República Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Defensa Universidad Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza Armada INVENTARIOS DE MANTENIMIENTO Participantes: Kelvis J. Zapata P. Yohana E. Varela G. Boca de Rio 01 de Julio de 2021 INTRODUCCIÓN El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un papel vital para funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción y de esta forma afrontar la demanda. Los inventarios MRO son piezas y materiales comprados y almacenados para brindar apoyo a sus necesidades de funcionamiento interno. El mundo de la contabilidad considera MRO como material indirecto, mientras que el material directo es todo aquel que forma parte del producto terminado. En esencia, inventarios MRO se refiere efectivamente a la gestión de piezas de repuesto para los equipos críticos de producción, instalaciones y equipos de transporte de los que las empresas dependen diariamente. Entre los resultados directos y medibles más importantes de una buena gestión del Inventario de Mantenimiento está lograr una mayor disponibilidad de los equipos que se traduce en mayor capacidad de planta, importantes ahorros de costos de mantener el inventario y disminución del costo del lucro cesante causado por la indisponibilidad de repuestos cuando son necesitados. La gestión eficaz del inventario MRO es un reto complejo. ¿Qué es Inventario de Mantenimiento (MRO)? El inventario de mantenimiento o inventario MRO se refiere a la gestión de piezas de repuesto para los equipos críticos de producción; instalaciones y equipos de transporte de los cuales las empresas dependen diariamente, MRO quiere decir: Materials, Repairs and Operations y su definición puede variar dependiendo del punto de vista o tipo de negocio, pero generalmente, los MRO son piezas y materiales comprados por una empresa para conformar adecuadamente el inventario de existencias que brindará apoyo a sus necesidades de funcionamiento interno. Se requiere una gran variedad de ítems para mantener operando la planta y las instalaciones en niveles apropiados de eficiencia y seguridad por lo tanto para la optimización del inventario se deberá determinar el nivel de servicio requerido y desarrollar los procedimientos para garantizar que la reposición de cada ítem sea oportuna y al mínimo costo, y tomar en cuenta el riesgo que representa la indisponibilidad de un repuesto necesario para ejecutar un trabajo de mantenimiento. Esto puede traer consecuencias tan drásticas como la paralización total de la producción. El reto es mantener en almacén suficiente material para lograr altos niveles de disponibilidad. La solución más fácil e inmediata es, simplemente, mantener más piezas en el inventario. De esta forma, cualquiera que sea el nivel de servicio requerido, se tendrá inventario a la mano, sea necesario o no. Pero mantener almacenes llenos con cantidades superiores a las realmente necesitadas origina costos reales adicionales para el negocio. El dinero queda inmovilizado, los estantes llenos de artículos innecesarios o utilizados con muy poca frecuencia que mayoritariamente tienden a convertirse en obsoletos y los costos se mantendrán vigentes hasta que ese inventario no sea eliminado. Los inventarios MRO pueden tener un fuerte impacto en la rentabilidad del negocio, pero administrado correctamente puede crear un valor significativo mediante una mayor eficiencia y competitividad de toda la organización. En este sentido, la empresa debe contar con inventarios de repuestos y consumibles para poder afrontar cualquier parada no programada; causada por accidentes o fallos en la operación. Rol del MRO en las Empresas Las empresas invierten mucho tiempo, esfuerzo y recursos en la Gestión de Activos Empresariales, considerando los inventarios de Materiales para Mantenimiento, Reparaciones y Operaciones (Materiales MRO) como parte de esos activos. Estos inventarios tienen el potencial de establecer una ventaja competitiva mediante la optimización de la gestión de inventarios de materiales. Este tipo de inventario trae grandes beneficios para la empresa: - Disponibilidad: Una mayor disponibilidad de los equipos se traduce en mayor capacidad de planta. - Ahorro de costos: Importantes ahorros de costos de mantener el inventario; y disminución del costo de lucro cesante causado por la indisponibilidad de repuestos cuando son necesitados. - Rentabilidad: Los inventarios MRO pueden tener un fuerte impacto en la rentabilidad del negocio, pero administrado correctamente puede crear un valor significativo mediante una mayor eficiencia y competitividad de toda la organización. Características de los materiales MRO Entre las principales características del inventario de mantenimiento se encuentran las siguientes: 1- Reposición ordinaria o continua Esta es la característica primordial, las existencias deben reponerse una vez que alcanzan su nivel mínimo o el artículo está agotado. Por esta razón comúnmente se les llama Materiales de Reposición Ordinaria. 