 En caso de bienes que correspondan a la partida 5000, el
jefe de inventarios deberá inventariar antes de su entrega
11.5 Recopilación de la documentación necesaria para la
programación del pago al proveedor y envía a la Oficina de
Adquisiciones
14. Entrega del
bien o servicio
12.1 El área solicitante acude al almacén para recibir el bien o
servicio según lo solicitado en la requisición
12.2 Firma el vale de entrada-salida, la factura con las
especificaciones según las políticas del procedimiento
15 Documentación 15.1 Se prepara expediente con la documentación descrita en el
para el pago al
punto 10 del Proceso de Adquisiciones
proveedor
15.2 Elabora relación de los documentos y entrega al
Departamento de Recursos Financieros
15.3 Conserva copia del expediente, con acuse de recibo de
Recursos Financieros, para su control interno
Proveedor
Jefatura del área
solicitante
Jefatura de Oficina
de Adquisiciones
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7. Documentos
Documentos
Manual de Ingresos Propios
Relación de partidas que requieren de documentación justificativa adicional a la factura y a los
requisitos administrativos del anexo 03
Clasificador por objeto del gasto para la administración pública federal de la Secretaria de Egresos de la
SHCP
Oficios emitidos por Coordinación Sectorial de Administración y Finanzas de la DGEST
8. Registros
Registros
Requisición de Bienes y
Servicios.
Tiempo de
retención
1 año
Registro de solicitud de
cotizaciones
Catálogo de Proveedores
Aprobados.
Hasta que
se
actualice
Registro de requisiciones de
bienes o servicios
1 año
Orden de Compra del Bien
o Servicio.
1 año
Acuse de recibo de bienes o
servicios
1 año
Evaluación de Proveedores.
1 año
Selección de Proveedores.
1 año
Responsable de
conservarlo
Recursos
Materiales y
Servicios
Recursos
Materiales y
Servicios
Recursos
Materiales y
Servicios
Recursos
Materiales y
Servicios
Recursos
Materiales y
Servicios
Recursos
financieros
Recursos
Materiales y
Servicios
Recursos
Materiales y
Servicios
Código de registro
ITTOL-AD-PO-004-01
ITTOL-AD-PO-004-02
ITTOL-AD-PO-004-03
ITTOL-AD-PO-004-04
ITTOL-AD-PO-004-05
ITTOL-AD-PO-004-06
ITTOL-AD-PO-004-07
ITTOL-AD-PO-004-08
8. Glosario
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9. Anexos
9.1 Formato de Requisición de bienes y servicios
ITTOL-AD-PO-004-01
9.2 Formato de Registro de solicitud cotizaciones
ITTOL-AD-PO-004-02
9.3 Formato de Catalogo de proveedores
ITTOL-AD-PO-004-03
9.4 Formato de Registro de requisiciones de bienes y servicios
ITTOL-AD-PO-004-04
9.5 Formato de Orden de compra
ITTOL-AD-PO-004-05
9.6 Formato de Acuse de recibo de bienes o servicios
ITTOL-AD-PO-004-06
9.7 Formato de Evaluación de proveedores
ITTOL-AD-PO-004-07
9.8 Formato de Selección de proveedores
ITTOL-AD-PO-004-08
10 Cambios de esta versión
Número de
revisión
Fecha de actualización
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