2- Índice de rotación Tiene que ver con la rotación ideal, esto quiere decir que las existencias promedio del año se agotan y deben reponerse una vez al año. El propósito de las existencias MRO es mantener operativas las instalaciones de la empresa y lo que se compra en un año se aplicó o se utilizó en ese año. 3- Se usan para el mantenimiento ordinario Estos artículos deben emplearse para el mantenimiento de rutina de las instalaciones y equipos. Este mantenimiento de rutina puede obedecer o no a un programa predictivo o preventivo. La sustitución de ciertas partes de equipos no críticos puede realizarse obedeciendo a un programa preventivo; haciendo que la demanda de esos componentes sea determinante. Los programas de mantenimiento de rutina dan origen a órdenes de trabajo, los cuales se iniciarán una vez que los materiales requeridos estén disponibles en el almacén. Estos materiales deben reservarse, retirarse del almacén o depósito y ser llevados al taller o lugar de ejecución de los trabajos. El propósito del Mantenimiento Ordinario o rutinario es permitir que todo el conjunto industrial se mantenga operativo hasta que se realice el próximo mantenimiento mayor o parada de planta. Gestión de los inventarios MRO 1. Seguimiento de Piezas Tener un sistema de seguimiento de inventario te permitirá controlar los niveles de stock y su ubicación. De esta forma, los técnicos pueden conocer si una pieza está disponible sin tener que revisar físicamente el almacén. El seguimiento preciso del inventario, con los productos detallados, etiquetados y con su dirección de búsqueda correspondiente, evita pedidos duplicados y significa un ahorro importante, porque dejarás de tener elementos de más. 2. Control de Stock Saber cuánto es lo justo y necesario es el paso clave para controlar el stock del inventario de mantenimiento. Se debe tener un sistema que permita determinar niveles mínimos de existencia, identificar las piezas más requeridas y los equipos críticos para la producción. Se debe sumar esta información a los tiempos que se tarda el proveedor en reponer cada insumo, o se pueden ajustar los niveles mínimos y reordenar cantidades según el tiempo de entrega estimado. 3. Controlar Rutinariamente y Reorganizar Los procedimientos y estrategias de mantenimiento pueden ir cambiando, así como nuevos equipos se pueden sumar a la cadena productiva, es por esto que es aconsejable realizar análisis del estado actual del inventario, ya que los niveles mínimos y las piezas críticas se pueden modificar. 4. Centralizar la Organización del Inventario de Mantenimiento Puede suceder que el inventario esté distribuido en diferentes lugares. Las compañías con un largo alcance comercial suelen contar con diferentes almacenes en lugar de uno, en estos casos, es importante gestionar un sistema estandarizado, los software profesionales de mantenimiento son ideales para esta función, y para muchas otras, permitiendo rastrear piezas en varias ubicaciones y ahorrar tiempo. 5. Controlar las Fechas de Existencia y Eliminar lo Obsoleto Un inventario mal gestionado acaba en piezas juntando polvo, que con el tiempo pasan a estar obsoletas, para evitarlo, se deben auditar los estantes y desechar el material que no sirva. El seguimiento de piezas ayudará con esto, permitiendo saber cuándo se compró algo, cuánto tiempo ha estado almacenado y cuándo deja de ser útil. 6. Solicitar la Creación de Informes Periódicos del Inventario de Mantenimiento Los informes deben contener todos los datos para detectar tendencias y tomar decisiones más inteligentes. Esto permitirá mejorar el mantenimiento planificado y avanzar hacia la automatización. Según el flujo de inventario, se necesitaran ciertas métricas particulares. Algunas métricas y KPIs (indicadores de calidad) útiles son: Nivel de rotación: Frecuencia de consumo al año. Criticidad: El costo de la ausencia del ítem en el proceso de producción. Niveles de inventario: Cantidades disponibles. Historial de órdenes de compra. Valor de las existencias disponibles: precio de compra más costo de mantenimiento. Órdenes de compra pendiente. 7. Implementar un Software de Mantenimiento La manera más efectiva y controlada de gestionar un inventario de mantenimiento es con la implementación de un Software de Mantenimiento profesional o CMMS. Un sistema CMMS facilita las prácticas de gestión de inventario, cada proceso, cada orden y cada cambio en el inventario puede registrarse de forma óptima. El proceso de optimización de inventarios tiene como principal objetivo tener disponibles la cantidad correcta de los artículos necesitados por el personal de operaciones y mantenimiento en la planta para realizar sus actividades. CONCLUSIÓN Los inventarios representan bienes destinados a las ventas en el curso normal de los negocios. Para mayor amplitud de las funciones y servicios de los inventarios depende de la naturaleza y el tipo de empresa, la importancia de los gastos de materiales y bienes de equipo y organización de la empresa, el control de inventario de mantenimiento se realiza con la finalidad de desarrollar pronósticos de producción o presupuesto, para así determinar los costos de inventarios, compras u obtención, recepción, almacenaje, producción, embarque y contabilidad. El manejo de los inventarios de mantenimiento es sin lugar a dudas un elemento crítico, para el buen desarrollo de la empresa, si este no se efectúa correctamente la posibilidad de tener problemas de abastecimiento o mayores costos es muy alta, es por esto que permanentemente se deben estar revisando los normas para su manejo dentro de la compañía, siendo conscientes de que estamos en una realidad donde lo único constante es el cambio y que si no somos consecuentes con esta realidad la posibilidad de dejar de ser competitivo y salir del mercado es muy alta.
